会务公司策划方案

会务公司策划方案（精选5篇）

会务公司策划方案 第1篇

《会务策划》综合实训项目方案

一、项目实训目标

以本综合实训促进学生对会议管理知识的理解，培养学生灵活运用所掌握的基本技能解决实际问题的能力，加强学生在文秘工作“办会”这一块的认识。

二、项目实训内容 2.案例分析

（二）有关说明

1.策划方案中应该包括会议时间、地点、目的，与会人员、活动程序、会场布置、会务组织，会后工作等。

2.通过会议方案的拟订考察选手办文、办事、办会的综合能力。

3.通过分析秘书工作案例，考察学生理解力、分析力、表达力、反应力等综合素质。

（三）参考资料

全部参考资料以附件的形式附后。附件一：《年会安排大纲》 附件二：《会务小组成员名单一览表》 附件三：《年会演出内容清单》 附件四：《案例分析》

三、项目实训形式

机房实训两天，由本课程任课教师配合实习指导老师共同完成实训指导任务。

四、项目实训考核

根据学生完成项目综合实训情况，按优、良、合格、不合格等级进行评定，本实训考核成绩计入该课程成绩，比例不低于30%。附件一：

年会安排大纲

一、活动目的：

1、增强区域员工的内部凝聚力，提升XX的竞争力；

2、对2008年区域营销工作进行总结，对区域市场业绩进行分析。制订新区域营销工作总体规划，明确新工作方向和目标

3、表彰业绩优秀的公司内部优秀员工，通过激励作用，将全体员工的主观能动性充分调动起来，投入到未来的工作之中。

二、年会主题：

三、年会时间：

第一部分：2008年_1_2月1日下午*点到*点 领导致辞、表彰优秀员工、表演节目

第二部分：2008年月 31 日下午5点到7点

团体聚餐

四、年会地点：

XX酒店X楼XX厅（或分公司培训教室+酒店聚餐）

五、年会组织形式：由分公司年会工作项目小组统一组织、执行。

六、邀请嘉宾：分公司领导；邀请当地政府部门和业界领导；分公司工作人员；

七、会务工作人员 1．会场总负责：×××

主要工作：总体工作协调、人员调配。2．策划、会场协调、邀请嘉宾：×××

主要工作：年会策划、会议节目安排、彩排、舞台协调；对外协调、现场资讯采集。

3.人员分工、布场撤场安排.4．嘉宾接待、签到：××× 5．音响、灯光：×××，会前半小时检查音响、灯光等设备。

6.物品准备：×××

主要工作：礼品、奖品等物品的准备。

八、会场布置：

会场内： 方案一：

1、舞台背景喷画： 内容： 文字内容：

2、舞台悬挂烘托气氛的红灯笼；

3、舞台两侧放置易拉宝各2个，内容：宣传企业文化；方案二：

1、舞台背景用酒店原有背景板，在背景板的中心安装“公司标志”；

2、舞台上方悬挂红布幅： 文字内容：

3、舞台悬挂烘托气氛的红灯笼；

4、舞台两侧放置易拉宝各2个，内容：宣传企业文化；

会场外：

1、充气拱门放置宾馆大门外主要通道；

2、宾馆入口处挂红布幅；

3、宾馆内放置指示牌； 文字内容：

九、年会流程：

1、形式：领导致辞、表彰优秀员工、表演节目＋公司聚餐；

2、整个年会分两部分：

第一部分：活动

1.主持人开场白，介绍到会领导和嘉宾，邀请领导上台致辞； 2.分公司领导上台致辞； 3.嘉宾致辞；

4.表彰优秀员工；

5员工文艺汇演、现场有奖问答、游戏； 外请演员表演节目、中间抽奖；

第二部分：公司聚餐

时间：2009年

月

日下午

形式：中式围桌； 流程：

1.主持人开场白，邀请领导上台祝酒；

2.分公司领导上台致酒，全体起立，共同祝愿公司未来大展鸿图！3.自由进餐；

附件2 会务小组成员名单一览表 会务小组总组长:陈涛 总协调人:肖总

领导小组办公室设下列项目组:

1、策划组组长:陈涛 成员:万立燕 郝哲 许安

2、后勤组组长:张震华

成员:姜轩 沈建生 张庭 杨文婷 丁世名

3、灯光技术组组长:曹光 成员:唐国涛 易明

4、秘书组组长:黄永通 成员:彭军 刘力波

5、接待组组长:梅敏

成员:黄德远 莫娇 易霞 唐蔓

附件3 年会演出内容清单

1.主持人宣布晚会开始介绍晚会内容及奖品并抽出幸运奖 2.摇滚歌手

达龙艺术团 3.相声

全总文工团 4.杂技柔术

中国杂技团 5.游戏（游戏获胜者抽奖）

6.云南舞蹈

达龙艺术团

7.通俗歌手

廉山

民族歌舞团 8.魔术

达龙艺术团 9.抽奖

10.民族歌手

达龙艺术团 11.武术《武林风》

达龙艺术团 12.小品

达龙艺术团 13.游戏（游戏获胜者抽奖）

14.梦幻组合 梦幻组合 15.杂技

中国杂技团 16.变脸

达龙艺术团 17.抽奖

18.武术 《武风舞韵》

达龙艺术团 19.舞蹈

达龙艺术团 20.游戏（获胜者抽奖 主持人宣布晚会结束）

注:1.员工激励奖 2.幸运抽奖奖品特等奖

一等奖 二等奖 三等奖 幸运奖 3.问答题奖 :1.抢答奖

2.游戏奖

3.参与奖 嘉宾纪念品

参加纪念品 C店经理

参加纪念品 会场物品（或由场地方提供部门项目）会场宣传物料

附件4 案例分析

参考题型: 周华市宏大公司的秘书,老板吩咐他中午设宴招待西北来的客人,他按照老板平时的饮食习惯点了许多猪肉类的菜肴,并提前十分钟在包厢等候.当客人到达酒店时他把客人安排在临门的地方,菜肴上来时,几位客人都没有动筷子,原来他们都是回民.老板赶紧道歉并吩咐临时更换菜单,结果这顿饭远远超过了原来的预算.周秘书在安排宴请时失误之处在哪里?秘书人员应如何做好接待工作?

集团晚会活动策划方案

字体大小：大小kans 发表于 09-05-26 13:38

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分类：策划案例 一．背景

中国XX集团在全体同仁的不懈努力下，发展迅速，已经成为国内著名上市公司，公司上市近九年来，经营稳健，业绩优良，主营业务经营规模和主营业务收入持续增长，经济效益稳步提高。我们对XX发展股份有限公司的发展前景充满信心，期待与广大投资者共创美好的明天。这是一个追求合作与共赢的时代。XX期望不断密切同新老客户的友好合作关系，与所有朋友们一道创造价值，共同分享成功的喜悦！

二．主题与构思

“盛情”表示了XX人对广大宾客的热情与感激。多年的发展离不开老客户的支持与信任，也只有盛情二字才能表达出我们洋溢的感激之情，希望今后的合作更融洽，也希望有更多的新老客户一如既往的支持我们，支持XX事业！

三．特色与影响

本次晚宴将以中西合璧的方式进行，配合泉州航空酒店宽敞舒适的环境，在动静完美结合的情调中共同欢渡如此夜晚，实为美矣！届时到场的除了多年来与XX携手并进的客户外还将邀请省内各大媒体共同参加，在这喜庆的气氛中，配合媒体的有利宣传，将对XX集团今后的市场发展埋下一道伏笔，并使市场推广形成规模、系列化。同时借助本次晚宴展现企业自身雄厚实力、良好的企业文化氛围，增进与合作伙伴及媒体之间的配合默契。

四．活动简介 1． 时间与地点 ●时间：待定

●地点：锦江国际酒店 2． 活动组织机构 ●主办方：XX集团

●协办方：上海虎翼会议策划有限公司 ●媒体参办方：（拟）上海晨报、杨子晚报、解放日报、杭州日报、东方电视台。3． 活动内容

●共庆XX集团的市场发展与合作共赢。●邀请一支有活力的本土乐队表演。●邀请歌舞团表演中/西式舞蹈。

●领导致辞答谢客户支持与鼓励员工再接再励。●宾客共舞。

●西式酒会（自助式）。4． 活动程序

●来宾入场（19：00）

●主持人宣布“盛情夜宴”晚会开始（19：10—19：15）●主办方领导向来宾致贺词 {备注此时媒体报道}（19：15—19：25）●主持人宣布节目演出开始 {附节目演出安排表}（19：25—21：00）●宾客跳交谊舞（21：00—21：30）●酒会（21：30—22：30）

●主持人宣布活动结束，宾客回宾馆休息 五．活动实施

1． 会场布置（附效果图）● 会场色彩与布置

充分体现XX集团良好的企业文化与优势，形成鲜明、轻松的会场氛围。以轻松柔和的色调布置会场，增加环境与气氛的共鸣。● 舞台设计

以腥红色的地毯作为铺设，烘托热闹气氛。● 背板

以XX的企业LOGO作为舞台背板，直接展现XX的企业实业及企业文化。● 签到台

设立于晚会入口处，装饰签到台侧面及台面，台面上放置鲜花和嘉宾签名薄，签到簿用于核对来宾到场情况。● 桌椅

中式桌椅，摆放位置以全场观众都能看到舞台情况为宜。● 主持人

邀请两位知识型主持人，用其机智、睿智、灵活的风格充分调动每一位来宾的情绪，达到轻松、活跃、紧凑的氛围。● 资料

备有XX的企业宣传资料，放置入口处，由礼仪小姐在来宾签到后发放到各位来宾手中。● 摄像

现场进行活动的摄像，记录整个活动的精彩部分，尽量争取此次活动新闻在电视媒体的发布，如不能发布，可将录像资料留作以后的原始资料，以备在电视或影视广告中采用。2．媒体宣传策划

● XX“盛情夜宴”晚会活动，将邀请媒体给予全面关注。从晚会开始，将组织主要媒体对整个活动进行系列报道，对相关的人和事进行深度报道。通过消息报道和平面广告的媒体发布形式，向公众宣传。● 邀请媒体具体如下：

（拟）上海晨报、杨子晚报、解放日报、杭州日报、东方电视台

最佳答案

一、筹划书称号

尽可能详细的写出筹划称号，如“×年×月××大学××活动筹划书”，置于页面中央，当然能够写出正标题后将此作为副标题写在下面。

二、活动背景 ：

这局部内容应依据筹划书的特性在以下项目当选取内容重点论述；详细项目有：根本状况简介、主要执行对象、近期情况、组织部门、活动展开缘由、社会影响、以及相关目的动机。其次应阐明问题的环境特征，主要思索环境的内在优势、弱点、时机及要挟等要素，对其作好全面的剖析(SWOT剖析)，将内容重点放在环境剖析的各项要素上，对过去如今的状况停止细致的描绘，并经过对状况的预测制定方案。如环境不明，则应该经过调查研讨等方式停止剖析加以补充。

三、活动目的、意义和目的：

活动的目的、意义应用简约明了的言语将目的要点表述分明；在陈说目的要点时，该活动的中心构成或筹划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明白写出。活动目的要详细化，并需求满足重要性、可行性、时效性

四、资源需求：

列出所需人力资源，物力资源，包括运用的中央，如教室或运用活动中心都细致列出。能够列为已有资源和需求资源两局部。

五、活动展开：

作为筹划的正文局部，表现方式要简约明了，使人容易了解，但表述方面要力图详尽，写出每一点能想象到的东西，没有遗漏。在此局部中，不只仅局限于用文字表述，也可恰当参加统计图表等；对筹划的各工作项目，应依照时间的先后次第排列，绘制施行时间表有助于计划核对。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这局部加以阐明，执行的应变程序也应该在这局部加以思索。

这里能够提供一些参考方面：会场布置、接待室、嘉宾座次、资助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制造、掌管、指导讲话、司仪、会场效劳、电子背景、灯光、声响、摄像、信息联络、技术支持、次序维持、穿着、指挥中心、现场氛围调理、接送车辆、活动后清算人员、合影、餐饮款待、后续联络等。请依据实情自行调理。

六、经费预算：

活动的各项费用在依据实践状况停止详细、缜密的计算后，用明晰明了的方式列出。

七、活动中应留意的问题及细节：

内外环境的变化，不可防止的会给计划的执行带来一些不肯定

性要素，因而，当环境变化时能否有应变措施，损失的概率是几，形成的损失多大，应急措施等也应在筹划中加以阐明。

八、活动担任人及主要参与者：

注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（假如是小组筹划应注明小组称号、担任人）。

会务公司策划方案 第2篇

日前,爱普生推出了其独特的OPS打印合约服务,为医院的PACS信息输出工作减轻压力。该服务能根据不同用户自身状况对打印方案进行个性化定制,无需采购打印产品及耗材,更不用一次次的送修,按张计费,让你打印每张文本、胶片都花的明明白白,让医疗打印进入个性定制时代。本刊就OPS的推出能带给医院怎样的便利采访了爱普生(中国)有限公司营业开发部新业务方案策划科经理周健先生。

爱普生(中国)有限公司营业开发部新业务方案策划科经理周健先生

健康、省钱、高效的OPS打印合约服务

“OPS即Outsourcing of Printing Service打印合约服务”,周健先生如是说。爱普生OPS打印合约服务,首先从医护人员的健康谈起。长期以来,国内很多医院的科室都使用的是激光打印机。激光打印机在工作过程中会释放出苯乙烯、臭氧、碳粉、PM2.5等有害气体和微粒,是室内雾霾的罪魁祸首之一,不仅污染环境,还危害人体健康,如果人们长期在封闭的环境中使用激光机进行打印,罹患癌症、呼吸道和慢性中毒方面疾病的几率会大幅上升。爱普生OPS打印合约服务所提供的机型,全部采用爱普生独有的微压电打印技术和墨水式耗材,打印过程中杜绝了像PM2.5、臭氧、苯乙烯这类污染对人体造成的侵害,换回一个洁净的工作环境。

其次,爱普生OPS打印合约服务更加省钱、高效。周健先生表示,OPS可以帮助用户评估当前打印输出现状,深度挖掘医院用户日常打印输出需求,并进行优化组合,扫除盲点,医院用户可以选择最适合自身的、最优化的打印解决方案。用户在采购之初即对打印输出的总体成本有宏观把握,也不必再投入大量资金购买设备,不仅能获得运营主动权,减少了整个生产过程中的固定资产占用,灵活的财务支出为医院用户提供了巨大空间,获得运营主动权,可根据市场环境做出灵活应对,获得竞争优势。OPS合约服务所提供机型,标配计数器,用户按打印结果付费,使用更加安心。

爱普生PACS六大输出方案

如何高速、高质量完成医疗影像的输出,是整个PACS系统的关键所在,也是整个医疗行业都在关注的一个重要问题。爱普生本次成为医院各科室提供了PACS六大输出解决方案,旨在提升医院工作效率、降低运营整体成本、减少医护工作者负担、响应政府节能号召,从而有力地推动PACS系统建设。

周健先生介绍说,爱普生本次推出的PACS六大输出方案包括:彩色胶片图文报告输出方案、纸质图文报告输出方案、彩色三维重建报告输出方案、黑白X光胶片输出方案、医用彩色标签腕带输出方案、全自动医用光盘刻录输出方案。该六大方案全面满足医院超声科、窥镜室、五官科、检验科等科室的输出应用。爱普生专业的输出设备:A4墨仓式医疗胶片专用打印机、A4墨仓式纸质图文报告打印机、A3+墨仓式医用三维重建打印机、A3+墨仓式X光胶片打印机、高速彩色标签腕带打印机以及全自动医用光盘刻录机,这些影像输出设备具有专业的输出品质,有效提高医院的诊疗效率。另外,爱普生特有的微压电打印技术,打印过程无需加热,环保健康,且墨水成本超低,响应政府的节俭号召,在加上全国联保的原装服务,让医院使用更无后顾之忧。

智能会务管理服务系统 第3篇

在会议中心里面, 都有超过几十间的会议室群, 会有很多的会议在这样的大型会议功能场所中同时召开, 有限的几个会议室管理人员要负责很多间会议室的使用、管理和维护, 任务非常艰巨, 而且常常会出现很多差错。

为方便人力资源管理和提升管理效率, 采用智能化专业会议服务管理系统, 来简化管理流程、提高服务效率、完善会议保障能力, 成为一个必然需求和科技发展的趋势。

智能化会务管理服务系统一般包含会议室管理和会议预约两部分, 以下是这两部分内容的详细介绍。

1 会议室管理功能描述

(1) 对所有的会议室, 包括设备和功能进行集中监控管理, 可以设置多个级别、多个用户帐号。

(2) 系统的每个变化都有日志记录下来, 包括投影电源、系统电源、灯光的使用时间和帮助, 管理员可以查看所有房间的日志, 每一个房间最高达到150个可自定义的变量。

(3) 通过在右键菜单上弹出的功能, 实现设备的控制。

(4) 所有的日志, 帮助和使用信息都会被存储到数据库里。

(5) 数据库可以通过ODBC进行简单的连接, 包括标准的报表模板和标准的输出文件格式。

(6) 通过管理软件, 监控可控投影机的灯泡等易耗品的使用寿命, 当配件寿命达到更换前, 系统可自动提示更换配件和耗材, 数字指令可以控制相关设备的开关。

(7) 通过管理软件来实现对所有备品备件的管理, 避免突发事件的发生。

2 会议预约管理功能描述

传统的会议管理和预约都是由专人负责, 一个部门负责人针对某项目或某议程举行会议, 首先要打电话给会议室管理人员申请会议室 (本人此时无法确定某间会议室某段时间是否可用) , 然后确定好时间、地点、人数等会议信息, 再通知与会人员时间、地点等。如果有意外事件, 需要改期, 又要重新通知和申请一遍, 看似简单, 实际很繁琐、很浪费时间和资源、效率也很低。

传统会议预约管理流程, 如图1所示。

如果只是简单的几间会议室, 由一个专人负责就可以了, 但在大型会议中心中, 一个会议室管理人员要负责数十间会议室的预约、使用, 任务是很难实现的。

通过智能会务管理服务系统, 我们就能很好的解决这些问题。该系统能够很好的解决如此多的会议室预约管理问题, 无论会议室的大小及规模, 都可以通过两种方式来实现会议预约:一是在每个会议室之外安装显示触摸屏系统, 实现会议的预约;二是通过办公电脑, 在OA系统上实现会议预约。

2.1 通过触摸屏能够实现

◆显示当前会议室的使用情况, 会议室占用、空闲等状态;

◆显示当前会议室的预约情况, 可以预先看到本会议室在不同时间段的预约情况及与会简要内容;

◆如果当前会议室正处于空闲状态, 而且当前时间段也无人预约, 那么可以即时占用, 通过触摸屏的Reserve就可以即时预定;

◆外面的人员可以通过触摸屏显示状态知道会议室内的使用情况, 而不需要开门进入察看, 以免打扰会议室内的活动;

◆可以通过触摸屏查询会议预约情况, 并可以通过触摸屏权限认证后控制会议室内的灯光、投影、幕布等相应模式;

◆会议预约无需向会议室管理员申请, 只需要通过Roomview Server察看预留会议室, 然后确认房间同时发送邮件给与会人员, 只需通过一封邮件, 就可以既预定了会议室, 同时又通知了参加会议的人员时间、地点、内容。

会议触摸屏预约界面, 如图2所示。

通过会议预约管理系统, 会议发起者无需每次繁琐地去寻找空闲会议室, 匆忙地准备会议, 通知大家开会。完全可以有条不紊地在最短时间内把所有的事情都处理好, 大大地提高了工作效率, 不再为开会而烦恼。同时, 不再需要大量的会议管理人员忙得团团转, 只需要几名普通的保洁人员在会议结束后按时清理房间卫生即可, 而无需对会议室内的灯光、AV、窗帘、投影等设备维护和操控, 整个环境可以由会务系统集中管理、定时管理、分时管理、无人自动恢复管理等多种模式管理。

智能会议预约系统流程图, 如图3所示。

2.2 通过办公电脑在OA系统上进行会议预约及审批

(1) 会议预订可以通过OA系统登录后直接进行网上预订, 个人电脑无需安装任何终端软件。

(2) 在会议预订时, 预订人员可通过查询会议室及其设备的状态、会议通知、预定情况等相关信息浏览会议室的预定情况。

(3) 在会议预订时, 系统能够提供会议室基本信息, 包括会议室名称、地点、容纳人数、设施情况、位置、图片等信息, 当预订人员进行预订、选定会议室时, 系统同时显示会议室的名称、面积、状态、类型、位置等信息, 使预订人员更直观更快捷地选择会议室;能实现会议室分组、分批管理。

(4) 有自动审批功能, 以先到先得原则进行审批, 系统能检测到会议室的预订情况, 自动批转该申请。

(5) 为了处理重要会议情况, 系统具有手动审批功能;会议预订过程中, 系统管理员能够进行人工干预, 例如会议室预留、人工审批、强制取消预订等。

(6) 会议审批通过后, 预订人员可以在网上选择发布会议预订信息:会议名称、会议地点、会议时间、会议通知等;并可以预先上传会议内容供参会人员提前下载观看。

(7) 系统可与信息发布系统进行互联, 能够自动将预订好的会议基本信息 (会议名称、会议地点、会议内容等) 适时地发布于相应会议室的电子显示屏上, 方便参会人员查找会议室。

(8) 系统可与邮件服务平台、短信服务平台、通信录互联, 自动把会议通知和会议相关信息通过邮件或短信的方式发送给会议的参会人员。同时通过自动回复功能, 系统能够自动确认接收人员是否收到。

(9) 如会议地点、时间发生变化或者会议被取消, 系统能够自动根据会议变更内容, 通过邮件、短信方式通知参会人员。

(10) 在会议开始10分钟前, 系统能够通过邮件、短信等方式自动提醒会议的出席人员, 保障会议能够准时开始。

2.3 会议数据统计及分析

(1) 能够通过多种方式查询 (名称、时间、参会人员等) 会议类型及会议室的情况等。

(2) 能够查询会议跟踪事项的办理结果 (包括设备故障维护、系统更新等) 。

(3) 能够统计出故障及使用率最高及最低的会议室。

(4) 能够统计出出勤及缺勤率最高的员工。

(5) 能够统计出故障及使用率最高及最低的设备。

(6) 能够统计每间会议室的使用率、使用时间及故障率。

(7) 能够统计设备的使用率、故障率及维护率。

(8) 能够按年按月统计各部门使用会议室的情况及出勤率。

(9) 能够按年按月统计个人召开会议的情况及出勤率。

(10) 能够按年按月统计某单位会议室的情况。

(11) 能够按年按月统计后勤服务费用支出及收入等数据进行统计和分析。

(12) 能够统计某项目的会议次数、会议时间、会议记录、参会人数。

(13) 能够统计某单位开展会议的时间、参会人数、会议费用及后勤服务费用 (餐饮、水果、点心、文具等) 。

做好高校学术会议会务工作的思考 第4篇

关键词：高校,学术会议,会务工作

高校的重要职能是教学、科研与社会服务, 而学术会议则是促进高校这些职能实现的重要载体。但是, 我们又客观地看到, 高校学术会议必须经过认真细致的筹备, 精心的组织安排, 才能提高学术会议的质量, 也才能取得理想的和预期的效果。尤其需要注意的是, 特别是参加专家、学者众多的大型学术会议, 更需要会议组织者精心安排、筹备周全, 制定应对各种突发事件的方案, 确保会议过程按会议计划稳步进行。而高校大型学术会议会务工作的繁重性和复杂性, 会给会务工作人员带来了巨大的挑战, 在收获许多成功经验的同时也会暴露出许多的不足。根据笔者对自己的经历的梳理和总结, 我们认为, 在整个学术会议实施过程中, 尤其需要注意的可能主要是在会议筹备阶段代表的通知、邀请与回执处理及因其引起的住宿安排问题以及注册过程中的一些细节问题, 也要关注会议进行中注册、物资管理问题及会后的送别等问题。我们将以整个学术会议展开的过程为依托, 来谈谈做好高校学术会议会务工作几点浅见。

一、学术会议筹备阶段的主要工作及注意事项

(一) 会议使用材料、参展商联络的前期准备

1. 会议材料要准备充分。

大会发放给会议代表的材料一般包含以下几项:资料袋、笔记本、签字笔、礼品、会议手册、会议摘要论文集、会议文章发表期刊。大会开始前一个月, 开始逐步落实以上各项。首先, 经过会务组筹备会议讨论, 根据会议规格及经费情况, 确定会议礼品;然后, 与礼品制作厂家联络, 确定礼品具体要求 (包装标识、数量) 及交货时间节点。会议摘要论文集和会议手册由专人负责, 在初稿基础上不断完善更新并动态调整, 联系多家印刷厂商, 报价比较, 确定最优方案。确定资料袋外形款式及数量, 联系厂家制作。会议文章发表期刊确定最终到货时间。笔记本和签字笔联系文具店按时送货。以上各项于会议前一天全部就位, 并由注册组开始装袋。

会前首先需要确定的材料是大会日程安排及会议论文摘要集, 由于部分专家代表迟迟不能确定及提供个人相关材料, 会给摘要及排版印刷工作造成了极大的影响。除此之外, 还有注册时发放给代表的胸牌、餐券, 会议特邀报告主讲人的奖牌, 也同时开始准备。经会务组筹备会议讨论, 明确了会议胸牌、奖牌和餐券的格式, 设计出样版, 审核检查内容无误并确定数量后分别联系厂家制作。席卡确定名单后开始制作, 会议前一周到位。在这项工作的实施过程中, 要特别注意的是:首先, 要考虑到会议资料袋的优劣直接影响人们对会议的整体印象, 所有会议装包材料应该提前一个月做好准备, 确定时需要考虑到各种细节, 避免临时出现问题措手不及;其次对会议胸牌、餐券的需要数量要估计充分, 准备充分, 确保会议需要;第三, 会议物品的管理最好由专人在专门地点负责, 所有领取材料应该严格登记, 确保数量无误。对负责各项工作的人员明确、细致分工, 对各项事务都有应急预案, 避免遇到特殊突发情况无法应对。

2. 参展商联络事宜。

应提前数月开始与各个相关厂商的联络, 厂商名单可以是之前会议合作过的商家, 可以是通过网络等渠道搜集而来, 同时, 要动员老师积极提供厂商线索。名单确定后, 首先是寄发会议赞助商请函, 其次是进行电话沟通, 以半个月为一周期, 始终电话跟进, 并且根据会议筹备的进展不断做进一步的说明, 确保赞助经费达到预期的计划。

(二) 会议前会务协调注意事项

1. 重视获取专家学者参会回执的关键问题。

专家学者平时均奋斗在工程一线或科研战线上, 要求其在数月前即确定是否参加大会具有较大的困难, 最终可能只有不超过半数的专家学者在规定时间内提交大会回执, 可能会给回执统计工作带来极大的困难。相应地在会务组向宾馆预定房间及确定就餐参数时存在较大的不确定性。

2. 注册前期的筹备准备工作要做到事无巨细。

注册前期的筹备准备工作非常重要, 从会议召开前两个月开始, 基本做到会务筹备组每周起码召开一次例会, 制定工作时间表, 布置检查各小组准备工作, 各小组内部根据需要, 不定期举行讨论及工作交底, 确保小组负责人对本小组工作进展了然于胸, 通过汇报, 负责人能够对筹备工作进展进行总体把握。

注册小组在会前需要积极参与组委会的各项工作, 对整个会务工作各项细节必须有准确的了解, 因为注册小组在注册现场会面临各位代表的咨询, 很多代表并不会去关心相关资料的细节, 有问题会直接来找会务, 同时会务注册结束后, 不可能调拨另一批专门培训过的咨询人员来回答代表的问询, 显然需要注册人员兼具这样的能力, 而这需要注册组的人员积极参与会务的各项筹备工作。如此才能对各个节点有充分的了解, 在回答代表问询时能够从容有余。

3. 对参加会议的学生志愿者进行培训。

由于学生志愿者多为首次参与注册工作, 所以在会前要加强对学生志愿者的培训。当然, 在实际操作过程中, 仍可能出现一定的紧张及不适应, 随着注册工作的展开, 经一段时间磨合, 加之相关的指导, 方能保障注册工作得以顺畅地进行。会前培训时要提出要微笑服务, 一切要为代表考虑, 要竭尽所能为代表提供一切便利, 杜绝言语生硬, 对代表是以一种指挥的口气, 而不是引导、服务。特别是在注册时人流量不是很大的时候, 很多同学要主动帮助代表提一下行李, 提高服务的主动性。

二、注册过程中的主要工作与注意点

固然会议准备工作比较重要, 但同样也不能忽视会议报到和注册阶段的主要工作, 尤其是对于一些细节的处理, 同样关系着学术会议的整体水平和质量。在我们看来, 这至少要做到:

1.会务人员要相互补台意识。

虽然会议筹备小组对会务人员进行了明确分工, 但是会议注册过程中难免会遇到一些突发的情况, 如代表住宿、餐饮等问题。所以要求各位会务人员除了完成本职岗位的任务外, 必须学会补台, 对其他人员出现疏漏或者空缺的情况要及时进行补位。

2.妥善处理注册时突发事件。

在注册过程中, 可能会与参会代表存在一定的不同意见, 如部分代表并未进行注册, 会务组亦未收到代表的参会回执, 而代表坚称其本人已经提交过回执。实际上, 很多代表并未本人提交回执, 可能是交由助手或他人帮助办理, 委托人可能并未帮其进行办理。此种情况在住宿条件极为紧张, 而注册又比较忙碌的时候必须尽快妥善地得到解决, 以确保注册队伍不发生拥堵。会务组在筹备期间应该针对这个问题进行专门探讨。因此, 承办大型会议时可以在注册过程处设置一个席位, 用于确认并解决这个问题, 位置虽小, 却可解决比较棘手的问题。

3.餐券问题。

可能部分会议代表将餐券遗失, 或者认为餐券发放是有误, 同时可能有代表提出, 会议结束前即返程, 能否将后面用不到的餐券换成当天的 (能够邀请他人一起用餐) 。此类问题必须敲定好统一的办法, 同时灵活进行处理。

4.注册值班问题。

注册地点一定要安排专门人员值守, 可能部分代表由于飞机晚点, 在抵达会议驻地时, 发现仍有专门人员帮其办理住宿及注册事务, 会有较为亲切的感觉。

5.丰富注册内容。

与会代表报到时首先请与会代表填写报到单, 完善个人及单位信息, 明确参会类型, 勾选相应的注册费用, 通过上述选项的设置, 可以为注册费用收取、发票开具、材料发放、餐券发放等后续流程提供重要参考依据。在代表填写报到单同时, 要求参加注册的会务志愿者完善参会代表通讯信息, 可以为完善通讯录提供必要的支撑。

6.物资的管理。

注册过程中另一需要注意的细节是要设置专门人员管理相应物资。虽然注册过程中有专门在会务组房间, 但是如果责任没有落实至个人, 出现会务组注册房间混乱的局面, 物品和相应材料不宜放置在统一区域, 不利于快速地获取必须的材料。

7.公章的保管。

会议公章一定要明确专人进行收回保管。特别是在会议注册高峰、夜间值班时, 亦应由值班人员专门负责。

三、学术会议结束后的延伸性会务工作及注意事项

总的来说, 学术会议结束后, 基本上可以宣告学术会议作为一项工作的完结。但实际上从改进工作质量与进一步提高工作水平的角度考虑, 仍然要做好一些延伸性会务工作。具体来说:

1.做好离会手续。

会议结束后, 陆续有参会代表向会务组提出需要开具参会证明, 此工作在会务工作中并未给予充分的重视, 注册前期、注册过程中、注册结束后的工作应是完整的, 应让参会代表切实感到承办方为代表服务热情, 会务工作并未因会议日程结束即宣告结束。

2.热情欢送代表。

绝大部分会务人员撤离了会议驻地, 会务负责人及少量人员继续留在宾馆等待各位代表的离开, 帮助其提送行李, 在代表离开的时候, 会务组的关怀会给代表留下一定的印象, 即使前面有一些不太令其满意之处, 也能够给予适当的谅解。

3.会务工作反馈。

整个学术会议工作做得好不好, 不能自己来评价, 而应该要参会人员来评价。因此, 在学术会议结束之后, 可以选择一定数量的会议代表通过电子邮件等方式进行沟通和联络, 获取他们对会务工作的意见和建议, 从而有助于更好地改进工作, 也有助于展示单位的良好形象以及密切与专家学者的关系等。因而, 这一步也是十分必要的。

参考文献

[1]张丽琍.秘书会务工作与实训[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.

[2]黄立新.会议与会务工作[M].北京:高等教育出版社, 2004.

[3]张丽.会务组织[M].北京:北京师范大学出版社, 2011.

会务公司策划方案 第5篇

会议的重点是计划性要好, 就是要做好前期的准备工作。会前筹备工作做得是否充分, 直接关系到会议的成功与否, 体现着主办单位的办会水平。据统计, 会前筹备的效果占会议有效性的70%左右。可以说, 高质量的会前筹备工作, 是会议质量的保证, 是大型学术会议成功的前提。因此, 必须以高度的责任感做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括制定会议计划、组建会务班子、准备会议材料、安排会议后勤保障和布置会场等方面的工作。

(一) 制订会议计划

第一步是拟定会议计划。它指的是拟订会议议程、日程。 会议议程是为完成议题而作出的顺序计划, 即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层, 如大会主席团、秘书长会议等议定草案, 然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排, 通过会议日程显示出来。这些都确定好之后即可发出会议通知, 通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。

(二) 组建会务班子

第二步是组建会务班子。有些会议的规模相对较大, 持续时间也较长, 因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议整体负责的领导机构, 通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会 (或领导小组) , 可以由一名主要领导任主任, 分管领导任副主任, 会议相关职能部门主要负责人为成员, 在筹备委员会 (领导小组) 下再建立子工作组, 一般可设秘书组、接待组、宣传报道组、后勤保障组 (除接待之外的安全保卫、水电等) 等, 各组确定人员, 明确分工, 层层负责, 并定期碰头交流工作进展。具体为下列图解 (见下页表1) :

在秘书处的工作范围中, 日程安排要详细, 方便与会人员, 分发到每个参会人员手中, 使大家一目了然 (下页表2为会议日程表) 。

在接待小组的工作范围中, 贵宾的接送与接待是重中之重, 所以要把接送工作做细、做实。负责整个会务工作的负责人要掌握整体形势的变化, 清楚每一位贵宾的行程变化, 及时更改接待表格, 迅速通知各相关小组和各驻点的工作人员, 告之贵宾行程的变化, 以便各点做出安排的更新 (P194表3为接送贵宾详细安排表) 。

在各个驻点都要详细安排人员负责相关服务工作, 责任到人 (P194表4为各驻点详细安排) 。

(三) 准备会议资料

会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料、来宾资料、会务资料和沟通资料。有的会议还要编印交流发言材料汇编, 印发领导讲话稿等。整个会议在开始前的一段时间, 秘书处要准备好邀请工作 (回执、专家名单、行程) 、 大会开闭幕式议程 (领导主持发言) 、大会主题报告议程、会议指南制作等方面的工作, 要做到全面、具体。

(四) 准备会议后勤保障

有些全国性会议、国际性大会规模较大, 需连续召开几天, 并且有外地同志、甚至有外宾参加的会议, 就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额, 提前编订住宿分配方案, 等人员一到立即安置。在住房安排上, 对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责, 并事先做好安排。同时, 根据会议规模拟定会议预算, 经过会议领导小组同意后执行。

(五) 精心布置会场

会场是会议的重要场所, 要根据会议的性质与规模把它布置好, 营造出相应的气氛。在布置会场时, 主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型, 规模等都不尽相同, 工作程序也会有一定差别, 但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。 一般包括:

1.悬挂会标、徽记、旗帜、主会场和分会场门牌及指示牌等。

2.设置主席台, 落实主席台领导, 安排座次, 设置发言席、 签字席, 摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒, 并保证音响效果。

3.确定会议桌摆放形式, 明确划分会场区域, 并使与会者明了。

4.保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效。

5.摆放适量花卉。

6.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

7.场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。

8.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会议期间服务工作

在会中服务阶段, 会务人员须提前数小时到达会场, 反复多次检查会场准备情况, 做好会议材料分发, 完成签到与引导, 组织会议有序进行, 搞好后勤服务等方面的工作。

(一) 签到与引导

签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。在组织签到的同时, 会务人员要做好入场引导工作, 以方便与会人员入场, 同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时, 会场内可播放轻音乐, 营造轻松愉快的会场氛围。

(二) 组织会议进行

注意维持好会场秩序, 会议开始前5分钟, 关闭会场大门, 与会人员入座就绪, 无关人员离开会场;开会期间关闭手机或调到振动状态, 一般不允许找人, 无关人员不准进入会场。在会议进行时, 会务人员要按照会议议程做好服务工作, 注意安排会议发言, 做好会议记录, 编制会议简报, 起草、修改会议有关决议文件等。这其中主要是一些服务和保障性工作, 该工作要求会务人员要了解会议内容, 熟悉会议流程, 领悟会议精神, 关键是要做到细致入微, 有条不紊, 特别注意各种突发情况。

(三) 搞好后勤保障

会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外, 会场上还要保证茶水供应, 要准备必要的纸张、铅笔等, 以备临时取用。会议期间的考察、合影等活动也要精心组织好。根据需要有些会议还要准备简约的会议纪念品。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足, 做到热情周到。

会中阶段, 会务人员除了主要进行各种服务工作外, 还要接受会中反馈信息, 及时处理各种突发状况。要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任感。

三、会后总结工作

会议日程的主要内容进行完毕后, 标志着会议基本结束。 但会务工作并不意味着就此结束, 而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的20%是会后落实。该阶段的工作任务仍很繁重, 需认真地完成, 做到“善始善终”。会后总结工作主要包括送别会议代表, 会场的善后工作, 整理会议文件以及会务总结反馈。

(一) 送别参会代表

与会人员的车票或机票已事先订好, 会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆, 确保与会人员安全到达车站或机场。

(二) 会场整理善后

要做好会场善后, 它包括及时清理会场, 带回剩余会议材料、席卡等;清退客房和会议用房;归还借用的物品;与酒店结算费用等。

(三) 及时做好新闻报道

将本次会议的意义、内容等相关情况及时通过网站、报纸等多种途径予以报道, 宣传会议的影响, 从而达到召开此次会议的相关效果。

(四) 整理会议文件

整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件, 会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后, 就要对会议文件进行立卷归档。

(五) 经费总结

根据会议预算整理会议的各种花销, 结算相关账目经相关领导同意后向财务部门报销等。

(六) 会务总结反馈

会后总结工作的重点是会务总结反馈。上述工作都完成后, 要对本次会议工作进行一次认真的总结, 肯定成绩, 分析不足, 表扬相关会务工作人员, 向支持会议工作的有关部门表示感谢, 布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。通过会议工作总结, 积累会议工作经验, 提高会务人员综合能力, 培养互相配合, 协同合作的良好作风。

四、结束语

现代社会是一个充满变革、创新的社会, 会议作为一种社会现象, 也处在不断变革与发展之中。要想开好大会, 会务工作起着至关重要的作用。成功的会务安排, 会使会议开得圆满成功。反之, 则会使会议达不到预定的效果。因此, 会务工作的相关理论和实践技巧, 是所有会议组织者、参与者必须熟知、掌握的一门科学和能力。

摘要：会议这种社会活动由来已久, 是自有人类以来就存在的一种社会现象。在当今社会, 会议是领导机构进行决策和管理、实现领导职能的一种重要方式。会务工作是一项复杂的系统工作, 也是各单位办公室工作的一项重要职责, 在筹备组织的过程中, 稍不注意就会出现难以弥补的差错, 造成不良影响。会务工作, 特别是大型学术会议的会务工作量非常繁重, 这就要求负责会务工作的同志务必要做到在纵向上服从上一级领导的协调和指挥, 保持信息和通讯的绝对畅通;在横向上务必做到分工明确, 事无巨细地落实每一个细节, 尽职尽责, 在完成个人本职工作的同时注意灵活处理突发事件和进行补位。会务工作水平的高低, 直接影响会议的质量和效果。

关键词：大型学术会议,会务工作,计划

参考文献

[1]雷洋.浅谈如何做好会务工作[EB/OL].http://wenku.baidu.com.

[2]黄立新.会议与会务工作[M].北京:高等教育出版社, 2011.