办公规范范文

办公规范范文（精选10篇）

办公规范 第1篇

在使用办公设备或进行办公设备应用和维护维修培训及讲授课程时,经常要用到办公设备的常用术语。做为培训师(教师),在进行讲授和培训过程中,既要让学生和学员掌握相应的知识和应有的技能,又要结合行业特点讲述一些行业上的通用俗语,更要按照国家标准来规范行业用语,这样使整个行业能按照规范的用语进行生产、经营和维护维修服务,提高行业从业人员的整体素质。

现结合国家标准,以常用的复印机为例,分析一些常见的术语的规范称谓。

国家标准GB/T 139632008“复印机术语”中对相关复印机的术语有一些标准的称谓,与俗语有一些不同。在此列举一些术语比较如下。

一、关于复印机的称谓

1、标准中的3.4条“静止稿台复印机”(Stationary platen copying machine)和3.5条“移动稿台复印机”(Moving platen copying machine)。前者是曝光时稿台静止的复印机,后者是曝光时稿台移动的复印机。平常有的说法是“稿台静止复印机”和“稿台移动复印机”。虽然意思相近,还是要按照国家标准的术语来规范称谓。

标准中相对应的4.3条6是“原稿固定式曝光方式”(Stationary original exposure type)和4.37条“原稿移动式曝光方式”(moving original exposure type)。同样前者是指原稿不动(即稿台不动)而进行的曝光方式,而后者是随原稿移动(稿台移动)而进行的曝光方式。

现在的复印机一般都是“静止稿台复印机”,只有便携式复印机是“移动稿台复印机”。

2、标准中3.6条“落地式复印机”(Console copying machine)和3.7条“台式复印机”(Desk-top copying machine)。前者是指直接坐落在地板上的复印机,后者指的是放在办公桌或支架上的复印机。平常有时对“落地式复印机”叫大型复印机,而称“台式复印机”为小型复印机,这是不规范的称谓。

在标准中没有大型和小型之分,一般把复印幅面在A3以下的复印机称为“文件复印机”(标准3.9条),而把复印幅面在A3以上的复印机称为“工程图纸复印机”(标准3.10条)。

3、标准中3.21条“数字式静电复印机”(Digital electrostatic copying machine)和3.23条“数字式一体化速印机”(Digital stoncil duplicator)。前者是将原稿图像或文字转换成数字信号并进行数字处理后,通过扫描以静电成像方式进行复印的静电复印机。后者是采用数字扫描方式将制版和印刷这两大功能集于一身的油印机。现在一般俗称“数字式静电复印机”为“数码复印机”,将“数字式一体化速印机”称作“数码速印机”或直接称作“一体机”、“速印机”。这些都不是规范的称谓。

尤其是“一体机”,最早是指“数字式一体化速印机”,基本上没有其他所指。而现在“一体机”有的是指具有多种附加功能的“数字式静电复印机”(如集打印、电话、传真、扫描、网络于一体);有的是指计算机,是将主机与显示器做成一体的,甚至有的是指电视,将多种功能集合在一起的电视机。所以,只说“一体机”容易搞混。

现在把通过扫描将原稿图像或文字转换成数字信号并进行数字处理后,以静电成像方式进行复印,同时包含一种或多种附加功能(如打印、电话、传真、扫描、网络等)的设备称为“数字式多功能复印设备”(Digital multi-function copier device)(国家环境保护标准:环境标志产品技术要求数字式多功能复印设备HJ/T 424-2008中的3.2条)。而现在一般称为“数码复合机”、“数码多功能复合机”等,意思是将多种功能复合于一体的设备。我们应该遵循国家标准进行称谓。

4、在国家环境保护标准HJ/T 424-2008的3.3中,“基本机体”(Base unit)是指具备最基本的操作功能(如复印或打印),可以单独销售的复印设备。这就是我们常说的标准配置,俗语简称“标配”。

二、复印机操作时的称谓

1、操作复印机时,要放置原稿。国家标准GB/T 139632008“复印机术语”中的5.5条“稿台(Platen),又称稿台玻璃:是指放置复印用原稿的玻璃板。所以标准中的“稿台”就是指“稿台玻璃”。我们说把原稿放到稿台上,就是指放到稿台玻璃上。“稿台玻璃”有的俗称“原稿台玻璃”。

标准中的5.6条“对位标(Register guides):便于原稿正确对位的稿台上或稿台附近的标记”。它不同于标尺。

标准中的4.20条“手动供纸(Manual paper feed),用手操作进行供纸的方式”。我们也俗称“旁路进纸”。

标准中的5.10条“自动输稿器(Automatic document feeder)(ADF):将预先放置好的一叠原稿逐张自动地输送到玻璃稿台上,复印终了后又自动排出的装置。”有的称为“自动送稿器。

三、原理方面的称谓

1、在成像原理方面,国家标准GB/T 139632008“复印机术语”中的5.40条“光导鼓(Photoconductor drum),在鼓状底基上镀一层硒或涂一层无机或有机光电导体的光导体。”因为最早使用硒作为光导体材料,而且使用历史悠久,所以俗称光导鼓为“硒鼓”且一直沿用至今。但现在所使用的光导体材料大多是有机光导体(OPC),再说“硒鼓”不仅不规范,也与时代不符。

现在有的人称回收“硒鼓”,实际上是指回收标准中7.15条所称的“色调剂卡盒组件”(Toner cartridge),又称鼓粉盒组件。它是由光导体单元、显影单元、色调剂输送单元等三个单元或前两个单元组成的成像部件。

标准中2.124条也称此种方式为“卡盒方式”(Cartridge type)。也是指在复印机中,将色调剂盒、光导体、充电辊、显影辊等部件装在同一或多个容器中而便于更换的方式。实际上,台式复印机和激光打印机都是使用的卡盒方式。

2、标准中的5.49条“灯”(Lamp),是指晒相或曝光用的光源。例如水银灯、荧光灯、卤素灯和氙灯等。我们习惯上说的“曝光灯”、“扫描灯”等均可以用“灯”来表述。但定影用的加热灯不能用“灯”来表述。定影用的加热灯是“定影加热器”(标准中5.81条)的一种。

标准中的5.55条“反射镜”(Mirror),我们也常称为“反光镜”。就是指使光发生反射的镜面。

3、标准中的5.44条“电晕充电装置”(Charger)又称充电电极。是使感光体或感光纸带电的装置。这里所说的感光体就是指光导体。

标准中的5.47条“充电丝”(Charging wire)指的是作为电晕发生器电极的金属丝。平常俗为“电极丝”。

4、标准中的7.12条“色调剂(Toner),又称墨粉或色粉”。是指静电复印方式显影用的带电着色微粒子。标准中的规范术语为“色调剂”,也允许称为“墨粉”或“色粉”。但随着彩色复印的普及和应用,“墨粉”的称谓应该少用。“墨粉”也有的称为“碳粉”,本身代表的是黑色的色调剂。如果说红色的墨粉,就有些不合情理。还是称“红色色调剂”或“红色粉”为宜。

随着技术进步和由于办公室工作细化而对产品不断提出新的要求,各类新型办公设备产品层出不穷,更新换代速度也越来越快。其技术术语的称谓应该更加规范,以利于行业的发展。

参考文献

[1]中华人民共和国国家标准复印机术语GB/T13963—2008[S].(2008-12-1实施).

行政办公规范 第2篇

一、办公着装规范

（一）基本要求

1、公司员工在工作日及参加庆典、接待等商务活动时，需着正装，佩戴工牌，仪容仪表整洁得体，服饰搭配美观大方。

2、男员工不准留胡须，严禁穿休闲西装和休闲裤。

3、女员工不得染彩色头发，严禁穿超短裙、低胸衫、无袖衬衣、七分裤、紧身裤、休闲鞋、网眼丝袜等服饰。

4、员工穿着公司配发工装，应保持工装干净整洁，避免出现污渍。

（二）具体规范

1、春、秋、冬季（每年“十一”后至次年“五一”前），男员工穿深色西服套装、浅色衬衣、深色皮鞋、系领带；女员工穿深色（或灰色）套装、浅色衬衣、深色皮鞋（包括办公区员工、广场商管员、车场收费员等需要着正装岗位）；特殊工种需着公司统一发放冬季工装（包括大商业前台、普宅安管员、工程技工、普宅工程技工等）。

2、夏季（每年“五一”后至“十一”前），男员工穿浅色衬衣、深色西裤、深色皮鞋、系领带；女员工穿浅色衬衣、深色套裙（或裤）、深色皮鞋。男女员工均不可穿着露趾皮鞋（包括办公区员工、广场商管员、车场收费员等需要着正装岗位）；特殊工种需着公司统一发放夏季工装（包括大商业前台、普宅安管员、工程技工、普宅工程技工等）。

二、办公区环境规范

1、员工需保证工位整洁，桌面除公司购置的案头用品、电脑、电话、茶杯、文件盒、笔筒、书籍、台历外，不准放其它物品。

2、非吸烟区严禁吸烟，在吸烟室吸烟时，自觉将烟蒂熄灭于烟筒内。

新时期办公室档案管理规范化 第3篇

【关键词】办公室；档案管理；规范化

一、前言

办公室档案管理的规范化在各个事业单位中越来越受到重视，能够有效地提升办公室的工作效率。而档案管理是一项系统性非常强的工作，从档案的查阅到保存的整个流程都需要有专门的管理人员进行，并且对档案进行装订、存档等工作。在这过程中，每个步骤都需要有规范标准，不能出现错误。所以，办公室档案管理的规范化建设十分迫切。

二、办公室档案管理的规范化建设的必要性

（一）有利于提高单位的管理水平。办公室档案管理是企业的运营情况与人事变动的资料与证明，提高对办公室档案的管理能够提升企业内部管理的水平，提高整体的工作效率与办公室服务。档案管理经过对单位各种事件的记录与保存，能够让办公室的工作人员有相应的借鉴与经验。提高对办公室档案管理的重视，能够在和其他的单位、企业沟通、合作时让彼此用最简单的方式沟通，查找相关合同、文件，省去了很多时间成本，提升了工作效率。同时在出现问题时，也是最有效地证明。所以，办公室档案关了跌规范化发展能够促进事业单位发展的进程，提升事业单位管理水平。

（二）有利于丰富管理形式。由于我国科技水平的不断进步，在如今的信息时代下，办公室的档案管理也越来越信息化，让办公室档案管理的形式越来越丰富。目前，使用计算机对办公室的档案进行管理，和传统的方式相比能够大大提高工作效率，让办公室档案管理工作更加系统、规范、科学，对于办公室档案管理的规范化有着十分重要的促进功能。使用计算机可以快速的对档案信息进行收集、管理、储存、使用，提升了内部信息交流的效率，让档案的管理与利用率得到提升。另外，使用信息化的办公室档案管理，能够减少工作人员的工作时间，减少工作压力，从而提升管理人员的工作质量。

（三）提升工作人员的综合素质。办公室档案管理的规范化能够提升工作人员的综合素质，推动管理工作的持续发展。在我国单位或企业的档案管理工作中，工作人员都需要选择作风端正的工作人员，保证管理工作的健康发展。由于时代的进步，单位或企业中也经常对工作人员展开培训，加强其知识储备，提升了档案管理人员的综合素质。

三、当前办公室档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏健全的管理机制。在新时期，单位或企业在进行档案管理工作时没有健全的管理机制，从而降低了办公室工作效率，影响其发挥自己的作用。在传统的个档案管理工作只是简单的对资料进行整理与存档，没有注重它的分类与使用。这些都是因为没有健全的管理机制导致的，让办公室的工作人员没有规章制度，很多档案资料混乱、丢失，影响了档案管理的进一步发展。

（二）档案管理设备落后。目前，很多单位和企业在办公室档案管理这个工作中的投资较少，很多高新科技产品不能及时的引进其中，让档案管理的设备较为落后。在工作过程中，只能使用原本传统的工作模式进行，这就大大提升了管理人员的工作量，这也是让档案管理工作变得较为混乱的主要原因。

（三）专业人员缺乏。办公室档案管理人员在单位中有着非常重要的作用，但是在目前的实际情况中，很多管理人员都没有重视这项工作，进而导致相关的工作人员专业水平较低，没有使用新技术、接受新知识的能力，还是在使用传统的旧模式进行档案管理工作，进而影响其开发潜力、充分发挥自身的工作职能。

四、办公室档案管理的规范化建设的对策

（一）重视对办公室档案管理的规范化。在单位与企业的办公室档案管理工作的过程中，相关工作人员要重视起对资料的規范化管理，提升工作效率。办公室档案管理的工作人员要认真的对内部的信息与资料进行收集、整理、储存等工作流畅，并且在平时的工作过程中要注重保证资料的正确性、安全性与全面性。在办公室档案管理工作中，要建立一个建议的工作流程标准，在减轻工作人员工作压力的同时，提升工作的效率与工作的质量。

（二）加强办公室档案资料的信息化管理。由于计算机技术的不断发展，信息化在每个行业中的应用都变得愈加广泛。信息化管理对办公室的档案管理工作规范化也有着很大的促进作用。所以，单位与企业要重视计算机在此项工作中的使用，让办公室档案管理的工作人员改变传统的工作观念与方式，提升自身的计算机使用水平，最终达成办公室档案的信息化管理，从根本上提升办公室档案管理的水准。

（三）加强对办公室档案管理人员的素质。如今社会的竞争力主要表现在人才方面，在档案管理工作中也是如此，单位或企业要加强对于档案管理工作人员的培养，只有让工作人员的综合素质得到提升，才能更好地进行档案管理工作，让其更加规范，提升工作质量。所以，可以定时的对相关工作人员进行培训教育，不断加强新知识的学习，提升他们的专业水准与职业素质，促进档案管理工作人员的全方位发展。

五、结论

综上所述，办公室的档案管理工作是单位或企业想要进一步发展的重要环节。所以，我们要加强办公室档案管理的规范化建设，提升管理水平与工作效率。在日常的档案挂历工作中，要按照规范的流程进行，提高办公室档案资料的信息化管理、让工作人员有终身学习的能力，在新时期下，让办公室的档案管理工作更加规范。

参考文献

[1]丁峰.新时期事业单位档案规范化管理的具体方法探讨[J].办公室业务，2014，13：75.

规范管理电子文件 提高办公效率 第4篇

一、分类存放 规范管理

目前电脑硬盘的存储容量一般都能够满足日常办公的需要。首先将硬盘合理地分区。通常我们将硬盘分为C区、D区、E区、F区。C区用于存放操作系统;D区用于存放工作文件;E区存放学习资料及个人文件;F区用于存放备份程序和临时文件等。

一般情况下, 我们将近期需要处理或者未完成的文件放在电脑桌面上。但是桌面文件过多不仅影响开机速度, 而且无形中给人一种凌乱的感觉。最好将文件存入对应硬盘的文件夹中, 或者在建立专项文件夹存放文件。在桌面上只留常用程序的快捷方式和正在处理的文件, 一般桌面上的图标越少越好。所以我们工作中要随时清理桌面文件。

分类存放。将D区的工作文件按不同的类别, 分别建立文件夹。如管理类 (有编号的) :分为行政管理的有所编号的文件放在一个文件夹里;党委的有党编号的文件, 纪委、工会的文件分别存放在各自的文件夹里。政务信息类:简报、快讯、月讯各自存放一个文件夹。公函类:有编号的便函、无编号的函件以及外报材料各自一个文件夹。会议材料类:有领导讲话稿、会议材料、会议纪要、工作报告等各自存放。综合类:各种报表、各种通知等各自存放一个文件夹。再有日常办公类:如收、发信件, 收、发公文, 日常工作记录等等, 都分别存放在各自的文件夹里, 按顺序排列。每个文件夹再按不同的年份建立子文件夹。这样按不同的类别, 分门别类存放, 既规范、又整齐, 让人看起来有条有理, 又好查找。并且按每个大类的文件建立文件目录数据库, 这样更便于今后方便快捷地查找检索电子文件。同样, 其它区的电子文档也按此方法存放。每隔一段时间整理一下电脑中的文件, 将文件放在对应的磁盘文件夹中, 并及时清理过期文件。第三方清理软件只能帮助用户清理系统和应用软件产生的临时文件, 日常办公的电子文件还是需要我们自己判断手动清理, 避免占用磁盘空间和查找文件带来困难。

为了便于区分, 必须给文件夹和文件正确命名。文件名应具有清楚表示文件内容, 便于快速检索, 利于区分版本的特点。文件夹命名应采用“序号 + 主题”的形式, 例如01政务信息、02行政管理、03会议纪要、04公务信函等等, 通过文件夹顺序排列, 可使文件夹整齐有序;文件命名应采用“文件主题 + 部门 + 作者 +日期”的规范的文件命名方式, 例如2014年部门工作总结-办公室-小李-20141220;对于有编号的文件来说, 如 (地物研〔2014〕1号) (地物研党〔2014〕1号) (地物研函〔2014〕 (地物研函〔2014〕1号) 等, 政务信息类的:如 (第1期) (第2期) (第3期) 等等, 直接用文件编号进行命名就可以。另外, 在命名过程中需要注意, 对文件进行命名, 其文件名需要严格遵守命名规则:一是不能使用字符对文件进行命名, 否则出现命名失败。二是文件夹分类的深度控制在三层。三是不要修改扩展名, 否则无法打开文件, 通常情况下, 可以通过文件选项隐藏扩展名, 进而在一定程度上防止出现误删。

对快捷方式进行合理使用。在桌面上设置磁盘文件的快捷方式, 随时将文件存放到相应的磁盘里, 防止重装系统进而造成资料的丢失。对于应用程序, 需要将其统一安装在C盘, 在这种情况下, 可以有效避免因每个磁盘中安装程序, 降低开机速度。重装系统一般需要通过电脑公司的人员或者电脑高手来完成, 在日常生活中, 我们可以利用第三方软件重装系统, 例如, 360安全卫士, 在该应用软件中, 就有系统重装功能, 借助该功能就可以轻松重装系统。对于磁盘的碎片需要进行定期地整理。利用碎片整理工具, 整理磁盘碎片, 具体的操作方法就是, 选中磁盘, 右键单击选择属性, 然后选择磁盘清理。

二、良好习惯 贵在坚持

要做到科学、规范地管理电子文件, 贵在坚持。办公室工作人员在日常工作中尽可能做到将电子文件随时归类, 定期整理。以便于后续工作的顺利进行, 从而提高办公效率。为日后方便快捷地查找、利用电子文档, 打下良好的基础。

要不断强化工作意识, 上班时间不玩游戏;不上网购物、聊天等;强化安全意识, 设置电脑开机密码, 防止非操作人员乱动, 保护文档数据安全;严禁上网机处理涉密信息;禁止登录非法网站;定期杀毒, 定期对磁盘碎片进行整理;安装使用正版操作系统, 禁止下载安装使用不明软件, 以免给计算机带来威胁;定期维护计算机, 及时备份数据, 避免人为或者硬件损坏造成的数据丢失。

养成良好的工作习惯, 是做好各项工作的前提和保障, 所以我们在日常的工作中要以认真负责、谨慎细致的态度对待工作中的每一个环节, 不断完善和优化管理程序, 并且要持之以恒。清爽的电脑桌面和存放有序的电子文档如同摆放整齐的办公桌和井井有条的文件柜, 让人神清气爽, 心情舒畅, 工作起来得心应手。还给人以高效干练的印象。不但确保了文件处理的及时性、准确性。同时也提升了个人的素质修养, 提高了整个办公室的工作效率。因而培养规范、严谨、高效的工作作风, 要从点点滴滴做起, 从科学、规范的管理电子文件做起。

摘要：本文结合工作实践, 论述了如何科学有效地管理电子文件, 提高办公效率。

【管理规范】办公室日常行为规范 第5篇

一、办公室行为要求：

1.办公室职员工作期间必须穿工作服、佩戴工作牌，2.职员着装得体大方，严禁穿着奇装异服、背心、短裤和拖鞋的服装进入办公区域。

3.工作期间，严禁在办公室内大声喧哗、嬉戏打闹。

4.严禁在办公室内使用手机、电脑从事与工作无关的事情，例如聊微信、玩游戏等。

5.未经许可严禁在电脑上安装WIFI共享设备，一经发现，没收处理。

6.库区内（包含现场办公室的库内所有区域）禁止吸烟，第一次罚款500元，第二次无条件辞退处理。

7.保持办公桌面整洁，严禁单据凭证等文件乱丢乱放，库内严禁随地吐痰。8.下班后整理桌面物品，非桌面物品需整理进抽屉或者文件夹。

9.节约用纸，鼓励二次纸利用，禁止打印、复印与工作无关的东西，一经发现按照10元/张进行罚款。

10.最后下班的人要确定办公室门窗、登、空调已经关好，并确定计划室玻璃门已锁好再离开。

11.各部门下班后要关闭用电设备（如照明灯、电脑、打印机、饮水机等）一定要做到人走即关，特殊设备除外（如标签打印机等）

12.发现办公设备（包括对讲机、照明、电脑、桌椅等）损坏或发生故障时，应及时向相关人员报修，严禁私自拆装维修。13.饮水机排水桶每天下班前进行倾倒。

14.公司员工要自觉爱护公司设备，节水节电，和谐相处。

二、办公秩序要求：

1.上班期间所有员工要保持微信、QQ等通讯软件在线，保证信息通畅，及时沟通交流。2.员工有事需要离开公司，需严格执行请假制度，获得审批后方可离开。

3.员工在公共区域用餐时，请保持餐桌卫生，餐后及时清理，以免妨碍会客接待事宜。4.员工严禁在非休息时间就餐。

5.员工手机在工作时间要主动调低音量并随身携带，以免打扰其他人的正常工作。会议期间手机应调震动或静音。

三、网络使用要求：

1.计算机（笔记本等终端）日常维护由使用者负责，电脑整洁、干净、不得有污垢、灰尘现象。爱护计算机和网络设备，如因人为原因造成设备损坏，除对当事人进行处罚外，还应按照损坏程度进行赔偿。

2.严禁擅自在计算机中安装非工作软件，严禁擅自删除计算机中的系统文件，由此可能导致数据丢失或计算机操作系统破坏，致计算机瘫痪而影响工作。

3.如有中毒、操作系统缓慢、死机等问题时，应向IT管理人员提出求援，严禁私自维修。

4.计算机必须安装防病毒软件，防病毒软件应及时更新。

5.使用U盘前，必须对U盘进行病毒扫描，确认无毒后方能使用。

6.为了防止病毒侵蚀，员工不得从internet网下载游戏及与工作无关的软件，不得在微机上安装、运行游戏软件。

四、保密要求

烟草企业办公室规范化管理工作漫谈 第6篇

关键词：烟草企业,办公室,规范化管理,漫谈

办公室承担着“参与政务、管理事务、搞好服务”三大职能, 履行着“沟通上下、协调左右、联络内外”的三种角色, 工作上千头万绪, 纷繁冗杂, 既是“忙家”、“杂家”, 又是“管家”。特别是在当前新形势下的烟草企业, 随着“三个正规化建设”的深入实施和烟草行业管理体制机制改革的逐步深化, 为实现打造“行为规范、管理精细、富有效率、充满活力”的烟草企业新目标, 烟草企业办公室工作和其它战线的工作一样, 迎来了前所未有的机遇, 也面临着更加严峻的考验, 这更加凸显做好办公室的工作之重要。

近年来, 我国烟草行业的改革和发展进入了一个关键时期。如何自觉适应形势、进一步转变工作作风, 改进工作方式, 加大服务力度提高服务质量, 对当前烟草企业办公室的规范化管理工作提出了诸多新的要求。作为在行业中起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用的烟草企业办公室, 如何自觉适应形势发展需要, 在更高的起点上做好烟草企业的办公室规范化管理工作, 便成为摆在烟草企业办公室工作者面前的一个重要课题。本文结合工作实际, 就做好烟草企业公室的规范化管理工作谈谈体会。

一、烟草企业办公室要持续开展严格规范和自律活动的教育, 为办公室的规范化管理工作打好基础

在烟草企业办公室的规范化管理工作中, 要从“生命线”的高度充分认识“严格规范”的重要性, 把“严格规范”当作企业开展各项工作的出发点和落脚点, 切实把整顿规范和内部管理监督工作作为实践科学发展观、夯实企业管理基础、提升管理水平、推进反腐倡廉建设的重要内容, 把企业发展、效益增长建立在规范的基础之上。从而为办公室的规范化管理工作打好基础。

二、做好宣传教育和引导, 深入推进办公室规范化管理中的办事公开民主管理工作

在烟草企业的办公室规范化管理工作的开展建设过程中, 领导班子要高度重视、深入宣传, 有组织、有计划、有步骤地开展民主管理工作, 要做好宣传教育和引导工作, 为办事公开民主管理工作的扎实开展奠定思想基础, 营造良好氛围。要落实责任、健全机制, 全面落实办事公开民主管理工作的领导体制和工作机制, 要加强协调配合和工作指导, 形成齐抓共管的合力。要建章立制、规范管理, 尽快建立健全办事公开民主管理的工作制度和流程。要试点先行、典型引路, 及时总结经验, 适时推广试点单位的经验和做法, 稳步推进办公室的办事公开民主管理工作。进而为企业办公室的规范化管理筑路铺石。

三、全力完成办公室工作的巩固提高和问题整改, 确保办公室规范化管理的实施

烟草企业的办公室规范化管理工作的顺利开展, 前提是要对上级组织检查组提出的意见和建议进行认真细致地研究, 针对工程投资、物资采购、宣传促销项目中存在的薄弱环节, 提出具体措施和办法, 并对整改任务逐项进行分解, 明确责任部门和整改时限, 逐项对照落实, 举一反三, 采取有力措施, 狠抓整改落实, 并认真做好制度的“废、改、立”, 切实提高制度的科学性和可操作性。

四、准确把握上级文件精神, 全面实施办公室工作的规范化管理

在烟草企业办公室的规范化管理工作中, 要认真学习, 准确把握上级文件的关键和重点, 各部门要认真研究制订具体实施细则和配套措施, 提升对关键节点的管控效果, 确保办公室的规范化工作管理程序规定得到落实。

五、加强内部管理监督体系建设, 继续完善内部监管工作格局

实现当前烟草企业办公室工作的规范化管理, 就要严格按照企业内部管理监督的工作机制和基本格局, 进一步强化业务管理部门的主体责任, 切实发挥内部专卖管理监督、财务审计监督、纪检监察再监督、工会民主监督的职能, 充分发挥整顿办组织、协调、综合、指导的作用, 切实加大监管力度, 筑牢烟草企业健康发展的“生命线”。

六、结束语

“维护国家利益, 维护消费者利益”是烟草行业的共同准则, 也是行业发展的源动力。烟草企业的办公室是行业的“窗口”和“枢纽”, 办公室的同志要牢固树立国家利益、消费者利益至上的价值观, 使它成为指导工作的准则和自身行为的规范, 做好为领导、基层、机关的服务和保障工作, 自觉地把理想追求融入到干好本职工作, 创造一流业绩上来, 在工作中实现自身的价值。自觉增强自身综合素质善学者善于总结, 善学者善于思考, 善学者善于工作。学习是一个永恒的课题, 是提高业务技能的助推器和加速器。办公室工作涉及到待人接物、处理问题、协调左右等方方面面, 办公室的同志更应静下心来多学习, 积极参加岗位培训, 不断充实提高自己的业务能力。严守工作纪律, 是做好办公室工作的重要保证。作为烟草企业的窗口, 办公室的同志更应严格遵守行业的各项规章制度, 提高工作效率, 从而为烟草企业办公室工作的规范化管理添砖加瓦, 贡献一份力量。

参考文献

[1].王树人.浅谈烟草企业办公室管理, 《中国烟草工作》2008年11期[1].王树人.浅谈烟草企业办公室管理, 《中国烟草工作》2008年11期

[2].张昭.烟草企业法人治理结构研究, 《中国烟草学报》2005年02期[2].张昭.烟草企业法人治理结构研究, 《中国烟草学报》2005年02期

[3].孙戍成.加快推进中国烟草行业改革研究, 《当代工业经济》2005年02期[3].孙戍成.加快推进中国烟草行业改革研究, 《当代工业经济》2005年02期

[4].李飞.自主创新-烟草行业可持续发展的前提, 《云南社会主义学院学报》2009年01期[4].李飞.自主创新-烟草行业可持续发展的前提, 《云南社会主义学院学报》2009年01期

[5].何书横.基于成长性视角的烟草企业核心竞争力研究, 《经济视野》2011年02期[5].何书横.基于成长性视角的烟草企业核心竞争力研究, 《经济视野》2011年02期

办公规范 第7篇

作为院校中的一个核心综合管理机构, 办公室所担负的工作任务也是极其重要的, 它不仅是院系领导的参谋和助手, 还负责通知下达, 继而跟进完成一切办公室工作, 例如学生管理工作、教师管理工作、科研教学管理工作、人事管理工作、财务资产管理工作、后勤保障工作、校友联络工作、行政管理工作、考核统计工作、对外宣传工作等, 都需要办公室相应地承担。所以办公室是学院各项工作的中心枢纽, 它紧密围绕一个院校的管理制度、学院建设、行政管理来做好服务工作;通过沟通、协调、组织、反馈等手段使院校各个部门工作顺利完成, 还汇集整合相关信息, 整理成册, 为领导提供决策参考, 协助院校发展战略规划;提高院校的管理规范度以及工作效率, 加强院校建设, 从而真正做到为学生服务, 为学生提供更好的学校环境和更好的教育环境。

一、警察院校管理的主要特点

警察院校所培养的是公安干部, 要认真贯彻落实从严治警, 从严治校的方针, 具有严格的组织纪律性。所以, 公安警察院校在管理方式上与普通院校相比, 既有相同之处, 也有其自己的特点。警察类院校在管理上要紧密结合公安工作性质、任务, 要为公安队伍的革命化、现代化、正规化和军事化建设服务 (1) 。

(一) 以培养公安专业人才为总目标

公安警察院校的根本任务就是为公安机关输送合格的公安管理人才和专业技术人才 (2) , 所以对各类学生在德智体方面都有特殊的要求, 需要根据工作需要在思想、体能方面进行各类专业教育训练, 所以警察院校的管理工作相比其他普通院校来说具有更加广泛的管理范围和管理职能。

(二) 有效控制人才培养的科学程序

为提高公安警察院校人才的综合素养, 院校需从招收学生到大纲设课到毕业分配制定一套科学的教育培训程序, 并严格按照正规程序进行, 才能实现培养人才的预期目的, 也是为警务公安人才将来真正进入社会工作, 对公安工作人员和社会、国家多方面负责。

(三) 严格的后勤保障管理工作

除了普通院校的教学设施以外, 警察院校备有各专业特殊的教学设施, 例如警械、武器、弹药等器材 (3) , 以及特殊的训练场地、道路。这就增加了后勤保障的工作任务和管理困难。

(四) 规范的生活、教学条例和规章制度

警察院校不仅在教学方面要求以统一的教学大纲和教令进行统一质量标准, 始终严格要求, 而且还要求有一套正规化的规章制度来规范学生, 使其养成良好作风。

二、警察院校办公室工作的主要职能

办公室的工作复杂而繁重, 是整个院校各项工作的中心枢纽, 所以办公室工作的职能也具有复杂性和广泛性的特点。

(一) 服务与协调的职能

院校办公室是学校的核心机构, 发挥着承上启下、沟通左右、联系内外的桥梁作用, 它负责学校各项工作进行的整个流程, 并且将各项工作的信息汇总, 总结提供给上级领导作为决策服务参考, 同时也整合学校的师生员工人事信息, 为各个部门的工作提供溯源信息。

作为学校的综合管理部门 (4) , 办公室另外一个主要职能是负责协调工作, 是学校领导与下级, 老师与学生, 校内与校外的信息沟通、反馈的桥梁, 而办公室不仅仅是一个传达的过程, 而且还需要根据学校的实际情况进行相应的协调工作, 继而更好的为学校师生员工服务。

(二) 信息汇总整合的职能

因为办公室工作中心枢纽的地位, 学校的各种信息都要通过办公室来汇总、整合, 包括学校师生员工的人事信息、网站建设、学校年度报告等 (5) 。这是办公室的一个重要职能。需要办公室人员有足够的耐心、细心和责任心和综合技能素质, 通过应用现代化、科学化的计算机设备, 不仅要保证信息的真实性与准确性, 更重要的是要保证信息的安全性和保密性, 尤其是对于警察院校来说, 严格治警、严格治校是始终要贯彻落实的方针。

(三) 健全制度、规范管理的职能

我国自古有“没有规矩, 不成方圆”的说法, 所以一套健全的规范制度对于一个组织机构的有效运行是必不可少的。加强规章制度的建设, 并且认识贯彻实施, 才能真正规范学校师生和工作人员的行为, 才能使学校的各项工作有条不紊的进行, 才能提高学校的工作效率及教学水平。而办公室的一个长期职责就是对学校规章制度和相关政策的建设以及完善、监督、执行。这涉及到相关的资料管理、公章管理、会议管理、档案管理等, 办公室需要根据国家政策以及院校政策对相关规章制度及时修订和完善, 使各项工作规范化、制度化。

(四) 后勤保障、活动组织的职能

根据学校不同时期不同的工作重心, 作为综合部门的办公室也需要围绕着该时期的工作重心展开工作, 例如教学水平评估、校风建设、学校发展战略规划、共产党员教育学习、学习实践科学发展观活动等等, 同时警察院校还有相应的警务训练活动。办公室不仅需要组织好活动, 而且还要负责活动的后勤保障, 促使各项活动顺利进行, 有意义的进行。

总的来说, 警察院校的办公室工作具有协调性、服务性、政策性、辅助性、综合性、和延伸性的特点, 对办公室工作的创新管理和规范管理也成为警察院校面临的一个新课题。

三、加强警察院校办公室工作的对策

办公室在院校中是一个综合管理部门, 它是院校各个部门沟通的桥梁, 不仅为其他部门服务, 而且也指导着各个部门的工作。所以办公室的管理工作只有创新管理方法, 转变观念, 才能更好地发挥其协调、辅助、指导作用, 才能加快院校管理规范化的进程, 保证院校平稳有序、高效运转, 才能不断提高教学服务质量。根据院校领导对院办公室新领导集体谈话指示精神, 笔者经认真思考, 拟在以往工作基础上, 对院办今后工作提出以下几点建议。

(一) 重视办公室的辅助性工作

办公室的辅助性工作是在学校领导的指导下, 遵守领导者的意向, 忠实积极贯彻指导精神, 掌握相关信息, 为学院领导提供决策依据, 当好学院领导的好助手好参谋, 发挥其辅助性作用。为此, 笔者提出的具体措施如下。

1. 具体落实上级领导的通报与督办工作。

对党委会、院长办公会、党政联席会、院务会等决定、布置的主要工作进展情况进行通报与督办 (已开始实施) , 加强行政流程管理, 提高工作效率。

2. 加强重大问题研究, 打造学院智库。

以调研科为基础, 本着志同道合的精神, 择优选择院内人员, 形成研究团队, 对事关学院发展和教职工切实利益的事项进行调研、评估, 以学者的良知和严谨为基本, 实事求是地向院党委提出建议, 逐渐构建打造形成有影响的学院智库。

3. 重视校史, 挖掘史料, 充分发挥档案馆作用。

院办牵头完成今年档案评估检查是硬任务。此外, 从今年起要编写年度学院大事纪, 并简印成册。档案馆不是仓库, 要主动挖掘史料, 反映学院发展的历史, 建议今年准备, 启动下一年 (评估、申本历史) 院编年史工作。

(二) 提高办公室工作的服务水平

院校办公室的工作总是以服务为出发点, 同时又以服务为落脚点。作为院校教学、科研、人事、财务、党务、行政等各项工作的聚集地, 办公室工作需要进一步提高其服务性水平。笔者认为, 应当做到以下几点。

1. 严格规范统计口径工作。

据了解, 合格评估专家进校之前, 会依据各学院通过学校状态数据库上报的相关数据了解学院情况 (如生师比、设备、经费、教师队伍) , 如有异常变动, 届时须作特别说明。因此:一要加强基础工作 (提醒有关部门数据的重要性, 严肃性) 。二要加强协调 (如我院在校学生数一直有多个数据) 。三要严格报出程序, 认真把关。

2. 加强保密工作。

按职责划分, 保密办设在院办。一方面要强化自身的密件管理、网络管理等工作, 另一方面要用多种方法对全院教职工进行保密教育, 提醒相关事项。坚决杜绝任何涉密案 (事) 件发生。

3. 加强学院网站管理。

网站是学院的窗口, 院办要积极引导各单位充分利用好, 建设好。从五月份开始, 对各单位提供和采用新闻情况进行汇总通报, 并建议成为院年终考核的参考指标之一。同时通过对OA系统发布相关内容的也要加强管理, 提高质量, 减少“垃圾”。

4. 编撰学院年度发展报告。

由院办牵头, 分条目对我院的教学、科研、学管、培训、后勤等方面工作进行梳理总结。其中, 院办起草总报告, 职能部门起草分报告, 系部起草各自发展报告, 指定人员起草特色报告 (如红色资源开发应用;省部共建;协同创新等) 。建议由书记、院长担任编委会主任委员, 其他院领导任副主任委员, 明确执行主编等。报告既是学院工作发展进程的详细、真实记载, 也可促进各部门认真思考、开展工作, 印制成册还可进行对外交流。

(三) 完善办公室工作的政策性制度

为使警察院校管理有一定的行为准则, 需要制定正确的政策, 并且正确的执行政策。办公室作为院校领导班子的助手和参谋, 要求其认真学习研究上级政策, 协助领导收集相关信息, 提供政策制定的参考, 并且参与到政策的制定和执行中去。

对于规章制度, 应该加强制度设计, 维护制度权威。按学院工作要点, 今年院办要牵头完成学院制度修订和汇编工作。而培养人人自觉遵守制度意识, 共同维护制度权威的工作更为重要, 对此, 院办同志要带头, 并学会友情提醒领导和部门。

(四) 注重办公室工作的协调性和延伸性发展

办公室工作的协调性表现在对学校领导之间、师生之间、院校内外的关系协调以及学院内部各种工作之间的协调, 必须协调解决各类矛盾冲突, 保障信息畅通传递。由于现代化管理的多样性、灵活性, 以及时代的迅速发展, 警察院校体体制改革越来越深入, 为适应新环境、新形势下的高校管理模式与发展模式, 办公室的职能也越来越繁杂, 越来越广泛。不仅要求对学院内部的教学、科研、人事、财务、行政等工作进行有效管理, 还涉及到校友建设和校外宣传等工作的管理。这些因素也对警察院校的建设有着重要的影响, 为提高警察院校综合竞争能力有着重要的作用。在以往工作顺利进行的基础上, 笔者提出了以下几点创新管理的建议。

1. 加强接待管理, 提升工作品质。

要在原《公务接待管理暂行办法》的基础上, 进一步明确接待流程、标准。做到热情、勤俭, 既明确职责, 又统一调度, 遵守财务预算, 严格财务纪律。院办人员在工作和接待中, 要注意自身形象, 提高自身素质, 提升工作品质, 注意过程和细节, 努力为学院赢得美好形象。

2. 建立学院信息公开披露制度, 接受群众监督。

政务公开是国家既定的方向, 院办提出可公开的信息, 经院主要领导批准后, 按相应程序披露。

3. 建立应急响应机制, 明确新闻发言人。

根据现实发展需要, 我院应在以往预警制度基础上, 建立应急响应机制。根据习惯作法, 建议由院办公室负责人担任学院首席新闻发言人。

四、总结

正如前文所述, 办公室工作的顺利进行, 是一个院校管理的核心, 是一个院校教学活动有质有量展开的重要前提, 也是一个院校各项活动有序完成的有力保障。所以, 警察院校办公室工作必须创新管理方法, 转变管理理念;努力提高工作人员的综合能力素质, 根据警察院校管理体制改革的需要, 建立完善各项规章制度;充分调动全校师生员工的积极性, 以人为本, 以平等的态度对待各类工作人员和学生, 建立合理科学的 (下转第223页) (上接第221页) 奖惩制度和考核机制;配合各部门工作, 加强警察院校现代化管理手段和科技化办公手段的实际应用。

警察院校只有与时俱进, 改革创新其管理制度和管理理念, 才能充分发挥办公室协调服务、规范管理、后勤保障等职能作用, 才能成为学校领导的好帮手、好参谋、才能更好地为学校师生员工服务, 从而提高院校工作效率和教育教学水平, 塑造和维护警察院校严肃、谨慎的形象, 为国家和社会输送合格的警务公安人才, 推动学校和社会更快更好地发展。

参考文献

①董斌彬.高职院校办公室管理工作现状及对策浅析[J].吉林农业科技学院学报, 2012, (1) , 第20-21页.

②徐位良.多校区办学格局下的高校办公室工作的探讨[J].中国电力教育 (中) , 2011, (3) , 第24页.

③徐位良.新形势下高效办公室工作探讨[J].黑龙江教育 (高教研究与评估) , 2009, (10) , 第56-57页.

④张志国, 刘亚平, 张静.学习实践科学发展观做好高校办公室工作[J].科教文汇, 2011, (4) , 第164-165页.

浅析高校系级基层办公室规范化服务 第8篇

规范化管理更为注重在管理的过程中充分体现人的价值, 是在对人的本质特性准确把握的基础上, 通过确立一套价值观念体系来引导下属员工的意志行为选择。 (3) 根据对高校产生、发展和壮大的规律的认识而确定的在一定条件保持相对稳定的行为要求进行的管理, 称之为高校规范化管理。 (4) 目前我国高校普遍实行“校-院或系”层级式管理模式, 即下级向上一级领导负责, 比如院长或者系主任对校长负责, 校长则对上级主管部门负责;而行政规章则从学校往院系逐级向下落实, 各院系只可以在学校规章基础之上制定自己的行政规章。在高校, 院、系级基层单位是学校各项规章制定的实际落实者和执行者。

“服务于学校的教学、科研工作, 服务于一线教师和学生”的定位, 决定了必须实现高校行政管理的规范化, 这样才能最大限度的整合资源, 真正实现服务型高校行政管理模式。而实现这一目标, 应当从高校行政系统中的基本元——院系基层办公室做起。

一、服务规范化的必要性

系级办公室作为院系对外联络的窗口, 需要处理各类系内事务和系外事务。系内事务主要服务对象是面对在职及离退休教师、在校学生;系外事务又可以分为对校内各单位和对校外各单位的事务。

在传统观念里, 人们认为系级办公室的工作人家就是接电话、收信件、当个“传声筒”, 将学校发来的通知要求直接传达给本系的教职工和学生, 工作繁琐且没有任何技术含量, 工作人员随心情办事的现象比较明显。由于“官本位”思想的影响, 高校机关也存在“重管理, 轻服务”的现象, 在工作中使用的语气、措辞表现出管理者的姿态, 且管理思想、方法落后, 手段陈旧, 最终表现就是行政效率低下。再加上各高校人事编制制度的不断改革, 聘用合同制工作人员越来越多, 人员的流动性也越来越大, 有些岗位甚至可以说是“铁打的营盘, 流水的兵”。

与此同时, 社会的不断发展, 人本意识的逐渐盛行, 使得人们对一些原本是“管理型”机构和单位的认识逐渐向“服务我”这一观念转变。新的观念遇到旧的办法, 必然会发生冲突。各学校都有教师和学生对行政服务机关的做法提出过意见。开放的心态、开放的视野、开放的思维来思考问题, 开展工作是对高校院系基层办公室工作新的要求 (5) 。

因此, 作为院系对外窗口的基层办公室, 必须做到服务规范化。行政管理制度化是行政管理现代化的体现。规范化表现为制度化, 强调按制度管理, 按程序办事, 实现服务的规范化。规范化管理的主体是人事、科研、教学、人才培养、宣传、安全、组织等职能部门, 这些职能部门必须有明确的、稳定的、可以传承的工作方法及规章制度, 能做到程序科学, 流程便捷, 服务人性化。

二、促进服务规范化的措施

(一) 转变理念, 树立服务意识

在传统观念里, 很多高校办公室工作人员将老师和学生作为“需要管住的人”来看待, 而不是把他们作为服务对象, 用心去为师生服务。老的行政人员总抱怨自身地位低下, 发展空间受限, 从自身找原因的话, 没有正确的观念是一个很重要的因素。因此, 转变思想, 树立服务意识是改进系级基层单位行政管理工作的首要任务。只有转变了思想观念, 才能充分发挥行管人员的主观能动性, 从而提升管理的效率和质量。也只有转变观念, 才能实现“管理育人”的目标。具体来讲, 应做到以下几点:一是以人为本。办公室工作人员要明确, 老师和学生是学校的主体, 行政管理工作的本质是为师生的工作、学校提供服务, 促进他们的发展以达到学校的整体发展。二是重视服务和效率。工作人员只有树立服务意识, 才能摆脱“官本位”思想, 在工作中才能设身处地为师生考虑, 以前那种互相推诿, 一件事情一次能办, 非要跑三次的现象才会杜绝。另外, 现在社会与以往的一个很大区别就在于, 各方面节奏都在加快, 如果还用老一套的那种凡是慢慢来, 你急我不急的态度来为师生服务, 必然不能让他们满意。三是重视能力、智力。改变过去那种论资排辈的现象, 有一些年纪比较大的行政工作人员, 很多老师读书的时候就已经在工作了, 无形中很容易给后来的工作人员讲资历。在现在这个信息社会, 高校从事行政管理工作的岗位, 所需要的能力、知识要求也也越来越高, 特别是形成服务的规范化后, 再单纯依靠工作时间久、经验多是不能胜任工作的。

(二) 加强培训, 提升工作人员素质

高校行政人员工作在高等学校这样一个人才密集、知识密集的场所, 要提供高质量、规范化的服务, 自身必须是一个高素质的人员, 具备一些专门知识, 并根据工作需要随时学习, 不断调整个人知识结构。

首先是行政管理知识。只有懂得一定的行政管理知识, 才有可能在工作中优化程序, 提高工作效率和服务质量。第二是要具备一定的心理学知识。当下人们除了关注身体健康, 也很关注心理健康。特别系办行政人员需要与不同性格特点、有不同需求的人打交道, 特别是学生工作部门, 服务对象主要是各类学生。懂得一定的心理学, 在与人交流和沟通过程能更注重方法和技巧, 取得更好的效果;多一份对服务对象的心理的认知和理解, 在为他们办事时就会更加平和、具有亲和力, 进而提升服务质量。三是要具备所在院系的专业知识。过去人们认为院系基层的行政工作人员不需要专业技能, 只要会一些文书处理工作即可。但是, 深入研究表明只有更为深入的学习所在系科专业的专业知识, 才能更好的理解该系科的培养对象、培养目标, 更有针对性的做好行政、服务工作。 (6) 笔者任职于典型的传统工科院系, 同时也是该专业毕业生, 在日常工作中, 因为了解行业特点, 熟悉行业专门用语, 在日常工作中与师生沟通和交流更通畅、更能够提供优质的服务。

(三) 建立机制, 充分调动工作积极性

心理学研究中, 积极性是指活动的一种动力状态, 与人的需要密切相关。长期以来困扰基层工作人员的有几个因素。一是待遇低下, 在高校几类人群中, 从事办公室行政人员的待遇与教师、教辅人员相比普遍比较低下。二是认同感较低, 一些选择行政工作岗位的人认为工作繁而杂, 接触的负面事务多, 自我价值感低下。三是没有明确的职业发展规划, 不像高校教师可以去国外访问、交流, 能够在技术职称上得到不断的提升。

因此, 必须建立一套制度, 采用科学的方法, 充分调动院系基层办公室工作人员的主观能动性和积极性。通过合理的分配制度, 优劳优酬, 兼顾公平;建立公平的评价体系, 让基层工作人员认识到岗位价值和意义;提供明确的培训制度, 规划他们的职业发展阶段目标;这样才能战胜思想惰性, 杜绝人浮于事, 不钻研业务的现象, 实现服务的规范化。

摘要：高校的行政管理是辅助学校完成教育工作目标的活动, 目前我国高校普遍实行“校-院或系”层级式管理模式。系级基层办公室名义上叫管理, 工作实质是为师生服务。随着社会的发展, 办公室规范化服务和建设成为各个高校的建设重点。本文着眼于院或系这一层面的办公室工作规范化服务的必要性, 根据作者自己的工作经验提出了一些合理化建议。

关键词：高校,行政管理,基层,规范化,服务

注释

1http://baike.baidu.com/view/82682.htm#ref_[1]_82682.

2余军.我国高校行政管理浅谈[J].中国成人教育, 2010, 5:53-54.

3http://baike.baidu.com/view/1442588.htm

4刘明芳.我国高校规范化管理的理论思考[J].湖北民族学院学报 (哲学社会科学版) , 2002 (20) , 1.

5李枫, 于洪军, 陈建华.现代大学制度下高校办公室管理创新[J].办公室业务, 2011 (5) , 38.

办公规范 第9篇

随着时代的进步、社会的发展,办公室档案管理面临着更多问题和挑战!档案管理是一项涉及面广,涉及信息量大的工作,办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。首先,档案管理规范化能够促进一个部门甚至整个单位的管理水平。档案可以反映出部门、单位的业务水平和人事变迁情况,但本单位与其他部门产生业务关联时,查阅对方相关档案是双方相互了解的最为简便和真实的途径。所以,档案管理工作能够推进单位和部门的工作进程,反映出单位的管理能力。其次,档案管理工作规范化能够丰富现代管理手段。档案管理工作已经逐步自动化,网络电子信息化档案管理方式加强了办公室档案管理的准确性。充分利用计算机技术存储,将网络电子信息化技术应用于档案管理工作,以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式,不仅能够将单位内部的各种档案分门别类地进行管理,对复杂的档案资料进行有序整理,而且不会造成办公室资料长期堆积,避免了查找上的困难,节省了大量的人力、物力、财力。这样,在提高了档案管理工作效率的同时,更能够及时整理归类各类档案文件,使资料检索变得更加准确快捷。第三,规范档案管理工作有利于档案管理人员素质的提升。办公室的临时档案管理一般是由文书或者其他人员兼职,并未配备专业人员负责,致使工作人员的专业知识不够,同时由于缺乏相关档案专业的管理知识的培训,使得很多单位办公室档案管理人员素质不高。规范档案管理工作,能使执行者充分认识到档案管理工作的重要性,提高对单位档案管理工作的重视。在规范档案工作的同时,有利于提高档案工作人员素质及档案管理水平。档案管理工作在单位中起着极其重要的作用,做好档案管理工作对本单位整体工作的发展能够起到推动作用,有利于进一步提高单位工作效能,更好地服务于单位广大干部职工。

二、如何加强办公室档案管理工作规范化

(1)构建档案管理信息化平台。构建档案管理信息化平台,是指将档案数字化,从档案的实体管理转向信息管理,使档案的管理方式从传统的手工纸质管理向现代计算机管理转变。首先是要将档案材料信息化。将档案材料信息化是指利用技术手段将纸质材料、声音和录像等文件,通过统一、完整的档案数据库以数字化形式进行有序存储。建立档案数据库是一个循序渐进的过程,是信息化管理模式的核心。其次,建立档案资源管理系统。用数字化存储的方式将以各种载体形式存在的档案资料存储于网络档案信息平台中,实现信息资源的全文存储、网络传输和智能检索。各单位应充分认识构建的档案管理信息化平台的必要性和迫切性,制订详细的信息化建设方案,加大资金投入力度,建设一套技术完善、管理科学的信息管理系统。

(2)建设完善的办公室管理机制。要改变传统的办公室档案管理方式,规范办公室档案管理工作,首先要建设完善的管理机制,正规化的单位管理其实质就是依靠好的机制,从而将一切管理的井井有条。办公室档案管理也需要依靠良好的工作机制将其规范化,即制定适合自身发展的制度模式,进行办公室档案的标准化建设,对档案材料实行全过程的管理和监控,包括材料的形成、收集、鉴定和归档等过程,逐步实现管理的标准化。将纸质文件按照重要性和保密性分开存放,建立存取级别制和登记制,其他非重要文件可以按照时间、类别、发文机关等分别存放,便于查阅和整理。还有一些其他类的参考资料,如设备说明书、员工学习资料等要与文件分别存放。并且,文件档案的存放要符合档案的存放管理时限,将有保存年限和永远保存的文件资料分区保存。

只有科学管理,使档案工作按照制度化去运行,才能够保证工作的质量和效率,促进档案工作的有序高效进行。

(3)加强人才队伍建设。办公室档案管理人员大都不是档案专业或计算机专业方面的人才,从事档案管理工作的积极性不高,在选任办公室档案管理工作人员时,要坚持德才兼备的标准,尤其是在道德品质方面,要挑选爱岗敬业、遵纪守法的人员从事档案管理工作。信息时代下,档案管理人员要增强使命感和责任感,提高自身素质,通过多种形式的学习、培训、交流、研究,优化工作人员的知识结构;要有扎实的信息理论知识,掌握信息管理领域的相关理论和专业技能,熟悉当代政策法规,提高计算机水平。

办公规范 第10篇

办公室基本工作可概括为四大类, 行政管理、文秘办公、人事劳务和会计财务。每类工作又可分出若干子项, 各项工作既要依据相关政策法规, 又要根据实际情况, 因此处理方法千差万别。要想把这些工作做到完美, 必须把握“十二字方针”, 即:程序化、规范化、制度化、科学化。

一、程序化

“程序”来源于计算机专业知识, 定义为指令的集合。数据经过程序的运算和执行, 最终才能得到结果。于是, 需要办理的行政事务可看作是这个数据, 办公室的有关规定就是程序, 事情得到妥善办理就是运算结果。可见, 那些代表了程序的有关规定是办公室存在的灵魂, 没有程序就没有了规矩, 数据经过运算就可以得到任意的结果;没有了有关规定, 办公人员工作就失去了依据, 需要解决的行政事务就只能靠主观臆断了。

这里以吉林大学校办接收上级来文并下达相关精神为例, 解读程序化在文件流转过程中的重要作用。首先, 机要人员取件, 文秘人员登记备案并粘贴文件处理卡, 然后主管文秘工作副主任填写拟办意见, 文秘人员再根据拟办意见呈文给指定校领导, 校领导阅批, 文秘人员按照领导的批示通知基层机要人员取走文件并签名登记, 最后按照领导批示的日期督办文件精神的落实情况并提交督办结果。看似复杂的程序化运作, 在整个文件流转过程中确保了上情下达各个环节的连续, 确保了密级文件的安全, 更确保了上级精神能扎实地落到实处。

二、规范化

程序化的对象是一件事务, 而规范化的对象则是事务体系。从规范化的定义分析, “规”乃规矩, “范”乃典范, 规范化的字面解释就是符合规矩并按照典范那样去处理事务, 把所有事情都程序化的进行处理就形成了规范。因此, 规范化是连续而普遍的程序化。规范化的行政工作要求每个细节都要走程序, 并使之成为典范, 最终使办公室成员养成一种善于利用有关规定妥善处理实际问题的工作习惯。

规范化建设在日常行政工作中具有重要作用, 这里要从办公室工作的自身特点说起。办公室工作的确是门类众多, 大到本部门重要会议的组织和筹备等工作, 小到为群众查一个电话号码这样细节的工作都有。如果办公室成员养成了规范化的工作习惯, 那么, 在大型活动的组织过程中, 就能做到从大处着眼, 小处入手, 按章办事从而万无一失;看似繁杂的日常工作也会变得有板有眼, 井然有序。

三、制度化

什么是制度化?制度化就是群体和组织的社会生活从特殊的、不固定的方式向固定化模式的转化过程。所以, 制度化是高级的规范化, 是经过论证的可以形成书面材料的行动指南。如果说规范化的目标是一个人程序化的工作, 那么, 制度化的目标就是全体成员的规范化工作。

制度化一旦形成, 就对办公室成员提出了明确而且细致的工作要求, 每个人处理问题的方式就不再是游离状态。在处理一项办公事务的过程中, 尽管是不同的个人在接力式的向前推进, 但他们会有相同的办事程序, 因此在工作过程中彼此就有了完美的承接性和协调性。好比一部汽车不可能由一个人制造出来, 那为什么甲生产的发动机能严丝合缝的吻合到乙生产的车架上呢?这是因为他们都按照同一套设计图纸生产了不同部件。我们的制度就是这套了不起的图纸。图纸量化了发动机固定过程中用到的一切参数和技术指标;同样, 制度也明确了办公室成员对待某一项行政事务时具体的工作职责和办理程序。

四、科学化

中国共产党十六届三中全会提出了科学发展观, 并把它的基本内涵概括为“坚持以人为本, 树立全面、协调、可持续的发展观, 促进经济社会和人的全面发展”。这里提出的科学化就是科学发展观针对行政工作领域的具体体现。尽管工作中经过反复论证进而形成了具有权威性的规范和制度, 然而办公对象的变化、随着时间而发展的情况的变化必然导致我们的规范和制度的不断更新。因此, 科学化是程序化、规范化、制度化工作的最好的补充, 是行政工作能够不断适应新发展、新要求的有力保障。

摘要：只要能做到对繁杂的办公室工作分门别类的进行梳理, 不断总结、凝练和提升, 在看似狭小的管理空间内同样可以践行科学发展观, 成为群众的贴心人、领导的好助手。

关键词：办公室业务,程序化,规范化,制度化,科学化

参考文献