客户接待管理流程

客户接待管理流程（精选8篇）

客户接待管理流程 第1篇

客户接待管理制度

一、目的为保证公司访客接待工作规范化，展现深圳市英维克科技有限公司良好的国际化企业的形象和企业文化，特制订本制度。

二、适用范围

本流程只适用市场部接待工作。

三、职责

（一）、市场部

1、销售人员负责明确客户拜访信息、行程计划及其他要求，并至少提前1天提交《客户接待申请表》给客户工程部；

（二）、客户工程部

1、负责客户接待的整体安排，协调，管理工作；

2、负责跟市场人员确认客户行程的具体安排和要求；

3、制定、沟通、客户接待计划及其可行性，并负责将接待计划反馈市场部门；

4、负责确认客户到访前各项接待事宜准备工作，全程陪同客户访问，协调处理突发事件；

5、负责客户交流的前期协调，宣讲PPT，引导客户参观样品室及工厂，并做相应讲解工作；

6、负责客户接送车辆、餐饮、住宿、娱乐等活动安排，及礼品、赠品的赠送，并负责相关影像记录工作；

（三）、总务部

1、负责制作接机牌、指示牌、欢迎牌、欢迎条幅、客人铭牌、安排礼仪人员、统一服装等；

2、负责布置会场：预订会议室、准备投影仪、产品资料、笔记本、笔、水、饮料、水果、香烟、茶等；

（四）、研发部

负责陪同解答客户交流和参观工厂过程中的技术问题。

（五）、供应链

根据客户不同需求，协调安排生产现场、质量管控、采购等部门人员陪同解答技术问题。

（六）、生产部

根据客户需求，做好车间现场管控，整理等，以标准的5S管理来展示车间形象。

四、客户接待工作流程

（一）、销售人员根据客户拜访的计划行程、人员、要求等信息，至少提前一天填写《客户接待申请表》提交部门经理及客户工程部。

（二）、客户工程部根据《客户接待申请表》协调各部门准备客户接待的相关工作，并制定详细的住宿、餐饮、车辆、访问等行程安排，形成《客户接待执行表》，邮件形式反馈至市场部。

（三）、市场部销售人员及部门领导对客户工程部反馈的《客户接待执行表》进行部门沟通评审，确认计划的可执行性与必要性，并将评审结果通知客户工程部执行。

（四）、上述接待准备计划工作必须在 24 小时内完成，如市场部门对时间有特殊需求须知会客户工程部门加急处理。

（六）、客户工程部必须针对每次客户访问指定接待专员协同市场人员进行客户接待工作，接待专员必须在客户拜访前一天与各相关部门确认各项准备工作完成。

（七）、接待工作结束前后，由销售部门接待人员礼貌邀请客户合影留念，由接待专员负责影像录制。

（八）、接待专员需配合市场人员在客户拜访后 2 天内进行接待总结，将参观结果、会谈成果、客户意见、投诉信息进行反馈给部门经理、营销总监，重要客户的接待总结需抄送 总经理。

（九）、接待人员对来访客人要做到热情周到、有礼有节。既要不卑不亢、热情大方，又要尊重双方的礼节习俗。

（十）、按公司规定不可外传的重要文件和资料不得让来客带走。介绍情况或回答问题，既要实事求是、简明扼要，又要做好保密工作。如遇异常情况，应及时向公司领导汇报。

五、客户接待流程图

接待申请——拟定接待计划——部门审核反馈——确定接待事项—

—机场（车站）接站——会议商务交流——参观（样品室、车间、实验室）——领导合作会谈——餐饮安排——住宿安排——活动安排——机场（车站）送客——回访总结

六、相关表单

（一）《客户接待申请表》

（二）《客户接待执行表》

客户接待管理流程 第2篇

一、如有客户在看展示扳时，应主动上前礼貌的与客户打招呼，并邀请其店坐下详谈。

二、当有客户进来时应立即起身向客户问好。如：您好，请坐下慢慢看等。

三、当客户表明其意向后，应拿出详细的资料给客户看，并加以介绍、说明。

四、如是意向性很大的客户应请其在沙发上就坐并亲自送上茶水。

五、如客户对某一条信息或其中几条信息有意向时，我们可以有针对性的

介绍相关的情况。最好是推荐一种最适合客户实际需求的房源有的放 矢的做详实的讲解，并诱导客户是否马上看房或约定其它时间看房。

六、当客户对我们现有的资料、信息不是很满意时，应询问客户的具体要

求并记录下来，写入相应的客户档案。

七、主动将自己的名片在恰当的时机双手递给客户的同时，婉转的也请客

户留下他本人的联系方式，以便于以后的跟踪服务。一旦有其合适的 房源或信息时就可及时电话通知客户，并邀请其最好能亲自到本公司 面谈。

八、如客户不愿留下其联系方式时，不得勉强客户，一定要将自己的名片

递给对方，或口头另约时间，或热情邀请对方有空的时候再来看看。

九、如客户提供房源，应记下房屋的详实情况并及时登记，建立相应的客

户档案。

十、客户离开时，应起身相送。

试论流程管理在接待工作中的应用 第3篇

接待工作事无巨细, 涉及到方方面面, 仅以会议会务工作为例, 有的大型会议涉及会议代表动辄百人, 个别甚至上千人, 工作人员必须要做到:确保大会座位安排到位, 会议日程通知到位, 车辆安排准点到位, 餐饮座位排序到位等等。由此可见, 接待工作是一项长线任务, 要全局谋划、通盘安排、细致考虑、精准到位, 要抓好工作全过程, 保证业务连续性, 确保会议安全、连贯、顺利召开。

接待工作虽是一项大型的系统工程, 由各种杂乱琐事组成, 由一个团队去完成, 但还是有章可循的, 流程管控是做好接待工作的一个很好着力点, 是预防人员调整、流失和规范接待管理体系的抓手。

流程是多个人员、多个活动有序的组合, 是多年工作的积累, 是企业价值的体现。流程可以把个人的优秀变成多人的优秀, 甚至是向组织能力的转变。一些不规范的企业, 寻找个别能人异士, 一旦能人走了, 或者企业做大了, 整体工作就会受到影响。优秀企业靠的是流程、靠的是制度, 只要流程在, 只要有规范, 核心竞争力就不会消失。流程魅力在于把一个人的优秀变成100个, 甚至10000个人的优秀, 最终形成的结果是:一个人可以用30天时间, 掌握别人几十年摸索出来的规律, 形成公司的永久财富。一个人经验, 大众受用, 一时制定, 永久受益。

那么如何科学制定会议接待流程呢?笔者认为接待流程管控, 就是“傻瓜式”管理, 记录下接待过程中常规的、重复做的事情, 并加以分析、研究, 形成一种规律, 通过改进完善, 最终固定下来, 让所有人都能很好使用这台“傻瓜照相机”。重点把握好以下几点:

一、应用WBS (工作分解结构) 管理方法, 科学制定接待流程

把一个接待工作, 按一定的时间原则分解成任务, 再把任务分解成一项项工作, 再把一项项工作分配到每个人, 直到分解不下去为止。重点明确会务接待中会前、会中、会后等涵盖哪些项目, 项目又有哪些小项目, 逐一进行任务分解。例如会前要了解来宾情况 (单位、姓名、职务等) , 具体要求及日程安排。要了解我方领导要求, 包括礼宾规格、操作重点。按照身份对等及对口接待原则, 确定陪同领导及接待人员。

总之, 制作详细的接待流程, 要达到无论何人、何时、何地操作流程, 接待无差异。做到新员工看流程模板, 按流程进行, 就很容易达到标准化、职业化。

二、准确把握接待中重点要素、易忽略环节

通过流程督办单, 逐条检查落实每项重点要素。例如:航展开幕仪式首先要重点关注天气, 是否准备遮阳、雨具等。会前要注意参会人员航班是否准点等;落实主席台人员临时变动, 就座顺序安排、领导人员讲话稿摆放;音响话筒效果等。会中考虑交通状况, 落实车辆安排等;会后落实纪要及议定事项督办等。

三、做好人员分工, 实现从“靠领导推动”向“靠流程引导”转变

在大型活动的时候, 办公室人员就变得十分紧张, 这时可以发动群众力量, 建立一支召之即来、素质过硬的志愿者队伍, 实行一对一服务, 落实每位嘉宾活动安排, 这样接待不仅体贴入微、细致周到, 而且节约成本。同时充分利用现代通讯手段和微信平台及时做好志愿者内部沟通, 确保沟通顺畅、衍接到位。

四、认真分析费用细支, 节约成本

一年下来接待领导和客户有时会达到上千人, 一年成本下来动辄上百万, 但是不知具体开支。通过详细登记每笔开支, 积累原始数据, 年终掰开揉碎每笔费用, 分析必要性, 从源头上采取降低公司费用措施。

五、认真梳理客户类型, 做好分级分类管理

每次接待结束后, 建立优质客户接待档案信息, 详细记录客人来访时间、行程安排、陪同领导、就餐地点及礼品等, 这些信息将为下次接待安排积累原始数据。现在进入大数据时代, 数据决定市场资源, 原始信息是接待工作宝贵历史财富。第二次客户来访, 办公室可以根据上次接待经验, 准确掌握客户喜好, 做好接待方案, 让客人充分感受公司浓浓厚意。

六、加强流程化意识的培养, 持续创新优化流程

当接待出现问题时, 首先要从流程上寻找原因, 通过流程破解难题。每次接待结束后, 必须“回头看”, 总结改善流程中存在问题, 然后再实践总结, 再寻找问题……。通过一次一次的持续优化, 最终确保流程符合“可执行、可操作、可检查”的要求。

当前中央提出八项规定, 开展党的群众路线教育实践活动, 明确提出反对形式主义。因此接待工作也不能固定思维模式, 必须提高服务意识、转变服务观念, 将接待工作从重形式向重内容转变, 要在“实”、“诚”、“精”、“细”上下功夫, 用好手中的权力和关系资源, 以客户满意为标准, 换位思维, 提供精细化服务。

参考文献

流程管理如何做到以客户为中心 第4篇

“如果你播种思想，你将形成行动；如果你播种行动，你将形成习惯；

如果你播种习惯，你将形成性格；

如果你播种性格，你将形成命运。”

它是说当我们基于某种目的，有了一种客观可行的想法时，应当将之落实到具体的行动，一旦形成了某种性格，就决定了你所遇见的任何问题都会以自己习惯的方式来处理，而不是其它性格的人所采取的其它习惯方式，结果自然也就不同。

销售工作又何尝不是如此?销售管理，重在过程，很多成功的企业就是在业务运行过程中很多看起来很不起眼的小事上做的比竞争对手好，积累成了自身的竞争优势。提高销售业务运行效率的关键在于整个销售系统行为的一致性，这种一致性来自于对销售计划执行过程的全面精细化管理。

案例分析：

有一家专门生产工业设备的制造商，他的一个客户为了满足自身的特殊需要，在递交订单时经常附上对产品的特殊修改要求。当企业收到这些订单后做出了相应的反应，令人啼笑皆非：

客户的订单首先转到了一位客户服务代表（CSR）的手里，他立即传达给产品设计师，而产品设计师对客户的修改意见常常持抵制的态度，他认为没有必要花费自己的宝贵时间修改早已定形的设计。因为他的工作职责就是开发和设计新产品，并从中获取工作回报。按照客户的要求修改产品早已超出他的职责范围。另外，他凭什么听那个售后服务代表指挥？于是，对峙出现了，一个认为应该执行客户的要求，一个心里一百个不愿意。

经过一番争论和扯皮，结果还算不错，那位售后服务代表到底说服这位工程师，对产品进行了修改。但是，同样的争执还会发生在工艺工程师身上（因为他也不想修改他的产品生产系统）。还有生产工序员，他也不同意（他不想因此打乱早已制定好的生产程序安排）。

可以说，几乎所有与产品有关的人员都会因为客户的“一纸请求”而“牵连”其中。糟糕的是，除了售后服务代表之外（他的职责就是最大限度地倾听并反馈客户的需求），其他人员都会在不同程度上抵制客户的要求，最终导致根本无法按照客户的要求完成订单。

每当这家企业收到附有特殊要求的订单，都会像是在平静的水面投入了石子，惹得原本太平的企业产生一场不小的波动。由于每位客户的要求都需要以不同方式进行处理，每一次处理的结果都不可预料。每份订单的要求都会引发企业内部剧烈的震荡，从而消耗掉大量的生产资源。

这家企业对此做过计算，满足这样一份订单需要一个多月的时间，但是真正按客户要求完成产品的修改只需不到三天的时间。那么其余的时间干什么用了呢？答案很简单，都花在无休无止的争吵和扯皮上了。

事实上在很多企业里都存在着类似的问题。一方面，企业强调要以客户为中心，通过不断满足客户的需求来提高企业的竞争力；另一方面，企业的内部又延续着旧有的管理模式和考核系统，各部门依旧各自为政，不管你客户天大的事情，程序走到我这个部门就得按我的规矩办。给客户和员工的感觉，就是企业说的跟做的是两回事。

细加思考，为什么会造成这样的结果？让我们从头来看，当公司目标和市场计划制定出来后，通常领导会把目标分解到各个部门，大家分头完成；接下来的是各部门完成自己的任务，部门领导和公司领导进行阶段性的检查，解决问题和矛盾。

需要把工作分解，进行专业化分工，并把工作任务落实到明确的部门和个人头上，这没有任何问题。但是不是做完这部分工作，领导的任务就结束了呢？显然不是。还需要领导和各部门的负责人在一起确定各项关键工作的各部门的配合机制，包括主导部门、关键内容、响应时间、评价标准等，就是我们说的销售业务运作过程的精细化管理。只有这些内容确定了，类似于“实现客户满意”这样的目标才不会是一句空话。此外，还需要领导对业务运作过程的执行情况不断跟进和调整，即“持续改进”，使其真正运转顺畅和满足市场需要。

打造即时响应客户需求的内部平台

对销售业务运作过程的精细化管理意味着要从如何完成顾客定单、如何开发出新产品或者如何实施营销计划的角度考虑问题，而不再局限于各职能部门分工的界限，甚至有的时候需要人为地打破职能部门之间的界限。销售管理的每一项工作，从战略制定到具体任务的执行，都需要企业的各个部门、各位员工去落实。这就涉及到了部门与部门的配合、人与人的合作、以及员工的个人能力和态度是否足够完成任务。这三者之间又相互配合，相辅相成。单靠几个能人，在企业的创业阶段和发展阶段初期还足够应付，但随着企业规模的扩大，员工数量的增加，企业内部的分工势必要越来越清晰，对各种规章、制度的完善也会提出更高的要求。

1、计划是关键的第一步。应当把目标分解为具体的定量及定性的目标，并辅以可行的行动方案明确到各部门的具体人员身上予以实现。确保相关的定量、定性指标及实施计划内容明确并切实可行；通过讨论和培训，确保各部门人员清楚业务经营及营销战略，并要求他们参与具体营销目标和计划的制定，确保他们明确自身的职责和目标。

2、要将计划正确转化为整个销售系统一致的行动，必须通过规范化的形式来完善营销管理体系，从组织结构、业务流程、管理制度等等各方面进行系统而规范的规划，为执行人员按照营销计划的要求展开行动时形成强有力的支撑和保障。

①合理的组织结构是销售管理精细化的平台。

计划是运营体系运转的依据和源泉，而确保销售计划得以正确执行就必须依靠组织体系的力量。一个完善的销售组织体系，能够通过对关键销售业务的提炼，准确定位其核心职能，构建起整个部门和职位体系，从而形成良好的管理平台推动计划有效执行。缺乏良好的销售组织体系，是运营系统效率低下的一个关键原因。不少管理者对于组织体系给销售业务的运行带来的影响缺乏足够认识，过于孤立地看待销售业务，忽视了提高销售业绩所需要的内部环境和管理保障。

②明晰的业务流程是销售管理精细化的关键。

要想达到理想结果，必须对业务运作过程进行严密监控。销售系统应根据整体销售计划和关键业务的要求，制定出系统的关键管理制度，通过严格的规范来明确业务运作过程中的工作标准，并对工作结果进行有效评估，从而保障销售计划和关键业务的正确执行。但是，很多企业的绩效指标缺乏明确的指向性，与整体销售计划关联度不高，没有反映出关键业务的要求，在实际执行过程中难以推动。事实上，计划执行的过程管理不能事无巨细，一定要围绕关键业务来展开。

国内大量企业在运作过程中，多是依靠一级一级领导的推动来完成工作的：一项工作如果没有领导过问，就没有人处理，也没有人承担责任；一项工作只能在两个部门领导之间“同级别”进行。这种现象产生了众多“企业病”：内部运作效率低下；影响领导者对重要工作的关注和思考；营销人员能力缺乏锻炼，滋生依赖思想；各部门间缺乏顺畅沟通，营销计划难以执行到位。要改变这种现象，企业就必须从“靠领导推动”转向“靠流程推动”，简化工作决策的环节。

③奖惩适度的绩效考核是销售管理精细化的动力。

管理者往往寄希望于通过培训来提高销售人员的销售能力，殊不知在一个缺乏公平体现贡献价值的环境中，销售人员对于公司要求他们不断上进的做法是无法有效接受的。事实上，这些管理者忽略了真正的动力来源——绩效考核。这套体系若没有建立起来，销售系统的运行效率不会自动提高。

客户接待流程312 第5篇

为了加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，特制定此项标准：

1、当接到客户来访信息时，各销售经理需将来访客户的信息落实清楚（包括客户来访的具体计划日程、来访目的、人员数量等）。

2、各地区销售经理判定来访客户的重要等级，并提出接待要求，以邮件或传真的方式上报销售部。

3、销售部相关人员需再次和客户确认到访信息，必要时和销售经理沟通核对。

4、负责接待人员详细填写《来访客户登记表》，并及时交上级领导审核。

5、经销售总监最终审核《来访客户登记表》后，由负责接待人员按要求，做好接待的准备工作，包括：

a.及时向市场部和行政部转报来访客户迎接横幅及水牌制做；演示厅会场安排要求（水牌和横幅根据客户重要程度具体制作）；

b.向市场部递交来访客户讲解内容要求及来访客户确切的单位名称、人数和职位，沟通安排演示或培训事宜（包括按排打出来访欢迎字幕）。

c.主动电话邀请出席接见的各部门领导及技术人员，保证出席人员的正常到场。d.需要公司派车的提前填写用车申请。e.到财务借款及领用礼品和烟酒。

f.需要安排住宿的，提前订好酒店，预订好用餐地点后第一时间内告知陪同领导，并安排用餐当天领导的用车。

6、接待负责人安排好相关准备工作后，将审核完毕的《来访客户登记表》交销售主管进行督促跟进，并详细告知销售主管各项准备工作的进展情况及需协助事项。

7、在客户即将到公司之前，至少需提前一个小时电话确认客户抵场地时间和迎接地点，并告知司机队负责人准备车辆提前十五分钟在指定地点接客户上车。

8、陪同客户在公司的各项活动安排。

9、如客户需要订返程机（车）票的，均需由接待人员负责预订。

10、送别客户后，需尽快将票据报帐核销借款，并向礼品管理人员退还未用完的烟酒进行销帐处理。

11、进行信息汇总和费用统计，并对《客户来访接待登记表》内容进行补充后归档。

12、将接待客户过程中收集到的信息，以及接待客户所发生的各类费用报至各销售经理。

13、各销售经理对信息进行筛选和跟进，并安排销售人员定期回访。接待注意事项：

1、如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时，需提前通知相关人员；

2、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时，需公司领导出席；

3、接待人员在接客户来公司时，出发前应电话告知相关领导，提前做好接待准备。

4、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去演示厅了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调或解决。

5、客户临走时，接待人员需提前十分钟通知司机把车开到公司门口待命，不可出现客户等车的现象。

国外客户接待流程 第6篇

为了完善国际部外事活动的程序，提高对外接待的水平和效率，降低部门及个人的成本费用，特制订以下流程。

一、接待上报

1.国际销售业务员在跟客户确定来访后，需要提前一周上报给部门主管。内容包括来访客户公司名称，国家或地区，来访时间，预估来访目的，公司情况简介，来访客户人数、姓名、职务等（把这些做成一个WORD即可）；并附上日程表或培训表（时间，内容，培训人或陪同人员都要写清楚）。若没有此2项内容，部门主管将不给予批准。

2.部门主管批准后，由部门主管统一协调需要陪同接待的人员。3.若是部门主管的客户来访，也需向本部门内相关人员发送培训表，以便让相关人员提前做好准备。

二、接待申请

1.部门主管批准业务员的客户来访计划后，该业务员须填报公司的用车计划单，客户到公司考察审批单，费用申请单，经部门主管和营销总监签字后，一并送到行政办和总监审批。2.部门主管批准上报后，业务员向副总裁（杨总）或技术总监或总工办申请培训需配合的技术人员。

三、接待前准备

1.业务员全权负责给客户预定宾馆，预定餐厅。客户的住宿费用

由客户自行解决，餐饮标准根据客户的级别参照公司标准执行。2.车辆使用：市内接送客户用公司的轿车、商务车或的士。原则上使用轿车或商务车接送客户往返洛阳机场，酒店和公司，市内一般打的士。客户往返郑州机场和公司的，请业务员详细告知客户自己乘坐大巴到市内，公司派车到市内接送客户。

四、接待原则

1.国外商人讲究谈判对等的原则，根据来访客户的人数，国际部不要每次所有人都去接待，尤其是在商务谈判时，董事长、部长、副部长（看对方人数定）、业务员出席即可。

2.请客费用要控制。中午吃快餐，晚上可以请客户去餐厅。第一天和最后一天或有董事长参加的晚宴可以丰盛。

3.娱乐费用。客户如果想在晚餐后有娱乐活动，一般情况下自费。培训后，出外旅游尽量避免。旅游费用由客户自费，特殊情况上报审批。

4.接待结束后，要提交一个简单的汇报。主要阐明来访效果、总结和经验。

TCK营销中心国际贸易部

2010年1月16日

营销总经理：

总监： 董事长：

接待客户流程和礼仪 第7篇

客户接待流程

客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们进行商务洽谈、客户沟通的有效载体。一次优质的客户接待活动既能充分展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技能、组织能力及协调能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的综合实力，更能促进双方合作的顺利进行，促进项目洽谈的顺利展开，同时，还能促使新合作项目的生成，将双方的合作提高到战略伙伴合作的层面。因此，一次考虑全面、服务周到的客户接待活动对于企业的销售工作推进起着举足轻重的作用。

一、客户来访的一般目的:

在我们业务人员和客户进行邮件沟通的过程中，客户很可能提到要来公司访问，同时，我司业务人员也会在适当的时候邀请客户来我司考察访问，以加深双方的沟通和了解，促进双方合作的进行。

二、客户来访之前的准备工作

一旦确认客户来访，我们的业务人员必须认真、细致地做好相关准备工作，针对客户来访目的，我们必须根据公司相关流程和制度，针对性地做好安排：

1、了解客户

对于老客户来访，我们不需要对客户进行深层次的了解。但对于新客户来访，我们必须慎重，必须详细了解清楚客户的实际状况和来访的真正用意。如果发现客户公司实体并不存在或者是和我司的产品相似的企业，我们必须谨慎对待客户来访。因此，客户调查是非常重要的，业务人员必须通过网站查询、客户沟通等方式进行。

2、邀请函及相关来访入境手续

在客户确定来访后，业务人员必须和客户详细沟通，了解客户是否需要我司制作来访邀请函，以便客户顺利办理VISA卡。有的国家还需要我们协助提供相关其它证明材料如：我国政府部门需要审核对方的资信情况身份情况等材料，那么我们的业务人员应该在客户确定来访前协助办理，以便客户顺利入境。

3、客户的行程安排

在确认客户来访后，业务人员应充分了解客户此次来访的行程安排，客户通常情况下不会只是因为拜访我们公司而进入中国。一般是同时考察几个供应商，或者是展会结束来访，因此，业务人员应该事先和客户沟通确认好。

4、航班、用车、酒店、住宿等信息确认

客户确认来访并已经办好VISA卡后，通常会告诉业务人员准确的航班信息，这时，我们的业务人员应主动联系客户，尽量让客户直飞济南。

航班信息确认完毕后，要同时询问客户是否需要我司代为预定酒店，以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客人自行支付，但我们的业务人员应主动询问并协助客户预定酒店。预定酒店时应该根据客户的级别来确定酒店的档次（金马大厦、玉泉森信大酒店、山东大厦等），客户来访前应该通过EMAIL或其它适当方式告知我司预订酒店的档次、价位、软硬件设施情况等信息，以方便客户确认。预定酒店时应提前了解客户的饮食习惯和禁忌，并把相关情况及时反映给酒店。预定酒店时，应尽量缩短酒店预订的时间，不让客户久等，应避免客户禁忌的房间号。

客户来访前，还应该告知客户来济南时的天气状况，并提醒客户来访时应该注意的地方，比如是否增减衣物、需要带哪些物品等；最好在客户来访前给客户点有一份电子版的中国地图，地图中标注出从北京、上海、广州等大城市到达济南的路线以及航班信息；提前安排好客户的行程计划、拟定客户行程时间表并EMAIL给客户进行确认，确认无误后客户来访时就按这个行程执行即可；确定客户是否有参观工厂的意向，如有应及时与工厂相关人员联系，预约参观时间；告知客户济南及周边的旅游景点、名胜古迹和济南市区大型购物中心的详细情况，并EMAIL给客户，确认客户是否-1-

有旅游、购物计划；让客户消除语言沟通方面的顾虑，告知客户我司由各个语种的人员，可以为客户做全程陪护和翻译，让客户放心前行。

客户来访前一天，部门负责人应该召集本部门成员召开接待预备会议，讨论接待和同客户洽谈时应该注意的事项和问题、拟定接待计划表和安排客户行程，本部门应做好充分的准备和分工，确定主接待人员、次接待人员、业务洽谈人和后勤服务人员、摄影（拍照）人员、会谈纪要撰稿人等。如果需要其他部门人员的参与与配合，应与总经理及时沟通、协调以便总经理做好相应的工作安排。

5、参与接待人员对接

根据前期的沟通，业务人员应该基本上能够了解客户此次来访需要洽谈的主要内容，为此，业务人员应提前与相关领导做好沟通。同时，应提前将客户来访信息汇报给部门经理，以便准确把握客户意图，保证洽谈进程顺利进行，并对相关可能出现的问题加以分析和判断。更为重要的是客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理，以确定参与谈判的人员。

6、资料准备

客户来访前，业务人员应事先认真整理好和该客户沟通过的相关资料，如：洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况等等。以及与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价及其他重要资料。有关产品的技术参数、使用说明等应事先确保无误。更重要的是，在谈判前，业务人员应对拟洽谈合作的产品情况进行充分了解，以便谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问。

7、会谈必备用品准备

客户来访的前一天，业务人员必须事先告知办公室人员来访人数、需要准备的矿泉水、咖啡、样本、水果、纸杯、便签纸、笔等需求数量，客户需要的相关产品的模型和图片，会议室使用时间，是否需要国旗、礼品、横幅/欢迎牌及其它要求，以便办公室做好会议准备工作。办公室人员必须在客户进入会议室前10分钟必须把会议室空调打开，并将所有准备资料和用品准备到位。为客户准备好笔记本、笔等用品，以方便客户在洽谈时记录、使用。

8、备用金准备

为保证客户来访期间的资金使用充足，业务人员应根据来访客户数量、到达时间等信息事先按照相关手续从财务部预借部分备用金，以便招待客户途中简餐或其它特殊用款。

9、就餐准备

客户来访之前应根据客户在我司考察的时间情况合理安排就餐，如果客户当日返回，中午应该宴请客户。如果客户次日或隔日离开，午餐应从简，由业务员本人陪同客户外出就餐，晚餐则应有部门经理或总经理、公司其他领导参与宴请客户，宴请酒店地点应事先确定。宴请时应特别注意客户的饮食禁忌和习俗以及饮食礼仪。

三、会谈流程

会谈时需要注意以下几点：

1、客户落座及所有参与接待人员坐定后，主接待业务员（该客户对应的业务人员，同时也是会议的主持人）应起身先做自我介绍，然后按照职级依次向客户介绍我司参与接待人员，介绍完毕后再用中文依次向我司领导介绍客户方代表，如果客户方只有1人，就不需要介绍了。

2、人员情况介绍完毕后，主接待业务员应介绍并说明整个会谈的主题。在主接待业务员介绍和讲解期间，配合接待的业务员（次接待业务员）应随时做好翻译协助，以便我公司相关人员能够理解。

3、对于公司介绍，如果没有录像资料介绍，由主接待业务员统一按照已经审核确认的PPT资料向客户演示并讲解；讲解过程中要认真听取客户随时提出的疑问并给予正确解答。没有把握的应请相关在场领导给予解答，并同时做好翻译协助。

4、新来访客户通常在主接待业务员介绍完毕后会介绍该公司的相关情况，主接待业务员应做好对应翻译工作。

5、业务洽谈，在会议室进行。

6、会谈全部进程之中，次接待业务员应随时做好会议洽谈全部内容的详细记录和整理工作，会谈结束后，次接待业务员应立即做好会谈纪要。

7、客户接待的全过程中间，次接待人员应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作，如有必要，可以同时进行现场图片的拍摄及录像工作。

8、如果客户在会谈中需要上网，应该提前为客户准备一台可供上网的电脑。

四、会谈后续工作

1、会谈结束后，相关人员应清理好会议室并将相关资料设备交还给相关部门。本部门成员应及时做好总结工作，哪些协议还没达成一致意见，哪些问题还有待解决等，以便采取相应的解决方案。

2、主接待业务员应陪同客户共进午餐或晚餐。

3、主接待业务员应随时保持和办公室人员的沟通，以保证用车的顺利，决不可因我司人员疏忽导致客户久等或不能正常用车。并及时安排将客户送至相应的火车站或机场。

4、客户离济后，会谈撰稿人应该于次日把会谈纪要和会谈总结整理好并报送转交给总经理。

五、访问后期工作

接待人员按送来访人员走的航班号，估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等方面的意见。

六、在整个接待过程中还应注意的问题

在送机过程中，可以赠送客户一些纪念品和客户来访期间拍摄的照片、录像，这些工作应及时、周到、全面，这样做会大大提升我司的企业形象，获得客户对公司综合实力的认可和赞誉，增加客户的回头率。

客户接待主要流程：接待申请-----确定接待级别-----联系接待单位-----安排接待人员-----机场接车-----安排住宿-----领导接见-----业务洽谈-----餐饮安排-----工厂参观-----领导会谈------机场送车。（可以做成示意图）

客户接待礼仪

1、客户来访前，应充分了解客户的国籍、文化、宗教信仰、风土人情、风俗习惯、饮食禁忌等，避免在接待过程中出现让客户尴尬的情况。

2、了解客户来访人数、客户乘坐航班信息、飞机到达的时间。

3、事先跟客户沟通好，根据客户需求预定好酒店。如有必要，可以在客户房间内的适当位置放一束鲜花，并附带一张卡片，用客户所在国家的语言写上几句欢迎词，如“欢迎您来到中国”、“祝您愉快”等，这样会让客户倍感温馨和亲切。

4、制定好客户行程时间表，提前安排好客户的行程，确认客户是否有参观工厂的计划。如果客户有参观工厂的打算，业务人员应提前和工厂取得联系，并与工厂预约好参观时间和其它事宜，这样做的好处是避免接待时手忙脚乱。

5、预先整理好客户关心的问题，避免在业务洽谈过程中不知所措或答非所问，给客户留下不好的印象。

6、按照客户到达时间，提前到飞机场接站口等待客户，不要让客户等待接待人员。接站人员应把车停放在离接站口最近的位置，并准备好接机牌。

7、客户下飞机后，应主动上前迎接，可以给客户送上一束鲜花，以示公司对客户的欢迎和尊重，主动给客户提行李，引领客户出站。

8、乘车时，应提前主动给客户打开最尊贵位置的车门，让客户入座。在车上，应主动与客户聊天，说一些关心的话，话题应比较轻松。如果看到客户比较疲劳就应避免与客户交谈，好让客户得到充分的休息。

9、接待人员应按具体时间安排客户是否直接入住酒店或者回公司。如果客户到达济南市已经过了上下班时间，接待人员应该帮其办理酒店入住手续，主动引领客户到房间，此外，还应为客户留下接待人员和公司的联系方式，以方便客户联系。

10、在接机过程中，如遇到意外情况，比如客户飞机晚点、途中遇到交通意外等，接待人员应及时向公司反应、报告，以使公司领导作出应对措施。

11、客户到达公司后，接待人员应积极引导客户进入会议室，办公室人员应提前布置好会议室，提前把会议室空调打开，准备好饮品、水果、小点心以及业务洽谈时所能用到的资料（价格表、报价单、产品宣传彩页等）。

12、与客户交换名片时身体要前倾，双手交接，仔细阅读名片上的内容，并放入名片夹中或上衣口袋内。

13、与客户洽谈时，要热情礼貌，面带微笑，目视客户，点头示意。对于客户的提问，要热情回答，回答时避免出现“不知道”、“不明白”、“不清楚”之类的话语。

14、业务洽谈完毕后，办公室人员应及时整理并打扫会议室，所用资料物归原位。

15、接待人员应根据具体时间安排是否用餐或者参观工厂。

16、与客户共进早（中、晚）餐时，切记用餐礼仪。用餐时应主动与客户交谈，不让客户感觉自己受到冷落或照顾不周。

17、陪同客户参观工厂时，要热情、主动介绍工厂情况和产品情况。

18、如有必要提前给客户预定好机票，客户参观完工厂、各项活动结束要离开时，给客户办理退房手续，应安排专车送客户到机场，客户登机前可送给客户礼物留作纪念。

客户接待管理流程 第8篇

一、客户知识的四个维度

在一个理想的组织中, 客户知识应包括4个维度。实际上, 企业由于所处生命周期阶段的不同及有限资源的约束, 通常仅仅关注企业自身认为比较重要的1~2个维度, 而进行相应的客户知识管理。但是, 必须承认, 这个4个维度中的每一维度对企业的组织战略和运作都十分重要, 企业必须以最有效的方式理解并进行客户每个维度的管理。4个维度分别是: (1) 关于客户的知识。该类客户知识是CRM系统和数据挖掘重点关注的领域, 它不仅包括客户的基本数据 (如姓名、联系电话等) , 还包括客户与企业的交易记录、使用产品和服务的记录、客户的个人爱好 (如语言、沟通方式) 等。这类知识是企业进行客户分析的重要基础, 它能帮助企业准确地分析和定位客户资源, 了解客户需求, 并据此为客户制定相应的个性化或一对一营销策略。 (2) 用于客户的知识。客户知识的第二个维度指的是企业提供给客户的任何知识。传统意义上, 它包括产品、服务、供应商、市场等信息、专家意见及由营销部门或R&D部门提供的建议等。这类知识由企业传递给客户, 帮助客户更好地理解企业的产品和服务, 从而使客户的需求与企业的产品有效地匹配。如何使这类知识既能被普遍的客户所接受, 又能有针对性地为每个客户提供相应的知识, 即实现广泛性与精确性之间的平衡, 是管理这类知识的重点。 (3) 来自于客户的知识。企业应把客户作为学习的机会。客户与企业的交往经历、他们对企业的实际感知, 都是企业最重要的战略资源, 然而却经常被企业忽略。理解客户的反馈知识有助于企业持续提升产品和服务质量、更好地分割市场、建立成功的商业战略, 并进行产品和服务的创新。企业应该持续地、不间断地调查客户与企业互动的客户体验, 这既包括愉悦的客户体验, 也包括沮丧的客户体验。研究表明, 如果企业经常真诚地倾听它们的客户的意见, 并认真地采纳他们的建议, 客户会表现得十分活跃和忠诚。 (4) 共同创造的知识。客户知识的最后一个维度是企业与客户共同创造的知识, 先前的研究文献对此很少关注。有关企业创新实践的研究表明:在上游企业实现商业化的新知识和创新中, 许多都是由用户和客户创造的。然而, 很少企业能把客户当成知识创造的合作伙伴。该维度的客户知识主要来自于关系双方的合作, 通过这一过程, 企业可以把客户从被动的产品与服务的接受者中解脱出来, 并使其成为企业合作共同创造知识的伙伴, 其理想目标是实现知识的创新。比较著名的案例是微软公司和网景公司, 为了向客户学习, 推出免费的贝塔 (β) 版产品, 在用户社区中测试和评价这些产品。通过这个方式, 它们成功征募了大量的主动测试者, 进而获取了很多宝贵的客户反馈信息。当前, 很多企业认识到为了新产品和服务的开发, 与客户进行沟通, 倾听客户建议的重要性, 但是, 它们却采取了错误的方法。它们只是简单地询问客户需要什么, 而不是挖掘客户的真正需求。因此, 对于企业来说, 采取适当的技术和方法洞悉客户的真正意图和关注的关键价值要素十分重要。

二、客户知识管理的流程

美国学者罗伯特.韦兰率先提出客户知识管理这一概念。他认为客户知识管理必须在一个封闭的环境中紧密合作, 这个封闭的环境指的是集中精力获取目标客户正确的知识, 并且将这些客户知识以最好的方式应用, 以使客户关系价值最大化。其流程是: (1) 计划。是指确立客户知识管理的目标, 并制定短期或长期计划。 (2) 聚焦。是指在合适的层面和深度上建立知识, 即客户知识的定位, 根据企业的行业性质、知识的需求、客户的购买特征及获取客户知识的成本收益等因素, 来确定企业应该收集的客户知识的宽度和深度, 并锁定目标客户。 (3) 引申。是指通过对话、观察、预测等方式来挖掘出企业营销管理所需的各项客户知识。 (4) 编辑。是指对挖掘到的客户知识进行整合、分析, 归纳出更深层次的联系、规律和经验, 寻找有利的营销机会。 (5) 分享。是指客户知识在企业内部员工之间交流, 促进隐性客户知识与显性客户知识、组织知识和个体知识之间的转化。 (6) 应用。是指组织成员运用客户知识来指导其营销管理活动实践, 以期发挥客户知识的增值效益。通过客户知识的运用实施, 可以了解前面步骤中的不妥与偏差, 发现新的客户知识, 从而对下轮的客户知识管理提供指导意见, 调整客户知识管理的起点。

三、客户知识的获取

1.关于客户的知识的获取。这类知识是在CRM中研究最多和应用最广泛的一类知识。这类客户知识主要来自于交易中的结构化数据, 通过POS系统的客户数据、客户交易记录, 客户数据库, 这些数据在日常的交易中都已经有存储, 它们成为获取客户知识的数据源。而要成为对企业决策有帮助的关于客户的知识, 还必须运用现代的信息技术, 首先通过运用ETL (数据抽取、转换和加载) 工具, 它具备从多个客户数据源提取数据、清洗数据、数据集成的能力, 具备对大量客户数据高效存储与维护的能力, 通过对客户数据的管理, 使得从不同渠道得来的数据有统一的格式, 并且去除冗余的、错误的数据, 存储在数据仓库中, 最后通过数据分析处理和数据挖掘技术对其进行知识的挖掘和发现, 最终形成可用于决策的关于客户的知识。

2.客户需要的知识和来自于客户的知识的获取。客户需要的知识和来自于客户的知识虽然是客户知识的两种类型, 但是两者之间有十分紧密的联系, 都是在企业与客户的交互过程中产生或不断调整的, 被称为交互客户知识。其基本特征是从客户那里直接获取, 很多是隐性的, 是客户的体验。知识的流向是双向的, 即不单纯企业向客户传递的知识, 也不单纯是客户向企业传递的知识, 而是企业与客户共同创造的知识, 是客户关系价值的基础。根据交互的特点, 给出这两类知识获取的三阶段模型: (1) 客户知识显性化。是指把客户的体验和感受这类隐性的知识, 通过整理、分析、归纳, 披露出来。所以除了向客户提供信息外, 销售人员还可以从客户中获得以下这些知识:关于产品和服务的基本信息、客户偏好, 比如颜色、尺寸、形状、质地、款式等;竞争对手吸引客户的产品和能够吸引他们的属性, 如客户对产品和服务的需求趋势及行业趋势。 (2) 客户知识分类。为了能够帮助客户做决策, 要对客户知识根据不同的方面进行调整和分类。如产品特征、功能属性、维修信息、质量记录等, 通过分类, 可以更好地了解客户需求, 给客户提供个性化的服务及制定一对一营销策略。 (3) 客户知识共识化。这个阶段的目标就是企业提供的知识与客户的真正需求达成一致, 企业和客户通过交互达到共识, 所以, 这个阶段是企业员工和客户之间最频繁的信息交流阶段, 企业可以通过信息和网络技术, 建立企业和客户的多媒体交互系统, 使得企业与客户之间的知识交互过程更主动和迅速。

3.发挥营销人员的作用。在知识获取过程中, 要注意发挥一线营销人员的作用。营销部门作为企业直接与客户接触的最重要部门, 掌握着大量第一手的客户信息, 如何更好地在这些信息中提取客户知识, 并在整个企业中传播和应用好这些客户知识就显得至关重要。营销部门在实施客户知识管理时要完成以下工作: (1) 设兼职知识管理人员, 负责本部门客户知识资产的管理, 建设部门知识库, 促进部门知识的积累和共享。 (2) 鼓励一线营销员工与客户接触时, 收集完整客户信息, 以建立完整的客户档案, 从而帮助企业高效完成客户知识获取过程, 积极从客户的购买行为中找到对企业经营有用的知识。如美国的营销人员在一家超市连锁店调查发现, 啤酒和尿布的销售量之间存在着某种关系, 结果把它们放在一起出卖, 使得两种不同类型的产品的销售额同时得到了增加。 (3) 要定期整理客户对企业产品或服务的意见、建议, 从中找出可以指导企业改进产品或者开发新产品的知识。客户是同企业产品或服务关系最紧密的人, 因此对于产品或服务, 他们才具有最大发言权, 同时他们的思想往往具有很好的创意。 (4) 详细记录营销人员在与客户交往过程中获得的经验和教训, 以利于下一次同客户的交往。

四、客户知识的共享管理

客户知识管理的目的, 不但是要企业内部掌握这些知识, 同时是要利用这些知识与客户建立和保持长期的关系。因此, 客户知识管理中的知识共享问题不但存在于企业内部, 也存在于企业与客户之间。要发挥客户知识的作用, 必须在企业内部进行知识共享, 但客户知识的共享存在着一些障碍, 一个主要原因就是知识代表着个人力量的源泉, 尤其是隐性客户知识, 是组织成员在与客户打交道的过程中获得的经验, 他们认为这是个人价值所在, 不愿意与他人分享;另一方面, 有些员工惧怕被认为是无能、无知, 不愿意接受或使用他人的思想成果。如何实现有效的客户知识共享呢?

1.加工提成有序的知识。通过数字化和知识化将大量无序信息加工提成有序的知识, 为员工提供知识共享的环境, 提高其工作效率和创新能力。如华为公司十分重视技术文挡的书写, 他们认为没有技术文挡的工作是无效的工作。

2.储备企业客户知识。通过储备企业客户知识将个人知识和信息提升为组织知识, 减少员工休假、离职而造成的损失。平时就要提供相应的工具, 来收集、整理与各员工工作紧密相关的各种有价值的信息源, 如报告、项目总结、电子数据表、参考书、说明书等, 这些信息源不仅限于印刷材料, 也包括工具、设备和特殊的应用软件。

3.建立知识与人的有机联系。可通过知识地图将知识和人联系起来, 帮助员工获得知识来源, 尽量避免知识的扭曲。知识地图是一份财产清单, 是一个向导而非知识库, 它能指出拥有知识的人, 并指出记录知识的文件和数据库。知识地图能有效组织企业内部的客户知识和信息, 员工在需要时非常方便地查找到专家, 并与之进行直接交流, 从组织网络获取客户知识。

4.创造知识共享机制, 培养知识共享文化。企业的绩效评价和奖励制度, 应该对知识的共享行为给予充分的肯定;通过创办企业报刊、构建企业内部信息交流平台;通过定期开办讲座或经验交流会等形式, 把员工拥有的客户知识转化成组织财产;采用工作小组、矩阵式组织或精益组织形式来促进组织成员之间的合作和知识的共享。

五、与客户一起进行知识创新

企业应该首先认识到客户作为购买者的同时, 其拥有的知识也是企业的资源。产品的生产和消费过程是一个互动的过程, 只有让客户发挥主动性, 参与到企业的生产管理和价值创新活动中来, 企业才能满足客户深层次的需要。