公文流转系统范文

公文流转系统范文（精选9篇）

公文流转系统 第1篇

公文流转管理系统

公文流转管理系统主要是指通过在政府部门间建立标准的、统一的公文交换和共享机制，将相关应用系统有机地连接在一起，实现上下级政府部门之间、平级政府部门之间快捷、便利的公文流转、交换和管理。公文流转管理系统是基于应用层面信息交换的典型应用之一。

信息交换的需求普遍存在于各地区、各部门电子政务建设过程。基于应用层面信息共享和交换是指通过信息共享互联互通平台，完成数据在不同系统间的格式转换、路由选择、交换监控、任务管理等一系列工作。目前，与公文流转管理系统类似的信息交换典型应用还包括：

应急指挥、政务公开、信用体系建设等。基于应用层面信息共享和交换系统的建立，对于减少文山会海、提高办公效率，促进政务公开和职能转变具有重要作用。

公文流转管理系统不同于一般的公文管理系统或OA系统，其主要功能是实现公文在多个不同应用系统间的流转和管理。由于原有公文系统大量存在于不同政府部门，并已被广泛使用，因此，系统的建设应本着避免重复建设和资源浪费的原则，实现对原有公文系统基本保留前提下的信息共享和交换。

系统实施路线

采用“三横两纵”集成信息共享互联互通平台建设公文流转管理系统，提供与现有公文系统的连接、共享信息的采集、转换、路由、存储、传输等服务。总体采用集中式布局模式。框架结构如下图所示：

公文流转管理系统的技术架构

公文流转管理系统分为中心流转系统、前置机系统和业务应用系统三部分。中心流转系统采用eStarBPMS、eStarESB和eStarSmartAdaptors组合应用模式，同时，安装安全系统、管理和监控系统，实现安全的、可路由的公文流转，并提供多种系统连接和公文格式的转换；前置机系统采用应用适配器系统独立应用模式，提供与不同办公系统的连接，同时，前置机系统可以安装内嵌式数据库，作为中间共享库，以减少对公文系统的压力。业务应用系统建立在中心流转系统之上，实现基于业务流程的应用开发。

基于“三横两纵”信息共享互联互通平台的公文流转管理系统还可通过建立横向和纵向的共享平台体系，支持多个公文流转管理系统的分布式运行。对于公文流转管理系统的基本单元系统，通常采用集中式布局模式，当公文流转范围和规模较大时，则可以采用分布式部署模式搭建大型综合性的公文流转管理系统。

系统特点：

“三横两纵”信息共享互联互通平台和各个公文系统之间采用松耦合的连接方式。即相关公文系统的升级和改变对交换平台和其他公文系统不构成影响。

支持多模式下的传输服务。在发送和接收方式方面，支持“点到点”和“发布/订阅”方式。在传输协议方面，支持多种传输协议以满足不同的网络条件和信息安全的要求。

灵活的路由机制。不但可以根据发文单位、收文单位自动路由，而且还可以根据内容、标题、关键词形成公文的路由。

公文流转系统 第2篇

关键词 公文流转；办公自动化；工作流前言

随着信息技术在我国的普及，各类信息化技术手段在政府企业中不断得到应用，极大地提高了政府企业的办公效率，对行政办公模式的变革产生了深远的影响。日常公文处理在政府机关或者企业的工作中是一项繁杂而重要的工作，在工作中，往往会因为个人文书管理不当，产生文件遗失，过时未批，或者出差在外，无法及时批阅等情况。传统的数据文件是一份份厚重的文件档案及纸制文件，要查询一份历史数据就要到文件的归档部门，再去查询归档的年份，找到归档的档案，即耗时又烦琐。因此，需要开发公文流转系统，让人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，提高工作效率，降低行政成本，实现办公自动化。

办公自动化(OA)是20世纪70年代兴起的基于数据库技术、网络技术、软件工程技术发展起来的一门技术科学。目前，OA已经从最初的汉字输入、文字处理、排版编辑、查询检索等的单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统[1]。

公文流转是OA的核心，也是实现无纸办公的重要标志。政府和企事业单位正在积极采用办公自动化系统提高办公效率。公文流转子系统作为所有OA的公共构件，它利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理，对目前传统公文处理而言，很大程度上提高了公文处理效率和准确性[2]。

本文将从多个方面全面论述目前公文流转的相关技术和国内外研究现状，分析公文流转的优缺点。论文首先介绍公文流转的发展趋势，然后开始介绍公文流转的一些概念和需要用到的相关技术，以及目前国内外的研究现状，最后对未来公文流转的研究提出自己的观点。公文流转的发展趋势

事实上，现在的办公已经不再是简单的文档处理，不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。因此将来的办公自动化系统的核心是知识，实现的基础技术是知识管理。

同样现在以及未来的公文流转系统，也需要在现有的办公自动化系统的发展基础上得以进一步的发展。综观现在国内外的公文流转系统以及办公自动化系统中的公文流转，能够轻易的发现未来的公文流转系统朝着以下几方面发展：

（1）集成。现代企业和许多政府除了拥有公文流转系统之外，还有许多其他的管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业和政府绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。因此，现在或者未来所需的公文流转系统是需要一个能够集多种功能于一体的系统。

（2）完全基于Web。从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，Web界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的Web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML，JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的话，技术难度就会导致集成不可能实现。

（3）流程优化。对于流程，熟悉公文流转系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果基于原有的思维模式和知识领域，就无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。

（4）基于知识。进入知识经济时代，人人都是知识工作者，要求公文流转系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。公文流转中的工作流3.1 工作流的基本概念

根据工作流管理联盟（WFMC）的定义，工作流是一类能完全或部分自动执行的经营过程，且能根据一系列的过程规格、文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递和执行[3]。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。

3.2 公文流转中工作流的特点

与一般意义上的工作流不同，公文流转系统中的工作流有自己的特点和特殊要求。公文流转就是办公文件从拟稿到归档并在各部门之间逐级审批的流转过程。

根据参考文献[4]，公文流转的模式一般可归纳为以下四种：直流模式，分流模式，合流模式和回流模式。

直流模式是最简单的流转模式，表示文档在人员之间一对一的传送，通常用于申请审批类流程，如一份公文信息单经部门经理批示后直接交给下一个经办人处理。

分流模式表示企业中人员之间一对多的传送，比如一些通知。

合流模式表示企业中人员之间的多对一的送达，如总经理分发给多个下一级部门经办人的信息单经不同的经办人员处理完成后汇总给总经理进行查看批示。

回流模式表示公文流转过程中可能会出现的退回、重做等情况，从而在流程中形成回路，这种情况也十分常见。

这些基本的流进行组合可形成更复杂的流。此外，通过对以上公文流转模式的研究，可以整合和确立各个操作节点之间的关系。4 国内外相关技术

目前，国内外开发公文流转的技术多种多样，下面我们主要介绍Lotus Notes、ASP、Visual Studio、JAVA等主要的技术手段以及它们具有的不同特点和在不同的领域发挥的不同优势。

1)基于Lotus Notes的公文流转系统

Lotus Notes被视为最成熟的公文流转平台，由于其本身具有强大的工作流(workflow)设计能力，与公文流转复杂的工作流相适应，因而成为大型公文流转系统开发的首选技术手段。利用Lotus Notes既可以实现B/S模式的公文流转系统，也可以使之适应C/S的应用模式，其完善的文档数据库和权限管理系统为公文流转的顺利实现提供了强有力的保障。但Lotus Notes的灵活性较差，外在表现形式单一，开发成本较高。

2)基于Exchange Server的公文流转系统

Exchange Server与Lotus Notes有相似之处，都具有强大的工作流设置能力，在早期的办公自动化系统中，Exchange Server 被广泛使用，在客户端使用OutLook等电子邮件系统进行操作，但是在使用上不直观，灵活性差，同时基于Exchange Server的二次开发难度也较大，系统之间的兼容性和扩展性差，目前在市场上单纯地基于Exchange Server的公文流转系统比较少见[5]。

３)基于Windows.Net框架的公文流转系统

Windows.Net框架具有很强的灵活性和扩展性，能够与操作系统平台进行良好的结合，与各类应用程序可进行数据传递，其系统同时可用语B/S和C/S两种模式，在外在表现形式上十分灵活，开发难度和成本低，能够方便的使用各类中间件。

Windows.Net框架下的开发工具很多，主要有VB、VC、ASP等，作为一种通用的开发手段，Windows.Net框架的应用范围很广，但它的专业性不强，在开发公文流转系统时需要进行复杂的重定义工作，同时在规模大的应用过程中稳定性一般。目前广泛使用的基于浏览器，使用ASP开发的办公自动化系统一般具有简单的公文流转功能，从技术手段上分可将其划为本类。

４)基于JAVA的公文流转系统

Java具有很强的数据处理功能和稳定性，在大规模数据处理和安全性方面占优势，适合开发浏览器形式的应用系统，J2EE的开发模式适合工作流性质的软件开发，有比较强的灵活性，在开发模式上与ASP相似。目前市场上还没有完全基于Java的公文流转系统，由其实现的公文流转功能主要表现在一些有Java开发的办公自动化系统中。目前使用的Struts框架及MVC模式，结合JSP开发出来的公文流转系统在市场上具有很强的挑战性。结论与展望

目前公文流转研究已经初步处于成熟阶段，不过其理论和方法还有待于进一步完善。基于目前公文流转的现状，以下方面的研究将得到更多的关注：

（1）系统的集成性，换句话说，就是现在或者未来我们所需要的是一个能够集多种功能于一体公文流转系统。

（2）完全基于网络，也是能够开发出完全基于B/S的公文流转系统，这样才能有利于系统的维护和系统集成的实现。

（3）对公文流转流程的合理优化。我们必须要基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组、优化，这样才能提高公文流转的效率。

参考文献

[1] 沙海燕，崔浩.办公自动化系统中工作管理系统模型[C].OA’99全国学术会议论文集，1999.11

[2] 谢波，姜贤塔，陈根才.公文流转中复杂工作流程的通用设计[J]计算机工程与应用，2000，(11)：94 95

[3] WFM-TC-1003，The workflow referce model[S].1995.[4] 陈江东.办公自动化系统的系统分析[J].计算机系统应用，1998，(10)：12-14

OA系统中公文流转方案设计 第3篇

1 公文流转需求分析

1.1 应用需求分析

(1) 开发公文流转系统是提高办事效率的需要。随着业务量的不断增加, 工作量日趋繁重, 而且实时性要求越来越高, 要求必须提高工作效率。此外, 由于单位日常业务繁多, 每天都产生大量的纸介和磁介公文, 修改、分发、存档浪费很大, 也急需网上公文流转系统来节约资源和运营成本。

(2) 开发公文流转系统是提高企业服务水平的需要。要想准确、快速地实现信息发布、信息咨询等业务, 也需要有一套能够随时在线的业务处理和资源共享的网上办公系统来实现。

1.2 总体技术需求

根据办公业务实际, 本文所设计的公务流转系统在总体上要满足一般企业的正常公文处理功能, 应具有高度的可伸缩性以适应不同用户的个性化需求。界面风格要友好实用, 要有上下文相关的帮助信息。系统本身必须能够避免由于单点故障或系统升级而影响正常运行。归纳起来, 本文设计的公文流转系统在技术上要满足以下几方面的原则。

(1) 实用性和易用性。系统要有良好的人机界面和运行维护界面, 易于使用, 便于管理人员进行系统管理和维护, 提高系统的可用性。

(2) 先进性和成熟性。系统在技术路线的选择上要具有一定的前瞻性, 要充分考虑未来应用发展的趋势, 选择成熟的开发技术、平台、产品和模式, 要保证系统具有一定的先进性, 使其具有较强的生命力, 短期内不致被淘汰。

(3) 集成性和可扩展性。系统要实现应用菜单集成、管理菜单集成以及用户和权限集成, 采用的系统应用结构模式要可以非常方便地纳入系统的统一管理体系。系统必须考虑未来对数据的集成和处理能力, 提供有效的数据分析, 提供数据接口工具, 可以实现与其它业务系统的数据交换。

(4) 安全性和可靠性。系统要采用成熟的安全手段和防护措施, 提高信息流转过程中的安全, 以应用系统安全为主。要采用开放式体系结构, 模块要独立实现, 为系统升级、扩展预留标准接口。要带有符合公安部要求的电子印章, 实现电子印章专人管理, 与现有实际公章管理方式相同。

(5) 基于工具定制开发。系统要基于成熟的平台工具定制开发, 以缩短开发周期, 减少开发费用和便于二次开发。

1.3 功能需求分析

(1) 用户管理功能:用户管理是面向系统管理员使用的管理功能。系统管理员能够根据自己的权限进行部门、用户以及公文办理流程和模板的添加、删除、查询等操作, 能够对各个用户的权限进行设置和分配。

(2) 发文管理功能:系统能够根据公文的种类, 自动完成公文起草、审批和存取过程, 要完全满足各种格式公文的需要;根据公文的类别, 按照预选定义好的“文号”生成方式, 自动添加生成文号;根据发文管理程序, 灵活控制公文的传递流向;根据发文的拟稿、审批、签发、文号、打印的不同域, 自动进行不同操作类型的不同操作权限控制;系统能够在公文流转过程中自动进行所有修改记录的登记和痕迹保留, 能够根据权限不同定制拟稿者或某一管理者全程查看公文状态、记录;可以根据发文管理自动存档作为永久备份;能够进行权限范围内的公文检索和查阅, 支持全文搜索。

(3) 收文管理功能:系统能够根据公文的密级, 自动完成存取登记;根据公文的收文、拟办、批阅、阅办、归档、查询的不同域自动进行操作权限的读取控制;根据公文不同处理的收文程序, 灵活控制和定制公文传递流向和流转时限;能够实现收文拟办、批阅、主办、阅办等一系列操作中的自动流转时间控制, 到期可以自动按预先定义好的提醒方式提示催办;收文归档后的数据库能够进行多种结构、不同方式的查询;可以通过网络进行权限范围内的公文检索和查阅, 支持全文检索。

(4) 签报管理功能:系统能够根据请示、报告等签报公文的种类自动完成公文起草、审核、批示、承办、存档等过程;能够根据签报程序, 灵活控制公文的传递流向和流转时限;可以自动进行所有修改记录的登记和痕迹保留;可以根据不同权限定制拟稿者或某一管理者全程查看公文状态、记录等。

(5) 文书档案管理功能:通过系统, 使用该系统的公司及部门能够对确需存档的公文进行管理、分类、组卷、封卷、存档、检索、借阅、归还、销毁等。

公文流转系统涉及的办公流程比较复杂, 在开发的过程中受到诸多因素的制约, 其成功与否主要受到身份验证技术、数字签名与传输加密技术、工作流技术、审批应用技术、电子签章和痕迹跟踪技术等一些关键技术的影响。

2 技术方案

2.1 身份验证技术

由于公文处理工作具有保密性、严肃性的特点, 因此在公文流转系统开发中必须使用与之相适应的身份验证技术, 并基于此形成完备的用户权限体系。身份验证技术主要有简单用户密码匹配、物理地址识别、智能卡识别、生物识别等, 它们的安全程度不同, 开发和应用成本也有很大差异。目前的公文流转系统大多采用直接的用户名和密码的身份控制机制, 另外的一些系统也使用智能卡的身份验证体系。

2.2 工作流技术

工作流是指为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交 (交互) 过程。公文流转的一个重要特征就是流程复杂, 难以用标准的程序化语言解释, 几乎所有的业务都是工作流, 因此公文流转系统必须有与之相适应的工作流定义系统, 使操作人员能够自主地设定公文流转的流程和流向。目前工作流定义和实现有基于邮件、基于共享数据库和基于“群件” (即邮件和共享数据库结合模式) 三种模式。

2.3 电子签章技术

传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关, 这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。在一些公文管理系统中, 使用模拟化的电子签章, 在公文上直接加盖, 再由高精度打印设备, 或作为二次加盖传统公章的凭据。目前, 在企事业机关还未形成大范围的无纸化办公的前提下, 电子签章技术的发展趋势程序以数字化的虚拟签章使用、公文在系统中生效, 一旦需要出现纸介质公文时, 在输出后对公文的合法性进行数字与人工的混合验证, 并加盖传统的公章。

3 结语

随着Intemet技术的普及、网络技术的不断发展, 企事业单位网上办公是必然的趋势。本文所设计的公文流转模型适应现代办公跨地域、跨部门的办公业务流程管理的需要, 具有流程定制灵活、各办理过程的协同工作、事务的跟踪处理、用户操作简便易行等特点, 能在很大程序上提高办公效率, 有着广泛的应用前景。

摘要：本文对办公自动化 (OA) 系统进行了介绍, 详细分析OA系统中公文流转模块的需求分析, 从应用需求、技术需求、功能需求三个角度进行了设计, 并分析了公文流转中所涉及的技术方案, 主要包括身份验证技术、工作流技术、电子签章技术。

关键词：OA,公文设计,工作流

参考文献

[1]邓晋琦.OA系统使用现状浅析[J].中国高新技术企业, 2010 (1) :40～41.

[2]农鸾飞.OA系统的分析与设计[J].电脑学习, 2010 (4) :132～133.

[3]“OA系统”系统测试策略与防范[J].信息技术, 2010 (3) :173～178.

行政公文流转系统的简要分析 第4篇

关键词：公文流转；网络；人工智能；决策分析

中图分类号：TP311.52

20世纪90年代初，电子政务开始在我国应用，随着软件技术的发展、网络技术的普及，在经过独立应用、网络协同、无纸化办公等阶段后，电子政务已进入数字化智能发展阶段。

公文流转系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种行政办公方式；作为电子政务的核心组成部分，主要承担公文的：起草、审阅、批复，收发等功能；对提高行政办公效率，节约办公成本起到至关重要的作用。建立符合机关办公流程的现代化系统，应从信息化建设的基本规律出发，注意系统建设的合理性、开放性和协同性，同时做到不盲从、不跟风、不落后，逐步完善、优化现有系统，进而提供更专业、更稳定的现代化服务。

1 建设目标

软件系统的核心是解决问题、提高效率；通过公文流转系统建设，应达到以下目标：（1）提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过程，减少路耗、寻人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；（2）打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；（3）提供完善的信息交流机制，方便机关各处室、中心、员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；（4）解决信息化办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问题，由用户自定义管理模式，实现真正的部门综合业务处理机制；（5）配置个人安全密钥、应用电子签章，结合数字签名、数字信封等密码技术，实现对网上用户的身份认证，保障网上信息传送的真实性、完整性、保密性和不可否认性；（6）充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源，充分保护已有的信息化投资；（7）预留系统外部接口，做好与其他单位系统对接的准备工作。

2 建设原则

软件系统建设应秉承以下几个原则：

2.1 先进性。运用国内外先进成熟的计算机软硬件技术，建立的系统和采用的技术达到国内先进水平。一般系统采用成熟的分布式结构，浏览器、应用服务器和数据服务器物理分开、逻辑集中的体系结构；通过应用多级热备份技术、负载均衡技术、容错技术等集成性技术确保系统的高效稳定运行。

2.2 扩展性和灵活性。采用的体系架构必须具备可扩展性，确保在处理能力和业务功能方面可灵活扩充，具备强大、灵活的应用扩容支持，并可与其它外围系统进行无缝互连。为了保证网络系统的有效管理和可靠运行，网络支持多种协议、标准和规范，并可以进行在线升级、调配；并留有充分的扩展余地，在机构人员调整需要时，可方便地加入新的设备应用；保证系统的完整性不受影响，保证系统可以平滑升级、扩容、演进，同时自动调整负载平衡。

2.3 保密性和安全性。系统安全性可通过系统架构、设备/软件选型、病毒防杀等措施来实现；业务操作安全性可通过操作权限（包括系统权限、数据权限和角色权限）的授权、分配和管理机制，数据库操作的审计机制，数字签名和数字证书等身份确认机制，日志记录和事件监测机制，以及使用三层结构将客户机与数据库服务器进行隔离等措施来保证；网络系统的安全性应对关键设备设计完善的保护方案。

2.4 实用性。实用性是每个信息系统在建设过程中所必须考虑的一种系统性能，它是自动化系统对用户最基本的承诺。从实际应用的角度来看，这个性能更加重要。为了提高管理信息系统中系统的使用性，必须从实际业务需要出发，严格控制业务需求的准确性。

3 系统分析

3.1 实现功能。根据一般政务公文流程，应注意对以下功能的实现：（1）对人员网上身份认证，保障网上信息传送的真实性、完整性、保密性和不可否认性；（2）对行政公文的起草、代办、已办、办结等功能；（3）按照文种以不同的流转方向进行顺畅递送；（4）公文流转结束后附件、相关业务数据的自动归档功能；（5）公文委托授权功能；（6）对已进入流程的公文进行实施监控功能；（7）对公文及各业务部门工作流程的处理效率、完成情况等内容进行查询统计功能；（8）实现统一维护平台，实现对具体申请的数据修改，赋予相应管理员特定的流程调整权限以应对组织机构调整，并具有记录用户操作日志等功能。

3.2 系统架构。公文流转系统框架大致可分为服务平台、装配平台、维护平台、管理平台以及监控平台4个部分。（1）服务平台：面向用户，实现公文办理、公文审阅、公文查询、委托授权、以及用户个性化设置等功能；（2）装配平台：面向系统管理员，实现公文配置、流程配置、流程环节配置、流程权限配置、规则定义、规则配置，流水号配置、封发配置、表单操作配置等；（3）管理平台：面向系统管理员，实现对公文业务数据的维护、公文作废、简字管理、表单数据管理，公章管理、催办维护管理以及其他系统工具等；（4）监控平台：面向系统管理员，实现对公文业务异常数据监控、流程日志监控、异常流程监控、账号监控等。

4 应用问题

软件系统是最注重实践类的项目之一，很多问题只有在实际工作中应用一段时间后才会逐渐暴露，测试组单纯的进行白盒测试、黑盒测试不能真实还原用户环境展现问题；随着时间的推移，系统瓶颈逐渐暴露，主要有需求不明确、效率问题、流程变更和兼容问题等。

4.1 需求不明确。需求不明确是所有开发者、用户最头疼的问题，也是现实开发工作中难以规避的问题之一；许多用户在应用初期并未对系统功能产生疑问，随着应用的逐步加深，发现功能实现与最初的应用想法并不一致。

用户对功能描述不清、开发者对需求理解不深入是造成系统实现与用户需求不一致的根本原因，这就需要开发人员对用户需求进行深入的分析同时，建立完善的沟通机制；而既熟悉业务知识，又懂得系统开发的人员作为沟通人员，进行组织工作是最好的选择。

4.2 效率问题。效率问题对于所有应用系统都是不可避免的；对于相对独立的公文流转系统，业务量的增长、并发数的增长以及硬件系统的老化，是造成效率问题的根本原因。解决效率问题主要有以下三种方法：（1）在设计源头对未来业务量和并发数进行评估，建立适于未来三到五年的构架体系；（2）对代码进行优化，尤其注意在逻辑层的函数调用、大SQL的书写以及循环体系的容错处理；（3）硬件系统的及时升级。

4.3 流程变更。业务流程变更在公文流转中并不常见，但伴随着机构变更或机构重组，公文流转系统已不是简单的系统升级即可解决，有可能在根本结构上出现影响。这就要求建设初期，选择开发架构和开发工具上更具有灵活性。

4.4 兼容问题。系统的升级换代日益加快，孤岛项目时代一去不复返，更多的需要系统间相互的融合，例如：（1）软件系统多以B/S模式存在，对于浏览器的依赖不言而喻；由于浏览器的更新换代，因此对于浏览器的兼容问题也是不可避免的；（2）公文流转系统并不一定单独存在，很多机构以一站式服务平台方式联立多个应用系统；因此对于系统对接也是必须要考虑的；（3）主流操作系统的核心应用体系变化不大，但能否支持多种系统、移动系统达到理想效果是开发人员所必须要考虑到的事情。

5 结束语

电子政务系统在我国发展速度较快，但相比较西方发达国家相对落后；差距主要体现在建设理念上，国内的系统认知多以功能实现、智能化发展为核心，距离以人工智能、决策分析为代表的新一轮智能系统差距较大。

美英等国家相继推出阳光工程、政务公开、医疗改革等一系列项目后，对政府机构、行业领域进行监督的同时，推动了信息化发展，提高了办公效率，实现了双赢的局面。因此，合理满足业务需求的同时，构建更高效、更智能的决策分析系统是未来努力的方向。

参考文献：

[1]陆汝华，段盛.基于NET的高校电子公文流转系统的设计与实现[J].湘南学院学报，2013（02）.

[2]魏威.基于工作流的公文流转系统应用研究[J].数字技术与应用，2012（04）.

公文流转工作规定 第5篇

为了不断推进区政府办公文流转管理工作的规范化、制度化、科学化，确保公文高效运转和安全保密，结合我办实际，制定如下规定。

一、收文规定

（一）中央、省、市和高新区内发送的各种文件、函件及刊物等，均由高新区管委会秘书科统一接收处理。节假日期间及下班时间由管委会总值班室负责接收处理。

（二）报送高新区管委会审批的公文应当符合《国务院公文处理办法》的有关规定，对不符合规定的要退回呈报单位重新办理。

（三）秘书科接收公文后，要在一个工作日内进行分类编号，然后送办公室主任提出拟办意见，按照办公室主任意见呈送管委会领导审阅。文件退回后，要将领导批示意见传达到其他领导或职能部门，最后登记归档。（注：领导审阅完毕，应将公文退回办公室秘书科，不要直接转给其他部门处理。）

（四）办公室按照管委会主任分工并遵循以下基本原则提出拟办意见：中共中央、国务院、国家部委发送的各种文件、函件等请管委会领导传阅；省委、省政府、省级部门发送的各种文件、函件等请管委会领导传阅；市委、市政府发送的各种文件、函件，涉及一般的、专项的工作请管委会分管副主任审阅，涉及重大的、全局性工作请管委会主任或主持工作的管委会副主任审阅；市级部门发送的各种文件、函件请管委会分管副主任审阅；高新区党工委、管委会发出的各种文件按照发送范围直接呈送；管委会各部门报送的各种文件、函件请管委会分管副主任审阅。

二、发文规定

（一）管委会各部门需要以管委会名义发布的文件，要先向管委会书面请示，经管委会领导研究同意后，按程序办理。凡文件审签单上有管委会主任、副主任或管委会办公室主任签字的文件视为已经研究同意，可以发文。

（二）文件拟发人负责起草文稿，交管委会办公室专人核改后，由管委会办公室主任审核，属于办公室职权范围内工作的由办公室主任直接签发，其他文件请管委会主管主任或分管副主任签发，以管委会名义制发的上行文，必须由主管主任签发。文件签发后，由办公室秘书科负责格式审核、编发文号、加盖印章、归档保存。

（三）各部门代管委会起草文稿，须经部门主要领导审核签

（七）秘密文件必须存放在有保密保障的地方，一般应达到“三铁”（铁柜、铁门、铁窗）要求，并经常检查保管情况。发现丢失，应立即报告，并积极查找。

网络公文流转办法 第6篇

建立网络办公系统是现代企业信息化建设的重要内容。为切实推进公文管理信息化平台建设步伐，推动实施办公业务的网络化和数字化，进一步提高办公效率，拓展办公空间，节约资源，制订本方案。

一、公文上报

1、公文范围：各单位向集团报送的各类文件。

2、报送方式：由各单位文书直接录入公文处理流程起点，提交后进行流转。

3、集团原则上不再接收纸质公文，纸质公文原稿由印制单位档案室留存以备查阅。

二、公文处理

1、公文类型

（1）外来公文：集团以外的所有来文，包括上级来文和平行文；

（2）呈批公文：各单位呈报的请示、报告等文件；（3）待拟公文：集团拟印发的公文，包括上行文和下行文；

（4）签报公文：机关向集团报送的签报单；（5）请假管理：各单位干部的请假表；

（6）合同管理：各单位需要审批会签的合同、章程等法律类文书。

2、处理方式 由网下传递纸质公文改为通过公司办公网传送电子公文，仍沿用原有处理程序。

（1）外来公文处理：集团文书将外来公文扫描成电子文档后，录入“外来公文处理流程”起点，提交后进入流转程序。

（2）呈批公文处理：各单位文书将“呈批公文”电子文档，录入“呈批公文处理流程”起点，提交后进入流转程序。

（3）待拟公文处理：机关拟稿人将“待拟公文”待定稿录入“待拟公文处理流程”起点，提交后进入流转程序。

（4）签报公文处理：机关拟稿人将“签报单”录入“签报公文处理流程”起点，提交后进入流转程序。

（5）请假表处理：请假人将“请假表”录入“请假表处理流程”起点，提交后进入流转程序。

（6）合同审批业务处理：各单位拟稿人将“合同”待定稿录入“合同审批处理流程”起点，提交后进入流转程序。

3、节点用户

集团领导、机关负责人、文书，以及各单位文书等为公文处理流程各节点用户。

4、节点用户操作步骤

集团领导阅批公文、部室负责人及其他相关人员办理公文的操作步骤为：使用加密锁登陆公司办公系统个人用户→在“待办事宜”栏查找待办公文→点击公文名称→打开“正文”阅览→点击“审批意见”按钮→输入“审批意见”→点击“提交”按钮，即完成办理过程。

三、公文发放

1、公文范围

办公室负责印制和发放。

2、发放方式

（1）上行文：由文书印制公文纸质版，主办部室留存归档一份，另两份交主办单位或部室送达上级主报单位；

（2）下行文：由文书通过办公系统在“公文管理”栏向各主送单位、部室发布。

四、其他要求

1、信息中心对办公系统安全、平稳运行负责。

加快公文流转提高办事效率 第7篇

口楚传荣

近日因公务去合肥市政务区，偶遇办公厅机要室秘书正在文件上加盖“一日内办”、“三日内办”等字样的印章，原来这是政府机关为加快办文速度，推进部门之间的沟通与协调，努力提高工作效能而采取的举措。

公司的办公室同样存在着提高办文速度和加快公文流转的问题。提高办文效率，加快公文流转，推动工作进程，无疑是公司业务健康发展的重要保证。因为市场如战场，时间就是商机、就是效益，容不得半点懈怠。

办理公文流转是办公室的主要业务之一。在实际工作中，大部分办公室虽然已采用了自动化办公流程，但仍存在着办文效率低下的问题：如有的公文三天还没走完流程，一追问才知道分管领导出差没有审阅文件，或是因公务忙忘记了审批；有时，许多请示类文件相互交叉，涉及两位领导或多个部门，或需要有部门牵头协调；有时收到的来文需要尽快办理，涉及市场业务的推进等等。因此，笔者以为要提高办文效率，办公室秘书就应加强以下几方面素质的培养：

一要加强催办、督办力度，不怕麻烦、不怕人嫌。

比如在发文后，要及时告知相关领导和部门尽快办理。办公室秘书在例行检查公文流转记录时，要有不怕麻烦、不怕人嫌的婆婆嘴。能当天阅批完毕的绝不拖到第二天。如审批的领导赴外地出差，征得授权后办公室秘书可在网上办理签批手续。当然，催办要注意方式方法，做到语言亲切、态度诚恳，比如可多使用祈使句“请您办理”等等。

二要加强沟通联络，快速、及时传递文件。

多与相关部门沟通，增加亲和力，可产生意想不到的效果。因为你的主动联系、主动服务（包括虚心请教），会取得他人的理解和帮助，有助于促进公文的及时传递与流转。如我们办公室一次接到广东下属公司关于周六和周日客户来访的传真，为做好服务，办公室多次主动与对方联系和沟通，并请领导协调，同时安排专人接机和服务，圆满完成了接待任务。

三要懂得基本业务知识，增强政策的敏感性。

在实际工作中，办公室秘书要努力成为“通才”，即在具备较好专业知识的情况下，努力学习其他专业的基本知识和有关政策法规，做到准确掌握拟办用语，安全、快速传递公文。如在公司的BOT、TOT和BOO投资类项目中，报请类来文比较多，且往往需要多个部门协同会签，秘书在提出拟办意见时就不能出现外行话和官样文字。

OA系统公文流转的分析和设计 第8篇

在政府机关、 企事业单位的发展过程中, 单位内部公文流转、 会议管理、 日程管理、 车辆调度等协同办公事务成为众多单位的顽疾, 虽然消耗了大量的人力和物力, 但是各项事务的发展往往事与愿违。

随着信息技术和计算机网络技术的发展, 在单位的信息化建设中依托信息技术, 建立办公自动化系统 ( Office Automation System, 以下简称OA系统) , 不仅可以统一接口, 加速单位的公文流转和办理, 扩大信息来源, 提高办公质量和办事效率, 而且对于会议、 日程、 车辆调度等众多协同办公效率有了极大的提升, 可以充分挖掘企业员工的潜能、 发挥现有计算机设备的效能、 做好 “管理事物、搞好服务” 的工作, 改善对外形象。

OA系统介绍

OA系统的设计是针对单位内部的办公流程, 为了实现单位内部协同办公自动化, 实现无纸化办公, 使办公业务实现数字化, 使公文处理、 文件文献管理、 人事管理实现计算机化, 使办公流程规范化、 制度化, 并能为领导决策提供有力的支持。 特征如下:

>创新行政管理

>多级业务协同

>阳光透明审批

>快速响应联动协作

>降低行政和信息化成本

>提高办公效率

概括来说, OA系统可以分为以下功能模块:

多级组织一体化管理: 对多级组织 (省、 市、 县、 乡) 实现统一组织和用户的一体化管理, 构建跨单位、跨地域、 跨层级的业务协作和信息共享模式, 支持云模式的用户注册管理。

协同门户: 灵活定义的多空间展示, 不同的单位、 部门及个人空间展现不同的信息和功能; 多主题展示, 对于不同的应用主题, 如党务、 考勤等展现不同的应用、 报表等组件。

公文管理: 规范的流转格式, 灵动的审批流程, 信息的安全传输。

协同工作 (审批事项) : 审批制度规范化、 流程图形可视化、 意见震荡留痕。

还有会议目标、 绩效管理、 文档管理、 移动互联、 文化建设、 报表和分析等模块。

从OA系统的使用过程来看, 系统架构大致分为两种: C/S结构的客户端架构和B/S结构的Web技术架构。

(1) C/S结构

即客户端/服务器模式, 客户端和服务器端的实现功能各有不同。 客户端的程序是针对用户开发的用来完成具体业务的程序, 服务器端主要提供数据处理、 逻辑运行、 数据共享、 并发控制等管理工作机制。 开发时分别对客户端和服务器两边进行程序设计, 具有编码相对容易、 操作简便的优点, 但是客户端处理信息量大, 负担较重, 当有需求变更或者系统修改时难度较大。

(2) B/S结构

即浏览器/服务器模式, 针对C/S结构的缺点而改进的模式。 有两层架构的B/S和三层架构的B/S的模式, 常用的为三层架构, 由逻辑分离的表示层、 功能层和数据层构成。 表示层向客户提供数据展示以及提供应用接口, 功能层实现数据库连接和业务处理等具体的逻辑应用, 数据层负责数据库的管理。 B/S架构是目前OA系统的主流架构。

公文流转的设计和实现

公文应用全面源于手工公文处理过程, 结合柔性和刚性的流程机制和集团化组织模型, 实现传统公文的数字化和无纸化, 确保公文的安全、 准确、 快速。

如图1所示, 公文流转主要分为发文管理、 公文交换和收文管理3个模块。

(一) 发文管理

提出各部门经发文的业务需求。即有各部门发起发文流程, 经部门内部流转且由部门主管领导签发后, 做封发, 做审核或审批后, 做发文。 具体方案流程如图2所示。

关键岗位权限及操作说明:

封发: 盖章, 打印, 回退。

文字审修:核稿修订、 签审修意见, 回退。

审核: 核稿修订、 签审核意见, 文单签批, 回退。

公文流转: 多级会签, 传阅, 知会, 回退。

审签: 核稿修订、 签审签意见, 文单签批。

审批:签审批意见, 文单签批。

套红:套红

(二) 公文交换

在封发时选择交由单位公文收发员或者部门公文收发员进行公文交换。公文收发员交换会自动生成公文交换单, 核实一下主送单位和抄送单位。如果公文封发范围需要改变, 某些单位不能发送公文, 或者送往单位长时间未签收, 分发人可以选择公文撤销, 撤销送往该单位的公文。 如果签收公文时发现公文的发布范围有误, 可以填写意见并做回退处理。

(三) 收文管理

收文登记涉及两类登记: 登记电子公文、 登记纸质公文。 登记发送后公文首先按照设定好的固定流程进行流转, 首先由文书复核, 完成公文文单、 正文的检查, 无误后进行批示, 之后登记人根据批示意见进行公文流转, 当领导在纸质文档上进行签批时需要公文流转人员将纸质签批扫描件作文附件上传至公文文单中, 作为领导签批依据。 具体收文方案流程图如图3。

关键岗位权限及操作说明:

登记: (收文发起权限) 基本信息填写, 挂接正文, 插入附件。

复核: 签字, 回退。

批示: 签批示意见, 文单签批。

文书流转: 多级会签, 传阅, 知会, 回退。

OA系统发展中须改进的问题

随着计算机技术的提升, OA系统功能完备性和处理事务的效率较之前已经有了很大提升, 但是目前还存在一些提升之处。

对OA内涵理解不够, 重硬轻软。国内的单位在使用OA系统时, 经过初期的建设后, 往往认为OA系统的关键在于使用先进的计算机技术和高科技的设备, 对于人的因素考虑较少。 实际上硬件只是其中的一部分, 能否通过OA系统改进现有的管理制度, 改进员工处理日常事务的效率观念, 规范化办事流程, 能否对已有信息的再利用才是使用OA系统的价值所在。

工作流定义不够灵活。 工作流是OA系统最核心的功能, 也是对传统办公模式的一种重大改变。 目前很多办公自动化软件的工作流模块在设计流程时步骤固化, 在应对复杂事务时灵活性不够, 使工作流程无法适应业务的发展变化。

个性化缺乏。 传统的办公系统由于功能固定, 操作和使用都较简单容易。 但是随着其功能的不断增强, 事务的不断复杂化, 同一组织中不同部门可能对OA系统的要求不同, 同一个事务可能根据实际和处理人的改变而发生变化, 这就需要OA系统能够满足个性化的需求, 能够通过个性化的设置多样化的实现流程的流转。

手写签批。 对于目前的收发文审批而言, 一般领导习惯于纯手写批示, 但是当前的OA系统对于支持手写批示的留痕、 位置都还有一定的限制和要求。 在未来的发展中, 在硬件设备的支持和软件系统的处理上, 需要对此有所改善。

摘要：办公自动化是单位信息化工作的重要步骤。本文首先引入了办公自动化系统的概念、功能框架, 之后分析了办公自动化系统核心组件公文流程的概念和特点, 从功能角度设计实现收发文系统。最后, 本文总结了当前办公自动化系统和收发文流程的不足和未来发展趋势。

余杭:全员全流程之网上公文流转 第9篇

从2008年2月13日起,余杭区所有机关各部门的秘书科(办公室)工作人员再也不需要在领导办公室进进出出,忙着“逮”领导签批公文了;区政府大院的收发室也从这一天起,一改往日车水马龙、人头攒动的局面而变得格外清静。这都得益于该天开始实行的全员全流程的“网上公文流转系统”。

余杭区的这一“网上公文流转系统”,最值得说道的是:它是真正意义上的“全员全流程”。在公文处理中的起草、核稿、会签、签发、传阅、盖章、发文,以及收文各环节都实现了电子化,在每个处理环节上,用户都可使用电脑对文件进行修改和添加个人意见,而系统会自动保存修改痕迹和意见。三、四家以上单位的联合发文和会办文件都实现了在网上的运作,系统还设置了全区统一的标准化收发流程。另外,通过推出“移动远程办公系统”,使得全区机关内所有人员,不在办公室也可处理公文。

截至目前,全区近170家单位已全面掌握网上公文收发和办理;每天新发文件40至60个;工作日同时在线人数也从最初的40—70人上升到目前的400余人,全天登陆办公平台人数最高达3000人,平均每天2500人以上。全区联合发文3277个,其中两办337个。

天时地利人和,开启网上公文流转

以往,余杭的各单位全部收到纸质会议通知,大约需要3天时间。电话通知,也至少需要半天时间。现在只需鼠标一点,所有单位几分钟内就可全部收到电子文件。文件传阅,过去会因为要按领导排列顺序传阅的惯例,经常出现具体承办人看到文件时已是几天以后的问题,影响了机关办事效率。现在的情况大不相同,只要鼠标一点,各相关人员可同时阅处办理。

如此迥异的差别,还得从2007年余杭区新任书记朱金坤上任后说起。曾为杭州市建委党委书记、主任的朱书记在建委上班时已习惯于网上批阅公文。上任伊始,发现余杭区还停留在原始的纸质文件上,就在不同场合多次强调要推行网上公文流转,实现办公无纸化。“可以说网上公文流转是朱书记力主推行的。一把手的重视支持,是全区网上公文顺利推进的关键。”余杭区信息化管理中心主任蔡军兵说。

有了一把手领导的支持这个“人和”优势之余,当时的余杭区还具备了推行网上公文流转的“天时、地利”等方面的优势:一是近年来余杭区党务政务信息化的快速发展,全区形成了非常浓厚的学用氛围,信息化应用水平不断提升;二是电子办公平台运转几年后,先后顺利实施了信息报送无纸化、会议通知无纸化和简报的无纸化,基层各部门对推出网上公文呼声较高;三是有两办主要领导的直接关心和支持,使得信息中心提出的把区领导、部门领导涉及的环节做精做细,抓住“领导应用”这一关键环节,“以上推下”带动全员应用的思路得到了认同。

在“天时、地利、人和”的和谐环境之下,接下来的工作也就顺理成章,水到渠成了。项目分析阶段,区信息中心通过征求两办意见、召开座谈会听取建议意见、接触相关软件公司后,提出了实行“一步到位式”的“全员全流程”网上公文流转系统建设的大胆设想,即公文所有流程的电子化,涉及“制(起草、审核、签发、盖章)、发、收、办(阅)、存、查”的所有人员,应用面几乎覆盖所有党政机关内部工作人员。这在当时全国范围内的电子公文流转建设思路中是走在最前沿的。

想到容易,做到难。在坚持这一基本思路的前提下,面临的一个艰巨任务就是统一流程。在这之前,区委办、政府办和部门的发文流程和发文格式都是不一样的。尤其是在最基层的乡镇街道一级,存在不规范现象,甚至有从拟稿、校对到签发、盖章都由一个人完成的个别现象;在格式上更是混淆不清。为了规范流程,统一格式,一改以往这种局面,信息中心邀请了两办主把文字关的办公室副主任,商讨简化统一流程,梳理出了一份符合网上公文流转需要的简单明了的流程图(附图如下):

之后,“推行网上公文流转”的立项在2007年的余杭区电子政务工程建设领导小组会议上汇报并征得同意。2007年5月底,项目正式实施。在短短8个月的时间里,信息中心完成了网上公文流转涉及的流程和各类表项的统一和规范;完成了软件开发和全区各单位电子公章的制作;完成了与保密局、档案局关于电子公文保密、电子公文存档的明确与衔接;完成了全区各部门重点骨干的操作培训;确定了13家重点单位先行试点;明确了“测试运行、双轨运行、全面推行”三阶段工作目标;另外还实施了移动远程办公系统等。

“要推镇乡街道,先要推机关;要推机关,先要推四大办;四办要推,先推两办;要推两办,先推区领导;要推区领导,书记区长须先用”。在这样的的理念指导下,信息中心作了一个“余杭新年实行新的工作方式”的宣传策划:2008年春节上班的第一天,余杭区区长姜军一到办公室,就立即打开电脑登录到余杭电子政务统一工作平台,批阅了《杭州市人民政府办公厅表彰2008年度经营业绩优秀的外商投资企业》等一批公文,并迅速在网上完成了转发送签,成为全区签阅电子公文的第一人。自此,余杭区公文网上流转开始正式实施了。

双轨过渡,多举措力促应用

在余杭区信息中心的会议室,中心工作人员用不同身份的帐户为记者详尽演示了这套公文流转系统。余杭区的每个行政人员都有一个自己的帐户,整个电子办公平台都以这个帐号登录。一登陆网上公文流转系统,首先映入眼帘的是当天收到的文件以及需要办理的文件,相当于一个文件库,所有已发的文件都能在这个文件库里找到。点击一个需要了解的文件,这份文件的详细信息,包括起草人,核稿人,签发人等等,一目了然。如果你是秘书,要起草一份文件,就可以在这个系统里点击“拟稿”,然后直接在系统里面新建word,也可以先在电脑上拟好稿,再上传。在拟稿时,系统也规定了几个必写要素,如标题、字号等;同时,系统会多次提醒是否涉及保密信息;起草完的文件在送核稿之前,还需选择公开范围;再选择需要递交的对象,可以选择单人或多人发送。与此同时,如果觉得这份文件比较急的话,还可以追加短信通知。文件送达之后,领导直接在原文上进行修改,每一个领导的修改痕迹都会留下,而且自动在颜色上有所区别。一旦最后审阅的领导签发之后,文件会转入下一环节——登记套头盖章,最后下发。自此,一份电子文件就此诞生。

在系统里,记者看到了很多联合发文。信息中心蔡主任告诉我们:“该系统最主要的两个特色就在于:一是解决了联合发文,二是增加了会办功能。”联合发文对其他很多地区的网上公文流转系统来说是个老难题,但在余杭区,不仅仅是区委办和区府办的联合发文,还有三家单位、四家单位以上的联合发文都可以在网上进行。在会办上,系统更是发挥了阳光、透明和高效的重要作用:如一个单位上报政府申请资金拨款,政府办可先征求其他部门的意见,这在以往只能是通过开会、打电话等方式,历时长,且有时还会有人情关系干扰。而在这个系统里,有了会办功能之后,政府办可以把这份上报的文件同时分发到相关部门,系统自动要求相关部门在限定时间内提出意见回复政府办,政府办在综合各部门意见之后,最终出具一份同意与否的回件给上报申请单位。所有这一过程都在网上操作,历时短,而且给出的意见也比较真实。

如此简便易用的网上公文流转系统,在正式全面推行之前,还是花了一番建设者们的心思和功夫的。在纸质文件和电子公文同步运行的双轨过渡时期,余杭区实施了一系列举措,力推在全区范围内的应用。

一是发挥领导楷模作用。区别于其他地区的“以下推上”的方法,余杭区最大的优势在于“以上推下”。当初推行网上公文流转系统这一举措由书记提出;试用推进时期,他又在全区性会议上多次强调各部门领导应该起带头模范作用;区长第一个点击登录系统,开启新年新工作方式的序幕;四套班子领导成为全区网上公文流转的首批使用者。从应用初期监测统计系统看,双休日及每天17:00至24:00,应用者绝大多数为区领导和部门领导,在晚间使用者最多时达100余人。

二是施行“退回机制”:在“双轨运行”期,对既有纸质文件,又有电子公文,上报纸质文件的,可以;只有纸质文件,无电子公文,上报纸质文件的,退回。5月1日全区进入“全面推行”期,纸质公文一律退回。曾经有一家金融单位拿着纸质报告进了政府办秘书科,被政府办的同志直接打了回票。

三是加强培训和咨询。系统应用几乎涉及全区的所有工作人员,而信息中心人员有限,经过几年的信息化建设,各个部门都有在工作上对应区信息中心的管理员和联络员,他们普遍较年轻,又具备计算机知识,接受新系统比较快,所以区信息中心选取了这批人进行了为期三天的集中培训,再由这批人回去培训本单位的其他人员。而在领导层面,则是采用一帮一的上门指导方式,只要领导有空,信息中心工作人员随时上门指导。在咨询上,信息中心综合科增设了3条“咨询专线”,日接听电话达200多次。同时,信息中心选取几家单位作为办公无纸化推进试点,给予重点指导帮助,其他部门工作人员可随时到试点单位进行短期锻炼,开展“互帮互推”,典型带路,以点带面。

四是实施电子抽查。虽然余杭区的学用气氛高涨,但是各部门间应用水平的差距还是存在。部分单位由于“急等领导开工”、“下急上不急”、“一把手推说忙”等种种原因,未能全部掌握网上办公,推进速度较慢,系统里文件“堆积如山”。面对这种情况,四办联系会议提出进行抽查,人员由信息中心挑选支配。信息化的工作自然要用信息化的手段。信息中心的工作人员想出了“电子抽查”一招:事先下发通知,要求各部门管理员在第二天早上9:00至下午4:30将密码设为原始密码123456,信息中心利用这段时间,以管理员的帐号和原始密码登录系统,就可以看到这个部门上至领导下至科员的所有公文流转情况。通常情况下,信息中心1-2个工作人员,一天就可完成15-20个单位的抽查。以往需要几天时间、10多名工作人员的人工抽查,现在只要几个小时就能完成。每次抽查完之后,信息中心会出具一份《关于全区网上公文流转推进情况的通报》,并附有用数据说话的当天抽查情况表,发至各个单位。通报共发了四次,点名表扬的有,点名批评的也有,此举促进着应用情况一次比一次向好的方向发展。

群策群力,完善和延伸系统应用

余杭区网上公文流转自2008年春节后迅速升温,一时间成为部门“热点话题”,推进速度始料未及,往日冷清的信息中心电话此起彼伏,人来人往;组织召开的座谈会上,每个人都有话要说,“争论犹如争吵”,甚至到会议结束时还意犹未尽。种种迹象均可见余杭区网上公文流转氛围之浓烈。

在稳妥实施“双轨过渡”后,2008年5月1日,全区正式全面推行公文无纸化。

对于系统的应用情况,蔡主任为记者列举了一连串数字:截至目前,包括金融保险、驻京办在内的全区近170家单位已全面掌握网上公文收发和办理;每天新发文件40至60个;工作日同时在线人数也从最初的40—70人上升到目前的400余人,全天登陆办公平台人数最高达3000人,平均每天2500人以上。技术人员利用8次后半夜时间,完成了服务器硬件、软件系统升级等技术工作,并新增服务器数台。系统运行至今,尚未出现重大故障,

随着应用的快速推进,许多部门的个性化需求日益显现,上至区领导,下至普通工作人员,在应用中提出了很多改进建议,信息中心前后共收到的功能修改意见就有近200条。经梳理和开发,该系统追加了功能设置22项,使得整个系统更加易用、实用。如区委办提出的信笺式材料流转功能,向外延伸和拓展了办公无纸化的“公文”这一核心;区府办提出了会办功能、急件标注、领导与秘书配对功能等,大大提升了系统的价值。还有,财政局、农业局、城管执法局等多家单位先后提出“多人会办”、“同一科室会办”、“拟办及领导阅示流程变更”、“增加补发文件”功能等一些灵活实用的改进意见。甚至文广新局、总工会、林水局等多个部门先后提出了下属二级单位实现电子发文的要求。

尤其值得一提的是,作为网上公文流转的难点之一的“联合发文”,应用情况也很理想。截至目前,全区联合发文3277个,其中两办337个。

实现公文无纸化后,纸张及印制成本大大缩减。全区每年发送会议类通知6000多个,简报1200多份,公文16000多个。以区委办、区政府办为例,一年就可节省70多万元。全区100多个单位可直接节省纸张印刷等费用更是达到千万元,其他间接节省的通讯、邮政、车辆使用等费用,以及时间的节省等无法直接量化计算的效益,更是大大节约了政府办公费用,提高了效率。

蔡主任说:“有了这套系统,公文处理比以前轻松多了。所有流程在网上走,晚上又可在家网上办公,区领导和秘书们再也不用一遇急件就赶去单位办公室处理了。”