办公室公文范文

办公室公文范文（精选10篇）

办公室公文 第1篇

关键词：医院,办公室,公文管理

医院办公室公文管理向来是医院管理中较为薄弱的部分,多数医院对公文管理的关注度不够,导致办公室公文管理水平难以真正上一个新台阶。面对行业新形势,各大医院要想更好地在行业中生存,就需要加倍关注医院办公室公文管理。

一、医院办公室公文管理的现状阐述

(一)医院对此重视不够,办公室从事公文管理工作人员的水平有待提高。医院最为重要也是最主要的任务就是“救死扶伤”,因此,医院的任何活动都应围绕“医”这个字眼。但医院的管理水平上不来,医院“救死扶伤”的本质作用就难以发挥。大多数医院对办公室公文管理的工作重视不够,认为这是“细枝末节”的工作,这直接制约了医院管理职能的发挥。另外,在医院从事公文管理工作的人员,相当一部分水平不足,专业从事公文管理的人员较少,整体上看,学历水平和综合技能均有欠缺的部分,难以胜任医院高水平的公文管理工作。

(二)由于医院办公室对科室公文的监督管理不够,公文规范较难落实。医院办公室承担着对医院科室的公文监督责任,需要对职能科室的公文情况进行把控,但是就目前部分医院的情形来看,多数院办公室对科室公文的监督管理不够,这种管理的缺乏使得公文的规范性难以保证。由于办公室的监督管理职能未充分发挥,使得医院公文在规范性上稍显不足,标准在执行时仍难以落实,主要体现在文种使用混乱,公文的发文权限不够清晰,没能注意医院某些公文的保密性,公文归档上难以做到规范等方面。

(三)医院办公室公文管理大多仍采用传统方式,现代信息技术使用较少。受到传统观念的影响,医院办公室公文管理大多采用传统方式,用传统方式管理办公室公文,一则是效率低,工作进行的速度慢。二则是容易出现人为的错误,公文的第二次查找也比较困难。因此,就当前形势看,医院需要脱离办公室公文的传统方式。再者,现代信息技术使用较少,难以提高医院办公室公文管理的效率。

二、医院办公室公文管理改进之办法

(一)增强医院办公室公文管理的意识,引进并培养高素质公文管理人才。医院既作为行政部门也作为公共服务窗口,承担的任务较为艰巨,做好医院日常公文的管理工作,既是在提高医院的办公效率,简化内部办公流程,也是在节约最大的医疗资源为广大患者服务。因此,医院要加强对办公室公文管理工作的重视,从领导到普通人员都应该树立公文管理的意识,把公文管理当成一个重要的工作来做,真正提高医院办公室公文管理的水平,最终服务于整个医院系统。此外,引进并培养高素质公文管理人才也是提高医院公文管理水平的重点工作,医院可以有针对性地招聘专门的公文管理人才,利用高素质人才提高公文管理的效率和水平。对已有公文管理人员,医院应加强对这一部分人员的培训,可通过宣传、培训会、讲解等方式,增强其公文管理的能力。

(二)医院办公室应加强对科室公文的监督管理,做好办公室公文规范工作。前文已经提过,医院办公室充分发挥监督管理职能,才能使科室的公文进一步规范。办公室公文本就是一个需要有相当规范性的公务文书,规范性是公文的主要特点之一,特别是对于医院这类特殊组织,公文的规范性就显得尤为重要。医院办公室加强其监督职能,更有利于公文规范化的实现。医院办公室难以做到对科室每一份公文进行监督管理,其监督管理职能的发挥,应依靠定期或不定期的检查和清算工作。因此,根据事实情况,院办公室可采取抽查等方式对科室的公文进行查阅,检查其公文是否合乎规范,最大程度加强对科室公文的监督。具体来说,医院办公室监管需要关注的部分有:是否以医院规定的统一的办公室公文的格式行文,是否严格按照公文的发文权限发文,是否注意医院某些公文的保密性,是否明确公文的阅办权限等。

(三)转变观念,加大医院办公室公文管理现代信息技术的使用比重。在办公室公文管理方式上,医院急需转变观念,采用更为先进的管理办法,加大医院办公室公文管理现代信息技术的使用比重,提高医院办公室公文管理的效率,提高其管理水平。具体来说,就是进一步使用办公自动管理系统,将需要告知于众的公文在这个平台上发出,使办公室公文的受众更多,这不仅减少了公文的传送时间,也能使公文能及时地通知到收文部门。而需要更为注意的是,医院办公室公文中有相当一部分是需要保密的,这部分的公文并不适合在办公自动管理系统中发布。此外,建立计算机检索公文系统也是医院需要关注的一部分。医院办公室公文的数量众多,类别繁杂,若想找到某一公文十分困难。而利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率,真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、结语

医院办公室公文管理在医院管理中扮演着重要角色,只要将办公室公文管理提高到一定的水平,达到一定的水准,医院整体的管理才能得到进一步提升。关于医院办公室公文管理的探究始终在路上。

参考文献

[1]刘芳.如何做好医院公文的规范化管理工作[J].民营科技,2014(09):113.

办公室公文习题一.. 第2篇

（一）一、单选题

1、公文处理工作是指公文拟制、办理、（）等一系列相互关联、衔接有序的工作。

A 处理 B 流转 C 管理 D 印制

2、可以用于上行文、下行文和平行文的文种是（）A 决定 B 通报 C 意见 D 函

3、电报中的“加急”适用于（）内要办的较急事项。A 2日 B 3日 C 4日 D 5日

4、上行文的发文字号居左（）编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

A 顶格 B 空一字 C 空二字 D 适当位置

5、公文如有附件，应在正文下（）位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

A空一行左空二字

Ｂ空一行顶格

Ｃ空二行左空一字 Ｄ空二行左空二字

6、公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应当对（）进行调整。

A 页边距 B 行距、字距 C 字体大小 D 页眉、页脚 ７、信息公开选项作为（），用3号黑体字，左空一字编排在版记之上。A 附件

B 附注

C 附件说明

D 附注内容 ８、附件应另面编排，并在（），与公文正文一起装订。A 版记之前

B 版记之后

C 发文机关署名和成文日期之前

D 发文机关署名和成文日期之后

9、抄送机关的排列顺序一般是（）。

A 上级机关平级机关 下级机关B 下级机关平级机关 上级机关 C平级机关 下级机关 上级机关D平级机关 上级机关 下级机关

10、公文页码一般用（）阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。

A 3号半角宋体 B 3号半角仿宋体 C4号半角仿宋体 D 4号半角宋体

11、信函格式规定，发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为（）。

A 34号汉字的4/8 B 3号汉字的5/8 C3号汉字高度的6/8 D 3号汉字的7/8

12、纪要标志由“×××纪要”组成，上边缘至版心上边缘为()，使用红色小标宋体字。

A 35mm B 30mm C 25mm D 20mm

13、各级税务机关的内设机构根据工作需要，在规定的职权范围内，向上、下级税务机关的内设机构和其他机关的有关内设机构行非正式公文时使用（）。A 函 B 便函 C 国税函 D 国税发

14、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，根据实际需要标明紧急程度，于拟发文时间前（）个工作日送办公厅（室）审核。

A 1 B 2 C 3 D 4

15、税务机关各部门应当在每年（）前，将本部门上一年度办理完毕的公文、材料整理后，集中向本机关档案室移交。

A 3月31日 B 4月30日 C 5月31日 D 6月30日

二、多选题

1、公文处理工作应当坚持（）的原则。

A 实事求是 B准确规范 C精简高效 D 安全保密

2、请示一般分为（）。

A 专项性请示 B政策性请示 C问题性请示 D 事务性请示

3、涉密公文应当根据涉密程度分别标注()。A 绝密 B 机密 C 秘密 D保密期限

4、关于公文标题的表述以下错误的是（）。A 标题由发文机关、发文事由和文种组成

B 公文标题中除法律、法规加书名号外，一般不用标点符号 C 多层转发公文，可根据主要事由自拟标题，但标题中不应含“转发”字样

D 标题一般用3号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布

5、公文标题回行时应做到（）。

A词意完整 B排列对称 C长短适宜 D间距恰当 E美观大方

6、在主送和抄送中，以下税务机关的名称使用正确的是（）A内蒙古自治区国家税务局 B内蒙古国家税务局 C内蒙古国税局 D自治区国家税务局 E自治区国税局 F内蒙国税 G区局

7、正文是公文的主体，以下说法错误的是（）。A 公文首页在特殊情况下可不显示正文

B 正文使用3号仿宋字体，编排于主送机关名称下二行 C 正文每个自然段左空二字，回行顶格

D 文中结构层次序数依次可以用“一”、“

（一）”“

1、”“（1）”标注 E 正文中标题一般第一层用黑体字、第二层用宋体字、第三层和第四层用仿宋体字标注

８、关于成文日期的表述，以下正确的是（）。Ａ 署会议通过或者发文机关负责人签发日期 Ｂ 联合行文时，署最后签发机关负责人的签发日期 Ｃ 一般右空四字编排于发文机关署名之下

Ｄ 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位

9、关于公文的页码，以下说法正确的是（）A单页码居左空一字，双页码居右空一字

B公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码 C公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排 D公文的页码可根据实际需要编排，没有固定的格式 E公文页码数字左右的一字线上距版心下边缘4mm

10、公文的版记一般包括的要素有（）。A信息公开选项 B抄送机关

C承办部门名称、印发部门名称和印发日期 D校对人、打印人

11、信息公开选项包括（）。

A 主动公开 B 协商公开 C 不予公开 D依申请公开

12、关于信函格式，以下说法正确的是（）。

A 首页的发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称B 居中排布，上边缘至上页边为30mm C 使用红色小标宋体字

D 联合行文时，使用主办机关标志。

13、行文应当确有必要，讲求实效，以下说法正确的是（A 法律、法规中已有明确规定的，不再制发文件 B 现行文件规定仍然适用的，不再重复发文 C 已标注公开发布的文件，不再翻印 D 机关负责人的讲话，不以正式公文形式下发）E 对使用电话、内部网站等途径可以办理的事项，不发正式公文

14、各级税务机关一般不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关。“特殊情况”是指（）： A 重大灾害 B 重大案件 C 重大事故 D 重要事项

15、对“请示”的注意事项表述错误的是（）。A 必须在事前，应当一文一事

B 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 C 正文末应当有请示语

D 在公文附件处注明联系人的姓名和电话。E对上级机关的请示可以同时抄送下级机关。

16、关于“便函”，以下说法正确的是（）。

A 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

B 便函不得设定行政许可、行政审批、行政处罚、行政强制以及其他不得由便函设定的事项

C 不得规定税务系统内部管理审批、税收政策解释、税收征管问题解释、具体税收征管工作、会议培训和书刊征订等事宜。

D 税务机关各内设机构所发便函的版头，由税务机关名称和内设机构名称组成，不加“文件”字样。

E便函的发文字号按内设机构代字自行编号，成文日期上署内设机构名称，加盖内设机构印章，无版记。

17、关于公文签发，以下说法错误的是（）。A 以本机关名义制发的人事任免的通知由机关分管人事工作的负责人签发。（应为：由机关主要负责人签发）

B 纪要由会议办公厅（室）负责人签发。（应为：会议主持人签发）

C 联合制发的上行文，由机关负责人签发。（应为机关主要负责人或者主持工作的负责人签发）

D 电报由机关主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。

E 拟稿人不得签发自己草拟的公文。

18、文秘部门应当在公文正式印制和发出前进行复核。复核的重点是（）。

A 审批、签发手续是否完备 B 附件材料是否齐全 C 格式是否统一、规范 D印章是否清晰端正

19、公文签发后，由文秘部门统一编制文号，以下说法正确的是（）。

A 编号后取消发文的，原文号重新使用 B 跨年度取消发文的，原文号不再使用 C 公文文号应当连续编排 D 涉密公文文号应单独编排 20、公文校对的重点是（）。

A 校正与原稿不符的部分 B 补正被遗漏的部分 C 校正错别字词 D 校正标点符号、公式、图表方面的 错漏

E纠正格式方面的差错 F 查找公文中的疏漏。

21、涉密公文应当通过（）进行传递。

A指定可靠人员 B机要交通 C邮政机要通信 D城市机要文件交换站 E 收发件机关机要收发人员

22、关于公文的督查催办，以下说法正确的是（）。A 紧急公文应当跟踪督查催办 B 重要公文应当重点督查催办 C 一般公文应当定期督查催办。

23、县以上税务机关应当建立（），并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

A档案室 B机要保密室 C 涉密文件室 D机要阅文室 24、16、属于（）保管期限的电子公文，应当同时将电子公文的最终版本制成纸质公文归档。

A 永久 B 30年 C 20年 D 10年

三、判断题

1、《全国税务机关公文处理办法》（国税发„2012‟92号）不适用于全国税务系统各级党的组织公文处理工作。（）

2、请求批准函可用于向上级机关或有关主管部门请求批准相关事项。（）

3、根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注 “加急”“平急”。（）

4、发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。（）

5、联合行文时，不宜单独使用主办机关的发文字号。（）

6、公文的主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关简称。（）

７、正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末应将所印发或转发的公文列为附件。（）

８、单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端应上距正文（或附件说明）适当位置。（）

９、附注居左空二字加圆括号编排在正文下一行，内容各条之间用空格分隔。（）

10、附件与正文不能一起装订的，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字。（）

11、既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关之下一行，之间不加分隔线。（）

12、信函格式规定，版记中加分隔线，位于公文最后一页最下方。（）

13、公告、通告版记由抄送，承办部门、印发部门和印发日期两个要素组成。（）

14、会议纪要不加盖公章，但必须有签发人。（）

15、向上级机关行文，可根据需要同时抄送下级机关。（）

16、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，可原文转报上级机关。（）

17、各级税务机关可以以函的形式向下一级政府行文，商洽工作、询问和答复问题、审批事项。（）

18、各级税务机关的内设机构均不得对外正式行文。（）

19、用便函行文时，主送机关可以是“×××国家税务局”“×××地方税务局”。（）

20、市局机关向各旗县区国税局行文时可以使用“函”这一文种。（）

21、税务系统内部，除特殊情况外，党的组织和行政机关之间可以交叉行文。（）

22、对会签的公文，会办部门一般应当在5个工作日内提出会签意见。加急件应当在3个工作日内会签，特急件应当随到随签。（）

23、以办公厅（室）名义代表本机关制发的公文，由办公厅（室）负责人签发。（）

24、未经办公厅（室）审核的公文，机关负责人不予签发。（）

25、印制文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动。（）

26、加盖印章的公文份数应与原稿标明印刷份数相同，多余份数视情况加盖印章。（）

27、收到绝密级公文后，必须在档案室存放并专人保管。（）

28、对下级税务机关上报并需要办理的公文，办公厅（室）应当对来文的合法性、规范性进行审核。（）

29、联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保 存复制件或其他形式的公文副本。()30、复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关办公厅（室）负责人批准。（）

31、各级税务机关报送上级税务机关的公文，可同时报送上级税务机关的内设机构。（）

32、公文被撤销的，视为自撤销之日起无效；公文被废止的，视为自始无效。（）

33、税务机关制发的电子公文在税务系统内部具有行政效力，可以作为本系统、本机关内部处理公务的依据。（）

34、税务系统内部非涉密性公文，发电子公文，其中作为执法依据的，同时发纸质公文。（）

四、简答题

1、党政机关公文和税务机关公文的文种各有哪些？

2、简述纪要的适用范围及主要分类？

3、公文一般由哪几部分组成？国家税务总局党的组织发文字号和行政公文发文字号各包括哪些？

4、决议和决定有什么区别？

5、请示的适用范围和主要特点是什么？

6、向上级机关行文应当遵循的规则是什么？

7、办公厅（室）对签发前的文稿重点审核什么？

8、某业务科室在综合办公系统中，按发文程序将文稿发送分管领导签发后，发现文稿中有一段内容表述有误，于是在校对环节悄悄 地改了过来。该科室的做法是否正确，为什么？

9、发文办理、收文办理各指什么？

办公室公文 第3篇

一、强化领导，扎实推进

该行党委早在2005年初就提出了要进一步转变工作作风，提高办文、办事效率，努力构建和谐银行的目标，提出了在州行机关率先推行无纸化办公并逐步在全辖推开的设想。推行无纸化办公之初，针对一些员工思想认识不足、大多数员工计算机操作整体水平不高、学习掌握现代化办公技能上有难度、很多人都有等待观望和畏难心理的实际，该行领导积极采取有效措施，为推行和推进无纸化办公提供保障。一是成立了以主管行长为组长、办公室主任为副组长的无纸化办公工作领导小组,明确各部室经理(主任)为第一责任人，每个部室和支行指定一名同志为具体管理人员，负责指导，分解任务，落实责任，切实加强组织领导,为推进无纸化办公工作提供了组织保障。二是通过召开动员会、座谈会等方式，向员工讲清推行无纸化办公的目的、意义，让大家进一步认识到推行无纸化办公的重要性、必要性及可行性，激发员工参与无纸化办公的积极性、主动性，为推进无纸化办公工作提供了思想保障。三是制定《延边州分行推行无纸化办公实施方案》，明确工作目标、方法步骤、标准要求和全面推行时间，增强了员工的紧迫感和责任感，为推进无纸化办公工作提供了措施保证。四是制定《延边州分行推行无纸化办公工作考核办法》，加强对方案执行过程中的工作质量和工作效率的考核，为推行无纸化办公提供了制度保证。五是找准工作的难点和突破点，重点解决好年龄偏大员工的思想认识问题，帮助他们克服心理障碍、放下思想包袱，下功夫搞好这项工作。

二、搞好培训,岗位练兵

在推行无纸化办公过程中，该行根据人员结构特点，着力加强基本功训练。一是办班培训，普及相关业务知识。一方面加强计算机基础知识的培训，使全体员工都能掌握操作要领和操作技巧，并通过考核使受训人员普遍达到一、二级操作水平；另一方面普及公文知识，明确公文传输流程，传授公文处理办法。培训之初，约有80%以上的人对计算机和公文传输知识一知半解，但通过办班培训和强化学习，不但都学会了公文传输处理，而且计算机操作水平也有大幅度提高。通过培训，该行的一位老处长由计算机应用的门外汉变成了行家里手，并成为推行无纸化办公的坚定支持者。二是以熟带生，搞好传、帮、带。办公室人员和信息部门联手，亲自到各部室和支行进行辅导，传授操作要领，培训业务骨干，由业务骨干协助部门负责人做好处理公文传输工作，指导其及时、准确、规范操作，并通过不断强化练习来逐渐掌握操作要领、操作技能和操作流程，最终达到了独立上机操作水平。三是领导带头，发挥表率和带动作用。当时州行三位行领导中有两位年龄在55周岁以上，在学习应用计算机上存在很多实际困难。为了确保无纸化办公的开展，行领导率先垂范，在推行无纸化办公初期，每当需要行领导签批公文时，办公室人员都直接到现场指导操作，使行领导尽快熟练掌握电子公文的使用流程。行领导通过亲自上机操作演练和实际操作接收、签办公文，突破了独立操作和应用无纸化办公系统的难关，掌握了操作要领，也付出了比他人更多的艰辛和努力，为全行员工树立了学习榜样。在他们的影响和带动下，全体职工你追我赶学电脑，加快了推进无纸化办公的进程。

三、严密流程，完善功能

在推行无纸化办公过程中,办公室主动向行领导汇报,积极协调信息技术部门,共同研究解决工作中遇到的各种难题。一是保证所有业务人员人手一台计算机,为全面推行无纸化办公打下了坚实的物质基础。二是进一步规范公文操作流程。理顺了公文传输系统中的收文程序，将纸文本的人员传递改为由文书、办公室主任、行领导、承办部门、承办人等诸多环节均通过网上公文传输应用系统来传递和办理。三是充分发挥信息技术人员的技术服务和保障作用，潜心挖掘公文传输系统的应用功能，先后在收文传输系统中增加了主任拟办功能、行领导签批功能等；在发文传输系统的开发利用上,在部门库增加了承办部门拟稿功能、承办部门负责人录入意见功能和发送行管理员功能等，实现了从填制发文处理单、部门负责人审批和发送等诸多环节，一律通过电子公文传输系统办结完成，为顺利推行无纸化办公奠定了坚实的技术基础。四是适时调整了原有的计算机安全保密制度，将业务用机与上互联网用机的安全管理规定进行了补充和完善。五是保证公文传输和处理的时效性。要求操作人员每天上班

后、中午下班前、下午上班后和下班前至少四次上机查看和办理公文，确保当日公文当日办结。

四、效果明显, 运行平稳

高校办公室公文核稿工作刍议 第4篇

一、公文核稿工作的重要性

1. 核稿是确保公文效力的重要步骤。

公文是传达政令、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具,只有政策界限明确、情况交待清楚、办法措施可行、表达准确简练、体式合乎规范,才能发挥应有的作用。如果公文数量多、质量低、行文乱,不仅会使公文失去严肃性和权威性,影响上级主管部门的工作秩序、损害学校的声誉,还不利于下级单位工作的开展,给实际工作带来诸多麻烦。因此,在公文印发前对文稿进行审核和修改就显得尤为重要,它是提高公文质量、保证公文发挥效力的重要步骤。

2. 核稿是秘书发挥参谋助手作用的重要方面。

高校的很多工作都是以公文的形式汇报、部署、传达和交流的。按业务分工和工作需要,文稿撰写工作一般都由各职能部门指定有关人员或秘书负责,受拟稿人思想高度、政策水平、业务能力、文字技巧、对公文特点认识的差异等因素的影响,文稿中难免会出现各种疏忽和遗漏。因此,秘书协助领导对文稿审核把关,不仅减轻了领导阅批和修改文稿的负担,还为领导腾出了抓大事、谋大局的时间和精力。

二、公文核稿工作的内容

1. 把好行文关,确保公文的严肃性。

公文的效用在于质量而不在于数量,为维护公文的严肃性,首先应关注新送来文稿的行文必要性。由于高校部分工作具有一定的循环周期,极易出现内容相同或相似的重复行文现象。对此,核稿人员要严把行文关,对可发可不发的公文坚决不发,对能合并的公文尽量合并,对可以由职能部门自行印发的绝不以学校或办公室名义发文,凡通过汇报、请示等口头形式协商能够达成共识的一般不予行文,凡在会议上安排部署过的事项不另外行文,一般知照性的通知和文件应尽量在校园网发布或以白头通知形式发出,不另行文。

2. 把好政策关,确保公文的权威性。

一份具有法定效力的公文,必须符合党和国家的现行方针政策、法律法规,不与上级主管部门或本校发布现仍在执行的政策、规定相矛盾。核稿人员要站在全校的立场对职能部门所拟的文稿进行审核,看其所提出的新规定或办法是否合乎法律法规、是否需要废止现行有关规定、办法,须与其他部门联合行文的是否已与相关部门协商并达成一致意见等等。总之,核稿人员要严格把握政策尺度,对文稿涉及的政策问题要有准确的纵向和横向把握,既要保持同上级有关政策的一致,以及现行规定与既往文件的统一,又要全面掌握上级文件精神,尽可能多地了解各部门、各单位的文件,保持政策的连续性和统一性。

3. 把好内容关,确保公文的高效性。

公文质量的高低优劣直接决定了公文效力的大小强弱,公文质量由多种因素决定,按基本要求来说,首先应当强调所提措施办法的客观全面、切实可行。其次应关注构成公文材料的真实性、准确性和逻辑性。为此,在核稿工作中,我们要注意审核文稿使用的的材料是否准确无误,层次是否清晰分明,结构是否严谨完整等。同时,还要注意审核语言文字是否规范简练,遣词造句是否符合语法。另外,对于文中的标点符号、人名地名、专用术语以及引用、简称等是否正确规范也应予以关注。在确保以上内容全面准确的基础上,公文应力求简短。

4. 把好体式关,确保公文的规范性。

公文的体式关系到公文的流转效率和正常效力的发挥。核稿人员要严格按照《国家行政机关公文处理办法》的规定,对公文的文种和格式,以及公文中一个个相对固定的组成部分进行审核,如对公文的文种、标题、主送机关、抄送机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、附件、附注、成文日期、主题词等都要仔细检验把关,确保每个部分都符合规定的要求。另外,对公文用纸、字体、字号、行间距、装订等也要根据相关规定认真把关,确保公文格式规范统一。

三、做好公文核稿工作的注意事项

上述四方面的公文审核把关工作,对核稿人员提出了极高的要求。笔者以为,要做好公文核稿工作,核稿人员还需要注意以下几点:

1. 坚守整体、全局的工作立场。

整体、全局的工作立场在公文审核把关中具有重要作用。在公文的起草环节,职能部门可能会自觉或不自觉地从本部门的角度考虑问题,文稿往往只代表着局部利益。办公室作为学校公务活动的综合部门,在公文核稿过程中,应站在全校立场,全方位地审视文稿、分析情况,兼顾并超越主办者、协办者和执行者三方面视角,从大处着眼,做好沟通协调工作,在宏观上确立公文的主题和脉络。

2. 强化严谨、规范的工作意识。

严谨、规范的工作意识是公文核稿工作中必须时刻紧绷的一根弦,它要求核稿人员力戒随意性,对于不合规定或质量有问题的文稿,绝不能以个人好恶为标准,用主观臆测的方式来处理。在核稿过程中,核稿人员应认真对待文稿的每个部分,严格遵守《国家行政机关公文处理办法》等规章制度以及相关工作程序,采取退、补、改等办法严格把关,力求行文有必要、行文方式妥当、行文符合公文拟制的各项要求、格式符合有关规定等。

3. 坚持认真、细致的工作作风。

办公室公文处理办法 第5篇

关于印发公文处理办法的通知

本校各单位、附属医院：

《学院公文处理办法》已经学校同意，现印发给你们，请遵照执行。

学院办公室 2016年3月18日

学院办公室 2016年3月18日印发

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学院公文处理办法

第一章 总则

第一条 为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发„2012‟14号）、《党政机关公文格式》和省市关于公文处理的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 公文是学校依法实施领导、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级精神和学校政策，公布规章制度，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 学校公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学校办公室是学校公文的管理机构，负责学校公文处理工作并指导、督促、检查全校其他各单位的公文处理工作。

第二章 行文规则

第六条 学校常用的公文种类有：

（一）决议。适用于党代会、教代会、工代会等重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项做出决策和安排，奖惩有关单位和人员。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布学校规章制度，要求下级单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于传达重要精神、告知重要情况或宣传表彰先进、批评指出错误。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（九）函。适用于学校与不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求答复和审批事项。

（十）纪要。适用于记载、表达会议主要精神和议定事项。第七条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。严格控制公文数量，凡上级已有具体政策措施和明确规定、可直接组织贯彻落实的，上级文件未提出制定具体贯彻意见要求的，照搬照转上级文件的，学校现行文件规定仍然适用的，内容与已发文件雷同或没有实质内容的，可以通过协调或其他方式解决的，一般不再发文。校领导在会议上的报告、讲话及会上已印发的经验交流材料，一般不再以文件形式印发。凡属校内部门职权内可自行发文或几个部门联合行文能够解决的，不再以学校名义发文。校内非常设协调机构人员调整，该机构负责人没有变动的，不再另外行文。

第八条 行文关系按照隶属关系和职权范围确定，一般不——

得越级行文。

第九条 行文应当贯彻党、政分开的原则。凡属党务方面的工作，以校党委名义发文；属政务方面的工作，以学校名义发文。涉及学校重大事项、决定时，经主要负责领导签发，可以党政联合行文。

第十条 校党委、学校可以向上级单位或者无隶属关系的单位行文。学校办公室是唯一能受校党委、学校委托对外行文的部门，学校其他单位不得对外行文。学校纪委、工会、团委可以根据工作需要，经校领导签发后，以各自名义对外行文。

第十一条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

（一）上行文。以校党委、学校的名义对上行文，一般用请示、报告等文种。上行文原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。公文遵循一文一报原则，一般不多头分送，因紧急情况确需分送的，应当在首页注明分送情况。

下级单位向校党委、行政报送请示或报告，主送机关为学院党委、学院，不能直接报送校领导个人。下级单位的请示事项，如需以校党委或学校名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后报校办公室处理，不得原文转报上级单位。

落实上级单位领导批示的情况报告，需附领导批示复印件。向上请示问题和报告工作要分开，不得将请示、报告混用。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事

项

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

机关部门在其职权范围内，可以就一些具体业务工作向学校其他单位行文。涉及多个部门职权范围内的事务，未协商一致的，不得行文。

学校正式编制外常设的临时协调、工作机构，以其办公室所挂靠部门的名义向学校其他单位行文。非常设机构在其职权范围内，可以向学校其他单位行文。

特别重要的下行文，应当根据工作需要抄送上级单位以及相关部门等。

（三）平行文。同级或者无隶属关系的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不在公文中提出指令性要求。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以校党委、学校或校办公室函件形式回复。

（四）同级单位之间在必要时可以联合行文。

第三章 公文拟制

第十二条 学校公文拟制包括公文的起草、审核、签发、印制等程序。

第十三条 学校公文起草应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他相关规定，完整准确——

体现发文意图，并同现行有关公文衔接；分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，格式规范。

（二）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。公文涉及其他单位职权范围事项的，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。经协商不能取得一致意见的，由主办单位报送上级领导协调或者审定。

（四）严格控制公文篇幅，校内发文除重大决策部署外，普发类文件正文一般不超过3000字；报送上级的请示一般不超过1500字；校内请示一般不超过1200字。

第十四条 校级公文的报批。各单位拟申请以校党委、学校名义行文，应由本单位负责人审核、签字，涉及其他单位的，须由拟稿单位和共同经办单位负责人会签，并准确填写公文处理单。申请发文的主办单位对所发文件负最终责任。

校级公文签发前须经学校办公室核稿，不得直接报送校领导审签。校办公室审核重点：行文理由是否充分，行文依据是否准确；是否符合发文单位的职权范围，发文意图是否完整准确体现，文种是否正确；格式是否规范；内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；同现行有关公文是否衔接，有无矛盾；提出的政策措施和办法是否明确具体、切实可行；涉及其他单位的事项是否经过协商一致；文字表达是否准确、简练，附件是否齐备、题目是否一致；涉密文件、内部文件的密

级、印发传达范围是否准确等。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。审核合格的公文由校办公室提交校领导签发。

校办公室对各单位报送的公文应当及时审核、报批，普通公文审核期限一般不超过2个工作日，紧急公文应当及时审核。

第十五条

校级公文的签发。综合性的、重大的问题，由校办公室呈送党委书记、校长签发；日常工作例行性和业务性的专项问题，由校办公室呈送分管校领导签发。

校领导和各单位负责人对报请签发的各类公文，要及时批阅。办理紧急公文时，遇到相关校领导在外出差的，可电话联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。公文一经签发，即成为定稿，并据此生效。

第十六条 公文的制发包括以下主要程序：

（一）复核。签发后的公文在印发前须经校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审定稿。

（二）编号、套红。复核合格的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并进行套红。

（三）印制。公文的印发要保证时效性并厉行勤俭节约，——

原则上对内发文以电子公文方式通过公文自动化系统在网上发布，除印制少数存档外，不再印发纸质公文。有特殊要求需要印制的公文，由校办公室印制，普通公文印制时间不超过1个工作日，紧急公文应当立即印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第十七条 拟制涉密公文应当按有关规定办理。

第四章 收文办理

第十八条 学校收文办理包括接收、登记、初审、承办、催办、答复等主要程序。

（一）接收、登记和初审。接收校外来文包括上级单位及其他外单位来文，接收校内来文包括校内各单位请示或报告等。校办公室对接收的文件进行编号，登记文题、来源、去向等信息。学校各单位收到上级正式公文或外出开会带回正式公文，必须送校办公室登记办理，不得直接签批或传阅。除领导直接交办事项外，各单位呈送校领导的请示或报告必须送校办公室登记办理，不得直接报送校领导个人。

校办公室收到学校各单位呈报的公文时应进行审核，审核重点：是否应由该单位办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关单位的事项是否已协商、会签等。对不符合规定的公文，经校办公室领导同意，退回呈报单位，并说明理由。

（二）承办。校办公室应将收到的公文分为传阅件和阅示件。传阅件应当根据公文内容、要求和工作需要，确定范围后

及时分送传阅对象阅知或者批办；办理传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。阅示件应当提出拟办意见请有关校领导阅批或者转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。需要呈请校领导阅批的传真件，应当复制后办理。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，需报请校党委、行政审批的事项，承办单位应当提出处理意见并代拟文稿。

（三）催办。校办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，对一般公文应当定期催办，并及时向校办公室主任和有关领导反馈办理情况。

（四）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第十九条 接收涉密公文应当按有关规定办理。

第五章 公文管理

第二十条 校级公文由校办公室统一管理。学校各单位应由专人统一管理公文。

各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十一条 公文的立卷、归档。公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》 和其他有关规定，承办人员应当将公文定稿、正本及时整理（立卷）、归档。印制的校级公文，——

校办公室应将文稿签发单、公文原件以及正本保存备查。外来文在文件阅毕或办理完毕后由校办公室保存备查。联合办理的公文，原件由主办单位整理归档，其他单位保存其他形式的公文副本。

第二十二条 公文的清退销毁。不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经校办公室负责人批准，可以销毁。

第二十三条 公文的撤销和废止，根据职权范围和有关法律法规执行。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十四条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第二十五条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交校档案室。

第二十六条 个人出差、开会带回的公文，应当视内容及工作需要交校办公室办理。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十七条 新设立的单位应当向校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第二十八条 违反规定擅自拟发的或者与上级规定、要求相抵触的公文，学校责令有关单位予以撤销，并予以通报。对于拖延、推诿办理公文、丢失公文或者失密、泄密行为，学校

将视后果轻重分别给予当事人和有关责任人处分。违反保密规定，造成重大损失的，学校将依据国家和学校有关规定追究当事人的法律责任。

第六章 附 则

第二十九条 学校公文含电子公文。学校电子公文处理工作的具体办法另行制定。学校外事方面的公文，依照外事主管单位的有关规定处理。

第三十条 本办法适用于学校党委、行政及各二级单位书面形式的公文处理，学院附属医院公文处理工作参照本办法执行。

第三十一条 本办法由校办公室负责解释。

第三十二条 本办法自印发之日起施行，原有关规定同时废止。

附件：1.学院公文格式

2.学院发文代字表

3.二级单位公文版头模板

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附件1

学院公文格式

第一条 学校公文用纸采用A4型纸，左侧装订；公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

第二条 版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心之外。

（一）版头

1.发文机关标志。一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文单位全称或规范化简称。

以校党委名义或校党政联合发文，用“中共学院委员会文件”；以学校名义发文，用“学院文件”；学校办公室受权代校党委、学校发文，或其他需要以校办公室名义的发文，用“中共学院委员会办公室文件”“学院办公室文件”；校内各二级单位机关发文，用不带“文件”字样的各自单位名称作版头，如“学院教务处”“学院文化与传播学院”。

“中共学院纪律检查委员会”“中国教育工会学院委员会”“共青团学院委员会”分别用于校纪委、工会、团委制发公文。

发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小初号小标宋体字，以醒目、美观、庄重为原则。

2.发文字号。由发文代字、年份和顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行位臵，居中排布。

校党委、学校和学校办公室文件的发文代字由校办公室确定。校党委或校党委、行政联合发布重要决定、重要事项用“莆

院党发”；以学校名义发布重要决定、重要事项用“莆院发”；以校党委或校党委、行政联合对校外单位行文用 “莆院党”，发函用“莆院党函”；以学校名义对校外单位行文用“莆院”，发函用“莆院函”。其他以校党委或学校名义的发文，根据涉及工作范围确定发文代字，分别为“莆院党XX”和“莆院XX”。学校办公室受权代校党委、学校发文发布重要决定、重要事项用“莆院党办发”“莆院办发”；校办公室受权代校党委、学校对外行文用“莆院党办”“莆院办”，发函用“莆院党办函”“莆院办函”；其他需要以校办公室名义的发文用“莆院党办综”“莆院办综”。涉及校内常规工作、事务性工作的通知，一般情况的通报，要求相关单位报送有关材料、数据等，一般以发文单位标志为“学院办公室”的信函形式印发，发文代字为“便函”；此类公文不计入学校正式公文，办理完毕后由校档案室统一归档并保管10年，不作永久保存。

校内各二级单位根据《学院发文代字表》标注发文代字，联合行文时使用主办单位的发文代字。二级单位有变动调整的，发文代字由校办公室作相应调整。

年份、顺序号用阿位伯数字标注。年份应标全称，用六角括号“„‟”括入。顺序号不加“第”字，不留虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

1.标题。一般由发文单位、发文事由、公文种类三部分组成。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送单位。公文的主要受理单位，应当用全称或规范化简称，或者同类单位的统称。

——

编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格；主送单位之间用顿号或逗号，最后一个主送单位名称后标全角冒号。

如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记，标注方法同抄送单位。

3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。正文一般每面排22行，每行28个字，并撑满版心，特殊情况可适当调整。文中的数字、年份不能断开回行。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。

说明附件时，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文单位署名、成文日期和印章。

发文单位署名，署发文单位全称或者规范化简称。

成文日期，署签发人签发或者会议通过的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般右空四字编排。

印章，公文除会议纪要外，应当加盖发文单位印章。印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。

单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准

居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位臵，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

6.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，一般应在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字（有序号时带序号）用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字（有序号时带序号），如“莆院党发„2015‟1号附件1”。

（三）版记

1.抄送单位。除主送单位外的其他需要执行或者知晓公文内容的单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，在最后一个抄送单位名称后标句号。

如需把主送单位移至版记，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位臵于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。

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2.印发单位和印发日期。

公文的印发单位和印发日期，一般用4号仿宋体字编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

抄送单位、印发单位和印发日期下各印一条长度同版心宽度的分隔线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（四）页码

公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第三条 除第二条中的基本组成部分和格式外，有的学校公文还应包括份号、密级和保密期限、紧急程度、签发人、附注。

（一）份号

公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在公文首页版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限

公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级与保密期限之间用“★”隔开，如“机密★15年”。

（三）紧急程度

公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应

当分别标注“特急”“加急”。

标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）签发人

上报的公文需标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。

上报的公文中，发文字号与签发人标识于同一行，编排在发文机关标志下空二行位臵，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（五）附注

公文印发传达范围等需要说明的事项。

如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

第四条 学校公文如需附表，对横排A4纸型表格，页码位臵与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

对A3纸型表格，单面印刷时，表头边缘居左与A4纸文稿共同装订，多余部分折叠美观、易翻，与A4纸文稿对齐。

第五条 学校公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

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第六条 信函的格式除下列特别要求外，均与其他公文种类相同。

发文单位标志使用发文单位全称或规范化简称，上边缘至上页边为30mm，居中排布，用小初号红色小标宋体字。联合行文时，使用主办单位标志。发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），在距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为一行。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下一行。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为一行。首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

第七条

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

除校党委会议、校长办公会议、学校专题会议外，其他会议纪要格式可以根据实际制定。

第八条 学校公文的制版版面应干净无底灰，字迹清楚无

断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

学校公文应双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

学校公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，误差允许±4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；骑马钉钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。包本装订的公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

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附件2

学院发文代字表

一、校党委文件、信函

莆院党发 发布重要决定、重要事项的对内行文 莆院党综 涉及综合工作的对内行文 莆院党纪 涉及纪检工作的对内行文

莆院党组 涉及党建、组织工作的对内行文 莆院党干 发布干部任免事项的对内行文 莆院党宣 涉及宣传思想工作的对内行文 莆院党统 涉及统战工作的对内行文

莆院党群 涉及工会、共青团等群团工作的对内行文 莆院党 对外行文 莆院党函 对外发函

二、学校文件、信函

莆院发 发布重要决定、重要事项的对内行文 莆院综 涉及综合工作的对内行文

莆院监 涉及监察、审计工作的对内行文

莆院人 涉及人事工作、发布行政干部任免事项的对内行文 莆院教 涉及教学工作的对内行文 莆院学 涉及学生工作的对内行文

莆院研 涉及学位点建设、研究生工作的对内行文 莆院招 涉及招生工作的对内行文 莆院就业 涉及就业工作的对内行文 莆院科 涉及科研工作的对内行文 莆院建 涉及基建工作的对内行文 莆院后 涉及后勤工作的对内行文

莆院资 涉及资产设备工作的对内行文 莆院财 涉及财务工作的对内行文

莆院外 涉及对外合作交流、外事工作的对内行文

莆院保 涉及安全稳定、保卫工作的对内行文

莆院人武 涉及人民武装、征兵、国防教育工作的对内行文 莆院图 涉及图书、文献资源建设工作的对内行文 莆院医 涉及医学教育、附属医院工作的对内行文 莆院继教 涉及继续教育工作的对内行文 莆院 对外行文 莆院函 对外发函

三、学校办公室文件、信函

莆院党办发 受权代校党委发布重要决定、重要事项的对内行文 莆院办发 受权代学校发布重要决定、重要事项的对内行文 莆院党办综 以党委办公室名义对内行文 莆院办综 以学校办公室名义对内行文 莆院党办 受权代校党委对外行文 莆院办 受权代学校对外行文 莆院党办函 受权代校党委对外发函 莆院办函 受权代学校对外发函

便函 涉及校内常规工作、事务性工作的对内行文

四、校纪委、工会、团委文件

莆院纪 校纪委对内、对外行文 莆院工 校工会对内、对外行文 团莆院委 校团委对内、对外行文

五、行政机关、教辅单位文件 组织 组织部对内行文 宣传 宣传部对内行文 统战 统战部对内行文 机关党 机关党委对内行文 监审 监审处对内行文 人事 人事处对内行文 教务 教务处对内行文 科研 科研处对内行文 学生 学生处对内行文

——

基建 基建处对内行文 后勤 后勤处对内行文

资产 资产设备处对内行文 财务 财务处对内行文

外事 对外合作交流处对内行文 保卫 保卫处对内行文 武装 武装部对内行文 医学 医学部对内行文

仙游校区 仙游校区管委会对内行文 图书 图书馆对内行文

继教 继续教育学院对内行文

技术 现代教育技术中心对内行文 思政 思政教研部对内行文 基医 基础医学部对内行文 实验 实验中心对内行文 六、二级学院文件

文传 文化与传播学院对内行文

文传党 文化与传播学院党委对内行文 外语 外国语学院对内行文

外语党 外国语学院党委对内行文 数学 数学学院对内行文

数学党 数学学院党委对内行文

环生 环境与生物工程学院对内行文

环生党 环境与生物工程学院党委对内行文机电 机电工程学院对内行文

机电党 机电工程学院党委对内行文 信息 信息工程学院对内行文

信息党 信息工程学院党委对内行文 土木 土木工程学院对内行文

土木党 土木工程学院党委对内行文 美术 工艺美术学院对内行文

美术党 工艺美术学院党委对内行文 音乐 音乐学院对内行文

音乐党 音乐学院党委对内行文 体育 体育学院对内行文

体育党 体育学院党委对内行文 管理 管理学院对内行文

管理党 商学 商学党 护理 护理党 药技 药技党 临床 临床党 基教 基教党

——管理学院党委对内行文 商学院对内行文

商学院党委对内行文 护理学院对内行文

护理学院党委对内行文

药学与医学技术学院对内行文

药学与医学技术学院党委对内行文临床医学院对内行文

临床医学院党委对内行文 基础教育学院对内行文

基础教育学院党委对内行文

附件3 二级单位公文版头模板

中共学院委员会组织部

中共学院委员会宣传部

——

中共学院委员会统战部

中共学院机关委员会

——

学院监察审计处

莆 田 学 院 人 事 处

——

莆 田 学 院 教 务 处

莆 田 学 院 科 研 处

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莆 田 学 院 学 生 处

莆 田 学 院 基 建 处

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莆 田 学 院 后 勤 处

学院资产设备处

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莆 田 学 院 财 务 处

学院对外合作交流处

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莆 田 学 院 保 卫 处

莆 田 学 院 武 装 部

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莆 田 学 院 医 学 部

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学院仙游校区管委会

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莆 田 学 院 图 书 馆

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学院继续教育学院

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学院现代教育技术中心

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学院思政教研部

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学院基础医学部

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莆 田 学 院 实 验 中 心

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学院文化与传播学院

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中共学院文化与传播学院委员会

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办公室公文写作的几点体会 第6篇

关键词：办公室公文,写作,体会

办公室公文写作是办公室工作的基本内容。在新形势下, 如何提高办公室公文写作能力与水平, 是办公室工作人员应当认真思考的问题。下面, 结合自身工作实际, 谈谈几点办公室公文写作的体会。

一、认真做好准备

公文写作是各级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。其特点是严谨性、实用性和工具性。要写好公文, 必须认真做好准备工作。一是明确文稿格式。机关公文种类繁多, 各类文体都有其不同的格式要求, 表述方法, 这是不能随意改变的。二是充分掌握材料。俗话说:“巧妇难为无米之炊”, 对于公文写作尤其如此。公文一般都涉及到具体行业和具体工作, 我们必须掌握大量相关材料和一定专业知识及术语, 才能对要写的文稿有充分、翔实的认识。材料是文章的基础, 文稿质量水平的高低不在于文字的堆砌, 而在于对问题的研究分析和对观点的概括提炼, 在于对材料的合理取舍和运用。因此, 在起草文稿前, 要第一时间对文稿涉及到的材料进行搜集整理, 了解实际情况, 落实有关数据, 这样文稿才能充实准确, 言之有物。三是认真谋篇布局。提纲是文章的“骨骼框架”, 是思路要点的文字体现形式。一篇好的文章必定有一个完善的提纲, 如果“骨架”搭的不好, 那么, 无论如何充实“血肉”, 造出的成品也会有这样或那样的缺陷。在文稿动笔之前, 先把要表达的观点意图想好, 把文稿的基础框架搭起来, 把提纲写得既清楚又准确, 写作时按“纲”行文, 一气呵成, 这样才能有效提高写作效率和文稿的成功率、质量。

二、准确把握重点

对于公文来说, 尤其是汇报讲话类文稿, 核心就是体现领导的观点意图。所以在起草前必须准确把握领导的意图, 掌握文章的重点和方向。但是在实际工作中, 领导意图的体现往往有着许多不确定因素, 需要我们去揣摩、延伸、拓展、补充。那么, 怎么才能把握好领导的意图?第一, 应该在平时工作中增强战略思维和大局意识, 把目光放到行业的发展大势上;分析问题要向领导的思考方式靠拢, 争取在站位上接近领导的高度。第二, 要熟悉领导工作思路, 通过多听、多看、多问等方式收集领导观点, 在日常工作中做个有心人。多注意领导办事讲话的方式, 有的时候领导一句话带过的事, 也要多揣摩领导对其深层次的看法, 这样才能积累经验, 在写作中准确把握领导意图。第三, 要提高对领导个人的感性认识, 平时多与领导接触交流。领导的讲话往往站位高、有深度且语言朴实生动, 能体现领导的个人魅力, 所以在平时要认真总结、揣摩领导的语言运用, 尽可能多地在文稿中采用领导的原始语言、常用语言, 这样的文稿才能与领导本人有机地融为一体, 让人听起来自然、亲切。

三、注重学习积累

学习公文写作要注意从以下几个方面去努力:一要掌握基本知识。公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求, 特别是在文种、格式等方面有严格的规定, 这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。二要学习模仿范文。模仿是学习的重要形式, 要根据自己所从事的行业, 选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件, 报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读, 用心揣摩其思路及语言风格, 细心体会其谋篇布局、形式特征。要做到边学习边思考, 把这些高质量、高标准的范文, 与自己的思维成功对接, 融为一体, 快速高效地转化为自己的能力和水平。三要学习他人经验。学习写作很重要的一条经验, 就是要认真体会领导同志、有经验的同志从立意构思到谋篇布局, 从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程, 领悟每一个细节。

四、实践锻炼提高

办公室公文 第7篇

一、突出“三个规范”, 努力提高信息化条件下公文处理水平

公文处理工作是办公室工作的重要组成部分, 是企业上情下达、下情上传的重要形式和信息平台。随着公文处理OA系统的上线运行, 公文处理从传统的纸质媒介向互联网时代的电子公文处理模式转变, 呈现出高效快捷的特点。

(一) 规范工作制度

根据西南油气田关于推进文件管理创新和公文处理细则的要求, 结合工程公司学习执行党政机关公文格式国家标准的要求, 我们将油气田的公文处理制度和相关国家标准GB/T 9704-2012作为公司公文处理的制度指南, 并有意识地培养锻炼提高办公室工作人员的写作水平和处理能力。一是安排参加油气田举办的公文处理培训班。二是对照岗位要求组织学习上级规范和国家标准。三是对不符合要求的文稿一律退回相关办文部室按照上述规范重新办理。确保了公文处理的严肃性和高标准。

(二) 规范格式要求

公文格式就是公文的表现形式, 我们从公文类别的界定、标题的制作、文号的确认、正文的撰写、附件的添加等强调公文格式的规范, 从纸型、字型、字号、时间等细节入手狠抓公文制作的质量, 认真贯彻落实油气田文件管理创新的要求, 优化文件层类、控制红头文件数量、推广应用工作表单、努力提高办文水平, 及时、准确地将公司的经营决策、管理思路和工作部署传达到了基层单位, 有力保障了公司本年度各项目标任务顺利有序地推进。

(三) 规范运行流程

我们在公文运行处理的工作中, 积极推广应用办公自动化系统, 及时做好登记, 签署拟办意见, 提交领导阅示, 并根据文件要求在领导传阅的同时向相关部门发送工作提示, 为完成上级交办的工作提供足够的办理时间。公文处理坚持主要领导批示, 分管领导审核, 层层落实签审责任, 向上级部门报送的各类公文, 必须经公司主管领导签发后方可上报。在传真件的收发上也严格做好登记, 收传真请领导签阅后交相关部门落实时, 签收人必须签字。发传真必须填写登记表并再次电话确认对方收悉, 避免了因传真件未及时收到造成的工作延误, 杜绝了因传真件丢失造成的推诿扯皮。

二、坚持“三个到位”, 努力提高新机制下公文处理效率

随着企业专业化改革重组的完成, 新的运行机制对公文处理效率提出了更高的要求, 我们坚持从公文处理、工作督查和落实问责三个阶段入手, 着力提高公文处理效率。

(一) 公文处理到位

我们在公文处理中坚持集中统一原则, 严格把控收文关口, 认真做好文件签收登记, 下发的文件、通知以及平级送外的函件都坚持由专人统收、统发、统管、统办。我们还在公文的传阅中采取盯人法传阅, 过去的公文传阅是根据领导的分工进行传阅, 遇到主管领导或主要领导出差在外容易造成公文处理的停滞和相关工作的延误, 现在我们改变了这一传统做法, 采取盯人法盯住在家领导, 谁在家就先交给谁传阅, 有效减少了传阅件滞留, 缩短了公文处理时长, 提高了工作效率。

(二) 工作督查到位

我们在公文处理的后续督查工作中, 坚持全面准确理解文件精神和领导的批示意见, 加强综合协调、督查催办和业务指导, 随时掌握文件办理进度, 为下一步工作的开展提供决策依据和参谋意见。今年以来, 公司印发督查通报5期, QHSE督查通报10期, 开展综治信访稳定工作月度巡回督查10次。从2013年9月起, 公司借鉴会战模式, 要求各职能部门拟定月度工作计划, 由办公室负责按月进行工作进度的督导, 通过量化月度工作目标及督查任务完成情况, 提高了各部门工作效率。

(三) 落实问责到位

办公室工作无小事, 每项工作都容不得半点马虎, 任何微小的过失都可能影响到相关工作的运行效率, 对上级决策部署的贯彻执行造成不利影响, 甚至可能造成无法挽回的损失。我们严格执行公文处理限时办结制和责任追究制、按照油气田“争创一流办公室活动考核评比表”的要求开展考核评比。今年4月, 某部门撰写的材料出现了错误和疏漏, 公司对此予以了严肃的通报批评, 虽然不是由办公室负责办理的正式公文, 但也从一个侧面反映出我们对公文处理的高度重视和严格问责。

摘要：根据办公室公文处理工作的实际情况, 着重对公文处理过程中如何规范办文、提高效率、保证质量进行了积极有效的探索与实践, 并对创新思路与做法进行了总结, 实现了经营决策和管理思路的准确传达, 为企业管理提供了及时可靠的信息支持和参谋意见。

办公室公文 第8篇

关键词：企业,公文处理,关键点

办公室是企业内外连接的重要桥梁, 是企业领导进行决策和做出相关规划的重要参谋, 而公文是办公室发挥其有效职能的重要载体, 是传达党和国家政策, 发布相关规章和制度, 实施行政管理以及经验交流的重要工具。因此, 做好办公室公文处理工作对企业整体发展具有重要影响。公文处理是指公文的办理、管理、整理 (立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。有人认为, 公文处理并没有多少“技术含量”, 只需按部就班走既定的办理程序即可。绝知此事要躬行。只有通过亲身实践才会知道, 公文处理有技巧、讲艺术、对办文秘书的综合素质也有较高的要求。办公秘书不仅要俯而行, 脚踏实地;还要仰而思, 灵活变通。不仅要遵循流程, 不逾矩;还要勇于突破, 敢创新。不仅要求实、求细, 还要求巧、求精。看似平凡朴实的公文处理工作, 也是一门有内涵、讲技巧的艺术, 笔者认为要做好公文处理工作需要注意以下几点:

一、掌握公文写作技巧

一是要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径:从主动询问中获得;从领导批示中领会;从平时言谈中捕捉;从讲话材料中把握;从积零为整中综合。把握领导意图的要求:一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考:从现实角度看问题 (当前企业发展的主要问题) , 从全局角度看问题 (对企业发展的独到见解) , 从实践角度看问题 (怎样立即解决问题) , 从上下结合角度看问题 (与上级要求相衔接) , 从理论和政策高度看问题 (提升眼界与格局) 。

二是遵循公文写作流程。明确公文主题。在把握领导意图后, 确定公文文种, 动笔之前要做到胸有成竹。根据主题搜集真实、准确、新鲜、典型的, 能反映事物本质特征的材料。拟定写作提纲。确定公文内容的组成结构、表达顺序, 安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。正式起草成文。注意实效性, 注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候, 切忌主观臆断, 凭空编造。文字材料中, 每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依, 一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道, 载的不是秘书个人的思想, 而是领导集体的智慧。在起草的过程中, 一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图, 把握领导的思想。加工修改阶段。对于文字材料后期的加工修改, 一定要有壮士断腕的勇气, 敢于挑战自己的极限, 要始终牢记秘书是为领导服务的, 公文体现的是企业的行文管理理念。

二、严格把好公文审核关

凡是以单位或办公室名义发出的公文, 在文稿送领导审批前, 应该经办公室审核。办公室人员审核文稿前, 要检查发文签、正文、附件是否完整齐全, 必要时还应查找有关参考资料。根据公文处理办法的相关规定, 坚持先排后审、逢文必审、每字必核、审写分离、急文稳审、发前审止原则。一是先排后审。文稿起草后, 首先按公文的版式、体式的有关要求排版, 等排版后再做审核, 避免出现审核时没在同一个版本上审核的现象。二是逢文必审。审核公文和文稿时不能因篇幅长短、字数多少, 而忽视对每篇公文的审核。三是每字必核。一篇公文或文稿文字表述是否准确、通顺、简练, 人名、地名、时间、数字、引文等是否准确、规范、严谨等等, 都必须坚持逐字逐句逐标点进行审核。四是审写分离。文稿起草人在起草过程中有着固有的思维模式和视觉模式, 因此必须经过专职人员进行二次审核。五是急文稳审。审核过程中始终以心平气和的心态, 不急不躁地审核每一篇发出的公文。六是发前审止。坚持公文正式发出之前, 再进行一次审核, 一旦发现错误及时更正, 避免发生在实际工作中产生歧义和误导的现象。

三、分清缓急, 科学有效传阅

办公室每天都会接收大量公文, 办公秘书首要做好查收、登记、下载和上传等一系列基础工作, 遵循“急件先行”的准则, 按照公文的性质和内容, 正确区分轻重缓急、先后主次, 做到急件急办, 特件特办, 保证紧急和重要公文先办理、先运行、先落实。

办公秘书在公文处理工作中还应采取科学有效的传阅, 简化办文程序, 减少不必要的重复过程, 做到集中分送时力求全, 单独分送时力求快, 环环相扣, 衔接有序。同时对阅办人规定阅办时限, 缩短公文运转周期, 及时、适时、高效地处理好每一份公文。办公秘书收到文件, 要在第一时间报送办公室主任由其提出拟办意见, 再由分管或主管领导做出批示, 进而根据领导批示内容发送给承办部门加以办理。送阅文件时, 如果领导外出, 办公秘书要根据文件承办轻重缓急情况, 一方面将文件精神电话告知分管或主管领导, 一方面将文件超前性地转发给承办部门, 提前承办以不耽误工作;如果领导忙于其他事项忘记批阅文件时, 办文秘书要适时委婉地予以提醒, 同时还要督促承办部门按期办结, 确保工作及早落实。

四、讲究时效, 加强督察督办

公文处理工作具有很强的时效性。每一份公文都是有时效的, 公文只有在特定的时间内才能产生效用。古人讲:“言当其时, 一字千金, 言背其时, 一文不值。”因此, “及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。文件传阅时, 要随到随办, 不拖、不压、不误、不漏, 这是公文处理工作时效性的最基本要求。从某种意义上讲, 时效性的强弱, 直接影响和决定着企业的工作效率。办文秘书必须具有较强的时间观念, 在各个环节上尽可能化繁为简, 使文件流程简捷, 管理科学, 操作手续简便, 最大限度地提高文件管理效率。

对需要催办事项的文件, 办公秘书转办后, 要根据文件的落实情况, 可采用灵活多样的形式, 主动联系对方, 不能将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问了, 而要定期对所办的文件进行核查, 跟踪督查落实情况, 杜绝文件压误或漏办, 确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办可采取发催办单或电话询问等形式进行, 对紧急重要文件, 可专人专件跟踪催办, 切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结, 应及时注明落实单位、落实时间和落实结果, 并将办理情况进行整理后, 反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件, 视具体情况, 应随时反馈。因此, 办公秘书要增强时间观念、效率观念和程序观念, 一旦超过时限就有可能错过时机, 贻误工作, 造成损失。

办公室公文 第9篇

一、建立规范的信息化电子公文处理表格

公文处理是一个纷繁复杂的系统工程。公文处理从撰写、审核、核印、分发、拟办、批办、承办, 归档的整个调查时一环扣一环。作为一个运动着的整体, 特别讲究系统性, 无论在哪个环境上出了问题, 都将影响整个公文工作的运转。办公室公文处理具体工作是将收集的各种公文信息为机关领导决策、指导实践、推动工作提供重要依据, 公文信息收集准确方能起到决策准确, 信息的分类清晰、职责分明、宏观控制的作用, 信息反馈及时又为领导决策的实施与调整提供可靠的保证。办公室公文信息收集、分类、处理是各横向和纵向部门沟通管理的主体与客体的信息源, 采用规范、简洁、明了的公文电子表格进行登记及处理, 并将每日大量的、各种不同形式、不同类型的信息在表格上清晰的反映出来, 为领导掌握时局信息尤为重要。

(一) 设立信息化电子公文处理表格的内容

收文登记是管理收入文件的“账目”, 用以记录公文收入及其处理情况, 控制文件的运转, 明确交接责任, 避免紊乱, 设立工作登记是管理与保护文件的必要措施。公文处理采取电子表格登记、处理是实行办公自动化 (OA) 的前期工作, 表格登记项目是根据公文分类决定的, 公文登记主要分普通公文和机要公文, 普通公文登记主要对指导性文件 (如命令、决定、决议、通知、会议纪要等) 、请示签发性文件、沟通情况性文件属于本电子表格登记范围。笔者自制的电子《办公室公文收发、分类、处理登记表》共分为《指导性公文分类处理登记表》和《请示签发及沟通情况性公文分类处理登记表》二种类型, 文件登记项目包括收文顺序号文件标题、承办单位、签收、备注、月总数合计等6个子栏目和信息来源、信息分类、信息内容、各级领导批示、信息进度跟踪、信息处理结果等6大类别。信息来源包括:纸质版文件、电话传真文件、网上收发文件、电话口头通知、专人送递文件等内容;信息分类包括:会议通知、外来业务流转文件、市委市政府督办件及领导批示件、所管辖的各级部门公文、上级下达的工作任务及批示等内容;信息处理包括:信息流向 (文件发的放部门) 、接受信息者 (参会领导) 、收文时间、回告时间、联系人及处理结果等内容, 每项信息处理完毕后由登记人标注确认, 下班前将一天的全部信息处理情况进行回顾性检查。对当天公文处理必须做到及时、迅速、不拖拉、不积压, 收文日清、日清日分发。

(二) 电子公文处理表格的使用方法

首先, 在办公电脑局域网内建立一个专项文件夹, 将该表格收藏在此文件夹内, 由专人负责办公室普通公文信息的收集、登记、分类、处理。公文签收后应将收件分门别类, 登记时要逐件、逐项填写电子登记表, 实现一类别一表格, 登记时要规范、准确、细致、不能漏项。如果是紧急文件或紧急会议通知, 应采取初审、登记、分送、批办的工作流程, 按其公文性质和办理要求分别在第一时间向办公室分管领导汇报, 得到批准后将其公文送有关给领导或有关部门进行承办、拟办、批办、传阅、催办等处理环节。为了防止网络故障, 电子登记表一定要有备份, 防止信息丢失。

二、办公室公文信息流程的管理

公文的质量管理是指公文制发、处理、管理等, 并贯穿于公文处理全过程。办公室公文处理的最基本的工作任务是收文、签收、启封、登记、审核、分送、批办、催办、收卷等多个环节, 只有建立规范、科学、标准化的的公文处理流程, 才能提高办公室工作的全面质量管理水平。因此, 在规范了公文处理流程的基础上, 本单位办公室还建立了公文信息管理流程。

(一) 信息收集、处理流程

对每项公文信息按常规流程或特殊流程执行, 常规流程适用于普通公文信息源, 即:文件信息收发→登记→审核→分送→汇报→催办 (批办) →核签。特殊流程适用于紧急信息或特殊信息源, 即:签收→登记→初审→汇报 (电话记录与整理) →承办或传阅→催办→答复→反馈→核签。

(二) 信息流程的管理

公文管理主要包括公文的平时归卷、年终立卷、查阅、归档等环节, 但为了快捷搜索查阅历史公文, 要求信息登记管理流程规范, 可操作性强, 并可一键式查询, 因此, 办公室对公文信息实行了收文日清→日分发→日反馈→日归卷→日合计→周归档→月存档管理流程, 如果需要查阅历史公文信息只需根据年、月、日即可立及查阅, 方便、快捷、清晰, 规范的信息管理流程提高了办公室工作效率和工作质量。公文文件夹设有密码, 由专人负责, 即便是普通公文, 信息也不能随便公开和查询, 必要时由分管领导批准后专人负责查询, 维护公文的权威性。

(三) 纸质版文件归档流程

办公室每天的文件信息收发的种类很多, 大多数文件为纸质版, 如何对各类纸质版的文件资料在接收后进行分类登记、反馈、衔接、处理还存在纸质版文件归档问题。收到的纸质文件在第一时间跟上级领导汇报的同时需在登记表上作好详细登记、及时跟踪各类信息 (通知、文件) 流转情况, 特别是督办件、领导批示件、重要、紧急会议等信息登记后需及时传递给相关部门或处室并实时催办、跟踪。因此, 在执行电子表格登记时应根据不同类别的公文特点, 做好纸质版文件的系统编目、使用、传阅控制、分类归档, 对发给各级领导的各类重要文件资料要定期收集, 并整理归档、立卷, 严格按有关规定, 保证纸质版重要文件不丢失。对单位内部各部门 (处、室) 给领导的纸质版请示 (汇报) 文件、领导的批示回复、各部门 (处、室) 之间业务往来的纸质版文件、文档资料等按内容、时间顺序等要进行存档管理。每天下班前将已办结的纸质版文件与电子表格对照, 统一编号、标注以便归档以及日后查询。

三、实践效果分析

(一) 完善办公室信息工作职能

办公室既是机关具体的办事机构, 也是机构信息的枢纽部门, 承担着机关内外, 垂直部门之间、机关上下级之间、管理层和各部门之间及内部员工之间的信息采集、传递、加工保管工作, 随着机关职能和对社会所付的责任和义务的扩展, 办公室处理信息工作出现了信息量大、内容复杂、时间性强、形式多样的特点, 由于工作量大时容易出现会议通知漏传或延传的情况, 特别是上级紧急的会议, 因此, 保证各类重要信息快速的上传下达, 准确地做好信息管理就显得十分重要。在工作中将采取电子表格收集、登记、分类、处理, 可有效地避免了上述情况的发生。

(二) 推进办公室信息工作的规范化

办公室信息的处理重在及时、准确, 而且强调按轻重缓急的原则, 但由于当天的各类信息不是在固定时间, 数量和种类、形式也有不同, 所以, 凡收到一个信息要立即处理, 处理的结果也要及时标注以备查询。过去的方法是将文件或传真、网上传递的信息, 凭经验先简单分类, 放在资料夹内, 有急件先处理, 等忙完了再登记在纸质版的表格中, 有时忘了登记, 使文件的数量和是否已处理印象模糊, 特别是查找过时的重要文件时没有登记记录。现自制的电子表格眉目清楚, 填写简单、方便, 按规范的流程登记, 既保障了收集信息的完整性, 而且开机点击鼠标查询清晰、准确、完整, 提高了工作质量和效率。

办公室工作, 上传下达、下传上达如果没有规范、严谨的工作流程和科学的登记管理制度, 很容易让信息中断、省略或失真、漏传, 笔者认为, 只有在工作中不断改进工作方法, 才能做好办公室信息管理工作, 这也是提高行政办事效率的重要举措。

参考文献

[1]齐文炎, 朱辉, 闫霞.关于企业办公室工作的创新与思考[J].办公室业务, 2012, (01) .

[2]张得宝.党政和机关公文处理工作条例与实务全书[M].人民出版社, 2012.5, 1.

办公室公文 第10篇

办公自动化时代, 行政机关、企事业单位工作中, 改变过去复杂、低效的手工办公方式, 采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术进行工作, 从而达到提高行政效率的目的。文书的写作和处理大都利用现代化的办公设备进行操作。近几年, 国家对职业教育提出一体化教学要求, 主张有条件的院校在同时并行理论与实操教学。一体化教学不仅重视理论知识的传授, 更重视相关写作技能的锻炼和提高, 这就满足企业对新员工“一到岗就能上岗”的要求。一体化教学无疑是一种进步, 但是公文写作学科一体化教学开发严重不足, 仍存在以下问题:

(一) 重结构字句训练, 轻word版式设计

目前公文写作教学依然停留于旧教学模式, 偏重理论教学, 缺乏实操教学。课堂上教师一般注重公文结构安排、语言的顺畅程度, 培养学生时一般训练公文结构安排、遣词造句等。许多老师认为公文写作就是公文结构的安排和字句的排列, 故实操教学就是写作训练。站在发展的历史观来观照这个认识, 其错误就在于忽略了计算机时代对公文写作提出的新要求。

(二) 重手稿写作训练, 轻计算机操作训练

部分教师受传统习惯影响或教学设备限制, 公文写作教学及作业批改时仍采用手动形式。然而, 办公自动化时代, 文书的写作处理都离不开计算机网络。

若写作教学培养出来的学生大多习惯于手写、专业于理论, 外行于办公自动化下的写作实际操作, 被用人单位贴上“眼高手低”的标签。办公自动化时代, 公文实操教学不能仅仅停留于公文内容的写作训练, 还应包含基于word的公文版式处理训练, 只有结合word的处理技术开发公文实操教学, 实现一体化教学, 才能帮助学生实现学生懂理论、懂技能的教学目标。

二、公文实操教学内容不完整的原因及改进思路

多年来, 应用文写作教师实施教学时局限于学科特性, 认为公文写作仅仅是写作的问题, 只要把写作之道传授给学生就了事。殊不知, 计算机技术的高速发展使办公自动化的程度越来越高, 尤其是Word的广泛使用使靠一张纸、一支笔撰写公文的历史逐渐远去, 换言之, 当今社会在深谙应用文写作技巧的基础上, 对秘书提出了这个时代的要求之一:娴熟运用计算机操作技术处理文稿。这就要求职业院校在制定文秘专业人才培养目标时, 必须并重理论和实操教学。很遗憾, 无论是公文教材的编写, 还是教学的实施, 都过于注重理论介绍, 而忽略甚至无视实际操练, 导致实训教学得不到全面落实。办公自动化下, 公文写作实训应当包含文书写作和版式设计两部分。笔者详细查阅了100余种应用文写作教材, 发现实训安排都只停留在写作的层面, 丝毫未涉及版面设计。又查阅将近百种文秘办公自动化书籍, 也未发现有哪一种讲述版式设置, 只是照搬计算机基础有关Word处理技术的章节, 与公文写作的实际操作的特殊要求完全不符。

(一) 版式实操教学缺失的原因

造成公文格式实操教学缺失的主客观原因很多, 主要原因有三个。

1. 传统作业下, 文稿写作、版式设计跟文件印刷的脱离使秘书不必负责版式制作。

“由于原稿 (特别是手写稿) 与正式发出的文本在格式上有所不同, 为此, 需要在付印之前根据标准的公文格式对原稿各部分的排列次序与位置做出设计。”传统版面设计不是直接对页边、字型、字号、行距、字句、图表进行规划和调整, 而是“将版面设计的结果逐项签批在原稿或版式设计说明上”, 再交由文印部门排版和印刷。既然排版和印刷不是秘书的职责, 是否掌握排版技术就无关紧要了。

2.《国家行政机关公文格式 (下称格式) 》的限制。

当下, 公文几乎是使用计算机完成写作和版式设计的, 我国竟然未制定电子公文格式标准, 只能“符合《国家行政机关公文处理办法 (下称办法) 》的有关规定”, 但《办法》缺乏操作标准, 还得参照《格式》。《格式》虽然“规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则”, 却非建立于Word的处理技术, 不能精确指导基于word的公文版式制作。国家参照《格式》编制公文写作教学大纲时就不可能不忽略了计算机处理的内容。

3. 传统教学观的影响。

文稿写作、版式制作、公文印刷一体化的出现使原本由文印部门负责的工作一并成为现代秘书的工作职责, 业界却未编著结合三者的教材, 教师只能囿于现有教学大纲和教材开展教学, 侧重文稿写作, 而忽略版式制作的实操教学。从教务的角度看, Word的处理技术已经在《计算机基础》课程讲授, 不需要专门开设基于Word的版式设计课程, 殊不知《计算机基础》对Word的处理技术仅只作简单的介绍, 还不足以实现公文版式的制作。这两种落后的教学观导致学生得不到必须的技能培训, 以致不能胜任工作。笔者广泛接触多家单位的公文, 出现版式错误的绝非少数。

(二) 开发公文版式实操教学的思路

教育界大张旗鼓地倡导一体化教学, 要求理论与实操教学同时开展, 追求更好的教学效果。这就是公文版式教学的指导方针。在理论与实操教学的共同作用下, 实现学生掌握理论, 掌握技能的终极目标。笔者在该思路的指导下开展了公文一体化教学实践, 收效甚好。

1. 深挖掘实训内容。

公文的实训内容不仅仅是写作训练, 还要增加版式设置。有些秘书不懂制作合乎规范的公文, 就是缺少版式设置技能。“实现文书编辑自动化的规范必须做到文件模板规范化和文字输入规范化”。版式设置要严格参照《格式》及其附件《行政机关公文格式释义 (下称释义) 》。

2. 建设秘书模拟办公室, 营造情景教学环境。

模拟办公室可在计算机实验室的基础上增加个人办公区、打印机、复印机、档案柜而成。首先, 以一套计算机为一个单位隔开若干个空间, 每位学生使用一个空间作为办公区域, 进入办公角色。其次, 给定办公任务某公文的写作 (包含版式设置) 。最后, 要求学生限时完成任务。当然, 教师应事先演示, 最好使用极域网传输到每一台计算机上, 让学生真切地观看到图象, 强化记忆和理解, 为他们的实践做好指导。“办公自动化是对文字、数据、语音和图像等信息的一体化的处理过程。”公文写作有诸多要求, 单靠讲授, 恐怕效果细微。把课堂搬到实验室的目的之一就是要充分调动学生的听觉和视觉, 让他们直观了解文书的处理方法, 最后辅以训练, 使技能在模拟操作中得到提升。

3. 操作上, 写作指导与版式设置齐头并进, 分项目依序实施。

公文实操教学分写作和版式两个专题, 版式中除了页边、印章与写作无关以外, 其余内容相互交织, 故此, 不必分开处理。当然, 为了条理清晰, 应当分成若干项目, 按照依次一一操作。

三、公文实操教学设置

根据开发公文实操教学的思路, 本文将公文一体化教学确定为理论传授+写作指导+版式制作演示, 站在学生的层面就是听讲+写作训练+版式设置实操。由于理论传授和写作指导的研究已经十分透彻, 我们只探讨版式制作的方法。事实上, 我国在1996年就研制出了第一代专门的公文处理软件方正飞腾, 此后又陆续出现了许多优秀的同类软件, 但没有几家单位愿意花钱购买, 秘书处理公文还得使用免费的word。考虑这一事实, 教学工作者开发公文实操教学应当紧密结合word的处理技术, 让教师的教学演示和学生的训练都在word上得到直观体现。

仔细研究《格式》的规定, 我们发现公文版式设置包括页边与版心、排版规格、各要素排列等三项内容。13种法定公文中, 前两项的设置要求是一致的, 但命令、函、会议纪要的要素排列各有特定要求, 其余10种的大同小异, 统称一般公文, 为了让不同的要素排列要求得到直观体现, 需要建立四个Word文档, 分别命名为“命令模板”、“函模板”、“会议纪要模板”、“一般公文模板”, 依照不同的要求展开项目教学和训练。

(一) 页边与版心设置

由于《格式》和《办法》都没有给白边下定义, 若教师也不给予明确, 就会导致学生认识模糊, 因此我们的首要工作是确定白边的概念。根据《格式》第五条关于公文用纸幅面及版面尺寸的规定, 得知公文用纸分为白边和版心两个区域, 再据“版心尺寸为:156mm225mm (不含页码) ”的陈述, 推得版心以外的区域即是白边, 而版心是公文各要素排列的区域, 为此我们将白边定义为公文用纸非公文要素排列的区域。随后, 将公文用语转换为计算机用语, 指出公文白边在word的体现就是页边距。当然, 由于《格式》只规定了上白边和下白边的尺寸, 我们还得用幅面高297mm减去上白边高37±1mm和版心高225mm, 用幅面宽210mm减去左白边28±1mm和版心宽156mm, 分别运算出下白边和右白边的尺寸:35±1mm、26±1mm。最后打开页面设置对话框, 分别对上下左右页边距进行设置。

(二) 排版规格

《格式》第七款规定正文用三号仿宋字, 一般每面排22行, 每行28个字。在符合三号仿宋字的条件下, 从页眉往页脚空行, 我们发现word默认每页排20行, 执行页面设置文档网格行每页22。至于每行28字的要求, 只要使用三号仿宋字, 不需进行额外设置就能实现。

(三) 各要素的标识

公文各要素中, 仅有份数序号和印章不能在计算机上处理, 需要另外使用工具印制, 其他要素都能在电脑上实现。

1. 秘密等级和保密期限。

点击Word工具栏处右对齐图标, 将首行光标移到文档右侧, 用三号黑体字输入秘密等级 (绝密、机密、秘密任一个) , 以同样方式在秘密等级后标识保密期限 (期限可根据需要编制) 。据笔者的经验, 最好在秘密等级与保密期限之间连续按空四次空格键留出两个字的距离, 以便插入五角星的:执行插入图片自选图形星与旗帜五角星。此时弹出“在此处创建图形”的对话框, 切记勿在框内做任何操作, 而在框外单击鼠标插入五角星, 并使对话框同时消失, 不至占据大幅版面。随后双击五角星, 执行设置自选图形格式颜色和线条填充及线条红色, 完成套红工作。欲使五角星与文字融为一体, 需执行版式环绕方式嵌入型。最后将五角星的大小调整适当, 移到秘密等级和保密期限之间。另, 《释义》第八条规定:如不标识保密期限, 秘密等级两字之间应空l字距离。方法是将光标移到秘密等级中间按两次空格键。另, 《释义》第八条规定:如不标识保密期限, 秘密等级两字之间应空l字距离。故此, 实际应用中若只需标识秘密等级, 应当把光标移到秘密等级中间连续按两次空格键。

2. 紧急程度。

紧急程度有特急和急件两种, 标识于秘密等级和保密期限下一行, 格式秘密等级一致, 不赘。

3. 发文机关标识。

(1) 与上白边的间距处理。根据规定, 命令与函的发文机关标识与上白边分别相距20mm、30mm, 会议纪要参照一般公文执行。一般公文视行文关系:上行文为80mm, 非上行文为25mm。这几个距离在Word上不容易精确实现, 只能接近实现。用版心高225mm除以每面22行, 得出每行高约10.227mm, 即知在第三、四、九行标识发文机关标识能接近20mm、30mm、80mm。唯有25mm需额外操作, 即在第三行执行段落缩进和间距间距段前:0.5行。此时第三行与上白边距离为2.5行, 接近25mm。为方便学生直观认识, 以中华人民共和国教育部为例分别在四个模板的相应位置书写“中华人民共和国教育部部长命令”、“中华人民共和国教育部”、“中华人民共和国教育部会议纪要”、“中华人民共和国教育部文件”, 并把字体套红。

(2) 字号的调整。《格式》第八条规定发文机关标识字号最大不能等于或大于22mm15mm (高宽) 。为了满足这一标准需要在毫米和磅之间做一个换算, 首先要明确1磅=0.3527mm;其次换算出22mm=62磅, 据此将发文机关标识字号设为62磅;最后根据15跟22之间的比例关系, 执行字体字符间距缩放68%。要提出的是, 不能把15mm换算成42.5磅, 再据之设置字宽, 否则字体的高度也随之变为15mm。

4. 发文字号。

发文字号由发文机关代字、年份、序号组成, 其中年份需要用六角括号括入。六角括号要执行插入特殊符号单位符号六角括号。

5. 反线、武文线、文武线。

先画一条横条:插入图片自选图形线条直线。再双击横线进行格式处理:执行颜色与线条线条颜色红色;线型选用2.25磅;大小宽度15.6厘米。武文线、文武线分别选用4.5磅上粗下细或上细下粗的线型, 宽度均设17厘米。

6. 成文日期。

《格式》规定成文时间用汉字标全, 特别说明零要写成○, 不许用数字0或字母O。执行插入特殊符号标点符号○即可。另, 加盖印章要上距正文2～4mm, 而且下弧有字的章采用中套, 无字的采用下套, 因此落成文日期时, 要考虑与正文之间留出适当的空白行。公章直径一般是38～42MM, 假设中套, 公章圆心与正文的垂直距离应为 (19～21) + (2～4) MM, 即21～25mm, 也就是正文下第三行;假设下套, 公章的下弧高为直径1/3, 折算出成文日期与正文间的距离应为28.5～35.5mm, 故在正文下第四行标识。

7. 页码。

《格式》第9条规定用4号半角白体阿拉伯数码标识, 置于版心下边缘之下一行, 数码左右各放一条4号一字线, 一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字, 双页码居左空1字。这一要求需三步走。第一步执行插入页码位置:页面底端 (页脚) 格式数字格式:-1-, -2-, 之后单击页码文本框, 将字号字型改为4号白体字。第二步执行页面设置版式页眉页脚:奇偶页不同及页脚:1.9厘米 (下白边高26mm, 减去7mm, 刚好是1.9厘米) 。第三步, 分别把第一页和第二页的页码移到页脚右侧向左1字符处和左侧向右1字符处, 实现奇偶页不同的页码排列要求;同时要保证一字线和页脚的上虚线重合。

其余要素都是字号、字型、线条的处理, 不再赘言。其余要素都是字号、字型、线条的处理, 不再赘言。

版式制作妥当, 保存到相应模板, 需要使用时直接调用, 以提高工作效率。这个意识一定要帮助学生养成。当然, 为了帮助学生熟练制作版式, 教师不止要安排专门的课时讲解和训练, 还应当在教授各种公文的写作时, 结合版式制作开展。

四、结语

科技的发展给秘书工作者提出了新的要求, 教师要不断关注这种变化, 根据社会需求开发新的教学内容, 尤其要重视新技能的锻炼, 才能培养出符合社会需要的应用型人才。本文在掌握社会对秘书提出的新要求之后, 提出公文一体化教学应增加基于Word的版式设置技能锻炼的内容, 期望使学科教学与社会需求零距离接通。如果版式设置能成为公文写作实操教学的主干内容, 肯定能让学生理论是技能共长进, 值得尝试。

摘要：文章探讨办公自动化时代公文实操教学存在的问题及其原因, 并根据时代需要和秘书工作实际, 提出公文教学必须结合Word的处理技术开发公文一体化教学的主张, 以期丰富公文实训教学, 促进公文教学质量的提高。

关键词：公文版式,开发,实操教学,Word的处理技术

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