办公室系统范文

办公室系统范文（精选12篇）

办公室系统 第1篇

特检院, 全称为特种设备监督检验院。四川省特种设备检验研究院成立于1982 年, 是我国的公益性事业单位, 并且是一所被我国质检总局所核准的特种设备甲类综合性检验检测机构。其主要职责是压力容器 (含气瓶) 、压力管道、起重机械、电梯、客运索道、全省锅炉、场 (厂) 内专用机动车辆八大类特种设备和危险化学品包装物的检验检测、大型游乐设施、检测技术研究开发、事故调查处理、安全评定、技术交流等, 是全省特种设备安全监督的技术支撑部, 并且也为特种设备安全监督提供技术保障。然而, 随着我国社会、经济的不断发展, 及我国改革开放的不断深入, 特种设备的数量在不断的增多, 当然特种设备监督检察院肩上的任务也越来越大。随着计算机技术和信息技术的不断发展, 对低效落后的办公室手段提出了很大的挑战, 怎样应用构建化办公室日常事务的手段来提高管理水平以及工作效率, 来适应社会发展的需求, 是一项摆在当前的迫切的任务。

2010年四川省特种设备检验院进行了一系列的整合管理。就当前与过去比较, 我们特检院必须要转变观念, 抓住一切机遇, 充分应用现代化的管理方式和工具, 并且还要依据科学的管理方式来确保我省特检院的安全运行, 还要全身心投入工作中, 使工作流程标准化、数据流通网络化, 管理决策科学化, 来响应新形势的号召。

1.2设计办公室日常事务管理系统的意义

特检院的信息化建设是现代化信息时代发展的必然趋向。目前四川省特检院内设机构数量也日益增加, 综合部门11 个:其中包括财务管理部、办公室、基建办、人力资源管理部、质量监督管理部、业务发展部、保障部、业务服务部、督察室 ( 特种设备安全监察支队) 、科研技术管理部、信息宣传中心; 检验业务部门10 个:承压设备检验一部、承压设备检验二部、承压设备检验三部、承压设备检验四部、承压设备检验五部、机电设备检验一部、机电设备检验二部、机电设备检验三部、机电设备检验四部、机电设备检验五部。这些部门之间相互联系, 有些信息会交互使用, 而且大部分信息都是人工管理, 另外许多信息、经验、材料不能及时的存进文档, 还会出现漏档的情况, 导致许多工作无法运作。所以设计办公室日常事务管理系统的意义就在于此。

2.1 系统需求分析

随着特检院事业的发展, 职工人员不断增加, 我们经常使用的文件信息都是通过人工记录管理的, 导致文件记录不能满足我们现代化办公室的工作要求, 查询也很不方便, 查询信息也不精准, 因此为了使特检院的工作人员可以方便快捷的查询到工作所需的各种文件信息, 创建一项办公室日常事务管理系统是程序工作员必不可少的任务。这个系统的主要任务就是管理办公室日常事务的文件信息内容, 并且可以方便输入与查询信息。

2.2业务流程分析

在办公室日常事务管理系统中, 主要有三个用户, 分别是领导干部、普通职员以及系统管理员。这三个用户中系统管理员是唯一的, 他主要负责一切职员的工作信息。其他人员通过登录所使用的权限来操作。

2.3 系统功能分析

办公室日常事务管理系统有以下几个功能:

1、 日常事务管理:根据不同对象, 所设置的权限也不同。可以查询登记人, 以及事务和其时间;

2、 考勤管理:对职工每天的出勤情况进行查询登记;

3、 会议记录:会议的时间以及内容都有详细的记载, 可以查询相应的时间、地点、参会人;

4、 文件管理:主要文件信息都在系统中存储, 能够查询不同文件的名称、编号、记录员、登记员等信息;

5、对于一般职员, 只能对出勤, 文件, 电话号码进行查询;

6、对于管理员, 其管理范围比较广, 他的工作就是管理信息的输入, 并且可以查询一切信息。

2.4 系统性能分析

(1) 数据正确性

必须能够保障所有用户和系统中的信息相同, 并且所有信息不能有误, 只有这样才能确保此系统的安全性。

(2) 系统安全性

系统安全性包括三个方面的内容:物理安全、逻辑安全和安全管理。物理安全是指系统设备及相关设施受到物理保护, 使之免遭破坏或者丢失;安全管理包括各种安全管理的政策和机制;而逻辑安全则是指系统信息资源的安全, 它又包括以下三个方面:保密性、可用性及完整性。三个安全性能相辅相成, 不可分离。

在这个系统运行及停止运行的时期内, 所有用户的个人信息都能保证不会泄漏。并且登录系统前都会对用户的信息进行辨认, 只有通过验证才可以登录系统, 所有用户都不可越权。

2.5 系统的开发环境

办公室日常事务管理系统的开发环境为Windows XP, 所使用的数据库选择的微软My SQL, My SQL属于一个关系型数据库管理系统, My SQL是一种关联数据库管理系统, 关联数据库将数据保存在不同的表中, 而不是将所有数据放在一个大仓库内, 这样就增加了速度并提高了灵活性。My SQL是当下最流行的关系型数据库管理系统, 尤其是在WEB应用方面, My SQL是性能最好的应用软件之一。My SQL所使用的SQL语言是用于访问数据库的最常用标准化语言。其优点是体积小、速度快、总体拥有成本低, 尤其是开放源码这一特点, 一般中小型网站的开发都选择My SQL作为网站数据库。发布时通过应用My Eclipse工具。在管理系统方面所应用的是HTML语言来对静态页面进行精细加工。另外将JSP作为服务器端脚本环境, 脚步语言是根据Javascript编辑的, Java Script是一种弱类型、动态类型、基于原型的语言, 一种直译式脚本语言。它的解释器被称为Java Script引擎, 为浏览器的一部分, 广泛用于客户端的脚本语言, 最早是在HTML网页上使用, 用来给HTML网页增加动态功能。用户通过点击Java Script的网页, 浏览器就会对其进行处理操作。

3.1 逻辑模型设计

办公室日常事务管理系统是由六个实体, 两个联系以及若干个属性所构成。关系模型为以下内容:

1、文件 (文件编号, 文件名称, 文件种类, 存放位置, 登记员)

以上是文件实体对应的关系模式。其中文件编码为候选码。

2、职员 (职员号, 姓名, 年龄, 性别, 联系电话, 职位, 工作部门)

以上是职员实体对应的关系模式。其中职员号为候选码。

3、考勤 (职员号, 管理号, 迟到, 早退, 日期)

以上是考勤实体对应的关系模式。其中职员号, 管理号为候选码。

4、管理员 (管理员, 登录密码, 联系电话)

以上是管理员实体对应的关系模式。其中管理员为候选码。

5、事务管理 (编号, 事件, 日期, 记录员)

以上是事务管理实体对应的关系模式。其中编号为候选码。

6、会议 (会议编码, 参会人, 会议名称, 会议内容, 会议事件, 会议地点记录员)

以上是会议实体对应的关系模式。其中会议编码为候选码。

1、管理 (管理号, 编号, 职员号, 会议编号, 文件编号)

以上为管理对应的关系模式。其中管理号为候选码。

2、查询 (职员号, 会议编号)

以上是查询对应的关系模式。其中职员号为候选码。

综上所述, 数据库中还有八个表, 分别为文件、职员、考勤、管理员、事务管理、会议、管理、查询等。

3.2数据库结构的设计

数据库, 顾名思义, 是存放数据的仓库, 人们收集并抽取出一个应用所需要的大量数据后, 应将其保存起来, 以供进一步加工处理, 进一步抽取有用信息。在科学科技飞速发展的今天, 人们的视野越来越广, 数据量急剧增加。通过设计办公室日常事务管理系统, 我们借助计算机和数据库技术科学地保存和管理大量的复杂的数据, 以便方便而充分地利用这些宝贵的信息资源。

严格地讲, 数据库是长期储存在计算机内、有组织的、可共享的大量数据的集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和储存, 具有较小的冗余度、较高的数据独立性和易扩展性, 并可为各种用户共享。办公室日常事务管理系统运用的是My SQL数据库。在网站建设方面数据库占很大的比重, 和普通网站比较, 运用数据库的网页被我们叫做动态页面, 页面上的内容是动态的, 它不是一成不变的。它可以通过数据库的数据进行相应调整, 来使我们的页面网站更加新颖, 更新更加快捷, 维护更加方便。

3.3 系统测试

系统测试是针对整个产品系统进行的测试, 它将已经确认的外设、计算机硬件、网络等因素结合在一起, 来对信息系统的进行各种确认测试, 测试的目的是验证系统能不能满足了需求规格的定义, 并且找出与需求规格不符或与之矛盾的地方, 从而提出更加完善的方案。系统测试通常是在整个周期的末尾才进行, 因此系统测试是时间通常分配过少。我们不可忽略系统测试这一环节, 并且要将系统测试设计的尽量高效, 及时发现错误, 及时纠正错误。让用户更好的操作此系统。

摘要：办公室日常事务管理系统主要应用了My SQL、JSP、等计算机专业的内容。在设计方案中, 首先应该根据HTML语言将静态页面精细加工。其次利用My Eclipse软件来解决增加企业的可控性、日常管理规范化等基本问题。本文主要阐述了四川省特检院办公室日常管理系统方案, 结合特检院目前绩效管理的现状, 提出并构建今后办公室日常事务管理系统方案, 期望为日常事务管理系统其他同类单位提供参考价值。

关键词：特检院,办公室,管理系统

参考文献

[1]张莉.《SQL SEVER数据库原理及应用[J]2009 (03)

[2]卫红春.信息系统分析与设计[M]北京清华大学出版社2009

地税系统办公室会议讲话 第2篇

这次来新宁，主要是看望大家，感谢大家。过去的一年是全市地税工作取得丰硕成果的一年,系统上下各条战线都取得了很多很好的成绩，有些工作创造了新的历史最佳，如全市地税收入突破18亿大关，增幅达到了28.4%，创历史最高纪录;优化经济环境测评，市局蝉联全市第一，12个县市区局全部进入当地前三名，实现“满堂红”;学习型党组织建设成绩斐然，中央、省市主流媒体多次联系采访，省局和中央、省市有关部门高度评价这些成绩的取得，是省局和各级党委政府关心支持的结果，是系统上下各级干部、各条战线共同努力、顽强拼搏的结果。办公室作为综合性的服务部门，担负着十分重要的职责，发挥了十分重要的作用。我感到，办公室工作在江平老总的指挥下，牢牢坚持“三个服务”工作主题，各项工作都很有起色，很有成效。概括起来，主要有这么几个特点：一是服务有为。办公室有所作为，第一位的是写好材料。过去的一年，办公室的同志写材料非常辛苦，也很有成绩。市局办公室去年全年写了140多篇材料，上报省局信息调研130多篇，全市系统在各类媒体发表新闻消息通讯500多篇。这些数据，浸润了 同志们的心血。 同志们卓有成效的工作，为领导节约了时间精力，为宣传地税、宣传邵阳作出了重要贡献，为推动各项工作的全面进步、推进地税事业的健康发展发挥了“喉舌”和“外脑”作用。二是管理有方。办公室管钱管物管车，是利益相对集中的地方，也是矛盾相对集中的地方。办公室的同志，在刘总的带领下，办事讲规矩，做事讲章法，既大胆坚持原则，按制度办事，管理上不出毗漏，又能够让领导满意、群众满意，很不容易。三是保障有力。办公室负责机关的后勤服务，负责办文办会办事，办公室的同志尽心尽力、尽职尽责，“白加黑”、“五加二”，加了不少班，付出了大量心血，牺牲了许多休息时间，为各级机关的正常运转提供了有力的保障。从市局来看，去年市局机关新院搬迁，办公室统筹安排，短短两三天时间，十几个科室、百多名干部，包括三个直属单位，统一行动，全部搬迁到位，安排得井井有条;去年市局三十多起重大接待和会议服务，包括吕局长等省市领导的视察，包括省委组织部、宣传部组织的几次集中采访，都安排得非常细致、非常规范、非常周到，领导十分满意，效果非常好，这里面有办公室的一份功劳。从县区局来看，我们每一次来基层，包括这次会议，县局办公室的同志忙前忙后，非常辛苦。有人调侃，办公室后勤工作，不是请客，就是吃饭。请客吃饭，看似简单，但要把它做好做精，是要花心思的，是很不容易的。借此机会，我代表市局党组向今天在座的各位，并通过你们向全市系统办公室战线的 同志们表示衷心的感谢和亲切的问候。

办公室工作是没有止境的。年年岁岁花相似，年年岁岁人不同。我来邵阳工作三年，每年的办公室工作会议我都参加了，也都讲了话。前年，跟 同志们一起讨论了“三个三”，即进步三要素、做事三要素、讲话三要素;去年，着重讲了“三提”――提振士气、提高服务、提升学养。今年，我想在刘总讲的基础上，再强调三点：

一、办公室工作无小事，必须认真细致，雷厉风行。办公室承担着协调服务、信息调研、督查督办、机要保密、办文办会、信访值班、后勤保障等等职责，是一个单位的“中枢”，也是单位的“门面”。办公室工作的点点滴滴，很多时候直接体现机关的形象，影响机关的运转。所以，办公室的工作，处处有政治，处处有学问，处处要留心，处处要用心。周曾经这样评价自己：“小平同志能够举重若轻，我是举轻若重。”“轻”、“重”二字，颠倒过来，反映了不同的人生阅历，体现了不同的从政风格。举重若轻不容易，举轻若重其实更为不易。什么叫举轻若重?就是“把小事当作大事办，把易事当作难事办，把常规的事情当作非常规的事情办，始终保持专注、细致、扎实的工作态度”。我希望办公室的同志要养成“举轻若重”的工作作风。第一，要注重细节。细节决定成败。欧洲有一句这样的谚语： “断了一枚钉子，掉了一只蹄铁;掉了一只蹄铁，折了一匹战马;折了一匹战马，摔死了一位将军;摔死了一位将军，吃了一场败仗;吃了一场败仗，亡了一个国家”这就是“蹄铁效应”，也叫做“蝴蝶效应”。当然，我们或许不能简单地把一个国家的兴亡归咎于一枚小小的钉子，但是，细节带来的影响是不容低估的。细节体现作风，细节体现素质，细节体现形象。办公室工作要想做好做精，必须在细节上下功夫。每组织一次活动，筹备一次会议，办理一个文件，编写一条信息，接待一次来访，督办一项工作，协调一件事情，招待一名客人，接听一个电话，收发一个传真等等，都应该细而又细，缜密周全，精益求精，力求完美。第二，要讲究规范。没有规矩，不成方圆。办公室工作必须定规章、懂规矩、守规则，按规矩办事、按程序办事。要规范自己的言行，规范工作的流程，严格遵守纪律，模范执行制度，以严谨的工作态度确保机关的高效运转。办文要办得准确规范，办会要办得圆满周到，办事要办得无可挑剔。第三，要雷厉风行。我多次跟大家讲，非做不可的事情，聪明人一开始就做，傻瓜等到最后才做。雷厉风行，是一种精神状态、一种工作态度。雷厉风行的对立面就是疲疲沓沓、拖拖拉拉。办公室是直接为领导服务的，工作繁琐、繁杂，尤其需要克服疲沓、拖拉的习惯，树立迅速、快捷的作风。已经决定的事情，执行必须坚决迅速，不折不扣。

二、办公室工作要善于抓大事，必须胸怀全局，视野广阔。办公室工作繁琐、细致，办公室的同志，尤其是办公室主任既要立足于把工作做细，又要善于把握主次，分清轻重缓急，把主要的精力放在抓大事、谋全局上来。我认为，一个不管小事、只抓大事的办公室主任，不是一个很称职的办公室主任;但一个只抓小事、不想大事的办公室主任，也不是一个优秀的办公室主任。什么叫大事?一言以概之，就是上级十分关心、领导十分关注、群众十分关切的事情，就是关系全局、影响大局、决定事业前途命运的事情。对于这样的事情，办公室要集中力量，集中精力，全力以赴，全神贯注，认真抓实抓好。那么，怎样才能抓好大事?我认为，关键是要“站得高、看得远”。

所谓站得高，就是要“身在兵位、胸为帅谋”，就是要学会站在领导的角度、站在讲政治的高度来思考问题、谋划工作。我们经常讲：高度决定视野。办公室的同志要站得高，关键是要贴近领导、吃透“两头”。从市局来讲，要深刻把握当前的政治、经济、社会形势，深刻领会省局和市委市政府的重大决策，深刻理解市级党组和市局领导的工作思路、工作方法和工作要求，学会把“上情”与“下情”、政策与实际结合起来，进行理性思考。比如，省局这几年突出强调的“一保两强一建设”、“四提四并重”和“四个不动摇”，今年市局在全市地税工作会议上提出的“四三二一”工作方针，这是我们必须一以贯之、长期坚持的工作主线。特别是系统上下正在大力推进的学习型党组织建设和创先争优活动，这既是邵阳地税的特色和品牌，也是实践证明行之有效的一条带队伍、抓工作、干事业、促发展的重要途径。这些工作，是全局工作的重中之重，办公室的工作，要紧紧围绕这些工作展开。

所谓看得远，就是要增强工作的预见性和超前性，力求先人一步、快人一着。安徽的九华山宾馆有一句这样的服务口号，叫做：“行动在顾客提出之前”。意思就是，顾客想到的，企业要预先想到;顾客要求的，企业要预先安排。办公室作为领导的“参谋部”、机关的“服务部”，要发挥好参谋、服务的职能作用，就应该学会在被动中求主动。要敏锐，对上级的政策和外界的信息要了解在前，对领导的决策和意图要领会在前，对基层和群众中可能会出现的苗头性、倾向性问题要预测在前。要敏感，要主动紧跟领导的工作思路，主动适应领导的工作方法，想领导之所想，急领导之所急，把问题想在前面，把工作做在前头。对常规性工作要提前准备，不观望等待;对临时性任务要迅速落实，不耽误时机。要敏捷，他人想不到的，自己要力求先想到;他人想到了的，自己要力求先做到;他人做到了的，自己要力求做得更好。

三、办公室的同志要珍惜岗位，珍惜平台，力争更大的作为

有人说，这个世界不缺乏英雄，只缺乏舞台。我倒认为，某种意义上，其实不缺少舞台，反而是缺乏英雄。因为人生就是一个舞台，每个人都在扮演着自己的角色。能不能有所作为，能够有多大作为，很大程度上取决于自身素质的高低。很多时候，相同的岗位、相同的职责，不同的人去演绎，就会演绎出不一样的精彩。正所谓，一人兴邦，一人丧邦。只有把握好现在这个平台、这个舞台，才有可能去争取更大更好的平台。所以，平台固然重要，但具备过硬的能力素质更为关键。办公室的同志在机关工作，在领导身边工作，历练和展示的机会很多，应该珍惜这个平台，力争更大的作为。

一要加强学习。学习是社会发展永恒的主题。对于学习，目前从上至下都抓得很紧。中央提出要努力建设学习型政党、学习型社会。省委把“推进学习型党组织建设、实现人才强省”作为湖南后发超越的重大战略工程来抓。就我们自身而言，这几年，全市系统抓学习型机关建设也取得了阶段性成效，读书学习的风气越来越浓厚。我有时想，我当局长这几年，感到最自豪的，还不是修了一个院子，得了几块牌子，我最自豪的是与党组的同志一起，认准了抓读书学习这条路子，举起了读书学习这面旗帜。这面旗帜，不仅现在要举，而且今后还要持之以恒地高举。办公室应该是人才荟萃的地方，是笔杆子集中的地方，办公室的工作水平，应该体现全局的最高水平。这是一种荣耀，更是一种责任。怎样承担起这份责任，关键是要加强学习。只有量有积累，才有质的飞跃。我在今年全市地税工作会议上承诺每年作不少于20万字的读书笔记，要求县市区局的班子成员不少于10万字。我想，办公室的同志，尤其是“笔杆子”们，应该自觉地以这个标准来严格要求自己。

二要提升境界。办公室是政治性、原则性、从属性很强的部门，也是组织性、纪律性、机密性要求比较高的部门，办公室的同志应该具备很高的思想境界。第一是遵纪守法。不违法乱纪，不胡作非为，不以权谋私，不仗势欺人。第二是服从上级。在思想上、行动上都要自觉与党组、与领导保持一致，注重维护政令的畅通，维护党组的权威，维护领导的形象。这不是什么个人感情的问题，而是我们工作必须遵循的基本规则。第三是顾全大局。办公室工作人员，特别是办公室主任，必须具备很强的大局意识。所谓大局意识，就是：凡事是从大局出发，从全局出发，从维护单位的团结、稳定、和谐出发，从推进事业的持续、健康、协调发展出发，而不是狭隘地专注于小集体的利益，纠缠于一时的得失。能够顾全大局，考虑问题就比较全面，比较周到，也就能够更好地与党组、与领导保持一致。第四是坚持原则。所谓坚持原则，就是要严格按制度办事、按程序办事、按领导的指令办事，不能凭个人好恶处理问题、以个人观点对待工作，不允许在政策问题上“闯红灯”、“绕道走”，更不能 “不给好处不办事，给了好处乱办事”。办公室的同志职务不见得高，但权力不小、能量不小、影响不小，不坚持原则就会坏大事。第五是把握分寸。办公室的同志在领导身边工作，对内是服务领导，对外有时代表领导，做人做事都要注意适度低调，把握分寸。有人讲：该说的时候能说，是水平;不该说的时候不说，是聪明;知道什么时候该说，什么时候不该说是精明。还有人说：该干的时候会干，是能力;不该干的时候不干，是明智;知道什么时候该干，什么时候不该干，是英明。这就体现了对尺度的把握。第六是阳光心态。在今年全市地税工作会议上，市局基建办的昌玖同志作了一个很精彩的发言，其中有一个观点我印象十分深刻。他说：世界就是你想象的那个样子。你认为它是美好的，它就是美好的;你认为它是痛苦的，它就是痛苦的。这句话，蕴含着非常深刻的哲理。人们常说，境由心生。心境决定环境，心态决定状态。办公室的同志很辛苦，长期加班加点，经常埋头苦干，一年四季少有张驰。这是办公室的工作性质和特点决定的。写材料、写信息、写报道也是一样，这在本质上是一种创作，而创作的过程必然是艰苦的、辛苦的。如果把它看作一种负担，那就真的非常痛苦。相反，如果换一种思维、换一个角度，把它当作一种历练，一种修为，一种锻炼自己、展示自己的机会，情况可能就大不一样。昌玖同志是快乐的，因为他把每一件工作都当作乐趣，把“与工人师傅交谈当作快乐，向施工人员学技术、学手艺当作快乐，与基建办的同志一起共事当作快乐，将所学的知识用于工作当作更大的快乐”，所以他能够充满激情地面对工作。我希望办公室的同志，包括今天一起参加会议的市局机关各个科室的信息员，都要带着感情、充满激情地面对工作，要把工作当事业，把事业当追求，用心创造辉煌的业绩，用心享受工作的快乐。

三要严格自律。廉洁是做人做事的底线。办公室的同志在领导身边工作，也是管钱管物管车的部门，有人说，是权力的中枢之一，但更是矛盾的焦点所在。因此，办公室的同志尤其要保持清醒的头脑，守住从政的底线。要把权力看淡一点，把责任看重一点;把财富看轻一点，把情义看重一点。

最后，我还想强调一点，各级党组特别是一把手，要十分关心、关注、关爱办公室的同志。我多次讲过，一个不重视办公室工作的领导，特别是主要领导，至少不是一个非常明智的领导。因为办公室工作首先是为领导服务的，从某种意义上讲，是领导活动的延伸，也决定着领导活动的成效。因此，对于办公室工作，我们一定要给予更多的重视和关注，要多过问，多指导，多帮助，既要让办公室的同志放手干事，放胆做事，又要适度给他们加压力，出题目，压担子。同时，对于办公室的同志，还要给予更多的关心和关怀。要把优秀的人才选拔到办公室来，要把办公室的优秀干部选送到重要岗位上去，为办公室的同志排忧解难，为办公室的工作创造必要的环境和条件。

最后，祝 同志们身体健康、工作顺利、合家欢乐、万事如意，祝全市系统办公室工作在新的一年里再上台阶，再创辉煌，为邵阳地税事业的持续健康协调发展作出新的更大贡献。

办公室系统 第3篇

【关键词】企业发展；办公室；执行力；提升策略

办公室在企业组织结构中的作用，类似于人体的神经枢纽，能够确保各种信息的联通与传达，促进企业正常运营。在实际工作中，由于多种因素的影响，办公室执行力差，难以发挥最佳的作用和效能。以下针对执行力的构建和提升进行深入探讨，以期促进我国企业的健康发展。

一、现代企业办公室管理的特点

企业办公室属于管理服务部门，能够促进企业的正常运营，工作特点如下：第一，综合性。企业办公室的管理工作，能够对全局进行指导和引领，因此具有明显的综合性特征。办公室管理质量，不仅涉及各个层面的工作，而且会影响到企业的发展决策。第二，协调性。办公室的工作内容之一，就是对信息进行上传下达，协调各个部门的关系，是企业内部和外界进行沟通的纽带。其管理目标在于创设良好的工作环境，提高操作机构的统一性。第三，辅助性。办公室管理工作的开展，有利于决策者依据企业的发展现状制定战略目标，从而服务于企业集团领导，并为企业的可持续发展出谋划策。由此可见，构建并提升办公室的执行力，是企业发展的必然趋势。

二、执行力的系统构建

1.构成要素

企业办公室执行力的构建，其要素主要包括执行意愿、执行技能、执行流程3个方面。其中，执行意愿反映的是办公人员对工作的热情程度；执行技能反映的是办公人员保质保量完成工作任务必备的职业技能，包括领悟能力、判断能力、统筹能力、控制能力、评估能力等；执行流程则是任务执行和问题处理的方式、方法。

2.运行分析

企业办公室执行力的运行，就是在组织结构和规范的前提下，以执行意愿为动力，以执行流程为方法，运用执行技能完成工作任务。在这个过程中，执行力效能是否充分发挥，受到多种因素的影响，常见如领导、团队、制度、文化、培训、考核、激励等。从横向角度来看，这些影响因素互相交叉作用，形成多因素网络。从纵向角度来看，这些影响因素和执行力的构成要素，组成了办公室执行力的塔状结构，最终促进执行力文化的形成。

三、执行力的提升策略

企业办公室执行力的构建，是一项综合性的工程，由于当前在执行力的认识、动力、领导、行为、文化等方面存在误区，因此执行力的提升策略，也应该从多个方面着手，具体如下：

1.健全规章制度

第一，保证制度的完善性。将传统的以人管人的模式，转变为以制度管人的模式，能够明确每个工作人员的责权利，逐步形成完善的管理制度，将办公室管理纳入制度化轨道。第二，保证制度的合理性。各项规章制度的出台，要求充分做好前期调研工作，能够契合企业的发展特点和规划；遵循以人为本的理念，鼓励员工参与到制定工作中，广泛吸取意见和建议；制度出台以后，不能一层不变的刻板遵守，而是根据实际工作需要进行调整。第三，保证制度的稳定性。规章制度在实施期间，要保证连续性和稳定性，维护制度的权威性，避免因为个人原因而对制度进行盲目修改。

2.规范工作流程

首先，以办公室领导人为核心，调动每一位工作人员的热情，通过团结协作，对主要的工作任务流程进行优化，保证工作有章可循。与此同时，增强员工的流程意识，避免对领导形成依赖思想。其次，分析执行流程的关键内容，选择业务流程中的最小执行单元，将其作为一个个单位进行剖析，从而简化执行流程，尤其是去除没有必要存在的繁枝末节，保证工作人员执行任务时能够抓住重点。最后，实施办公室流程优化机制，考虑到流程建设是一个动态发展的过程，采用PDCA循环管理模式，能够保证工作任务的良好完成，促进执行流程的高效化、简约化。

3.领导以身作则

其一，重视执行力的关键作用，办公室领导应该积极转变观念，认清发展策略和执行力之间的关系，不仅注重策略的制定，还要注重执行力的成效，促使两者协调发展。其二，领导人应该以身作则，为办公室管理工作树立榜样。具体来说，领导应该走出办公室，走进工作任务现场，通过亲力亲为发挥先锋作用，为员工的工作树立标杆。其三，工作期间要纠正不良风气，加强和员工的交流沟通。领导要向下属传授工作经验，针对工作中存在的难题，积极提出合理的处理措施，而不是一味的指责。尤其是新员工，要多帮助、多指导，产生情感共鸣。其四，提升自身管理水平，善于识人用人，根据员工的个性、专业、能力来分配岗位，确保对号入座，并激发出整个团队的合力。

4.注重团队建设

一方面，创设良好的学习氛围，组建学习型团队。在具体操作上，可以采用内刊、交流会议、专家讲座等形式，促进团队执行力的提升。与此同时分享成功经验、总结失败教训，明确团队发展目标；另一方面，举办多样化的团队活动，例如集体出游、参观考察、体育比赛等，拉近员工之间的距离，形成开放的交流氛围。另外，实行绩效考核制度，将考核结果和员工的薪资待遇相挂钩，以此激发员工的主观能动性。如果团队能够统一协作，保证执行目标又好又快的完成，就给予一定的物资奖励；相反则进行批评或惩罚。

四、结语

综上所述，企业的健康发展，离不开办公室的执行力。现代企业办公室管理的特点，集中体现在综合性、协调性、辅助性。考虑到内部因素和外界干扰较多，办公室执行力容易打折扣，继而影响工作处理效果。针对于此，提升执行力的有效策略，可以从以下几点入手：健全规章制度、规范工作流程、领导以身作则、注重团队建设。

参考文献：

[1]郑辉.企业办公室执行力的现状与对策[J].管理观察，2011，（24）：50-51.

[2]欧志龙.如何做好企业办公室服务工作的思考[J].东方企业文化，2014，（22）：223-223.

[3]郑辉.企业办公室执行力的现状与对策[J].办公室业务，2011，（10）：27-28.

[4]周子亮.强化办公室执行力建设打造务实高效的企业发展管理链[J].中国商论，2016，（18）：33-35.

浅议办公室如何加强系统自身建设 第4篇

一、工作思路要与时俱进

紧紧围绕单位中心工作, 强化三个意识, 践行三个创新, 完成三个转变, 达到三个满意。

三个意识:中心意识、时效意识、质量意识。中心意识就是各项工作都要紧紧围绕单位中心工作, 贴近领导思路, 超前谋划, 优质服务。时效意识就是建立灵活高效的工作机制, 增强工作的预见性、针对性, 切实提高工作效率。质量意识就是适应新形势要求, 不断提高办文、办会、办事的质量和水平。

三个创新:一是思路创新, 使办公室真正成为“参谋部”和“后勤部”。二是机制创新, 做到事事有人管、人人有专责, 使每一项工作落到实处。三是方法创新, 善于推陈出新, 增强工作实效。

三个转变:一是职能转变, 由以办文、办会、办事为主转变为既办文、办会、办事, 又为领导决策直接服务, 文秘工作由以文书职能为主向秘书职能为主转变。二是方式转变, 由被动服务向争取主动服务转变。凡事想在前、干在先, 形成机制。三是作风转变, 从注重为领导服务转变为既为领导服好务又为部门和基层服好务。

三个满意:领导满意, 部门满意, 群众意识。

二、综合素质要不断提高

提高综合素质就是提升办公室工作的管理水平, 要做到“四不让”、“五要勤”、“六个上”。

四不让:第一不让:不让来单位办事的人员受到冷落, 体现服务性。要有比较高的政策理论水平, 有较为完备的知识架构, 要掌握秘书工作的专业知识, 要有现代交际、沟通方面的理论知识, 要对本行业基本情况有一个较全面的了解。二是熟悉业务。总结多年来的工作经验, 形成较为完整的符合工作运行的办公室工作手册, 从而规范办事流程和办事风格。第二个不让:不让领导布置的工作延误, 体现效率性。一是领会领导意图。不清楚领会领导意图, 必然会给后面执行工作带来不必要的麻烦。二是分析任务要可行。领会了领导意图, 就是要认真分析任务的可行性问题, 这样便于工作的有效开展。三是执行任务要迅速, 凡事要慢酝酿, 快执行, 提倡雷厉风行的办事风格。四是完成任务要闭环, 提高处理问题的意识水平。第三不让;不让需要办理的文电积压, 体现水平性, 要善于记录, 更要善于日事日毕, 通过三个“一点”:上班早一点、下班晚一点、工作快一点来处理文件, 一日一总结, 一日一检查。第四不让:不让单位和办公室形象受到影响, 体现荣誉性。要有强烈的责任感。

五要勤:脑勤, 要勤于学习, 善于思考。眼勤, 善于观察, 明察秋毫。笔勤, 多练多写。腿勤, 多接触多了解。嘴勤, 多主动交流。

六个上:思想上不断增强紧迫感和主动性。对工作要敢于打破旧框框, 推陈出新, 要有超前意识, 做到未雨绸缪;精神上饱满充沛, 不断增强战斗力, 才能发挥窗口效应, 树好形象;工作上勤勉敬业, 不断提高自身综合素质, 恪尽职守, 敢负责, 肯吃苦;业务上勤学苦钻, 争当“行家里手”;服务上优质高效, 甘当“勤务员”, 严明的组织纪律性、吃苦耐劳的优良品质;作风上真抓实干, 不断提高工作效率, 雷厉风行的工作作风。

三、大局意识上要保持和谐

要建立和谐的关系, 就要做到:一是对已, 练好内功, 提升协调水平。政治要合格, 胸怀要宽广, 视野要开阔, 工作要认真, 方法要讲究;二是对内, 摆正位置, 主动进行协调。协调好办公室内部的关系, 协调好单位内部各职能科室的关系, 事事以大局为重;三是对外, 加强联络, 超前参与协调。超前预测, 提前协调;四是对上, 主动汇报, 正确给予协调。摆正位置, 既要从属于服务又要积极主动, 要细心观察, 适应领导的工作方法和工作习惯, 要不分亲疏, 实行“等距离”协调;五是对下, 摸清情况, 及时加强协调。只要做好了协调工作, 那么一个单位及办公室就会是一个和谐的单位及办公室, 工作起来也就会得心应手了。

四、保障措施要坚强有力

一是抓好学习培训。办公室作为单位窗口, 责任重大, 必须树立“人争一流、事争先”的思想, 始终以一流的标准要求自己, 以一流的态度对待工作, 做到文字工作经得起推敲, 事务工作经得起检验。

二是改进工作作风。办公室作为窗口, 工作作风好坏关系到整个单位的形象, 要“两提一保”:提速工作过程, 提高服务质量, 确保工作落实。实行“首问负责制”, 牢记“两个务必”, 讲操守, 重品行。

三是完善制度建设。制度建设是办公室工作朝着规范化、制度化迈进的一项基础工作。根据实际情况制定适合单位及办公室的规章制度, 确保各项制度落到实处。

四是加强业务交流。交流是增进感情、推动工作的有效手段。针对单位性质, 分部门分科室小范围内定期进行业务和感情交流。

五是定期考核评比。合理确定分值, 每年组织一次考核, 并对优秀工作人员进行表彰奖励, 会有效调动工作人员的积极性和创造性。

参考文献

办公室系统务虚会讲话 第5篇

篇一

召开全州党W办公室务虚会议，是州W作出的重要决定。目的是对当前全州党W办公室工作存在的问题、差距和不足进行分析研判、把脉会诊，提出解决思路、拿出解决办法，引导全州党W办公系统干部进一步统一思想认识，提高政zhi站位，提升业务水平，加强衔接沟通，着力打造高素质专业化的党办干部队伍，更加出色地履行“三服务”职能。下面，我根据大家的发言和自身体会，结合办公室工作职能和分管工作，先讲几点意见，与大家共勉。

一、始终要在坚定信念、坚守立场中锻造绝对忠诚的政zhi品格。

天下大德，莫过于忠，政zhi上忠诚可靠，是对办公室干部的第一要求。*过去在浙江工作期间，强调办公室（厅）工作任何时候要讲政zhi，政zhi上的要求在首脑机关是摆在第一位的：到中央后，多次到中办各单位走访视察，出席中办机关党代会并发表讲话，做出一系列指示批示，明确中办“四最一中枢”职责定位，提出“五个坚持”重要要求，强调要凸显政zhi机关属性，建成坚强前哨和巩固后院。

作为党办干部必须深刻领会*和省州W主要领导同志对我们的殷切希望和要求指示，始终坚守“党办姓党”定位，坚定政zhi信仰、站稳政zhi立场、把牢政zhi方向，以党的旗帜为旗帜、以党的方向为方向、以党的意志为意志，始终在政zhi立场、政zhi方向、政zhi原则、政zhi道路上同以习近平同志为核心的党中央保持高度一致，自觉做到党中央提倡的坚决响应、党中央决定的坚决执行、党中央禁止的坚决不做，在任何时候、任何情况下都做党的路线方针政策的坚定拥护者和忠实执行者，着力建设让州W放心、让群众满意的“首位机关”和“首善机关”。

二、始终要在极端负责、无私奉献中练就过硬的履职本领。

“办公室工作无小事。”大道至简，诚哉斯言。办公室一个数字、一个符号、一个字词的差错就有可能误导舆论，关键的人名、地名、事实稍有差错就有可能歪曲真相，有时还会造成严重工作失误甚至政zhi事件。

为此，我们将把标准化、精细化、规范化理念贯穿办公室工作全过程，特别是在文稿起草、校对上，以极端负责的态度和细致入微的精神严把每道关口，做到自己不满意不出手、牵头人不满意不送审、把关人不满意不签字，确保每一篇文稿都能贯彻上级精神、契合县情实际、符合领导意图，着力提升以文辅政质量和水平。

要站在全局的高度和实际的维度，把握好领导的意图和领导的个性，将自己的真知灼见通过材料转化为决议和政策要达到这一点，没有捷径可走，只有学习，只有多思、多写。

要提升统筹协调能力。党W办公室承担着协调各方、上下联络，使各项工作围绕党W中心同频共振、同轴共转的重要职责。党办干部必须准确把握“枢纽”的本意和内涵，围绕大局统筹协调、搞好保障，发挥运转中枢作用，照应各方关切、配置各方资源、调动各方力量，形成做好工作的整体合力。具体讲就是要发挥好“三个方面”的作用：

一要发挥好“加油站”作用，善于化解矛盾、增进团结、鼓舞士气，使党W决策变为干部群众实际行动：

二要发挥好“黏合剂”作用，做好上下内外沟通协调，推动领导之间、部门之间、上下级之间形成合力合拍的工作格局，特别是针对沟通不够、交流不深、信息不畅等问题，要加强面对面沟通协商，变“文来文往”为“人来人往”，加深理解，凝聚共识；

二要发挥好“润滑油”作用，打通“经络”、畅通渠道，妥善处理运转不畅问题，确保机关运行有序、大事小事不遗不漏。

三要提升信息服务实效。信息工作作为办公室的一项主要业务，为各级党W及时了解情况、进行科学决策、推动工作落实发挥着十分重要的作用。要注重信息工作的辅政性。信息服务要想在领导需求之前，信息参考要出在领导决策之时，信息报送要赶在事态萌芽之初，做到“先人一步”“快事一拍”，力争让领导看了我们报送的信息之后，产生“适逢其盼，正待此件”的感觉。

要紧紧围绕党W中心工作、重大决策部署当高参、献良策，多讲新话，多出新意，多提新观点，真正实现“谋之有力，谋之有用，谋之有为”。要善于对同类信息进行统计归纳、分析研判，找准深层次的矛盾和规律，从政策、体制、机制上提出切实可行的建议，多编发一些高层次、高质量的综合类信息，多编发一些有价值、有深度的分析类信息，多编发一些针对性强、指导性强的研判类、建议类信息。

要注重信息工作的时效性。言当其时，一字千金：言过其时，一文不值。全州各级党W办公室要积极建张立快速反应机制，接到重要紧急信息线索后，迅速通过电话、微信等方式通知所在辖区、有关单位，要求其按时限要求报送信息。要着力构建宽领域、多渠道、立体化的信息收集网络，及时收集报送苗头性、倾向性、前瞻性社会问题，为党W及时掌握情况提供信息线索。

要注重信息工作的基础性。站在党W的高度来收集编写报送信息，拓宽服务范畴，多角度、多侧面、多层次思考问题，用改革的眼光、创新的思维去研判经济社会发展中的工作成绩和发展瓶颈，巩固并发挥好党W信息主渠道地位及作用，真正成为党W决策的“外脑”和“智库”。

三、始终要在坚持操守、严管厚爱中打造高素质党办干部队伍。

要甘当无名英雄，发扬无私奉献的优良传统，不图虚名、不事张扬，勤勤恳恳、任劳任怨，经得住诱惑，耐得住寂寞，扛得起重任，甘当“幕后英雄”，愿做铺路石子，在履职尽责中实现人生价值。

要坚持严管与厚爱，实践证明，好干部是精心培养选拔出来的，也是真诚关爱成长起来的，更是严格监督管理出来的。严管与厚爱相辅相成、辩证统一。各级党W办公室应优化党办干部进口，畅通党办干部出口，让党办真正成为历练培养成就优秀干部的重要平台，激发党办干部干事创业的精气神。

同志们，这次全州党W办公室务虚会，是汇报州W主要领导同意的，大家回去以后要及时向县（市、区）W和部门的主要负责同志汇报会议精神，全面抓好贯彻落实。要进一步认清我们肩负的职责使命，切实把思想和行动统一到州W的各项决策部署上来。要全方位加强党W办公室工作，牢固树立上下“一盘棋”的思想，加强党W办公室沟通联络，强化上下联动，促进信息共享。

要充分发挥全州各级党W办公室参谋助手、协调服务、保障运行的中心枢纽作用，协调同级党W抓好中央和省、州W决策部署的贯彻落实，为党W各项工作有序、高效、创新推进作出积极贡献，着力把全州各级党W办公室打造为党W的“坚强前哨”和“巩固后院”。

篇二

根据务虚会要求，现将自身工作打算汇报如下：

（一）认真做好公文处理。

严格按照公文处理相关规定，把好公文进出口关，认真执行文件的拟办、分阅、管理归档等工作，努力提高公文的办理时效和质量。一是加强对文件的收发与管理。加强对来文的登记与管理，及时查收每份文件，确保及时送交领导阅示，然后按领导的批示再分送到各个科室办理，杜绝公文处理上的积压、延时、误事等现象的发生；二是认真核登规范内部发文，严按照办文流程办理每一份文件，严把文件质量关，提高办文效率，杜绝行文不当、格式不对、错漏字现象的发生，不在年底考核中扣分。

（二）认真做好信访工作。

严格按照信访相关规定，及时查收局长信箱、区长公开电话、全国信访信息系统等交办的信访件，认真办理区信访局转发的信访件，做到无延误现象的发生。

（三）认真做好档案管理。

加强档案台账管理，作好档案借阅登记、档案资料交接凭证登记等工作，日常工作中对每个科室处理完毕的文件，分门别类，妥善保管，为归档工作做好准备。完成区档案局对我局2013档案立卷归档检查和2013年档案工作规范化管理复查工作，确保顺利通过检查，并全部达标。

（四）认真做好车辆管理。

加强车辆日常管理，按时购买车辆保险，及时保养维护消除安全隐患；强化服务意识，做好车辆使用情况登记，保证大家正常用车。

办公室系统 第6篇

何子阳巡视员首先传达了汪洋副总理对农垦改革发展的有关指示精神，以及农业部韩长赋部长、国务院研究室黄守宏副主任在农垦改革发展调研工作启动会上的讲话，并就《农垦改革发展重大问题调研工作分组安排建议》进行说明，对各垦区配合做好农垦重大问题调研提出明确要求。

培训班上，王守聪局长对当前农垦改革发展所面临的形势作了深刻分析阐述，对农垦改革发展重大问题调研和文件起草工作作了深入解读，指出这是中央领导亲自部署、农业部和国务院研究室牵头、有关部委参与的一项重要工作。全国农垦系统要统一思想、统一认识、统一行动，将此项工作作为全年各项任务的重中之重，齐心协力、振奋精神、鼓足干劲，抱着对历史负责的态度，怀着对农垦事业的深厚感情完成好调研任务。

王守聪强调，农垦事业发展已经上升到讲政治的高度，已经上升到讲安全的高度，已经上升到国家战略的高度，要从国家粮食安全战略、新型城镇化战略、区域发展战略和国家外交战略中找准农垦定位。农垦作为农业国有经济的主要形式，要实现对国内国际农产品市场的掌控力、影响力和话语权，必须实施联合联盟联营战略，培育农垦国际大粮商。“商”，首先是生产商、供应商；“粮”，是食品的概念，是战略产业的概念，是全产业链、宽领域的综合经营；“大”，是各垦区通过资本运作形成的联合舰队；“国际”，是在保证国内供给、市场调控和农民利益的基础上，走出垦区和走出国门；“农垦”，既是生产者，又是国有企业，是带动农民闯市场的龙头和承担社会责任的市场主体。要从这五个方面深刻领会培育农垦国际大粮商的战略意图，通过横向一体化和纵向一体化，进一步强化土地、人才、资金三大支撑，提高现代农业水平和对外开放水平，实现走出垦区、走出国门，科学合理配置两种资源、两个市场，推动农垦改革发展各项工作。王守聪要求，对农垦改革中的经营管理体制、行政管理体制、国有农场管理体制等重大问题，必须统一思想、立场坚定地反映基层诉求。深入研究谋划农垦改革发展的政策支持体系，采取有效方式加强与调研组的沟通交流，全面准确反映垦区的客观情况，积极争取社会各界的最大支持，在新一轮改革发展历程中创造农垦事业新辉煌。

王守聪局长还召集15个垦区的主要负责同志，座谈交流了上半年经济社会发展和重点工作推进情况。何子阳巡视员组织垦区办公室和宣传部门负责人，听取了北京大学刘国基教授所作的加强品牌和企业文化建设专题讲座，垦区同志对《中国农垦整体品牌形象宣传工作方案》进行了研究讨论，对加强农垦品牌建设、开展中央媒体看农垦等主题宣传活动提出了很好的意见建议。

办公室系统 第7篇

一、现有办公自动化的使用情况

1、系统设计不人性化。页面的内容显示混乱,不清晰, 层次感差,没有突出办公的要求;工作流程,组和角色的设计不合理。人员和文件的操作繁琐,完成一项任务,要反复操作数次。有的单位只能把纸式公文走完又在多走一遍OA流程。为了使用办公自动化系统而使用。这样的三分钟热度, 久而久之系统形同虚设。

2、对机关公文、日常文件的要求未能满足:文件、图片,共享软件、垃圾文件,造成数据库和存储量惊人剧增, 严重影响系统运行效率。

3、OA系统存在资源浪费情况,大部分功能不被使用。 仅仅被当做文件交换、邮件来使用。

二、什么在阻碍办公效率的提升

1、观念陈旧,跟不上信息化日新月异的步伐。认为办公自动化是技术人员的事,有什么内容涉及到“办公自动化”也是交由某个专人去做。在调查中发现,很多办公人员对办公自动化本质作用理解还不够深,对使用办公自动化系统的紧迫性和必要性认识不够。出现“说起来重要,做起来次要”的情况。

2、对办公自动化发展的基础较为忽视。认为办公自动化完全是一种技术手段,只要有了先进的硬件设备和技术,就是实现了办公自动化,对办公自动化发展必需的管理基础和信息积累基础往往过于忽视。其实,办公自动化发展必需依赖两个基础,一个是管理基础,另一个是信息积累基础,如果脱离了这两个基础,办公自动化就会变成空中楼阁。

3、软件表示层设计不直观,逻辑层次太多,使用复杂, 导致办公人员不愿意舍弃多年来使用熟练的纸式公文方式。真正的使用状况和原始纸质公文传输有很大差别,页面的展示、文件的流转未能满足现有机关公文行文要求。 运转起来效率低下。

4、工作流技术是一个复杂的,跨学科的研究领域,它不但涉及到计算机方面的理论研究和实现技术,也需要在工作流应用的具体的专业领域。这一点在实际应用中往往被忽视。导致工作流技术的作用得不到发挥。

面对管理效率低下的现状。尤其是当业务流程日益复杂,人与人,部门与部门的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,更需要打破各种沟通和管理的屏障,对各种分散存在或被分隔的资源进行整合,实现统一管理和协调,从而提升办公效率到一个新的层次。解决部门之间信息孤岛的状况。

三、解决办法

1、加强认识,完善公文制度建设,将公文传输方式由纸质公文传输变为电子传输

(1)提高办公人员的办公自动化意识,加快办公自动化的建设步伐;

(2)要有持续发展的建设思想。信息化软件建设工作是一项综合性高科技工作,要求相关人员不断地学习新的知识来更新自己原有的知识。不断发掘OA建设过程中管理思想与工作方式存在的问题,再改进,再创造;

(3)加强系统管理,实现制度化。办公自动化系统建设是“三分技术,七分管理”。同样的系统和设备在不同的单位运行和应用情况千差万别,其关键在于管理。对新技术、 新设备和软件的管理。所以要建立与办公自动化相适应的信息管理制度。逐步规范公文在办公自动化化系统中的运转程序,逐步取消部门纸质文件。同时要及时做好备份工作,要做好存档工作;

(4) 系统管理人员保持的稳定,流程和角色的设置留有文档。系统的变化时候有记录,管理员的操作可以有据可依。

2、全面培训,宣传普及信息化知识

(1)要做好对办公自动化的宣传教育工作,通过办公自动化系统建设提高行政办公效率和管理水平;

(2)要有计划的开展培训。通过部门的管理员对自己部门人员培训,起到“以点带面”的作用。并在培训中要逐步建立考核制度考核学习效果。各单位负责,层层落实,培训到位。

3、依托技术设计,切实提高工作效率

(1)突出软件的人性化设计,建立健全OA系统人机交互模式。软件表示层采用WEB模式设计,直观大方,表单设计遵照单位日常纸式行文的格式,增加使用者的亲切感和软件的粘合度;

(2)突出软件的层次化设计。个人办公,协同办公、通报通知实现办公信息化以及信息采集、传递、等为一体,又逻辑层次分明,设计复杂使用简单,真正使办公人员体会到使用的简洁;

(3)突出软件的智能化设计。面对越来越多的数据,在整体架构上采用XML数据接口,所有的模块设计基于SOA架构。保证了模块的结构化,能帮助用户做一些基本的智能分析工作。数据库设计支持自动分库,并且设计实现文件的异服务器传递。

(4)协同工作和移动办公是OA系统有效补充。异步协作方式如电子邮件、网络论坛等,以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为新的工作方式,打破了时间、地域的限制,可以随时随地参加到协同工作中去,大大提高了工作效率。可以远程拨号或登录到出差地的网络,随时可以访问到办公自动化系统办公人员还可以选择“离线” 工作方式,即将需要处理的信息先下载到本地便携机上, 然后切断连接,“离线地”处理信息,工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息;

(5)个人之间交换的文件、图片,共享文件等公共资源的共享启用单独的服务器,独立映射,提高安全性的同时利于发挥系统运行效率尽量少的占用系统软件和数据库的资源。自顶向下,分类科学,不需要必须看的分阅的文件,定期自动清除。

4、准确角色定位,组建符合实际管理要求的OA系统

OA系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础,办公事务因管理而产生,需依靠可行的管理技术,让OA系统服务于管理。就一定要架构于管理基础之上。将角色与权限紧密的联系起来,依据系统的应用需求创建相应的工作岗位角色。依据用户的责任和职责来指派角色,通过角色的指派,实现用户相应权限的获取和对文件的访问;依据应用需求来建立用户、角色、权限之间的映射关系,体提升整个机关办公自动化的高效、 可靠运行;通过角色、分组的办法实现系统的多层次,使办公自动化系统应用在一个更高层次上。

(1)做好个人工作管理。管理的本质是人。使个人办公与部门办公、有机地结合起来。系统解决个人工作效率的问题;

(2)实现组织工作管理。组织管理解决人与人之间联合工作的问题,要建立一套完整的工作监控管理机制,最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题,系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。

5、灵活应用软件功能,深入使用办公自动化系统

对具体的业务流程进行建模以及结合工作流引擎完成自动化的业务流程。建立满足机关需求的业务流程,并进行优化,提高机关的工作效率。公文流转中各个环节处理人的角色,处理方式采用集中批量处理的方式。也就是在各个科室人员普通节点上处理要简单,甚至可以自动进入流转,不需要人为干预文件的流转。而把通用的处理都集中于文书处。其他角色只执行阅文等简洁的操作。办公者可随时了解文件到达哪里,办理的情况怎样,对逾期没有办理的文件,可以集成邮件系统、短信发送系统作为催办提醒工具,结合“推”、“拉”技术催办或自动催办。文件办理完毕,自动归档以供借阅和调阅等,避免手工工作过程中的存在流转时间长,文件去向不明以及不便于跟踪等问题。

办公自动化与传统的办公方式有着较大的变革,是一项长期的工程,在发展过程中不可避免地会遇到一些阻力和问题,不可能一帆风顺也不可能一蹴而就。办公自动化应用的层次越高,工作模式的改变越大。利益格局的改变越大,实现起来也更难,需要在制度、人员等方面给予大力的支持。

协同办公系统 第8篇

国家电网公司总部协同办公项目建设的总体目标是:围绕公司党组和公司领导层为中心工作,辅助领导决策,整合系统资源,协调和推进公司日常工作并督促落实,加强司务管理,保障政令畅通,实现高效的协同管理、灵活的业务流程整合、有效的知识管理、及时的内部通讯和智能的文档管理,提升决策支持能力,强化信息枢纽能力,加强统筹协调能力,服务公司党组,服务总部办公厅,服务总部各部门,服务公司系统各单位。最终目标就是为公司党组提供决策支持。

国家电网公司经营范围广、管理链条长、中间环节多,若办公信息沟通不畅,就难以统一协调和管理。利用协同办公技术,加快信息的流转、处理、协调和共享,构建灵活、高效的协同工作平台,是公司提高工作效率、加强内部执行力、提升总部“三个中心”管理职能的必然选择,是公司加强集团化运作、集约化发展、精细化管理的重要手段。是提高公司经济效益和管理效率的重要方法,也是建设世界一流电网、建设国际一流企业的必由之路。

要真正落实本项目,就应该在充分了解国家电网公司总部整体业务、组织和业务应用的基础上综合各网省地市单位的实际情况,分析、抽取并整理各单位具有共性协同办公业务需求,完成协同办公业务及其数据的梳理,设计并研发符合国家电网公司总部业务流程和业务规范的应用业务系统;形成典型设计,以指导全系统各级网省公司、直属公司相关项目建设。建设数字化电网和信息化企业,支撑公司集团化运作、集约化发展和精细化管理。

二、国内外现状研究

1、协同办公的发展

办公(政务)信息化是技术驱动型概念,它是指大型企业(政府)利用现代信息技术提高业(公)务活动的效率和生产率。从国际上来看,现代信息技术在政府中应用的早期沿着两个方向发展,即办公自动化和政府信息系统。前者着眼于提高办公室业务活动的效率和生产率;后者的目标则是通过对政府信息的组织和利用帮助政府履行其行政和管理的职能,并进而帮助政府制定政策和进行决策,从整体上提高政府业务活动的有效性,效率和劳动生产率。目前协同办公概念无论在国际还是国内,都已经形成相对成熟的概念。通过协同办公系统的建设可以对企业各方面资源进行重新整合和充分利用,提高协同工作效率。

2、国内协同办公建设关注点、发展历史及发展方向

国内企业经过20多年的发展已经初具规模,从现阶段发展方向上来看大多数企业都很重视通过提升内部管理获得效益,而软件管理系统正是协助企业做好内部管理的不可或缺的重要工具。综观国内企业的信息化状态,对于以“财”、“物”为中心的软件的探讨和建设已经相对比较成熟,而企业在解决了相关业务处理管理的以后,会发掘企业还有一个很重要的资源需要管理好:那就是人,企业信息化建设要让人发挥作为必须要有所协助,而且这样的协助是通过各种流程来贯穿:以人为中心,注重过程管理成为企业所需,同时也是国内协同办公软件建设的重要关注点。

3、国外协同办公系统建设的发展趋势

国外不少国家政府或大型机构对建设协同办公以及电子政务系统都有各自的建设和发展规划。初步总结大致包括六大战略方案。

六大战略方案包括如下内容:

第一,创造一个知识管理的工作空间。各级机构成员必须了解信息通信技术,并能利用这些技术提高工作效率,提升服务传递,进行团队协作。

第二,电子化服务传递。所有提供电子化服务传递的部门必须相应地实现业务流程的重组与职能再造。

第三,开展技术实验。适应快速发展的技术趋势,降低对大型项目投资作出错误决策的概率。

第四,提升机构管理绩效。在骨干网络中配置先进的软硬件设施与数据处理,实现各部门的高效运作。

第五,建立自适应的、强大的信息与通信基础设施。通信技术、宽带技术与信息技术的快速趋同,同时也降低了建立一个网络化机构的成本。

第六,大力开展信息通信教育。大力发展对机构成员的IT专业知识培训,以提高他们的工作效率与服务传递。

4、国内外档案管理建设的发展趋势

数字档案馆技术的发展主要经历了3个阶段,第一个阶段是目录管理阶段,主要以计算机辅助实体管理为主;第二阶段是电子文件管理阶段,以电子文件管理和实体管理并存的方式实现档案信息资源的管理;第三阶段是知识管理、电子凭证阶段,利用国际、国内的法规和先进技术手段实现电子文件永久、真实保障,实现电子凭证而不依赖于实体,实现由数据服务、信息服务上升到知识服务。

三、办公系统现状

办公自动化的发展经历了以下几个阶段:

第一阶段:文秘型OA软件

时间段:1980年-1999年

特点:MS OFFICE、WPS、Lotus1-2-3等单机版的应用软件,以办公文件和档案管理为核心,基本实现无纸化办公。

第二阶段:流程型OA系统

时间段:2000年-2005年

特点:该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA,到目前正在成为应用主流的流程性OA,它以工作流为中心,实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

第三阶段:协同型OA系统

时间段:2005年-2010年

特点:以B/S形式的OA办公系统应用软件为主流,以协同办公为理念,结合了Internet、工作流、表单系统、即时通讯和SOA等多种技术和手段,实现了协同办公、协同政务、协同商务等多种协同应用。

当前国内大多数企业都已经建立了各种各样的办公系统,但从应用现状以及需求来看,企业现有办公自动化系统存着一些共性的问题,主要表现在以下三个方面:信息孤岛、应用孤岛、对OA内涵理解不够。

四、解决的办法

协同办公是把日常管理中的业务、事务、事件等信息在单位、部门、组群、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理,可以归纳为:

协同=人员+请求+表单+流程逻辑+执行结果

协同办公系统功能流程示意图展示了在一个组织中一个项目计划书的形成与处理过程:

协同办公软件(Collaboration Software)是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、Vo IP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出,协同办公软件概念也赋予了新的含义,例如结合了Internet、工作流、即时通讯和SOA等多种技术和手段。或者可以认为:协同办公、协同政务、协同商务等协同应用,以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台,电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具,组成了我们现在意义上的协同办公软件。从功能来看协同办公系统的核心在于搭建了一个信息及时传递交互的平台,并通过引入工作流(即电子流程)来规范企业的协同办公。

知识管理是一种系统的管理思想,主要是企业或组织运作中管理层面上的问题,同时也贯穿的整个企业业务体系的运做。知识管理不仅是针对知识本身的管理,包括对知识的生产、储存、传递、应用和创造;还包括对与知识有关的各种资源、无形资产及相关活动的管理,涉及知识组织、知识管理工具、知识资产、知识活动、知识人员等的全方位、全过程的管理,并且包括结合企业业务活动和其它管理活动运用知识管理的思想进行的管理。其次知识管理关注知识对组织和业务的支撑,利用过去积累的知识对决策活动和操作工作进行支撑,大大的缩短决策和操作过程时间、也极大提高了决策和操作的质量。更重要的知识管理将改善知识生命周期,加快知识创新。在本项目中,知识管理作为协同办公系统的一个重要组成部分,其思想和理念将在办公自动化、团队协作系统中得到更加圆满地贯彻和体现。

1、建设方法、原则

协同办公项目的建设原则是:贯彻“以需求为导向、以应用促发展”的工作思路,坚持一体化建设。系统整体建设应着重注意以下原则:

■要提升“随需而变”的部署能力,搭建易扩展的底层设计框架;

■要坚持模块化、松耦合的设计;

■要提高系统响应能力;

■要严格身份认证与权限管理,提高系统安全性;

要充分运用智能表单、流程组装、安全认证、及时沟通、负载均衡等前沿信息技术,实现系统的高智能、易配置、强安全、可扩展、多媒体、高并发、跨平台和易管理

■统一系统开发和部署方式

■物理集中和业务分布模式

■符合国家电网公司“SG186”工程的建设要求

■基于一体化企业级信息集成平台

■要符合“一个系统、两级中心、三层应用”总体要求

■继承和发展目前相关系统的建设优点

■学习和借鉴目前先进的协同办公建设思想

■在统一的基础上,满足各单位的个性化需求

■加强与系统内研发单位的合作,保证系统顺利实施开发

2、必要性及可行性

传统的办公自动化系统(OA)不等于协同办公。传统的OA系统是公司各单位应用范围最广、应用时间最长的一个信息系统,也是各单位信息化建设走出的第一步。在过去多年的运用过程中,传统OA建设取得了较大的成绩,基本满足了企业办公事务信息化处理的要求。但是随着企业集团化动作、集约化管理等公司管理方式的转变,工作要求的提高,办公管理的精细,使传统OA的弱点逐步显露。这就要求我们从以下五个方面实现从传统OA到协同办公的转变。

首先是从传统OA的单纯应用到协同办公的协作集成的转变:

加强各个功能模块的集成;构建多种信息渠道,提供多种信息沟通手段(包括短信、RTX、待办消息、邮件等);首页提供更多需要关注的信息,工作模式由被动查询到主动办理。

其次是从传统OA的单一应用到协同办公的全面应用的转变。

由基本的公文处理到全面的办公事务处理;由传统的办公自动化和档案管理到包含任务协作、知识管理的全面协同办公;

第三是从传统OA的基本应用到协同办公的深入应用的转变:

提供了自由更换文件形式、更换流程等高级功能;提供更多的流程管理高级功能,业务管理员可以自由地结束某些流程、把待办信息直接特送到任何人;提供页面基本信息的痕迹记录功能。

第四是从传统OA的部门级应用到协同办公的企业级应用的转变:

采用企业级流程引擎;集成企业级搜索引擎;集成统一的消息平台;提供统一的用户。

第五是从传统OA的粗放应用到协同办公的精细应用的转变:

记录流程每一步的办理时间;针对不同用户群配置不同的界面方案;更加注重人性化,实现全面的个性化定制。

五、技术路线与技术架构

1、技术路线

协同办公业务应用无论在业务需求范围、实现方式和手段还是在功能和性能的需求上,都已经超出传统办公自动化系统建设的范畴。原来主要对文档型数据的处理和对流程管理的技术要求已经无法满足,所以协同办公系统在技术路线上采用Domino平台与J2EE平台相结合的路线,通过这两种技术平台的结合,在技术上实现对两者不足的相互弥补,发挥两者的优势。在建设过程中可以继承原有成果和经验,同时增加新的途径和方式。从而在技术上最大限度保证协同办公建设的成功。

2、技术架构

协同办公的应用逻辑架构,如图所示:

六、功能设计

国家电网公司协同办公系统功能包括核心业务和平台支撑业务两部分,其中核心业务包括办公自动化、任务协作、知识管理、档案管理等四部分,平台支撑业务包括流程引擎、统一消息平台、电子公文安全传输系统、搜索引擎、报表平台等五部分,形成了较为完善的协同办公业务应用环境。

1、业务功能框架

国家电网公司协同办公业务应用具体业务功能框架如下图所示:

2、核心业务描述

协同办公业务应用核心业务模块包括办公自动化、任务协作、知识管理和档案管理四大模块。以下分别详细介绍四大业务模块具体功能。

■办公自动化包括:发文管理、收文管理、签报管理、会议管理、督查督办、信息采编、车辆管理、值班管理、信访管理、调研管理、公告管理、综合协调、出差管理和办公用品。

■任务协作包括:协作导航、工作计划、综合任务和个人日程

■知识管理包括:个人知识管理、知识检索、知识中心、你问我答和专家信息

■档案管理包括:档案管理、专题管理、编研管理、综合统计、内容管理和综合检索

3、平台支撑业务

协同办公系统平台支撑业务是针对核心业务实现所需要的基础业务,主要包括:流程引擎、统一用户、消息平台、电子公文传输平台、搜索引擎和档案报表定制等,负责整个系统中工作流程解析、消息渠道的协作畅通、各单位之间公文传输以及企业级知识的搜索利用。确保系统资源的整合,协调和推进公司日常工作并督促落实,保障政令畅通,实现高效的协同管理、灵活的业务流程整合、有效的知识管理、及时的内部通讯。

七、协同办系统建设前后对比

1、协同办公建设前情况

SG186协同办公系统实施前根据全国系统建设情况统计分析,首先从业务层面分析国家电网公司及其下属各单位大部份已不同程度进行了OA系统、档案系统理论研究与系统建设。但是各单位只是针对办公自动化业务进行不断横向扩展新增业务应用。尚未针对跨部门协作、知识沉淀等工作开展业务抽取、资源整合的工作。其知识管理方面处于初期阶段。只有部分网省公司开始进行初步知识管理理论研究。任务协作则是一片空白,尚未有单位从协作以任务为导向的角度去考虑进行流程的优化、资源的整合。

根据分析结果表明,在SG186协同办公系统实施前,公司各单位总体表征如下:

■公司各单位信息化水平参差不齐

■业务系统部门化、已逐步不符合公司四化要求

■业务系统标准制定滞后

■系统烟囱林立、信息孤岛成群,投资重复

2、协同办公建设后情况

SG186协同办公系统实施后,全国实现公司本部与各网省公司为中心的两级部署方式。根据目前建设情况汇总分析,基本达到了建设目标,各网省公司正在公司本部深化应用的要求有序、稳步的进行深化应用推广。通过SG186协同办公系统的实施各单位实现了办公自动化、任务协作、知识管理、档案管理的有机整合,实现了资源的高效利用、消除了信息孤岛、提高了工作效率,产生了可观的社会、经济效益。与协同办公系统实施前比较主要反映在以下几方面的提升。

■公司整体业务水平的提升

■从部门级应用向企业级应用的转变

■初步实现业务标准的统一

■各项资源的有效整合、充分利用

3、小结

SG186协同办公系统几乎涵盖日常办公业务的所有业务范围,通过协同办公四大模块,将极大地提升公司总及下属各单位的日常办公效率与业务管理服务水平。而更为关键的是通过信息系统,强化了管理的规范化和科学性,这种公司发展方式的变化将大大增强各单位经营的掌控能力。这对于实现集团化管理非常重要。从这个意义上而言,SG186协同办公虽然是一项信息化工程,但其实质却是一次管理理念和模式的变革。无论是在对各单位影响的广度和深度上,SG186协同办公系统都将产生深远的影响。

综上所述,在“一强三优”现代公司战略目标指导下,通过SG186协同办公系统的实施目前初步实现了提高资源利用效率,实现公司整体协调发展,加快推进国家电网现代公司的建设的目标。为实现公司集团化运作、集约化发展、精细化管理、规范化工作打下良好基础。

参考文献

[1]、《计算机软件工程规范国家标准》

[2]、《计算机开放系统互连国家标准》

[3]、《软件产品测评标准》

[4]、《信息系统安全技术国家标准》

[5]、《计算机图形国家标准》

[6]、《计算机信息系统安全保护等级划分准则》

[7]、《国家行政机关公文格式》

[8]、《中华人民共和国电子签名法》《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)

[9]、《档案著录规则》(GB3792.5-85)

办公室系统 第9篇

一、高校二级学院办公室事务性工作的特点

高校二级学院办公室是学院的综合办事机构, 承担着组织协调、服务师生和信息传递等任务。因此, 学院办公室事务性工作多, 业务范围广, 工作内容繁杂, 此外督办性事务较多。随着高校教育改革的不断深入, 事业单位人事制度改革进一步推进, 高校行政管理岗人员承担的工作任务发生着改变。在实际工作中, 学院办公室人员不仅需要完成岗位职责规定的工作, 还要承担人事、科研、教务、财务、后勤等各项工作。针对繁多的工作任务, 协同OA办公系统的使用对提高工作效率起到了至关重要的作用。

二、协同OA办公系统对高校二级学院办公室工作的影响

协同OA办公系统包括协同工作、公文管理、知识管理、电子监察、公共信息、个人事务规划等功能, 还结合了在线即时通讯等工具, 根据办公对象不同, OA系统分为个人空间、单位空间及学校空间, 为学院办公室办公提供一个高效、有序、协作的信息管理平台。在OA系统功能的日益完备下, 学院办公室传统工作模式发生了改变。

(一) 公文处理更加有序、便捷。收文、发文是学院办公室工作中一项重要的工作, 公文处理包括对公文的撰写、传递与管理。学校行政机构加上党委部门, 数量多, 学院办公室每天都要收到来自学校校办、行政机关部处或党委部门的多个文件。在OA系统使用之前, 均使用的是纸质发文, 需要采用分类、判别、影印、传递、回收、归档等方式在二级学院内部进行运转, 不仅文件传弱等缺点。同时, 在学院的日常管理工作中往往需要向学校发请示、报告, 也常常需要多个机关部处做出批示, 传统的审批手续容易造成时间和人力的浪费, 学院也很难动态阅处理效率低下, 消耗大量纸张, 而且当多个部门的文件同时在不同系别、教研室传阅和处理时, 甚至还会出现工作任务错办、漏办的情况, 存在着信息传递覆盖面窄、时效性的跟踪请示、报告的处理结果。

OA系统全面推行使用, 使得公文处理更加快捷、方便, 处理方式更加有序和规范。OA系统设置多种公文文单模板, 预设传递流程, 包括二级单位公文处理及收文处理登记表文单。学院收文可通过二级单位收文处理登记表传递学校各类发文, 此外, OA系统用户覆盖全学院教职工, 收文可快速发送至相关教职工的OA系统中, 单位负责人批示、处理情况能够清晰反映在登记表中。通过设置知会、审批、协同、阅读等节点权限来实现收文的定向和定性传递。学院向学校所发请示、报告等可按校内公文处理登记表填写, 根据流程追踪获知公文流转、批示情况, 也可发出催办指令。OA系统协同功能使得学校多个行政部门同时处理同一文件, 提高办事效率, 这些都是纸质化公文处理方式无法比拟的优点。

(二) 档案管理更加科学、规范。许多高校的二级学院不设置档案管理员, 一般由办公室人员兼任。在日常工作中, 办公室人员缺乏档案管理意识和知识, 业务素质不高, 档案管理工作缺乏规范化。然而, 在关系到学院文化建设、教学科研工作等学院工作的重要方面中, 档案的合理建立不可或缺。

OA系统的建立, 为档案管理提供了科学化管理的平台。以学校的档案管理信息资源为依托, 实现学院共享共的目的。在公文处理的同时进行分类归档, 将分散、分批出现的信息资源通过OA系统联结在一起, 通过网络管理员权限设置, 克服时间、地理位置的局限, 学院教职工能够随时查阅归档信息, 更好地掌握各种数据资源, 为教学科研工作提供便利。利用OA系统进行档案管理工作, 改变了传统档案收集、整理、归类的方式。根据OA系统中信息来源的单位及方式对档案材料归档范围进行划分并下载, 或将本地文件传递至OA系统中归档, OA系统为电子文档和纸质文档储存媒介的转换提供一个通道。定期保存的档案、在学院永久保存或长期保存的档案、需要交至学校档案馆保存的档案, 均可在OA系统中筛选并建立分类。此外, OA系统辅助的搜索功能, 为档案中文件检索、查阅提供便利。

(三) 公文信息传递更加及时、全面。OA系统带来了信息化的办公方式, 信息传递程序化, 促使学院办公室管理工作制度化。随着互联网技术的不断发展, 学院办公室作为内部事务和对外联系的枢纽, 为了信息的顺利传递, 与学院师生和学校机关部处联系的通讯方式发生不断改变, 邮箱、微信、QQ、飞信等通讯工具用于学院办公室的日常工作中。作为专业化的公文处理平台, OA系统的优势日益凸显。最早, 学院内部或传达学校机关部处的公文信息, 一般采取学院通告栏张贴、纸质信件发送等方式传递, 邮箱、QQ等通讯工具的兴起, 信息传递更加快捷。但是, 即时性的通讯工具一般信息变化量巨大, 公文信息易被刷屏淹没, 信息反而不易获取和保存, 反馈信息容易滞后、丢失。此外, 即时性通讯工具的安全性难以得到保障。OA系统的用户固定, 高效、便捷, 公文信息处理自成程序, 同时具有在线通讯功能, 不仅减少了公文信息发布者的工作量, 公文信息收文者也能获得最新、最全面的信息, 处理后的结果也能即时传递给信息收集者。

(四) OA系统促进学院办公室管理工作制度化。新的办公方式的出现, 学院办公室管理工作制度需要完善, 从而适应信息化的工作机制。建立一套完整的工作流程规范机制, 需要根据OA系统的设计及操作方式, 制订相应的规章制度, 明确公文撰写规范、报送处理和反馈流程, 规定公文信息传递处理对象的权限, 建立信息安全保障措施。

就OA系统本身而言, 为办公室管理工作制度化提供支持。公文运转有流程可查, 公文处理公开透明, 其中的单位讨论、调查、公告等板块为学院办公室工作提供了征求意见、信息公开、集体协作的平台, 使得学院办公室各项管理工作有章可循、有规可依。

(五) OA系统的使用推动办公室队伍优化。OA系统的使用给学院办公室人员工作技能提出了新的要求, 不仅需要业务流程熟悉、懂得文字处理软件使用, 还要具备现代化的管理理念, 不断适应网络化管理方式。传统的办公室工作模式已经不适应现代办公室工作的要求, 办公室人员需要接受专业知识的培训, 时常更新知识储备, 学习和了解新事物, 提高自身素质, 利用新知识辅助自己的工作。

三、结语

协同OA办公系统功能全面、操作简单、规范, 是高校二级学院办公室信息化办公的体现, 将学院与学校各部门、学院内部的事务集中在一个平台上, 开展网上公文传递、处理, 不仅规范了公文流程, 提高了办公效率, 同时节约了办公成本, 响应了国家低碳环保号召。此外, 二级学院办公室并非为学院使用OA系统的唯一部门, OA系统是一个协同工作的工具, 需要制订相应办法, 促使全学院教职工积极参与, 并规范参与规则, 才能使办公效率真正提高。协同OA办公系统的便捷性和多功能性带来办公室工作方式的变革, 这一管理系统的充分应用才能真正实现学院办公室事务的自动化信息管理。

参考文献

[1]陈树彬, 洪沛伟.高校OA办公系统实施情况探讨[J].电脑知识与技术, 2012.17.

[2]林玲.高校办公室自动化与现代管理略论[J].科技信息 (学术版) , 2008.11.

[3]周旭.利用A6协同管理系统搭建OA办公系统[J].北京宣武红旗业余大学学报, 2012.4.

佳能智慧办公系统 第10篇

具体而言,在大多数金融机构的信息安全建设体系中,都有数据丢失防止系统来确保机密信息安全。然而问题在于,它只能监控电子信息的交流,在文件输出环节则系统无法监控。 这意味着,当信息载体发生转化,比如信息通过打印输出到纸张上,没有第一时间到达打印者手中,亦或被无关人员看到,都将成为安全隐患。

文印安全是金融业必不可少的要素

金融机构迅猛发展,以及互联网和金融行业的不断融合,未来的金融业势必会对各家IT文印厂商在高效输出要求的基础上,对文印安全提出更多期待。佳能公司秉承“智慧办公室”理念,为金融行业用户量身定制更具主动性、操作更便捷、更高效的文印信息安全解决方案,将帮助客户规避文印环节中存在的信息安全风险,同时优化设备的部署与管理,为金融行业的文印安全保驾护航。

其中,佳能独有的iW SAM办公软件可在佳能数码复合机上发挥强大的安全保障功效。它可以识别出可能包含敏感信息的一般公司文档结构(专利记录、银行记录等等)。例如,相关部门人员打印、扫描了公司的机密策划书或银行客户记录等敏感信息,iw SAM可以自动检查该动作是否被授权,否则马上发送邮件通知IT安全部门的负责人以确保公司信息输出后的安全性,有效封堵信息安全漏洞。

佳能文印系统与金融行业构建野共生冶格局

“共生”是佳能企业文化中最重要的理念,自1973年创业以来,佳能始终以创造一流的产品为目标,为个人和各行业用户提供优质的解决方案。 金融行业往往面对欠稳妥的文档保密管理、关键数据信息不安全等诸多问题。在金融行业竞争日益激烈与人员高速流动的前提下,佳能文印解决方案始终与金融行业站在一起,开发适用于不同企业特点的行业解决方案, 相伴共生,持续进步。

除了上面提到的安全性解决方案iw SAM,还有按照国内大型银行和中小型券商、基金等用户量身定制的全方位解决方案uniFLOW和uniFLOW for SMB ,在保证了高效管理打印作业的同时,降低用户的打印成本。值得一提的是,该系统提升企业信息的安全性依靠的是最重要的智慧密码,如uniflow设有刷卡功能,需要刷卡选择认证作业后,设备才会开始输出,这使文档遗留在打印设备上从而泄露信息的可能性趋近为零,对于规模庞大或部门职能细分众多的金融机构而言,可以规避潜在的文印信息安全风险。

铁路协同办公系统设计与应用 第11篇

关键词：协同工作；无纸化办公

一、数据压缩知识

数据压缩技术的发展。

随着计算机技术的飞速发展，数据压缩作为解决海量信息存储和传输的支撑技术受到了人们的极大重视，对数据压缩算法的研究也不仅局限于信息论中有关信源编码的范畴，数字图像信号、语音信号的分析和处理等技术被大量引入到有关的研究领域。

1977年，两位以色列科学家Jacob Ziv和Abraham Lempel发表了名为“A Universal Algorithm for Sequential Data Compression”（顺序数据压缩的通用算法）的论文，提出了一种不同与以往的基于字典的压缩方法——LZ77，他们在1978年又提出了LZ77的改进算法——LZ78，这两个算法吧数据压缩的研究推向了一个全新的阶段。1984年，Terry Weleh发表的论文“A Technique for High Performance Data Compression”（高性能数据压缩技术）描述了对LZ78算法的改进和具体实现技术，成为LZW算法。目前，无损数据压缩领域中流行的数据压缩方法多是基于字典的压缩技术。UNIX系统上的一个实用压缩软件COMPRESS和Windows系统下的压缩软件Winzip和Winrar中所使用的压缩算法都是基于字典压缩技术的。

当数据压缩被用于减少存储空间时，可以减少程序的总执行时间。这是因为存储量的减少将导致磁盘存取次数的减少，虽然数据的压缩/解压缩过程会增加额外的程序指令，但由于程序的执行时间通常少于数据的存储时间，因此中的执行时间将减少。也正因如此，数据压缩技术在计算机技术飞速发展的今天仍然有着很重要的作用。

二、XML压缩索引

（一）XML压缩背景

上文中已经述说了XML的优点，但和其它形式的数据表示相比，XML文档往往很大。因此有些时候，传输速度和存储空间会非常重要。具体来说：

1.XML是一种清晰而易用的文本标记格式，但它的弱点就是当有大量数据需要交换，而程序内部处理部分又非常少时，会导致XML文档非常大，这样过大的空间占用意味着更大的处理代价；

2.由于本文压缩算法多年来一直是大量研究项目的课题，目前已经非常成熟。这种类型的算法都能方便的将XML进行压缩，但将XML文本作为一般文本文件进行压缩，这类算法都不大可能改善处理的速度，而且还会增加了解压后再解析的步骤；

3.我们把XML文档用于索引结构，这样就不能只保持了XML文档的结构而无法对XML进行索引搜索。也就排除了一些简单的XML压缩算法。

（二）XML压缩方法

当压缩文档时，通常首先考虑常用的压缩算法，如：Lempel-Ziv和Huffman，以及在它们上面实现变化的一些常用实用程序。在类Unix平台上通常是gzip；在其它平台上，zip更为常用，比如：PKZIP、Info-ZIP和WinZip。但这些实用程序实际上意在充分地减少XML文件的大小。但是，都没有保持了XML文档的结构，或是无法对XML文档进行索引。这样本文选择使用BWT压缩算法而不是顺序Lempel-Ziv算法。

（三）BWT数据压缩

利用BWT压缩算法，我们先把字符文本进行转换，然后进行压缩，这样就解决了XML文档过大的弊端。而且BWT压缩算法要比顺序LZ算法，解压时速度有所提高。BWT算法的具体介绍我们在第5章进行讲解。

三、系统设计

（一）XML文件整体输出

首先，我们先不考虑XML文件的结构，这样把XML数据文件提交给程序，会按照普通文本文件的方式进行处理。程序先读取整个文件的内容，之后将它们作为一个字符串，进行后缀数组排序，然后BWT转换。但是这样的结果并不如意，有以下两个缺点：

1.程序执行的效率不高，文件内容如过大，导致整体的速度下降；

2.不便于查找，整体进行排序换转后打乱了文件结构，不能成为索引；

（二）以XML文件结构进行输出

由于不能破坏XML文件的结构，只能按照XML现有的标签内容进行。这样我们就引入了XML解析器，它可以分析出XML文件的结果和具体内容。先用解析器解析XML文件，我们就方便的判断出，什么是标签，什么是数据。把每个标签或者数据，单独进行排序转换。

具体过程：

1.XML解析器读取分析XML文件；

2.建立一个空的XML文件，进行添加排序转换后的数据；

3.如分析出标签开始，则提取此标签，对其进行排序转换，把结果插入新的XML文件；并记住此标签的级别，用于插入下级标签时使用；

4.如分析出数据，则对数据进行排序转换，并直接把新数据插入包含它的标签中；

5.如分析出标签结束，则关闭此级标签，结束数据转换；并记录新的标签级别，用于插入平级标签时使用。

参考文献：

[1]Donald Knuth.Art of Computer Programming[M].2002,Volume,3

[2]N.Jesper Larsson.Structures of String Matching and Data Compression[D].Sweden:Lund University,1999

办公电话查询系统 第12篇

1 设计思想

通过内部网络,能够方便快捷地查询办公电话,保证办公电话号码的最新性。

2 开发工具的选用

选择了ASP结合SQL Server数据库来开发办公电话查询系统。

ASP全拼为Active Server Pages即“动态服务器网页”。ASP所产生的执行结果都是标准的HTML格式,而且这些程序是在网络服务端中执行,使用一般的浏览器(如IE或Netscape)都可以正确地获得ASP的“执行”结果,并且将这ASP执行的结果直接在浏览器中“浏览”。任何开发工具皆可开发ASP。只要使用一般的文书编辑程序,如Windows记事本,就可以编辑。当然,其他网页发展工具,例如,FrontPage Express、Dreamweaver等也都可以。ASP语言相容性高,与所有的Active X Script语言都相容。ASP易于操控数据库,可以轻易地通过ODBC(Open Database Connectivity)驱动程序连接各种不同的数据库,例如:Access、SQL、d Base、Oracle等。

SQL Server是基于服务器端的中型的数据库,可以适合大容量数据的应用。在处理海量数据的效率,后台开发的灵活性、可扩展性等方面强大。

3 系统设计

系统主要分为两个模块,一个是前台查询模块,一个是后台维护模块。前台够实现按单位名称查询电话号码,后台能够实现对单位列表及岗位电话的修改、删除和排序功能。

4 主要功能模块

4.1 前台查询

前台首页包括左侧框架页(查询)与右侧框架页(显示)。点击部门类别名前的“+”,可显示该部门类别所包括的全部单位名称,点击单位名称,即可显示该单位所有办公电话的列表。每页上最多显示18条记录,当单位电话数超过18台时,列表的最下端会出现分页选项,可以翻页查询岗位办公电话。

查询页面如图1所示。

4.2 后台管理

后台首页,上部为功能栏,下部左侧为查询栏,下部右侧为列表显示栏。如图2所示。

当要修改某个单位的岗位电话时。先在查询栏,选择部门名称,点击查询,列表栏会显示该单位所有岗位电话信息。对要修改的电话,将“选择”列打上对勾,然后点击下部的添加、删除和修改3个功能按钮,对行进行操作。进行删除操作时系统会提示“是否真的删除”,点击确定,该行被删除,点击取消,该行还保留。在添加的页面,添加相关的信息,如部门、序号、岗位名称、办公电话等。图3为修改页面,可以修改相关的信息。

点击功能栏的“单位列表”,显示所有部门列表信息,如图4所示。

点击“添加部门”按钮,会弹出部门添加页面,添加相关信息,如图5所示。

选择每个单位后面的“编辑”项,弹出部门编辑页面,修改相关信息。

5 数据库的设计

数据库主要包含了bdianhuaks和bdanweiks两个表。bdianhuaks的结构设计如表1所示。

bdanweiks的结构设计如表2所示。

6 部分代码

6.1 树状单位列表代码

6.2 查询栏代码

7 结语

办公电话查询系统的开通,方便了全体职工,也给电话管理部门的维护带来了方便。要新增单位、变更单位名称、更换号码的,可以随时上网更换,保持了号码信息的最新。同时为公司节约了电话的印刷成本,节约了资金。目前,系统运行良好。

摘要：介绍了采用ASP结合SQL Server数据库开发网络版办公电话查询系统。该系统无需在计算机终端安装任何文件,以网络的方式访问,能够方便快捷地查询办公电话,保证办公电话号码的最新性。

关键词：电话查询,ASP技术,SQL Server数据库

参考文献

[1]刘辉.零基础学SQL Server 2005.机械工业出版社,2007.

[2]尚俊杰.网络程序设计—ASP.北京交通大学出版社,2009.