办公自动化环境

办公自动化环境（精选12篇）

办公自动化环境 第1篇

一、办公自动化概述

(一) 基本概念。

所谓办公自动化就是采用计算机信息技术来进行的。其包括数据传输接收以及数据存储等工作, 从根本上提高了医院办公的效率和质量, 使其更具准确性和可靠性。同时办公自动化还可以极大完善传统手工归档, 使医院档案管理工作迈上一个新的台阶, 从而减轻相关管理人员的工作负担, 有效地提升工作效率。

(二) 基本特点。

1.实现资源共享。医院档案管理工作涉及很多管理部门, 其档案资料也极其分散。通过在自动化办公环境中采用计算机管理可最大化发挥优势, 使档案管理工作更具科学化和合理化, 有效提升档案的利用价值, 避免了以往档案信息受限的弊端。同时办公自动化系统还将文件归档和审批权限进行了统一、规范的管理, 为信息资料的储存提供了更安全的保障。2.对档案管理人员的相关工作提出很大的要求。办公自动化环境下的档案管理工作, 主要是依靠网络计算机技术来实现的, 因此对相关管理人员的工作水平也提出了很高的要求, 规定其必须具备掌握现代化办公设备及档案存储方式的能力, 还要在不断的工作中完善自我素质, 以积极饱满的心态投入到医院档案管理工作中, 从而使其符合新时期的档案管理需求。3.医院档案存储方式呈现多样化。随着医院档案管理工作的不断改进, 传统纸质档案管理的存储方式也逐渐向图像或影像等实物载体上靠拢。不仅节省了档案存储的空间, 而且还能在一定程度上保证纸质档案的完整。另外影像类的存储载体还具有方便、快捷的读取功能, 可有效提高档案存储的稳定性。

二、我国现阶段医院档案办公自动化管理现状

(一) 缺乏完善的信息化管理制度。

目前, 我国医院档案的信息化管理制度仍然处于发展阶段, 很多医院的管理系统和管理设备比较滞后, 根本不能满足当下档案管理的需求。另外电子档案的存储方式存在很多安全隐患, 很容易将患者的病历资料泄露出去, 从而给患者正常生活造成很大影响。同时很多医院单位在档案管理工作方面投入了较大的成本, 但受传统思想的约束, 导致其档案管理自动化系统并不完善, 因此给医院档案管理平台建设增加了很大的难度, 资源浪费情况也是时有发生。

(二) 缺乏完善的办公自动化系统。

由于各地医院经济水平的不同, 其在软件方面所投入的成本也是各有千秋。一些医院缺乏严格的管理制度, 再加上相关人员的水平有限, 所以经常导致办公自动化系统无法满足档案管理实际需求, 甚至还会给电子档案管理系统的后期运作带来严重影响。

(三) 医院缺乏专业档案管理人才。

由于办公自动化技术的实现是以计算机技术为基础, 所以对于档案存储方式也提出了很高的要求, 需要具备多元化的存储模式, 才能保证档案资料的完整度和精确度。现阶段我国从事医院文档管理工作的人员, 大多是以老员工为主, 受传统思想的影响, 其工作方式十分单一, 再加上缺乏专业的管理知识和操作技能, 导致其很难完成现代化的档案资料管理任务。

三、办公自动化医院档案管理的解决方案

(一) 建立规范化、标准化的档案管理制度。

要想充分发挥办公自动化档案管理工作的优势, 首先就要建立规范化、标准化的档案管理制度, 对文件管理与档案管理做到统一、规范, 使其更具方便性和准确性。其次建立完整的管理计划, 将文件归档以及文件处理工作集中起来, 对其采取精细化的管理, 从而保证不同接口类型档案能够顺利归档。最后还要转变传统的工作方式, 以文件为单位建立自动化管理系统, 将传统纸质文件演变成方便、快捷的图像或音像等裁体, 并联合档案部门和信息技术部门共同制定多元化的存储模式, 从而为医院档案管理提供优质的服务平台。

(二) 加强医院档案管理信息化建设。

自动化办公系统主要包括基础设施及软硬件数据材料等组成因素, 具有较高的安全性和可靠性。因此为了保障医院档案管理工作的效率和质量, 就要加大投入成本, 引进现代化的管理设备, 大力发展自动化办公技术, 使医院患者的档案信息得到更好的保障, 从而为提高医院档案管理工作效率奠定扎实的基础。

(三) 建立专业的医院档案管理队伍。

尽管办公自动化系统给医院档案管理提供了很大的方便, 但仍然离不开人为操作技术的有力支撑。因此各医院管理部门就要提高培养专业管理人才的重视程度, 以提升在职管理人员的综合素质和专业素质为基础, 定期开展各种培训学习活动, 使管理人员的工作方式得到极大的改善和调整, 为增强管理人员的工作水平提供有效的途径。

四、结语

综上所述, 积极应用办公自动化技术, 对于医院档案管理工作有很实际的意义。不仅促进了办公室自动化环境下的医院档案管理水平, 而且也极大地提高了档案的利用效率。在未来医院档案管理工作中, 还需相关部门进一步重视办公室自动化工作, 为提高医院档案管理工作的整体水平提供良好的发展空间。

参考文献

[1]孙涛.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]中国病案.2016 (01) :17-18.

办公自动化环境 第2篇

发背景和本系统的国内外发展现状;(2)论述了开发本办公自动化系统开发过程中的理论支持、技术基础和实现的关键技术;(3)对本系统进行了需求分析和功能的设计,确定系统的体系结构;(4)以行政管理子系统、车辆管理子系统、个人办公子系统和考勤管理子系统等为例阐述系统的具体实现过程。本系统利用Internet实现了我校办公自动化的管理,提高了学校日常管理的工作效率和工作的透明度,为全校师生各方面工作带来了很大方便。

【英文摘要】With the vigorous development of China’s educational undertakings and the deepening of reform of educational system, the efficiency of the daily management of universities is increasingly being valued by the education sector, as new private universities in Chongqing Information Technology Vocational College, in recent years, leaders at all levels attaches great importance to the campus information technology.At present, Chongqing Information Technology Vocational College daily business, document management, information continues to expand, the existing inefficient office procedures and office operations growing increasingly acute contradictions between the amount of relying on artificial means of timely collection of large amounts of information , collation and analysis is difficult to do, while the daily administration of the university system’s

construction and office automation application to a large extent reflects the level of modern school management.Therefore, the only way to reform the traditional office, make full use of advanced office technology, the progressive realization of modernization of information management to improve office efficiency to adapt to the development, in order to upload the information, assigned to provide a very vivid way to communicate.Therefore, the establishment of a high-quality and consistent with the actual situation in our school office automation systems, is the development of our school education, improve the management of our school education level and work efficiency is an important and necessary means.This topic in Chongqing Information Technology Vocational College in the ordinary course of business problems, develop a LAN environment built on top of office automation system of private universities, to build a scientific collection, classification, storage, routine office information, to meet the daily office needs, easy to Chongqing Information Technology Vocational College administrative departments at all levels, flexible and efficient use of working models.And around the realization of the function of the system and system implementations of the key technologies involved in the research and discussion.Its

design and implementation is a very complicated system, a local area network technology and information systems development approach unity.This paper describes a WEB-based B/S structure of the Office Automation System Private Universities design and implementation.Specifically as follows:(1)describes the background and development of the system development status of the system at home and abroad;(2)discusses the development of the office automation system to support the process of developing the theory, technology base and key technologies;(3)of the system requirement analysis and functional design, determine the architecture of the system;(4)The administration subsystem, vehicle management subsystem, personal office management subsystem and other subsystems and attendance system, the specific example described implementation process.The system uses Internet to achieve our school office automation management, improve the daily management of the school’s work efficiency and transparency in all aspects of work for the whole school is a big convenience.【关键词】办公自动化 ASP B/S 用户角色

【英文关键词】office automation ASP B / S user roles 【目录】民办高校办公自动化系统的设计与实现

摘要

4-5ABSTRACT5-6第一章 绪论11-191.1 课题背景11-13公模式13

1.1.1 传统办公模式12-131.1.2 网络办

1.2 1.4 1.1.3 WEB 模式的办公自动化系统13

1.3 国内外研究现状15-171.5 论文结构

17-18课题研究意义13-15本文的主要工作1718-1919-3519-2022-25

1.6 本章小结第二章 民办高校办公自动化系统的理论基础2.1 ASP 技术综述19-222.1.2 ASP 的内部特点20-222.2.1 IIS 简介22-24

24-25

2.1.1 ASP 的特点

2.2 IIS 介绍

2.2.2 搭建IIS 服务器

2.3.1 应该注意的安全问题三层架构简介25-2626

2.3 三层架构25-27

2.3.2 为什么需要三层架构

26-27

2.3.4 三层结构2.3.3 三层架构及其优缺点与MVC 模式的区别2727-3228-3032-34

2.4 WEB 数据库技术

2.4.2 ODBC 技术2.5 访问控制

2.5.2 基于角色的访问

第三章 民办高校2.4.1 CGI 技术27-282.4.3 ADO 技术30-322.5.1 访问控制概述33控制模型33-342.6 本章小结34-35办公自动化系统的需求分析35-4535-37求3535-36

3.1 功能需求分析3.1.1 提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需3.1.2 处理大量的复合文档型的数据信息3.1.3 包含大量的工作流应用36

36-37

3.1.4 支持协同工作和移动办公3.1.5 应有完整的安全性

373.1.6 能集成其他业务应用系统和Internet37

3.2.1 组织和管理可行性383.2.3 技术可行性

3.2 3.2.2 可行性分析37-38经济可行性3838-44图39-40公用例图41

3.3 系统建模3.3.2 行政管理用例

3.3.4 个人办3.3.6 职工3.3.8 本第四章 民办3.3.1 用户登录用例图393.3.3 车辆管理用例图40-41

3.3.5 公文传阅用例图41-42

3.3.7 个人邮箱用例图433.4 本章小结

44-45管理用例图42-43站服务用例图43-44高校办公自动化系统的总体设计45-5845-52计46-474.1.1 系统设计方案45-46

4.1 系统设计4.1.2 系统结构设

4.2 系统

4.2.2 第五章 民5.1 用户4.1.3 主要模块数据流程图47-52

4.2.1 数据库概念设计53-54

4.3 本章小结57-58数据库设计52-57数据库逻辑设计54-57办高校办公自动化系统主要功能模块的实现58-73登录模块的实现58-6060-62息61-62

5.2 内部通知模块的实现5.2.1 发布新通知615.2.2 修改和删除通知信

5.3.1 通5.3 个人通讯录模块的实现62-65

62-63讯录类型管理的实现63-65程65-66改与删除6868-71

5.3.2 通讯录管理的实现

65-68

5.4.1 查看日5.4.3 日程的修5.4 日程安排模块的实现5.4.2 添加日程安排66-685.5 个人工作日志模块的实现5.5.1 添加个人工作日志69-705.5.2 修改和

删除个人工作日志70-71小结72-7373-7475-7877-787881-83

705.5.3 导出个人工作日志

5.7 本章5.6 用户权限管理模块的实现71-72

第六章 系统测试73-786.2 集成测试74-756.3.1 测试内容75-77第七章 结论与展望78-807.2 展望78-80附录

83-84

..............6.1 单元测试

6.3 压力测试6.3.2 测试结果7.1 结论

参考文献

办公自动化环境 第3篇

关键词：办公自动化；文书档案管理；文档一体化；在线归档；档案知识管理

中图分类号： TP317.1 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）29-41-2

0 引言

伴随着现代企业信息化的发展，企业信息化和办公自动化已成为主流的趋势，为文档一体化的实现创造了比较好的条件，而文书档案作为企业档案中的重要组成部分，在新的办公自动化管理环境下如何更好地管理，以及借助信息化的发展如何助力知识管理的推进，本文将围绕着这两个方面进行阐述。

1 办公自动化的应用对企业文书档案管理的影响

1.1 为实现文档一体化创造了条件

对多数企业而言，文件处理工作与档案管理工作是分设两个职能部门管理的，如办公室和档案室，办公室负责文书处理工作，档案室负责档案管理工作。两个部门以归档为界线，文件在归档前属办公室管理，归档后属档案室管理。在这种管理制度下，文件在两个相对封闭的部门中分开运行，文书处理和档案管理工作各自独立，前后没有关联起来，导致文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案。

而在办公自动化条件下，可以把办公用的纸面上的公文、流程转移到计算机上来执行，大量的电子文件就在自动化系统中产生，实现从文件生产到归档全程控制，避免了前述问题。同时也将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。

1.2 提高了文书档案的管理、利用的效率

企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁是企业档案管理的基本流程，而有了办公自动化系统，归档前的文档的处理就可以在系统中实现，提高了企业档案管理的水平和效率。

2 办公自动化环境下企业文书档案管理的措施和方法

2.1 将OA系统和档案管理系统衔接起来

企业在新建办公自动化系统时，为避免办公自动化系统中文件管理的功能与档案管理系统的功能不衔接、不兼容，档案管理部门要提前介入参与其设计规划，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，在满足文件处理工作的基础上充分考虑档案管理的需求，兼顾后期的归档和利用，使两个不同阶段不同性质的工作有效地结合起来，整体上做好流程和总体框架的设计，保证文件传递的安全性、准确性和时效性。

2.2 实现在线实时归档

在线实时归档是从文档一体化管理出发，使电子文件从形成、流转到最后办理完毕后及时归档在系统中得到了实现，实现了档案全生命周期的系统化管理。

下面将针对企业网上制发的文件和接收外单位的文件来实现在线的实时归档。

企业网上发文，由文件的起草人在起草电子文件时就对文件的内容价值进行鉴定，内容的鉴定需接受档案部门的监督和指导；文件草拟完毕后进行审核签发复核校对等，直到正式签署形成，流转到归档环节进入到档案管理部门的数据库或者计算机服务系统。档案部门在第一次鉴定的基础上，进行第二次鉴定，对鉴定为需要长期保管的文件下载下来，存储到光盘或者移动硬盘中保存，并确认有些文件是否需要印制成纸质保存，通过双套制来降低档案保管的风险。

对于企业需接收的外单位来文首先进行收文登记（如接收的是纸质文件，需扫描放进系统中），收文管理也是办公自动化的一部分且和档案管理系统进行关联的，接收登记后进行审核分发办理等，后续的处理流程同企业网上发文。

2.3 电子文件的安全管理

随着办公自动化的应用，系统中产生了大量的电子文件，而如何保证电子文件的信息安全至关重要。需要做到以下几点：

①实现系统安全功能的完整性，运用加密、防火墙技术及计算机病毒防护措施等。

②建立完善的安全管理制度，在此基础上，建立档案信息安全保密的工作小组（可由公司保密部门、文秘人员及其他相关部门组成），贯彻落实安全责任制，保证档案信息网络的安全。

③强化管理人员的安全意识，系统要建立身份认证，设定用户权限，在权限内规范操作规程，按要求维护。

④对电子档案数据备份两种以上媒介，定期进行检查，发现问题及时恢复；将记录媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟踪软件版本升级硬件设备更新换代的情况，及时做好数据格式转换。

2.4 根据企业自身情况，对永久或者长期保存的重要文书档案进行“双套制”归档保管

尽管采取了多份备份、防病毒、防删除等多种的形式进行防范，为了保险起见，多数单位仍旧采用档案纸质原件归档与数字档案资源同时归档并存的方式，在没有根本性解决方案前，仍然会延续下去。

保管的纸质文件主要是用于查原件和长期保管，平时日常查阅主要是网上查询电子版。

2.5 建立文书档案的现代管理模式

传统文书档案管理模式主要是手工管理，内容包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等。其中在整理纸质归档文件时，因为没有计算机检索采取的多是人工立卷归档，归档案卷的质量依赖于立卷人自己的经验和理解，没有完全统一的立卷标准。

而办公自动化系统的广泛应用，为现代文书档案管理模式的建立提供了技术条件。在办公自动化环境下，电子文件的网络归档成为主要的归档部分，所有的电子文件都在相关系统中产生，相应的文书档案管理的一系列工作包括文件的拟定、审核、签发、登记、编号等各个环节必须按照系统的要求规范操作，以保证所流转的文件信息的规范性、准确性。同时在保证办公自动化系统和档案管理系统结合的基础上，明确电子文件归档和档案人员整理的流程和环节，对著录的标准也要进行统一规定。

2.6 制定相应的标准规范体系，加强规划和部署

制定相应的标准规范是非常重要的。一方面，为推进文件生成规范化、制度化，按照《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》的细则规定，结合企业公文形成、运转特点，联合制定相应的公文行文规则、办理流程和归档细则，明确归档范围。另一方面，根据《电子文件归档和管理规范》要求，结合系统建设需求，合理解决OA 办公系统和档案管理系统的预归档的规则制定、端口对接等问题，实现系统间“无缝”对接和公文形成到归档前全程管理。

3 办公自动化环境下企业文书档案管理的利用

在传统的档案管理模式下，如何从海量的档案中快速准确的查询到使用者所需要的档案信息一直是传统档案管理的难题之一。而办公自动化技术的应用，很好地解决了这一问题，从技术上摆脱了手工检索的弊端，从业务上经过系统的梳理，都是结构化的档案数据，两方面保证了档案的高效利用。

办公化系统中文档流转的信息都可以为档案管理所利用，这样在利用档案时，按照相应的关键词进行搜索，能迅速且多方面的查询到所需要的信息，在有权限的前提下，或者经过相关人员的审批下就可以浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供多维度的查询视角，如文档信息按照项目或者部门分类流转等，提高了档案信息检索的效率。

4 办公自动化环境下企业文书档案的管理如何助力知识管理推进

在当下的知识经济时代，人们越来越认识到知识对社会进步的重要推动作用。现代企业的核心竞争力更是少不了知识管理的推进。而档案作为企业知识信息的重要载体，在知识管理过程中必将发挥其重要作用。

通过办公自动化系统来实现文书档案信息的科学管理，各业务部门的文件处理人员将有关重要的文件、资料及时通过公司的办公自动化系统处理，文件流转完毕后网上归档到档案管理系统， 档案人员对其进行鉴定、整理和加工提炼，形成各类企业知识库，经提炼的信息又可以通过办公自动化系统和档案管理系统为用户所使用，促进员工的知识交流，使文书档案管理逐步向档案知识管理模式迈进。

参 考 文 献

[1] 库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（09）：50-51.

[2] 顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（03）：34-35.

办公自动化环境下医院档案管理研究 第4篇

关键词：办公自动化,档案管理,安全规范,职业素养,改善措施

目前医院档案管理工作中还存在很多问题,如何在办公自动化环境之下进行医院档案管理是医院顺利运营必须攻克的难题。以目前的情况来看,现在的办公自动化还未完善,存在着一些漏洞。我们要针对医院档案管理中出现的问题进行针对性的改革,改变原有的档案管理手段,以现代化的电子管理方式促进医院档案管理的自动化。

1 目前医院档案管理存在的问题

目前医院档案管理工作并不完善,从管理人员来看,大多数医院的档案管理工作并未配备专业的档案管理人员进行管理。在档案信息的收集、整理和录入资料过程中,仍依靠大量的人力来进行操作。再档案中,纸质性的档案占有极大的比例,而且量比较大,需要对其进行定时定期的整理、分类和保存。

同时,医院在档案管理意识上的薄弱,领导及相关人员还未树立正确的档案管理观念。观念的薄弱直接影响到档案管理的规范程度,正是因为缺少对于档案管理工作的规范性、权威性和保密性的认识,往往导致医院档案管理中会经常性地出现丢失、毁坏和随意外调等现象。医院档案管理的问题还表现在效率低下、权威性低等几大特性。

上述问题使医院的档案管理工作不能真正地适应办公自动化环境的要求,阻碍了医院档案管理的发展与进步,不能按照相应的规范对医院的档案进行规范操作。

2 办公自动化环境下进行档案管理的重要性

办公自动化就是利用电子网络等现代化手段作为辅助,帮助各事业单位及政府机关进行相应的档案资料的管理。原有的档案管理模式已经不能适用时代发展,办公自动化等手段的出现就是改革传统医院档案管理的重要举措,该种手段促进了医院档案管理工作的发展,改变了传统的管理模式,节省了大量的人力、物力和财力,使管理人员不必再花费大量的时间去对相关的档案资料进行分类、整理。同时,也减少了出错的概率,提高了管理效率。对推进医院运营的数字化、现代化和电子化改革都起到了良好的促进作用,为医院进行相应的管理体制改革、改善管理方式、提高档案管理人员的职业素养和人文素养都是有重要意义的。

3 办公自动化环境下进行档案管理的建议

3.1 完善医院档案管理的人员配备

医院在进行档案管理时,往往会选用相关人员兼任、轮流值班的方式。这种方式并不能真正地将医院档案管理落到实处。为适应办公自动化的要求,医院要完善档案管理工作的人员配备,提高医院档案管理人员的管理水平,提升管理人员的职业素养与人文素养,促进医院档案管理工作的进一步发展。办公自动化手段对于档案管理工作来说还是一个较为陌生的领域,要配备能够熟练掌握办公自动化手段的高水平的档案管理人员,并对现有的档案管理人员进行专业培训,使管理人员能够具备相应的技术知识,熟练的掌握相应的技巧,便于在办公自动化环境下对相关档案更好地进行管理。

3.2 规范档案管理流程,提高档案管理的安全性

在适应并实现办公自动化的同时,要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中,要制定相应的档案管理规范及条例,规范整个档案的管理流程,运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率,保证档案管理的实用性与科学性,但是也有潜在的安全风险,所以我们要格外注重档案管理流程的规范性,注重档案管理的安全性,在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄,实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。

3.3 树立相应的档案管理意识

医院档案管理意识薄弱是影响档案管理工作的最大问题。医院未能真正重视起对档案信息的管理,会导致人员配备不齐全、档案管理流程不规范等现象的发生,所以,当务之急就是要使医院的档案管理人员及领导树立起在办公自动化条件下医院档案管理的意识。理解办公自动化对于医院档案管理的重要意义。同时,医院也要对此进行大力宣传,将档案管理意识植根于每个人的思想中,因为只有树立了相应的档案管理意识,才能更好地利用办公自动化管理系统来实现对医院的档案管理。

4 结语

在现存的医院档案管理过程中,确实还存在档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等问题,对于档案管理工作来说,改变固有的医院档案管理制度势在必行。我们要利用办公自动化管理系统等先进手段,促进医院档案管理工作向信息化、电子化、数字化和现代化方向转变,使整个医院重视起相应的办公自动化档案管理观念,完善管理人员配备。通过对医院档案管理工作进行整改,促进医院档案管理的进一步发展。

参考文献

[1]陈虹.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用文[J].电子技术与软件工程,2014(3).

[2]梁帆.医院办公自动化应用的几点建议[J].电子技术与软件工程,2014(7).

[3]王爱华.医院办公自动化系统的研究及应用[J].电子技术与软件工程,2015(5).

[4]周洪.工作流技术在办公自动化系统中的应用[J].电子技术与软件工程,2015(17).

办公自动化 第5篇

一、简答

1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？

办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，2．文本编辑：包括选取、复制、移动、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。

3．格式排版：包括字体、段落排版，分页、分节、分栏排版，边框、底纹设置等。

不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。

事务处理型、管理控制型、辅助决策型 2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？

办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化 3．什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？

办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统。

办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是、办公人员、办公信息、办公流程、办公设备

4．一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？

（1）建立内部通信平台（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公

5．为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？人为原因、自然原因、计算机病毒、其它原因。系统安全的基本要求: 能防止对信息的非法窃取；可以预防泄露和毁坏事件的发生；在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短。数据隐蔽，避免数据被非授权人截获或窃取；数据完整，根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改；发送方鉴别，证明发送方的身份以防止冒名顶替

防发送方否认，在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。

措施： 1．严格制度管理2．加速法制建设3．加强宣传教育4．开展技术研究 第二章

一、填空题

1．在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择__一行 __，双击可以选择__整段_，三击可以选择_全文档.2．将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word “常用”工具栏上的_格式刷___按钮，单击它可以_使用一次___。双击可以_多次复制格式___。

3．在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上_红色波浪线____；如果有语法错误，则英文句子被自动加上_绿色波浪线__。

4．某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需要横向页面，则应该______。

二、简答题

1．请说出文字处理的工作流程以及各个步骤的主要工作。

1.文字录入：包括文字录入、符号录入以及图片、声音等多媒体对象采集、导入。

4．页面设置：包括纸张设置、边界设置、装订线设置、页面页脚设置等。5．打印预览：就是在实际打印前先在屏幕上模拟显示文档的打印效果。6．打印输出：包括打印机选择、打印范围确定、打印份数设置、缩放打印设置等。

2．文档录入应该注意什么原则？

在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：

（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。

3．一篇文档共3页，正文内容有12个自然段。请说出在下列情形下选择文本的最快方法：A.第3段内容的最后3句：Alt+移动鼠标；B.从第2段到倒数第2段；C.最后3段；D.全文：Ctrl+A。第三章

一、简答题

1．设计电子表格首先关键确定什么？建立表格一般有哪几种方法？根据表格类型，合理选择软件；word中有插入表格和绘制表格两种方法，Excel工作区就是大表格。

2．请说明表格处理中的通用操作以及电子表格制作时的软件选取原则。通常操作：1．表格的创建2．表格整体的缩放与移动3．表格行高、列宽的调整与斜线表头设置4．表格中单元格的拆分与合并5．表格边框与底纹背景的设置6．表格中单元格、行、列的编辑7．表格单元格中文字的对齐方式设置8．表格中的排序与公式计算9．表格与文本的转换操作10．拆分与合并表格 原则：

3．在Word中如何利用插入法来制作表格？

插入表格。执行“表格”|“插入”|“表格”命令，在出现的对话框中设置“行数”、“列数”，其余设置为默认值，设置完毕，单击“确定”按钮，很快得到一个表格框架。

4．在Word中如何利用工具栏来绘制表格？

5．Word和Excel表格中单元格内容的居中对齐（水平、垂直两种方向）如何操作？

Word中，右击单元格单元格对齐方式选择“垂直居中水平居中”选项； Excel中，右击单元格设置单元格格式“对齐”选项卡分别对“水平对齐”和“垂直对齐”都设置为居中。

6．在Excel表格中，如何取消网格线的显示？ 7．在Excel表格中，如何进行页面设置和打印操作？

单击“文件”|“页面设置”菜单命令，即可打开“页面设置”对话框，该对话框中有4个选项卡：“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”。（1）“打印区域”：在此框中输入要打印的单元格范围区域。（2）“打印标题”：如果想使输出表格的每页都像第一页那样打印上顶端标题或者左侧标题。只要在“顶端标题行”或“左端标题列”中输入标题所在行号、列号即可。（3）“打印”区域：此区域中重点介绍一下“网格线”复选框的用处。（4）“打印顺序”

区域：选择“先列后行”，则当数据不能在一页打完时，从第一页向下编排页码并打印，然后移至右边依次向下打印；若选择“先行后列”则相反。表格的打印预览表格的打印输出第四章

一、填空题

1．Excel对数据表中数据进行分类汇总前首先应该 排序_。

2．对数据库表格中的数据进行条件格式化时，最多可以设置_3_个不同条件。3．使用Rank函数时，如最后一个参数为“1”，则排列名次为按照_升序____排制得到。（3）如果“条件区域”与数据库表格在一张工作表上，在筛选之前，最好把光标放置到数据库中某一单元格上，这样数据区域就会自动填上数据库所在位置，省去再次鼠标选择或者重新输入的麻烦。（4）执行“将筛选结果复制到其他位置”时，在“复制到”文本框中输入或选取将来要放置位置的左上角单元格即可，不要指定某区域（因为事先无法确定筛选结果）。（5）根据需要，条件区域可以定义多个条件，以便用来筛选符合多个条件的记录。这些条件可以输入到条件区域的同一行上，也可以输入到不同行上。但是必须记住：两个字段名下面的同一行中的各个条件之间为“与”的关系，也就是条件必须同时列。

4．高级筛选时，条件区域中同一个条件行的不同单元格中的条件之间互为___与__的逻辑关系；不同条件行的单元格条件之间互为__或___的逻辑关系。

二、判断题

1．Excel中对数据库按照某列进行排序时必须选定该列。(×)2．Excel中对数据库进行按几个关键字排序时必须选定整个表格区域。(×)

3．Excel中自动筛选可以实现多个字段之间的或运算。(×)4．Excel中排序时无论是递增还是递减排序，空白单元格总是排在最后。（√）

5．Excel中数据库表格与其他内容之间至少应该留出一个空白行或空白列。(×)

三、简答题

1．Excel中如何进行数据有效性设置？

2．如何实现Excel数据库表格各个记录行之间的底纹颜色为红绿相间的效果？选中所需区域（以A列为例）-菜单栏-格式-条件格式-公式-输入公式=MOD(ROW(),2)=0

然后点击“格式”按钮，-填充-填充红色

添加条件-菜单栏-格式-条件格式-公式-输入公式=MOD(ROW(),2)=1 然后点击“格式”按钮，-填充-填充绿色 确定即可

3．Excel对数据库如何进行高级筛选？高级筛选时设置条件区域必须注意哪些问题？

（1）在表格的上方插入几个空行，根据本例筛选的实际需要以及逻辑关系，建立高级筛选的条件区域。（2）单击数据库表格中的任一单元格。

（3）选择“数据”|“筛选”|“高级筛选”命令，出现“高级筛选”对话框。（4）在 “方式”选项区中，单击选中“将筛选结果复制到其他位置”按钮；在“列表区域”框中，软件自动输入了要筛选的数据区域“$A$6:$H$66”，也就是整个数据清单区域 ；在“条件区域”框中，输入设置好的包含筛选条件的区域“$A$1:$B$3”（可直接在该文本框中输入区域引用，也可用鼠标在工作表中选定条件区域）；在“复制到”文本框中输入时，首先将光标在其中定位，然后用鼠标在数据清单下方指定一个单元格（本例为“$A$71”），该单元格将作为放置筛选结果区域左上角的位置，筛选结果将在它的下方和右方进行排列。（5）单击“确定”按钮，高级筛选结果。使用高级筛选时，需要注意以下几个问题：

（1）高级筛选必须指定一个条件区域，它可以与数据库表格在一张工作表上，但是必须与数据库之间有空白行隔开；条件区域也可以与数据库表格不在一张工作表上。（2）条件区域中的字段名必须与数据库中的完全一样，最好通过复

成立才算符合条件；两个字段名下面的不同行中的各个条件之间为“或”的关系，也就是条件只要有一个成立就算符合条件。

4．如何对Excel制作的人事档案数据库按照姓氏笔画排序？

点击“姓名”下的任一单元格，数据排序点击“选项”勾选“笔画排序”„„ 5．源数据改变后，利用其生成的数据透视表能否自动更新？如果不能，应如何更新？ 没有自动更新

第五章

一、简答

1．计算机中图像文件的格式有哪些？各有什么特点？ 常见格式有BMP、PCX、GIF、JPEG、TIFF、PSD等。

BMP：占用磁盘空间过大；PCX将采集到的图像数据写成PCX文件格式时，要对其进行RLE编码：而读取一个PCX文件时首先要对其进行RLE解码，才能进一步显示和处理；GIF文件的数据，是一种基于LZW算法的连续色调的无损压缩格式。其压缩率一般在50％左右，它不属于任何应用程序；JPEG格式压缩的主要是高频信息，对色彩的信息保留较好，适合应用于互联网，可减少图像的传输时间，可以支持24bit真彩色，也普遍应用于需要连续色调的图像；TIFF格式灵活易变，它又定义了四类不同的格式：TIFF-B适用于二值图像：TIFF-G适用于黑白灰度图像；TIFF-P适用于带调色板的彩色图像：TIFF-R适用于RGB真彩图像。

2．计算机图形图像系统具有哪些主要功能？

（1）输入（2）储存（3）处理（4）图与数据的相互转换（5）传输（6）输出

3．计算机图形、图像处理技术在现代办公中的主要应用有哪些？

（1）输出各类统计图（2）交互式作图（3）文件输入（4）档案管理（5）签名、笔迹管理

4．什么是计算机语音处理？办公中的语音处理主要包括哪些内容？

计算机语音处理就是利用计算机对语音信息进行理解、识别与合成、播出的技术。形象地说，就是让计算机能听懂人的话和让计算机说人能听得懂的话。办公中的语音处理主要包括：办公电话的自动应答、其他语音信息的自动处理、计算机中信息的语音输入等。这些技术的充分应用为广大的办公人员节省了精力，也可以提高办事效率，为办公室节省大量的人力物力。5．请简述计算机语音处理技术的主要内容。

6．计算机语音处理技术在现代办公中的主要应用有哪些？

1．语音应答系统2．语音打字机3．语音身份认证4．综合话音服务系统 7．在Word中，如何进行数学和化学公式的编辑？

单击“插入”/“对象”命令，在打开对话框的“对象类型”列表中选择“Microsoft公式3.0”选项，然后单击“确定”按钮。屏幕上会显示出公式编

辑窗口，窗口中显示出“公式”工具栏，同时在文档中出现一个输入框，光标在其中闪动，可以在里面输入各种复杂的公式。输入公式时，输入框随着输入公式长短而发生变化，整个表达式都被放置在公式编辑框中。

8．请叙述在Word中编排业务流程图的操作方法，并说明其中的主要注意事项。

1．绘制图框2．输入文字3．框图的分布4．绘制线条5．输入“是”、“否”（2）单击“幻灯片设计”任务窗格下的“编辑配色方案”，弹出“编辑配色方案”对话框，单击“自定义”选项卡，若要修改标题文本，就双击“标题文本”，修改颜色即可，若要修改文本颜色，就双击“文本和线条”，修改颜色即可。（3）修改完毕，单击“应用”即可。

3．什么是演示文稿的母版？有几种母版？标题母版有什么作用，如何设置？ 分支文字6．填充效果7．对象组合9．在Word的长文档中，如何进行多级标题符号的设置？

10．在Word的长文档中，如何根据文章中的各级标题自动生成文档目录？ 1.要编入目录的行在有正文字样栏点下拉选项样式里选择标题样式.可以更改字题及大小,但要使用样式为标题才可以.如果是文档合并已经设置了标题样式,略,2.视图用大纲视图方式,打开文档结构视图,用向左向右箭头调整目录大纲级别合适为好.3.光标移到最上面.4.插入索引和目录,点目录标签.5.确定,完成.第六章

一、填空题

1．快速创建演示文稿框架的方法主要有利用“内容提示向导”，利用“设计模板向导”和利用“空演示文稿”。

2．演示文稿的输出类型有屏幕演示文稿、Web演示文稿、黑白投影机、彩色投

影机、35毫米幻灯片，屏幕演示文稿五种，使用电脑放映演示文稿常用3．幻灯片一般分为_标题__区和_正文__区两部分。标题通常应在 标题区，幻灯片要展示的信息要在正文 区。

4．演示文稿的视图方式主要有普通视图，幻灯片浏览视图，幻灯片视图，备注页视图。

5．幻灯片的三种放映方式分别是演讲者放映（全屏幕）、观众自行浏览（窗口）、在展台浏览（全屏幕），分别适用于适用于演讲者播放演示文稿，演讲者控制完整的播放过程、适用于小规模的演示，观众自行观看幻灯片放映、适用于全屏自动显示淙文稿的场合。

二、判断题

1．一个演示文稿中的幻灯片不能使用不同的模板格式。（×）2．幻灯片浏览视图既可以浏览幻灯片也可以用来放映幻灯片。（×）3．幻灯片放映时，不能移动、复制、删除幻灯片，但能对幻灯片中的内容进行修改编辑或设置其背景颜色和配色方案。（×）

4．向演示文稿中添加的图片、声音和影片等多媒体对象，只能取自于系统中Office的剪辑库。（×）

5．一个演示文稿的其中一部分是通用的，而另一部分则需要根据观众层次的不同而有所取舍，因此放映前应设置幻灯片的放映方式。（√）

三、简答

1．简述演示文稿的普通视图方式及其界面组成。

普通视图能同时编辑演示文稿的大纲、幻灯片和备注面，是创建与编辑演示文稿的一种常用视图。普通视图窗口分为三部分，左边一列是幻灯片的大纲栏，右侧上半部分是幻灯片栏，下半部分较小的窗口是幻灯片的备注栏。2．何谓演示文稿的配色方案，如何修改幻灯片中标题和文本的配色方案？ 配色方案是由文本颜色、背景颜色等八种颜色组成的一组用于演示文稿的预设颜色方案。修改标题和文本的配色方案的步骤如下：

（1）单击任务窗格标题材栏右侧的下拉按钮，在下拉菜单中选择“幻灯片设计----配色方案”，此时任务窗格变为“幻灯片设计”。

母版是用来定义演示文稿格式的，可以使一个演示文稿中每张幻灯片都包含某些相同的文本特征、背景颜色、项目符号、图片、文本占位符和页脚占位符等，具有统一的外观。母版有四种：幻灯片母版、标题母版、讲义母版和备注页母版。标题母版是幻灯片版式中的第一张幻灯片。设置的方法如下：执行“视图”→“母版” →“标题母版”菜单命令，打开“标题母版”视图，对幻灯片的主标题和副标题以及其它对象都可以进行格式设置，设置完毕，单击母版工具栏“关闭”按钮即可。

4．试比较动画效果设置中的“动画方案”与“自定义动画”的异同。“动画方案”是系统将标题、文本等各部分出现的动画以最侍的效果进行搭配，只需选择一种方案各部分就会以不同的动画方式出现，不需要一一设置。“自定义动画”是用户自己对幻灯片在和各个部分设置不同的动画，各部分按所设置的顺序进行演示。

5．何谓超级链接，演示文稿中建立超级链接有几种方法？如何在演示文稿中建

立超级链接，请说出其中一种方法的主要操作步骤。超级链接是将文本、字符、图形等对象与一个幻灯片、一个演示文稿、一个文档等之间建立一种链接，在放映是单击被链接的对象，则对应的链接内容将显示出来。建立超链接的方式有三种：一种是“插入” →“超级链接”，一种单击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“超级链接”，还有一种是用动作按钮的方法。下面以第二种方法为例说明其主要步骤：

（1）先选中超链接源，然后单击鼠标右键，选择“超级链接”，弹出“插入超级链接”对话框。

（2）“插入超级链接”对话框中有四个选项卡，分别是：原有文件或Web页、本文档中的位置、新建文档和电子邮件地址。

办公自动化发展趋势探析 第6篇

关键词:办公自动化;傻瓜化;智能化

中图分类号:C931.4文献标识码:A文章编号:1000-8136(2010)11-0144-01

1 办公自动化势不可挡

当前,信息化、数字化已经进入各行各业和人民生活的方方面面,行政机关也不知不觉地进入了数字化和信息化时代,我们不仅可以看到电脑、打印机等设备在行政机关的广泛使用,还可以看到从单机到计算机网络的各种应用系统、管理系统和办公公文处理系统等正在普及。所有这一切都说明:机关工作人员正在通过使用信息技术,改造许多传统的做法,并不断地进行创新。在21世纪这个高度信息化的世纪,行政机关也要与时俱进、开拓进取、迎接挑战,把握信息化高速发展的脉搏,紧跟时代发展的步伐,制定好信息化建设的对策,适应自动化发展的潮流,按照科学化、专业化、精细化管理的要求,优化资源配置,整合各类软件,充分利用好各种硬件设备,实现资源利用效率最大化。

2 前台使用界面傻瓜化

傻瓜化是一个来源于企业营销的概念。傻瓜化主要是针对产品的技术层面而言的,即将产品的功能和技术设计尽量简单化,简单到甚至连傻瓜都会操作的地步。针对行政机关来说,我们要做到前台使用界面傻瓜化,就是机关工作人员只需要具有简单的计算机知识和操作水平,就能够使用应用系统,利用友好界面提供的信息、提示,最终做到录入信息的准确、迅速。简单来说,行政机关信息化系统的使用界面傻瓜化就是方便、简单、迅速、准确。

方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。我们把各种所需要的功能都统一到一个系统里面,通过一个引导界面引导,实现统一的输入界面,这样从一个页面就可以到达工作所需要的页面,一打开电脑开始工作,就可以看着屏幕的提示录入信息。简单化使用界面,要求每一个步骤都采用问题性界面,每个界面制作少数的数据录入或者更简单到只是单一的事情,如在行政审批中,某个页面仅仅录入审批信息,只需要了解基本审批程序、懂得输入的人员就可以使用,这样既可以大幅度地简化操作步骤,也可以大大降低对使用人员的要求。一个友好的界面必须能够做到迅速的录入,这就需要从整体上对录入界面进行规划,终极目标是只需要使用键盘就能够完成录入,只是在需要修改的时候才需要动用到鼠标。将复杂的信息录入简单化为键盘的重复操作,在不断录入的过程中间,由于不断的简单重复,从而有效提高信息录入速度。准确录入是对机关工作人员的基本要求,只有准确真实的信息录入,才能避免以后耗费极大精力多部门返工修改,降低信息二次使用成本,也可以将工作人员从繁琐的手工审核修改中解脱出来。

3 后台数据应用智能化

智能化是指由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对某一个方面的应用智能集合。随着信息技术的不断发展,其技术含量及复杂程度也越来越高,智能化的理念开始逐渐渗透到各行各业以及人民生活的方方面面。就行政机关而言,不应该仅仅把相关的信息从纸上转换到电脑,更重要的是要对这些录入的信息进行归类整理,使死数据变成活信息,為领导决策服务,为社会职能服务,为人民群众生活服务,这才是办公自动化的根本所在。

实现数据应用智能化一般需要以下3个步骤:一是对录入的信息进行整理,确保信息的真实准确。为了应对现代化办公各部门的不同需求,需要设立专门的数据信息部门,统一收集各部门的业务需求,梳理出信息来源渠道,建立数据信息仓库,对常用数据信息和特殊数据信息进行分别归类,形成有效的数据信息收集机制,避免政出多门和重复收集,既保证数据信息的统一性和完整性,又确保数据信息的真实性和准确性;二是数据信息进行二次处理并导出,提高数据信息的利用度。在对数据信息收集整理后,需要针对不同部门的不同需求,建立方便快捷的导出机制,责成专门部门或专业人员,对相关数据信息进行核查校验,然后充分利用电脑技术来进行管理,并根据有关部门的需求,分类整合后传递给相关部门;三是对数据信息进行二次开发,提升服务水平。拓展数据信息应用范围,建立相应的反馈制度,在工作实践中检验那些是有用信息,那些是无用信息,通过反复的过滤筛选,找出内在规律,总结管理经验,通过不断提高数据信息的准确性,促进决策水平的提高,从而提高行政效能,使办公自动化更好地服务于行政管理,以充分发挥好行政职能作用。

The Office Automation Trend of Development Searches Analyzes

Gou Yuxiang

Abstract: Along with information technology’s rapidly expand,the paperless work from possibly turned the reality,this is the time development inevitable product,the article does as to the office automation question searches initially analyzes .

探究办公自动化环境下文书档案管理 第7篇

一、办公室自动化环境下档案管理的管理理念与方式

(一) 规范文档管理体制, 统一技术管理标准。

在日常工作中, 每一个单位的部门或科室都会形成不同的文件资料, 这就体现了文档管理工作分散繁琐的工作属性。这种工作属性会给档案室工作人员的工作带来难度, 为文件的前期规划和后期控制工作带去挑战。

因此, 如若想提高文档管理的效率, 其一, 必须规范文档的管理体制, 统一技术的管理标准, 使办公室自动化环境下的档案管理工作呈流线型顺利进行;其二, 文件的管理职责要统一到档案管理部门, 以方便文档管理的统一规划和处理, 确保档案管理工作的顺利进行。

(二) 统一流程标准, 统一文件格式。

在单位中, 由于各部门的工作性质不同, 其形成的文件格式就不同, 对其文件采取的管理模式也就不同。在管理过程中, 如果没有统一的格式和管理流程标准, 在对资料进行统计和查找时就容易出现失误。因此, 在对文书档案进行处理时, 要制定统一的业务流程标准;明确各个文件的性质与属性, 按照统一的操作流程进行归档处理;统一统计软件的操作标准和技术标准, 保证不同类型的电子文件得以灵活运行和安全保存。

二、办公自动化环境下档案管理的特点

(一) 文档的整理变得有序且容易控制。

在传统的纸质文档管理过程中, 纸质文件的密度大, 只有按照一定规律, 人为地将文件进行整合保存才能将文件统一转换成档案。但在办公自动化的环境下, 只要管理人员正确操作系统软件, 电子文档的性质和类型就可以一目了然。在这个过程中, 文件和档案已经在整合的过程中相互融合, 融为一体。这就使文档的前期规划, 中期存储和后期查找阅读的过程变得有序且容易控制。

(二) 基于现代自动化技术上的文档管理。

传统的文档管理工作主要由档案室工作人员来完成, 档案室的工作人员全权承担起档案管理的责任。实行办公自动化后, 文书档案管理工作是基于现代自动化技术上的。所以网络部门、信息技术等多个部门是有责任协助档案室工作人员完成档案管理工作的。

三、办公自动化环境下档案管理的优势

(一) 提高文档管理工作效率。

传统的纸质档案管理需要人为地对文件进行审阅, 工作量大, 降低了工作效率。办公自动化的环境下, 统一软件生成的文件, 自然而然地就属于同一文档类型。如若出现文件杂乱的情况, 工作人员只要按照档案所要求的各项条件进行搜索, 随后进行整合就可以完成文件的归档工作。

(二) 延长文件保存寿命。

传统的纸质文档极易受潮、受虫蛀、水火、人为等因素影响, 对文档造成不同程度的破坏, 从而降低文件保存寿命。而电子文档可供选择的存储载体多;存储时间长;且不易损坏。电子文档这些优势弥补了纸质文档受外界环境影响的劣势, 延长了文件的保存寿命。

(三) 资源的共享变得快速安全。

传统的异地档案收发多是通过邮递来实现的。在邮递的过程中文档容易损坏或丢失, 不能保证文件内容的保密性。

电子文档则可以通过网络进行快速的异地传递, 并且可以设置保密系统, 避免在传递的过程中, 造成文件资料的外泄, 使文件档案资源的共享变得快速安全。

四、办公自动化环境下档案管理容易出现的问题及对策

(一) 提高工作人员使用自动化办公设备的能力。

工作人员对自动化办公工具的掌握程度直接影响文档的管理工作。如果自动化的办公软件操作不当, 就会出现文档格式保存错误, 分类错误等问题。更严重的是, 网络安全的问题日益严峻, 有些重要的资料文件很容易受到黑客攻击, 如若重要资料遭到外泄, 造成的严重后果将不堪设想。

要想解决这些问题, 提高文件档案管理人员操作电子设备的水平是重中之重。除此之外, 管理人员不仅要熟悉电子文件的管理和搜索过程, 同时要具备防止黑客窃取资料的计算机水平, 将维护档案管理安全的责任意识谨记于心。

(二) 规范管理体制。

很多单位对文档管理部门的重要性持怀疑态度, 不了解对电子文档进行管理的过程需要相关部门的协同合作运行。例如, 管理人员接收了一个2010版本的Word文件, 但是单位信息技术部门给管理人员安装的是低于2010版Word的软件系统, 导致当下设备无法进行对高版本的文件进行访问, 不能及时的将文件内容进行整理, 对文件进行划分归档, 这就耽误了管理人员工作的正常运行。

因此, 要想解决以上的问题, 要加强宣传文档管理工作的重要性, 提高文档管理工作的影响力, 让各部门感受到对协助文档管理部门工作的责任意识。使管理工作在各个部门之间可以进行规范的操作, 确保文件的形成、归档、查阅都有档案管理部门的统一监督。

五、结语

办公自动化坏境下的文档管理是衡量一个单位对智力财产管理水平的重要衡量标准之一。在这个前提下, 相关工作人员应该不断提高自己的能力, 适应时代的工作需求, 探索更有效的文档管理方式, 让办公自动化环境下的文档管理工作做的更加出色。

参考文献

[1]周晖蓉.文书档案管理的办公自动化应用[J].内江科技, 2006 (3) .

[2]杨霞.办公自动化环境中电子文件的平时归卷管理[J].档案与建设, 2010 (6) .

办公自动化环境下医院档案管理探讨 第8篇

一、办公自动化的概念和特点

(一) 概念。办公自动化是指利用计算机信息技术进行办公室工作, 实习信息交流、资料储备、数据传输接收等, 以提高办公灵活性、精准性和可靠性。办公自动化能够实现计算机同使用者之间的交流, 是一种科技化交流管理方式。

(二) 特点。在医院档案管理中, 办公自动化具有其显著特征:1. 迅速精准。医院各部门对所记载资料进行迅速录入, 能够改善传统人工操作的缓慢与误差, 使档案管理更具时效性和精准性, 更加科学化、系统化, 方便实时检索查询。2. 资源共享性。办公自动化最大程度上利用了计算机互联网信息共享系统, 使档案管理更具广泛性和规范性, 办公自动化能够使各相关部门资料实现共享, 加强了医院各部门之间交流, 利于提升办公效率。3. 储存方式灵活。医院文档管理存储方式由纸质变为电子文档管理, 增加里了对文本、图像、视频等多种直观事物记录, 不断节约了以往文档管理所占用的空间, 还增加了文档储存市场, 延长文档使用寿命, 便于医院资料长时期记录。

二、医院档案管理办公自动化存在的问题

(一) 文档管理人员缺乏专业性。办公自动化是基于计算机信息技术进行的办公方式, 要求文档存储方式更加多样化, 操作精准。当下我国医院文档管理人员还基于传统文档管理习惯和理念, 缺乏现代化文档管理专业知识和操作技能, 缺少专业知识培训, 不具备专业的文档管理能力, 只是单纯掌握计算机技术无法胜任这项工作。

(二) 系统不完善。当前我国医院档案管理系统实用软件较少, 管理系统水平较低, 不利于管理人员操作。医院档案管理系统对医院的针对性不强, 融合度较差, 与实际操作具有一定差距。同时, 电子文件同电子档案管理的转化和录入不具有连接性, 给电子文件录入造成一定阻碍。

(三) 缺乏统一管理。办公自动化为人们工作带来极大便利的同时也存在一定问题, 例如文档存储一般只保留最终正式文件而不会保留原始文件, 文档的存储类别和存储方式不具备统一性, 会造成数据库检索混乱, 影响文献资料搜索。

(四) 缺乏安全性。办公自动化最大的问题在于其自身的安全隐患, 电子文档不具备固定形式, 没有特定的字迹和签名等特殊标记, 易于修改, 因此不具备个人权威性和标志性, 较比纸质版更容易被改动。同时自动化文档管理易被外来病毒侵入, 造成档案泄漏, 数据混乱。电子病历的安全涉及到病患的个人信息和隐私性, 安全保密工作尤为重要。

三、加强医院档案管理办公自动化的策略与建议

(一) 提高人员素质。医院应该加强档案管理人员培训, 为管理人员提供更多的理论知识学习机会和档案系统操作实践机会, 制定相应考核机制, 激发管理人员竞争意识和工作热情, 落实医院档案管理工作, 建立完善的档案管理人员人力资源管理制度。

(二) 完善档案系统。医院应加强办公自动化档案管理系统研究, 设计符合医院基本情况的管理软件, 建立档案管理子系统, 实现电子文件同电子档案之间的有效连接, 便于电子文件存储转化。档案管理系统应进行平台搭建, 实现各部门之间的资源共享, 同时针对具体应用建立档案权限管理, 提高档案管理的适用性和针对性。

(三) 制定管理标准。医院档案管理工作应制定严格的档案管理标准, 保证其符合国家相关部门档案管理规定, 结合医院实际情况制定档案管理分类方式和检索查询权限, 使管理更具标准化、规范化, 严格要求管理人员按照文档管理标准进行操作。此外, 针对医院具体情况, 调整和更新医院档案管理制度, 定期对档案进行检查和修补, 帮证文档数据准确性。

(四) 加强网络监管。为了维护电子档案管理安全性, 医院需要建设完整、可靠、精准的档案管理信息化网络系统, 通过对网络系统进行加密、设置权限和设置防火墙等方式, 加强文档网络安全建设和监管力度, 使用数据恢复技术对被破坏的数据进行修补和维护。为防止人为违规操作进行文档更改, 对重要的文档建议进行加密或特殊权限设置, 尤为重要的文件建议采用纸质版。医院办公自动化安全直接影响到病患的个人安全和隐私安全, 因此需要特别重视, 病患信息的泄漏将直接影响医院的权威性。

参考文献

[1]胡桂周, 鲁鸿.浅析医院办公自动化系统中电子文件档案管理的意义[J].中国病案, 2013, 11 (2) :33~34.

[2]薛鹏.医院自动化办公管理系统开发应用的探讨[J].创新科技, 2013, 21 (7) :45.

[3]郭君南.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志, 2014, 13 (5) :79.

浅议办公自动化环境的文书档案管理 第9篇

(一) 在办公自动化的环境下文件与档案的界限变的模糊

在之前的文档管理中, 有一个突出的问题:文件管理和档案管理分属于不同的部门。但是文件和档案之间本来就是密不可分的, 文件的整理归纳衍生出了档案, 即:文件是档案的前身, 档案是文件的最终形式。但是文件与档案间又有所区别。文件是从各种资料、各种活动、记录中长年累月的累积起来的, 从这种方式下累积起来的资料琐碎而且杂乱文章。这些文件只有按照一定的规律集中的规整保存才能够成为档案。从这些意义上来说, 档案就是有相关联互性的文件的集合。而规划整理和集中保存则是文件转化为文档的必要途径。

但是在办公自动化的环境下, 文件的规划整理和集中保存发生了变化。文件的生成是在设定好的系统环境下, 文件的类型一目了然, 规划、存储与阅读变得有序易控。档案是有相关联互性的文件, 当文件的生成就是在共性的环境下时, 文件其实就是档案, 文件与档案已经是一体。

(二) 在办公自动化的环境下文档的管理不再是档案管理部门的自己的事情而是需要多部门多方面的参与

在办公自动化的环境下催生了一种新的文件——电子文件。电子文件的载体当然不是纸张, 它涉及的方便也从单一的文件管理部门到文件管理、网络、信息技术等多个部门。脱离了其中任何一方, 电子文件的管理都不完善。

(三) 办公自动化对文档的标准和规范管理提出了更高的要求

在办公自动化的环境下文档管理有电子文档和纸质文件管理两部分。纸质文件的管理方式与之前变化不大, 但新增加的电子文档管理则涉及较多部门。每一个部门, 每一个环节的操作与管理都要有明确的工作内容和权限的划分, 而且要在操作时能够体现。

二、使用办公自动化进行文书档案管理的优势

(一) 文件的归档变的更容易

在传统方式文件的归档要先进行全方面的文件审阅, 工作量大且效率低。在办公自动化实现的条件下, 在设定条件下生成的文件本身就属于同一文档, 不需辨别, 在非设定条件下生成的文档, 工作人员只需按照同一文档所要求的条件搜索点击归档即可, 方便快捷。

(二) 信息检索的效率提高了, 档案的使用变的更加高效捷

如何从众多的文档中找出有用的资料一直是档案手工管理的难题。办公自动化的应用解决了这一难题。办公自动化可以实现关键字检索与指定类型的搜索, 能够在极快的时间内多方位的检索到所有相关信息。搜索效率提高了, 档案的使用也变的更加高效快捷。

(三) 办公自动化系统稳定性高, 文件管理更加安全可靠

传统文档是纸质版, 容易受虫蛀、潮湿、明火、氧化、人为损坏等多方面的影响, 稍不注意就可能造成不可挽回的损失。时间越长档案越易坏。办公自动化下催生的电子文档与之相比无疑具有很多的优势:不受外界环境的影响, 可以选择电脑、移动硬盘、光碟等多种载体, 存储时间长不易损坏。传统的资料管理安全工作多靠人力, 占用资源不说, 漏洞多, 安全系数低。办公自动化实现的情况下, 档案管理系统可以设置保密系统, 使用权限操作对不同的人员加以限制。能很好的避免资料外泄、数据篡改等问题。

(四) 资源的共享变的更加快速与安全

日常的情况下要想实现档案资源共享就必须使文档在地域上发生转移。多数情况下都是使用邮件来收发。受到距离长短的影响, 邮递的时间也会发生变化。少则一天多则几天。而且在传递过程中邮件的损坏或者丢失是难以避免的。时间长且不安全, 这些都影响了人们就行文档分享的意愿。电子文档则可以使用网络进行传递, 时间不过几秒, 文件也不会丢失受损, 大大的提高了文件传递的安全性和实效性。

三、使用办公自动化进行文书档案管理的所存在的问题

办公自动化因为好处众多而实现了在文档管理领域的普及, 这极大的提高了办公效率并且减轻了文档管理人员的负担。不过也出现了一些问题:

(一) 制度不够健全

在办公自动化普及后各个文档管理部门肯定都制定了相应的管理制度。但是电子文档的管理确实涉及到多个部门的。工作的过程中更是需要多个部门的协调配合。那么如何实现配合?共同工作中的管理条例是什么?极大多数的单位都没有在意。而且档案收集制度, 档案保管制度、档案使用制度都需要设立相应的规章制度。易造成档案收集不完整, 档案外泄频发, 应有的档案却没有发挥其作用。此外, 不少部门只重视科研项目及其经费的使用, 但是对于文档的管理并不重视, 文档管理的设备落后, 得不到想要的效果。

(二) 电子文档的保密性在某一些方面也受到了限制

办公自动化环境下的文档管理都采用电子操作, 不在进行真人笔迹操作。所以一份资料一旦发生改变, 其他人就分辨不出其原始性。并且, 电子文件无法进行实际意义上的签名与盖章。所以人们难以判断文件是否为原件。从这些方面来看电子文件的保真性与保密性也受到了限制。尽管现在保密措施在不断的完善中, 但是上面这两个问题仍没有办法从根本上解决。

(三) 办公自动化对档案管理人员的要求较高

传统的文档管理并无什么特别要求, 但是在办公自动化环境下, 文档管理有了更高的要求。一方面, 管理者不仅仅要懂得传统方式下纸质档案的管理方法还要懂得计算机技术, 网络通信技术。因此, 要实现文档管理的办公自动化就要, 就必须要具备现代文化素质与管理水平。然而, 在现在许多部门很缺乏这样具有高技术的管理人才。导致先进设备无法使用也发挥不了其作用。

四、对于所存在问题的建议

(一) 规范档案管理的体制

要想电子文档管理顺利运行就要从体制上协调各个部门, 进行规范的操作, 并且将档案管理部门确定为主要职责行使部门。对文件管理的指导与控制归入到档案管理部门的工作范围之中, 确保文件从形成除了到归档管理再到查阅利用各个环节都在档案管理部门的统一监督指导之下。

(二) 进行相应的培训提高参与档案管理人员的素质

在办公自动化的环境下做好文书档案的管理工作, 没有相应的能力是不行的、管理人员不仅仅要熟知档案管理业务的智商而且要随时的更新自己的知识结构。尤其是在信息技术发展很迅猛应用也变的更加广泛的现在, 各种窃取资料的黑客病毒层出不穷。文档管理人员要想应对好这些, 必须具备过硬的计算机水平。

(三) 加强宣传, 提高单位管理人员对文书档案管理的认识

俗话说:领导的重视是工作可以做好的前提。文档的管理工作也是如此。为了文档管理能够开展的顺利, 那就要首先让领导认识到这项工作的重要性。一方面可以加大对文档管理的物资投入, 保证文档管理工作能够实现信息化和规范化, 另一方面可以将文档的管理工作纳入到单位全年工作中。这能够提高文档管理的地位与影响, 使管理工作在各部门间进行的更加顺畅。

五、结语

现代办公自动化环境下的文档管理工作已经成为了衡量单位文档管理水平的一个重要标准。面对信息化快速发展的逼人形式与行业需求, 文档管理人员应该有更高的敬业精神, 随时提升自己, 把握不同时期工作的重点, 适应时代的需求。办公自动化为文档的管理带来了前所未有的变革, 我们应抓住机会, 探索文档管理的有效措施, 将文档管理工作做的更好。

摘要：科学技术的进步网络技术的发展促使着文书档案的管理也进行着新的变革, 在传统的纸质文档上又增加了电子文档。这就要求相应的管理理念, 管理方式与手段都要进行新的, 符合发展的提升, 也就是说办公自动化环境下对档案管理的要求提高了。

关键词：办公自动化,文书档案管理,变化

参考文献

[1]峻岭.现代化的学校档案管理体制建设与信息化、自动化[J].办公室业务.2012 (13) .

[2]任彩霞、张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务.2012 (09) .

办公自动化环境 第10篇

办公自动化, 英文Office Automation, 简称为OA, 它是指运用先进科学技术, 使人不再被办公室事务所局限, 不断让人以外的设备被办公业务活动所物化, 使得设备与人共同组成人机信息处理系统。它的根本目的就是为实现工作目标——提高工作效率、提升工作质量, 充分利用信息资源等。

在发达国家中, 办公自动化早已在迅速发展。美国是从20世纪60年代初开始发展办公自动化的, 速度较快, 并居于世界前列。我国的办公自动化是从20世纪70年代起步的, 相对较晚, 80年代开始真正地发展。纵观世界, 在20世纪90年代后, 国际办公自动化发展呈现了新趋势。在信息浪潮变革生产方式的新时代, 新一代办公自动化有了新特点。信息化、网络化、全球化成为办公自动化的新特征, 它将要求采用先进技术借助计算机网络对传统办公进行模拟和改造。新时代办公自动化要求着重于办公信息的共享、交换、组织、传递和监控的实现。

二、办公自动化对文秘工作的影响

办公自动化对文秘工作产生了长久深远的影响。一方面它改变了传统文秘工作方式, 另一方面提高了文秘工作的效率。以前, 大家都认为办公自动化 (OA) 就是诸如公文流传、收发文管理、档案管理、会议安排等等的处理交换。但是从今天的实际情况来看, OA是具有内容和层面丰富、用户群广泛、网络依赖性强的综合性系统。

在日常的文秘工作中, 主要是内部沟通、事务管理居多, 办公自动化使日常的文秘工作变得更方便和轻松, 因为运用了计算机技术及网络设备。OA实现了资源共享, 可以让众多人员共同处理一个项目;还能节省开支, 尤其是使用昂贵的硬件方面, 大家都可以在共享的设备上共同使用;利用网络的高效率传递也提高了人员的办公效率。实现网络远程办公也节省了大量办公费用, 相互之间的办公文件也可通过电子形式进行交换, 全国性、全省性的工作会议也能通过网络视频会议进行, 减少了时间、金钱的浪费。

总之, 办公自动化为文秘工作带来了较大的冲击和改革。如何快速利用网络、方便快捷利用搜索到的信息, 做好工作活动的分析、判断、预测, 高节奏、高效率为领导和群众提供服务, 这一主题是非常值得研究的。

三、办公自动化对高校文秘工作的重要性

在高校的管理中, 文秘工作具有十分重要的地位。尤其在党政机关所承担的角色, 更集中体现了其重要性。通常来说, 它发挥了几个方面的作用:承上启下的枢纽作用, 具有联系上级部门与下级部门、下级部门与下级部门、本校与兄弟院校之间的重要作用;参谋的作用, 主要是在日常工作的各个方面, 草拟文件、采集数据信息、事务预案、事务的建议等等;领导助手的作用, 为领导节省精力和时间参与更重要的事务, 协助领导处理日常事务:文件办理、会议接待、信件处理等;沟通协调作用, 发挥承上启下、联系校内外关系的作用, 学校发展需要校内各部门的紧密配合与校外的合作。

随着科学技术的快速发展, 经济社会各行各业的工作方式都在大数据时代的影响下发生翻天覆地的变化, 尤其在计算机及网络技术的诞生和推广使用下, 进一步为现代化办公带来前所未有的便利。不论是政府部门还是企事业单位或教育院校的工作效率都大为提升。而就现代文秘工作来说, 工作内容比较烦琐, 所涉及的内容也变得越来越广泛了。单纯依靠传统的工作方式已经不能满足现代办公室秘书工作的需求, 只有真正地将办公自动化模式应用于日常秘书工作之中, 才能进一步提升工作效率, 提高工作水平。

办公自动化是提高高校文秘工作的效率和水平的重要途径, 因为文秘工作本身的性质就是一项具有参谋性和辅助性的工作。高校日常的行政管理工作中, 文秘工作的对象具有复杂性和多变性的特点, 工作内容较多。如果能真正地实现办公自动化, 很多业务工作就能够通过先进的办公设备去处理, 从而大大地提高工作速度和效率。可以说, 办公自动化将是推动高校文秘工作新发展的又一重要契机。

四、在高校里, 办公自动化环境下如何促进文秘工作的开展

高校行政管理的办公自动化建设是一项复杂的系统工程。要在办公自动化环境下推进文秘工作, 应当着重以下几方面:

(一) 改变观念, 提高上层领导对办公自动化的重视力度。有些高校的办公自动化建设在推进的过程中, 呈现出缓慢、停顿甚至搁浅的状况。所以, 高校要推进办公自动化, 就必须从学校领导出发, 更新观念, 提高认识, 务必要大力推进办公自动化建设。

(二) 要建立促进办公自动化建设的长效管理机制。规范的管理制度是办公自动化系统正常运行基础。要保证办公自动化建设工作顺利开展, 建立并健全各项长效管理制度是重要的保障。只有出台各类相关的管理制度, 并在使用过程中不断对这些规章制度进行改进和完善。

(三) 加强防范预防措施, 确保网络信息安全。要做好各类重要数据的安全防护工作。在高校办公自动化发展与建设的过程中, 还要加强文秘工作人员的保密意识, 还要通过加密技术、设置身份验证、密码问题验证审查等方式确保校内各合法用户的使用安全性, 要在保证信息系统在安全稳定的条件下, 使办公自动化系统有效运转。

(四) 努力提高文秘人员的办公自动化综合素质。在办公自动化系统的人机结合系统中, 办公室工作人员起主导地位。所以文秘人员在熟练掌握日常办公的基本知识之外, 还需要熟练使用各种办公设备与办公软件的操作。高校可以通过内部培训来逐步提高办公人员的业务水平, 以适应办公自动化的工作需要。

五、办公自动化对高校文秘工作人员的新要求

为实现高校文秘工作的现代化, 提高高校秘书工作水平, 办公自动化从多个方面对传统高校文秘工作提出新要求:

(一) 要转变思想观念, 提高思想认识, 要重视办公自动化, 充分认识实现办公自动化的意义。高校文秘工作人员在办公自动化发展的新形势下, 要改变不能适应现代办公室文秘工作的旧观念, 要改变过去不合时宜的习惯做法。在不断变革的信息时代, 文秘工作人员要积极重视, 转变工作方法, 才能确保秘书工作高效、有序地开展, 才不会轻易被时代、科技发展的浪潮抛弃。

(二) 强化学习意识, 提升自身能力。秘书工作人员在千头万绪, 错综复杂的工作任务中, 除了要学习业务知识并运用;同时要加强对办公自动化知识的理论学习, 积极参加培训, 努力掌握计算机软硬件知识;更要掌握计算机信息处理技术和网络技术等, 那样才能适应新环境、新要求, 充分发挥职能。

(三) 做好安全保密工作, 增强防御防范意识。在高校文秘工作中, 保密工作是其重要组成部分, 保守国家秘密是每位文秘人员应有的职责和义务。网络技术飞速发展给秘书人员的保密工作增加了难度。要从思想上真正认识到保密工作的重要性, 要培养严守国家和单位机密的职业道德, 积极参加各类与保密工作相关的教育培训活动, 增强安全防范意识, 加强预防窃取机密信息的措施, 努力提高办公自动化建设中保密工作的技术水平。

(四) 在办公自动化环境下, 科学有效地建立秘书工作规范。在日常工作中, 将传统工作环节和先进的自动化手段相结合, 严格规范秘书工作制度和程序, 认真实践秘书工作的规范化操作, 实现工作效率的真正提高, 使0A与传统文秘工作真正相结合。

摘要：信息时代不断发展, 信息技术在办公活动中得到了广泛应用, 实现办公自动化成为现代高校办公室文秘工作发展的新趋势。在数字化办公的影响下, 拥有办公自动化技能的应用型人才显得更为重要。它是提高工作效率, 增强协同办公能力的保证。在办公自动化发展的影响下, 高校文秘工作人员要如何提高工作效率是需要研究和努力的方向。

关键词：办公自动化,文秘工作,重要性,新要求

参考文献

[1]卢志标.办公室自动化在现代秘书工作中的应用探析[J].经济研究导刊, 2013 (21) .

[2]陈宝亚.谈高校办公自动化对秘书工作的影响[J].浙江工商职业技术学院学报, 2010 (2) .

政府办公自动化技术及发展 第11篇

关键词：政府办公自动化 发展趋势

1.引言

政府办公自动化系统主要服务于党委、政府及所属部、委、厅、局等党政机关的日常事务管理，是政府机构的主要业务系统，它关系到各级政府机构能否积极有效地发挥职能，是政府机构迫切需要的计算机辅助业务系统。

该系统目的是通过先进成熟的计算机和通信技术手段建成一个高质量、高效率、智能化的办公自动化（OA）系统，为领导决策和机关办公提供信息服务，提高办公效率，减轻工作人员工作负担，节约宝贵的办公经费，从而实现行政机关的办公自动化、办公无纸化、资源信息化、决策科学化。

2.政府办公自动化研究现状及发展趋势

2.1政府办公自动化研究现状 1992年，国务院办公厅提出了在全国政府系统推行办公自动化，标志着我国政府系统进入办公自动化的变革时代。但都是基于传统的关系数据库建立的事务处理系统。我国政府的办公自动化建设已经历了十多年的发展，但在发展过程中，各级政府在应用和推广办公自动化时碰到了许多的问题，比如“需求陷阱”、“信息鸿沟”、“一把手工程”、“应用水平低”等。根据统计表明：目前我国政府部门建立了3000多个大型或超大型数据库，但这些信息一直没有有效利用起来；而政府日常工作中经常遇到的流程处理、信息共享、部门协作、人员通讯、非结构化数据的处理都没有一个统一的应用平台。

实施办公自动化以后许多重复性的复杂工作可以由計算机完成，工作人员就可以解脱出来，并且在很大程度上节约办公经费。而且可以利用先进的计算机网络技术为社会公众提供更好的服务，能够更好地与社会共众进行沟通，及时听取反馈意见。党的十六大明确提出要“进一步转变政府职能,改进管理方式,推行电子政务”。电子政务建设是政府管理体制改革的创新工程。国内外的实践证明，在信息化时代，电子政务是现代政府治理不可或缺的工具。而办公自动化系统则是其中最基本的一个系统，是我国实现信息化的一个重要方面和推动力量。构架办公自动化系统也是当地党委、政府及领导重视信息化建设的一个重要体现。

2.2政府办公自动化发展趋势 以前，计算机对我国多数的政府部门都是比较缺少的资源，应用主要停留在低层次的单机作业，打印机也是稀缺的，经常需要在一台机器上编排文件而到另一台机器上打印。而随着计算机技术的迅速发展，网络带给办公自动化的飞跃。在网络的基础上，信息交流的时间延迟和空间阻隔基本上被打破。当然，系统的设备复杂性与技术复杂性大大增加，服务器、交换机、网络办公系统、网络存储与备份系统等成为系统的重要构成要素。实际上，从单机作业到网络协同，计算机已经接管了许多结构性良好的工作模式，诸如收发公文、网上报关、

电子税收等，而且正在解决那些结构性不强的工作，例如辅助管理者进行决策等。办公自动化的应用形态，正在实现从结构性问题的解决到非结构性问题的解决的转变。

随着信息技术的发展和不断的制度创新，办公自动化必然实现从“间断流程的自动化”到“连续流程的自动化”的转变；实现从对“纵向信息的重视”到“对横向信息流的重视”的转变；帮助组织实现从“预测事物”到“控制不确定因素”决策形态的转变。办公自动化已经沿着技术进步这条路线，伴随着人们认识的变化，走过了不同的应用阶段，经历了不同的变迁形态。我们有理由相信，在办公自动化的道路上，人类还会走得更远。目前，就我国电子政务建设的长期进程看，办公自动化的基础地位不可动摇，它仍是推进部门级信息化建设的总把手。

3.政府办公自动化系统特点

办公自动化系统根据应用的对象有其不同的特点，政府办公自动化系统以政府、委、办、局为服务对象，其特点主要如下：比较复杂的公文(收文、发文)流程，对文字审核有严格要求；对信息采编(汇编)有较高要求，保证信息上传的顺利进行；系统在实现无纸化办公、提高办公效率的基础上，应该注重为领导提供服务；系统应该提供移动办公、远程办公能力；针对为领导服务这一要求，系统应该提供领导讲话管理、领导日程安排等功能模块；系统应该给用户提供相互交流的场所；应用软件系统结构应该提供与上级单位、兄弟单位、下级单位联接的开放接口；对系统数据安全、用户权限控制有严格要求。而且在系统的研发上要保证系统具有很高的安全性、可靠性以及易操作性等。

按照政府办公流程和公文管理办法的要求设计，保证了设计规范；而通过推广应用办公自动化系统，反过来又起到了规范实际操作流程的作用。具有灵活的流程接口，适合电子办公和纸质办公混合使用的模式，便于推广应用。支持远程办公，具有外出授权功能，保证了办公业务流的连续性。支持跨地区的办公业务，实现了总局和直属机构公文的快速运转。功能全面，内容丰富，基本满足了政府办公业务的需求。具有强大和全面的安全管理和控制机制。实现了公文流转的电子化、网络化管理和操作，节省了大量人力，提高了办公效率。具有流程跟踪、修改痕迹保留、文稿共享、修改控制、自动登记等特点，不仅规范了业务，而且为实际办公人员提供了方便。

4.系统功能需求

在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。 在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能做出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。

安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。

5.结语

政府办公自动化系统是基于大型数据库、文档数据库、电子邮件、远程通讯以及internet技术运用来实现办公厅与国务院、省委、省人大和政协、各省直厅局、各市地人民政府、各直报点市县等单位之间的公文运转、信息交流和信息共享，快速有效地接收各种上级（上接第64页）

机关文件、省政府所属单位的上报信息，组织、协调办公自动化系统内的各种信息。使用户能够方便、快捷地获取其所需信息，为领导决策和工作人员日常工作提供服务。

参考文献

[1]郑景奇.大力推进政府办公自动化与电子政务建设[J].煤炭企业管理，2004，3:68-70

[2]丛中笑.政府办公自动化中的工作流模型研究与设计[J].中国科技信息，2005，5:8

[3]潘高峰，李霞.浅谈政府办公自动化系统[J].信息技术，2002，3:68-69

办公自动化环境 第12篇

关键词：电子档案,办公自动化,医院管理

随着科学技术和医疗水平的快速发展, 医院管理的要求也不断提高, 医院实行办公自动化建设已成为提高整体工作效率、整体素质、综合能力至关重要的任务。在办公自动化模式下, 积极推动档案管理信息化, 不断促进档案管理水平的提升, 实行档案电子化与纸质化同步, 实现信息化、自动化的办公模式代替传统意义上的办公方式, 管理水平的完善和服务功能的强化使工作人员可以及时地获取信息、共享信息和处理信息, 实现快速传递文件、交流资料, 提高医院档案管理水平, 以满意医院的需求, 更好地为医院的发展服务。

一、电子档案是医院办公自动化的发展趋势

电子文件最早出现在欧美等发达国家, 是西方国家互联网技术的优势催生的必然性。不但可以提高办公效率, 而且使办公信息的处理显现出高效率、高速度和低费用的优势, 办公自动化是提高管理效率的重要手段, 以通讯和协同操作、协调运行为技术基础, 解决日常行政事务, 如会议管理、日程安排、手机短信通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现, 收发文也从传统的方式向自动化方式进行。科室间传递信息的重要工具, 及时了解医院发展动态的主要平台, 对文件进行系统性地管理, 快速、准确地为领导提供数据, 为领导作重要决策提供依据。办公自动化系统所产生的电子档案, 对医院的发展有着举足轻重的地位, 只有充分认识到电子档案的价值, 才能对医院档案管理工作的开展起到推动作用。

二、办公自动化环境下电子档案管理的优点

办公自动化环境下, 电子文件与纸质文件相结合, 充分发挥两者的优点, 办公文本同步整理和归档, 令医院办公从手工到网络、从文档的人工处理到工作流的自动化的转变, 最明显的效果是提高了工作效率, 节约办公成本, 最大化的利用医院资源。

(一) 提高工作效率。传统的档案管理运用手工操作管理档案, 既费时又费力, 还存在一定的差错, 以至于档案工作烦琐。办公自动化运用计算机技术和网络技术的信息处理能力, 更好地收集文件, 储存, 统计数据和查阅信息, 使档案工作变得简单, 井然有序, 有效地提高了工作人员的办事效率。由传统的集中立卷改变为随时立卷, 使文档不积存, 及时归档。

(二) 资源共享便利。传统的文件查找会有一定的局限性, 造成资源浪费。通过办公自动化平台可随时随地进行信息的交流和共享, 使档案的利用变得更加方便和高效, 可及时、同时了解各部门的工作动态, 以便做出及时准确的决策。档案利用过程中对文档做出及时的响应和处理, 保证了档案的查全率和查准率。

(三) 信息传递及时。文件以往通过人工传递、邮政传递, 受到了距离、时间上的阻碍, 影响了信息无法及时传达, 也有因为工作人员疏忽导致文件滞留、传递丢失等现象以致此项工作无法正常运行。通过办公自动化后, 电子档案通过网络可进行传递信息, 提高了文件传递的时效性, 使医院及时完成工作。

(四) 利用方便快捷。以往查阅档案都是手工调卷, 办公自动化可提供多渠道、多路径的网络环境下的在线服务, 可通过部门查询、关键字查询、日期查询等多种方式, 向利用者提供在线目录查询和全文浏览服务。

三、办公自动化环境下电子档案管理的存在问题及对策

(一) 电子档案的统一标准, 规范管理

1.文书管理与档案管理基本上是不同部门管理的, 文书部门处理文件的前期工作, 档案部门负责接收, 整理, 归档工作。在管理上要规范体制, 实行文书管理与档案管理统一领导, 统一规划, 同步发展。档案部门与文书部门要相互配合共同处理, 确保各工作环节都能顺利进行。

2.制定业务流程标准, 必须实行电子档案与纸质档案统一、规范管理, 电子文件以档号命名, 在纸质档案整理编目过程中使用相同的档号进行归档, 档案系统中以同一存址, 同一文件按档号对该文件进行挂接, 这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用, 又可以解决档案的提供利用和资源共享问题, 达到互补的目的, 使档案更好的发挥其作用。

3.统一技术操作标准。在进行流程设计时, 采用兼容性强、应用性能好的系统, 并对关键技术参数、技术标准进行统一处理, 包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准等, 确保不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。

(二) 电子档案的安全因素

1.电子档案给用户带来利用便利和快捷的同时, 其信息安全也面临着威胁。电子档案共享是通过网络来实现的, 然而当前网络安全问题日益突出, 增加了文件的安全隐患。医院应积极应用计算机、网络等信息化手段, 建立档案安全预警预报信息网络, 建立健全应急指挥和保障体系。

2.办公自动化下的电子档案虽然有很多优点, 但纸质档案同样重要, 网络环境下电脑容易感染病毒, 破坏文件内容, 导致文件无法打开, 给医院造成损失。由于电子档案信息记录的原理和纸质文件不同, 对载体的选择和保护仅仅是保护电子文件的基础, 还需采取多种先进的信息安全技术和措施进行保护, 考虑到计算机、网络等信息技术以及电子文件的特性, 还应采取信息安全防范、信息加密技术、信息认证技术、防治计算机病毒、信息备份、网络安全等手段来防护。

3.与纸质档案不同, 电子档案可以不留痕迹地进行修改, 将文件通过网络同时发送给多位用户, 造成文件信息泄密。工作人员在处理文件时应该将文档转化成PDF格式, 添加防伪水印, 加盖电子公章, 采取电子签名, 对需要加密文件进行加密保存。采用访问控制、权限控制、防写等技术手段和严格的管理措施, 加强对电子文件的全程监管。以限制用户只能读取信息, 无法对电子文件进行修改、复制等操作, 以确保电子档案的真实性, 安全性。

(三) 对工作人员的要求。办公自动化环境下, 档案工作发生了变化, 档案部门不再是独立的, 需要与各部门沟通, 与其他工作人员配合, 才能更好地做好档案工作。要提升档案工作人员的综合素质, 帮助提高对电子档案的意识, 加强档案专业知识、档案软件、办公自动化软件的学习, 提高对文字的处理能力, 熟练办公自动化操作流程, 从而增强业务能力和管理水平。使工作人员既具备全面的档案专业素质, 又具有较强的计算机信息系统操作能力。

(四) 电子文件的归档工作中的措施。明确归档范围, 严格执行归档制度。按照归档时间要求, 做到及时归档。只要电子文件已经完成处理程序, 构成其证据价值的信息便已齐备, 就可以实施归档。归档应分两步进行, 对实时进行的归档先做逻辑归档, 然后定期完成物理归档。在归档工作过程中, 要充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素, 确保归档电子文件的真实、完整、规范、有效。

四、结束语

办公自动化环境下, 医院电子档案实行资源共享, 提高了工作效率, 保证了档案的真实、完整性, 提升了文档管理水平。工作人员应该不断更新知识, 从而提高自身素质和业务能力, 更好地利用办公自动化的平台, 把档案管理工作推向更高的阶层。

参考文献

[1]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案, 2010 (2) :59-60.

[2]胡桂周, 鲁鸿.浅析医院办公自动化系统中电子文件档案管理的意义[J].中国病案, 2013 (2) :33-34.

[3]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, 2011 (1) :26.