加强办公室的精细化管理

加强办公室的精细化管理（精选8篇）

加强办公室的精细化管理 第1篇

加强办公室的精细化管理

一、为什么实行精细化管理

办公室是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室既是一个单位的综合管理部门，又是一个单位具体的办事机构，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。

做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力，使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。

办公室工作精细化管理应从管理理念、工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，只有全面推进 科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为单位、为基层服务。

二、目前存在不足和问题

一是传统的办公室理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求，办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也有不够科学的地方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全，工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在。四是人员素质参差不齐，有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。

三、如何加强精细化管理

围绕转变职能和增强执行力。从目标制定、工作计划的实施，体现管理与服务的结合，以管促效能，以服务促效能。具有上情下达和督查督办职能的办公室，更应体现执行力，强有力的执行力，是提高办公室行政效能的载体。推进办公室工作科学化、精细化管理，关键在人，在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。进一步加强办公室干部队伍建设，为提高办公室工作的科学化、精细化管理水平提供强有力的组织保证和人才支持。

1、要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置，强化理 论修养，开展岗位练兵，使人人成为政务、事务的行家。进一步增强“三种意识”、提高“四项能力”、树立“五方面作风”：即增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识；提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、狠抓落实的能力、促进和谐的能力；树立理论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、雷厉风行、清正廉洁的良好作风，打牢效能建设的基础。

2、明确职责，细化流程。确保岗位职责精细化。分解细化岗位职责，按章办事，做到不越位，不缺位。建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管理工作的具体流程，做好“三个协调”：一是做好与上级单位的协调，争取支持；与科室之间的协调，督办落实；与其他部门的协调，争取配合；与相对人关系的协调，争取理解。形成加强协作，协调配合、齐抓共管的工作格局。

按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程，如建立信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、单位财务、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。各项工作都依既定流程运行，才能做到有条不紊，高效有序。办公室工作的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程，使各项工作均依流程运行。

为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建立一套科学的规章制度，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理 规范之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作“法治”秩序。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。

3、要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位，制订详细的“岗位操作手册”。把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，实现人人有事做，事事有人管的管理目标，使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。

4、对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，从而及时改进工作方式方法。

5、办公室推行科学化、精细化管理，要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要把精细化管理当作一种工作要求，一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。

办公室在实施精细化管理的过程中，必须关注科学技术在管理中的应用。精细化管理要产生大量的信息流、数据流，针对这些资料如何收集、整理、筛选、加工、分析、应用，目前软件市场也推出了数据库管理系统，各类组织都可以找到适合本组织规模的数据库软件包。办公室工作科学化、精细化管理必须依托先进的信息技术手段的 支持，实现管理手段现代化是提升办公室管理水平的必然要求。因此，办公室必须改变传统运作模式，加快信息化建设步伐，充分利用现代技术以适应形势发展需要。

四、结合本单位实际情况制定以下管理制度

为了加强办公室管理，明确内部管理职责，使内部管理工作更加精细化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

一、工作规范

（一）、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

（二）、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

二 办公室事务管理

（一）、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

1、文件管理制度 第一条 管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、精细化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在公司经理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，公司经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由公司经理负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由公司经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需公司经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报公司签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条 文件管理流程设计

1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

2、文书管理制度 第一条 管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条 制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、按照文书管理范围，发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均分类存档备查。

3、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

4、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。

5、若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向公司经理报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

第三条 流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

3、档案管理制度 第一条 管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条 制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由公司经理签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条 流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

(二)办公用品管理制度 第一条 管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条 制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

第三条 管理流程设计

编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放 编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记

（三）、图书管理制度 第一条 管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。

第二条 制度规范

1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。

第三条 管理流程设计

1、申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记

2、借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单

（四）、会议管理制度 第一条 管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。

5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条 制度规范

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条 管理流程设计

会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理

（五）、清洁卫生管理制度 第一条 管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条 制度规范

1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、按照排班安排，轮流打扫清洁，办公室主任负责卫生检查工作。

3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。

第三条 流程设计

安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理

（六）、日常事务管理

1、接待管理

第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁

2、报刊收发整理

第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。

第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

3、后勤管理

第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。

第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。

第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表

4、文化宣传管理

第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。

第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。

第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。

第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档

5、其他事务

第一条 名片制作、收发传真等其他事务。第二条 负责公司文书的打印复印工作。第三条 负责树木花卉的养护工作。

第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。附则

第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。第二条 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。

加强办公室的精细化管理 第2篇

在局内部推行精细化管理，结合新形势对发改工作提出的新要求，把握工作规律，创新思维、转变观念，强化管理、精益求精，切实提高办公室服务水平。

加强办公室工作的细节把控，提高精细化管理意识。“细节决定成败”，办公室工作无小事，无论是从办公室制发的文件、草拟的工作总结，还是小到打一个电话或者下个通知，办公室服务的质量都会影响到全局的工作。看似平常的小事也会产生至关重要的作用及影响。大多数人都认为只有大事才值的注意，从而忽视了办公室中的各种小事、琐碎的事。而对于在办公室工作的同事来说，必须从小事做起，注重脚踏实地地抓小事，一步步攀登，最终才能立足全局成大事。优化办公室工作的流程，明确精细化管理的职责。根据精简程序、明确环节、厘清责任、确定标准等基本要求，不断完善及优化办公室内各项工作的主要流程。只有明确了日常办公室工作的具体流程，确定办公室工作的核心职能，才能形成正确的决策并落实与实施，从而更加有利于办公室的各项工作及总结、反馈与评估，使得办公室内的各项工作都按照规范化的流程进行。充分发挥办公室的主要功能，最大限度地做好各项服务。

强化办公室工作的执行力，注重精细化管理的执行落

实。办公室工作的成员都有努力勤奋重实效，抓好落实好具体的办公室工作，必须明确办公室工作的具体细化目标，各科室和部门要落实并实施好目标管理制度，进一步对各个人员的工作进行细化、量化；努力把全年工作目标分配到各个时段、各个科室、各个岗位。充分完善岗位责任制，根据办公室工作任务制定奖惩制度，细化每个人的工作任务，并进行年终考核。

加强精细化管理提升办公室服务水平

在发改局内部推行精细化管理，结合新形势对发改工作提出的新要求，把握工作规律，创新思维、转变观念，强化管理、精益求精，切实提高办公室服务水平。

一是完善工作制度。制度是管理的基础，既是一种约束，更是一种保障。只有具备完善的制度，用制度管人、靠制度管事，才能真正实现管理的精细化和办公室各项工作的高效运转。要紧密结合办公室工作实际，对办公室原有学习、会务、值班、保密、学习、请示报告、卫生管理、财务管理等各项工作制度进行认真梳理,进一步完善各项工作制度，不断增强制度的针对性和操作性，扩大制度的覆盖面。对相对成熟的工作制度，编印成册，办公室全体人员人手一本，使日常办文、办会、办事有章可循。

二是优化工作流程。流程是工作运行的准则和程序，是促进工作有序运转、提高工作效率的重要途径。按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，对内减少中间环节、提高工作效率，对外进行过程控制、提高工作质量，健全和优化办公室各项工作流程。

三是明确岗位职责。明确相应的职责，才能正确行使职权。办公室作为综合协调部门，任务多、责任重，任何一项工作、一个细节出现问题，都会牵动全局，造成不良影响。

加强办公室的精细化管理 第3篇

一、办公室精细化管理的实质

我国传统文化中, 对于精工的见识就很广泛, “不积跬步无以至千里”“天下大事, 必作于细”等等, 都渗透着同一个理念, 那就是事情的成功需要逐渐的细致积累, 精细化的量变才能形成良性的质变。发达国家首先将精细化的理念融入管理方法中, 讲究只有细致化的服务质量才能形成良好地管理氛围, 要保证常规管理正常运行的同时, 深入精细化的管理措施, 减少管理资源的浪费和管理成本的过度损耗。在实际的管理过程中, 要对具体的管理办法进行系统化和科学化的整合, 保证管理项目的高质高效, 使企业内的各个子项目都能有机地协调运行。精细化管理最重要的特质就是, 在管理中保证管理细节的审核、管理过程的流畅、管理项目的细化、管理结果的实效以及管理质量的优化, 管理人员要保证完善管理的每一个细节都, 专注于具体项目的精益求精。精细化管理是对传统粗放型管理的升华, 也是新时代背景下提升整体工作效能的有力保证。

二、利用办公室精细化管理提升工作效率的策略分析

办公室的工作就是一个十分冗杂的综合系统, 对于办公室的管理, 需要管理人员对细节进行科学化的整合。管理人员只有充分挖掘办公室管理的职能特性, 才能有效提升工作人员的工作效率, 保质保量地完成相应的办公室工作, 促进整体办公室的和谐发展。

(一) 以意识提升促效率提升。在心理学中, 是这样分析人类行为的:思维意识决定人的具体行为模式。管理者要想应用精细化管理办法提升工作人员的工作效率, 提升其思维理念最为重要。只有工作人员的意识提升了, 工作人员才能以更加精细化的谨慎态度对待工作, 保证工作的优质完成, 降低出错的频率, 也就提升了工作的实效性。在精细化管理模式的推动下, 能保证办公室的相应工作人员形成严谨的工作作风和工作态度。全员素质和理念提升, 才能保证工作中的细节得到优化。管理者要从日常的管理细节处出发, 制定的精细化管理方案也要保证工作员整体素质和效率的逐级优化。对于精细化管理的意识提升来说, 关键点在于培养办公室人员对专业知识的时代性转变, 提升细致严谨的专业态度, 以良好的思想理念促进工作的高效完成, 既要理念优化, 又要行为助力, 这样才能形成优质的办公室精细化管理模式。

(二) 以制度优化促效率提升。对于实际的办公室管理工作来说, 只有保证基本工作流程的标准化和专业化, 才能形成良好的工作模式和氛围。办公室工作人员要按照岗位职责的具体要求, 明确职责内的工作, 并对工作进行优化完成, 提升个人的工作效率;只有健全岗位的基本体系, 才能助推整体工作的效能提升。管理者在精细化管理过程中要进一步完善基础办公室制度的建立, 减少工作安排的随意性, 健全职责意识和监管力度, 坚持按章办事, 才能有效提升工作人员对于本岗位工作的认识度, 才能更好更快地完成工作。

(三) 以文化升级促效率提升。办公室精细化管理的宗旨就在于提升整体的办公室文化的同时, 提升工作人员行为管理的科学性。对于管理办法的推进, 需要管理人员从人文高度进行文化的渗透, 提升整体工作人员对于办公室文化的认知, 形成自觉的优化提升意识促进工作人员更好地完成本职工作。管理人员要将精细化管理的要求形成理念和意识传达给相关的工作人员, 形成办公室内严谨细致、服务大局的整体工作氛围, 带动全体工作人员提升自己的岗位技能, 在实践中提升自己和办公室文化的融合度, 更加高效地完成领导下派的任务。

三、结束语

总而言之, 办公室精细化管理是对工作预期的精密要求, 对工作过程的细致监督, 对工作成果的优化生成。在提升整体工作人员的意识和态度的基础上, 将精细化理念渗透到日常的工作中, 结合整体的办公室发展目标, 从根本上提升办公室的整体工作效率。

摘要：随着社会的进步和企业的发展, 对于企业文化的培养逐渐吸引了管理者的目光, 而提升企业文化的前提就是提升整体员工的效率和素质。本文对于办公室精细化管理的内涵进行了简要的剖析, 集中的阐释了在办公室中运用精细化管理办法以提升整体效率的策略, 旨在辅助企业管理者进行优质高效的办公室管理。

关键词：办公室,精细化管理,提高,效率

参考文献

[1]青玮.高职教育内涵建设背景下的办公室精细化管理探究[J].北京劳动保障职业学院学报, 2013, 07 (01) :34-37.

[2]刘光林.关于高校党政办公室精细化管理的思考与建议[J].吉林广播电视大学学报, 2013 (07) :76-77.

加强办公室的精细化管理 第4篇

关键词：精细化管理；办公室；后勤；管理；研究

精细化管理就是要不断提高和完善工作流程和工作方法，有效提高工作质量。精细化管理是一项系统的工程，需要持之以恒、循序渐进。在电力系统的后勤管理工作中，要坚持精细化的管理，进一步提高办公室后勤的服务质量，为电力系统的发展提供有力的保障。

一、电力系统办公室后勤管理的特殊性

（一）服务性

电力系统后勤管理工作的服务职能主要表现在三个方面：

1.为电力工程的建设和持续发展创造必要的物质条件。

2.为确保生产工作的顺利进行做好后勤的保障工作。

3.为职工提供一个优质的工作和生活环境，落实后勤保障工作。

后勤管理部门掌握着电力系统的基本运转，为了电力系统的稳定发展，办公室后勤管理部门必须要做好一系列的后勤

服务。

（二）保障性

办公室的后勤保障一般都是在系统的正常运转出现问题时才能体现出其重要性，所以这个特性往往是最容易被人忽视的。办公室后勤保障工作事无巨细，都是从一些小事做起，要做到让所有人都满意更是难上加难，如果稍有不慎或者一点点拖延都会招来误解，如果做得不到位就更不能保证生产的顺利进行，所以难度是最大的。

（三）多样性

电力系统的后勤保障工作涉及的方面非常之多，既包括人际关系，又包括人与物之间的关系，为了保证生产的顺利进行，就要在上至各部门和单位与外部协作单位的关系，下至员工的生活、工作所需各个方面都做到妥善。

二、加强办公室后勤精细化管理，促进电力系统的可持续发展

（一）统一思想，互相协作

要做到后勤管理的精细化，首先就要统一思想，使各部门间相互协作，工作人员要摒弃先前的工作经验，根据“精细化”的管理目标来开展工作，进而建立起一种精细化的后勤管理模式，每一个工作人员都要秉持这一理念，从自己做起，在完成自己的任务之余帮助别人，将工作顺利地进行下去。

此外，电力系统的领导者起着非常关键的作用，要加强认识，对各个部门之间的相互关系进行协调，使各个部门相互配合，通过有效的积极的精细化管理，来促进电力系统各个目标的实现。

（二）建立精细、节约的制度

1.实行指标管理，明确岗位职责

实行指标管理的最基础的手段就是明确岗位职责，要有清晰的标准，实现对电力系统的科学规划。在实施的过程中，为了实现管理的目的，要结合具体的管理经验，制定比较详细的精细化管理方案，对每项工作的各个方面进行详细的划分，具体到管理内容、管理目标和工作标准。还要明确责任人和责任部门，要有专业人员对设备进行检查与维护，这一点是非常重要的，涉及到电力系统机械设备的保障，避免不必要的损失。

2.优化工作流程，降低成本

电力系统要对后勤部门进行精细化管理，就要节约成本，认真分析研究那些后勤管理中比较突出的问题，并找出问题的解决对策，再与员工进行讨论，最后制定出一个可行的有效的规章制度，操作性比较强的比较精密的可以长久使用的工作流程。

3.节约能源，防止资源流失

节能减排是一直贯彻在电力系统中的一项机制，要得以落实，就要节约能源，并将服务一线的各部门人员的宝贵经验进行一个定期的汇总整理，制作成一个手册或者相关的规章制度，使之明确，防止能源和资源的流失。

4.完善激励机制，建设公平的电力

系统

电力系统的后勤要做到精细化，就要注意到激励机制的公平程度，可以用严格的绩效考核的方式选拔和任用优秀的员工，对业绩突出的员工进行激励，并加以宣传，积极寻找激励机制的不公平之处，并加以改进和完善，使电力系统在公平的激励机制下发展。

（三）坚持以人为本的原则

电力系统的办公室后勤要管理做到精细化，就要肯定员工的主导地位，员工是具有能动性和创造性的，要让员工将潜能充分发挥出来，就要将员工的积极性全面地调动起来，使员工在电力系统工作中发挥其最大的价值。这一原则如果得以贯彻实施，员工就都会以主人翁的姿态对单位的工作尽职尽责。所以，要搞好办公室后勤的精细化管理，就要善于发现人才、任用人才，以人为本，呈现一个互相尊重的良好的工作氛围。

结语：精细化管理是电力系统中办公室后勤管理的必经之路，也是可持续发展的客观要求，精细化的办公室后勤管理可以大大提高单位的综合实力，对于电力系统长足稳定的发展有着深远的意义。

参考文献：

[1]张土乔.坚定方向 坚持改革 为学校发展建设安全、便捷、优质的现代后勤保障体系——浙江大学后勤社会化改革的实践与思考[J].高校后勤研究.2011（01）.

[2]赵计华，樊玉泉，蔡好智，徐长德，赵明虎，岳宏，彭庆瑞，费思国，路明.精细化运作体系的探索与实践[A].2009煤炭企业管理现代化创新成果集[C]，2010.

[3]贺贵元，郝跃洲，张保旺，韩建中，王立印，和根虎.基于“三大管理”的精细化管理实践[A].2008煤炭企业管理现代化创新成果集[C]，2009.

办公室工作中的精细化管理 第5篇

办公室作为一个管理的中枢部门，承上启下，对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。办公室作为领导的“身边人”，不仅要提升自身的业务水平和思想认识，也承担着从自身的角度，协助企业经营者拓宽思维空间的重任。如何优化办公环节，如何提高会务水平，提高整体服务能力，如何进一步推动精细化管理，这是一个重要的问题。

一、精细化管理的主要内涵

现代意义上的精细化管理，起源于汽车业届风行的“精益化生产模式”，其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产的每道工序、每个环节，从而以最小的投人创造出最大的价值。随着现代社会分工的越来越细和专业化程度的越来越高，一个精细化的工作和管理时代已经来临。新形势下，将企业精细化管理理念融入办公室管理之中，推进办公室从粗放型管理逐步向精细化管理转变，全面提升办公室工作质量和服务效能，是应对新任务、新要求的紧迫任务和有益尝试。

所谓“精细”，就是精密细致之意。在中国传统文化中，有关“精细化”的思想源远流长。宋朝朱熹说道：“言治骨角者，既切之而复磋之；治玉石者，既琢之而复磨之；治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不积畦步无以至千里，不积小流无以成江海”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”等，也均从不同角度阐述了精细化思想的重要作用，精细化管理是源于发达国家的全新管理理念，它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求，其主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。

二、运用精细化管理推进办公室工作水平的总体思路

（一）强化精细管理意识，提升专业队伍素质。

思想是行动的先导。培养精细化管理意识，是精细化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人员在工作中采用缜密思维，提高工作效率，确保工作成效。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事，每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度，从小事做起，把小事做好，从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上。要坚持从基础抓起，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，在“实”上做文章，真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果，确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度，将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终的解决方案只能通过组织成员的整体素质提升的方式实现，提升办公室专业队伍综合素质是精细化管理得到顺利实施的基础和保障。高素质、高效率的办公室人员要求必须具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高，同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神。

（二）狠抓规章制度建设，完善考核评议机制。

推行办公室精细化管理，要求办公室工作走专业化、流程化、标准化之路。要按照精确、细致、深人的要求，明确岗位职责，优化工作流程，完善岗责体系，加强沟通协调。要抓住办公室管理的薄弱环节，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。要通过完善规章制度建设，努力营造高效有序的工作氛围，减少人为因素的介入和工作部署的随意性。狠抓管理制度落实，建立健全和认真执行办公室的各项管理制度、岗位责任制度和工作程序，坚持按制度办事，规范办公室管理和服务行为。要根据岗责体系的要求，积极推进办公室绩效考核，完善考核评议机制。科学设定绩效考核指标体系，坚持定量考核与定性考核相结合、综合考核和分类考核相结合、内部考核与外部评议相结合的形式，以增强考核的科学性、公正性和可操作性。坚持将考核结果与奖优评先、职务晋升等有机结合起来，完善考核评议机制，推动办公室各项工作水平的提高。

（三）培育精细管理文化，不断提升办公室软实力。

办公室要努力将精细化管理上升为一种文化，使之成为打造和提升办公室软实力的重要途径。美国管理学家、行为科学管理理论代表人物梅奥通过著名的“霍桑实验”表明，工人不仅仅是由金钱驱使的“经济人”，而且是“社会人”，精神的力量、社会关系的影响对工人的行为方式起着特殊的决定作用。推行办公室精细化管理，同样必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育，积极营造出昂扬向上的文化氛围，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。办公室人员要自觉实践勤于服务、乐于奉献的核心价值观，努力做到围绕中心、服务大局、爱岗敬业、甘于奉献、雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当作一种工作要求一种精神境界和一种文化素养，真正融人工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。

三、运用精细化管理推进办公室工作水平的实施路径

（一）以学习教育为先导，提高队伍整体素质

办公室工作的开展需要一流的工作队伍，而打造一支优秀的团队离不开学习和教育。一是加强精神理念教育。通过开展以“维护大局，团结协作，忠于职守，无私奉献，适应形势，勤俭好学，深人实际，求实创新”为主要内容的办公室精神教育活动，增强干部职工的“大局意识、服务意识、奉献意识、发展意识”，使办公室精神成为办公室人员工作创新发展的内在动力。二是加强政治理论学习。紧密联系办公室工作实际，结合本地经济和社会发展，合理安排政治理论学习内容，多学习一些时效性较强的政策法规和理论文章，努力提高办公室工作人员把握政策的能力，服务经济和社会发展的能力，更好地发挥参谋辅政作用。三是加强业务学习培训。新形势的发展，对办公室工作人员的能力要求越来越高，因此，必须加大对办公室人员的业务学习和培训力度，采取举办公文知识培训班、计算机操作技能比赛等多种形式，达到“四会”（会网络、会公文、会表达、会协调），使办公室人员成为情通业务的“专才”，能写、能说、能协调的“通才”，以最短的时间、最小的成本高质量地完成各项工作，获得最大的成效。

（二）以制度建设为基础，提高事务管理水平

实践证明，职责不明确，制度不健全，往往是造成工作效能低下的症结所在。实施精细化管理，必须要有制度作为坚实保障。一是健全完善制度。结合新的工作形势，立足当前，着眼长远，注重操作性、实用性和长效性，对符合当前工作形势发展的规章制度给予保留，反之进行修改、细化和完善，对目前应建立而没有建立的规章制度，及时组织人员制定，使规章制度成为规范职工工作行为的有效手段和提高办公室服务效能的坚实保障。二是规范工作程序。规范和细化办公室工作流程，严密各种手续，有效地推进政务和事务工作的规范化、标准化建设，每一项工作都在规范的工作程序下操作，从而保证办公室工作各个环节运转高效顺畅。三是强化责任落实。按照定岗、定职、定责的要求，明确细化工作职责。对照制度和职责，强化责任落实。用制度加强内部管理，用职责约束职工行为，形成完整的责任链条，把精细化管理落实到政务和事务工作运转的全过程，确保办公室各项工作高效有序运转。四是狠抓制度执行。制度制定得再好，不去严格执行，就如同虚设。通过组织开展联合检查，抽调有关人员，每月定期对办公室各部门制度执行、工作推进等情况进行督促检查，确保每一项制度都能落到实处、每一项工作都能按照既定目标推进。

（三）以降耗节支为举措，降低办公运行成本

降耗节支是实践科学发展观的重要举措，降低办公运行成本是构建和谐发展型办公室的必然要求。一是倡导节约意识。提倡和引导办公室工作人员从实践科学发展观的高度，充分认识节约资源对经济和社会发展的重大意义，从自身做起，从身边的点滴事情做起，养成节约一张纸、一滴水、一度电、一升油、一分钱的良好习惯，把节约变成自觉行动，形成崇尚节俭的工作作风和浓厚的氛围。二是提高工作效率。做到工作求质量，办事求效率，力求以尽可能小的资源消耗和办公成本，获得最高的工作绩效。充分利用现代化办公设备和条件，降低人力资源消耗，减少加班工作时间，压缩办公成本。同时，要求办公室人员牢固树立责任意识、效率意识和成本意识，工作有计划，做到今日事，今日毕，并学习掌握现代化办公技术，努力提高工作效率。三是压缩弹性支出。对管理措施进行量化和细化，大力压缩电话费、水电费和交通费等弹性费用支出。电话费按工作量设定最高限额，并进行严格控制；水电坚持每月对比分析，及时发现问题，及时处理，堵塞管理漏洞，降低水电损耗；量化和细化车辆加油管理，认真做好车辆台账记录，严格规范车辆维修审批手续，降低车辆油量消耗和维修费用支出。

（四）以创造精品为目标，实现优质高效服务

精细化管理就是强调注重细节，通过把工作做细做实创造出精品。一是创造参谋辅政精品。在撰写文稿方面，要站在领导的角度观察分析问题，紧扣领导的思想脉搏，超前思维和创造性思考，把有见解的好观点、好措施大胆融入文稿，使文稿起草的过程成为服务的过程，达到以文辅政的目的；在文件的跟踪、急件的督办方面，认真了解时限和要求，确保文件运转高效畅通；在参谋辅政方面，围绕烟草行业发展的重点、难点和热点，沉下心到一线深入调查研究，走出去到先进市县虚心学习，及时为行业提供基层翔实情况和发展先进经验，力争每一篇调研文章都是精品。二是创造会议接待精品。随着经济和社会的发展，办公室的接待服务工作日益增多，工作量也越来越大。要树立严谨填密的工作思想，各类会议、活动、服务做到协调有序、周密细致，不出现任何差错，达到领导和服务对象满意，圆满完成各项接待服务任务。在会议承办方面，从起草通知到会议结束，既要有全盘通畅的统筹安排，又要有周密细致的环节把握，把每一项工作做细做实，确保会议在召开过程中不出现任何纰漏，达到最佳效果。三是创造办事服务精品。在服务方面，善于变被动为主动，对一些常规性规律性、阶段性等确定性工作，主动着手，提前准备；对临时交办的任务、应急事情和突发事情等非确定性工作，要灵活应变，忙而不乱，把问题想在先，把工作做在前，以认真、再认真的态度，把每一件事情做细做实做到位，交一份满意的答卷。特别是在事项督办方面，严格按照时限要求，认真细致地督办，对已完成的，要认真核查完成质量，对未完成的，要仔细查明滞后原因，做到件件有着落，事事有回音。在事务服务方面，办公室担负着机关后勤保障职能，灯不亮、水不流、电话不通、网络不畅、车子不转等事务性工作，看似很小，如果没办好或办的不及时，就可能影响机关工作的正常有序运转，甚至引起混乱，必须认真考虑和处理好后勤管理方面每一个细小环节，要超前发现问题，及时处理和解决问题，提供周到细致的服务，提高办事效率，发挥好后勤保障作用。

办公室行政管理精细化的思路论文 第6篇

关键词：行政管理;科学;工作;精细化

在企业管理人员所有需要考虑的问题中，如何提高办公室行政管理工作精细化是一项重要内容，为所有企业管理人员所重视。而且这代表了企业行政管理的一个新方向和新趋势。如果能够实现管理工作的精细化，不仅利于提高办公室行政管理工作的效率，还有利于节约企业的管理成本。因为办公室管理工作的精细化是一种科学合理的管理方法，能够利用最低成本，实现最高的工作效率，以及获得最大的利益。但是办公室行政管理工作仍然存在很多问题，是企业目前没有意识到或意识到而并未解决的。

一、企业行政管理存在的问题

(一)管理者的管理意识低

通常管理者的管理意识强弱决定了一项管理工作是否科学合理和效率的高低，管理者具有良好的管理意识是一项良好素质。当管理者的管理意识足够精细，管理工作才能够深入贯彻的执行，能够充分考虑到各方面的因素以及需要，并及时提出解决方法，提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精细化的客观条件。

然而通过实际工作中调查发现，大多企业中的管理层人员通常缺乏精细化的管理意识，对一些可以高效率完成的管理工作，由于缺乏管理意识操作，导致管理工作进行的缓慢拖沓，甚至无法进行。

(二)管理制度不够健全

通过分析大多的企業的组织结构图，会发现了解到很多组织结构都偏粗劣，很多部门的管理工作有特别大的相似性，而且管理工作的叙述概念较笼统，一般都没有针对不同的办公室制定不同的管理办法。因此导致管理人员的工作同样概念模糊笼统，在一些方面无法做到面面俱到，工作更无及谈精细、创新。

同样的在某一部门中，管理人员对于低层管理人员分工不够明确，责任落实不具体，因此对于激发工作人员的积极性也不利，对于管理工作的开展也带来了一定程度的消极性。

管理工作一部分内容是对工作人员的奖惩，存在的问题便是绩效考核制度明确却缺乏考核执行，尽管制定了绩效考核制度，然而在具体的实践工作中却无序混乱，落实不到具体。

(三)管理目标模糊

在人的需求层次理论中，刺激引发需求，需求决定动机，而动机则决定了一个人的行动。动机即目的、目标，如果没有明确的目标，则无法实施有效的行动，因此有一个明确的目标，对于企业的办公室行政管理工作来说也是非常重要的。然而普遍存在的问题就是办公室行政管理工作中，管理工作没有明确的目标，仅凭经验来进行管理工作，脱离实际，既而也增加了管理工作的负担，又无法有效的完成管理工作。

(四)缺乏科学量化的管理方式

由于管理工作的进行需要考虑到各个方面，因此需要建立一个科学量化的管理体系，通过科学量化某些方面的指标，如员工的品德、能力、以及工作绩效，可以实现局部的管理工作精细化。但大多数企业存在看重员工的绩效，而忽略员工的品德的现象，管理人员对工作人员的评价过于片面，难以调动员工的积极性，反而增加了管理工作的压力。

同时企业对于不同岗位，大多也没有做到具体情况具体分析。而不同的岗位就有不同的内容、性质，如果对所有的岗位实行统一的量化方式，没有针对性，也不利于管理工作的精细化。

(五)管理人员或员工职业素质不够高标准

当然部分工作人员的职业素养非常高，工作积极，具有团体协作意识，能够高效完成自身的工作，也能够帮助完成其他人的工作。然而，也少部分存在工作人员或者行政管理人员的职业素养不够高，不仅没有主动的更新自身的职业知识，甚至以自我为中心，为了一己私利而不顾集体的利益，缺乏精细工作的意识，工作敷衍塞责的想法。即使管理人员再如何精细，管理制度再如何科学合理，没有工作人员的配合，管理工作的精细化也无法进行，这也是管理工作精细化的直接阻力。

二、办公室行政管理工作精细化思路

如果行政管理人员和员工都能够意识到以上的问题，并能够积极提出针对性解决措施，则办公室行政工作的精细化将指日可待。

(一)行政管理人员管理意识的提高及实际应用

管理人员在实际管理过程中，应当始终秉持以企业核心价值观“精品、人品”同在精神，并以“精华、细化”的态度原则，加强对基层工作办公室调研力度，有针对性的对各个不同的岗位制定出不同的管理方式，精分细化管理工作，规定工作的流程以及不同工作人员的责任。

行政管理人员不能缺乏耐心和细心，需要一步一步地将工作规范化、精细化，同时行政管理人员也应当加强自身的学习，与时俱进，更新自己的管理思想。制度是硬的，人是活的，以灵活的管理思想执行精细化，带动整个工作的精细化思路灵活善用。

(二)管理制度规范化

如企业组织存在结构粗劣的话，就可以在一定程度上细分组织结构，并依此细分部门的工作范围，进一步可以细分工作人员的职能范围。由整体入手，一个阶段一个阶段地细分，实现管理制度的规范化以及精细化。

而且为了管理工作的精细化，需要将管理精细化的理念，深深植入工作人员的思想中，通过理念的改变可以使工作人员在具体的工作中调整自己的行动，协助完成工作的精细化。而如何完成这项目标，就需要通过管理制度的规范化以及精细化。这也进一步说明了管理制度规范化的重要性。

(三)明确管理目标，实现管理工作的流程化

有一个明确的目标，对于实践行为具有重要的指导意义。有一个明确的管理目标，可以规范管理人员的管理行为。在实现目标的道路上，能够随时引导行政管理人员的错误行为回到正轨，有利于实现管理工作的精细化。

以八年的办公室行政工作经验发现，工作的流程化可以大大提高工作的效率。如中铁贵州工程有限公司，虽然是20xx年成立的新公司，公司的新生代力量较多地为公司注入更多的新元素工作理念，年轻的团队却实力不轻，勇于创新、敢于发现，工作愿意改老路线，走提高工作效率的细致化、创新化的思维管理观念，对于管理工作亦如此。行政管理人员规定每个工作岗位的权力与责任，细分一整项工作，每位或每几位工作人员负责一项内容，最后将所有内容进行整合，完成这项工作。简单的工作流程可以积极促进管理工作的精细化和规范化，同时还能降低工作人员的负担和管理工作的压力。新公司也罢，人才年轻经验少也好，主要在于工作思路要新与细，后浪必然会推前浪。

(四)量化、细化管理项目

要想提高行政管理工作的效率，应当摆脱传统的模糊管理，即没有科学量化管理方式，缺少科学量化的管理方式，即缺少了一个有效调动员工积极性的工具。因为不同的岗位，具有不同的性质和内容，因此需要实行不同的量化考核方式。而且需要对员工的品德、能力及绩效进行相同的考核，这样才能做到充分公平，调动员工的积极性。员工的工作积极性提高了就会实现对行政管理工作的配合，繁重的行政管理工作也会因此变得轻松简单。

(五)全面提高员工职业素养

办公室行政管理工作的精细化同样依赖于对员工职业素养的培养。办公室行政管理工作过于零碎、繁重，如果员工不能够积极配合办公室的行政管理工作，管理工作的工作量就会因此而加大，也自然影响了办公室管理工作的精細化。

企业应当加强对工作人员工作思想的培养，让员工对企业和工作具有认同感，能够积极主动的参与管理工作。为行政管理工作的精细化奠定基础。

三、总结

办公室的工作任务繁重，细节颇多，工作任务的实施好坏是关系企业整体发展的重要环节。如果能够实现行政管理工作的精细化，建立一个科学的企业管理方式，可以提高整体工作效率，降低企业的发展成本，对于企业的发展具有良性的促进作用。

参考文献：

[1]袁昌莉.试论实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].东方企业文化，20xx，(9)：228-228，229.

加强办公室的精细化管理 第7篇

【摘要】在新时期的发展背景下，面对机遇与挑战，办公室作为企业的核心部门，精细化管理不仅是创新办公室管理方法，提高企业自身竞争力应对市场的需要，也是企业健康可持续发展的内在驱动力。本文对办公室工作精细化管理的难点以及应对策略进行了阐述。

【关键词】办公室工作；精细化管理；应对策略

办公室作为企业的综合管理部门，发挥着承上启下、沟通内外、协调左右的中心枢纽作用，面对新时期的机遇与挑战，践行精细化管理是企业提高自身竞争力应对市场需要，促进企业稳步发展的必然趋势。那么如何提高办公室工作的精确化管理呢？转变观念是前提，精准落实是关键。因此，分析办公室工作精细化管理存在的主要问题是非常有意义的，只有将问题剖析清楚，才能够为办公室精细化管理提出更加有价值的策略。

一、办公室工作精细化管理存在的主要问题

（一）精细化管理的认知水平不高。在办公室管理过程中，精细化管理工作的“本”就是“人”。要从根本上提高办公室工作精细化的管理水平，办公室人员是精细化管理的核心，是推进办公室精细化管理的内在动力。办公室工作无小事，但是在实际工作中，通常出现的情况是事情多、任务重，“眉毛胡子一把抓”或是“捡了芝麻丢了西瓜”，没有从全局思考问题、谋划工作，很少有人能够真正的认识到办公室工作精细化管理的重要性，认为只有大事才值得注意，往往把精力和时间以及工作的重点放在办大事谋划全局上。从而忽视了办公室中的各?N小事、琐碎的事；没有意识到一个企业要实现长远的发展目标，办公室工作精细化管理是十分有必要的。办公室人员缺乏对办公室工作精细化管理的认识，任何细节的疏忽和失误都将造成巨大的风险隐患，会导致办公室的氛围懈怠，严重影响了办公室和谐以及企业的经济效益。

（二）办公室精细化管理制度建设有待完善。提高办公室精细化管理，落实办公室管理工作细节是非常有必要的。精细化管理主要以“精、准、细、严”四个字概括。健全完善的企业制度建设，不仅可以明确议事规则和职责范围，还可以切实做到以制度管人、管事，形成较为有效的制度约束规范，才能真正实现企业管理有章可循、有据可依。同样，办公室精细化管理也需要完善的管理制度。办公室制度的建立能够防止岗位混乱、职责不清。尤其在工作出现问题时，没有良好的规章制度，会导致办公室的工作混乱，完全脱离办公室精确化的原则。虽然目前大部分企业的办公室管理制度已相对完善，而且也解决了实际工作中的很多问题，但是还有许多进步的空间，尤其是对于一些棘手的办公室精细化管理问题，提前做好准备措施是非常有必要的。

二、提高办公室精确化管理的应对策略

（一）突出全局，着力提升精细化管理意识。思想是行动的先导，理论是实践的指南。办公室工作精细化管理是一个全员参与的过程，要从根本上提高办公室工作精细化管理水平，最重要的就是强化办公室人员对办公室工作精细化管理的认识。只有每一个人都参与到精细化管理之中，精细化管理才能落到实处，才能发挥出成效。精细化管理不是一句口号，关键在于行动和落实，要充分调动办公室人员的积极性，把“以人为本”的思想渗透到精细化管理工作的全过程，不断增强精细化工作意识，秉承“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”，精益求精，让全体人员都愿“撸起袖子加油干”，努力形成精细化管理推行的强大合力。只有从根本上认识到办公室精细化管理的问题，才能够在接下来的工作中做的更好。

（二）加强把控，落实精细化管理细节。“细节决定成败”，提高办公室精细化管理，落实办公室精细化管理的细节是关键。“合抱之木，生于毫末；九层之台，起于累土”。办公室工作无小事，任何大事都是由小事积累起来的，无论是办文中的字斟句酌，还是办会中的反复演练，都是做好办公室全局工作的重要组成部分。只有看得到宏观，弄得懂中观，抓得住微观，“大处着眼，小处着手”，才能把精细化管理工作做好。另一方面，要结合企业自身的实际情况，不断树立精细化管理模式及理念。建立完善的岗位责任体系，将各个岗位的工作区分开来，切实落实好办公室工作中各个岗位的具体工作，运用各种细化、量化的方法，做好标准化、精细化、规范化管理工作，加强各环节“精、严、细、准”的工作要求。

（三）建章立制，完善办公室精细化管理的考评制度。建章立制、强化责任是推动办公室精细化管理落实的“硬杠杠”，以制度化推进精细化，把精细化成果与责任制考核相结合，做到考有依据，赏罚分明。以“精、准、细、严”为基本原则，对照办公室工作职能、工作分工和岗位责任，建立起责任明确、各负其责的工作责任机制。同时，建立完善的考评制度，强化目标管理，完善奖惩制度、工作评价机制，从根本上提高办公室的精细化管理水平。

三、结语

综上所述，新时代要有新气象，新起点呼唤新作为，在新的历史起点上，立足办公室精细化管理新实践，与时俱进推进精细化管理理念，积极建立健全精细化管理工作格局，在办公室精细化管理中不断有新作为、新创造，切实提升精细化管理水平。

【参考文献】

加强办公室的精细化管理 第8篇

精细化管理是科学管理的流派之一, 源于西方发达国家的一种企业管理理念, 经过实践发展, 该理论强调管理责任的具体落实, 注重工作任务的清晰规范, 重视工作流程的细节以追求良好的绩效结果。在当前深化改革的形势下, 将这一理论运用于高等学校学院办公室管理中具有现实的指导意义。

一、办公室实施精细化管理的可行性初探

精细化管理在理论渊源上是泰勒的科学管理思想, 是在企业管理实践中形成和发展的管理方法和理念。高等学校及下设的学院以非盈利性明显区别于企业, 精细化管理需要同办公室工作性质的基本特点结合起来, 才能有效地实施。

(一) 办公室工作的综合性, 是实施精细化管理的基础

办公室工作涉及面广且复杂, 不仅要面对学校的多个职能部门, 还要面对学院内部的教学科研人员和众多的本科生和研究生。办公室不仅要承担教学管理、科研管理、组织人事、后勤保障等诸多工作, 还要沟通和协调各个方面的关系, 具有综合性的特点, 需要科学分工。精细化管理的核心就是组织内的各部门、各环节需要分工协作, 需要精密的配合与互动。整个办公室管理过程是科学方法和组织艺术的有机统一, 办公室的大多数工作都有一个对口的职能部门, 具有专业化的特点, 需要科学的分工, 各种工作之间又都服从服务于高校教学科研的中心任务, 需要合理的协作。

(二) 办公室工作的事务性, 是实施精细化管理的关键

办公室承担教学管理、科研管理、人事组织、公文印章、会议接待、资源分配与协调等日常性事务性工作, 具有程序化的特点, 需要规范流程。精细化管理注重工作方式标准化、管理办法制度化、运行控制绩效化。办公室在处理事务性工作时, 可以制定一系列的岗位职责, 设定一定的流程, 通过计划、审核、执行和监控的过程, 减少组织运作的失误, 杜绝部分管理漏洞, 增强参与人员的责任感。所以, 事务性的工作可以量化, 通过设立一定的指标加以考核, 不断提高管理绩效。

(三) 办公室工作的服务性, 是实施精细化管理的根本

办公室在组织结构中处于中间层, 是学校职能部门和学院师生员工沟通的中间环节, 办公室在工作对象位于最基层, 直接面对本单位的教师和学生。这些因素决定了办公室工作具有服务性的特点, 需要提高质量。精细化管理把服务者的焦点聚集到满足被服务者的需求上, 以获得更高效率和效益, 从而实现整个组织的竞争力提高。办公室面向学院师生提供各种服务, 就是在为师生的教学科研解决各类难题提供保障, 使其能集中精神安心于本职工作和学习, 发挥出最大的才智取得更好的成绩, 这有利于整个学院的发展。因此, 实施精细化管理, 及时、有效地满足师生员工的需求, 是办公室管理的根本所在。

二、办公室实现精细化管理的途径

办公室精细化管理就是指办公室员工在工作态度上能精益求精, 追求精进, 在工作执行上能见微知著, 关注细节。这就需要增强三个意识、健全规章制度和岗位职责及工作流程、加强过程管理和完善激励机制、引入办公信息化管理系统是必要的途径, 对改进办公室的工作, 提高工作效率有着深远的意义。

(一) 增强规则、细节和服务的意识

办公室工作是高校学院运转的枢纽, 工作繁多责任重大, 更新办公室管理理念, 增强办公室成员的规则意识、细节意识和服务意识是抓好办公室工作精细化管理的基础。在办公室工作中, 规则意识是指决策和执行行为需要科学规范, 按规章办事, 按流程办事, 这就要求工作人员要有严谨负责的工作态度和强烈的责任感, 提高工作的执行力;细节意识是指在行动手段和方法上注重甄选和考量, 为达到目标关注细小环节, 强调成本控制, 注重日常积累, 这就要求办公室工作人员树立“细节决定成败”的工作理念, 在工作过程讲质量、讲效率, 从小事和具体的事情做起, 养成精细化工作的习惯;服务意识是指在工作中要注意收集工作效果的反馈, 听取意见和建议, 根据实际情况的变化和发展, 有针对性、协作性地开展工作, 这就要求工作人员热爱办公室的工作, 树立乐于奉献、任劳任怨、尽职尽责的良好服务意识。办公室工作人员树立并增强这三个意识, 就要求加强教育培训工作和思想教育, 培养工作人员的精细意识, 把对工作的要求固化到工作习惯之中。

(二) 健全规章制度、岗位职责和工作流程

精细化管理以制度健全、目标明确、岗位明细、责任落实为显著特征, 强调目标的细化、分解、落实。实行刚性的制度, 规范人的行为, 强化责任的落实, 以形成优良的执行文化是其核心理念。因此高校学院办公室管理的每一方面、每个细节都要建立相应的管理制度来进行规范, 各项规章制度、岗位职责和工作流程要做到精细化。

制度是管理的基础和保证, 是要求大家共同遵守并按照一定程序办事的规程和行动准则。办公室管理制度必须健全, 凡办公室主管的工作都要建立相应的规章制度。如:教学、科研、人事组织、后勤保障、安全保卫、公文管理等各方面的规章制度, 既要切实可行, 又要全面覆盖所有业务, 不能遗漏导致无章可循。制度不可能制定了就不修改, 还要持续完善。相关规章制度要汇编成册, 发放给师生, 让他们能够充分了解。

要在办公室工作中, 如果岗位职责混乱就会导致管理无序和责任推诿等, 影响工作效率。在这种情况下就要围绕岗位制定目标责任制度, 将整个管理目标有机分解, 合理分工, 要按照定岗、定责、定标准的要求, 健全办公室工作的岗位责任体系。将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位, 形成岗位工作规范, 制订详细的岗位操作手册。

有了规章制度和岗位职责后, 要建立科学、清晰的工作流程。办公室各项工作要依据职能分解科学设计标准化和精细化的流程, 要层次清晰和结构合理, 查询极其方便迅速, 使工作流程成为管理者和岗位操作人员的工作指南。同时在流程设计中要努力实现各环节间的有效对接, 有机配合, 信息共享, 既相互促进又相互制约, 既提高效率又减少差错。

(三) 加强过程管理, 完善激励机制

高校学院办公室工作人员在繁杂且重复的工作和精细化的流程中, 人员难免因为过于繁忙和细致而产生的放松、枯燥和厌烦的情绪, 在此加强过程管理、引入激励机制, 提高人员的积极性显得尤为重要。

办公室管理中要强化过程管理和监控, 构建精细化管理的工作架构, 提高办公室管理的执行力和效果。首先, 要注重工作的前期严密组织策划。办公室要坚持工作例会制度, 对需要落实的工作逐一分解, 要编制办公室各岗位的工作每周任务表, 做到责任到人, 提出工作要求和完成时限, 方便操作和考核。其次, 要做好工作过程中的控制协调和监管。办公室工作例会不仅计划工作, 还有进行汇报前期工作进展情况, 发现问题及时指导和纠正。同时工作中要及时检查工作进度, 帮助发现问题, 督促工作保质保量的完成。最后, 要建立办公室工作考评体系, 进行全面考核评价, 完善激励机制。把员工的工作业绩、工作能力、工作态度列入考评标准内, 对工作人员的综合情况进行考评, 考评结果与奖励和任用挂钩, 能促使工作人员更加重视自己的工作完成情况, 提高工作积极性, 为提高管理水平提供可靠保障。

(四) 引入办公信息化管理系统

在信息时代背景下, 实现网络信息化管理才能更好地实现信息资源共享、增强科学决策, 提高学院的管理水平和工作效率。高校学院办公室要建立起完备的数据库和办公信息化管理平台。

精细化管理以数据化为标准、信息化为手段, 讲究程序范式和流程监控。首先, 办公信息化系统要通过设计、研发和完善符合组织需要的办公自动化系统, 采用相应的硬件设施和设备, 建立起相应的信息数据库、办事流程, 就可以为实现管理目标创造良好的工具条件。其次, 信息化管理系统必须要建立完备的电子档案, 做好各类基础信息数据的收集、整理和输入。只要完善的基础信息电子档案才能有助于实施、改进精细化管理, 提高院系办公室的工作效率和质量。通过办公自动化系统, 还可以实现量化的绩效评估和工作考核, 避免考评里不合理的人为因素, 达到客观公正, 增强管理工作的公平性。

三、办公室实施精细化管理的思考

精细化管理在办公室日常运作和提供服务上具有鲜明的优势, 强调成本控制, 关注细节优化, 重在执行力的提高。这是办公室工作顺利开展的重要保障。同时要注意到办公室工作还包括一些非事务性工作, 并且既有服务职能也有管理职能。因此在不同工作中和有关工作交叉时要全盘考虑, 避免只重经济效益和经济奖惩, 发挥员工的主观能动性, 保证各方面工作都能稳步推进。

企业实施精细化管理是和企业特定的用人机制联系在一起的。优胜劣汰是这个机制的显著特点, 在办公室实施精细化管理则需要注意在人事制度这方面的差异。在具体操作中避免按岗定责变成按人定责。这需要在刚性的执行纪律之外, 考虑到现有管理队伍的构成, 既强调精细化管理的基础性, 又讲人性化管理的调节性, 做到管理科学性和艺术性的统一。这样才能保证组织目标的最终实现, 为广大师生提供更好的服务。

参考文献

[1]杨微微.高等院校二级学院办公室管理工作研究[J].科技创新导报, 2010 (8) .

[2]罗明非.高等学院二级学院办公室管理工作研究[J].高等函授学报 (哲学社会科学版) , 2011 (5) .

[3]蔡华清.高校二级学院办公室管理探析[J].福建高教研究, 2010 (5) .

[4]叶小平等.基于目标管理的高校二级学院办公室管理工作[J].南京工程学院学报 (社会科学版) , 2011 (3) .