办公室档案管理工作

办公室档案管理工作（精选12篇）

办公室档案管理工作 第1篇

关键词：办公室文秘,档案意识,档案管理

一、强化办公室文秘“档案意识”的重要性

(一)办公室文秘的“档案意识”决定着档案资料是否能得到完整的归档。

办公室文秘人员是文档资料主要的整理者,会议记录、领导讲话、制度文件都是由文秘人员整理的,而这些资料都是档案文件的重要内容,因此,办公室文秘“档案意识”的强弱直接关系到档案资料的完整与否。“档案意识”较强的文秘人员在工作中会注意收集和整理这些档案资料,并及时归类入档,形成完整的档案资料,而没有“档案意识”的文秘人员则会忽略档案资料的整理和收集,造成档案资料的缺失。

(二)办公室文秘的“档案意识”决定着档案的功能能否得到充分发挥。

档案室对历史资料与文档的收集,其最核心的功能还是日后的使用价值,而档案的使用价值与文秘人员的“档案意识”是密不可分的。一方面,若文秘人员“档案意识”较弱,必然不能保证档案资料的完整性,对于档案资料的功能发挥必然造成不利影响。另一方面,文秘人员的“档案意识”较弱,还使他们会在工作中忽略对历史档案文件的利用,如文件的起草等,影响了档案的功能发挥。

二、当前办公室文秘档案管理中存在的问题

现阶段办公室文秘档案管理中主要存在两个问题:

(一)办公室文秘自身专业素养较差。

很多办公室文秘人员都不是科班出身,对于档案管理不了解,工作中也没有经过相关的系统培训,专业素养薄弱。具体表现在两个方面:一是不了解档案管理的重要性,在工作中也不会注意去整理和收集重要的档案资料,不明白档案收集和整理的意义,导致档案管理的混乱和档案资料的缺失。二是缺乏科学的档案管理的技巧和方法,完全靠自己的经验来开展档案管理工作,导致档案管理中问题重重。

(二)办公室文秘人员忽略档案管理工作。

很多办公室文秘人员对于档案管理工作缺乏重视,把工作的重心放在了起草文件、文秘服务工作上,归档意识不强,不能有效配合单位档案做好文档的归档工作,导致档案资料出现缺失。

三、强化办公室文秘“档案意识”的策略

针对办公室文秘档案管理工作的现状,本文提出了强化其“档案意识”的策略,主要分为三个方面:

(一)加强办公室文秘的培训教育。

加强专业培训,不断提升文秘人员的专业素养,是强化办公室文秘“档案意识”的重要途径。单位或部门可以有针对性地开展各种形式的培训,不断提升文秘人员的“档案意识”。其培训的内容主要可分为三个方面:一是档案管理相关法律法规和知识方面的学习和培训,特别是要将这些法律法规和知识与文秘档案管理中的实际工作结合起来,提升理论学习的实效性。二是要加强对档案管理重要性的认识方面的学习,重点让文秘人员认识到档案管理的功能,意识到档案管理的重要价值,从而从内心中重视档案管理工作,提升“档案意识”。三是要加强档案管理方法和技巧方面的学习,提升文秘人员的档案管理水平。同时,单位在进行办公室文秘人员的选拔和招聘时,要重视人才的专业对口程度,在选拔中要加入档案管理方面内容的考察,从源头上提升办公室文秘人员的“档案意识”。

(二)加强档案管理操作实践。

档案管理工作是一项实践性很强的工作,仅仅通过培训是无法大幅提升文秘人员的“档案意识”的,必须要在实际工作中大量实践,不断总结经验和教训,才能提升档案管理水平,在实践过程中提升“档案意识”。因此,办公室文秘人员要不断加强档案管理实践,在工作中积极进行文档资料的收集、鉴别、归档,形成自觉性的意识,提升档案管理水平和“档案意识”。

(三)强化档案资料的利用导向。

档案资料最大的价值是其可利用性,因此,要在档案管理中强化档案资料的利用导向,以档案利用为出发点去做好档案管理工作。要主动地去了解领导和其他部门同事对档案资料的实际需求,并以此最大限度地去开发和储存档案资料,提高档案资料的利用效率。

四、总结

总之,档案管理工作是办公室文秘工作的重要内容,办公室文秘人员的“档案意识”对档案管理工作效率具有重要的影响。现阶段,办公室文秘档案管理工作中存在一些问题,主要体现在办公室文秘人员的“档案意识”薄弱。因此,要不断加强办公室文秘的培训和教育,并加强操作实践,理论与实践相结合。同时,要强化档案资料的利用导向,通过这些策略来强化文秘人员的“档案意识”,以提升档案管理工作效率。

参考文献

[1]张雁泉.文秘工作中电子档案的管理与规范[J].兰台世界,2008,(16):36-37.

[2]高姗.关于加强文秘人员档案意识的建议[J].黑龙江科技信息,2013,(5):125.

办公室档案管理制度 第2篇

一、为加强起重机档案管理工作，有效地保护和维护用户合法权益，特

制订本规定。

二、起重机档案资料如下：

1、安全检验合格证。

2、安装、改造、维修告知书。

3、起重机产品合格证。

4、自检报告。

5、起重量限制器合格证，说明书。

6、特种设备使用登记证。

7、监督验收检验报告。

8、起重机监督检验证书。

9、电动葫芦合格证，使用说明书。

10、起重机说明书。

三、用户应在本公司档案室存档以上资料、有保护档案的义务。

四、档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行网络化

管理。

五、公司应指定专人负责档案管理工作（即资料员）

六、档案工作由部门领导统一负责，档案室负责接收，收集、整理、立

卷、保管。

七、公司档案的分类和编号，确定保管期限：永久、长期、短期。

八、借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需输档案外借手续，经档案室领导核准后方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线，更不能随意乱放，以免遗失。

办公室档案管理工作 第3篇

关键词：医院；办公室；档案管理；问题；对策

近年来，随着我国医疗行业发展脚步的不断加快，办公室档案管理工作引起了医院领导部门的高度重视。作为医院管理工作的一个重要组成部分，办公室档案管理不仅关系着医院各项医疗活动的顺利开展，而且对提高医院整体管理水平也具有重要意义。所以，结合当前医院办公室档案管理工作开展的实际情况，采取针对性的措施对该项工作进行不断优化与完善是至关重要的，应该引起医院领导部门的高度重视。

一、我国医院办公室档案管理工作中存在的问题

尽管我国大部分医院领导部门对办公室档案管理工作都给予了高度重视，并采取了一系列措施提高管理水平，但整体结果却显得有些不尽人意。究其原因，主要是因为当前档案管理中仍然存在一些问题尚未解决，这些问题归纳起来，大致包括以下几个方面：

（一）档案管理工作缺乏足够重视

从我国医院办公室档案管理工作的整体水平来看，较之一些发达国家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分医院领导部门对办公室档案管理工作缺乏足够重视，

（二）医院办公室档案管理现代化水平不高

随着我国科学技术飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到医院办公室档案管理中，但由于对这些设备和技术缺乏充分利用。从而导致当前我国医院档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，导致档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标以及管理手段。此外，也没有结合医院的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发利用也相对较为薄弱，这些问题造成了医院档案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）管理人员素质参差不齐

就我国目前医院办公室档案管理人员的素质现状来看，很多人员的业务技能和管理能力都无法满足档案管理的根本需求，尤其是一些乡镇医院的档案管理人员，无论是专业水平还是文化程度，都相对较低，甚至还有些管理人员是从其他部门转借来的，这类人员往往身兼多职，无法将全部精力放在办公室档案管理上，从而导致档案管理水平等低下，档案利用率不高。除此之外，医院发展对办公室档案管理人员素质要求的不断提高，但对员工的培训工作却并没有得到有效开展，从而使得员工的业务水平和技术能力落后，在开展管理工作的时候显得力不从心，无法提高档案管理的整体质量。

二、医院办公室档案管理工作中问题的对应策略

办公室档案管理工作中存在的问题直接影响了医院整体管理水平的提升，同时对企业可持续发展目标的实现也会在一定程度上造成阻碍。所以，结合医院发展的实际情况，采取针对性的措施将问题解决非常重要。

（一）完善医院档案管理制度体系

任何一项管理工作都需要有健全的制度作为支撑，办公室档案管理也不例外，越是完善的规章制度，对档案管理水平的提升越有利。所以，医院若想要从根本上提高办公室档案管理水平，就需要结合医院发展的实际情况和根本需求，制订科学完善的管理制度体系，并确保各项制度能够在实际工作中得到切实落实，做到责任明确，量化到人，实行绩效考评和工效挂钩的考核机制，以此来对员工日常工作的实际情况进行全面了解和掌握，对工作中存在的不足之处进行不断完善，以此来确保办公室档案管理工作有序、高效的进行，最终达到促进医院良性运作的根本目的。

（二）强化办公室档案管理意识，提高档案管理信息化水平

随着我国科学技术的飞速发展，管理信息化也成为了办公室档案管理的一个必然趋势。为了顺应时代的发展潮流，必须注重档案管理信息化的实现。首先，医院应该从办公室档案管理的内容出发，加大对先进设备和技术的投入力度，将计算机技术和网络技术充分利用起来，实现各项管理工作的自动化、数字化。同时，要强化办公室档案管理意识，从管理者到基层员工，都要从根本上认识到办公室档案管理的重要性，从而在工作中不断对档案管理工作进行完善。

（三）提高管理人员的综合素质

提高档案管理人员的综合素质也是提高办公室档案管理工作的一项重要措施，随着我国医院发展脚步的不断加快，对办公室档案管理人员的综合素质也提出了更好的要求，企业若想要从根本上实现档案管理人员综合素质的提升，一方面要加强档案管理人员的专业素养培训工作，提高工作人员的专业知识和业务水平，另一方面则是要建立健全的奖惩制度，以此来提高档案管理人员的工作效率，促进企业的可持续发展。

三、结语

从本文的分析我们能够看出，医院办公室档案管理是一项复杂而又系统的工作，涉及了医院办公室工作中的很多内容，如果想要进一步提高档案管理水平，就必须从医院发展的实际情况出发，针对管理工作中存在的问题，采取科学完善的措施将其有效解决。只有这样，才能够提高档案管理的整体水平，将办公室档案的作用在医院发展中充分发挥出来。

参考文献：

[1]许蔚君.内部控制视角下电算化会计档案的管理[J].会计师，2014（01）.

[2]李莉.医院档案管理现状及对策分析[J].办公室财务，2012（03）.

办公室档案管理工作 第4篇

一、强化文秘“档案意识”是做好办公室档案工作的基础

所谓“档案意识”, 一般是指人们对档案及档案工作的认识和看法。档案意识直接作用并指导档案工作实践, 在办公室文秘工作中, 文秘人员对档案的认识、对自身工作之于档案管理工作的关系的认识在档案工作中起到不容忽视的作用。

从工作流程上看, 文秘人员的“档案意识”是形成档案的重要来源。一般来说, 办公室文秘负责起草单位的文件、领导讲话稿等综合性材料, 记录会议内容, 收集整理调查研究材料, 而在工作中产生的文件、领导讲话稿、会议记录、调研材料等文献是档案的重要来源, 也就是说办公室文秘工作的成果是档案工作的重要对象。办公室文秘的每项工作终结, 正是档案工作的开始, 比如一份文件写的清晰明了、生动实际, 才会有力推动工作, 经过领导核准签发能生效, 最后加盖公章就成为正式文件, 作为档案保存也就有了查考价值, 在文秘工作的一系列流程中, 文秘“档案意识”的强弱对档案工作的效率和效果产生直接影响, “档案意识”强的文秘在工作中会注意收集整理文书材料, 确保材料的完整和齐全, 这在一定程度上可以提高档案工作效率, 促进档案工作的开展。反之, “档案意识弱”的文秘, 工作中容易忽视文书材料的整理和保存, 就会延缓或者阻碍档案工作的开展。

从意义角度讲, 文秘人员的“档案意识”直接影响到档案的利用效果。前面说过, 办公室文秘工作的成果是档案工作的重要对象, 这也决定办公室文秘的“档案意识”有无及强弱直接影响到档案工作, 特别是档案利用工作。前面说过, 如果办公室文秘有较强的“档案意识”, 那么他在工作中就会下意识的及时收集基础性材料, 同时做到安全保管, 确保材料齐全, 为日后的档案工作提供了前提条件。与此同时, 办公室文秘的档案意识还会促使他们在起草文件、调查研究工作中充分利用已有档案, 促进工作的有效开展。相反, 如果办公室文秘“档案意识”缺乏后者意识薄弱, 那么不仅无法利用档案开展工作, 还将直接影响到档案的收集、立卷和归档等具体工作。

二、当前办公室文秘“档案意识”薄弱的原因剖析

(一) 缺乏专业素养

很多办公室文秘并非“科班出身”, 在从事工作之前没有接触过档案相关知识, 甚至很多人在工作一段时间之后, 也不了解档案收集管理等专业知识, 具体表现在:一是不能正确认识档案的含义, 也就是不知道档案是什么, 这就使得他们在工作中无法判断哪些材料具有价值能够成为档案, 具体表现为, 很多办公室文秘在起草文件时不注重保存形成的历史材料及一些领导批示的意见, 使得日后的档案工作无法收集齐全的资料;二是不了解档案的具体功能, 对于档案的作用特别是参考作用没有足够的认识, 这对办公室文秘来说无疑是一大缺憾, 因为档案作为反映过去工作情况的真实凭证, 反映了前人的经验和成果, 善于利用档案的记载是办公室文秘开展工作、提高业务水平的重要途径;三是不熟悉实际的操作方法及技巧。没有理论背景, 自然无法指导实际操作。

(二) 对档案工作的重视不够

如上所述, 很多单位的办公室文秘都没有充分认识到档案管理工作在业务工作和管理工作中的重要作用, 普遍对档案工作的重视程度不高, 具体表现为大部分时间和精力都用于起草文件、处理公文、机要、保密工作, 没有全身心投入文书档案管理工作, 具体工作中归档意识不强, 不能配合单位档案室做好档案的归档和管理工作, 造成了工作环节中诸如文件材料缺失、归档材料不规范不完成的问题。

(三) 档案工作现实情况不容乐观

目前, 许多地方档案管理工作水平相对低下。因为, 很多人不了解档案工作, 认为档案与自己的关系不大, 也认识不到档案工作的重要性和必要性, 甚至有人认为档案可有可无, 这直接导致收集、整理、保管等档案工作水平不高, 使档案的开发利用效果有限, 档案不能发挥有效作用, 自然不能引起人们对档案工作的重视。

三、办公室文秘“档案意识”培养的实现路径解析

(一) 加强专业学习, 培养专业素养

加强专业学习提高专业素养, 是增强办公室文秘档案意识的重要途径。一是要深入学习档案法规和档案知识, 如《档案法》、《档案实施办法》、《档案工作实务》 等专业书籍, 加强业务学习。特别是要结合工作实际, 掌握档案理论中与办公室工作密切相关的内容。二是要加强对档案工作重要意义认识的学习, 充分认识到档案工作是重要的科学文化事业, 对上至国家、下到每一个人都有重要的作用和意义, 以此加强工作责任感和事业心。三是要不断调整知识结构和能力结构, 根据档案理论的更新与发展, 更新业务知识和技术水平。

(二) 强化业务实践, 不断总结经验

对办公室文秘来说, 仅仅具备专业的档案知识是不够的, 还需要在具体工作中大量实践、反复操作, 将专业理论应用于具体的档案工作实践中, 不断积累在工作中遇到的各种情况, 总结经验教训, 才能进一步的熟悉档案工作, 进而在工作中自觉主动地形成、收集、整理和立卷归档相关文件材料, 不断提高办公室文书档案管理工作。

(三) 提高档案利用, 强化服务意识

在管理文书档案的工作中, 办公室文秘应该树立“服务第一”的思想, 全身心为单位的业务和管理工作服务。要深入了解并掌握领导和同时对档案信息的需求, 最大限度地开发好信息资源, 更好的发挥文书档案在工作中的功能和作用, 以工作实效提高档案利用效率, 不断推广档案在各个领域中的应用, 不断提高人们对档案的重视程度。

(四) 加大宣传力度, 增强全员共识

办公室档案员工作总结 第5篇

本人多年来, 一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习，使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验，逐渐成长为业务骨干，受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下：

一、加强政治业务学习不断提高自己的素质

多年来，我始终认真学习党的精神，同党中央保持高度一致，认真学习业务知识，从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任，深学理论、精学业务、博学相关知识，坚持理论学习与指导实践相结合，把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力，努力使自己的本职工作做的更好。

二、突出档案规范管理，提高档案管理、服务能力 《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范，贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策，是档案管理工作人员应有的责任。多年来，我忠于职守，并根据《档案管理条例》，统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度；加强档案库房管理制度的落实，严格执行档案查阅、借阅制度，无泄密及损害单位利益事件发生；完善特种载体档案的管理，加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利，做到及时准确，对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设，全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。

多年来，为了更好的服务于公司事业，在工作中，我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律，保持卷内文件的系统联系，合理、规范组卷使档案，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用，又使我公司的档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率；重要基建项目、设备档案按归档范围完整率；查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作，为有效发挥档案的功能，促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。

三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章

印章管理工作同档案管理工作一样，是一个既枯燥无味，又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性，只有严谨、认真；没有业绩，只有平凡与责任。在多年来的工作中，我甘于寂寞和平凡，始终把强烈的责任心，认真、严谨的工作态度放在首位，在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠，从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度，严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出，必须经公司主要领导批准，履行手续确保公章安全使用。空白文件盖章严格按程序办理。多年来没有因自己的失职、失责给公司造成任何损失。

新时期办公室档案管理规范化 第6篇

【关键词】办公室；档案管理；规范化

一、前言

办公室档案管理的规范化在各个事业单位中越来越受到重视，能够有效地提升办公室的工作效率。而档案管理是一项系统性非常强的工作，从档案的查阅到保存的整个流程都需要有专门的管理人员进行，并且对档案进行装订、存档等工作。在这过程中，每个步骤都需要有规范标准，不能出现错误。所以，办公室档案管理的规范化建设十分迫切。

二、办公室档案管理的规范化建设的必要性

（一）有利于提高单位的管理水平。办公室档案管理是企业的运营情况与人事变动的资料与证明，提高对办公室档案的管理能够提升企业内部管理的水平，提高整体的工作效率与办公室服务。档案管理经过对单位各种事件的记录与保存，能够让办公室的工作人员有相应的借鉴与经验。提高对办公室档案管理的重视，能够在和其他的单位、企业沟通、合作时让彼此用最简单的方式沟通，查找相关合同、文件，省去了很多时间成本，提升了工作效率。同时在出现问题时，也是最有效地证明。所以，办公室档案关了跌规范化发展能够促进事业单位发展的进程，提升事业单位管理水平。

（二）有利于丰富管理形式。由于我国科技水平的不断进步，在如今的信息时代下，办公室的档案管理也越来越信息化，让办公室档案管理的形式越来越丰富。目前，使用计算机对办公室的档案进行管理，和传统的方式相比能够大大提高工作效率，让办公室档案管理工作更加系统、规范、科学，对于办公室档案管理的规范化有着十分重要的促进功能。使用计算机可以快速的对档案信息进行收集、管理、储存、使用，提升了内部信息交流的效率，让档案的管理与利用率得到提升。另外，使用信息化的办公室档案管理，能够减少工作人员的工作时间，减少工作压力，从而提升管理人员的工作质量。

（三）提升工作人员的综合素质。办公室档案管理的规范化能够提升工作人员的综合素质，推动管理工作的持续发展。在我国单位或企业的档案管理工作中，工作人员都需要选择作风端正的工作人员，保证管理工作的健康发展。由于时代的进步，单位或企业中也经常对工作人员展开培训，加强其知识储备，提升了档案管理人员的综合素质。

三、当前办公室档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏健全的管理机制。在新时期，单位或企业在进行档案管理工作时没有健全的管理机制，从而降低了办公室工作效率，影响其发挥自己的作用。在传统的个档案管理工作只是简单的对资料进行整理与存档，没有注重它的分类与使用。这些都是因为没有健全的管理机制导致的，让办公室的工作人员没有规章制度，很多档案资料混乱、丢失，影响了档案管理的进一步发展。

（二）档案管理设备落后。目前，很多单位和企业在办公室档案管理这个工作中的投资较少，很多高新科技产品不能及时的引进其中，让档案管理的设备较为落后。在工作过程中，只能使用原本传统的工作模式进行，这就大大提升了管理人员的工作量，这也是让档案管理工作变得较为混乱的主要原因。

（三）专业人员缺乏。办公室档案管理人员在单位中有着非常重要的作用，但是在目前的实际情况中，很多管理人员都没有重视这项工作，进而导致相关的工作人员专业水平较低，没有使用新技术、接受新知识的能力，还是在使用传统的旧模式进行档案管理工作，进而影响其开发潜力、充分发挥自身的工作职能。

四、办公室档案管理的规范化建设的对策

（一）重视对办公室档案管理的规范化。在单位与企业的办公室档案管理工作的过程中，相关工作人员要重视起对资料的規范化管理，提升工作效率。办公室档案管理的工作人员要认真的对内部的信息与资料进行收集、整理、储存等工作流畅，并且在平时的工作过程中要注重保证资料的正确性、安全性与全面性。在办公室档案管理工作中，要建立一个建议的工作流程标准，在减轻工作人员工作压力的同时，提升工作的效率与工作的质量。

（二）加强办公室档案资料的信息化管理。由于计算机技术的不断发展，信息化在每个行业中的应用都变得愈加广泛。信息化管理对办公室的档案管理工作规范化也有着很大的促进作用。所以，单位与企业要重视计算机在此项工作中的使用，让办公室档案管理的工作人员改变传统的工作观念与方式，提升自身的计算机使用水平，最终达成办公室档案的信息化管理，从根本上提升办公室档案管理的水准。

（三）加强对办公室档案管理人员的素质。如今社会的竞争力主要表现在人才方面，在档案管理工作中也是如此，单位或企业要加强对于档案管理工作人员的培养，只有让工作人员的综合素质得到提升，才能更好地进行档案管理工作，让其更加规范，提升工作质量。所以，可以定时的对相关工作人员进行培训教育，不断加强新知识的学习，提升他们的专业水准与职业素质，促进档案管理工作人员的全方位发展。

五、结论

综上所述，办公室的档案管理工作是单位或企业想要进一步发展的重要环节。所以，我们要加强办公室档案管理的规范化建设，提升管理水平与工作效率。在日常的档案挂历工作中，要按照规范的流程进行，提高办公室档案资料的信息化管理、让工作人员有终身学习的能力，在新时期下，让办公室的档案管理工作更加规范。

参考文献

[1]丁峰.新时期事业单位档案规范化管理的具体方法探讨[J].办公室业务，2014，13：75.

浅淡如何做好办公室档案管理工作 第7篇

随着时代的发展, 网络信息化成为了信息时代的主要特征, 同时在各个领域也得到了更加广泛的应用。因此, 将信息化的管理技术应用到办公室的档案管理之中, 也是时代发展的必然趋势。在业务工作的开展中, 做好档案管理工作的作用非常明显, 要不断调整策略, 优化服务体系, 使各项工作都能够高效展开。管理办公室档案的主要任务是为了便于检索使档案的完整新得以保持, 以提升档案利用价值。保障档案的正常使用, 做好保密工作, 是管理人员最基本的工作要求。随着电子信息化的普及, 在各行各业中计算机管理软件的应用也越来越广泛。

二、档案管理的概念

要想做好办公室的档案管理工作必须要明确档案管理的相关概念, 这不仅仅是做好工作的基础和前提, 也能够在一定程度上提升办公室档案管理的工作效率。办公室档案管理的内容非常宽泛, 这其中主要包括整理和收集档案, 而后通过现代化技术的应用使档案的利用价值最大化。随着时代的发展以及科学技术的不断更新进步, 传统的档案管理工作已经在很大程度上满足不了实际工作的需求, 有时候还会影响办公室档案的有效利用。因此, 现阶段改善办公室档案管理工作的主要着力点就是要用新的管理模式取代传统的管理办法, 加强相关单位之间的额联系, 交流彼此的管理经验, 积极探讨新型的管理模式和管理理念。只有如此才能使办公室的档案管理的质量和管理效率得以提升, 同时也能降低办公室档案管理的成本, 提升档案的利用价值, 最终能够服务于单位的发展建设。

三、加强办公室档案管理的必要性

由于办公室档案的性质和内同区别比较大, 同时档案的重要程度也有很大的不同, 有一些档案可能属于单位发展的核心机密, 能够决定单位实际工作开展过程, 因此这个时候管理人员就要做好保密管理工作。同时对于一些不是很机密的档案文件, 也要妥善管理, 也要做好相应的保密工作, 避免档案的丢失, 从而对单位工作的开展带来影响。因此要在档案的管理过程中采用网络电子信息化技术, 在需要查找过往的资料的时候, 就可以利用电子信息系统的优势采用模糊检索或者高级检索等功能, 使资料能够更加快捷地被检索到。同时也可以利用网络进行资料库的远程控制和管理, 这样就能够实现资料异地查询, 也能够更大程度地发挥档案的利用价值。另外, 当档案管理实现电子网络化的时候, 还可以设置相应的权限, 对访客的访问权限进行控制管理, 这样不仅能够提升档案道德利用效, 也能够对资料进行有效的保护。

四、提高办公室档案管理工作效率的措施

(一) 建立完善的办公室档案管理制度。做好办公室档案管理工作的首先要条件就是要有一个完备的档案管理制度。这不仅需要单位领导的高度重视, 同时也需要建立起完善管理体制, 不断推进档案管理制度的优化建设。要建立起独立的档案管理的科室, 要有固定并且安全的场所, 将各种将办公室档案按照一定的门类顺序进行分类存放, 还要注明标签, 方便日后查阅。

(二) 提高办公室档案管理人员的专业水平以及责任意识。作为一名档案管理人员, 应该具备相应的专业管理知识, 要在时代发展的过程中, 不断与时俱进, 不断提升自身的工作能力。单位也要加强档案管理人员的技能培训工作的开展, 还要培养起保密意识的形成, 最终提升其工作的效率和质量。要加强管理人员的保密法制教育, 同时对于单位的其他人员, 也要重视档案管理工作, 要尽可能配合管理人员的工作开展。通过相应的法制教育和业务培训, 提高档案管理人员的管理能力和对档案保密工作的重视程度。

五、总结

综上所述, 对办公室档案管理中的必要性以及针对相关问题提出的一些建议都有了一定的了解。随着时代的发展进步, 网络信息化成为了信息时代的主要特征, 同时在各个领域也得到了更加广泛的应用。办公室档案是一种非常重要的档案资料, 可以在一定程度上展现一个单位的发展变化轨迹, 同时也能够为单位制定未来的发展规划以及研究其经营业绩等、提供有力的证据。随着时代的发展、技术的进步, 怎样做好办公室的档案管理工作是目前我国单位办公室面临的一项重要任务。将信息化的管理技术应用到办公室的档案管理之中, 也是时代发展的必然趋势, 同时也要优化管理理念, 提升管理效率。

参考文献

[1]贾士宝.以档案管理科学化促进机关管理高效化[J].佳木斯教育学院学报, 2010 (06) .

[2]张玉晓.浅析人事档案管理中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技 (上旬刊) , 2011 (08) .

谈如何提升办公室文书档案管理工作 第8篇

一、办公室文书档案管理工作的特点分析

办公室文书工作具有鲜明的特性, 一是文书档案工作, 主要是收集和保管资料, 二是文书档案形成于办公室文书工作。三是将复杂并且丰富的办公室文书工作作出细致的管理。办公室文书档案管理在工作中发挥了积极应用作用, 不仅及时记录了工作的完整程度, 而且对工作的安全性能作出了重要保障。工作中发生的人和事以及过程和相关的记录都是管理的对象。用纸质作为信息载体并进行记录, 将信息分门别类的进行管理, 管理工作的主要程序是收集、管理、编目编册和保存借阅等阶段。办公室的文书和档案管理工作, 文书档案作用于文书工作, 主要是通过管理工作的主要内容进行文件搜索, 以及催办文件的等级和文件的传输功能, 末期的管理工作是负责整理和立卷以及归档。

办公室文书种类丰富, 其中档案的内容比较复杂, 档案不仅真实地将一个单位的日常工作和历史记录下来, 对行政管理和科技档案以及会计档案都做了丰富的记载。文书档案还具有多样性的特征, 包含上级相关的单位引发的“红头文件”和相关的纸质档案工作, 以及协议、合同、责任书等电子录象。

二、改进办公室文书档案管理工作

办公室文书档案非常丰富, 内容不仅全面涵盖的面也非常广。不仅真实反映了一个单位和一个机构的真实工作, 还对科技资料和会计档案以及行政管理都有着重要的意义。

一方面, 办公室文书档案管理工作直接与办公室业务进行连接, 同时也是办公室文书处理工作中主要的检验手段。直接影响着办公室业务水平和业务效率。另一方面, 办公室的档案管理文书种类繁多, 管理工作运行慢, 为提高管理效率带来重大的难度。因此, 从规范体制入手, 充分运用计算机信息技术系统, 提高工作人员的素质, 以及规范工作流程, 有序安排管理工作中的各个流程。并且通过实际运用达到强化。办公室的文书管理工作是办公室的各项业务直接挂钩的产物, 直接影响到一个办公室的业务效率和管理水平。文书档案管理工作是办公室文书管理工作的主要组成部分也是办公室文书效率和质量的保证。不仅直接影响工作的全局安排, 甚至对企业的正常运营都有重要的作用。办公室管理工作流程对于经验不够丰富的人来说, 是相当复杂的管理工作, 尤其是文书管理工作内容繁多在运行方面存在一定的难度, 要保证工作的有序进行必须从文书档案管理工作的效率和质量入手, 不仅规范操作制度, 也可以对计算机技术进行充分的运用, 相应的提高人员素质, 还需要采取以下手法:

强化文书档案的收集首先要对办公室的文书进行基础的和最重要的分类, 只有对规范和强化的办公室文书进行收集才能达到办公室文书档案的管理效果, 1.规范行文和收文程序。先进行分类和收集保存, 通过对文书档案进行管理和分类并且进行妥善保管。2.规范收文和行文的程序, 统一保管办公室文书档案, 对各种文书和文件的选用以及编号正文和附件等进行统一的规范, 严格按照规定执行工作, 使得整个文书档案管理工作有序严谨。

充分利用计算机信息技术, 建立完整的计算机检索体和合理的检索器, 并且引进相应的管理软件, 完善办公室的自动化系统, 实现办公室档案一体化智能管理。提高办公室档案人员的专业素质, 控制办公室文书的进出。办公室工作性质零散时, 首先从文书管理入手, 按照程序规范, 建立完善和严格的收文程序。严格的将文件在收文程序中表现出来, 设置专人收文和专人登记以及专人传阅等, 在发文工作中, 领导设置目录, 承办科室起草, 登记和编号并且附上发文卡等发文工作, 确定归档范围, 制定分类方案。

提高文书档案管理工作首先要提高工作的效率和质量, 规范办公室制度, 将文书管理工作一一进行落实, 对每一个工作人员工作进行规划, 加强员工素质。一些单位的档案管理人员缺乏管理的工作经验, 对工作流程还没有十分熟悉, 因此, 对他们多加培训十分必要。另外对办公室人员的专业素质也要相应培训, 首先, 必须端正管理人员的工作态度, 充分认识所属岗位的重要性, 同时, 采取一定的手法提高档案人员的积极性, 经常性的组织各种教育活动和各种培训活动, 不仅使得每个办公室员工积极熟练的运用计算机系统, 还能提升计算机信息技术, 在日常的管理工作中, 管理人员要熟练的掌握计算机运用系统, 提高档案运行的工作效率, 随着计算机技术的迅猛发展, 一些弊端也日益显漏。

三、总结

综上所述, 办公室是一个机构的重要组成, 也是办好各项业务的工作枢纽。办公室档案管理为传递信息和协调各种业务有着重要的作用。办公室日常业务种类复杂, 其中, 文书档案处理的工作也非常丰富, 我们在办公室文书处理工作中, 要积极运用现代管理技术, 提高办公室档案人员的专业素质, 建立和健全办公室文书管理制度, 积极运用现代信息技术, 提高办公室人员专业素质, 健全办公室文书管理制度和档案收集工作, 提升办公室档案的成效和水平, 将整个办公室业务水平和业务素质全面提升。

摘要：信息化时代的快速发展, 办公室文书档案工作面临着重要的技术模式改革。本文针对如何提升办公室文书档案管理工作进行全面的讨论, 归纳工作中可能出现的状况, 提出了一些解决对策。

关键词：办公室,档案文书,管理,对策

参考文献

[1]顾爱怡, 顾贤凯.从工作实践浅谈文书档案管理[J].科技咨询, 2007 (9) :163.

[2]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息, 2010 (16) :63.

浅谈如何做好办公室档案管理工作 第9篇

关键词：办公室,档案管理,措施

一、办公室档案管理概述

(一) 办公室档案管理的含义。

办公室档案管理包含着多方面的内容, 其中既有档案的整理和收集, 又包含使用现代化的管理技术使档案的利用价值得到发挥。随着我国经济的快速发展和科学技术的日益进步, 办公室档案管理工作也要与时俱进, 改变过去传统的管理方法, 采用先进的管理理念, 加强与相关单位之间的交流沟通, 并借鉴成功的管理经验。采用上述办法有利于强化办公室档案管理工作, 提高其工作效率, 与此同时还能够节省管理成本, 使档案的价值得到充分的发挥, 最终更好地为社会服务。

(二) 强化办公室档案管理的重要性。

第一, 满足时代的发展需要。办公室档案管理是信息产业的重要组成部分, 有利于人们更便捷地查询资料, 尤其是信息社会的发展, 办公室档案管理工作显得更加重要。要想更好地发挥档案管理的作用, 必须实现与社会实际情况的紧密结合。档案管理的价值只有依托社会实际才能得到发挥, 否则是没有任何价值的。因此, 办公室档案管理必须注重并结合社会的需求, 只有这样才能更好地为社会服务。第二, 推动档案事业的健康发展。档案管理工作具有连续性、持续性的特点, 因此在工作中要根据档案管理的工作特点, 采取恰当的管理手段。档案管理是确保档案事业发展的重要手段, 因此必须做好档案管理工作。同时档案的形成是一个连续的过程, 需要经过一定的时间, 因此为确保档案的完整性, 需要对档案进行归档和保存工作, 并对其进行系统全面的管理。此外, 档案管理工作的有序发展, 离不开管理员的参与, 因此还需要高素质的管理人员。第三, 有利于档案事业的健康发展和社会经济的快速发展。档案在社会发展中起着重要的作用, 与人们的生产生活密切相关, 并且有利于促进经济发展, 所以说办公室发挥着重要的作用。由于档案记载的是以往的真实事件, 能够为人们的生产生活提供指导, 因此做好档案管理工作有利于推动经济的发展, 进而促进社会的可持续发展。

二、做好办公室档案管理工作的措施

(一) 建立健全完善的办公室档案管理制度。

做好办公室档案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有专门保存档案的库房, 分门别类地进行存放。并且为保证档案的安全, 需要将其放到二楼以上, 并将一楼的门窗进行加固处理。对于重要的内部文件, 需要将其单独存放, 并及时跟进档案的保密期限。根据档案的机密程度和时间的推移, 对档案进行相应的升高密级、降低密级、解密等等的处理。将没有保密意义的文件整理出来, 并重新进行规整。除此之外, 对档案的管理程序过程至少需要两名工作人员, 这样有利于彼此之间的相关监督, 还需要在档案的存放处安装监控装置, 更好地保证其安全。

(二) 提高宾馆工作人员的综合素质。

现阶段, 我国宾馆档案管理工作人员大多数都是兼职的, 专业素质不高, 所以, 需要加强其专业培训, 提高其专业技能。可以采用不同渠道使用不同的方法定期对管理人员进行技能培训, 提高专业能力。根据宾馆档案管理工作的特点, 需要从以下几方面入手:第一, 对其口语进行培训, 提高其技能。第二, 提高管理人员的责任心, 提高其做好宾馆档案管理工作的自觉性。第三, 做好宾馆文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作。所以, 需要定期对宾馆档案管理人员进行专门的技能培训, 从而不断提高其档案管理技能。

(三) 提高宾馆档案管理人员的责任意识。

宾馆档案保密管理工作的有效开展, 需要各个管理人员的共同努力。单位领导要密切关注档案的保密管理工作, 每个员工要对自己负责的工作负责, 强化其保密意识。为保证宾馆档案保密工作的有效落实, 需要严格执行奖惩制度, 对于在工作中由于自己的过失造成影响的人员必须承担相应的责任, 同时对于有利于宾馆保密工作开展的员工给予适当的物质奖励。通过采取有效措施, 提高宾馆档案保密人员的工作积极性, 从而全身心地投入到工作中去, 进而有利于促进宾馆档案管理工作的有序开展。

(四) 做好档案的收集工作。

办公室档案工作中最重要的环节为档案收集, 因此为更好地开展档案管理工作, 必须做好档案的收集工作。第一, 实现档案范文的规范化, 根据不同的类别对档案进行编排整理, 并且按照不同的门类进行保管。第二, 规范档案的文书范文工作, 在将收集到的档案进行分门别类之后, 要对档案再进行文字编号, 提取档案主题词, 做好附件的处理工作, 这样有利于以后方便快捷地查找档案。第三, 对档案进行目录编号, 这样有利于以后检索工作的有效进行, 然后在计算机系统中输入档案的管理信息, 建立检索体, 在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理。

三、结语

综上所述, 随着我国经济的快速发展, 单位内部的运行管理体系不断发展, 办公室档案管理作为内部管理的一项重要环节, 需要采取有效措施保证档案管理工作的有序开展, 如建立健全完善的办公室档案管理制度、提高管理人员的综合素质、做好档案的收集工作等等。

参考文献

试论如何改进办公室档案管理工作 第10篇

关键词：档案管理,办公室,工作效率

我国目前的档案管理有很多的专业型人才的培养还不符合我国社会的需求, 所以有很多相关单位中的实际档案管理的相关工作都是内部的一些兼职人员在做的, 很少有专业的相关人士来进行档案管理这项工作, 这样就造成了在现代很多办公室的相关档案管理意识薄弱。

1 办公室在档案管理的实际工作中存在的问题

1.1档案管理实际意识不强, 管理方式落后。有很多的办公室的实际档案管理在进时仅仅是做一些表面工作, 并且缺少对于日常相关材料的保存和收集, 工作中的实际责任心也需要进一步加强。除此之外, 还有很多的相关单位的实际档案管理还是运用以前比较落后的管理模式, 并没有进行更新和改善, 一些现代先进的信息元素并没有加入到目前的办公室的相关档案管理工作中, 使得办公室的有关档案管理相关工作方式落后, 缺少对于档案管理实际重要性的认识。1.2办公室的相关档案管理人员自身素质普遍较低。我国目前的教育体制所进行培养的专业档案的相关人才依旧不能够满足我国社会发展的实际需求, 所以在现代社会的发展中有很多的相关单位的档案管理实际工作人员普遍都是进行兼职工作的, 这样也就造成了工作的相关人员的基本专业知识不充足的现象。首先, 有很多办公室的实际档案管理人员其自身缺少必要的工作能力和专业知识, 这样就是使得办公室在其档案的相关管理中应该对此问题进行进一步的重视和解决。再者, 随着目前信息技术的更新和时代的不断发展也对于办公室的相关档案管理有了新的要求, 在进行档案管理相关工作中, 加强对于现代信息技术的应用来进行工作, 也是对于办公室的相关档案管理工作的员工基本技术技能的要求。面对一系列的问题, 办公室现代档案进行管理的相关工作人员都明显的缺乏专业的技能, 自身专业水平不够, 没有足够的现代办公软件能力。所以, 对于办公室的相关大难管理中的人员素质问题进行进一步关注和解决, 是非常有必要的。1.3办公室的相关档案管理进行信息化建设的脚步太过落后。办公室的现代档案管理的实际发展要求使得档案的相关种类比较繁杂, 这也给进行档案管理的相关工作人员带来了更多的挑战。面对着复杂的档案类型和不用阶段的档案记录, 都要进行有效的档案整理和档案记录。但是目前档案管理的实际信息化建设并没有完全的趋于成熟, 使得许多硬件设施并不能够支撑现在工作的实际需求, 这同样造成了很多的单位的实际档案管理相关工作仅仅是以纸张作为信息载体的管理方式。再者我国的相关档案行政机关对于无纸化的档案战略规划以及系统规范、制度设定等都有所缺乏, 从而造成对于纸质的相关文件的一种依赖渐渐演变为制度性的相关选择。对于多项形式的数字化信息的实际档案化在其总体上依旧是处于一种随机的状态, 很有很多数据在进行存储雷击的相关数据库中被定期的进行销毁或者迁移到一些临时载体上, 并没有进行管理系统性的模式建立。

2 改建办公室的实际档案管理模式, 提高其工作效率的有效方法

办公室的相关档案管理有着十分重要的作用, 它同办公室中进行各项工作都有着直接性的关联, 办公室的实际档案管理效率直接影响了整个相关单位的工作效果, 所以需要对于办公室的相关档案管理进一步加强。再者, 办公室的实际档案管理的相关工作主要是在于对于相关资料的保存和手机, 档案的相关种类又比较复杂, 因此, 对于相关管理工作增添了一定的难度。要提高办公室的实际档案管理的整体效率就要从以下几个方面入手:2.1完善办公室现代档案管理的有关制度和体系。办公室现代档案管理中的相关文件管理和档案管理是有着非常密切的联系的, 素以不能将这两项工作分开进行, 应该对其进行结合并进行统一管理。为了能够进一步减少相关档案管理的人员在进行档案管理后期中可能遇到的一些工作难度, 所以建议相关档案管理的人员在其文件进行管理的前期就进行工作, 这样就能够对于相关文件的工作管理或多或少的有所了解和熟悉, 从而更加有利于工作人员适应相关的档案管理工作, 从而更加有利于单位建设和完善档案管理的制度和体系。除此之外, 应该对于单位的档案操作程序和管理制度进一步完善, 保证档案管理相关工作可以依照相应的程序进行, 从而有效的促进单位的实际档案管理的制度体系建设。2.2增强单位的实际管理意识, 更新管理理念。我国现阶段的相关单位在进行档案管理的时候其意识薄弱, 管理理念落后, 这些都造成我国的相关档案管理具体工作不能够有效的实施和进步。增强相关档案管理的意识, 进一步更新其自身的档案管理理念对于开展档案管理的相关工作具有非常重要的作用。首先要提高进行档案管理的相关工作的实际认识, 了解我国的档案管理实际发展状态, 并结合办公室的实际档案管理的相关目标, 坚持做到“以人为本”的档案管理理念, 进一步完善和建立符合单位自身发展和社会实际发展需求的档案管理意识。不管是在单位管理相关服务意识树立还是单位的相关管理决策的树立, 都需要对于单位的相关档案管理的管理意识进行了解和深入。在单位进行档案管理的相关运行过程中进一步加强岗位责任制, 改善相关单位在其管理中一些不够合理的规章制度, 加强档案管理的相关工作人员的敬业爱岗的意识, 从而有效的强化档案管理的相关体系的建设。2.3加强办公室现代档案管理的有关工作的培训, 提高员工管理技能。由于办公室现代档案管理的有关工作人员大部门都是兼职人员, 缺少一些专业的管理档案的技能, 所以对于进行办公室现代档案管理的有关培训工作是十分有必要的。通过采取不一样的方式方法来进行不同渠道的对于办公室现代档案管理的有关工作人员进行相关技能培训, 尽可能的提高相关工作人员的管理档案的专业能力。并且要根据相关档案进行管理的规范化要求, 办公室现代档案管理的工作人员要加强自身的工作责任心和使命感。再者就是要对于各个部门的相关文档认真仔细进行归档、整体、保持、积累以及形成工作。所以应该依照办公室的相关档案的实际管理工作的要求以及管理档案的专业人才的需要, 进行单位的现代档案管理人员的专业技能培训, 从而有效的提高相关工作人员的实际档案管理的能力。2.4强化对于档案的收集。档案的收集是对于办公室相关档案工作的内容中非常重要的一项环节, 多以要对于档案管理的实际工作进行改进, 就一定要对于档案的实际管理收集工作进行加强。首先, 要对于档案的相关范文进行规范, 对档案要进行细致的编排和分类。之后, 要对于档案的文书相关范文进行规范工作, 把收集的相关档案进行分类之后, 再对于档案进行正文提料和文字编号, 从而方便以后进行档案的管理和使用。

结束语

办公室身为单位的重要组成部分之一, 在其单位中发挥着相当重要的作用。伴随着各个单位部门之间的相关分工不断的进行细化, 各个办公室的职责和功能也变得越来越清晰, 办公室的实际工作形式对于其工作人员的素质也有着越来越高的要求。因此, 对于办公室的实际档案管理的工作质量的加强, 需要从各个方面来进行完善和努力。

参考文献

[1]尹宝君, 范宏.如何规范档案信息化管理[J].科技创新导报, 2011 (20) .[1]尹宝君, 范宏.如何规范档案信息化管理[J].科技创新导报, 2011 (20) .

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[3]梁洁宣, 施建辉.如何有效的衔接文秘工作与档案管理[J].民营科技, 2008 (9) .[3]梁洁宣, 施建辉.如何有效的衔接文秘工作与档案管理[J].民营科技, 2008 (9) .

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试论新时期办公室档案管理的有效性 第11篇

[关键词]新形势;办公室档案;档案管理;意义;措施

引言

对于办公室里的工作人员来说，进行单位里的档案管理是日常工作的一部分。做好档案管理工作对事业单位的发展有着极其重要的作用。所谓的档案管理，就是对事业单位内每一项事务进行合理有效的记录，以便日后查询与应用。但是，就我国新时期下的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，本文就这些问题出现的原因进行探讨，并结合自身经验，提出几点改善档案管理工作的措施。

一、新时期办公室档案管理工作的重要意义

在我国经济高速发展的形势下，对事业单位办公室档案进行合理管理具有重要意义。一方面，办公室档案管理可以帮助事业单位做出正确决策。办公室档案记录了单位的工作人员信息、资金运转状况、产品质量数据等内容，这些信息的汇总可以有效的帮助各事业单位做出决策。另一方面，办公室档案管理在处理知识产权的纠纷问题上，会为事业单位提供一个有力的证据。办公室档案详尽的记录了各单位科技创新的初期探索和后期的成果，一旦发生产权方面的纠纷时，各单位可以從档案中查找证据，维护事业单位的合法权益。

二、新时期办公室档案管理存在的问题

第一，事业单位的管理层缺乏对档案管理的重视。新时期下，办公室档案的管理有着极强的专业性。然而，许多的单位管理层对档案管理不够重视，这就导致了档案管理问题的存在，比如没有将档案管理信息化，档案严重的老旧破损，管理工作缺乏合理性等。

第二，许多事业单位没有形成完善的办公室档案管理机制。目前我国许多的事业单位档案管理方法老旧，没有形成完善的管理机制。各单位的档案主要用于应付上级检查，没有实质性的意义。另外，档案的填写十分随意，没有严格按照要求如实的进行填写，这就为档案的管理工作带来了很大的麻烦。究其原因，就是各单位没有形成一套完善的办公室档案的管理机制。

第三，办公室档案管理的硬件设备跟不上是造成档案管理工作混乱的一个重要原因。新时期的办公室档案管理工作对计算机等高科技产品具有很大的依赖性，也正是电子产品的应用，极大的提高了档案管理的质量。然而，由于事业单位不愿意在档案管理工作中给予充足的资金支持，这就导致了管理设备极度老化，严重影响了档案管理工作的进行。

第四，办公室档案管理工作缺乏专业性的工作人员。办公室档案的管理是一个技术性很强的工作岗位。然而，由于事业单位没有对该岗位引起足够的重视，这就导致了档案管理人员缺乏管理方面的专业性知识，这对档案的管理来说十分不利。另外，由于档案管理人员对管理工作十分随意，加上其受教育程度有限，严重影响了档案管理的效率。

三、新时期加强办公室档案高效管理的措施

通过上述文章的总结，不难发现现阶段我国办公室档案的管理工作存在着许许多多的问题，这些问题的存在严重影响了我国办公室档案管理的效率，制约着事业单位的发展，所以加强办公室档案的管理工作势在必行。

第一，事业单位的管理层应该对档案管理工作予以高度的重视。只有管理层的档案意识加强了，才会使档案管理从填写、保存、更新、应用方面得到改善。

第二，完善办公室档案管理机制，实现对事业单位档案进行合理有效的管理。一方面，对档案管理的整个过程进行完善。首先，要求员工在进行档案采集时，一定要根据实际情况如实填写，以保证档案的准确性。其次，在档案的存放过程中，改善存放条件并对档案进行分类合理存放。对档案存放的房间进行定时检查，以确保档案的安全性。对档案进行分类存放，不同种类的档案不要混淆，方便以后档案的查找。最后，对档案进行实时更新，以确保档案具有强烈的时效性和准确性。另一方面，做好办公室档案的销毁工作。按照规定，部分档案的保存具有一定的时间限制，一旦档案到期，就要对档案进行销毁。在这一过程中，一定要向有关部门讲明，得到允许后才可以进行相关的工作。

第三，提高办公室档案管理人员的专业知识水平。办公室档案的管理具有很强的技术性，工作人员的专业素质关系到办公室档案管理的合理有效性。一方面，在办公室档案管理人员的选拔上一定要严格，注重工作人员的专业素质，提高工作积极性。另一方面，注重工作人员专业知识的培训工作，对档案管理人员的专业知识进行及时更新，特别是计算机方面的专业知识。随着计算机技术飞速发展，其更新速度逐渐变快，加强档案管理人员对计算机的使用水平有助于实现档案的高效管理。另外，培养档案管理人员严谨求实的工作态度也十分重要，只有员工的工作态度得到转变，才会完善办公室档案的管理。

第四，办公室档案管理工作中，充分利用信息技术。随着信息技术的发展，一些具有大数据容量、层次结构优化的办公软件相继问世，它们的出现极大的提高了办公室档案管理工作的效率。因此，充分考虑信息化，数据化等管理方式的应用，将办公室的档案进行分类别、分层次的管理，可以极大的提高工作人员办公的效率。当然，这也对办公人员的信息技术水平提出了很高的要求。

结语

二十一世纪以来，科学技术进入了全面发展的新时期。随着相关技术的应用，我国的办公室档案管理工作得到了有效的加强。但是，就现阶段我国的档案管理工作来说，依旧存在着许许多多的问题，比如管理层对档案管理不够重视、没有完善的管理体制加上办公室档案管理人员没有足够的专业知识，严重影响了办公室档案的管理工作。因此，只有不断地提高档案管理的技术水平，加强体制的完善和工作人员的工作态度，才能促使档案的高效管理，加快事业单位的发展。

参考文献

[1]熊妮.新时期办公室档案管理的有效性分析[J].办公室业务，2013，17：107.

[2]陈玲玲，关亮.新时期办公室档案管理规范化[J].办公室业务，2013，21：98.

[3]吴挺松.新时期办公室档案管理的有效解析[J].办公室业务，2014，11：85.

[4]任彩霞，张军.新时期办公室档案管理的有效探讨[J].办公室业务，2012，09：26.

[5]马英.中小事业单位办公室档案管理工作现存问题及解决策略[J].黑龙江史志，2014，21：229.

办公室档案管理工作 第12篇

一、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的意义

文书档案的收集和管理在我国事业单位中属于最基础的工作, 同时也是最关键的工作, 是开展事业单位文书档案管理的首要内容。文书档案主要记载该事业单位的重要发展过程, 单位若需要做出重大决策时都会先参考相关的资料, 其中最重要和最关键的参考资料就是文书档案, 如会议记录情况、请示情况和审批情况, 以及其他决议等内容, 所以文书档案直接关系着公司的战略发展方向, 对公司的发展具重要意义。

二、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的现状

1.工作人员对文书档案的管理意识较差

过去, 人们对办公室文书档案的工作的重视度不够高, 导致人们在工作时注意力集中较差, 使得文书档案的收集和归档等工作不到位。大部分档案管理工作人员由于对文书档案的管理意识较差, 在工作中较为注重事业单位的一些红头文件, 往往忽略较为普通的编号文件, 大大降低了文书档案管理工作的质量和效率, 导致经常出现档案缺损、档案失真以及档案时间不连贯等现象。工作人员对文书档案的管理意识缺失使得工作人员责任感低, 增加了文书档案管理和查阅的难度, 从而使得文书档案无法为公司的决策发挥作用, 在一定程度上阻滞了公司的发展进程。

2.公司对文书档案的收集和归档力度不到位

当前, 由于档案人员对文书档案的收集及归档工作重视不够以及归档力度不到位, 导致出现许多文件资料丢失或缺损的情况。其具体原因有:归档模式不科学, 目前仍多以文字档案形式存档, 对电子文书档案缺乏收集及归档的意识与经验;文书档案的收集和归档流程不规范, 文件资料随意摆放, 混乱不堪, 无法及时归档;文书档案可靠性较差, 部分单位或相关档案部门通过模拟近几年数据以应付上级检查, 导致档案文件的真实性与历史性严重丧失;文书档案缺乏连续性与完整性, 如文件资料断章、断页、缺单位落款公章、缺时间等。

3.文书档案的收集及归档不全面

在进行办公室文书档案收集与归档管理工作过程中, 常出现文件收集不全面的情况。由于资料内容广泛且来源繁杂, 同时参考价值重要, 若出现文件材料遗留他人或他部门, 将会导致收集困难, 增加档案人员归档工作的难度。此外, 由于部分文书档案管理人员为兼职人员, 对文书档案的整理及归档工作缺乏充足的时间、精力及经验, 或其他各种原因, 最终导致文书档案材料等无法及时有效的收集全面。

三、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的改进措施

1.强化培训以增强档案管理人员意识及知识

作为一名优秀的档案管理人员, 不仅要有强烈的档案管理意识, 还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训, 培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识, 这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员, 应进行有针对性的知识及技能强化培训, 并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育, 从而有效提升档案管理人员的整体素质, 进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。

2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度

进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题, 对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况, 并依照相关的法规及职责分工制度, 科学合理地明确文书档案的归档范围。其次, 进一步明确归档期限, 以便集中统一保管, 防止私留以做它用, 对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度, 以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。

3.创新文书档案收集及归档工作模式

传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此, 单位应对传统文书档案收集模式进行改进, 采取主动收集文书档案资料的创新工作模式。首先, 文书档案管理人员应加强与各事业单位的各部门的联系, 定期对档案资料进行收集与归档, 进一步了解资料的连续性及历史性, 以免出现档案资料收集不全面及不真实的情况。其次, 对档案管理中出现的问题应进行及时有效的处理。最后, 应主动利用现代信息技术进行档案的建立与完善, 以减少人工收集出现的失误, 从而提高办公室文书档案资源更好的服务效果。

四、结束语

文书档案作为反映行政管理活动的重要记录, 其收集及归档工作是办公室管理工作的关键, 对文书档案以后的使用具有重要作用。本文通过分析目前办公室文书档案管理工作现状, 提出了强化培训、完善文书档案收集和归档工作管理制度以及创新工作模式等改进措施。办公室文书档案的收集及归档工作具有重要意义, 应根据各单位及时代发展现状, 对文书档案管理工作进行不断的改进, 以促使其管理工作质量不断提升。

参考文献

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2013, (23) :57-58.

[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2015, (22) :70.