办公自动化学会

办公自动化学会（精选7篇）

办公自动化学会 第1篇

办公自动化学会 (OA) 出世时正逢推广PC机的应用、发展文字处理技术、为我国办公自动化开路。办公自动化学会大力宣传推广PC机的汉字输入技术、各种汉字输入方法及应用软件。刊登学习材料、讲座和报道办公应用情况。所以, 办公自动化学会是与我国OA同生共发展的。

PC机很快在我国获得广泛应用。文字的输入、处理、打印都很方便, 取代了过去的“手写笔录”。办公效率有了显著的提高。我国信息化是从办公自动化开始的, 办公自动化开创了信息化的发展。

我国OA发展历程

1985年1993年:日常办公开始运用IT技术, 提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理 (如文件管理、档案管理等) , 但还缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等, 这些问题还未能解决。

1993年-2002年:网络技术的迅速发展促进了软件技术发生巨大变化, 为OA的应用提供了基础保证, 这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心, 提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持, 实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能, 极大地方便了员工工作, 规范了组织管理、提高了运营效率。OA真正进入实用阶段。

2002年至2010年:OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟, 功能已由原先的行政办公信息服务, 逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节, 成为组织运营信息化的重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化, 使得办公应用软件具有更高更多的内涵。客户更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织, 各部门以及人员之间的协同, 内外部各种资源的有效组合, 为员工提供高效的协作工作平台。

2010年进入了“现代OA”时代。

MOHO与现代OA

由于移动通信技术及笔记本电脑的发展, 我国办公自动化学会与本刊于2004年提出了“MOHO”理念, 即Mobile Office、Home Office。表明现代办公进入了“移动办公”时代。移动办公, 是办公人员可在任何时间 (Anytime) 、任何地点 (Anywhere) 、处理与业务相关的任何事情 (Anything) 。

2010年, 苹果公司发布一款平板电脑i Pad, 提供浏览互联网、收发电子邮件、观看电子书、播放音频或视频等功能。平板电脑的出现, 预示进入后PC机时代。i Pad、智能手机及一大批新型办公设备, 必将推动“移动OA”的发展。

2010年办公自动化学会与本刊提出“现代OA”理念。现代OA是利用当代的新技术实现移动办公、智能办公、低碳办公、绿色办公的综合, 是现代OA的发展方向。

新一代信息技术来临

2012年2月美国报刊提到三大技术变革:大数据时代、智能化生产和无线网络革命。今天的i Phone手机运算能力超过上世纪70年代的IBM主机。同时互联网正演变为“云“网络 (一个由数以千计的数据中心组成的网络) 。惊人的数据处理能力使以往无法想象的服务和业务成为了可能。2012年联网设备全球人均7个, 预计到2020年将达70个。大量联网设备每时每刻产生大量数据。

移动互联网应用具有两个难题:终端多样化和数据爆炸式增长。第一个难题要求实现不同设备的信息共享。第二个难题要求效率高、计算能力强的IT系统。只有云计算能同时解决这两个难题。例如永中软件打造的“永中云办公平台”, 在“云计算”基础上, 整合了更高效的移动办公技术, 同时实现了在智能手机、移动平板、PC等多种设备终端上的“云端”数据互通、信息共享, 从而实现“随时随地”移动办公。

云计算、物联网、大数据、移动互联网是新一代信息技术的支柱。其中, 大数据又是重中之重, 利用云计算等手段有效利用物联网、移动互联网带来的大数据, 将成为下一代信息技术的核心。如何从移动互联网和物联网带来的海量数据中发掘出新的价值为办公服务, 是未来OA的任务。海量信息存储与服务将成为信息化的核心部分和提高竞争力的途径。

OA厂商必须创新与转型

受国际金融危机的冲击, 目前我国很多OA厂商日子不好过。事实上, 国际金融危机只是次要原因, 早已暴露出许多问题。如很多企业已经将OA的功能融于其它系统。传统的OA系统功能已经被ERP等系统所包含。有人称, 2012年是OA厂商的洗牌年。在高端产品方面, 国内OA厂商无法与国外厂商竞争, 在低端产品方面, 同质化竞争和低价竞争使实力较弱的OA厂商淡出。所以, OA厂商必须创新与转型才有出路。未来的趋势是OA、社交、CRM等集成一体, 只具备单一功能的产品都会被取代。

目前, 已有许多OA厂商开始行动。如金山办公软件实行“WPS云办公巅峰计划”, 提出移动+云存储企业办公方案。WPS移动版支持云端存储、邮件集成、手写输入、多屏共享等功能。华为推出移动办公产品:HUAWEI Any Office。1993年成立的杭州鸿康信息技术公司是OA行业中最早的文印外包企业之一。通过及时转型, 该公司依旧顺利发展。这种实例还很多。所以创新与转型是OA厂商必由之路。抓住新一代信息技术来临的大好时机, 一定能再大展宏图。

办公室自动化、办公自动化与OA 第2篇

1975年美国首先提出办公自动化设想,1978年流行于日本等国。微型计算机的出现,促进了办公室自动化的发展。以提高管理人员工作效率。把计算机技术应用于办公室工作。

Baidu的办公自动化渊新型办公方式冤

办公自动化(Office Automation),简称OA,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。凡是采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。现在在行政机关中,大多把办公自动化叫做电子政务,在企业单位就都叫OA,即办公自动化。通过办公自动化,或者说数字化办公,以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,提高效率,增加协同办公能力,强化决策的一致性,实现提高决策效能。

OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,实现提高决策效能。

第1代OA:硬件配置阶段;

第2代OA:数据处理自动化阶段;

第3代OA:C/S架构下的工作流自动化阶段;

第4代OA:无障碍工作流自动化阶段;

第5代OA:协同工作型办公自动化(流程管理);

第6代OA:协同发展型办公自动化(流程管理);

第7代OA:移动OA。

我们的办公自动化与OA

我国1975年起有OA办公室自动化的设想,1978年我们在中国首先提出推行办公自动化,而不是办公室自动化。也就是Baidu介绍的第一代OA,第二代OA等。我们在1983年成立了办公自动化学会,推动PC机的应用,和上海印研所,上海市政府办公厅开发了第一个中文排版系统,开发了中央部委第一个中文计算机排版、制版及胶印系统取代了铅印。1995年创办了办公自动化杂志;1997年组织首届OA办公自动化国际大会;2000年起研讨OA将来的发展趋势,提出将是MOHO———移动办公、居家办公,并于2004年正式注册。

OA即办公自动化,后来国际上发展为信息化IT,后又发展为ICT以及现在的互联网、物联网、大数据等。办公自动化从1978年到现在已38年,OA的内涵,外延随着时代和科技的发展不断变化发展,OA从Office Antomation,到Office Informatization,到现在的Open Application。

办公室自动化、办公自动化与OA 第3篇

1975年美国首先提出办公自动化设想,1978年流行于日本等国。微型计算机的出现,促进了办公室自动化的发展。以提高管理人员工作效率。把计算机技术应用于办公室工作。

Baidu的办公自动化渊新型办公方式冤

办公自动化(Office Automation),简称OA,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。凡是采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。现在在行政机关中,大多把办公自动化叫做电子政务,在企业单位就都叫OA,即办公自动化。通过办公自动化,或者说数字化办公,以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,提高效率,增加协同办公能力,强化决策的一致性,实现提高决策效能。

OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,实现提高决策效能。

第1代OA:硬件配置阶段;

第2代OA:数据处理自动化阶段;

第3代OA:C/S架构下的工作流自动化阶段;

第4代OA:无障碍工作流自动化阶段;

第5代OA:协同工作型办公自动化(流程管理);

第6代OA:协同发展型办公自动化(流程管理);

第7代OA:移动OA。

我们的办公自动化与OA

我国1975年起有OA办公室自动化的设想,1978年我们在中国首先提出推行办公自动化,而不是办公室自动化。也就是Baidu介绍的第一代OA,第二代OA等。我们在1983年成立了办公自动化学会,推动PC机的应用,和上海印研所,上海市政府办公厅开发了第一个中文排版系统,开发了中央部委第一个中文计算机排版、制版及胶印系统取代了铅印。1995年创办了办公自动化杂志;1997年组织首届OA办公自动化国际大会;2000年起研讨OA将来的发展趋势,提出将是MOHO———移动办公、居家办公,并于2004年正式注册。

OA即办公自动化,后来国际上发展为信息化IT,后又发展为ICT以及现在的互联网、物联网、大数据等。办公自动化从1978年到现在已38年,OA的内涵,外延随着时代和科技的发展不断变化发展,OA从Office Automation,到Office Informatization,到现在的Open Application。

办公自动化学会 第4篇

随着当前计算机技术水平的迅猛发展, 各种应用软件层出不穷, 解决了各类用户的需求, 方便了用户的生活和工作。作为一名基层干部, 我发现我国机关事业单位基本上还在沿用着传统的办公模式, 文件批阅慢、文件档案缺失严重、存放凌乱、会议繁琐、资源共享低等等问题, 使得机关事业单位办公效率低、群众满意度差。当前, 中央提出简政放权, 紧密联系群众, 提升服务质量和办事效率, 这给办公自动化系统的推广并发挥其作用提供了一个很好的机会和平台。

一、办公自动化的概述

办公自动化 (Office Automation) 简称OA, 是指利用先进的科学技术, 充分地利用信息资源、提高工作效率和质量, 使人们的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成, 达到充分利用信息, 提高效率和效益的目的。行政机关办公自动化是指以计算机为中心, 采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术, 广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息, 为科学管理和有效决策服务, 从而达到提高行政效率目的的办公自动化应用领域。

二、办公自动化的发展阶段

1. 起步阶段 (1985年―1993年) :

以结构化数据处理为中心, 基于文件系统或关系型数据库系统, 使日常办公也开始运用IT技术, 实现了基本的办公数据管理 (如文件管理、档案管理等) , 但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等, 导致应用效果不佳。

2. 应用阶段 (1993年-2002年) :

随着组织规模的不断扩大, 组织越来越希望能够打破时间、地域的限制, 提高整个组织的运营效率, 这个阶段的OA系统主要特点是以网络为基础、以工作流为中心, 提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持, 实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能。

3. 发展阶段 (2002年-至今) :

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟, 功能也由原先的行政办公信息服务, 逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节, 成为组织运营信息化的一个重要组织部分。随着市场和竞争环境变化, 客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同, 内外部各种资源的有效组合, 为员工提供了高效的协作平台。

三、办公自动化的应用方向及功能模块

全面推广办公自动化系统可以实现办公的高效化、便捷化, 真正贯彻中央提出的简政放权、提高政府效能的精神。同时, 机关事业单位在实际工作中将对OA系统的功能有着特殊的需求。

1. 文件传阅和批示。

传统的文件批阅环节多、时间长、效率低, 按正常流程批下来也要2-3个工作日, 如果中间有某个环节的人员不在, 那时间会更长。办公自动化改变了过去复杂、低效的手工办公方式, 通过建立B/S模式网络平台, 实现文件快速批阅, 即使出差在外, 也可以利用电脑或手机在线办公, 业务科室得到相关批示后能及时开展工作。

2. 收发文件。

机关事业单位的文件起草需要经过层层审核、多次修改, 即费纸又费事。通过OA系统可以实现文件快速起草审核, 拟稿人根据系统提供的文件模板直接在系统中拟稿并自动编号, 文件起草完毕后直接送审到上一级用户, 任何一级用户觉得不合格可以直接回退或修改, 拟稿人随时可以监控文件的审核情况。多个领导对文件内容修改也不会导致页面的美观度, 只需要查看相应人员的留迹即可。正式发文后文件可实现自动分类保存, 便于以后调取查阅。

3. 文件的整理和查阅。

传统的文件管理是由专门的档案保管员负责整理和归档, 但常年累月形成的文件档案繁多, 再加上管理员的变动等原因, 使文件的查阅和管理十分困难, 甚至很多早年的重要文件已经丢失。通过OA系统可以将收发文件分类整理保存, 调阅文件时系统提供关键字检索、模糊检索、组合检索、资料索引等多种查询方式, 使所需资料能迅速调阅。对于之前的纸质文件, 在分类归档后, 将目录和存放位置录入到系统, 也可实现快速查找调阅。

4. 信息发布及资源共享。

传统的信息发布一般是采用人工传递或书面方式, 不利于信息的共享且浪费资源。通过OA系统在内部建立一个有效的信息发布和交流平台, 例如电子公告、电子论坛、电子刊物等, 能够在机关内部员工之间得到广泛的传播和共享, 同时, 不同权限的用户可查看不同级别的信息, 使得信息的管理上更加规范、更加合理, 传递效率也将得到大幅度提高。

5. 网络会议。

机关单位每次开会要给所有科室挨个通知, 由于各种原因参会率往往不高, 导致会议精神传达不到位。现在大部分单位电脑配备是人手一台, 基于这个硬件基础, OA系统可以实现网络会议功能, 使一些常年驻外分支机构能更简便的参加会议。

6. 车辆管理。

通过OA系统安排公务车辆并注明去向, 司机在接到派车后在车辆管理模块点击“出车”, 公务结束返回单位后取消“出车”, 办公室可以随时掌握公车去向并灵活调度, 实现高效、合理的调配公务车辆。

7. 网上学习。

机关事业要求干部每年必须学习上级的新政策和法规, 组织统一的学习既不能合理的安排工作时间又不能很好的调动全员学习, 通过OA系统实现网上学习, 可以轻松的进行远程在线学习。既能各自合理安排自己的时间, 又不耽误一般正常的工作。

四、办公自动化系统存在的安全隐患及解决策略

1. 系统接入互联网, 容易受到黑客攻击。

由于OA系统需要接入互联网, 才能实现手机、电脑无地域限制办公, 但网络本身存在很多的安全隐患, 往往一些木马病毒会通过这些安全漏洞攻击电脑, 威胁系统安全, 严重的甚至会导致系统瘫痪。针对这个问题, 一是提高安全意识, 防止人为的安全隐患;二是使用正版杀毒软件, 提高防护等级;三是建立政府局域网, 有些区县已经建立了政府内网, 所有的数据都需要通过区县的服务器接入Internet, 上级信息中心可以随时监控用户使用情况, 降低安全隐患。

2. 系统收发文件, 单位身份和文件真实性难以确认。

很多单位担心如果使用OA系统收发文件, 不再像传统文件那样需要加盖公章, 如果有人冒用单位名义对外发送假文件, 将造成政府内部紊乱及严重后果。针对这个问题, 可以实行用户加密和电子印鉴技术, 用户必须使用密钥和电子印鉴才能对外发文, 而电子印鉴比传统的印鉴更加不易仿造, 每个单位的文件都将加盖唯一的电子印鉴标签。

3. 历史数据的安全性。

由于有些用户的操作不当等原因, 会造成重要文件数据丢失。对于这个问题, 一是要加强人员管理和操作水平的培训;二是定期对OA系统中的数据进行备份, 以防止数据丢失。

五、办公自动化推广及使用中存在的阻力及解决策略

1. 硬件设施不完善。

由于有些单位电脑配置率不高, 很多干部没有电脑, 硬件设施不到位对推广使用OA系统造成了一定的阻碍。

解决策略:一是加快硬件设施配备, 改善办公条件;二是加快内部网络建设, 为OA系统的推广应用提供一个良好的硬件基础。

2. 人员观念未转变。

当前, 办公自动化系统对传统办公体制带来很大的冲击, 尤其是现行的手工公文处理方式已经运行几十年了, 有一套完善的制度和行之有效的方法, 机关事业单位工作人员也习惯了这种工作模式, 要一下子改变现在的工作方式和习惯, 完全应用计算机进行公文处理, 确实会在一部分领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪, 妨碍OA系统的推广应用。

解决策略:改变机关事业单位工作人员对办公自动化的思想认识至关重要, 机关事业单位工作人员应该抛弃“办公自动化是一种先进的技术, 是由某个人负责去做的”的思想, 而应该树立和认识到:办公自动化是一种新的工作方式, 一种新的管理科学, 是提高管理机构决策效能的一种新方法, 是单位每个人都需要积极去参与建设的新领域。

3. 机关事业单位工作人员电脑操作水平不高。

人员操作水平整体不高是限制办公自动化发展的一个重要原因。有的工作人员还仅仅停留于查看网页, 查看电子文档等初级水平上。专职的办公自动化管理人员对于深层次的技术问题处理能力不够。

解决策略:经常组织干部培训, 提高机关事业单位人员的电脑操作水平。资源很丰富却因为操作水平而限制是很可惜的, 因此提高工作人员的操作水平是迫在眉睫需要解决的问题。要将相关业务培训列为常态化、制度化, 特别要注重OA系统专职管理人员的技术水平提升, 专职管理人员水平的提升, 对系统的日常维护和使用安全起到决定性的作用。

六、办公自动化系统在行政事业单位的应用前景

随着网络的迅速发展, 电脑的使用率也越来越高, 且很多文件、数据都要求电子数据。办公自动化经过长期的发展, 现在已经比较普及, 并开始被人们所认知和接受, 建立一个办公自动化系统平台, 可以将很多零散的资源整合到一起, 极大的提高单位数据共享性。通过OA系统可以提高机关事业单位办公效率, 减少人力, 降低办公经费开支, 节约社会资源, 也正是本届政府提出的“简政放权, 提高效率”精神要旨。因此OA系统在机关事业单位是具有很大的推广空间和应用前景的, 在不久的将来必然会在国家机关发挥重要作用。

参考文献

[1]刘杰等.《浅谈办公自动化现状存在问题分析》[J].医学信息学, 2007年12月第20卷第12期.

[2]罗素华.《办公自动化的现状与发展问题探讨》[J].铜业工程, 2003年第14期.

[3]张翠玲.《浅谈办公自动化的意义》[J].理论探讨, 2010年第7期.

[4]吕晓阳, 朱小珑, 谭共志.《办公自动化方法与应用》.清华大学出版社.

[5]李岚.《办公自动化技术与应用》.人民邮电出版社.

办公自动化学会 第5篇

运用办公室办公自动化技术进行信息处理已经成为了医院单位内部信息管理方式的发展趋势。医院办公自动化不仅仅要实现医院内部办公管理的智能化和自动化,还要实现管理的服务化。因为在实际的医院工作中各部门之间的信息审核、信息交接等信息处理工作的任务量是十分庞大的,对于医疗工作人员来讲需要花费大量的精力去处理,严重影响医院的工作效率[1]。所以各个医院单位开始引入办公自动化技术来进行相关的处理工作,许多医院的机关管理部门已经基本上实现了人手一台电脑的基础配备,不少部门还建立了自己的网站主页,并且开始进行一些网上业务的推广工作,但是目前还处于起步阶段,发展水平较低。此外还存在,医院不同管理部门缺乏宏观的整体规划,彼此之间没有建立有效的信息联系;管理部门内部的信息技术水平参差不齐等不少方面的问题。 因此要实现“数字化医院”还有很长的路要走。 

二、医院办公室办公自动化技术应用的意义

通过观察办公自动化在医院办公室的应用,发现办公自动化技术对于医院办公室办公具有以下几个方面的意义:第一,有利于有效节约人力资源。由于医院办公每天需要处理大量的信息,既包括医院单位内部的,也包括医院单位与其他社会组织单位的,办公自动化技术能够帮助办公人员快速有效的进行信息梳理和重要事项的处理工作,不仅快速高效,而且由于办公自动化技术有力的承担了许多“任务”,这就在很大程度上解放了一部分的医疗办公人员,使其可以有更多精力投入到医院的其他事务上,对医院的人力资源起到优化作用。第二,便于医院相关信息的保存。办公自动化技术的应用能够改变传统的资料信息的保存方式,只要将工作信息诸如:医院建设资料、医院资料人员绩效考核信息、病人病历信息等输入电脑相关系统内就可以实现这些资料的长久保存,对于以后的工作带来很大的便利。第三,能够实现多元化的信息共享。办公自动化技术的引入能够实现医院内部的信息共享,如,各部门之间、各科室之间、医生与护士之间能够快速准确的查询到所需的信息;还能够实现患者与医院的信息共享,如,患者通过上网查找相关信息,然后决定就医,包括主治医师的选择,住院条件的筛选等信息的获得。也能够实现医院单位与其他社会单位的信息共享。 

三、医院办公室办公自动化应用软件技术分析

(一)医院相关文件的文档管理。

医院单位所涉及的文档资料是十分繁杂的,比如,医院内部的规章管理制度、各种通知以及各种会议记录、各种不同患者的专家诊断结论、医疗人员绩效考核信息等诸多文档信息,这都需要进行信息存储以备后期工作的查找和使用。运用办公自动化技术,办公人员将这些信息输入电脑内,可以实现对这些信息的归档和管理,从而提高工作效率。

(二)医院资源的管理。

医院单位通常都具有很多医疗设备,这是医院的重要资源,如果不能对此进行有效的管理,势必会给医院的资源管理带来不必要的麻烦。由于医疗设备和器材都是十分昂贵的,通常都是由相应的科室负责管理,而其他科室如果要使用需要一系列的手续,而且不方便对这些医疗设备进行维护维修,一定程度增加了医院的经济成本。运用相关财务管理软件能有效规避这一现象,实现对医院资源的有效管理。此外,通过专用软件还能够对医院的期刊、日常办公用品等基础资源进行有效的管理。

(三)及时的信息沟通管理。

医院单位的工作具有很强的时效性,这就要求办公自动化能够实现信息的及时沟通和共享[2]。将办公自动化技术与现代网络技术连接在一起能够有效解决这一问题,例如在办公自动化技术中嵌入及时通信功能,不仅能够实现信息的及时沟通,更能将整个医院联为一个整体,从而,在医院的整体规划和医院的服务效率上达到较高的水平。

结束语

笔者希望更多的专业人士能投入到该课题研究中,针对文中存在的不足,提出指正建议,为提高我国医院办公自动化做出重要的贡献。

摘要：随着信息技术的快速发展,作为在管理上具有相当复杂程度的医院单位,引进和应用办公自动化技术是十分必要的,不仅能够有效提高医院的工作效率,更能推动医院的数字化建设。本文通过对医院办公室办公自动化技术的分析,试图为相关研究提供一些帮助。

关键词：医院,办公自动化,应用研究

参考文献

[1]李鹏,辛海燕,苗元青,曲强,徐浩,楚宏硕.基于工作流技术的办公自动化系统在医院中的应用[J].齐鲁医学杂志,2016,01:96-98.

办公自动化学会 第6篇

关键词：高校,低碳,办公室管理

前言高校开展低碳办公、办公自动化的必然性

发展低碳是中国走可持续发展道路的重要途径, 十七大提出“必须把建设资源节约型、环境友好型社会放在工业化、社会化发展战略的突出位置, 落实到每个单位、每个家庭……”。高校作为创造尖端科技的前沿、培养高层次人才的摇篮、传播新兴理念知识的阵地, 积极地推广低碳理念能对全社会带来良好的反响及带动效应。而高校办公室在高校管理过程中扮演着枢纽和窗口的作用, 开展自身的低碳化建设更是责无旁贷。

低碳办公, 是低碳经济的重要环节之一, 指我们在公务活动中尽量减少能量的消耗, 从而减少碳, 特别是二氧化碳的排放。谈到低碳办公, 人们自然会想到最大限度节省纸张, 降低高碳高辐射办公设备的使用等等工作方法。但值得注意的是, 并不是简单地减少用纸、减少使用办公设备就是低碳, 以牺牲综合实力发展速度来实现高校低碳化进程的意识是不科学的, 以顾及节能成效而降低工作效率的做法是不可取的。在日常办公中引入新技术新方法, 才是低碳办公从过程管理向目标管理的关键。

办公自动化作为信息化、网络化新时代高效便捷的办公平台, 优点在于各办公要素的闭环整合, 将人从繁琐、低端、无序的工作中解放出来从事核心事物, 提高校办公务运转效率, 同时还降低了办公成本, 提高监督力和执行力, 使高校管理趋于完善。因此, 将低碳办公与自动化办公两种新生事物结合发展, 是理念与技术的有机融合。低碳环保的共识能推进新技术的接受和理解, 而自动化的现实成效能扩大低碳理念的认知程度, 两者协调发展才能做好高校办公过程中降耗增效的加减法。

一、高校发展低碳办公存在的瓶颈

高校作为教书育人的重要场所, 在日常办公中非低碳的现象仍较突出, 主要表现在: (1) 能源消耗与污染。电脑、打印机、传真机、复印机等是现代办公必需的设备, 这些设备由于自身技术不完善和日常维护不及时, 容易在使用过程中造成臭氧、粉尘、电磁辐射等污染, 不但破坏环境同时也危害人类健康。办公设备更是电能消耗的黑手, 尤其在下班后如果仍处于开机、待机的状态, 必然是电能极大的浪费; (3) 办公用品和经费的使用。纸张是必备的办公用品, 传统文秘工作从文件拟制与修改、报送领导、正式文件下发到文件存档等, 每个环节都需要耗费大量的纸张。而在办公设备的选择上往往追求过高配置而忽视了其实际用途。办公室日常事务还面临着公务接待频繁, 接待标准不宜, 公车使用和管理不规范等问题。

因此, 高校发展低碳办公势在必行, 在认准了发展方向的同时, 我们也必须看清形势, 直面在发展过程中存在的制约因素:

低碳意识不够强。一方面是办公室人员缺乏环境道德意识, 对资源短缺、环境破坏的现状认识不足, 没有养成勤俭节约的良好习惯。另一个方面是缺乏环境责任意识, 没有认识到个人日常小事关乎生态环境整体大局的道理, 公共财物更值得我们去珍惜。

经济条件不具备。大部分高校作为非盈利性的事业单位, 与企业相比无法在环保事业上表现出大投入大改造大革新的魄力与实力。现有办公条件下, 统一更换耗能低、污染小、效率高的办公设施设备并不现实, 只有以硬件逐步调整、软件大幅提升的方式, 从转变工作方法出发, 才能有效整合资源, 实现低碳效益的最大化。

管理措施不完善。有的单位节能减排的观念沦为口号, 缺乏指导性的规章制度建设, 或是教条说理浮于表面, 对实际工作中的规范和约束意义不大, 造成办公室人员遵不遵守一个样, 贯不贯彻无差别的现象, 无法体现机关部门人员带头模范的作用。

监督机制不健全。环保节约的制度不完善, 必然导致监督机制的范围小、效果差, 部分工作人员养成了铺张浪费、假公济私的陋习, 部门之间以高新尖端设备相互攀比, 公车私用屡禁不止, 种种现象造成极坏影响, 势必影响到正常工作效率中。

二、办公自动化是实现高校低碳办公的有效途径

加强技能培训提高人员素质。新观念、新理论的发展离不开新方法、新技术的有效支撑。而人作为管理活动中的决定因素, 办公方式革新的关键在于转变办公室人员的工作理念, 培养他们掌握现代办公技术技能。要在日常办公中实现低碳环保, 应重点培养办公室人员以下几项技能: (1) 信息网络化的技能。办公人员应善于利用互联网上的海量数据, 通过有效的检索和查询功能, 及时准确地将有用信息进行收集、分类、归纳、分析及传递, 提高领导决策的准确性和有效性; (2) 办公无纸化的技能。办公人员应逐步摆脱日常工作中对纸张的依赖, 以电子文档作为信息流的载体, 如学校通知、计划、总结等都通过网上传递, 文件的起草、编辑、校对、定稿及归档都可以在计算机上完成; (3) 操作全面化的技能。办公人员在熟练掌握常用办公软件的同时, 还应根据实际工作的需要加强对专业软件的学习, 如电子表格和调度软件的应用可以使费时耗力的公务车辆调度变得简单而科学。同时办公人员还应了解办公设备简单的硬件知识, 做到正确操作、有效维护, 提高办公设备的使用效率与寿命。

合理配置设备实现节能减排。要以自动化带动低碳化的发展, 除了从办公设备使用过程中电能节约的方式考虑之外, 还应重视对于设备自身的节约问题。以计算机为例, 无论是从使用者的操作技能上还是从设备投入工作的范畴来看, 过高的配置都是资源的浪费。高校办公自动化系统主要包括了基础数据储存及维护、档案管理、信息发布与公文管理、事务管理、网内交流等几个功能模块。因此在开展办公自动化前期, 系统框架刚刚构建, 使用功能相对简单的情况下, 应充分发挥本部门现有资源, 防止重复购置。如需购置计算机及相关设备时, 应从工作岗位的实际需要出发, 由部门提出配置计划, 经相关职能部门技术人员对设备的需求程度进行认定, 本着完备性、适用性、经济性的原则进行核准, 报经审批后实施。购置使用后, 要加强日常维护, 经销商专业服务与本部门技术人员管理相结合, 保障设备的运行效率和使用寿命。对部门由于物理折旧但使用正常的设备, 可以调剂到使用要求不高的部门继续发挥作用。最后严把报废审查关, 避免以“设备陈旧”、“维护成本高”、“已不满足需求”为由简单地淘汰。

优化高校管理提高工作效率。低碳化办公的建设具有系统性和动态性, 建立健全长效的管理制度, 提高可操作性和实用性, 是实现高校办公低碳化的重要保证。高校低碳办公的管理框架可以以办公自动化的管理制度为主导, 这是因为开通办公自动化系统, 能够优化现有管理组织结构, 各部门分工明确、责任清晰, 减少扯皮与推诿, 提高协同办公的能力;还能够调整管理体制和模式, 办公自动化以信息化平台为依托, 程序的设定改善了人为工作中的随意性和失误率, 同时高校中繁杂的财务、人事、教务、学生、基建、后勤等大量的信息处理都通过计算机完成, 加快了管理工作的处理速度, 使办公室人员从繁琐的事务中解放出来, 投入科学决策的工作中。

解决信息孤岛完善督察监管。办公自动化系统对于学校领导而言, 是信息整合系统, 为科学决策提供便捷方式, 并能通过系统的反馈及时调整管理目标, 提高决策与时俱进的适用性;对于中层领导而言, 自动化系统是信息枢纽系统, 上传下达的信息流在此汇总或细化, 提高了沟通的便利程度;对于基层工作者而言, 信息化系统是信息处理系统, 改善了办公环境和条件, 也缩短了业务处理周期;对于普通师生而言, 自动化系统是信息的发布端口和查询端口, 提高了政策的把握速度, 扩大了制度的宣传范围, 也提高了文件的宣传效果。

信息的透明化使得工作进展一览无余, 文件追踪责任明细, 促进了领导与下属, 部门与部门之间办公效率互动的良性循环, 机关工作求真务实的办事作风逐步树立。同时办公自动化系统具备催办功能, 提醒工作人员及时处理未办事情, 从自身开始抓落实;自动化系统还使文件处理与档案管理一体化成为可能, 处理过程实时记录, 为责任追究提供依据。

参考文献

[1]解难.践行绿色办公建设生态文明.

《办公自动化》稿约 第7篇

本刊以党政机关、有关公司、企事业单位的广大办公人员, 及大专院校有关专业师生为主要读者对象。

本刊欢迎有关办公自动化的国内外新动态;办公自动化系统与管理系统工程;办公自动化的推广应用;办公自动化仪器、设备的应用及维修;办公文印与快速印刷、办公用品;智能大厦、综合布线、保安系统;计算机、通信、网络技术、Internet和Intranet;各单位办公自动化实例、经验介绍和体会;对各种层次机构办公自动化开展的看法、建议、如何搞好办公自动化;行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等学科与办公自动化的关系等领域中, 具有一定见解的科技论文、专题研讨、综述、评论、科普文章、经验介绍, 新技术、新产品介绍, 人物介绍等来稿, 以及学术活动、会议报道、展览信息等等。

文稿的著作权, 除另有规定者外, 属于本刊。署名作者的人数和顺序由作者自定。如用笔名, 请在来稿时告知姓名、电话、通信地址及邮政编码, 以便联系。

文稿务求论点明确, 论据可靠, 数字准确, 文字精练。引用资料请注明原作者姓名、作品名称及其来源。文稿一般在4500~6000字之间。请通过电子邮件方式投稿至我社, 投稿邮箱:mamuzh@126.com来稿请自留底稿, 无论刊登与否恕不退稿。寄稿后3个月未接到本刊采用通知时, 请自行处理, 请勿一稿多投。双方另有约定者除外。

来稿邮箱:mamuzh@126.com

电话咨询:010-65947653 65956365

传真:010-65019688

国内统一刊号:CN11-3749/TP