办公软件应用教案

办公软件应用教案（精选8篇）

办公软件应用教案 第1篇

第一单元 操作系统应用

一、windows XP简介

Windows XP（版本号：5.1，开发代号：Whistler）中文全称为“视窗操作系统体验版”。是微软公司发布的一款视窗操作系统。它发行于2001年10月25日，原来的名称是Whistler。字母XP表示英文单词的“体验”（experience）。

微软最初发行了两个版本，家庭版（Home）和专业版（Professional）。家庭版的消费对象是家庭用户，专业版则在家庭版的基础上添加了新的为面向商业的设计的网络认证、双处理器等特性。且家庭版只支持1个处理器，专业版则支持2个。

Windows XP Home Edition（家庭版）Home Edition 是面向家庭用户的版本。Windows XP Home Edition发布日期：2001-10-30 02:22:00，由于是面向家庭用户，因此家庭版在功能上有一定的缩水，主要表现为：没有组策略、远程桌面、EFS文件加密、多语言、连接Netware服务器的功能、只支持1个CPU和1个显示器（注意是物理上的1个CPU，可以支持单CPU多核心——如双核、四核，专业版支持2个CPU和9个显示器）、不具备访问控制和IIS服务以及不能归为域等。但Windows XP Home Edition只支持一个处理器。

Windows XP Professional Edition（专业版）

Professional 是面向企业、开发人员的版本，与 Home Edition 相比提供更加全面的功能，是 Windows XP 的全功能版本。市面上所采用的盗版均以 Professional Edition 的 VOL 版本为基础进行修改，它是XP里最全面，功能最多的XP版本。

Windows XP Professional Edition支持双CPU系统。电脑公司XP，番茄花园XP等网上流传的XP原版和GHOST XP都是这个版本。

2009年4月，微软宣布取消Windows XP主流技术支持，2011年7月初，微软表示将于2014年4月8日起彻底取消对Windows XP的所有技术支持（除了Windows XP的防恶意软件签名及引擎升级延期至2015年7月14日之外，也就是说，用户在2015年7月14日之前依然可以使用微软的杀毒软件）

二、桌面简介

“桌面”就是在安装好中文版Windows XP后，用户启动计算机登录到系统后看到的整个屏幕界面，它是用户和计算机进行交流的窗口，上面可以存放用户经常用到的应用程序和文件夹图标，用户可以根据自己的需要在桌面上添加各种快捷图标，在使用时双击图标就能够快速启动相应的程序或文件。

通过桌面，用户可以有效地管理自己的计算机，与以往任何版本的Windows相比，中文版Windows XP桌面有着更加漂亮的画面、更富个性的设置和更为强大的管理功能。

三、窗口

当用户打开一个文件或者是应用程序时，都会出现一个窗口，窗口是用户进

行操作时的重要组成部分，熟练地对窗口进行操作，会提高用户的工作效率。1.窗口的组成：标准的窗口，它由标题栏、菜单栏、工具栏等几部分组成。• 标题栏：位于窗口的最上部，它标明了当前窗口的名称，左侧有控制菜单按钮，右侧有最小、最大化或还原以及关闭按钮。• 菜单栏：在标题栏的下面，它提供了用户在操作过程中要用到的各种访问途径。• 工具栏：在其中包括了一些常用的功能按钮，用户在使用时可以直接从上面选择各种工具。

• 状态栏：它在窗口的最下方，标明了当前有关操作对象的一些基本情况。• 工作区域：它在窗口中所占的比例最大，显示了应用程序界面或文件中的全部内容。• 滚动条：当工作区域的内容太多而不能全部显示时，窗口将自动出现滚动条，用户可以通过拖动水平或者垂直的滚动条来查看所有的内容。• “任务”选项：为用户提供常用的操作命令，其名称和内容随打开窗口的内容而变化，当选择一个对象后，在该选项下会出现可能用到的各种操作命令，可以在此直接进行操作，而不必在菜单栏或工具栏中进行，这样会提高工作效率，其类型有“文件和文件夹任务”、“系统任务”等。• “其他位置”选项：以链接的形式为用户提供了计算机上其他的位置，在需要使用时，可以快速转到有用的位置，打开所需要的其他文件，例如“我的电脑”、“我的文档”等。• “详细信息”选项：在这个选项中显示了所选对象的大小、类型和其他信息。

2．窗口的操作

• 窗口操作在Windows系统中是很重要的，不但可以通过鼠标使用窗口上的各种命令来操作，而且可以通过键盘来使用快捷键操作。基本的操作包括打开、缩放、移动等等。（1）切换窗口

• 当窗口处于最小化状态时，用户在任务栏上选择所要操作窗口的按钮，然后单击即可完成切换。当窗口处于非最小化状态时，可以在所选窗口的任意位置单击，当标题栏的颜色变深时，表明完成对窗口的切换。• 用Alt+Tab组合键来完成切换 • 用户也可以使用Alt+Esc组合键（2）关闭窗口

• 直接在标题栏上单击“关闭”按钮。• 双击控制菜单按钮。

• 单击控制菜单按钮，在弹出的控制菜单中选择“关闭”命令。• 使用Alt+F4组合键。（3）窗口的排列

• 在任务栏上的非按钮区右击，弹出一个快捷菜单

• 层叠窗口：把窗口按先后的顺序依次排列在桌面上

• 横向平铺窗口：各窗口并排显示，在保证每个窗口大小相当的情况下，使得窗口尽可能往水平方向伸展 • 纵向平铺窗口：在排列的过程中，使窗口在保证每个窗口都显示的情况下，尽可能往垂直方向伸展 3.资源管理器简介 4.文件夹简介 5.磁盘清理简介

• 使用磁盘清理程序可以帮助用户释放硬盘驱动器空间，删除临时文件、Internet缓存文件和可以安全删除不需要的文件，腾出它们占用的系统资源，以提高系统性能。

• 执行磁盘清理程序的具体操作如下：

•（1）单击“开始”按钮，选择“更多程序”∣“附件”∣“系统工具”∣“磁盘清理”命令。

•（2）打开“选择驱动器”对话框

•（3）在该对话框中可选择要进行清理的驱动器。选择后单击“确定”按钮可弹出该驱动器的“磁盘清理”对话框，选择“磁盘清理”选项卡，•（4）在该选项卡中的“要删除的文件”列表框中列出了可删除的文件类型及其所占用的磁盘空间大小，选中某文件类型前的复选框，在进行清理时即可将其删除；在“获取的磁盘空间总数”中显示了若删除所有选中复选框的文件类型后，可得到的磁盘空间总数；在“描述”框中显示了当前选择的文件类型的描述信息，单击“查看文件”按钮，可查看该文件类型中包含文件的具体信息。• 5）单击“确定”按钮，将弹出“磁盘清理”确认删除对话框，单击“是”按钮，弹出“磁盘清理”对话框，•（6）若要删除不用的可选Windows组件或卸载不用的安装程序，可选择

“其他选项”选项卡，•（7）在该选项卡中单击“Windows组件”或“安装的程序”选项组中的“清理”按钮，即可删除不用的可选Windows组件或卸载不用的安装程序。

6.整理磁盘碎片

• 运行磁盘碎片整理程序的具体操作如下：

•（1）单击“开始”按钮，选择“所有程序”∣“附件”∣“系统工具”∣“磁盘碎片整理程序”命令，打开“磁盘碎片整理程序”之一对话框，•（2）在该对话框中显示了磁盘的一些状态和系统信息。选择一个磁盘，单击“分析”按钮，系统既可分析该磁盘是否需要进行磁盘整理，并弹出是否需要进行磁盘碎片整理的“磁盘碎片整理程序”之二对话框，•（3）在该对话框中单击“查看报告”按钮，可弹出“分析报告”对话框，•（4）该对话框中显示了该磁盘的卷标信息及最零碎的文件信息。单击“碎片整理”按钮，即可开始磁盘碎片整理程序，系统会以不同的颜色条来显示文件的零碎程度及碎片整理的进度。

•（5）整理完毕后，会弹出“磁盘整理程序”之三对话框，提示用户磁盘整理程序已完成。

•（6）单击“确定”按钮即可结束“磁盘碎片整理程序”。

办公软件应用教案 第2篇

教学目标：了解使用通信设备时应注意的问题 教学重点：掌握使用通信设备时应注意的问题 教学难点： 使用通信设备时应注意的问题

教学方法：讲授法、情景教学法、小组讨论法。教

具：多媒体 课

时：2课时 教学过程：

一、导入

在人与人的交往中，礼仪越周到越保险。

——托·卡某尔

礼貌使有礼貌的人喜悦，也使那些受人以礼相待的人喜悦。

——孟德斯鸠

二、讲授新课

（一）、传真礼仪

传真在很多时候可以替代邮寄的商务信函在起草传真时应遵循商务信函的一般格式，做到简明扼要，文明有礼。

1、传真的礼仪规范

传真的使用有其独特的规则和礼仪规范，在使用时应注意遵守。(1)将要发送的传真内容应简明扼要，尽量不要发送很多页数的传真，以免占用设备、浪费纸张。

(2)单位所使用的传真设备，应安排专人负责。无人在场而又有必要时，应使其处于自动接收状态。单位的传真机尽量不要与办公电话采用间一线路，以免影响正常办公。

(3)不要未经对方允许擅自发送传真。有的公司传真机并非终日开机，所以应了解对方开机的时间或者事先联系，以便对方做好接收准备。

(4)不要在未经加密的传真机上传送保密性材料。(5)传真急件应在封面上注明，必免被耽搁。(6)传真件要用有公司信头的公文纸并且注明时间、日期、接收人的姓名、传真号、电话号码以及所在部门的名称，还要注明发送人的姓名、传真号及所在部门的名称，传送文件的页数等。

(7)发送传真时必须按照规定操作以保证传真的清晰度。传真机有时纸张效果不理想，字迹可能不太清楚，也容易褪色，应及时将传真件复印备案。

(8)使用完传真机后要检查传真机是否还有纸，如果即将用完要加纸。

2、传真的注意事宜

使用传真时还要注意以下事宜：

(1)必须洼意维护个人和所在单位的形象，在发送传真时一般不可缺少必要的问候语和致谢语。发送文件、信函、资料时更要注意这一点。

(2)不要擅自清除他人在传真机上的设置。

(3)如果在发传真时收到其他人的传真，应将其放在收件人的信箱里，不要擅自查看其内容。

(4)即时办理有关事宜。人们在使用传真时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应在第一时间内采用适当的力式旨知对方，以免对方惦念。

（二）、电话礼仪

电话被现代人公认为便利的通信工具，在日常工作中，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个公司的声誉；在日常生活中，人们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而，掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。

接听电话的步骤如下：

1、接听电话前

(1)准备笔和纸。如果没有准备好笔和纸，那么当对疗需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前，耍准备好笔和纸。

(2)停止一切不必要的动作。不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，否则对方会感到接听者在分心，这也是不礼貌的表现。

(3)使用正确的姿势。如果接听姿势不正确．电话不小心从手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。(4)带着微笑迅速接起电话，让对方也能在电话中感受到接听者的热情。

2、接听电话时

(1)三声之内接起电话，此外，接听电话还要注意接昕电活的语调，让对方感觉到减意；往意语调的速度；注意接昕电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对力感到不受欢迎；注意双方接昕电话的环境；注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因；注意打电话双方的态度。当听到对方的淡话很长时，也必须有所反应，如使用“是的、好的”等来表示你在听。

(2)主动问候，报部门介绍自己。

(3)如果想知道对方是谁，不要唐突地问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者以礼貌地问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗？”

(4)须搁置电话或让宾客等待时，应给予说明，并致歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。

(5)感谢对方来电，并礼貌地结束电话。在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。

（三）、E—mail礼仪

E-mail即电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络向交往对象所发出的一种电子信件。

使用E-mai1要注意吼下礼仪规范：

(1)同时发给几个人的电子邮件最好采用分别发送形式，不要使用抄送格式或者群发。

(2)每天检查新邮件，收到他人的重要电子邮件后应即刻回复。回复信件时可适当附上原文，以便收件人能很快知道回复信件的主旨。重要的电子邮件在发送成功后还应询问其是否收到。

(3)电子邮件要标明主题。主题应盲简意赅，使人一日了然。往意标题不要过长，以免被邮件系统自动归人垃圾邮件。

(4)邮件内容要慎重。现在法律规定电子邮件的内容可以作为法律依据，所以公务来往中对于电子邮件的内容一定要慎重。

(5)邮件不要太长，否则容易使人忽略部分内容或者失去兴趣。

(6)邮件最好采用纯文本格式，如果需要发送附件，要考虑对方能否阅读该文件。因为不同的电脑的操作系统不同，附件内容未必可以打开。

(7)认真撰写邮件。向他人发送的电子邮件一定要精心构思，认真撰写，语言要流畅。引用数据和资料时应注明出处。

(8)避免乱发邮件。妞果没有必要，不要向他人乱发电子邮件。(9)信件的开头结尾最好有问候语。

小洁是A公司的新人，负责办公室的常务工作。这天，办公 室主任冯女士要他给公司的研发部门的员工发一封E-mail，通知大家下周的例会时间变更。

小洁想想自己平时络好友们群发邮件的情景，使胸有成竹地 坐到办套桌前，开始撰写邮件。内客如下：

各位员工，这是一个时间变更通知。

下周的例会时间由周一上午变更为周二上午，时间仍按原定时间。望相互转告。谢谢！

接下来，他在公司的信件系统中选了“群发”功能，将邮件发了出去。不久，就有电话相继打到办公室，大家纷纷询问时间变更有没有自己的部门。原来，小洁一时大意，在群发时将邮件发给了公司的全体员工，并且，由于其信件中通知的对象不明确，造成了全体员工的迷惑。事后，办会室的冯主任严厉地批评了他。

想一想：小洁在使用E—mail时应注意到哪些相应的事宜?尝试帮助小洁将邮件的内容修改一下。

（四）、即时聊天工具礼仪

即时通信(IM)以其简短、快捷的特点迅速在职场沟通中普及开来。在看似日常化的即时聊天工具中做到得体、大气的礼节，是体现职业素养的重要途径。在使用即时聊天工具时要注意如下礼仪规范：

(1)屏幕名称、图标、头像是否台适。适合于休闲环境的头像未必适合商业环境；屏幕的名称、图标和头像是留给对方的第一印象，因此要注意其与自己单位名称的关联和适应。

(2)进行自我介绍。当第一次激活一个即时聊天请求时，如果屏幕头像不足以向对方说明自己或所在单位的基本情况时，要给出简要的自我介绍。(3)询问对方是否有时问聊天。如果不询问对方是否方便进行交流而直接发送聊天窗口，是一种不尊重对方的体现。轻则给人留下不良印象，重则影响职场上的往来，是应当注意的。

(4)明确讨论内容。在职场中，时间是最为宝贵的。大多数人不会只为了聊天而聊天。在进行即时聊天时，要先向对方表明自己会话的主要意图，确保对方了解要讨论的内容。

(5)悄息应简短，重点突出。由于很多即时消息服务部有数量限制，发出的消息应尽量简洁，中文以不超过250字为宜，英文不超过500字符。要适应对方的阅读能力和注意力。

(6)英文邮件注意文字格式。用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段埘一些信息进行提示时，要注意是否流露了过于强硬的语气。

(7)给对方时问来回成。由于打字速度、系统、问题难易程度的影响，要留给对方足够的时间来回应消息。出于礼貌，每次是好只问一个问题。

(8)保持关注对方，以示尊重。

(9)术语和缩写。对于不确定双方共知的术语和缩写，要尽量写全称。因为沟通的对方可能是非专业人员，如果其不熟悉术语，町能会产生混淆甚至误解。囡此应尽量使术语、缩写显得明白、易懂。

(10)不要使用自定义字体、文字大小和颜色。文字格式的设置尽量简朴、庄重。以黑色宋体的标准字体为宜。如果随意改成红色、蓝色，或加大、减小字号，会给人以唐突之感。

(11)注意机密信息。即时消息和在线聊天程序在默认设置下的安全级别不够高，它可能允许其他程序从即时聊天中截取信息。如果需要传送或接收机密信息，应当选择使用安全会话功能，或者使用其他安全性能更高的程序，比如电子邮件等。

(12)结束会话的礼仪。结采即时会话时，除了要重申会话的重点之外，要询问对方是否还有疑问。如果没有，应当表示感谢。

三、课堂小结

掌握职场的办公通讯礼仪规范，为日后走向工作岗位做准备；掌握礼仪的基本原则，井能够将其运用到社交活动中。

四、课堂作业

讨论：新加坡曾提出“电话文化”的口号。起因是，一位美国商人打电话给新加坡一家银行某经理，经理室没人接，那位商人要求接线员转接他处寻找一下，接线员很不耐烦，并冷言冷语，美商也很不高兴，说话语气也重了，要求接总经理处，电话却“啪”地拄断了，商人再打，接线员赌气就是不接。最后商人拂袖而去，一笔15万存款进入了另一家银行。

办公室计算机办公软件的应用探讨 第3篇

关键词：办公室,计算机,办公软件,应用

随着信息技术的飞速发展, 现在几乎所有办公室的日常办公中都会辅以相应的计算机软件。大量计算机软件的产生, 不仅革新了人们传统的办公模式, 也使得很多具体的工作在落实上成效更高, 并且建立了更加轻松便捷的人和人直接沟通交互的桥梁。鉴于当前我国使用的计算机办公软件大部分来源于国外, 因此, 提升我国自主软件开发的能力很有必要, 这样才能够产生真正符合自身需求, 并且信价比更高的办公辅助工具。

一、办公软件应用的优劣势分析

(一) 办公软件应用的优势分析

计算机办公软件的应用的优势主要体现在它的跨地域应用, 检索快速便捷, 携带方便以及安全系数高等方面。在办公软件的应用中, 我们可以实现跨地域的快速传递和检索, 只需要通过网络在很短的时间内就可以将所需内容传出或接入, 这对于节奏相当快的社会来说节省了很多的时间。办公软件应用的优势同样也表现在检索文献的速度方面, 它使我们摒弃了先前的一句句阅读来检索的习惯, 而开始利用计算机化的办公软件直接进行关键词检索, 就可以得到我们想要的结果。

此外, 有了计算机办公软件后, 我们在处理很多信息, 制作各种报告、书面总结上也十分方便。很多办公室一族经常需要进行对于相关材料的归纳整理, 有了office软件后, 无论是文字、图片还是数据在处理上都会非常轻松, 并且准确性很高。这极大的带来了办公室工作实效的提升。

(二) 办公软件应用的劣势分析

尽管计算机办公软件的应用存在着这样或那样的好处, 但是对于其在办公终中的不足之处也必须引起我们的警示。

首先非法软件和计算机病毒的存在使得企业资料、个人信息和机密文件开始变得不是那么安全, 随着计算机技术的普及, 随之而来的是计算机网络攻击的增加, 各种文件资料被恶意窃取, 这就要求我们在算计安全技术方面要不断实现突破。

其次, 计算机办公软件的统一也就意味着各种特定和特殊用户的需求不能得到有针对性的满足, 这说明计算机办公软件在提高办公效率的路上还有很长的路要走。

再次, 计算机办公软件的应用和普及有着较高的成本, 主要体现在物质成本和技术成本两个方面, 这对于它的普及在一定程度上有着阻碍的作用。

二、办公软件的实际应用分析

(一) 教育科研中的有效应用

办公软件在各个领域的使用都越来越普遍, 其功效也很大程度得到认可。首先, 在教育科研领域办公室软件能够发挥很多实际用途, 最明显的一点就是改变了教师教课的方式, 也革新了师生间信息交互和交流探讨的传统模式。现在几乎各大高校的教师都会采用ppt或者各种相应的计算机软件进行备课, 在课堂上有了这些软件的使用, 可以让知识的呈现清晰直观且生动有趣, 能够更好的抓住学生的注意力, 提升知识教学效果。同时, 教师给学生布置的各种学习任务或者作业学生也可以通过办公软件作为辅助来完成, 比如, 学生可以利用word作学科总结, 可以以ppt的形式给大家分享呈现自己的某一个项目的研究成果等。

(二) 政府部门中的有效应用

政府部门的使命就是更好的为人民服务, 这也是政府部门日常工作的核心。在实践这一目标和使命的过程中, 办公室软件能够起到非常好的辅助效果。比如, 利用各种相应的软件可以制作对外公开的网站, 公民可以通过浏览政府部门的网站来获取相关信息。还有, 一些政府职能部门在给市民提供服务时也可以利用到办公室软件, 如公民信息的核查, 公民意见的征集等。有了各类实用的软件不仅构建了公民和政府部门相互沟通交互的桥梁, 也能够更好的实现相关资源的共享, 还能够让政府部门给市民提供更加高效便捷的服务。

(三) 商务办公中的有效应用

办公软件在商务办公中体现出的功效同样非常明显。对于商务领域来说, 时间与效率就是金钱, 很多行业和领域都需要第一时间对于很多事情做出反应与处理。不少办公室软件都能够给商务办公中各种事务的处理带来辅助。比如, 利用相关软件可以很好的处理各种图片信息, 能够让产品看上去更具吸引力;又如, 现在的不少网络购物平台都是借助相关软件来直接形成客户与商家间沟通的桥梁, 也是客户向商家咨询的直接渠道。这很好的拉近了两方之间的距离, 也让很多商业模式变得更加简单快捷。

三、办公软件的应用发展前瞻

(一) 推动我国办公软件的自主发展

从当前我国办公室所使用的最为常见的一些办公软件来看, 大部分软件都不是我国自主开发的, 那些使用频率最高, 效用最为明显的软件通常都是国外的。这个问题需要引起我们更大的注意力与关注。一方面, 使用国外软件往往需要支付较为高昂的费用, 这直接提升了办公室使用办公软件的成本。另一方面, 很多国外引进的软件和我国的一些办公室的实际需求并不是完全匹配, 造成了使用中的一些不便。因此, 加大我国办公软件的自主开发力度很有必要, 这是让办公软件的功用更充分发挥的一个前提。

(二) 加强软件开发人才培养

很有必要加强我国软件开发的人才培养, 要让这个领域的人才队伍建设更加充实, 能够培养出更多这个领域的专业人才。一方面, 高校应当在这个专业的人才培养上进行加强, 比如, 可以多聘请这个行业的专家学者来给学生讲课;另一方面, 很有必要给这些人才提供更多实践的机会和平台, 这是让他们在这个领域有更深的钻研, 并且更加了解我国办公室的真实需求的方法, 这对于提升软件开发的质量很有帮助。

参考文献

[1]杨樟, 黄秀丽.计算机办公软件的分析及应用探讨[J].?计算机光盘软件与应用, 2014 (23) .

[2]李源.计算机办公软件在办公室的应用[J].电子制作, 2015 (12) .

[3]张海平.办公室计算机办公软件的应用探讨[J].黑龙江科技信息, 2015 (32) .

[4]陈玉霞.探讨如何利用计算机办公软件提高审计的效率[J].电子制作, 2014 (14) .

办公软件技巧 第4篇

修改打印幻灯片的模式

在日常工作和生活中，我们有时需要将老师或同事的PowerPoint幻灯片打印出来使用。需要注意的是，由于幻灯片上的文字通常比较精简，默认情况下使用一张A4纸打印一张幻灯片不仅浪费，而且非常不美观。

其实，在PowerPoint 2007/2010的打印设置中，我们可以方便地修改打印模式。按下[Ctrl]+[P]打开“打印”对话框，在“设置”命令组中选择“讲义（每页9张幻灯片）”，如果幻灯片以文字为主，而且采用了白底黑字的设计风格，那么建议大家同时选中“幻灯片加框”选项。然后根据实际情况选择是否“双面打印”，纸张方向一般情况下应该选择“横向”。

不过，如果觉得每页打印9张仍然显得有些浪费的话，还可以在打印机属性中设置每页打印更多的幻灯片。例如，惠普LaserJet P系列打印机就在打印机属性的“完成”选项卡中提供了每张A4纸打印16页的选项，如果使用双面打印的话，同一张纸就可以打印32张幻灯片了。

需要注意的是，虽然不同品牌打印机的设置方式可能不太一样，但是在安装了最新驱动程序的情况下，一般都可以在打印机属性设置页面中找到相关的选项。

2/Outlook 2010/

学会使用或弃用建议的联系人

我们有时候需要给尚未添加到联系人列表中的新email地址发送邮件。大部分情况下，没有必要专门手动地将该email地址添加到联系人列表中，因为Outlook默认情况下会将这些收件人的地址收集起来，生成一个“建议的联系人”列表，我们只需要隔一段时间检查一次该列表，然后根据需要将他们从“建议的联系人”拖拽到“联系人”中或者直接删除即可。

但是，“建议的联系人”功能可能会在同步联系人数据时出现问题，因为有的邮件客户端会认为“建议的联系人”也是Outlook地址簿的一部分。为了解决这个问题，可以选择“联系人”，然后切换到“文件夹”选项卡，选择“文件夹属性”，在弹出的对话框中切换到“Outlook通讯录”，然后取消“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”的选中标记，点击“应用|确定”按钮即可。

如果不希望启用“建议的联系人”功能，，我们可以点击“文件”选项卡，然后点击“选项”，在弹出的对话框左侧导航栏中切换到“联系人”，在“建议的联系人”命令下，取消“自动将不属于Outlook通讯簿的收件人创建为Outlook联系人”的选中标记，最后点击“确定”按钮即可。

教案1-了解办公自动化知识 第5篇

2、课程介绍，让学生全面了解本课程，明确学习本课程的

课前准备（10分钟）

任务导入

（5分钟）

任务分析（10分钟）

相关知识（5分钟）

重要意义。

3、学习本课程的要求及机房管理要求。

通过观看一段现代办公情况的视频，提出问题，导入本次课的任务。

模块一：计算机基础应用 项目一：认识办公自动化 任务一：了解办公自动化知识

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。了解办公自动化就要从办公自动化的内涵和外延、办公自动化技术、历史演变、发展方向等多方面入手，全面了解办公自动化知识，为今后的学习做好铺垫。

办公自动化的涵义；

办公自动化技术三个层次

办公自动化的特点

办公自动化的意义

目前企业的办公自动化程度

办公自动化历史演变

观看视频后，先请学

生谈谈你认为什么是办公自动化，引入本次课的工作任务。通过任务分析使学生清楚从哪些方面入手完成任务。

师生共同概括出完成本任务所需要掌握的知识点有哪些。

任务实施（35分钟）办公自动化的发展方向

一、办公自动化的涵义

办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概

采用讲授

念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。

技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。办公自动化系统是处理信息

法、讨论法的系统，是进入信息时代后的一种新概念。

二、办公自动化技术三个层次

1、第一个层次——事务型办公自动化系统

只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。

2、第二个层次——信息管理型OA系统

随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。

3、第三个层次——决策支持型OA系统

它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策

举例说明

程序，作出相应的决策。

三、办公自动化系统有四个新的特点：

（1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。

（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。

（3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。

这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。例如事务级OA系统称之为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。例如，市政府办公机构，实质上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程。

四、办公自动化意义

办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的 举例说明

协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。

五、办公自动化程度

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

▲起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

▲已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资

没有产生应有的效益。

▲已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

▲已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

六、办公自动化历史演变

1、起步阶段

（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。

学生先自己阅读教

材，然后提问总结

2、应用阶段

（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。

3、发展阶段

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。

七、办公自动化的发展方向

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

讲述法 简要说明

阅读教材回答如下问题：

1、简述办公自动化定义。

巩固练习（20分钟）

带着问题

课堂小结

（3分钟）

作业布置（2分钟）

2、办公自动化可分为哪三个层次？

3、简述办公自动化系统的组成和基本功能。

4、简述办公自动化技术发展所经历的四个阶段。

5、简述办公自动化发展的方向。

本次课主要学习了办公自动化的相关知识，通过学习要求学生理解办公自动化的定义、掌握办公自动化的层次以及办公自动化系统的组成和基本功能、了解办公自动化技术发展的过程及发展方向。

1、简述办公自动化定义。

2、办公自动化可分为哪三个层次？

3、简述办公自动化系统的组成和基本功能。

4、简述办公自动化技术发展所经历的四个阶段。

看书理解课堂所学内容

公共场所失火怎么办公开课教案 第6篇

《公共场所失火怎么办》教案

塔水一小 罗艳

一、教学目标

（1）树立冷静面对公共场所失火的意识。（2）掌握从火灾中安全逃生的方法要领。

（3）学习利用各种方法查阅、收集、处理信息资料，培养学生搜集和处理信息能力、获取新知识能力、交流与合作能力。培养学生积极主动的参与意识及认真负责的科学态度与科学道德。

二、教学重难点

掌握从火灾中安全逃生的方法要领。

三、教学准备

毛巾和清水

四、教学过程

（一）导入新课。出示谜语，激发学生兴趣

1、小来针眼大，大来满山坡，能过千山岭，不能过小河。（打一自然现象）（谜底：火）【板书火字】

2、师提问：孩子们，你在哪些地方见过火？

生回答：做饭、烧水、炒菜、取暖、祭祀、烧制陶器„„

3、师导言：孩子们都答的非常好，你们的知识面真广，真棒！我们说我们的日常生活离不开火，但是如果我们对火管理不好，就会“失火”。【板书失字】

（二）引导探究，解决问题（安全小问号）

1、失火的时候，火有大，有小。同学们，在生活中你们有见过，听过，或者电视新闻上看到过听过公共场所失火的报道吗？（分组讨论，抽人来回答）

学生1： 2012年6月11日，濮阳市开发区开州路办事处张仪村村内街道上，一辆超载幼儿园校车发生燃烧事件，车辆核定乘坐8人，事发时车内共有13名幼儿园学生和1名司机。燃烧共造成4名幼儿死亡，1名幼儿和司机重伤，2名幼儿轻伤，另有一名现场救援的群众轻伤。

学生2：2012年9月15日上午10时20分左右，青岛台东六路小学内突发大火，当时有近千名小学生正在上课，但起火地点位于学校食堂内部，距离教学区还有一段距离，所幸大火并未造成人员伤亡，学校负责人表示起火是由于食堂内部工作人员操作不当引起的。师答，同学们都回答的很好，在这里老师也搜集了一些案例。（师出示案例和图片）

师导言：孩子们看了之后，你们有什么感受？（生答：害怕，恐惧，紧张）是呀，火灾实在太可怕，（出示死亡人数幻灯片）火灾来临时，我们该怎么逃生呢？【板书“怎么办”】

（三）引导探究，解决问题（安全小博士）重点

老师：公共场所发生火灾时，该怎么逃生？【板书“公共场所”】要不要师解释“公共场所” 让学生看书，分小组讨论，一个小组解决一个图片文字，让小组分开读，读后分析文字的意思，抓重点字词。老师：同学们回答得很棒。

（1）抢答：发生火灾时，是盲目开窗开门，还是用湿毛巾、衣服等衣物包住头脑。

（四）做实验

把毛巾用水侵湿，捂住口鼻，试试毛巾要湿到什么程度，才能既不影响你的呼吸，又能起到隔绝烟雾的作用？

（五）小演习

把毛巾用水侵湿，捂住口鼻，试试毛巾要湿到什么程度，才能既不影响你的呼吸，又能起到隔绝烟雾的作用？

（六）作业

回家后，把你学到的公共场所失火逃生方法给家人说一说。

（七）总结

1、请学生谈谈这节课的收获。

2、教师总结：火灾袭来速疏散，披湿衣物贴地面，捂住口鼻穿浓烟。

身上着火把滚翻，别嫌难看别乱窜，躲到阳台忙呼喊。公车遇火速离开，车门不开把窗击。（齐读）

计算机办公实用教程 第一讲教案 第7篇

【教学课时】：2学时

【教学目的】：了解计算机的基本结构，认识计算机的主要部件并了解其功能，知晓计算机工作的基本原理；熟悉计算机组成部分，计算机软件系统的组成和功能，掌握计算机基本知识。【教学内容】：

1、组装计算机

2、认识其他外设及办公设备

3、了解计算机系统的概念、功能、分类及发展概况 【教学重点】：

1、组装计算机

2、计算机系统的发展概况 【教学过程】

一、新课导入

1、什么是计算机？它有哪些用途？它与现代信息发展怎么样？

2、计算机硬件由哪些部分组成?

二、组装计算机 给大家播放一段视频。组装计算机的步骤：

（1）准备好组装计算机的配件和一把螺丝刀，切记：消除身上的静电。（2）将CPU 和内存安装到主板上（在此之前要根据实际情况设置好主板跳线）。（3）将机箱打开。（4）安装电源。

（5）安装硬盘、软驱、光驱。（6）安装主板。

（7）安装显示卡、声卡等。（8）连接电源线。（9）连接数据线。（10）装挡板。

最后盖上机箱盖；把主机和显示器、键盘等部件连接起来。

三、认识其他外设及办公设备，简单介绍

（1）打印机。（2）传真机。（3）复印机。（4）扫描仪。（5）多功能一体机。

四、计算机基础概述

什么是计算机？

计算机是一种能够按照事先存储的程序，自动、高速、精确的进行大量数值计算和各种信息处理的现代化智能电子装备。

1、计算机发展的几个阶段  中国最早的计算工具--算筹

 公元600年左右，我国出现新的计算工具—算盘  17世纪欧洲出现计算尺和机械式计算机  19世纪中叶，英国数学家布尔创立了布尔代数

 1937年英国数学家图灵提出了著名的“图灵机”的模型

 1946年美国宾夕法尼亚大学制造了世界上第一台电子数字计算机ENIAC（埃尼阿克）,宣告电子计算时代的到来。

 1946年美籍匈牙利科学家冯、诺依曼提出了现代计算机的体系结构，对计算机的发展产生了深远的影响。根据他提出的改进方案科学家们研制出人类第一台具有存储程序功能的计算机EDVAC。这种体系结构被称为“冯.诺依曼体系”。

第五代，从80年代至今，“智能计算机”时代，神经网络计算机，生物化学

计算机，量子计算机，光学计算机。第五代计算机应具有智能特点，具有逻辑思维、知识表达和推理能力，能模拟人的设计、分析、决策、计划等智能活动，人机之间应具有自然通讯的能力。

我国在微型计算机方面，研制开发了长城、方正、同方、紫光、联想等系列微型计算机，我国在巨型计算机领域研制开发了“银河”，“曙光”，“神威”等系列巨型机。

注：考点一：计算机的发展简介。

2．计算机技术发展趋势

“巨” “微” “网” “智”

3．计算机的分类

按照我国对计算机的分类有：巨型机、大型机、中型机、小型机、微型机。1989 年11 月，美国电气和电子工程师协会（IEEE）将计算机分为主机、小型机、个人计算机、巨型机、小巨型机和工作站六类。

4．计算机的特点与应用

（1）计算机的特点：电子计算机是一种能存储程序，能自动连续地对各种数字化信息进行算术、逻辑运算地电子设备。具有自动化程度高、运算速度快、数据存储容量大、记忆能力强、可靠的逻辑判断能力、可靠性高、通用性强等特点。（2）计算机的应用：科学计算、自动控制系统、数据处理与信息加工、计算机辅助系统、人工智能等。

5．计算机中数的表示

在计算机中，各种信息都是以二进制数的形式表示的。6．计算机中字符的表示方法（1）ASCII 码。

ASCII 码是被国际标准化组织所采用的计算机在相互通信时共同遵守的标准。ASCII 码有两种：7 位ASCII 码和8 位ASCII 码，后者称为扩充ASCII 码。

ASCII 码共包含有27～128 个不同的字符。（2）汉字的编码。

① 汉字交换码。

② 汉字机内码。

③ 汉字输入码。7．计算机中数据的单位

（1）位（Bit）。计算机只识别二进制数，在计算机中数据的最小单位是位。位是指一位二进制数码 “0”或“1”，英文名称是Bit。

（2）字节（Byte）。为了表示计算机数据中的所有字符（包括各种符号、数字、字母等），大约在128～256 个，需要用7～8 位二进制数表示。因此，人们选定8 位为1个字节。字节是计算机中用来表示存储空间大小的最基本的容量单位。（3）字（Word）。数据的另一个单位就是计算机的字长（Word size）。字长是字的长度。字是由若干字节构成（一般为字节的整数倍）。它是计算机进行数据处理和运算的单位。字长是计算机性能的重要标志。不同档次的计算机有不同的字长。按计算机的字长可分为8 位机（如苹果II、学习机）、16 位机（如286 机）、32 位机（如386、486机）、64 位机（如PentiumⅡ、PentiumⅢ）等。

8．计算机的性能指标

评价计算机的性能指标可以从主频、字长、内存容量、存取周期、运算速度等方面来衡量。

9．计算机系统概述（1）指令和程序。

（2）存储程序原理（冯·诺依曼原理）。

10．计算机系统的硬件组成

硬件是计算机物理设备的总称，也称为硬设备，是计算机进行工作的物质基础。计算机硬件由运算器、控制器、存储器、输出及输入设备组成。

（1）运算器。运算器是执行算术运算和逻辑运算的部件，其任务是对信息进行加

工处理。

（2）控制器。控制器根据程序的指令向各个部件发出控制信息，从而控制整个计算机的运行。因此控制器是计算机的神经中枢。

运算器与控制器组成中央处理器，中央处理器简称为CPU。

（3）存储器。存储器是用来存储程序和数据的记忆部件，是计算机中各种信息的存储和交流中心。

存储器的主要功能是保存信息。读和写的功能。

①内部存储器。RAM 叫做“随机读写存储器”，ROM 叫做只读存储器。②外部存储器，软盘驱动器，硬盘驱动器，光盘存储器移动磁盘存储器 U 盘（4）输入/输出设备。输入/输出设备是用来交换计算机与其外部的信息。常见的输入/输出设备有显示器、键盘、鼠标、打印机、扫描仪、绘图机等。

（5）总线。总线是连接计算机各个部件的通讯线路。共有三条总线：数据总线、地址总线及控制总线。

（6）接口。接口是CPU（或主机）与外部设备交换信息的部件，起“桥梁”作用。11．计算机语言知识

（1）程序设计语言。使用计算机解决问题就需要编写程序，编写计算机程序就必须掌握计算机的程序设计语言。程序设计语言分为三类：机器语言、汇编语言和高级语言。

（2）语言处理程序。① 汇编程序（Assemble）② 解释程序（Interpreter）③ 编译程序（Compiler）

12．计算机的软件系统

（1）系统软件：操作系统、支撑软件、编译系统、数据库管理系统（2）应用软件：各种各样的。

五、课后练习

办公软件应用教案 第8篇

1 计算机办公软件简述

关于计算机办公软件, 没有明确的理论界定, 从狭义的角度来说, 办公电脑、办公软件主要针对的是一般的文本编辑器, 对文献信息进行处理和管理等内容;而从宏观角度来说, 办公电脑、办公软件属于一个信息系统, 它是以计算机网络技术为平台, 通过对软件系统的应用, 实现办公过程的自动化和智能化, 不仅可以实现信息交互, 还可以共享办公空间, 提高办公效率。在此基础上的领导决策更为准确, 信息传达也更加真实, 避免出现歧义, 电脑办公软件的应用是一种办公室工作的理念创新和技术创新, 其中心任务是推进办公模式的现代化。

2 办公室应用计算机办公软件的必要性

计算机办公软件主要是加强信息化办公室建设、办公楼与计算机信息平台的结合, 有效发挥信息技术的优势, 促进计算机技术的应用, 提高工作人员的办公效率。从某种意义上说, 信息化办公可以节省人力成本, 优化办公流程, 现实的管理还需要根据实际需求, 对相关数据进行有效的分析, 并制定相关的应用管理制度。因此, 无论从实际应用角度, 还是从相关组织结构视角来看单位办公室信息化建设都是很有必要的。综上所述, 办公环境的信息化和办公自动化环境的发展是实现单位办公环境现代化的实际需要。

3 计算机办公软件的特征分析

3.1 独立性

办公自动化用户在应用计算机程序或在数据库中查询相关数据时, 两者之间存在矛盾, 而计算机应用与数据库之间的水平是不产生影响的, 具有物理独立性的特点。用户对计算机程序或计算机数据库的应用, 其逻辑结构是在独立状态之间形成的。

3.2 完整性

计算机技术应用于办公主要表现在数据处理方面, 信息特征体现在准确性和完整性、一致性三个方面, 如办公软件, 不同的用户共享数据库, 所以数据是一致的;电脑数据库使用用户输入数据和数据表其数据类型是相同的, 所以从某种意义上来看具有有效性;对用户主要的约束体现在实际工作的数据库应用的数据是一致的, 因此具有一定的完整性。

3.3 安全性

为了保证办公自动化系统的信息安全, 一般需要采用多种保护措施, 比如, 对于一些重要的文件, 需要和其他相关的数据库中的数据有效区分开, 并按照实际的保密程度, 针对办公软件账户设置权限和密码, 实施监控等;针对数据处理, 可以实施有效的隐藏方式, 例如将其传输到云端服务器当中, 并设置较为复杂的密码, 只有高级管理人才有获取密码的权限。

4 计算机办公软件在办公室的应用

4.1 应用于文字处理

常见的文字处理软件为WPS Office系列办公软件、基于Web客户端文字处理软件。强大的Office系列办公软件, 特别是Word、Excel、PPT和三元件的应用越来越广泛, 它们的应用为办公室人员提供了一个小型的数据库访问, 也提供了许多方便的办公自动化管理平台, 由于Office与Windows操作系统都是由微软公司研发出品的, 因此具有良好的兼容性和可扩展性。与国内的WPS办公软件相比, 微软公司出品的办公软件系列还提供了强大的文字处理功能, 而且体积比较小, 内存小, 同时有免费版本, 在国内办公软件中占有很大的市场份额。此外, 有一些Web文本处理应用, 如FCKeditor, 不需要计算机系统提供额外的软件支持, 只需要有一个浏览器进行文本操作, 但其功能相对于上述两种处理软件相对不足, 难以完成一些复杂的编辑任务。

4.2 应用于数据处理

对计算机在办公环境中的应用, 通常操作不当或计算机故障就会导致出现数据误删除的情况, 计算机数据备份是用于自动化办公环境的一种补救措施, 对计算机数据管理功能实现有着很高的价值, 也有效防止数据意外删除或因技术造成的安全损失问题的出现。计算机数据库进行数据备份, 在法师故障或计算机生成错误后就会恢复数据, 可以使用计算机数据库对系统进行还原, 返回到数据备份, 这是保证数据正确完整和一致性的最佳方法。当计算机储存器发生故障之后, 数据库的数据就会出现一定程度的丢失或混乱, 相关的存储管理可用于数据恢复, 以保证数据库存储的有效性。

4.3 应用于图像处理

通常情况下, 图像处理办公软件的应用范围包括平面设计、广告与图形处理等行业。随着社会现代化的发展, 提出了新的要求, 工业设计为了迎合社会日益多元化的审美需求, 其视觉发展的趋势越来越明显, 因此, 办公室的计算机图像处理软件显得非常重要。常用的主要有PS图象处理软件, 该软件功能成熟, 相对完善, 能够进行或简单或复杂的图像处理, 可以满足顾客的多样化需求, 充分满足现代工业设计的实际需要。

4.4 应用于视频处理

视频软件应用是将视频和音频文件进行综合集成, 通过技术处理, 转换所需信息, 直接成为可观看的视频。视频处理软件技术通常应用于一些法律权威单位的调查和取证等。此外, 视频软件还可以实现视频信息的二次处理, 从而进一步提升视频信息的价值。因此, 应用视频处理办公软件可以有效简化视频信息, 保证视频信息更好地满足办公需要, 实现其价值。

4.5 在其他方面的应用

除了常见的计算机应用软件, 还有相对较少出现的应用软件, 如VPN的应用软件, 应用VPN技术可以在外地出差时使得单位会议管理极为方便, VPN软件是比较安全的、廉价的, 利用其开视频会议可以及时有效地传达信息。另外, 随着无线网络的发展, 一些基于无线网络的应用也在单位办公自动化管理的过程中发挥了重要的作用, 例如微信、QQ等, 利用这些软件, 可以在各种终端设备上灵活传输文件、交换信息, 对于提高办公效率具有重要的作用。此外, 一些NFC触摸型应用可以通过手机进行考勤签到, 如QR码扫描码应用。也有一些软件公司推出了具有通用办公自动化功能的软件, 尽可能为单位提供一站式解决方案, 政府部门可以根据自己的需要作出合理的选择。

5 计算机办公软件应用在办公室带来的改变

5.1 优化办公流程和办公环境

借助计算机网络办公, 办公室工作人员与计算机软件实现相互协作, 实现系统的人机办公自动化。同时, 利用计算机软件实现办公室各直属单位之间的高效沟通, 进一步加强各部门之间的合作与沟通。在未来行政部门办公中使用计算机是时代需求的必然趋势, 从工作流程的角度来看, 其产生的改变主要有以下几个方面。

(1) 保持流程同步。以建筑设计单位为例, 单位工程部门重视工程合同内容, 而财务部门重视合同资金方面的内容, 计算机办公软件的出现可以对合同内容进行分拣, 将不同的内容传输到对应部门, 保持各部门工作的同步进行。

(2) 越过非必要环节。比较紧急合同, 可以直接通过办公计算机软件跳过一些不必要和不关键步骤, 加快办公速度。

(3) 加速信息传达。建立自己的OA办公系统, 会议通知文件, 并收集数据上传和发布, 可以减少文件在各部门的流通时间。

5.2 降低办公室管理成本

计算机软件应用于办公自动化管理, 大大降低了办公室的材料损耗, 同时也减少了不需要工作业务环节, 大大提高了办公的效率, 在压缩成本的同时也降低了单位办公人员的费用支出。节俭办公费, 创造了显著的经济效益。计算机办公软件的应用对办公成本的影响主要包括以下两点。

(1) 减低办公成本。计算机办公软件的应用意味着无纸化办公时代来临, 环保、绿色将成为未来办公室管理的两大主题, 节省了大量办公费用, 如一些日常信函、发票传真等都可以通过办公软件来传输, 无需纸张消耗, 大大提高了传输速度, 同时也节省了纸张。

(2) 减少交通费用。企事业单位有时由于地域的限制, 沟通有很多不便, 平时要实现业务沟通, 需要增加车辆运输成本。但在实现办公自动化之后, 一些政府部门可以授权实施, 通过互联网节省运输成本。

5.3 创新工作方式, 提高工作效率

计算机软件应用于办公自动化管理, 实现工作规范和程序管理, 将员工从繁杂的办公环节中解放出来, 充分发挥自身的创造性, 提高办公效率。实施办公自动化, 作为办公室工作人员应掌握一定的计算机软件操作和应用技巧, 充分发挥自己的创造力。

6 结语

计算机办公软件在办公室中的应用虽然具有诸多的优势, 但也有一定的缺陷。所以在应用过程中, 务必要保障应用方法的准确性和科学性, 采用先进的办公软件进行工作, 同时还要保障计算机设备的优越性和高质量。在未来, 计算机设备和软件技术还将进一步发展, 政府部门只有不断更新办公软件, 才能保证工作的先进性, 实现自动化和智能化办公。

参考文献

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[4]杨樟, 黄秀丽.计算机办公软件的分析及应用探讨[J].计算机光盘软件与应用, 2014 (23) :205-206.