办公室管理问题

办公室管理问题（精选12篇）

办公室管理问题 第1篇

一、新时期企业办公室工作的特点

从行政管理的角度来讲,企业办公室的工作主要是面对包括领导及各部门工作人员在内的各级工作人员,完成上级部门及本单位领导下达的各项行政管理工作。新时期办公室的管理职能主要呈现以下几个特点:

1. 参谋性。

办公室工作人员往往需要时常深入工作一线,以进一步听取群众意见、了解基层情况。关键时还需要在此基础上总结经验并提出一些建设性的参考意见,及时向单位领导汇报,为领导的决策预测起到参考作用。

2. 协调性。

办公室在整个企业管理过程中主要负责协调、沟通,从而达到维持企业正常工作秩序,及时传达各级领导指示精神的目的。

3. 保障性。

办公室既要保障及时有效地完成上级主管部门及本单位领导布置的各项具体工作事务,又要保障与单位内部各部门建立良好的工作关系,以达到充分调动员工积极性,同心协力完成工作任务的目的。

二、新时期企业办公室管理面临的挑战

随着经济的快速发展,越来越多的新思想及新方法被不断运用到企业管理中,因此,当前的办公室管理工作面临着日益严峻的挑战。

1. 管理观念缺乏创新。

传统观念认为,办公室主要承担的就是日常公文收发及文字秘书工作,办公室就是一个为全公司服务的部门。但是,随着社会的飞速发展,新时期办公室工作对其内容和形式都提出了更高的要求,这势必要求创新管理观念,使其朝着动态变化的方向展开,在高层次、全方位上作出超前的预见性。

2. 管理水平亟待提高。

目前,大部分企业仍然在使用传统的经验管理法对办公室进行管理,工作人员往往按照自己的方式、方法展开办公室管理工作,没有形成一个统一的规范与约束制度。这势必导致办公室管理工作往往会发生一些不必要的失误,进而不能实现操作规范化与制度化,影响到整个企业的工作效率。众所周知,办公室管理工作全局性的特点意味着牵一发动全局,往往一个细小的失误都有可能造成严重的不良后果。只有建立起一整套科学高效的管理制度,不断提高办公室工作管理水平,才能确保办公室的日常工作有效展开;只有把公文收发、公务接待、公务督办、客户商洽、信息收集等这些琐碎的工作提前做好,才能充分发挥办公室的职能,并使其功效达到最大化。因此,这就要求新时期背景下的企业办公室人员要根据工作实际,摒弃旧制度、探索新方法、发掘新潜能,用科学的思想和办法高质量完成工作。

3. 高素质的办公人员匮乏。

长久以来,传统的办公室都被作为行政服务部门的来对待,因此,办公室在进行人员配置时,大多数企业会偏重选择一些具有较强文字材料处理能力和较强协调组织能力的人才。随着社会经济的不断发展和进步,企业办公室的管理职能也在不断外延,办公室在做好日常服务工作的同时,还要辅助企业的决策预测工作,这就要求在办公室人员选择上要不断调整策略。新时期背景下,企业应该更注重办公室人员综合管理能力的培养,循序渐进地丰富和更新办公室人员的知识以达到转变其视野和理念的目的。新时期优秀的办公室人才不但具备及时收集和整理对企业有用的相关信息的能力,还应具备调查、筛选企业发展信息的能力,最后达到通过研究分析结论为企业的决策直接或间接服务的目的。但现实工作中,受传统观念的影响,大多数企业办公室工作人员已经形成思维定势,不懂也不愿意获取新的信息,这不仅跟不上新时期办公室工作的时代步伐,也影响办公室工作的与时俱进。

三、新时期下创新办公室管理的具体措施

只有认识到新时期对办公室管理工作提出的挑战,并在此基础上积极采取应对措施,才能充分发挥企业办公室的管理职能,才能实现企业的持续长足发展。为此,我们认为要做好新时期的办公室管理工作应该做到以下几点:

1. 持续创新管理理念。

新时期背景下,服务职能依然被认为是最重要的企业办公室职能之一。日常工作中,办公室需要接待各种不同身份等级的人员。人员对接待工作的质量感受往往在一定程度上会影响到这个企业的对外形象,从而进一步影响企业今后能否顺利发展。因此,办公室工作人员急需转变传统的管理观念,并逐渐建立既能为领导服务,又能为基层服务的理念。要把此付诸实际就要求办公室人员必须去学习各种相关的管理知识,及时更新服务技能;积极投入到研究上级部门或主管部门所下达的相关政策规定中去;认真仔细搜集各种有用信息,以达到辅助领导决策的目的;采用新的管理模式来科学管理办公室,规范管理办公室工作,全面提高办公室工作效率。

2. 建立高效的规章制度,实现办公室管理的规范化、科学化。

规范、高效、有序的管理,以及优化的工作流程往往会大幅度提高办公室工作效率。办公室工作流程复杂多样,涉及面广等特点决定着企业必须制定一套高效的规章制度和办公流程来规范日常工作,以避免工作中无序混乱、相互推诿等现象的发生。办公室工作特别是会议和接待工作往往涉及到很多重要部门和外部相关单位,势必受多方面原因的影响。因此,诸如此类的工作更应该制定科学高效的管理方法。一个高效、规范的办公室规章制度必须清晰明确办公室工作职能、工作流程、工作标准等。在此基础上,还要进一步明确并细化落实每一位办公室人员的岗位、职责、权利。只有每个办公室人员明确了自己的权利与责任,才会更好地使用自己的权利、履行自己的职责、完成自己的任务。

3. 逐步提高办公室人员的综合素质。

在“以人为本”的新时期企业管理理念下,办公室人员的综合素质也必须符合时代要求、紧跟时代步伐。办公室人员除了需要具备良好的沟通协作、文字处理能力等这些基本的办公素质以外,还必须具备自我知识更新的能力,行业工作能力,以及经济、法律、计算机、安全保密等综合的现代知识。除此之外,企业在招聘人员时也要强调专业人才的引进以使办公室工作可持续、高能效进行,适应新时期办公室管理的需求。

4. 树立严谨的工作作风。

办公室工作的严谨与否将直接影响单位工作效率,严重的将会影响公司对外形象。办公室的工作属性决定其有很多的不稳定因素并且充满了未知。可能有很长的提前期和准备时间,往往会突如其来,说到就到,这就会使办公室工作变得非常被动。因此,要做到各项办公室工作安排合理,不仅仅要有高度的责任感,而且还要有一定的预测能力,尽量把工作一次性做到位,这样既可以提高工作效率,又能强化计划的执行,避免遗留问题的发生。最后,为提高工作人员的积极性和主动性,还要制定公正、公平的奖惩制度。

摘要：新时期,作为为企业提供综合性服务的机构,办公室在企业经营运作的关键环节和信息反馈交换中起着联系上下的重要作用。本文在阐述新时期办公室职能特点的基础上详细分析了新时期背景下企业办公室工作面临的挑战,最后提出了创新企业办公室管理的措施,以期能提升办公室的工作质量,改进办公室的工作效率。

关键词：办公室管理,管理创新,以人为本

参考文献

[1]王琳.新时期企业办公室管理实践思考[J].现代商贸工业,2013,(12).

[2]杨延东.新时期办公室管理工作的实践体会[J].办公室业务,2011,(07).

办公室管理问题 第2篇

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2014）12-000-01

摘 要 行政事务管理工作能否流畅的进行关系到一个企业能否正常的运行。而办公室的行政事务管理是行政事务管理工作的重要组成部分。企业的办公室是企业内部互相沟通的窗口，能够起到内部协调的作用。本文从目前办公室行政事务管理中存在的问题入手，提出了解决当下办公室行政事务管理中存在的问题的策略和办法。

关键词 办公室 行政事务管理 问题 策略

随着我国经济的不断发展，各种类型企业日益增多，办公室作为企业内部不可缺少的一部分，在不同规模的企业发展中都起到了不可替代的调和作用。办公室行政事务管理工作包括企业内部人员的调配、增加企业内部员工之间的联系与沟通以及传播企业文化等等。办公室行政事务管理工作复杂零碎，综合性强，如何应对在办公室行政事务管理中出现的问题是本文所要探讨的问题。

一、办公室行政管理中普遍存在的问题

（一）管理者的综合素质低

办公室行政管理工作中普遍存在的问题是办公室管理者的综合素质不强。很多办公室管理者都通过相关专业的学习或在工作前经过了短期的培训，但是，很多管理者依旧没有较强的综合素质。对于工作性质的理解不全面，服务性差，不能根据企业现实的情况展开工作，无法为企业上级部门提出一些可以推动企业发展的建议，不能为企业的工作人员提供切实有效的服务。

（二）所涉及的工作没有科学的界定

从现实情况来看，办公室行政管理工作涉及到企业的大事小情，管理人员要处理的事物十分繁重，工作压力大，直接导致了从业人员的流动性大，积极性差。管理者要实时将企业的各种各样的信息进行归类和总结，除此之外，为了增加对工作的了解还要花费大部分时间参与企业的项目活动，否则不仅会受到来自领导的压力，同时，也会与企业员工之间沟通不畅快。这些都增大了办公室行政管理工作的难度，增加了管理者的心理压力。

（三）工作效率低下

目前，很多企业为了有效的管理企业内部事务，多数企业设置了薪酬管理制度、人事管理制度以及企业文化管理制度等等，以此来提升办公室行政管理工作的效率。但是，从躯体的情况来看我们发现，当这些制度应用到实际工作中来的时候，并不能切实有效的发挥作用。办公室管理人员无法管理好制度和现实管理中存在的冲突，在解决问题的时候需要经过复杂的程序，直接降低了工作效率，不利于企业的正常运行和发展。

二、提高办公室行政事务管理能力的具体措施

（一）引进现代化的管理理念

在办公室行政事务管理中，要积极引进现代化的管理理念，要对自身工作有一个明确的界定，在日常工作中，要做到对各个环节、各个流程熟练掌握，能够发挥辅助决策的职能。无论是信息调研或是会议管理，都要提前设置好工作流程，通过周详的计划推动各部工作的顺利展开。同时，要为办公室管理者设置专门的奖励机制，提高其对于工作的积极性和主动性，充分了解每一个管理者，尊重每一个管理者，让其能在和谐的环境中发挥自己的最大能量，实现自身的价值。

（二）明确职责，完善责任体系

在展开办公室行政管理工作时，首先办公室管理人员要明确自己的职责都是什么，要对办公室要展开的各项工作进行明确的分工，让管理人员能够各司其职，相互合作，完善责任体系，细化管理标准，制定详细的岗位准则，这样，能够有效的提高办公室管理人员的工作效率。

（三）提高办公室行政管理综合协调能力，提升管理人员综合素质

办公室行政管理部门是企业各部门沟通的窗口，这要求其具有极强的综合协调的职能。办公室行政管理部门必须建立起权威，在面临各种复杂的工作时要有效的梳理，不断地提高综合协调能力，保证企业各项工作都能够自如运转，更好的联系企业各部门，确保各部门工作计划的实现，推动企业的发展。同时，企业要注重对办公室行政管理人员的培养，提升其综合素质。对办公室管理人员进行定期的培训，使其能够顺应时代，为企业的发展提出建议。也可以派一些办公室管理人员去国外学习，吸取国外先进的管理经验，选取适合国内企业的管理理念，应用到国内企业当中。同时，要增加办公室工人人员相互之间的交流，通过交流和沟通，不断提高自身的综合素质，更好的为企业的发展贡献自己的价值。

结束语：

办公室行政管理在企业的行政管理工作中有着十分重要的作用。目前，我国的办公室行政管理经验不足，在管理过程中存在着管理者素质低、工作效率低、工作内容繁杂等问题。企业只有针对这些问题不断地提出新思路，创新管理模式，才能使办公室在企业的运行中发挥作用，进而更好的推动企业的发展。

参考文献：

办公室管理问题 第3篇

关键词：校办公室；管理；效率；岗位职责标准；统筹方法

伴随着办学规模的扩大和学生人数的迅猛增加，校办公室作为整个学校的综合办事机构，管理事务日趋多元化。校办公室如何从传统的管理模式向现代化的管理模式转变，解决办公管理过程中存在的问题，适应新形势的发展，是一项亟待解决的问题。

一、校办公室的地位及作用

1.校办公室是学校管理的参谋与服务员

办公室工作首先是为教工及学生提供服务的。它是校领导的参谋跟助手，是教学一线教师和学生的服务员，是学校学生工作的参与者。办公室需要尽可能为学校的一切工作提供便利。一次学校政策的传递，一次教师福利的领取，一次学生电话的接听，办公室工作人员的形象及服务态度是一个学校工作态度的体现。

2.校办公室是学校对外沟通的窗口

上到上级机关的指示，下到与家长的沟通，校办公室都需要认真对待。它是联络上下、协调左右、统筹全局、推动校内外工作正常运转的枢纽。它的工作节奏及人际关系的处理都可以对社会反映出整个学校的工作作风及精神状态。在办公室管理过程中，要采用高效的工作和优质的服务，将学校打造成有口皆碑的文化殿堂。

二、目前学校办公室管理工作过程中普遍存在的问题

1.岗位划分与职责不明确

办公室岗位众多，常见的有文书处理、档案管理、接待工作、会议安排、日程安排、人事关系、日常工作等。除了这些日常工作有专人安排外，还会有一些上级领导的临时安排或突发的事件需要人处理，比如员工有事请假了。如果岗位职责不明确，容易造成有的工作交叉重叠，有的问题出来了却无法第一时间知道谁适合处理的现象。只有确定了每个岗位的岗位职责，并形成规范，才能使办公室工作面面俱到，做到既无重叠又无空白。但是办公室工作既是专业的工作又是需要密切合作的工作。要是事情忙，分工不明确，将会导致错误频出，反而降低了效率。

2.统筹方法不到位，导致效率低，突发加班现象频出

办公室各类数据、报表纷繁复杂，上级突然来了紧急任务，需要加班加点弄完，这本是无可厚非的。但除了突发意外事件，其余频繁出现的加班都是可以避免的。办公室领导突然想起一件事情就毫无头绪地左右指挥。办公人员被领导一会儿支到东，一会儿支到西，结果只能是原有的工作计划思路被打乱，数据急中生错，有时一天的时间都用来电话回复解释了，本来紧急的一个事拖上一周也完不成。办公室领导应该有泰山崩于前而色不变的定性，要有自己的主见。办公室文秘人员应该能够根据事情的轻重缓急，做好合理的日程安排表，让领导轻松，让大家都跟着轻松。

3.信息化水平低

事物是发展变化的，跟不上社会发展的脚步，就面临着被社会淘汰的风险。经过调查，学校的办公信息化与企业的办公信息化水平整体相比，在很多方面还有很大差距。很多跨区办学的中学，各个办公室之间的联系是很多的。而一个时效性很强的信息或催收的材料，在总部与各个分校间的传递，往往通过邮件发送，电话通知，甚至是乘交通工具往返来实现沟通的。有时一个邮箱号发错了，电话号码换了，路上堵车了，这些都会导致工作的耽误。如果在企业，往往通过搭建一个公共的平台就能实现信息共享与传递以及材料的透明化审批。

4.办公室人员间沟通不足

沟通是从心灵上挖掘人的内驱力，为其提供施展才华的舞台。它缩短了人与人之间的距离，使员工能充分发挥能动性，让学校获得强大的发展原动力。沟通影响着工作的绩效。笔者经过观察发现，有些人办公桌上的文件分门别类，井井有条，而有些人的则随意摆放，次序凌乱。有些人电脑上的文件清晰明了，而有些人的电脑桌面文件此起彼伏。有些人找一个文件，需要花费很长的时间，而有些人则轻轻松松。有时一个突发事件领导认为张三适合解决而分配给张三处理，张三因为有其余事情未做完，但迫于领导压力而万分无奈地接受，结果郁闷了几天，工作效率也受到了影响。笔者认为这都是缺乏沟通的表现。

三、问题的解决办法

1.制订岗位职责标准，专业与协调并重

办公室领导者需要根据本室常态业务的构成、工作量及人员的配置，结合员工的专长、性格，制订各自的岗位职责标准。对每一个工作都应设置一个协调责任人，这样事情来了有专人接，工作量大而紧急的事情有人帮，员工有事请假了有人顶。领导和每个专职工作人员应加强自己的责任意识，明确了解自己及本室工作人员工作的业务网络，积极主动，保质保量，做到零缺陷、零损失，以营销人的姿态对待每一件事。每一个人都要做到：客户来了，属于自己的工作马上解决，不属于自己的工作告知其找谁能解决。领导切忌见谁逮谁，随意打断下属的工作。否则只会带来忙中出错，下属心里不满，得不偿失。

2.合理统筹安排，制订工作计划

当前的形势下，领导的工作往往是被安排在优先级的。领导说开会了，大家都得放下手中的工作听领导的安排。文件需要领导签署的，也得等领导开完会或出差回来才能完成。所以笔者认为领导的行程应该提前被下属知道。领导的秘书也该将其行程、日常会议安排提前一定的时间告知办公室的工作人员。办公人员根据领导的安排，合理安排自己的工作，该挤时间的挤时间优先搞完。这样可以避免类似某些材料领导等员工、某些材料员工等领导才能下班的无奈。

3.充分利用现代化工具给工作提速

笔者认为，现代化产物——智能手机和网络都能极大地提高工作效率。高像素的智能手机可以消除传真机的限制，直接将文件材料利用网络发送到指定的位置，而不需要坐上一两个小时的公交去递交材料。而利用网络视频结合多媒体进行视频会议，则可减少频繁的接待任务，降低食宿带来的高额消费及路程时间消耗。而利用网络、手机进行的流程化审批，则可避免领导出差了使事情长时间得不到批复耽误正常进程的状况。对一些长期可能用到的信息进行系统集成，可以让办公室的工作任务得到减负，腾出更多的精力应对那些精工细活。

4.加强领导与员工之间的沟通

领导需要正确认识自己的权利，积极树立自己的形象权威。权力是指一个人或一些人在某一社会行动中，甚至是不顾其他参与这种行为的人进行抵抗的情况下实现自己意志的可能性。而权威则是一个人在相信他或她施行影响的权力的合法性基础上要求别人服从的可能性。领导需要投射出有能力、真诚和对人关怀的感觉来树立权威。领导如果用权力要求教职工这样一个重感情的群体，他们会从内心里生出抵触情绪。正确的沟通方法为：在平等话语权的基础上，态度诚恳、顾及场合地沟通。沟通除了日常的情感交流外，还需要注意加强工作方法改进等方面的意见交换。领导与下属之间看到的问题，同事之间发现的问题，彼此都应有所反馈。领导对下属不闻不问，会让下属有一种被忽视的感觉，久之将形成负面情绪，反映到工作上。而下属看到领导的问题，因顾及领导的权威不予点破，只会让工作缺陷带到更高的级别，产生更严重的不良后果。团队之间不加强沟通，好的工作方法得不到发扬，小的缺陷将形成坏的工作习惯，严重影响工作效率的提高及团队的稳定发展。

校办公室是一个学校的信息中心、指挥中心。办公室工作无小事，事事皆大事，稍有不慎都有可能给学校带来极大的负面社会效应。每个人都应增强主动管理意识，持续改进工作方法，对现有工作查漏补缺，使工作做到快而准。领导需要从大局着手，指导下属细化每一项业务，竭尽所能为学校工作的运行与发展、为团队的稳健发展、为效率的提高保驾护航。

参考文献：

[1]邱元英.中学教育管理中的人际沟通问题研究[J].党史文苑，2009（7）.

办公室管理问题 第4篇

关键词：办公室工作,服务,问题,对策

湖北省是全国知名水电大省, 其中红安电网就由华中电网直接供电, 红安县建有大型变电站5座, 拥有35千伏及以上变电站13座, 县城已形成双回路供电系统, 总容量8万千伏安, 电网最大负荷7.3万千瓦, 电力充足、电源稳定可靠。这些绩效离不开红安供电公司全体领导职工的努力与付出, 更是企业办公室管理工作服务理念的验证。办公室工作是直接为企业领导、部门、基层及全体职工服务的综合性办事机构, 是承接上下左右、四面八方沟通联系的枢纽和桥梁, 充当着企业领导的参谋助手, 因此, 要明确其工作职责和任务, 搞好部门与部门之间的相互配合工作, 团结协作, 力求提高工作效率和质量。在这里, 笔者就红安供电局实际, 对办公室管理工作的现状及问题进行分析, 并提出加强办公室管理工作的对策。

一、办公室工作现状及存在的问题

红安县供电局办公室在局党委领导和全体职工的拥护下, 在全面围绕工作大局、解放思想、抓大事办实事上绩效显著, 积极贯彻落实上级决定, 高度重视, 认真组织, 开拓创新, 使企业内部各项管理普遍得到改善, 优质服务得到全面提升, 为企业有序展开各项工作奠定了坚实的基础, 但在工作过程中也存在明显着的问题和不足。

(一) 工作主动性差

在平时工作中, 一些办公室人员工作主动性较差, 认为自己的工作就是领导让干什么就干什么, 遇到什么就干什么, 有事就干, 无事就闲;而且遇到问题总是等领导下达指示, 不愿意通过提高自身能力解决问题, 在一定程度上存在着“多做多错, 少做少错, 不做不错”的思想;缺乏敬业精神, 对应了解和掌握的办公常识和业务技能, 只知大概, 不能精益求精;对于领导吩咐的工作, 只满足于过得去的完成, 不求过得硬, 不能积极提高成效。从而忙于现状不求创新、安于现状不愿创新, 导致了办公室工作的惰性、无计划性和延后性, 使办公室工作常处于被动应付位置。

(二) 深层次服务不够

由于办公室工作的综合性、复杂性较强, 办公人员多忙于事务性工作, 对于信息、督察、调剂等繁琐的工作做得还不深刻, 不扎实, 以致于不能全面的为领导提供深层次服务, 对提出的意见和建议不能恰到好处的谋在点子上, 谋在关键处, 不能充分发挥参谋助手的作用。

(三) 人员素质亟待增强

由于人员编制减少, 很多办公室人员身兼数职, 事务繁忙, 工作压力大, 办事不能创新, 凭借“经验主义”、“拿来主义”情况较多, 甚至“想当然”或“闭门造车”, 缺乏与兄弟单位的沟通;一些刚就任的年轻人, 实践经验少, 特别是对新设备、新技术了解不多, 不会管理或不敢管理。总之, 红安供电公司办公人员尚缺乏系统培训, 整体人员素质亟待提高。

(四) 干部职工队伍建设与发展要求不相适应

在办公室管理工作中, 还呈现出干部老龄化趋势日益加剧现象。随着经济社会的快速发展, 能适应新时期发展的中老年干部相对较少, 大多数都不会使用计算机, 不熟悉办公自动化的相关业务, 年龄结构老龄化队伍活力显得不足, 上进心不强, 没有冲劲, 在工作的指挥调度上显得无力, 给其他办公人员造成更多的压力。

二、加强办公室管理工作的对策

(一) 加强能力建设, 提高队伍整体素质

加强能力培养, 提高工作人员素质是做好办公室工作的前提和基础。首先要加强工作人员政治素质和道德修养, 培养其对企业发展方向及兴衰成败的责任感和主人翁意识, 强化事业心教育, 对在工作中的积极表现要给予精神和适当物质上的鼓励与支持, 批评指正消极懈怠的工作态度。要鼓励职工自觉参加函授、业大、电大等相关专业的系统学习;有计划、有组织的对全体人员进行企业内培训, 并根据工作需要, 选送一些人员参加更高层次的专业培训, 来带动和帮助其余人员的学习。加强能力建设, 采取多种措施组织办公人员学习供电生产技术、供电经营管理、电力改革方向、电力产业政策等电业基础知识, 全面提升业务素质, 提高办公服务能力。

(二) 创新服务方式

办公室的工作服务, 最主要的就是为领导层的决策服务好, 既要想领导之所想, 又要想领导未所想, 具有超前的思维, 从根本上以浅层次的被动服务向深层次的主动服务转变;既然做参谋就要参谋在点子上, 要紧扣领导思路、想法、指示并加以完善和细化, 争取提供可供选择的方案由领导再定夺。同时, 要时常深入基层进行调查研究, 实事求是总结成绩, 反映问题不夸大、不缩小, 为领导作出科学决策提供准确依据, 从而提高领导对参谋意见和建议的采用率, 从真正意义上做到领导助手, 减轻领导工作重担。

(三) 拓展电力企业办公室工作岗位空间

实施办公室岗位竞争机制, 优胜劣汰, 增强工作人员的危机感, 激励职工在自己工作岗位上发挥最高效能。通过审查、测评、考试、考核等程序, 让一些德才兼备、懂业务、技术硬、会管理的人员脱颖而出, 使办公室队伍逐步革命化、年轻化、专业化、知识化, 进而加快电力体制改革步伐, 理顺电力企业内部管理关系。红安电力公司面对一大批关键岗位的中层干部即将内退现状, 着力培养年轻干部, 2006年初, 坚持“着眼长远、稳妥提拔、严格试用、面向基层、控制职数”的原则, 在中层干部进行考核测评的基础上, 对23个二级单位和机关本部进行干部调整, 提拔12人, 分流轮岗22人, 降职使用2人, 诫勉2人, 并建立进城、进机关考核录用机制, 人事的调整, 将工作压力转变为动力, 增强了办公人员的事业心和责任感。

三、结语

在新形势下, 作为供电企业, 我们将会面临更大的发展机遇和空间, 同时也会遇到更多的问题和挑战, 要实现红安县电力公司快速、稳妥、安全发展, 做到创一流的工作日常化、日常的工作一流化, 还需要我们进一步解放思想、转变观念, 遇到问题解决问题, 创新服务, 真抓实干, 力争办公室管理工作再上新台阶, 再创工作新局面。

参考文献

[1]李时金.新形势下供电企业办公室工作[J].贵州电业, 2002.

[2]刘世贵.企业办公室工作存在的问题及对策[J].胜利油田党校学报, 2004.

办公室管理问题 第5篇

深圳信达律师事务所：

现就你所于2月19日关于境内企业间接到境外上市有关问题的请示答复如下：

一、根据《国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知》、《股票发行与交易管理暂行条例》、《国务院关于批转国务院证券委员会1995年证券期货工作安排意见的通知》、《国务院办公厅转发国务院证券委员会关于全国证券期货工作安排意见的.通知》的有关规定，境内企业直接或者间接到境外发行股票并将其股票在境外上市，都必须经国务院证券委员会审批;未经国务院证券委员会批准，任何境内企业不得以任何形式到境外发行股票和上市。

二、具有证券从业资格的律师事务所及其律师在为境内企业间接上市提供法律服务时，应当遵守上述有关规定，对其出具的法律意见书承担责任。任何认为境内企业间接到境外发行股票并上市不需要国务院证券委员会批准的法律意见都是没有依据的，出具此类不正确法律意见的选题事务所及其律师应当对其行为承担法律责任。

三、具有证券从业资格的律师事务所及其律师在从事境内企业间接到境外上市的法律服务过程中，对有关问题如有疑问，可以向我会有关部门请示。

“办公室政治”仅仅是个人问题吗 第6篇

嘉宾：陈桦 爱立信（中国）公司发展运营部总监、《直面办公室政治》作者

甄茜 《直面办公室政治》作者、原《南方周末》资深编辑

记者曾在某人力资源大会上听了一个生动的讲座——直面“办公室政治”。演讲嘉宾陈桦和甄茜由切身经验谈起，为“办公室政治”这个几乎是老生常谈的话题，做出了新的演绎。“办公室政治”仅仅是个人问题吗？记者随后就这一话题采访了这二位嘉宾。

重识“办公室政治”

记者：当初出于什么原因写这样一本书？

甄茜：那时我是《南方周末》城市版的编辑兼广东站记者。一次，偶然和朋友聊起公司里的明争暗斗，办公室政治这个题目进入了我的视野，于是在报纸上发表了相关报道。结果读者反应很不错，当天下午就有出版社跟我联系，希望能把这个话题写成书。

美国有以办公室政治为主题的图书馆，大学里设有专业课和博士点。但国内对办公室政治的探讨主要停留在茶余饭后闲谈的层面。我一开始写书，方向就很明确：不是写职场指南，而是从社会学的角度，研究办公室政治存在的原因。

在办公室里该做什么不该做什么是有标准的，研究“办公室政治”，不是钻营勾心斗角、争权夺利的权谋之术，而是为包括老板和员工在内的办公室人士寻求一套可供运用的、有效的行为工具。现在，大量的社会资源和私人财产正在缺乏行为规范的办公室里被消磨着，office白领们非常需要一套有效的、被公认的行为准则，来实现劳资双方的沟通、上下关系的协调和同事之间的合作。

在市场经济中，如果没有一套能令大家共同敬重的“办公室法律”，中国职场很难实现真正的良性循环。中国职场需要建立全新的人际关系理论系统，来指导市场经济环境下的人际互动。

记者：“办公室政治”和我们常说的人际关系有什么不同吗？

陈桦：办公室政治，是指人或组织在经济生活中，在处理办公室内外的各种动态事件时，为使利益的天平尽量偏向自己一方而采用的不同手段或技巧。“办公室政治”形成的原因是企业领导，因而直接产生并表现为这个企业的人际关系。健康的办公室政治中，人际关系相对和谐，人与人的竞争呈现较为良性的状态；反之，不健康的“办公室政治”造成平均工作效率低，组织的内耗严重，人际关系相对紧张，呈恶性竞争状态。

甄茜：我们很容易把办公室政治与人际关系划上等号。办公室政治与人际关系确实有相交之处，比如都存在利益的驱动，但两者也有区别。办公室政治是西方价值观的体现，人际关系是东方价值观的体现。

办公室政治处理的既是工作中人与人的关系，也是人与工作的关系。人际关系的心理因素相当繁杂，既有认知成分，也有情绪和行为的成分。办公室政治的中心更多的是“我”，是个体，而人际关系更多的是“我们”，是团体。办公室政治更倾向于利益计较，人际关系则更倾向于感情关系。中国有一句成语“两肋插刀”，这是典型的人际关系哲学，为了朋友可以不惜牺牲自己。但在办公室政治中，个人会考虑自己的好处。因为在私有财产神圣不可侵犯的西方社会，人们会更多地从个人角度思考问题。

市场经济在中国的发展，不仅仅是替代了计划经济，还打破了几千年来传统的以感情关系为基础的价值观。在计划经济向市场经济的过渡过程中，人与人的关系也必然会由不考虑得失的两肋插刀逐步向清醒的利益计较过渡。

记者：一般而言，白领的“办公室政治”问题主要集中在哪几个方面？您周围的“办公室政治”高手多吗？

陈桦：一般而言, 在分工合作，职位升迁，利益分配的阶段是“办公室政治”最集中的时候，此时大到派系结盟、利益冲突，小到职位变化、桃色绯闻等不一而足，各种手段都常出现。我周围都是“办公室政治”高手，虽然没有人会自我承认，包括我，自然不会认为自己是个擅玩办公室政治的人。

甄茜：在考虑《直面办公室政治》的结构时，曾想过把办公室政治的各种手段、技巧进行分类分析，但后来发现，在企业里面，不同职位所面对的办公室政治不一样。就职场人士而言，分为三个层次：员工、中层、高层。办公室里最常见的几个现象是流言、消息、派别、汇报与建议，我在书中逐一作了专论，还给它们起了一个好玩的名字：办公室政治工具箱。

人们对办公室政治的理解大多偏向贬义，因此，人们很自然地将那些“高手”与阴谋家之类联系起来，并远离他们。但是当以一种中立的心态来观察办公室政治时，很自然地就会从“高手”的家庭背景、天性、处境等角度来分析他们的行为方式。这时，你可能不认同他的看法，但至少对他的人品厌恶会减少；与他的关系更多地会回到工作上来，而不是恶化恩怨，影响工作。拥有这样的办公室态度，最终的受惠者不是别人将是你自己。

我采访过一些所谓“高手”，不多，从某些角度看，他们处理问题时确有阴暗的手段，实际上这是他们的天性，他们并不认为自己有什么问题，反而觉得其他人不这么做是因为太笨。广东有句老话，一种米养百样人。“高手”只是与你的思维方式、价值取向不同罢了。

企业中的“办公室政治”

记：两位是否研究过这样的问题：外企的“办公室政治”和国企、民企的“办公室政治”，哪个更严重，关系更微妙、更难处理？

陈桦：我任职的绝大部分时间都是在外资企业，所以对国企的情况没有切身的体会，只能从与相当一部分国企的同事共事的经验来做比较。我觉得各有千秋，很难说哪个更严重，更难处理。可能合资企业关系会微妙些，因为它并存了两种企业的管理文化和模式。

甄茜：在中国传统文化的基础上，“中国特色”的办公室政治在两种企业中的表现非常相似，但还是有区别，外企通常是在工作过程中争夺利益，比如人们会利用你的工作失误来作为打击你的工具，动不动就拿工作能力、企业利益等问题上纲上线，一旦上司认同了他的看法，你随时会有被解雇的可能。所以有人认为，在外企工作的压力更大，外企的办公室政治更惨烈，因为你不能犯错。当然这不能一概而论，不同国家的企业有不同的特点。

在国企，要是工作中出了点错，你找领导说说，沟通一下感情，认认错，再大的问题可能也都可以过去，法律不过人情嘛。在国企和政府部门，人们利用的工具是私生活。一些高官腐败的案件，虽然定罪最终是经济问题，但感情生活往往是腐败诱因，公检法人员也会先从私生活的角度入手展开调查。

民企的办公室政治与老板的个性、个人能力、知识结构等密切相关。

记：二位提到，“办公室政治”的“始作俑者”是企业领导，即公司高管人员。有没有公司的高管是故意制造“办公室政治”的？

陈桦：要是去问每一位公司的领导，我相信没有人会认为自己没事就搞办公室政治的。但人都是一样的，为了达到某一个目的，或为了实现企业、部门的战略目标，而采取自认最好的方法和手段。比如某人很会揣摸领导的心事，虽然此人资历不够，但久而久之，领导也会将重要的事都交由他去办理。这些行为就有可能演变成一场“办公室政治”。

问题的关键在于：为什么有些企业组织会滋生“办公室政治”呢？

通常原因有几个：资源稀少，而引发部门之间争夺；决策模棱两可，让员工有多方诠释的空间；组织的目标不清楚，员工无所适从，只好各取所需；组织变革之际，人心浮动，谣言满天飞，各自寻求自保。

简单地说，企业管理者以错误的管理技能与方式，或玩弄权谋，或经验不足，造成一个低信任度、猜疑不安的工作环境，使得员工不得不玩起办公室政治的手段，以求自保。杰克·韦尔奇说过，如果一个组织的成员都是沉浸在学习的心境中的人，那么这个组织就少人去搞“办公室政治”。学习欲望淡漠，学习能力低下的人常常爱无事生非。

甄茜：企业的老板、公司的总经理、政府部门或各种组织的负责人，在经济社会里都属于高级管理层，他们既是办公室政治产生的源泉，也是办公室政治的中心。高层管理者的人格、为人处事的方式，直接影响着组织里办公室政治的健康与否。

我采访的一些老板，他们有时候会抱怨很难了解雇员的真实想法，说有职业道德的人越来越难找。往往事实是：有什么样的老板，就有什么样的办公室政治。当你的公司出现了问题，请这些老板先关起门来检讨自己，因为令公司出现问题的，不是你的员工，而是你自己。

记：对企业而言，“办公室政治”是好事还是坏事？

陈桦：动物界有其生态链，企业界也有其“生态链”，一个恬静安宁的生态环境固然令人喜欢，一个物竞天择杀气腾腾的生态环境我们同样可以接受。对于身处激烈竞争外部环境的现代企业来说，企业内部的绝对平静、稳定已是一种奢求。当企业内部出现一群有不同声音、有不同利益追求的人才时，并不一定就意味着这个企业将“玩完”。相反，内部人才有一点竞争，有一点相互牵制，来一场小小的“办公室政治”，对原来“死水一潭”的企业来说，也许是件好事。

甄茜：我们前面提过，办公室政治没有好坏之分，但有健康与不健康的区别。健康的办公室政治通常不会在人们的记忆里留下太多细节，但组织却在不知不觉中稳步前行，渐渐壮大，是组织发展的推动器。不健康的办公室政治可能在短期内会令组织内的某一项或几项工作以超乎常规的速度凸显，但由于大部分人的工作积极性受挫，平均工作效率下降，组织里的元气会不知不觉地、一点点地被消磨耗尽。

办公室管理问题 第7篇

高校办公室作为集教学、科研、服务师生、对外宣传的实施和管理的行政单位, 在高校中起着非常重要的作用。新形势下随着高等教育体制改革不断深入, 对高校办公室工作提出了新的更高的要求。因此, 探讨新形势办公室工作中如何进一步提高教育管理水平, 提高管理效率, 更好地为教学科研工作提供强有力的服务, 对于高校的发展具有非常重要的意义。

二、高校办公室管理工作存在的主要问题

1. 人员服务意识淡薄。

高校办公室作为高校管理的重要部门, 在高校的管理中起着非常重要的作用, 因此办公室的人员自认为其工作性质及级别要高出学校的其他部门, 导致其工作过程中颐指气使, 发号施令, 从而引起其他部门的不满, 进而导致办公室和其他部门的摩擦和纠纷。而实际上, 高校办公室理应成为高校的后勤服务部门, 是为了学校学生、高层领导服务的, 更是为学校内其他部门提供信息、咨询、服务的部门。

2. 人员素质偏低。

在高校办公室任职的工作人员一般来自于各种不同的岗位, 具有不同的专业背景, 并且大多数工作人员没有接受过教育学、管理学等方面的专门培训, 又缺乏必要的继续教育时间与机会。由于从事日常管理, 每天忙碌于繁重的事务性工作中, 加上学校各项工作的持续改进, 他们只是凭着有限的经验进行工作, 缺乏运用现代方法去思考和管理的能力, 其管理水平不能适应高校快速发展的办公室管理工作的要求。

3. 人员激励机制不健全。

激励有两层含义:一为鼓励、激发, 二为斥责、批评, 是通过某种有效的操作激发或诱导使其进入高动机状态, 从而为某一目标的实现努力奋进。而目前高校办公室人员的激励手段相对落后, 通常只是年度一次的年终奖, 并且分配也不公平, 导致办公室工作人员积极性不高, 为办公室工作的推进带来各种不良的影响。

4. 办公设备及手段相对落后。

计算机技术的发展, 为世界上各个行业的发展都产生了十分重要的影响, 当然教育行业也不例外。诸如利用其自身超强的文字处理、数据收集整理能力为高校办公室工作人员提供了极大的便利;便捷、快速的信息储存、传递方式使得办公室工作人员效率大大提升;多媒体、视频会议方式更使得繁琐的管理事务简单化, 从而大大提升了办公室的管理效率1]。然而, 目前的情况是多数高校并没有普及计算机办公, 硬件和软件系统均不能较好地跟随着高校的发展而发展, 办公室管理的效率也并未有提升。诸如还有些二级学院会议通知不是利用网络平台来进行, 而是用原有的方法使用电话逐个通知, 这样一来, 既耽误了很多时间, 又造成工作效率低。

三、提升高校办公室管理工作的几点意见

1. 提升办公室人员服务意识。

行政管理工作的一个基本特征就是服务, 办公室的工作也不例外。为此, 办公室人员应该放弃旧的思想观念, 确立行政管理就是服务的新思想, 努力工作为高校的发展和革新服务, 为领导、师生员工服务, 为教学、科研、招生服务, 为社会机构、团体服务, 并且要根据高校教育制度、高校自身规章制度的变革及各项新问题、新情况出现及时提升服务的范围、方式、内容等, 要努力学习相关知识、力行实践, 不断地提升自身的服务水平和质量。

2. 加强办公室人员培训工作。

办公室工作人员的思想和业务水平直接影响到学校行政管理工作水平, 甚至可能影响领导的决策。为了不断提高他们的理论水平, 提高他们的调查研究、综合分析、文字表达、组织协调等水平和能力, 要建立制度, 拟定计划, 加强对办公室工作人员培训。本文建议从以下几方面做起, 其一要利用各种渠道采取多种形式培训工作人员。并针对人员的不同层次与特点, 比如可选派人员参加进修, 学习相关业务, 攻读更高的学位;其二, 加强对办公室工作的研讨。研究教育改革与发展的新情况, 探讨学校制度的改进、学生老师服务的新选择及科研等工作的新情况, 通过这些探讨和研究可以不断地提升办公室工作人员的素质, 从而提升了办公室工作的效率;其三, 不断地激励办公室工作人员积极工作, 努力提升自身的业务素质, 鼓励他们运用业余的时间学习有关专业知识, 如教育学、心理学、行政管理等相关知识, 不断提升自身的素质。

3. 运用恰当的激励手段, 提升工作积极性。

由于学校工作内容不同于企业单位, 其办公室的工作与教学等工作也有较大的区别, 导致大多数的学校办公室的工作人员缺乏必要的绩效管理制度, 从而导致办公室工作人员工作积极性不高。因此, 本文建议办公室人员也应按照现代管理科学理念, 明确办公室各岗位责、权、利, 依据岗位职责及工作量标准进行全面综合考核, 建立健全科学的绩效考核制度。建立绩效管理制度不仅要同奖励、惩罚联系在一起, 更重要的是通过绩效管理, 建立和健全选用人才制度, 增强办公室工作人员的事业心和责任感。建立的绩效管理制度一定要能准确测定每个办公室工作人员的工作绩效, 识别每位员工工作中的不足之处, 通过绩效监督和检查, 鼓励办公室工作人员发扬长处、改进不足, 并及时反馈考核结果, 组织开展上下级的沟通, 确保办公室工作人员绩效的持续改进。另外, 加强绩效结果的运用, 对工作不负责任, 玩忽职守, 失职渎职的人, 要根据其情节轻重和危害程度, 认真进行责任追究, 进行处罚处分或岗位调整;对工作认真负责, 尽职尽责, 政绩突出, 成绩显著的人, 该表彰奖励的要给予表彰奖励, 该提拔任用的要提拔任用。从而确保激励机制的有效运行。

4. 加快硬件设备建设, 实现办公现代化。

建立高校办公自动化系统, 这不仅仅是购置一些现代化的办公设备, 而且需要办公软件的适时提升以及系统有目的、有针对性的扩展, 进而建立能适应发展需要的数据库和信息中心, 建立办公自动化的体系;而办公室工作人员则要适时学会操作现代办公软件, 这样才能提高工作效率3]。

摘要：高校办公室作为学校服务领导、教学、科研、学生及社会的窗口, 必须树立新的服务理念, 努力提升自身的管理水平, 为高校的发展和革新做出应有的贡献。

关键词：高校,办公室管理,问题,改进措施

参考文献

[1]温根新.论我国计算机的普及对高校办公室管理的影响[J].科协论坛, 2010 (4) , 60-61.

[2]俞海平.高职院校加强和改进高校办公室管理工作的思考[J].广东技术师范学院学报 (职业教育) , 97-99.

办公室管理问题 第8篇

民办独立学院系办公室发挥着传统办公室的基本作用, 具有承上启下、内联外引的功能。随着高校管理体制的改变, 系办公室承担了更多的学院管理层面的工作。第一, 系办公室是基层的服务者, 为系领导、教师、学生服务, 为教学科研服务, 为系行政后勤工作服务。在这个基层服务工作中, 要毫无私心, 不带任何情绪, 细心耐心地面对繁杂、琐碎、看似微不足道的事情。办公室人员作为直接的服务者, 对系里的人员、事件的接触是最多的, 掌握每一件事的来龙去脉, 熟悉每个教师学生的情况, 了解每一件事的办理流程。因此, 所做的每一件事情, 桩桩件件事无巨细都与教师、学生的切身利益相关。第二, 系办公室是最直接的沟通者, 既是桥梁又是窗口, 人事、行政、文字、信息、后勤、接待集于一身, 协调沟通党、政、工、学、团的关系。人戏称办公室工作是“桌椅板凳柜, 生老病死退”。正因为办公室工作的沟通功能, 决定了办公室在协调各方关系中扮演了重要的角色, 为形成宽松和谐的育人环境作出重大的贡献。第三, 系办公室是最重要的辅助者。系办公室是为领导提供重要情况、重要资料的渠道之一, 不但要全面了解学院教学、科研、学生管理、师生思想状态等基本情况, 还要了解国内外教育方面的信息, 为领导决策提供一些正确的、可靠的信息, 对即将落实或实施的工作考虑可能出现的问题和应对依据, 同时还要承担“善后”服务, 发挥好辅助作用。

二、民办独立学院系办公室在管理工作中存在的问题

1. 工作职能模糊不清, 严重影响工作的效率。

系办公室为领导和师生员工提供服务, 在高校发展中发挥作用, 首先要明确办公室应有的职能和应该达到的目标, 然后进一步细化明确办公室的具体业务, 制订科学的工作计划, 实现办公室管理目标。但是在实际工作中, 随着新问题的出现, 职能和工作目标都可能出现变化。系办公室一成不变地完成日常工作, 就无法主动解决新生的问题, 严重影响办公室工作的效率。

2. 管理机制不完善, 严重影响工作的有序性。

系办公室缺乏一套健全的管理制度, 目前所建设的管理制度大多照搬企业。高校运作区别于企业, 具体工作中, 办公室主要是靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令开展工作, 缺乏计划性, “忙乱差”现象比比皆是, 工作处于无序状态。

3. 人员配备不足, 严重影响工作的实效性。

民办独立学院由于考虑到成本方面的问题, 在管理人员配备方面能省就省, 系办公室单位虽小, 但是功能齐全, 由于日常事务头绪多、工作随机性强, 人员配备不足, 工作经常是疲于应付。在岗人员长期超负荷工作, 最终势必影响工作质量。

4. 工作人员专业化水平不高, 严重影响工作的高效性。

民办独立学院系办公室管理人员年轻化, 往往大学毕业从校门直接走上岗位, 缺乏教育管理科学素养, 未经过专门的训练, 对教育管理科学知识知之甚少, 工作中经常是“摸着石头过河”, 习惯于被动接受任务, 缺乏主动性, 对于教育管理的特点和规律的了解程度不高。管理手段落后, 跟不上形势发展。

5. 工作人员身心状态不佳, 严重影响工作的积极性。

长期以来, 办公室工作繁琐而复杂, 不但要完成白天事务性工作, 晚间还经常撰写文字稿件, 时刻保持思维高速运转。工作多, 休息时间少, 身体处于亚健康状态。同时, 系办公室工作面广、事杂, 经常遇到困难和突发事件, 更容易成为领导、各职能部门、教职工之等诸多矛盾的焦点, 导致工作人员工作负担较重。另外, 因为系办公室工作人员作为高校管理者的底层, 所承担的工作难以量化, 取得的成绩也不明显, 常常被一线教学的教师的成绩所掩盖, 在年终评优的时候, 常常被忽视。而且在评优分配制度上也是向一线教学的教师倾斜, 待遇与所承担的工作不能成正比, 这种情况严重地挫伤了办公室工作人员的积极性。

三、改进民办独立学院系办公室工作的对策

1. 明确目标, 细化责任。

系办公室主要做好对领导、对广大师生的服务工作。要树立工作信心, 强化主动服务意识, 变被动为主动, 增强工作中的计划性和预见性。同时, 要细化工作责任。工作要有分工, 有效率, 有创新, 最大限度发挥办公室的工作职能。民办独立学院系办公室在高校改革和发展的新形势下, 需要建立一套完整的量化工作责任管理制度, 在其位尽其职担其责, 有效清晰办公室工作的明确性。

2. 规范制度, 有序运行。

民办独立学院的发展模式与传统公办院校有所区别, 系办公室的工作制度能生硬地照搬照套公办学院的制度, 需要建立一系列符合实际情况的规章制度, 建立一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制, 建立合理的自我评价标准和办法, 保障办公室工作的有序进行。

3. 合理调配, 增强实效。

民办独立学院的人员配备需要对人事分配制度进行改革, 办公室人员的配备, 应该按照一定数量的学生和教师的比例进行配备。在人员配备上要坚持精简高效的原则, 设岗合理, 要重视管理, 定编定岗。因为办公室工作随机性较强, 对于工作人员的岗位权责问题要明确划分, 收文、发文、盖章、接待、办会等日常工作要做到专人专管, 出现问题不推诿, 实现互相支持、互相配合、高效运转的目标。

4. 科学创新, 与时俱进。

办公室工作人员在辅助决策、协调实务、处理信息、组织会务、处理文书、管理印信和接待来宾等方面都应该学习专业知识。办公室因工作繁杂, 所以工作人员应该有较强的计划、组织实施能力和平衡协调能力。随着教育改革的深化, 高校办公室事务难度提高, 办公室人员要与时俱进, 将管理水平和素质提升到新的高度;要利用业余时间, 努力学习政策法规、科技知识与技能;还要根据自身实际和办公室的职能范围有所侧重地进行深造, 以提高工作质量。

5. 考评机制, 长效科学。

办公室工作因其工作内容与一线教师工作内容不同, 工作情况难以量化。应该根据工作岗位进行科学规范的分析, 制定出一套符合岗位特点、便于操作的考核指标体系, 通过“德、能、勤、绩”四方面对工作表现和工作能力进行考核。办公室工作人员应该采用360度绩效考核方法, 考核主体扩大到被考核者的上级、同事、下属、服务对象, 考核信息来自四面八方, 信息全面且客观;各类信息之间能够相互验证和补充, 从而保证考核的客观性。

四、结语

民办独立学院作为我国高等教育发展的重要组成部分, 近年来为我国高等教育事业的发展作出了巨大的贡献。而民办独立学院中最基层的系办公室, 也为民办独立学院的发展作出了应有的贡献。民办独立学院的系办公室继承了传统公办院校办公室的传统职能, 在新的形势下, 又有自己的特色, 可以适应民办独立院校的运作。因此系办公室应切实做好工作, 发现在发展中出现的问题, 及时改进, 为更加有效地提高管理水平和工作效率, 促进学院的发展继续奉献力量。

参考文献

[1]朱月华.高校二级学院办公室管理若干问题的思考[J].高教论坛, 2006.

[2]林健平高等学校办公室管理创新对策研究[J].内蒙古农业大学学报, 2009.

高校办公耗材管理存在问题及对策 第9篇

关键词：高校,办公耗材,使用管理

随着计算机科学技术的不断发展, 各种产品的开发和各种新技术的发展对设备的使用、研究、开发起着非常重要的作用。高校办公耗材的使用范围也逐渐扩大, 而采购、使用和管理这些耗材已经成为高校必不可少的重要组成部分。笔者结合高校实际, 对高校办公耗材使用和管理存在的普遍现象进行剖析, 分析存在的一些问题, 并就如何优化使用和管理, 以及通过优化途径给高校管理等方面带来哪些益处提出个人的观点。

一、高校办公耗材管理存在的普遍现象

高校办公耗材由管理部门采购, 而管理部门根据使用部门实际情况进行采购。管理部门采购的方式也有所不同, 如有由相关负责人去市场购买或指定相关单位供应商进行购买等。一般是缺什么买什么, 没有一定的统筹规划, 如果出现应急状态, 要不亲自跑到市场购买, 或者由指定单位进行送货上门。对程序及时间没有统一性, 对供货商也没有一定的监控体系和约束力, 往往会送货不及时, 影响工作进程。而这样不定时的入库、报销会给设备处和财务处相关负责人背负一定的工作量。购买好的设备虽有专人保管, 但没有一定的管理制度, 对耗材的流向和使用情况没有作书面登记, 没有完善的监控体系。

二、加强办公耗材管理的紧迫性和重要性

办公耗材的种类繁多, 品种也很复杂。给管理上带来一定的难度。但耗材的应用和管理是办公管理中的重要环节。加强对办公耗材的管理也直接影响高校的经济利益。同时, 办公耗材的管理和使用过程中要无完善的机制, 则很可能因管理不善和使用不当而造成浪费。因此, 加强办公耗材的管理克不容缓。

三、加强办公耗材使用和管理的对策

(一) 计划申报与采购

本着“节约开支, 合理使用”的原则。应制定一个耗材使用计划, 各部门根据本部门办公用品使用情况, 每月26日前提报下月办公用品领用计划, 派专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存, 提报办公用品采购计划, 经负责人审签后进行统一采购。特殊办公用品可以经行政部同意授权各部门自行采购。

(二) 物品的申领

办公耗材统一领用要建立一套完整的流程和制度。由相关部门 (如供应科) 专人负责此项工作, 制定出一套完整的流程和制度:根据高校实际情况制定一份领用单, 为一式三份, 负责部门、使用部门、财务处各执一份, 领取办公耗材时必须凭领用单上的领用人和使用部门相关负责人签字方可领取耗材。

(三) 加强控制使用环节管理

为了更精确地对耗材进行统计、管理, 供应科应建立耗材计算机管理系统。耗材的信息化管理高效、简便, 易于统计, 不但提高了管理质量, 还节约了人力和管理成本。耗材计算机管理系统有静态管理和动态管理两部分。静态管理是对耗材的证件、供货公司人员情况、各种报表进行分析、统计;动态管理是依据耗材的增长率等数据加以数学分析, 对各使用科室耗材的用量进行全方位动态监控。这不仅从根本上减少工作量, 还提高了数据的真实性, 做到了财物完全相符的保证条件。

(四) 仓储的控制和管理

随着耗材使用的大幅增加, 涉及的费用也会同步增长, 同时也加大了仓储管理的难度。而仓库存在的主要问题是过剩库存、积压库存和缺货的情况。这三种库存无形中增加了库存持有成本和缺货成本。因此, 管理部门应平衡采购和消耗量之间的关系, 实时反映物品的消耗信息, 控制存储量, 加速库存周转, 从而降低存储成本。缺货也会给管理带来不良的后果, 因此库管需要将缺货的情况报告给主管人员, 并催促采购人员进货。还应对库房物资进行周期盘点, 确定最高存货量, 将后者与现有库存量进行对比, 计算提前供货期, 最大限度降低缺货成本。另外, 应用条码技术进行库存管理、实现仓库作业自动化是需要迫切解决的一个现实问题。

利用条码技术不仅能提高作业精确度, 同时, 还能节约人力资本, 改变仓管人员庞杂的局面。

(五) 固定资产的核定配置标准, 实行资产有偿使用

高校应根据各部门对教学、科研、行政资源实行总量控制, 对超标准占用资产采取有偿使用办法, 推动高校存量资产跨部门流动, 建立资产增减进出机制, 提高资产的使用效益。

(六) 进行审核

对全校的设备和办公耗材每月要进行一次账物核实, 根据管理软件显示的库存出入进行实物的核对, 如设备名称、数量、使用地点、费用的金额进行统计, 如果软件上库存和实物不一致要根据领用单登记的情况进行一一校对。经核实后把所有数据上交财务处, 由财务处对各部门的金费使用情况进行统计和管理。

四、提倡节约:从我做起, 从现在做起, 从小事做起, 创建节约型高校机关

(一) 转变观念

建设节约型校园, 就是要将节约的理念贯穿于教师教学科研、校园行政与后勤服务等各个领域, 最大限度地节约资源, 提高资源利用效率, 以获得尽可能大的效益。要认识到节俭的重要性。选择节俭, 不仅选择了一种科学方式, 追求一种高尚的精神品质, 更是确立了一条走向健康的发展道路。

(二) 制定和资源节约措施

将确立资源节约责任制, “谁使用、谁管理、谁负责”的原则, 把资源节约工作到每个部门、每个岗位, 人人有责, 人人负责。各级干部要以身作则, 率先垂范, 做勤俭节约的宣传者、组织者、示范者, 提倡节约, 反对浪费。

(三) 明确和规范资源节约

从我做起, 从现在做起, 节约每一件办公用品:各应本着节约的原则领取、使用办公用品。平时注重保养爱惜, 如有损坏, 要及时修理。通过设备维修管理, 保证设备完好, 最大限度地延长设备使用寿命。

(四) 管理措施

其一是计划管理。材料、仪器设备购置都要实现计划管理。按计划进行维修改造, 就能较好地按必要、有序、前后一致的原则进行, 较充分地利用现有资源, 合理使用新消耗资源, 减少投入, 提高效益。加强仪器设备购置的计划管理, 是对现有仪器设备使用的管理监督, 是提高使用效率有效措施, 同时, 能避免重复购置、不良购置等带来的浪费。其二是量化管理, 定额用能。对教学科研单位、职工家庭等不同能源用户要实现分类收费;严格管理各单位的用能指标, 实现“定额用能, 超额自理, 节能归己, 节约奖励”的能源管理运行机制;对于大型仪器设备规定月或年开机时数和对外协作公用时数等定额, 达到提高使用效率的目的。其三是成本核算。对实现企业化管理的学校后勤实体或能实现成本核算的项目, 将能源等资源性的消耗纳入成本, 实现全成本核算。

(五) 培育节约文化, 养成节约型的健康方式

节约文化是指人们关于节约的认识、观念、规范和与之相适应的方式、社会评价等。厉行节约, 对于个人来说, 是一种道德行为, 对社会来说则是一种文化, 是一种先进文化, 体现着社会的文明程度。

(六) 节约需要投入的观念

节约不是简单的省钱。无论是购置先进节能设备、器具替换下高耗能的旧设备、旧器具, 这些都是要投入的。节能灯具价格比传统灯具肯定要高, 优质名牌产品也要贵一些。但是以一个使用周期加上电费的成本计算, 节约的效益将是很可观的。

(七) 聚沙成塔, 集腋成裘的观念

不要因小善而不为。每人每天节约一张纸, 一只笔, 一度电, 日积月累, 就是一笔了不起的财富。只要我们每个人都有资源、环境意识, 做到厉行节约, 就能加快资源节约型、环境友好型的高校。

结语

对全校办公耗材进行区块归类后进行统一的管理, 不但可以控制成本、规范使用, 还能节约资金、减少浪费。这是管理办公耗材的关键之处。据一些高校的统计, 实行了统一化管理, 办公耗材这块可以省下1/3的支出。这一课题将成为经济和管理的一个研究方向。

参考文献

[1]程凡.耗材集采的价与利[J].中国医院院长, 2007, (24) .

[2]陈莉, 吴晓, 柯光辉.医用耗材的招标采购初探[J].卫生经济研究, 2006, (9) .

[3]陈明娟.浅论“节约型校园”建设[J].浙江科技学院学报, 2006, (9) .

办公室管理问题 第10篇

关键词：OA办公系统,文件传输,安全问题,管理措施

引言:当前已经处于信息化管理的时代,信息的传输、储存与管理决定着当今的办公效率与能力,也是决定着企业或单位能否在市场占有一席之地的关键因素。OA办公系统又称作办公自动化系统,几乎所有企事业单位都已经运用了这种系统,它以操作便捷、传输迅速的高效率性能决定着企事业单位的管理模式与管理能力。OA办公系统作为一种先进的办公应用技术,虽然有一定的优越性能,但是在很多企事业单位在应用管理上还存在着很多不足之外,尤其是信息安全管理方面,没有与信息化进程进行同步管理,由于管理机制不完善,使一些技术方面的管理相对比较落后,文件传输方面没有做好防范措施,存在很多传输隐患,当务之急是需要对OA办公系统文件传输加强安全管理。

一、OA办公系统的概述

OA办公系统属于一种网络办公应用系统,可以通过计算机来实现文件的传输、储存与管理,大大提高了日常的工作效率,所需要保存的资料可以通过扫描仪把资料转为电子信息数据,之后存放在相应的网络平台上,可以随时浏览自己需要了解的资料信息,还可以下载保存。企事业单位的各部门之间的信息操作与沟通都可以通过单位内部的局域网来实现,同时各部门之间可以进行文件传输、资料复印或者召开网络会议。如果出差在外,可以使用便携式笔记本电脑继续办公,比如起草公司的会议内容,之后进行排版、储存和传输,充分体现出OA办公系统既安全又方便快捷的使用性能。

由于OA办公系统基本应用于Windows系统之下,其涉及到的办公软件和硬件的应用需要在Windows系统内实现,虽然给应用单位带来方便快捷的操作,但是在文字的编辑与排版,还有在图片和声音的处理上,应用软件是以各种格式来实现的,这就存在着是否兼容的问题。在进行文件转换时不能完全保证文件的安全性与准确性,经常会遇到格式不兼容、很多文件无法显示或者文件的格式不准确的情况。除此之外,我国的电子计算机信息技术与西方发达国家还存在着一定的差距,在OA办公系统的信息管理上还不够完善,对病毒和黑客等的影响文件传输的安全问题采取的防范措施还不到位,并且这些问题随着网络信息的发达,情况也愈发明显,发生的概率也在增加,不能做到及时有效的根除,还需要不断加强OA办公系统文件传输的安全管理[1]。

二、OA办公系统文件传输存在的安全问题

2.1病毒感染数据丢失

计算机信息技术的应用越来越普及与广泛,但是计算机的病毒爆发的频率也越来越高,网络信息的安全性受到严重的影响。据不完全统计,现在计算机的病毒种类已经达到三万种之多,并且每个月的病毒种类在不断的进行更新,对计算机系统具有较强的破坏性,如果计算机的硬盘遭受到病毒的感染,就会使计算机系统无法正常运行,甚至瘫痪,这时候计算机里面储存的各种信息数据就会丢失或者被窃取,导致不同程度的损失发生,影响了单位的经济利益。目前的计算机病毒的再生能力比较强,单位中如果有一台计算机感染上病毒,则会通过互联网、局域网迅速漫延传播,使更多的计算机感染上病毒,病毒在感染其他计算机的同时会入侵到应用程序之内,这时候所造成的损失是无法估量的,并且由于互联网或局域网所感染的计算机病毒,需要大量的时间才能修复,损失之严重性不言而喻。

2.2黑客入侵截取数据

现在以太网的应用很普及,它是为了实现局域网、广域网、互联网通信而设计的一种技术,由于它的简单易用,在现行的OA办公系统网络大有以太网化的趋势。在同一个以太网之内任意两个节点的数据信息传输都可以被其他节点的网卡所接收或截取。现在很多单位的信息网络都有外网或互联网的出入口,如果外网或互联网的黑客入侵到以太网之内的任意一个节点,就可以截取这个以太网之内的所有数据信息,对数据进行甄选后获取有价值的信息。黑客入侵截取数据信息,造成单位内部的信息泄露[2]。

2.3其他因素破坏数据

在OA办公系统中会遇到各种因素破坏数据。破坏数据主要表现在删除或覆盖原有的数据信息、破坏服务器硬盘中的引导区的数据信息、破坏相关的应用程序数据信息等等。除此之外还有病毒造成的数据破坏,计算机感染病毒后,病毒会感染储存文件的数据区域,造成文件丢失、删除、覆盖或程序代码丢失等,使储存文件的数据区域受到破坏,导致文件不可用。另外,还存在由于一些生活、工作中的意外情况而造成的数据破坏,比如失误操作、突然断电、计算机受到撞击或者自然灾害等都会造成数据破坏。出现数据破坏时需要浪费大量的人力、物力与财力来进行修复,给单位或企业造成不同程度的经济损失。

三、OA办公系统文件传输的管理措施

3.1加强网络道德教育

在网络技术发达的今天,掌握计算机知识与技术的人才也越来越多,加强网络道德教育是增强OA办公系统的安全性的主要管理措施之一,尤其是一些技术水平较高的青少年,要让他们把所掌握的计算机应用到正常的工作与生活之中,解决工作与生活中的难题,而不要成为黑客而窃取单位或企业的商业信息,最后做出违法的事情走上犯罪的道路。在网络世界也存在着正义与理智的道德观念,单位与企业也要加强网络道德的宣传与教育,维护网络信息安全,使每个员工都要清楚的知道,如果不注意网络信息管理,很容易发生机密泄露的情况。在经济、科技与军事飞速发展的同时,机密信息越来越引起国外情报机构的关注,为了保护国家与企业的利益,保持职业操守,加强信息管理,是每个计算机人员的责任与义务。

3.2加强网络安全管理与防范

随着互联网的广泛应用,防范网络病毒、保护OA办公系统安全也面临着严峻的考验,加强网络信息技术管理才能有效的预防网络病毒。提高网络信息技术的管理效率,加大对网络信息的监管力度,才能实现预防网络病毒的目的。在网络信息管理上只有结合监管与预防、双管齐下才能保障OA办公系统文件传输的安全性。加强网络安全管理需要建立完善的操作机制,加强网络安全防范是保障应用程序能够安全、正常使用。网络病毒最主要的特征就是传播速度比较快,传播范围也比较广,只是加强计算机的管理与防范是远远不够的,消除网络病毒效果不是很明显,必须同时也要加强整个网络的管理与防范。为了保证OA办公系统的安全性,消除网络病毒,可以在OA办公系统中安装网络查杀病毒软件,在计算机系统中安装反病毒软件。安装查杀病毒软件可以在日常的网络维护中对所有进出的文件进行扫描,以保障文件的安全性、可靠性。局域网之间、内网与外网之间、互联网之间的数据传输都要经过网络病毒查杀软件的检测与过滤,有效的达到查杀病毒的目的[3]。

3.3控制访问设置

控制访问设置主要是针对人网访问和操作权限进行相应的控制,是能够保证网络安全的重要措施之一。在网络信息管理上,管理人员要对用户的使用时间和方式采取一定的手段进行控制,网络管理人员对各个用户的账户设立用户口令,在用户登陆账户时需要提交口令才能进行登陆访问。如果用户在登录时出现多次口令错误,系统则显示预警提示,同时系统可以按非法用户显示口令验证次数。在用户通过验证登陆账户后,网络管理人员在系统设置检测功能,对用户账户的使用权限进行检测,根据用户的操作级别给予相应的操作权限,网络管理人员还可以对用户和用户组所能够访问的资源进行设置,在网络服务器上的具体操作类型都进行相应的控制,以保障网络信息传输的安全性。

3.4提高数据恢复效率

OA办公系统在遭受病毒感染或者黑客入侵,系统内部文件受到破坏后,为了减少损失需要尽快进行数据恢复,使用数据备方案份可以大大提高数据恢复的效率。进行数据备份可以在数据受到破坏后,快速地全面恢复计算机原始的数据信息以及资料。现在可以选择的OA办公系统备份方案有很多种,比如对系统应用设备的备份、场点外数据的备份、场点内大容量高速度自动的数据备份,在备份后都可以进行相应的存储与恢复。使用数据备份方案可以在出现技术故障或者人为失误操作时快速恢复原有数据,并在受到病毒感染或黑客攻击时能够对网络系统内的信息进行有效的保护[4]。

3.5加强邮件传输管理

在OA办公系统的应用中,很多文件与信息都是通过邮件来进行传输的。现在随着网络信息传递便利的同时,垃圾邮件也越来越多,甚至有很多邮件是病毒邮件,严重影响了网络安全,所以需要加强邮件的传输管理,才能有效的提高OA办公系统文件传输的安全性。首先要对用户普及网络安全常识,提高用户使用邮件传输的安全意识,加强邮件的防御,对于来源不明的邮件或者邮件中的附件不要轻易打开,对于陌生人的邮件账号可以进行屏蔽、过滤处理。另外,还要对邮件的收发进行加密处理,现在很多单位与企业的商业信息和活动都是通过邮件传输来完成的,甚至一些机密文件也都是通过邮件传输,为了保证邮件的信息不被他人窃取或泄露,所以,加强邮件传输的重要管理措施就是要给邮件进行加密,可以提高邮件传输的安全性,是一种非常有效的安全防范措施,可以根据邮件的重要性采取不同的加密算法。针对病毒邮件可以采取反病毒保护。

结语:OA办公系统为单位与企业提供先进的工作管理模式,同时,为了保障文件传输的安全性,要不断加强与完善信息安全管理,提高管理人员的技术水平,使OA系统更高效的发挥其应用性能。

参考文献

[1]于海涛.试论网络智能办公系统的建设与实现[J].华章.2011年13期

[2]马国彬,蒋朝惠.基于PMI的OA安全模型设计与实现[J].计算机工程与设计.2010年06期

[3]王淑萍,付金荣.计算机网络信息安全面临的问题和对策[J].信息安全与技术.2011年11期

办公室管理问题 第11篇

一、当前教师办公室文化建设存在的问题

（一）重视物质文化建设，轻视精神文化建设

由于教师特殊工作岗位的需要，不少教师在办公室的时间超过在家庭里的时间，尤其是高中学校的教师，办公室成了自己的第二个家庭，因此，很多学校非常重视办公室的文化建设。学校办公室文化建设的内容应该包括物质建设、精神建设、行为建设和制度建设等方面，但是，很多学校仅仅从物质文化建设的角度来考虑办公室的文化建设，如购买昂贵的办公室桌椅、先进的电子设备等，而忽视了办公室的精神文化建设。教师被束缚在几平方米的狭窄空间范围内，抬头见人见墙，从不搞以办公室为单位的教师活动，教师的办公室成为了压抑教师发展的空间。

（二）照搬外校建设模式，忽略本校校本特色

有的学校领导外出参观重点学校办公室后，从表象上以为找到了提高教育教学的好的因素，于是，将这些学校的办公室构建模式照抄照搬到本校。例如，为了提高教师的办公效率，采用集中办公的形式，将教师的办公室用木板分隔成一个个狭小的空间，几十位教师集中在一个办公室办公。从表面上看，教师集中办公可以加强对教师的管理，但是，这样的办公室文化反而不利于教师的相互学习与研讨，一旦教师之间进行讨论，就会影响其他教师的办公，不同的学科组教师之间的研讨也会影响其他学科老师的办公。有时，在领导不在的情况下，这样的办公室就成了全体教师聊天的场所。每个学校有每个学校的特殊情况，学校的办公室设置应该体现校本特色。如，教师人数少的学校，就可以依据学科组来组建办公室，这样不仅有利于学科组教师之间的交流和研究，更有利于教师之间和谐关系的形成，也利于同一学科组教师之间的学习和竞争。

（三）强调学校制度管理，忽视教师人文管理

办公室规章制度是教师办公室文化建设的重中之重，也是保障办公室工作顺利进行的有效手段，严明的规章制度可以规范和约束教师的行为，提高教师的办公效率。但是，不少学校的办公制度是由学校领导制定的，而且，仅仅只是从禁止的角度来提要求，有的是采用量化考核的方法。这样的制度，往往会造成教师之间人际关系的紧张，让教师始终感受到制度的约束。要知道，教师的工作并不仅仅是在办公室备课和改作业，教师还要研究，还要与学生交流，还要准备课堂器材等，因此，办公室制度的制定必须体现教师工作特点的人文性，体现由教师共同商议而产生的民主性，制度的内容应该是激励性的而不是惩罚性的。

（四）重视学期初的建设，轻视学期中的维持

办公室文化建设是一个长期的过程，它是一个学校、不同学科组文化的长期积淀，一旦形成了一定的办公室文化氛围，这种氛围往往会潜移默化、深远持久地发挥作用。所以，学校领导在办公室文化的形成过程中，不能操之过急，不能仅仅在开学初提出各种各样的要求，在开学初进行各种各样的检查和评比，而在学期过程中忽视了办公室文化的建设。学校应该定期开展办公室学科教师的教学研讨活动，开展同一办公室教师的户外体育活动，开展定期的办公室文化建设评比活动等。

二、教师办公室文化建设的策略

长期受良好教师办公室文化的熏陶，能使教师热情洋溢地走进学生，能使教师优质、高效地完成教学任务，能使教师领略到自己的生命价值。要充分发挥教师办公室的功能作用，必须加强教师办公室文化建设。

（一）规范并健全教师办公室制度，并内化为教师的自觉行为

办公室制度不仅是上下班和办公纪律的规定，它还应该包括学校传统文化的传承。因此，它的制定应该由教师广泛而主动地参与，这样不仅能够让教师在参与的过程中表达自己的诉求，而且能够在参与的过程中体验制度制定的复杂性，从而更自觉地贯彻执行制度。制度的内容要紧跟时代步伐，科学合理，切实可行。如，随着网络技术的发展，网络聊天工具不仅能够让教师在网络上进行教育教学交流，而且还能够及时传送文件;网络视频工具不仅能够让教师进行面对面地交流，而且还能在线观看名师上课的录像等，这些网络工具在办公室制度中就不应该被列入禁止的行列。制度的落实要严格又不乏人情味。如，对于有“午练习”的教师，下午上班的时间就可以实行弹性时间。当办公室制度真正考虑教师的需求的时候，当制度的制定真正由教师共同参与的时候，教师办公室制度就可以内化为教师的自觉行为。

（二）办公室的布置风格要符合中小学教师办公室的特点

办公环境是办公室文化建设的物质基础。美的环境可以净化人的心灵，调节人的情绪，增添工作热情，提高工作满意度。教师的办公环境一方面要干净整洁，要给学生一种示范作用，同时，办公室的环境还应该体现办公室教师的学科特色。如，地理教师的办公室的墙上可以张贴不同的地图，桌上可以摆放地球仪、浑天仪等体现地理学科特色的教具;语文教师的办公室可以放一些中外名著、各种语文工具书等;政治教师的办公室应该有各种新闻报纸;外语教师的办公室应该有国外名著、外语工具书等。此外，教师办公室还应该有体现学校育人目标、教师师德素养、学生真正需求、家长殷切希望的标语。有条件的学校还应该在教师的办公室摆放一些现代化的办公设备，如打印机、读卡机、复印机等。此外，在办公桌上摆一些小盆的花草，可以舒缓教师的情绪;在办公室墙上挂上本室教师的集体照片和活动照片，可以增添办公室的亲情与温情。

（三）开展丰富多彩的活动，增强教师之间的凝聚力

教师的工作十分繁重和辛苦，长期的办公室和教室的工作环境，容易使教师的心理产生问题，甚至出现职业倦怠现象，因而，学校在要求教师有良好的教育教学成绩的同时，更应该关注教师的生理与心理健康，要经常开展一些健康有益的活动。如，开展以办公室为单位的学科优质课教学展示和交流活动、学科组专题集中学习活动、教育教学心得体验交流活动等，也可以为办公室的年轻教师配备同组的学科教学师傅、为年长的教师配备学科教学助手等，这些举措有助于丰富教师的精神生活，提高他们的教育教学研究的积极性，更有利于教师们的专业成长。同时，学校可以以教师办公室为单位，组织一些户外活动。这些活动不仅能改善教师的身体健康状况，还能从多方面、多角度加强教师之间的理解、信任和合作。此外，还可以开展文明办公室评比活动，可组织相关人员对办公室的清洁卫生、环境布置、服务态度、集体备课、科研氛围、精神状态等进行全方位不定时的检查，最终根据检查的综合成绩确定文明办公室，对文明办公室给予精神、物质方面的奖励。

办公室管理问题 第12篇

一、无纸化办公档案管理中出现的问题

(一) 档案的管理体系存在漏洞。档案的管理体系确保了档案管理的有效性, 但是, 现在很多企业没有开设档案管理部门, 档案的管理比较混乱, 档案的管理没有实现分级的管理, 企业没有采取有效的措施进行档案的分级化管理, 企业的档案管理体系不完善, 很多管理规章没有在审查的基础上落实, 没有建立有效的档案管理评价机制, 档案的管理和控制具有不彻底性。

(二) 企业没有树立现在化的档案管理意识。现在, 很多企业对无纸化档案管理还没有引起重视, 没有重视无纸化档案管理的流程。没有采取有效的手段进行档案的管理, 没有根据企业的实际情况对档案进行跟踪, 在管理档案时现代化的管理理念。企业在进行无纸化档案管理的时候, 还没有较强的法律意识, 在企业内部也没有制定相关的政策对无纸化档案管理人员加以约束。

(三) 档案管理人员没有更新自身的档案管理思想。在无纸化办公档案的管理过程中, 管理人员没有及时更新档案管理的知识储备, 没有根据社会的发展提高档案管理的思想觉悟, 在无纸化办公档案管理中, 管理人员还是沿用传统的档案管理方法, 导致无纸化办公档案管理不能很好地应用, 在档案管理方面不能呈现出无纸化办公的优势。

(四) 档案管理人员的素质存在问题。档案管理人员的知识面窄, 仅仅是对档案管理知识略知一二, 在进行档案管理时, 也没有联系其他学科的知识, 档案管理人员的知识结构有待于完善, 对新的知识没有学习, 对信息技术的应用还跟不上时代的步伐。

二、无纸化办公中促进档案管理现代化的有效措施

(一) 无纸化办公档案管理人员要更新自身的思想观念, 档案管理要顺应时代的发展。在无纸化办公档案管理中, 管理人员一定要高度重视档案管理, 而且要适应无纸化办公条件下的档案管理, 不能在用传统的档案管理方法, 应该与时俱进, 要更新自身的观念, 摒弃那些与现代化建设不相符的观念, 树立依靠科学技术进行档案现代化管理的新观念, 在档案管理时一定要与无纸化办公理念协调起来, 实现档案的主动管理, 使档案管理能够在无纸化办公条件下有条不紊地进行。

(二) 不断提高档案管理者的综合素质, 实现档案的现代化管理。现在, 提高档案管理人员的素质是十分必要的, 在无纸化办公条件下的档案管理, 运用到了更多的知识, 这就要求管理人员不仅仅要具备档案管理方面的知识, 同时也要具备现代化科学的知识, 因此, 档案管理人员要有丰富的知识储备, 不仅仅要研究档案学知识, 同时也要不断学习其他学科的知识, 因此, 在企业中, 要提高无纸化办公档案管理人员的素质, 让他们逐步适应无纸化办公条件下的档案管理工作流程, 让管理人员熟悉信息技术的使用, 根据档案管理人员的年龄、性格等特征进行分级管理, 定期让档案管理人员接受培训, 提高自身的职业技能和道德素质。

(三) 企业要加强档案无纸化管理的意识。在无纸化档案管理过程中, 会出现档案不完整的问题, 针对于这一问题, 可以在企业内部进行档案管理意识培养宣传活动, 宣传学习档案法, 把档案管理纳入企业的规划过程中。

三、结语

档案的现代化管理可以实现企业经济的快速发展, 让企业可以有条不紊地运作, 档案管理的作用是非常明显的, 但是, 企业在进行无纸化办公档案管理时还是存在一些问题的, 档案的管理体系存在漏洞, 企业的档案管理水平不高, 不能及时地传达有效的信息, 企业在档案管理时没有实现封闭式的管理模式, 企业没有树立风险意识, 因此, 企业要实现无纸化办公条件下的档案管理是十分必要的提高硬件设施的建设速度, 更新档案管理人员的观念, 促进无纸化办公条件进程。

摘要：无纸化办公的档案管理是各行各业实现高速发展的必然趋势, 在社会主义经济发展的新时期, 无纸化办公条件顺应了时代的发展, 已经成为各行各业实现有效管理的重要举措, 所以, 在进行档案管理时, 要加强档案管理人员的整体素质, 加大对档案现代化管理的资金投入, 加强对档案管理的技术研发, 实现档案的科学化与合理化管理。本文通过分析当下无纸化办公条件下档案管理存在的问题, 并针对档案管理工作中出现的问题提出有效的解决措施。

关键词：档案管理,无纸化办公,管理问题

参考文献

[1]霍玉华, 郑兰英, 孙健.浅谈如何做好无纸化办公条件下的档案管理工作[J].才智, 2013, 24:312.

[2]陈晓晖, 赵屹.档案管理的前端控制对无纸化办公的作用和意义[J].上海档案, 2013, 02:24-26.

[3]高秀红.浅谈无纸化办公给档案管理带来的新挑战[J].农村实用科技信息, 2014, 12:54.