办公用品采购流程及规定

办公用品采购流程及规定（精选8篇）

办公用品采购流程及规定 第1篇

办公用品采购的流程规定

为了加强公司办公用品采购管理，进一步规范行政工作，提高工作效益，切实推进公司发展，现制定本规定。

一、办公用品购买原则

为统一控制办公用品规格型号以及行政费用管理控制，各部门所需的办公用品购买都由综合部统一负责。综合部根据办公用品库存量的情况以及各部门使用情况，确定订购方案。

二、办公用品订购方式

1.小型或零星办公用品的采购要由综合部行政人员到制定的办公用品专卖店选购或送货。

2.大型办公用品（固定资产）的采购要两人或两人以上到指定门店采购或到其它大型商城询价采购等方式进行，要选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产）。

3.凡公司总部员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总报给综合部购买或在综合部的协同下进行购买。

4.异地办事处所需的办公用品（固定资产）需写申请到综合部按级审批后，相关人员在当地询价，100元以上办公用品，报价到综合部，综合部统一方可进行购买。

5.购买单件或批量在100元以下的办公用品单人即可购买，100元以上的办公用品（低值易耗品除外）两人或两人以上共同进行购买。

6.凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，应遵循公开、公平、择优的原则，按照权限由主管部门与申购单位共同确定供应商。

三、办公物品采购过程

在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则进行订购。

1.验货

所采购的办公用品到货后，由管理员（综合部办公用品管理者）按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。

2.付款

管理员（综合部办公用品者）收到供货单位发票后，须与电脑中登记数据及存根的送货核对无误后，填写付款通知单，逐级审核签字后，做好登记，最后交财务处负责支付或结算。

3.领用

办公用品原则上由公司统一采购、分发给各个部门。办公用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。如有特殊情况，各部门须提前提出“办公用品购买申请单”则可进行采购。

4.保管

办公用品入仓库后，管理员（综合部办公用品管理者）按物品种类、规格、等级、存放次序存放，不得混乱堆放，并按期清点数目，管理员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫。

四、注意事项

1.每月集中采购两次，时间分别为月初及月中，请相关部门提前告知综合部行政管理处。

2.按照先审批后购置的原则，未经审批购置的办公用品将不予报销。

3.各部门及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。

2014年3月5日

黄河金三角综行部

办公用品采购流程及规定 第2篇

为加强办公用品的用品管理，规范办公用品的申购、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，提高利用效率，厉行节约，避免浪费，特制定本流程。

一、办公用品的分类

办公用品按使用性质分为固定资产、低值易耗品和低值耐用品三类。、固定资产主要指：办公桌椅、文件柜、保险箱、沙发、茶几、电脑（台式机、笔记本）、传真机、相机、等价值较高的物品

、低值易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、回形针、橡皮、记事本、打印纸、传真纸、便签纸、档案袋（盒）、纸杯、等价值较低的日常用品。、低值耐用品：笔筒、美工刀、直尺、订书机、文件夹、文件架、印泥、计算器、剪刀、电话机、鼠标、饮水机等使用期限比较长的物品。物品统一由行政部保管

二、办公用品计划的制定

①各部门根据本部门物品消耗和使用情况，每周四向物品管理员提供《办公用品领用表》，每周一下午到物品管理人员处领取。②物品管理人员及时核查库存状况，没有的形成采购计划。

三、办公用品各部门费用限额

①低值易耗品、耐用品

每人每月≤20元的限额，由物品保管员具情况发放。②固定资产

（单品价值≥300元）各部门填写《办公用品申请表》交部门主管审批，由物品保管员确认发放；

（数额较大的≥1000元）各部门填写《办公用品申请表》交部门主管审核，提交总经理签字批准，由物品保管员确认发放； ③临时急需的物品（计划外）

申请部门填写《办公用品申请表》（并在备注栏内注明急需采购的原因）交主管审核后，由行政部统一采购。

四、办公用品的采购及结算

①根据制定的采购计划实施定时集中采购。

②在实施采购时应本着节省成本、价廉物美、急需先办的原则，不得营私舞弊或牟取私利。

五、办公用品的入库管理及平时保管

①办公用品到后，物品保管员进行验收，验收合格后根据供货清单签收，并做好登记。

②备用的办公用品由物品保管员统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。

③对于固定资产实行保管责任制。实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。

对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人的过错程度，由责任人承担相应损失。

六、办公用品的领用

①办公用品的固定领用时间为每周一下午（遇节假日顺延），实行部门领用制，各部门指定的办公用品负责人领取本周所申请的全部办公用品。

外地项目由项目负责人申领，库房管理员邮寄。

②各部门组长应当在物品管理人员的《办公用品领用表》的记录上签字。涉及固定资产的，负责人（使用人）亲自签字领取，以明确保管责任。

③新员工入职每人按标准配备： 签字笔1支、记事本1本、草稿本1本、便利贴1本，由物品管理人员统一办理。

物品管理员有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回。

④由于我公司人员经常出差，对出差所需的电话机、U盘、照相机、读卡器等实行出差小组负责人保管、出差小组负责制。如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。

⑤驻外地办公人员对所需的电话机、U盘、照相机、读卡器等；实行项目负责人保管、项目组负责制。如损坏重复申请应说明原因或凭损坏原物以旧换新，杜绝虚报、冒领。

七、办公用品的交接与回收

员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交接或收回时，应当遵守交接回收程序。

移交人需逐项列出物品清单，接交人应仔细点验，行政人事部根据移交清单进行核实，如有损坏或遗失，责任人应予以赔偿。

八、相关表格

《办公用品申请表》 《办公用品领用表》

行政部

办公用品采购流程及规定 第3篇

我院2013年门急诊突破372万人次,出院人数达7万多人次,病房手术例数2.8万多人次。如此大规模的临床医疗行为,是与医用耗材这一载体密不可分的。这要求耗材主管部门必须能够保质保量完成医用耗材的采购任务, 同时迅速、准确地将所需医用耗材送至科室。但是我处采用的是2003年开发的物流系统,存在数据不共享、耗材信息不完整等诸多问题。这与我院的门急诊及住院规模严重不匹配,同时也无法满足医疗器械主管部门对医用耗材的管理要求。针对这一情况,我院于2012年底着手开展新的企业资源计划(Enterprise Resource Planning,ERP)系统的上线工作。采用电子商务的模式,实现临床科室网上申领, 我处下送医用耗材的模式。

1 系统现状及问题

我院早在1989年开始使用电脑系统管理耗材。第1套软件和第2套软件由我院计算机中心工程师自行编写。这两个版本的软件都是单机版,即只能录入并存储出入库数据而不能实时修改库存数量。尽管前两代系统只能实现报表的编制以及科室账的管理,但是在当时的条件下,其管理理念也是具有时代先进性。2003年我院开始使用第3套物资管理软件—Easy医用材料管理系统。这套软件实现了器械科采购、库管各岗位间数据的网络化传输,加强了库存数据的实时性和准确性。但是对于医院目前的业务量, 它逐渐暴露出以下问题 :

(1)医用耗材信息不完整。第3套管理软件对于耗材基础信息管理不严格,无法按照一品一物一规一码录入,因此存在一码对多物的情况。由于早年信息维护规则不严格,因此产品注册证名称、系统名称、订单名称和领物申请单名称不一致,这给日常工作带来很大困难,特别是人员轮岗阶段。

(2)库存量难以控制。我科之前的订货模式为 :对于通科使用的低值耗材,库房进行备货。库管员根据工作经验, 每半个月提交一次纸质订单。未做备货的医用耗材由科室实时提交手写纸质订单。此种模式下,如遇节假日,则库管员难以掌握订货数量,出现断货现象。

(3)采购无计划。由于临床各个科室提交计划均为随机行为,且在较短时间内就需要领取货物。因此采购员每天都在疲于处理订单,同一天内给同一厂家打多次电话订购医用耗材的情况时有发生,浪费了宝贵的人力、物力、财力[1]。

(4)领物混乱。由于采购工作进行的无序,因此库管员收货时间不固定。往往出现库管员在验收货物的同时, 还要完成货物的发放工作。这不仅增加了库管员的工作强度,还易发生错误。

(5)信息闭塞。因为该系统依托于物资器械中心内部组件的局域网运行,所以使用系统的人员均为医用耗材供应保障的相关人员。临床科室管理人员如果需要查询当月支出明细及汇总,需要亲自到物资器械中心找相应人员打印纸质报表。

基于上述问题,我院于2013年启用新的ERP系统[2]。

2 网上申领平台的实现

2.1 系统硬件环境的构建

临床科室是医用耗材的主要申请和使用科室,因此我院在构建系统的时候以目前已经搭建的医院信息系统(HIS) 局域网为平台,通过在各护士站现有电脑上安装请领平台客户端的方式,实现医用耗材的网上请领。

2.2 网上请领适用科室

临床科室采用网上请领模式,而对于非临床科室,目前采用的还是原有请领模式,见图1。

2.3 网上请领流程

网上请领平台包括以下几个功能 :网上请领、申请单汇总、推生订单、推生入库单、推生出库单。临床科室的网上请领流程,见图2。

(1)各临床科室指定领物员通过客户端登陆物流系统, 制作下个月物资请领申请单。申请耗材种类包括在库房、 供应室领取的通用耗材,以及科室专用耗材。

(2)领物员提交申请单后,由本科室主任于每月25日前审核申请单。

(3) 采购员分别于每月10日和每月25日集中审批临床科室主任审核通过的该科室申请单。如采购员对科室申请的医用耗材品目和数量存在异议,则需通过申请平台或电话通知到相关人员核实。

(4)采购员通过请领平台的汇总功能,按照物料编号汇总审批通过的各临床科室申请单。

(5)采购员调整全院医用耗材汇总单上每种耗材的订货数量。调整数量时需要考虑 :1未采用网上请领平台的其他部门是否会领用该医用耗材 ;2该编码耗材的包装数量 ;3当前库存量。

(6)采购员在调整完汇总单的订货数量后,将申请汇总单按库房和供应商拆分成订单。

(7)采购员通知各供应商送货。

(8) 采购员与库管员共同按照采购订单验收货物。库管员完成医用耗材入库工作。

(9)库管员根据临床科室申请单备货并推生出库单。 临床科室存放耗材的地方较小,为了避免一次将整月使用耗材集中送抵造成无处存放的问题,系统在申请单上预留了下送次数这一选项。

(10)下送人员将库管员分装好的各科室医用耗材及出库单送抵科室。

(11)下送人员将签好字的出库单交回至库管员[3]。

3 取得的效果

3.1 减轻临床科室工作负担

没有进行网上请领之前,临床领物员需要区分哪些医用耗材需要向库管员递交纸质计划单,哪些医用耗材需要向采购员提交纸质订货单。实行网上请领后,领物员只需将所需医用耗材的种类及数量填写清楚即可,而无需区分所属库房、对应采购人员以及相应申请单据,从而大大减少了临床科室的工作量。待系统全面完成后,临床科室管理人员可以通过请领平台查询本科医用耗材的领用量及支出情况。既提高临床管理水平,又减少纸张以及硒鼓的使用, 直接降低医院运行成本。

3.2 实现医用耗材采购的集中管理

我院实行医用耗材网上请领之后,每个月固定两个时间段处理科室申请单。采购员从审批科室申请单到推生出采购订单,大约需要2~3个工作日,打电话通知厂家送货需要1~2个工作日。常规采购活动大约占到每个月工作日的40%~50%,时间主要集中在月中和月底。采购员在完成低值耗材采购工作的同时,还能从事高值耗材采购工作、 医疗器械不良事件监测上报工作、组织申请耗材的论证会工作,减少所需编制,节约医院人力成本。

3.3 优化库房管理

采用固定时间采购后,库管员收货时间固定。这就避免了因为供货商送货时间不固定,导致库管员需要一边给临床科室发放货物,一边验收货物这种情况的发生,降低库房发生差错的概率。以前每逢节假日,库管员无法掌握临床科室的真实需求,只能凭经验备货。临床科室同时大量领用耗材,货物瞬间领空的情况时有发生,导致采购员需要紧急补货。申请平台上线后,各临床科室每次提交的都是全部所需医用耗材的申请种类及数量,从而很好地避免了上述问题,优化了医用耗材的库存量管理。

3.4 提升管理水平

没有进行医用耗材网上请领之前,临床科室提交的申请单、订单都是纸质形式,有时仅是电话订货。这些数据信息无法进行长时间保存和查询,给医院和我科管理带来很大不便。如果出现货物没到或无科室领取的时候,不容易明确责任。网上请领平台则很好地解决了这些问题。待系统全面完成后,临床科室管理人员可以通过请领平台查询本科医用耗材的领用量及支出情况[4]。

4 改进的方向

尽管请领平台很好地解决了上述很多问题,但是在使用过程中发现还有一些方面需要继续改进和提升。

(1)改进医用耗材字典。目前对于医用耗材还没有命名规范和标准出台,因此我院在构建数据字典时采用的是产品注册证上的名称,使得临床科室在申请耗材的时候就比较困难。针对这种情况,我科制作了名称 - 俗称对照表供临床参考。如果在构建耗材字典时能够增加临床收费名称一列,临床科室在使用时可以更加便捷[5,6]。

(2)建立订货平台。物资管理系统目前已经实现的功能有 :请领、订货、产品库存管理以及部分高值医疗耗材的溯源。目前欠缺的是医用耗材订货平台的构建。订货平台主要功能是系统通过外网将订单以短信或邮件的方式发送给供货商,这样将大大降低采购员的工作量,缩短科室领取货物的时间[7]。

办公用品采购流程及规定 第4篇

近年来，中德关系日益深化，经济交流不断加强，我国在医疗、环保、农林等公益性方面获得德国政府的资金支持，不少企事业单位得到德国政府的贷款或赠款项目，为单位能力建设做出了积极贡献。根据国际惯例，项目物资采购方式为国际招标，要求项目单位人员具备国际招标和谈判能力提出巨大挑战，目前也未见相关文献报道。昆明市于2009年至2012年成功实施德国赠款昆明市艾滋病防治项目2，本文旨在介绍德国贷款/赠款项目物资采购流程，总结项目实施经验，为正在实施的贷款/赠款项目的项目单位提供借鉴，也作为中国的外贷/援助项目提供参考。

1 项目物资采购参与机构

为保证项目顺利实施，德国复兴信贷银行（KFW银行）和项目单位通过公开招标，共同确定咨询专家组和国际招标公司，与项目单位共同实施项目物资采购。

1.1 项目单位

项目单位为项目资金接受方，负责调查本系统、本机构和本部门物资需求，提出物资采购计划（种类、数量和质量），参与项目物资采购全过程，包括招标文件的修订、招标答疑、现场评标和合同谈判，作为最终用户与打包商和国际招标公司签订三方协议，组织货物验收等。

1.廖斌，男，38岁，昆明市疾病预防控制中心艾滋病科，副主任检验技师，硕士研究生，

2.本项目受到德国政府赠款资助。

1.2 咨询专家组

由德国复兴信贷银行和项目单位通过公开招标确定，三方签署咨询服务合同，咨询费由德国复兴信贷银行从项目资金中直接支付。其主要职责是：负责招标文件技术部分的准备工作，为项目单位提供技术支持与咨询服务；参加评标，为评标委员会提供技术支持；在合同谈判阶段提供技术咨询；准备项目进度报告；交货期间与售后服务期间的技术支持服务。

1.3 国际招标公司

设备国际招标公司由项目单位公开招标产生，报财政部和德国复兴发展银行审批，同意后与项目单位签署委托协议，代表项目单位进行项目物资采购。其主要职责是：负责编制招标文件商务部分，汇合咨询公司编制的招标文件技术部分，形成招标文件，发布招标公告，组织开标、评标，确定打包商后报财政部和德国复兴信贷银行（KFW）审批，组织合同谈判，作为买方与打包商签订合同，按照进度提出支付申請，经项目单位同意后报德国复兴信贷银行，由德国复兴信贷银行直接支付给打包商等。

2. 项目物资采购流程

2.1 确定项目物资清单

项目单位根据国家和地方政府的法律法规、国家标准、行业和地方标准，结合当地实际，设计调查问卷，对使用单位、使用部门和使用者进行调查分析，确定项目物资清单。

2.2 编制招标文件

招标文件由技术部分和商务部分组成，包含设备技术参数、技术规格表、设备配置表、投标人须知、技术规格、合同条款、合同格式等几方面内容。项目咨询专家组负责编制招标文件技术部分，国际招标公司负责编制招标文件商务部分，并合并形成招标文件，征求项目单位意见，再报商务部及捐赠方审核，并对商务部和捐赠方提出的意见进行答复。

2.3 发布招标采购公告

招标文件经商务部和捐赠方审核同意后，由国际招标公司在中国国际招标网和德国NfA报刊上发布了招标公告，发售招标文件，公示期不少于45天。

2.4招标答疑

公示期内，拟投标机构对招标文件有任何疑问，均可书面提出澄清要求交招标公司，招标公司负责与咨询专家组和项目单位沟通，对投标商提出的澄清要求给予书面答复，并发送至所有购买招标文件的拟投标机构。

2.5开标及评标

招标文件公示期满后，由招标公司负责组织开标和评标，介绍评标工作程序。咨询专家组向评委会详细讲解评标原则、评标标准和方法，对评标全过程进行监督和指导。评标委员会由单数人员组成，包括项目单位代表、招标公司代表和招标网抽取的专家，根据得分推举中标商。

2.6合同谈判和签订商务合同

中标结果公示结束后，招标公司负责组织项目单位、咨询公司、中标商进行合同谈判，谈判主要对合同文件、合同范围和条件、货物，相关服务和数量、合同金额、付款条件、交货期和目的港、合同生效等方面进行细化、具体、补充和完善，各方无异议后签署商务合同。

2.7报关及商检

根据海关免税条文，赠款/贷款项目货物可享受免税政策，项目单位可协调财政部出具免税证明。项目单位负责项目设备入关、报关、出关、商检等工作。

2.8货物验收、培训及支付货款

中标商负责将货物运送至项目单位，并负责货物使用和维护培训，负责售后服务；项目单位负责货物验收，填写验收记录；招标公司根据项目进度，提出支付申请，经项目单位同意后报捐赠方，捐赠方将货款直接支付至中标商。

3. 经验体会

3.1 政府主导，建立多部门项目协调领导小组是项目成功的保障

政府领导对项目的组织、协调和安排部署是项目取得成功的关键。许多机构是第一次实施赠款/贷款项目，缺乏国际招标采购经验，但政府部门具有丰富国际招标采购经验，能给项目单位正确指导，少走弯路。同时，项目办理免税证明，出关和入关，商检，需要财政、海关、检验检疫等部门的参与和支持。

3.2 科学决策，建立项目管理机制是项目成功的前提

项目以国家和地方行业标准和规划为指导，以项目目标为主线，通过现场调研、专家论证、科学规划、不断完善项目管理机制，推动项目向前发展。对项目所有活动开展前的基线调查和充分论证，发挥咨询公司专家组优势，避免盲目、避免重复、低效配置。

3.3 稳定高效的项目团队是项目成功的基础

项目取得的核心经验之一就是通过建立一个稳定、高素质、业务强的项目团队，在项目领导小组的指导下，按照项目计划和管理制度，确保项目沿着既定目标和方向健康发展，确保项目顺利推进。

3.4 充分发挥专家的作用是项目成功的关键

办公用品采购流程及规定 第5篇

为了进一步规范低值易耗品及办公用品的申请采购领用制度，提高工作效率，确保各部门各项物资供应及日常工作有序开展，特制定本规定：

第一条 申请

1、申请原则：为节约采购成本，公司实行按月上报申请制度。各部门编制采购申请时，要从实际工作出发有计划的申购，避免盲目提报物资采购申请。

2、申请时间：各部门要按月提交采购计划，在每月25日（遇节假日提前）向办公室申报次月所需的办公用品，若在规定时间内未提交采购申请的，则视为下月无物品申请需求。

3、申请程序：a.对常用的低值易耗品的申请，各部门可直接填写‘月采购申请单’交到办公室，办公室负责核查汇总，上报总经理批准后方可采购；b.对于金额大于100元的物品及大宗办公设备的采购申请，各部门应详细填写‘采购申请单’包括物品名称、规格型号、用途、数量、所需资金、需求时间(须预留一定的采购时间)等，经总经理审核批准后，交由办公室采购；c.对于急需采购的物资，所需部门填写‘紧急采购申请表’，并注明申请原因、物资使用时间及物品的明细，所需资金等，经总经理审核批准后交由办公室紧急采购。第二条 采购

办公室采购人员应严格按申请物品的数量、质量、品种等进行采购，每月的6日（遇节假日延后）由申请部门到办公室统一领取各部门所申请的物品。

对不能及时完成采购任务的，应及早说明异常原因，提出相应意见方案并及时与申请部门沟通，拟定补救办法和处理对策。

第三条 领用发放

1、发放原则：物品的领用、发放，须按‚先进先出，计划供应，节约用料‛的原则进行，发放时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序。发放人员应严格按照申请单发货，遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。办公室发放人员按月、分部门整理、核对发放清单，及时与财务部门沟通、核对。

2、发放程序：各部门领用物品时，领用人需按实际领取的物品种类和数量填写‘领用单’（一式三份），并由领用人和发放人核对签字。领用单由领用人保存一份，其余两份由发放和财务分别保管。

3、以旧换新制度：非消耗品采用以旧换新制。更换非消耗品（如鼠标、订书器、计算器等）需提供原有破损物品。

4、禁止外借制度。严禁将物资借给外单位(个人)使用，违者罚款500元，同时追回外借物资，追回物资磨损、损坏的，由责任人按价赔偿。

办公用品采购规定 第6篇

加强办公用品的采购、领用和库存管理流程，更高效及合理化的加强对办公用品各项管理。

二、办公用品范围：

此规定所述办公用品包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。

三、办公用品采购计划与申请

综合管理部是全公司办公用品和低值易耗品的采购与管理的主管部门，凡涉及办公用品事宜均由综合管理部负责。综合管理部设专人负责，加强管理。

1、办公所需低值易耗品、办公用品、电脑、电脑耗材及公司范围内组织各项活动所需物品等均属集中采购范围。

2、综合管理部根据最近三个月，各部门办公用品的领用情况统计汇总，制定各部门的领用标准。

3、每月25日前各部门填写次月《办公用品及耗材申购单》报综合管理部，综合管理部依领用标准进行审核，超出标准的及新增加的办公用品种类需经所需部门负责人报总经理签字特批。

4、综合管理部汇总各部门申购计划数，于每月底交采购进入采购程序。

四、采购

1、综合管理部根据实际情况，确定办公用品及办公设备耗材的品种，汇总清单填写《请购单》交采购人员进行采购。

2、原则上办公用品不进行零星采购，确因业务需要临时采购的，需经总经理批准后方可购置。

三、保管

1、办公用品与办公设备耗材购入后，部分耗材直接由各部门根据计划领回，其余由综合管理部负责保管。

2、综合管理部做好：原库存、进货数、发出数与结存数的统计。

五、领用

1、各部门根据申领计划统一领用耗材类办公用品时时，需在申领办公用品发放登记簿上登记清楚。

2、各部门下属员工领用时必须至综合管理部填写《领用单》经部门负责人签字批准后，综合管理部审核仍在月度计划之内的才得以发放，超计划领取拒绝发放，需要部门在次月申购计划中申请。

六、办公用品领用流程和库存盘点管理

1、办公用品由行政部库管人员负责验收，并负责保管和发放。

2、各部门申领物品，计划内的物品在领料本子上签字，计划外的须在申购单上签字。物品领用尽量做到以旧换新，减少浪费。每个月库管人员根据领料单的领用情况，编制《当月计划内办公用品领用情况表》，经行政部主管复核确认后，交采购员汇入物品采购计划表“当月领用”一栏。

办公用品采购管理规定 第7篇

一、总则

1、为规范办公用品采购流程，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本规定。

2、本规定所指办公用品系用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括文具、纸薄、自动化耗材、卫生清洁用品等。

二、权责

1、财务部具体负责办公用品的采购和集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理；

2、财务部负责对办公用品的采购流程以及价格等情况审核，并建立办公用品审核台账。

三、申购

1、各部门根据对办公用品的实际需求，于每月的最后一周提报下月办公用品领用计划，经部门负责人审签后报行政部；

2、财务部依据各部门的办公用品领用计划及时查对库存，确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划；

3、财务部填写《办公用品申购表》，报总经理审批后实施采购；

4、对大宗办公用品的采购，由行政部负责询价和议价后选择合格的供货商，经财务审核后进行购买。

四、核销

1、采购物资时，财务部必须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，行政部须依据实际购买的物品、规

格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；

2、物资采购完毕，须在规定工作日内填写《费用报销单》，经财务经理审核后按实际支出报销费用。

五、领用和发放

1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，财务部按《办公用品领用单》发放办公用品；

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由财务部统一调换或回收；

3、员工离职时，须根据有关规定与财务部交接办公用品。

六、登记和管理

1、财务部须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；

2、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；

4、财务部须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

七、其他

1、以上若有未尽事宜，由财务部另行发文通知；

办公用品采购流程及规定 第8篇

一、国有企业采购与付款内部控制的概述

采购是国有企业生产经营的首要环节, 是生产经营的基础, 为了保证采购与付款业务的有序进行, 防止出现舞弊和错误, 保证采购与付款业务记录的真实、可靠, 国有企业必须建立完善的采购与付款业务的内部控制, 从而实现采购与付款业务职责分离, 各负其责, 降低采购与付款业务的采购成本, 提高工作效率。

新时期的国有企业生产经营活动活跃, 采购业务数量大而且次数频繁, 建立一套完善的采购与付款业务制度, 对严格按照规章制度执行采购程序, 环环相扣, 提高采购效率, 降低采购成本, 防止舞弊, 记录真实、可靠等, 尤为重要。采购与付款业务主要流程为:编制采购计划请购、计划审批、询价和采购方式的选择、供应商的确定、与供应商签订合同、采购计划实施、财务结算付款和账务管理、货物验收、入库等。

二、国有企业采购与付款业务内部控制及业务流程设计

(一) 确定采购与付款业务的控制环境

首先, 采购与付款业务的控制环境是公司整体控制环境中的一个具体业务环境, 本文在确定该业务控制环境时, 应根据国有企业的实际情况从组织结构、岗位设置、职责权限、职务分离、评价与考核制度等几个方面进行确定和梳理确认。

(二) 评估采购与付款业务的潜在风险

国有企业风险评估是识别和分析那些影响目标实现因素的一个过程, 该过程包括控制目标制定、风险识别、风险分析、风险反应等四个步骤。首先国有企业应该通过不同的方式和方法识别公司业务活动中存在的各种风险, 这些方式方法包括集体讨论、问卷调查、专家咨询、调查研究等, 识别风险基本程序:从明确业务层次控制目标开始, 到确定业务流程目录, 到描述业务流程, 到识别并确认风险;其次国有企业根据企业实际情况对于己经确认的风险分析其发生可能性大小和影响程度;最后分别采取不同的风险反应对策, 包括:回避风险;降低风险;分担风险;接受风险。

国有企业采购与付款业务循环中主要的潜在风险如下:

1、缺乏有效的采购计划管理机制, 采购部门不考虑库存的合理性和经济性而盲目采购造成资金占用不合理。

2、缺乏有效的供应商管理机制, 采购部门对供应商的选择失去必要的监督和控制, 导致采购成本升高, 采购质量出现问题, 签订采购合同条款不能保护企业的利益。

3、缺乏有效的采购价格管理机制, 采购人员权力不受限制, 导致腐败, 比如故意高价采购, 采购不合格的货品材料等。

4、职务分离不彻底等因素导致采购的材料货品与合同规定不相符。

5、出现人为差错或舞弊, 产生重复记账, 记录不全, 账物不符等情况。

国有企业应根据上述的控制目标, 分别将采购与付款业务中的潜在风险进行一级划分:战略风险、法律风险、授权风险、执行风险、财务风险等, 另外根据实际控制需要, 进一步将各个一级风险继续分解为具体风险, 并按发生概率把风险分为极小可能、较小可能、较大可能、极大可能, 按风险影响程度分为高、中、低、轻微四类。

(三) 确定采购与付款业务的控制要点

采购与付款业务的控制要点是指对该业务的控制目标及防范潜在风险具有重要作用的控制点和关键控制点。国有企业采购与付款业务的三个末级流程对应的控制要点分别确定如下:

1、在下订单流程中, 控制要点主要有:计划、请购审批、询价、招标、合同审批等;

2、在验收入库流程中, 控制要点主要有:验收入库、拒收、审批分析等;

3、在审核付款流程中, 控制要点主要有:输入、审核付款、稽核。

(四) 国有企业采购与付款业务内部控制流程设计

控制模式由内部控制流程图和内部控制政策表组成。内部控制流程图由规定的流程图符号表示, 直接地反映控制点和业务流程之间的关系。内部控制政策表则透过图表的形式体现了控制要点、控制主体、控制目标、潜在风险和控制政策之间内在的逻辑关系。根据国有企业采购与付款业务的内部控制设计内容, 将采购与付款业务的控制模式通过内部控制流程图和政策表反映如 (图1) :

(五) 制定控制要点的控制政策

所谓控制要点的控制政策, 就是通过采用一些控制方法、技术、手续等使得各个控制要点能够避免其存在的潜在风险, 从而实现控制要点的控制目标, 这些控制方法、技术和手续统称为控制政策。比如请购审批控制要点、验收入库控制要点以及审核付款控制要点等, 针对其潜在风险分别制订相应的控制政策。

1、采购计划控制要点的潜在风险和控制政策。

潜在风险:采购计划责任部门不能科学合理地编制采购计划, 计划目标与实际目标不一致, 库存冗余。

控制措施:

①采购计划部门建立严格的计划编制制度, 根据发展目标的实现需要, 结合库存和在途情况, 根据实际需求, 准确、及时、科学地安排采购计划, 防止采购过高过低;

②采购计划要纳入采购预算管理, 并经相关负责人审批后, 作为企业刚性指令严格执行。

2、请购审批控制要点的潜在风险和控制政策。

潜在风险:负责采购业务的部门和人员未经授权或授权不当;重复采购;采购不够集中, 丧失数量折扣、服务优惠等机会;采购的材料违反相关政策法规规定。

控制政策:

①对采购业务建立严格的授权审批制度, 明确审批人对采购业务的批准方式、权限、程序、责任;

②请购单必须经过请购、仓库和采购多个部门负责人共同签字审批才生效;

③尽量做到规模采购、集中采购, 保证采购价格合适, 临时采购必须说明原因;

④采购业务必须符合法律法规和公司管理制度。

3、验收入库控制要点的潜在风险和控制政策。潜在风险:验收入库的材料货物质量不合格、数量有误、规格等不符合;入库单填写错误、遗漏、未及时传送。

控制政策如下:

①质量和数量的检验应与采购职能分开, 材料的采购与接收职能分离;

②入库单须连续编号、仓储部门保管好存根以备查, 不得损毁作废的入库单;

③入库单及时准确地传递给相关部门, 尤其月底的入库单不能跨期传递;

④入库单上各责任人需签字, 以分清各自责任。

4、审核付款控制要点的潜在风险和控制政策。

潜在风险:支票的没有经过授权人签字;货款错误支付给其他人;应付账款会计记录不正确, 产生错误的或重复的登记。

控制政策:

①严禁未经授权的人员签发支票;

②支票签字和应付账的记账职务分离;

③对于经过审核将付款的供应商发票, 需要加盖“款己付讫”章, 避免重复付款;

④应付账款记账凭证的填制和审核应分开。

三、结语

新的形势下国有企业内部控制模式无论多么完善, 在实践的过程中都必然要得到不断的修正, 即在执行过程中, 会形成关于实施效果和问题的不同信息反馈, 国有企业有必要根据这些反馈的信息及时调整内部控制模式, 然后再执行, 再反馈, 再修正, 依此反复的过程, 内部控制才会不断完善, 才会越来越有效。

参考文献

[1]傅日红.基于供应链管理的采购与付款内部控制探析[J].当代教育理论与实践, 2013 (11)

[2]张道珍, 程亚兰.信息化环境下基于BPR理念的企业内部控制探讨——以采购与付款业务循环为例[J].财政监督, 2013 (17)