办公室文件台帐

办公室文件台帐（精选7篇）

办公室文件台帐 第1篇

企业安全标准化管理台帐之一安全生产责任制台账(2013

单位:白山市恒基市场经营管理股份有限公司 安全生产文件和档案管理台帐

一、为进一步加强安全管理基础工作,促进企业安全台帐的标准化、规范化,特制定本规定。

二、各分公司必须建立健全安全台帐、档案和安全活动记录,即

1、安全生产职责台帐

2、安全生产投入台帐

3、安全生产文件和档案管理台帐

4、隐患排查治理台帐、5、安全教育培训台帐

6、特种作业人员台账

7、设备设施安全管理台帐

8、建设项目三同时管理台帐

9、生产设备设施管理台帐

10、生产设施设备设施报废管理台帐

11、施工和检维修安全管理台帐

12、危险物品及重大危险源管理台帐

13、作业安全管理台帐

14、相关方及外用工管理台帐;

15、劳动防护用品管理台帐、16、应急管理台账;

17、事故管理台帐;

18、安全工作考核与奖惩台帐。台帐要求填写规范、字迹清晰、双杠改写、保存完好。安全管理部门要定期检查与考核。

三、安全会议台帐

按要求填写会议名称、内容、时间、地点、参加人员、主持人、处理结果等内容,主要记录各市场关于安全方面的会议,尤其对安全生产文件的传达、学习和贯彻情况要详细填写。

四、安全组织台帐

1.公司安全组织台帐要将公司安全生产领导小组、安全组织网络、安全监督部门组成成员记入台帐;

2.各市场安全组织台帐要将本市场安全领导小组、安全组织网络记入台帐,并填写本单位义务消防队队员组成情况(姓名、性别、年龄、工种、岗位、文化程度、安全教育状况等。

五、安全教育台帐

1.公司安全教育台帐:包括企业领导和管理人员安全教育培训情况:企业保卫处长、部长安全教育情况;安全监督管理人员安全教育情况;新员工上岗三级教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;外来施工人员安全教育情况;其它人员安全教育情况等。

2.分公司安全教育台帐:应包括科、所、部领导及员工安全培训情况;新上岗员工三级安全教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;转岗及离岗半年以上复工人员的安全

教育情况;3.分公司安全教育台帐:应包括科、所、部领导及员工安全培训情况;新上岗员工三级安全教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;转岗及离岗半年以上复工人员的安全教育情况;从事“四新”技术人员的安全教育情况;对事故责任者的安全教育情况;岗位安全技术练兵情况;应急预案的演练情况;外来施工人员的安全教育情况等。要有教育培训时间、地点、培训人、被培训人、教育培训内容、考试时间、考试成绩等。考核试卷要存档。

六、安全检查台帐

企业要定期组织安全检查,要将检查时间、检查内容、检查人、检查出的问题、整改措施、完成时间等记录上账。企业安全检查每季度不少于一次,车间安全检查每月不少于一次,班组每周不少于一次,除此之外还要按照专业特点、根据季节变化、节假日安排以及特殊要求,开展专项检查。安全检查中发现的隐患、问题、整改要求及整改复查情况均应按要求如实填写。

七、隐患治理台帐

事故隐患治理应按公司、厂、车间实行分级管理,凡发生在产权车间的隐患,不论级别和资金来源,均应在车间隐患治理台帐中填写,要有隐患名称、隐患级别、隐患所在单位、存在部位、计划费用、实际费用、资金来源、整改前临时防范措施、整改方案(方案要具体、完成进度、负责人、计划完成时间、实际完成时间、隐患治理后的评估情况等。隐患整改要严格按照“五定”原则进行(即定临时防范措施、定整改方案、定负责人、定整改时间、定资金来源。

八、事故台帐

按照《事故管理制度》要求,事故实行归口和分级管理。厂级事故台帐要记录所发生的各类事故,包括火宅、爆炸、设备、生产、交通、人身、质量、污染和其他事故。车间级事故台帐要记录本车间发生的人身、火宅、爆炸、设备(包括停电、停汽、停水、停风、停设备等,只要影响到生产运行均应上账登记、生产事故(包括跑、串、冒油事故,切断进料事故,生产指挥失误,生产操作失误等,凡影响正常生产运行均应上账登记以及其他事故。要记录事故发生所在部门、发生日期、事故类别、事故经过,并严格按照“三不放过”原则,进行事故原因及责任分析,详细填写应吸取的教

训、采取的防范措施和处理意见等，人身事故要将当事人姓 名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入台帐。

九、安全工作考核与奖惩台帐 安全工作考核和奖惩台帐记录对各部门、各岗位安全生 产责任制的考核情况，要有各级安全工作和安全生产考核细 则，对事故发生的单位、个人及“三违”人员进行处罚的情 况，对防止和避免事故发生的有功人员的奖励情况，对在安 全管理工作中作出突出贡献的单位和个人表彰和奖励情况。台帐应设考核项目或内容、被考核部门和个人、主要事迹和 存在问题、考核意见和结果、奖惩情况、考核部门签字及审 批部门等栏目。

十、消防台帐 记录消防安全组织网络、消防演练情况、消防设施台帐、消防工作会议。

十一、职业安全卫生台帐 记录员工体检时间、人数、姓名、性别等，尘、毒、噪

声、射线分布情况及定期检测数据。

十二、安全防护用品台帐 记录防护用品明细，每周防护用品检查情况

十三、事故预案台帐 记录事故预案演练。

十四、关键装置重点部位台帐 记录关键装置重点部位承包人员情况，走动式巡检情 况，危险点分布平面图。

十五、安技装备台帐 建立安全阀、联锁、阻火器、呼吸阀、可燃气体报警器，有毒、有害气体报警器、烟雾报警器台帐、记录安技设施变 更情况。

十六、安全评价档案

每季度开展一次动态安全评价，有安全评价报告。

十七、安全学习资料 保存下发的上级各种文件、安全会议材料及安全试题 库、安全考试卷、安全通报等学习资料

十八、特殊工种人员档案 记录特殊工种人员姓名、工种个、年龄、本岗位工龄、性别、取证时间、参见培训情况及复审考试情况等。

十九、安全活动记录 1.安全活动记录要内容齐全，填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导签字等。2.安全活动内容：学习安全文件、通报、安全规章制度;学习安全技术知识、劳动卫生知识;结合事故案例，讨论分析 典型事故，总结吸取事故教训;开展事故预想和岗位练兵，组 织各种安全技术表演;检查安全规章制度执行情况和消除事

故隐患;开展安全技术座谈、攻关和其他安全科研活动。3.班组安全活动记录要将本班组的安全会议、安全教育、安全检查、安全活动等内容记录清楚，并与车间内容相对应。

二十、本制度由质量安全环保处负责解释。二

十一、本制度如玉上级有关规定冲突，按上级规定执 行。二

十二、本规定自发布之日起执行。

办公室文件台帐 第2篇

一、医院电子文件归档管理的现状

在社会经济的推动下, 科学技术有了很大地发展, 数字化、网络化的信息技术在医院办公室中大量运用, 传统的纸质文件以及医疗信息等都通过计算机进行管理, 在这种数字设备和环境中, 电子文件产生了。电子文件是现代信息技术的产物, 是网络化信息化技术发展的重要标志, 如何使电子文件的归档管理更加规范化、科学化是医院办公室管理工作的重要方向。目前来看, 医院电子文件归档管理存在着许多问题。

(一) 归档意识不强

在信息技术的作用下, 很多文件都会在计算机上进行起草、制定, 电子文件与传统的纸质文件有很大的不同, 具有特殊性。医院工作人员对电子文件的了解程度不够, 当文件被打印之后, 原有的草稿就会被忽视, 有些被删除或是被新的文件覆盖。由于工作人员的不重视, 有些电子文件被随意存放, 有的则因感染病毒遭到破坏, 那些具有利用价值的电子文件长期由设计人员自行保管, 随着人员流动逐渐流失, 在很大程度上造成了资源浪费。

(二) 归档程序不明确

电子文件的归档是一项较为复杂的工作, 由于电子文件是新生事物, 没有明确制定其归档程序和归档范围, 没有及时对电子文件进行收集、鉴别和分类, 并将其转化成电子形态的数字化档案, 存贮载体也存在安全方面的问题。有些单位在进行程序设计时, 没有考虑到档案工作的技术性和特殊性, 只是简单地把电子文件保存在硬盘上, 如果信息系统遭到病毒侵害, 则会造成巨大损失。

(三) 归档不鉴定

电子文件的鉴定与传统的档案文件鉴定有所不同, 主要包含内容鉴定和技术鉴定等, 不仅要注重其历史价值, 更要对其真实性和完整性进行鉴定。然而, 有些单位对电子文件的归档不做辨别和鉴定, 就直接进行归档, 给档案的管理和使用带来许多困难。

二、对电子文件归档管理的建议

(一) 更新观念, 保护原稿

电子文件的归档管理是信息化建设的要求, 也是档案管理工作的重要组成部分。在现代信息技术下, 医院工作人员应当提高自身的专业素质, 积极更新观念, 加强电子文件的归档意识。另外, 医院档案工作非常重要, 与医疗信息有着紧密的联系, 必须做好收集工作, 保证档案的完整性, 保护原稿, 不得随意删除。

(二) 确定价值, 做好归档

电子文件在归档之前, 一定要对文件的真实性和完整性鉴定, 并对文件的真伪予以辨别, 对一些具有价值的文件要好好保存。明确电子文件的归档范围, 规定在医院日常工作中形成的、具有利用价值、能够真实反映医院实际情况的电子文件都是收集对象。电子文件对设备有一定的依赖性, 要尽可能地选用具有可持续性、兼容性良好的大型软件作为操作平台, 采用通用的格式, 对电子文件做好备份并保管。

(三) 健全归档管理制度

电子文件的归档管理是档案管理工作的基础, 是医院办公室管理工作中的重要组成部分, 必须认真对待。电子文件来源比较广泛, 收集归档是一个比较繁杂的过程, 必须依靠制度执行。应当设立专门的资料管理员, 防止电子文件的遗失, 建立健全、完善的归档管理制度, 保证电子文件归档管理工作顺利进行。

三、结束语

在社会经济的推动下, 计算机网络技术发展迅速, 电子文件作为一种新型的信息载体, 具有纸质文件无可比拟的优越性, 广泛应用于社会各个领域, 以其独特的记录形式使医院办公室的工作效率和工作质量得到大幅度地提高。虽然电子文件的归档管理在某些方面还存在一些问题, 但是其利大于弊, 对电子文件归档管理方面存在的问题, 必须要认真、辩证地分析和解决问题, 促进医院办公室电子文件归档管理工作的发展, 保证医院各项工作的顺利、有效进行。

参考文献

[1]谢秀芳.医院电子文件归档管理的思考[J].办公室业务, 2012, (17) :157-159.

[2]戴钦.浅谈医院办公室电子文件归档管理[J].医药前沿, 2012, (34) :363-364.

办公室文件台帐 第3篇

关键词：办公文件；Word；操作技巧

中图分类号：TP317.2 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09-0000-02

Word是Microsoft Office办公套装软件中使用频率最高、功能最强的一个文字处理软件，它可以处理日常的办公文档，排版，处理数据，建立表格，还可以做简单的网页，并且通过其他软件还可以直接发传真等，能满足普通人的绝大部分日常办公的需求，极大的方便了文稿的编辑，可以高效率、高水平的处理各种办公文件、商业资料以及学术论文等。因此，它也是目前最常用的文字处理软件，其常用功能就能很好地满足普通文稿的处理需要。作为办公室工作人员，不需要掌握太多的计算机知识，只要能熟练运用Word就可编排出符合要求的文稿。

最近单位要召开“第四十一届春季田径运动会暨自治区经济和信息化委员会第一届职工运动会”，组委会给各部门下发了一个《有关事项说明》的Word打印文件，此文件标题不突出、段落设置不统一、编号不对齐，尤其是组委会成员名单，更是“层次不齐”，视觉效果差，阅读也不方便。由此，我觉得作为办公室的工作人员，有必要认真学习和掌握Word的基本操作方法及其操作技巧，因为在建立电子文稿时，有些格式通过Word的基本操作方法去做是非常繁琐或很难实现，常需借助Word自带的功能或一些操作技巧去完成。下面就运用Word编写办公文件时需要了解和掌握的一些方法做简单的小结。

一、页面设置

编写文件前，不要急于录入文本，先要进行页面设置，因为在后期更改纸张大小时，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入和编辑文本时看到页面中的内容和排版是否合适，避免再作修改。

具体的设置方法是：第一步，通过“文件”菜单的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。第二步，在“页边距”选项卡下设置纸张的边距、方向、页码范围；在“纸张”选项卡下设置纸张的大小；在“版式”选项卡下设置页眉和页脚以及页面的对齐方式；在“版式”选项卡下设置页眉和页脚以及页面的对齐方式；在“文档网格”选项卡下设置每行字符数、每页行数、文字排列方向。最后按下“确定”按钮即可。

二、文本的录入

录入文本时，采用默认设置。当文本输入到右侧边界时，Word会自动插入一个“软回车”，使光标到下一行左边界处，不必按Enter键，当要产生一个新段落时，利用Enter键加入“硬回车”符来完成。在输入文本过程中，不要出现“空格”字符，不要对输入文本做任何编辑操作，只有输入文本工作完成后再对文本进行编辑操作。这样做就是为了减少在文本编辑过程中出现的不必要的麻烦。

三、字符的格式设置

字符的格式设置非常简单，通过打开“格式”菜单的“字体”对话框即可完成。但是，我们经常要对编辑好的文档做一些修改，用Word的基本操作方法比较麻烦，需要使用Word的一些操作技巧，这样可达到事半功倍的效果。

[例1]整个文档的排版工作完成了，只是要重新调整文档中二级标题的字体，用“格式刷”就较繁琐，因为其它内容不作修改。而用“选择格式相似的文本”命令来操作就很快捷，操作方法也很简单，将光标定位在任意一个二级标题处，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择格式相似的文本”命令，格式相同的文本将同时选中，随后再进行字体设置即可。字体设置方法是通过“格式”工具栏或打开“格式”菜单的“字体”对话框去重新设置。

[例2]编辑好的文档通常要通过“打印预览”去看整体效果。有一个编辑好的文档，通过“打印预览”感觉到整篇文档的字号偏大，效果不太好，需要整体缩小字号。运用Word的基本操作方法修改是件费时的工作，因为各级标题以及正文的字号各不相同，如果采用按下键盘组合键的方法很快就可完成。

操作方法：先选定整篇文档，然后通过按下“Ctrl+[”或“Ctrl+Shift+>”快捷組合键即可完成。其中，按下一次“Ctrl+[” 或“Ctrl+Shift+>”组合键可缩小一个字号，按下一次“Ctrl+]”或 “Ctrl+Shift+<”组合键可增大一个字号。

因此，对字符的格式设置，除了要掌握最基本的操作方法外，还是要多总结和学习，掌握一些操作技巧，以便提高工作效率。

四、段落的格式设置

（一）“首行缩进”的设置

我们在使用Word编写文档时，习惯将段落的首行前面空两个字符，这样容易分辨段落、方便阅读，也会显得更加整齐、美观。有的人习惯用几个空格（或空白字符V1）来进行首行缩进，一般不建议这样做，因为有时候空格键有偏差，会导致各个段落缩进量不同，还有是文本在经过多次复制、修改后会出现空格多余、缺少现象，不利于文档的后期处理。

其实，在Word中有一个既方便又快捷的方法可实现每个段落前面空两个字符，即“首行缩进”功能。。

操作方法：第一步，文本录入结束后，选中要缩进的段落或者直接选中全文；第二步，通过“格式”菜单或单击鼠标右键，打开“段落”对话框； 第三步，在段落对话框窗口的“缩进和间距”选项卡下面的“特殊格式”选项下选择“首行缩进”，“度量值”设置为2个字符，段落的对齐方式为“两端对齐”；最后，选择“确定”即可。

因此，对于段落的格式设置，我们要掌握Word的自动功能，进而取代较麻烦的手工操作。

（二）Word自动功能的使用与设置

浅谈办公室文件的归档管理工作 第4篇

办公室文件管理工作大致可以分为四类内容。 首先, 制定文件管理的相关制度。一方面, 在文件管理人员方面, 应强调文件材料分类管理的有序性; 另一方面, 在办公室领导方面, 则主要从宏观层面处理机关文件。通过在这两个方面紧抓制度建设, 可以使办公室文件在制度管理下使得文件处理效率得到极速提升。 其次, 管理运行文件。 文件只有经过运行, 才能使自身效用得到充分发挥。由于文件运行具有一定的阶段性以及多样形式, 所以在文件运行的不同阶段, 应针对其特点以及不同要求, 进行文件材料的有序、高效管理, 为提高办公室工作效益奠定坚实基础。再次, 管理暂存文件。 所有的文件运行均具有一定时限, 所以在文件运行暂时结束后或者已经实现其作用后, 便进入文件暂存的阶段。 暂存阶段的文件并非无人利用, 其有可能还会增加利用的频率, 所以为了更好地考察利用暂存文件, 相关人员应确保其放置的科学性。 最后, 管理文件的销毁。 在利用完文件材料后, 应根据其有无保存价值进行分类, 具有保存价值的文件可以进行继续保存, 无保存价值的则需要及时进行销毁, 以避免文件归档复杂性的增高, 降低文件管理效率。

二、办公室文件的归档管理工作方法

1. 制度管理方法

利用制度管理办公室文件, 需要从借阅、传递以及归档三个方面入手, 通过制度的规范, 最大限度地减少丢失、损坏等问题的出现。首先, 构建文件借阅簿。通过将办公室文件按照科目所属编制成簿, 保证阅览查找的便捷性。 其次, 借阅文件需要强调认真、严密。不管是谁, 因为什么原因, 在什么时候借阅资料文件, 均需要认真的进行登记, 并完成签字手续。 对于借阅的时间, 文件阅知范围需要进行严密的规定, 及时规范借阅的注意事项。 对于所有的管理文件相关人员应有计划地进行核对、清理, 发现问题及时上报, 以保证办公室文件归档管理的有效性。

2. 定位管理方法

在办公室文件归档管理中经常使用定位管理方法, 其主要是取回送办、送阅的文件, 并按照之前规定的位置进行存放。首先, 制作与文件长、宽相符合的具有一定厚度的文件盒, 并按照一定名称规律标注文件盒。 然后, 将文件柜按照使用期划分为几个部分, 利用档板分出层次。 最后, 根据文件盒标注由上至下依次将盒子放在柜内, 并保证送办回来的文件有序储存, 以提高文件归档的准确性。

3. 跟踪管理方法

为了确保文件运转中的查找便捷性以及保密性, 需要采取跟踪管理方法准确把握文件流向。首先, 做好文件登记, 通过对办公文件各过程的落脚点进行记录, 以确保调阅文件的方便快捷。其次, 添加文件跟踪单, 通过将文件跟踪卡片与文件放置在一起, 以保证文件的及时回收, 以及归档的问题处理。

4. 卡片管理方法

为了提高文件查找的效率, 在管理时可以采取卡片管理方法。通过将文件信息进行储存并科学的分类, 保证具有相同主题的内容信息排列在一起, 以实现有用信息提供的主动性。 目前, 文件卡片已经成为手工检索工具中应用最为广泛的一种有效方法。

三、办公室文件的归档管理工作流程

1. 办公室文件的立卷

立卷作为办公室文件归档管理工作流程中的第一步, 需要谨遵以下工序。 首先, 摆开想要立卷的文件材料, 在全面性的关注下避免立卷时某些文件材料的遗漏, 确保档案的完整性, 最大限度地减少事后补卷问题的发生。在大体核对之后, 相关人员应针对遗漏或不全的内容进行及时补齐, 以确保到想要立卷的文件材料的齐全有效性。 其次, 适当调整文件的类别。 虽然在收集文件时已经根据立卷类目进行了分类, 但是这种分类并不细致, 而且在文件经过运转后会不同于年初分类, 所以文件立卷前需要按照特征再进行一次分类。最后, 针对需立卷的文件材料进行组卷。 通过考虑文件的特征不同, 在发挥文件材料固有价值的基础上实现案卷质量的提高。

2. 办公室文件的整理

办公室文件整理作为归档管理工作中的关键一步, 需要遵循以下步骤。首先, 针对文件所属类目进行分类。 一般地, 文件须按照年度进行第一层次的分类, 在每个年度下再根据机构对所属文件进行分类, 最末一层将在机构下根据保管期限进行分类。 在文件整理时采用该种方法, 能够方便库房管理以及实体查阅, 使得文件归档管理工作更加完整、有效。其次, 装订归档文件。 在修整结束后, 相关人员应装订符合档案要求的材料, 以避免文件的不慎丢失, 为今后的归档利用提供便利。 再次, 排列归档文件。在文件被分类归置后, 需要将最低一级类目内的文件进行排序, 其一般根据重要程度、事由结合时间等依据确定归档文件次序。 最后, 对归档文件进行编号。通过在全宗中标识出归档文件的位置符号, 以如实反映文件分类以及其被排列后的系统化工作成果。一定的编号不仅使得归档文件在全宗中的位置得到了确定, 而且为今后的工作编目以及未来的查询利用提供了便捷条件。

3. 办公室文件的移交

在办公室文件的移交过程中, 其需要在《中华人民共和国归档文件整理规则》、《 机关文件材料归档范围和保管期限规定》等法律法规的指引下确保文件的完整以及有效性。 一般地, 办公室文件的移交是文件归档管理工作中不可缺少的一个环节, 其位于归档管理的中后期具有深刻的意义以及作用。通过将整理好的文件移交到所属部门, 可以使其的效用及时发挥到最大, 并在一定程度上保证文件利用的有序、完整性。 在办公室文件的移交过程中需要注意移交单的填写, 其一般包括移交日期、移交所属部门、移交人职务;接收日期、接收所属部门、接收人职务;文件名称、份数、页数、备注;移交人签名、接收人签名、领导审批等等, 具体情况见表1。

4. 办公室文件的销毁

对于没有保存价值的文件材料应进行统一存放并在规定期限内加以销毁。一般来说, 办公室文件的销毁属于一项十分严肃的工作, 其只有在相关部门的审批后才有权利继续进行。 首先, 将无需立卷并且没有保存价值的文件归属至待销毁范畴, 通过单独统一存放, 避免与欲立卷的归档文件产生混淆。 其次, 在销毁文件材料时需历经严格的审批手续, 通常情况下应获得办公室领导的批准, 在向文件管理部门请示后, 附上《销毁目录》以及准备销毁的文件材料。 最后, 并不是所有的文件均需要进行一定的存放后才能销毁, 对于那些具有特殊机密特征的文件材料, 负责人员有权随时销毁, 如果文件数量较大, 那么它应该被送到附近的造纸厂进行保密化浆, 与此同时, 文件销毁的相关监督人员还需在《销毁目录》上签字, 只有这样才能使销毁工作顺利完成。在文件销毁的过程中需要格外注意的是, 应确保其销毁的保密性以及彻底性, 坚决不能使文件充当废纸向废品收购站兜售。

四、结语

总之, 办公室文件的归档管理工作是保障文件被重复有效利用的重要保障, 其能够为各项工作的顺利开展提供坚实依托。所以需要正确认识办公室文件归档管理工作的意义, 通过不断规范管理程序, 创新归档管理方法, 以最大限度地提升办公室文件管理的高效性以及准确性, 为其余工作的有序完成奠定坚实基础。

摘要：文章首先论述了文件管理工作的内容, 然后分析了办公室文件的归档管理中制度管理、定位管理、跟踪管理、卡片管理四种工作方法, 最后就办公室文件的立卷、办公室文件的整理、办公室文件的移交、办公室文件的销毁四个方面研究了办公室文件的归档管理工作流程。文章的研究成果将为优化办公室文件归档管理工作, 保证文件归档效率提供良好借鉴。

关键词：办公室,文件归档,管理

参考文献

[1]刘天群.浅析纸质文件与电子文件的归档管理[J].黑龙江史志, 2010 (07) .

古代办公文件如何进行保密 第5篇

而在各种科学技术都与当下差之甚远的古代，也有属于他们自己独特的“保密”方法，如今读来，趣味亦浓。

古代的职场，一般以官府为主体，古代办公文件也是以官府公文居多。官府公文是和国家事务紧密相联的，内容多涉及机密，需要在一定时间和空间范围内保证其内容不泄露，否则危及国家安全稳定和动摇统治者的地位，因此公文保密历来是保密工作的重点。官府公文严厉的保密制度确保了公文从书写、传递到达目的地的完整保密性。

“想方设法”保秘密

我国古代对于公文的保密最早可以追溯到夏朝。据史书记载，太史令将“图法”（即国家的重要典志、档案）“宫藏”；商朝设立守藏史，专门负责保管政府公务文书和典册；周朝继承商朝传统，将文书正本收藏于天府——我国历史上最早的中央档案机构，有《周礼》记载：“天府掌祖庙之守藏与禁令。”……以至春秋时期，各国国君想出妙招来防止文书的泄密，于文书上以玺印封缄，并在传递过程中使用“封泥”。

公元前221年，秦始皇灭六国统一中国后，开始大肆修建咸阳宫，这其中的一处名章台，秦始皇曾习惯在这里“躬操文墨，昼断狱，夜理书”。大臣们见此，便将中央各公卿机关、全国各郡县的奏章源源汇集于此处，以便秦始皇逐一批阅。

其实一本奏章就是一捆竹简，而上奏的官员要仔细将竹简捆好，并在上面糊上泥团，在泥上印上自己的玺印，然后放在火上烧烤，让泥变得干硬。随后，奏章被送到章台，由身边侍卫呈送秦始皇亲自验查，如果看见封泥完好，没有被奸人私自偷拆阅览，才可敲掉泥封壳御览。于此，东汉学者卫宏也在《旧汉仪》中有“天子信玺皆以武都紫泥封”之说。

如此严谨的保密措施，在东汉的时候办公文件保密用的“封泥”竟然成为把守关隘的比喻词，《后汉书·隗嚣传》中有一段话：“元（王元）请以一丸泥为大王东封函谷关，此万世一时也。”说明守关如封泥，应小心翼翼，不得有一丝疏漏。

重要公文的书写有额外要求

公文的书写，由重要官员书写一些关乎国家决策的东西上呈至统治者处和中央起草诏制。重要官员的书写有三点基本要求。

首先，由重要官员亲自书写与誊录，一般不能由他人代劳，防止现场或隔墙有耳，尽量用笔代嘴，书写完毕后加盖自己专属的印章，确保公文真实性。明代密疏的书写要求用楷书，并最好保证干净整洁的疏面。

其次，公文书写后的草稿要注意销毁，确保保密性。中央起草诏制的公文书写由专门设立的机关负责，且制法严明，如唐朝中书门下为决策机构，非召约，外人不得擅入，后来又要求先向御史台申请登记。和唐代一样，两宋也以运筹决策、起草诏制的中书省为重点保密单位。在清朝的中枢机构军机处，为加强保密，还有更加严密的防范措施，如高级官员的子弟，一律不得充任军事章京；军机处所用听差，皆选用十五岁以下不识字的少年；各部院大小官员都不得擅入军机处，其窗前、阶下均不许闲人窥视、站立。

最后，重要公文不能在私人住所撰写，怕被家人发现，这是出于信息保密的需要。古人办公有规定的地点，为保证机要的秘密性，皇帝对身边人员不断更替，许多机务不让外人经手，而由皇帝直接掌管的尚书局去处理，于是，能进尚书局当官的人，不仅有年龄身份的要求，同时皇帝对他们的各种限制也十分严苛。所谓：“其禁有四，一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰忘误。”这些保密办公人员，只许在朝中处理公文事件，不能在家中起草奏章，更不能在家中探讨国家之事。

这样看来，古时与当今的办公保密，都有雷同之处。家中不议“朝中事”的原则，是如今每个涉密办公人员应当知晓并努力遵守的基本原则。

刻意或无意的泄密都要受重罚

无论古时现代，秘密的泄露都会引起许多“有心人”趁虚而入，或以兜售官府信息谋取暴利，或结党谋私趁机作乱。汉明帝刘庄就曾对负责机要的尚书官员说：“机事不密则成害。”所以古代人不仅注重保密措施的细节严密，同时对泄密之人，无论他是不小心说漏，还是“正大光明”的言说，都要受到极其严厉的惩罚。

唐王朝就在借鉴历代公文保密经验与教训的基础上，形成了一套比较完善的保密制度。皇帝处罚泄密国家公文的官员，根据泄露秘密的程度以及不同的行为来处以不同的惩罚措施。其中有两条对泄密处罚做了具体规定。皇帝规定，每个盗窃国家机密文书的人，要服劳役两年；偷盗普通公文书，要“杖一百”；而重要的文书，又要“加一等”。同时也规定，每个收发官文的人如果私自查看官文内容，根据不同的行为，处以不同数值的杖刑。这样严厉、细密的刑法条律保证了唐代公文的安全，也让一些泄密官员罪有应得。

比如唐德宗时的宰相窦参，他十分喜爱自己的远房侄子窦申，因为身为宰相享有人事权，于是便常常与窦申在家中商量一些任命官员的决定。二人交流过程中，贪婪的窦申为谋求钱财，在叔侄俩达成一致后，便暗地泄密到被任命为官的人耳中，以此收取那人的贿赂，“泄密”成了叔侄二人的生财之道。

时间长了，窦申的行为被德宗知晓，窦申是德宗的亲信，所以开始时德宗屡屡告诫窦参，但窦参自恃“天子宠臣”，仍继续纵容侄子所为。窦申愈发肆意妄为，在联合他人假造诽谤之词陷害兵部侍郎陆贽时，德宗大怒，将二人贬官，后将二人赐死。窦参的无意泄密和窦申的故意泄密，都使得他们下场悲惨。所以有可言有可不言，深知此理，才得长久。

由保密，看为人

有俗语说得好：“芳香的花不一定好看，能干的人不一定会说。”由此可见，能言善道不一定是本事，也许一个不小心就把自己推进黑暗的深渊，不得翻身。适时的缄默不语、闭口不言或许不仅是保命求生的唯一方法，还是被世代人称赞的良好品性。

如何在黑暗的官场“出淤泥而不染”，不为谋求私利而出卖官密，西汉成帝时的“圣人”孔光为我们树立了永垂不朽的榜样。

汉成帝即位后，孔光以其卓越的才能被任命为尚书，随着皇帝逐渐开始重用身边近臣，尚书由此成为掌管机要的重要官职。孔光“守法度，修故事，上有所问，据经法以心所安而对，不希指苟合”。凡是涉及与皇帝之间对话内容的草稿，一律销毁；如果推荐某人做官，也不会让其知道是自己的举荐，以防结党营私。

家里人知道孔光的嘴非常严，便也不去找无趣，但出于对皇宫的好奇，有一天向孔光询问：“长乐宫温室殿前种的都是些什么树啊？”他听罢，皱了皱眉头，先是沉默不语，继而顾左右而言他，完全答非所问。真是自觉遵守“茶馆莫谈国事”的原则！

孔光的做法同时感染了后世许多保密工作者，如梁武帝时的周舍，与他人谈话，经常滔滔不绝而且玩笑不断，但令人惊叹的是，他的谈话内容竟无一字涉及国家机密。还有唐太宗时的杨师道，常以答非所问方式回绝亲朋好友出于好奇的询问。也因此，这些谨慎认真的人都受到了皇帝颇为长久的重用。

这些人的言行，受到后世千千万万人的赞颂，比如唐代诗人徐夤有云：“欲言温树三缄口，闲赋宫词八斗才”（《献内翰杨侍郎》）；《隋书》中评价李德林是“古人不言温树，何足称也”。

相反，那些完全无视保密工作严肃性、重要性的人，或被人们抛诸脑后，或被历代人厌恶唾弃，他们的种种下场也为如今的我们作了深刻的警示。

（选自《办公室业务》2013年5期。作者单位：天津大学）

古代办公文件如何进行保密 第6篇

现代社会可以将秘密以文字、声源或是视讯的形式录入, 加之密码来确保其对外人的不可见, 而在各种科学技术都与当下差之甚远的古代, 也有自己独特的“保密”方法, 如今读来, 趣味亦浓。

古代的职场, 一般以官府为主体, 古代办公文件也是以官府公文居多。官府公文是和国家事务紧密相联的, 内容多涉及机密, 需要在一定时间和空间范围内保证其内容不泄露, 否则危及国家安全稳定和动摇统治者的地位, 因此公文保密历来是保密工作的重点。官府公文严厉的保密制度确保了公文从书写、传递至到达目的地的完整保密性。

“想方设法”保秘密

我国古代对于公文的保密最早可以追溯到夏朝。据史书记载, 太史令将“图法” (即国家的重要典志、档案) “宫藏”;商朝设立守藏史, 专门负责保管政府公务文书和典册;周朝继承商朝传统, 将文书正本收藏于天府我国历史上最早的中央档案机构, 有《周礼》记载:“天府掌祖庙之守藏与禁令。”以至春秋时期, 各国国君想出妙招来防止文书的泄密, 于文书上以查印封缄, 并在传递过程中使用“封泥”。

公元前221年, 秦始皇灭六国统一中国后, 开始大肆修建咸阳宫, 其中一处名章台, 秦始皇曾习惯在这里“躬操文墨, 昼断狱, 夜理书”。大臣们见此, 便将中央各机关、全国各郡县的奏章源源不断汇集于此处, 以便秦始皇逐一批阅。

其实一本奏章就是一捆竹简, 而上奏的官员要仔细将竹简捆好, 并在上面糊上泥团, 在泥上印上自己的玺印, 然后放在火上烧烤, 让泥变得干硬。随后, 奏章被送到章台, 由侍卫呈送秦始皇亲自验查, 如果看见封泥完好, 没有被奸人私自偷拆阅览, 才可敲掉泥封壳呈御览。对此, 东汉学者卫宏在《旧汉仪》中也有“天子信玺皆以武都紫泥封”之说。

在东汉的时候, 办公文件保密用的“封泥”竟然成为把守关隘的比喻词, 《后汉书隗嚣传》中有一段话:“元 (王元) 请以一丸泥为大王东封函谷关, 此万世一时也。”说明守关加封泥, 应小心翼翼, 不得有一丝疏漏。

重要公文的书写有额外要求

公文的书写, 由重要官员书写一些关乎国家决策的东西上呈统治者处和中央起草诏制。重要官员的书写有三点基本要求。

首先, 由重要官员亲自书写与誊录, 一般不能由他人代劳, 防止现场或隔墙有耳, 尽量用笔代嘴, 书写完毕后加盖自己专属的印章, 确保公文真实性。明代密疏的书写要求用楷书, 并最好保证干净整洁的书面。

其次, 公文书写后的草稿要注意销毁, 确保保密性。中央起草诏制的公文书写由专门设立的机关负责, 且制法严明, 如唐朝中书门下为决策机构, 非召约, 外人不得擅入, 后来又要求先向御史台申请登记。和唐代一样, 两宋也以运筹决策、起草诏制的中书省为重点保密单位。在清朝的中枢机构军机处, 为加强保密, 还有更加严密的防范措施, 如高级官员的子弟, 一律不得充任军事章京;军机处所用听差, 皆选用十五岁以下不识字的少年;各部院大小官员都不得擅入军机处, 其窗前、阶下均不许闲人窥视、站立。

最后, 重要公文不能在私人住所撰写, 怕被家人发现, 这是出于信息保密的需要。古人办公有规定的地点, 为保证机要的秘密性, 皇帝对身边人员不断更替, 许多机务不让外人经手, 而由皇帝直接掌管的尚书局去处理, 于是, 能进尚书局当官的人, 不仅有年龄身份的要求, 同时皇帝对他们的各种限制也十分严苛。所谓:“其禁有四, 一曰漏泄, 二曰稽缓, 三曰违失, 四曰忘误。”这些保密办公人员, 只许在朝中处理公文事件, 不能在家中起草奏章, 更不能在家中探讨国家之事。

这样看来, 古时与当今的办公保密, 都有雷同之处。“家中不议朝中事”的原则, 是如今每个涉密办公人员应当知晓并应努力遵守的基本原则。

刻意或无意的泄密都要受重罚

无论古时现代, 秘密的泄露都会引起许多“有心人”趁虚而入, 或以兜售官府信息谋取暴利, 或结党谋私趁机作乱。汉明帝刘庄就曾对负责机要的尚书官员说:“机事不密则成害。”所以古代人不仅注重保密措施的细节严密, 同时对泄密之人, 无论他是不小心说漏还是“正大光明”的言说, 都要受到极其严厉的惩罚。

唐王朝就在借鉴历代公文保密经验与教训的基础上, 形成了一套比较完善的保密制度。皇帝处罚泄密国家公文的官员, 根据泄露秘密的程度以及不同的行为来处以不同的惩罚措施。其中有两条对泄密处罚做了具体规定。皇帝规定, 每个盗窃国家机密文书的人, 要服刑劳役两年;偷盗普通公文书, 要“杖一百”;而重要的文书, 又要“加一等”。同时也规定, 每个收发官文的人如果私自查看官文内容, 根据不同的行为, 处以不同数值的杖刑。这样严厉、细密的刑法条律保证了唐代公文的安全, 也让一些泄密官员罪有应得。

比如唐德宗的宰相窦参, 他十分喜爱自己的远房侄子窦申, 因为身为宰相享有人事权, 于是便常常与窦申在家中商量一些任命官员的决定。二人交流过程中, 贪婪的窦申为谋求钱财, 在叔侄俩达成一致后, 便暗地泄密到被任命的人耳中, 以此收取那人的贿赂, “泄密”成了叔侄二人的生财之道。

时间长了, 窦申的行为被德宗知晓, 窦参是德宗的亲信, 所以开始时德宗屡屡告诫窦参, 但窦参自恃“天子宠臣”, 仍继续纵容侄子所为。窦申愈发肆意妄为, 在联合他人假造诽谤之词陷害兵部侍郎陆贽时, 德宗大怒, 将其二人贬官, 后赐死。窦参的无意泄密和窦申的故意泄密, 都使得他们有了悲惨的下场, 所以有可言有可不言, 深知如此, 才得长久。

由保密看为人

有俗语说得好:“芳香的花不一定好看, 能干的人不一定会说。”由此可见, 能言善道不一定是本事, 也许一个不小心就把自己推进黑暗的深渊, 不得翻身。适时的缄默不语、闭口不言或许不仅是保命的唯一方法, 还是被世代人称赞的良好品性。

如何在黑暗的官场“出淤泥而不染”, 不为谋求私利而出卖官密, 西汉成帝时的“圣人”孔光为我们树立了永垂不朽的榜样。

汉成帝即位后, 孔光以其卓越的才能被任命为尚书, 随着皇帝逐渐开始重用身边近臣, 尚书由此成为掌管机要的重要部门。孔光“守法度, 修故事, 上有所问, 据经法以心所安而对, 不希指苟合”。对于凡是涉及与皇帝之间对话内容的草稿一律销毁, 如果推荐某人做官, 也不会让其知道是自己的举荐, 以防结党营私。

家里人知道孔光的嘴非常严, 便也不去找无趣, 但出于对皇宫的好奇, 有一天向孔光询问:“长乐宫温室殿前种的都是些什么树啊?”孔光听罢, 皱了皱眉头, 先是沉默不语, 继而顾左右而言他, 完全答非所问。真是自觉遵守“茶馆莫谈国事”的原则!

孔光的做法同时感染了后世许多保密工作者, 如梁武帝时的周舍, 与他人谈话, 经常滔滔不绝而且玩笑不断, 但令人惊叹的是, 他的谈话内容竟无一字涉及国家机密。还有唐太宗时的杨师道, 常以答非所问的方式回绝亲朋好友出于好奇的询问。也因此, 这些谨慎认真的人都受到了皇帝颇为长久的重用。

这些人的言行, 受到后世千千万万人的赞颂, 比如唐代诗人徐青有云:“欲言温树三缄口, 闲赋宫词八斗才” (《献内翰杨侍郎》) ;隋书中评价李德林是“古人不言温树, 何足称也”。

办公自动化与电子文件归档管理 第7篇

【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理

办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。

随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。

一、电子文件的内涵及其特点

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息過程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。

电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点：

（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。

（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。

（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。

（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。

（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。

（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。

二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题

电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题：

（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视

虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、不到位的，忽视了电子文件的原始性、真实性和连贯性。有的具有草稿性质的临时生成文件也具有重要的保存价值，不应该被忽略。而且如果只重视最终形式的电子文件，各种原始信息文件散落在操作人员手中，没有系统地收集整理，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，造成电子文件信息资源的极大浪费。

同时，许多单位内部设置的局域网互相不能联通，无法实现办公自动化，也影响了电子文件的归档管理工作。如武汉长江水利委员会机关部门多年前已经采用了综合办公系统，但其局域网只允许机关中各业务部门主管局之间和上级主管部门相互联网，工作中产生的文件多是电子文件；但长江水利委员会的下属企事业单位却还无法与其联网，需要上报文件时必须采用纸质文件，水利委员会在回复时也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件相互交错使用的管理模式无法发挥无纸化办公方便快捷的优势，同时也影响了电子文件后期的归档管理工作。究其原因还是因为对电子文件归档管理的认识不到位。

（二）电子文件归档中缺少成熟统一的标准和制度

电子文件的归档管理还处于起步阶段，尚未制定规范的标准和操作流程。在具体管理实践中，传统文件的管理如基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、保管条件等，往往难以适应电子文件的管理要求。国家虽已颁布和推行《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准、规范，但由于电子文件技术复杂，对设备依赖性很强，而计算机技术日新月异、更新换代速度快、产生途径和形式多样化，已经推出的标准和规范无法为这种复杂情况提供具体的指导。

（三）电子文件归档管理系统尚不完善，且缺乏电子文件、档案一体化管理思维

企业中运用的各种系统，如人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等，功能模式各异，增加了文件归档标准制定的难度。

同时电子文件应于纸质文件对应，一起纳入归档范畴进行一体化管理，从电子文件的生成、修改到最终形式都应紧密跟踪，全程保管，这样才能清晰地确定电子文件形成的脉络和保管的价值。但现实中办公自动化中产生的电子文件和归档管理是脱节的，办公自动化软件和归档管理软件不能对接，无法相互交换数据。

且各种应用软件总体上都缺乏文件归档管理的前置介入，电子文件在生成时不能及时保存，造成文件的丢失和可随意修改，电子文件真实性受到挑战；另外软件开发人员缺乏电子文件档案管理意识，没有重视文件的连续性、完整性和长久性，常常对文件设置有效期和容量限制。操作员在使用时为节约资源会删除认为不重要的电子文件，造成电子文件的归档管理脱节，产生使用漏洞。

（四）电子文件的安全性有待提高

随着办公自动化的革新，自动化软件被大量应用于日常事务性的交流中。目前企业单位办公自动化的重点都放在新软件的引进和开发上，对有效的安全措施较为缺乏。很多自动化系统没有严格的准入制度，本身带有病毒的U盘和移动硬盘等设备接入系统时很容易造成系统瘫痪和死机；加密、防火墙技术和访问权限技术也还没有被大规模应用到办公自动化系统中，很容易造成病毒的侵袭和黑客的非法侵入，导致重要电子文件的损坏和丢失。

（五）电子文件归档管理缺乏专业高素质人才

电子文件的归档管理需要熟悉档案管理业务，同时精通办公自动化技术的复合型人才，这样在软件开发上进行前期介入的同时才能按照档案管理的流程对电子文件进行梳理、归类和编号，更好的进行文件保存。但现在一般企业对档案管理人员的招聘都是按照纸质档案的需求来进行的，缺乏管理电子文件的技术和意识。同时，这也造成电子文件档案管理缺乏统一的管理标准、业务标准和技术标准，使得电子文件的运行环境和归档工作存在许多不规范的地方。

（六）电子文件的法律地位尚未确认

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，所以档案的本质属性是其原始性。没有原始性的档案在社会活动中就无法体现其记录历史的真实性。电子档案因为信息与载体的不确定，可以根据需要随时扩大、缩小或改变存储空间，可以通过拷贝和网络从一个载体传输到另一个载体，可以使存储的信息随时被修改甚至销毁，这都决定了电子档案的原始性不容易被得到认可。而且，电子档案的内容会随着载体组合形式的不同而不同。

在美国，联邦政府虽然承认电子档案为“官方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有被打印出来的电子文件才具有真实性和成为证据的价值，否则无法作为证据使用；英国公共档案的调查也表明，为了保持文件的法律效力，政府部门中有85%仍采用纸质材料来保存全部或部分文件。而在我国，电子文件虽然已经得到了广泛应用，但在法律上也尚未确定其法律效力，电子档案的法律地位尚未实现。

三、电子文件的归档与管理规范化的几点思考

（一）提高电子文件的归档和管理意识，积极主动，有针对性的展开电子文件归档管理工作

1.自动化系统推行的无纸化办公因其方便快捷的特点，成为一种未来的发展趋势。如果还是依照传统纸质文件的传输和归档方式，不仅无法体现电子文件高效、快捷、便利的特点，还破坏了文件的原始性、真实性、有效性和连贯性，造成大量人力物力的浪费。所以企业要提高对电子文件专门性归档的重视，为电子文件归档管理提供必要的资金和技术支持。

2.因为电子文件的产生渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，弄清哪些机构集中产生哪些类型的文件，以及这些文件的特点、用途；还可以从设计阶段就对此提出提前规划，如对于人力管理部门、财务管理部门、科研管理部门，档案部门可以加以格外的关注，因为这些部门对系统的使用率较大，产生的电子文件数量也较多；档案管理部门应尽快完善管理的硬件和技术设施，保证文件归档管理系统的良好运转。

3.档案管理人员也应加强相关专业知识的学习，有关技术人员与形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务协调，协助制定有关的制度以保证电子文件的归档质量。

（二）解决好电子文件归档技术难题，重组流程确保电子文件与档案的一体化管理

一体化管理需要重组办公自动化系统和档案系统的流程，实现两者的无缝对接，要求不同部门在编辑文件时使用标准的数据库技术和元数据格式，以确保资料能相互兼容、相互转换。这也要求在企业自动化系统平台上设置发文管理、收文管理、归档管理和档案管理模块，加强前期介入，设置归档保存按钮，从而确保电子文件从生成到最终形式都有记录可循，可以随时随地的保存，确保电子文件在归档的同时将相关信息发送或移交给档案部门。这样可以最大限度的确保电子文件的真实、完整和有效。

（三）制定好电子文件归档管理制度和管理标准