办公自动化论文：办公自动化模式

办公自动化论文：办公自动化模式（精选6篇）

办公自动化论文：办公自动化模式 第1篇

办公自动化论文：办公自动化模式

【中文摘要】信息技术飞速发展的今天,信息技术已经如此深刻地融入人类社会,以至于几乎所有的组织(如企业、政府、团体等)都需要信息系统的支持。信息化建设也成为了高等院校建设的不可缺少的、重要组成部分,其建设水平是高校整体办学水平、学校的地位和形象的重要标志之一。电子办公管理即是运用现代化的科学方法,使人力、物力经常保持最佳比例,通过实现行政人员的网上办公、“无纸化”办公,从而提高工作便利性,提高工作效率,减轻工作人员负担,节约办公经费,保证各项工作能够又好又快的完成,该电子办公管理系统是根据石家庄科技工程职业学院办公室的要求而设计的。本文主要介绍了办公自动化的来源、研究的背景、重要意义,国内外发展状况以及与它相关的技术,分析了现在校园网络办公存在的问题,概述了研究校园网络办公技术的意义。通过比较办公自动化系统常用的工具,运用ASP.net开发技术,采用B/S模式开发平台的办公自动化系统,针对我校几个重要部门办公业务的需求,研究制定出我校办公自动化系统的方案设计和代码设计。另外,在数据库设计中,为了更灵活的进行功能划分和安全性控制,还引入角色控制用来增强实际应用系统的安全性,可以根据需要定义各种各样的角色,并设置合适的访问权限。在公文流转模块中,使用了工作流技术,增加了系统的灵活性和实用性。使用本系统,既节约了人力物力,又提高了办公效率,从真正意义上实现了高校的知识管理。最后,总结了论文所做的工作以及本研究的不足,并对下一步的工作进行展望。

【英文摘要】Today, the information technology is developing rapidly, it has been integrated into human society.As a result of this, almost all of the organizations(such as enterprises, governments,organizations, etc.)need information system support.The Information technology has become an integral part of univesity construction.The construction level of information technology is one of the important signs of the unversity’s overall educational level, status and image.Electronic office management is to use modern scientific methods to make human and material resources to maintain the best ratio.Through the realization of administrative staff online office,save administrative resources to ensure that the work can be completed well and fast.The electronic office management system is designed in accordance with the requirements of the office of Shijiazhuang Vocational College of Scientific and Technical Engineering.This thesis mainly introduced the source of office automation, research background, significance, and international development, and its related technologies, analyzed the current problems in the campus network office, outlined the sigificance of the research on network of office.By comparing the commonly used tools for office

automation system, using Asp.net developing technology , with B/S mode, aimed at the needs of several important sectors of this college,research to develop office automation system design and code design.Besides, in the database design, in order to carry out functions partition and security control more flexibly, we introduced the role control to enhance the security of the system.The system can define a variety of roles as needed and set the appropriate access permissions.In the Document Transfer module, we used the workflow technology and increased the flexibility and practicality of this system.The utilization of the system not only saves resources, but also improves the working efficiency, thus realized the meaning of knowledge management in colleges and universities in the true sense.Finally, this article summarized the work done and the deficiencies of this study, and prospected the future work for the next step.【关键词】办公自动化 B/S模式.net 工作流

【英文关键词】office automation B/S mode.net workflow 【目录】基于B/S模式的校园办公系统的研究与设计4-5ABSTRACT5

第一章 绪论9-16

摘要

1.1 课题的研究背景和意义9-101.2 国外OA 系统的发展历史

10-111.3 我国OA 系统的发展历史111.4 高校OA 的发展趋势与现状11-1411-13

1.4.1 OA 应用发展趋势

1.4.3 校园网1.4.2 网络办公系统发展现状13络办公系统现状13-141415-1616-21简介17-19

1.4.4 校园网络办公存在的问题

1.6 本人工作2.1.n et 技术2.1.2.net Framework

2.1.4

2.3.2.5 3.1 系统

3.1.2 1.5 本文的主要内容14-15第二章 关键技术16-252.1.1.net平台16-17

2.1.3.net Framework 类库19ASP.net 概述19-21工作流技术22-23本章小结24-25开发思想25-27高安全性262627-2829-3132-4832-33

2.2 SQL Server 200021-222.4 基于角色的访问控制23-24第三章 系统需求分析25-323.1.1 C/S 与B/S 相结合25-26

3.1.3 可自定义流程263.1.4 可扩展性3.2 总体目标3.1.5 异构系统的集成26-273.3 开发原则28-293.5 本章小结31-324.1 体系结构设计32

3.4 功能需求分析第四章 系统总体设计4.2 系统的安全设计

4.2.2 基于角色的4.3 处理系统结

4.3.2 C/S 4.2.1 基本权限设置32-33

4.2.3 SQL 注入防范33访问控制33构33-374.3.1 B/S 结构的处理系统34-35与B/S 相结合的公文处理系统35层网络架构35-37

4.3.3 基于ASP.net 的三

4.5 数据

4.4 系统功能设计37-43

库的设计43-47与实现48-6648-50

4.6 本章小结47-485.1 登录模块48

第五章 详细设计5.2 用户权限管理模块5.3.1 工作流的提取

5.3.3 5.5 5.3 发文管理模块50-59与实现50-525.3.2 发文流程设计及实现52-55

5.4 收文管理59-60发文管理的界面及实现55-59人事管理60-61配62-6566-7167-7069-7071-74

5.6 用车管理61-625.7 模糊输入匹5.8 本章小结65-666.1 测试方法简介66-676.2.1 功能测试67-696.3 本章小结70-71致谢74-75

....第六章 系统测试6.2 系统测试6.2.2 负载测试第七章 总结与展望

参考文献75-77

..........【采买全文】 139938848 138113721 同时提供论文写作一对一辅导和论文发表服务.保过包发.【说明】本文仅为中国学术文献总库合作提供，无涉版权。作者如有异议请与总库或学校联系。

办公自动化论文：办公自动化模式 第2篇

【中文摘要】随着计算机和网络技术的迅猛发展,基于工作流的办公自动化技术在企业里逐渐普及。办公自动化的实现需要依靠工作流这一关键技术。本文以张家界航院办公自动化项设计和开发为背景,使用Lotus Notes/Domino群件产品作为开发平台,设计了符合学院特点的工作流,并应用到办公自动化系统中,具体工作如下；

1、针对工作流的概念、参考模型、工作流管理系统以及基于XPDL的流程建模型语言进行了综述。并最后通过工作流平台的对比,确定使用Lotus Notes/Domino群件产品进行张航工作流系统的设计与开发。

2、基于张航学院的办公自动化系统的需求,设计了体系结构、功能结构以及数据库设计。完成了工作流系统设计,并讨论了远程办公实现方案。

3、重点分析了基于XPDL的办公流程的设计与实现,并给出了具体应用实例。通过部署、测试与分析,证明了系统的有效性。

4、讨论了在张航学院办公自动化系统的安全性设计以及在张航办公自动化系统中的应用。最后,总结了全文的工作,并展望了本课题未来的研究方向,提出了需要进一步研究的问题。

【英文摘要】With the rapid development of computer and Network technology, workflow-based office automation technology becoming more common in the enterprise.Implementation of Office Automation technology rely on the key technology-Workflow.This paper has the background of design and development of OA project of Zhangjiajie Institute of

Aeronautical Engineering, which based on Lotus Domino/Notes R7 groupware.Research and design features of a consistent workflow Institute and its application to the Office Automation System, including the following special work:1.For the concept of workflow, reference model, workflow management systems and processes based on the model language XPDL reviewed.And finally after the comparison of workflow platform, determine to put Lotus Notes/Domino groupware products into the design and development of Zhang Hang workflow system.2.For the demands of office automation system of Zhang Hang Institute, the system structure, functional structure and database have been designed.The workflow system design have been completed, and the remote office implementations have been discussed.3.Emphatially analized the design and implementation of office procedure which based on XPDL process, and advanced some specific application examples.Through the deployment, testing and analysis proved the effectiveness of the system.4.Discussed the security design and the application of the office automation system in Zhang Hang Institute.Finally, the conclusion and the developing trend were put forward.【关键词】办公自动化 工作流 Notes/Domino XPDL 工作流引擎 【英文关键词】OA Workflow Notes/Domino

XPDL Workflow Engines 【目录】基于工作流的张航校园网OA系统的设计与开发3-48-9现状10ABSTRACT4

第一章 绪论8-12

摘要

1.1 引言1.2 OA的定义和发展9-101.3 国内外OA的研究

第二章

2.2 1.4 课题的提出与研究的内容10-12工作流技术综述12-31工作流参考模型14-171414-15

2.1 工作流技术概述12-142.2.1 工作流参考模型结构2.2.2 工作流参考模型中涉及到的数据2.2.3 工作流参考模型中的组件15-17

2.3.1 工作流管理系统的定义

2.3.3 2.3 工作流管理系统17-2017-182.3.2 工作流管理系统的功能和特性18工作流管理系统的分类18-2020-2621-22

2.4 基于XPDL的工作流模型

2.4.2 XPDL结构

2.4.4 过程模型2.4.1 XPDL发展20-212.4.3 包定义及重定义22-23定义中的组成元素及属性23-24实现24-26

2.4.5 过程控制模式的XPDL

2.5.1

2.5 工作流开发平台的选择26-30开发平台的对比27-28简介28-30

2.5.2 Lotus Notes/Domino群件产品

第三章 张航OA系统

2.6 本章小节30-31需求分析及设计31-5331-33描述31-33

3.1 张航OA系统需求分析

3.1.2 系统需求

3.2.1 基3.2.2 系统3.1.1 校园网网络拓扑结构

3.2 张航OA系统体系结构33-35

33-34于Lotus Notes/Domino的工作流体系结构

框架结构34-35功能模块35-36

3.3 系统功能35-383.3.1 系统整体

3.3.3 学

3.3.2 模块接口关系36-37

3.4 数据库设计院组织结构与办公人员角色37-3838-413.4.1 Domino数据库设计原则39-403.4.2 数据库设计内容40-4141

3.4.3 张航OA系统数据库组成3.5.1 模型库3.5.3 过程模型实例3.5 张航OA系统工作流设计41-50

3.5.2 流程配置44的设计41-44化与客户机接口44-5050-52

3.6 对远程办公的支持

50-51

3.6.2 基于

第四章 3.6.1 基于VPN的解决方案B/S开发的解决方案51-52张航OA系统部署与实现53-6653-54

3.7 本章小节52-53

4.1 张航OA系统部署4.1.1 Lotus Notes/Domino部署53-54

4.2 公文办理模块的实现

4.1.2 系统的安装与配置5454-624.2.1 公文办理工作流程分析54-564.2.2 公文发文工作流程XPDL定义56-58设计58-6060-61

4.2.3 公文办理模块数据库

4.2.4 过程模型的建立和过程配置4.2.5 工作流具体流程61-62

4.3 关系数据库

4.5 访问模块的实现62-64本章小节65-6666-71

4.4 系统测试与维护64-65

第五章 系统安全分析与设计

5.2 Lotus 5.1 系统安全需求描述Notes/Domino安全机制6666-68

5.3 网络安全设计

5.5 应用程序安全设5.4 系统安全设计68-70

计7071-725.6 本章小节70-716.1 全文总结71

致谢76-77

.......第六章 结论与展望6.2 研究展望71-72主要研究成果77

办公自动化论文：办公自动化模式 第3篇

随着当前计算机技术水平的迅猛发展, 各种应用软件层出不穷, 解决了各类用户的需求, 方便了用户的生活和工作。作为一名基层干部, 我发现我国机关事业单位基本上还在沿用着传统的办公模式, 文件批阅慢、文件档案缺失严重、存放凌乱、会议繁琐、资源共享低等等问题, 使得机关事业单位办公效率低、群众满意度差。当前, 中央提出简政放权, 紧密联系群众, 提升服务质量和办事效率, 这给办公自动化系统的推广并发挥其作用提供了一个很好的机会和平台。

一、办公自动化的概述

办公自动化 (Office Automation) 简称OA, 是指利用先进的科学技术, 充分地利用信息资源、提高工作效率和质量, 使人们的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成, 达到充分利用信息, 提高效率和效益的目的。行政机关办公自动化是指以计算机为中心, 采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术, 广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息, 为科学管理和有效决策服务, 从而达到提高行政效率目的的办公自动化应用领域。

二、办公自动化的发展阶段

1. 起步阶段 (1985年―1993年) :

以结构化数据处理为中心, 基于文件系统或关系型数据库系统, 使日常办公也开始运用IT技术, 实现了基本的办公数据管理 (如文件管理、档案管理等) , 但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等, 导致应用效果不佳。

2. 应用阶段 (1993年-2002年) :

随着组织规模的不断扩大, 组织越来越希望能够打破时间、地域的限制, 提高整个组织的运营效率, 这个阶段的OA系统主要特点是以网络为基础、以工作流为中心, 提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持, 实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能。

3. 发展阶段 (2002年-至今) :

OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟, 功能也由原先的行政办公信息服务, 逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节, 成为组织运营信息化的一个重要组织部分。随着市场和竞争环境变化, 客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同, 内外部各种资源的有效组合, 为员工提供了高效的协作平台。

三、办公自动化的应用方向及功能模块

全面推广办公自动化系统可以实现办公的高效化、便捷化, 真正贯彻中央提出的简政放权、提高政府效能的精神。同时, 机关事业单位在实际工作中将对OA系统的功能有着特殊的需求。

1. 文件传阅和批示。

传统的文件批阅环节多、时间长、效率低, 按正常流程批下来也要2-3个工作日, 如果中间有某个环节的人员不在, 那时间会更长。办公自动化改变了过去复杂、低效的手工办公方式, 通过建立B/S模式网络平台, 实现文件快速批阅, 即使出差在外, 也可以利用电脑或手机在线办公, 业务科室得到相关批示后能及时开展工作。

2. 收发文件。

机关事业单位的文件起草需要经过层层审核、多次修改, 即费纸又费事。通过OA系统可以实现文件快速起草审核, 拟稿人根据系统提供的文件模板直接在系统中拟稿并自动编号, 文件起草完毕后直接送审到上一级用户, 任何一级用户觉得不合格可以直接回退或修改, 拟稿人随时可以监控文件的审核情况。多个领导对文件内容修改也不会导致页面的美观度, 只需要查看相应人员的留迹即可。正式发文后文件可实现自动分类保存, 便于以后调取查阅。

3. 文件的整理和查阅。

传统的文件管理是由专门的档案保管员负责整理和归档, 但常年累月形成的文件档案繁多, 再加上管理员的变动等原因, 使文件的查阅和管理十分困难, 甚至很多早年的重要文件已经丢失。通过OA系统可以将收发文件分类整理保存, 调阅文件时系统提供关键字检索、模糊检索、组合检索、资料索引等多种查询方式, 使所需资料能迅速调阅。对于之前的纸质文件, 在分类归档后, 将目录和存放位置录入到系统, 也可实现快速查找调阅。

4. 信息发布及资源共享。

传统的信息发布一般是采用人工传递或书面方式, 不利于信息的共享且浪费资源。通过OA系统在内部建立一个有效的信息发布和交流平台, 例如电子公告、电子论坛、电子刊物等, 能够在机关内部员工之间得到广泛的传播和共享, 同时, 不同权限的用户可查看不同级别的信息, 使得信息的管理上更加规范、更加合理, 传递效率也将得到大幅度提高。

5. 网络会议。

机关单位每次开会要给所有科室挨个通知, 由于各种原因参会率往往不高, 导致会议精神传达不到位。现在大部分单位电脑配备是人手一台, 基于这个硬件基础, OA系统可以实现网络会议功能, 使一些常年驻外分支机构能更简便的参加会议。

6. 车辆管理。

通过OA系统安排公务车辆并注明去向, 司机在接到派车后在车辆管理模块点击“出车”, 公务结束返回单位后取消“出车”, 办公室可以随时掌握公车去向并灵活调度, 实现高效、合理的调配公务车辆。

7. 网上学习。

机关事业要求干部每年必须学习上级的新政策和法规, 组织统一的学习既不能合理的安排工作时间又不能很好的调动全员学习, 通过OA系统实现网上学习, 可以轻松的进行远程在线学习。既能各自合理安排自己的时间, 又不耽误一般正常的工作。

四、办公自动化系统存在的安全隐患及解决策略

1. 系统接入互联网, 容易受到黑客攻击。

由于OA系统需要接入互联网, 才能实现手机、电脑无地域限制办公, 但网络本身存在很多的安全隐患, 往往一些木马病毒会通过这些安全漏洞攻击电脑, 威胁系统安全, 严重的甚至会导致系统瘫痪。针对这个问题, 一是提高安全意识, 防止人为的安全隐患;二是使用正版杀毒软件, 提高防护等级;三是建立政府局域网, 有些区县已经建立了政府内网, 所有的数据都需要通过区县的服务器接入Internet, 上级信息中心可以随时监控用户使用情况, 降低安全隐患。

2. 系统收发文件, 单位身份和文件真实性难以确认。

很多单位担心如果使用OA系统收发文件, 不再像传统文件那样需要加盖公章, 如果有人冒用单位名义对外发送假文件, 将造成政府内部紊乱及严重后果。针对这个问题, 可以实行用户加密和电子印鉴技术, 用户必须使用密钥和电子印鉴才能对外发文, 而电子印鉴比传统的印鉴更加不易仿造, 每个单位的文件都将加盖唯一的电子印鉴标签。

3. 历史数据的安全性。

由于有些用户的操作不当等原因, 会造成重要文件数据丢失。对于这个问题, 一是要加强人员管理和操作水平的培训;二是定期对OA系统中的数据进行备份, 以防止数据丢失。

五、办公自动化推广及使用中存在的阻力及解决策略

1. 硬件设施不完善。

由于有些单位电脑配置率不高, 很多干部没有电脑, 硬件设施不到位对推广使用OA系统造成了一定的阻碍。

解决策略:一是加快硬件设施配备, 改善办公条件;二是加快内部网络建设, 为OA系统的推广应用提供一个良好的硬件基础。

2. 人员观念未转变。

当前, 办公自动化系统对传统办公体制带来很大的冲击, 尤其是现行的手工公文处理方式已经运行几十年了, 有一套完善的制度和行之有效的方法, 机关事业单位工作人员也习惯了这种工作模式, 要一下子改变现在的工作方式和习惯, 完全应用计算机进行公文处理, 确实会在一部分领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪, 妨碍OA系统的推广应用。

解决策略:改变机关事业单位工作人员对办公自动化的思想认识至关重要, 机关事业单位工作人员应该抛弃“办公自动化是一种先进的技术, 是由某个人负责去做的”的思想, 而应该树立和认识到:办公自动化是一种新的工作方式, 一种新的管理科学, 是提高管理机构决策效能的一种新方法, 是单位每个人都需要积极去参与建设的新领域。

3. 机关事业单位工作人员电脑操作水平不高。

人员操作水平整体不高是限制办公自动化发展的一个重要原因。有的工作人员还仅仅停留于查看网页, 查看电子文档等初级水平上。专职的办公自动化管理人员对于深层次的技术问题处理能力不够。

解决策略:经常组织干部培训, 提高机关事业单位人员的电脑操作水平。资源很丰富却因为操作水平而限制是很可惜的, 因此提高工作人员的操作水平是迫在眉睫需要解决的问题。要将相关业务培训列为常态化、制度化, 特别要注重OA系统专职管理人员的技术水平提升, 专职管理人员水平的提升, 对系统的日常维护和使用安全起到决定性的作用。

六、办公自动化系统在行政事业单位的应用前景

随着网络的迅速发展, 电脑的使用率也越来越高, 且很多文件、数据都要求电子数据。办公自动化经过长期的发展, 现在已经比较普及, 并开始被人们所认知和接受, 建立一个办公自动化系统平台, 可以将很多零散的资源整合到一起, 极大的提高单位数据共享性。通过OA系统可以提高机关事业单位办公效率, 减少人力, 降低办公经费开支, 节约社会资源, 也正是本届政府提出的“简政放权, 提高效率”精神要旨。因此OA系统在机关事业单位是具有很大的推广空间和应用前景的, 在不久的将来必然会在国家机关发挥重要作用。

参考文献

[1]刘杰等.《浅谈办公自动化现状存在问题分析》[J].医学信息学, 2007年12月第20卷第12期.

[2]罗素华.《办公自动化的现状与发展问题探讨》[J].铜业工程, 2003年第14期.

[3]张翠玲.《浅谈办公自动化的意义》[J].理论探讨, 2010年第7期.

[4]吕晓阳, 朱小珑, 谭共志.《办公自动化方法与应用》.清华大学出版社.

[5]李岚.《办公自动化技术与应用》.人民邮电出版社.

办公自动化论文：办公自动化模式 第4篇

关键词:电子文件;纸质文件;同步归档;管理模式

中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2010)29—0119—02

在充满希望和挑战的21世纪,随着经济、科技、社会条件和外部环境的深刻变化,档案工作遇到了许多新情况、新问题,档案工作要如何应对新形势的挑战,是摆在档案工作者面前的一个严竣课题。信息技术和通信技术的飞速发展,各种信息处理新技术、新设备的大量应用,正悄悄改变人们的思维方式和工作方式。它的影响也渗透到档案工作中,使现阶段的档案工作发生了深刻变化。采用高新技术不仅是提高档案工作现代化水平的手段,更是社会发展的必然趋势,自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。

一、电子档案、纸质档案长期并存

目前,在各机关企事业单位中形成了电子和纸质两种文件,其中有些文件只有纸质形式,它是传统文件——档案管理模式的产物;有些文件只有电子形式,如各种类型的数据库文件等;也有些文件同时以两种形式存在,在同时保留两种文件的单位中,将两种文件双双归档形成了两种介质的两套档案。对两种不同介质的档案采取不同的管理方法:对于纸质文件按照传统的做法将其归档案保存,使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份;对于各种电子文件则用新的理论、新的方法进行管理,通过实践积累经验,为档案机构规范化管理电子文件—电子档案奠定理论和实践基础。这种纸质文件、电子文件同时归档、同时进行管理的模式,我们称它为档案管理的“双轨制”。

“双轨制”形成的原因大体有两种情况:一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本,其主要目的在于改进利用和改善保护。在档案利用方面数字化文件给利用者带来的方便是十分明显的,它使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面数字化文件也有很大的优越性,根据目前的技术水平,为原件制作的模拟副本的质量总是低于原件,而且复制一次,质量就下降一次。而在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本,甚至获得比原件更好的质量。专家们认为,“对于许多正日益腐朽的信息载体来说,唯有数字储存才能够做到信息保存数千年而不失真。”在客观上就形成同一档案以不同介质保存,以两种不同的方法管理的“双轨制”管理模式。另一种情况是将计算机生成的电子文件转换成纸质文件,用以“生效”,履行文件功能或仅仅是用以保存。这种“慎重”是完全必要的,档案工作者必须对历史负责,尽最大努力保存反映历史真实面貌的可靠记录。在证实电子文件的证据性、长久性之前,不能轻易放弃传统的文件形式,这种“固执”所表现的正是一种职业精神。同时将电子文件保留下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具有特殊的“能力”,以此构建一个新的信息系统,可以更加高效、方便地满足利用者的信息要求。于是就又形成了电子文件——纸质文件的双轨制。

双轨制带来的直接影响是需要分别建立两套管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。各级档案工作者应积极地将电子档案的管理纳入现行档案管理体系,在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。但要特别注意在两个系统之间建立必要的通道,使人们可以容易地从一种文件找到相同内容的另一种文件,以便在有关业务处理上协调一致,并方便利用。

双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象,可以预见,这种模式将持续相当一个时期,原因之一:电子文件——电子档案管理规范的建立还需要广大档案工作者进一步探索、总结、建立,这需要一个过程。这个过程长短,不但取决于档案人员的不懈努力,而且取决于国家以至企事业单位对人力、设备的投入能力,取决于整体发展的水平。原因之二:由于电子文件的易更改性,电子文件——电子档案的真实性、凭证作用从技术上还需要进一步完善。随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案,但硬拷贝仍将是一个安全的备份形式。纸质档案的数字化则为档案的利用、档案保护开拓了更广阔的天地。多种介质档案并存的状况将长期存在。

二、纸质、电子档案同步并行管理

“双轨制” 同步并行管理的确切含意是:在继续坚持纸质档案管理的操作流程的前题下,积极地开拓、建立电子文件——电子档案的管理流程。为此,我们制定了《电子文件的收集、归档的有关规定》,对电子文件管理、利用作了相应的要求。

1.归档范围。对于电子文件归档范围的规定,是电子文件归档以至于今后电子档案管理的关键环节。这是由于电子文件——电子档案有着与纸质文件——纸质档案截然不同的特点和属性。纸质档案的直接性,决定它不用任何中介物。人们可以在书写载体上直接输入信息,也可以直接读出信息,并理解它的意思。

电子文件是人们操作计算机过程中生产的,它是若干数字化码(01码)的组合,烦琐的编码、解码过程全部在计算机里完成,离开计算机人们将无法读取所需的信息。因此在电子文件归档时,对产生电子文件的硬件平台的说明是必不可少的。

电子文件的产生,不但要靠硬件平台支持,还要靠软件平台支持。所谓软件平台包括操作系统和生产电子文件的应用系统。档案室对本地区、本单位普遍应用的操作系统软件、应用系统软件应留有备份。同时对于特殊的应用系统生产电子文件在电子文件归档时应一并归档保存。

2.归档。电子文件的归档基本上有两种方式,一种是介质移交,另一种是网络移交,介质移交方式是指机关各部门将本部门工作中形成的电子文件转存在某种存储介质上,上交档案室保管。网络移交则是各部门通过网络传输文件向档案室移交。为了慎重起见,目前我们采取的方式是软盘归档。每年按纸质档案归档时间,各部门同时向档案室移交归档电子文件软盘。在电子文件归档过程中,各部门要按电子文件移交目录及有关说明归档,主要内容有:盘号、电子文件题名(实际文件名)、电子文件机读名、发文号或图纸号、计算机型号、操作系统名称及版本号、应用软件名称及版本号。

3.电子档案管理与利用。在电子文件归档后由档案室写入硬盘,在局域网中进行整理后写入光盘进行保存。在双轨制的情况下,要在电子档案与纸质档案之间建立必要关联,使纸质档案与电子档案既处于不同模式的管理下,又存在着一条联系纽带。

加强电子档案的转换工作,如果说档案馆(室)对不同时期、不同版本的操作系统应用系统软件还有可能保存,但对不同硬件平台即不同型号的计算机都进行保管,则是不可能的,否则档案馆(室)将会成为计算机博物馆。因此,对于档案工作人员,在电子档案管理工作中,大量的、经常性的工作是数据的转换工作。这种转换工作主要体现在把数据从低平台(硬件平台)向高平台转换,不同版本间文件格式(软件平台)向统一文件格式的转换。

三、在“双轨制”时期档案工作的任务

纸质文件——纸质档案、电子文件——电子档案同时并存的机制将存在相当一段时间,但这个时期延续的时间长短,不完全取决于档案工作者的主观因素,还要受信息技术、计算机技术、网络技术发展的影响,受本单位、本地区办公自动化发展水平的制约。因此,这段时间对档案工作者而言,不是宽松而是紧张。档案工作者要抓住这个契机,完成大量的工作。

进一步明确档案馆(室)在电子文件管理中的地位,从法律上赋予档案馆(室)转化电子文件为电子档案的职能。当前,国际、国内档案界对电子文件——电子档案收集、管理、利用的重视程度越来越高,业内人士在理论上、实践上也总结出一套电子文件——电子档案收集、管理、利用的理论和方法。但是,档案机构利用计算机管理档案和档案机构管理电子文件——电子档案这是两个不同的概念。前者在档案系统内部即可完成,后者则涉及到信息产业、专业技术机构,它需要国家立法机关在档案和信息的法律中作出相应的规定。

在“双轨制”时期要加快电子档案的制作规程、保管要求、保护措施、提供利用制度的制定和完善工作。1998年初,我国完成了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准和《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准,在征求意见的同时,先后在上海市政府、杭州市政府、云南省政府、国务院秘书局等单位办公自动化系统中进行试点工作。这些标准草案的出台,对档案界管理电子档案无疑是个极大的促进。但是,各地区、各企事业单位如何根据“标准”的原则、思路,建立完善本地区、本单位的实施办法和制度,对于广大的电子档案的具体管理者又是刻不容缓的。

积极培养复合型人才,建立电子档案管理队伍是“双轨制”管理过程中刻不容缓的任务。在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。档案工作者必须掌握现代化信息技术,熟练运用电子计算机以及现代化通讯设备来进行电子信息的制作、使用、维护和管理,否则就根本无法介入文件的形成和保管,也不可能参与电子文件管理、检索系统的规划、设计,当然也谈不上充当电子文件的合格管理者。

总之,纸质、电子档案同时并存将是长期的,但在这个时期内档案工作者的任务也是繁重的。“双轨制”管理不是目的,只是一种方法,我们的最终目的是接受时代的挑战,建立具有现代化水平的电子档案馆(室)。

办公自动化论文 第5篇

对现代企业运作和管理的影响

————《办公自动化》期末论文

办公自动化对现代企业运作和管理的影响

本学期我选修了一门叫《办公自动化》的课程，记得开学拿到这 门课的教科书时，我简单的翻看了这本书的目录部分，发现这门课程就是教我们怎么做word、excel之类的，这点有点类似于我们大一第一学期上的《计算机应用基础》，于是我便觉得都是已经学过的东西，何必要再学呢？可是，直到真正接触到这门课程的时候我才发现我错了，我把它想得太简单了。

《办公自动化》并不是一门简单的教你使用Microsoft office软件的课程，而是一门教你在现代企业工作中实际运用Microsoft office的课程，它把office软件详细运用到企业的生产、管理、财务等各方各面。认真学习这门课程对我们将来的就业能力有极大的提升作用。

那么，实现办公自动化对现代企业运作和管理有什么影响呢？ 首先我们应当知道何谓“办公自动化”。办公自动化（Office Automation）简称OA，据“百度百科”描述“办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。”办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。随着数字化技术的发展，计算机、通信、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经成为办公自动化最基本的工具，一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术都以计算机为中心。所以要讨论办公自动化对现代企业运作和管理的影响基本可以从计算机的应用对企业运作管理的影响

场之间架起一座“桥梁”。在企业之间有利于加强交流与合作；在企业内部有利于优化的管理组织结构，调整管理体制，增加协同办公能力，强化决策的一致性；在企业与市场之间有利于信息的有效收集，利于企业做出正确的决策。计算机网络对现代企业的发展起着重要的作用，可以说，一个能充分利用计算机网络的企业，才能获得长足的发展，一个不善于利用网络的企业必定会被淘汰。

除了Microsoft office软件和计算机网络之外，其他如计算机安全与维护、其他办公软件和程序的应用对现代企业的运作和管理也有很大的作用，计算机的安全与维护是办公自动化过程的技术保障，而其他办公软件如Outlook、WinRAR、ACDSee、Windows Media Player等软件的应用，对办公自动化有极其重要的辅助作用。

计算机作为办公自动化最基本的工具，是一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术的中心，如果没有计算机，那么现代企业的运作和管理会变成什么样子呢？

通常在办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。如果没有计算机，那么这些工作基本都是由人工来完成，这样不仅工作效率不高，耗费大量的人力物力，而且工作的准确度也会降低，管理起来也有很大的难度。这时候出现了计算机，采用计算机文字处理技术可以生产各种文档，计算机可以存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等可以复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。这其实都是办公室自动化的

整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

可以这样说，没有计算机，就没有办公自动化；没有办公自动化，就没有现代企业；没有现代企业，就没有现在我们丰富多彩的日常生活。办公自动化自提出到现在已有了20多年的发展历史。这20多年来，不论是生产领域还是生活领域，都因为计算机的广泛应用而发生了翻天覆地的变化。

在生产领域，办公自动化主要为现代企业运作和管理实现了七个功能，(一)建立内部的通信平台；(二)建立信息发布的平台；(三)实现工作流程的自动化；

（四）实现文档管理的自动化；

（五）辅助办公；

（六）信息集成；

（七）实现分布式办公。这七个功能基本就是办公自动化对现代企业运作和管理的影响的概括。

我们为什么要学习“办公自动化”？由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。越来越多的人已经认识到学会使用计算机的重要性，迫切的希望掌握计算机的基础知识和操作技能，以适应现代社会发展的需要。

不仅是我们个人，这也是现代企业所需要的，办公自动化已成为企业现代化管理的必然趋势。相信不久的将来办公自动化可以更加广泛的应用，新一轮的变革即将到来。

办公自动化-论文 第6篇

一、开发工具与技术的研究

就现在开发OA的技术来说，主要集中分为三大类：基于C/S结构的应用程序开发，结合C/S结构和Web技术的复合应用程序，基于B/S结构的动态网页技术。以下将分析这三类技术的各自优缺点：

C/S结构系统：是传统开发模式，一般以数据库和客户端的两层结构实现，也有加入中间件的三层或多层结构，在OA早期是标准的系统模式，但随着计算机技术的发展和网络的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公，逐渐在被取代

C/S+Web技术：是为了补充C/S结构的不足，在C/S基础上加入Web技术来实现对远程数据的获取，但拥有一定局限性，如数据及时更新、软件升级等问题就无法很好解决

B/S结构系统：是援用动态网页技术，加入OA的开发理念，完全适应网络办公和移动办公需求，也是现代办公自动化系统的首选技术。

就B/S结构的开发，具体技术又有多种选择：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NET Framework，PHP+Apache，就这几门技术，可以说各有其优缺点，分析如下：

JSP技术：具有良好的跨平台性，加上J2EE功能十分强大，但是J2EE的布置使开发成本显得略高，而且没有良好的安装界面

PHP技术：是早期动态网页技术中的强手，但随着JSP技术与ASP技术的不断更新，使得PHP技术稍微比较落后

ASP技术：类似于PHP技术，开发简便，快速，加上IIS的功能支持，是比较简易快速的开发技术

ASP.net：可以说是ASP技术的替代技术，是ASP的一大进步，在Microsoft.NET Framework的强大支持下，可以使用C#、VB、Javascript三种语言来编写代码，采用预先编译技术，使得代码安全性加强

最终讨论结果：在针对于中小型企业用户，建议采用ASP.net技术，理由是，该技术易于服务器的维护，成本相对较低，开发周期较短

在针对政府部门用户，建议采用JSP或ASP.net技术，理由是，政府部门服务器很多已经改装为Linux系统，在该平台下采用JSP技术较成熟；如果是Windows用户，则采用ASP.net技术

二、OA概述

人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，我们更需要提高我们的整体工作效率。利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案等档案的可管理性，实现信息的在线查询、借阅。最终实现“无纸”办公。

办公自动化，一个极大的概念，一个炒作了很久的概念。无论是办公设备公司，还是系统集成公司，都大力推出自己的办公自动化产品。有办公设备、办公自动化电脑、办公自动化软件。可见，办公自动化中内容庞大，可为空间不可小视。那么，首先我们来探讨一个问题，什么是办公？

办公实际就是文件的制作、修改、传递、签定、保存、销毁、存档的过程。那么随着文件的这一流程，产生了各种各样的设备。随着技术的发展，计算机网络技术的进步，办公自动化网络的建设也得到了大力推广。

传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。传统办公模式

办公自动化提了多年，但效果并不明显，人们还是停留在单机字处理和表格处理的所谓办公自动化的初级阶段。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。

Internet/Intranet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代来临。网络化办公模式

现有办公自动化系统和大型信息管理系统中，企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。同时我们也认为，企业办公主要是一个文件流转的过程，所有的办公事务都可以抽象成一个数据库表单。

传统的办公自动化系统和大型MIS系统在处理企业管理流程中大多采用企业业务流程重组（BKR），其核心思想就是要先优化企业业务管理流程，再根据优化后的流程建设企业信息系统。这样不仅在系统建设中工作量巨大，同时面临来自企业内部重重的阻碍。我们的核心思想是；前期系统建设中不牵涉企业内部业务流程重组，只是协助企业通过方便的流程自定义等功能进行流程电子化，以及不断根据实际需求去改变电子化流程。

三、系统结构设计

现在的网络办公自动化系统可以说百家争鸣，各有所长，但是一般的B/S结构系统都做得比较固定，也就是针对某个行业甚至某个企业而开发的，有诸多的限制和代码固化，不利于灵活的OA定制和客户化！而且很多OA系统都具有相同的功能，只是表现手法和操作流程有所不同罢了，所以，他们的基本是一致的，是有共性的，是可以统一的。

我的基础思想是开发一个底层的通用型OA平台，在此平台下实现OA系统的主要功能模块的底层操作，这样，当针对某个企业或者政府部门开发OA系统时，只需在此基础上稍加修改，就可以成为一套具有很强针对性的OA系统，这样方便该系统的二次开发，也方便于针对不通性质部门单位的OA系统的定制。系统结构图如下：

通过以上示意图可以看出，底层通用型管理模块是整个OA系统的基础，而应用层模块是面对客户的，它是界面和业务逻辑的结合体，针对不通企业将有所不通，这种结构将很好的解决一套OA的多种定制功能，便于二次开发。

四、通用型管理模块功能划分

针对于这个底层模块，它并不需要实现实际的功能，它主要是负责完成应用层交付的任务和与底层数据库交换数据，所以它的功能是比较抽象的、统一的和可扩展的。虽然如此，我们还是将这个模块按不同的功能细分，因为办公系统有些模块之间联系并不紧密，比如公文管理系统与公共信息系统，邮件管理系统与办公设备管理系统之间的联系就不是那么紧密，甚至可以完全分开。所以我们的底层管理模块针对于这些情况，主要分为八大功能子模块： 1．公文管理

公文管理主要负责公文的发送与接受工作，发送流程按照流程定制来完成，所以还包括流程定制功能。这三大块是OA的核心部分，实现也最为复杂，特别是流程定制功能，是一个非常灵活的模块，它决定了该OA系统的效率和可用性 2．邮件管理

邮件管理主要功能是发送与接受内部邮件，发送与接受外部邮件（外部邮件服务器必须支持pop3），邮件需要存入数据库，以便今后浏览查询 3．表单管理

表单管理是一个辅助性模块，基本上在其他所有模块都有可能用大它的功能，它主要是实现表单模板的定制，表单的存储，打印等功能。在一个企业，表单是很重要的一个东西，它在办公过程中出现的频率紧次于公文，所以这个模块也非常重要，并且表单的定制与打印是一个技术难点 4．档案管理

档案管理功能是对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能，针对于复杂的分类和查阅权限，实现合理存取，管理得基本功能 5．人事管理

人事管理功能主要包括：员工资料管理，员工薪资管理，员工考勤管理，员工权限管理，部门机构管理，部门任命管理等等公司内部人事管理的所有功能，本子模块将以底层视角反应员工得管理，包括职务和所属性质都将按统一模式规划，便于应用层定制模块 6．日程安排

日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能，可分为个人日程，部门日程，主要需要解决的是日程的基本存储和信息提示 7．公共信息管理

公共信息包含：公司新闻、文档、员工论坛、资料下载等功能，主要是针对所有部门的一个共用系统，该系统可以采用传统模式，如论坛可以采用BBS系统等，底层主要是统一规范，提供基本功能 8．会议管理

会议对于任何一个公司都是重要的，而会议的形式随着网络的发展也变得多样化起来，除了传统的会议，还有网络会议，视频会议等新型会议方式，使得相隔甚远的人之间也可以有了当面交流的环境。对于相隔较远的部门，如总公司与子公司之间的交流建议采用非视频的网络会议，因为这个即可以满足网速，也可以满足交流得需求。对于处于同一个大厦的各部门，建议使用视频会议，因为加入多媒体的功能，可以使得会议气氛跟贴近传统会议的效果，而且交流也更人性化，同时也可以得到局域网网速得支持。这八大功能子模块都是OA系统得基础，在此之上，我们可以创建更多的功能和辅助，可以使得OA的定制变得轻松而丰富。

五、总结 通过以上的综合分析，该办公自动化系统的开发将分为三期完成，第一期是基础类库的开发，第二期是底层管理模块的开发，第三期是应用层定制。每一期都是下一期的基础，但可以独立使用，只有三期完成，才算完成整套OA系统。