办公室文件收发表格

办公室文件收发表格（精选10篇）

办公室文件收发表格 第1篇

乌什县维吾尔医医院

一、办公室文件收发阅办制度

为了及时、准确收发和规范管理县委、县政府及相关部门下发的各类文件、资料，特制订办公室文件收发阅办制度：

1、各类文件、传真件的收发、传阅和批示必须做到及时、准确、完整、规范，严格按要求认真填写《文件签收登记表》。

2、要本着“谁领文件谁负责”的原则，按照文件下发单位的要求及时领取文件，对文件负责到底。

3、文件领回后，要对文件编号、登记，并在第一时间交送党政办主任阅示，并及时上报领导批示。如遇特殊情况当时未能批示，务必在下班前电话请示。

4、领导批示后，需传阅的文件，必须按时限要求传阅，并及时收回归档，登记在册；需交办的文件，及时呈送当事人办理，并登记文件去向，不得横传、推诿、积压；对一时不能办理的，要根据时限要求督促落实，不得以任何理由延误。

5、各类文件按年度、类别等认真分类归档保存，如需查找和借阅须经党政办同意。

6、对保管期限届满的档案重新逐卷进行鉴定，对仍有保存价值的档案应继续保存，对无需保存的档案进行销毁。

7、经鉴定同意销毁的文件，应在办公室主任和至少一名工作人员的共同监督下销毁。严禁将文件、资料和内部报刊在未经销毁的情况下当废品出售。

二、文件传阅、管理制度

1、办公室负责及时将中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及县直各部门等文件整理分类登记造册，主要领导签批意见送各分管领导传阅。

2、紧急文件及时登记、及时上报主要领导阅示，保证文件的时效性。绝密、机密、秘密文件按传阅范围登记造册，专卷传阅。

3、文件传阅要履行签字手续，送出文件、退回文件要清点文件数。领导与领导之间，各科室与部门之间文件不得横传，不得将文件夹内的文件随意抽出、复印或丢失。各领导将阅后的文件及时交回办公室，自觉遵守保密纪律，严防泄密事件发生。

4、办公室对传阅完毕的文件要及时清点、核对妥善保管。按照上级要求，做好中央、省文件年终清退工作；做好有查考利用价值文件的平时归卷、保管工作；做好年终文件的销毁工作。

三、办公室资料员管理制度

1、保持设备整洁，按时、保质、保量完成任务。

2、遵守工作纪律，加强自我学习，提高工作水平。

3、爱护设备，专人操作，不许无关人员随意操作电脑。

4、打印文件要做到高质量、低成本、少损耗；每次印制的文件，必须认真校对后才能印制。

5、各科室印制材料，必须有办公室主任签字，见签字后才准以印制。

6、所有资料未经负责人或办公室主任允许，不得私自外借。

7、以上制度自发布之日起执行。

四、文件收发、传阅管理制度

1、凡文件应在收文当天，使用专用登记本进行登记。

2、文件登记后，应及时送院办公室主任阅签。然后按照签批意见，分送有关领导阅示。传文要迅速，急件急送，不积压、不拖延，紧急文件应在24小时内催办完毕，并及时向有关领导汇报办理情况。

3、任何单位和个人不得自行传阅、复印文件。复印文件应经院领导批准，并登记复印份数，复印件按正式文件管理。

4、“三密”文件，领导传阅不出办公室，并及时归还，其他同志阅“三密”文件不出文件室，阅后归还要及时。任何人不得在住宅、家里阅读和存放“三密”文件。

5、“三密”文件、资料的清退、销毁、归档则由机要室按规定统一处理。

6、文件传阅和承办后，按文件内容分类整理立卷归档。

五、文件催办制度

1、一般情况下，有承办时限规定的公文，才需要催办。

2、公文传阅要迅速，急件急送，不积压，不拖延，紧急文件在24小时内催办完毕。

3、领导批阅后的文件，根据领导指示，送有关人员传阅或有关科室，并及时向有关领导汇报办理情况。

4、凡有明确规定限期办理的文件，承办人应及时办理，院办公室负责公文处理人员应定期或随时向承办部门或人员催询，限期完成。

5、催办人员可采取深入现场、召集会议、电话催询、制发催办单、函等方式及时了解情况，并记录在案，作为催办依据，及时采取措施克服障碍解决承办中遇到的问题，及时验收和注销。

6、催办人员要维护催办工作的权威性、严肃性和有效性。

六、信访制度

1、群众或患者给医院或未冠名领导的来信，由医院办公室干事签收、拆封、登记、交办相关科室，能直接答复的直接答复。

2、凡直接到医院办公室反映情况的人员，按职能科室分管范围，引导至有关科室接洽处理。

3、需各科处理的信访案件，转相关职能主管部门，由主管部门分流到科室处理。科主任或护长需认真组织查证，医院办公室督办落实各科室的信访件。一般情况6个工作天完成调查材料，7个工作天答复群众或患者。资料上交办公室存档。

4、反映方针、政策、领导作风的信件要送院长、书记或办公室阅处。院长亲收信件，由院长折封批办。来信涉及到两个或两个以上科室的问题，应由主要科室牵头，协同有关科室商讨处理。

5、属于归口分工不清的问题，由办公室报告院领导批示相关科室办理。

6、医院公开投诉电话，值班人员24小时接听。设置投诉箱。办公室定期收集意见，整理后提交院领导传阅。自觉接受群众和患者的监督。

七、文件审批制度

减少公文数量，提高公文质量，按照《国家行政机关公文处理办法》和院长分工的原则办理公文审批。

1、凡是向医院、卫生和人口计划生育局上级部门的请示、报告工作，印发重要文件和答复重要问题，必须以医院党委或医院名义行文。召开全院性工作会议，印发一般的文件和答复有关问题，可以以院办公室及有关科室的名义行文。

2、以党支部名义行文，由党支部书记签发。以医院名义行文，经院办公室核稿后，按工作分工由分管院领导签发。上报卫生和人口计划生育局及上级有关部门的请示、报告须经院长签发，以院办公室名义的行文，由办公室主任签发。草拟文件涉及两个或两个以上科室业务时，主办科室负责人应请有关科室会稿，再送办公室核稿呈批。主批人审批公文应当签署明确，并写上姓名和审批时间。

3、医院各科室向医院请示、报告工作的公文，应由主要负责人或主持工作的负责人签发，送办公室登记，由办公室主任提出拟办意见，医院领导批示后交有关科室处理，按规定时间办理完毕，填写办理结果后送院档案室归档。

八、会议室使用制度

1、会议室由院务部统一管理，实行专人负责制。

2、会议承办人需认真填写“会议室使用申请单”，便于办公室安排和登记备案。会前由会议室管理员做好会场布置及设备调试。

3、除临床各科室主办的学术会议资料各自存档外，医院召开的会议资料由院办整理、立卷、存档。

4、会议结束后，由会议室管理员和清洁工负责打扫会议室，查收设备。

5、会议室使用费用摊销：除医院举行的各类会议之外，临床各部门主办的学术会议实行有偿使用，每季度由会议专管员汇总后，经部门领导签字确认后交经管科。

九、会议室管理制度

会议室是我院召开会议、研讨工作、接待来客的专用场所。为充分发挥会议室的使用效能，保障会议室的有效使用和会议的正常举行，特制定以下管理制度：

1、医院多功能大会议室统一由医院办公室负责管理，按照轻重缓急统筹安排使用。音控室、音频、视频、电脑等多媒体设备由信息宣传科负责管理、维护和添置。小会议室主要用于院领导办公会议、党委会议以及院领导召开的其他重要会议。

2、会议室只限本院内部使用，外单位借用会议室须经医院办公室批准，未经批准不得将会议室借给外单位使用。

3、为避免会议发生冲突，各科室使用会议室需提前说明，并注明事由，同意后领取会议室钥匙。

4、如需使用多媒体设备，请事先与医院办公室联系，以便派专人做好调试工作。使用多媒体设备过程中要严格按操作程序执行，切勿随意操作；使用结束后，应按操作程序关闭电源，整理好仪器设备，严禁直接关闭多媒体系统的总电源。

5、使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁，在会议室悬挂、张贴标语条幅，会议结束应及时清除，以保持墙面整洁。会议室用后应及时关好窗和空调，并锁好门，将钥匙交还办公室。未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用负责人承担相应责任。

6、信息宣传科负责对会议室的多媒体设备定期进行检查，发现问题及时通知相关部门进行维修、保养。会议室设备一概不外借，以确保会议室能够正常使用。

办公室文件收发表格 第2篇

(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

(六)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

办公室文件收发表格 第3篇

随着计算机教育的发展，高校计算机教学中实践教学比重逐渐加大。在机房随堂布置实践任务，学生完成后提交或上机完成考试的方式，取代了传统的手写作业本和纸质试卷。频繁大量的网络文件传输需要一个安全易用的收发系统，而目前，许多高校教师在机房上课或考试时，通常采用将练习题或试卷文件放在服务器上面的共享文件夹中，供客户机下载，学生做完题目后，将结果文件传回到服务器的方式，或建立ftp服务器的方式，虽然有些采用考试系统，但交卷采用的就是在服务器端建立共享文件夹或隐藏共享文件夹的方式。这些方案在实施过程中都存在不少问题，操作太烦琐;共享出来的交卷文件夹可能被考生识破而导致安全隐患等等。实践证明，采用基于Java Socket的文件传输方式进行收发文件是一个行之有效的方案，可以在一定程度上解决这个问题。下面针对这一方案进行介绍。

2 设计思想

2.1 服务器端设计

在局域网环境下，教师在服务器端“C:shijuan”目录建立好存放相关文件用的文件夹，分别取名为“a、b、c、”和客户端交卷上传的目录“upa、upb、upc、”，如图1所示，并将相关电子文件放在不同目录中(如图2所示)，运行服务器端程序，等待用户发送相应文件。

2.2 客户端

学生客户端软件运行效果界面如图3所示，选择所发试卷类型，输入服务器IP地址和学号，点击接收试卷，收到文件后，接收文件按钮变成灰色，此时提交文件按钮可用，收到的文件在“D:shijuan”目录下，如图4所示。

学生按要求做好作业后，保存在原目录，然后点击图3中的提交文件，完成文件的提交，在服务器端以学号为名建立文件夹，存放学生所提交的文件，如图5所示。

3 系统实现

下文以接收文件功能模块来介绍系统实现主要技术，采用Socket技术和TCP/IP协议传输数据，所谓Socket通常也称作“套接字”，用于描述IP地址和端口，是一个通信链的句柄。应用程序通常通过“套接字”向网络发出请求或者应答网络请求。

利用Socket编程的一般步骤为：

(1) 分别为服务器和客户端创建Socket对象，建立Socket连接。

(2) 打开Socket连接的输入输出流。

(3) 按照一定的协议对Socket进行读/写操作。

(4) 读/写操作结束后，关闭Socket连接。

3.1 相关技术

java.net.Socket类是Java用来实现客户端TCP操作的基础类，在Java编程中，一切与TCP有关的操作，包括连接的建立、传输、连接关闭及Socket选项的设置都由Socket类负责。

java.net.ServerSocket类用在服务器端，侦听和响应客户端的连接请求，并接收客户端发送的数据。

3.2 编程技巧

(1)实现单文件收发

用户可将所有要发送的试卷打成一个压缩包，这样代码实现起来相对简单，只要实现文件传输的功能就可以了，主要代码如下：

(2)完善多文件收发

单文件传输有时不能满足用户需求，将程序进一步完善，实现用户可以同时发送多个文件，此部分为系统代码实现重点，详细代码如下。

服务器端监听发送文件代码:

(3)优化文件压缩传输

有时服务器端可能存放很多零散的小文件，为了提高传输速度，可以在将文件夹内数据压缩传输，客户端接收后，进行解压存放，有助于提高系统的整体传输速度。压缩文件主要代码如下：

4 结语

基于Java Socket的机房文件收发系统，不存在服务器共享文件，保障了传输的安全性。同时该系统界面操作简单，学生上手速度快，可以很好地满足高校教师在机房布置和回收电子作业和电子试卷等方面的需要。

摘要：针对目前高校教师在机房进行实践教学过程中发送和回收电子化作业及试卷的需求, 探讨了基于JavaSocket技术的机房文件收发系统, 实现了不需在服务器端共享目录即可完成文件的收发, 保障了文件传送的安全性, 同时系统采用多线程技术和数据压缩技术, 提高了并发客户的传送效率。实际应用表明, 较好地解决了高校日常实践教学中机房文件的收发问题。

关键词：实践教学,Java Socket,安全性,文件收发

参考文献

办公室文件收发表格 第4篇

关键词：单元格数据类型设置；选择性粘贴；表格行列转置

中图分类号：TP317.3

日常工作中，经常会碰到要把Word中制作好的表格转换成Excel表格，这看似很普通的工作，但在转换过程中经常会出现一些不可预知的错误，如何解决呢？本文仅从这一实例展开说明，学会灵活探究运用Office办公软件中的“选择性粘贴”这一菜单命令的使用技巧，解决一些实际应用中的常见问题。

例如：一份已经在Word中编辑好价格表，需要以Excel表格形式报出。

一般说来，只要将Word表格整体选中，复制到剪贴板后，打开一个Excel工作薄，在一张新工作表上，选中A1单元，然后，粘贴即可。但是，如果Word表格的单元格中，有身份证号等较长的数据时，用上述方法转换就会出现一些问题。

存在问题：假设在Word工作表的第三列（身份证号）是身份证号放置的数据区域，那么当该列粘贴到Excel中时，则会出现身份证号以科学记数法显示的情形，从而导致身份证号错误。类似的常见问题

分析问题：出现这一错误的原因主要在于数据所在的单元格数据类型设置不当引起的。默认情况下，在Excel当前单元格中输入的数字位数如果超过11位（不含11位）时，系统将以“科学记数”格式显示输入的数字；当输入的数字位数超过15位（不含15位）时，系统将15位以后的数字全部显示为“0”。

解决思路：要将Excel中的身份证号所在的单元格数据格式设置为文本类型即可。

操作方法如下：

（1）先在Excel中选中对应的 “身份证号”列的单元格，然后设置其数据类型，单击菜单“格式-单元格格式”，在弹出的单元格格式对话框的“数字”标签下选择“文本”格式；”

（2）再把Word中对应的数据列选中后进行复制操作；

（3）再在Excel窗口的对应列执行“编辑-选择性粘贴-Unicode文本（或文本）-确定”即可。

通过以上三步操作即可把Word中的表格复制粘贴到Excel工作表的对应区域中，不会再出现把身份证号以科学记数法显示的错误。

[启示]：从该例可以看出，除了要设置Excel单元格的数据类型外，关键一步还有一个菜单命令的使用，那就是“选择性粘贴”命令。

选择性粘贴是Microsoft Office、金山WPS等众多软件中的一种粘贴选项，通过使用选择性粘贴，用户能够将剪贴板中的内容粘贴为不同于内容源的格式。选择性粘贴在Word、Excel、PowerPoint等软件中具有重要作用，如果使用得当灵活，会给我们的工带来意想不到的捷径。现就“选择性粘贴”的灵活运用举例如下：

1 WORD中的“选择性粘贴”应用（PowerPoint中的操作类似）

1.1 快速删除原有文本格式，去除原文本中的超级链接

很多时候，我们不需要粘贴原文本的底纹、颜色、边框等格式到新文件中，则可以应用“选择性粘贴”命令。比如把网页上文本资料复制到Word中，经常会包含原文本的边框、段落设置、超链接（超链接在脱机状态下浏览经常导致系统假死）等。去除这些格式的快捷操作方法如下：（1）选中要复制的文本内容，并进行“复制”或“剪切”操作；（2）新建Word文件；（3）单击“编辑”菜单-“选择性粘贴”；（4）在弹出的菜单中选择“无格式文本”或“未设置格式的Unicode文本”，即可只粘贴复制的纯文件部分（原文档中的图片、表格原样不被粘贴）。再根据自己需要，对文件重新排版，非常方便。

1.2 将文字或表格转变成图片格式，可以防止文档内容被修改

一般采用的做法是用屏幕截图软件等来完成这一转变，但操作较麻烦。我们可以利用“选择性粘贴”命令，操作方法如下：（1）选中要转为图片的文本或表格；（2）对选中的内容进行“复制”或“剪切”操作；（3）单击 “编辑”菜单-“选择性粘贴”命令；（4）在“选择性粘贴”对话框中选择一种需要转换成的图片类型（有“图片、增强型图元文件”两种格式可供选择），单击“确定”，即可将选中的文档内容转为图片格式。

1.3 转换Word文档内的图片格式，减小文档体积，方便存储和打印

我们经常是通过“插入-图片-来自文件”的方法向文档中插入图片，但这一方法经常导致文档体积过大（特别是原图片体积较大时），不方便存储和打印。如果文档对图片的清晰度要求不高，那么可以通过压缩原图片大小的方法来减小文档体积。应用“选择性粘贴”中的某些选项来实现图片格式转换。操作方法如下：（1）选中并剪贴已插入到文档中的图片；（2）在图片的原位置单击“编辑-选择性粘贴”，在弹出的对话框中可选择“图片（GIF）”，（对话框中的选项有：图片（Windows图元文件）位图、与设备无关的位图、图片（增强型图元文件）、图片（GIF）、图片（PNG）图片（JPEG）、MS Office图形对象等），选择要转换的一种图片格式，确定后即可有效缩小图片体积（可能会降低图片的清晰度），达到减小文档体积的目的。

2 EXCEL中的“选择性粘贴”应用

2.1 表格行列互换调整

我们有时候需要对Excel中的某表格进行行列互换调整，操作方法如下：（1）选中需要进行行列转置的表格；（2）对选中的表格进行“复制” 或“剪切”操作；（3）单击“编辑”菜单-“选择性粘贴”；（4）在弹出的对话框中选择“转置”，即可将剪贴板中表格进行行列转置。

2.2 利用选择性粘贴进行运算

Excel中的“选择性粘贴”对话框项目较多，比如可以通过选择，完成将剪贴板中的Excel单元格数据只粘贴公式、数值、或与当前选中的单元格内数据进行加、减、乘、除等操运算。例如：把学生总分要统一计为80%的成绩。操作方法如下：（1）先在数据表内其它单元格输入0.8，并复制该单元格数据；（2）选中所有学生的总分成绩列，单击“编辑-选择性粘贴”；（3）在弹出的“选择性粘贴”对话框中，选择“乘”，确定即可完成对选中的总分列数据同乘以80%的操作。

2.3 利用选择性粘贴快速转换数据类型

有时候因为其他原因，将原始数据设置成了文本型，结果导致无法使用函数进行求和、求平均值等计算。例如：原学生各单科成绩在输入时均设置成了文本型，现在要计算学生总分，使用求和函数后只显示函数名，无求和结果。操作方法如下：（1）先在数据表内其它单元格输入数值型数据0，并复制该单元格数据；（2）选中所有学生的成绩，单击“编辑-选择性粘贴”；（3）在弹出的“选择性粘贴”对话框中，选择“加”，确定即可完成将原始文本型数据统一转换为数值型数据；（4）再对各学生成绩进行求和运算即可。除此方法外，也可以对所有文本型数据进行“乘1、或除以1”运算，均可达到目的。

本文以“把Word表格文件转换成Excel表格文件”为例，讲解了较长数字在Excel中正常显示的操作设置方法。引出灵活运用Office办公软件中“选择性粘贴”这一菜单命令的使用技巧，针对不同用户的需要，合理运用“选择性粘贴”命令，通过适当选择对话框中的选项，即可使一些常见问题迎刃而解。

参考文献：

[1]华师傅资讯编著.电脑办公实用宝典[M].北京：中国铁道出版社，2007.

[2]广东基础教育课程资源研究开发中心信息技术教材编写组编著.信息技术基础[M].广州：广东教育出版社，2006.

[3]刘益杰.Office2013办公应用从入门到精通[M].北京：中国铁道出版社，2013.

作者简介：田玲（1979.06-），女，陕西咸阳人，教师，中学二级教师，研究方向：办公自动化、多媒体技术应用。

文件收发管理制度 第5篇

目的：为完善我馆的行政管理机制和文件收发管理工作，特制定该管理制度。

文件管理的内容主要包括：本单位上报下发的各种文件，资料管理。收发文管理：

一：所有发至我馆的公文（含传真公文和附有领导的批示或上级部门转我馆处理的公文），由文书统一签收，登记，编号，然后送我馆领导批示或送有关部门和个人办理。

二：接收文件负责人将“接收通知单”和接受文件分发给接收部门，部门负责人要在“接收通知单”上签字。

三：传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。四：对急办文件，有关负责人应立即将文件送交领导批阅。领导不在时，负责人应根据文件内容及时限要求，交相关部门或人事办理，事后及时与领导汇报并做好督办工作。

五：凡去区委、区政府、市局等部门开会或办事带回的各类文件及材料，一律由办公室文书人员登记存档。

六：各部门来文有限制日期要求的，办公室负责人应及时催办，发现问题，及时汇报。

七：对处理完的文件要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。

八：公司的文件由负责人起草和审核，并由上级负责人签发。九：文件签发后确认无误方能复印，盖章，发送。

十：文件和原稿，由负责人进行归档，保存备查。

1 公司文件收发制度 第6篇

为规范收发文效率，提高收文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司高层领导指示汇编关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。文件管理内容主要包括：外部来函、电、包裹和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则，自即日起本公司各类文件(外来和内发)统一由办公室归口管理

一、收文的管理与公文的签收

1.公司所有文件(除董事长、总经理订启的外)均由办公室收发员(暂无)登记签收、拆封(由客户或集团下属企业直送的重要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(暂无)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对政府部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

二、公文的编号保管

1.收发员(文书)拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(暂无)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

三、公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或行政主管)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(待定)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

四、文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，一线员工，一般由有关部门定期组织学习相关文件，或由办公室通知到单位阅文。

五、发文的规定

1.公司上报下发正式文件的权力分别集中高管办和行政办公室，各分公司和部门一律不得自行向上、向下发

送正式文件。

2.各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向高管办、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交高管办、行政办公室审核。高管办、行政办公室同意发文，方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密×字、政×字发文。各分公司团体文件由高管办批转。

3.对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

六、发文的范围：

1.凡是以公司名义、高管办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.高管办、行政办公室下发文件主要用于：

(1)公布公司规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

(3)公布公司体制机构变动或干部任免事项；

(4)公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

(5)发布相关奖惩决定和通报；

(6)其他相关重大事项；

3.高管办、行政办公室上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

(2)同兄弟公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常工程、技术、管理、建设工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

七、发文程序规定：

1.各科室需要发文，应事先向高管办、行政办公室提出申请；

2.高管办、行政办公室同意发文后，主办科室应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.办公室应根据高管办、行政的要求和董事长有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8.需经高管办签署的文稿，应在交付打印前送高管办处签署；

9.文稿审核高管办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员统一编号送打字室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。

八、文件的借阅和清退

各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

办公室收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

文件的立卷与归档范围：

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员负责归档：

(1)上级部门来文，包括上级对本部门报告、申请的批复；

(2)高管办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、报表等；

(3)高层管理会、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录；

(4)董事长办公会议、分公司、下属子公司代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

(9)单位日志和大事记；

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

九、立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。

2.立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3.要坚

持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料要求在下7月份以前整理完。

十、文件的销毁

1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件办公室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续。

收发文件管理制度 第7篇

为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

三、相关职责

1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

四、文件收发程序

1.凡上级和有关部门发、送本公司的`文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

五、文件轮阅程序

1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

六、其他

1.本制度自签发之日起执行。

XX家居文件收发规定 第8篇

编号：GZR-012

制定日期：2003年6月6日

修改日期：2007年7月25日

保密级别：A级

传达部门：各部门

一、收文处理程序：

1.签收：行政专员收到文件时，需对文件清点，待检查无误后在《文件收发登记表》上签字。

2.拆封：

（1）行政专员对所有来件进行分拣，行政专员可以拆封一般性常规文件，重要性文件须及时告

知上级处理；

（2）拆封时要认真细致，保持信封内文件的完好，拆封一律用剪刀从侧面慢慢剪开，不得用手

撕开；

（3）取出文件后需及时登记和发放，不得被他人翻阅或取走，有回执单的，需报相关部门审阅

后及时寄出。

3.登记：

（1）收文登记后，根据便于文件传递、统计、查找和催办的原则，采取按文件类别编号的方式

进行处理，如：收文日期、来文部门、主要内容、上呈部门、处理结果等；

（2）收文登记后，行政专员应尽快将文件送发相关部门处理。

4.承办：部分文件主管部门签批意见，再由总经理批示后，人力行政部负责检查催办并及时汇报；

5.归档：公司文件处理完毕后，人力行政部应及时向上级汇报处理情况，并将公文分级、分类立卷归档，妥善保管。

二、发文处理程序：

1.拟稿：各部门起草文件初稿，需做到：观点明确、情况详实、条理清晰、文字准确；

2.核稿：初稿形成后，由部门经理审核修改后交人力行政部，重要文件由总经理审核修改后签字；

3.用印：经总经理确认后，在打印好的文件落款处签字或加盖公司印章，印章端正、清晰，要将印章盖在落款日期上；

4.发放：所有文件由人力行政部统一发放，收件人须在人力行政部的《文件收发登记表》上签字后领取，如有旧的文件，必须以旧换新；

公司文件收发管理制度 第9篇

一、总则

1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理

1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：

（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

三、收文管理

1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

7、收文办理工作程序：

（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

-1-室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

四、保密文件管理

1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

五、文件的销毁

1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

六、附则

1、本制度由公司办公室负责解释。

文件收发、归档管理制度 第10篇

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。第三条 公文的签收

1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第四条 公文的编号保管

1.办公室文秘拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”，作分类登记编号、保管。2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。第五条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第六条 文件的传阅与催办

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。第七条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。第八条 发文的范围：

1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：(1)公布单位规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；

(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；(7)其他有关重大事项；

3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。第九条 发文程序规定：

1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；

2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚； 8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发； 10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印； 11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。

第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十二条 办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第十三条 文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、报表等；(3)公司及部门各种会议记录；(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等；

(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；(9)工作日志和公司大事记；

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。第十四条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完 第十五条 文件的时效性

是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。第十六条 文件销毁流程

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。第十七条 文件销毁要求