档案学史范文

档案学史范文（精选8篇）

档案学史 第1篇

关键词：明清档案,明清史,互动关系,误区

在历史研究中, 由于明清时期是中国历史从传统时代向近现代过渡的关键时期, 合理深刻地评价明清历史有助于真正理解当代中国的诸多现实问题, 因此, 明清史研究具有极为重要的地位。而在具体的研究过程中, 明清档案因其具有不容小觑的史料价值而成为研究明清时代历史的主要材料依据。 (明清史研究的材料来源包括:明清档案、官修与私修史书、域外汉籍等三种, 其中, 史书因其在编纂过程中往往会掺杂着作者的个人因素, 而在真实性上会逊于档案材料;域外汉籍主要是指其时来华游历的外国人所著的关于中国的印象, 虽具有极高的对比研究价值, 却难于准确。因此, 明清史研究的主要材料依据是明清档案。) 本文拟就明清档案的发现及类型划分进行论述, 在此基础上进一步探索明清档案整理、编纂与明清史研究之间的互动关系, 并指出以明清档案研究明清史的一些误区, 以供档案学、历史学等相关学科批评指正。

一、明清档案的发现及其类型划分

关于明清档案, 学界的主流观点认为, 是指“明清两代王朝的官文书和公务记录, 是我国现存文化典籍的重要组成部分。” (1) 从狭义的明清档案的概念来讲, 这一观点是有其合理之处的。然而, 所谓档案, 是指一切在社会活动中形成的具有保护价值的原始记录。从这一概念来看, 广义层面上的明清档案, 不仅仅包括上述狭义意义上的内涵, 而是一切具有原始记录性的明清时代的文本形式, 皆可称之为“明清档案”。关于这一点, 韦庆远的观点值得加以关注, 他认为, “除了中国第一历史档案馆保藏的明清档案 (即本文中所指下一层面上的明清档案概念) 外, 解放以来陆续发现或引起学术界注意的其他明清档案也是很不少的。” (2)

基于上述理论分析, 从历史的维度来讲, 明清档案的发现过程是极为复杂与曲折的。大体而言, 可以分为两个阶段, 而每一个阶段所发现的明清档案在类型上各有侧重。

其一为民国时期, 这一时期所发现的明清档案主要是清代保存在内阁大库、军机处、内务府、宗人府、国史馆、清宫等机构之中的所谓“大内档案”, 从档案的来源上来讲, 这些档案主要反映的是明清两代中央政权的历史事件, 因此, 不妨将其称之为中央档案。

民国时期对中央档案的发现是以1921年北洋政府教育部将八千麻袋内阁大库档案当废纸卖予纸店为契机的。这一事件发生以后, 以罗振玉为代表的有识之士展开抢救, “使明清档案开始进入公众视野”。 (3) 其后, 故宫博物院、中央研究院、清华大学、禹贡学会等相关机构开始了对明清中央档案的抢救、整理、编纂和研究。明清在从私人到研究机构的集体保全之下得以继续留存下来。然而, 不可否认的是, 在整个民国时期, 明清中央档案虽然得到了保存, 也初步进行了一系列整理编纂与研究梳理, 但“对明清档案的研究, 始终处于分散的混乱状态”。 (4)

其二为建国后至今, 这一时期, 对于在前一阶段已经发现的明清中央档案的研究工作继续深入, 但从新档案材料的发现角度来讲, 这一时期主要的成就在于区域性、地方性的政府机构中所保留下来的档案材料被发现;散落于民间的乡规民约、家族族谱等档案资料被广泛搜罗。关于前者, 因其主要反映的是发生在某一区域、地方上的历史事件, 因此, 不妨称之为地方档案;关于后者, 因其所反映的主要是个人的历史事件, 从来源上讲又多出自于民间社会, 因此, 不妨称之为民间档案。

关于明清地方档案, 举例而言, 如:清代东三省总督及其军政衙门在日常政务处理中形成的、保留在原东北档案馆的档案资料;西藏地方政府保存下来的中央政府传达下来的文件及在其自身活动中形成的档案材料;由清代直隶正定府下辖的获鹿县所整理而成的《编审文册》等。这些, 对于研究明清时期区域历史具有极高的史料价值。

关于明清民间档案, 举例而言, 如五十年代初邓拓从民间搜集的大量形成于明清时期的契约文书;在福建省发现的清代闽北地区的土地买卖契约;在苏州、北京等地区发现的记载于碑刻上的契约资料等。这些, 对于研究明清时期社会经济史具有极高的史料价值。

总括而言, 明清档案的发现经历了较长的历史过程, 从1921年一直持续至今, 甚至, 今后还会有新的材料不断地被发现。因此, 明清档案具有体量大、内容庞杂的特点。而从类型上划分, 则主要包括中央档案、地方档案和民间档案三大类, 对于明清史研究的各个领域都有极为重要的史料价值。

二、明清档案与明清史研究的互动关系

明清档案作为档案材料的一种, 原始记录性是其最为本质的属性。因此, 明清档案是“明清历史的原始材料和真实的凭证” (5) , 加之, 目前所发现的明清档案对明清史研究中的几乎所有领域都会产生史料价值, 明清档案与明清史研究之间势必会产生极为紧密的联系。具体而言, 这种紧密联系可以表现在两个方面:对明清档案的整理、编纂过程, 本身就是明清史研究的题中应有之意;明清史研究势必要借助于明清档案所具有的史料价值。简言之, 明清档案与明清史研究之间存在一种相互依存、水乳交融的互动关系。

首先, 在明清档案的整理、编纂及研究过程中, 逐渐形成了明清档案学, 而明清档案学本身即是明清史研究的重要领域。在这一方面, 秦国经可谓是集大成者, 其所著《明清档案学》 (6) 一书, 运用明清中央档案材料, 对明清时期档案资料之所以产生的历史渊源和时代背景在吸收诸多学者研究成果的基础之上进行了系统分析, 从而厘清了明清时期档案制度形成与发展的历史脉络, 成为当代明清史研究的重要成果。此外, 还对明清时期的很多历史史实进行了专题研究, 成果斐然。

其次, 在明清档案的整理、编纂过程中, 形成了为明清史研究服务的趋势, 同时, 明清史研究的不断深入又为明清档案的整理编纂拓宽了思路、指明了方向。例如, 很多专题性质的明清档案出版物, 便是为配合对明清史进行研究而编纂的, 也促进了明清史研究的深入发展。明清档案馆在1959年编纂了《义和团档案史料》《戊戌变法档案史料》《清代地震档案史料》等, 分别对明清时期的农民战争史、政治史、地质灾害史研究产生了重要影响。而对明清时期社会经济史研究的深入与需要, 又直接促成了对明清时期乡规民约、家族族谱等民间档案资料的搜集整理工作。

最后, 明清史研究势必要借助明清档案作为其必要的材料支撑。重视档案材料的应用是当代明清史研究的趋势。如秦国经在论述明清档案的价值时便认为, “历史档案是印证史实的可靠凭证。用明清档案印证明清历史, 用历史档案纠正现在历史著作中的错误, 越来越被史学家所重视, 这方面的成绩也越来越多” (5) ;郑天挺也在论述清朝档案在清史研究中地位时讲到, “历史档案在史料中不容忽视, 应该把它放在历史研究的最高地位, 就是说, 离开了历史档案无法研究历史……历史档案是原始资料的原始资料, 应该占最高地位” (7) 。此外, 在实际进行明清史研究的学者之中, 在档案馆查阅、抄录档案;深入民间搜集乡规民约、誊抄碑刻记录已经成为很多人进行历史研究的必要步骤。但是, 需要加以说明的是, 历史档案也存在一定的局限性, 其史料价值也不能一概而论, 对档案的辨伪工作也应当给予必要的关注。例如, 罗尔纲在太平天国史研究中, 便相继出版《江南春梦庵笔记》《天平天国敕谕》《李秀成自述》等论著, 其间对天平天国的很多伪误档案进行了考订纠正;刘耿生也对《石达开日记》《御香缥缈录》《慈禧太后圣谕》等进行了考订, 以辨明其真伪。

因此可见, 在明清档案与明清史研究之间, 呈现出明显的互动关系。两者相互促进、相互影响, 相互交融。明清档案的发现、整理、编纂与研究, 本身便成为明清史研究的一个重要分支, 同时也有力地推动着明清史研究的深入;而在其他领域的明清史研究过程中, 必不可少地需要借助于明清档案的史料价值, 同时又为明清档案的进一步搜集、整理提供了方向与目标。

三、以明清档案研究明清史的误区

明清档案与明清史研究互为表里、相互促进, 基本上构成了良性循环的互动关系。然而, 不可否认, 在以明清档案研究明清史的过程当中, 也出现了一些误区。

第一, 正如上文已经论述过的, 档案在历史研究中的史料价值诚然会高出其他形式的文献记载。然而, 档案并不是全部历史, 相反, 档案仅仅可以理解为是一种历史的缩影, 过分地关注档案本身, 势必会造成管中窥豹、盲人摸象的局限。第二, 档案所反映的历史, 往往是一个历史的片段, 或者, 充其量是一件相对单一的历史事件或个体性事件。因此, 从某种程度上来讲, 档案恰恰是对历史整体性的割裂。

在明清史研究的具体过程中, 对于明清档案的使用, 应该掌握适度的原则。明清史研究需要借助档案材料, 但一旦过渡依赖档案材料, 便极易陷入禁锢历史研究视野甚至肢解历史从而将历史研究引向碎片化的误区。

张江珊在《明清档案研究综述》一文中对明清档案研究的批判或许同样适用于明清史研究领域。“就内容而言……显示出研究视野的局限性。同时研究中雷同的现象与人云亦云、就地徘徊现象严重, 缺乏高屋建瓴的透视与剖析……对明清档案 (及明清史 (7) 。) 的研究, 不应只停留在对档案本身的关注和剖析上, 还应以档案为坐标中心, 将其置于更广阔的社会背景中进行研究, 把握档案之间千丝万缕的联系, 探寻档案所反映的当时社会生活的真实面貌。透过档案的窗口, 去审视整体的社会, 是明清档案 (及明清史) 研究者应当加强之处。” (4)

对于上述以明清档案研究明清史极易产生的误区, 应当引起必要的关注, 以期在明清史研究中少走弯路。对于明清档案与明清史研究, 既要看到其相互依存、相互促进的良性互动关系, 又要充分认识到档案与历史的差异, 避免进入研究误区。

四、总结

综上所述, 明清档案的逐步发现经历了极为曲折的历史过程, 现已发现的明清档案大体可以分为中央档案、地方档案和民间档案三大类, 且三种类型的明清档案在明清史研究中的诸多领域都有极为重要的史料价值。明清档案与明清史研究虽即呈现出良性的互动关系, 但过分地依赖明清档案进行明清史的研究也极易走向误区, 应引起学界同仁的必要关注。

注释

11 鞠德源.明清档案的作用与利用趋势[J].档案工作, 1984 (06) :3-4.

22 韦庆远.明清史研究与明清档案[J].历史档案, 1981 (02) :82-86.

33 赵会超.民国时期明清档案整理研究[J].档案学通讯, 2009 (04) :66-69.

44 张江珊.明清档案研究综述[J].档案学通讯, 2010 (01) .

55 秦国经.明清档案的价值和作用[J].档案工作, 1985 (12) :12-14.

66 秦国经.明清档案学[M].北京:学苑出版社, 2005.

《女殇》：女性受难史的档案文献 第2篇

对段瑞秋来说，写作的过程，也就是一个不断接近真相、不断自我升华的过程。起先她只是对一个道听途说的信息感兴趣：当年在腾冲，有一个当地的少女和一个侵华日军的官佐“恋爱”了。但是，当她向滇西抗战博物馆馆长段生馗询问真相时，段馆长发怒：“这个故事绝对违背了历史事实，美化了鬼子。”段馆长告诉她，这个传说中的当地少女，就是荷花乡的杨美果，在她20岁的时候，被日本兵抓进据点关起来糟蹋，领头的叫南沿大武。她反抗，日军就扇她耳光，咬她，用刺刀划她，传说中她被砍掉的小指头，就是被南沿大武这畜牲发情时咬掉的。

正是震惊于传说和真相间的巨大反差，段瑞秋开始了她的追索。一段即将湮灭的惨痛的女性受难史，由此向人们展现出来。

《女殇》书中所写的受害女性，既有已经熟知的“慰安妇”，慰安妇的服务有收入，日军印发慰安券，凭票得到“慰安”，慰安妇可以得到军票寄回家。但还有更多悲惨的女人不是慰安妇，她们被日军抓到据点和慰安所，成为兽欲的发泄对象，就是性奴。她们都是侵华日军性暴力受害者。

在人类战争史上，在占领区强奸烧杀的，当然不只是日军。但日军在战争中所犯下的罪行，尤为令人发指。他们光天化日之下公然劫掠占领区的民女，肆无忌惮地强奸。《女殇》一书记录了日军的暴行：

山西沁县的郭毛孩，1939年时只有13岁，她的两个姐姐20出头，小妹11岁。扫荡的日军把姐妹四人掳走，关在农户家里强奸。几天后11岁的妹妹死在日军身子底下，三个姐姐扑在妹妹的尸体上痛哭，日本兵把她们掀起来继续强奸。盂县的张先兔，15岁做新娘时被日军从婚床上掳走。因她是小脚走路慢，鬼子强令一村民把她背到据点，糟蹋20多天后才放回。

在据点，日本兵不让她们穿衣服裤子，光着身子睡在抢来的被褥里，不管白天还是晚上，鬼子任意掀开一个被窝钻进去，当众强奸。这些女子被折磨得奄奄一息后，日军又逼着他们的家人卖牲口卖田地，换成大洋来把她们赎回去。书中记录的这些史实，不仅揭露了日军军纪的涣散，更揭露出他们本性上的残忍和无耻。

弱国子民在战争中遭受的苦难，让人痛彻心扉。海南的黎族少女陈亚扁，1942年15岁时在家中织黎锦时被日军抓走，关进军营慰安所三年，日本投降后才回家。她的父母簌簌发抖不敢动，眼睁睁看她被掳上汽车。在山西盂县，19岁的曹黑毛，被一个日军情报班长当着院场上全村人的面，带到一旁的屋子里强奸。广西荔浦县的韦绍兰老人，当年被日军抓进据点强暴，几个月后才放回来。被抓时村里好多人都听到了她呼救的喊声，只是没有一个人敢出来救她。她说：“我晓得，我晓得。不怪他们。那个时候没人打得过日本兵！”

海南的符桂英老人，当年到日军据点去寻找被抓走的丈夫，即被日军扣留。白天被逼着洗菜做饭干活，晚上被日军轮奸。被折磨得生病快要死了时，日军才把她放回。几个月后，刚把病养好，日军又来把她抓走。问她为什么不逃到其他地方去，她说岛上到处都是日本人，到哪里都要被抓。

日军的强奸暴行遍布整个中国的占领区，云南、广西、海南、山西、黑龙江……祸害了无数无辜的妇女。仅在海南澄迈县，日军占领期间，被强奸879人，被迫当军妓369人。

这些被祸害的妇女，战时要忍受难以抗拒的凌辱和伤痛，战后更要面对无尽的屈辱和艰辛。她们被人嫌弃，许多人失去了生育能力，为了生活，她们隐忍度日。

云南腾冲荷花乡的杨美果，被凌辱三个月回来后，因为是“日本兵沾过的女人”，她的男人不要她了。后来她和一个傻男人过了几十年，生了三个娃都有点傻。

山西盂县的侯东娥，人称“盖山西”，长得很漂亮，被日军掳到据点糟蹋后，被她的男人抛弃，后来再嫁。她自杀过，后来离了婚，又嫁给一个抗战时被毒气毁容的男人。

海南南宝的林爱兰，曾是抗日游击队队员，和日本鬼子打过仗。“男人用大刀砍日本崽，我们不敢用刀，只用枪。有时候日本崽多，我们就边打边跑，我们人多，日本仔就跑。”林爱兰被俘后被日军关在据点一年多，后来终身未婚。她说：“男人的事，我根本不要去想。”

山西盂县的曹黑毛被强奸后，逃回家时已经怀孕，后来生下了一个男孩，一生下来就被母亲扔到河里。广西荔浦的韦绍兰被日军强暴后，生下了“日本仔”罗善学。“名誉不好啊。”1945年8月22日出生的罗善学和韦绍兰相依为命，至今未婚。他说，他想到南京大屠杀纪念馆去当和尚。

书中所呈现的这些不幸女人的命运，让人们看到了人类战争史上最黑暗的一面，也看到了女性命运最惨痛的一面。书中所呈现的一个个真切的细节，蕴含着具体丰富的历史文化信息，具有档案文献的意义。

这似乎是一部只有段瑞秋才能写出的书。身为自由作家的她，为寻找这些侵华日军性暴力受害者，付出了常人难以付出的时间、金钱和精力。800天东奔西走的采访，100天日以继夜的写作，留下一大堆的机票、长途客车、动车、出租车票，坐过没有票的面包车、无证经营的黑车、摩托车、助力车、拖拉机和马车，从云南中缅边境的畹町，到黑龙江中俄边境的东宁；从海南保亭县的苗族山寨，到山西盂县的乡村窑洞，她找到并采访了27位侵华日军性暴力受害者。

作为女性，段瑞秋以她的善良和亲和力，使这些受害者愿意向她敞开心扉，倾诉了她们内心难以启齿的伤痛和悲哀。山西沁县的骈大娘在接受采访后坚决不收钱，她说：“俺只要把心里的苦水倒出来就行了，装了几十年了。”

据研究统计，侵华日军的性暴力受害者，有40万人。段瑞秋采访的这27人，具有代表性的意义。她们最年轻的都已经80多岁，在采访和写作的过程中，这些老人在不断地逝去。就在这本书出版前夕，2014年11月21日，又一位侵华日军性暴力受害者，名叫何玉珍的老人去世……

段瑞秋女士抢救出一段女性悲惨的受难史，丰富了人们对战争和人性的认知。难怪著名电视主持人崔永元在推介这部书时说：向作者致敬。

（作者单位：新疆大学人文学院教授、博士生导师）

档案学史 第3篇

一、档案史与档案管理的关系。

历史是人们文化科学知识的一个不可缺少的部分。没有历史知识的人, 不能算作真正有文化的人。档案工作者不懂得中国档案史, 至少可以说他的专业知识还不完全, 或者说还有很大的缺陷。毛泽东同志在知道干部学习时, 常常要求干部把学习理论和了解历史和现状三者联系起来, 他并且把不注重研究现状, “不注重研究历史”, 不注重研究马列主义的应用, 都看成是一种“极坏的作风”。强调我们观察和解决问题“决不应该割断历史”。

二、档案史在档案工作中的重要性。

我们档案工作者应该学点中国档案史, 并不是我们对研究档案历史的偏爱和癖好, 而是为了今天建设社会主义档案事业的需要。社会主义档案世界不是从天上掉下来的, 它和其它事物一样, 有其历史的延续性和继承性。历史与现实虽有区别但又有密切联系, 历史科学既是为现实服务, 也为未来服务。我们要正确地认识和指导今天的档案工作, 不能不学习和了解昨天的档案工作。“如果我们对有关问题的历史没有相当的了解, 我们就不能全面地、系统地, 有说服力地对现实问题作出判断, 并从根本上提出解决问题的办法。”从大的方面说, 档案工作方针、政策和任务的制订, 必须依据档案工作的历史和现状。建国初期, 我们提出要把我国的档案工作建设成为全国规模的、集中统一的社会主义事业, 确定这个历史任务其中一个重要因素, 就是依据了建国初期我国档案工作的落后状况, 依据了建国前档在战争年代档案分散、不统一的历史情况。随着档案事业的发展, 我们又在不同的历史阶段制定了档案工作不同的方针。从“积极稳步”地发展档案工作的方针, 到“以利用工作为纲”的方针, 以及后来的“进一步提高档案工作水平, 积极开展档案资料的利用工作, 为社会主义事业服务”的方针。从分散的不统一的档案工作, 到确定档和政府档案工作分别统一管理的原则, 以及现在的党政档案工作统一管理的原则。

三、加强档案史学习对档案管理工作中的重要作用。

历史现象是纷繁复杂的, 历史发展是曲折的, 发展不是按直线式而是按所谓螺旋式进行的。复杂的历史现象, 使人们往往对某些问题一时不能理解或理解不深。然而, 用历史的观点和方法去观察分析, 就能够使疑惑不解的问题得到澄清, “对历史学家来说, 没有不可以理解的问题。”秦始皇为维护统一政权而“焚书坑儒”, 烧毁了六国的大批档案、史书, 杀了许多知识分子, 无疑这对祖国的文化是一次摧残。东汉末年统治阶级内部倾轧混战, 档案破坏损失极为严重, 以董卓挟天子迁都城一事来说, 据史书记载:“逆臣董卓, 荡复王室, 典宪焚燎, 靡有孑遗。”使汉代的东观、兰台、石室、宣明、鸿都等储藏的档案图书大量地损坏和散失。袁世凯为消灭当皇帝的罪证, 曾几次下令焚毁有关策划帝制活动的档案。他们的所作所为正如马克思指出的“黑格尔曾在其处说过;一切伟大的世界历史事变和人物, 可以说都出现两次。他忘记补充一点:第一次是作为悲剧出现, 第二是作为笑剧出现。”所以, 我们在分析任何一个现实问题时, 借鉴历史的经验去观察、分析, 就能把问题认识得更清楚, 更透辟。

如果我们从事档案学的研究, 那更应该懂得比较多的档案史知识。档案学研究工作者, 都有一个共同的深切体会, 认为研案工作必须有档案史知识, 档案史知识是进行档案科学研究的基础。研究一个问题, 除了从理论上、实践上进行控讨外, 往往离不开历史的分析和研究。比如, 研究“档案”的定义, 如果不了解档案的产生、变化和发展的历史, 不清楚历史上对档案这个概念的研究成果, 也就不可能给予档案以正确的科学的定义。当前在档案学领域内, 还有许多问题存在着重大分歧, 推动这些问题的研究解决, 也需要运用档案史的知识, 而且有些问题本身就是历史课题。比如, 档案和档案工作的起源问题, 是社会的产物还是阶级社会的产物, 看法就不同。这些问题虽是历史问题, 也有现实意义。用历史唯物主义的观点与方法进行分析研究, 才能得也正确的结论, 为此, 就必须掌握有说服力的历史材料, 了解和懂得档案史的知识。

我国档案史很长, 这是一分珍贵的遗产。档案工作者学习中国档案史, 还为了承继档案工作的历史遗产。

古代的档案史使我们自豪, 值得我们去了解、总结、研究和学习、近、现代档案史中, 也有许多应该继承和可资借鉴之处。为我们留下了一批文书学、档案学的文章和著作。党和新中国建立后档案工作的丰富经验和优良的革命传统精神, 也需要我们去认真的总结、继承和发扬光大。

历史是一门知识, 知识能开拓人们的视野, 给人以前进的方向, 工作的力量。学习中国档案史, 还为了提高我们的认识, 对自己从事的专业, 有更加深刻了解。巩固我们的事业心。

档案学史 第4篇

读过《研究》, 我有这样几点体会。

一、广征博引。

这部《研究》属于中国档案史的研究范畴。中国档案史是档案学专业的基本课程之一。几十年来, 我国的档案学研究者, 先后创建起中国档案史的课程, 先后出现了韦庆远的《中国档案史讲义》、邹家炜的《中国档案事业简史》、周雪恒的《中国档案事业史》等著作, 同时也出现了一大批各个方面研究的一些论文。但我们也不能不看到, 在中国古代档案管理制度研究方面的专著却甚少。这部《研究》, 可以说, 在某种程度上, 弥补了这方面的缺憾。《研究》一书, 既借鉴了前人中国档案史的研究成果, 又有新的创造, 具有广征博引的特点。《研究》30余万言, 分为“通史编”与“专题编”上、下两编。我粗略地数过其中的注释, “通史编”里的注释有529条, “专题编”的注释有459条。有的页码注释多则十几条, 少则一二条, 没有注释的页码较少。就其中注释引用的材料来讲, 有二十四史中的有关材料, 有各种历史文献与档案文献中的材料, 亦有报刊杂志中的有关文章;有档案学人如韦庆远、潘嘉、邹家炜、周雪恒等人这方面的研究成果, 更有近年来档案学、历史学、秘书学、考古学等各界人士研究的相关成果。从某种意义上说, 《研究》把以往研究成果吸收入《研究》, 在一定程度上起到了集大成的作用。《研究》对于某些教科书或文中已有的某些观点的大胆质疑与重新论证, 表现出作者所具有的理论勇气, 也表示了将某些方面的研究已经推向深入。书中数度引用档案学界郑州大学王金玉教授关于架阁库、千文架阁法方面的研究成果, 说明他对当今档案学界研究成果的重视。记得在一次有王金玉生前参加的中国老教授协会档案文秘专委会年会上, 中国档案学会王德俊曾经介绍过王金玉所作出的理论贡献, 还说今后档案学界肯定会有人记得王金玉先生。这在《研究》里得到了印证。从这里可以看出, 作者的视野是宽阔的, 其广征博引说明他的研究是审慎而又严谨的。

二、论述系统。

读过《研究》, 总体说来, 它既不同于以往的《中国档案史讲义》, 又不同于《中国档案事业史》, 但却承继了以往中国档案事业史、中国档案史研究的主要成果, 又在某种程度上有所新的研究与深入。《研究》突破了原有中国档案事业史的知识框架, 又有自己所进行的史料挖掘与研究, 其研究重点在于档案管理制度的论述。其研究内容既有自商代以来各朝代的档案管理制度研究, 又有简牍文书制度、邮驿制度、奏折制度等方面的研究;既体现出按照历史朝代发展所展现出的纵的方面的研究, 也体现出专题性的横的方面的研究。作者把每一个朝代的文书档案管理制度分为几个部分或阶段进行论述, 体现出我国历史上文书与档案紧密联系的特点;针对每一种档案管理制度, 作者又总是把它分为起源、形成、性质、发展与变化等几个方面来论述, 则又体现出专题性研究特点。应该说, 其论述是充分的, 起到了让广大读者与档案工作者了解档案管理制度形成与发展变化的作用。国家档案局原局长冯子直先生为《研究》所作“序言”说, 他“把档案管理制度作为一个专门的课题, 作为中国档案史研究的一个主要内容, 加以系统、全面的研究。尤其是, 他从文书的形成、运转、归档, 到档案的管理, 进行了‘一条龙’式 (文档一体化) 的全面、系统的梳理和研究, 不仅研究了每个朝代档案管理制度的特点, 而且勾画出每个朝代档案管理制度之间继承和发展的脉络, 从而丰富、深化、充实、完善了中国档案史的研究内容, 为中国档案史的研究, 作出了新的贡献。”这是恰如其分的。

三、学有建树。

近年来, 档案界的人员构成, 已经打破了原有的只是学习档案学专业的人员来从事档案学教学与研究的结构, 形成了广泛吸收高等学校各个专业的人员从事档案学研究的局面。比如, 现档案专业人员中, 已经有不少学习计算机、化学、物理学、自然辩证法等专业的人员, 他们正在从事着档案工作或是档案学的教学与研究工作, 他们已经在各自的档案工作岗位上发挥了的积极作用。但我们也不要忽视, 在中国档案史这个学术研究领域, 往往还是历史学专业与档案学专业的联系更加紧密一些。作者把历史学知识与档案学知识高度融合在一起, 从档案学角度入手, 进行了系列性的中国档案史研究, 经过数年努力, 甘坐冷板凳, 辛勤耕耘, 已经成果多多, 成绩显著。他在《档案学通讯》、《档案学研究》、《山西档案》、《浙江档案》、《档案与建设》、《档案管理》、《兰台世界》、《档案》等专业刊物上先后发表文章100余篇, 先后出版《中国档案史专题研究》 (黑龙江人民出版社2009年4月出版) 、《中国档案史专题研究编余录》 (中国档案出版社2009年8月出版) 等, 今又出版《中国古代档案管理制度研究》。他有一个庞大的研究计划, 即是组织编写一套“中国档案史研究大系”。他把已经出版的《中国档案史专题研究》、《中国档案史专题研究编余录》、《中国古代档案管理制度研究》列入其中, 并要把即将出版的《满文档案研究》、《中国档案史》、《中外档案学名著导读》、《流失海外珍贵历史档案的调查、追索与整理研究》、《中国档案史研究动态》也列入其中。这样一个庞大的研究计划, 相信在不久的将来, 都能一一实现。从此, 我们可以看出, 他已经学有建树, 并具有锐意进取、锲而不舍的精神。毛泽东同志曾经说, 人是应该有一点精神的。他的这种追求, 是一种非常可贵的精神。国家档案局原局长冯子直先生, 对于年轻一代的档案学者寄予深切的厚望。他为《研究》的“序言”说, “中国档案史的研究, 是一个广阔的领域, 应该以广阔的视野, 来观察这个领域中所产生的各种问题”, 并希望作者“能继续深入挖掘、收集、积累资料 (文献资料和考古资料) ”, 开展更加深入更加广阔的研究。《档案学通讯》主编、中国人民大学信息资源管理学院教授、博士生导师胡鸿杰就《研究》的“序言”也说, 近十余年间, 包括中国档案史学术领域在内的档案学研究已经日渐凋零、今非昔比, “就在这种艰难困苦的时候, 赵彦昌却依然坚守着传统档案学研究的阵地, 不能不让人称奇和敬佩。”读过《研究》, 我们也深有同感。我们不仅期望作者能够多编多研, 不断取得更加丰硕的研究成果, 同时也希望有更多的档案学研究者能够继续守护传统档案学研究的阵地。

通过《研究》, 我们看到了中国档案史研究的新希望。中国档案史的研究是一个非常值得研究的课题, 也是一个庞大的研究课题。我们中华民族有着五千年的文明史, 有着丰富的历史文化遗产, 认真总结、不断深入地进行这方面研究, 是一项非常有前途的研究。这是属于民族的, 同时也是属于世界的。我们期待着有更多的档案学研究者, 加入其研究队伍, 投入其研究, 以不断地丰富与发展我们的档案学研究与档案文化。

饭店客史档案的建设与管理策略 第5篇

始于美国的次贷危机引发了全球金融危机, 在各国政府相继出台各项政策联手抵抗金融危机的同时, 金融危机的阴影也逐渐投射到中国饭店市场, 尤其是高档饭店市场。在这场席卷全球的金融危机带来的恐慌气氛下, 许多高星级饭店纷纷使出了“防身”绝招, 接连打起了降价促销的大旗。例如, 丽晶的双倍里数积分奖励、雅高集团的客房“买一赠一”、开元的“常客送房”计划及海口明光海航饭店首家推出“24小时入住制”等, 但是不管表现形式的千变万化, 其实核心就只有一点, 那就是降价或者是“变相”降价, 在市场萎缩的情况下以此来吸引更多的宾客。但其实饭店的降价空间非常有限, 因为无论是新建饭店或者改扩建的老饭店, 无论是高星级饭店还是经济型饭店, 其建造成本和财务成本都比较高, 再加上饭店的其他成本, 如人工、能源消耗费用等, 如果要维持正常的业务, 饭店调低房价的余地注定是非常小的, 否则就会导致失衡状态下的恶性竞争。这些都不是成熟的饭店市场应有的表现, 一个成熟的饭店市场惯常的手段多是通过创新促销策略提高平均房价, 来抑制相对低的客房出租率对饭店经济效益的影响。

美国营销学家史蒂文·霍华德在他的著作《公司形象管理》中指出:在已形成高水准服务的行业中, 市场份额领先者将是那些已与客户建立卓越对话的组织。对饭店这样一个视服务质量为生命线的行业来说, 在当前面临极大挑战情形下, 除了价格策略外, 其实还可通过建设和充分运用完整、科学而具体的客史档案的途径, 来寻求行业的稳定和发展、转危为机是值得业内研究并可以实践的。

二、现代饭店业在建设和管理客史档案方面存在的主要问题

尽管国内不少饭店已建立了自身的客史档案, 但利用的实际效果理想的并不多, 深入分析, 存在的主要问题可归结为以下几个方面:

1. 饭店企业信息收集意识不强。

近年来饭店业愈加感觉到顾客是企业利润的源泉, 但是仍有不少饭店企业将自身发展寄希望于政府的保护、政策扶持、行业垄断及各种非市场手段的运用, 并且有的企业热衷于“价格战”, 其结果是企业的市场运作游离于客户之外, 没有真正贴近自己的顾客。饭店企业未把客史档案提升到作为自己的一项日常工作这样的高度来予以重视, 既未建立完整的制度, 也未形成详细的方案。显然, 企业信息运用意识的滞后后会直接导致饭店企业建设和全面运用饭店客史档案的积极性不足。

2. 饭店企业信息化水平较低。

技术力量薄弱是大多数饭店的共同点, 特别是前期的技术投入, 使中小型饭店通常难以承受, 往往出现信息更新不及时、对订房申请反应缓慢、客户咨询和留言不能及时回复、系统故障不能及时排除等, 这给饭店客史信息交流, 饭店客史档案的贮存、整理和取用, 都带来了极大不便, 也直接导致饭店网站有效订房的减少和实际运行情况的恶化。

3. 饭店与顾客建立关系的方式过于单一。

不少饭店与客户之间的关系建立在销售、消费基础上, 未能有效运用俱乐部、金卡宾客计划 (如香格里拉饭店) 、常客奖励计划、“会员优先计划”及“积分兑奖” (如喜来登饭店) 等多种营销方式, 导致饭店客史档案未得到充分运用, 大多流于形式。

三、饭店建设与有效管理客史档案的策略

饭店的利润来源于顾客的忠诚, 顾客的忠诚给饭店带来长期稳定的利润。要保持住忠诚的顾客, 饭店就必须了解顾客需要, 使顾客满意。如何在错综复杂、千头万绪的客户信息中提取出有效的信息, 形成科学的饭店客史档案是一项十分必要的工作。笔者认为, 饭店客史档案的建设和管理可从以下几个方面来开展:

1. 完善客史档案的登记内容。

根据饭店经营的实际需要, 饭店客史档案可分为散客档案和团队档案两大类进行收集。饭店客史档案的登记内容应以全面、正确、有效为原则, 散客档案基本内容为:姓名、性别、出生年月、家庭住址、工作单位及职务、联系方式、消费记录 (包括来店次数、消费额、消费特征) 、个人爱好、对饭店的意见和评价、是否为俱乐部会员或贵宾卡持有者等。团队档案基本内容可分为团队基本情况、组织单位基本情况和团队组织负责人基本情况三个方面。其中团队基本情况要素为:团队名称、来店次数、累计人数、平均留店时间、人均消费水平、具体要求 (包括对会务、用餐、娱乐、客房等几个方面的要求) 、对饭店的意见及评价、优惠价格、饭店接待者、是否为协议单位等。

2. 拓展客史档案的收集途径。

饭店散客档案可从以下几个途径进行收集: (1) 饭店前厅总服务台相关登记信息:如以入住登记表记录宾客姓名、单位地址、出生年月、姓名、民族、身份证号、职务、联系电话等;通过结账账单、预订单掌握宾客的消费情况;以退房结账时的问候式的意见征询记录客人对饭店的总体印象。 (2) 大堂副理与客人沟通、投诉处理意见记录:如以每天的宾客拜访详细记录客人对饭店的评价;以处理客人投诉详细记录客人投诉原因及事后态度等。 (3) 餐饮、客房、康乐等一线服务部门观察、收集信息:如可通过在客人消费过程中发放“客人特殊需求记录表”以记录宾客特殊需求;通过部门主管或经理与客人的交流以记录客人的意见;通过消费账单和预订单以建立客人的消费档案。 (4) 饭店还可以通过会员俱乐部申请登记表、贵宾卡申请登记表、金卡宾客登记表等方式, 进行散客信息收集。饭店团队档案可由以下几种途径进行收集: (1) 通过团队接待登记表可记录团队名称、团队人数、在店停留时间、消费情况、具体要求、价格情况、饭店联络人等内容。 (2) 通过团队意见征询表可以了解团队对饭店的评价及建议。 (3) 通过团队来店记录表可以了解团队的来店规律及分析对饭店的满意程度等情况。

3. 加强客史档案的归档整理。

饭店客史档案的归档整理应贯彻集中化和信息化的原则。在信息技术使用、办公自动化程度较好的饭店, 客史档案归档整理具体流程可分信息员、部门负责人、饭店客史档案管理中心三级。先由各收集区域将信息每日传递给各部门负责人, 由部门负责人汇总、整理后再传递给饭店客史档案管理中心, 由管理中心统一设立饭店内部客户信息库供各部门共享查阅使用。饭店为了及时对客人意见作出反应, 必要时也可将各信息收集区域在第一时间收集的相关信息传递给各相应部门、相应区域的基层管理者。对于一些办公自动化条件不佳的饭店, 可将之简化为信息员、部门负责人两级。

4. 注重客史档案的全面运用。

饭店应充分利用客史档案管理中心这一平台, 整合各种有效的客人相关信息, 提高实际运作水平。如饭店可在以下几个方面充分发挥客史档案的作用: (1) 进行针对性促销。饭店可根据客人的消费记录、特征、兴趣爱好选择目标顾客进行促销, 这既可提高促销的成功率, 也可大大降低促销成本。 (2) 提供定制化服务。饭店客史档案记录的客人特殊需求、个性爱好等数据将是饭店提供个性化服务、超值服务的重要依据。 (3) 与宾客建立长期、友好、稳定的关系, 可通过提供优惠措施、寄送饭店信息资料、致以节日或生日短信问候、组织联谊活动、成立会员俱乐部等形式, 实现饭店与宾客的双向交流。 (4) 根据饭店客源结构的变化、客户需求的变化以及客人对饭店服务与产品的意见, 从而作出相应的调整与分析。

5.建立客史档案的管理体制。

饭店客史档案的信息来源于日常的对客服务细节中, 绝不是少数管理者在办公室内就能得到的资源, 它需要饭店全体员工的高度重视, 在对客服务的同时有意识地去收集。为此, 饭店不妨从以下几个方面着手建立健全饭店客史档案的管理体制: (1) 建立对宾客配合的奖励制度。如可以在总服务台开展的名片收集活动中, 每隔一月进行名片抽奖, 中奖者可免费获客房一间;向接受意见征询并提出宝贵意见的宾客赠送饭店小礼品等。 (2) 建立对员工参与的奖励与考核制度。如规定总台员工每周必须上交一条有效的宾客信息, 作为对员工日常工作的考评内容之一, 作出相应的奖惩。 (3) 建立管理者拜访宾客制度和团队接待意见征询制度, 建立饭店客史档案工作职责制度和检查制度, 对收集者、整理者、取用者都制定明确的操作要求、职责说明, 以确保饭店客史档案建设流程顺畅、内容规范。当然, 饭店在日常管理、培训中应向员工不断灌输“以客户为中心”的经营理念, 宣传饭店客史档案的重要性, 培养员工的档案意识, 形成人人关注、人人参与收集客户信息的良好氛围。

综上所述, 随着现代饭店产品的内容日渐丰富和深化, 饭店企业与顾客间接触的范围也不断扩大, 传统意义上由销售部门承担的营销职能已远不能适应现实要求。我国饭店业现今对客史档案的建设与运用还处于摸索阶段, 还没有一个具体可参照的成功运营模式。如何有效地运用现代信息技术来提升酒店的竞争力, 有赖于酒店企业的不断学习和实践。总而言之, 饭店客史档案的建设与管理既有举足轻重的地位, 也隐藏着无限商机。

参考文献

[1]汪焰, 董鸿安.餐饮服务与管理[M].华东师范大学出版社, 2008.

[2]董鸿安, 陈刚.旅游企业实施CRM的难点及对策研究[J].苏南科技开发, 2005 (12) .

唐代史馆及其对档案收集与利用 第6篇

关键词：唐代,史馆,国史编纂,档案管理

唐代的史馆, 是在隋代的史馆制度上建立起来的, 其实质就是利用档案资料进行国史修撰。唐代的史馆并非仅仅保管历史资料, 而是保管包括文书在内的所有的档案资料, 只是以历史资料为主。因此, 其建立是以修撰国史为目的, 但是客观上对档案管理却起到了十分重要的作用。早在周代时期, 御史就作为专门管理历史资料的人, 逐渐发展成为管理档案资料以至于到了汉代成为三公之一。尽管到了唐代, 御史已经成为专门的监察机构, 但是管理历史资料已经成为逐渐泛化成为对档案资料的保管, 史馆和史官也成为档案管理的机构和官员。本文笔者就通过史料对唐代的史馆以及史馆中的资料收集与利用情况进行研究, 探究史馆在当时档案管理中的资料内容、管理情况和利用情况及相关的制度规范。

一、唐代的史馆

唐代的史馆就相当于今天的档案馆。翻开中国的历史, 研究档案学的发展, 最初的对象都是历史资料。史馆作为档案馆从汉代开始就已经出现。汉代建立于秦代之后, 秦代是一个焚书坑儒的时代, 秦代的统治者实行愚民政治, 统治者担心百姓认识文字以后会学习到更为先进的知识和理念, 从而可能识破封建统治者的虚假面目而予以反抗, 因此他们坑杀知识分子, 焚烧图书文籍, 最终酿成大祸, 天下人都反对其暴政, 在百姓的怒骂中秦代灭亡了。秦代的灭亡, 让汉代统治者谨记了这个教训, 于是汉代开始, 统治者认识到了百姓的口是堵不住的, 只有通过对百姓的体恤, 获得百姓的认可, 统治才能够长久不衰。因此汉初统治者不仅没有采取愚民政策反而鼓励人们学习科学文化知识, 在全国各地建立档案馆, 号召人们将收藏的图书贡献出来。在这一过程中, 一些著名的史馆脱颖而出, 比如当时的石禄阁、兰台阁等等都成为了十分著名的档案馆, 这些档案馆所当中所藏的资料不是朝廷的文书档案, 而是由全国各地收集起来的书籍, 这些书籍中很多都是古书, 因此这些档案馆也就成为了真正意义的史馆。东汉时期, 汉明帝任用班固担任兰台令史, 开启了中国历史上官撰史书的制度, 在班固的带领下, 兰台阁编写了中国历史上第一部断代史———汉书。汉和帝以后, 朝廷任用刘珍、伏天忌等人编写了《东观汉记》, 这样兰台阁和东观阁也成为了中国历史上最早的史馆起源。到了隋文帝时期, 三省六部的封建职官体系正式建立起来, 在秘书省 (发展为后来的尚书省) 下设史馆, 专门用来修撰国史, 同时明令禁止民间修撰国史, 至此, 史馆作为国家正式的国史修撰机构开始确立。

到了唐代, 史馆作为国史修撰和档案管理的一个机构才正式确立。不论是汉代还是隋代, 都设置了图书馆库或者史馆, 但是在国家机构上并没有明确史馆的职责和组织定型的机构 (相当于没有正式的国家编制) , 仅仅是作为秘书省下设的一个附属性质的机构, 将史馆的职能明确为档案管理和国史修撰并且建立相应的职官制度和观三年闰十二月, 始移馆于禁中, 在门下省北, 宰相监修国史, 自是著作郎始罢史官。”[1]从《旧唐书·职官制》中可以看出, 唐代以前的史官是隶属秘书省下的著作局, 由著作郎掌管国史的修撰, 可见那时的史官的级别较低, 而且属于附属性质, 史馆的职能自然也无法独立出来。唐代建立初期, 唐高祖武德年间, 唐代继承了隋代建立的制度, 即仍然将国史修撰的职权交由著作郎掌管。到了唐太宗贞观时期, 才开始制定并形成史官制度, 将原来设在秘书省之下的史馆移到了禁宫之内, 由门下省掌管 (唐代时期的三省均为内官, 即设置在禁宫之内, 其长官为宰相, 可以参与朝廷最高事务的决策) , 宰相监修国史。唐太宗确立的这一制度, 一方面提高了史馆和史官的地位, 改由国家最高行政官员对国史修撰进行负责监督;另外一方面形成了史馆作为独立的机构的制度和职官体系, 改组史馆建立相应的制度。这种设馆官修国史的制度一直延续到清末, 影响到民国, 对中国的文化传播和国家治理都产生了重要的影响。

唐代的史馆是作为一个国史修撰机构, 其主要职能是修撰国史, 同时作为一个史书修撰机构, 其资料收集和资料利用都是必然的组成部分, 因此, 档案管理职能成为其职能的一部分, 档案资料收集和档案资料利用也成为唐代史馆的重要基础制度。唐代史馆的建立既是客观条件决定的, 也是统治的需要。一方面, 随着经济的繁荣发达, 到了唐代时期, 作为修撰国史的资料越来越多, 大量的图书文籍和文书史料等等多如牛毛, 单凭个人很难完成, 必须由国家组织专门人员有组织地进行, 这样才能够收集大量史料, 完成国史的编撰;另外一方面, 国史的修撰也是统治者的统治需求。封建各个时代的统治者, 都希望自己的统治能够在历史上留下正面积极的信息, 因此不希望私人编纂国史, 这种情况下统治者就希望能够通过国家统一编纂的形式来进行, 这样史馆的地位就越来越突出了。唐代的史馆组织十分完备。根据《唐会要》的记载, 史馆设置了许多职官, 职官的选任都是当时的著名学者, 除了宰相作为国史修撰的总负责人 (监修国史) 以外, 还设置了“修撰”、“直馆”、“楷书”、“典书”和“掌固”等等。其中“修撰”是史馆中直接参与国史修撰的重要官员, 这些官员通常都是学识渊博的大儒, 他们负责对国史修撰的材料的选取和甄别, 直接决定着国史修撰的质量, 比如唐代的刘知几、韩愈等著名的文学家就担任过修撰一职“;直馆”往往是由在野人员担任的职官, 这些人虽然没有国家正式官职, 但是在修撰国史的过程中可以直接进出史馆, 为国史编纂提供意见;此外“楷书”即是负责抄录编次档案的人员“;典书”是史馆档案库的管理人员。

二、唐代史馆的档案收集与利用

唐代史馆在档案管理上包括了资料收集、档案管理和档案利用等等各个环节的内容。在档案资料的收集上, 唐代制定了大量的法律规范以确保资料的充足和档案资料内容的真实性。其中最具代表性的法规就是《诸司应送史馆事例》, 这部法律是唐代史馆收集档案史料的基础法律性文件。《诸司应送史馆事例》规定了国家各个机关应当交送到史馆的档案种类, 以及各个机关中负责报送档案的具体负责部门、报送资料的方法、报送时限等等方面的具体内容。同时还规定了“牒索”制度“, 史官访知事由, 堪入史者, 虽不与前件色同, 亦任直牒索, 承牒之处, 即依状勘, 并限一月报”[2]。所谓的“牒索”制度, 是指为了满足国史编纂的需要, 对于有些没有在《诸司应送史馆事例》中提及的资料, 史馆也可以直接向有关部门去牒索取, 该被索取机关要在一个月之内将所索取的档案报送给史馆。除了上述两个法律规范以外, 《唐会要》中也规定了十八项档案征集的种类, 每一项都规定了事目、负责部门和报送方法, 比如规定了“天文祥异”事目的责任部门是“太史局”, 具体的报送方法是“每季并所占候祥验同报”[3]。规定“‘藩夷’入寇及来降”事目的负责部门和人员是“中书省、兵部、领军将军”, 报送方法是“一般表状由中书省录状报;露布 (军事捷报文书) 由兵部录报, 报告军事战况文件由将军、将领录报”[3]。唐代这些规定为史馆的资料收集提供制度保障, 使得史馆在修撰国史的过程中收集了广泛而详细的档案副本, 形成了规模宏大的国家档案库房, 为史书编纂提供了有利条件。

史馆中的档案被收集以后, 最为直接也是最为重要的适用途径就是国史编撰, 此外典章制度和牒谱编纂的兴起也是利用史馆中档案的编纂的重要体现。国史编撰是指对每一代帝王在位时的帝王行为、时政状况、日历、重要事件实录等等方面的事情进行记录和编纂成书的行为。史馆中的史料是修撰本朝日历和实录的资料来源“, 日历”是根据每月封送史馆的起居注和时政记修撰的。每一个修撰官员根据自己负责的部分, 记录每个月发生的情况, 并将这些总结性的记录存放到史馆中, 以备修国史使用。在这些制度基础上, 唐代形成了每一位帝王死后都要记录编撰国史的传统, 也形成了众多的历史资料。典章制度也是史馆中的档案资料应用的另外一个重要方面。典章制度是指对某一个领域的制度或者某一时期的制度进行收集汇编而形成的资料集, 唐代著名的典章专著有《唐六典》、《唐律疏议》、《通典》和《唐会要》, 都是典章的重要成就, 其中《唐六典》是关于职官制度的典章, 《唐律疏议》是保存至今最完整的刑法典, 《通典》和《唐会要》则是最为著名的综合性典章。典章的制定需要大量的档案资料, 不仅要求在某一领域要齐全, 还要求在某一个时段要完整, 要做到这些必须有数量充足的档案资料库, 因此, 唐代开始的典章制度的发达也是史馆中档案的利用的重要标志。另外, 牒谱编纂也是唐代史馆中档案资料利用的重要方面。牒谱编纂兴起于魏晋, 兴盛于李唐, 唐太宗时期修纂的《氏族志》是唐代第一部大型官修牒谱, 此外还有唐肃宗时期的《百家类例》, 唐宪宗时期的《元和姓纂》等等, 都是利用史馆档案资料编纂的书籍。从整个唐代的史书和典章编纂情况来看, 史馆档案都是最重要的来源, 也是因为有了史馆资料的发达, 大型图书的编纂才成为可能, 并且后代人都继承了史馆制度, 也使得中华文化得以保留和传承。

参考文献

[1]旧唐书·职官制

[2]牒索

宴会客史档案的有效建立与充分利用 第7篇

一、宴会客史档案的内容

宴会客史档案是指在宴会经营、服务过程中全体宴会工作人员有目的、有意识地根据搜集到的客人信息及相关资料而建立的客户信息资料库。它直接影响到宴会经营及服务的好坏, 影响到酒店与客户关系的维持与建立, 更影响到酒店的经济效益和社会效益。

宴会客史档案主要包括顾客的消费能力、基本情况、喜好、禁忌以及消费过程中的个性化需求等。这是了解顾客的依据, 也是宴会促销的重要资料。具体来说, 宴会客史档案主要指以下内容。

1. 宴会客户的基础性信息档案。

宴会主办方一般情况下有两类人群组成:单位组织和个人主办。对于以单位的名义来主办宴会, 称之为单位客户。对于以个人的名义来主办宴会, 称之为散客客户。单位客户档案主要涉及的内容有:单位名称、地址、经营的内容与范围、举办宴会的原因、单位性质、消费能力及折扣率、付款方式、单位负责人及联系方式等信息。散客客户档案主要涉及的内容有:客人的姓名、性别、国籍、肤色、社会地位、举办宴会的目的、联系方式、特殊要求、出生年月、地址、付款方式、有效身份证件及号码等。顾客的基础性信息档案的搜集主要是由宴会预定、销售人员来完成的。

2. 宴会客户消费的个性化档案。

建立客户的个性化档案就是更好地给客人提供个性化服务。个性化服务以客人需要为中心, 提供各种有针对性的差异化服务及超常规的特殊服务, 满足客人的个性化服务要求, 并为客人提供更多的产品选择[2]113。宴会经营每天接待的客人量非常大, 员工在繁忙工作的同时去领会客人的个性化需求是非常不容易的, 在日常工作中通过不同的渠道有意识地去搜集和整理客人的个性化要求是很关键的。宴会客人的个性化档案主要是指客人的饮食习惯、口味特征、就餐习惯、环境要求、卫生标准、宴会厅灯光、消费水平以及酒水、咖啡、茶叶的爱好等。

3. 宴会客户信息分析档案。

宴会客史档案是在对信息分析的基础上所形成的服务、促销及经营的策略, 这也是客史档案的真正的价值和意义所在。客户信息分析档案主要包括:第一, 客户的基本情况分析, 包括客户的层次、爱好、习惯等, 了解客户的基本信息有助于进行客户促销方式分析, 这是留住老顾客的重要手段、同时也是借助老客户的力量挖掘新客户。根据客户基本信息在客户生日、结婚纪念日、单位店庆等时期给予关注, 体现出人性化服务与管理。第二, 客户回头率分析, 主要是指客户对产品的认可度, 对客史档案的建立的重要原因在于留住老客户、挖掘新客户, 即指提高顾客的忠诚度。第三, 客户消费情况分析, 主要指宴会获得的总利润和净利润, 对利润分析有助于宴会经营的经济效益核算, 这也是酒店经营的目的所在。第四, 还包括客户提出的建议或意见、批评、投诉记录等, 以免类似现象发生, 做到超前服务, 给顾客以超值服务之体验。

二、建立宴会客史档案的意义

1. 提高宴会服务质量及经营效益。

宴会客史档案是宴会客户关系管理系统和客户忠诚系统的组合平台[3]52。宴会客户关系管理系统的作用在于通过客史档案对顾客的信息进行深入分析, 能够全面了解顾客的喜好和需求, 为顾客“量体裁衣”, 打造出顾客满意的产品, 提高宴会服务质量。客户忠诚系统的作用在于通过提供顾客满意的个性化服务和产品, 对顾客进行有效的情感沟通, 顾客的信任感增强, 顾客的满意度提高, 继而会对企业忠诚, 成为老顾客;同时还赢得了良好的口碑, 为挖掘新客户提供了帮助, 在客源量得到扩大的同时宴会的经济效益也得以提升。

2. 增强宴会产品的创新力, 提高模仿难度。

宴会产品的核心竞争力便是创新, 宴会产品体系的创新是宴会经营的生命力所在, 而宴会客史档案的有效运用是提升宴会核心竞争力的基础和关键所在。当今, 人们的生活水平及质量在不断提高, 这就要求宴会产品必须不断创新以适应市场的需求。建立客史档案可以有效地提供宴会经营所需的信息, 及时掌握顾客需求变化, 适时调整宴会产品, 不断推陈出新, 增强宴会产品创新力满足顾客求新、求异、求奇的需求。宴会产品的无专利性使企业经常面临被竞争对手模仿的风险。而依据客史档案提供“一对一”的产品与服务, 个性化水平很高, 使这种产品在某种意义上更具“技术含量”, 因而提高了对手模仿难度。

3. 突出宴会经营服务特色。

客史档案的建立有助于满足顾客的个性化需求, 提供超值+惊喜的服务。如在顾客生日当天按顾客留下的住址赠送蛋糕或贺卡, 虽然成本很低廉, 但却赢得了宾客的忠诚, 给顾客留下深刻的印象, 从而突出宴会经营服务特色, 增加吸引力。

三、宴会客史档案的有效建立与充分利用

1. 宴会客史档案的有效建立。

(1) 准确搜集宾客资料, 确保录入档案信息准确无误。宴会客史档案管理人员在接收宾客档案材料时, 要认真甄别客户材料信息的真实性, 特别是要注意收集到的VIP客户资料。对于客户的喜好、禁忌、特殊要求、宾客投诉等信息一定要认真记录、认真核对, 确保提供的信息是真实的、有效的, 这样才能在录入客史档案时确保是有效的, 否则, 建立客史档案便失去了它原有的价值和意义。 (2) 对信息进行筛选, 确保录入档案信息有价值。宴会客史档案的建立应由专人负责, 搜集客户的相关信息, 需要全方位的进行, 这就需要宴会经营服务全体人员甚至酒店全体员工的参与, 以获取更为全面的信息。正因为如此, 使得客史档案的内容繁杂, 这些从四面八方搜集的信息很乱, 信息与信息之间缺少条理性、连贯性。因此必须指定专人负责, 对宴会客史档案进行科学有效的管理和认真筛选, 确保录入档案的信息是有价值的。 (3) 根据客户消费情况, 分类建立宴会客史档案。建立客史档案的一个重要原因就是回馈老客户, 使其忠诚, 同时挖掘新客户。所以, 根据客户的消费情况对其进行分类整理客史档案是非常有必要的。一般情况下, 根据年度消费金额, 大致分为三类客户。A类客户:大客户, 内部员工称之为VIP客人, 此类客人消费力度大, 能够带来可观的经济效益, 所以要及时了解他们的意见、建议及最新的需求, 销售部经理乃至总经理每月要上门拜访一次, 每逢节庆或重要活动要信函问候;B类:普通客户, 这类客户量大, 影响力大, 有助于树立良好的口碑效应和挖掘潜在的客户, 同样, 销售部经理乃至总经理每月要电话拜访一次, 每逢节庆或重要活动要信函问候;C类:新开发的客户或者个人客户, 对于此类客户每逢节庆或重要活动要信函问候。在这三类客户中要注意A类和B类客户客史档案的建立与利用。

2. 宴会客史档案的充分利用。

(1) 宴会开始前, 让员工及时了解掌握宾客信息。由于宴会的涉及面广、工作量大, 在组织协调与衔接工作执行落实等方面任务很重, 需调配各部门的力量, 临时组织一套接待服务班子。尤其在大型宴会人员紧缺时, 还从餐饮部其他餐厅、酒店其他部门临时抽调人手帮忙, 甚至向兄弟单位商借员工[4]96。因此, 为了更好地做好宴会的接待服务工作, 宴会开始前管理人员…………………………………………………………………………需要向宴会工作人员开班前会, 客史档案可以给管理人员提供向员工传达所了解的客户信息, 传达的客户信息越全面, 顾客的满意度就越高。⑵及时沟通, 点点滴滴传递对宾客的关怀。酒店充分利用客史档案这一资源平台, 对各种信息进行整理, 在实际经营中进行运用。宴会销售人员可以利用这些资料加强与VIP客人、常客之间的联系、与长期合作单位建立非常融洽的关系, 使之成为一种日常性的工作, 成为提供规范化服务的一种。经常性的进行回访、沟通联系、就餐时经理出面招待、就餐后主动征询客人的意见或建议、生日时送鲜花;在宴会主题活动、文化活动、宴会新产品的推出时等为客人奉上宣传资料等。让顾客时时刻刻感受到关怀, 感受到亲切和尊重, 客人的忠诚度也会大大提高。 (3) 对客源结构和客源市场进行有效分析。根据客史档案可以有助于分析宴会客源市场、客源结构;根据分析结果及时总结客户的相关信息, 以便销售人员进行有针对性的促销和提供“有针对性”的产品及服务。

客史档案是宴会经营与服务的宝贵资源和财富, 它是宴会工作人员做好一切工作的信息来源。宴会经营要充分利用客史档案, 与客户之间确立稳固良好的关系, 使得未来的宴会经营市场向多功能化、个性化、智能化方向发展。完整、详实的宴会客史档案的建立在未来将更加重要, 客史档案将会在宴会规模不断发展、扩大过程中发挥无法替代的作用。

参考文献

[1]叶伯平.宴会设计与管理 (第三版) [M].北京:清华大学出版社, 2012.

[2]张延.酒店个性化服务与管理[M].北京:旅游教育出版社, 2008.

[3]董鸿安.饭店客史档案的建设与管理策略[J].兰台世界, 2010 (5) .

档案学史 第8篇

一、档案史料

在高校图书馆史的编纂中, 应建立档案史料的中心地位。以档案为中心进行图书馆史的编纂, 可以确保馆史的真实性, 使馆史建立在真实、可靠材料的基础之上。馆史所需档案主要包括学校档案馆保存的档案和图书馆自身保存的档案史料。

1. 学校档案馆保存的档案史料。

高校一般都设立有专门的档案馆, 作为学校档案工作的管理部门, 负责永久保存和提供利用本校档案。学校档案馆保存的有关图书馆的档案, 一般都是些重要的信息, 如图书馆每年的工作计划和工作总结, 重大活动的记录, 人事任免文件等。获取此类档案史料, 可以大致勾勒出图书馆史的概貌, 形成馆史的大致框架。但是在实际工作中, 也存在这样那样的问题, 如部分年度图书馆档案材料的缺失 (比如由于各种原因图书馆未能报送该年度本应存档的材料) , 使得从学校档案馆获取的图书馆档案具有非连续性, 给图书馆史的编纂带来一定的困难。我们在搜集《河师大馆史》史料时, 专门花费了两个多月时间, 在学校档案馆查阅了1951年以来学校的所有档案资料。有些档案史料对馆史的编写至关重要, 比如我们发现了一份《平原师范学院图书馆一九五二年至一九五三年学年度第二学期工作总结》, 虽然只是短短一个学期的工作总结, 在60年馆史中还占不到1%的时间, 但在建馆初期馆史资料十分缺乏的情况下, 我们如获至宝, 十分高兴。该总结对写作第一章《初创时期的河南师范大学图书馆 (1951—1956) 》起到了重要的史料支撑作用。此外, 在撰写图书馆人物传记和简介时, 档案馆的人事档案可以提供可靠的材料。在编写图书馆员工名录时, 档案馆保存的某一年度的工资造表等材料也可作为依据。

2. 图书馆保存的档案史料。

与学校档案馆相比, 图书馆保存的关于本馆的档案材料数量更为庞大, 内容更为丰富, 因此也成为馆史编纂所需的重要档案史料。关于本馆的重大事件、重要活动的文字材料, 各类会议记录、规章制度、岗位职责, 文献设备采购与维修记录, 各部室年度工作总结等综述性材料, 以及一些非文字材料, 如获奖证书、奖杯、音像、照片等, 均可为图书馆史的编纂提供素材。近些年来, 随着科技的飞速发展, 图书馆自身还保存了一些数字档案, 内容广泛, 数据翔实, 也是编纂馆史的重要素材。如2006年, 河南师范大学图书馆在迎接教育部本科教学评估时, 形成了一系列的档案材料, 涉及机构设置、规章制度汇编、经费与藏书建设、读者服务、对外交流、人员情况、获奖情况等多个方面, 为馆史的编纂提供了评估前三年间翔实的材料。可惜该电子档案涉及时间较短, 如果每年的数字档案史料都如此丰富, 则编纂馆史所需史料就会更容易搜集到。此外, 在运用过程中发现评估时形成的档案史料也存在一些问题, 还要参考当时的其他档案作全面的分析, 运用时要有所取舍。

二、口述史料

由于各种原因, 对某一个高校图书馆史的记录材料常常会有不少的缺失, 这种情况下就需要我们去努力探寻各种口述史料。由于各高校图书馆的历史一般都在一个世纪之内, 图书馆史的亲历者或其子孙大多还是在世的, 给我们利用口述史料提供了方便。编纂图书馆史所需的口述史料主要包括馆员和读者自己写成的回忆录, 以及馆史编写者通过采访相关人员经过整理后得到的口述史料。

1. 回忆录。回忆录史料包括图书馆员对自己所从事工作的回忆和读者对图书馆印象的回忆。

(1) 馆员回忆录。人, 是图书馆工作的重要因素。在馆史编纂过程中, 让广大馆员参与到馆史编写工作中来, 让他们撰写一些对自己亲身经历工作的回忆是一个行之有效的办法。这样不仅充分调动了全体馆员 (包括在岗的和离退休的馆员) 的积极性, 而且馆史的编写者可以从中获取图书馆历史上许多工作的具体描述, 为馆史的编纂提供素材。而这些史料大多是档案史料所没有的, 甚至有些是正式的档案史料中所不可能记载的事情, 可以起到很好的“补史”作用。比如, 我国著名图书馆学家李燕亭先生曾于1956—1959年担任河南师范大学图书馆馆长 (当时称新乡师范学院图书馆主任) , 我们在编纂《河师大馆史》时认为, 作为与沈祖荣、杜定友、刘国钧等中国第一代图书馆人齐名的中国图书馆事业的开创者与奠基人之一的李燕亭先生, 应该在馆史中有浓厚的一笔, 因此决定在第二章《河南师范大学图书馆快速发展的十年 (1956—1966) 》中单列一节进行论述。然而, 通过爬梳图书、档案等史料发现, 可供利用的内容太少, 不足以支撑这一节的内容。可喜的是, 我馆已退休的老馆员胡养儒曾在上世纪50年代与李燕亭共同在馆工作, 为编纂馆史专门写了一篇近三千字的回忆文章——《缅怀李燕亭主任》, 我们充分利用了这一回忆录, 弥补了其他史料不足的遗憾。此外, 我们还充分体会到了抢救性发掘口述史料的重要性。在编写《河师大馆史》的过程中, 先后有多名离退休馆员去世, 其中一名馆员在去世前两个月还给我们留下了珍贵的回忆录文章, 保存下来了珍贵的口述史料, 着实让我们感动。 (2) 读者回忆录。读者第一, 服务至上。读者的意见和建议是我们改进工作的重要动力。在调动馆员积极性、参与馆史编纂工作的同时, 我们还应发挥广大读者的优势, 让他们撰写一些回忆录, 回忆当时到图书馆借阅书刊的情形以及对图书馆的认识等等。这些读者从不同的角度看图书馆, 会得到一些我们图书馆人预想不到的编写馆史的好素材。

2. 口述史料。

除了一部分馆员和读者能够提供书面的回忆录之外, 我们为了获取馆史素材, 还要专门拜访有关人员, 通过有目的的访谈, 真实客观地记录下有关内容, 以备编纂馆史之用。所有和馆史相关的事情都可以构成访谈的内容, 但是具体到每一次的访谈, 访谈者要针对被访者的身份和经历, 就某一个或几个问题做好充分的准备。当然, 如果被访者同时连带谈到其他有关馆史的重要问题, 我们也应及时记下, 将其纳入到整个编纂馆史的史料体系之中。访谈者要事先与被访者约定好访谈的内容, 以便被访者也做好相关准备。访后访谈者要对访谈的内容进行整理 (根据文字记录及录音) , 要经被访者审阅后方可作为编纂馆史的史料进行引用。

三、出版物史料

在编纂高校图书馆史时, 我们还可以参考已经出版的文字资料或内部参考资料, 发掘其中包含的图书馆史内容, 来充实图书馆史的编写。这类史料包括校内出版物、内部资料和社会上的出版物两大类。

1. 校史、校报等校内出版物和内部资料。

每所高校都有一些校内的出版物和内部资料, 如定期或不定期出版的校报、工作简讯等, 有些高校还专门出版有校史, 全面记录本校发展变迁的历史, 其中也包括图书馆的历史。这些资料成为编纂图书馆史的重要参考资料。李景文等学者在编写《河南大学图书馆史》时, 就已经注意到充分利用解放前出版的《河南大学校刊》以及1935年《河南省立河南大学军事化管理实施纲要》中的《学生借阅图书规则》等内部资料。这些资料成为建构新中国成立前河南大学图书馆史的重要史料。《河南大学图书馆史》的这种做法, 也为其他高校图书馆史的编纂提供了借鉴的经验。我们在编写《河师大馆史》时, 十分重视搜集校内出版物及内部资料。我们利用了1959年的《新乡师院院史资料汇编 (初稿) 》 (油印本) 、2003年的《河南师范大学校史》 (吉林人民出版社) 、《河南师大报》以及《平原大学筹备处两周工作简报》、《河南师大图书馆馆讯》等内部资料。这些校内出版物和内部资料, 相对于档案史料来说, 一般更加完善, 更加接近于馆史所要求的语言风格, 成为我们编纂馆史的重要史料之一。

2. 社会上的出版物。

除了上述史料外, 编纂高校图书馆史时还应注意搜集社会上的出版物中的相关信息。现代信息检索技术的应用, 给我们搜集这类材料提供了很大的便利。在编写《河师大馆史》时, 我们在中国知网、读秀等有关数据库和互联网上, 对与河师大图书馆相关的内容进行了广泛的检索。比如, 我们检索到了一本地方党史著作———《中共濮阳党史人物传》, 其中有一篇平原师范学院院长赵纪彬的传记, 传记中写道赵纪彬等学院领导对图书资料建设非常重视, 并且制定了“图书仪器购买从优”的原则。这是平原师范学院建校初期关于图书资料建设的重要史料, 我们对之进行了引用。这些社会上的出版物资料, 对我们编纂图书馆史起到了很好的补充作用, 有些史料的补充, 起到了锦上添花之效。比如, 对平原师范学院在1953年全国性的院系调整中图书资料的调离情况, 我们未能找到相关的档案史料, 而《中国高等学校图书馆大全》中湖南师范大学图书馆的简介中提到:“湖南师范大学图书馆……1953年全国高校院系大调整时, 在原国立师范学院图书馆的基础上, 加上湖南大学图书馆的大部分以及河南平原大学、江西南昌大学及长沙地区一些高校图书馆的一部分, 组建了有相当规模的湖南师范学院图书馆。”[2]1026这里所讲的平原大学正是河南师范大学的前身平原师范学院, 可见, 1953年院系调整时平原师范学院图书馆的一部分藏书调往了湖南师范学院 (今湖南师范大学) , 这是河师大图书馆史上的一件大事。

综上所述, 在编纂高校图书馆史时, 要以档案史料为中心, 建构起馆史的框架体系, 以确保馆史的真实性与可靠性。对档案中缺乏记载的史事, 可以通过口述史料的运用得以解决, 这样也使得馆史的可读性更强。校内外的各种出版物和内部资料也可以使馆史更加丰满, 通过现代信息检索技术获取各种有关信息, 有时还会对馆史编纂起到意想不到的锦上添花之效。

摘要：编纂高校图书馆史的史料来源, 应当以档案史料为中心, 建构起馆史的框架体系;同时, 充分发挥口述史料的积极作用, 使得馆史的可读性更强;利用现代信息检索技术, 搜集相关信息, 使馆史的编纂建立在翔实可靠的史料基础之上。

关键词：高校图书馆,图书馆史编纂,档案史料

参考文献

[1]中共濮阳市委党史工作委员会.中共濮阳党史人物传[M].河南大学出版社, 1993.