会计凭证管理办法

会计凭证管理办法（精选8篇）

会计凭证管理办法 第1篇

XX市商业银行股份有限公司 重要空白凭证管理实施细则

（试行）第一章 总 则

第一条 为了加强重要空白凭证管理，规范重要空白凭证的使用、监督和核算，根据中国人民银行《有价单证及重要空白凭证管理办法》，特制订本实施细则。

第二条 重要空白凭证是银行业务活动中资金或权利的载体，是重要的会计核算工具，必须严格管理。

第三条 重要空白凭证是无面额，经银行或单位填写金额并签章后即具有支付款项功能的空白凭证。它包括：存单、存折、支票、汇票、本票、信用卡（证）、信用证修改书、报单、即时通付款凭证、资信证明书、委托调查报告、存款证明书、协议存款凭证、业务委托书、单位定期(通知存款)证实书、信汇、电汇、对公业务客户自助卡及其他按规定应纳入重要空白凭证管理的各种凭证。

第二章 基本规定

第四条 重要空白凭证实行“统一管理、分级负责、专人专管、章证分管”制度，并纳入表外科目，以“一份一元”为记账单位进行核算，确保账实、账簿、上下对账相符。

第五条 由总行建立重要空白凭证业务数据库，对重要空白凭证的种类，凭证表外核算科目、凭证编号、凭证印制入库、调拨、使用、出售、作废、挂失、销毁业务进行全过程、分级次控制。重要空白凭证管理分为总行结算管理部、支行、网点支行和 1 营业柜员四级。

第六条 重要空白凭证必须严格管理，做到手续严密，账实相符，确保安全。总行计划财务部负责重要空白凭证的印制、调运和管理工作。非业务人员（包括行长等）不得直接管理。

第七条 重要空白凭证核算必须纳入事后监督范围。第八条 重要空白凭证上应印具号码，按号码顺序发售和使用，不得跳号。

第三章 凭证印制

第九条 各支行使用的业务凭证由总行统一格式、内容定点印刷。各支行不得直接向印刷厂定制。重要空白凭证必须按照以下要求印制：

一、重要空白凭证应按中国人民银行规定，由总行统一安排、定点印制（中国人民银行自行安排的除外）。总行采用招标方式对承印厂家进行资格审定，确定承印厂家，负责价格、质量的统一制定。所确定的厂家必须保密设施好、技术力量强、内部管理严，并与总行签定合同书，详细规定印刷质量和价格，明确责权。

二、各指定印制企业必须按照《XX市商业银行业务凭证样本》及其对重要空白凭证防伪功能的规定印制凭证，严禁擅自改动样本格式。

三、各指定印制企业必须保证履行向XX市商业银行所做出的服务承诺书中关于安全保密、设备保障、成本管理、工艺技术管理、质量管理、库房管理、服务管理、运输管理等方面的有关责任。

第四章 空白凭证的调运

第十条 凭证请领实行“请领日期预约”、“身份自动核验”制度。凭证领取必须由综合业务凭证管理系统设定的凭证专管柜员办理。

第十一条 重要空白凭证的调运必须严格管理，明确责任，严防丢失，确保安全。分行到总行领取重要空白凭证时应填制“重要空白凭证调拨单”，并加盖预留印鉴，由领用人持有效身份证件办理领取手续后，凭有效柜员权限卡刷卡签收。重要空白凭证领用必须做到双人专车押运。

第十一条 各营业机构不得越级直接向总行或印刷厂调运凭证，也不得跨越总行向其它分行调剂凭证。网点之间不允许直接调剂凭证。柜员之间不得擅自调剂重要空白凭证，对交班或确属业务临时需要的，应经主管柜员授权后办理往入往出业务。

第五章 凭证保管

第十二条 重要空白凭证实行“专人管理，入库保管”办法。凭证库房必须指定专人负责，并应有防水、防火、防盗、防潮、防蛀及监控等安全设施。日中业务人员如需临时离岗，应将未用的重要空白凭证入柜（箱）妥善保管。每日营业终了，业务人员应将未用完的重要空白凭证随同现金装箱入库保管。

第十三条 各营业网点必须建立“重要空白凭证保管登记簿”，详细记载重要空白凭证的种类、数量、起止号码、出入库时间领用人签字等内容。各支行必须由专人负责重要空白凭证的管理，营业网点指定专人保管。凭证经管人员严格按照责任心强、业务素质高的标准选择配备。

第十四条 重要空白凭证和一般凭证必须分开保管。

第六章 凭证领用

第十五条 营业网点领用重要空白凭证时，应填写“重要空白凭证领用单” 加盖预留印鉴并经业务主管人员签章后向重要空白凭证保管部门办理领用手续。营业网点应根据本网点业务量的大小酌情领用重要空白凭证，原则上分行一次不得超过3个月的用量，营业网点一次不得超过1个月的用量，柜员一次不得超过１周的用量。非业务人员不得领用重要空白凭证。

第十六条 网点柜员领用凭证必须由主管人员审批授权。网点和柜员之间的凭证发放与领用、上缴与收回必须做到逐份清点、当天发放、当天领用，当天上缴、当天收回。柜员之间的往入、往出业务应于当天处理完毕。

第十七条 柜员因工作职能范围变动，或因凭证停用等管理需要，须将未用的重要空白凭证及时按规定移交或上缴网点凭证管理人员，不得滞留。

第七章 凭证出售

第十八条 客户购买重要空白凭证，须填制收费凭证并加盖全部预留印鉴方为有效。购买一般凭证并用现金结算费用的可不加盖预留印鉴。

第十九条 各支行在出售重要空白凭证时，应验明客户身份，有预留账户密码的，应由客户在隐敝的情况下自行输入账户密码予以认证，及时登记重要空白凭证出售登记簿并由客户签收认可。

第二十条 由客户签发的重要空白凭证，应由网点指定柜员出售。严禁将重要空白凭证出售给非我行开户客户。

第八章 凭证使用

第二十一条 属于我行签发的重要空白凭证，必须做到“印、押、证”分管分用。业务人员在签发重要空白凭证时，应按序号连续使用，在“重要空白凭证使用登记簿”上进行销号控制。填错的重要空白凭证，加盖“作废”标记，剪下右上角凭证号码后作有关科目凭证的附件（剪下的凭证号码贴在重要空白凭证使用登记簿上），作废的银行卡，应从磁条中进行段剪角或打洞破坏磁条后纳入废卡管理。严禁跳号使用。

第二十二条 各支行应严格按照规定用途使用重要空白凭证，严禁将重要空白凭证移作他用，不准预先在重要空白凭证上加盖印章备用。属于计算机打印的重要空白凭证未经业务主管授权不得擅自手工填制。重要空白凭证只能套打，不得自行打印。

第二十三条 凡由本行签发的重要空白凭证，严禁由客户签发使用。

第九章 凭证核算

第二十四条 重要空白凭证核算，一律以“一份一元”为记账单位，纳入表外科目，按种类分户进行核算。

第二十五条 凭证管理核算应执行当天业务、当天记账、日清月结制度。各营业网点发生凭证业务时，必须在营业终了前将重要空白凭证借贷发生额进行批量记账。因通讯等问题造成记账不成功的，必须查明原因，及时手工补记账。业务人员每日营业结束后，应对重要空白凭证进行换人账实核对，每月必须核对表外账户与库存登记簿，按规定进行账实核对，以确保账簿、账实相符。

第二十六条 严格执行对账制度。各营业网点必须每天使用系统交易进行账实核对，以确保账实相符。对发生不符等情况，必须及时查明原因，落实责任。

第十章 空白重要凭的注销与挂失

第二十七条 客户销户时，应将剩余重要空白凭证全部交回开户银行登记注销，不得短缺。开户银行对客户交回的重要空白凭证，应当场切角作废，并填写“客户交回未用重要空白凭证清单”一式三份，由双方核点签字。客户对申购的重要空白凭证负全部责任，如有丢失或未交，由此而产生的一切经济损失，由申购客户负责。

第二十八条 因客户自行填错等原因而作废的重要空白凭证，应由客户填写“重要空白凭证销号申请书”，银行凭以注销凭证号码。

第二十九条 业务人员签发重要空白凭证时，应进行销号控制。填错的重要空白凭证，立即进行切角、打洞或加盖“作废”戳记，作有关科目凭证的附件。

第三十条 各支行应定期或不定期地进行凭证库存盘点，如发现网点或柜员凭证丢失、缺号等现象，立即进行凭证挂失处理，编制挂失凭证清单，并上报总行。同时要对挂失情况进行认真查处，如过后重新找回，则应及时进行解挂处理；如确属丢失，则应及时进行核销处理。

第十一章 重要空白凭证的销毁

第三十一条 各级行要严格遵照凭证销毁管理权限销毁重要空白凭证。各支行负责审查批准并监销所辖的销毁凭证工作； 6 负责集中收回下属各网点待销毁凭证，在未经总行审批并监销的情况下，不得擅自销毁凭证。

第三十二条 对于客户交回和已停用的重要空白凭证应及时造具清单上缴各支行加封入库妥善保管。分行造具销毁重要凭证销毁清册，按照凭证管理权限报总行批准销毁。网点不得长久保管待销毁凭证；各柜员不得保留已停用的或客户交回未用的作废凭证。

第三十三条 总行要认真审查各支行有关待销毁凭证的报告及其清单，适时安排组织辖区的凭证销毁工作。各支行要按照总行安排，对已作废凭证进行凭证销毁处理，编制销毁清单。

第十二章 重要空白凭证的检查与核对

第三十四条 重要空白凭证管理的检查分为专项检查和全面检查。

一、专项检查由各支行涉及重要空白凭证的业务主管部门组织实施。

1、每日营业结束前，应当每日由网点负责人或者业务经办人员应对重要空白凭证使用柜员的库存进行检查并核对实物与账务记载一致。

2、分行结算管理部应当每1月对重要空白凭证使用管理情况检查一次。

3、分行分管副行长应每季度对辖内网点重要空白凭证使用管理情况抽查一次，被查面必须达100％。

4总行结算管理部应当定期或不定期组织对重要空白凭证使用管理情况检查。

5、总行分管副行长应当定期或不定期组织对重要空白凭证使用管理情况检查。

二、全面检查由总行或分行领导、稽核、计划财务或结算管理部门组织实施。全面检查重要空白凭证管理的情况以及各业务主管部门实施专项检查的情况和对存在问题处理的情况。分行组织的全面检查，每年不得少于两次。

第三十五条 重要空白凭证检查内容为本《实施细则》的各项规定。每次检查，应当登记“重要空白凭证检查登记簿”，写出评语。对发现的问题，要提出解决的意见，并负责监督落实。

第三十六条 任何时间发现有价单证和重要空白凭证实物与账实不符，都应当立即追查原因并报告总行。情节严重的应当报告公安机关。

第十三章 违规处罚

第三十七条 凡盗取、套取、伪造存单(折)及其他有价单证，利用假挂失、骗取和冒领客户存款者。当事人应负责赔偿全部经济损失、并予以行政处分，并视其情况移交公安、检察机关，依法追究其刑事责任。

第三十八条 凡违反以下其中一条者，视其情节每次处以100元以上1000元以下的罚款或给予行政纪律处分。

一、不按规定建立、登记各类重要空白凭证登记簿。

二、不执行凭支行，网点支行领导签批的重要空白凭证领用单领取凭证；对领取的空白重要凭证不及时拆包，双人逐张核点，抽验质量、及时入库等造成差错的。

三、不按规定对空白重要凭证分内、外库保管，分处存放保 8 管。

四、没有按规定建立重要空白凭证的相关登记簿，没有做到专人、实时登记。并按日核对，造成帐实不相符的。

五、未坚持对已使用的重要空白凭证进行销号控制。

六、未按规定在营业终了将重要空白凭证装入专用箱入库保管。

七、将重要空白凭证交与他人管理、将客户购买的重要空白凭证交给非购买单位人员的。

八、让客户签发属于银行签发的空白重要凭证的。

九、跳号发售或跳号使用重要空白凭证的。

十、在重要空白凭证上预先盖好印章备用的。

十一、营业门柜(网点)重要空白凭证超限额的。

十二、作废重要空白凭证未上缴有关部门的。

十三、重要空白凭证、会计资料保管不当，造成霉变、毁损、遗失、被盗、火灾等损失的。

十四、没有对注销、作废、待销毁重要空白凭证按规定操作程序进行处理者。

十五、其他违规操作。

第十四章

附

则

第三十六条 本《实施细则》由XX市商业银行总行解释、修改。

第三十七条 本《实施细则》从下发日开始实施。此前重要空白凭证管理办法与《实施细则》相抵触之处，以本《实施细则》为准。

会计凭证管理办法 第2篇

原始凭证附件是会计资料的重要组成部分，是记录会计核算过程和结果的重要载体。报销时在取得合法凭证的同时，必须规范凭证附件的管理，对经济业务事项进行补充说明、提供执行依据。

笔者审计发现：近年来，部分行政事业单位只重视会计原始凭证，却忽视原始凭证附件的作用，认为附件是可有可无的，其存在与否没有多大的影响，以至于出现经办人员不索要或不出示附件、财会人员不核对或不保存附件的现象。造成部分会计原始凭证没有附件，不能反映业务过程，无法证明经济业务的真实合规性，特别是公务接待费用、车辆维修费用、办公设备购置等大额支出因缺乏凭证附件而难辨真伪。

针对上述情况，笔者通过多年来的审计工作经历，认为各类原始凭证及其附件管理的具体要求如下：

1、人员经费支出。在编人员（在职或离退休）增人增资及专项考核奖励支出应附书面批复通知；非在编人员工资支出，需标注实际岗位、月工资标准、加班天数等事项，首月发放时应同时附用工协议。

2、办公费。办公日用品等办公费报销时除取得合法票据外，应附加盖供应商公章的原始销货清单、验收单及定点采购单。

3、打印费。报销时除合法票据外，应附有经办人签字的“定点打印计费清单”。

4、差旅费。报销时应当提供出差审批表、机票、车船票、住宿费发票等凭证；考察费用作“差旅费或培训费”科目支出，应附上级部门的审批书、考察行程安排和“外出考察和预算审批意见表”，或提供上级部门的相关文件依据。

5、会议费。要求分别是：

（1）参加上级部门或专业机构组织的会议费用。报销时除合法票据外，应附会议通知等文件资料。

（2）单位组织的会议费用。报销时除合法票据外，还应附会议通知(会议方案)、会议经费预决算审批表及实际参会人员签到表、会议举办地点等会议服务单位提供的费用原始明细单据等。

6、公务接待费。报销除合法原始凭证外，应附公务接待审批单、菜单等支出清单、公务卡小票等。接待用食品支付除合法票据外，应附具体明细原始销货清单，加盖供应商公章。

7、培训费。分两种情况：

（1）参加上级部门或专业机构组织的培训费用，报销时除合法票据外，应附培训通知等文件资料。

（2）本单位组织的培训费用。报销时原始凭证后应附培训通知、课程安排表、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训场所出具的原始明细单据等。

8、公务用车购置费。报销原始凭证后应附购销合同、政府采购手续及固定资产入库验收登记等。

9、公务用车运行维护费。包括：

（1）汽车保险费。报销时原始凭证后应附保险合同。

（2）汽车维修费。报销时除合法票据外，应附定点维修中标通知书、具体明细维修材料、零配件、工时等原始清单，加盖维修企业公章。

（3）汽车燃料费。执行“一车一卡”管理，除特殊情况外，严禁现金报销。

10、维修（护）费。单位日常的固定资产设备维修、网络信息系统运行与维护费用等报销，除取得合法票据、办理必要审批程序外，同时应附中标通知书、维修（维护）合同协议、签证单（小型维修附详细工程量、工时记录等清单，加盖供应服务商公章并由单位专人复核）。

11、设备购置、服务类支出。相关支出凭证除合法票据外，应附工程（材料、设备采购）资金支付审批表、中标通知书、设备采购合同、设备验收报告以及会议记录等材料备查。

12、劳务费。包工不包料的人工维修等劳务费用应在当地税务部门开具劳务发票并附协议或由专人记录、审核的工时清单，材料支出原始凭证后应附出库、验收、审批手续；零星人工劳务费用可由单位自行造册发放，但需附劳务内容说明。

13、基建、大修等支出。所在地地税部门开具的建筑业统一发票后应附工程（材料、设备采购）资金支付审批表、中标通知书、工程施工合同、工程结算审定书等。

基于电子凭证系统谈会计档案管理 第3篇

关键词：电子凭证,财务集中,财务信息,系统会计,档案管理

一、项目建设背景

目前,内蒙古移动已实现全区集中核算报账业务的管理模式,并建设了报账平台、财务ERP系统、银企互联、合同管理等财务信息系统,在会计核算的标准规范、信息准确、管理提升等方面获得了显著改进。但是仍然采用传统的电子报账系统,其存在如下不足:一是各地市分公司往财务核算中心寄送原始单据的时间较长,导致报账效率低;二是各地市分公司寄送的报账原始单据的数量较多,寄送成本较大,而且易发生丢失和遗漏;三是财务核算中心会计无法提前发现原始单据问题,收到原始单据后如有问题,还需退回重新寄交;四是报账平台系统虽然有普通的附件上传功能,但无法直观快捷的查阅;五是未对会计档案实现电子化管理。

二、项目建设的目标及原则

建设电子凭证系统的目标是实现全公司财务凭证的电子化管理,实现单据的实物流与电子审批流分离,减少实物单据传递环节,进而提升报账效率、降低管理成本、提高财务管理水平。

在建设电子凭证系统过程中应遵循以下原则:第一,系统业务数据和资料的安全性。第二,会计信息传递的高效性。第三,系统间实现数据互访和共享,确保数据的准确性。第四,系统功能和接口的可扩展性。

三、项目建设内容

(一)电子影像采集

主要包括电子影像扫描设置、银行回单扫描、凭证条形码识别、发票信息识别、影像处理、影像审核评价、影像管理等功能;其中凭证条形码识别功能应在批量扫描报账单及其发票和附件的过程中,系统会自动识别报账单的条形码,将报账单后面的发票和附件自动进行关联保存。发票信息识别功能应能够识别增值税发票等多种类型发票的信息,如:发票代码、发票号码、金额、税率关键信息、开票日期、纳税人识别号等。影像处理功能包括对影像进行放缩、旋转、裁剪、合并、自动去黑边、自动校正倾斜、自动判定条码旋转等图像处理操作。

(二)电子影像展示及审核

电子影像展示在直接调阅报账单对应的影像文件,通过缩略图中直观的查看整个文档的多个图像后,会选取某页图像进行查看。系统也支持放大、缩小、拖动、旋转、添加批注等操作。支持双屏显示,报账单及相关的影像缩略图在一个显示器上显示,同时自动在另外一个显示器中显示被选中相关影像的放大图。会计对电子影像扫描质量审核后,可以要求扫描员重扫、补扫、删除等操作。

(三)会计凭证管理

会计凭证管理旨在实现原始单据影像、电子报账单和会计记账凭证三者之间的自动匹配,形成完整电子化的会计档案信息。同时,也支持从银企互联系统中获取银行回单的影像文件与会计凭证自动匹配。系统应根据报账审批流程自动在凭证影像上生成会计、出纳、复核人、财务负责人的电子印章,满足批量打印、异地打印等需求。

(四)会计档案管理

上述功能的实现为会计档案的电子化管理奠定了坚实的基础。为了提高资源利用率、提高系统效率、降低成本,将会计档案管理功能当做电子凭证系统的一个独立模块来建设。支持档案管理员按批次交接纸质凭证、装订成册、装入盒、存入柜子、完成归档等操作;支持多种方式、多维度的档案检索和档案借阅电子申请单及流程。

会计档案借阅分为电子档案借阅和实物单据借阅。针对电子档案借阅,赋予借阅人相应的电子档案查阅权限,归还时撤销查阅权限。为了确保档案安全,所有查阅的电子档案应自动添加动态水印,含用户名、时间及IP地址。针对实物单据借阅,可根据系统中凭证位置快速完成实物单据借阅和归还。

(五)与其他财务信息系统集成

电子凭证系统与报账平台、财务ERP系统、银企互联、合同管理、OA办公等系统集成,完成业务流与资金流集成,形成闭环管理,从而实现对会计信息全流程全生命周期的电子化管理。

通过报账平台可以直接上传和查阅电子凭证系统的影像文件,同时电子凭证系统会自动生成报账单和审批流程的影像文件。报账单导入ERP系统生成凭证,并自动推送凭证信息到电子凭证系统生成影像文件。同时为提高报账效率,节约附件纸张,财务ERP系统将采购订单、订单接收单、资产信息等以图片形式传送给电子凭证系统,供领导和会计审核调用。与银企互联系统集成,实现付款待办推送、凭证影像查看、银行电子回单影像提取等操作。与合同管理系统集成,实现根据合同编号从合同管理系统同步相应的合同文档并保存到电子凭证系统,供后续环节查看。

四、项目实施成效

实施电子凭证系统后,实现了会计信息的异地完整采集和高效传递,实物流转次数大幅降至4次,其余各环节实现高效便捷的电子化审核、审批,使全公司平均报账时长大概缩短2 个工作日,大幅提升报账效率和对业务部门的支撑效率。

通过电子凭证系统实现了对全公司会计档案的电子化集中管理,简化了档案管理人员的基本工,提高了会计档案的精细化管理水平、会计档案数据的使用效率和价值,为公司内外的检查和审计提供了便捷的查询和调阅手段。

参考文献

[1]王爱群,王洪玖.企业集团财务集中管理研究—以中国移动为例[J].工业技术经济,2009

[2]张永卫.基于信息化谈事业单位会计档案管理[J].财会研究,2014

会计凭证的粘贴与装订 第4篇

摘要：实务中，原始凭证规格差异较大，会计人员在制作记账凭证时需要对所附原始凭证加以适当的整理，进行粘贴和折叠，然后将会计凭证装订成册。本文介绍了原始凭证的粘贴以及会计凭证的装订方法，期望有助于会计人员的实务操作。

关键词：原始凭证；整理；粘贴；凭证装订

经济业务发生时，我们取得或填制的原始凭证就是这笔业务的证明文件，根据审核后的原始凭证编制记账凭证，继而登记账簿，生成报表；原始凭证作为重要的会计资料，我们将其粘贴在记账凭证后面，然后装订成册。原始凭证是否正确粘贴直接影响到日后凭证的查阅。

一、原始凭证的粘贴

（一）同规格凭证的粘贴

当原始凭证与记账凭证的大小完全相同时，对齐记账凭证左边在其后粘牢原始凭证的左侧部分，不用将背面全部贴实，同时要将褶皱的凭证摊开、压平，对破损的凭证还要进行修补，并将凭证按顺序号或日期稍作编排，粘贴后原始凭证的内容要能完整呈现。

如果原始凭证的宽度与记账凭证相同，长度略短，也只需对齐记账凭证左边在其后粘牢原始凭证的左侧部分，注意粘贴后原始凭证的内容要能完整呈现。

如果原始凭证的长度与记账凭证相同，宽度略窄，则需考虑装订位置后粘贴。若是采取包角法装订，则对齐记账凭证左边、上边后粘贴原始凭证，保证在左上角装订凭证时能将原始凭证装订；若是左侧装订，则对齐记账凭证左边、下边后粘贴原始凭证，在首先考虑了凭证能装订的基础上，其次考虑凭证装订成册后，戳立放置时能否站得稳，尽量避免“头重脚轻”。

（二）较小凭证的粘贴

实务工作中，较小凭证的数量最多、大小规格不一，比如汽车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等。对这类较小凭证的粘贴就要使用粘贴单，将原始凭证粘贴在粘贴单上，然后和报销单一起粘贴在记账凭证后面。经过初步编排后，若凭证数量较少，可以采取“从右向左”的方式粘贴，从粘贴单的右下角开始，对齐粘贴单右边、下边粘贴第一张，粘牢原始凭证左侧部分，适度左移后再贴下一张，然后依次左移粘贴，粘贴的距离根据原始凭证数量的多少来确定。若凭证数量较多，可以采取“从下往上，从右向左”的方式粘贴，尽量使每张凭证都粘贴在粘贴单上，均匀排列。必要时，可多次重复使用粘贴纸。粘贴时，要注意以下事项：不得累压粘贴；同类等额凭证尽量放一块；规格小的凭证在下，规格大的凭证在上；粘贴完毕后，在粘贴单空白处分别写出每类原始凭证的张数、单价和总金额。

（三）超大凭证的粘贴

实务中，会遇到规格比记账凭证大很多的原始凭证，在具体粘贴时首先要进行分类：不影响主要内容的，可将多余部分修剪后再粘贴；不可修剪的，当原始凭证大过粘贴纸及记账凭证时，大多数的做法是先折叠左边的角，再向里面折叠，折叠后的大小与记账凭证相同，然后将超大凭证的左上侧对齐记账凭证左边粘贴在记账凭证后面。这样折叠后折叠的角在下面，在查阅时要先拉开折叠的部分，再拉开折叠处的左边边角，装订时又不会将原始凭证的内容装订进去。还有一种方法是将折叠的顺序反过来：先向里折叠后，再折叠左边的角。这样折叠后，折叠的角在上面，在查阅时，只需拉开上面的角即可。有些原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、领料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。

通过对不同规格的原始凭证的粘贴，可以总结出原始凭证粘贴的规则：从下向上、从右向左、齐线齐邊、超大剪折。

二、会计凭证的装订

原始凭证和记账凭证作为重要的会计资料，既要长时间保存好，又要方便查阅，必须装订成册。当原始凭证粘贴好后，会计人员应及时对会计凭证进行整理装订成册。

（一）装订标准及要求

会计凭证的装订一般是以月为单位的，在凭证装订之前，先要根据一个月份的凭证总量，考虑要将这个月的凭证分成几册装订。装订后每本的厚度要大致相同，每本凭证的厚度最好在1.5-2.0cm之间。同属于一份记账凭证的原始凭证不能拆开装订。如果凭证比较少，也可以把几个月的凭证集中订成一本，并在凭证封面上标明包含的月份。

原始凭证的数量一般较多，而且超大凭证都是经过折叠后再粘贴，往往会出现凭证装订时，中间厚，而装订的位置薄，这时可以用薄纸板或纸折成三角形均匀垫在装订线位置，这样可以使装订后的凭证更整齐，凭证装订后要达到“四边齐、表面平、无凹凸、书本型”的标准。

（二）装订所需材料和工具

做好装订前材料和工具的配备，一般装订工具配备如下：切刀1架；取钉器1只；大剪刀1把；装订线若干；装订机1台；胶水1瓶；凭证封面、封底、包角纸若干；大针1枚；铁夹若干只。

（三）装订前的凭证整理

会计凭证装订前的整理工作包括：

1、检查记账凭证的日期、编号是否齐全

2、检查记账凭证是否按顺序号排列，附件有无漏缺

3、检查记账凭证上有关人员的印章是否齐全

4、摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针）

5、若装订线位置薄，用薄纸板或纸折成三角形均匀垫在装订线位置

（四）装订方法及步骤

会计凭证装订有二孔装订法与三孔装订法，现介绍二孔装订法的装订步骤。

1、将待装订凭证的正面附上凭证封面，背面附上封底，然后将包角纸放在封皮左上角，做护角线。将待装订的凭证分别以左边和上边为基准墩齐，用夹子夹紧。

2、在凭证的包角纸上以左上角为顶点画一个边长为5cm的等腰三角形，在底线上用笔均匀地画两个要装订的点，用装订机在这两个点上打孔。

3、用大针引线绳固定凭证。首先，从封面左顶角第一个孔向下穿装订线，尾线留长度大约6厘米以备用，然后从封底将线绕左角第一个孔包住成口字型；其次，从封底将线从第二个孔向上穿过，再从封面绕封底第二个孔向上穿过收紧，将封面上的尾线从第二个孔向下穿过，将两根线用力拉紧再在封底第二个孔处背面打结。

4、将包角纸沿底线向左上折，将包角纸一侧剪开一矩形至凭证的左上角，然后将包角纸沿凭证侧面、背面粘贴。粘贴时要将侧面和背面的线绳粘住。

（五）装订后的事项

如何装订会计凭证 怎样装订凭证 第5篇

工具/原料

财务凭证装订机、装订铆管

若干张张空白凭证纸

大夹子(最少2个)、尺子(1把)

小刀(1个)、剪刀(1把)

胶棒(一个)、胶水(一瓶)

皮筋(若干)、铅笔(一支)

方法/步骤

1准备材料工作

充分准备好上述材料(凭证纸可以用A4纸裁成凭证大小来当凭证纸，每月我都去打印店裁剪)

2整理分册

将凭证附件整理好，把打印好的凭证插入附件中，一张凭证后对应相应的附件。将里面的附件整理整齐，不要出现毛边，多余边缘。然后将整理好的凭证分册，用手使劲压后用尺子量一量，1.5厘米，分为一册。 将所有凭证及附件分好后，用皮筋扎一下。记录凭证册数、起讫编号、起讫日期 这是做封皮用的，中缝在EXCEL自己做就可。如果自己觉得麻烦，可以购买现成的凭证封面。直接填写信息即可。

3做标记

空白凭证纸上面，左侧一厘米远用铅笔划一条横线，在横线上每隔三厘米远划记号。(记号用来作为装订凭证时的订孔位置)，有几册凭证就画几张空白凭证，如图

4装订

将分好册的凭证，在第一页放一张空白凭证纸，底端放两张，在顶端再放一张画好标记的空白凭证纸，整理好用两个大夹子夹好。在装订机上按着记号打孔，装订即可。如图

5黏贴

黏贴封皮和中缝，先分别用两空白凭证将顶端和低端的铆管贴住，这样美观，

然后再黏贴凭证封面，将中缝叠成如图所示，再把固体胶涂到上面，将胶水涂到凭证的中缝。黏贴即可。

注意事项

将对应封面和中缝黏贴在对应凭证号上面，注意要细心哦

用装订机装订的时候小心烫手哦，装订机很好用，上面有操作流程记得看看哦

会计凭证书写要求 第6篇

会计人员在利用原始凭证收集并记录经济活动所产生的数据，使用记账凭证对经过确认的数据进行加工处理形成会计信息，以及根据原始凭证和记账凭证将会计数据记入账簿的过程中，都要涉及到数字的填写，而我国的文字中数字大小写之间的差别是很大的，同时在凭证、账簿中对数字的书写又有一定的规范性要求，因此，数字的书写作为会计工作的基本技能，显得十分重要。具体有以下要求：

一、对阿拉伯数字书写的要求

1、要逐个填写，不得连笔写；

2、在数字前应写明币种符号或者货币名称简写和币种符号，例如人民币符号“¥”、港币符号“HK$”、美元符号“US＄”。币种符号与数字之间不得留有空白。凡数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位，如不能写成“HK$1000元”。

3、所有以元为单位的数字，一律填写到角分；无角分的，角位和分位写“00”或“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用“—”代替；

4、在阿位伯数字的整数部分，可以从小数点起向左按“三位一节”用分位点“，”或空一格分开，例如“89，183.00”或“89183.00”。

除此之外，还应注意不要把“0”和“6”、“1”和“7”、“3”和“8”、“7”和“9”写得辨认不清。

二、中文大写数字的书写要求

1、中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）”等；不得用“

一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）”填写；不得自造简化字。

2、大写金额前要冠以“人民币”字样，其与大写金额首位数字之间不留空位，数字之间也不能留空位。

3、中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）字；中文大写金额数字到“角”为止的，在“角”之后，可以写“整”（或“正”）字，也可不写“整”（或“正”）字；大字金额数字有分的，在“分”字之后不写“整”（或“正”）字。

4、大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。如“人民币捌万元整”。

三、阿拉伯数字与中文数字之间的对应要求

阿拉伯小写金额数字中有“0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写，例如：

1、阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写金额要写“零”字。如¥3509.60，应写成“人民币叁仟伍佰零玖元陆角”；

2、阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，中文大写金额中间可以只写一个“零”字。如¥5,008.12，应写成“人民币伍仟零捌元壹角贰分”；

3、阿拉伯金额数字万位或元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，万位、元位也是“0”，但千位、角位不是“0”时，中文大写金额中可以只写一个零字，也可以不写“零”字。

例如，“¥102,568.35”，应写成“人民币壹拾万零贰仟伍佰陆拾捌元叁角伍分”，也可写成“人民币壹拾万贰仟伍佰陆拾捌元叁角伍分”； 例如，“¥2,560.22”，应写成“人民币贰仟伍佰陆拾元零贰角贰分”，或写成“人民币贰仟伍佰陆拾元贰角贰分”；

例如，“¥105,000.35”，可写成“人民币壹拾万伍仟元零叁角伍分”，或写成“人民币壹拾万零伍仟元叁角伍分”；

4、阿拉伯金额数字角位是“0”，而分位不是“0”时，中文大写金额“元”后面应写“零”字。

例如，“¥2,568.05”，应写成“人民币贰仟伍佰陆拾捌元零伍分”

中国人民银行规定的银行支票中关于中文大写填写规范的相关规定：

1、财政部《会计基础工作规范》（财会字〔1996〕19号）第五十二条

（五）有明确规定； 2、1997.09.19中国人民银行关于印发《支付结算办法》的通知的附件一： 附一：

正确填写票据和结算凭证的基本规定

银行、单位和个人填写的各种票据和结算凭证是办理支付结算和现金收付的重要依据，直接关系到支付结算的准确、及时和安全。票据和结算凭证是银行、单位和个人凭以记载账务的会计凭证，是记载经济业务和明确经济责任的一种书面证明。因此，填写票据和结算凭证，必须做到标准化、规范化，要要素齐全、数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草，防止涂改。

一、中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹（壹）、贰（贰）、叁、肆（肆）、伍（伍）、陆（陆）、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万（万）、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。如果金额数字书写中使用繁体字，如貳、陸、億、萬、圓的，也应受理。

二、中文大写金额数字到元为止的，在元之后，应写整（或正）字，在角之后可以不写整（或正）字。大写金额数字有分的，分后面不写整（或正）字。

三、中文大写金额数字前应标明人民币字样，大写金额数字应紧接人民币字样填写，不得留有空白。大写金额数字前未印人民币字样的，应加填人民币三字。在票据和结算凭证大写金额栏内不得预印固定的仟、佰、拾、万、仟、佰、拾、元、角、分字样。

四、阿拉伯小写金额数字中有0时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。举例如下：

（一）阿拉伯数字中间有O时，中文大写金额要写零字。如￥1，409.50，应写成人民币壹仟肆佰零玖元伍角。

（二）阿拉伯数字中间连续有几个0时，中文大写金额中间可以只写一个零字。如￥6，007.14，应写成人民币陆仟零柒元壹角肆分。

（三）阿拉伯金额数字万位或元位是0，或者数字中间连续有几个0，万位、元位也是0，但千位、角位不是0时，中文大写金额中可以只写一个零字，也可以不写零字。如￥1，680.32，应写成人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分，或者写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分；又如￥107，000.53，应写成人民币壹拾万柒仟元零伍角叁分，或者写成人民币壹拾万零柒仟元伍角叁分。

（四）阿拉伯金额数字角位是0，而分位不是0时，中文大额；元后面应写零字。如￥16，409.02，应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分；又如￥325.04，应写成人民币叁佰贰拾伍元零肆分。

五、阿拉伯小写金额数字前面，均应填写入民币符号￥（或草写：）。阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写分辨不清。

六、票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加零；日为拾壹至拾玖的，应在其前加壹.如1月15日，应写成零壹月壹拾伍日。再如10月20日，应写成零壹拾月零贰拾日。

怎样保管会计凭证？ 第7篇

(1)会计凭证应及时传递，不得积压。记账凭证在装订成册之前，原始凭证一般是用回形针或大头针固定在记账凭证后面，在这段时间内，凡使用记账凭证的财会人员都有责任保管好原始凭证和记账凭证。使用完后要及时传递，并且要严防在传递过程中散失。

(2)凭证在装订以后存档以前，要妥善保管，防止受损、弄脏、霉烂以及鼠咬虫蛀等。

(3)对于性质相同，数量过多或各种随时需要查阅的原始凭证，如收、发料单，工资卡等，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证种类、日期、编号，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证的名称及编号，

(4)各种经济合同和涉外文件等凭证，应另编目录，单独装订保存，同时在记账凭证上注明“附件另订”。

(5)原始凭证不得外借，其他单位和个人经本单位领导批准调阅会计凭证，要填写“会计档案调阅表”，详细填写借阅会计凭证的名称、调阅日期、调阅人姓名和工作单位、调阅理由、归还日期、调阅批准人等。调阅人员一般不准将会计凭证携带外出。需复制的，要说明所复制的会计凭证名称、张数，经本单位领导同意后在本单位财会人员监督下进行，并应登记与签字。

认识会计凭证 第8篇

1. 会计凭证的作用。

(1) 记录经济业务, 提供记账依据。真实、可靠、及时。 (2) 明确经济责任, 强化内部控制。真实性、合法性、合理性、正确性。 (3) 监督经济活动, 控制经济运行。符合国家有关法规、制度的规定。符合计划、预算进度。杜绝违法乱纪、铺张浪费的行为。

2. 会计凭证的分类。

(1) 原始凭证。概念:在经济业务发生时, 由业务经办人员直接取得或者填制, 用以记载经济业务的具体内容, 表明某项经济业务已经发生或完成, 明确有关经济责任, 具有法律效力的一种书面证明。特点:填制记账凭证或登记账簿的原始依据。作用:主要起证明属于会计事项的经济业务实际发生和完成情况的作用。 (2) 记账凭证。概念:由会计人员根据审核后的原始凭证加以归类整理而编制的, 是用来确定会计分录、作为登记账簿直接依据的会计凭证。作用:为有关原始凭证所记载的某项经济业务确定会计分录, 即确定记载该项经济业务的账户、方向和金额。

不能作为原始凭证的有:材料或商品请购单、经济合同、派工单等。这些单据只能作为原始凭证的附件。原始凭证是记账凭证的重要附件和依据, 由于两种凭证之间存在着相互依存和制约的关系, 填制记账凭证有利于防止和减少差错的发生, 保证账簿记录的正确性。

二、原始凭证

1. 原始凭证的分类。

按来源的不同可分为: (1) 外来原始凭证。外来原始凭证是由业务经办人员在业务发生或者完成时从外单位取得的凭证, 如采购商品时取得的增值税专用发票、收据、车票等。 (2) 自制原始凭证。自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员在办理经济业务时自行填制的凭证。如商品、材料验收入库时, 由仓库保管人员填制的入库单;商品销售时, 由业务部门开出的提货单等。

企业自制原始凭证可按内容分为以下几类:

按填制手续和方法的不同可分为: (1) 一次性原始凭证。在自制的原始凭证中, 大部分凭证的填制手续是一次完成的, 已填制的凭证不能再重复使用, 这类自制原始凭证称为一次性凭证。 (2) 累计原始凭证。在一些特定单位, 为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务, 需要在一张凭证中连续累计填列该项特定业务的具体情况, 这种凭证称为累计凭证, 如限额领料单。限额领料单中注明了某种材料在规定期限内的领用额度, 用料单位每次领料及退料, 都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章, 并结出限额结余。使用这种凭证, 既可以实现对领用材料的事前控制, 又可简化凭证填制手续。但因这种凭证要反复使用, 因此必须严格执行凭证的保管制度和材料收发手续。 (3) 汇总原始凭证。实际工作中, 为集中反映某项经济业务的总括情况, 并简化记账凭证的填制工作, 往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证, 这种凭证称为汇总原始凭证, 如收货汇总表、销货汇总表、发出材料汇总表等。汇总原始凭证所汇总的内容, 只能是同类经济业务。

按用途的不同可分为:证明凭证, 计算凭证。

按格式和使用范围的不同可分为:通用凭证, 专用凭证。

2. 原始凭证的基本要素。

(1) 凭证的名称。 (2) 填制凭证的日期。 (3) 填制凭证单位的名称或者填制人的姓名。 (4) 经办人员的签名或盖章。 (5) 接受凭证单位的名称。 (6) 经济业务事项的内容。 (7) 经济业务事项的数量、单价、金额。此外, 原始凭证一般还需要载明凭证的编号。原始凭证带有附件的, 还应载明其附件。

3. 原始凭证的取得和填制要求。

(1) 原始凭证的取得要求。 (1) 外单位取得:必须盖有填制单位的公章。 (2) 个人处取得:必须盖有填制单位的公章。 (3) 对外开出:必须加盖本单位的公章。 (4) 购买实物的原始凭证:必须有验收证明, 以保证账实相符。 (5) 一式多联的原始凭证:必须注明各联的用途, 并且只能以一联作为报销凭证;一式多联的发票和收据, 除本身具备复写功能的以外, 必须用双面复写纸套写, 并连续编号, 作废时应加盖“作废”戳记, 连同存根一起保存。 (6) 发生销货退回及退还货款时:必须填制退货发票, 附有退货验收证明和对方单位的收款收据, 不得以退货发票代替收据。 (7) 单位人员公出借款的收据:必须附在记账凭证之后, 在收回借款时, 应当另开收据或者退还借款收据的副本, 不得退还原借款收据。 (8) 经上级有关部门批准的经济业务事项:应当将批准文件作为原始凭证附件。 (9) 原始凭证的借用:原始凭证不得外借, 其他单位确需借用原始凭证的, 经本单位会计机构负责人 (会计主管人员) 批准, 可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件, 应当在专设的登记簿上登记, 由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。 (10) 对丢失原始凭证的处理:从外单位取得的原始凭证如有遗失, 应当取得原开出单位盖有公章的证明, 注明原来凭证的号码、金额和内容等, 并由经办人员签名后, 报经办单位会计机构负责人 (会计主管人员) 和单位负责人批准后, 才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的, 如火车票、轮船票、飞机票等凭证, 由当事人写出详细情况, 由经办单位会计机构负责人 (会计主管人员) 和单位负责人批准后, 代作原始凭证。

(2) 原始凭证的填制要求。 (1) 记录:原始凭证上填写的日期、业务内容、数量、金额必须与实际情况相符。 (2) 填制内容完整:填写的项目要逐项填写, 不可缺漏;年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写;名称要写全, 不能简化;品名或用途要写明确;有关人员的签章必须齐全。 (3) 经济责任明确:自制的原始凭证, 必须有经办单位负责人的签名或盖章。 (4) 时效:有关人员必须在经济业务发生或完成时填制原始凭证, 并按照规定程序传递、审核, 以便据以编制记账凭证。 (5) 书写要求:原始凭证要用蓝色或黑色笔书写。支票使用碳素笔。大写金额有分的, 后面不加“整”字, 大写金额前还应加注币值单位。对于重要的原始凭证, 一律不得涂改。对于预先印有编号的各种凭证, 在填写错误后, 要加盖“作废”戳记, 并单独保管。阿拉伯数字金额前面应写人民币符号“￥”。汉字大写金额数字, 一律以正楷字或行书字书写, 如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等易于辨认、不易涂改。 (6) 连续编号:各种原始凭证要连续编号, 作废时不可随意撕毁。

4. 原始凭证的审核。

(1) 合规性。应当以国家统一的会计制度为依据。 (2) 合法性。是否以合同为依据。有无违反财经制度现象。是否贯彻专款专用原则。 (3) 完整性。原始凭证是否完整、内容是否符合规定。对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回。《会计法》的上述规定既明确了会计机构、会计人员的职责和要求, 也明确了单位负责人、填制和取得原始凭证的经办人员的职责和要求。

5. 原始凭证的更正。

(1) 所记载的各项内容均不得涂改, 随意涂改的原始凭证即为无效凭证, 不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。 (2) 记载的内容有错误的, 应当由开具单位重开或更正。更正工作必须由原始凭证开具单位负责。原始凭证金额出现错误, 不得更正, 只能由原始凭证开具单位重开。 (3) 开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证, 对于填制有误的原始凭证, 负有更正和重新开具的法律义务, 不得拒绝。

三、记账凭证

1. 记账凭证的含义。

记账凭证是按经济业务性质加以分类、确定会计分录、作为登记账簿依据的一种凭证。会计人员必须根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证, 记账凭证是登记账簿的依据。账簿需要按照一定的会计科目和记账规则进行登记, 而原始凭证中并未写明会计科目和记账方向。为了做好记账工作, 会计人员必须将各种原始凭证按其所反映的经济内容进行归类和整理, 然后据此编制记账凭证。在记账凭证中, 列明了会计科目, 指明了记账方向, 确定了会计分录, 这样就可以依据记账凭证登记账簿了。

记账凭证和原始凭证同属于会计凭证, 但二者存在以下差别: (1) 填制人员。记账凭证一律由会计人员填制。原始凭证由经办人员填制。 (2) 填制依据。记账凭证根据审核后的原始凭证填制。原始凭证根据发生或完成的经济业务填制。 (3) 作用。记账凭证依据会计科目对已经发生或完成的经济业务进行归类、整理。原始凭证仅用以记录、证明经济业务已经发生或完成。 (4) 关系。记账凭证是登记账簿的依据。原始凭证是填制记账凭证的依据。

2. 记账凭证的分类。

(1) 收款凭证。收款凭证是用以反映货币资金收入业务的记账凭证, 根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成。实际工作中, 出纳人员应根据会计管理人员或指定人员审核批准的收款凭证, 作为记录货币资金的收入依据。出纳人员根据收款凭证收款 (尤其是收入现金) 时, 要在凭证上加盖“收讫”戳记, 以避免差错。收款凭证一般按现金和银行存款分别编制。 (2) 付款凭证。付款凭证是用以反映货币资金支出业务的记账凭证, 根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成。实际工作中, 出纳人员应根据会计主管人员或指定人员审核批准的付款凭证, 作为记录货币资金支出并付出货币资金的依据。出纳人员根据付款凭证付款时, 要在凭证上加盖“付讫”戳记, 以免重付。付款凭证一般也按现金和银行存款分别编制。 (3) 转账凭证。转账凭证是用以反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证, 根据有关转账业务的原始凭证或记账凭证填制而成。其格式与通用记账凭证的格式相同。收款凭证、付款凭证和转账凭证分别用以记录货币资金收入事项、货币资金支出事项和转账业务, 为便于识别, 各种记账凭证一般印制成不同颜色。会计实务中, 某些经济业务既是货币资金收入业务, 又是货币资金支出业务, 如现金和银行存款之间的划转业务。为了避免记账重复, 对于这类业务一般只编制付款凭证, 如从银行提取现金时, 只编制银行存款付款凭证。

(2) 复式记账凭证和单式记账凭证。 (1) 复式记账凭证。复式记账凭证是把一项经济业务完整地填列在一张记账凭证上, 即该项经济业务所涉及的所有会计科目在一张记账凭证中集中反映。复式记账凭证可在一张记账凭证上反映一笔完整的经济业务, 便于反映经济业务的全貌及会计科目间的对应关系, 可减少记账凭证的数量。但采用复式记账凭证, 不便于同时汇总计算每会计科目的发生额, 也不利于会计人员分工记账。 (2) 单式记账凭证。即按照一项经济业务所涉及的每个会计科目单独编制记账凭证, 每张记账凭证中只登记一个会计科目。单式记账凭证将一项经济业务所涉及的会计科目及其对应关系, 通过借项记账凭证、贷项记账凭证予以分别反映。所以单式记账凭证又称单项记账凭证。采用单式记账凭证, 便于同时汇总计算每一会计科目的发生额, 也便于分工记账, 但不便于反映经济业务的全貌及会计科目的对应关系, 一般适用于业务量较大、会计部门内部分工较细的会计主体。会计实务中, 为了简化登记总分类账的手续, 可以把反映同类经济业务或多类经济业务的记账凭证汇总编制成汇总记账凭证或科目汇总表等。根据记账凭证所编制的汇总记账凭证、科目汇总表等, 也属于记账凭证的范畴。

3. 记账凭证的编制。

(1) 记账凭证的基本要素。 (1) 填制单位的名称。 (2) 凭证的名称。 (3) 凭证的编号。 (4) 填制凭证的日期。 (5) 经济业务内容摘要。 (6) 会计科目及借、贷方金额。 (7) 所附原始凭证的张数。 (8) 有关人员的签章。

(2) 记账凭证的填制要求。 (1) 填制依据。必须根据审核无误的原始凭证填制。应当具备的基本要素都应当具备。可以根据每一张原始凭证填制, 也可以根据若干张同类原始凭证汇总填制, 或者根据原始凭证汇总表填制。 (2) 连续编号。分清会计事项处理的先后顺序, 便于记账凭证与会计账簿之间的核对, 确保记账凭证的完整。 (3) 附件。所附原始凭证张数的计算, 一般以原始凭证的自然张数为准。一张原始凭证如涉及几张记账凭证的, 可以将该张原始凭证附在一张记账凭证后面, 在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。 (4) 更正。填制记账凭证时如果发现错误, 应当重新填制。已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的, 可以用红字冲销法进行更正。如果会计科目没有错误, 只是金额错误, 可以按正确数字同错误数字之间的差额, 另编一张调整记账凭证。如果发现以前年度的记账凭证有错误, 应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。 (5) 实行会计电算化。机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求, 打印出来的机制记账凭证上要加盖制单人员、审核人员、记账人员和会计机构负责人 (会计主管人员) 印章或者签字, 以明确责任。 (6) 空行。应该自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画线注销。

(3) 记账凭证的审核。只有经审核无误的记账凭证, 才能作为记账的依据。记账凭证审核主要包括以下几项内容: (1) 合规性。所确定的会计分录是否合规、合法。是否附有审核无误的原始凭证。 (2) 完整性。记账凭证的内容是否按规定要求填制完整无缺。 (3) 技术性。记账凭证的摘要, 应借、应贷会计科目及金额, 以及账户对应关系是否清晰、完整, 核算内容是否符合会计制度的规定。

四、会计凭证的管理

1. 会计凭证装订前的整理。

会计凭证装订前的整理, 是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样, 有时前者大于后者, 有时前者小于后者, 这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理, 以便下一步装订成册。

对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证, 可按记账凭证的面积尺寸, 先自右向后, 再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来, 以便装订后还可以展开查阅。

对于纸张面积过小的原始凭证, 一般不能直接装订, 可先按一定顺序和类别排列, 再贴在一张同记账凭证大小相同的白纸上, 粘贴时宜用胶水。小票应分张排列, 同类、同金额的单据尽量贴在一起;同时, 在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证, 可以将票面票底轻轻撕开, 厚纸板弃之不用。

对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证, 可先用回形针或大头针别在记账凭证后面, 待装订时再抽去回形针或大头针。

有的原始凭证不仅面积大, 而且数量多, 可以单独装订, 如工资单、领料单等, 但在记账凭证上应注明保管地点。

原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致, 不应按原始凭证面积大小来排序。

会计凭证经过上述加工整理之后, 就可以装订了。

2. 会计凭证的装订。

会计凭证的装订, 是指把定期完毕的会计凭证按照编号顺序, 外加封面、封底, 装订成册, 并在装订线上加贴封签。在封面上, 应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证张数, 并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。单式记账凭证整理装订时, 必须保持会计分录的完整, 应按凭证号码顺序还原装订成册, 不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据, 以及各种需要随时查阅和退回的单据, 应另编目录, 单独登记保管, 并在有关的记账凭证和原始凭证上注明日期和编号。

会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅, 所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说, 一本凭证, 厚度以1.5~2.0厘米为宜, 太厚了不便于翻阅核查, 太薄时可用纸折一些三角形纸条, 均匀地垫在此处, 以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。

有些会计人员在装订会计凭证时采用角订法, 装订起来简单易行, 这也很不错。它的具体步骤为: (1) 封面和封底裁开, 分别附在凭证前面和后面, 再拿一张质地相同的纸 (可以再找一张凭证封皮, 裁下一半用, 另一半为订下一本凭证备用) 放在封面上角, 做护角线。 (2) 凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形, 用夹子夹住, 用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。 (3) 大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针, 可以将回形别针顺直, 然后将两端折向同一个方向, 将线绳从中穿过并夹紧, 即可把线引过来。一般装订机打出的眼是可以穿过的。 (4) 凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。 (5) 护角向左上侧折, 并将一侧剪开至凭证的左上角, 然后抹上胶水。 (6) 折叠, 并将侧面和背面的线绳扣粘死。 (7) 晾干后, 在凭证本的封面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或盖章。现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号, 一个月从头编一次序号, 如果单位的凭证少, 可以全年顺序编号。

3. 会计凭证的保管。

会计凭证装订成册后, 应由专人负责保管。年终, 应移交财会档案相关人员保管1年, 期满后, 应由财会部门编制清册移交单位的档案部门保管。

对已归档凭证的查阅、调用或复制, 均应得到批准和履行一定手续。原始凭证不得外借, 其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时, 经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准, 方可复制。向外单位提供的原始凭证复印件, 应当在专设的登记簿上登记, 并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。会计凭证的保管期限和销毁手续, 必须严格按照会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少保存10年, 重要的凭证须长期保存。会计凭证保存期满需销毁时, 必须开列清单, 按照规定的手续报经批准后方可销毁。任何单位都不能随意自行销毁会计凭证。