公文校对程序范文

公文校对程序范文（精选7篇）

公文校对程序 第1篇

公文校对程序

[发布日期] 2013年09月29日

一、校对内容：

1、排版格式。

2、各级标题。

3、页码序号。

4、字体字号。

5、错字漏字。

6、修改内容。

7、时间日期。

8、特定称谓（人名、地名、工具、专业词汇）。

9、数字数据。

10、英文字母。

11、特殊符号。

12、引用文件。

二、校对方法：

1、默校法：由个人按照“打印文稿→默念原文→标注错误→对照修改”的程序独立完成。

2、读校法：由两人按照“一人读稿→一人校对→标准错误→对照修改”的程序合作完成。

三、校对流程：按照“一观二查三验四审”的程序完成校对工作。一观，主要检查文稿中板式和标题使用是否有误，标题序号是否准确，页码序号是否连贯，页码位置是否正确，字体字号是否规范，行距字距是否匀称，文眉边角是否排对，版面是否美观。二查，主要检查文稿中的错字、别字、多字、漏字等问题，注意字形、字音、字义相近的字，防止多行、漏行、错行。三验，主要查验文稿中涉及的政策和数字是否正确无误，是否符合上级精神要求。四审，对已定稿公文进行复审，重点对版式、标题、页码、序号，特别是在校改过程可能产生的校错改错、文印排版等错误进行纠正。

公文校对程序 第2篇

公文校对看似简单，做好不易，我们需要树立负责的工作作风，也要掌握科学的工作方法。今天，小编就与大家分享一些实用的公文校对常识。

首先，我们必须明确公文校对的六个原则：

先排后校。即先按照规定格式排版，打印出清样后再作校对。

逢文必校。不能因为有的文稿篇幅短、字数少、内容简单就放松校对。

每字必核。一份公文文字表述是否准确、通顺、简练，人名、地名、时间、数字、引文是否准确规范、严谨等，都要坚持一个标点一个标点地校，一个字一个字地核，不能有任何疏忽。

校写分离。公文起草和校对最好由不同的同志来进行。

急文稳校。越是急件越要沉住气、稳住劲，否则会导致一些明显的低级错误没有校出，酿成不良后果。

发前再校。

接下来，小编通过一些实例，为大家总结公文校对须把好的“三关”及一些实用方法。

1　语言关

公文语言要保证其严肃性、权威性，因此，要尤其注意校对这几类词语，规范使用，达到公文语言权威、准确、简洁的效果。

概约词

诸如“基本上”“一般”“部分”“一些”“大多数”“少数”等不确定的词尽量少用或不用。非用不可时，要严肃对待，实事求是，切不可回避矛盾，或随意夸大。

介词

要避免介词连用。

如：关于对……的修改意见。

“关于”和“对”都指向同一个对象，两词连用没有必要。去掉“对”将上句变成“关于……的修改意见”时，显得更加明快利落。

专有名词

对公文中出现的人名、地名、机关名、事物名等专有名词要尤其注意，校对时要遵循以下几个原则：

1.按照权威部门认定的或长期以来通用的名称使用；

2.人的职务、机关单位名称、行政区划若有变化，应使用最新的名称；

3.使用标准全称，不要自作主张随意缩略；

4.名称在公文中的前后须保持一致；

5.名称必须与所指对象的性质相符，如“中央各部委”指中共中央宣传部、组织部、统战部、政法委等党中央的组成机构，“国家各部委”指国务院所属各行政机构。

格式语

对公文写作中约定俗成的一些格式化用语，要遵守约定，不得随意更改、立异标新。

如：

请示的结语用“以上妥否，请批复”；

平行文的结束语，如属知照事项不需答复的，则用“专此致函”，如属需要答复的，则必须用“专此致函，请复”；

报告的结尾，则需要使用“专此报告”。

如：请示语多用“恳请”，商洽函多用“商请”等。

词意易混淆的其他词语

如：

“权利”与“权力”、“截至”与“截止”、“起用”与“启用”、“制定”与“制订”等等，这些词语很容易混淆，校对时一定要分清该用哪一个，决不能含糊。

2　逻辑关

对于公文来说，逻辑是将全文语言紧密联结为一个整体的筋脉。违背逻辑原理的公文往往会出现结构混乱、词不达意、表意缺漏或者重复啰唆等问题，作用大打折扣。

因此，公文校对还需把好逻辑关，小编通过一些例子，来说明公文内容表述方面不易发现的问题。

概念不明确

在使用概念表达思想时，其内涵和外延一定要明确，这是基本的逻辑要求。

例：各部门间要加强协调配合，完善有关政策。

此句“间”是“之间”的省略，“各部门间”指的是各部门的相互关系，不是实体部门，不能作为主项与“完善有关政策”连用，应该改为“各部门要加强协调配合，完善有关政策”。

限制不当

限制是通过缩小概念的外延来明确概念的逻辑方法。

例：2014年—2018年，四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元。

此句是想说2018年四市生产总值达到了多少。句中“2014年—2018年”包括“2014年、2015年、2016年、2017年、2018年”，而后面对应的生产总值数只有2014年和2018年的，因此，用“2014年—”来限制“2018年”是错误的，应该改为“相较于2014年，2018年四市生产总值由2048亿元提高到了3387亿元”。

自相矛盾

在表达中，相互矛盾的两个概念或判断不能都存在。

例：实现互联网与农业线上线下“双融合”发展。

“双融合”是指两组“融合”，如A与B融合、C与D融合。而句中只有“互联网与农业”一组融合，与“双融合”是自相矛盾的，应该改为“实现互联网与农业线上线下融合发展”。不符合方位逻辑

方位逻辑指含有方位词的命题，其“真”值依赖于在什么方位说出它，随着说出方位的不同而变化，如果不注意说出它的方位，“真”可能会变成“假”。

例：市政府文件表述“明确各区市政府对查处本辖区内制售‘地条钢’等违法违规行为负总责”。

从讲述者（市政府）的角度讲，本辖区指全市区域；从被讲述对象（区市政府）的角度讲，本辖区则指区市所辖区域。例句混淆讲述者和被讲述对象的方位概念，可修改为“明确各区市政府对查处各自辖区内制售‘地条钢’等违法违规行为负总责”。

3　政策关

严把公文校核中的政策关是保证公文权威性、严肃性的关键，是公文校对的“核心”。把好政策关，应做到“上下左右前后”六面看。

“上”看

“上看”就是要校对公文是否符合国家法律法规、党的方针政策和上级文件精神。

若遇到引用国家法律法规、党的方针政策和上级文件的情况，校对时一定要与原文一一对照。

“下”看

“下”看，就是校对公文制定的政策有无必要性和是否具有可操作性。

具体到某一政策有无必要制发，要看其对本区域内各项事业发展有无指导意义，与本区域民情民意是否顺应，同本区域财政的承受能力是否相匹配等。

其次，要看公文制定的政策是否具有可操作性。公文中要有具体化、明确化的解决问题的办法和指导工作的措施。

如：

写明要“加强协调”，却没有加强协调的具体办法，也没有明确的权力和责任，公文成了“空”对“空”式的指示。

“有关部门要严密配合”，则没有指出由哪几个部门配合，工作上如何分工协作。

“左”看“右”看

“左”看“右”看就是校对公文政策在部门间的协调性，即看公文制定的政策是否超越发文机关的职能权限；是否与其他部门的相关政策相吻合，以避免文件间出现矛盾。

“前”看“后”看

首先要校对公文与本机关已有公文之间是否相承。

如，对同一问题的不同侧面做出新规定时，前后两个公文应彼此包容。若前面的公文不太适应新的情况有待修改时，要严格查找已有公文不符合现有社会状况的因素，并认真校对待发公文对其完善和修改之处。

其次要看公文后部与前部提法是否一致，不可出现自相矛盾或表述上的偏差。

严格把握程序 提升公文处理水平 第3篇

一、严格办理程序, 确保公文处理形式规范

公文从起草到完成它的现实效用, 最后立卷归档, 都要经过若干必不可少的工序, 在公文处理的过程中, 这些工序组成一个先后有序、环环相扣、首尾相连的整体, 这就是公文的处理程序。在日常工作中, 我们主要从以下3个方面把握公文处理程序。

(一) 撰写准确, 体现意图。

公文办理准确是公文质量的基本要求, 也是第一位的要求。如草拟和审核公文, 从思想内容、篇章结构、遣词造句到标点符号, 都必须严格把关, 杜绝差错, 任何一个细微的差错都会产生不良影响, 甚至可能导致工作上的失误和政治上的被动。特别是在工作中, 作为一名文秘人员, 起草校核公文时, 要紧贴领导思路, 撰写的公文要充分体现意图, 只有这样才能准确执行领导的决策部署。

(二) 办理及时, 传递政策。

公文处理必须严格把握时效要求, 任何一件公文的办理都有一个期限, 有的甚至有一个最佳办理时机。公文处理工作要善于把握时机, 抓住“火候”, 既不能延时误事, 也不能盲目超前。近几年来, 我们积极总结经验, 不断完善工作制度, 形成了一套科学、便捷的公文处理流程图, 确保公文处理的每个环节紧密相连, 及时、有效地传递了政策。

(三) 管理严格, 确保安全。

要坚持严格管理, 做到专人负责, 对文件进行妥善保管, 保证不丢失、不损坏。同时, 遇到涉密文件, 在公文处理的各个环节上都要严格执行保密规定, 保证党和国家的秘密不泄露。

二、严格审核程序, 确保公文处理内容科学

作为一名合格的文秘工作人员, 要严格把握审核程序, 做到制发的公文精简高效、依法依规、贴近民意。我们主要从以下3个方面把握公文审核关。

(一) 前置把关, 精简公文。

精简公文, 最有效的办法就是在进入办文程序前, 对来文单位拟制的文件初稿, 把握好前置关口, 做到制发的文件着力于解决实际问题, 力戒形式主义。我们明确规定, 没有行文必要性和可行性的, 不行文;贯彻上级文件精神, 没有新的具体措施, 仅表态性的或照抄照搬的, 不行文;已开会做了部署研究的, 可电话或当面议定的事项, 不行文;凡是部门的工作, 部门自己能够解决问题的, 不以县委或县委办行文。通过前置把关, 今年以来, 公文数量同比减少35%, 提升了公文的严肃性和权威性。

(二) 法制审查, 依法依规。

党的机关所制发的公文在思想内容上必须符合党的路线、方针、政策, 符合国家法律法规, 体现党委的决策意图。近年来, 我们将县委或县委、县政府联合制发的各类规范性文件全部纳入法制审查范围, 在送领导会签前, 一律先送县政府法制办和县委法治办把关, 涉及重大法律政策方面的文件时, 还要报送县法律法规审查小组审查;在领导会签完毕后, 我们还及时将文件送市委办和市委法治办进行规范性文件备案, 有效避免了本级党委制发的文件与现行法律法规和上级的政策相冲突。

(三) 内容核准, 贴近民意。

一名称职的文秘人员, 在文件内容校核时, 一方面要考虑文件的文字语言贴近民意, 不打官腔, 符合群众“口味”。另一方面, 制定的政策、措施要充分尊重民意, 符合基层实际情况。平时工作中, 我们对涉及经济社会发展中的重大决策和与人民群众利益密切相关的重要文件, 坚持调查研究, 充分听取社会各界的意见, 力争各项决策符合实际情况、符合群众意愿, 做到科学、合理。

三、严格督办程序, 确保公文处理效能提升

公文作为领导管理工作的工具, 是领导实施决策的产物。在公文处理过程中, 桃源县委办还加强公文的督办, 有效地实现政令畅通和工作落实, 切实做到提质、提速、提效。具体做好以下3个方面:

(一) 细化承办催办。

近年来, 桃源县委办在规范办文方面, 出台了一系列规章制度, 对承办催办工作作了严格、明确的规定, 确保公文办理和操作的流程有章可循。通过细化文件的承办催办, 确保文件处理及时。

(二) 强化督办通报。

平时工作中, 对涉及县委、县政府重大决策和领导关注的重点问题等方面重要文件, 联合县委督查室、县政府督查室, 对工作进展情况, 组织开展专项督办。今年来, 围绕实施县委作风建设“百千万”工程, 对县级领导领办的160件实事项目, 我们建立了项目进度台账, 针对进度较慢的项目, 及时进行了跟踪督办, 确保了重要工作“事事有着落、件件有回音”。对工作不到位、任务未完成的, 我们及时以《县委督查通报》的形式在全县公开通报情况。

(三) 新增回访调研。

公文写作程序 第4篇

一、公文写作前的准备

1．明确行文目的要求

机关制发每件公文，都有其特定的目的与要求。因此，在公文写作之前，必须首先予以明确。行文目：的与要求一般是由机关领导核心确定，撰文者应当准确领会领导意图，并据此进行写作。

2．确定主题

公文的主题是公文的中心思想，也是作者在说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点与主张。有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表述，而有些则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确。

3．选择文种

在公文中正确标明文种有利于维护公文的权威性、有效性，并且方便公文的写作与处理。

选择文种的主要依据是：(1)遵循国家关于公文处理法规中有关文种的规定，从中选择适宜的文种。不得不用、错用或自造文种。(2)依据作者与主要受文者之间的工作关系选用相应的文种。(3)依据制发机关的职责地位选用恰当的文种。(4)依据行文目的选择文种。

4．调查研究、收集材料

材料是公文写作的基础，在明确行文目的要求、选定文种之后，就应进行深人的调查研究，收集和占有材料。调查研究可以综合运用会议调查、访问调查、统计调查、文献调查等方式。

5．选择表达方式

公文一般兼用说明、叙述、议论三种表达方式。在写作前，应依据公文性质与行文目的要求，确定表达方式。

二、拟写文稿

1．安排结构

(1)确定公文的组成

为维护公文的权威性与有效性，公文的组成必须完整。(2)确定正文的表述次序

在安排表述次序时，要照顾不同文种的特点，根据其反映信息的角度与方式以及信息容量采用不同的排列形式。

(3)安排层次、段落间的衔接与转换

对公文正文的各层次、各段落之间的衔接和转换要求妥善安排，使之相互联接，前后贯通，转折过渡自然，结构严密完整。衔接转换一般是在正文内容或表述方法发生变化的时候，在上下文之间使用关联性的词、词组或者句子以使段落前后衔接。在公文中更多的是使用承转词。

(4)写好开头与结尾

①公文开头通常采取如下内容交代制发公文的根据、目的；概述有关情况，交代公文制发背景；以简要文字揭示全文主题；阐述基本观点；直接点明结论；表明批准、批转或转发的态度；表示祝贺、谢意等。

②结尾通常形式：使用公文结尾词，强调行文目的；概括、深化主题，帮助理解全文；陈述具体要求；发出号召提出希望要求；说明公文生效、履行时间。

2．拟写提纲

提纲一般应包括以下内容：公文标题、开头、正文的表述层次与各层次中的论点、论据(包括理论依据或政策依据、法规依据与事实依据)、字数安排、结尾方式等。

3．书写文稿

文稿应书写在具有规范格式并质地较好的发文稿纸上，文字、图形及一切符号均应书写在图文区内，应使用符合归档要求的字迹材料。公文中的人名、地名、时间、数字、引文必须准确、具体。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。必须使用国家法定计量单位。结构层次序数

第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。用词用字应准确、规范。文内使用简称时，一般应当先用全称，再注明简称。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。应正确标明标点符号。

三、审核修改

公文处理程序 第5篇

一、公文处理的原则和要求

（一）公文处理应坚持实事求是、按行文机关要求和公文处理规定进行的原则。

1.实事求是：按照公文内容，该拟办的要拟办，该送阅的要送阅，该存档的要存档。特别是在发文工作中，应该发的要发，能不发的坚决不发。

2.按行文机关要求：行文机关要求文件发至哪级，就发至那级；该传达至什么范围，就传达至什么范围。

3.按公文处理规定：按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定进行处理。如办理请示件应请有关职能部门提出意见的或送本单位领导审批的，就应送有关部门征求意见或送领导审批，办文人员不能自作主张。特别是对涉及领导题词、活动等文电，要按规定把好关，不能凭办文人员的感情从事，关系好的就积极去办，没有关系的就靠边站。

（二）公文处理要坚持依法行文、集中管理、准确及时、安全保密的要求。

1.依法行文：发文机关必须依法成立并具有法定职权（党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织内部不具法人资格的下设部门对外不能充当公文的作者，办公室根据授权除外），必须在作者职权范围内依法制发公文（越权制发无效），擅自制发公文、伪造公文是违法犯罪行为。公文的内容要合法。公文的文种和制发程序要合乎规定（如须经本机关领导签发或经会议通过）。

2.集中管理：由机关的办公厅（室）主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作，公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁（其他部门和人员不得私自签收、拆取、保存公文）。要建立并执行统一的公文处理工作制度（如发文办理、收文办理、公文保密、归档等制度）。

3.准确及时：登记和办理要准确，防止发生错误，该送的领导和部门都要送到。公文拟办意见要准确，公文拟稿要体现发文机关决策、反映领导意图。公文都具有一定的时效性，特别是突发事件、自然灾害等特急件、党委、政府的重要文电和领导的重要批示，都不能拖延，除了要不断提高公文处理人员的素质外，还要制定和落实应急预案。

4.安全保密：公文传递要符合规定，如密件要包装密封，传递密件应通过机要交通、机要通信或指派专人进行，不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。设有机关文件交换站的城市，在市内传送机密级、秘密级文件，可通过机要文件交换站进行，如用传真、计算机

网络等传输密级公文，必须有加密措施，密码电报不得明传，密电密复，不得明电、密电混用。公文传阅要保密，如复制的公文应当与正式印发的公文同样管理，密级公文的复制要按规定审批。如密级公文存贮在微机上，要有相应的保密措施等。

二、公文处理的基本程序

公文处理分为收文处理和发文处理两类。

（一）收文处理：分为阅件和办件两类，送有关领导和有关部门阅知的为阅件、需办理答复的为办件，一般包括公文的签收、登记、拟办、分发、传阅、承办和催办等程序。

1.阅件办理关键是确定分送范围。什么样的阅件，分送什么范围的领导，都应根据阅件的内容来确定，不漏送，不错送，不扩大范围送。办文人员应对领导的分工、职能部门的职责有明确的了解，才能使阅件范围的确定恰到好处，既不多增加领导阅文负担，又确保领导阅读到应该阅读的文件。分送范围的确定原则上应报经本部门领导批准。分送要保证阅读范围内的每个人都能看到文件，在文件份数允许的情况下，最好每人一份；在份数较少的情况下，首先分送主要负责同志，其他可组织传阅。分送阅件应当使领导知道这个文件分送了哪些领导和部门，便于领导对文件作出批示。

传阅件一般按领导的排序由前向后传送，从主要领导开始，依次传下去。传批件一般按领导的排序由后向前传送，从分管领导开始，再传至主要领导。如上级文件和上级领导对本地、本部门工作的批示，均应先送主要领导阅示。如下级机关的请示、需要办理的事项，应先送有关部门提出意见，报分管领导和其他领导审批后，最后送主要领导审定。传阅中要掌握文件的运转速度和去向，遇有领导外出时，应在传阅单上注明，不要使阅件在半路受阻，并注意待领导回来后适时送阅。

2.办件办理关键是要提出正确的拟办意见。要求办文人员一是要掌握来文内容，搞清请示事项。如请示中要解决的问题是什么，有几项，理由有几条，是否符合“一文一事”。二是查找档案资料，对照先例比较。如干部任免、党纪处分、纪念活动、领导题词等，一般情况下都可以从以往的档案中找到类似的办理的程序和结果。如纪念领导人九十诞辰，可查一下纪念八十诞辰是怎么办理的，有多大的规模，也可以找同一类别的领导人诞辰是怎么进行的。又如有些事情，前几年没有批准，现在又报来了，就要清楚以前的办理情况和原因。把这些有关材料复印或摘录下来，供领导决策参考是非常有益的，同时也可保持政策的连续性。三是把握政策规定，领会领导意图。办文人员要有政治头脑，有政策水平，有主见。可以说，凡是向上级请示的问题，都希望上级能按请示中的意图给予答复。这种情况下，提拟办意见必须符合党的方针政策，从全局上考虑问题，按政策规定办。如修建纪念设施问题，市委请示省委，省委可请宣传部提出意见，省委宣传部的意见经省委同意后再以省委名义上报中央审批。如干部处分问题，一般都应建议提请常委会审议。同时，也要了解领导意图，如请示中事项已与领导衔接过或领导已有意见的，则应送领导审示或按领导意见办。四是尊重部门意见，注意协商协调。一般情况下，请示中涉及的有关事项，应请有关职能部门提出意见，如经费涉及财政部门，干部问题涉及组织部门，机构编制问

题涉及编办等，原则上应纳有关业务部门的意见。如有些问题不一致，应经过协调协商，提供给领导的是一个符合实际、切实可行的建议。如协调的不一致，则应将各方意见和理由列出，报领导协调或裁定。五是意见有根有据，用语规范准确。按照以上要求提出的拟办意见都应有依据，为什么同意这一条、不同意那一条要说得清楚、明白，便于领导决策时参考。同时因为是拟办意见，要送领导审批的，应注意用语规范准确。如用“我们建议”而不用“我们同意”，说“我们倾向于第几方案”而不说“我们赞成第几方案”。

（二）发文处理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。

经领导签发的公文在正式印发前，应当由文秘部门复核，也即核发。核发的重点是：

1.审批手续是否完备。一是看审批权限是否准确，二是审批的领导人有无遗漏。如市委文件应有市委领导签发，市委办公室文件应有市委办公室主要领导或市委领导签发。几个部门联合发文，应请每个部门的领导审签。

2.公文清样的格式是否合乎规定。版头与发文机关是否一致，文种是否适当，发文字号、标题、主送机关、发文机关署名、印章、附件、主题词、印制版记等要素是否完整、齐全，做到该有的不漏，不该有的不加。

三、省委办公厅公文处理的有关规定

（一）省委、省委办公厅文件现有版头。

主要有4种：

1.中共xx省委文件（x委发）：主要用于以省委名义发布、传达贯彻党的方针、政策，部署工作，转发上级机关的公文，批转下级机关的重要报告、请示。

2.中国共产党xx省委员会（）（x委）：主要用于省委通知事项、任免干部、批复下级机关的请示，向中央报告、请示工作，与有关地区和部门联系、商洽工作。

3.中共xx省委办公厅文件（x委办）：主要用于省委办公厅根据省委授权，传达省委的指示，转发上级、同级机关的公文，批转下级机关的报告、请示。

4.中共xx省委办公厅（）（x委厅）：主要用于省委办公厅答复下级党委或部门的请示，向上级机关报告、请示工作，发布有关事项，与有关部门联系、商洽工作。

另外，还有中共xx省委办公厅发电（x委办发电，用于省委办公厅根据省委授权布臵紧急性工作、通知会议、调整各类领导小组）、中国共产党xx省委员会办公厅（x委厅函，用于省委办公厅与有关部门联系、商洽具体工作，通知会议）、议事纪要三种。

（二）省委办公厅发文的有关规定。

1.严格控制文件数量。“九不发”：控制和减少党政联合行文，政府职权范围内的工作，由省政府行文。部门职权范围内的工作，由部门行文，凡本部门发文或几个部门联合发文

能够解决的，不以省委名义发文。凡是法律、法规已有明确规定的，不再行文。党中央、国务院已发到县一级的文件，无新的内容，不再另行文。需行文贯彻的中央和国家部委文件及一般表彰性事项，由相应的省级部门发文（如涉及面宽，可报省委或省委、省政府同意，冠“经省委同意”或“经省委、省政府同意”由各部门发文）。省级部门以省委名义召开会议的通知或调整各类领导小组成员，经省委领导批准后，可冠“经省委领导同意”，由部门自行发文。可采用电报、电话布臵或当面议定的事项，不再行文。各地、各部门向省委、省政府报送的一般性请示，以电话或印送领导批示方式回复，不再行文批复。会议上已部署的工作和领导同志在会议上的讲话已印发会议文件的，一般不再行文。

2.严格报送程序。各地、各部门凡需以省委、省委办公厅名义发出的文件，均应将代拟稿送省委办公厅秘书处按程序办理，一般不直送省委领导或省委办公厅领导。凡需以省委、省政府或省委办公厅、省政府办公厅联合印发的，属党委部门和群团组织起草的，将代拟稿送省委办公厅秘书处，省委办公厅先办理。属政府部门起草的，将代拟稿送省政府办公厅综合秘书处，由省政府办公厅先办理。

代拟稿应打印，并有报送说明和有关附件材料。报送说明应写明拟稿原因、过程、时限要求等情况，加盖本单位公章，注明联系人及电话。附件材料要齐全，如上级机关下发的同一主题文件、涉及的有关文件规定、征求部门意见的情况等。

3.严格审批程序。起草单位→省委办秘书处→省委办分管领导→省委秘书长（或办公厅主任）→分管省委常委→分管省委副书记→省委书记。

党政联合行文由省委办公厅印发。其中省委部门或群团组织起草的，经省委办公厅核稿，转省政府办公厅核稿、省政府领导会签后，再由省委办公厅送省委领导签发。由省政府部门起草的，经省政府办公厅核稿、省政府领导审签后，转省委办公厅核稿并送省委领导签发。

（三）省委办公厅收文办理的有关规定。

1.党政分工的原则。各地、各部门向省委、省政府报送文件，属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报省委；属于政府职权范围的工作，以政府或部门名义报省政府；如需同时送省委、省政府，主送单位应当写“省委、省政府”。一般来说，下列情况应及时报省委：省委（省委领导或省委文件）明确要求报送的，本地、本部门贯彻落实省委重要文件和重要会议、省委领导批示的措施和情况，本地、本部门工作的计划和报告、半年情况及工作中的重要情况（突发事件等）。

上报的请示，需省委审批但需要省政府了解的，主送单位应当写“省委、省政府”，由省委办公厅负责办理并答复，省政府办公厅负责分送省政府领导；需省政府审批但需要省委了解的，主送单位应当写“省政府并报省委”，由省政府办公厅负责办理并答复，省委办公厅负责分送省委领导。

给省委的请示、报告，均统一送省委办公厅秘书处，请示3份，报告20份（报告一般送省委各常委、各秘书长、办公厅）。给省政府的由报送单位另送。

2.归口报送的原则。凡报送省委和省委办公厅的文件一律交省委办公厅秘书处，统一收文，统一办理，不得直送省委或省委办公厅领导（省委领导要求直送的除外），也不得在按规定程序报送的同时，又送领导个人。

向省委、省政府报送简报，应当少而精，一般只报送一种简报。市州委和省级各部门的下属单位的简报，不能报送省委、省政府。

报送省委、省政府的非密级请示、报告，在报送纸质公文的同时，应通过xx党政网报送电子公文。

3.及时办理的原则。各地、各部门报省委的请示，省委办公厅一般应在15个工作日予以答复。办理程序为：由省委办公厅秘书处提出拟办意见，经办公厅分管领导同意后，转有关职能部门提出办理意见，有关承办部门一般应在5个工作日内提出意见并返回省委办公厅。属具体业务问题，请有关承办部门答复来文单位，并将办理结果抄送省委办公厅秘书处。涉及几个部门的，应指定主办部门，由主办部门与协办部门协商，提出统一意见。需省委审批的，由省委办公厅秘书处报分管省委领导或省委主要领导审批。

四.公文处理中常见的不正确现象

（一）版头使用不正确。版头与发文机关不一致。党委和党委办公室文件、大小版头混用。

（二）文种使用不正确。如请示、报告不分，决定、决议不分，通知、函不分。可采取“三看”：看公文事由、看受文对象、看公文出台的环节。

（三）文面格式不正确。如绝密件不标份号、上报公文不标签发人、被批转的公文作为附件、印制版记未居最后一页等。

公文处理程序细则 第6篇

为使我局公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据自治区水利厅、市人民政府国家行政机关公文处理有关规定和《钦州市政府

办公室公文处理程序细则》，特制定本细则。

一、收文办理程序

（一）收文

凡局办公室接收的各级公文，均由办公室专人统一签收、拆封、登记，在收文后的1个工作日内分门别类送办公室主任签写拟办意见，或直接送交指定收文单位。传真或电话通知，经办人要做好记录并及时送有关领导批示。开会领取或有关部门交带的公文，经手的同志要及时把公文交由办公室登记处理。

（二）拟办

办公室应视公文的内容和性质，按照职能部门的业务分工及时、准确地提出简明、具体的拟办意见。处理公文要分急缓先后，急件、特急件随到随办。一般来文要在自接文时起1个工作日内提出拟办意见并提交领导批办。处理公文必须用办公室统一印制的公文处理笺。

（三）批办

办公室将已拟办的文件送局领导审阅，由局长或分管副局长在2个工作日内阅读文件或对拟办文件进行审批。批办意见要明确、具体，注明办理时限、主办单位或主办人，对需要两个以上部门办理的，批示或拟办意见中应当明确主办部门，以免承办者相互推诿。

（四）承办

领导批办后的文件由各承办科室根据批办意见，具体处理公文。承办公文要全面领会、准确把握领导的批示意见，需要各县区、直属单位协助办理的，要及时与有关单位联系，抓紧办理，不得推诿和延误，不得擅自改变或超出领导的批办意图。公文办理过程中遇到困难或问题，要及时向领导反映并提出解决意见建议。公文报送单位查询公文处理情况时，各有关科室要热情接待。

对上级机关交办的公文和下级机关的请示，有特别时限要求的要按时办理，一般文件要在7天内给予答复，传阅性公文在3天内阅知后交还办公室。对不属于本

部门、本单位职权范围或者不适宜本部门、本单位办理的，应于当日退回交办的部门，并说明理由。公文办理结束后，承办人员必须将办理情况及处理结果注明在公文处理笺上，并送回办公室存档，以备查证。传阅性公文除保密文件外，可以复印自存。

（五）催办

局领导批转各科室、下属单位办理的文件、电报或其他事项，办公室或对应科室承办人员要适时催办查办，督促承办单位及时办理并将办理结果向有关领导汇报。问题简单或属急件的，采用口头催办；承办单位为下属单位的，采用电话催办；情况较复杂或不属本局管辖或口头（电话）催办无效的，则采用书面催办。催办无效的，报告局领导专项督查。

（六）特殊公文的办理

机要文件的办理。机要文件由办公室专人签领、登记、分发，送局领导阅批后，由保密员转相关科室处理或回收保存。机要文件处理完毕后，原件按要求退回市委保密室。

群众上访信件的处理。群众上访信件由办公室登记后送局领导批示，交有关科室办理。涉及领导干部问题的上访信件送局长批示后交纪检监察室处理。

二、发文办理程序

（一）拟稿

本局公文拟稿由对应科室负责，综合性较强的公文由办公室负责草拟。草拟公文必须做到：1.情况确实，观点明确，方案可行，书写工整（提倡使用打印件，但名字必须手签），标点正确。2.篇幅力求简短，人名、地名、数字、引文准确。

3.符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法令、法规和上级有关文件精神。

4.向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；根据规划、设计工作的特殊需要，可行性研究报告、初步设计审查意见等业务性较强的公文，在报请上级审批的同时，可抄送有关同级机关或下属单位。5.“请示”及答复人大、政协代表应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

代政府起草的文件，属规范性文件的，负责起草的科室要逐条列出制订说明和政策、法律、法规依据，并附上相应的材料。

根据领导批示（或口头指示）需要草拟的公文，由对应科室草拟的，自领导批示之日起2个工作日内完成。

起草公文必须使用专用的发文稿纸，拟稿人必须填写好拟稿人、主题词、主送、抄送、印制份数、标题等栏目。

（二）审核

本局的文件审核工作主要由各科室负责人、办公室及分管局长负责。具体审核程序是：对应科室拟稿——科站长初核——办公室再核——分管副局长审核（或签发）——局长审签。审核（审签）的时间分解为：办公室1个工作日，局领导各2个工作日。

发文稿审核的划分：

1.对应科室审核：是否有行文必要，拟稿人是否填写完整发文稿纸上有关栏目；是否按领导批示拟文，是否符合有关行业政策及法律法规，文字表述、各种数据是否确切，专业用语（词）的使用是否规范，是否需要会签。

2.办公室审核：文字表述，文种使用，公文格式，发放范围，印制份数，是否重复行文，需要会签的是否会签，有否与其他文件相悖，文稿内容是否符合实际，措施办法是否切实可行，是否符合党和国家方针政策、法律法规。

3.局领导审核：重点放在是否需要行文、是否符合党和国家的方针政策、法律法规和有关规定。

规范性文件，或代市政府拟稿的规范性文件，由对应的科室拟稿，分管领导组织有关科室会审，办公室初审，水政科把好政策法规关（2个工作日内完成），办公室再审后送局领导审签。

（三）签发

文稿经审核修改后，内容改动较多、版面不清的，由拟稿科室按修改稿眷正以后才能送领导审核或签批（原修改稿一并附上）。

公文审签权限：一般公文由分管领导签发；涉及人事劳资、计划财务、安全生产、党风廉政责任制、纪检监察及其他重大事项的，由局主要领导签发。若主要领导外出，由分管领导签发。代市政府草拟或送审的文稿，经局主要领导核稿后方可报送。

拟办公文或发文稿需要会签的，由拟稿科室提出意见，经分管领导同意后，1.涉及本局其他科室的，由办公室负责协调。2.涉及其他部门的，一般由拟稿科室到有关部门办理会签。两个及两个以上机关联合行文，各行文机关的领导人都必须会签。

草拟、修改、签发和批阅公文，要用钢笔或毛笔和蓝、黑墨水，不能使用红墨水、圆珠笔、铅笔及其他易褪色的墨水，并写上拟改或签批时间。

（四）付印、校对

已经局领导签发的公文，由办公室登记编号并按急缓程度统一安排打印，其他科室人员非经局领导批准不得擅自要求文印人员打印。文稿打出清样后，先由承办人员或对应科室校对，然后交办公室再校并付印。

校对应注意几个地方：1.文头、文尾。即文号、签发人（上报文件）、会签人（联合上报文）、文件标题有无错漏，主题词、抄送栏、印发机关、日期、份数是否完整、准确。2.主送单位。3.数字、标点、单位符号。4.落款日期（以领导人签发日期为准）。

文件印好盖章后由对应科室协助办公室装订封发，无对应科室的公文由办公室装订封发。付印、校对和封发一般不能超过3个工作日。

（五）用印

公文盖章，应以领导人签发时的签字为依据，经办公室登记后用印。领导人未签字的公文，不得用印。

除会议纪要和内部情况通报外，其他公文都应加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。

三、公文的立卷、归档

公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（一）办理公文的科室要将发文正本2件及底稿交办公室，整理（立卷）、归档，归档时间为次年第二季度前；联合办理的公文文稿正本及有关材料由主办单位立卷归档，其他单位保留复制件。

（二）各科室要保证承办公文材料的齐全、完整，次年1月底前整理成档；对照《钦州市水利局综合档案室档案分类方案》，应当归档的，公文移交局办公室、科技资料移交资料室统一管理。

四、公文管理

（一）各科室承办的公文材料除应当归档的（包括复印件），由办公室和资料室分别管理，各科室可借用。

（二）各领导及有关科室处理完毕的密级文件和过时的密级刊物，应交由办公室统一保管，上缴或定期销毁。

（三）本局干部职工调离或退休后，其未办理完和保管使用的各种公务文件及密级期刊，应退还办公室处理，不得自行销毁。

（四）经过鉴别，没有归档、存查价值的公文，经局领导批准可以销毁。经请示准予销毁的密级公文，由办公室登记销毁，并由2人以上监销，保证不泄密、不丢失、不漏销。

（五）各领导、各科室作废的文件、刊物、材料应统一收集在储藏室存放，定期送往造纸厂打浆销毁（要有专人监销），不能卖给个体收购商。

本细则自发文之日起实施。

机关公文办理程序 第7篇

一、拟稿

以党组、局机关名义发文，根据内容由各科室拟稿，非职能科室业务范围内的综合性和重要文件由办公室拟稿。

草拟公文应当做到：

1．符合党的方针政策，符合局党组、局机关有关规定。

2．情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。一律用签字笔或钢笔书写，不能用铅笔或圆珠笔。

3．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

4．结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“⒈”，第四层为“（1）”。

5．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

二、核稿、会签

公文起草后，拟稿科室负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上科室或部门，必须履行会签手续。

三、审核

以党组、局机关名义发文，公文送局领导签发之前，应当由局办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合党的方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。

局办公室对下列文稿予以退回重办：

1．未经来文科室负责人核稿的。

2．文件格式混乱、眉目不清、头尾不全、附件遗漏及主抄送单位不清的。

3．文稿潦草，字迹不清，自造简化字，用铅笔或圆珠笔起草或修改的。

四、签发

审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。以党组、局机关名义发文由局办公室送党组书记、局长签发。

十、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，对具有查考利用价值的公文，应及时整理（立卷）、归档，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

随着社会的发展，科技的进步，各机关职能的不断扩展，公文以几何级数在增加。面对浩如烟海的公文，人们不能也没有必要保留全部公文，而应有选择地重点保存其中有参考利用价值的公文，以备日后查考，为此，必须规定公文的归档范围。

一、应归档的范围

公文的归档范围，是指应予立卷归档的公文范围。立卷归档就是将办毕公文按照一定的原则组合成案卷后移交档案部门的活动。一个单位公文归档范围的划定必须考虑三个要素：

（1）本机关职能活动，即公文的内容真实地再现本机关产生、发展的历史轨迹，客观地反映了这个单位的管理活动，如行政管理、生产、科研、教学等各种性质单位总是形成具有自身职能活动特点的，其他单位绝无仅有的公文。因此，反映本机关主要职能活动和基本状况的公文应作为归档的重点，这些内容的公文一旦丢弃或销毁是无法恢复，无处可寻的。当然，这里所言的“职能活动的公文”，并不只是“本机关”形成的公文，还应包括本机关为了实现自身职能活动所接受的上下级和其他机关的公文，因为职能的实现总是在与各级各类组织的配合中完成的。

（2）公文办理完毕，即公文在处理程序上已经运转完毕，一方面是指收文程序如签发登记、拟办、批办、承办等各个环节的工作均以处理完毕，完全实现了公文的现实执行效用；另一方面是指发文程序如拟稿、会商、审核、签发、缮印、用印、传递等多种环节的工作已经完成，但对于收文机关来说，其现实执行效用才刚刚开始。可见，归档公文强调的是公文处理“程序”的完毕，而非指公文“信息内容”的完全处理完毕。

（3）具有查考利用价值，即归档公文必须对本机关日后的工作具有查考凭据作用，或者对社会某一方面的工作具有参考利用价值。公文归档的最终目的只有一个：利用公文承载的信息内容，了解工作情况，解决工作中的问题。如果没有保存利用价值，人们就没有必要花费如此多的人力、物力和时间来进行公文整理、保管、管理、开发信息等工作。

根据国家档案局的有关规定，一般机关的公文归档范围应包括以下内容：

（1）上级针对本机关的指导性的公文，需要本机关认真贯彻执行或参照执行的领导性公文，如上级命令、决定、批复、规定、办法等。

（2）本级机关主要职能活动中形成的公文材料，如工作请示、报告、计划、总结，人事管理决定、通知，财务预决算报表、分析报告及各类账簿、凭证等。

（3）下级机关呈送的报请类公文，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据等。

（4）同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文，或者本机关需参照办理的各种公文，如各种问函和复函，重要规定、办法、通知等。

机关在划定归档范围时，要特别注意以下情况的处理：

（1）联合办理的公文的处理，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

（2）兼职公文的处理，本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职权职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

（3）内部公文的处理，内部公文尽管没有正式公文的格式，如工作计划、总结、会议记录、调查报告等，但它们真实地的记载了机关的工作活动，应划入立卷范围。

（4）常用资料的处理，机关业务工作接收和收集的有关资料，如重要的公文汇集、资料汇编、统计数字、大事记、刊物和有关书籍等，是日常机关工作的重要工具，其本身并不反映本机关职能活动，因此不属于归档范围。但为方便利用，可将其单独整理，保存备查。

二、不予归档的范围

根据国家档案局的有关规定，不予归档的公文材料包括：

（1）重份公文；即同一公文有几份甚至许多份，包括一式多份的收文或发文副本，为办理而制发的复印件。

（2）无查考利用价值的事务性、临时性的公文。

（3）未经领导审阅、签发的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考价值的法规性公文、重要的方针政策公文、长远规划等的历次修改稿可以保存，以反映整个公文讨论、修改的全过程）。

（4）公文起草人为撰写公文而收集的素材公文。

（5）与本机关工作活动无关的抄送类公文、无价值的会议公文等。

（6）一般的人民来信及无特殊保存价值的信封。

以上公文归档和不归档的范围，只是一个通用的范围，具体到各机关的归档范围的制定时，应结合自身职能和业务活动的实际情况，制定明确具体的范围，便于文书人员或档案人员实际操作，保证归档案卷质量。

十一、公文立卷就是按照公文的特征和联系将若干具有共同点和联系密切的公文组合成有机联系的集合体的活动。从公文的组成结构中概括出来的为所有公文都共有的共同点，如作者、内容、地区等，是立卷工作的依据。立卷工作主要包括两项工作：分类和组卷。

分类是将机关产生的公文按照一定的特点分成若干部分，组合则是把每一小类的局部的公文，按照共同特点组成保管单位。但二者又有相似之处：分类的方法主要是分析，分中有合，其分类结果是将具有不同特点的公文分别集合为不同类别；组卷的方法主要是综合，合中有分；其结果是将具有共同特征的单份公文集合为一个集合体（案卷）。

一、分类方法

公文的分类应该符合分类的逻辑原则，力求简明、严密。每一分类层次上只能使用一个分类标准，也就是，将一大组公文划分成若干小组时，只能使用一个相同的标准，不允许同时使用几种标准。通常，机关公文分类可以划分为四个层次：分——分组织机构——分问题——分保管期限。

（一）分

即按照公文形成、处理的特征将同一的公文分为一类，不同的公文分为不同的类别。在现行机关，其工作的计划、总结等都是按照一个自然来安排，将每年的1月1日～12月31日作为一个工作周期，其工作周期中同步产生的公文，也自然而然就形成了以为单位的独立类别，因此，按分类，纵向地反映了机关工作的特点和逐年变化、发展的客观情况，有利于现行机关利用和归档之后其他机关的利用。

分类，要求根据公文准确日期归入相应的。不同的公文一般不得放在一起立卷，否则，这会打乱公文的时序，给日后的查找利用工作带来极大的不便。但是，由于工作的连续性，有时也会出现跨越两个或两个以上的公文，针对这类跨公文可采用的常规处理方法有：

1．回复性公文放在复文，如XX年的请示与XX年的批复，应将请示批复均放入XX年立卷；

2．规划性的公文，应放在计划或规划针对的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作规划”可以放在XX年立卷；

3．总结性的公文应放在其内容针对的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年**项目财务决算”应放入XX年；

4．会议公文，放入召开会议的；

5．规范类公文，应放人公文针对的第一年；

6．两项内容的公文，归入主要内容针对的，如“XX年工作总结及XX年工作安排”，可视内容侧重归入相应。

（二）分组织机构

即按机关的内部组织机构进行分类立卷。

机关中组织机构的框架，是根据本机关的职能设立的，每一个部门又有各自相对独立的职权、职责，由各部门自身产生或承办的公文在内容性质上也就是相对独立的一个类别。在一个内，按照内部各组织机构分类，自然能够保持公文之间内容上的主要联系，有利于专题查找和利用档案。

根据国家有关规定，我国党政档案实行统一管理的原则。因此一个机关一个内的公文按照组织机构标准分类的步骤是：将公文分成党、政、工、团等四大类别；在四大类别中每一类别再按组织机构继续分类。这种分类的结果，使一个机关的党、工、团等组织的公文与各行政、业务部门的公文分开，文秘部门（办公室）的公文与业务部门的公文分开，各内部机构的公文也相互分开，各自形成不同的类别，按组织机构的性质从各个方面层次清楚地反映整个机关各项工作活动的历史面貌。

在按组织机构分类时，要注意把握好立卷点的深度，一般不要将立卷点确定在最基层的执行层，而应该根据文书工作的组织形式，将立卷点确定在能掌握本部门公文运转，控制本部门公文信息的机构层次上。

（三）分问题

分问题，就是按照公文内容所反映的问题特征来划分类别。

问题分类，可以使性质、内容相同的公文相对集中，较好地保持同一问题公文之间的联系性，为利用者提供关于某一问题、事件或人物等的系统、完整的公文信息。减少或避免了同一问题公文的分散现象。

在选用问题分类时，特别要考虑使用的机关对象和分类层次。由于人们知识水平不同，认识事物的角度不同，对同一“问题”的看法各异，往往更多地掺入了个人主观成分在内，致使同一份公文产生的分类结果也可能出现多种归类，使分类时难以给公文准确定位。因此问题分类的方法，适用于第三、四层次的分类标准，通常在组织机构分类下使用。适宜在第一层次采用问题分类的，往往是一些内部机构设置比较简单或者不太稳定、机构分工不明确而且公文数量较少的机关。一些大、中型组织机关，其内部组织机构较多且相对稳定，各部门职能相对独立，公文数量较多，应该采取先按组织机构分类，再接问题分类的方法，一般不要轻易打乱组织机构采取问题分类。

问题分类时应遵循问题的伸缩性规律。每一个机构对本部门产生和处理的公文总是有主有从、有多有少，立卷时应根据具体情况，灵活掌握。公文多时，可将一个大问题分解为几个小的具体问题；公文少时，又可以把几个具体的问题概括为一个大问题。

（四）分保管期限

即按照公文的保存价值的不同，将公文划分成不同的类别。分保管期限，通常是在同一个问题之下进行，一般不作为一个机关第一层次的分类标准。

保管期限，是根据各类公文客观存在的保存价值确定。国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》将应归档公文的保管期限确定为永久、长期（16～50年）和短期（15年以下）三种期限。这三种期限只是一个大致的规定，各个机关在具体的工作中根据本机关的地位、职能和业务活动等客观情况，制定出更加详细，准确的保管期限表。如有必要，还可以针对公文具体情况，将长期、短期的保存时间划分得更准确、更具体，如5年、XX年、20年、25年等。

分保管期限时，应该密切注意同一问题公文的完整性。由于公文自身的真实记录性、原始性，决定了公文的价值（对现行机关的现实凭证价值和对历史的参考价值）。划分保管期限应该以此为依据。同时公文的价值往往不是单份公文能体现的，更多是在相互联系的一组公文中展现。这是公文形成的联系性所决定的，因此在立卷时应维护同一问题公文的完整性。一般情况下，机关公文完整程度较高，划分保管期限应从严，反之，则应适当提高残存的不完整公文的保管期限，从宽处理这些公文。

二、组卷方法

公文组卷，即对分类后的各属类按照其共同特征和主要联系，将其组合成一个个案卷的活动。组卷的依据是从公文结构中概括出来的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等诸要素，它们体现了公文在这些方面特有的联系及形成规律。因此组卷的常用方法有：

（1）按作者特征立卷，即将同一作者制发的公文组合成案卷。作者指制发公文的机关、部门及其领导人。特别强调“同一作者”，本机关的发文、直接领导机关、某一个下级机关的来文，都可以采用作者特征立卷。按此特征组卷，有利于反映同一公文作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系，有利于依据公文来源确定其重要程度和保存价值。

（2）按问题特征组卷，即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起组卷。此处所言的“问题”，是指公文内容反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作业务活动的开展等。按问题特征立卷，将同一主题的一系列关系密切的公文组合成一个整体，正好反映了“同一问题”发生。发展以及解决的全过程，既能保持公文之间的有机联系，又能符合利用者按问题（主题）检索公文的习惯，使它成为一种主要的常用的立卷方法。就秘：*

（3）按时间特征立卷，即按照某一问题下公文产生的时间顺序将公文编立成案卷。时间特征，即指公文形成的时间（同一、同一时期、月份、日期）。按时间特征组卷，可以反映出一个机关（部门）在不同时期的工作特点和发展状况，有利于保持同一时间公文的联系，可以使利用者从“纵”的（历史）联系中去把握、认识事物的发生、发展、影响等，为那些需要从时间特征检索公文的人们提供方便。

（4）按名称特征组卷，是将名称相同或性质、作用相同、相近的公文集中组卷。公文名称即文种，它反映了公文的性质、效能和价值，因此，按公文的名称特征立卷，可适当区分公文的重要程度和保存价值，还可以把名称相近、保存价值相近的公文合并立卷，但要注意名称相同，但其性质不同的一名多用情况。按名称特征组卷，可以满足人们从文种角度利用公文的需求。

（5）按地区特征组卷，就是将公文内容所涉及同一地区或作者所在同一地区的公文集中立卷。此处所言的“地区”，是指我国的某某级、地（某地）级、某地级、乡（镇）级等各级行政区域，这种方法多用于上级机关对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门公文的立卷工作中。运用地区特征组卷，便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理，方便人们按地区特征检索公文。

（6）按通讯者特征立卷，就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷。通讯者特征，是两个机关之间针对同一个问题的问复性质的往来文书，一般与名称特征的统称“往来文书”同时使用。通讯者特征是作者特征的一种特殊表现形式。适合于按通讯者特征检索公文的情况。

以上六种方法可以单独使用，但更多的情况是两种或两种以上的方法结合使用，由于卷内公文的联系和人们检索公文的习惯，常用的结合运用有作者——问题——名称、年代——问题——名称或地区——问题——名称等形式。结合几个特征立卷，卷内公文就具有几个方面的共同点和联系，结合特征越多，公文的联系的紧密性专指性就越大，成分越单一，特点越明显。因此，在立卷时应该认真分析公文特点，发现公文的联系，尽量结合多种方法立卷。

三、公文组卷步骤