【收发文】集团公司文件管理及发放管理规定

集团公司文件管理及发放管理规定第一章 总 则 第一条 为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，参照国家相关行文发文管理办法及结合本集团的实际需要，特制定本规定。 第二条 集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。 第三条 集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。 第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。集团对外的公文由行政办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。第二章公文格式 第一条 外形格式一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。 （一） 公司文件用纸统一使用国际标准 A4型(长 297 毫米，宽 210 毫米)公文用纸；（二） 公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。二、页边与图文区 （一） 公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读 （二） 根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁； （三） 图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等； （四） 字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐； （五） 公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。 二、装订 （一）装订要求： 1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订； 2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便； 3．装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边 12mm 左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜； 4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序； 5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。 第二条 文头格式 一、份号： （一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用3 位数字码标识； （二）份号印制在版头纸图文区第二行左起 1~3 字位置； （三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。 二、秘密等级： 秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）； 三、发文字号： （一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号； （二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成 （三）发文号字体大小与正文字体大小相同； （四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；（五）公司发文字号规定为： 1、董事会下发文件文字号为“大 x 集董字”，主要为董事会会议名义下发的文件； 2、集团下发文件文字号为“大 x 集字”，主要为集团总裁会议名义下发的文件； 3、事业部下发文件文字号为“大 XXX 字”，主要为事业部会议名义下发的文件。四、签发：（一）所有下发的文件均需注明“签发人 XXX”,董事会文件由集团董事长签发，集团文件由集团总裁签发，事业部文件由各事业部总裁签发。（二）标注格式为：在发文字号右，打印“签发人：××ד，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。 第三条 主文格式 一、 标题： （一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过 30 个字； （二）标题在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略； （三）标题中一般不加书名号或其它标点符号； （四）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离； （五）标题的排列...