【收发文】关于收发文管理制度的规定

收、发文管理制度为加强公司收发文管理工作，提高收发文工作效率，参照《国家行政机关公文处理办法》，特制定本制度，公司各部室遵照执行。一、收文处理1．收文：综合办公室指定文书专员负责统一收文，建立签收登记制度。 2．分办：来文须当日由综合办公室专人登记后交综合办公室主任分办。综合办公室主任应根据文件内容按轻重缓急分别作如下处理： (1)特急件取回后应立即分办，然后由综合办公室文书专员呈送公司领导阅示； (2)一般文件由综合办公室文书专员按内容分送有关领导及部门按顺序阅办。3．传递：公文传递必须做到及时、准确、安全。公文传递由综合办公室文书专员专人负责，各传阅部门和个人应在收到文件后尽快阅办，一般情况下应在 1 个工作日内阅完，并及时退回综合办公室文书专员。因特殊情况需要延长的公文传递时间不得超过 5 个工作日。标有密级和涉及公司商业秘密的文件，由综合办公室主任直接呈送有关的公司领导及部门传阅。其他人员不得随意借阅、翻印；阅文者不得随意外传和乱放。4．催办：对领导有批示或交有关部门处理的公文，综合办公室文书专员应定期检查催办，对紧急公文，应及时催办检查，防止漏办或积压延误，并将落实情况及时报告有关领导和部门。二、发文处理发文程序：部门拟稿→综合办公室文书专员填写收文处理单→综合办公室主任核稿→公司领导签发→综合办公室文书专员出文、盖章、发送→立卷、存档，全过程由综合办公室文书专员负责传送，发文原则规定如下：1．发文必须坚持先核稿后签发，凡未经综合办公室主任核稿，文件不予签发；2．凡是代表公司对外的平行文和上行文必须由公司主要领导签发。文件经领导签发后，应立即完成发文程序。3．综合办公室主任核稿退回后，综合办公室文书专员应在 2 小时内修改打印。4．打印完毕后，要及时分发。涉及各部门业务的可由业务部门分发，其他的由综合办公室文书专员分发。5．所有发文必须留有原件，综合办公室文书专员应立卷归档。涉及公司商业秘密的发文应严格管理，责任到人从严控制公司文件的印数和发送范围。