【资质管理】证照、印章及介绍信管理制度

××××股份有限公司文 件 编号：**公司通告〔2020〕01 号 签发单位：***——-------------——————证照、印章及介绍信管理制度第一章 总 则 为规范公司证照资料、印章、介绍信的保管及使用审批程序，确保证照资料、印章、介绍信的保管及使用，特制定本工作规范。 本守则适用于公司全体从业人员。 第二章 适用范围 公司各类证照资料、印章、介绍信的保管； 公司各类证照资料、印章、介绍信的使用。 第三章 名词解释 证照资料（包括但不限于）：营业执照（正副本）、法定代表人证、组织机构代码证（正副本）、税务登记证（国税、地税）、高新技术认证、专利证书等； 印章：包括公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等； 介绍信：派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，用以介绍身份以及联系接洽事宜。 第四章 管 理 第一条 证照 一、保管： 公司营业执照（正副本）、法定代表人证、组织机构代码证（正副本）、税务登记证（国税、地税）、高新技术认证、专利证书等由综合行政部负责管理，综合行政部指定专人负责保管； 二、使用： （一）证照资料原件如需携带外出，外借人员必须填写《证照借用申请单》，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可外借； （二）外借证照资料原件使用完成后,借用人员须立即将证照原件归还至管理员处，双方同时在《证照借用申请单》如实填写归还情况并签字确认； （三）使用证照资料复印件时，应填写《证照复印件使用申请单》，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可使用，并加盖“再次复印无效”印章； （四）使用需加盖公章的证照资料复印件，应按照印章使用审批流程要求，完成公章使用审批流程，同时填写《证照复印件使用申请单》，经部门负责人审核，副总裁签批同意后方可使用，并加盖“再次复印无效”印章； 三、各类证照的管理部门，必须严格按照工商、税务、国土等有关部门的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换等工作，保证公司经营主体符合法律法规的要求； 第二条 印章 一、刻制： 公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章的刻制必须符合国家关于印章刻制的相关规定，根据公司的需要，填写《印章刻制申请单》完成相关签批手续后才可到公安机关办理刻制手续； 二、保管： （一）公章、合同专用章由综合部指定专人负责保管； （二）法人印鉴章由财务部出纳负责保管； （三）发票专用章由财务部会计负责保管； （四）财务专用章由财务负责人负责保管； （五）职能部门章由部门负责人负责保管；（六）各类印章应保管于指定位置，不得随意放置、转交或委托他人代保管；如遇指定管理人员休假或特殊情况外出需移交的，必须由部门负责人指定专人代替管理。移交时必须办理书面交接手续，同时在第三人见证交换的情况下完成交接工作，不得私自转交； （七）各类印章如遗失或被盗，除事发后立刻上报部门负责人外，还应向当地公安机关及印章备案管理机关报案，并立即依法办理印章作废的各项手续。 三、公章和合同专用章的使用： （一）用印部门必须如实填写《用印登记表》，用印文件及资料须按使用事由经部门负责人审核，副总裁审核，总裁签字审批； （二）签批后用印部门经办人员将《用印登记表》原件及需加盖印章的文件资料一并交由印章管理人员审核后用印； （三）已完成并通过审批流程需要用印的各类合同类文件，应将完成签批手续的《合同审批单》连同需用印合同一并交印章管理员处用印。同时提交《合同审批单》复印件一份交印章管理员存档备查。（合同审批单原件与一份用印后的合同原件交公司档案室存档备查）； （四）用印完成后，印章管理人员必须在《用印登记表》上如实填写该次用印情况； （五）未经总裁签字批准印章管理人员不得在空白纸张、页面/介绍信上加盖公司印章。如遇特殊情况需在空白纸张、页面/介绍信上加盖公章的，申请用印部门必须如实填写《用印登记表》最终经总裁签批后管理员方可用印； （六）未按规定完成印章使用签批手续的合同、文件、资料等，印章管理人员有权拒绝用印； （七）除特殊情况外，公章、合同专用章不...