档案知识素质教育

档案知识素质教育（精选11篇）

档案知识素质教育 第1篇

一、高校档案用户教育的现状及存在的问题

高校档案用户就是指那些需要利用高校档案资源的组织或个人。因此, 要想提高我国高校档案的管理工作, 就必须对高校档案用户进行良好的教育, 只有这样才能提高高校档案机关的工作效率, 才能提升我国档案用户教育的水平和质量。同时我国相关文件已经赋予了高校档案用户更多的权利, 并且也扩展了其使用的范围, 保证高校档案用户能够更多的享受知识社会的优越性。

(一) 高校档案用户的教育现状及主要内容

在20世纪50年代, 我国的档案用户教育理论开始形成, 这表明我国档案用户教育工作开始在我国得到了初步的发展, 并逐渐形成一套完整的理论体系, 其研究的主要内容是表明我国各项工作与基础工作之间的关系。但是, 到了20世纪60年代, 由于受到当时政策形势的影响, 档案用户教育理论开始被搁浅。十一届三中全会之后, 才又开始得到重视, 并开始在各高校得到广泛推广。

高校档案用户教育的主要内容包括:高校档案用户的内涵、特点、组成部分以及分类等, 档案用户的爱好、习惯、特点、整体素质以及心理特征等, 还包括一些档案用户的主客观因素等。目前大多数的文章主要从档案用户的利用需求、用户的分类以及心理特征等方面对档案用户教育进行研究和分析, 以更好的促进我国档案教育事业的发展。

(二) 高校档案用户存在的问题

1. 档案意识淡薄。

千百年来, 传统的封建社会导致只有少数人拥有权利去使用档案, 普通民众要想利用档案那几乎是不可能的。这严重阻碍了人类对档案知识的了解和认识, 阻碍了档案知识在当时社会的发展。而且我国对档案知识的意识比较淡薄, 相应的宣传力度比较小, 不能很好的覆盖各个角落, 并且也没有一个合理的规范制度, 这些因素都在一定程度上限制了档案管理的发展, 进而阻碍了档案工作的持续发展。

2. 缺乏一定的实践经验。

高校档案用户可以说是知识社会下最为活跃对知识的需求最大的一个用户组织, 他们之中不仅包括那些搞学术的教授和学者, 而且还包括校园里朝气蓬勃的大学生, 这些人每天都需要浏览大量的信息资源。但是, 如今的档案资源具有一定的分散性, 缺乏有效的实践性, 导致大多数用户不能及时有效的获取所需资源, 严重影响了档案用户对知识的追求欲望。

3. 缺乏获取档案信息的能力。

虽然我国各高校教授、专家、管理者拥有较高的文化素质, 但是我国全民的整体文化素质还是比较低的, 还不能很好的适应时代发展需求。这些人不但对档案信息缺乏一定的掌握能力, 而且如果没有没有专业人员的帮助将会很难查找到自己所需的信息资源, 甚至不清楚档案部门都拥有什么类型的信息资源, 更不用提如何去获得自己需要的档案资源了。

二、高校档案用户教育的意义

第一, 从档案用户的角度考虑, 通过加强高校档案用户教育不仅可以提升档案用户的整体水平, 而且还可以让他们了解到档案管理的价值意识、保护意识、利用意识和形成意识, 使档案用户都能自觉维护档案资源。加强档案用户教育可以优化他们内心的知识结构, 提高自身的整体知识水平, 并最终为社会的发展贡献自己的力量。加强档案用户教育可以为他们提供更多的信息平台, 减少他们获取知识的阻碍, 使他们将更多的时间应用到日常的工作和生活之中。

第二, 从档案机构的角度考虑, 加强档案用户教育, 可以增加档案机构与用户交流的机会, 使档案机构掌握用户的各类信息资源需求, 以便为他们提供更多的档案信息资源服务。档案工作人员一般是档案用户的教育者, 这从另一方面提升了档案工作人员的整体水平, 因为只有优秀的档案工作人员才能更好的胜任这份工作。通过教育档案用户, 档案工作人员可以掌握更多的先进技术和专业知识, 丰富了自己的知识内涵, 提升了自己在社会中的地位, 为自己日后的发展奠定了坚实的基础。

第三, 对档案用户进行教育不仅是一种机遇, 更是一种挑战, 因为其关系到我国各高校档案用户未来的发展趋势。合理的档案用户教育不仅可以促进档案管理人员重新认识档案服务的实质, 而且还可以更好的促进双方之间的交流活动。一旦档案用户提升了自己的综合素质, 那么他们将会更好的遵循档案管理的规章制度, 更好的提升自己学习和工作的能力。

第四, 加强高校档案用户的教育, 将会提升档案资源的使用效率, 更好的体现了档案资源的真正价值。加强高校档案用户的教育可以确保档案信息在社会得到广泛关注, 优化其资源配置, 更好的加快我国社会主义现代化建设。

三、档案用户教育的内容

高校档案用户教育对于高校档案机构的发展至关重要, 因为合理的档案用户教育不仅可以增加档案用户人员的整体素质、档案意识, 提升用户查找和使用档案的意识, 而且还可以促进档案机构各环节的不断完善。加强高校档案用户教育的主要内容包括档案基本常识的教育、档案意识的培养、档案使用能力的培养等, 下面将会对其进行一一的介绍。

(一) 档案基本常识教育

档案基本常识的培养对于档案用户及档案机构的发展都具有重要的意义, 其中档案基本常识主要包括对档案用户的导向性教育、对档案用户定期进行档案资源的介绍、档案法律法规的教育和培养等。档案用户的导向性教育主要包括档案馆的网址、馆内各个机构的设置及位置、各档案机构和办公室的电话、档案馆的日常工作时间、档案的查阅流程以及借阅手续等。档案法律法规的教育和培养主要内容包括《档案法实施办法》、《档案法》、《高等学校档案实体分类法》以及《高等学校档案管理办法》等, 这些法律都属于国家级别的法律和法规, 其主要目的都是为了更好的服务于档案管理机构和档案用户。通过对档案用户进行教育, 不仅可以加强他们对档案规章制度的了解, 而且还可以从中行使自己应有的权利。如果档案用户提前对这些知识有一个充分的了解可以有效的避免一些纠纷的发生, 为我国档案事业的发展营造一个良好的氛围。

(二) 档案意识培育

经过多年的调查经验得之, 加强档案用户的档案意识主要从档案的形成意识、档案的价值意识、档案的保护意识以及档案的使用意识四个当面入手, 以培养出更加优秀的档案用户, 促进我国档案事业的发展。

1. 档案的形成意识培养。

加强档案用户的教育使他们意识到档案并不是什么神秘的、不可预知的东西, 当人类拥有了档案的形成意识之后, 将会进一步促进档案用户对档案知识的掌握。因此, 我们应该采取有效措施更好的培养档案用户的形成意识。

2. 档案的价值意识培养。

加强档案用户价值意识培养, 使他们更好的掌握高校档案的真正价值和作用, 明确高校档案管理的特征。只有档案用户对档案价值给予充分的认识和了解, 才能促进自身档案价值意识的形成。

3. 档案的保护意识培养。

加强档案用户对档案资源的保护意识至关重要, 因为每一类档案资源都是唯一的, 都不可能对其进行复制, 档案的使用是建立在对档案的合理保护的基础之上。国家的相关法规也对其进行了明确的规定, 严格禁止对档案资源的无故损坏。

4. 档案的使用意识培养。

加强档案的使用意识, 让用户明确知道档案资源如何使用才能发挥其最大价值, 以更好的激发档案用户的对信息资源的使用效率。

(三) 档案使用能力的培养

在对档案用户进行教育时, 首先要向他们详细的介绍进行高校档案分类的一些方法, 以便档案用户能够及时、准确的找到自己所需的信息资源。随后还要向广大用户介绍进行档案信息检索的一些工具及使用方法, 使他们能够自主去查阅各类资源。第三, 在档案用户进行检索的过程中, 对于不懂的用户要对他们提供有效的指导, 并对一些常用的检索工具和方法进行介绍。除此之外, 还要向档案用户人员介绍档案的外借和归还方式和时间、档案借用的证明、档案的查阅方式和一些现代化设备的使用方法等, 这样做的目的可以有效的提高档案资源的使用效率。

如今, 随着我国先进技术的快速发展, 各类检索工具相继问世, 归纳起来主要包括机械检索工具和手工检索工具、文件级检索工具和案卷级检索工具等, 除此之外还指南、索引等检索工具, 并且各类检索体系已经逐渐成熟和推广。但是也并不是检索工具越多就越好, 这样会使档案用户无所适从, 不知道哪一类检索工具更适合自己。档案机构的管理人员应该根据档案用户的需求为其选用适合的检索工具, 借以达到事半功倍的效果。不管哪类检索工具, 只要用户用着顺手, 能够顺利查找到自己所需要的资源就够了。

四、结束语

加强高校档案用户的教育是一项系统性的工作, 对于我国未来档案事业的发展具有重大的意义。因此, 要定期对高校档案人员进行培训, 确保我国各类档案资源都能得到合理的利用, 以发挥其最大的作用。

摘要：随着人类逐渐步入知识社会, 人类对档案中的有效信息也给予了高度的重视, 这对于档案工作者来说既是机遇又是挑战。因此, 加强高校档案用户教育至关重要, 通过对各高校档案现状研究发现, 只有合理的教育方法和模式才能更好的促进我国高校档案教育, 才能更好的保障高校档案工作的持续发展。

关键词：知识社会,高校,档案用户,教育

参考文献

[1]马志波.高校档案管理信息化探索[J].卫生职业教育, 2010 (3) .

[2]秦捷英.试论高校档案管理工作[J].湖北广播电视大学学报, 2010 (2) .

[3]强飚.基于用户需求的高校档案资源建设研究[J].兰台世界, 2013 (17) .

档案知识素质教育 第2篇

一、判断题

1、中国首届“国际档案日”纪念活动开展于2012年。（×）

2、《中华人民共和国档案法》自1988年1月1日起施行。（√）

3、《档案法》所称的档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（√）

4、属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布。（√）

5、文物、图书资料同时是档案的，必须由档案馆保管。（×）

6、档案保存价值的鉴定标准由国家档案行政管理部门制定。（√）

7、集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或应当保密的档案，国家档案行政管理部门必要时可以收购或征购。（√）

8、在利用档案馆的档案中，涂改档案的可以给予罚款。（√）

9、所有材料都应该向本单位档案机构或档案工作人员移交。（×）

10、档案所有者可以向国家档案馆寄存或出卖；向国家档案馆以外的单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政部门批准。（√）

11、对违反档案法构成犯罪的行为，可依法追究刑事责任。（√）

12、专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限。（√）

13、档案密级的变更和解密，由档案行政管理部门决定。（×）

14、专业档案馆收集的范围，由其主管部门或者本单位审核，按规定报同级人民政府或者同级档案行政部门批准。（√）

15、个人和组织利用档案时，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案并不得泄密，但可以任意抄录、复制档案。（×）

16、各级各类档案馆在提供档案利用过程中，一律不准收取任何费用。（√）

17、各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以复印件形式代替原件。（×）

18、根据有关规定，综合档案馆在档案行政管理部门的授权下具有行政执法主体资格。（√）

19、各单位可以根据实际情况决定是否销毁档案。（×）

20、机关应归档纸制文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本，定稿一并归档。（√）

21、为保护档案和节约能源，档案库房应采用自然光源。（×）

22、档案保管期限表是档案保存价值鉴定指导性文件。（√）

23、档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案交接手续。（√）

24、根据《档案馆建筑设计规范》的要求，安装密集架的库房负荷应不小于12KN／㎡。（√）

25、会议记录具有保密性，因此应有专人保管。（√）

26、对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。（√）

27、对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照国家规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。（√）

28、单位、国家综合档案馆可以委托中介服务机构从事保密档案的数字化加工等具体技术工作。（√）

29、中华人民共和国公民，没有身份证件也可以查找利用自己的婚姻档案或人事档案。（×）30、本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收 集范围。（√）

二、单项选择题

1、《中华人民共和国档案法》第（C）条，对“归档制度”进行了明确。A、三 B、五 C、十

2、档案库房(含胶片室、磁带室)的温度应控制在（A）。A、14—24℃ B、10—14℃ C、24—30℃

3、“国际档案日”确定于（C）的。

A、1948年 B、1987年 C、2007年

4、（C）属不归档的文件。

A、会议记录 B、一般文件的历次修改稿 C、设备说明书

5、我国唐代的人事档案称“甲历”，其保存场所是（A）A、甲库 B、兰台 C、架阁库

6、各种临时工作机构撤销时，其档案应当（C）。

A、自行处理 B、销毁 C、向有关的主管机关或档案馆移交

7、中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满（C）年向社会开放。A、10年 B、20年 C、30年

8、机关单位“保管期限表”的制定主要依据是（B）A、7号令 B、8号令 C、9号令

9、电子公文一般应在办理完毕后（A）向机关档案部门归档。A、即时 B、十日内 C、一个月内

10、最耐久的字迹材料（C）。

A、蓝黑墨水 B、纯蓝墨水 C、碳素墨水

11、档案的本质属性是（A）。

A、原始记录性 B、信息属性 C、价值属性

12、各机关应根据国家有关规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经（A）后执行。A、经同级档案行政管理部门审查同意 B、经本单位主要负责人签发后执行

C、经本单位档案工作分管领导签发后执行

13、根据国家规定，（C）可以不列入单位档案机构统一管理范围。A、文书档案 B、业务档案 C、人事档案

14、照片文字说明是照片档案重要组成部分，一般应包括(C)等要素。A、时间、地点、人物 B、内容、地点、摄影者、时间 C、事由、时间、地点、人物、背景、摄影者

15、（B）是我国宋代建立的具有机关档案室性质的保存档案的机构。A、兰台 B、架阁库 C、皇史宬

16、《中华人民共和国档案法实施办法》是（B）施行的。

A、1990年10月24日 B、1990年11月19日 C、1999年6月7日

17、一切国家机关、武装、社会团体、企业事业单位的公民对档案有（C）义务。A、保管 B、整理 C、保护

18、中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的（A）。A、文化事业机构 B、科研机构 C、行政机构

19、国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由（B）制定。A、档案的形成者 B、国家档案行政管理部门 C、国有资产管理部门 20．关于“全宗”的表述，下面不正确的是（B）

A．没有立档单位就没有全宗 B、一个立档单位可以分几个全宗 C、个人档案可以组成一个全宗

21、中华人民共和国的公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用（B）的档案。

A、所需 B、已开放 C、所有

22、机关、团体、企事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经（A）的同意。

A、保存该档案的档案馆 B、档案的形成者 C、档案行政管理部门

23、对明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的，直接负责的主管人员或其他直接责任人员应给予（C）。A、调离岗位 B、罚款

C、行政处分，对构成犯罪的依法追究刑事责任

24、各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分（C）管理。A、一、二级 B、一、二、三、四级 C、一、二、三级

25、档案馆对寄存档案的公布和利用，应征得（B）的同意。A、档案形成者 B、档案所有者 C、档案行政管理部门

26、属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满（B）年即向有关的国家档案馆移交。A、30 B、20 C、10

27、文书档案的归档时间一般是（C）。

A．第二年底 B．随办随归档

C．第二年上半年

28、属于集体所有和个人所有的档案，档案的所有者（B）档案的内容。A、可以随意公布 B、必须在国家的法律、法规之内公布 C、不得公布

29．统一保存和管理本机关档案的内部机构是（B）

A．档案馆 B．档案室

C．档案行政机关

30、档案缩微品和其他复制形式的档案载有（B）的签名或印章标记的，具有与档案原件同等的效力。

A、档案形成者 B、档案收藏单位法定代表人 C、档案行政管理部门负责人

31．组织沿革是系统记载一个机关、地区的（B）机构、人员编制、体制变革情况的参考资料。

A．领导 B．组织 C．内设

32、个人在非职务活动中形成的档案或以继承、受赠等合法方式获得的档案归（A）所有。A、个人 B、国家 C、集体

33、需要提前或延期移交档案的，应征得（C）同意。

A、上级主管部门 B、本级人民政府 C同级档案行政管理部门

34、机关、团体、企事业单位和其他组织保存的属于国家所有的档案，除涉及（A）不宜向社会公开的外，可以向公民、法人和其他组织提供利用。

A、国家秘密、商业秘密和个人隐私 B、照片、图纸 C、磁带、光盘

35、拒绝接受档案行政管理部门监督检查的行为属于（A）。A、违法行为 B、违纪行为 C、道德问题

36、保密档案的管理和时间，密级的变更和解密，必须按照国家有关（B）的法律和行zd规的规定办理。

A、档案 B、保密 C安全

37、档案馆应当定期公布开放档案的（A），并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。

A、目录 B、内容 C、检索工具

38、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有（B）权。A、所有 B、优先利用 C、处置

39、机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，向档案馆（B）移交档案。A、随时 B、定期 C、不定期

40、向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，可对其档案中不宜向社会开放的部分提出（C）的意见。

A、禁止利用 B、部分利用 C、限制利用 41．立档单位的构成条件包括（C）。

A．设有管理档案的机构和专用库房

B．设有管理文书事务和机要事务的机构或人员

C．设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权

42、县级以上国家机关承办有重大影响的会议时，所形成的档案应在会议结束后（B）内移交同级国家综合档案馆。

A、六个月 B、三个月 C、四个月

43．档案保管工作的“七防”不包括（A）。

A．防噪音 B．防光

C．防尘

44．凡是反映机关主要职能活动和基本面貌并对社会具有长远利用价值的档案列为（A）。A．永久保管

B．长期保管 C．短期保管 45．我国档案保管机构包括（A）。

A．档案馆 B．档案学会 C．档案行政机构

46、《中华人民共和国档案法》中规定的“档案”，是指对国家和社会有（A）价值的各种文字、图表、声像等不同的形式的历史记录。A、保存 B、收藏 C、资政

47、国家档案馆保存的未开放的档案（B）。

A、仅限政府部门利用 B、仅限档案的形成者利用 C、公民个人可以利用

48、《中华人民共和国档案法实施办法》是（C）制定的。A、国务院 B国务院法制办 C、国家档案局

49、《归档文件整理规则》适用于（A）。

A、文书档案 B、会计档案 C、科技档案

50、根据《归档文件整理规则》，归档文件的整理是以（C）为单位。A、卷 B、盒 C、件

51、根据规定，文书档案的保管期限分为永久、（B）、10年三种。A、长期 B、30年 C、20年

52、归档文件的编号是以归档章的形式在归档文件上注明的，归档章应盖在（A）。A、首页上端居中空白处 B、首页右上角 C、首页右下角

53、婚姻登记档案的保管期限一般为（C）A、永久 B、长期 C、100年

54、当年的婚姻登记材料应当在次年的（A）前完成立卷归档。A、3月底 B、6月底 C、12月底

55、电子公文一般应在办理完毕后（A）向机关档案部门归档。A、即时 B、十日内 C、一个月内

56、（A）既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索。A、案卷目录 B、分类目录C、主题目录

57、新闻纸易变黄发脆的主要原因是含有较多的(C)。A、半纤维素 B、纤维素 C、木质素

58、文书整理的根本目的是（B）。

A、便于保存和利用 B、便于保管和利用 C、便于使用和保管

59、通常征集的主要方法有接受捐赠、国家收购和征购、交换及（C）。A、协议赠与 B、档案复制 C、有偿征集 60、除去蓝黑墨水斑可用(C)。A.还原剂 B.有机溶剂 C.氧化剂

三、简单题

1、什么是全宗？

全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个企业、一个学校所形成的全部档案应该组成一个全宗，某一个人形成的全部档案则可以构成个人全宗。

在档案的整理、流转和保管过程中，同一全宗的档案不得分散，不同全宗的档案不得混杂，这被称作全宗不可分散性原则。

2、构成立档单位的条件是什么？ 立档单位是与全宗相对应而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为立档单位。构成立档单位的主要条件是：

(1)可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；

(2)是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；(3)设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。这三个方面往往互相依存，有时也并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。

3、机关联合召开会议、联合行文时形成的文件材料原件由谁归档？ 根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十一条规定：机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

4、案卷题名的基本结构是什么？

作者(责任者)一内容(问题)一名称(文种)。

5、《中华人民共和国档案法》的解释权在哪个机关？

《中华人民共和国档案法》是由全国人民代表大会常务委员会审议通过的，按照《中华人民共和国立法法》的规定，其解释权在全国人民代表大会常务委员会。

6、个人是否有权处置其人事档案？ 人事档案是国家档案的重要组成部分，其权属归国家所有。任何单位和个人对人事档案均无随意处置的权利。单位对人事档案负有保管义务，并根据需要按国家有关规定进行流转和移交。

7、违反档案法律规定。构成犯罪的，需要追究什么样的刑事责任？

根据《中华人民共和国刑法》第三百二十九条的规定，抢夺、窃取国家所有的档案的，处五 年以下有期徒刑或者拘役。违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，情节严重的，处三年以下有期徒刑或者拘役。

8、如何在电子文件保管过程中保证其有效性？

(1)归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记；

(2)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施；

(3)对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年；(4)档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

9、机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》的规定：该履行的职责有哪些？

答：依照《档案法》规定，机关，团体，企业，事业单位和其他组织的档案机构应履行的职责主要有：

（1）贯彻执行有关法律，法规和国家有关方针政策，建立，健全本单位的档案工作规章制度；

（2）指导本单位文件，资料的形成，积累和归档工作；

（3）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（4）监督，指导所属机构的档案工作。

企业档案部门的知识服务 第3篇

一、档案工作中的知识服务

档案工作中的知识服务就是档案部门将服务的着眼点从信息转移到知识上，切实解决利用者的实际问题。早在1996年加拿大档案学家特里·库克就在第十三届国际档案大会上具体阐述了知识服务的思想。在此思想的指导下，档案工作者应该将馆内、馆间的档案信息资源等显性知识与自身经验等隐性知识加以集成提炼、虚拟整合，以用户满意为目标，变被动服务为主动服务，满足用户个性化的需求，为其解决问题提供有用的知识。

二、开展知识服务的必要性

1、档案部门开展知识服务是知识经济时代的需要

知识经济时代顾名思义是一种以知识为基础的经济，是以知识、智力以及人的创造力等无形资产投入为主的经济，因此其经济增长不再直接取决于资源、资本等物质资源的提供。而知识作为一种无国界的资源形式在计算机网络等技术发展的协助下，实现了更为快速的互动、交流、共享和创新。可见作为一种促进人与自然可持续发展的经济形式，知识经济使经济全球化成为社会经济发展的必然趋势。因此档案部门作为社会的有机组成部分之一必须实现转变，通过开展知识服务，适应知识经济时代的需要。

2、档案部门开展知识服务是组织机构实施知识管理的需要

组织机构知识管理活动的开展离不开档案部门的参与。一方面档案部门拥有大量的档案信息资源，它是人类社会实践、科学实验的真实记录，反映了组织机构的历史和现状，是组织机构科学决策、知识创新的重要源泉之一，因此组织知识管理实施过程中知识库的建立离不开档案部门所拥有的显、隐性知识的加入；另一方面档案工作者的知识、技能以及档案部门在组织、管理知识方面的经验、方法等都属于组织隐性知识的范畴，因此组织知识管理的开展离不开与档案部门之间的知识交流与共享。

3、档案部门开展知识服务是自身生存和发展的需要

传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献，提高管理效益；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，增加管理成本，自然就成为被精简的对象。美国文档组织有限公司(Document Orgam—zafion)主席、纽约大学兼职教授玛西·G·高德斯坦(Mar_cy G，Goldstein)早在1997年就指出：“今天，没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目。更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。”因此，企业档案工作的根本动力在于提供档案服务，满足企业现实工作的需求。

4、档案部门开展知识服务是提高竞争力的需要

档案部门与其他信息部门相比，在开展知识服务方面具有很多优势，比如真实、完整的档案资源以及长期从事文档管理和组织、拥有知识管理和组织经验的档案工作者。美国德尔菲咨询集团公司的一项调查表明：在企业所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。档案是企业在各项工作活动中形成的真实的历史记录，是企业的重要知识资源。通过档案工作者的组织管理，将企业当前生存和发展急需的各种资料和信息等知识及时整理归档，经过深度编研纳入企业的知识管理体系之中，发挥了档案不同于其他信息资源的优势，并结合档案工作者的专业知识和技能开展了有别于一般信息服务的增值服务，进而提高了档案部门的竞争力。

三、提供知识服务的措施

许多企业档案工作者将当前企业档案管理陷入困境的主要原因归结为：领导不重视档案工作，员工档案意识不强等。甚至还有人认为，国家档案行政管理机关对企业档案工作监督、检查与指导不力也是重要原因。而不受重视甚至陷入困境的最根本原因正是以上分析所提到的，即档案部门没有为企业创造价值。因此档案部门必须从自身出发，适应知识经济时代的要求，积极开展知识服务，不断提高档案部门的竞争力。

1、转变思想，提高服务意识

在知识服务思想指导下，档案部门要改变过去长期以来少人问津，游离于组织活动、社会活动之外的窘境，就要适应知识服务开展的需要，提高自身的服务意识。也就是说，档案工作者在对档案进行有效管理的基础上，更要以用户满意为目标，通过充分的需求分析和环境调查，发挥档案真实性、系统性、有序性等优点，满足用户专业化、个性化的要求，促进其问题的解决，从而促进档案工作由国家模式向社会模式的转化，促进社会档案意识的提高，促进公众对档案职业的重新认识。

2、转变服务理念，坚持以用户为中心

实现知识服务，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。西方国家在电子政府建设过程坚持“以公众为中心”的理念，值得企业档案部门借鉴和参考。西方政府将有关业务按公众的需要进行重组，在设计网站时提供良好的界面，使公众不必为一件事情而登陆多个网站。人们只需要点击所需要的主题，政府有关该主题的所有服务均可找到。如点击“搬家”，与搬家有关的所有政府服务均可找到，包括买房、卖房、租房、抵押贷款、房屋装修与修缮、公用设施(水、电、气)等方面的手续和国家政策，以及居住地的社区信息，如交通、购物、学校、医疗、休闲等。

3、改变服务方式，变被动服务为主动服务

过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，及时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。

4、借助现代信息化技术，满足用户的个性化需求

知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化服务。我们可以借助智能代理(agent)技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能代理。智能代理将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远端的服务器，服务器对这些有关用户信息利用情况的记录进行分析，就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。

5、坚持全过程服务，提高服务水平

档案知识素质教育 第4篇

档案工作是一项政治性的工作, 高校档案是学校历史的真实纪录。档案工作在学校发展中起着承前启后的作用, 是整个教育管理工作的重要环节。因为知识经济时代信息载体的多样性, 电子化、数字化档案信息稍纵即逝, 档案信息的收集整理、保管、利用都出现了前所未有的新情况。档案工作者是档案的忠实保卫者, 因此, 信息时代更需要强调过硬的政治素质。高校档案人员必须具有坚定的政治信念, 树立正确的世界观、人生观、价值观。忠诚于党、忠诚于人民、忠诚于社会主义、忠诚于档案事业, 严守国家机密, 清正廉明, 高尚无私。同时, 档案工作者还要注重政治理论的学习, 坚持以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导, 认真实践“三个代表”的重要思想, 在政治上坚持四项基本原则, 在思想上、行动上同党中央保持高度的一致, 把理论学习与档案工作实际相结合, 运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、方法研究分析档案工作的规律和特点, 解决工作中的实际问题。

二、职业道德素质

首先档案工作者要热爱档案事业, 有强烈的事业心和服务意识, 愿为档案事业贡献一切力量, 这是档案工作者应当具备的职业道德。高校档案工作是见证高校历史和发展的重要组成部分, 是高等教育工作的重要环节之一, 是一项崇高而神圣的事业。同时高校档案工作也是完成教学、科研任务的重要组成部分, 是培养现代人才的服务性工作。高校档案工作人员面对的服务对象主要是广大师生员工, 应树立全心全意为学校师生员工服务的意识。不仅做到师生员工需要哪个门类的档案信息 (如党政、教学、学籍、基建、财会、科研等) , 就要及时、快捷地提供哪个门类的档案信息, 而且要变被动为主动, 增强信息预测力, 针对学校各个时期的中心工作和重点工作, 做好档案信息利用的准备工作, 以保证及时、准确、高效地为学校教学、科研及各项工作服务。江泽民同志曾讲过:“做档案工作的同志, 一般来说, 都不是出人头地的, 都是兢兢业业、默默无闻地在那里工作”。①默默无闻, 无私奉献体现了档案工作者的价值观, 也是一代代档案工作者熔铸档案行业特点的“兰台”精神。

其次, 尊重档案和历史, 维护档案的真实性。维护档案的原貌, 据实立档, 据实用档, 是档案工作者应当树立的职业道德和行为准则。尤其是在知识经济时代, 对档案工作者的这一素质提出了更高的要求, 表现在杜绝电子档案的篡改以及利用计算机进行犯罪活动。计算机网络给予人类广阔的自由交流和活动的空间, 同时也给一些不法分子利用软件技术进行高科技犯罪以可乘之机。国际档案理事会通过电子邮件在各级档案部门开展了“关于个人信息之档案利用中的伦理道德问题”的大讨论, 表明档案界对工作人员道德素质的关注。可见档案工作者只有具备较高的职业道德素质, 有着强烈的维护档案安全的责任心, 才能给电子档案的管理工作奠定良好的基础。

三、丰富的档案专业知识和广博的科学文化知识

高校档案工作是一门专业性、科学性、技术性很强的管理科学。过硬的档案专业知识是做好档案工作的必要条件。要实行档案的科学化、标准化、规范化管理, 档案工作者应有具有较高的文化素质和业务素质, 既要有丰富的档案专业知识, 懂得《档案管理学》《科技档案管理学》《文书》《档案学概论》《档案保护学》《档案文献编纂学》, 还要有一定自然科学和人文社会科学、文秘、写作等相关学科知识。知识经济时代的档案人才在学术上应有独特的见解, 能了解本学科本专业国内外的动态和发展趋势, 能承担相关的科研课题, 并应用于档案管理中, 提高工作效率。同时, 随着知识经济时代, 新技术革命的不断深入, 各门学科的相互渗透, 促使现代科学出现了既高度分化, 又高度综合的发展趋势, 而且档案管理门类的逐渐增多, 涉及面广、范围宽, 工作综合性强。所以, 档案工作者要适应这一新形势, 要想有所作为, 就必须掌握丰富广博的科学文化知识, 而且还要具有能够把各种知识综合、融会贯通、运用自如的能力。这对做好档案工作是十分必要的。

四、具有现代信息管理知识和技能

随着知识经济到来, 高校已走进社会生活的中心, 信息技术的发展, 也使高校的档案工作与社会网络紧密结合。高校的档案信息进入校园网络, 而高校的网络与社会网络联为一体, 因而高校档案不再是孤立的, 而是融入社会信息网络之中, 成为公共的信息资源、教育资源和知识资源。另外, 信息技术的发展, 产生了大量新型档案载体, 由过去的纸质发展到胶片、磁带、光盘等。尤其是高校的教学科研信息基本上以电子数据的形式存在, 因而电子档案将逐步成为高校档案的主体。③在管理上, 既要运用传统的手段做好纸质档案的收集、保管与利用, 又要使用信息技术、网络技术对新型的档案材料进行编目、存贮、保管和开发。可以说, 信息化使高校档案管理进入了一个全新时期。新的现代化的档案工作模式正在逐渐产生、发展, 档案工作者不再始终面对档案实体本身来实施一系列管理活动, 而是很大一部分时间是直接通过电脑网络来进行电子档案信息的收集、整理与传输。因此, 档案工作者要能胜任现代化的档案管理工作, 必须掌握现代信息技术的知识和技能, 熟练运用电子计算机以及现代通讯设备源。

五、较高的外语主要是英语水平

语言是人们进行相互交流和学习的一种工具, 要想对外开放并且学习国外先进的档案管理知识和经验, 就必须要掌握一定的外语知识。信息时代的档案工作者, 自身就应当是信息联络者。现在世界上最大的网络Internet, 实质上是由美国管理和控制的, 其网络域名只认可英文字符, 网络上流通的信息也以英文为主。因此对我国档案工作者来说, 没有良好的英语水平就无法在国际上交流;更不能及时了解国际最新信息和档案管理的最新成果及动态;根本无法消化、吸收、采集信息;更谈不上开发、利用信息。因此, 熟练掌握英语, 已成为高校档案工作者的一个迫在眉睫的重要任务。

六、敏锐的信息意识和较强的信息开发能力

信息意识, 即人的信息敏感程度, 是人们对自然界和社会的各种现象、行为、理论、观点等, 从信息角度的理解、感受和评价。钱学森同志指出:“现在图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应当是信息专家或信息工程师, 是信息系统的建设者, 也是信息使用的向导者和顾问。”②因此, 档案工作者必须具备敏锐的信息意识即信息感受力, 以及对信息的辨别、抉择的能力和对信息的深层加工能力, 即信息组织、分析和综合能力, 还要有较强的信息开发能力。树立一种大信息观, 积极主动地、有针对性地宣传档案资料、开发档案信息, 有效配置档案资源, 打造档案精品工程, 使档案产生经济和社会效益。

七、丰富的法律知识

社会的文明发达程度以法律的完备为标志。档案法的制订表明我国法律、法规日益健全。档案工作者在日常的档案管理中, 要认真学习、贯彻档案法, 并学习其他有关方面的法律知识, 依法治档。做到有法可依, 有法必依, 执法必严, 违法必究。高校档案工作者必须有很强的守法保密意识, 在提供利用档案时, 要按规定把关, 该提供的积极提供, 热情服务;不该提供的, 讲明事由, 依法履行职权, 坚持原则, 照章办事, 维护档案的完整与安全。

八、要具有勇于创新的精神和善于创新的能力

面对瞬息万变的信息社会, 高校档案管理要按照现代社会的需求, 对现有档案工作方式和运作模式进行创新, 因此, 档案工作者就应具有勇于创新的精神和善于创新的能力, 敢于走前人未走过的路, 勇于做第一个吃螃蟹的人。只有这样才能使档案工作常做常新, 才能不断完善档案管理方法。知识经济社会, 信息化时代的到来, 给传统的档案管理模式、方法和手段等带来了强烈的冲击。当前高校的档案界, 特别需要具有敏锐观察能力和高素质的改革创新的管理人才。他们要善于观察整个社会政治、经济发展与教育改革的趋势, 使自己不断增强工作的创新性;要善于把传统的档案管理模式改造为崭新的现代化管理模式, 把别人的先进技术和管理经验为我所用, 在求真务实的基础上, 尽快适应新形势。

注释

1江泽民.切实加强档案工作, 为社会主义现代化建设事业服务.福建档案, 1997.4.

2乔晓秋.谈知识经济条件下档案人的定位.松辽学刊, 2000.6.

档案知识素质教育 第5篇

本刊讯２月２２日至２４日，北京市档案局举办了２００６年档案人员兼职教师专业知识培训，对来自市、区、县档案局的８４名具有兼职教师资格，承担了电子文件管理或公文、文书管理、档案法制等课程的档案人员进行了有关课程示范教学和课堂教学技能等内容的培训。市档案局副局长姜之茂到会做开班动员。

培训班邀请国家档案局政策法规司司长郭嗣平，中国人民大学信息资源管理学院教授王健、公共管理学院副教授胡平和首都师范大学生命科学学院副教授毕晓白分别做了“档案法制建设教学的认识与体会”、“ＯＡ环境中的文件、档案一体化管理”、“教师心理与职业素质”、“教师课堂教学技能”的专题讲座，从不同的命题和角度，为培训班的学员们提供了不同特色的反映各自研究领域最新成果和教学心得的精彩教学示范。授课得到了学员们的普遍欢迎和好评。

在这次活动中，所有参加培训的学员还被分成三个小组，按照各自承担的教学课程分别参加电子文件组、法制组、公文和文书组的小组讨论。讨论中，学员们就听课心得、以往授课经验和对市档案局教育培训工作的意见和建议等方面纷纷发言，大家分别对各自的教学经验进行了认真总结，并一致认为这种集中观摩教学的形式很有必要，效果很好。

档案知识素质教育 第6篇

一、高校档案馆保护知识产权档案的必要手段

高校档案馆应采取有力措施, 与学校和社会的宣传形成合力, 加大对知识产权基础知识、相关法律法规以及知识产权执法的宣传力度。可采用专题宣传、典型宣传等方式, 深入广泛地开展知识产权宣传普及工作。如在档案馆网页上公布国家有关知识产权保护法规, 举办知识产权保护图片展览, 开展知识产权档案保护问卷调查和有关法律知识竞赛等等。通过大量宣传活动, 不断增强师生对知识产权及有关档案的保护意识, 自觉维护自已的科技成果、专利成果、学术成果和艺术创作成果。营造鼓励知识创新和保护知识产权档案的法律环境, 形成和谐、创新的校园文化氛围。

高校档案馆还应当积极主动参与本地区以每年4月26日“世界知识产权日”为契机所举办的“保护知识产权宣传周”活动。深入广泛地开展面向全社会的知识产权宣传普及工作, 推动全社会树立尊重和保护知识产权的良好风尚。为高校发明创造、文学艺术创作以及对外科技、经济、文化合作与交流创造良好的外部环境和条件, 推进社会主义和谐社会建设。

二、健全知识产权档案保护体系, 完善知识产权保护工作机制

受世界科技和经济的影响, 高校档案的内容和形式都发生很大变化。如档案数字化、信息化发展迅速, 档案载体越来越多样化等等。特别是涉及知识产权档案增多, 给高校档案的管理体制、管理内容、服务范围等方面带来相应影响和改变。面对新的形势, 高校档案馆必须尽快建立科学有效的档案管理体系, 健全知识产权档案管理、技术保密、合理利用等各项规章制度, 使高校档案馆的知识产权保护工作科学化、规范化、法制化。确保高校知识产权不流失和不受到侵犯。

l、建立科学的档案管理体系, 增强高校档案馆知识产权保护能力

《高等学校知识产权保护管理规定》明确规定了高校知识产权的保护范围。高校知识权档案应包括专利权档案、商标权档案、技术秘密和商业秘密档案、著作权及其邻接权档案、校标档案、各种服务标记档案、依照国家法律和法规规定或者依法由合同约定由高校享有或持有的其它知识产权档案。这些知识产权档案主要分布于馆藏专门档案 (教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、外事等档案) 、科技档案、私人档案 (征集的档案和资料以及接受个人捐赠的书稿、科研成果、照片、口述档案以及以档案形式保存的各种艺术作品) 之中。它们大都涉及到专利权、技术权及著作权等法律问题。因此, 高校档案馆应当根据《高等学校知识产权保护管理规定》中有关高校知识产权专用权和归属权的界定, 将知识产权保护工作纳入档案管理体系之中。高校档案馆要建立科学的知识产权档案管理模式, 健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密、利用等各项管理制度以及档案工作责任追究制度, 增强高校档案馆知识产权保护能力。对重要的知识产权档案要采取全程管理的办法, 即充分运用办公自动化和档案管理计算机应用系统, 实现早期介入、及时收集、有序整理、按时归档、分级保管、定期检查、合理利用, 形成保护、开发和利用的良性循环机制。

2、严格执行档案保护法规, 确保知识产权档案秘密、安全

高校档案馆要严格执行国家有关知识产权保护法, 坚持“有法可依, 有法必依, 执法必严, 违法必究”的法制原则, 高度重视高新技术、专利技术的资料保密工作。要根据有关卡当案的保管密级和保管期限, 严格实施分级管理对各种载体的知识产权档案要采用加密技术, 确保档案的完整与安全;特别机密的知识产权档案, 最好是由专人和独立库房进行管理高校专职档案员和兼职档案员还必须签订保护本校知识产权档案的保证书, 明确保护本校知识产权档案的责任和义务。确保知识产权不泄密, 不受侵犯。

3、尊重知识产权拥有者的权利, 促进知识产权档案的合理利用

知识产权的主要功能是保护知识拥有者和创新者的利益, 它是法律赋予知识产品所有人对其智力创造成果所享有的某种专有权利。在档案的开发和利用过程中常常涉及到知识产权、隐私权的保护问题。因此, 必须在尊重知识产权拥有糊权利的前提下, 正确处理好知识权档案保护与合理利用关系。

从知识产权的角度看, 知识经济的核心主要是知识产权的开发和利用。对于知识产权不能只保护而不利用, 使之失去科技成果的利用价值和经济价值。但是, 知识产权档案的利用与保护关系是对立统一的辩证关系。一方面, 知识产权信息的传播与利用要求最大限度地开发档案信息资源为本校和社会服务, 而另一方面, 保护工作则对知识产权的归属问题、利用程序、开放时问等方面有明确的限制。

三、加强档案管理队伍建设, 是高校档案馆保护知识产权的有力保障

执法首先必须懂法。建立一支高素质的档案干部队伍是高校档案馆知识产权保护的有力保障。在知识经济时代高度发达的时代, 高校档案馆要全面提升档案管理人员的素质, 培养一支既懂法律又具有管理技能的人才队伍。档案管理人员也必须扎扎实实的学习国家有关知识权保护的法律法规, 提高保护知识产权档案的能力和业务水平。这样才能及时解决知识产权保护工作中的新问题、新情况, 更好地为高校保护知识产权档案工作服务, 建设社会主义和谐社会服务。

参考文献

[1]教育部:《高等学校知识产权保护管理规定》。

[2]中国国家知识产权局:《知识产权事业发展十一五规划》。

档案部门的知识服务探析 第7篇

关键词：档案部门,知识管理,档案知识服务,档案信息服务

随着现代科学技术的发展, 知识经济时代的到来, 知识已成为与物质、能源并列的重要资源。在知识管理思想指导下, 档案作为一种重要的信息资源, 同时又具有知识的属性, 必将成为组织机构知识创新不可或缺的重要资源, 其价值也会受到越来越多的关注。可见, 档案部门开展的知识服务是不同于以往信息服务的一种全新的档案利用服务方式。它是档案部门在知识经济时代存在和发展的必然趋势, 也是档案部门服务机制创新的重要内容。

一、档案部门知识服务内涵分析

1. 档案、信息、知识之间的关系。

信息是数据处理的最终产品, 是经过采集、记录处理, 以可检索的形式存储的事实或数据。知识是被人脑接受、处理、吸收和利用的信息, 是将信息和资料转化为行动的能力。可见, 知识与信息虽有相关性但不能简单等同, 它们之间存在一种转化关系, 即信息在一定的条件下可以转化成知识, 而转化的条件就是人类为解决新问题所进行的创造性劳动。档案虽然具有知识的属性, 但是要成为知识则必须与所要解决的问题、提供利用的环境以及知识开发等众多因素联系起来考虑。也就是说档案工作者只有在恰当的时间发现了档案知识库中所蕴涵的恰当知识, 并将其提供给恰当的使用者时, 那部分档案才转变为此时解决相应用户所面临问题的知识。所以我们只能说档案可以转化为知识, 它是组织机构知识创新的重要源泉之一, 我们应对其进行充分的知识开发和知识挖掘, 建立档案知识库。

2. 档案知识服务的内涵。

知识服务是适应知识经济和知识创新的需要产生的, 它以用户问题的解决为直接目标, 通过对用户知识需求和问题所处环境的分析, 向用户提供经过智能化处理的符合用户需求的知识。从知识服务的宗旨看:知识服务开展的目的不是向用户提供所需的信息, 而是解决用户所面临的问题。因此, 它是一种以用户满意为目标的主动服务。从知识服务的形式看:知识服务是一种基于集成化、专业化和个性化的动态创新服务。知识服务针对用户面临的具体问题展开, 整合显、隐性知识, 集成系统、服务等多种方式, 融入用户决策的全过程, 因此知识服务提供的服务形式是一种过程而非实物。从知识服务的性质看:知识服务是一种目标驱动服务, 是一种全过程的服务, 是一种面向知识增值的服务。自从加拿大档案学家特里·库克在13届国际档案大会上对其进行介绍以后, 知识服务思想正逐步促进我国档案界以用户满意为目标, 变被动服务为主动服务。在当前这样一个知识经济时代, 档案工作者应将馆内、馆间的档案信息资源等显性知识与自身经验等隐性知识加以集成提炼、虚拟整合, 实现显、隐性知识之间的循环转化, 满足用户个性化的需求, 为其解决问题提供有用的知识。

二、档案部门开展知识服务的必要性

1. 档案部门开展知识服务是知识经济时代的需要。

知识经济作为一种新的经济形态与以往经济形态最大的区别在于:它是以知识、智力以及人的创造力等无形资产投入为主的经济, 因此其经济增长不再直接取决于资源、资本等物质资源的提供。而知识作为一种无国界的资源形式在计算机网络等技术的支持下, 实现了更为快速的互动、交流、共享和创新。可见作为一种促进人与自然可持续发展的经济形式, 知识经济使经济全球化成为社会经济发展的必然趋势。因此档案部门作为社会的有机组成部分之一, 必须实现转变, 开展知识服务, 适应知识经济时代的需要。

2. 档案部门开展知识服务是组织机构实施知识管理的需要。

组织机构知识管理活动的开展离不开档案部门的参与。一方面档案部门拥有大量的档案信息资源, 是组织机构科学决策、知识创新的重要源泉之一, 因此组织知识管理实施过程中知识库的建立离不开档案部门所拥有的显、隐性知识的加入;另一方面, 档案工作者的知识、技能以及档案部门在组织、管理知识方面的经验、方法等都属于组织隐性知识的范畴, 因此组织知识管理的开展离不开与档案部门之间的知识交流与共享。可见档案部门开展知识服务是组织机构实施知识管理的必然要求。

3. 档案部门开展知识服务是自身存在和发展的需要。

在知识经济时代, 信息的获得已非难事, 挑战来自于如何从海量的信息中提炼出有用的知识。档案部门要在知识经济时代生存和发展就不能仅满足于提供档案实体、信息的服务, 而要将其服务机制创新的重心转向面向用户的知识服务。才能实现对档案资源的科学管理和有效使用, 才能面向用户问题的解决, 满足用户的知识需求。所以说开展知识服务是档案部门在知识经济时代自身存在和发展的需要。

三、档案部门开展知识服务的可能性

1. 档案信息资源为档案部门知识服务的开展提供物质准备和信息资源保障。

档案信息资源是档案部门的财富, 更是组织机构正常运作, 科学决策的重要源泉之一。档案真实可靠, 蕴涵着丰富的知识, 因此档案部门对其实体馆藏及档案信息的管理, 为档案知识库的建立, 以及自身知识服务的开展积累了丰富的档案信息资源, 做好了充分的物质准备。

2. 现代通讯技术的发展为档案部门知识服务的开展提供技术支持。

现代通讯技术特别是计算机网络技术的快速发展实现了超越时空的知识交流与共享, 它不仅会渐渐改变档案管理的方式、流程, 档案部门所管理的档案的形态、来源等众多方面, 也使档案部门开展基于网络的知识共享和开展创新服务成为可能, 为其服务方式的多样化创造了条件。

3. 知识管理的实施为档案部门知识服务的开展提供环境保障。

知识管理的开展有利于打破原有壁垒森严、金字塔式的管理结构, 实现组织机构扁平化、网络化的趋势, 减少中间官僚层次, 这使得组织机构的知识交流和共享更为顺畅。这种向学习型组织发展的趋势有适当的激励机制, 不仅能大大提高组织机构运营的效率, 也为档案工作者间以及档案部门与其他部门间的知识共享和创新营造了必要的氛围, 为档案部门知识服务的开展提供了环境保障。

四、档案知识服务和档案信息服务辨析

档案知识服务和信息服务都离不开现代信息技术的支持, 都以信息的提供利用为基础, 两者之间存在明显差别, 具体表现如下。

1. 知识服务和信息服务开展的基础不同。

档案部门开展知识服务的基础主要是显性知识和隐性知识。其中显性知识包括档案资源等, 隐性知识包括档案工作者认知、情感、信仰、经验、技能等能力, 此外还包括显性知识和隐性知识互动过程中所形成的知识创新;而档案部门信息服务的主要来源仅为馆藏档案这部分显性知识, 虽然它已从过去只注重档案实体管理转向档案内容的开发利用, 但仍忽略了作为知识创新主体的隐性知识的重要作用, 因此它的适用性、充分性等存在一定局限。

2. 知识服务和信息服务的宗旨不同。

档案部门开展知识服务的宗旨是用户所面临的新问题的解决, 它是一种以用户满意为目标的主动服务;而信息服务的宗旨是向用户提供有序化的档案信息。

3. 知识服务和信息服务的工作重心不同。

档案部门开展知识服务的工作重心在于对档案实体信息有序组织的基础上实现对其知识的组织, 以便于知识共享和创新的实现;而信息服务则侧重于进行档案实体信息的有序化组织和信息检索等服务。

4. 知识服务和信息服务的形式不同。

档案部门开展的知识服务是一种基于集成化、专业化和个性化的动态创新服务, 它提供的是一种过程服务;而信息服务是一种基于信息组织和信息检索, 并使用现代化服务手段提供服务, 它提供的是一种具体的信息产品。

5. 知识服务和信息服务的性质不同。

档案部门的知识服务是通过用户需求分析和对问题所处的具体环境的分析, 致力于用户所面临的新问题的解决;而信息服务仅基于用户的简单提问, 通过档案编研服务、多专题检索工具的建立等方式实现用户对档案信息资源的获取和传递。档案部门的知识服务是一种面向解决方案的全过程服务。它是一个根据用户需求对知识进行不断更新、分析、整合的过程, 是一种动态的连续性服务;而信息服务仅是档案信息的提供, 缺乏动态性和连续性。知识服务比信息服务更为专业化, 更能满足用户个性化的需要。档案部门的知识服务是一种面向增值的服务。它通过显、隐性知识之间的互动形成新的具有独特价值的信息产品, 实现知识创新;而信息服务在对信息的加工、处理中并没有带来信息量的增加, 在此过程中产生的所谓“新”信息本已包含在它的源信息之中, 只不过“新”信息较源信息更便于使用, 这并不属于知识创新的范畴。

综上所述, 在知识经济时代档案部门要实现服务机制创新就必须在做好档案实体、信息利用服务的基础上, 提供解决用户问题的知识服务。只有这样才能实现对档案信息资源的科学管理和有效使用, 才能解决用户问题, 满足用户的知识需求。

参考文献

[1]虞亚梅.知识经济时代档案信息资源的管理与利用[J].档案学通讯, 2002 (1) .

[2]周毅.知识服务:档案管理部门的新目标[J].中国档案, 2002 (5) .

[3]黎艳.信息服务向知识服务转变的探悉[J].图书情报工作, 2003 (2) .

企业档案知识推送问题研究 第8篇

关键词：档案信息化,知识服务,知识推送

一、形势与需求

1. 企业信息化建设呼唤档案知识服务。

加快信息化建设, 推动信息化与工业化深度融合, 是党和国家的重要决策部署, 也是企业转变发展方式、创新发展模式、提高发展质量的重要战略举措。信息技术、业务系统和信息服务是企业信息化建设的中心, 也构成了信息化建设的三大核心目标——信息技术的集成应用、业务系统的深度融合以及信息服务能力的全面提升。档案信息化是企业信息化建设不可或缺的重要一环。目前多数企业档案信息化发展一般按照从完善实体管理、健全管理规则、理顺管理体制, 到规划建设档案管理信息系统, 再到办公、业务管理信息系统与档案管理信息系统对接融合, 使信息管理趋于一体化, 最后进一步完善企业数字档案中心的思路发展。在某种意义上, 这一发展思路也是企业信息化建设三大目标的内在要求。在档案信息化的建设中, 需要克服内外部的诸多障碍, 如资金与人才的掣肘、参照标准与相关技术储备的欠缺等, 然而困扰档案工作者最多的问题往往指向档案信息化的价值及其实现, 如“档案信息化如何为企业带来收益”。结合信息资源管理的一般发展规律和“后保管主义”的理论倡导, 由于具备以用户为中心、积极服务、个性化服务和全过程服务等优势, 企业档案知识服务被视为是传统档案服务在当前形势下的一种崭新表现, 是全面提升档案服务水平的发展趋势。

2. 档案知识服务需要主动智能的知识推送。

知识服务是“以信息的搜集、组织、分析、重组为基础, 通过对用户知识的需求和问题环境的分析, 动态地、连续地向用户提供满足知识内容和知识应用要求的知识产品的一种深层次智力服务”。知识服务是用户目标驱动的系统化的需求解决方案。根据目前学界对档案知识服务的探索, 档案知识服务的实现可凭借以下几个方面的内容:第一, 以知识观淡化信息类型的界限, 集成不同门类的档案信息, 整合显性知识和隐性知识;第二, 建立完备系统的知识地图等导航工具, 完善包括档案目录数据库、全文数据库、FAQ数据库、多媒体数据库和特色档案资源数据库在内的知识库;第三, 突出专业化、团队化的服务队伍建设, 设置专职顾问和专家团队, 鼓励业务部门和社会人士的适当参与;第四, 加强信息技术的集成应用, 结合用户主动调查和用户行为反馈处理, 突出服务的个性化;第五, 完善知识服务的制度建设, 重视激励机制、评价机制的建设, 做好技术安全、知识产权和隐私权的保障。

二、企业档案知识推送的内涵

知识推送 (Knowledge Push) 最早由美国《信息周刊》主编Aaron Ricadela在介绍微软公司的知识推送时提出, 指代一种网络化的知识服务的方式。不同于用户主动检索知识的知识拉取, 知识推送是“实现在恰当的时间、恰当的地点将恰当的知识以恰当的方式推送给恰当的人或岗位的最有效的方法和技术, 其目的是便于推送知识到恰当的人做出满意的决策”。知识推送系统是一个有助于知识有效搜集、综合处理和准确推送的信息和管理技术集合, 是使知识按照一定准则自动推到用户面前的集专门性、综合性和系统性于一体的软件系统。企业档案知识推送系统包括三个基本模块———推送的来源与内容, 推送的方法及推送的对象。

第一, 推送的来源与内容。推送的来源指通过知识门户, 用户可获得的各类知识资源。其中知识门户是企业员工日常工作所涉及相关主题内容的统一入口, 是包括档案部门在内的综合业务应用和服务的窗口, 是企业知识管理系统的用户界面, 较之传统的信息门户更强调与企业内部员工的知识共享与交流;各类知识资源则包括没有加工处理过的各类原始数据库、原始数据转化为结构化数据所生成的知识库、个人的或共享的企业员工隐性知识、企业外部知识等。推送的内容指根据用户的情景进行知识匹配和过滤之后的结果文档。这里涉及知识挖掘、专家系统、知识地图等技术和工具的应用。

第二, 推送的方法。推送的方法指利用智能Agent、智能Push、Web服务器和Email服务器等技术和工具把结果文档推送给用户, 并允许用户对结果文档进行评价和交流, 完成知识共享和创新。智能Agent是一种分布式计算环境下软件智能化技术, 它提供了一种在分布式异构环境下智能化应用实现智能化协调的全新计算模式, 可根据用户定义的准则自动搜索收集用户可能感兴趣的信息。智能Push是信息服务提供者通过一定的技术标准或协议, 通过智能代理服务器从互联网上不断地取回用户所需的信息并将信息分类, 在主机上设立“信息频道”, 供用户对网上的信息进行预定和选择, 用户上网后, 通过客户机可获得各类信息, 是一种由服务器主动地将信息发往客户端的技术。在知识评价与交流阶段, 可采用记事文档等创意记录形式完成新知识的保存, 在知识推送系统中创意记录也可以存储在知识库中, 然后通过创新归纳、演绎和创新知识编码等手段来实现创新知识规范化。

三、企业档案知识推送的实现方式

1. 基于知识订阅的企业档案知识推送。

知识订阅是指给定订阅者需要知道的主题信息, 定期将与该主题有关的知识传给订阅者, 并实现对知识的内容分析和自动分类, 将分析聚合后的知识定期传输给订阅者。知识订阅主要应用于用户对网络档案信息资源的获取, 参照文献的设计, 知识订阅包括数据初始化、查询聚类和给出归纳性意见三个阶段。例如, 某建设单位的档案工作者在确定最近公司业务涉及可行性研究报告后, 知识订阅系统首先进行数据初始化, 将可研报告进行分解, 找出可研报告的主要实现因素列表, 并以自然语言的表达方式进行描述, 然而根据数据初始化的结果进行网络查询与聚类分析, 输出提供给企业的相关文档集和该文档集的内容摘要, 再根据这些分类的文档集给出归纳性的意见, 意见以报告的形式反馈给用户。在数据初始化阶段, 需借助神经网络和专家系统;在查询聚类阶段, 依赖于Web挖掘;在给出归纳性意见阶段, 则主要依赖知识服务团队, 本质上是与业务活动紧密相关的高质量的编研成果。除此之外, 网络档案信息资源的订阅还可借助“RSS聚合”技术, 有选择性地将用户感兴趣的内容聚合在一起, 并定期发送给用户, 这种方式的主题更加丰富、时效性也较强, 但存在难以得到用户反馈用以评估推送效果, 过期信息无法阅览的不足。

2. 基于用户情景分析的企业档案知识推送。

第一, 基于规则的知识推送。该推送方式根据用户的浏览记录、统计信息等建立条件规则, 或由用户自行定制规则, 确定用户未获得但可能需要的知识, 然后根据该条件规则的重要程度将相关知识展现给用户。这种推送方式较为简单直接, 其本质上是一个If-Then语句, 但条件规则的生成耗时且质量难以保证。第二, 基于内容过滤的知识推送。根据用户的ID信息、兴趣爱好、网页浏览记录和查阅档案登记等数据, 建立用户模型, 识别不同用户的目标与计划, 然而对知识资源进行内容分析并与用户目标、计划进行匹配, 进行推送。如, 档案工作者可通过前期调查确定用户的岗位职责、绩效和知识需求等模型, 对企业历史数据进行关键词等特征描述, 建立用户与资源之间的人机交互方式, 确证用户与资源的匹配关系, 预测用户对企业的新战略规划、新业务发展等新资源的寻求程度, 并进行相关推送。这种推送方式可培养用户对档案知识推送的黏性, 但由于对用户行为历史统计的依赖较高, 对一些不稳定的用户需求的适应期较长或较难适应, 且推送内容主要为文本信息, 对多媒体信息的推送较为困难, 因而推送知识的精确性和全面性会受到一定影响。第三, 基于协同过滤的知识推送。该推送方式建立在用户相似的兴趣爱好、工作岗位、知识需求等相似属性之上, 根据相似用户对知识的选择评价来分析目标用户对知识的需求。协同过滤技术不需要考虑知识的具体内容与用户需求的匹配性, 而是通过比较用户之间的相似来实现推送, 因此它对推送对象没有特殊的要求, 能胜任多媒体信息的处理工作。如, 档案工作者将访问工会工作类档案较多的用户组成用户兴趣小组, 将相似用户浏览的群众文体活动、各协会活动等多媒体资源适时推送给目标用户。这种推送方式的不足之处在于系统无法理解第一个用户与知识的匹配动机, 需要人工干预和验证, 且必须针对大量用户进行过滤, 存在冷启动问题。

3. 基于业务流程的企业档案知识推送。

业务流程是企业为实现其职能, 达到其经营目的而进行的一系列业务活动的集合。基于业务流程的知识推送是集人、流程和知识为一体的服务手段, 根据对业务流程的梳理, 确定企业的知识流程, 关联特定工作阶段、领域知识和个性化、阶段性的员工知识需求模型, 进行匹配分析后将知识推送给用户。其中, 领域知识的来源可以是用户主动输入共享的显性知识和利用智能Agent技术获取的隐性知识, 也可以是保存的档案资料;匹配的方法建立在特定工作阶段与该阶段领域知识的关系之上, 也可充分考察用户的访问频率、驻留时间等行为。

参考文献

[1]徐拥军.传统档案服务向知识服务过渡研究[J].北京档案, 2009 (4) .

[2]刘永.数字档案管理中的知识发现与知识服务[J].档案学研究, 2008 (5) .

[3]冯博.一种面向客户的知识推送模型[J].管理学报, 2007 (5) .

略论档案知识服务学研究 第9篇

关键词：档案知识,知识服务,知识服务学

知识经济时代“, 知识成为财富之源”。档案馆是知识经济时代人们获取知识信息的一个重要宝库。然而“, 从目前档案工作的实践分析, 档案馆的业务工作仍然停留在以档案实体的管理为主, 尤其是对实体的有序化工作包括档案的收集、整理、保管、鉴定等展开”[1], 缺乏对档案中蕴含知识内容的开发。另一方面随着信息技术和网络的快速发展又导致档案数量剧增, 档案的内容分散交叉, 呈现出信息爆炸、知识匮乏的困境。适者生存, 面对知识经济发展的要求, 档案工作者应当变革档案管理与服务策略, 把停留在档案、文件、档案馆的研究目光, 穿透到档案、文件的背后———蕴藏的知识问题上, “探求档案、文件间相互关联的意义或知识”[2], 具有针对性地开发利用档案信息资源为广大用户 (广义) 提供知识服务。这是档案馆应对未来挑战, 实现可持续发展的根本途径。

一、档案知识服务的内涵

目前, 档案知识服务的研究逐渐受到国内学者越来越多的关注, 学者们从不同的视角论述了档案知识服务的一些概念与内涵。有的学者从档案知识服务的主体角度强调人是创造、传播和运用知识的主体, 知识服务需要档案馆服务人员运用自身的知识积累, 提供知识产品, 解决用户需求[3];有的学者则从知识服务客体———知识产品角度出发强调知识服务的层次性和专深性, 并把知识服务划分为广义的知识服务与狭义的知识服务。广义的知识服务是指一切为用户提供所需知识的服务 (包括提供普通知识服务和专业知识服务等) 。狭义的知识服务是指针对用户专业需求, 对档案中蕴含的相关知识进行搜集、筛选、研究分析并支持应用的一种深层次的智力服务[4];有的学者从知识服务的服务对象角度强调“知识服务需融入用户解决问题的过程中, 以解决用户问题为直接目标”[5];有的学者则从知识的价值出发强调在具体问题的解决过程中显性知识与隐性知识的相互转化, 从而实现档案知识的增值和创新。纵观学者们对知识服务内涵的阐述, 笔者归纳档案知识服务的主要特征有以下。

1. 档案知识服务是知识集成创新的过程。

“知识是创新的源泉, 是促进经济社会可持续发展的基础和引擎”。档案知识服务的本质是实现档案知识资源的应用与创新。人的主观能动性及隐性知识是实现档案知识创新应用的关键因素。在档案知识服务的过程当中, 档案工作者发挥主观能动性, 在馆藏档案资源基础上, 运用智慧, 根据用户需求 (广义, 包含社会需求与个体需求, 下同) “对档案进行筛选、加工、提炼、编纂, 把档案“原料”转化加工为各种形式, 特别是当下覆盖面最大、最大众化通俗化、最流行形式的文化‘产品’”[6]。这一过程就是档案知识的集成应用与创新。

2. 档案知识服务是全程性的服务。

库克指出档案工作者要引导利用者从泛滥的、具体的信息过渡到知识, 甚至于智慧, 档案的工作、地位才会在新时代得到保证。档案知识服务是以用户需求 (广义) 为核心的服务, 目的在于帮助用户找到全面、完善的解决方案, 根据用户问题和问题环境进行系统分析, 最终形成易于理解和使用的、符合用户需要的知识产品, 实现档案的价值。档案知识服务将贯穿于用户解决、研究问题的全过程, 为用户提供动态的连续性服务。从用户需求获取到档案知识获取, 知识整理, 再到最终把知识产品或解决方案提供给用户进行知识创新是一个不断与用户交互, 参与用户决策的全过程性服务。

3. 档案知识服务是综合集成性的服务。

档案知识服务将专家、服务团队、档案资源信息与计算机技术综合集成, 通过对大量原始信息进行分类、整理、分析和研究后形成新的知识产品, 是建立在信息技术、专业技能、服务团队上的知识转化和知识增值过程。“知识服务”的价值体现在“知识”和“服务”上面, 知识服务工作不再以“档案信息资源的占有和简单开发利用”[7]等方式来体现价值, 而是关注和强调利用档案服务人员独特的知识和能力对现成档案信息与知识资源进行加工, 以“灵活的服务模式对特定问题进行分析、诊断、解决”[8]为用户提供知识增值服务。

通过上述档案知识服务内涵的分析, 笔者认为档案知识服务是以档案人员的档案、情报专业知识为前提, 以科学文化素质为核心, 以现代岗位技能为手段, 以馆内外信息资源为基础“, 根据用户的问题和环境融入用户解决问题的过程之中”[9], 对相关信息和知识进行搜寻、组织、分析、重组、创新, 为用户提供有效地解决问题的方案, 实现知识应用及创新的服务过程。事实上, 档案知识服务是一种“激活”的知识传播、知识应用与知识创新的服务方式。

二、从档案知识服务到档案知识服务学

从档案知识服务的主要特征中可以看出档案知识服务是以“档案知识为中心”, 实现用户知识需求的一个复杂系统工程。在知识服务的过程中涉及的要素有人 (用户、档案人员或服务团队) 、知识、技术、服务方式、组织等。这些要素相互关联、相互影响, 不可分割, 一起发挥作用才能完成服务过程。在服务的过程中, 如果不将“服务要素和过程科学化”[10], 档案知识服务的实践过程就将处于盲目状态, 服务的效果就很难保证。因而必须加强档案知识服务的理论研究, 进而形成系统的理论体系, 这个理论体系就是档案知识服务学, 档案知识服务学就是探索档案信息、知识运动规律, 综合运用档案学及其相关学科的研究成果, 研究档案知识服务中的共性、本质和规律, 寻求最佳服务方式和方法的学 (问) 科。档案知识服务学的建立将使我们对档案馆知识服务问题的认识从现象深入到本质, 从个别上升到一般, 更好的指导档案知识服务的实践工作, 以提高服务水平。

三、档案知识服务学的研究范围及内容

档案知识服务学的研究要素一是人, 人是档案知识服务中最具创造性的因素, 包括 (用户、档案人员或服务团队) 。二是档案知识。档案背后蕴含的知识是支撑知识服务的核心资源。三是技术。重点研究档案知识服务与信息技术的关系。四是服务。包括服务的内容、服务的方式、服务的评价等;五是组织。主要研究档案知识服务工作机构设置、战略管理、人力资源管理、制度建设等。从要素分析可以看出档案知识服务学是一门交叉性学科, 具有复杂性与综合性。需要把计算机科学、信息管理学、通讯科学、管理科学、社会认知学、心理学等学科知识与档案学相互渗透与融合;需要运用运筹学、博弈学、系统工程学等理论来进行控制调节, 以最大限度地发挥档案馆的功能, 产生最佳的服务效果。并跨越档案学旧时代的学科界限, 创造出一个新的知识整合架构。

档案知识服务学的研究内容非常丰富, 参照钱学森现代科学技术体系结构层次划分, 笔者认为其内容体系可以分为理论、方法与技术以及应用研究三个部分, 每一个部分都有自己不同的研究内容, 三者共同构成一个相互作用的统一体, 不可或缺。

档案知识服务学理论主要研究:一是学科构建中的基本问题。主要研究档案知识服务学的概念范围、研究对象、内容体系、学科性质、目标与任务、产生与发展, 档案知识服务的目标、职能、原则、策略、模式和评估, 档案知识服务与其他学科的关系等;二是关于档案知识的研究。主要研究档案知识的定义、特征、知识的属性与分类, 隐性与显性知识的转化, 馆藏资源的规划、利用、整理, 资源向知识的转化, 档案知识的获取、存储、共享、服务, 档案信息、知识的运动规律等;三是服务对象的研究。主要研究档案用户 (广义) 结构、用户需求、用户调查、用户心理、用户行为等。

档案知识服务学方法和技术主要研究:一是关于知识服务技术的研究。重点研究档案知识服务与信息技术的关系, 知识服务中涉及的主要信息技术, 如研究计算机技术、网络技术、人工智能技术、知识挖掘技术、专家系统和知识库等信息应用技术等;二是关于档案知识服务的方法和工具研究。研究知识服务中采用主要方法, 包括知识组织管理方法研究, 如知识获取、知识组织、知识存储、知识传播和知识服务的方法和技术等。研究知识管理工具的基本知识及重要的知识服务工具的应用, 包括知识仓库、知识地图、知识网络和知识服务系统等。

档案知识服务学应用与实践主要研究以下内容:关于档案知识服务学的应用和案例研究。档案知识服务学与知识创新, 档案知识服务学与社会知识需求等。

档案馆作为人类历史的公共记忆系统, 不仅具有收集、管理档案的基本职能, 还有为社会提供档案利用, 科学研究、宣传教育、文化传播的社会职能。推动档案知识服务的实践需要知识服务理论的正确指导。建立档案知识服务学顺应了知识经济社会发展的需要, 相信它将不断完善, 并逐步形成自己的理论体系, 成为档案学体系中的一个新的分支, 同其他档案学分支学科一样成为现代档案学的重要组成部分。

参考文献

[1]傅荣校, 解俞.论基于电子政务数据中心的数字档案馆功能定位[J].浙江档案, 2008 (2期) .

[2]T·库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的互相影响 (加拿大) 第十三届国际档案大会报告集[R].

[3]马玉杰.档案馆开展知识服务的可行性与服务模式探讨[J].档案学通讯, 2009 (6) .

[4]戚建林.论图书情报机构的信息服务与知识服务[J].河南图书馆学刊, 2003 (2) .

[5]孙逊.知识经济背景下档案馆的知识服务功能探析[J].兰台世界, 2008 (1) 下半月.

[6]杨冬权谈档案与文化建设——在2012年全国档案工作者年会上的讲话中国档案报, 2012年11月8日第001版

[7]李超尧欣徐震常晓茹档案知识服务研究[J].山东档案, 2009 (1) .

[8]文艺基于知识服务的图书馆创新发展[J].科技情报开发与经济, 2005.

[9]齐虹石慧敏知识服务及其在档案管理中的实现[J].北京档案, 2002 (8) .

传统档案服务向知识服务过渡研究 第10篇

一、服务理念：

从以档案机构为中心转变为以用户为中心

过去，档案部门以自身为中心开展档案服务，工作过程中往往首先考虑自身管理档案的方便与轻松，而较少考虑用户的真实需求和切实感受。要实现知识服务，档案部门就不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象来收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。

西方国家在电子政府建设过程中坚持“以公众为中心”的理念，值得档案部门借鉴和参考。最早一些国家政府提供的网络服务是按各政府部门的职能展开的，公众需要服务就登陆负责该项服务的政府部门网站。但是现代政府组织庞大、业务繁多、分工复杂，许多公众不清楚自己所需服务的负责部门，因而无法很好地享受电子政府的网络服务。后来，西方政府部门强调“以公众为中心”建设电子政府。他们认为公众同政府打交道的最理想方式是不需要了解政府各个部门的具体职能，不需要了解某件事情由政府哪个部门负责，而希望同政府打交道能像看电视更换频道一样简单。为此，他们对政府职能进行重组，将有关业务按公众的需要进行组合，并通过网站设计提供良好的界面，使公众不必为一件事情而登陆多个网站。人们只需要点击所需要的主题，政府有关该主题的所有服务均可找到，而不管是由哪个部门负责。如点击“搬家”，与搬家有关的所有政府服务均可找到，包括买房、卖房、租房、抵押贷款、房屋装修与修缮、公用设施（水、电、气）等方面的手续和国家政策以及居住地的社区信息，如交通、购物、学校、医疗、休闲等。

在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中，档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时，需要首先选择档案类别，然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分，与其实体整理体系是一致的，十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是，后来档案馆听到不少用户的抱怨：“我分不清何为‘文书档案’、何为‘基建档案’，我只想找到我要的档案！”“我想找的那份××材料，到底属于哪一类别啊？”该公司档案馆馆长聂伟先生认为，出现这种情况主要是因为档案部门没有认真了解用户的检索习惯和思维方式，想当然地认为普通员工都能理解“文书档案”、“实物档案”等档案专业术语。事实上，用户并不关心也无须关心这些概念的涵义，他们只在乎如何才能最简便、最快地找到自己所需的信息、知识，他们通常习惯于从档案的主题内容入手检索、利用档案。说到底，用户出现困惑就是档案部门没有树立“以用户为中心”的服务理念。[3]

二、服务目的：

从为用户提供档案转变为为用户提供知识

传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。它关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。知识服务的目的是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。

图书情报界人士曾举过一个信息服务与知识服务区别的例子：一名大二学生在图书馆主页的“咨询台”上希望系统为他推荐管理学方面的专著，传统文献信息服务的结果是一串纸质文献和数字资源的书目数据，知识服务的结果是一个文档：“管理学著作林林总总，初学者贵在精，而不在多。推荐本馆收藏的三本国内外权威专著：(1)《管理学：原理与方法》，周三多编著，……”。[4]前者，信息服务提供了读者所需的信息——馆藏管理学著作的目录；后者，知识服务解决了读者的问题——作为初学者应该阅读哪几本管理学著作。

在上海江南造船厂，员工到档案馆查阅、复制档案，提供的是初级的档案服务。档案馆进行档案编研，将编研成果发送到员工手中，档案馆提供的是较高级的信息服务。档案馆通过档案编研发现，本单位在历史上创造了三十多项中国第一，如中国第一台万吨水压机、中国第一艘破冰船、中国第一艘东方红探测船等。[5]这一发现被企业广泛应用于对外的宣传广告和对内的企业文化建设。档案馆通过这一发现为本单位提供的是高级的知识服务。

要实现从提供档案向提供知识的过渡，要求档案部门加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。传统档案服务为用户提供初级的信息产品，而知识服务为用户提供高级的知识产品。前者实现了档案的价值，后者则增加了档案的价值。

三、服务主体：

从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务

过去，档案部门开展档案服务大都是由单个工作人员为用户提供服务，而知识服务强调服务主体的专家化、团队化。所谓“专家化”是指提供知识服务的工作人员应该是具有广博、专业知识的专家，面对用户复杂专业的问题，能引导用户在“信息海洋”中迅速、准确地找到所需知识，确定解决方案。所谓“团队化”是指将不同专业的人员针对某一项目有机地组成团队，提供全面服务。知识服务对服务人员知识和能力要求较高，一个专家即便掌握了复合、深厚的知识，也难以独立应对复杂、高难项目的知识服务任务，因而需要建立团队，依靠集体智慧、分工协作来完成。

株洲电力机车公司为上海地铁公司生产的机车中有一个关键性的轴轮磨损严重。获知这个情况后，公司信息管理部立即从档案管理组和翻译情报组抽调骨干组成一个工作团队，来自档案管理组的成员负责查找关于这一轴轮研究、制造的档案，来自翻译情报组的成员负责收集国外关于这一轴轮的最新技术情报。然后共同对两方面的信息进行比较分析、综合提炼。最后向公司领导和技术人员提供了一份详细的报告，供决策和技术攻关之用，赢得了公司领导和技术人员的高度赞誉。[6]

四、资源基础：

从基于分散的档案资源转变为基于集成的知识资源

传统档案管理中，档案部门一般只保管档案，档案之外的现行文件、图书资料、情报等其他信息资源很少纳入馆藏范围。因而，传统档案服务仅基于馆藏档案资源，所能提供的信息、知识有限，难以满足用户全面的信息、知识需求。知识服务强调集成组织的全部信息、知识资源，为用户提供全面的信息、知识服务。上述株洲电力机车公司信息管理部围绕“轴轮磨损”问题展开的知识服务正是集成了档案与情报两大类信息、知识资源。

五、服务方式：

从被动服务转变为主动服务

过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，即时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。[7]合肥水泥研究设计院、韶关钢铁集团有限公司等企业的档案部门在公司内部网上建有专门的档案网站，主动向公司员工发布馆藏档案信息，取得了良好的效果。[8]

六、服务手段：

从机械化服务转变为智能化服务

在手工操作或计算机辅助管理条件下，用户利用档案需要亲自跑到档案馆，在指定的阅览室利用档案，如需借出档案原件，则需要办理较严格的审批手续。而知识服务强调借助数字化、网络化手段，使用户可以随时随地利用知识。中国远洋运输（集团）总公司档案室以前每年档案利用仅有二三百人次，2004年公司建成“中远电子档案查询系统”，员工可以在公司内部网上直接全文检索和浏览电子档案。2005年一年内档案利用达到3577人次。对此，该公司档案人员说：“这么多的利用人次在网络化之前几乎是不可想象的。看来，不是用户没有档案需求，而是我们没有充分挖掘用户的档案需求。”[9]

传统档案服务是一种机械式的服务，用户要什么就提供什么，用户什么时候要就什么时候提供，不能满足用户深层的、隐含的、没有直接表达的需求。而知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化的服务。例如过去我们获取用户的信息、知识需求，主要是采用问卷调查法，即在用户常用的检索界面上设置一份含有若干问题的问卷让用户填写，以了解用户的信息、知识需求。用户需要耗费一定时间去进行选择、填写，增加了用户的负担；而且有时用户难以明确地表达自己的需求。现在我们可以借助智能代理（agent）技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能代理。智能代理将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远程的服务器，服务器对这些记录进行分析就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。

七、服务策略：

从标准化服务转变为个性化服务

传统档案服务是一种标准化服务，对所有的用户都以同样的方式提供同样的档案，如同西药商店出售成药，不同的患者病症不同，但药物是标准化生产出来的，针对性弱。知识服务强调个性化服务，针对不同的用户采用不同的服务方式提供不同的知识，如同中医大夫对症下药，可以根据患者病症的细微差异开列不同的药方。

天地公司档案馆定期将公司所有最新产品的白皮书发给销售部的每个员工。销售业务员获知这些产品白皮书之后，在推销产品时就可以向客户详细介绍这些产品的用途、性能、特点和价格等情况。但是，公司有11个产品系列，每一产品系列之下又有许多型号。这样一来，销售部的每个员工都会从档案馆收到大量的产品白皮书。事实上，公司每个销售业务员一般都只负责一个产品系列的销售，甚至只负责两三种型号产品的销售。因此，销售业务员需要花费时间从众多的产品白皮书中挑选自己最需要的那部分。此外，并不是销售部的每个员工都负责具体的销售工作、直接面对客户，还有少数几个办公室文秘人员只是在办公室负责销售计划、销售统计等工作，对于收到的有关产品白皮书邮件，他们一般都是直接删除。为了使得服务更具有针对性，档案馆改变了服务策略，他们先了解销售部每个员工的工作职责和销售范围，将每一型号产品白皮书只发给负责该型号产品销售的销售业务员，而对于负责销售计划、销售统计工作的办公室文秘人员则定期在月末（季末、年末）将过去一月（季、年）的销售计划书、销售统计表发送给他们，以便于他们的计划、统计工作。这样一来，大大地减少了销售部员工选择信息的时间，直接满足了他们的信息、知识需求。[10]

八、服务过程：

从阶段性服务转变为全过程服务

传统档案服务是一种阶段性服务，如同一家不负责任的商店只提供直接销售，不提供售前和售后服务。知识服务强调一种全过程服务，不仅负责直接销售，还有提供售前（前期）和售后（后期）服务。

知识服务的前期服务主要包括了解用户的信息、知识需求；向用户宣传现有知识资源状况，吸引员工前来利用知识；向用户传授检索、利用知识的技能，帮助用户提高检索、利用的效率等等。后期服务主要包括了解用户利用知识、享受服务之后产生的实际效果和新的需求；了解用户对服务质量、服务方式的意见和建议；根据用户的意见和建议改进服务质量、服务方式等等。

在网络环境下，借助信息技术提供全过程服务是简易可行的。档案部门可以在档案网站主页上挂接一个简单的问卷调查表或设置一个“意见箱”栏目，收集用户的需求信息和反馈信息；可以在档案网站上提供《档案馆指南》、《用户须知》、《档案检索课程》等图文并茂的页面，宣传馆藏档案资源，传授档案利用技能。

九、服务时效：

从滞后服务转变为超前服务

传统的档案服务大都是用户产生了实际的需求后，临时到档案部门查阅档案。有时，由于需要办理繁琐的审批手续，或遇上领导、档案人员出差，或碰巧公司放假等原因，用户的需求常常不能得到及时的满足。而知识服务强调即时或提前将用户所需的信息、知识传递到用户手中。

在天地公司，员工可以通过档案信息管理系统直接网上全文检索和浏览档案信息。对于非秘密档案，免去所有审批手续，对于秘密档案，也只是需要档案馆工作人员根据公司规章制度进行审批即可。员工在线提出查阅秘密档案的申请，档案馆工作人员也在线即时予以审批。如果员工提出的查阅申请超过一定时段没有审批，系统会自动提醒档案馆工作人员尽快予以审批。即使档案馆工作人员出差，也可异地登录系统进行审批。这样用户就可以得到即时服务了。[11]

注 释：

[1][2][加]特里·库克著，刘越男译：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，《山西档案》，1997年第2期：第7～13页。

[3][6][8][9]根据笔者亲身的调研与访谈。

[4]蓝昕：《知识管理与知识服务》，《华东经济管理》，2004，18(6)：第124页。

[5][7]宗培岭：《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》，北京：中国档案出版社，2006：第405页，第311页。

[10][11]徐拥军：《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》，中国人民大学博士学位论文，2007。

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院，

档案知识素质教育 第11篇

关键词：大学生,档案意识,档案知识

内江师范学院是面向全国26 个省市区招生的二本院校,现有全日制在校学生约16000 人。笔者自2003—2011 年在该校从事招生就业工作, 体会到每年9 月份新生入校时各种事物应接不暇,其中新生档案就是学生到校提交的重要材料之一。有少部分同学直到大学四年结束还不能将高考录取档案入档,导致机关事业单位、军队的政审不能正常进行,给学生本人就业带来诸多麻烦。档案意识是社会对档案以及档案工作的认识程度,它决定人们对档案的社会地位和作用的认识,决定档案用户对档案需求的准确性表达,支配着用户的档案行为[1]74。档案意识不强最直接的影响,是导致遗失或无处查找本人的人事档案,开具考研、出国证明、转正定级、申报职称、退休、养老保险等都无法正常办理。

一、大学生档案知识现状

1.大学生档案常识普遍欠缺。大多数学生对“档案”都感到陌生,听说过“人事档案”,但档案内包含什么知道的寥寥无几。人事档案保密是档案人员的神圣职责,档案记录是在绝对秘密的情况下进行的。“重保轻用”导致档案的内容从不和当事人见面,无形中多了一层面纱。学生中有一种比较普遍的现象:大学期间利用档案很少,对档案不了解,也不关心。甚至有的学生毕业几年了,档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已不知将档案丢在何处。

2. 大学生档案意识淡薄。好多学生有事不关己高高挂起的想法,认为“档案”那是学校、单位的事情,我只管读书。加强宣传氛围,转变学生观念,加强自身领悟,是取得档案知识培训效果的基础。3.宣传教育力度不足。一方面,校园文化中档案建设氛围不足。多数人还以传统观念看待档案管理,意识薄弱,使得高校档案工作的发展与高校教育事业的发展规模和速度相比不匹配、不协调;另一方面,档案知识传导者缺乏。随着高校档案意识的加强,档案收集数量的成倍增长,档案专业人员不足,专业档案人员疲于日常工作,无法抽出更多时间指导规模庞大的在校学生。大多数学生甚至不清楚学校档案馆的地理位置,对档案的查阅程序,查阅内容也不甚了解。

二、普及大学生档案知识的措施

1.开设档案知识相关课程。(1)我校自2007 年起针对全校大三学生开设《大学生就业指导》必选课。自编相关教材中,用一个章节阐述了人事档案相关知识,包括个人档案的基本内容,毕业生个人档案转递、存放和管理,个人档案与政审、工龄、职称、福利等相关知识。通过必选课学习,每个应届大学毕业生都清楚地认识到人事档案的重要性。(2)针对行政管理、文秘专业学生开设档案管理学课程,让学生学习档案政策法规,档案的基本概念和属性,档案收集、整理、鉴定、归档、利用,公民档案方面的权益与责任等课堂知识,同时带领学生观摩内江市档案馆和学校档案馆的管理工作场景,以及通过参观《内江市档案珍品展》等活动,让学生感受到档案产生的历史和文化的丰富内涵,潜移默化地传递了档案管理和信息管理的基本理论、基础知识与业务技能。

2.丰富档案文化宣传,加强大学生档案知识引导。(1)加强文化场馆建设。大学的本质在于文化,在于文化的传承、文化的启蒙、文化的自觉、文化的创新[2]2。校史馆、大千研究中心展馆、档案馆实物展厅、美术展厅是我校档案由历史引入现实的重要场所。这些场所以声像、图片、文字等形式,展示了学校60 年来的发展历程和光辉成就;丰富了我校的新生入学教育、校史教育、爱国主义教育,起到了增强师生们的荣誉感、责任感和使命感,激发了师生爱校、建校、敬业、尊师的热情,尤其对大学生的陶冶情操、塑造自我、传承文化等方面起到积极的人文教育作用。(2)开展档案宣传活动。充分利用“国家档案日”“、国家宪法日”等宣传节点,在校园内开展“6·9 国际档案日”活动“、高校档案文化建设主题”活动和“12·4 法制宣传日”活动;定期举办专题图片、知识展览、专题讲座、学子讲坛等形式多样的活动,吸引广大学生积极参与,增加档案基础知识。

3.营造档案知识学习氛围。(1)开展知识竞赛。我校每年组织师生1000 余人参加全国档案法制知识竞赛、四川省法制档案知识竞赛等活动,促进学校师生对《档案法》、《高等学校档案管理办法》的学习了解。(2)加强档案人员队伍建设。通过加强院系辅导员老师及兼职档案员的指导培训,壮大档案人员队伍,他们以班会、团支部活动、沙龙座谈等形式辐射到学生中,把班级档案建立、家庭档案设计以及个人成长档案收集在大学生职业生涯规划中的作用等理念传递给大学生。通过多方面的引导学习,开阔了大学生的知识视野,并从设计乐趣中学到知识,增强团队意识,提高文化品味。

4.拓展档案在网络文化中的新阵地。学校已将档案网络建设纳入数字校园建设的总体规划中。2010 年引进了“南大之星档案管理系统”,已实现档案的网络化管理,电子档案的收集、数字化的逐步推进,档案管理水平和工作效率得到显著提高。学生在档案馆网页上不仅关注毕业档案去向,检索高考录取、学籍、学历、普通话考试成绩等信息也变得越来越快捷;通过学生信息化管理系统对接,师生管理和查询德、智、体、奖、惩等信息,成为了一种常态。校园网络文化建设成为提升大学生文化素养的平台和弘扬校园文化的阵地。

档案是宝贵的精神和文化财富,能够资政存史,传承文明。大学是文化育人的重要场所。高校档案对大学生正确人生观的塑造、品德的修养、文化的积累、知识的起到积极作用。为发挥高校档案在大学文化育人作用,要求高校档案管理人员适应社会发展,不断创新工作思维,在实践工作中不断充实完善。

参考文献

[1]方燕平.大学生档案意识与档案知识需求现状调查分析与思考[J].山西档案,2014(3).