档案防灾现代化

档案防灾现代化（精选5篇）

档案防灾现代化 第1篇

在国家相关的部门的领导之下, 高校档案管理机构将信息技术全面引进日常的档案管理工作当中, 将档案信息化、数字化, 方便进行检索和查阅。由于高校传统的档案管理手段落后, 面对庞大的档案信息检索和查阅费时费力, 这给档案管理工作带来了极大的挑战。当前高校档案管理基础工作存在很多问题, 极大的阻碍了档案管理工作的现代化, 主要表现在以下几个方面:

1 高校档案管理基础工作存在的主要问题分析

当前, 国内的高校档案管理部门大多都在日常的管理工作中使用计算机来完成对庞大数量的信息进行管理。但是计算机对于输入的各种数据和信息的格式和准确性都有着严格的要求, 否则, 计算机对输入的信息无法进行有效的处理, 或者输出的结果不准确。这就要求高校档案管理部门的工作人员在收集信息的时候要做到准确, 在进行输入之前要经过整理工作, 提出不符合要求的信息, 从而保证输入的信息计算机能够就行处理。

当前国内的高校档案部门收藏的档案十分的繁杂, 资料数据十分的多, 且时间相对比较久远。高校的档案管理部门由于力量和人手不足, 大多只是对档案进行保管、储存, 为了防止丢失, 大多采用封闭的方式进行保管, 而没有很好的开展档案管理工作, 基础比较薄弱, 具体来说包括以下几个方面:

第一, 由于不同时期档案管理的规范标准不同, 这使得档号混乱, 缺乏统一的标准, 很多都是一卷多册, 还有很多案卷的标题缺少必要的要素, 且很多都和案卷的具体内容没有相关性, 甚至很多案卷缺乏完整的标题。第二, 很多档案在编制的时候没有页码, 即使在长期的保管的过程中缺少某一页, 也很难发现。且很多案卷组卷的标准缺乏统一性, 标准不同, 势必造成极大的混乱。第三, 案卷的外观规格缺乏标准, 有的案卷厚达数百页, 而有的则只有少数的几页, 十分的混乱。

2 工作程序标准化, 提高高校档案管理基础工作水平

根据多年档案管理的实践, 只有实现档案管理工作的标准化和规范化, 才能够实现档案管理的现代化。依据统一的标准来进行档案的收集、整理和保管, 从而实现档案管理工作程序的标准化和现代化, 提高档案管理基础工作的水平。

2.1 全面普查案卷, 去糟取精。

高校档案管理工作要全面实现现代化, 首先要对自己的情况进行充分的了解, 通过对保管的案卷进行全面的清查, 从而掌握详细的情况。由于档案管理工作往往都是年代跨度比较大, 一般都是经过很长时间也没有对其进行清查, 势必产生大量的重复案卷, 以及一些已经过了保管期限的案卷。通过清查, 可以将重复多余的以及没有价值的案卷进行清理, 减轻管理的负担, 为日后用计算机进行档案管理打下坚实的基础, 防止冗余的材料给计算机管理带来错误。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化。

将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷, 要重新加工填写, 以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3 结合档案管理部门实际, 规范著录工作。

著录, 是实行计算机管理的一项重要基础工作, 也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》, 是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案管理部门的条件存在差异, 再加上计算机管理又提出了新的技术性要求, 所以各个档案管理部门, 应该以《规则》为依据, 并从自己的实际情况出发, 根据计算机管理的技术要求, 制定出适合自己著录工作的著录细则。

2.4 规范题名保证检索查准率。

档案的分类号保证了检索查全率, 而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的, 还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是:在填写题名项过程中, 要规范机构简称, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索, 需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种, 必要时加上人名、地点和时间等要素, 都填写完整。如果题名要素不完整, 则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现, 影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”, 凡不要求批复的文件则写“报告”等等。这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

3 加快数据准备, 推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中, 计算机数据的准备工作是一个大工程, 由于馆藏案卷多, 著录工作不仅量大, 而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法, 会使计算机因数据准备不足而无法使用, 甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点, 便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急, 循序渐进。

档案管理的一个重要目的, 就是要使档案为社会所用, 而实现计算机管理档案的目的, 是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低, 和是否开放的情况, 对所有卷宗进行排队, 将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录, 省时省力。

在著录过程中, 可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案, 进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容, 且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征, 而且也可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类, 充分利用档案原基础。

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 在著录时可以直接在全引目录上面分类标引, 而对那些特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间, 用案卷目录直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

摘要：随着信息化时代的到来, 高校的档案管理工作的信息化建设也成为当前高校档案管理部门的基础工作。随着信息化技术在档案管理工作中的引入, 这使得档案管理工作迈上了现代化管理的道路, 极大的提高了高校档案管理工作的效率, 降低了劳动强度, 节约了管理成本。因此, 高校档案管理基础工作要向着现代化的方向进行改革, 文章就此展开探讨。

关键词：档案管理,基础,现代化

参考文献

[1]徐新华, 徐凤华, 徐新荣.浅谈档案管理现代化[J].现代企业教育, 2009 (10) .

[2]张弘.档案管理现代化的基础工作[J].职业技术, 2007 (16) .

档案防灾现代化 第2篇

一、科技档案实体管理必须要和现代化档案信息技术和谐发展

将科学研究工作的计划完成已经成为了企业科技工作重点内容, 将研究成果预期推广这一目标实现, 在进行研究的过程中就形成了企业的科技档案, 科技档案是一种技术储备手段, 同样也是企业将研究成果转化原始的材料。企业进行科技工作的首要目标就是要将最好的成果创造出来, 并且使这些成果在最短时间内转化成为企业的生产力, 最大化的取得效益。企业的科技档案作为企业科技工作的一种延续, 不仅仅是将企业科技成果进行记录的重要载体, 同时也是企业在进行科技活动过程中的产物和结晶, 企业的科技档案对企业研究整个过程进行了反映, 但是, 又不局限于企业科技的某一个单个的项目, 企业科技档案是成果和项目之间、各个专业中各个学科之间综合的一种反映, 往往具有十分显著的成套性和专注性的特征, 与此同时, 由于企业科技实践是企业科技档案的主要来源, 同时又服务于企业的科技活动, 任何一项企业高新技术的深化和研发, 都必须要进行大量企业科技档案的借助, 作为对新技术进行创新的重要基础, 企业的科技档案已经成为了企业进行科学研究中腾飞和赖以发展重要的条件之一。所以, 企业的科技档案管理工作以及企业的科技工作是紧紧相连, 相互依存又缺一不可的, 这二者因为有共同的目标而走到了一起, 相辅相成、彼此之间促进又和谐发展, 最终实现企业发展中效益最大化中客观的要求。这二者之间想要和谐发展, 就要求我们必须要在科技的工作中将科技档案管理工作的位置放准确, 并且要营造出对科技档案正常展开有利的氛围, 同时要求企业的科技档案必须要将依据参考、真实描述以及完整记录等作用发挥好, 为了企业的科学研究将基础务实, 这二者之间才能够实现相得益彰, 在二者和谐的发展过程中具有全新的突破。

二、科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合必须要加强过程控制

形成企业科技档案的过程必须要贯穿于企业的科技工作整个过程中, 企业中任何一个工作阶段与阶段之间档案都是互相作为结果和依据的, 所以, 笔者认为, 想要将企业对于科技材料和文件形成到对科技材料和文件归档的全过程跟踪检查和指导, 都必须要对企业科技档案进行全过程的控制和管理。针对企业科技工作以及企业科技档案所具有的阶段性强等特点, 要分阶段的进行科技档案的实体管理, 对于企业不同的科技项目阶段所产生的不同材料和文件, 从材料和文件的形成一直到其流向都必须要有十分清晰的了解, 以便能够将科技档案科技活动以及形成规律之间有机联系进行掌握, 把企业的科技档案整理与收集和企业科技工作进展的程度相结合, 企业的档案实体管理人员必须要根据企业科技项目的计划, 和企业相关档案实体管理部门进行密切的配合, 共同的来进行阶段性的检查, 对科技项目的材料文件以形成情况以及进度进行及时的掌握, 对于那些合格了的企业科技项目归档材料要进行严格的预验收, 那些不合格的材料必须要及时的提出对其的相关整改要求, 保证科技项目活动以及归档工作要环环相扣、紧密结合, 对企业科技项目全过程进行掌握和控制。企业的科技工作中每一个环节都不仅仅是下一个环节重要的基础, 同时也对前一个环节进行控制和制约, 企业科技过程中所产生的那些归档材料文件也是如此, 每一个项目阶段所产生的材料文件要和上下环节都有着十分密切、千丝万缕的联系, 如果我们忽视了任何一个环节, 都一定会带来一系列影响, 所以, 我们必须要实现科技档案实体管理的归档工作环环不脱节、层层落实, 最终达到及时归档、完整收集以及准确形成的企业科技项目材料归档这一预期的目的。

三、科技档案实体管理与现代化档案信息技术融合必须要实现三个同步

想要将企业科技档案管理进行完善, 要求我们必须要将科技与档案的同步发展实现, 建立起三个同步这一良好的机制, 这里所指的三个同步包括:第一, 企业自身所下达的科技项目任务必须要和企业同时提出来的科技文件材料归档要求同步, 科技档案有时效性, 将归档范围明确, 把相关人员的责任落实, 并且对企业归档材料移交时的时间限制进行规定, 将企业归档工作基础进行奠定。第二, 要保证企业进行科技项目实施的进度检查的时候, 要和企业科技文件材料的形成情况检查同步, 要求我们对专利申请、材料计算、实验报告以及原始记录进行重点关注, 对于重要往来技术文件、工艺文件以及技术图纸的收集进行敦促, 维护这些材料文件的系统、准确和完整。第三, 要在鉴定、验收企业科技成果的时候, 要先期鉴定和验收这一项目的科技档案。要求企业对于那些已经结束批准的科技项目, 及时进行各种载体归档文件材料进行整理, 并且要按照相关规定, 来验收鉴定相关项目的科技档案, 对于那些不能够完全符合相关要求的材料文件, 进行及时的整改。

综上所述, 企业想要保证自身档案实体管理工作的质量, 就必须要明确自身在各个阶段中的各项工作和任务, 要求企业要有一套完整的管理制度, 并且档案管理工作人员要完善自身的综合素质, 为科技档案实体管理工作奉献一生。

参考文献

[1]郑晖.充分认识引进CM2002系统的重大意义切实加强推广CM2006系统的组织领导[J].农业发展与金融, 2007 (01) .

[2]吕小明, 张世林.高校电子校务环境下电子文件管理问题研究[A].着力提高高等教育质量, 努力增强高校创新与服务能力——北京市高等教育学会2007年学术年会论文集 (下册) [C], 2008.

[3]张丽, 黄存勋.现代信息技术与档案管理先进理念的贴切契合——读傅荣校著《档案管理现代化——档案管理中技术革命进程的动态审视》札记[J].浙江档案, 2005 (3) .

[4]郭良辉, 李助南.电子档案管理的特殊性与电子档案管理队伍的建设[J].科技信息 (学术研究) , 2006 (9) .

档案防灾现代化 第3篇

1 档案人员应具备的专业素质

1.1 必须具备档案专业知识。

这是档案工作者首先必须掌握的基本知识。除了必须掌握档案的管理、保护、编研等专业基础知识外, 还必须掌握档案管理的各种标准。标准化是档案管理酌基础, 档案工作尤其是第一线的人员不掌握标准, 就无法开展档案工作。

1.2 要掌握现代科学知识和现代化管理知识。

档案管理现代化, 是时代的要求, 是档案事业发展的必然趋势, 要适应档案现代化管理的需要, 实现现代化管理, 必缀学习现代科学知识, 逐步掌握现代化管理知识和手段。如电子计算机技术, 信息论、系统论、控制论等基础知识。

1.3 要有较广博的知识面。

随着档案事监的发展, 档案工作的领域不断拓宽, 已深入到政治、经济、科技、文化教育及社会生活各领域, 而档案又是从事这些社会活动的历史记录, 如果不了解某些活动的内容和相关的科学知识, 是稷难教好档案工作的, 特别是县以上档案部门从事业务指导的同志, 没有较广博的科学文化知识是很难胜任的。当然, 知识的海洋是无边的, 要求档案工作者有较宽

3对策与思考

建设具有中国特色的社会主义档案事业体系, 使档案更好地为社会主义现代化建设服务, 这是历史赋予我们档案工作者的重任, 完成这一历史重任, 必须尽快提高档案队伍的业务素质。而就目前情况看, 选派一大批档案专业的大中专毕业生充实档象队伍, 在短时间内是不可能的。关键是加强在职教育培训, 尽快提高在职的档案务紊质, 其主要途径:

3.1离职进修。选送档案专业干部刭各类高等院校档案专业班进修深造。

3.2在职进修。利用电大、夜大、函大等举办档案教育教学班, 边工作边学习这两种形式的进修、培训能够全面系统地学习档案学理论争专知识, 学习相关学科的科学知识, 能够培养出有较广博知识的专门人才, 还可以取得正规学历, 但这种进修入学要经过成高考, 入学要难些, 同时学习费用较高因而不可能大批进行。

3.3办短训班, 在职培训。针对实际工作需要, 运用理论与实践相结合的方法进行短期在职培训, 这是提高档案干部业务素质的重要途径和办法。

在职培训应根据档案队伍现状, 针对文化基础和业务水平差异的实际, 分层次、分岗位进, 实行基础培训和提高培训档结合。基础培训是针对档案工作时间短, 非档案专业学历、业务水平较低的干部重点进行档案专业基础理论争专业知识的普及培训, 而对工作时问长, 档案专业理论基础较好, 专业工作水平较高的干部则应以现代管理知识, 科技新成果和扩展先进的科学技术知识为内容进行提高业务技能和水平的培训, 以提高他们综合技术能力和管理水平。

培训形式可以灵活多样, 可以办培训班, 也可以办理论研讨班

的知识面是相对的, 任何人也不可能成为全才, 但掌握语言、历史、 (适用提高班) , 一般应采职分散与集中相结合。以分散自学为主的

哲学法律、经济及与档案工作捐关的科学知识还是应该的、必要的。

1.4 要掌握一定外语知识。

外语是档案人员提高自身, 文化素质, 学习外国先进科学知识和经验的有力工具。同时, 改革开效以来, 大量引进技术、设备, 外文档案大量增加, 也要求档案人员懂外语, 才能搞好这些档案的管理。

2 档案队伍现状分析

多年来, 广大档案工作者忠于党、忠于祖国, 勤勤恳恳, 兢兢业业、艰苦奋斗, 无私奉献, 在十分困难的条件下, 出色地完成了档案工作任务。但是与我们档案事业现代化需要相比, 我们档案队伍在业务素质上, 还远远不适应工作的需要。

2.1 文化素质低

现有档案队伍中, 有相当一部分人员过去是由文秘和其他行政管理人员转过来的, 特别是在档案战线多年的老同志, 不具备专学历。他的勤勤恳恳、兢兢业业, 是政治素质好, 实践经验丰富的经验型干部, 而现代化档案工作要求, 档案工作人员必须掌握一定科学文化知识, 由经验型向知识型转化, 是这部分人当前面临的新课题和重要任务。

2.2 档案专业毕业生人数比例过小

从档案事业的需要看, 档案工作需要大量的档案专业毕业生, 而现在的情况是, 档案专业毕业生比例太小, 县级以下档案工作部门专业毕业生更是微乎其微, 并且短时期内也不可能有所改善。

2.3 档案工作人员知识构成单一

知识构成就是档案工作人员从事档案工作应具备知识的广度和深度。尽管近几年档案队伍中大专以上文化程度人员比例有很大提高 (其中“五大”毕业生居多) , 但其中档案专业的很少, 且这些人知识构成比较单一, 知识面较窄, 尤其是缺乏自然科学和相关学科的科学知识, 因而视野不够宽, 很难适应当前多领域、多门类、多种类档案工作档案现代化管理工作的需要。

方法。那种一次集中办班一个月, 填鸭式地一口气学完七本书, 实际效果并不理想。每期培训班学习时间可以安排稍长些, 四个月或六个月, 针对工作任务和专业工作需要, 由省局或地市统一规定教材或学习内容, 统一安排学习进度, 以分散自学为主, 适时短期集中辅导考试 (每次集中以不超过15天为宜) , 这样培训针对性强, 效果好、见效快。

3.4 实行业务学习制度化

随着《档案法》的深入贯彻, 档案队伍会相对稳定, 但人员流动仍不可避免, 新成员也会不断补充, 因而基础业务培训必须坚持进行, 另外, 档案工作领域不断拓展, 档案工作的新领域不断出现, 同时, 现代科学技术的快速发度, 新的档案管理技术和科研成果不断推出和采用, 这些都要求档案工作人员不断地学习和掌握, 而这一切如果都靠办班培训来完成, 这即给档案教育部门增加了压力, 在现实中也是不可能的。唯一有效的办法就是各档案部门自行组织。可以每月安排l~2天或每周半天进行业务学习, 为使学习真正取得成效, 就必须有制度保证;使业务学习制度化。省、市档案教育部门可以制定全省或本地区有指导性的宏观的教育总体规划或某些具体计划, 有可能也可编写教育大纲或统一教材, 并指导实施。要定期或不定期组织考核、考试, 以使档案教育经常化、制度化, 真正达到提高档案队伍业务素质的目的。

只要各级档案领导机关、档案教育部门和广大档案工作人员共同努力, 档案队伍的业务素质一定会尽快提高, 档案事业会更加兴旺发。

摘要：结合实际工作, 谈谈档案管理现代化与档案队伍业务素质建设。

关键词：档案管理,现代化,业务素质

参考文献

档案防灾现代化 第4篇

档案管理原理。档案管理工作是一项需要长期积累的具有缓慢性的特点的管理工作, 要对档案的保管加以足够的重视。在开展档案管理工作中, 存在着不同的工作阶段, 在每一个阶段都有其不同的特点。档案管理活动在客观上限制了档案在社会中的交流, 相对来说具有一定的封闭性, 使得档案管理存在保管与利用的矛盾性。档案管理工作中有如下几项基本要求:完整性、安全性、科学性、规范性、经济性以及现代化要求。

档案管理现代化的背景以及必要性。档案管理现代化就是指管理者秉承着现代管理理论科学, 以现代的管理方式与手段为基础, 利用先进的科学设备与技术, 管理员充分发挥自身的主动性、创造性、积极性, 进而对档案的管理以往的传统管理方式进行改革, 让档案管理完成到现代化、智能化、系统化的转变。基于社会经济不断进步的基础上, 现代科学计算机技术也得到了长足的发展, 尤其是网络信息技术逐渐的应用于各行各业的各个领域中。随着社会的信息化程度提高, 档案管理工作也面临着严峻的考验, 信息档案逐渐以多种形式呈现, 并且数量也急剧增加, 增加了档案管理的难度与工作量, 并且对于调取档案也有了更高的要求。

实现档案管理现代化管理具有十分重要的意义, 首先可以安全有效地做好以电子形式出现的档案收集与管理, 方便迅速的查阅档案, 并且改善档案管理的管理环境, 适当的减少存储的空间并且对原件档案管理有着较好的作用。

系统管理。现代化管理的理论基础就是系统理论, 想要实现管理的现代化要求就需要管理人员彻底跳出小生产分割式的管理方式, 构建一个相对较大的系统管理思想, 以整体的观念为基础, 来对整个系统工程进行管理。每一个区域都是整体总部门的一个构成部分, 只有采取系统工程的思想来对其进行管理, 才能够充分发挥系统内每一个分支的价值, 并且将之有机的融合, 从而形成有效的整体, 进而提高管理的工作效率。档案管理工作具有十分重要的意义, 在国家建设中占有十分重要的位置、国家将档案管理工作当做一项十分重要的事业进行发展。

加强对档案管理的重视。各个地区要对档案工作引起足够的重视, 将档案管理工作进行认真严谨的管理。档案工作的主要目的就是通过管理相关的档案材料, 为社会的经济、文化、产业、科学发展提供相关的资料与依据, 进而为其发展提供服务。档案管理的工作对象就是一系列的档案, 对档案进行管理需要一套系统的方式与原则。只有加强对档案的管理, 对档案信息资源进行大力的开发, 才能够节省相应的人力与物力, 从而获得更大的经济效益。

充分发挥外向功能与内向功能。管理工作的原则之一就是外向功能, 所谓外向功能就是一个部门所开展的工作要对社会作出应有的贡献。所以一个部门对于其自身的管理需要对外向功能加以重视, 使得内向功能在外向功能下工作。档案管理工作室一项具有服务性质的工作, 服务是档案工作存在的基础与主要价值, 所以管理人员应该更加重视外向功能的理论思想, 通过收集与提取档案资料这种特定的工作内容为社会作出应有的贡献。

整分合原理与反馈原理。有关管理学家曾经指出, 在对一件工作的完成进行详细过程的了解之后, 并且将其分成每一个小的要素或部分的前提下, 对其进行适当合理的排列与组织, 就能够有效地提高工作效率。这就从某个角度也可以理解为, 对事物的发展过程进行详细了解就是了解整体的面秒以及其发展规律, 将整体分解为各个部分或因素就是明确其在整体的功能与价值, 适当组织就是按照事物科学的发展规律在满足最大效益的前提下对其进行合理科学的排列组合。在现代, 高效率的管理工作就需要在整体里实现合理分工, 进而在分工上进行有效的综合。这也被称之为“整分合原理”。“整分合”原理就是现代化管理的基本理论。档案管理工作从实际的角度看可以有收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用八个部分。从宏观的角度上看有档案室工作、档案馆工作、档案教育科研等。为了将各自自身的职能最大程度的发挥, 各级档案管理部门会根据其自身的职责制定每年具体的工作目标。最终的工作目标即为管理机构的年限内的运作达到最佳效果。是档案部门工作前进的方向, 也是对管理成果进行验收的依据。在制定全局目标之后要对每个部门的工作职责进行细分, 明确责任从而提高工作效率。

档案管理工作的信息反馈旨在肯定档案工作的自身价值。一项工作的重要性很大程度上取决于其自身对社会的利用价值。要将档案信息所输出的经济效益、社会效益全方位的进行反馈, 才能够认识到档案工作的重要作用。当档案信息输出以后一方面承受着社会的检验, 一方面被社会所利用。在社会的使用过程中也会发现档案所存在的缺陷, 并且进行实时的反馈, 管理人员就能够按照客观需要对档案信息进行丰富与改进。

档案管理现代化管理保护。在充分利用管理档案原理进行档案管理现代化建设的过程中, 不但要加强对档案管理的重视, 以及管理体系中各个部门的职责要进行详细划分, 并且重视其输出之后社会各界对其的反馈。文件档案的充分利用与保护与我国国民经济建设有着密切的联系。要保证档案管理工作为社会服务、为国家创造效益的根本目的, 就必须要加强对档案信息、档案资源的良好保存与使用的状态。为了更加充分的利用档案资料, 为国民经济作出应有的贡献, 就应该保证档案资料的安全保护, 主要可以做好以下几个方面。

加强对档案工作人员的专业培训。当前的档案保护方式是不断发生变化的。就档案管理人员现状来看, 档案保护人员大部分都是非专业人士, 相对缺乏专业保护知识与技能, 随之现代化的发展, 档案的表现形式、保存要求都逐渐的在发生变化, 档案保护人员仅凭借着现有的保护技术很难符合现代档案管理的要求。因此, 档案保护人员要参与档案保护制度的培训学校, 不仅仅要学习传统的纸质档案保护技术, 还要学习在科技发展基础上的各种信息新型载体的保护技术。

加强纸质档案资料的保护。档案资料按照其记录的性质以及其记录所采用的载体主要可以分为文字记录的纸质档案与数据代码记录的电子档案。就目前看来, 大多数档案馆都以保存纸质档案为主。由于有些档案的利用率较高, 导致纸质档案的老化以及破损严重。要加强对纸质档案的保护主要可以做到以下几方面的工作。对纸质进行去酸处理, 从而增加纸质的耐久性。改善纸质档案的管理环境, 例如使用防辐射、防尘、防蛀、防虫等结构建筑, 取代潮湿、容易受外部影响的管理环境。可以使用先进的科学技术, 增加档案保护手段的现代科技化含量。例如, 美国的光电子扫描器进行档案修补, 反射红外线照相法等, 将缺失的档案进行恢复等。

加强电子档案资料的保护。由于电子档案的划分界限还不是十分清晰, 所以其更加容易受到各种因素的破坏, 例如在传输过程, 保存过程受到病毒或者人为的破坏。那么, 对电子档案进行保护工作主要可以从以下几个方面开展。以信息为对象的保护。其中一类是电子文件迁移, 即为将电子文件由一种使用环境迁移到另外一种环境进行复制。另外还有一类是使用再生性保护技术, 将电子档案资料转移到纸质或者胶片上。还可以利用区别于其他计算机系统的同一文件格式来对档案进行存储, 进而保护电子档案。或者将产生电子文件的软硬件与电子文件一起存贮。在有关信息使用方面, 对需要使用的文档信息进行加密、信息认证、防火墙处理等信息安全保证技术, 以保证在使用信息时避免信息遭到恶意、人为或者计算机病毒的侵害、篡改、伪造等。以电子档案载体为对象的保护。电子档案载体主要的表现形式有光盘与磁性介质。由于光盘与磁性介质较为容易受到外界的损害或污染, 也往往会因为保存不当而造成档案资料的损坏, 例如容易变形、破碎、受到物理或者化学损坏, 所以在保护电子档案载体的档案资料时, 要适当控制科学的温度、湿度, 并且防止外来的磁场、辐射、灰尘等有害物质的侵扰。

在经济全球化的背景下, 管理工作显得尤为重要。不管是企业管理还是档案管理对其发展都起着重要的作用。管理工作质量开展的高低能够“定先后, 决优劣”。要充分运用档案管理原理中科学合理的理论知识来促进档案管理现代化建设。进行档案管理现代化建设中还要充分重视对于档案资料的保护与管理, 避免复杂的外界环境对档案资料进行破坏、篡改等行为。档案管理对我国国民经济的发展, 社会的现代化建设都有着重要的意义和存在价值。

摘要：本文主要研究的就是在现代化档案管理原理中档案管理的具体应用, 对管理方式的科学合理化从几个方面进行具体的分析, 不断增加档案工作管理的科学与合理化, 为尽早实现档案管理现代化提供一定的基础。

关键词：档案管理原理,现代化档案管理,分析与应用

参考文献

[1]邓绍兴.新编档案管理学[M].档案出版社, 2009.

[2]吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 2011 (6下) .

档案防灾现代化 第5篇

企业档案管理基础工作存在的主要问题集中反映在以下几个方面:一是档号不规范, 没有目录号, 一卷多册现象较多;二是案卷题名不规范, 有题名, 但题名内容不能反映主题内容, 或题名缺少基本要素, 甚至没有案卷题名等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录, 以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以得到利用;四是许多案卷未标页码, 如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱现象比较严重, 如有按时间组的、也有按职能部门管辖权限组的、还有按文种组卷的;从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件;需要尽快地、科学地解决这些问题。从科学与经验中都可以获知要想提高企业档案管理的水平, 就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法, 即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

二、全面普查案卷, 去糟取精

这是实现企业档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案室由于多年来未做全面的清查, 加之移交、整理单位划分保管期限不准, 不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(一) 重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

(二) 结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案室 (馆) 的条件存在差异, 再加上计算机管理又提出了新的技术性要求。所以各个档案室 (馆) 应该以《规则》为依据, 并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本企业著录工作的著录细则。

(三) 统一分类号, 保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中, 首先根据《中国档案分类法》进行分类再根据企业具体情况, 制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度, 以便及时校正分类人员的错误。

(四) 规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的, 还须同时保证查准。因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是, 在填写题名项过程中要规范机构简称, 尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中, 计算机数据的准备工作是一个大工程, 尤其是对于那些建档时间较长的综合性档案室 (馆) 来讲, 由于馆藏案卷多, 著录工作不仅量大而且复杂, 如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法, 会使计算机因数据准备不足而无法使用, 甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

(一) 分清轻重缓急, 循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案室 (馆) 在推进计算机管理的过程中应先根据重要程度、价值大小、利用率高低分批次整理录入。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

(二) 分级次著录, 省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案, 进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目, 既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

(三) 分门别类, 充分利用档案原基础案卷目录

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引;而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

四、总结

企业档案承载了企业发展, 传承了企业文化, 早日实现企业档案全面现代化管理, 才能实现档案价值:“记录历史、服务当代、昭示未来”;才能体现一代又一代档案人浓缩的是历史, 续写的是未来, 功在当代, 利在千秋的无私奉献。

摘要：实现企业档案管理工作现代化, 进行档案信息自动化系统建设, 实现档案工作各个环节的计算机化, 能及时、有效地为企业提供档案信息, 提高工作效率, 是企业档案管理的一大台阶。本文主要论述实行计算机管理的前提条件是要做好输入的档案资料信息与数据的原始性、凭证性, 所以要全面实现企业档案管理现代化, 必须抓好企业档案管理基础工作。