公文培训材料范文

公文培训材料范文（精选5篇）

公文培训材料 第1篇

工作计划

一、工作计划基本内容

1、概念：它是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。

2、写作要求：简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

3、形式：分三种，即文件式计划，分目标、要求、措施、步骤等环节，写作严谨具体，内容重大并有一定篇幅；条文式计划，以列出任务为主，较少涉及措施、步骤等；表格式计划，通常用于项目较多又具共性的内容，有时辅之适当文字说明，使计划简洁明了。

二、如何写工作计划

1、格式：

（1）计划的名称。包括制定此计划的单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××学校××社团2009年工作计划”。

（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度等。

（3）最后写制定计划的单位或团体的名称和制定日期。

2、内容：一般地讲，包括：

（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。比如时间阶段等。

（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。

（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

3、具体要求：

（1）认真分析具体情况，这是制订计划的根据和基础。

（2）根据上级的指示精神和现实情况，确定工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。

（3）根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。

（4）计划一经制定出来以后，在执行过程中，往往需要继续加以补充、修订，使其更加完善，切合实际。

工作总结

一、工作总结基本内容

1、概念：对已经做过的工作进行理性的思考，回顾过去做了些什么，如何做的，做得怎么样。

2、写作要求：

（1）强调科学性，要就事论理，辩证分析；

（2）表述上叙议结合，有评有论，通过典型材料的介绍及分析评议，阐明作者的观点。

（3）使经验教训条理化、理论化。

3、形式：分三种，即按总结的时间分，有总结、半年总结、季度总结。进行某项重大任务时，还要分期总结或叫阶段总结； 按总结的范围分，有单位总

结、个人总结、综合性总结、专题总结等；按总结的性质分，有工作、生产、教学、科研总结等。

二、如何写工作总结

1、工作总结的结构形式及其内容：其标题通常采用两种写法，一种是发文单位名称+时间+文种，如《铜仁地区烟草专卖局2004年工作总结》；另一种是采用新闻标题的形式，如松桃县大兴访送部的卷烟零售户诚信等级管理专题总结：《客户争等级，诚信稳销量》。

正文一般分为如下三部分表述：

（1）情况回顾 ：前言或小引。开头部分，叫前言或小引，用来交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。只作概括说明，不展开分析、评议。

（2）经验体会。这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点，让人抓住要领。专题性的总结，也可以提炼出几条经验，以起到醒目、明了。运用这种方法要注意各部分之间的关系。各部分既有相对的独立性，又有密切的内在联系，使之形成合力，共同说明基本经验。

（3）今后打算。这是总结的结尾部分。根据在上一部分总结出的经验教训来写，内容包括应如何发扬成绩，克服存在问题及明确今后的努力方向。也可以展望未来，得出新的奋斗目标。

2、工作总结文字表述的具体要求

1、要善于抓重点。总结涉及本单位工作的方方面面，但不能不分主次、轻重、面面俱到，而必须抓住重点。什么是重点？是指工作中取得的主要经验，或发现的主要问题，或探索出来的客观规律。不要分散笔墨，兼收并蓄。

2、要写得有特色（点到即可）。总结经验是提高自己的重要方法。任何单位或个人在开展工作时都有自己一套不同于别人的方法，经验体会也各有不同。写总结时，在充分占有材料基础上，要认真分析、比较，找了重点，不要停留在一般化上。

3、要注意观点与材料统一（点到即可）。总结中的经验体会是从实际工作中，也就是从大量事实材料中提炼出来的。经验体会一旦形成，又要选择必要的材料予以说明，具有实用价值。

4、语言要准确、简明。简明则是要求在阐述观点时，做到概括与具体相结合，要言不繁，切忌笼统、累赘，做到文字朴实，简洁明了。

活动策划

一般我们委员会写的策划书都比较简单，因为活动比较小，而且不需要拉赞助。所以我们只是借鉴一般的大型活动策划书其中的某些项目，有的还需要我们再做具体的添加和修改，这里主要是介绍一下策划书的基本格式和写策划的基本思路，至于具体要怎么写还要具体分析。

一、策划书格式：

1、策划书名称

尽可能具体的写出策划名称，如“×年×月××大学××活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

2、活动背景

这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述；具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

3、活动目的、意义和目标

活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。

4、活动开展

作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。这里可以提供一些参考方面：会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。请根据实情自行调节。

5、活动中应注意的问题及细节

内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定 性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。

6、活动负责人及主要参与者

注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。

二、策划书写作过程中注意事项

1、可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等；

2、如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订；

3、策划书需从纸张的长边装订；

4、一个大策划书，可以有若干子策划书。

5、如果是要拉赞助，那么必须要考虑到策划书写完后要呈现给赞助商，除了基本的格式外，还有两部分必须要着重突出详细考虑到的，那就是宣传方式和经费预算。通过把宣传赞助商和宣传活动结合起来，而且宣传方式要尽可能的多种多样，覆盖面广。因为只有充分考虑到为赞助商做好到位宣传才能成功吸引赞助商，从而顺利拉到赞助。活动费用如果仔细，既可以节省开支减小拉赞助的困难程度而且可以节省资源。

活动总结

一、活动总结基本内容

1、概念：单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出 规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。

2、写作要求：突出重点、突出个性、实事求是

3、形式：从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。

二、如何写活动总结

1、格式：

（1）标题：委员会一般采用的是文件式标题，一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《2009年第一学期××××社团工作总结》。

（2）正文

前言：一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价，开头力求简洁，开宗明义。

主体：应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容从所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。

结尾：作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见 或表示决心信心等语作结，要求简短利索。

（3）落款：一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。

三、总结写作的注意事项

1、要坚持实事求是原则

实事求是、一切从实际出发，这是总结写作的基本原则，但在总结写作实践中，违反这一原则的情况却屡见不鲜。有人认为“三分工作七分吹”，在总结中夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。这种弄虚作假、浮夸邀功的坏作风，对单位、对国家、对事业、对个人都没有任何益处，必须坚决防止。

2、要注意共性、把握个性

总结很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千部一腔的文章是不会有独到价值的，因而也是不受人欢迎的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。

3、要详略得当，突出重点

总结的选材不能求全贪多、主次不分，要根据实际情况和总结的目的，把那些既能显示本社团特点，又有一定普遍性的材料作为重点选用，写得详细、具体。

通讯写作

一、通讯基本内容

1、概念：通讯，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手段，具体、生动、形象地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报道形式，它是记叙文的一种，是报纸、广播电台、通讯社常用的文体。

2、特征：一是新闻性。通讯是新闻报道的一种形式，它必须迅速、及时地反映现实生活中值得报导的人物与事件。通讯的内容必须具有新闻性，即具有新闻价值。二是完整性。通讯是消息的深入和补充，或者说是消息的延伸和扩展。消息常常简要地报道一个事实的片段，通讯则要求在真人真事的基础上选材、安排场面和刻画人物，常常要详细地展示所报道人物和事件的具体情况，有时要反映时间的全过程，因而具有完整性。三是形象性。通讯必须要用具体、生动、典型的事例来揭示事件的本质，感染人，启迪人。通讯在表达方式上比消息更自由灵活、变化多端；比消息有更多的描写、议论、抒情；语言更加生动活泼，具有生活气息和文学通讯色彩。

3、类型：一是按报道内容分，有人物通讯、事件通讯、工作通讯、风貌通讯。一是按报道形式分，有访问记、专访、特写、大特写、新闻小故事、集纳、巡礼、侧记、记者来信等。

二、如何写通讯

（一）通讯的主题

通讯主题确立和提炼的方法主要有三个方面：首先，“站到高处，作宏观分析。”善于开掘新闻事实的内在本质，要站到高处，抓住其所包含的时代精神和普遍意义，将事实放在历史、现实和时代的天幕上来观察、考察，做纵向和横向的宏观分析，显示其意义和价值。其次，“走到低处，作微观比较”。通讯主题的提炼不仅要“站到高处，”发掘事实中蕴含的时代精神和内在本质，还要“走到低处”，作微观比较，将新闻事实和人物作具体细致的观察、考察和比较、分析，发现其特殊性、个性，找到其矛盾和差异。再次，“变换角度，作多面透视”。就是说在提炼主题时，宜多角度对事实进行观照，全面把握事实的本质特征，然后选择最佳角度来表现。

（二）通讯的结构

通讯的结构方式通常有三种：一是纵式结构。即按单纯的时间发展顺序、事物发展的顺序（包括递进、因果等）、作者对所报道事物认识发展的顺序、采访过程的先后顺序等来安排层次。二是横式结构。即按空间变换或事物性质的不同方面来安排层次。常见的有：空间并列式，性质并列式，群相并列式，对比并列式。三是纵横结合式结构。即将纵式和横式结合起来。此结构多用于事件复杂而时间跨度大、空间跨度广的通讯

（三）通讯的表达方式

通讯以叙述和描写为主要表达方式。但又不局限于此，亦可灵活运用多种表达方式和方法。通讯在表达方式的运用上有自己的个性，即：叙述的具体性和直接性。描写的直观性。议论抒情的实在性。通讯的语言既要准确、简洁，又要生动、形象，文中人物语言应具有实录性，不可妄加虚拟。

公文培训材料 第2篇

公文，是公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关及其他社会组织在处理公务时形成的具有法律效力和规范格式的文书。今天，我和大家一起，从三个方面就公文写作基础知识作个学习交流。

一、充分认识公文写作的地位和作用，增强提高公文写作水平的紧迫感和责任感

公文写作是一种特殊的应用写作活动。对公文写作，一些人存在误解，有的人认为公文写作是秘书人员的事情，事不关己，高高挂起；有的人认为现在的大学毕业生都具备一定的写作基础，公文写作是雕虫小技，没有必要多下功夫；也有人怕写公文，怕吃苦，推诿扯皮；还有人认为公文写作是形式主义，现在的“文山会海”就是公文惹的祸。对此，结合乡镇组织工作实际，我们有必要先来探讨一下公文写作在组织工作中的地位和作用。

其一，公文写作是组织工作各项任务得以顺利落实的重要手段。公文是实施管理的一个重要工具。具体工作中，无论是党委、政府的决策，还是决策的传达贯彻，或是决策落实情况的反馈，都离不开公文写作这个载体。俗话说，口说无凭，立据为证。公文的一个重要作用就是凭据作用。“谁说了都不算，有红头文件才算数”，这是广大干部群众多年的实践得出的一个结论。组织工作是党的建设的重要组成部分，担负着为党的事业选干部、配班子，建队伍、聚人才，抓基层、打基础的重要职责，组织工作的各项任务能否顺利贯彻落实，与公文的载体作用密不可分。而公文的载体作用能否充分发挥，各级党委的组织意图能否顺利实现，主要取决于公文写作的效率和水平。

其二，公文写作是乡镇组织干事必备的一项基本功。写作是一门技艺，是一种本事，学会了没有人可以拿走。“言而无文，行之不远。”古人对写作都十分重视，写作至少是块敲门砖，封建社会取仕都要通过科举考试，没有写作能力是不可能进入仕途的。在现代，公文写作是每个干部从事各种公务活动的基本一环，因此提倡干部学习写公文、写文章，是我们党的传统。作为一名乡镇组织干事，肩负着具体抓好基层党建工作各项任务落实的重担，如果公文写作基础不扎实，即使办事能力再强，办会水平再高，你也无法胜任工作，因为你不能做到全面、准确地做好上情下达、下情上报工作，还有可能会因文种用错、主送机关不明、语言表述不清等而贻误工作，甚至酿成大错。

其三，公文写作也是实现自我的重要一环。文字写作最大的一个好处，便是通过写作，使你的思维得到了整理，原本凌乱的思维在写作过程中逐渐明晰起来，一些漏洞得到了暴露和弥补，还可以使经验得到提炼和积累，使稍纵即逝的想法固定下来，完善起来，最后形成一个完整的想法。同时，通过写作，可以使一个人的思想得到不断丰富、思维能力得到不断增强、综合素质得到不断提高。公文写作也是别人认识你、了解你的一个途径。日常工作中，口头表达的机会更多地被领导所占有。书面表达则可以突破时空的限制、层级的限制，可以使你的独到想法，通过书面交流，被更多的人所了解，特别是得到领导赏识，成为个人成长进步的阶梯。因此，提高公文写作水平，既是现实的需要，也是乡镇组织委员的一个努力方向。

二、认真学习贯彻《中国共产党机关公文处理条例》，促进党的机关公文处理科学化制度化规范化

党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。为适应党的机关工作的发展和需要，中共中央办公厅在1989年4月25日颁发《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》的基础上，1996年5月3 日正式颁布了《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》），这就是目前实行的党的公文的规章。组织工作是党的工作的重要组成部分，认真学习《条例》，严格按照《条例》做好公文处理工作，是对乡镇组织干事的一个基本要求。

（一）要准确把握党的机关公文的分类要求。

根据《条例》规定，党的机关公文按其文种分类，主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要，共14种。按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三类。按其时限要求，可分为紧急公文和普通公文，紧急公文又分为特急公文、加急公文，其中紧急电报分为特提、特急、加急、平急4个级别。按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。对上述分类，务必牢牢把握，确保在公文写作中灵活运用，不断提高公文写作效率。

（二）要准确把握党的机关公文格式写作要求。

《条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”每一个要素在正式公文中出现的位置和形式，也都有严格的规定。这就要求我们在起草公文的时候，务必正确使用各个要素的写作格式，这些基本格式当有者必须具备，不当有者不得出现（如密级、份号和紧急程度，就不是每份文件必需的，乡镇的文件一般没有密级和份号）。特别要注意的是，党的机关公文与行政机关公文的写作格式有所不同，如成文日期、主题词、印制版记等，要努力克服党政机关公文混淆的现象。

（三）要准确把握几种常用公文的具体写作要求。

结合乡镇工作实际，乡镇党委常用的公文主要有通知、通报、决定、报告和请示几种。这就要求我们必须准确把握好这几种公文的具体写作要求，使制发的公文内容表述准确、主旨要义明确、行文格式规范，确保乡镇党委的各项决策及部署得到及时、有效的贯彻落实。具体讲，一是要熟悉各个文种的分类及特点，准确把握不同文种的适用范围；二是要准确把握这些文种的格式写作要求，防止错用或乱用公文格式；三是要严把公文写作和校核关，准确体现党委意图。

（四）要注意克服公文写作中常见的错误。

《条例》颁布实施以来，各级党的机关公文处理科学化制度化规范化水平不断提高，但也还存在一些问题，需要引起重视：一是文种使用不当，如请示和报告混淆不清；二是格式不规范，党、政机关公文格式混淆；三是行文规则混乱，如越级行文、多头请示；四是名称表述混乱，如把“中共××乡委员会”随意简写成“中共××乡党委”、“县人民政府”随意简写成“县府”等；五是时间表述含糊，如“2009年”表述成“09年”；六是数字使用不统一，如1.5万元和15000元在同一段落、同一公文中交叉使用，或时用阿拉伯数字、时用汉字数字。七是用词不当、不符合语法等问题，有的生造词语，或词义误用，有的成分残余，或语序不当。八是乱用密级，对公文密级的使用没有严格执行保密法相关规定。

三、突出重点，把握要领，全面提高公文写作水平

机关公文包括规范公文和应用公文，以上讲的机关公文均属规范公文。应公文的种类繁多，结合乡镇实际，乡镇组织干事应重点把握以下几种应用文的写作方法和技巧：

（一）简报

简报是用于上情下达、下情上报和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种机关文书。简报分为工作情况简报、经验交流简报、会议简报三类，其主要作用是反映情况、交流经验、传播信息几个方面。

简报的结构一般包括报头、标题、正文和报尾四个部分。做好简报的写作，应注意把握以下几点要求： 一是抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。具体讲，就是要做到：围绕领导决策，抓“超前型”问题；在领导决策之后，抓“追踪型”问题；着眼大局，从小中见大，抓新情况、新经验、新问题；注意抓倾向性、苗头性和突发性问题。

二是材料准确，内容真实。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是编写简报应该注意的一个重要问题。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。

三是简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。要注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。要围绕主题精心挑选典型事例，使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报内容更加简洁。要选好标题，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题就是简报“脸面”，标题选好了，即可达到“题好文一半”的效果。

四是讲究时效，反映迅速。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。

五是注重提炼，挖掘特色。简报的写作，最忌讳的就是干巴巴、平平淡淡和记流水账式的叙述，素材收集好以后，要仔细甄别、反复筛选，尽可能使简报的事迹突出本乡镇特点，做到“人无我有，人有我优，人优我特”，展现本乡镇工作特色。

（二）调研材料

调研材料是根据某一特定目的，运用辩证唯物论的观点，对某一事务或某一问题进行调查研究后，形成的书面材料。是各级领导和党政机关人员必须掌握和常用的重要文体，也是各级领导干部科学决策的基础。如考察报告、调研报告、调查报告和工作研究等都是常见的调研材料，具有真实性、针对性、典型性和系统性等特点。

写好调研材料，应重点把握“三个环节”：

一是选题要“好”。选题，就是选择主题，也是材料的中心思想，解决了写什么的问题。调研材料为事而作，写什么主题至关重要。从某种意义上说，主题是调研材料的灵魂，对写好调研材料具有决定性的意义。一般地说，主题要突出时代性、现实性和典型性。撰写组织人事工作方面的调研材料，确保选题正确尤为重要。选题，必须从大处着眼，站在全局的高度思考问题，坚持以“三个代表”重要思想为指导，以科学发展观为统领，符合党和国家的路线方针政策以及法律法规要求，反映老百姓关注的热点、难点和敏感问题；必须研究新情况，解决新问题，总结新经验，发现他人没有发现的东西，能够让人耳目一新，即使是老问题，也要用新的眼光去发掘、去看待；必须从小处着手，小中见大，窥一斑见全豹，一滴水折射太阳，一篇好的调研材料，只能表达一个主题，围绕一个中心思想把问题说深讲透，面面俱到必然导致主题分散，最后什么也说不清楚。

二是素材要“多”。没有调查就没有发言权。一篇高质量的调研材料，都必须经过深入调查，掌握尽量多的素材。毛泽东同志历时32天，深入调查了5个县的农民运动，与农民同吃、同睡，与农民促膝长谈，得出了农民运动“好得很”的结论，写成了调研材料的典范——《湖南农民运动考察报告》。巧妇难为无米之炊。手里没有素材，肯定写不出好的调研材料。常见的调查方法有问卷、谈话、统计、抽查、普查等等。怎么调查，要视情而定，灵活运用，尽量做到多种形式并用。搜集素材，一要广泛。就是调查的面要尽量宽，各个层次，各个方面，要尽量涉及，多数人的意见和少数人的意见，都要重视。总之，就是要尽可能地多占有材料，详情熟于胸。二要深入。调查不深入，工作不细致，浅尝辄止，往往容易被表面现象所迷惑，要善于顺藤摸瓜，不放过任何线索，就能够抓住事物的细节，把握事物的本质，最终才能得到有用的素材。三要真实。如果调查得来的素材，不能保证它的真实性，那么，得出的结论，要么是错的，要么是假的，如果得到了错误的材料，造成的损失会更大。做调查，要尽量亲历亲为，深入基层、深入一线、深入群众，掌握一手材料，即使运用间接材料，也必须进行核实，特别是干部人事工作的调研材料，真实性就是生命。

三是分析要“透”。确定了好的主题，拥有很多材料，不善于分析取舍，还是写不出好的调研材料。撰写调研材料，要有“沙里淘金”的功夫，去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里，分清现象与本质、主流与支流、成绩与缺点、主要矛盾和次要矛盾，善于把零散的东西系统化，把感性的东西理性化，把表面的东西实质化。其实，分析的过程，既是一个深入思考的过程，又是一个谋篇布局的过程。通过透彻的分析，选取那些最能表现主题的材料、最典型的材料、最新颖的材料、最真实的材料；确定合理结构，明确重点，避免平衡用力。

（三）领导讲话稿

领导讲话是领导组织公务活动的重要方式，是实施领导职能的重要途径和总结推动工作的重要载体。领导讲话稿的概念，顾名思义，就是指各级领导人在各种重要会议上作带有指示或指导性讲话时的文稿。

一般来讲，领导讲话主要有较强的政治权威性、宏观指导性、思想哲理性、情感激励性和较强的实践操作性5个方面特点。写好领导讲话稿，应把握以下几点要求：

一是奏好“四部曲”，学会“关门当领导”。第一，进入领导角色。进入领导角色是写好领导讲话的前提。秘书人员要学会从领导的角度去思考问题，分析问题，处理问题，使所写的讲话材料既有气势，又有魄力；既有广度，又有深度。第二，展示领导艺术。领导讲话是一种论事说理的文字材料，是一种展示领导才华的公开形式。讲话的内容一般包括三个层面，即：是什么，为什么，怎么做。因此，它要求讲话材料既要体现一定的理论水平，又要展示高超的领导艺术。第三，推出领导举措。必须把握领导意图，有明确的指导思想、奋斗目标和过硬的工作举措。第四，运用领导语言。有的领导喜欢文风平实，语言纯朴；有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整；有的注重文稿的思辩性、逻辑性；有的强调文章内容的实在。作为文秘人员，一定要对领导的文风爱好透彻了解，因人而宜，写出符合领导“口味”的文稿来。

二是走好“六步棋”，提升文稿质量。一要查阅文件，吃透精神。对上级机关下发的正式文件和上级领导作出的重要讲话，要认真阅读，细心研究，把握要点，吃透精神。二要深入调查，摸清情况。“没有调查，就没有 3 发言权”。调查没有深度，讲话就没有力度。因此，起草讲话稿之前，要主动深入基层，深入一线，运用多种方式，从不同角度、各种层次、多个侧面做“解剖”性调查。通过实地调查，获得来自基层一线的实际情况。三要研究消化，提炼升华。对调查获得的材料进行梳理筛选，去粗取精，去伪存真，再经过理性的分析研究，使零乱松散的素材达到凝炼升华的高度，形成一个鲜明的主题。四要征求意见，拟定提纲。形成文字材料之前，必须慎重地向领导本人征求意见，根据领导的意见拟定提纲。五要挥笔疾书，一气呵成。经过一番构思酝酿之后，若要动笔行文，最好找个安静的地方，集中精力，一次完稿。如果断断续续，“三天打鱼，两天晒网”，就可能影响到文章的连贯性和逻辑性。六要字斟句酌，严审细核。一次写成的稿子毕竟有些粗糙，必须认真细致地进行修改和校核。

三是明确文章结构，把握写作要点。合理的布局是体现一篇文章形式美、整体美的关键。常规上，无论是文章的整体布局，还是段落的内容结构，以“三段式”为宜，即通常说的“三三制”。领导讲话稿的整体结构一般包括导言、主体和结尾三部分。如何写好这三个部分呢？首先，要精心组织导言。导言是文章的先导语言，是讲话稿的开头，类似于新闻报道中的导语。其内容可以是全文提要，也可以是概括介绍。一般介绍会议的性质、背景、主题、任务、形式、程序、目的以及方法步骤等。这段文字尽管在整个报告中份量不大，但颇为重要。它既是标题及事由的承接，又是主体内容展开的序幕，对全文起着提纲挈领的作用。其次，主体部分是领导讲话的核心，一般可分为“上级指示精神”和“本地工作部署” 两个部分。“上级指示精神”主要包括：会议的性质和概况；对当前形势的最新判断；对某项工作的评价和估量；对下一步工作的指示和要求。传达上级指示精神应坚持详尽的原则，该写的一定要写清楚。“本地工作部署”，主要包括的内容有：本地区在全局范围内所处的位置，过去的工作成绩和基本经验，当前工作的有利条件，落实上级机关或领导指示精神的举措、保障措施等。工作部署是落实上级指示精神的关键环节，要注意必要性和可能性的有机结合，注意全局利益与局部利益的有机协调。第三，结尾升华主题。结尾是领导讲话的收尾部分，一般表明讲话人对会议的看法、希望和祝愿，是对全篇讲话内容的总结、概括和升华。要通过强调主题、发出号召、寄予希望、鼓劲加油，把会议的气氛推向高潮。

（四）干部考察材料

干部考察材料，是组织工作中最重要的应用公文之一。考察材料直接体现干部考察工作的质量和成果，是党组织决定干部任免的重要依据。从某种程度上说，考察材料写作水平的高低，直接影响干部的使用。作为乡镇组织干事，肩负着围绕乡镇党委工作大局选干部、配班子的重任，必须练好这项基本功，撰写好考察材料。根据中组部、省委组织部有关要求，干部考察材料一般包括主要德才表现、民主推荐和考察情况、考察组意见三个部分内容，写作中要注意把握以下要求：

第一部分，主要德才表现。要围绕干部的德、能、勤、绩、廉来谋篇布局，要对干部的各方面情况作出客观公正地评价，语言要朴实、凝练，既不能随意拔高、也不能随意贬低，既要肯定成绩、也要指出主要不足，力求全面、真实、准确地反映干部的面貌和本质，犹如绘画一样，要努力做到“画”如其人。“德”主要反映干部的政治品行和道德操守；“能”主要反映干部所具备的某方面突出的能力，特别是与拟提拔职位要求相符的技能和能力；“勤”主要反映干部的工作态度、工作作风，如敬业爱岗，团结同志，求真务实，开拓进取等；“绩”是德、能、勤的最终表现，反映干部通过努力所取得的实实在在的成绩；“廉”主要反映干部廉政勤政和遵守干部廉洁自律各项规定的情况。

第二部分，民主推荐和考察情况。要如实地反映会议民主推荐、个别谈话推荐的情况和考察听取意见情况，民主推荐内容主要包括民主推荐的时间、地点、参加人员、推荐结果，考察听取意见情况包括听取干部群众代表意见、考察对象所在单位主要领导意见、上级分管领导意见的情况和征求纪检机关意见的情况。考察过程中有不良反映或接到群众举报的，必须调查核实并如实汇报调查核实情况。

第三部分，考察组意见。根据干部主要德才表现和民主推荐、组织考察的情况，要实事求是、客观公正地对考察对象作出一个综合性的评价，并表明是否提拔使用的建议。

总的来讲，干部考察材料的写作，要求语言朴实、简练，篇幅短小、精悍，一般在1500字左右。考察材料成稿后，考察组全体成员必须在落款处用手写签名。

（五）汇报材料

汇报材料也叫工作汇报，是向上级反映本地区、本部门工作开展情况的一种应用文。事实证明，汇报材料写得好，就能较好地反映本地区、本部门的工作，得到上级领导的重视，更好地推动本地区、本部门工作的开展；相反，若工作汇报材料写得不好，汇报内容没有紧贴汇报的主旨，思路不清，观点不明，语言拖沓，就不能很好地反映本地区、本部门工作的开展情况，甚至还会影响上级部门的正确决策。

第一，汇报内容要围绕主题突出“自身”特点。一般来说，上级听取某地区、某部门的工作汇报都有一定的目的性。因此要准确领会领导意图，紧紧围绕领导的关注点来撰写工作汇报，既要系统汇报，又要突出自身特色和亮点，决不能背道而驰。如果汇报材料不紧贴上级的意图，不结合本地区本部门的工作实际，即使写得不少，也很难把汇报搞好，上级自然就难以透彻了解本地区本部门的工作及成效。怎样才能做到突出特点、体现特色呢？首先，平时要注意收集各方面的情况，积累素材；其次，要勤写简报，我们通常说，简报是一种“豆腐块”材料，而写好简报则是写好领导讲话稿和汇报材料的基础，简报的特点及写作技巧在前面已经讲过，只要平时多下功夫，用时即可顺手捻来。

第二，汇报语言要简洁明快多用口语。工作汇报大多是通过汇报者的有声语言向上级领导传递信息的。因此，工作 汇报材料的语言要简洁明快，切忌冗长啰嗦。一是多用短句，少用长句。短句具有有力、上口、节奏感强的特点，容易记忆，便于理解，能给人留下鲜明的印象；而长句虽严谨、周密、信息容量大，但念起来节奏感稍差，也不易理解。二是小标题要精心锤炼，给人以整齐或错落之美。工作汇报的每部分或每一段都要有段首撮要，这些句子往往能给人留下很深的印象。三是工作汇报的语言要流畅，勿气结语涩。我们不仅要考虑每一个字的意义，还要考虑到每个字的声音，工作汇报的语言也要讲究平仄和节奏，只有这样才能声入心通、声声入耳，给人留下深刻的印象。

第三，汇报结构要遵循事物发展的客观规律。上级对下级单位的工作有的掌握，有的不掌握，但无论上级了解不了解，熟悉不熟悉，下级在撰写工作汇报材料时，在结构上都必须遵循人们认识事物的客观规律。这里介绍三种结构谨供参考：一是纵式结构，即按照时间的先后顺序来安排结构；二是横式结构，即按照工作之间的逻辑关系来安排结构；三是复合结构，即将时间顺序和逻辑关系相结合来安排结构。

把公文材料写实的几点体会 第3篇

一、坚持用事实说话

事实是一篇好材料的筋骨和支撑。要坚持思想从事实中提炼、道理用事实阐发、经验从事实中总结, 这样材料才有力量;要善于从形势任务切入, 把情况、特点、矛盾、问题提出来;要善于运用手头的事实材料, 以事明理, 事理交融;要善于运用典型, 恰当的典型往往比抽象的概括更有力量;要注重细节的描写, 做到有血有肉, 详略适当。那些经久不衰、常读常新的应用文章, 几乎都离不开运用事例说理的方法。

最近我看到一个材料, 很受启发。1976年, 周恩来总理逝世后, 联合国决定降半旗致哀, 为一个国家政府首脑降半旗, 这在联合国还是第一次。当时, 有的国家代表提出异议, 今后是否各国总理逝世后都要降半旗?为回答这个问题, 当时的联合国秘书长瓦尔德海姆先生在联合国总部大厦台阶上作了一分钟的演讲, 他是这样讲的:哪个国家的总理像周恩来那样, 终生只有一个妻子, 而且始终相敬相爱?哪个国家的总理像周恩来那样, 无比热爱他的亿万人民, 自己却没有一个子女?哪个国家的总理像周恩来那样, 虽然他的国家家大业大, 而自己却在国外没有一分钱存款?如果是这样, 逝世后联合国也为他降半旗。听完这一分钟的演讲, 联合国所有官员都折服了, 在半旗垂落下, 怀着崇敬的心情为周恩来低头默哀。这就是事实的力量。

有一次, 我给领导写一个关于加强机关作风建设的讲话稿, 其中有一个观点是:机关工作千万不能忽视细节。在起草时, 我首先举了这样一个例子:1967年8月23日, 前苏联著名宇航员弗拉迪米尔·科马洛夫驾驶“联盟一号”宇宙飞船, 经过一昼夜的太空飞行后, 胜利返航。科马洛夫的母亲、妻子、女儿和几千名各界人士, 都来到飞船基地等待迎接这位航天勇士。然而, 当宇宙飞船返回大气层后, 意外发生了。科马洛夫发现无论用什么办法都打不开用以减慢飞船速度的降落伞。此时, 地面指挥中心的气氛也紧张起来。专家们采取一切救助措施都失败了。地面指挥人员就此请示了前苏联中央领导后, 领导决定:向全国人民公布实况。于是, 前苏联人民守在电视旁听到了一个让人心情沉重的消息:“联盟一号”飞船由于无法排除故障, 不能减速, 两个小时后将在着陆基地附近坠毁, 人们将目睹民族英雄科马洛夫殉难。消息如此突然, 举国上下立刻陷入巨大的悲痛之中。指挥中心特意准备将这弥足珍贵的两个小时交给科马洛夫的亲人。通过屏幕, 科马洛夫看见了自己的母亲、妻子和女儿。当科马洛夫的女儿接过话筒时, 孩子已经泣不成声了。看到12岁的女儿, 科马洛夫的眼睛里流露出父爱的深情:“孩子, 你不要哭。爸爸就要走了, 告诉爸爸你长大了干什么?”女儿回答说:“像爸爸一样, 当宇航员!”科马洛夫落泪了:“你真好, 可是我要告诉你, 也告诉全国的小朋友, 请你们学习时, 认真对待每一个小数点, 每一个标点符号。‘联盟一号’今天发生的一切, 就因为地面检查时忽略了一个小数点, 这场悲剧, 也可以叫做对一个小数点的疏忽。同学们记住它吧!”轰隆一声爆炸, 大地一片寂静。人们纷纷走上街头, 向着飞船坠毁的方向默默哀悼。我感到, 这个例子讲完后, 细节的重要性就不言而喻了, 再把想讲的话简要点个题即可。因此, 在这个例子之后, 我是这样写的:一个小数点的失误使英雄付出了生命的代价。“天下大事, 必作于细;天下难事, 必作于易。”这就是细节的重要意义。小事成就大事, 细节决定成败, 百分之一的错误就可能导致百分之百的失败。机关干部多数时间在做一些程序性、琐碎性、重复性工作, 时间长了容易使人放松警惕, 降低标准, 稍有疏忽, 就可能出现问题, 甚至造成无法弥补的后果。作为一名机关干部, 要想把工作做得更好, 表现得比别人更优秀, 就必须养成关注细节的习惯, 舍得花气力做好每一件小事, 使其覆盖自己的一切活动, 渗透在日常工作、学习和生活的一言一行之中。此稿领导讲后, 效果非常好, 不少同志在讨论中说:细节不能忽视, 小事不能小视, 它连着大事, 关系全局, 必须重视小事、关注小事、做好小事, 把小事当成大事干, 一丝一毫不能疏忽大意。

二、敢于直面问题

现在很多材料显得“虚”, 一个重要原因就是不联系实际或离实际很远, 看过之后不知针对哪个单位、哪种情况讲的。怎样防止“虚”的情况呢?一是要立足具体实际。在论述问题时要认真分析解剖大量的事例、数据和情形, 善于认识和把握本单位、本部门的特点规律, 这样, 材料自然就会充实厚重, 依据分析结论提出的对策办法, 也才更有针对性和指导性。二是要敢于触及矛盾。写材料的目的, 不是为写而写, 而是为了解决问题。一份材料只有针对矛盾问题去写, 写出来的东西才有意义, 才会对解决问题有所帮助。针对的矛盾问题越尖锐, 材料写得就越实, 引起的反响就越大、越强烈。一些材料之所以写得比较空, 很重要的原因就是不去联系实际, 更不敢触及矛盾和问题, 只好说一些套话, 甚至连隔靴搔痒的作用都没有, 导致材料空洞乏味、观点模棱两可、态度暧昧不清, 缺乏战斗性和震撼力。

前不久, 我在《政工研究文摘》上看到一篇文章, 作者在分析政治工作效益不高的原因时, 点问题直截了当, 入木三分, 使整个材料的实在性得到了加强。他讲, 造成政治工作效益不高的原因是多方面的。从思想观念上看, 有的同志思想观念与时代发展不合拍, 往往讲的是解放思想的理, 做的却是因循守旧的事;说的是科学发展的话, 走的却是习惯思维的路。有的把政治工作的传统固定化, 总认为坚持传统的东西比较保险、稳当、不会出差错, 因而禁锢了思想, 束缚了手脚。从制度机制上看, 政治工作有时忙乱无序, 存在“五多”问题, 追根溯源, 与执行法规制度不严格、不认真有密切关系。现在, 少数单位放着条令条例不去认真抓, 而另外去搞“十个不准”、“八个不得”;放着教育《大纲》不认真学习落实, 主题教育不好好抓, 而重复安排教育、层层安排教育、项项布置教育, 使教育占用了大量时间而效果不佳。从效绩评价上看, 有的认为政治工作成本不好计算、没法计算、也不必计算, 不把投入的时间、人力、精力当成本, 因而使教育内容越搞越多, 教育检查越搞越细, 教育评比越搞越繁, 会议活动的规模越搞越大。派工作组下去检查, 不看解决了什么问题, 而是过多地看用了多少天、上了多少课、写了多少教案、记了多少笔记。

三、提出对策办法

把材料由虚变实, 很重要的是要提对策拿办法。通常的方法有三条:一是把上面的东西实际化。上边的文件、讲话是着眼全局的, 讲的都是一些原则性、规律性的东西, 传达贯彻时, 要着眼本单位的实际, 把上边的东西加以细化, 把普遍性的要求个性化, 找出本单位的特殊性, 有针对性地提出办法措施, 这些东西有了, 材料自然就实了。二是把全局性的问题思路化。有些涉及全局性的问题, 可能一时还很难拿出政策办法, 这就需要提出一些方向性、思路性的东西, 使下级能在大的方向上有所依据和遵循。三是把一般要求具体化。凡能把一般要求化为政策、规定、指示的, 要尽量加以明确。

比如, 我在写一个材料时, 写到党委书记在学习上要认真履行第一位的责任这句话, 领导感到这是一般性的要求, 很空, 做了这样的修改:党委书记在学习上要认真履行第一位的责任, 每年度都要指导机关制定学习计划, 要有计划地安排党委成员深入官兵之中进行辅导, 解疑释惑, 用党委的学习成果带动部队的学习;要采取汇报会、座谈会等形式, 加强对学习情况的检查指导。通过学习领导修改后的这段话, 我感到, 效果就是不一样, 因为它把一般要求具体化了。

四、力求文短言精

有话则长、无话则短, 要多用简洁精练的电报、简报体例承载丰富的思想内容。要注意化繁为简, 选准主题, 突出重点, 传达上级最主要的精神, 写出领导最想表达的思想, 说出群众最关心的问题。修改时, 要善于选择和放弃, 只要不伤筋动骨, 能删则删, 能砍则砍。要多运用群众语言、个性化语言、通俗易懂的语言, 要讲实在、实用的话, 不说虚情假意、不合实情的空话, 不说可有可无、絮絮叨叨的废话。要敢于引领语言的时代之风, 敢于提出不同于前人的新论断、新观点、新语言, 体现出一种敢为人先的开拓精神, 体现出一种深入思考的睿智之光。语言质朴精当了, 文章自然短小精悍, 开门见山, 一针见血, 抓住要害, 形成一些精炼、精确、经典的语言精华, 迸发出耀眼的思想火花, 更能在受众中入心入脑。

公文培训材料 第4篇

习近平总书记反复强调要强化问题导向和底线思维，我们起草文字材料也是一样，哪些问题是需要极力避免的，哪些“雷区”是需要高度警惕的，都需要做到心中有数，列出“负面清单”，有针对性地进行改进，这样才能靶向提高文字能力。为此，专门整理出我们在行文走笔过程中容易出现的突出问题，既是给大家提个醒，也是希望大家进一步定好目标、明确方向，走好每一步。概括起来，主要有这么几个方面：

主题失位

定位不准，主题不清，是当前文件起草中最要害的问题。凡有此弊病，不管下了多大功夫，耗费多少时间，必定要返工、重来。以准备领导讲话为例，造成这一问题的原因大体有三：一是对客观背景没搞清楚，就是领导讲话处在怎样的大环境和条件下;二是对需求没搞清楚，就是按照讲话的场合、人员等，到底需要领导重点讲什么;三是对领导讲话所处的地位没搞清楚，比如届时讲话的还有哪些领导同志，都要统筹考虑。根据多年经验，认为，要把领导讲话的主题定好，一定要抓好三个环节：首先要准确领会意图，尽可能弄清领导想讲什么;第二要根据整体安排，慎重思考领导应该讲什么;第三要从工作出发，业务部门从工作角度想领导讲什么。只有统筹考虑这些因素，才能少走弯路，避免失误。一定要注意，不能想当然，如果盲目确定主题，就难免会碰得头破血流。

结构失调

如果说主题不准必定导致材料返工，而结构失调必定导致内容大调。综合分析结构失调的原因，主要有三条：一是总体布局不合理，材料究竟分几大部分，每一部分的重点不突出、不鲜明;二是几大部分虽然是清晰的，但几部分不在同一层次，高低不同、轻重各异;三是几大部分的确定是合理的，但部分内部，也就是分系统、子系统之间不衔接、不协调。由于结构失调，必然造成修改工作量大，而且难度不少，因为一处动可能引发其他部分也需要调整，甚至牵一发动全身。在一般情况下，凡结构大体可行的，就不要动大手术，尽可能在原框架内进行改良。具体采取何种修改方式，应该根据具体情况区别对待。

内容失味

有些单位起草的材料和领导讲话，篇幅过长，内容繁琐，其主要毛病：一是老话多、新意少，尤其是有的把过去讲的成段成段地移植过来;二是废话多、实话少，写的都对，语言也顺，就是没有实质性作用;三是重复多、“含金”少，同一道理、同一内容翻来覆去地讲，未能提炼出有价值的观点、思路。修改的材料中，有的初始长度达二三十页万字，经过反复精简和领导亲自审改，定稿时不到十页，但是有份量、有价值的。因此，决不能以长短论英雄，但也不是说文章越短越好，而是该长则长、该短则短，真正要防止的是能短的却拉得很长。

文题失合这是修改文稿时经常遇到的一个毛病。有的文稿标题、观点比较明确，但里面的内容和文字不符合，文字说明不了观点，内容支撑不起标题。同时，也存在题不对文的现象，就是文字、内容比较好，在整个材料中也很需要，但标题、观点统领不起来，起不到纲举目张的作用。这两种情况，毛病皆出在文题脱节。产生这类问题的原因，主要是在确定标题、观点后，未能以此为中心进行文字阐述，或未能以此为中心充实具体内容，而是想到什么写什么，有什么加什么，缺乏准确选择和精细加工。另一方面，如果确认写的文字、内容很扎实、很管用，只是标题、观点不对口，也可采取改变标题、观点的方法。但是，这种改变要注意与整个材料的主题、结构以及其他小标题相一致，不能因此而冲击全局，或与其他部分发生冲突和碰撞。

逻辑失序

目前常见的是两种情况：一是标题、观点交叉重复，二是内容、文字交叉重复。组织起草材料特别是综合性的报告、讲话，此类现象比较普遍，也难以处理好。比如，以前起草年度工作总结，对上一年度工作，会涉及几方面的内容，在总结工作经验和部署工作任务时也必然会联系上这些方面。由于重大任务不是一年能完成的，有连续性、继承性，所以在不少方面同上一年的任务紧密相连。这样，即使在具体内容上能区分开来，但在标题、文字表述上很难避免重复。从实际经验上看，要想有效防止交叉重复，最好一次讲话、一篇报告，只突出一个主题，不搞全面铺开，齐头并进。再一点，一定要精选角度，切入点不同，文字、内容就不容易重复。

轻重失衡

这个毛病主要表现在，起草的材料几部分内容相差悬殊，畸轻畸重。曾修改过下级单位的一些文章，三个问题十几页，第一个五页多，第二个四页多，结果一看第三个不到半页，差点闪到的腰。我们问起草的同志为什么这么处理，他说三个问题都很重要，但最后想不出词了。还有一次报送的材料，第一部分五页，第二部分才两行半，真的是莫名其妙。其实，既然这样，不如不分。轻重失衡最明显的是两种现象：一是各部门不属于同等层次，好比一座大楼有的高二十层，有的只有一层;二是各部分的内容贫富悬殊，好比有的房间几十平米，有的只有几平米。这决不是说材料各部门的内容和文字都要一样，也是不说要“杀富济贫”。而是在对材料进行总体设计时，要注重统筹谋划，合理分配资源。从实际情况看，有些内容是可调整的，关键在于学会科学合理的使用材料资源。

借鉴失当

公文培训材料 第5篇

一、常用上行文种的写法及注意事项

公务文书中的上行文，从单一角度看，主要是“报告”“请示”两个文种。“意见”这个文种，是一个具有多重行文方向的文种，它既可以上行，又可下行，还可平行。本章中仅对在日常工作中常见的“请示”“报告”进行分析指导。

（一）“请示”的写作技法

“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文种。它虽与“意见”（上行的）“报告”同属上行文，但三者之间“同轨不同迹”。

“请示”与上行文的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题，或给予批准，或给予指示，或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着统一性，但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，即通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持，也就是通常所说的“软件”。

“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分为两类：一是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项，按分公司规定，拟写请示前的事由须征得上级有关部门或领导的同意，原则通过后，方可正式行文；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。

1.“请示”的结构与写法

请示的内容结构一般包括标题、正文和结尾三个部分。

（1）标题。主要是写明所需请示的问题，即“事由”，再加“请示”二字。例如：《关于开立银行账户的请示》《关于提供借款担保的请示》《关于×××风电场工程开工的请示》等。

（2）正文。一般分作两大部分：

第一大部分，写“为什么要请示”，即请示的原因、背景，也就是请示问题的依据、出发点和目的。例如：××××公司报送给分公司本部的《关于解决××××公司所属各单位融资困难的请示》一文的开头首先陈述了下列情况：

“受国家逐步收紧货币政策的影响，××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势，具体表现……。鉴于以上严峻形势，为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应，特对有关问题请示如下：……”。这段文字，属于“请

示”的撮要，交代了请示的依据，即“受国家逐步收紧货币政策的影响”；讲明了请示的缘由，即“××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势”；明确了请示的目的，即“为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应”。然后通过一个过渡句“特对有关问题请示如下”转入第二部分。

第二部分，写“请示什么问题”。内容比较简单的采取全文一贯到底的写法，一气呵成；内容较为复杂的采取“分条列项”的方法加以表述。

（3）结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。请示的目的是要求上级给予批准并做出回复或加以“批转”，所以结尾应写作“妥否，请批示”。

要求上级批转的请示，事先要代替上级拟好批语。2.“请示”写作要点提示

（1）要准确理解“请示”的行文对象。“请示”的行文对象必须是自己的上级机关，不可把“请示”与“申请函”“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。

（2）要把握“请示”的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大部分组成。“请示”的结尾用语，按照分公司规定，通常是写“妥否，请批示”；要求上级加以批转的请示，一般写作“以上如无不妥，请批转……执行（办理）”等。

（3）坚持“一文一事”。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级机关及时、专一地进行处理；请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应将有权批准该问题的单位列为主送，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。

（二）“报告”的写作技法

“报告”是党和国家行政机关使用频率极高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。“报告”不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。

1.“报告”的结构与写法

由于报告多种多样，在写法上很难划一，现就分公司日常工作中上报频率较高的报告类型进行介绍。

（1）专题性报告。专题性报告的内容结构一般由标题、正文及结尾组成。标题要明确反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成，如：《关于取消脱硫旁路及增设SCR脱硝装臵情况的报告》《关于×××项目工作的情况报告》等。正

文一般采用“三段式”的结构，这种结构又有两种基本情况：一是“情况-问题-意见”，这种形式多系以反映情况为主的专题工作报告；二是“情况-作法（经验）-不足”，这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告，如《关于获得节能节水、环境保护、安全生产专用设备抵免所得税的报告》，开头介绍了该公司在上级机关的工作部署下，积极研究税收政策，加强税收管理，并在掌握税收政策、享受税收优惠工作中取得了实效成绩，这就是“情况”；通过过渡，转入“经验”部分介绍,部分报告在“经验”之后会加上一些工作中的不足，值得注意的是，撰写这类专题工作报告的“不足”部分时，文字既要概括，又要简短，完全属于一种表态性的词语，切不可归纳成几个问题，又具有针对性的找出几点意见。结尾通常要写上一句结语，如“特此报告”等。

（2）综合性报告。综合性报告的内容结构一般由两个主要部分组成。标题由“时间概念”加上“工作情况报告”字样构成，如《关于二○一○年上半年工作情况的综合报告》。正文要把握好三点内容：第一，要有一个概括说明全文主旨的开头,这个开头在写作技巧上可采用起句立意的手法，开门见山，先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估计等加以概括介绍；第二，要有一个内容比较丰富的主体，主体也就是报告的核心部分，在这个部分里，要把各个方面的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落即表述一个方面的主要工作，在具体写法上，应包括这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果，尽量使用数字说明和概括性的材料，做到言简意赅；第三，要有一个较为具体的结尾，综合报告的结尾与工作总结的结尾不同，后者要讲究既简短又概括，属于表态性的结尾，而前者却要检查这个时期的工作还存在一些什么问题，并有针对性地提出下一步工作意见。

（3）检查报告。检查报告的标题是对发生的事故、错误情况加以概括形成“事由”，再加上“检查报告”或“检讨报告”字样而形成。正文通常由“四段式”组成。第一，写“情况”，即所犯错误、所发生事故（事件）的基本情况；第二，写“原因”，包括发生问题的直接原因和间接原因、主观原因和客观原因；第三，写“责任”，即造成事故（事件）的主要责任与次要责任；第四，写处理情况和今后意见。对已经作了处理的写明处理情况，尚未进行处理的要提出今后处理意见；对错误的责任者，可按照责任大小、问题的轻重分别提出处理意见；处理意见不单指对人的处理，也包括改进工作，堵塞漏洞等方面的措施。

2.“报告”写作要点提示

（1）切实把握“报告”的写作规则。“报告”的内涵决定它在写作上的通用规则，就是通常所说的“三段式”，但应注意的是“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变的状态，主要有：情况-做法-问题（意见）、情况（做法）-问题-今后意见、情况-原因（责任）-下步做法、情况-原因-责任及处理意见、情况-问题-建议等。写“报告”要切实掌握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。

（2）注重时效，情况真实。注重时效是向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及

时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此在某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议，如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。

要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，除了注重时效之外，还必须真实地反映实际情况，做到“实事求是”。由此可见，真实是报告写作之本。

（3）语言简洁，篇幅短小。“报告”的篇幅要短，就要充分运用概述和突出重点的表达方式。要使“报告”短小精悍，就应“避繁就简”这里讲的“繁”，主要是指现象拼凑，事实罗列，也就是通常讲的“流水账”；这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼、显示本质。总之，要字斟句酌，力求精炼，以少胜多。

二、常用下行文种的写法及注意事项

公务文书中的下行文，主要包括决议、决定、指示、通知、通报、会议纪要、批复与批示。本章仅对工作中常用的“通知”“通报”“批复”“批示”“会议纪要”进行分析指导。

（一）“通知”的写作技法

通知是党政机关常使用的一种公文。通知适用于发布有关规章和制度，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。由此可以看出，通知文种的适用范围极广，具有发布性、指示性和中转性的功能特点。

1.“通知”的结构与写法

“通知”由于功能的多样性，其写作模式及要领也不尽相同。（1）发布性通知

发布性通知的标题通常由发文机关名称（行政公文中省略）、被发布的规章或制度名称和文种三要素组成，如《关于印发<×××××公司安全生产约谈制度（暂行）>的通知》《关于印发<×××××公司巡视工作暂行规定>的通知》。

正文一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么制度，该制度的施行或生效日期及相关事项说明；二是提出贯彻执行的希望或要求。在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字，把所有发布的规章、制度展现给阅者，如“现将《××××制度》印发给你们，请结合本企业、本部门的实际情况，认真遵照执行。”在主体部分，一方面可强调它的重要性及重大意义，另一方面要提出贯彻执行的要求。

结尾主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，在多数情况下，是用来宣布规章及制度的时效，其写法有的是“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并写明原有相同的规章、制度同时废止等。

（2）指示性通知

指示性通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”（行政公文中省略）、“事由”与“文种”三个要素组成，如《关于贯彻落实分公司一届三次职代会暨2012年工作会议精神的通知》。

正文的写法其普遍形式，一是既有一个独立且简短的开头“撮要”，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列内容组成，呈现“总-分-总”的结构模式。由于是指示性通知，因而在文中可以使用“不得”“要”“不要”“必须”等模态词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容臵疑，这对于确保通知内容的贯彻执行是极为必要的。

结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。（3）批转、转发性通知

批转、转发性通知的标题通常由批转（转发）文件的机关名称（行政公文中省略）、主要内容与文种三个要素构成，如《转发集团公司关于×××公司××机组扩建工程档案通过国家重大建设项目档案验收的通知》《关于转发<李源潮同志在中央创先争优活动领导小组第四次会议上的讲话>的通知》等。在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《××公司转发集团公司转发国家安全监督管理总局办公厅关于印发××（事由）的通知的通知的通知》，对于这种情况，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（即集团公司）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”，加之行政公文要求凡是有红色版头的文件，在标题中省略“发文机关名称”，故可将该标题简化为《转发国家安全监督管理总局办公厅关于印发××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删除掉的中间层次写进公文的开头，如“近接集团公司于×月×日转发国家安监总局关于××（事由）的通知（安监总厅应急„2011‟×号），现转发给你们……”由于标题中已有“通知”字样，不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。

正文通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度，二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性，三是要提出贯彻执行的希望和要求。

2.“通知”写作要点提示

（1）要讲求实效，切忌滥发通知。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入发展。因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发文的数量，做到量度适中，以确保“通知”的严肃性。

（2）要明确无疑，切忌主旨含混。发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此在写作时必须做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，令人一目了然，同时在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本单位的实际情

况，否则就会从根本上损害通知的质量和效用。

（3）用语要庄重、切忌平淡无味。指示性通知用语的突出特点表现为庄严郑重、语气肯定、不容臵疑，为此要大量使用一些祈使句，如“坚决……”“尽快……”“必须……”“严禁……”“要切实……”“严格……”等，要使用一些成语和四字格的词组，这类语句简短意明、节奏爽快，有利于增强坚定有力的气势。不要因为要庄重而回避修辞，切忌语言平淡无味。

（二）“通报”的写作技法

“通报”属于知照体公文。规定其适用于“表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况”，从实践来看，“通报”也是党政机关使用频率较高的一个文种。

“通报”的特征突出表现为在表达手法上重在叙述事实，寓理于事，以事明理。通过对社会实践中发生的正反两个方面事实的陈述，来对人们起到示范、指导、教育和警诫作用。“通报”的特性还表现在它的发布形式上，从其使用情况来看，有时是由发文机关直接进行表述，称为“直述式通报”，有时则由发文机关将下级机关的报告、通报、典型材料、简报、经验介绍等以“通报”名义加以批转，称为“转述式通报”。其中前者为单体行文，而后者是复体行文，或称“以文载文”，即将下级机关的来文作为附件，以“通报”为主件，表述一些发文机关的评价性意见。

1.通报”的结构与写法

直述式通报的标题是由“制文机关”（行政公文中省略）、“事由”与“文种”组成，如《关于××××公司连续发生多起安全事故情况的通报》；转述式通报的标题，应由“制文机关”（行政公文中省略）、“被转发的文件名称”及“文种”组成，如《转发国家安全生产监督管理总局关于×××××公司火灾事故的通报》，若被转发文件的文种系“通报”，则应省略自身使用的“通报”文种，避免“通报”重叠。

正文按通报内容的不同，写法也有所差别。一是表彰性通报，其正文基本上是由“情况”-“决定”-“希望”三个部分内容组成。所谓“情况”，即表彰的缘由，也就是“为什么要表彰”，在这个部分中采用概括的手法，介绍被表彰单位或个人的先进模范事迹，以此作为制发本通报的依据；所谓“决定”,即表彰的具体内容，如授予的荣誉称号等，这是正文的第二层内容；最后是提出希望与要求，既包括对被表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求，也包括对别人别单位向被表彰者学习的要求。二是批评性通报，开头先要概述事情的基本情况，亦即“问题”，然后对“问题”进行分析，探因求源，找出产生这一问题的具体因素，第三层内容是对“问题”的解决办法，即处理意见或情况，最后提出希望或要求。三是指导性通报，这种通报与指示性通知十分近似，开端首先是“提出问题”，然后对所提出问题进行多方面的分析，最后是解决问题的几点要求。

2.“通报”的写作要点提示

（1）要注意典型的真实性。由于发布通报的目的在于用典型事实对广大干部和群众进行引导、教育，既可以是正面典型，也可以是反面典型，因此写进通报中的内容必须是具有广泛代表性或者是反映当前社会上某种错误倾向、具有反面教育意义的人或事，以及能给人以启迪、警示作用的事件。同时，要特别注意其真实性，绝不可人为地拔高或贬损，否则就难以使人信服，从根本上损害通报的质量和效用。

（2）要向深处挖掘。通报的写作，特别是表彰性和批评性通报的写作，要在叙述事实的基础上作出进一步的分析和评价，挖掘事件或事故发生的根本原因和责任归属，以揭示问题的实质，概括出可借鉴的经验和应当汲取的教训，要注意触及事件的本质，切中要害，一针见血，否则无法起到以典型事例指导工作的目的。

（3）要明确直述与转述，在表达手法上有所侧重。直述式通报侧重于叙事，兼以必要的说明；转述式通报则侧重于议论，属评价性文字，应注意这种评价性文字不是对下级来文内容的简单重复，而是在此基础上的提炼与升华，要起到画龙点睛的作用以指导下级机关工作。

（4）要区别指示性通知与指导性通报。区分的关键在于弄清所依据的事实是某一方面的情况综合，还是刚刚发生的某一典型事例。虽然都是要提出解决问题的意见，均要求下级去办，但如属前者应用“指示性通知”，如系后者则可用“指导性通报”。

（三）“批复”与“批示”的写作技法

在公文中，“批复”与“批示”均是审批性的文种，即对上报的文件加注批语、作出批示。两者间也有一定的不同：一是法律地位不同，“批复”是党和国家行政机关公文处理办法明确规定的一个主要文种，属于“法定文种”，而“批示”则不是；二是审批文件的对象不同，“批复”是答复下级的“请示”而使用的文种，与“请示”是一上一下，一来一往，既对立又统一，缺一不可，而“批示”是针对下级报来的“工作总结”“工作计划”类（如计划、工作要点、方案、安排、规划、设想、纲要等）、“报告”类（如工作报告、情况报告、调查报告、检讨报告等）及各种简报、快报等文件，就其中的某一成功之点、问题之处所做的批语，对推动下级工作、解决问题具有启迪、参考、借鉴、警诫的作用；三是行文方式不同，“批复”的主送单位是行文“请示”的单位，如具有普遍意义，可将“批复”抄送其他下级一并周知，“批示”若具有普遍意义，可将原上报文件的单位与其他下级单位一并列为主送，不存在主送、抄送之分。

“批复”按其内容的不同，分为核准性批复、指示性批复、答复性批复。1.“批复”与“批示”的结构与写法

“批复”与“批示”的标题，在行政公文中由“事由”与“文种”组成，如《关于××风电项目前期工作的批复》《关于××公司增补党委委员的批复》。

“批复”“批示”的正文，一般比较简单，主要包括两个方面内容，一是“引语”，即

首段文字通常包括来文的“机关”“标题”与“发文字号”，如“《关于××公司××机组工程开工的请示》（××ׄ2011‟×号）收悉”等，引语之后，随即是一个过渡短语，如“经研究，批复如下”“现就××问题批复如下”等。二是“内容”，如内容较少可不分段，内容较多则要分段按层次表述。

2.“批复”与“批示”的写作要点提示

（1）针对性要强。“批复”“批示”都是针对下级上报的“请示”或“报告”等文件而制发的，因此内容必须与后者所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。在写“批复”时，首先要引“请示”的来文时间、标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然地联结在一起，然后根据所提请审批的事项，亮明观点和态度，作出同意或不同意的表示，凡属同意一般都不必再写理由。在写“批示”时，既要对“报告”表明态度，以示表扬推广、批评扼制、提请注意,又要根据需要或对问题有所补充、或进一步提出要求，要紧扣来文，言及其事。

（2）严格掌握行文对象。“批复”的行文对象是来文请示事项的单位。当“批复”的内容具有普遍指导意义拟抄送给其他下属单位时，也只是抄送给直属的下一级机关，一般不再扩大。“批示”的行文对象不像“批复”那么严格，它可以是直属的下一级，也可以是把所属的几级单位一并列入主送。

（3）灵活运用结构形式。根据“批复”“批示”内容的不同及文字的多少，采用不同的结构形式，但其内在结构必须是不仅提出了问题，而且要解决问题，甚至还夹有对问题的分析。

（4）坚持一文一事。无论是“批复”还是“批示”，都应坚持一文一事的原则，一份“批复”针对一份“请示”，一份“批示”针对一份“报告”。

（5）要正确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时必须使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公室代行时，由于它们之间属于平级关系，故通常用“函”代行“批复”来进行批复，如《关于××（事由）的复函》。

（四）“会议纪要”的写作技法

“会议纪要”是法定文种之一，适用于记载、传达会议的主要精神和议定事项。“会议纪要”是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达、统一认识、推动工作。

会议纪要在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的形式，类似通知，发给下级贯彻执行；也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上反映情况。

会议纪要由会议主持机关审定制发，要求内容详尽具体。会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。按照其内容和表达形式的不同，可分为“指示型会议纪要”与“通知型会议纪要”。

“指示型会议纪要”即就某一较大范围或重要的工作会议所整理的会议纪要。这类纪要，既有综合性的，也有专业、专题性的，既包含对党的方针、政策的具体贯彻意见，又有对某一重要工作或重大事项各种思想认识的统一，还有对今后工作的具体部署与安排。“通知型会议纪要”，即用来宣布会议决定事项的纪要。这类纪要大都是各类机关领导层集体开会决定问题后使用的传达会议决定事项的纪要，也叫办公会议纪要。

1.“会议纪要”的结构与写法

“通知型会议纪要”的标题由于具有特定的版式，所以一般不再另有标题。只有“指示型会议纪要”才会显示会议名称或中心内容的标题。“通知型会议纪要”如“×××公司1月份总经理办公会纪要”。“指示型会议纪要”如“×××关于××××工程开工专题会议纪要”。

“会议纪要”的正文一般分为三个部分：一是开头，又称前言。通知型会议纪要，由于大都有固定的排版格式（如会议名称、时间、地点、主持人、出席人员等），故比较简单。指示型会议纪要的前言，就相对复杂一些，如加入会议的中心议题以及会议的指导思想等。二是主体，有三种写法：按孤立的问题顺序，逐个问题地写，也可综合起来归纳成几个问题来写，也可以按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。三是结尾，一般是写会议提出的希望、号召等。

2.“会议纪要”的写作要点提示

（1）巧设布局，多彩多姿。除通知型的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式外（通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成），对指示型会议纪要，不论是综合性还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。综合性的会议纪要，由于内容涉及较为复杂，故在结构布局上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾，对当前工作形势的分析，对今后工作的打算等。专题性会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。

（2）明确宗旨，突出中心。一次工作会议，涉及的问题很多，在写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心。一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时也要注意吸收少数人的正确意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来。对有分歧的意见，除学术性研究会议纪要外，是不可写入纪要的。

（3）讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等，下发的会议纪要，则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。

要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见分类归纳、层级清晰；所谓理论化，就是要对会议讨论的意见尽量给予理论上的概括。

（4）实事求是，做好记录。会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，遇到需要增减的地方，要经参加会议的主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。

（5）行文方式，单复结合。通知型会议纪要，由于有固定的红色版式，所以他们大都是单体直接行文，且不加盖印章。指示型会议纪要，一般多是复体行文，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”做文件头，“会议纪要”作为附件随之运行。复体行文，党政机关应分别按照各自的公文处理法规的相关规定，使用标准的公文格式，如单体行文，行政机关应使用“会议纪要”的特定格式。

文章修改符号及其用法

秘书要掌握的文章修改符号：

1.删除号：

用来删除字、标点符号、词、短语及长句或段落。2.恢复号：

又称保留号，用于恢复被删除的文字或符号。如果恢复多个文字，最好每个要恢复的字下面标上恢复号。

3.对调号：

用于相临的字、词或短句调换位臵。4.改正号：

把错误的文字或符号更正为正确的。5.增添号：

在文字或句、段间增添新的文字或符号。6.重点号：

专用于赞美写得好的词、句。7.提示号：

专用于有问题的字、词、句、段，提示作者自行分析错误并改正。8.调遣号：

用于远距离调移字、标点符号、词、句、段。9.起段号：

把一段文字分成两段，表示另起一段。10.并段号：

把下段文字接在上文后，表示不应该分段。11.缩位号：

把一行的顶格文字缩两格，表示另起段，文字顺延后移。12.前移号：

文字前移或顶格。

1981年12月，我国发布了中华人民共和国专业校准GBI一81《校对符号及其用法》。该标准规定的符号共有22种，常用的有以下9种，修改文稿时也可以参照使用。

1.删除号：

删除号是删去字、词、句的符号。第一个符合用于删去句、段；第二个用于删去数字、词或标点符号。

2.调位号：

调位号是调整字、词、句次序的符号。第一个和第二个符号用于个别字或少数字的调位；第三个符号用于大段或隔行的调位，箭头插在移入位臵。

3.增补号：

增补号是增补字、词、句的符号，一般用在需要增补的字、词、句的上方。第一个符号用于增补个别字；第二个符号用于增补几个字；第三个符号用于增补较多的字数。

4.提行号：

提行号是另起一段的符号。把原来一段的文字分成两段；在需要分段的地方标示，竖线画在起段后的位臵上。

5.压行号：

压行号是降格缩行的符号，用于表示字行退后。

6.复原号：

复原号表示恢复已删文字的符号。第一符号标在需要复原的文字下方；第二符合用于复原大段文字，符号标在已删部位的四角。

7．离空号：## 离空号是表示空行、空格的符号。标在需要离空的位臵上，空一字距用#表示，空二字距用##算表示。

8.连续号：

连续号是把两处连接在一起的符号，用于需要连接的地方，箭头指向连接处。9．空行号：＞、< 空行号是表示空行或缩行的符号。第一符号用于需要空一行的两行之间，标在行的左端；第二个符号用于应联结的两行之间，也标在行的左端。