分公司印章管理规定

分公司印章管理规定（精选14篇）

分公司印章管理规定 第1篇

1.目的

印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，为维护公司权益避免风险，特制定本管理办法。

2.印章分类

2.1 分公司公章

凡以分公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等，加盖分公司公章。2.2 财务用章

2.2.1 财务专用章

用于以分公司名义开立银行账户的预留印鉴，以及进行资金行为的财务收支活动，编 制各类财务活动单据、报表等。

2.2.2 发票专用章 用于在发票上盖章。2.2.3负责人名章

分公司运营总监名章：用于以分公司负责人名义进行的财务收支活动，编制各类财务活动单据、报表，开立银行账户的预留印鉴，以及其他需加盖总经理名章的合同、协议法律文书等。

财务负责人名章：用于对分公司财务收支活动，以及编制各类财务活动单据、报表的监督、审核，开立银行账户的预留印鉴。

2.3合同专用章

用于属以分公司名义签署的各类合同以及协议。

3.印章刻制及领用

3.1 分公司负责人填写《刻章申请单》，经总经理批准后，交指定人员负责刻制。3.2 印章刻好后交总公司综合管理部。3.3 分公司负责人填写《印章领用申请单》，指定印章保管人，交总经理审批。3.4 运营总监审批后，印章保管人领取印章，并在《印章领用登记表》上签字。3.5 外地分公司在公司所在地刻制印章的，依然需要补齐上述手续。

4.印章的保管

4.1 分公司的公章、合同专用章、负责人名章，应存放于专用保险柜中并交由办公室主任保管，财务专用章交由财务部保管每次用印完毕，应随即入柜，不得随意放置，以防失窃或盗用；发现印章失窃或盗用，有关人员应立即向主管领导报告，并迅速采取措施追查。4.2 财务日常工作用章应有相关人员妥善保管，不得随意丢放。

5.印章使用

5.1 使用分公司公章、财务专用章、合同专用章若无正当理由，则印章管理人有权拒绝盖章。

5.2 印章管理人在盖章前，必须按以下程序进行审核：（1）经办人必须在登记本或其他登记材料上进行登记。

（2）合同编号填写在合同文件右上角，由盖章人员按照登记本上编号填写（3）经办人员必须在合同的相应位置签名及填上日期。

（4）确因工作需要，需携带印章外出的，需经运营总监审批后，待工作结束后，必须及时向公司汇报盖章的手续。

5.3财务部对公司的收据及发票进行审核并加盖收据章。

6.印章的作废和销毁

6.1印章的作废包括不适用作废、磨损作废、遗失作废等。

6.2 经确认作废的印章由使用部门提出销毁申请，经分公司运营总监审核批准后交总公司销毁。

分公司印章管理规定 第2篇

公司印章(包括印鉴章)是一个单位、组织在职权范围内进行公务活动、行使职权的重要标志。为加强公司公司印章的使用和管理，确保公司印章的正确使用，提高公司印章使用的严肃性、合法性，特制定本规定。

一、本公司的各类公司印章应指定专人保管。使用公司印章必须填写《公司印章使用申请表》，须经领导批准或授权后方可使用，任何人不得擅自使用公司印章。

二、凡本公司与财务有关的报表及相关材料可授权财务部经理审核批准后用章。

三、凡本公司职工需要单位盖章证明的一般性事项、单位介绍信，以及与人事有关的报表、材料，可授权人力资源部经理审核批准后用章。

四、凡本公司与经营有关的报表、合同、协议、证明及相关材料，可授权经营部经理审核批准后用章。

五、凡本公司其它行政类用章，可授权综合办公室经理审核批准后用章。

六、单位领导外出期间必须用章的重大事项，由综合办公室负责人请示领导后，经领导同意可代为用章，并做好用章登记工作。

七、公司印章原则上不得携带外出使用，特殊情况确需携带公司印章外出的，必须经公司领导批准，并由公司印章保管人一同前往（财务部用章暂时除外，但财务借章需财务相关负责人本人来借）。公司印章当天下班前必须归还，如有特殊情况当天不能归还的，需总经理批准。

八、公司印章一律不得用于填写不全或空白的介绍信、纸张、单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理批准，由综合办公室在登记表中注明用途，未使用的必须及时交回。

九、有印章使用审批权的人员必须严格控制印章使用范围，对印章的使用负有全部责任。

十、公司印章保管人应妥善保管印章，所有印章使用均需进行登记签字，印章保管人在盖章前需检查印章使用申请表是否有批准人签字以及事由与用章的一致性，严防被他人非法使用。

关于印章档案管理之管见 第3篇

关键词：印章档案,管理,建议

笔者主要负责文书档案和特殊载体类档案的管理。起初档案管理工作的重点一直放在文书档案方面, 对于印章档案的管理一直沿袭档案室成立之初的管理模式, 即把废旧回收的印章登记完毕, 草草扔到一个固定的纸盒里完事, 以至于某个废旧印章被重新启用的时候, 往往需要花费较长的时间才能找出, 浪费了大量的时间、精力。随着档案数量的日益增加, 2008年在领导的关心支持下档案室搬迁到了更广阔的环境, 硬件设置的配置, 促使笔者把印章档案的整理也提到了工作日程上。下面笔者以所在单位为例, 就印章档案的管理谈谈笔者的一些做法和建议:

一、废旧印章应当进行科学有效地管理

第一, 做到账、物相符。即指实体印章与登记簿一一对应。具体做法为:先把所有印章盖在几张空白的纸上, 上下左右预留一定的间隙, 然后对照登记薄给有实体印章的打“?”做个记号, 有封存日期的顺便记在预留的空白处, 这种做法为日后印章档案的数字化建设打下了良好的基础。

第二, 实体印章的清洗。回收后的实体印章交到档案室以后由于未对其进行任何的处理, 加上安全保管条件的不到位, 致使印章上面长了薄薄的一层霉菌, 笔者把所有的印章倒进加了洗洁精的温水里, 用刷子对每枚印章进行了细心的清理, 再把它们放在报纸上自然的阴干。

第三, 对印鉴进行重新登记。笔者根据空白纸上的印模, 有日期的按照时间的先后顺序登记, 暂时无法考证日期的也按照印模的顺序依次进行登记。印鉴管理情况登记表的表格样式如下:

第四, 对实体印章编号标识。印章档案属于特殊载体类目下实物档案的一种, 2008年整理时尚未列入分类类目, 也无印章档案整理的行业标准, 因此印章档案无法可依、无章可循。笔者依据煤炭部1994年下发的《煤炭工业企业档案分类规则》 (煤办字[1994]第110号) 编制了适合本单位实际情况的分类方案, 把印章档案从实物档案的下位类内单独列出, 特殊载体类根据需要增加了二级类目印章一项, 每枚实体印章具体编号, 印章档案编号排列方式如下:

第五, 录入计算机。把编好档号的印章档案按照顺序依次录入PDE档案管理系统的印章管理数据库。然后利用扫描仪把空白纸上的印模逐个进行扫描, 同时按照档号的顺序号给每枚印模编号, 这是为原文数据的挂接做好准备。登录档案管理系统, 打开特殊载体类的印章管理库, 按照档号实行原文挂接。

二、封存印章档案的利用

印章档案和其它档案一样具有历史凭证作用和重要的参考价值。封存的每一枚印章记录着一个组织机构从成立到撤销的演变历程, 也代表着一个组织机构一段历史的结束, 也表示其法律效力的终止。印章归档封存后, 按规定是不能重新启用的, 但在实际工作中, 往往因某些特殊原因需暂时或长期启用, 这就涉及到印章的重新启用问题。笔者就曾遇到过这种情况, 某职工办理户口, 表格填写失误作废, 要重新盖章, 但原机构名称已变, 印章业已封存, 无奈之下找到档案部门, 根据实际情况, 在请示相关职能部门领导批示后给予该职工补盖了印章, 使该职工的户口问题得以顺利解决。还有一次, 人力资源科长电话咨询某枚封存印章的样式, 说是有人拿着盖好章的单子来办理某项业务, 经办人感觉印章有问题, 但又不确定, 因此枚印章已废止, 随后请示相关领导后到档案部门比对印章, 确信假冒, 为单位挽回经济损失。

三、封存印章档案管理的几点建议

印章档案起步较晚, 我们公司总计有17家档案室, 把封存印章进行规范整理上架的也就二、三家, 毕竟小单位比较多, 再加上印章档案形成周期长、数量少, 有其自身的特殊性, 档案的管理比较偏重于文书档案、科技档案、会计档案等方面, 根据本单位实际情况, 笔者认为应做好以下几方面:

(一) 建立健全规范、合理、科学的印章档案管理制度

印章档案, 是印章从启用、使用管理到终止全过程产生的具有查考利用价值的档案材料, 因此行之有效的管理办法就是结合本单位实际情况制订相应的管理规范。对实体印章的收集、保管、鉴定等做出规定, 保证其的齐全完整, 让印章档案做到有章可循、有据可依, 使其在履行职能中更好地发挥作用。

(二) 做好印章档案的保管、保护工作

装盒入库上架保管的印章档案同其他档案保管条件相同, 适宜温度14—24℃, 相对湿度45%—60%, 做好防虫、防光、防盗、高温、高湿、防尘等“八防”工作, 定期对印章档案进行检查, 存放橱柜应保持整洁, 定期除尘, 发现问题后及时处理, 确保印章档案的完整与安全。

(三) 考证印章使用的起止时间

考证印章使用的起止时间, 才能够真实地反映单位机构的演变情况。具体方法主要有: (1) 查阅文书档案, 查阅机构形成、合并或撤销的文件, 确定印章的起止时间; (2) 查阅大事记、组织机构沿革等材料。由于所整理的这批印章都是历史积存下来的, 有些很难准确判定年代。

印章档案是一种有着特定的名称、特殊载体形态、有着特殊的形成规律和整理保管要求的专门档案, 具有历史凭证作用, 能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况, 应当集中统一管理, 以有效地维护印章档案的完整与安全, 最大限度地发挥其作用。

参考文献

[1]傅红峰.浅谈企业印章档案及其管理兰台世界, 2009 (9) .

[2]马仁杰.关于公文处理、印章与档案管理的若干问题[J].办公室业务2011 (2) .

公司印章法律问题研究 第4篇

摘要：公司印章是公司对内进行管理，对外为表示行为的重要象征物和代表物。本文提出公司印章的人格物法律属性，以此为基础重构公司印章纠纷解决方式，更好实现我国法律对公司人格利益的保护。

关键词：公司印章 人格物 公司人格利益

我国法律未明确规定公司印章的法律性质及其纠纷解决方式如何，理论上亦少有探讨。本文拟从人格物理论出发，探讨公司印章的人格物屬性和纠纷解决的理论基础。

首先，公司印章法律属性具有人格物特性。玛格丽特·简·拉丁于其《财产与人格》一文最早提出人格物的构件：1.人格物系人格的实体化2.人格物灭失的损失无法用市价补偿3.人格物具有强烈个人特征。 我国人格物规定见诸《精神损害赔偿解释》第四条，目的系维护自然人人格利益。但公司印章亦具人格物特性，可从物权法、公司法等规定分析得出。

其一，物权法角度看，公司印章的取得、消灭、变化与公司人格的取得、消灭、变化具有同一性，而且印章刻有的单位名称和备案制度使其具有强烈个人性特征，均与人格物的特征性相吻合。如2005年的《公司登记管理条例》第25条规定印章的注销与公司人格消灭有同一性；《企业法人登记管理条例》第21、22、32条规定，公司印章随着公司人格消灭被一同收缴毁灭；《企业破产法》第15条规定，破产程序中，必须由法定代表人或法院认可的人员持有印章，而非企业自行决定。其二从公司法角度看，盖章可代表公司主要对外经营行为：（1）盖章行为可以代表公司订立合同，如《合同法》第32条。（2）盖章行为可代表公司对外担保，如《担保法解释》第22条。（3）盖章行为可以代表公司为投资借贷，如《公司法》第32、129、156条。所以公司印章丢失、被他人冒用或者毁灭，易给公司带来较大的经济损失。这与人格物损毁灭失给当事人带来的损失巨大具有相似性。

其次，由于公司印章符合了一般人格物的特征，所以对相关印章纠纷也可做人格物理论解决。其一，印章所有权纠纷。司法实践中，普遍处理办法是在查明印章被未经授权的权利人持有后，判决占有人返还公司印章。但对谁为合法印章持有人尚有争议。笔者较为赞同：公司印章持有由公司股东依照程序作出决议。因公司印章具有人格物属性，内部人易利用印章损害公司人格利益，故不应随意将其归属于某一特定人员。较符合法人意思形成的解决方法是，由公司根据内部程序决议决定印章持有者。其二，印章侵权纠纷。按公司印章的人格物理论，对于公司印章的侵权实质侵害两个权益：印章的所有权和公司人格利益。前者可由返还原物请求权进行救济。但对后者，虽然我国法律中不承认对公司人格利益的特别保护，但这只是个政策考量的问题，故可考虑将1988年《企业法人登记管理条例》第127条规定的人民法院对不返还印章的债务人进行的罚款视为对公司人格利益受侵害后的惩罚。其三，印章外部效力纠纷，即印章对公司之外人是否发生效力，典型冲突在于印章与签字的效力之争，笔者赞同法定代表人的签名证明力高于印章的证明力。因为印章被他人盗印时，善意第三人无法从形式上去辨认公章的真伪。盖因印章作为人格物，具有与持有人人身相分离的、被他人占有的可能，印章被盗用乃公司身份被盗用，善意第三人从表面无从查证真实公章背后的身份盗用。相反，法定代表人签字被仿造时，第三人仍具辨认签字真实性之可能。故印章效力应减低。此于德国法和法国法中亦类似，德国法重视签名，认为书面形式的法律保护最弱，因满足书面形式要求最为容易法国法中，因之法定代表人的签名不易被盗用，而只认可法定代表人签名。故笔者认为，加盖印章的文书足以推定为公司的意思表示，且其推定的效力低于法定代表人签字的推定效力。

综上所述，我国应当建立完善作为人格物的公司印章法律制度，建议：（一）构建法人人格物的构成要件，诸如营业执照、印章、会计账簿和名册等均应视为法人人格物。（二）在返还公司证照的纠纷中，对于人格利益的侵害，可将1988年《企业法人登记管理条例》第127条人民法院罚款视为公司人格利益的经济补偿。（三）在印章被盗印而产生的表见代理行为纠纷中，法律应当明确规定印章的形式证明力可推定盖印的真实性，并增加对于滥用人格物而导致的财产损失之损害赔偿请求权。

参考文献：

[1]Radin， Margaret Jane： Property and Personhood ，Stanford Law Review， Vol. 34， Issue 5 （May 1982）， pp. 957-1016 34 Stan. L. Rev. 957 （1981-1982）

[2]杨国清诉马百祥等要求确认董事会决议无效案，载《中国审判案例要览（2007年商事审判案例卷）》，国家法官学院 中国人民大学法学院 编，人民法院出版社 中国人民大学出版社，第209页

[3][德]迪特尔·梅迪库斯：《德国民法总论》邵建东译，法律出版社2000年11月版，第251～264页

[4][日]松冈义正，《民事证据论》，张知本译 洪冬英勘校，中国政法大学2004年7月第一版第243～247页

公司印章管理规定 第5篇

一﹑公司印章

1﹑公司印章是公司对内对外行使权利的标志，是公司名称的法律体现。印章使用必须合法﹑可靠﹑严肃，维护公司的权益。2﹑公司印章由公司法人代表委托财务部专人保管。

3﹑公司的章程﹑合同﹑协议﹑所有涉及公司财产产权﹑财产抵押﹑担保﹑贷款﹑借款﹑法人代表委托书﹑法人代表证明书和其它证明材料等，未经公司法人代表审核签字，不得盖章。4﹑使用印章，应由使用人填写《用印申请表》，并经公司领导审核签字。

为方便工作，公司法人代表授权印章保管人审核一般性事务用章。

5﹑印章保管人须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认无误后，在《用印登记簿》上登记，然后用章。每次用印都必须登记。（在几份相同的文件资料上多次用印，只登记一次）。

6﹑未经公司法人代表同意，公司印章不得带出公司。7﹑不得在空白介绍信﹑便笺﹑空白纸上盖章。

8﹑合同﹑协议等重要文件有多页的，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

9﹑《用印申请表》﹑《用印登记簿》须妥善保管。二﹑部门印章

1﹑部门印章是部门行为的标志。使用范围为：报送公司的申请和报告﹑与其它部门的工作联系、本部门的内部文件。2﹑部门印章不得对外使用，严禁在合同﹑协议﹑借款﹑担保、证明材料等方面使用。

3﹑部门印章由部门负责人保管使用。三﹑专用印章

1、专用印章是代表公司行使某项职权的标志，使用人必须根据相关要求，高度负责地用好专用印章。

2、《证明书专用章》：在质量证明书上使用。开具质量证明书后，经主管总工程师审核无误后盖章，证明书专用章由主管总工程师保管使用。《质量证明书专用章》不得在其它方面使用。

3、《出门专用章》：在销售的产品和带出品﹑委外修理品出门证上使用。销售的产品﹑带出品，财务部在审核相关合同﹑协议﹑付款情况并确认无误后，在出门证上盖章。委外修理品，财务部在审核委外修理申请手续无误后，在出门证上盖章。《出门专用章》由财务部保管使用。《出门专用章》不得在其它方面使用。

4、出门证上无加盖出门专用章的一律不许放行。（在公司施工的外单位设备﹑工具﹑材料出门按现有规定执行）

四、责任

1、印章如有遗失，必须立即向公司领导报告，及时采取有关措施。

公司印章管理规定 第6篇

1、目的为保障公司权益，加强公司各类印章的管理，规范公司印章的保管、使用、遗失、废止等，特制定本规定。

2、范围

适用于江苏利士德化工有限公司（下称公司）及各部门的印章管理。

3、内容

3.1公司印章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、公司法人章、公司各部门章。

3.2公司公章由集团总裁办保管，1号合同章、法人章、财务专用章由集团财务部保管，2号合同章由公司财务部保管，部门章由分管副总保管。各单位应采取严格的保管措施，对印章的保管、使用负责，确保印章不丢失，不损坏，能够正常使用。

3.3必须加盖公章的有：

3.3.1以公司名义上报政府相关部门的年度计划、总结、请示、报告等文件或报表。

3.3.2对外签订的非合同类经济往来文件等。

3.3.3必须使用公司公章的其他文书、函件和证明材料等。

3.4使用公司公章，必须由总经理或相关管理副总同意，经行政管理部办公室审核后由行政管理部办公室统一至集团总裁办盖章。

3.5除财务部处理日常财务业务外，各部门需使用财务专用章、法人章的，必须由总经理或相关副总签字同意，经财务部审核后由财务部统一至集团财务部盖章。

3.6公司项目建设涉及的合同、除原料采购外的所有采购合同签署一律使用1号合同专用章，原料采购和销售合同、协议的签署一律使用2号合同专用章，原则上不得以公章代替合同专用章。如因业务需要、时间紧急，需以2号合同专用章替代1号合同专用章时，必须经总经理逐笔书面审核同意，相关手续资料由经办人及时办理，财务部对此负有监督审核责任。

3.7非经总经理书面批准同意，任何人不得带公章、合同专用章外出。外带公司印章的，必须妥善保管，并于当日归还，确需跨日归还的需事先说明情况。

3.8对不符合用章规定的申请，印章保管部门有权不予用章。如有争议，由总经理裁决。

3.9公司各部门章均具有行政意义，各分管副总对加盖部门章的有关文件的正确性、有效性、责任性负全责。

3.10印章的损毁、遗失、废止处理

3.10.1如2号合同专用章受到损毁、遗失，公司财务部应立即向集团财务部报告，并说明原因。

3.10.2如部门章受到损毁、遗失，相关副总应立即向行政管理部办公室报告，并说明原因。

3.10.3当公司名称变更或组织机构变动时，原相关印章即废止。对各类废止的印章，均应上交。

3.11印章的效力

公司印章管理规定 第7篇

（2）凡因业务需要使用部门章时，使用人须填具《印鉴使用申请单》，由部门主管和印鉴

管理人审查核准，监控使用。

（3）凡因业务需要使用公章的部门（财务部除外），使用人须填具《印鉴使用申请单》，由

财务部印鉴管理人审查核准，监控使用。

（4）未经部门主管、印鉴管理人核准而擅自使用印鉴，或实际使用的印鉴内容与所申请使

用的内容不符者，一经查觉，除依公司相关规定惩处外，情节重大者，移送司法机关 查办。

（5）各部门的《印鉴使用申请单》须依使用先后顺序编号列册，连同《印鉴使用登记簿》

定期存档，以备查核。

4、印鉴的保管：

（1）各部门印鉴保管人应随时注意印鉴的保养工作。

（2）印鉴应放置固定安全处，不得随意放置。

（3）印鉴保管人请假/出差期间，应将印鉴交予相关代理人进行保管。

5、印鉴的报废：

（1）保管不善，印鉴遗失时；

（2）使用次数过多而损毁时；

（3）字迹不明或脱落时；

（4）因业务或工作需要更换新章时。

浅析如何做好办公室印章管理 第8篇

一、办公室印章管理中存在的问题

(一) 管章人员成分复杂。

一般在办公室行政管理的过程中都会指定专门的印章管理人员, 但是印章管理人员得成分都比较复杂, 例如, 有的是指定办公室主任对印章进行管理, 有的是指定文秘工作人员管理, 在这种情况下, 容易造成印章管理的混乱。

(二) 思想认识不到位。

如果不能对印章管理的重要性形成一种思想上的认知, 就会容易造成行政管理方面的缺失和混乱, 例如, 很多人认为加盖印章只是一种形式, 只要领导授权, 有没有印章都无所谓, 还有很多人认为各管理层之间的关系, 比加盖印章更具有实际意义, 所以导致很多行政管理工作中的印章管理流于形式, 失去了本身的意义和价值。

(三) 印章使用不规范。

如果行政管理机制发生变化, 大部分情况下需要有新的印章, 并且及时销毁旧的印章, 但是很多部门没有及时销毁旧印章, 甚至有些部门新旧并用, 导致印章使用混乱。再如, 很多部门人员在空白的纸上盖章, 以备不时之需, 这种行为严重损害了行政管理的利益。

(四) 印章保管不严格。

作废的印章应该及时收回, 防止造成严重法律纠纷。但是很多部门对印章的管理松懈, 随意摆放。对办公室管理埋下了安全隐患。

二、强化办公室印章管理的主要措施

(一) 严格印章的制发、启用、废止。

一是新成立单位的印章, 由新单位根据需要, 提出印章制发申请, 经上级印章归口管理部门办公室核准后送交指定承制点刻制, 并注册登记, 留存印章式样, 发文启用。二是单位名称变更或印章磨损, 需刻制新印章的, 由单位提出书面申请, 上级印章归口管理部门办公室核准后送交指定承制点刻制, 待新印章刻制完成交付时, 交回原印章, 由上级印章归口管理部门办公室进行缴销登记并发文启用新印章。三是印章未经正式启用, 不得使用。

(二) 建立印章专人保管和安全存放制度。

印章的保管是办公室印章管理的最重要环节, 所以要选用具有强烈责任感的管理人员对印章实施管理。其次, 印章的存放最重要的是保证印章的安全性, 存放的位置要上锁, 不能拿出办公室使用。如果有特殊情况需要将印章带出办公室, 印章管理者必须保证始终将印章带在身上, 防止印章丢失或者滥用。如果要保证以上措施能够有效的实施, 就必须建立印章专人保管和安全存放制度, 落实印章管理的责任, 这样才能促使印章得到严谨、规范化管理。

(三) 建立印章专用登记、审批制度。

第一, 日常行政管理工作过程中需要盖印章, 必须填写印章使用申请表, 同时做好印章使用登记记录, 便于归档查阅。第二, 很多时候需要在组织机构代码证、营业执照等复印件上加盖印章, 在这种情况下需要在复印件上注明用途, 日期等才能使用。第三, 如果需要对文件资料加盖印章, 则需要对文件的格式有具体的要求, 一般文件格式是以公文为参考, 如果文件资料的格式不符合要求则要及时的退回并修改, 才能加盖印章。第四, 印章管理人员需要严格遵守印章管理的专项原则, 在具体工作的过程中要学会区分不同的工作情况, 以专项原则作为印章使用的把关程序。第五, 在日常印章管理中需要对相关部门的业务进行熟悉, 准确判断申请加盖印章的文件是否符合用印的条件。对于不符合加印条件的申请, 不能假公济私, 应该退回。尤其是在空白纸上盖章现象, 印章管理人员应该严格规范自己的工作行为, 拒绝这种违规的要求。

(四) 强化印章管理的法律意识。

在办公室行政管理中, 印章的管理直接涉及到法律法规、风险防控, 并且直接关系到单位的社会形象。所以印章必须以单位的名义的公务活动中才能使用, 并且在印章管理的过程中, 要强化管理人员的法律意识和风险意识, 降低印章使用风险。

三、结束语

综上所述, 在办公室管理工作中, 加盖印章是一种法律性的保障, 否则所有的文件就会失去法律效力, 所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人员的高度重视, 制定规范的印章专用管理流程, 建立印章专人管理和安全存放制度和印章专用登记、审核审批制度, 强化印章管理的法律意识, 提高单位、机关、部门的抗风险能力, 保证自身的合法权益不受侵犯。

摘要：印章具有一定要的法定义务和法律责任, 公文材料如果加盖印章就会立即具有法定的效力。尤其在行政事务工作中, 加盖印章是一种法律性的保障, 否则文件就会失去法定效力。所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人员的高度重视, 确保印章的合理利用。本文主要通过分析办公室印章管理中存在的问题, 探讨强化办公室印章管理的主要措施。

关键词：办公室印章,管理问题,管理措施

参考文献

[1]章玉龙.基于工作流的公司印章管理系统的研究与实现[D].安徽大学, 2012.

[2]雷玉文.加强印章管理规范化及对策分析[J].管理观察, 2015 (06) :174-175.

谈高校印章档案管理 第9篇

【关键词】高校；印章档案；管理

一、印章档案的收集

1.收集印章档案应及时。印章是机关、企事业单位行使职权、进行各种公务活动及对外联络的标记和凭证。有了印章这个标志，各种文件、介绍信、合同、报表等文书才具有法律效力，才能被人们所承认和执行。因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、废止，应尽快交由档案部门封存管理。

2.收集印章档案应确保齐全、完整、真实。印章档案能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况，具有重要的历史凭证作用和参考价值。对高校来说，一枚枚印章，是学校各个不同时期的烙印。每一枚印章档案都无可辩驳地证明学校的一段历史，学校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映学校发展历程的全貌。另外，据说社会上一些不法分子利用计算机扫描等高科技手段能按照印章所盖的印迹制作出真假难辨的印章。所以，我们在收集印章档案时一定要确保其真实性。

3.收集印章档案应履行严格的交接手续。档案部门可根据自己学校实际，制定相应的废止印章收集登记表，主要内容应包括印模图样、材质、启用日期、废止日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交日期等条项。印章废止单位填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交给学校档案部门封存管理。由于废止印章大小不同，材质不一，破损程度、保存价值也良莠不齐，档案部门在接收时可作适当鉴定。

二、印章档案的整理

总体来说，印章档案整理应遵循利于管理、便于利用的原则，在印章的形成规律基础上，保持其历史原貌和有机联系，集中进行整理分类。需要注意的一点就是印章档案的全宗处理。印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗，也就是说馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。其整理步骤如下：

1.清洗、临时编号。将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。刷洗干净的印章放在通风处晾干。清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。将晾干后的印章贴上临时标签，标签进行流水编号，按编号顺序若干枚为一组集中存放。

2.制作卡片。按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模，对印模编制与印章相同的临时流水编号，预留出档号与考证内容。

3.鉴定考证、划分保管期限。通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材，比较印章式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，填写卡片上的考证内容。

4.分类排序。一般可根据印章档案的历史时期、印章属性、机构类型等特征组织分类。高校印章档案可按三级类目来分，一级类目：建国前印章代号为1，建国后印章代号为2；二级类目：机构印章代号为1，个人印章代号为2；三级类目：党委印章代号为1，行政印章代号为2，钢印代号为3，团委印章代号为4等等。分类号使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制，间隔符“.”用以区分分类层次。如建国后党政印章的分类号应为2.1.1。印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排列。

5.分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。盒内印章一般按从左至右、从上至下的顺序排放。装盒后要编制备考表，如实填写本盒印章情况说明、整理人、整理时间等事项。备考表平放在盒内印章上面。

6.制作印模。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。盖制后的印模可经过扫描数字化处理后再用计算机编辑。对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。放在盒内的印模单应放在备考表的上面，其中每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

7.编制档号。印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。档号由印章档案代号、保管期限代号、分类号和枚号组成。印章档案代号：字母“YZ”代表“印章档案”，保管期限代号；字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期；分类号在第四步已阐述，枚号即阿拉伯数字流水编号。如学校印章档案保管期限为永久的建国后党委第一枚印章的档号为：YZ-YJ-2.1.1-1.制作档号时，去掉印章上的临时标签，在印章执柄或外侧贴上写有档号的新标签，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。

8.编制检索工具。印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。依据印章档案的档号排列顺序组织条目，通过将卡片上相关信息过录到目录上的方式，编制手工印章档案保管目录，主要设置档号、印文（边款）、使用起止时间、印材、备注等条项，根据保管期限的不同，分别打印后装订成册。机检检索工具除应有与纸质保管目录同版本的电子目录外，还要有扫描、编辑后的电子印模图形。

9.编制整理说明。每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量，介绍印章的内容、价值和完整情况，说明印章档案的整理时间、整理人员和其他事项。整理说明可与印章档案保管目录等手工检索工具裝订在一起。

三、印章档案的利用

印章档案是档案的有机组成部分，即是档案，就会有一个提供利用的问题。在实际工作中，由于多种历史原因和工作需要，部分印章档案需要重新启用。但是鉴于印章的特殊功能，为防盗用、冒用、误用，印章档案的利用要严格控制。

1.制定严格的印章档案利用审批制度。提供印章档案利用时，应查验利用者有效证件，仔细询问利用事由，请利用者填写印章档案利用审批表，主要内容应包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，做好印章档案的利用登记和利用效果登记。档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。

2.为便于查找利用，档案部门除编制相应的纸质印模检索工具外，还应对印模采用计算机扫描、存储等数字化处理，形成系统的电子检索目录，以进一步提高利用效率。

总之，印章档案以其独有的特殊载体出现，见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。高校要进一步加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集和管理工作，使印章档案的管理更加制度化、规范化、科学化。

参考文献：

[1]刘加威.高校印章档案管理的若干思考[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（22）.

[2]康云霞，许院院，程媛.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界，2008（9）.

[3]封小平.谈谈印章档案的整理[J].浙江档案，2010（4）.

分公司印章管理制度 第10篇

为规范分公司公章的严格管理和使用，严肃公章使用制度，避免出现公章违规使用导致的法律后果，结合总公司规章制度和要求，特制定分公司公章管理制度：

一、为便于经营相关业务需要，分公司制作印章，必须由分公司负责人向总公司提出书面申请，经总公司负责人批准后方可配备印章。分公司负责人须向总公司签定用章承诺书，保证不违规用章，并承诺应承担的相应法律责任。

二、分公司的印章（含分公司负责管理的项目部印章）由总公司按相关要求统一刻制，分公司行政章制作公安备案编码章，项目章根据字数多少结合项目要求，制作不同形状、不同材质的项目章，总公司档案室备案留存印模后由分公司负责人办理印章领取手续，并负责保管，保管人向总公司签定印章保管承诺书，承诺保管人应承担的相应责任。

分公司所管理的项目章，只能用于与相关监理项目或代建项目相关的技术资料、工程进度、现场管理、质量验收等方面工作专用，由（项目经理部或项目负责人）代表本公司全面负责，项目完工竣工验收后项目章交回总公司档案室保管，并登记造册。

三、分公司执有的总公司印章，只能用于经总公司审核批准的投标文件、经济合同、工程技术报告等使用。

四、下述情形严禁使用分公司公章：

1、承包人私自签定的工程材料供应合同、协议；

2、承包人私自签定的机械设备租赁合同；

3、承包人私自签定的工人工资支付协议；

4、其他违背国家法规和总公司相关规定、未经总公司允许的事由或文件。

五、分公司执有的总公司印章应独立建立用章登记制度和用章登记本，用章登记本由印章保管人保管，保管人作为盖章负责人。文件需盖章时，由用章人在用章登记本上明确用章事由、用章人、盖章时间等内容，盖章人向分公司负责人确认总公司对拟盖章的文件资料是否已获得总公司审核批准，未经总公司审核批准的文件资料禁止盖章。经总公司审核批准的文件资料，经分公司负责人签字确认后，盖章人可以盖章，并在盖章人一栏签名。总公司应对分公司使用总公司印章情况进行核实，并同步做好用章记录备查。

六、分公司项目部文件需总公司盖章时，由项目部写明申请并登记，分公司负责人批准后按总公司用意程序办理。用章登记本必须明确用章事由、用章申请人、批准人（分公司负责人）七、一切与分公司业务无关的、属承包人个人行为的事由或文件，若擅自私盖分公司公章，由当事人承担所有的法律责任。总公司因业务需要使用分公司执有的印章时，分公司应予同意，并按本制度要求建立用章登记备查。

八、严禁分公司擅自雕刻和违规使用公章，违者，由总公司视情节轻重进行经济处罚或撤销分公司负责人的承包权，触犯法律的，移交司法机关追究法律责任。

九、分公司经营承包期满或撤销时，由管理员将公章和用章登记本到总公司公章领用部门办理移交手续。

本制度自

公司印章、资料管理规定! 第11篇

(草稿)为进一步规范管理公司的各类印章、资料，正确使用公司的各类印章、资料，保证其严肃性，保密性，安全性，现对公司印章的使用、资料的的提供，作如下规定：

1、公司印章的名称：公司：公司公章；法人章；注释章；公司财务室：财务室章、财务专用章、发票专用章、销售专用章、现金收乞章；公司采购部：采购部章、合同专用章；储运部：储运部章、收货专用章、出库复核专用章；公司销售部：销售部章，质管部：质管部章；办公室：办公室章。

2、公司印章责任人：

公司公章；法人章；注释章、质管章。管理责任人。XXX； 财务室章、财务专用章、发票专用章。管理责任人：宋XX； 销售专用章、现金收乞章。管理责任人：张XX。

公司采购部：采购部章、合同专用章；管理责任人：谭XX。

储运部章、收货专用章、出库复核专用章；管理责任人：刘XX、沈XX

3、公司印章的使用范围：公司在经营活动中，因代表公司或公司部门的企业行政行为、公司行为或公司部门行为。

3、公司印章使用规定：

3.1公司公章，一律上交办公室保管，统一使用。

3.1.1凡属公司行为使用公章，使用时登记在册，注明公章使用时间、使用原因、主办人，使用人签名认可。

3.1.2凡属业务范围以外的情况，不得使用公司公章。

3.2公司部门管理的公司印章，由相应责任管理人妥善管理，各责任管理印章人员要严把所管印章的使用正确性、合理性、安全性，杜绝部门印章使用不妥而造成的安全隐患。

3.3公司合同章的使用规定：

3.3.1.公司合同使用章只能使用在公司的业务合同上，非公司的业务合同概不使用。

3.3.2.公司合同章使用时，业务合同必应有采购部经理或公司总经理或业务副总管理审核签名，才能使用合同章。

3.4公司收货章的使用规定：

3.4.1.收货后，需要在供货方随货同行单上使用收货章，需检查是否有收货员的签名，有收货员签字的方可才能签章。

3.5.销售专用章的使用规定：

销售专用章只能在本企业的销售出库复核单上签章，销售专用章不得随意交与他人，管理此章人盖章。若因工作外出，交与另人代管并有登记在册。

3.6、现金收乞章的使用规定：

现金收乞章凭企业销售票据收了现金后方可盖章。现金收乞章不得随意交与他人，管理此章人盖章。若因工作外出，交与另人代管并有登记在册。

4.公司提供资料的管理规定：

4.1公司正常往来单位要求索要公司合法符合药品经营活动相关法律法规规定的公司资质，由质管部负责正确提供。

4.2非公司正常往来单位要求索要公司合法符合药品经营活动相关法律法规规定的公司资质，由质管部负责正确提供并一份加2元成本费，质管部凭索资质人在出纳开具收款凭证发放资质。

公司印章使用管理规定 第12篇

一、适用范围

公司公章、财务章、服务处印章、各类业务印章、签字印章及其他内部印章等。

二、印章的刻制

根据工作的需要，若需刻制或更新各种印章，主办部门或管理处应向公司行政人事部提交《刻制、销毁印章申请表》，经行政经理审核、总经理批准，由行政部负责刻制并登记备案后方能交由付使用。任何个人、部门未按上述程序并获得批准者，不得擅自刻制公司的任何印章。

三、印章的保管

（一）公司印章、法人章由公司行政部保管，分公司、服务处印章由分公司、服务处指定专人保管，并在行政部登记备案。公司、分公司财务章由公司财务总监保管；其它各类业务章由行政部指定相关人员保管，并在行政部登记备案，如更换保管人，需及时进行重新报备。

（二）若印章丢失，须立即向行政部递交情况报告，并及时告知有关单位“终止该印章使用”的通知，必要时在有关报刊刊登遗失作废声明。

（三）不得随便将存放印章处的钥匙交给他人代开代取。如因保管人失职造成印章盗用，由保管人负责。

四、印章的使用

（一）凡以公司名义发放的公文报总经理批准后方可加盖公司公章；各职能部门、分公司、管理处禁止对外发送公文。使用公章者须在《介绍信、公章使用申请登记表》，上登记使用用途、本人签名确认、经总经理（主管领导）审批同意。

（二）公司不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理（副总经理）签字同意后方可开出。持空白介绍信外出办事归来须向公司汇报其介绍信用途，未使用者须交回。盖章文件必须留档，以备查询。盖章后出现的意外情况视具体严重程度追究相关经手人责任。

（三）如需携章外出，必须经公司规定签字权的领导签字同意后，由印章保管部门派人或保管印章人员携章陪同前往。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。

（四）印章保管员应将《介绍信、公章使用申请登记表》保存好，每年年底交相关行政部门汇总存档。

五、印章的回收和销毁各种印章若需进行名称的更改或发生损坏，由相关负责人向公司行政部提交《刻制、销毁印章申请单》，由行政部经理鉴定无误后，将原印章回收或销毁。

六、违纪处理

分公司印章管理规定 第13篇

一、高等学校印章管理的制度规范与使用程序

(一) 印章的刻制、启用与销毁。

学校党委、行政印章的刻制由上级教育主管部门批准, 凭成立文件和上级主管部门介绍信, 在公安机关办理刻章登记备案手续后刻制印章。校内党务系统印章的刻制, 持该党组织成立的文件和上级党组织介绍信。在公安机关办理刻章登记备案手续后刻制印章。

学校各处级单位因新设、更名、合并等情形须刻制行政印章的, 持单位成立的文件、学校人事部门开具的介绍信, 到上级教育主管部门开具刻章介绍信。凭上级教育主管部门刻章介绍信及公安机关要求备案的相关材料, 在公安机关办理刻章登记备案手续后刻制印章。因印章磨损、印章样式改变须刻制新行政印章的, 须向学校印章主管部门提出刻制印章的申请, 经印章主管部门负责人审批后, 持公安机关要求备案的相关材料及原印章, 在公安机关办理刻章登记备案手续后刻制印章。

各单位印章应由学校印章主管部门保留印模备案并行文公布启用后方可使用。印章启用内容包括启用印章的文件依据, 启用印章的名称、时间、印模等。启用新印章的同时, 声明旧印章作废。

因各单位名称变更、机构撤并等原因停用的印章, 须将旧章登记造册, 注明废止日期, 交档案主管部门归档。

(二) 印章使用的范围与程序。

学校各级各类印章是学校及各单位在职权范围内进行公务活动、依法行使职权的重要标志, 各单位根据工作需要和职权范围使用印章。

以学校党委、行政名义发出的公文, 按照学校公文处理规定审批用印。

各类合同、协议、意向书、备忘录、鉴定结论书等法律文书, 须经单位负责人审核文书内容, 学校法律顾问审核法律条款并报分管校领导审批用印。法律文书涉及重大问题的, 须报党委常委会或校长办公会讨论通过后方可用印。

以学校名义颁发的毕业证、学位证、结业证, 须凭校学位评定委员会审查通过的毕业生名册、结业生名册和学位授予名册, 分别由研究生主管部门和教务主管部门专人负责用印;学生证须经教务部门审核无误后, 由该部门专人负责用印;工作证、退休证、专业技术职务聘书、继续教育登记手册等, 须经人事部门审核无误后, 由该部门专人负责用印;毕业证明书、学位证明书、结业证明书须经校档案主管部门审核无误后, 由该部门专人负责用印。

以学校名义出具的政治审查、党员证明材料、推荐表等各类党务材料, 教学、科研、人事、财务、基建、国有资产、综合统计等各类报表、申报材料, 各类奖状、荣誉证书等材料, 须经主管部门审核, 报分管校领导审批同意后方可用印。

对于一些经常发生的同类用章事项, 分管校领导可授权该部门负责人审批, 印章管理人员须查看校领导亲笔手签授权书后方可用印。各部门也可将年度常规性用印项目造册, 经部门负责人审核, 报分管校领导审批, 经学校印章主管部门备案后用印。

教职员工和在校学生因公出国 (境) , 须持有关文件, 由党委组织部和学校外事部门按规定办理;因私出国 (境) , 由所在单位出具证明, 单位负责人签字, 在校学生经教务主管部门审核, 教职员工经人事部门审核, 报分管校领导审批后, 方可用印。

经学校党委常委会或者校长办公会审议决定的事项, 需要用印的, 按照相关会议精神用印。

凡涉及到学校重大利益, 对学校发展有影响的其他特殊情况, 须经校党政主要负责人审批后, 方可用印。

(三) 严禁使用印章的情形。

1.未经主管领导审阅或签发批准的文件、材料;2.内容有误或批准权限不当的文件、材料;3.涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料;4.与本校工作、业务无关的文件、材料;5.空白介绍信、空白证件、空白奖状等空白文书。

(四) 印章的保管纪律与责任追究。

学校党委印章、行政印章、学校钢印、学校党委办公室印章、学校校长办公室印章, 由学校印章主管部门统一管理, 该部门指定专人按规定保管和使用, 严格用印手续。

印章原则上不得带离存放地点。校级印章如因特殊情况需在学校印章主管部门工作地点以外使用, 须由用印单位提出书面申请, 报主管校领导批准后, 方可带离印章存放地点, 印章管理人员应在用印现场监章。

印章管理人员要坚持原则, 严格照章用印。做到遵纪守法, 不徇私情, 秉公办事, 尽职尽责。用印前必须审核用印内容, 检查审批手续, 发现用印内容不符合制度要求、审批手续不全、批准权限不当等情形的, 应拒绝用印。使用学校印章应严格履行登记手续。所有用印材料, 均应保留领导签批的原稿或复印件存档备查。

印章存放地点要求安全保险, 谨防丢失和盗用。若印章丢失应及时向学校、上级主管部门及所属地公安机关报告, 及时登报声明作废, 刻制新印章按学校印章管理规定重新申请。

凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者, 将追究保管者和单位负责人的责任。凡因非法、越权使用本单位印章给学校造成声誉毁损、经济损失和法律纠纷的, 学校有权视其情节轻重依法对该单位主要责任人和直接责任人员追究行政责任、经济责任直至法律责任。

二、高等学校印章管理的法律风险与责任承担

(一) 高校印章的法律价值。

首先, 高校印章是学校法律人格的物化象征。高校作为具有独立法律人格的主体, 其所设机构、场所、人员等均无一能充任统领全局的表征物, 学校印章却是高等学校法律人格最全面最抽象的概括, 使其独立人格得以完整。

其次, 印章的作用与物权的公示制度有异曲同工之妙, 免去了相对人的调查成本, 有利于保证高校作为法律主体的资信。以学校印章作为高校意思表示的证明, 是因为印章在外观上较易识别, 真伪亦可通过备案机关进行查询, 相对人可以依赖学校印章在备案机关的公示与高等学校进行业务往来交涉, 从而保证各项业务得以安全快速完成。

再次, 学校印章与法定代表人签章同时使用以做出学校的意思表示, 可以产生相互制约的效果, 防止法定代表人滥用其法律地位做出有损于高校的意思表示。同时采用学校印章与法定代表人手签章协同使用可以对法定代表人的行为产生制约, 这也是中国古代官印制度中官职印向官司印转变的根本动因。

最后, 高校印章在使用上所带来的种种便利, 比如骑缝章在经济类合同中的广泛使用, 是既简便又有效的防止文书被抽换作伪的方式, 比西方国家通行的由签字人在文件的每一页上签署自己名字的首字母以防止文件被抽换作伪的做法更好。

(二) 高校印章的对外效力和证据价值。

印章是学校权力的象征, 其所负载文书亦可作为呈堂证供, 因此高校印章必然受到法律和学校制度的双重约束。为提高印章管理质量, 印章管理者应当严格执行印章管理制度并且适当学习一些相关法律知识, 以法律视角审视用印、监督管理、防止出现纰漏。

高校印章具有高校代表权的象征效力:高校代表权是指高校相关职能部门或下属单位以学校的名义对外代表学校为意思表示, 并使该意思表示导致的法律效果直接归属于本校的权限。各类法律文件上加盖学校印章的行为表明学校代表人签署该文件的行为是其行使代表权的行为, 高校作为文件签署方, 该文件对学校具有约束力。

高校印章具有学校意思表示的象征效力:高校意思表示是指高等学校作为独立法人在其权利能力和行为能力范围所作的整体部署和管理决策以及其他决定, 高等学校意思表示对学校具有法律效力。高校意思表示表明存在相对人并且其结果会在学校和相对人之间创设新的法律关系, 产生新的法律后果。高校意思表示最明显、最确定的象征性体现是学校法定代表人签字与学校印章, 高校印章在文件上的使用即表明文件所载内容是学校真实意思表示, 文件内容对学校具有效力并愿受其约束。

高校印章具有学校代表权和代理权的表见效力:如果行为人持有学校的印章或合同专用章, 或持有高校开具的介绍信或已盖有学校印章的空白合同书, 可以被认定为获得学校委托代理权的代理人。对于表见代理的法律后果, 我国《合同法》第四十九条规定:“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同, 相对人有理由相信行为人有代理权的, 该代理行为有效”。

(三) 高校印章被侵害的法律救济方式。

无论是法定代表人还是其他人非法侵占高校印章证照等资信证明的, 从民事责任上讲, 应向学校返还印章, 若其非法侵占行为给高等学校造成任何损失的, 还应该承担损害赔偿责任。从刑事责任上讲, 刑法将职务侵占罪的犯罪客体直接规定为数额较大的财物, 因此侵占高校印章行为本身并不构成刑事犯罪, 但若据此职务便利谋取了非法利益则可以构成职务侵占罪。我国刑法对于印章犯罪规定最明确的罪名是“伪造公司、企业、事业单位、人民团体印章罪”, 该罪对擅自刻制或者仿制高校印章, 扰乱公共秩序的行为进行约制。2001年7月3日, 最高法、最高检出台司法解释———《关于办理伪造、贩卖伪造的高等院校学历、学位证明刑事案件如何适用法律问题的解释》规定:“对于伪造高等院校印章制作学历、学位证明的行为, 应当依照刑法第二百八十条第二款的规定, 以伪造事业单位印章罪定罪处罚。明知是伪造高等院校印章制作的学历、学位证明而贩卖的, 以伪造事业单位印章罪的共犯论处”。

三、高等学校印章在实务操作中的法律建议

(一) 关于加强高校印章管理制度化建设的建议。

目前高校中由印章管理不当引发的法律纠纷日益增加, 制定并完善相关校内规范性文件进行明确约制具有必要性和紧迫性。建议一方面由上级教育主管部门颁布示范性文件, 确保高校系统印章管理的统一性和有效性。另一方面由各高校自主创新, 对其他行业领域的公章使用制度建设和管理流程进行有借鉴性地学习, 从而制定出适用本校、具有实际指导意义的印章管理文件, 由专职机构对印章保管进行归口负责, 这样可以在校内规章层面确立高校印章管理的强制性要求。

(二) 关于强化高校印章规范性管理程序的建议。

首先, 各高等学校将印章管理规定的管理使用程序明确为该校的强制性规定, 设置行政监督机制, 这样有利于高校真正重视印章的管理、有利于印章的安全监管落到实处。其次, 在校内印章管理工作流程中, 规定高校下设各单位的印章管理制度应该在学校法务部门备案, 并留存印模备查, 这样可以对各级各类印章的管理状况进行实时监控。最后, 高校章程作为高等学校一切行为活动的“宪法”, 应该在章程中将学校印章规范管理纳入专职机关的职责范围, 该机关对印章进行管理时明确印章使用的审批权限及重大事项报请审议的前置程序, 并且规定相应的责任承担。

分公司印章管理规定 第14篇

【摘 要】本文概述了水利施工企业印章使用状况，分析了水利施工企业印章管理面临的问题和诉讼风险，从印章管理立法和单位管理两方面分别提出建议：提高印章管理立法层次，严刑峻法威慑印章违法行为；法律背书印章信用；技术确保印章防伪；施工企业内部加强印章管理、印章刻制、使用等意识。

【关键词】印章管理；诉讼风险；建议

0.前言

随着承揽业务的扩展，水利工程施工企业使用印章的次数愈加密集，若稍有不慎，就会引起诉讼风险的发生，例如比较容易产生表见代理、连带责任等等的法律后果，为此，我们必须加强公司印章的管理，制订严格的规则制度，采取各种有效措施去防范诉讼风险的发生。

1.水利施工企业印章使用状况

1.1印章使用密集，种类繁多

除了党委、工会、纪委、团委、董事会、监事会等组织机构印章外，对外经济交往中使用的主要有公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、法定代表人姓名章、分支机构（临时机构）印章等，各类印章少则几百枚，多则上千枚。施工项目规模大、周期长，招投标活动频繁，项目地域分布广、涉及主体多、环節多，印章使用频率高、损耗大、刻制成本高。

1.2公章使用应接不暇

企业只能拥有一枚公章，项目承揽、施工相关主体在往来文书中只认可公章的效力，多项目多地域同时投标或者施工，一枚公章无法满足现实需要。严格公章管理、只刻制一枚备案公章，则导致公章无法周转、影响经营活动、增加管理成本；放松公章管理，刻制多枚公章则无法备案，陷入使用“黑公章 的漩涡，并且可能造成管理的混乱和无序，导致企业风险失控。

1.3临时机构印章管理难度加大

水利施工企业集团因施工的需要设置了大量项目部等临时机构，临时机构是变动的、非常设的，项目结束时随即解散，根据惯例临时机构不进行工商登记，施工企业基于管理的需要刻制并启用临时机构印章。临时机构是施工企业基层生产中心、成本中心。对外产生大量的经济往来，临时机构印章被大量频繁使用。根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》，施工企业经本单位领导批准可以刻制临时机构印章。可是，部分省市公安机关公章审批办理指南要求，企业刻制冠具体名称的项目部公章，应持企业分支机构营业执照副本原件和复印件、隶属企业介绍信。未经登记为分支机构的项目部无法刻制印章，水利施工企业被迫使用大量未经批准刻制的项目部印章。

2.水利施工企业印章管理存在的诉讼风险

2.1制度不健全

一是对印章的刻制、使用等方面的规定过于原则和抽象，重视公章、财务专用章、合同专用章的刻制的审批和备案程序，忽视分支机构印章、临时机构印章、部门印章的刻制审批和备案程序；二是重视印章使用的领导审批程序、忽视印章使用的法律审核把关程序；三是对各类印章的性质和使用范围界定不清。

2.2制度执行不力

一是为了满足众多项目不同地域同日寸投标的需要，存在多枚公章同时使用问题；二是任意制发临时机构印章，重启用、轻回收，临时机构印蕈使用存在法律效力瑕疵；三是忽视临时机构印章监管或者根本就没有监管；四是印章保管不当，致使相关人员得以偷盖、盗用印章；五是滥用印章，不分文件资料性质与需求，不分印章的种类和用途，随意滥盖、多盖印章。

2.3他人伪造企业印章情况频发

企业印章非常容易被伪造，不法分子伪造印章成本低廉、行为隐秘。虽然伪造企业印章被界定为犯罪行为，公安机关一直对印章犯罪行为严厉打击，但是由于巨大的利益驱使，伪造印章犯罪屡禁不止，伪造、私刻的印章在社会生活中大行其道，拨打大城市随处可见的刻章办证非法广告中的电话，轻而易举就能获得所需要的印章。他人可能使用伪造的印章套取银行贷款、进行合同诈骗等活动，导致企业直接产生经济损失或者无端陷入诉讼纠纷。

3.规范水利施工企业印章管理的建议

3.1对我国印章管理立法的建议

（1）提高印章管理立法层级，严刑峻法威慑印章违法行为。一是建议由全国人大或者全国人大常委会制定《中华人民共和国印章管理法》，对印章刻制行业违法行为设置零容忍、高成本的规范。二是修改《刑法》第二百十条，提高涉及企业印章犯罪行为的刑罚力度，具体可以提高主刑刑期，增加罚金、没收财产附加刑；扩大涉及企业印章犯罪构成，变造印章、买卖伪造的印章、使用伪造的印章、盗用企业印章行为必须入罪；增加单位作为涉及印章犯罪的主体。

（2）法律背书印章信用，技术确保印章防伪。一是立法形成印章强制备案制度，明确未经备案的印章不具有法律效力；二是立法授权公安机关为印章的法定备案机关，明确印章防伪为公安机关的法定职责，印章治安管理信息系统建设必须限时完成，实现全国联网并对现有单位印章全覆盖。为社会提供免费印章查询、验证服务；三是根据单位的性质和经营需要，允许刻制多枚公章并同时进行备案，允许刻制分支机构、临时机构印章并进行备案；四是立法确定印章行业为法定独家微利垄断行业，提高印章刻制行业的准入门槛，形成全国联网的营业网络；五是实现印章备案和电子签名的无缝对接。

3.2对水利施工企业内部印章管理的建议

（1）强化印章管理意识。对企业各级管理人员进行印章诉讼风险专项培训，充分认识企业印章的重要性，牢固树立印章管理失控即法律风险失控意识，宁愿增加印章管理成本，也不能忽视印章管理风险。

（2）对印章刻制的建议。一是严格备案、重视防伪的原则。根据《公司法》及相关配套法规的规定，企业公章、合同专用章及财务专用章必须经公安部门批准才能刻制，刻制中进行通过印章管理信息系统进行备案，刻制后印模还要报工商行政机关备案。二是严格控制印章刻制数量，经济活动紧紧围绕三种经工商备案印章（公章、合同专用章、财务专用章）进行，其他印章尽量不刻制或者少刻制，部门印章、临时机构印章一律不准对外签订经济往来性质的文书。

（3）对印章使用的建议。一是确立经济往来事项盖章的同时必须经授权代理人签字的原则，杜绝盖章时没有授权代表人签字、未注明使用日期的情况。二是必须严格审查往来文书中对方单位印迹，防范对方在往来文书中使用未经备案印章。三是确立印章少用原则，非经济往来事项，能不使用印章则尽量不使用印章。

（4）对临时机构印章管理的建议。严格管控临时机构印章，临时机构印章必须经企业法定代表人书面同意方能刻制，每个临时机构只能刻制一枚印章，若项目所在地公安机关许可，应当刻制防伪印章并进行备案，所有临时机构印章启用前必须经企业印章管理部门统一登记备案留存印模，并在印章启用文件中结合企业对项目经理的授权明确印章的使用范围。临时机构印章用于签订合同等经济往来事项必须经项目经理书面同意，企业法律顾问严格审查合同后方可用印。印章管理问题与社会诚信息息相关，确实防范施工企业集团印章管理法律风险，离不开印章管理法律制度的完善，又要求企业强化印章管理法律意识，以高标准贯彻印章刻制备案和防伪标准，科学制定企业印章管理制度，严格执行印章管理制度。唯有如此，才能有效避免印章管理法律风险。 [科]

【参考文献】

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[2]于力.人大代表呼吁加快推广印章治安管理信息系统.长沙晚报，2007.03.15.

[3]邓学军.假印章PK真印章标准印章推广面临困局.燕赵都市报，2009.11.10.

[4]韩莉，冉文龙.加强印章管理防范各种风险.中国医学创新，2008.12.5.

[5]李华阜，陆丽梅.关于企业内部印章效力问题的探讨，2009.10.08.