档案室的规章制度

档案室的规章制度（精选9篇）

档案室的规章制度 第1篇

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档案员岗位职责

1、认真学习马列主义、毛泽东思想和专业知识，贯彻执行《档案法》及《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作の各项规章制度。

2、负责本单位档案资料の收集、征集、分类、鉴定、整理、组卷、归档、编目、排列、上架、保管、借阅、销毁等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3、负责本单位各职能部门，下属单位档案工作监督指导，业务培训工作。

4、参加本单位基本建设项目工作の鉴定、验收工作の签字、盖章。

5、负责档案库房各项管理制度の落实。

6、每年按计划要求拟定两种以上编研材料，记录单位大事记、总结档案利用效果，积极提供利用档案、资料，为领导决策及各项工作提供优质服务。

档案保管制度

一、为了充分发挥档案の利用率，组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。

二、对属永久、长期保存の档案，发现有破损、褪变现象，做到反复修复，保证档案の完好性。

三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案の完整安全。

四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。

五、落实各项措施，切实做好档案の防潮、放火、防尘、防蛀工作。

六、档案入室和移出要有登记和统计。

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立卷归档制度

一、负责本校各类档案の收集、积累、整理、分析、保管、利用，为学校工作，提供有关信息，当好参谋。

二、按有关规定修订立卷类目及保管期限，供各科室立卷时参考，以利于有计划、有条理进行平时归卷工作。

三、档案室管理人员，要主动协助、督促各科室内勤人员完成归卷工作。

四、按国家の档案法及有关上级规定，严格把好组卷关，案卷达到标准化、规划化。

五、归档案时间定为：当年の文书档案，应在次年6月底以前完成立卷归档。

档案室管理制度

一、档案室是开发利用档案资料信息の窗口，储存档案史料の要地，无关人员不得随便进入。

二、经常检查室内、箱内の防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。

三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内の整洁和档案の质量。

四、档案管理人员下班时，必须把放案卷の箱柜上锁。做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。

五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室の安全。

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档案室规章制度

一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案库房。

二、查阅档案资料时，必须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。

三、库房内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

四、经常检查档案资料の保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。

五、离开档案库房时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管库房钥匙。

六、库房应保持清洁卫生，通风干燥。

档案利用制度

一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。

三、非党员不得查阅有关党内档案。

四、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

五、摘抄の材料须用公文稿纸，不得摘在个人笔记本内。

六、档案材料原则上不借出室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅，但时间不得超过一星期。

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前四个要求： 高80cm*宽100cm 后两个要求： 高100cm*宽40cm 每个档案周围喷绘“相框图案”fpg。

档案室的规章制度 第2篇

一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案室，并禁止操作玩耍电脑。

二、查阅档案资料时，必须经矿长、总工允许，凭准阅证履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。

三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。

五、离开档案室时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管档案室钥匙，同时把电源关掉，以免把电脑、打印机、复印机损坏。

六、档案室应保持清洁卫生，通风干燥，摆放物品整齐有序，不得乱堆乱放。

档案保管制度

一、为了充分发挥档案的利用率，入档时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。

二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损，做到反复修复，保证档案的完好性。

三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。

四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作，文件资料要有目录、有索引，以方便查找。

五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。

档案借阅制度

一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，（必须经矿长或总工及办公室主任批准）阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。

三、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

试论档案室的规章制度管理 第3篇

一、档案室规章制度的作用

国有国法, 家有家规, 俗话说, 没有规矩不成方圆。关于档案工作, 习近平总书记指出, 档案工作是一项基础性的工作, 经验得以总结, 规律得以认识, 历史得以延长, 各项事业的发展都离不开档案。在全面建设小康社会的过程中, 档案工作显得越来越重要。档案工作的意义不言而喻, 要做好档案工作, 提高本单位档案管理规范化、标准化和现代化水平, 就必须建立一套行之有效的规章制度作保障, 否则一个单位的档案管理只能是各自为政, 一盘散沙, 就发挥不了档案的效能。档案室规章制度具有以下几个方面的作用:

(一) 宣传作用。档案室规章制度集中体现了党和国家有关档案管理的方针、政策、法规、标准, 是国家规定在本单位实际工作中的具体运用。单位以正式文件制发档案规章至内设机构和下属单位, 告知档案工作的原则、体制、标准、要求, 让人们更多地认识了档案和档案工作, 掌握了处置档案事务的基本的遵循, 起到了宣传、教育、警示的作用。

(二) 约束作用。档案规章制度是一个立档单位全体成员处置档案的行为准则, 明确规定了人们在处置档案和档案事务中应该做什么, 不应该做什么, 一经生效, 内设机构和下属单位或个人就必须严格遵守或遵照执行。如果违反有关条款, 就要受到相应的处罚。

(三) 引领作用。档案规章制度规定了一个单位档案工作的原则、体制、工作流程及相关要求, 在实际工作中落实好、执行好, 对促进单位档案管理规范化、标准化和现代化具有引领作用。

(四) 稳定作用。规章制度应具有相对稳定性, 不宜经常变动和修改, 不能将脱离实际的条文, 属于临时性的、个别性的问题, 暂还没有条件实行的问题引入规章制度。但规章制度不是一成不变的, 在条件成熟和环境变化时, 应及时修订、补充、完善, 在档案人员变动频繁的情况下, 好的档案规章制度对保持档案工作的连续性和稳定性具有不可忽视的作用。

二、档案室规章制度的建立

档案室规章制度是包括档案人员在内的全体单位职工在档案管理方面共同遵守的行为准则和规范, 建立档案规章制度是坚持依法治档的需要, 是规范单位档案管理, 促进档案工作有序开展, 提升档案管理效率的需要, 是处理档案管理违法违纪行为的重要依据。建立档案规章制度应该从以下方面入手:

(一) 明确档案室应建的规章制度。档案室建立的规章制度主要包括以正式文件下发执行的和悬挂上墙这二个方面的规章制度, 以正式文件下发执行的制度主要有档案管理办法、文件材料归档范围及档案保管期限表、档案分类编号方案、档案安全应急预案等, 悬挂上墙的制度主要有文件材料整理 (立卷) 制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案安全制度和档案人员岗位责任制。

(二) 明确建立档案规章制度的原则。要按照精简高效、科学实用、便于操作、与时俱进的原则去建立和完善单位的档案规章制度。要立足体系、分清层次, 整体性建立档案规章, 要做到档案行政管理部门规章和本单位实际有机结合, 确保规章制度来源并同于档案工作实践, 使档案规章的指导性和规范作用在档案工作中得以实现, 要做到档案工作的宏观管理和微观管理相结合, 使档案工作的各环节要求具体到位, 便于人们共同遵循, 要根据国家档案工作方针、政策、法规、标准的变化和本单位职能调整和机构的变动情况, 不断修订和完善档案规章, 保证档案规章的及时性、前瞻性。

(三) 要掌握建立规章制度的方法。要引入现代管理的理念和机制, 建立行之有效的档案规章, 要以打造档案文化为目标, 建立适应自身单位特点的档案规章, 要以贯彻落实国家档案法规、标准为目的, 建立切合本单位实际的规章, 要广泛听取群众和专家的意见, 建立程序合法的档案规章。

三、档案室规章制度的执行

制订档案规章的目的就是为了规范档案管理的程序和办事标准, 促进档案管理的规范化、标准化和现代化, 推进单位的档案工作有序健康进行。执行规章制度是一种责任, 要落实到具体工作之中和行动上, 而不能只是写在纸上, 贴在墙上, 挂在嘴上。要将档案规章制度落到实处, 必须从以下方面入手:

(一) 要强化全员的档案意识。档案规章制度的生命在于执行, 而执行离不开人, 档案工作是对历史负责、为现实服务、替未来着想的一项重要基础工作, 具有记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的功能, 档案人肩负着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责, 在全面依法治国的今天, 各单位应更加重视档案工作, 通过抓好档案规章制度的学习宣传, 让员工掌握档案规章制度的内容和精神实质, 只有这样, 才能增强员工的档案意识, 不断深化对档案和档案工作的认识, 提高依法治档, 依规管理的自觉性和主动性, 形成遵守和执行档案规章的良好风气。

(二) 要发挥领导的示范带头作用。任何严格的规章制度得不到落实也是形同虚设, 任何缜密的计划得不到执行也是一纸空文, 任何有效的措施得不到应用也是画饼充饥, 由于档案的作用不够显现且具有滞后性, 员工对档案和档案工作认识不足, 因此, 档案规章制度在单位执行中会遇到阻力, 这就需要单位领导发挥表率作用, 通过领导带头示范引领, 给员工作榜样, 才能影响和带动员工共同遵守档案规章制度, 形成执行档案规章制度的合力。

(三) 要科学设计档案规章制度。档案规章制度是党和国家关于档案工作的方针、政策、法规、标准在单位的落实和延伸, 因此要高度重视档案规章制度的科学设计, 才能保证规章制度在实际工作中切实可行。档案规章制度必须与上位法保持一致, 应具备合法性;档案规章制度的目的是规范员工正确处置档案和档案工作的行为, 应具备导向性;档案规章制度必须有根有据, 言简意赅, 具体明确, 管用易操作, 应具有针对性和适应性。

(四) 要加强考核监督。一是加强领导, 确定检查指导、考核监督规章制度执行的部门和人员及工作规程, 使员工培养执行档案规章制度的良好习惯, 保证规章制度在工作中得到施行, 在施行中得到修正和完善。二是在开展单位档案具体工作中, 档案部门的工作人员要加强对部门和员工文件材料形成、积累与归档的检查指导、宣传监督, 及时纠正其工作中出现的各种偏差, 确保单位的档案工作符合规定的程序和要求。三要加大对档案管理违规违纪行为的处理力度, 发现一起, 查处一起, 从严追究相关人员的责任, 维护规章制度的严肃性。四要形成有效的考核体系, 明确考核部门、考核标准、考核程序、奖惩标准等, 通过层层控制, 各司其职, 全面实施考核督办, 保证单位开展各项工作中形成的文件材料得到归档保存。

摘要：本文论述了档案室规章制度的作用, 阐述了档案室规范制度制订的内容、原则与方法, 提出了档案室规章制度执行的对策, 对加强档案室规章制度建设, 推动档案室工作开展具有十分重要的意义

关键词：档案室,规章制度,管理

参考文献

[1]胡旺林.创造明清档案事业新辉煌[J].中国档案, 2015 (12) :16-18.

档案制度变迁的驱动机制 第4篇

关键词:档案 制度变迁 路径选择

在新制度经济学看来，制度变迁是内在动力和外部环境共同作用导致制度不均衡的结果，制度变迁有两种基本类型:诱制性制度变迁和强制性制度变迁。①对于我国的档案制度变迁而言，当影响档案制度的诸要素发生变化且到一定程度后，就会产生旧制度下当事人无法获得的利益，利害关系人便会产生创新档案制度的要求。根据交易费用理论、公共服务理论、社会信用理论和公民社会理论，比较成本、提供更多优质服务、找回失去的信任、国家社会化共同构成了我国档案制度变迁的动力机制。

一、根据交易费用理论，比较成本是档案制度变迁的经济动力

交易理论认为，交易费用是使用市场机制时发生的“制度费用”，交易费用包括一切非鲁滨逊经济中出现的费用，即为了冲破一切阻碍，达成交易所需要的有形及无形的成本。好的经济制度可以有效降低协调成本，即节省交易费用；不好的经济制度则会提高社会的协调成本，即增加交易费用。档案制度变迁过程中的制度成本，即档案制度费用，主要包括②：1.原有档案制度的沉淀成本，即由旧档案制度的滞后所造成的社会损失；2.新档案制度代替旧档案制度的替代成本，又称档案制度实施成本，即制度经济学家布罗姆利所说的“学习新制度以对新的和从未有过的事情作出恰当反映的成本”。③即对新档案制度要成立机构进行搜寻、探索、实践、分析总结以及宣传、安排推广档案制度过程中所付出的社会成本；3.档案制度转变前后的摩擦成本，即布罗姆利所说的“制度创新还受到达成社会一致的成本的巨大影响”，即新旧利益主体之间以及新利益主体之间在认识上或利益上的摩擦，从而阻碍新制度运行和社会发展，形成制度的摩擦成本以及宣传教育或利益调整成本。因此，档案制度选择从根本上说是一个成本选择问题。

在改革开放前，档案从根本上来说就是一种政治资源，被牢牢掌握在国家手中，而且这种资源的利用也完全依靠国家意志，无法从经济层面解读档案制度，或者说成本极高。因为在这种情况下，档案作用的发挥完全取决于政府，政府的态度决定档案开放程度，政府的效率决定档案利用效率，也就是说，由于国家与社会组织和个人之间严重的信息不对称，而且每个人的偏好是不同的，要达成一致意见，不仅成本很高，而且很可能会陷入“阿罗不可能定律”。

档案制度变迁的目的是在于通过新的档案制度设立，为社会公众提供更经济、更便捷的档案利用路径，创造一种更高效、更公平的档案制度环境。但是目前的档案制度却存在若干人为制造的政策障碍，如档案信息传递障碍、档案制度腐败等，由此产生档案制度变迁费用和成本过高；而且目前的档案管理是小规模管理模式，重建设、轻利用，投入大、产出小，效益低下，在组织、管理、科技、资源运用等方面同现代社会极不适应。因此，新的档案制度产生必须以社会成本的节约为出发点与归宿点，通过信息化手段使资金、科技、劳动力等生产要素实现优化组合，降低档案开发利用成本，增强档案资源开发和利用效率。

二、根据公共服务理论，提供更多优质服务是档案制度变迁的社会动力

根据公共服务理论，国家或政府是基于公共秩序和公共产品而产生的，其存在的逻辑是人们为了节约达成公共秩序和公共产品的契约的交易成本而让渡一部分公民权利组成的公共权力。提供公共服务是现代政府的本质所在，任何政府都是以提供公共产品、实现和维护公共利益的形象出现的。可以说，政府本来就是一个公共产品。

新公共管理倡导者们认为政府的职能是掌舵而不是划桨，有效的政府并不是一个“实干”或“执行”的政府，而是一个善于治理的政府，在公共管理中应引入竞争机制，并广泛采用私营部门的成功方法，用市场的力量来改造政府，使政府具备“顾客意识”，并重视产出和投入之间的对比。

从公共事务服务的角度来看，档案既具有公共产品属性，又具有公民私物品属性，但无论是作为公共产品的档案，还是作为私人物品的档案，都应为人类服务，服务性是档案存在的终极价值。然而，现实中阻碍档案制度变迁的体制性障碍依然存在，档案的神秘面纱还没有被揭开，档案的工具性还比较强，档案的利用价值和效益还比较低。而公共服务理论恰好为档案制度变迁提供了一个新的理论框架，在这个框架里，无论是传统还是现代的价值观被重新审视和校正。档案从过去只是单纯地面向政府扩大为面向社会公众，单纯地为政治服务转为为政治、经济、文化等全方面服务，为社会主义市场经济服务，从过去的封闭、被动、滞后型转为开放、主动和超前型，为社会公众提供热情、周到的服务，让利用者满意，使档案的作用得到充分发挥，这就是档案制度变迁的社会动力。

三、根据普遍信任理论，找回失去的信任是档案制度变迁的政治动力

“制度能否被信任，取决于它们是否被形成结构，以致它们能够通过推理诉诸其构成规则。在那些没有持续地诉诸这些规则的地方，普遍信任的基础受到削弱。”④“信任一项制度”不仅意味着对制度本身的了解或熟悉，而且最重要的是对制度效力的认可，对制度制定者的制定权的认可。我国目前的大多档案制度都是由政府制定，这也就意味着信任档案制度也就是信任政府，信任政府当然应该信任特定政府的规范性主张。从理论上，档案制度作为规范个人、组织与国家关系的一项公共政策，理所当然应该受到所有人的遵守和信任，但是目前的档案制度并非如此，档案造假现象层出不穷，档案腐败现象接连不断，再加上现代社会要素和信息的流动大大加快，人们对于档案制度产生了越来越多的怀疑，这些都严重损害了人们对档案制度的普遍信任。因此，档案制度变迁重要动力之一就是找回失去的信任，即通过重构社会信任格局，诱导性或强制性地把个人、组织与国家的非信任状态转化为完全信任状态，在社会中为人们之间的普遍信任提供恒久的、可信赖的制度保障——信用档案制度。

四、根据公民社会理论，国家社会化是档案制度变迁的微观动力

公民社会理论认为，公民社会就是处于个人与国家之间的有组织的社会生活领域，是与国家相对等的一种实体，是联系个人和国家的媒介和桥梁，是形成稳定而长久的自由、宽容和社会参与的政治模式的社会资本。⑤在公民社会中，国家领域、私人领域、市场领域及公众领域相互作用、相互制约、平衡发展，体现的是一种平等关系，公民的基本权利与国家公共权力平等对称，公民权利得到了充分的体现。但是我国社会部门分布呈现一种非平等、非对称的金字塔型关系，即通常所说的“政府办社会”和“社会国家化”，在这种社会结构中，档案制度充当了国家控制社会和公民的工具角色。市场经济的健康运行有赖于一个强壮公民社会的存在和运作，使得市场和国家权力之间，以及不同经济成分、利益集团之间构筑一个相互交流、协调、缓解矛盾、推动合作的公共空间，使国家与公民社会之间形成既相互制约又相互协调的关系。由强国家—弱社会向强国家—强社会的结构模式转变，由传统的“社会国家化”向“国家社会化”转变，必须建立强大的公民社会，这样既有利于市场经济的繁荣发展，又不至于令国家在市场面前无所作为。因此，目前的档案制度必须从传统的“单位所有”转向“社会所有”，明确界定档案保存、公开、管理与利用的责任，充分实现档案资源的持续保存和最优利用，只有这样，档案制度变迁才能真正维护社会的和谐稳定，促进经济繁荣昌盛。

注释：

①林毅夫.关于制度变迁的经济学理论:诱致性变迁与强制性变迁/财产权利与制度变迁[M].北京:三联书店出版社,1994(11):384.

②陈潭. 公共政策创新的理论逻辑——以中国人事档案制度为个案理论探讨. 理论探讨[J]，2007(5):143-148.

③蒋青.世界一流经济学名著精缩[M].新疆人民出版社,2000:407.

④［英］马克·E·沃伦.民主与信任[M].华夏出版社,2004:7.

⑤汤润千.公民社会与社会主义现代化[J].河北师范大学学报（哲学社会科学版）,2002（1）:5-12.

档案室规章制度 第5篇

二、根据国家和有关部门规定，确定各类档案的保管期限，正确划分需要保密档案的密级。

三、对档案的全面鉴定每五年进行一次，对部分档案根据实际需要确定。通过鉴定的档案，必须写出鉴定报告，注明鉴定意见和日期，并由鉴定领导小组负责签名。

四、通过鉴定的档案，力求达到保定期限准确，保管单位质量符合标准，对在鉴定中发现的问题，应及时责成有关部门和人员整改；对已超过保管期或失去价值的档案，必须慎重处理，严格掌握，还有一定价值的档案可暂封存，待观察后再行销毁。

五、对确定销毁的档案，应先造好清册，提交销毁报告，经有关领导审批后，报送档案主管机关备案，在销毁档案时要严格执行有关保密规定。

档案室各项规章制度 第6篇

1、归档文件材料要收集齐全、完整、教育局各科室形成的具有保存价值的文件都应收集齐全。

2、立卷时，案卷的组合要符合规定要求，按照文件形成的规律，区分文件的价值，本着今后查找利用的原则，以文件的内容为主，灵活运用文件的内容特征进行组卷。

3、立卷后，案卷标题要简明、确切、标题至少要包括三个特征，即：时间、作者、问题。（即案卷的概括内容）

4、文书卷的装订和封面要整洁美观。装订时首先要去掉文件材料中的金属物，如：大头针、区别针、书钉等，不能出现圆珠笔和铅笔字迹，文书卷的右侧和底边要取齐，材料一定要折叠整齐，装订牢固。

5、订卷要用统一的装具，卷内目录和备考表。

6、案卷订好后，由立卷人和科室负责人签字。

档案管理制度

1、档案资料保管工作的基本任务是积极采取切实可行的保护措施，科学系统的保管文件档案，维护文书档案的完整与安全，保证档案及时准确的为领导和各部门的工作提供利用。

2、档案要以全宗为单位，科学地进行分类、排列、编目。

3、档案的排列，按不同保管期限，依次排列做到排放整齐。

4、档案资料的管理，按分类大纲，随时进行分类、登记、编目。

5、建立登记、统计制度，对档案的接收、移出、整理、鉴定、销毁、利用等方面要有详细的统计记录，数字要准确，做到案卷与目录数字相符。

6、档案保管要进行定期检查，发现问题要及时查明原因，并及时向领导报告。

7、档案管理人员要了解每个档案的性质、任务、职权范围和历史情况，熟悉档案内容和成份。

8、要研究和改进档案保护技术，延长档案寿命，对所保管的档案定期检查，发现被损坏和字迹退色的重要档案要及时修复和复制。

9、档案的接收、移出、查阅要严格履行手续。

10、档案保护方面要做到防尘、防潮、防晒、防虫、防火，文档室内不准吸烟。

11、档案柜钥匙要由专人统一管理。

12、人员调动时，对所保管的档案必须办理移交手续。

档案借阅制度

1、文档工作人员要认真学习有关文档的知识，提高对文档工作的认识，增强责任感。

2、严格借阅文件档案的制度，履行借阅登记手续，并督促及时退回。

3、在一般情况下，文书档案卷不得借阅离室，工作需要，需经分管领导同意，才能办理借阅手续。

4、凡外单位借阅档案，所借文书档案不得在上面做记号、记笔记，一定要保持文书档案的整洁、完整。

5、查阅和借阅文件档案，要执行利用效果登记制度。

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保管制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经分管领导批准，必要时报请校长室审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出室；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校长室的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案保密制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人身份证及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经分管负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

五、未经分管校领导批准，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案利用制度

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守机密。

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、认真开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在分管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

档案室借阅规章制度 第7篇

一、档案员负责档案资料管理和提供利用工作，经手查找调卷，督促借阅者履行手续，无关人员非经有关领导批准，不准入档案室开箱取阅材料。

二、凡借阅档案资料者，均要按照《查阅档案资料登记卡》的栏目进行登记，本校人员调阅其业务范围的档案材料，可直接由档案员提供，借阅非隶属业务范围的材料，需经办公室主任或校领导批准才能调阅。

三、外单位借阅档案资料，必须持借阅单位的介绍信，经本校有关领导批准，方可借阅，但一般不外借。

四、借阅者要确保档案材料的机密与安全，不得折绉、污损、拆散、私取或裁剪档案材料或在文件上划线、圈点、打叉、涂改等，违者依法追究责任。

五、借阅者未经本校领导或档案室同意，不得摘录翻印、复制或公布档案材料。

唐代档案鉴定制度和档案统计制度 第8篇

一、唐代的档案管理概况

唐代的档案管理仍然没有从文书工作中脱离出来, 一般所指的档案管理就是文书制度的一部分, 《隋书》当中这样记载:“今之文簿, 恒虑复治。”[1]大致意思是说“文簿”工作就是对办理完毕的文书工作的二次加工整理, 就是今天我们所说的档案工作[2]。事实上, 从今天档案管理的角度来看, 档案工作不仅仅局限于文档归档以后的工作, 在文档制作开始阶段就已经属于档案工作的一部分, 只是这一部分内容不仅仅涉及档案管理的内容, 还因为不同性质的单位和不同级别、不同类型机关而不同, 因此很难总结出某个理论, 所以档案管理的制度和理论一般从文件归档开始。而在唐代, 文档内容较为单一, 以文书档案为主体, 同时包括图书、地图、统计资料以及司法卷宗等方面的文件资料, 这样在研究的时候, 就可以从其制定阶段乃至于档案管理的职官制度方面着手研究。

就唐代的档案管理的内容上来说, 唐代的档案管理并没有与秦汉时代发生太大的变化, 主体仍然是文书、图书和统计资料, 其中文书档案的管理最为正式, 许多的制度都是直接针对于文书档案的处理, 在管理制度的突破和创新上, 也都是针对于文书档案。相对来说, 图书档案的管理就没有那么重要, 但是也继承了汉代的图书管理、图书校勘等制度, 只是并没有太大的突破。

唐代的档案管理体制比汉代也有所创新。汉代的档案管理以图书管理为主要内容, 管理制度和管理体制上都是以图书管理为基本对象, 当时在全国各地都设置有不同规模的图书馆, 在朝廷也设置了专门的国家图书馆, 并派专门人员进行管理。对于图书的查缺错漏问题, 还专门组织人员进行校勘, 在校勘过程中还形成了编目制度、分类制度等等现代图书管理的重要制度, 而文书管理则相对较弱。在唐代则走向了它的另外一面, 在体制上图书馆利包括了文书档案从制定到销毁的整个过程。体制上也凸显了这一点, 包括形成了文书档案管理的职官制度和处理程序。职官制度上, 上到中书令, 下到管理图书档案的普通员工, 都有各自的职权规定, 比如一部朝廷的诏书的出台要经过拟稿、审议和执行的程序, 先经过中书省的拟制, 在由门下省进行审议, 最后交给尚书省具体执行;对于地方上奏的奏折, 也有相应的处理程序, 先是由门下省审议, 对奏折当中谈论的问题进行讨论, 讨论之后交给中书省上呈给皇帝, 然后交给尚书省具体执行;对于地方政府之间或者朝廷部门之间文书往来, 也有相应的程序, “凡京师诸司, 有符、移、关、牒下诸州者, 比由都省以遣之”[3]1817。

在文书处理和归档阶段, 唐代的档案管理制度都出现了重大突破, 形成了“四禁”制度, 避讳和平缺制度, 用纸制度, 执论制度, 贴黄制度, 签押、判署制度, 誊写、用印和折迭制度, 邮传制度, 一事一文制度, 收文制度, 勾检制度, 文书的保管与移交制度, 保密和安全制度, 档案利用制度, 档案的鉴定和销毁制度以及档案统计制度等等制度, 使得档案管理更加专业化。在这个过程中, 唐代中期制定的《唐六典》也从法制的角度对档案管理制度进行了较为专业的制度性规范, 使得档案管理也更加制度化和法律化。

二、唐代的档案统计制度和档案鉴定制度

1. 档案鉴定制度。

档案鉴定制度是现代档案管理当中的最为常用的档案管理制度之一。我们知道档案的数量很大, 档案随着时间的发展数量累计会越来越多, 同时一部分档案也会因为时间的久远而逐渐失去社会效用, 这样如果不定期对档案进行分类处理, 一方面档案会越积越多占用大量的空间, 耗费更多的经费, 也会牵制档案管理人员的精力, 使档案管理人员无法将精力放在有用的档案上, 因此在现代的档案管理过程当中, 都会定期对档案的效用进行鉴定, 被确认为没有价值的档案可能就要被销毁。

在唐代的档案管理中, 虽然没有出现专门规范档案管理的“档案法”, 但是在行政管理过程中以及在浩若烟海的立法文本当中, 出现了档案鉴定的操作性规范以及档案鉴定的制度性规范, 只是这些规范并未抽象概括作为一种管理的基本制度, 而是作为特定领域的档案管理方法。比如, 在《唐律疏议》当中就存在着对司法卷宗档案的鉴定规定, 规定“文案不须常留者, 每三年一捡除”[4]351。意思就是说, 每三年要对这些司法档案进行检查, 提出没有继续保存价值的档案, 这样以确保档案管理的质量和定期清理出档案管理的空间和场所。在零散的唐令当中也存在着类似的规定, 比如《唐令拾遗》当中就有这样的记载:“凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案、祥瑞、财物、婚、田、良贱、市估案, 如此之类长留, 以外年别鉴简, 三年一处之, 具录事目为记。其须为年限者, 量事留纳, 限满准处。”[5]534这一记载中, 文字内容涉及的行政事务范围非常广, 既包括文案、诏敕、奏案及考案等公共领域的内容, 也包括了财物、婚、田等私领域的内容。在操作上也是要定期进行鉴定, 确定哪些继续存留, 哪些则可以处置。从这一规范当中可以看出, 档案鉴定在唐代的档案管理当中适用范围非常广, 而且操作程序也相对稳定, 操作的规范性要求也很多, 已经成为相对专业化和法律化的制度。

2. 档案统计制度。

《唐六典》作为一部对国家权力进行分配的法律, 它以规定以公文为主的档案文书的处理程序而形成的一系列的档案管理制度和档案管理方法。从内容上看, 包括统计制度、保密制度、户籍管理制度、誊写用印制度、收文处理制度、档案归档制度、档案移交和利用制度等方面的制度。《唐六典》中出现了关于档案统计的规范。文书统计是档案管理工作的一部分, 是指对档案文书数量、类别进行统计并且分类的制度。《唐六典》规定, 各机关收到的制敕和上报的计书、奏书以及收到尚书省文书的数量, 年终进行统计, 并报送尚书省。尚书省将召集令史核对数据, 如有隐瞒漏报的, 记录在官员的考核材料上。这一规定虽然主要针对档案文书, 但是这种统计制度的规定, 在后期逐渐成为了各类档案管理当中的分类和系统管理的制度, 对全国范围内的档案管理起到了很好的控制作用。

除此之外, 《唐六典》中也存在着对于行政管理的专业领域的规定, 比如对于户籍档案管理, 就有这样的规定:“凡天下州县每一岁一计账, 三年一造户籍。县以籍成于州州成于省户部总而领焉, 州县之籍恒留五比籍留九比。”[6]65这是对户籍档案移交和保管的规定, 虽然在内容上并没有向今天这样依照档案的重要性进行划分, 进行不同的移交程序和保管程序的划分, 但是作为一种制度, 它在当时是十分先进的, 初步确立了文书档案的保管制度。而在这些档案管理程序当中, 《唐六典》将档案日常管理和档案鉴定作为同等重要的制度予以要求, 说明那时候档案统计已经是较为普遍而且是档案管理的基础性要求的制度。

唐代是中国封建史上的一个全盛时期, 各个方面的发展都在中国的封建社会当中处于领先水平, 管理制度的科学化和专业化发展也更加迅速和完善。档案管理在早期包含图书管理和文书档案两个部分, 大部分时期将文书等同于档案, 在管理上也是按照文书的拟定、审查、执行和保存为基本顺序进行。只有在汉代图书管理及其管理制度得到了空前的飞速发展, 使得图书管理在档案管理中的作用大大提升。而到了隋唐时期, 科举制度的发展使得国家的管理人员和普通民众的文化素质得到了提升, 一方面造成了档案管理对象的丰富和文书档案数量的增多, 另外一方面也是档案管理将触角触及到了行政管理的各个方面, 除了请示、汇报性质的文书之外, 户籍档案、婚姻档案、财产档案、司法档案等等在数量上都猛增, 因此此时档案管理已经成为与行政管理紧密结合的一部分, 因此唐代的档案管理制度得到了空前的发展, 出现了档案鉴定制度和档案统计制度。唐代的档案鉴定制度是在文件档案归档以后的专业管理过程中发展起来的, 因为管理人员有限, 管理空间有限, 不可能无限度、无选择进行管理, 这样为了处理无价值的档案就需要处理掉一部分档案, 这样包括了《唐六典》在内的法律就规定了如何判断档案价值的制度, 这就是早期的档案鉴定制度。到了后期, 随着档案鉴定制度向其他领域的扩张, 逐渐成为涉及所有档案行政管理的一项基本制度, 一直延续到今天。而档案统计制度也是在国家管理规范化以后必然发展方向。

摘要：唐代的档案管理从职官制度到具体的专业化管理制度上都有了发展, 尤其是建立在行政管理体制之上的文书档案制度的发展促进了档案管理事业的整体发展。

关键词：唐代,档案管理,档案鉴定制度,档案统计制度

参考文献

[1]隋书·刘炫传

[2]蒋卫荣.关于中国档案事业史的若干问题断想[J].档案学通讯, 2001 (6) .

[3]刘昫, 旧唐书[M].中华书局, 1975.

[4]长孙无忌.唐律疏议·卷17盗贼律[M].中华书局, 1983.

[5]仁井田升.唐令拾遗[M].长春出版社, 1989.

数字档案馆制度体系的构建 第9篇

关键词：数字档案馆 云计算 制度构建 制度体系

制度是国家法律、法令、政策与规范的具体化，是人们行动的准则和依据。建设数字档案馆，首要的任务不是购买基础设施、搭建网络环境和开发应用系统，而是应首先分析业务逻辑和流程规则，梳理制度文件及其条款的内容、结构与关系，明确哪些制度能够通过支撑业务活动开展的计算机应用系统得以自动地贯彻、执行和实施，哪些制度需要人、机结合共同遵守。本文即从这个角度展开数字档案馆的制度体系构建的分析和探讨。

一、数字档案馆制度体系的构成要素

数字档案馆制度体系是指数字档案馆建设和运营过程中需要遵从的国家层面的法律、法令、法规、政策、标准、规范，行业层面的指南、办法和标准，机构或组织层面的岗位性管理制度，以及面向机构内部工作人员和面向社会公众或机构使用者即用户的使用指南和行为规范等的总称①。社会信息化的快速发展和广泛应用，催生了网络环境下制度规范制定和实施的强烈需求，在档案事业领域，数字档案馆的建设与发展方兴未艾，迫切需要一套完整的制度体系给予保障，本文主要从以下四个层面梳理国内数字档案馆相关的各项制度。

1．在国家层面，数字档案馆建设首先需要国家法律、法规和政策的支持，国家层面的制度可以以多种外在形式和类型出现，其规范的内容主要涉及数字档案馆建设与发展的战略规划、性质与定位、利益相关方的权益等，对于数字档案馆建设过程中关键环节和公共问题如数字档案的法律效用、集中保存要求和管理职能等也应出台相关规范②。从执行角度看，国家层面的数字档案馆制度应需要一些强制性的，起战略指导和引导作用的制度文件。

2．在行业层面，文件和档案管理领域有关传统的行业指南和标准规范对于数字档案馆的建设与发展已经很难完全套用，迫切需要新的运行机制、发展规划和实施指南给予支撑；数字档案馆的建设通常涉及多个传统档案实体管理机构及其管理的档案资源整合与业务协同，需要从行业层面制定相关的基于网络环境下开展协同工作的指南、要求和服务协议，需要制定一系列的关于数字档案资源管理的格式、技术和规程等③。行业层面推荐性的标准在执行层面具有灵活性，但还需要确定明确的能够落地实施的细则与规范。

3．在机构层面，当前机构层面的管理制度更多地关注数字档案馆运作的宏观性和程序性事务，主要包括数字档案馆整体运作的管理制度、实施指南，引导员工的作业规程、操作规范、绩效考核等。从执行角度看，组织机构层面的制度应量体裁衣，具有可行性和可操作性，应贯穿于系统规划、设计、实施、应用、维护和发展的各个阶段④，并能够嵌入到系统中自动执行。

4．在用户层面，与传统档案馆相比，数字档案馆提供的服务平台和应用系统应面向更广泛的用户群体，需要更明确的服务级别、更友好的操作界面，同时需要用户知晓数字档案馆的操作规则，具备一定的诚信意识和安全责任意识，因此与之相关的交互界面设计、平台搭建原则、用户手册和操作指南等引导性作业规程也是数字档案馆的制度文件的组成部分⑤⑥。

基于上述四个层面的制度文件是数字档案馆制度体系的主体构成要素，自上而下的制度文件从宏观到微观、从战略战术到作业规程，越来越细化，可操作性越来越强。

二、数字档案馆制度体系的内容框架

数字档案馆制度体系的内容构建应遵循横向和纵向两条主线。纵向指的是从国家层面、行业层面、组织机构层面和用户层面进行制度构建，横向则是指制度的构建应考虑制度内容即条款在网络计算机生态环境中的适用性和切合度，如制度在计算机应用系统中的自动化嵌入与实现，需要与应用实现的系统功能要求相结合。

从制度性质角度看，制度可以大致划分为法律法规、政策指南、标准规范和操作规程四大类，每一类都可能贯穿宏观、中观和微观的内容条款。而从系统实施角度看，数字档案馆制度体系的框架结构可从宏观、中观和微观三个维度来考虑，宏观层对应国家层面的法律法规、政策和强制性的国家标准，中观层主要包括行业标准和规范，微观层对应组织机构层面的具体约束档案实践业务的管理制度、行为规范和面向用户的操作指南和手册等。

1. 宏观层——法律法规和政策框架的升级

现有的法律法规除《数字档案馆建设指南》外，大多针对传统档案馆的档案信息化工作做出了规定和要求，缺乏数字档案馆的性质、定位和角色地位、职责、权力和义务的明确规定和阐述，使数字档案馆的工作开展缺乏根本的支撑。因此，在法律法规层级，需要对数字档案馆、传统档案馆、用户及第三方服务商的权责分配、责任认定等添加相关条款的说明。本文尝试以数字档案馆建设指南和档案数字资源安全管理规范性文件方面构建相关急需补充或升级的法规条款，同时也建议在《档案法》修改时，应明确数字档案馆的作用和意义，这是战略层面的制度要求，详见表1。

由于数字档案馆建设涉及多方机构，建设和发展数字档案馆需要有针对性的政策支持，对建立数字档案馆的目的和意义进行明确，争取各方的支持，同时还应在档案系统内部贯彻和渗透各项理念、思想、方法和要求等，这是数字档案建设的观念基础，也是未来能够持续发展的意识保障，至少应包括以下相关内容：

（1）建设数字档案馆的必要性和有效性；

（2）建设数字档案馆的定位，具有传统档案馆的集中管理和长期保存档案数字资源目标；

（3）数字档案馆应承担的职能，如集中管理数字档案资源，承担其长期任务，提供开展电子档案接收、处置和提供利用的服务平台等；

（4）建设数字档案馆需要的多方支持，就北京市数字档案馆建设而言，应争取到北京市档案馆、各区县档案馆、市和区县两级立档单位，以及信息化部门、财政部门等的广泛支持。

2. 中观层——数字档案馆标准体系的完善

数字档案馆的标准体系建设主要着眼于数字档案资源管理信息系统实现的业务环节，针对每个业务环节及其对技术支撑的要求进行持续的完善，这是战术层面的制度要求。本文在参考冯惠玲、刘越男等编著的《电子文件管理国家战略》一书中提出的电子文件管理标准体系的基础上以及电子文件相关的国际标准，以北京市基于云平台的数字档案馆工程建设为例，构建了包括总体、电子文件形成与捕获、分类与处置、检索利用、资源描述、资源管理、平台管理和技术支撑等相关标准，由于篇幅限制本文省略详细目录。

3.微观层——数字档案馆运营管理制度和用户行为规范

在具备了法律法规、政策和标准体系后，还需要为数字档案馆的运作管理、实施使用、人员行为规范等制定相应的行为规范和作业规程等管理制度文件，这是操作层面的管理要求。本文提出建议制定的相关管理制度有：数字档案馆组织结构及职责说明，数字档案馆工作流程细则，数字档案馆员工守则，数字档案馆云平台系统操作手册，数字档案馆档案接收要求规范，数字档案馆档案组织和处置指南，数字档案馆用户使用规范，限于篇幅这里不详细列举其具体内容。

三、数字档案馆制度体系的实施路径

1.实施思路

基于云平台的数字档案馆制度体系的实施需要自上而下的指导和循序渐进的贯彻执行，本节对上述构建的制度体系提出了具体的实施思路与方法，即遵循“Plan-Do-Check-Act”的发展原则和过程模式，如下图3所示。

（1）Plan规划：规划与建立。建立制度体系的实施规划方案，确定管理主体、实施主体、监管主体，确定制度框架和内容结构等。

（2）Do实施：实施与运行。实施和运行数字档案馆制度体系，包括制度编写、制度论证与评审、制度颁布、制度培训与宣贯，以及制度的系统化嵌入与自动执行等。

（3）Check检查：监控与评估。通过对系统中制度条款的执行程度进行检查和对制度体系运用于实践工作的效果进行监控和评估，记录出现的问题和不合理情况。

（4）Act改进：维护与改进。根据制度体系长期运行的效果和评估记录进行制度的维护与改进，进行适时的修订与完善，并及时嵌入到计算机系统中进行自动化甚至是智能化的执行与贯彻，持续改进制度的系统化运作体系。

同时，制度的系统化嵌入和自动执行同样需要遵循PDCA的过程。在规划阶段，分别配备制度实施和系统设计的接口责任人，对制度系统的事务进行沟通，将与档案管理业务流程相关的制度尽可能细化，与系统设计功能要求进行匹配，提炼出可在嵌入系统的制度条款；实施阶段，将制度条款转化为系统程序，使用户的操作行为、档案的格式规范等受到系统的自动约束，系统设计完成后进入试运行阶段，发现问题并不断完善；评估阶段，系统的运行和实践工作需要长期的磨合，在很长一段时间内都需要对系统的运行进行监控和评估，记录问题并分析问题引发的原因；维护与改进阶段，根据系统评估记录的问题进行完善，持续维护和改进，使制度的系统化执行更加顺畅。

2.制度体系的自动化实施

数字档案馆制度体系实施的关键是如何将制度落实到计算机应用系统中，通过功能系统组件化使制度规范的相关条款在计算机应用系统中自动执行，发挥效用。以北京市基于云平台的数字档案馆为例，在系统设计与研发阶段就充分了解制度需求，档案管理业务及其工作流程、平台构建和标准规范的系统化嵌入等紧密结合，相互匹配，在系统中联动发挥作用。表2构建了可在系统中嵌入的制度文件及相关要求：

将制度条款嵌入计算机应用系统，是需要将制度条款功能化，即以制度条款描述为系统的功能需求，以特定的计算机程序实现制度内容的系统组件化，使之在满足一定的条件和规则时自动执行。

四、结论

没有规矩不成方圆，无论数字档案馆处于规划、设计、研制、实施、应用、维护还是运行发展的任何阶段，制度体系的构建都应是非常重要的，而且是持续的调整、完善和发展的，特别是信息技术快速发展，应用系统运行模式的转变和管理方式的进化都会带来体制机制上的变迁，制度体系也应适时地做出相应的调整和完善，应该说，数字档案馆制度构建将是未来档案学领域研究的一个重要方向，本文仅仅是在研究方向做了初步尝试，分析了制度体系的构成要素，确定了制度体系的初步框架，分析了制度体系的实施路径，未来还将结合数字档案馆系统的建设、实施、运行和发展开展更为深入的、可操作的、能够直接指导具体工程建设的细粒度研究和探讨。

＊本文是北京市科技计划课题《基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用》(项目编号Z111100075011001)。

注释：

①刘越男.电子文件管理制度的体系框架主题发言.中国人民大学第2届电子文件管理论文,2011-11-22.

②冯惠玲.刘越男等. 电子文件管理国家战略[M]. 北京：中国人民大学出版社.2011年

③国家档案局.数字档案馆建设指南. 2010年6月发布.

④安小米等. 基于ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范[M]. 北京：中国标准出版社.

⑤ 薛四新.面向服务架构的数字档案馆建设方案研究[J].档案学研究.2007(4):45-47.

⑥薛四新,张晓.论数字档案馆的共建与共享[J].档案学研究.2010(2):64-67.

作者单位：清华大学档案馆