大学秘书部范文

大学秘书部范文（精选8篇）

大学秘书部 第1篇

篇一：大学秘书部工作计划

时间像一个小怪物一样，你盼着它过的慢些的时候，它却匆匆如流水，时光已远。新学期如约而至，在秘书部的工作又有了新的挑战，以下是这期我们秘书部的工作计划：

一、认真完成本职工作。

1：负责上传下达系里各类通知事宜，实行责任到人制。

2、负责系学生会相关的档案管理、整理工作。

3、负责各部门活动及例会的考勤。

4、负责各项会议的记录工作，协调主席健全学生会各项规章制度。

5、做好团总支学生会各个部门的联系工作，协调学生会各部门工作。

二、具体工作安排

九月：协助主席团做好人员更替、干部重整工作；做好招新工作；更新学生会内部人员信息、新档案存档工作；制作办公室联系表等工作；总结上学期部门工作遗留下来的问题，制定新的学期工作计划，新的人才培养计划；制作会议签到本，会议记录本等。

十月：总结上个月部门的各项工作实施情况，并对不足之处以提出和改进，继续用半个月的时间来完成人才培养计划；做好所有本部门的常规工作；协调其他部门做好工作。培养新人才。积极参加10月29日30日的学校运动会

十一月：继续做好本职工作及配合其他部门工作；开展本部门活动。

十二月：做好所有本部门的常规工作，做好学生会学期末工作总结资料等工作；做好本学期的部门工作总结；协助做好学期期末总结等一系列工作。

三、内部建设

由于秘书部将会注入新的力量，所以要培养锻炼干事的能力，秘书部需要与各部紧密联系，参与到各部的活动中去记录并监督。因此，要全面提高秘书处的工作能力，必须全面培养内部成员，清楚的了解各部的职能和工作性质，树立同学们的全局性观念。为此，我们将实施以下措施：

1、培养秘书部同学对文字的把握和处理能力.2、分配活动时，尽量让秘书部每个干事都能全面接触学生会各方面活动，以便更好的促进秘书处成员对于学生会工作的整体把握

3、更积极创新的工作，创新不是一句空话，在任何一个工作细节都可以创新，而怎样保持创新在部门的成长中是成形后必须要注重的问题。

4、组织与秘书部功能性质相对应的活动。

5、秘书部成员通过参与其他职能部门的活动积累了大量成功举办各类活动的经验，为了更加锻炼秘书处干事以及方便以后工作的开展，秘书处希望今年能举办与自己部门性质相对应的活动。

总之，秘书部必将在总结以往经验的基础上，积极开拓，勇于实践，为学生会进一步的发展和成熟贡献自己的力量。在工作的具体实施中我们遇到很多的困难，但我们坚信我们会排除万难，尽最大的努力把工作做的最好，同时请院领导及各位教师给予监督和指导，使我们的工作更加完美。

篇二：大学秘书部工作计划

我是学生会秘书部的一员，在学生会的一年里我学会了很多东西，也明白了很多道理。时光荏苒，大一的生活已经过去了，总结了秘书部一年的工作之后，应该规划一下我们不下学期的工作计划了。

回首过去的一年，我们秘书部踏踏实实的走过了不平凡的一年。在新学期中，为更好地贯彻上级领导的工作精神，更好地完成工作，秘书部特安排2012年下班学年工作计划如下：

一、工作定位及目标

1、做好系里边每周召开的例会的会议记录

2、作好学生会例会及相关会议的考勤、签到及会议记录等工作，将其整理并存档

3、整理并妥善保管好各部门、各项活动的计划、总结，做好期末存档工作。

4、参与到各部的活动中去，做好活动流程及活动总结

二、本学年工作计划

(一)认真完成本职工作

秘书部的主要职能：

1、文书工作负责学生会会议记录，落实会议纪录标准。

2、考勤工作，继续施行例会一对一签到，调整签到方式以一种表格性质的名单来记考勤

(二)积极参加学生会活动

由于系学生会各部门分工不分家，所以我们除了做好本职工作外，在其它部门组织活动时给予大力配合。方便部门之间的合作，使学生会正常运行。

(三)加强部门自身建设

培养锻炼干事能力：作为一个非职能部门，秘书部需要与各部紧密联系，参与到各部的活动中去记录并监督。因此，要全面提高秘书部的工作能力，必须全面培养内部成员，清楚的了解各部门的职能和工作性质，树立同学们的全局性观念。为此，我们将实施以下措施：

1、加强本部门的团队精神建设，树立良好的工作形象。

2、加强与团委办公室各成员的合作与交流，合理安排工作。

3、学习，力争做到工作业务优秀，学习成绩优秀的双优学生干部。

4、活动时，尽量让秘书部每个干事都能全面接触学生会各方面活动，以便更好的促进秘书部成员对于学生会工作的整体把握。

5、努力改变创新的理念 怎样保持创新在部门的成长中是成形后必须要注重的问题。工作创新不是一句空话，在任何一个工作细节都可以创新。

三、工作要求

1.第一态度，工作态度要认真诚恳，待人接物要热情礼貌，开展工作要全面细致。

2.第一时间，对待工作不得推脱，在任何时候都能及时保质保量的完成任务。

3.第一效率，工作要讲求方法，及时总结思考，遇到事情要及时调整，提高工作进程．加强工作效率。

以上就是本部门的大体工作计划，我们部在以后的工作中会按照我们的工作计划走，将秘书部发扬光大！

篇三：大学秘书部工作计划

新学年，新气象。作为秘书部的新人，我查阅了我院上届秘书部的工作记录等相关资料，对其工作及其流程有所了解，并对此有了自己的认识。在与部长长时间的讨论、慎重的权衡，结合上届秘书部的工作，新学年本部门的工作计划与规章已经出炉，现由我作出以下陈述：

一、认真完成本职工作职能

1、做好主席团、部长及各项重大会议的会议记录；通知相关会议的时间、地点。

2、搜索各种相关的文件格式，以便顺利完成各项文书工作。例如，学生会各项规章制度的建立和起草，各种文书的执行和发放。

3、管理各部门会议记录的收信整理、归档。

4、负责起草制定学生会的有关文件。

5、负责掌握各部门的活动资料。

6、负责优秀学生干部的评比、监督及检查工作。

7、负责各部门之间的协调工作，发挥好桥梁纽带作用，使各部门之间建立良好的工作群体，方便工作顺利进行。做到院学生会各部门分工不分家。

秘书部近期工作计划如下：

1、制定团委、学生会各部门职责条例，以便于明晰各部门职能，有利于院学生会顺利开展工作。

2、协助、协调各部门做好招新工作，并进行本部门的招新工作，吸纳一批细心、耐心、有责任心的新生作为部门干事，为部门各日常工作的开展准备充足的人力资源。

3、协助文艺部做好迎新晚会工作。

4、协助学习部根据资环学院相关规章做好奖学金审核、评定工作。

二、工作分工及工作要求

〈1〉工作分工：

1、部长是一个部门的核心。熟悉学生会工作程序，协调本部门与其他部门的关系，不仅要带领部门完成本职工作，还需在其他部门需要协助时，主动给予帮助。着眼与对重大事件的统筹管理、决策。

2、副部长是部长的助手。必须积极配合部长完成各项任务，同时应及时了解本部门干事的工作态度和工作完成情况，勇于指出干事的不足，并协调干事间的关系，对其工作给予帮助。

3、委员将完成会议点名、查考勤、会议记录、策划案设计等文书工作，文字编辑、打印表格资料等工作。由于我们预计招纳三名干事，因此各项具体分配工作待定。

〈2〉工作要求

1、工作时要认真仔细，在追求效率的同时保证质量。当今社会，效率被视为工作中最重要的环节。一项命令的下达，须以100%的精力在规定的时间内完成，绝不能拖延，将其作为硬性制度来要求内部人员，才能达到效果。认真仔细的工作态度是顺利完成工作的根本，好的工作态度配以高端的效率保证工作的进行。

2、要文明礼貌。在工作中注意自己的言谈举止，积极配合学院的各项工作，以大学生素质教育和文明工程为主，巩固良好的学风和院风，全面推进大学生精神文明建设，促进学院的共同进步。

3、提高各种素质。秘书部是一个繁琐的部门，接触其他部门的机会较多。这更能体现出高素质培养的急切性和重要性。因此，我们决定在部门间定期召开例会，议题自由发挥，由部门人员主持召开，给每个成员提供一个锻炼自己能力的平台，或推举一人代表秘书部策划一次比赛，邀请其他部门参加。既锻炼了自己，又增进了与其他部门之间的感情。

4、树立良好的工作形象。它是学生工作的一个有利条件，本学期重点要抓好以下几点：一是抓好我部人员在生活中的言行举止问题；二是抓好业务素质，做到公正严明、不以公谋私；三是搞好学生干部与同学关系以便日后工作正常进行。

5、不以规矩不成方圆，好的制度是保证工作顺利进行的前提。我们秘书部制定了一份用以约束各成员行为举止的准则，它们是秘书部每个人远都必须遵循的。

①全体学生干部要遵守学院和学生会的规章制度，按章办事。自觉接受党、团组织的指导，一切行动听指挥。

②热忱、真诚为同学服务，团结干部、同学，搞好群众关系。

③崇尚科学，努力学习，刻苦钻研，认真对待每一节课，学习成绩优良，成为同学们学习的榜样。文明用语，不打架、斗欧，不做有损学生会、学院的事。

④工作积极，任劳任怨，有较强的责任心和乐于奉献的精神。

⑤团结协助，互助配合，在规定的时间内完成规定的任务，不得故意拖延。

⑥自己的责任自己承担，不可推卸给他人成故意逃避。

⑦参会时，不得迟到、早退，更不得旷会。迟到、早退三次以上者按旷会一次处理，并记入期末年度考核、评估。若有特殊情况，需向部长请假并附有假条，标明原因，经允许批准后方可执行有效。情况紧急可有人代请。会议时，认真听取，做好记录。

⑧不得以秘书部的名义在外滋事，若有发现，应立即举报。

⑨对每个部员实行量化评分。表现优秀者给予表彰，表现差者警告并作检讨工作，对于表现极差者，部门内部经商议可将其解决。

⑩对部长、副部长工作中的错误，各干事有权指出。若屡犯不改，不虚心听取意见者，可上报主席团，撤消其职务。

篇四：大学秘书部工作计划

一、纳新工作

1、做好迎新宣传稿的撰写,资料的预备。

2、在纳新前做好纳新工作的整体排班职员安排，口试也要排好班。

3、学生会纳新时要督促各部分提交年度工作计划、招新计划,收好存档。

4、我们要辅助宣传部做宣传,辅助组织部咨询、口试地点的申请,我们还要打印好相应的表格发放给会员,发放到班级。

5、照例要收集学生会成员的联系方式、课表,整理好,以便日后工作排班等。

6、收集各班班委的信息资料以及各班的课表，整理好存档。

二、完善规章制度

在纳新完毕后，鉴于上届的总结经验，制定出一份新的学生会规章制度，并制定出相应的赏罚细则，在以后的工作中按照制度实行治理，使学生会的工作能顺利无误的完成。

三、通知工作

这是秘书部最基本的工作,其中包括学生会内部活动、会议的通知和院校领导下达的全院性活动、会议的通知，无论什么活动、会议都要及时通知到位,确认收到，以保证各部成员能准时参与。

四、档案收集治理

1、每次的活动,都要提醒活动负责人一周内把活动策划书、总结交到秘书部存档.理事会所有上传的资料我们都要备份，总结有相应的模板填写.2、会议记录及总结：做好学生会干部例会，全体学生会成员会议的会议记录，整理好并存档。

五、签到工作

每次学生会活动、会议都有我部负责签到工作，并收集整理出来，在学期末时回纳出出勤率，供评定优秀干部等奖励用。

六、通讯工作

学生会的大小活动都要及时的写出通讯稿，并附上照片，发到大院和团委的邮箱里，确保我院学生会活动能及时的发到校网上，让全校师生都能浏览到我院的活动，并提出建议和意见，这样我院的工作才会越办越出色。

七、工作总结

为使我院学生会能及时的把握日常工作的动态，我部月末、期末、年末都会做出工作总结，对学生会各部组织的活动进行总结，以便之后做出更出色的活动。

八、特色活动

在我校申请精神文明校园之际，统计学院学生会秘书部也积极响应我校号召，预备了一系列活动，在本学年，我部将会开展以下活动：

1、创建文明校园系列活动之三风建设材料评选

（1）活动目的: 为了让大家体验秘书日常资料整理、排版的细活，为了让大家把握基本办公技能，配合系首届秘书节的开展，配合学院的三风建设，让跟多的班级参与到三风建设和秘书节活动中来。

（2）活动主题：当好秘书，建好三风

（3）活动对象: 统计学院所有成员

（4）活动要求：与三风建设相关的文字资料集，包括班分建设、学风建设、寝室文明之风的建设。

活动时间：2010年10月中旬

活动流程：a、比赛策划

b、向各班征集

c、材料评定

d、颁布奖项

e、租借场地进行材料展示

预期效果：通过活动促进我院的三风建设，进步各班的制度建设，进步大家的专业技能，体验秘书的日常工作。

2、我的青春梦征文大赛

（1）活动目的:为了丰富同学们的课余生活，给每一个怀揣梦想的同学一个展示自我文采的舞台，让大家的梦想在这里腾飞，我院学生会秘书处特为同学们举办了一场关于我的青春梦的征文大赛。其安排如下：

（2）整体安排：

a.主题：统计学院第一期我的青春梦征文大赛。

b.目标：发掘出优秀的写手，让他们在抒发梦想的同时，激发斗志。c.时间：2010年10月20日到11月1日。

d.主办单位：统计学院学生会秘书处。

e.工作职员：秘书处全体成员。

(3)资源需要：

人力需要

物资需要

组长：秘书处部长，副部长

场地：一间教室

评委：学生会主席及各部部长

嘉宾接待室：二号教学楼106教室

其它：主持人，摄影师

其它：赞助联系，奖品购买

(4)各阶段任务工作与分配

a.赛进行前：

1)传活动，张贴海报；横幅；标志牌等；

2)10月17日由秘书处向同学们通知此次比赛的通知；

3)联络赞助商与赞助商协商活动经费，调度等题目；

4)组织职员接待报名参赛的同学，告知他们参赛时间与留意事项；

5)做好物资的前期预备，预算活动经费；

6)邀请评委。

b.比赛流程：

1)进行中期的宣传；

2)与评委商量评分标准。

3)2427日交稿；30日评选出结果；1日颁发奖品。

4)部长对这次活动进行总结。

(5)奖项设置：

1)一等奖一个、二等奖两个、三等奖三个。

2)设置三个优秀奖，五个鼓励奖。

(6)经费的预算：

1.总金额 2.用度的往向

3.将发票上交 4.资金的来源与商家的赞助

(7)活动中应留意的题目：

1.假如有来迟的学生，若来迟在15分钟以上者不予欲进进现场。

2.若天气阴沉且突降大雨，教室光线太弱，在停电的情况下，可将活动推迟半个小时，并预备几个大塑料袋。

3、分享你的感动时刻活动

（1）活动目的在年末的时候为秘书部的全体成员提供一个回顾成长的机会，将感动过自己的经历与他人分享，促进各成员对彼此的了解，为以后的工作打下良好的基础。

（2）活动主题

分享你的感动时刻，以生活中的点滴积累，提炼令人触动的情感瞬间。

（3）活动主办方

西安财经学院统计学院学生会秘书部。

（4）活动时间与地点

2010年12月26日，晚8：00，第一教学楼***号教室

（5）活动前期宣传

由秘书部组织宣传通知，活动举办时可邀请感爱好的同学到场观看，借此让大家更加了解秘书部的工作。

（6）活动内容

参加活动的各成员将自己经历以叙述方式向大家讲述，可以预备文稿，也可以即兴陈述，尽量做到流畅通顺。要求所述必须是真实经历，不用过分追求辞藻的华丽，只要以真实情感感动人心。所有成员分享完后，可以现场组织讨论，选出最让人印象深刻的感动经历。

（8）活动流程

a.所有职员到齐后，由主持人先容此次活动目的及参与职员，并说明活动流程。

b.主持人先容完毕后，即公布活动正式开始，各参与职员按顺序依次上台，讲述自己的感动经历。

c.所有成员讲述结束后，主持人上台做以小结，并公布进进讨论时间（10分钟左右）

d.主持人再次上台，请秘书长对此次活动做以总结，并由秘书长公布讨论结果，让大家铭记最动人的时刻。

e.最后由主持人公布活动结束，在收获感动的夜里，祝到场的各位晚安。

（9）活动总结

由秘书长在活动结束后撰写文章，对此次活动的策划，预备，实施以及收获做出总结，点出亮点，指出不足，为以后的工作积累更多经验。

篇五：大学秘书部工作计划

时光如梭，转瞬即逝。我们已经不知不觉告别了高中的生活，迎来了大学新的一学期。新学期，新起点，我们踏着前人的脚印继续前进。进入校区团委办公室已经一个多月了，对本部门的工作职责和工作事宜也有了初步的熟悉。现将2010学年上学期的工作计划做如下安排：

一，部门的内部工作。

新的学期的开始，本部门纳新顺利完成。我们组建了新的内部集体，面对我们以前从未做过的工作有了初步的了解。在主任和两名副主任的带领下，对部门内部工作做以分管安排。一个部门要做好就必须有绝对团结的干部队伍通过不断的商议协调内部工作，让部门工作顺利开展。我们讲建设一个分工明确，工作有条理，有效率的精英集体。

二，部门分管任务梳理。

作为团委学生会的协调部门，我部工作多以杂乱繁多为主。学期初必须对学院物资财产做以统计备案，对校区团委学生会各部门档案做以整理，对活动室环境做清理整顿。以便及时有序地配合其他部门或班级开展活动。让学院物资得到妥善保管及合理有效利用。

三，团委学生会工作细节制定。

无规矩不成方圆，制定并完善团委学生会工作细则将作为我部本学期工作重点。其中我部会做好同其他部门的职能合理化分配，使各部明确我部的工作程序及方法，以便更好的开展我部工作。新学期我们也会加强团委学生会与班级之间的联系制度建设，使班级与团委学生会之间相互了解相会支持，以便更有利地开展各项活动，为全校师生服务。

四，策划开展联系活动。

作为协调团委学生会各部的部门，我部有义务使各部门成员之间相互了解相互信任，让团委学生会集体更加协调。计划以集体运动形式同其他部门协同开展团委学生会内部活动。增加整个团队的和谐性。

五，部门日常例会。

本学期我部计划以周为单位进行部门例会开展，不断协调开展部门工作，及时相互了解，增进部门人员工作默契，更好建设部门发展。使新部员及时融入部门工作，及时有力开展部门工作。

以上是我的工作计划，作为协调部门中的一员，定当配合领导积极地，有效的完成内部工作任务。

大学秘书部 第2篇

——2009~2010年第一学期时光荏苒，一个学期快要结束啦。在系领导及团委老师的指导和支持下，建筑工程系第五届学生会编辑部取得了很大的进步。回首这半年的时间里，忙忙碌碌中得到许多收获。

编辑部是新闻信息中心的一个部，其主要任务是新闻的收集与传递。自编辑部纳新后就开始对本部干事进行培训，锻炼干事们的写作能力，学习新闻简讯、通讯、发言稿、会议报告、倡议书等的撰稿方式及格式，同时还让干事们学习练习了校刊的排版。

通过这一系列的培训，让编辑部的干事们充分掌握了编辑部的基本工作，为以后在学生会里工作打下了坚实的基础。在这一学期里建筑工程系举办了多期活动及重要会议，从迎新晚会、红歌大赛的完满闭幕到第五届团代会学代会的胜利召开，从辩论赛、英语演讲比赛、CAD大赛的圆满成功到社会实践表彰大会、各个讲座的成功举办等一系列的活动，编辑部负责撰写了共16篇新闻报道；与此同时还有一些班级特色活动简讯的审阅、部分团日总结等也是由编辑部负责完成。在为02级建筑工程技术专业的习海立捐款活动中，编辑部负责撰写了捐款倡议书，并代表建筑工程系全体学生为习海立写了慰问鼓励信。由于新闻要求必须及时性，因此在每次活动举办结束后必须尽快将简讯交上去。再完成每项任务的过程中不仅锻炼了写作能

力和写作技巧，同时还增强了自己的办事能力，再工作中学到了许多知识。

半年的时间里，编辑部定期收取了各专业同学们的稿件，并经过审阅将同学们的优秀作品发表在校刊《河北工院》上。通过大家的共同努力，编辑部编排排版了《河北工院》NO5、NO6、NO7共三期校刊，将建筑工程系同学们的文学风采、建工系的新闻动态及精神风貌以文字的形式展示给了大家。

除此之外，编辑部代表建筑工程系参加了院追日文学社举办的《爱国知识竞答》活动，并在次活动中荣获一等奖。之后，再次代表建筑工程系参加了启航文学社举办的《古诗文朗诵与赏析》，并在该活动中荣获二等奖。

两次活动中编辑部都是代表建筑工程系参加的，参加的过程中编辑部肩负着为本系争光的责任。与此同时，参加此类团体活动的过程中增强了同学们之间的团结合作能力，增强了编辑部的凝聚力，为本部的发展奠定了坚实的基础。

在这一学期的工作中，编辑部在收获中也有许多缺陷与不足。在新闻简讯的撰写方面，有时不能做到及时性，耽误了老师的工作；校刊的排版过程中，忽略了一些文章的性质及新闻的时间性导致了退稿的情况。在以后的工作中，我们尽量弥补这些缺陷，做到更好！

总的来说，这一年的工作是忙碌的、辛苦的，但却又是充实和快乐的。在今后的工作实践中，编辑部将会不断的努力与探索，扬长避短，使各项工作逐步走向完善，下学期我们会努力工作，把学生会的工作做得更好。我们也坚信：只要我们以积极的心态努力工作，一定会在建筑工程系第五届学生会谱写出编辑部的壮丽篇章。

高职院校系部教学秘书工作浅谈 第3篇

关键词：高职院校,教学秘书

教学工作是学院日常的中心工作, 教学管理是学院管理的重要内容, 学院管理工作是否做到位, 不光光靠上层管理人员, 教学秘书在整个学院运作过程中也起了不可或缺的作用。高职院校系部教学秘书是一线教学管理人员和基层工作执行者, 是教学链中不能缺少的一环, 不仅起着上传下达, 联系左右, 调节系部和师生关系的作用, 而且还是协调各部门关系的纽带和桥梁, 是信息传递和反馈的重要渠道。教学秘书的工作接触面比较广, 工作量大, 事务繁琐, 时间性强, 在院系一级的教学管理中具有不可替代的作用。如何成为一名合格的教学秘书、领导的得力助手是每个教学秘书都应该认真思考的问题。要想做好教学秘书的工作, 就应该在工作过程中不断总结经验教训, 更新工作方法, 吸收先进的教学思想和教学管理方法, 培养较好的协调能力, 更有效、更及时地完成各项任务。

一、要了解教学秘书工作特性

教学秘书作为基层教学工作的管理者、服务者, 工作比较具体、繁琐。既要对日常教学工作起到管理作用, 又要服务于师生, 其角色即为管理者和服务者, 这些工作、角色决定了教学秘书工作的多种特性:

(一) 服务性

教学秘书工作的核心内容就是服务, 既要服务于教学事务, 又要服务于学生、领导以及相关上级部门, 做到以人为本, 树立服务意识。

(二) 规律性

教学秘书主要工作就是协助系领导处理好日常教学管理工作, 主要包括执行教学计划、落实学期的教学任务、教材征订、工作量统计以及档案收集整理等。工作的数量虽然很多, 但是基本可以归纳为常规工作, 也就是说是有规律可循的, 什么时候该做什么事情要心中有数, 不用提醒、督促, 主动去做, 这样就能有更多的时间来校验工作质量, 平时处理一些临时的工作要及时, 不能拖拉。

(三) 协调性

教学秘书要积极主动与教务处等上级部门沟通。在工作中要注重主动与教务处等上级部门联系, 将教务处的工作要求及时准确地转达给教研室, 在执行过程中如果教研室有疑问, 也会及时向教务处请示, 教学秘书在此过程中起了上传下达的作用, 做到上、下一致, 协调做好工作, 提高工作效率。

(四) 辅助性

教学秘书的工作, 是按照领导以及相关上级部门的工作内容、工作要求, 协助完成教学管理的各项工作, 从而保障日常教学秩序的正常进行, 作为一线管理者, 要及时收集整理各类信息、调查情况以及研究方案, 将这些信息提供给领导或上级部门, 并提供合理建议, 为其做出相应决策提供依据, 从而提高教学管理质量。

二、要知道教学秘书在教学管理中的作用

教学秘书的主要作用不仅是协助系领导和教务处做好系部以及学院的组织管理工作, 还要处理系内部的相关教学事务, 保证本系各专业人才培养方案的正常执行, 而且还要负责教学档案的收集整理工作, 为系领导或上级主管部门领导提供决策依据。教学秘书既能起到连接系部和相关部门的桥梁作用, 协调系部领导、教师和学生之间的关系, 又起到完成本系内部的教学管理作用, 因此说教学秘书素质的高低、能力的大小, 很大程度上会影响教学管理水平, 更严重的可能会影响教学秩序的正常执行乃至教学质量。教学秘书还要重视教学档案的收集、整理和管理工作, 使日常工作能科学有序地进行。教学秘书在教学质量管理中还起着督促作用, 督促教师不断提高自身教学水平。

三、如何真正做好一名教学秘书工作

(一) 要有较强的服务意识

教学秘书的工作主要是服务性工作, 在日常工作中要做到对教师、对学生热情、主动, 当教师、学生在教学、学习等方面遇到困难需要帮助时, 应积极主动协助领导向他们伸出援助之手, 尽自已的最大努力为他们做好服务;对待教师和学生态度和蔼, 对他们提出的每个问题要一一给予认真解答, 如果自己对某些规定或制度不清楚, 也不一推了之, 而是把问题记下来, 等找到答案后, 给教师和学生一个满意的答复。

(二) 要善于沟通交往

教学过程不是单独一个系自己就能独立完成的, 需要与职能部门密切配合, 教学秘书要与学院教务处、人事处及其他职能部门保持联系, 保证信息畅通, 进行信息反馈, 要借助有效的沟通手段协调学院与系部以及系部与各职能部门的关系, 建立起相互合作, 相互促进的融洽关系。教学的每个环节也离不开教学秘书与教师、与学生沟通, 沟通过程中教学秘书要充分考虑对方的特点和需求, 注重说话的艺术, 热情机智, 营造一个与同事和谐相处, 与学生和平共处的舒畅的工作环境。

(三) 要有良好的心理素质

心理素质的好坏, 心理承受能力的大小, 对每个人的学习、工作和生活都会产生很大的影响。所以, 作为一名高职院校系部的教学秘书, 不仅要有较强的业务能力, 更应该有良好的心理素质, 要在繁琐的日常工作中, 不断培养自己开朗豁达的性格, 时常保持轻松愉快的心态, 遇到事情不慌、不乱、不烦, 不仅如此, 还要要保持一份平和的心态。教学秘书工作虽然工作很繁杂、琐碎, 但永远是默默无闻地在背后做奉献, 没有轰轰烈烈的成绩, 没有任何荣誉, 不像教师有立项成果、教学成果, 教学秘书做的事情都是日常小事, 其身份、地位等方面与教师、科研人员等有着一定的差距, 这些方方面面都可能造成教学秘书心理或多或少的不平衡感。面对工作中的不理想, 教学秘书要学会调节心态, 提高心理素质, 要向领导、向教师、向学生展示灿烂的笑容, 给他们带来最好的服务, 在平凡中实现自身价值。

(四) 要有责任意识和使命感

教学秘书要热爱教育事业, 有较强的责任意识和使命感, 关心学院的发展, 爱岗敬业, 这种责任意识和使命感具有强大的心理推动力, 可以产生巨大的能量, 不断推动教学秘书投身到教学管理工作中去, 发挥巨大的作用, 表现为较好的整体素质和较高的管理水平。每学期录完教学任务后都要反复检查, 仔细核对, 不能出现任何差错;征订教材的时候也要根据教学任务一一核对, 保证不出任何差错, 以免影响教学秩序的正常执行;教学上的原始资料要按要求及时归档;要注意保存好每一份原始材料, 如会议记录、专指委指导记录等, 这些材料除应交给主管部门以外, 一定要给系里留下备份, 以便今后核查。

总之, 高职院校系部教学秘书, 应该具有充分的工作热情, 有较强的服务意识, 具备善于沟通的能力、勤恳踏实的工作精神, 良好的心理素质, 有教强的责任意识和使命感, 才能更加出色地做好教学秘书工作。

参考文献

[1]赵金艳.浅论高校院系教学秘书的职能与素质, 职业教育研究, 2005.

高职院校系部教学秘书的能力培养 第4篇

关键词：教学管理；教学秘书；能力培养

中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：2095-4115（2014）09-258-1

由于系部对本系的专业设置、教学计划、教学管理、学生管理等方面有一定的独立自主权，因此系部教学秘书发挥着“上情、下达、协调、服务”的功能，教学组织联系协调量大且面广的特点。这就需要对教学秘书进行准确的角色定位，使其在工作中扮演好自己的角色，在学院发展中发挥好重要的作用。具体有以下几个方面：

一、系教学秘书的工作要求

（一）确保系教学秩序健康运行

系教学秘书既是系内日常教学工作运行的具体实施者，同时又是系领导的得力助手。一名合格的系教学秘书，就要做到“上情下达、下情上报”对上要直接为教务处、系领导负责，对下要为广大师生服务，横向还要和其他职能部门、各系部进行沟通。由于系领导除行政工作外还要承担教学、科研工作，在这种情况下，教学秘书应当协助系主任搞好系内日常教学运行和管理工作。要在系主任的领导下组织完成具体教学工作的实施和开展，及时了解掌握教学工作情况及教学计划实施情况，组织教师观摩教学、听课、学生课堂评价，收集教学反馈信息等。并根据收集到的信息，适时提出建议和协助提出改进事宜。对院系布置的教学工作要做好跟踪，督促相关人员完成。同时，秘书还要做到非常熟悉系部整体师资情况，及时掌握教学动态，客观、全面地采集教学方面的反馈信息，向系领导及时汇报，也可提出教学改革及修改教学计划的措施及意见，为正确决策提供可靠依据，为教学秩序有条不紊运行提供保障等。

（二）促进教学秩序、教学质量不断提高

系教学秘书应当是管理者与服务者的双重角色，在繁杂的日常教学事务中，针对反映出来的问题，提出改进和提升意见给以提升，更应该注重教学信息的采集，既要采集外国外校信息，包括专业信息，教学管理信息、使用现代管理手段等全面信息，又要思考研究如何为我所用，以保证教学秩序、教学质量的持续提升。

二、加强系教学秘书能力培养的探讨

（一）领导重视，合理选聘人员

学校及有关职能部门领导应重视教学秘书的选拔和培养工作。应该选聘具有本科以上学历，事业心、责任心强，有一定组织协调能力，严于律己，能为人师表的优秀同志充实系教学秘书岗位。

（二）适时开展业务学习培训

对教学秘书进行在岗培训和继续教育，让他们系统地学习有关高等教育管理课程，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等课程，进行理论武装。此外，还要学习计算机的运用与操作技能，尤其是对教务管理系统软件的培训学习是当务之急，这是教务管理尽快现代化、正规化的基础；还要经常组织教学秘书开展教学管理工作经验交流活动，对教学管理中出现的典型案例进行研讨，以提高管理水平；组织教学秘书到其他院校参观学习，借鉴其好的经验，开阔他们的工作视野，提高工作效率。这种学习培训不仅学院组织，更重要的是个人要抓紧时间开展自学，系统学习，向管理专业化迈进。

（三）教学秘书自身能力的提升

1.打好知识基础提升综合能力

教学秘书应将所掌握的文化知识转化为以下方面的实际能力：

（1）语言文字能力

秘书要替领导起草各类文件材料，又要经常与人交流，因此必须具备较强的语言文字能力，要做到“笔能成文，言能明义”，语言表达应清楚明白、言简意赅、生动活泼。

（2）协调沟通技能

要善于与各方面沟通，对内，协调与领导、师生的关系；对外，协调与上级职能部门、兄弟院系、合作单位等的关系。秘书要懂得社交礼仪，具备协调能力，营造出和谐融洽的工作环境。

（3）信息化能力

具有熟练的计算机操作能力及信息处理能力。能快捷、准确、有效地处理信息、利用信息，能够对管理活动中的信息进行收集，加工，整理，开发，对现有信息资源进行综合、延伸和拓展，对大量原始信息进行分析、取合和评价。能够把信息化技术应用到管理工作中，提高质量、效率和水平。

（4）执行能力

执行能力高低在一定意义上取决于对领导决策的理解和感悟，教学秘书要准确领会领导意图，必要时要勇于负责，善于处理自己职责范围内的事务，遇到紧急情况和意外事件，能迅速拿出应对策略。

2.理论结合实际，提升综合工作水平

系部教学秘书不仅要认真学习教育学、心理学、管理学、档案学等方面的知识与相关技能，更重要的是在日常工作中给以有效应用，应用知识及时发现问题，找准问题的性质、危害、进一步发展的后果，并能较完善处理问题。能够结合实际情况与有关方面及时做好沟通协调工作。还能用所学理论结合公办院校系（院）教学秘书的管理模式和方法，在工作中探索适合独立学院系教学秘书的教学管理模式和管理方式，使之能够及时准确快速地为学院与系高效工作；为教师、学生及其他相关部门搭好桥梁，使各项工作联系沟通畅通无阻，使反映和暴露的问题及时处理，结果及时传达到相关单位个人；为教职员工、学生服务到位，不断提高服务质量和服务范围，只有这样系日常教学工作才能有条不紊进行，独立学院系教学秘书工作水平才能得到不断提升。

总之，系部教学秘书要适应时代要求，结合独立学院实际，利用先进的管理理念，科学的工作方法，不断提高自身能力，使自身工作能够切实为系教学管理提供优质高效的服务，从而促进学院教学管理水平和学生培养质量的持续全面提升。

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大学秘书部工作计划 第5篇

进入秘书部有一段时间了，我对秘书部也有了一定的了解和认识。

一、秘书部的职责：

1.协助学生会主席工作，做好每次大型的活动前的准备工作。

2.学生会各类文件的收发与管理，起草有关文件通知。

3.做好各部门的会议记录工作和签到管理。

4.帮助老师整理资料。

5.负责平时各类值班、查寝工作。

二、对秘书部的认识|

通过在秘书部的工作，我感触良多。首先，学生会是一个组织，一个团体，不是我们之前认为的社团性质的团体，需要每个成员认真的负责的态度和踏实能干的精神。作为学生会的一员，我们有责任去服务老师、服务同学，并在这其中提升自己的能力、锻炼自己。其次，作为秘书部的成员，我们就要对自己的工作有着深刻的认识和了解，这不是一句话就能总结的，需要我们在今后的学习和工作中不断努力，才能慢慢认识到自己在团体中的作用。秘书部的工作琐碎繁多，这就更需要我们成员之间的认真配合和团结合作，只有每个人端正态度，在其中发挥自己的作用，才可以让我们的团队变得更好。在工作过程中，繁杂的文件和信息更需要我们每个人的细心和耐心，一旦一人出错，很有可能整个工作需要重新开始。所以，认真仔细是我们每一个部员应有的基本态度。

作为一名新生，我想我们首先需要学习。学习的不仅是知识，还

有工作的态度和能力。部长说过，我们的能力还不够，需要慢慢培养和学习。没错，进入学生会，主要就是对自己能力的提升和培养。要通过在今后不断的工作和活动中汲取经验，我们才能获得能力的提升。

三、对秘书部的工作建议：

1.就秘书部目前的状况来说，我们要做的事还是挺多的。我们主要是负责文件的整理和分析，即一些文书类工作，这样就难免产生枯燥。如果不能调动大家的积极性，整个部门就失去了活力。

2.我们要让每个部员认清自己的工作，要对秘书部有清晰的认识和了解。才可以在工作中真正的发挥作用。

3.我们可以在工作之余适当的开展一些活动，增进部员之间的交流和联系，不仅可以使大家工作热情更高，也可以促进部里的气氛。

以上就是我个人的一些建议，希望能对秘书部起到帮助。真心希望秘书部能越办越好！

秘书部某某

秘书部大学趣味运动会策划书 第6篇

一、活动背景：

我们的青春我们做主，飞扬的心总是希望随着这个社会的步伐而跳动，当代大学生在我国日益繁荣的环境下更应该发扬团体精神，为了集体的荣誉拼搏奋斗，在大学里放飞活力，从而树立良好的精神面貌，为了让每个成员体验到大学生活的乐趣，丰富其课余文化生活，增强其团结力，加强与其他组织之间的交流。常州轻院学生会，为我们提供了这样一个舞台，给我们了这样的一个机会，让我们相相识，相知，相熟。本次活动将调动广大同学参与学生会工作的积极性，营造开放活跃的校园文化，增进同学们之间的沟通、交流、合作，最大程度激发学生的学习积极性和主动性。

二、活动目的：

通过举办此次的活动，学生会干事参加一系列饶有趣味的体育活动，并将体育与娱乐有机的结合起来，从而提高各组织、各部门成员参加体育活动的积极性。同时，提升部门、组织之间的的友爱精神，扩大学生的交流范围，增强各彼此之间的联系，展现常州轻院学生的真我风采。

三、活动主题：青春你我，共创辉煌

四、活动时间：2018年4月中旬

五、活动地点:常州轻院体育馆

六、活动人员：院学生会干事

七、活动组织单位:

主办单位：秘书部

承办单位：秘书部

八、比赛项目：

1、两人三足夹糖接力赛

2、迎面接力

3、跳大绳

4、踩气球比赛

九、前期准备：

1、道具准备：工作道具、游戏道具

2、工作人员，相关项目负责人的确定和分配。（工作人员包括裁判，计时员，道具管理组，机动人员组）

3、报名，抽签，分组，制定秩序册。

4、清空比赛场地。

5、赛前对我体育部相关人员强调工作事宜，各项目工作人员布置赛场。

十、活动流程：

1、两人三足夹糖接力赛

（一）活动道具:

盆、糖、筷子、绳子

（二）活动时间地点：2018.4体育馆

（三）活动内容：

（1）比赛分淘汰赛、半决赛和决赛三个赛程。

（2）比赛共分为七组，每组出十人（两人一小组）参加比赛。比赛对手由抽签决定。抽空的一组直接晋级下一轮。

（3）淘汰赛：每队抽签分成组。六个小组同时进行比赛，在规定的时间内（五分钟）由各队夹糖数量决定比赛胜负。时间到比赛宣告结束。每组获胜者晋级。最终胜利的队伍进入半决赛。

（4）半决赛：获胜支队伍由本组组长进行抽签分组，每组按上一轮比赛规则进行比赛，获胜的两支队伍进入决赛。剩余两支队伍争夺三、四名。

（5）决赛：相同比赛规则，胜者为总冠军。

（四）比赛规则：

（1）参赛队员成一路纵队站在起跑线后，比赛开始。

（2）第一组人跑向终点用筷子将糖从盆内夹出并跑回起点放入盆内，将筷子交给第二组，依次进行，以先完成的队为胜。

（3）糖全部掉地后须返回起点夹到糖后继续进行比赛。不规定一次夹糖个数。

（五）奖项设置：

共设一等奖1队二等奖1队三等奖一队四等奖一队，分别颁发奖品。

2、迎面接力

（一）活动道具：

接力棒、秒表

（二）活动时间地点：2018.4体育馆

（1）比赛共分七个组，每组出十人参赛，五人一小组。

（2）七组比赛同时进行。

（3）双方之间中间相隔距离30米，听到发令声后第一个队员持棒开始

跑，跑至对面，交与对面队员，依次进行，直至最后一人跑完30米算全部完成。记时决定胜负。如有中途掉棒，由掉棒人自行捡起再从掉球处继续。比赛计时开始，30米跑道用时最少者获胜。

（四）注意事项：

（1）接力棒必须交由本人手中，不得抛掷，否则视为犯规。

（2）比赛过程中，以裁判员的判罚为准，有异议可当场向裁判申诉。由裁判研究后，将结果告知各参赛队员，但对裁判的判罚不得再表示异议。否则若与裁判员发生争执或有过激行为，取消参赛者比赛资格。

（五）奖项设置：

比赛最终决出用时最少者前三名，分别获一、二、三等奖。

3、跳大绳

（一）活动道具：大绳若干

（二）活动地点时间：2018.4体育馆

（1）比赛分七个小组，各组分别出10人组成一个参赛队。

（2）每组比赛由两队参加，每队10人。每队2个人摇绳，8个人跳（4男4女，次序不限）。在规定时间内，以8个人全部进入大绳开始计数。最终以3分钟内计数多者为胜。如果途中有任何一名队员没有进入大绳，则取消成绩。

（3）比赛以淘汰赛进行，由规定时间内跳过者个数决定获胜队伍并颁发奖品。

（四）注意事项：

（1）在比赛中，如有人出现失误导致跳绳未连续接上，则这名跳员的跳数不计，比赛继续进行。

（2）在比赛中队员应积极配和从而达到协调一至，以“8”字型连跳，这样方可跳的完美、迅速。

（五）奖项设置：

本游戏最后取前两名，分别颁发奖品。

4、踩气球比赛

（一）活动道具：

气球若干、粉笔若干、绳子若干

（二）活动地点时间：2018.4体育馆

（三）活动内容：

（1）比赛分淘汰赛、半决赛和决赛三个赛程。比赛共分7个小组，每组10人。

（2）比赛对手由组长抽签决定，抽空的一组直接进入下一轮。

（3）三组比赛同时进行，每个人双脚各绑上2个球，再两人一小组，手绑起来，小组成员不得分开，否则淘汰。

（4）开始后，每个人用脚去踩破另一小组的气球，同时努力避免自己的气球被别人踩破，并在规定的区域内。游戏进行一分钟。

（5）规定时间内，气球剩余多的对获胜。获胜者进入下一轮比赛。比赛最终决出前两名并颁发奖品。

（四）注意事项：

（1）游戏只能在划定的区域内进行，出区域者淘汰。（2）结束后脚上气球最多组获胜。

（3）打气球及绑气球人员速度要快，避免活动进行较慢。

（五）奖项设置：

共设一等奖1队二等奖1队三等奖一队四等奖一队，分别颁发奖品。

十一、比赛注意事项：

（1）各个部门应及时联系好参赛选手；

（2）本次比赛不分男女组；

（3）现场工作人员要能调动现场气氛，注意现场秩序及安全问题等，保证比赛能顺利进行；

（4）加强宣传工作，保证当天比赛氛围；

（5）安全第一，活动中避免发生任何事故；

（6）友谊第一，比赛第二！

（7）赛程如果由于天气或其他原因导致比赛无法按计划进行时，可根据具体情况再坐安排。

十二、运动会任务具体安排

（一）负责部门：秘书部

负责人：钱慧

1负责整个活动的策划和流程。

（二）负责部门：宣传部

负责人：陈寅

1、协助负责场地的布置。

（三）负责部门：外联部

负责人：外联部部长及干事

1.负责活动前期的物资准备。

（四）负责人：钱慧

1.联系此次比赛的主持人，提前一天与主持人联系。

大学秘书部 第7篇

尊敬的党组织：

在这预备期的一年中，我丝毫没有放松，、严格按照党员的标准要求自己，全面地锻炼自己，努力提高自身素质，主动加强政治学习，利用课余时间认真学习党的知识，并经常通过看新闻、报纸，通过网络及时了解党的决策动态，在思想上和党组织保持高度一致。这使我提高了自己的政治思想水平，使自己的世界观、人生观和价值观都得到进一步改造，思想认识得到进一步提高，并积极主动地结合自己的实际，自觉地加强马克思主义基本原理、毛泽东思想、***理论和三个代表重要思想的学习以及党的十六大精神的学习，通过学习使我明白了党员不只是一种荣誉，更是一种责任。作为一名党员，要不断改造自我世界观、人生观和价值观，任何时候都不能出现信念上的偏差。经过一年来党的教育，我认识到党的各种精神、目标要与自己的现实生活紧密结合起来，为远大理想而奋斗，对学生说，就要端正学习目的，树立刻苦学习的态度，除了努力学好学校规定的各学科外，还要从实际出发，学习一些课

在学习上，我深知当今时代是科学技术高速发展的时代，没有丰富的现代科学文化知识和较强的能力，是很难适应时代发展的。作为一名大四学生，更要努力加强学习，把握时机。为此，我时刻给自己加压力，挤时间学习，做到上课集中精力，提高听课效率，勤奋好学，虽然成绩还并不突出，但我不会气馁，相信一份耕耘就有一份收获，我会继续坚持努力。此外，我平时还经常阅读、学习其它课外的资料，发散思维，扩大知识面。我认为仅仅局限于本专业是不够的，也要试着去了解其它各方面的信息，学得更多就能使自己发展得更全面。

在生活中，我时刻以党员的标准来要求自己，注意培养自己良好的生活习惯和道德修养。生活俭朴，为人诚恳，乐于助人，在班上与同学相处融洽，能积极配合班里、系里及党支部的工作。在担任学生会秘书部部长期间，尽心尽责，较好地完成了每一项任务。秘书部的工作量多且繁杂，几乎每一项都是与学生利益息息相关，因此必须非常细心谨慎，不容许有一点差错。经常利用课余及休息时间赶文件，整理材料，要花大量时间才能完成很多人以为理所当然，看似轻松简单的工作，有时真的很累很困，想松懈了，但是一想到自己身为一名预备党员以及自己肩负的责任，便立刻抓紧时间认真完成。在大家的努力下，最终取得了不错的成绩。

总之，过去一年来，我在各方面都取得了进步，但是还存在一些不够的地方。比如，学习缺乏毅力，有时还是会偷懒，胆量不足，跟同学之间的交流不够，工作的主动性还不够高，有时有畏难情绪，对于自己的缺点与不足，我将在今后继续加以克服和改正。如果这次我不能按期转正，我一定继续努力，争取早日成为一名正式党员。如果能够按期转正，我绝不骄傲自满，会继续不断努力，争取做一个优秀的***员。请党组织继续考验我。

申请人:转正申请书

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大学秘书部 第8篇

关键词：民办高职院校,行政秘书,系部,工作意识

由于民办高职院校办学历史时间短, 办学经费主要来源于学生学费以及待遇等问题, 这些现实情况严重影响民办高职院校系部行政秘书的工作意识和工作态度。此外, 在生源竞争激烈的情况下, 民办高职院校工作重点几乎都放在招生、教学及就业方面, 以增强本学校的吸引力, 而行政管理工作几乎是领导干部的事情, 行政秘书工作岗位成为边缘岗位, 这也影响了行政秘书的工作积极性。那么, 在具体工作中民办高职院校系部行政秘书怎样自我培养民良好的工作意识, 也就成为行政秘书履行岗位职能、更好为学校发展做出自己贡献的需要考虑的问题。

一、民办高职院校系部行政秘书现状分析

通过对民办高职院校系部研究文献和笔者对事工作经历的反思, 认为目前高职院校存在如下不足:

(一) 工作职责模糊不清, 自我定位不准

民办高职院校系部行政秘书工作主要是服务于系部领导, 为系部领导的行政管理工作做好助手, 以保证从管理文件、管理流程、管理制度从学校到系部实施良好运行, 从行政管理角度保证学生培养过程顺利实施。但由于民办高职院校办学历史时间短和系部领导人员更换速度快等问题, 往往一些系部领导自己在工作中自觉不自觉地做了行政秘书应该完成的工作;二是与公办学校系部领导主要由书记、负责全面工作的系部主任、主抓教学科研副主任、学生管理工作的副主任以及团支书组成, 人员配置科学合理, 分工明确;而民办高职院校系部领导构成是一个身兼数职的正主任和主抓学生工作的副主任组成, 这样就从系部领导配置上导致对行政秘书工作岗位的不重视, 为了提高办事效率, 系部领导往往也就越过行政秘书应负的职责, 代替行政秘书完成工作。这些原因都造成行政秘书自己也不知道自己应该做什么、不做什么。也就导致了系部行政秘书的工作岗位职责与系部领导工作职责模糊不清, 行政秘书本人自我定位不准。

(二) 行政秘书自身问题

此方面表现为:一是专职教师兼职, 与公办学校一个区别是, 公办学校设置单独的行政秘书岗位, 配备专职行政秘书, 仅仅从人员设置角度, 这也增加了专职教师的工作量, 使得专职教师没有更多的精力开展行之有效行政秘书管理工作, 也就形成了临时抱佛脚的管理思想;二是专业知识问题, 民办高职院校的行政秘书几乎都是从其它专业转来的, 缺乏行政管理知识的系统性培养, 这也造成心有余力不足的管理不力现象;三是教学秘书兼职, 由于民办高职院校是教学型院校, 其日常工作主要是教学工作, 为此教学也就成为学校第一项工作, 系部一定配有教学秘书, 再以教学第一位思想统帅下, 行政秘书岗位就显得可有可无, 为此行政秘书岗位往往由教学秘书承担。从行政秘书岗位职责角度, 教学秘书自己也分不清楚什么是教学秘书岗位职责、什么是行政秘书职责, 唯一思想就是为领导服务、领导让干什么就干什么。在忙于应付这种学院、系部领导各种工作要求时, 做的也只是表面工作, 没有从管理深层次做好积极管理, 显得办事效率低、管理水平差。四是知识更新速度慢, 与专业教师培训相比, 由于系部行政秘书岗位的尴尬性相对应的是民办高职院校不可能拿出一些经费用于系部行政秘书培训, 这也从学校管理政策上影响了行政秘书知识更新速度。另一方面, 由于行政秘书岗位尴尬局面, 行政秘书自身也缺乏自我学习的兴趣, 这是影响行政秘书知识更新速度的内在原因。

(三) 教师流动性强, 行政管理工作系统性差

相对于公办高校来说, 民办高职院校的专职教师组成主要是由刚毕业的年轻教师和退休老教师组成。对于退休老教师而言, 他们也不可能把自己主要精力注意所服务的系部管理程序上, 遇到问题直接找系部领导, 系部领导从尊重老教师角度, 也只能代替行政秘书, 为退休教师做一些管理上的服务。而刚毕业年轻教师, 在就业严峻的形势下, 他们能来民办高职院校从事教育工作, 也属无奈之举。本人对一些民办高职院校年轻教师调查表明:一些有能力的年轻教师来民办高职院校就是职业过渡过程, 主要表现为:等待机会, 有好的就业单位随时走之任教;由于民办高职院校教师空闲时间较多, 有利于复习考研, 进一步深造;为了解决职称问题, 一般公办学校招聘教师需要工作经历或者讲师以上职称, 对于刚毕业的年轻教师, 这是无法逾越的门槛。为此他们将在民办高职院校工作看做经验积累和职称评审要求的过渡期。在这些想法指导下, 刚毕业年轻教师更加注重行政管理上现实性, 管理上问题一切听领导的, 忽视行政秘书这个岗位的作用。上述现象存在也就导致民办高职院校行政秘书岗位在管理过程中的流失, 没有起到设置这个岗位这正的作用, 导致系部管理工作层次、系统性差。

(四) 行政档案管理意识性差

行政档案是指在单位行政管理活动中形成的、并经一定整理的、具有保存价值的、可归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的真实记录。行政档案管理作为服务于学校管理工作的重要一个环节, 本应将其纳入民办高职院校日常行政管理的基础性、常规性工作。进行科学化、规范化行政档案管理是提高民办高职院校行政管理水平的必要前提。但由于种种原因, 行政档案管理建设仅限于学院层面, 而系部几乎没有建设行政管理档案的习惯。遇到查阅上级文件、或系部自身管理制度或会议记录时, 往往向学校要或者凭借记忆补充档案。这些本应是系部行政秘书的职责, 但由于行政档案管理意识差, 导致系部行政档案管理不善, 也影响了系部的发展。

上述民办高职院校系部行政秘书工作中存在的问题不能很好解决, 从短期上看, 对学院乃至系部发展无伤大雅, 当从学院或系部长期发展角度, 定会起到严重的副作用。

二、行政秘书工作意识自我培养

发现问题, 是为了解决问题, 更好地提高民办高职院校系部行政管理工作, 为学院发展奠定基层管理基础。人是管理工作的主体, 只有充分发挥行政秘书自身的工作兴趣和潜力, 才能真正地解决目前民办高职院校行政秘书工作中存在的不足。发挥行政秘书自身工作兴趣, 首先行政秘书要自觉地养成积极的工作态度和科学的工作意识。

(一) 基于意向性理论的工作意识自我培养

没有实践的理论是空洞的, 没有理论指导的实践是盲目的。那么, 作为民办高职院校系部管理层的一名行政秘书, 在自我培养和提高工作意识上需要什么样的理论, 并在工作中自觉地应用该理论反思自己工作, 逐渐提高自己的工作意识能力。

现象学创始人胡塞尔的意向性理论认为:“意识总是关于某物的意识。[1]”也就是说, 一个知觉是对某物如一个物体的知觉, 一个判断是对某事物的判断, 一个评价是对某一价值事态的评价, 等等。在每一活动的我思中, 一种从纯粹自我放射出的目光指向该意识相关物的“对象, 指向物体, 指向事态等等。胡塞尔又认为, 只有从意识和其指向的对象的关系出发才能研究意识。离开与对象或“某物”的关系, 意识也就不能成为意识。意识的根本的特性是它的意向性, 不存在孤立、完全封闭和内在的意识本身。由此可见, 行政秘书若想培养自己的工作意识能力, 必须用心对待工作中每一件事情, 使得自己的工作意识是关于每件行政管理中的具体事务的意识, 二不是空洞地谈论工作意识。

(二) 基于认识结构理论工作意识自我培养

所谓“认知结构”, 是指头脑中的知识结构, 是头脑中已有观念的内容和组织形式。由此可见, 行政秘书在工作中自我工作意识的培养也是一个学习过程, 在解决工作中实际问题中得到学习, 即发生有意义的学习。有意义的学习是指新的解决问题思维意识与经验行政秘书认知结构中已有的适当思维意识建立非人为的、实质性的联系。有意义学习具有传统工作经验学习学习所不可比拟的优越性。在解决问题有意义学习中, 行政秘书原有认知结构特征是影响新的解决问题能力习得与保持的关键因素。所以, 行政秘书在工作意识自我培养过程中。应组建良好的工作意识认知结构, 形成良好的认知特征, 使之成为自我培养的最佳促进因素。

(三) 基于教师行动研究理论的工作意识自我培养

教师行动研究理论是指导教师通过解决教学生活中遇到实际问题, 提高自己教学水平的方法。尽管民办高职院校系部秘书不属于教学岗位, 但作者本人通过与领导和同事交流时, 体会到行动研究理论也适合系部行政秘书自身工作意识的提高。在工作中有意识地利用教师行动研究理论, 不断反思自己的工作, 撰写反思报告, 培养自己工作意识。

(四) 基于“做中学”理论的工作意识自我培养

杜威的“做中学”理论是指面对实际工作中的问题, 不应该采取回避的态度, 应积极面对由问题带来的不确定环境, 通过解决问题将不确定变成确定, 即也就是寻求确定性问题。在系部行政秘书日常工作中, 行政秘书应具有发现问题、解决问题的工作意识。有了问题意识, 才能提出解决问题能力, 在解决问题过程中, 提高自我工作意识。

(五) 基于学习动机理论的工作意识自我培养

学习动机理论认为, 存在如下学习类型:1) 非动机性学习描述了缺乏引导的学习动机的状态, 从不关心到冷淡;2) 外在动机性学习描述了这样一种状态, 既学习仅仅发生在与强化或者奖赏有关时, 或是为了避免威胁和惩罚的时候。这种学习取决于外部可能性;3) 内省式动机性学习通过内在化或者外部支撑结构的内化描述了学习。这意味着对于学习存在一个强加的压力, 虽然这种压力不是来源于外部而是内部的, 但它并不是自主学习;4) 认可式动机性学习的发生时由于接受了对自己没有任何激励的学习内容和活动—这种情况下学习甚至成为一种负担, 但是对实现学习者自身所设定的目标来说是必要的和重要的;5) 内在性动机学习的发生独立于外部事件。由于对内容和活动来说存在内在激励, 因此它是自主性学习;6) 有兴趣的动机性学习不仅承认内在的价值, 而且它与被赋予客体或者客观具体技能的主观性和有意义的属性相一致。由此可见, 学习动机理论也需要行政秘书应从自己自身需要开展自我工作意识培养, 而不是来自于外部的压力。只有从自身出发, 培养自我工作意识, 才是提高自己工作能力的内在因素。

总之, 随着民办高职院校内涵建设的发展, 作为系部行政秘书不应满足于现状, 应有意识地培养自己工作意识, 不断提高自己的业务能力, 充分履行系部行政秘书工作职责, 为学校发展做出自己应用的贡献。

参考文献