电子档案管理工作

电子档案管理工作（精选12篇）

电子档案管理工作 第1篇

关键词：档案管理,电子档案,优越性,开发和利用,规范措施

引言

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录, 电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同, 档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1电子档案的优越性

1.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度, 提高了工作时效在知识经济时代的当下, 现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段, 而且提供了信息利用的快速途径, 免除了立卷归档、检索查找的困难, 减轻了工作人员的劳动强度, 提高了归档质量和检索速度, 而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后, 就可把按“卷”立卷归档, 改为按“件”整理归档。由于实现随机管档, 就可将过去的集中立卷, 改为平时随时整理立卷。这样, 集中的工作量, 就变为分散的工作量, 提高了立卷管理水平, 从而达到档案管理工作及时归档的目的, 便于检索利用。

1.2微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时, 补漏增缺, 就得拆卷重做。改为微机网络管理, 文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺, 使文档不形成存积, 这时, 只需按一下键盘, 修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力, 可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3微机管理更有利于文档的保密过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件, 却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用, 利用者就无法接触其他无关的文件, 从而达到了文件保密的要求。

1.4微机管理有利于提高档案管理工作的质量档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案, 就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷, 立卷人根据自己的理解来进行操作, 其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一, 这必然影响到案卷质量水准, 从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时, 归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间, 致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地, 这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用, 也是被动式的。文书档案管理进行微机管理, 档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来, 可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来, 从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率, 使文书档案的管理、在提供利用服务时, 能够发挥出更好的时效价值。

2电子档案的整理、开发和利用

2.1电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后, 由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合, 可以任意组成各种案卷。因此, “案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化, 取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架, 或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份, 同时对光盘进行编目、排架等。

2.2电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便, 更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体, 便于共享数据资源, 因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台, 同时在档案管理单位所在地建立数据库, 本地数据直接上机存取, 既节约了经费, 又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时, 又要互相进行数据通信, 所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题, 设计的目标既要满足当前的应用需要, 又要满足可预见未来的应用需要, 既具有良好性能, 又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源, 为避免出现系统对数据资源的破坏, 应用系统必须能定期对数据进行备份, 以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中, 安全性保护非常重要, 并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法, 即使用权鉴别, 也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等, 对存取控制权的鉴别, 档案本身的保密程度不同, 开放程序也不同, 应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制, 对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度, 确定提供利用载体的方法, 使用者按照使用权限使用载体拷贝, 由计算机确认是否合法, 并按期回收, 同时通过网络传输电子档案, 互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流, 同一份材料可以同时为多人利用, 也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律, 探求新的方式与途径, 加强计算机软硬平台建设, 满足用户需求, 最大限度开发利用电子档案, 与此同时, 还要注意确保档案资源安全利用。

3规范电子档案管理的几项措施

3.1加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范, 并结合本单位实际情况, 制定一套切实可行的电子档案管理制度, 规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节, 做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任;归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确;注意电子文件的动态管理问题。

3.2从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理, 对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备, 建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

3.2.1档案室设立图纸与文件集中处理系统, 对审查完毕的电子文件进行统一收集, 按要求形成纸质文件。

3.2.2设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴, 以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.2.3电子信息由档案部门集中积累, 并在项目阶段结束时, 在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

3.2.4为便于操作和管理, 建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台, 因工作需要必须使用特殊软件的, 有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.3要严把电子信息归档关, 做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收, 除有关归档责任签署之外, 还必须发挥电子档案专家咨询组的作用, 有针对性地进行检查, 及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理, 使归档的电子信息跟踪科研生产变化, 也即做好电子档案的更改补充工作, 实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

结语

电子档案是信息时代的产物, 是现代档案管理工作中不可回避的。因此, 还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题, 并加以解决, 以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界, 2006 (15) .

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案, 2008 (9) .

[3]赵晏.《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化, (学术版) 2009 (12) .

电子档案管理工作 第2篇

理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。

传统的文件与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。

一、电子档案管理的原则

1.1“前端控制”原则

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。

1.2“全程管理”原则

根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。

二、电子公文的真实性保障

判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：

2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。

浅议电子档案管理工作 第3篇

关键词：档案管理；电子档案；传统档案；对比；发展趋势

随着人类社会的不断进步和发展，电子计算机的普及对人类社会的各项活动产生了极其深远的影响，电子文件档案随之产生。现如今，电子档案的形成与应用已非常普遍，如何正确认识电子档案管理工作与传统档案管理工作的关系，以及如何进一步加强我省电子档案管理工作水平是一个不断改进、创新的课题。

一、传统档案与管理

档案，是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供检查保存的各种形式的历史记录。档案形成的目的有两个方面：其一是有意识的进行档案的收集整理，是按照档案法的要求和档案管理工作的程序在规定的时间内完成的人事档案、会议记录、凭证票据、录影录音、图片、纸质文件等档案材料的收集、整理分类、保管与统计工作；其二，是为了解决、处理现实问题而产生的随机事件的相关档案材料的收集、整理分类、保管与统计工作。檔案的存储时间，有长期永久存储和长期（16年——50年）存储、短期（15年以下）存储。传统档案材料的形式多种多样，有人事档案、会议记录、凭证票据、录影录音、图片、纸质文件、实物等。传统档案材料以纸质材料为主，包括人事档案、会议记录、凭证票据、文件、契约、相片等。

二、电子档案与管理

电子档案材料，与传统档案材料不同，材料是依托于计算机技术的电子WOED、电子EXCL、电子软件的信息集成、电子影音影像与图片。随着计算机技术的普及，目前在档案界已经不同程度的开展电子档案管理相关工作，是这科学技术发展对档案管理工作的影响趋势所在。从电子档案材料的保管内容来看，与传统档案材料的内容是统一的，是传统档案材料的另一种信息载体。但是，其保管的形式发生了改变，其占空空间小、保管对环境条件的要求低、便于检索和统计是其相对于传统档案材料的优势所在。

三、传统档案与电子档案的关系

随着无纸化办公趋势的发展，电子档案材料在档案管理中应用的比例势必越来越大。但是，传统档案材料还有其历史真实性的特点必然短期内不可能被电子档案完全取代。也就是说，在未来相当长的时间内，将会出现电子档案与传统档案并存的档案管理工作时代，在这个时代内电子档案的应用比例将会越来越多。

对于一些非重要的档案材料，完全可以用电子档案来进行管理，无纸化办公，依托于互联网技术和档案管理软件，简化办公程序，方便快捷。对于一些重要的文件，需要长期保管或永久保管，传统档案材料的安全性和长久性就表现出不足，因为传统档案材料随着时间的推移会发生磁性消失、字迹老化、变色、潮湿发霉、虫鼠破坏、火灾水害等问题，一旦档案材料破坏就永久的丧失了档案材料，给档案管理工作带来彻底的破坏。为了增加档案保管的安全性和长久性，可以使用传统档案材料与电子档案材料并存的方式来开展档案管理工作。电子档案可以存储在计算机硬盘内，移动硬盘内、网络数字化资源库内，便于备份，能够永久保存。

随着档案管理工作的系统化推进，依靠档案管理推进工作过程进一步科学化的局面将会出现，因此在这样的工作背景下，可能不再是现有传统档案材料，之后使用传统档案材料进行电子档案的备份和复制，未来可能是建立系统的档案管理规范和管理流程，先有电子档案材料的应用构成现实有效后，方有重要文件的纸质化备份。

四、我省电子档案管理的形势与分析

依托于互联网技术和档案管理软件的平台，目前档案管理工作网站已经普及，并初步实现了部分电子档案材料的网络化交接、档案信息公开、档案材料查询、档案管理工作网络预约等功能。通过调研发现，我省档案管理工作网站与先进省份相比，在经费投入、基础建设、发展规模、技术成果应用等方向还存在一定的差距，需要进一步加强档案管理工作网站的科技研发与推广。

具体来说，要横向联合各个档案馆，纵向联合具备学术科研能力的高校，围绕电子档案管理工作建设需要的问题，聚合力解决问题。围绕相关软件和网站的功能建设和特色发展，围绕各单位之间的档案建设资源共享，围绕档案管理工作的网络远程交接功能的改进，围绕电子档案的安全防控，围绕电子档案管理工作的标准等问题积极开展科研攻关与技术成果推广。其中，最基础性的工作内容是实现电子档案的“储存”功能以及电子档案的“检索”功能以及电子档案的办公“交接”功能。

五、结束语

随着计算机技术的普及发展和无纸化办公的广泛应用，一种新型的档案载体——电子档案，其应用与发展趋势，势不可挡，它的出现打破了传统档案的弊端，是传统档案管理工作的发展和补充。我们要重视电子档案管理工作的意义，明确建设方向与建设重点，不断推进我省电子档案管理工作水平的提升。

参考文献：

[1]王秀华，霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2002（02）.

[2]王拴勋.论信息时代电子档案信息安全保障策略[J].商洛师范专科学校学报，2005（04）.

[3]陈剑.电子档案的安全维护[J].现代情报，2005（09）.

[4]陈东晓.电子档案安全及其对策[J].引进与咨询，2006（09）.

[5]李青，朱丹.纸质档案与电子档案的比较研究[J].晋图学，2005（03）.

电子文件与电子档案管理 第4篇

电子文件与电子档案是伴随着计算机和网络的应用快速发展而产生的一个新事物, 它将是未来档案工作中最重要的事物。由于各个单位的具体情况不同, 所以电子档案归档也存在着差异。本文就电子文件与电子档案的管理做一个探讨。

二、认识电子文件

电子文件的产生背景:E-mail、OA、ERP、CAD、CAM、EC、EG、A/D等技术系统的产生和普及。

(一) 电子文件 (Electronic records) 。指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖于计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。

电子档案:指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

(二) 按信息、格式存在的形式电子文件的种类。文本文件、图形文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音 (或音频) 文件、程序 (或命令) 文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等。各种文件格式都有各自特性以及应用软件。按文件的功能电子文件有主文件、支持性文件、工具性文件等。按生成方式可分为原始文件和转换文件。

(三) 电子文件的特性。要管理好电子文件, 就必须了解其特性。电子文件与纸质文件有很大的区别, 它具有超大量的信息存储功能、多媒体功能、载体之间的可移动性功能等等。当然还有信息共享性。

1.电子文件的依赖性。电子文件是数字化文件, 它具有非人工真接识读性及对计算机系统的依赖性。电子文件是在计算机等设备的支持下形成和处理各种信息的, 离开计算机及相应软件, 电子文件就无法生成、识别、传递。计算机设备的快速更新给需要长期保存的电子文件带来很大困难。有可能若干年之后, 保管完好的电子文件载体找不到读取设备。

2.电子文件还有信息与载体的可分离性。电子文件由传统的物理存在方式转变为逻辑存在方式, 电子文件的存放位置是可以变化的, 可以从一个载体传递到另一个载体, 其内容信息却不发生变化。同样, 还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。

3.电子文件的易改性。电子文件存储在载体上, 它可以被增加、复制、删除、更改后而不被察觉。而载体本身的损坏、计算机病毒、网络安全原因以及操作不当, 都将影响电子文件的真实性和安全性。

此外, 电子文件还具有高密度性、多种信息集成性和可操作性等。一张容量达700MB的光盘, 可存35万张打印纸上的文字信息, 或10万页图形信息。

三、电子文件的收集、归档和整理

(一) 收集积累要求。《GB/T 18894一2002电子文件归档与管理规范》指出, 对于用文字处理的文本电子文件, 收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等, 文件型以XML、TXT保存, 扫描型以JPEG为通用格式。对通用软件产生的电子文件, 其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等同时收集。专用软件产生的电子文件应转换成通用型电子文件, 如果不能转换, 则连同专用软件一并收集。

(二) 归档要求。文件形成部门定期把经过鉴定并符合归档条件的电子文件向档案部门移交。

1.归档时应有一套与其内容完全一致的纸质文件 (软件除外) 同时归档。

2.产品、项目设计文件的电子文件必须归档 (包括四书、全套图纸、印制板加工文件等) 。

3.产品中的计算机应用软件文档 (含固件中的程序和数据) 应按技术管理规定归档。

4.应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全生命周期的管控, 保证其真实有效。

(三) 归档方式。网络归档:随着OA系统的广泛使用, 电子公文的流转越来越便捷, 而公文一旦形成便不会轻易更改。因此, 建议公文归档采用网络归档方式。

载体归档:记录人们科研和生产活动的科技性电子文件。一个项目需要多人的合作才能完成, 那么就会产生各种类型的电子文件, 如文本文件、数据文件、CAD (计算机辅助设计) 、CAM (计算机辅助制造) 生成的图形文件等。而且形成周期较长, 所以建议科技性电子文件、多媒体电子文件采用载体归档方式。

(四) 更改要求。为确保归档设计文件正确性及有效性, 保证产品实物与文件的一致性, 对电子文件的更改应进行控制。

1.按规定在更改纸质文件时应同时更改电子文件, 并对电子文件加识别标志。

2.对同一型号不同批次的电子文件应加以区分, 并同时保留。

(五) 鉴定。电子文件的鉴定是一项十分重要且难度较高的工作。它包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。鉴定由文件形成部门按规定对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验, 并由负责人签署审核意见。

(六) 归档份数。归档的电子文件需二套, 一套保存, 一套使用。即使在网上逻辑归档, 也要保存一套。必要时应保存两套, 其中一套异地保存。从“911”事件之后, 人们更是认识到异地保存的重要性。

(七) 电子文件的整理。制定整理标准, 由文件形成部门进行整理后归档。

四、电子档案的管理

信息安全涉及各个方面:一是法律政策、规章制度、安全教育等;二是管理措施, 包括技术和社会措施;三是技术方面, 信息的加密存储和传输、身份认证、防火墙技术、网络防毒等。应在信息化进程中建立档案信息的安全保障体系, 形成档案信息的安全链, 伴随电子文件的全生命周期进程。

(一) 保证电子文件信息安全的技术措施有。1.签署技术:在电子文件上进行数字签名, 再运用特定的解码方法检验数字签名。2.密码技术:是信息安全的核心技术, 有私匙加密和公匙加密, 在传输过程中通常采用“双密钥码”进行加密。它是实现信息保密性、完整性、可用性的有力手段, 在潜在的不安全系统环境中保证数据安全。3.身份验证:当用户要求进入系统访问时, 计算机依据通行字将自动验证是否为合法用户, 防止非法用户的防问, 亦可防止合法用户访问他们无权查看的信息。4.防火墙技术:它就是通过阻挡外部网络用户的未授权访问, 来保证内部网络的安全。

(二) 电子档案的利用管理。电子档案的利用比纸质档快捷、方便。提供利用的方法有:拷贝、通信传输、直接利用。直接利用即在线利用, 利用率将越来越高。在利用过程中, 电子档案的保密和安全是十分重要的, 我们应注意使用权限的审核, 根据电子档案内容的密级和开放程度, 根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定, 不能无原则地向所有利用者提供全部;系统对利用的全过程进行自动跟踪监控。

五、档案业务人员的培养

电子档案的管理都要靠档案人员。由于电子档案具有信息内容数字化、文档处理一体化、档案保存技术化、开发利用形式多样化等特点, 因此, 电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的区别。电子文件归档及其电子档案保存及开发利用, 是一件新生事物。所以, 档案人员要尽快适应信息技术和档案事业的发展。多途径、多层次培养和造就一批电子档案管理人员已经成为当务之急。《全国档案事业发展“十五“计划》中曾指出:大力培养高素质的档案专业人才, 为档案事业可持续发展提供人才保证和智力支持, 是加快档案管理现代化和信息化进程的重要保证, 以新知识、新理论和新技术为主, 不断补充、拓展与更新科学技术知识, 进一步完善知识结构, 提高档案人员的创新能力及专业技术水平。

六、结束语

电子文件与电子档案的管理是现代档案信息化建设的核心, 要与社会的发展同步进行。它既带来挑战, 也带来了机遇。档案业务人员应当以此为契机, 大胆创新、拓宽视野, 开创档案事业的新辉煌。

摘要：为适应信息化建设的需要, 规范电子文件归档与管理工作, 在电子文件全生命周期过程中更好地保证电子文件的有效性、真实性和完整性, 实现电子文件的在线逻辑归档、管理和利用。

电子文件归档与电子档案管理办法 第5篇

第一章 总则

第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。

第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。

第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1

归档。

第九条 基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存

储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信

息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息

和元数据等无缺损。

（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利

用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。

（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格

式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。

第二章 电子文件的收集与积累

第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归

档范围和有参考价值的均应收集归档。

第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子

文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时

需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作

完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累正式版本的电子文件。

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格

文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。

2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图

像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收

集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

第十二条收集积累要求

（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件

应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。

第十三条 收集、积累方法

（一）及时按照要求制作电子文件备份。

（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

第四章 电子文件的归档

第十四条 电子文件归档范围

电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。

第十五条 电子文件归档

（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理

部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。

（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。

（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。

第十六条 电子文件的鉴定

（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。

（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。

第五章 电子档案的保管

第十七条 归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。

第十八条 档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。

电子档案管理对策分析 第6篇

1.电子档案减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率。文书归档管理人员以前都是手工直接建档，工作枯燥乏味，自从实现用计算机来处理文档后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，减轻了工作人员的劳动强度，

2.計算机管理有利于防止遗漏文件，达到查漏补缺的目的。用计算机整理归档文件，可随时查漏补缺，使文档不存积，只要打开计算机，轻轻按一下键盘，找到档案目录修改一下就可以了。

3.计算机管理有利于文档的保密。过去的档案都是整卷归档，当借阅者想查阅某卷的一份或者几份文件时，需要整卷提供，利用者能够看到整卷档案内容，这不符合文档管理保密要求。而计算机管理采用按“件”整理归档，借阅者无法看到其他无关的文件，达到了文件保密的要求。

4.计算机管理有利于提高档案管理工作质量。利用计算机管理档案，档案工作人员就可以从枯燥乏味的整理工作中解脱出来，可以充分的把时间和精力放在其他工作中，提高档案管理工作效率，使文书档案的管理能够发挥出更好的时效价值。

二、电子档案管理中存在的问题

1.计算机管理对电子文件原稿保存的忽视问题

目前，人们日常办公中，基本上在计算机上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，电子文件作为草稿就被忽视保存价值了。许多单位对电子文件随意进行删改，没有采取很好的保护措施，使电子稿件失去了原始性，从而也就失去了归档保存的意义。

2.计算机管理对电子文件的信息安全与保密问题

电子档案利用计算机保存，存在着保存位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性问题，这就使电子档案与载体相分离，使电子档案信息随意被修改、窃取、销毁。当下，互联网越来越广泛的开放于社会，计算机极易被电脑病毒感染和电脑“黑客”闯入，很可能对档案存放载体形成威胁，载体一旦被攻击就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个计算机系统瘫痪。

3.计算机管理对电子文件的接收格式问题

由于计算机对电子文件的管理在全国范围内还未普及，每个档案管理部门使用的档案软件不同，存储档案方式不同，档案文件在转手移交过程中会出现一些困难，从而阻碍了档案管理的正常工作，影响了工作实效。

三、解决电子档案管理过程中问题的对策

1.加强计算机对电子文件的全过程管理

非常重要的文件应对原稿进行收集和积累，草稿性的文件一般情况下可不保留。对起辅助作用或正式作用的文件应及时收集和整理，并与纸质文件之间建立一对一的标识关系。必要时应进行备份或者对文件进行压缩，以免系统发生故障使电子文件信息丢失。

2.重视和加强对档案管理人员的培养教育

档案管理部门和政府要重视和加强对档案管理人员的培养教育，一方面，要多方面多途径引进专业技术人员，要具备高素质、高思想、责任心强的人员从事档案工作。另一方面，要对已从事档案工作的人员进行专业培训，特别是现代科技知识和电子技术的培训，使其成为更精干的档案专业人员。

3.加强电子档案归档制度建设

档案管理部门应根据电子档案管理规范条例，结合本部门的实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，划清归档人员的责任，注意电子文件的动态管理，规范档案工作一系列环节，做到有章可循。

电子档案是信息时代的产物，在现代档案管理工作中面临着机遇和挑战，是不可回避的。因此，要不断研究电子档案管理和利用中存在的一些问题并及时解决，以实现电子档案安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

电子档案管理工作探析 第7篇

一、电子档案的特殊性

电子档案是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。其特点是:第一, 电子档案对设备技术具有强大依赖性。任何电子档案, 当将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后, 就永远离不开这种技术和设备了。人们只有采用这种技术设备, 进行处理还原、输出, 才能识别它的内容。第二, 电子档案的产生是人类记录史上的一次革命, 它与纸质档案的记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义。第三, 电子档案法律凭证作用有待研究。原始记录性是档案的本质属性。它一方面表现在档案的内容上, 另一方面表现在档案的形式上, 如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等。也正是档案的原始记录性, 才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息, 而具有法律凭证的作用。而在办公自动化系统中, 电子档案从起草、修改到印发都在计算机上进行, 使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。因此, 电子档案能否发挥法律凭证的作用, 是法律界和档案管理部门亟需解决的问题。

二、电子档案与纸质档案的差异比较

1. 在使用方面。

(1) 在使用方面, 用户需要查阅纸质档案时, 必须亲自到档案馆去查阅, 而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输, 使档案异地使用成为可能。 (2) 在重复使用方面, 纸质档案的载体主要是纸张, 在重复查阅使用中如不小心, 容易造成对纸质档案的损害, 而电子档案在重复查阅使用上, 其载体受到破坏的可能性较小。一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示, 或有多少次被打印在纸上, 都不会使它的信息受到任何损失和破坏。 (3) 在使用速度和效率性方面, 纸质档案在服务于用户时, 需要经过检索、调档等程序, 才能查到用户所需的档案。电子档案则以其方便、快捷、准确的特性改变着长久以来的档案利用方式。电子档案在服务于用户时, 只需输入相关的检索词, 就可以快速、准确地为用户查阅到所需要的档案文件。

2. 在存储条件和防护技术方面。

在存储条件上, 纸质档案要求较低。首先, 传统纸质档案的存储不需要过多的高科技工具, 只要有足够的空间和足够的工作人员就可以对纸质档案进行管理。其次, 传统的纸质档案信息载体性质稳定, 在自然条件下可以存放很多年, 在温度、湿度相对稳定和适宜的情况下, 不会变质腐化。在防护技术上传统纸质档案的防护主要是在防霉、防潮、防蛀、防尘、防火、防水、对破损的纸张和扩散的字迹进行修复等方面下工夫。而且这些载体只要避开天灾人祸, 遵守管理制度和防护的有关要求, 就能长期保存。电子档案在存储条件和防护技术上, 对环境的要求比较苛刻。电子档案的存储载体是磁盘、磁带、光盘等新型材质, 因为新型载体档案的制成材料与传统纸质档案不同, 所以在存放这些新型载体档案时, 电子档案的库房除了应具备纸质档案的防护设备外, 还必须具备防高度磁场和防电场的设施。

三、电子档案与纸质档案的关系趋向

做好电子档案工作加强规划档案建设 第8篇

1 电子档案管理的特点

在整个工程建设中, 规划档案是对整个过程的有效记录, 电子档案作为新型档案管理形式, 其管理水平的高低直接影响着规划资料的质量, 为此必须全面了解电子档案管理的特点。 电子档案, 是指通过计算机磁盘等设备进行存储, 与纸质档案相对应, 相互关联的通用电子图像文件集合, 通常以案卷为单位。 现阶段电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。这种档案对计算机等数字设备具有极大的依赖性, 只有通过这些设备才能进行信息数据的查阅与处理。 其中档案保存的电子文件必须具有参考与利用价值才能作为归档电子文件。 在工程建设的各个环节所出现的电子资料都是工程纸质载体档案的必要补充, 电子档案具有相应的保存价值, 是工程建设的历史记录, 同时也是工程规划单位管理工作的主要内容。 在电子档案资料收集、整理及归档等环节中, 相关部门必须对电子档案归档信息的质量加以重视, 保证电子档案的准确性、完整性, 有效提升档案管理水平。

(1) 相比纸质档案, 电子档案必须在现代办公设备的帮助下才能进行查阅与利用。 确保电子档案与相应条件相符后, 档案管理工作人员利用计算机设备直接进行档案编号的输入, 进行电子档案数据信息的查找, 并进行相关信息的利用。

(2) 通过计算机等现代办公设备电子档案信息可以直接进行快速处理。 在一项工程竣工验收后, 电子档案可实时通过计算机直接进行档案资料的归档工作, 也可以在一定时间内进行统一集中归档。 并进行档案管理信息的添加, 同时进行分类号的设置, 确保档案标号与工程代号一致, 进行各级类目的合理安排。 随后进入数据库, 实现资源共享。

(3) 相比工程纸质档案, 电子档案管理在时间与空间等方面不在受到限制, 可以实现信息共享。 在电子档案管理中, 因其具有特殊性, 为实现档案文件的一级管理, 命名相应的文件名, 只有这样才能及时在计算机上及时找到所需的档案资料, 确保信息的快速传递, 并能极大地缩短档案管理人员工作的时间及降低工作量。

(4) 在文件保存面积、 场地等方面电子档案管理要求较低, 但对环境具有较高的要求, 如温度、湿度及防磁性能等。 在硬件管理过程中, 对电子档案保管与相关设备的环境条件具有相关要求, 如确保其温度不能低于17 摄氏度, 不能高于20摄氏度, 湿度必须控制在35 摄氏度到40 摄氏度的范围内, 并做好防尘、防火等措施, 为电子档案数据保存的安全性提供强有力的保障。

2 工程规划电子档案管理的要点分析

在加强工程规划档案建设中, 应严格遵循国家档案局、国家发改委联合印发的 《重大建设项目档案验收办法》 (档发〔2006〕2 号) 等相关规定, 加强工程项目电子档案工作的监督、指导, 规范档案验收工作行为, 统一档案验收标准, 只有这样才能确保规划档案管理的整体质量。

(一) 电子档案网络化系统的构建

工程档案规划管理具有极大的信息量, 涉及到工程建设的各个过程, 如可行性研究阶段、施工设计阶段、施工阶段及竣工验收阶段等。在这些建设阶段内包括大量的资料存储、管理及分析, 通过电子信息技术的应用, 可以对这些问题进行有效解决, 并大大降低档案管理人员的工作量, 为提高电子档案管理水平提供可靠地依据。 电子档案网络化系统的建立与完善, 可以对各种信息进行及时汇总、分析, 并遵循设定的格式自动输出信息, 便于统计数据及制定计划与完成目标。

选用分散采集、 集中管理的网络系统, 其中水文预报系统、地质监测系统等都是子系统, 利用一台计算机各子系统分别进行各自收集数据的处理, 完成后在各自子系统内储存处理后的信息, 并向其上层网络服务器进行信息传递, 这样就可以利用子系统中心的计算机或上层网络中心服务器, 将系统信息内的各种信息向网络中的每个工作点进行信息发布。 基于办公自动化原则, 在网络通信与数据库管理系统基本软硬件的基础上, 还需建立完善的档案信息系统。 在整个系统中必须将规划档案数据库作为系统建设的前提, 将档案查询业务作为重点内容, 确保档案管理自动化、 智能化及网络化的实现, 实现各级部门档案管理水平的有效提升。

(二) 电子档案信息的收集

对通用软件出现的电子文件, 应对其软件型号、名称、版本号等相关信息都进行收集。 原则上专用软件出现的电子文件必须进行通用电子文件的转换, 当出现无法转换的情况时, 在进行电子档案信息收集时, 必须和专用软件信息一同收集。规划单位必须进行电子档案备份的定期制作, 避免档案文件丢失等情况的大量产生。

(1) 一般电子档案收集

要求选用XML、RTF、TXT通用格式进行一般电子档案资料的收集及归档保存, 在收集资料时必须将档案储存格式、文字处理工具进行标注, 在规划系统内大多数应用的软件都是WORD与EXCEL, 在保存时应及时对确定的电子档案资料转换格式及备份。

(2) 音视频电子档案收集

通过录像机或多媒体设备获取的档案视频、音频资料, 在进行档案收集时, 其常用格式多为MPEC与AVI, 在进行视频电子档案处理时, 因为其特殊性, 选用的计算机硬件必须具有较高的运行速度及必须应用专业处理软件, 这就要求档案管理人员必须具备较高的专业素质及计算机操作技能。

(三) 电子档案归档

(1) 归档要求

根据规划档案数量大、利用率高和时有增补的特点, 定期文件形成部门必须将鉴定过与归档要求相符合的电子文件移交给档案管理部门, 同时遵循档案管理要求的格式将电子档案进行储存, 主要在保管期限要求的脱机载体上进行存储。 确保电子档案信息的真实性、完整性及有效性, 确定归档范围并进行保管期限的划定。 文件形成单位的负责人必须在电子档案归档前签署审核意见, 在《归档电子文件移交、接收检验登记表》内填入审核结果。

(2) 电子档案归档

为便于保管与提供利用, 需遵循鉴定标识进行电子档案归档工作。 在电子档案管理中可以分两步进行归档工作, 首先实时进行逻辑归档, 随后定期进行物理归档。 档案归档工作中必须对电子信息技术的环境、 数据类型及格式等因素进行充分考虑。 集中拷贝归档标识的电子档案, 确保载体的耐久性, 遵循相应顺序如只读光盘、一次写光盘等。 电子档案归档中不能选用软磁盘作为长期存储的载体。 为提高电子档案归档的质量与安全性, 必须进行一式三份的资料备份, 确保工程规划档案管理的质量。 解密后在对加密电子档案信息进行拷贝, 应将电子档案归档后的载体进行禁止写操作状态的设置。

(四) 电子档案保管

作为规划档案管理中的重要组成部分, 电子档案保管可实现档案统一集中管理。 这就要求相关部门必须进行良好保管环境的创建, 对工程规划档案进行妥善保管, 维护档案创建的良好秩序。 在档案保管中主要内容包括:档案的日常维护、档案的修复管理及设备的维护等。 作为一个单位成长证明的存在形式, 在档案保管中必须做到科学性与有效性, 只有这样才能进一步提高档案保管工作质量, 才能充分发挥电子档案管理的作用。

3 结语

综上所述, 随着办公自动化的逐渐完善, 大量电子文件充斥在我们的生活与工作中。 工程规划事业作为国民经济发展的基础产业, 对国民经济的快速增长起着重要的作用。 作为一项专业性较强的工作, 电子档案管理要求工作人员必须具有较高的专业素质及操作技能, 还要完善电子档案软、硬件设备管理, 做好电子档案资料收集工作, 提高档案归档质量, 只有这样才能有效提升规划档案管理水平, 实现电子档案管理经济效益最大化。

摘要：随着时代的变迁, 社会主义市场经济条件下工程规划单位生存与发展都发生了新的改变, 也对规划档案工作提出了新的要求, 积极探索与现代化单位制度档案工作相适应的管理模式, 加强规划单位信息化建设, 确保档案管理工作更好更快地发展。本文主要对规划电子档案管理的特点及要点进行了分析与探究。

关键词：电子档案工作,工程规划,特点,要点分析,管理

参考文献

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[5]张青.谈提高档案人员综合素质[A].创新与发展——山东省档案学会第六次会员代表大会暨山东省档案学会第六次档案学术讨论会论文集[C].2006.

[6]赵娟.新时期做好档案利用工作之我见[A].齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊[C].2009.

纸质档案管理与电子档案管理的融合 第9篇

随着现在社会科技的不断发展, 各种信息技术不断的发展, 现在很多事业单位都会进行档案的管理, 一个档案的管理是一个企业或者是单位最最要的核心部分, 因此对档案的管理要采用认真, 仔细的态度进行对待, 现在生活中, 一般的事业单位或者企业大都是采用纸质档案管理和电子档案管理, 但是随着时代的变迁, 这两种档案管理方式在进行不断的融合, 他们的有机融合, 必将是事业单位和企业单位的一个大的飞跃。

1 纸质档案管理

一般来说, 纸质档案室将纸张作为信息记载的一种档案形式。在事业单位中, 一般是做为公文的图纸, 账目管理, 工作记录, 会议记录等。但纸质档案不易保持, 容易被损坏, 保密性也不是很好, 因此有关的事业领导或者是企业领导要对纸质档案管理工作以重视和认真的态度面对。

2 电子档案管理

随着社会科技的不断发展, 各种新型的档案管理软件也逐渐被开发出来, 这就形成了———电子档案。其主要的特点是将相关的信息输入电脑中进行有关的记录, 通过计算机储存的方式来进行管理, 电子档案收集的材料比较完整。现在一般采用的储存的方式大都是以U盘、磁带、光盘的形式进行储存。在现在的云计算机时期, 对电子档案的管理一般是以网络储存形式, 可以进行远距离的信息传输功能。

3 电子档案与纸质档案相比的优势

对于现在的互联网技术不断发展, 在进行档案管理中, 电子档案对档案信息容纳量比较大, 没有储存空间的限制, 电子容量大, 并且方便携带。与此同时, 电子档案室由计算机处理的, 因此对于档案的分类, 立卷工作就很高效, 准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说, 电子档案比较容易保存, 具有很好的复用性质。

4 纸质档案与电子档案相比的优势

一般的事业单位或者是企业管理中, 在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容, 确保其价值, 并且档案数据一旦得形成, 信息不容易更改, 相比较而言, 电子档案比较容易更改, 同时, 纸质档案比较方便阅读, 并且其中的档案数据也比较稳定。而且, 在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改, 具有真实性较强, 形成具有法律的证据。

5 档案工作者应具备的能力

电子档案的管理环节, 应在纸质档案管理环节的基础上, 增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存, 两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电子档案管理, 实质是一项系统技术工作。所以, 要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识, 还要具备一定的外语能力。但对于广大来说电子档案首先需要思考和明确以下问题:

5.1 什么是电子文件

他是能被计算机系统识别、处理, 按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可以网络上传送的数字代码序列。电子档案具有对有保存价值的已归档的电子文件提供相应的支持软件、参数和其他相关数据的功能。

5.2 电子文件归档不同于纸质文件归档

因为电子文件是数字化的, 储存在计算机外储存器上, 传递在计算机网络上, 他的归档是属于无纸形式, 是在一定的技术环境下进行的, 需要采取一系列技术保障措施, 才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。他的归档程序、归档的组织领导、归档时间、归档范围、归档份数、归档要求、归档方法、归档鉴定等都与纸质文件归档有区别。

5.3 保管电子档案与保管纸质档案的区别

对于纸质档案, 人们是在防虫、防霉、修裱和加固、字迹恢复等方面下工夫。而电子档案, 则需要依据其软硬件平台变更, 在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三种方法:一是把属于一般性的电子文件, 转换成各种平台上都能适用的文本文件格式, 以不变应万变, 消除由于技术进步所带来的影响:二是可以将电子文件建立在多种不同的数据库平台上;三是彩或开发相应得转换软件, 当我们所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的一致性发生变化时, 就对所存的电子档案进行相应的转换, 使其始终保持同新技术的兼营性。

5.4 电子档案利用与纸质档案利用的区别

电子档案的利用一般有直接利用、提供拷贝、通过网络传输等三种方法, 由于提供利用的方式和所依赖的技术的多样化, 导致它的利用远比纸质档案复杂。因此, 加强电子档案的利用管理显得更加重要, 广大档案工作者应从建立于各个工作环节相对应的措施、办法、规程、规范入手, 特别是加强安全、保密方面的管理, 并在工作中严格执行, 有效监督, 必要时可以通过行政手段或技术手段来实现。

5.5 电子文件、电子档案真实性的维护

真实性是电子文件管理者面临的现实问题。电子文件与非电子文件之间最根本的区别是, 前者是通过不断地刷新和定期迁移来保证其真实可靠, 而后者则是通过保持他们的事务处理中被产生, 接受和归档时的原格式的状态来保证其真实性。不管他的形势如何变化, 我们要从技术上其他方面采取各种措施, 确保它的原始性。

5.6 电子档案的保存、维护

保证电子档案载体物理上的安全, 这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台, 完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。

6 纸质档案与电子档案管理应融合

随着现在国家科技水平的不断发展, 各行各业也在进行不断的发展, 这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理, 现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强, 但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此, 对于这两种档案管理方式, 需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中, 可以将两者有效结合, 一方面反映真实的档案依据;另一方面, 延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中, 纸质档案和电子档案的管理应该相互融合, 互相利用, 给自身带来巨大的利益。

7 结束语

随着时代的不断发展, 对档案的管理应根据实际情况进行具体的统计, 在当今科技发展的现代, 应将电子档案和纸质档案进行合理的融合, 为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充, 取长补短, 长期并存。

参考文献

[1]张志敏.再论数字城建档案馆及其建设[J].城建档案, 2003 (5) .

[2]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯, 2005 (3) .

论电子档案与纸质档案的整合管理 第10篇

一、理念基本观点

此种理念认为, 电子档案与纸质档案有着档案共同的特点, 同时它们又有不同之处, 各有优缺点, 两者之间可以起到互补的作用。具体来讲, 电子档案与纸质档案都是人类在社会活动中形成的真实记录, 都具有历史价值和凭证价值。电子档案具有接收方便、归档及时齐全、信息存储的高密度性、多种信息媒体集成、便于统一管理、可减轻档案管理人员的手工劳作、提高工作效率等优点, 且具有共享性, 多名用户可在同一时间利用, 满足了利用者的一般需求;但具有信息易更改、原始性及真实性难保证、数据易丢失、存储介质材料易破坏、保存时间短、对计算机软硬件环境依赖性强等缺点。纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势;但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小、利用排他性强等缺点。

电子档案与纸质档案长期并存的局面, 势必要求档案工作者主动应对这种新形势, 制定科学、全面的档案管理策略。一方面, 因势利导, 以积极的档案管理政策进军电子档案管理领域, 从管理制度、方法、技术层面帮助电子档案建立法律地位;另一方面, 稳扎稳打, 坚守“社会记忆保护者”的职责, 在没有充分把握保障电子档案长久真实性时, 不轻言放弃纸质档案阵地, 充分、有效地利用两种档案的特点实现管理优势互补, 以便在档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。有鉴于此, 目前我国档案管理的基本政策是在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案一并保存, 这样既可以保存反映历史真实面目的纸质档案, 又可以发挥电子档案在检索、利用等方面的优越性。这就决定了电子档案和纸质档案必须共存, 并施行整合管理。整合管理, 是指针对目前纸质档案与电子档案的不同属性和特点, 在管理中将电子档案与纸质档案一一对应。它要求对电子档案和纸质档案进行集中统一管理。从管理人员来看, 要由专人对电子档案和纸质档案进行统一管理和控制;从管理流程来看, 要将电子档案、纸质档案纳入统一的管理流程;从管理系统来看, 要将电子档案、纸质档案纳入同一档案管理系统;从信息资源的开发利用来看, 要对电子档案和传统档案信息资源进行综合开发利用。具体而言, 无论是电子档案还是纸质档案都要在同一档案管理系统上登记、著录, 对于电子档案数据采取自动采集的方式, 对于纸质档案则进行人工录入。对于重要的并经常需要利用的纸质档案可以将其数字化处理, 从而可以方便快捷地进行信息资源开发并提供利用。在系统中, 对电子档案及传统的纸质档案统一进行虚拟组卷, 从而有效地维护档案之间的历史联系, 便于提供利用。

二、理念具体要求

随着现代化电子政务、电子商务建设的开展, 各机关单位也相应建立了系统办公网络平台, 对现代档案管理也就有了更高的要求。因而, 现代档案管理流程有别于传统的档案管理流程, 它既要实现对电子档案的管理, 又要实现对纸质档案的管理。为了实现电子档案和纸质档案的整合管理, 对电子档案和纸质档案的管理要实行同步归档、同步鉴定、同步整理和同步利用。具体如下:

1. 同步归档。

将制发的、收到的纸质文件核对完整齐全后即时归档;电子档案在确定符合归档要求后, 保存到指定的计算机硬盘或档案数据库中并加上归档标志。

2. 同步鉴定。

对于电子档案的鉴定最理想的情况是由计算机自动鉴定, 由系统依照预定的保管期限表判断保管期限;纸质档案可随时鉴定, 即时归档。

3. 同步整理。

对于纸质档案和电子档案采用“合二为一”的整理方法, 二者拥有相同的档号和著录信息, 确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

4. 同步利用。

浅谈电子档案的管理 第11篇

随着信息化的快速发展，档案的载体经历了从纸质档案到电子档案的演变过程，电子档案逐渐成为了档案管理重要形式。与此同时，电子档案就纸质档案而言，在原始性、真实性、完整性、安全性等方面发生了新的变化。

1.原始性问题

电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子档案已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

2.真实性问题

电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案，最重要的是电子档案可被复制，并且极易被篡改，被篡改后还可以不留下任何痕迹。

3.完整性问题

电子文件编辑时，如果保存不及时，经常会因为断电等原因导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

4.安全性问题

电子数据的易修改性为非法操作提供了便利，“黑客”对服务器的攻击以及部分用户根据利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接损害电子档案的安全。

5.存储性问题

电子档案的存储载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复、易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下生成。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。因此在高温，高湿，光照射，空气污染，灰尘有害生物，磁场和电场，机械应力等条件下极易损坏。

6.长期可读性问题

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着技术的进步，计算机软硬件不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。

二、加强电子档案科学管理的有效措施

1.建立电子档案统一接收的数据格式，推广相关的电子档案整理著录软件，由档案管理部门建立统一的电子档案模板，并发放到各档案形成科室。定期举办培训班，对兼职档案员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。定期派专业技术人员进行指导，形成统一数据格式，以方便电子档案的接收和管理。

2.采用有针对性的技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性

（1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据保存。

（2）签署技术。在电子文件上进行签署技术主要是利用光笔签名，光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕上显示出来“笔迹”，通过这一方法可以减少在电子档案形成过程中产生信息失真等问题。

（3）密码认证。电子文件的使用者最关心的是所使用的档案在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用密码进行认证，如果不知道密码就无法对档案进行访问，这一方法可以保证电子档案的安全性。

（4）防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出，保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络安全。

（5）防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在计算机外存储器中，只读式光盘（CD-ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

3.建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全

（1）调节库内温湿度。采用去湿机、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。

（2）防光。改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；定期净化空气。

（3）防灰尘。电子档案要密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。

（4）防治有害生物。①通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；②采用防霉剂进行化学预防；③采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒；化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60-γ射线辐射消毒。

（5）避开磁场和电场。①电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具有退磁或消磁的设备；②可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能使用铁盒。

（6）防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。

（7）定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，定期检测和拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施。

（8）电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

4.在保存电子档案时，应将电子档案格式保存为通用、统一的格式，为的是使现在的电子档案能够更好地被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，并且应把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式，防止因不兼容而造成的电子档案无法阅读和正常使用。

5.及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性。当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案长期可读。

医院电子档案管理工作探究 第12篇

一、档案管理工作的电子化趋势

随着社会的进步与科技的发展, 我国大多企事业单位中, 无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域, 普遍实施的是电子档案管理的模式, 在社会发展的新时期, 电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足, 比如在档案软件的采用上, 缺乏一定的通用性;缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用;在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。

二、实现档案管理电子化的诸多益处

(一) 充分利用最新技术, 与时代发展相结合。

档案管理工作实现电子化趋势, 是科学技术发展的产物, 唯有充分利用这种趋势, 才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理, 采用计算机技术, 使之转化为微机软件的形式, 以便更方便人们的查阅与档案的管理。

(二) 有益于工作效率的提高。

与之前的纸质档案相比, 电子档案的优势在于其更容易书写, 更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用, 发挥了计算机技术的诸多优势, 实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约, 也更大程度上提高了工作效率。

(三) 可以实现资源的最大化利用。

档案管理工作注重对信息的加工, 以往的纸质档案模式受经费的影响, 很多工作难以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁重, 如果只运用纸质档案费用很高, 档案管理工作电子化的实现, 解决了这一难题。除此之外, 电子信息还具备可以拷贝的特性, 改变了原有纸质档案手抄的形式, 在进行查阅的时候, 能够通过拷贝轻松实现档案备份。这使得档案工作者的劳动成果得以体现, 也使得档案管理工作服务的范围更加广泛, 从而实现了资源的最大化利用。

(四) 加强了档案信息的实效性。

档案信息具有时效性, 医院的档案信息更是如此。应用以往的纸质档案, 实现对档案信息的再加工, 所耗时间较长, 不利于实现档案信息价值的最大化。电子档案的出现, 极大缓解了这一难题, 因为通过对计算机的操作, 人们能够顺利实现对原有档案信息的查阅与修改, 从而实现档案管理工作的良好开展。

三、规避电子档案管理工作中的风险问题

档案管理工作采取电子化模式, 与原有模式相比, 在带来诸多便捷的同时, 亦存在着一定的风险, 作为档案管理工作者, 要有规避风险的意识, 使档案信息实现最大的应用价值。

(一) 是电子档案管理工作存在风险的原因。

1.与电子档案的特性有关。保障档案信息安全是档案管理工作不容忽视的问题, 特别是电子档案的出现, 档案信息安全问题更是应该加强, 这与电子档案的自身特点有极大关系。医院的档案信息众多, 电子档案的信息安全受到影响, 无疑会对档案管理工作本身以及其他工作造成重大影响。所以, 在日常工作中, 注重电子档案管理中的安全工作, 有着极其重大的意义。

2. 档案管理工作中规范性不强。

档案管理工作中安全问题是人们较为容易忽视的问题, 在对档案管理工作的规范上表现的也不够充分。突出表现为管理计划的制定较为随意, 风险评估不够彻底, 档案安全现状不能保持等几个方面。加强档案管理工作中的规范性是社会新时期发展的要求, 是做好档案管理工作的有力保证。

(二) 规避电子档案管理工作中风险的措施。

1.提高档案管理工作人员的工作素质。为了规避电子档案管理过程中的风险问题, 提高工作人员的业务素质是良好举措。除引进一些高学历、高能力的档案管理专业素质人才之外, 还要注重对单位的所有档案管理工作人员的素质教育, 举行定期的培训, 提高其专业、负责的精神, 真正形成忠于本职工作, 实现部门间的合作互动的良好局面。

2. 不断完善适用于本单位的档案管理机制。

为更好完成档案管理工作, 完善医院的档案管理机制十分必要。笔者认为, 为确保档案信息的安全, 在人员参与上, 应指定专人来负责此项工作。唯有如此, 才能够实现工作的保密度与连续性。在电子档案制作的过程中, 能够保证严格按照单位的规定来进行。

3. 采用科学的档案管理方法。

档案信息具有可读性和可用性的特点, 保有档案信息的这两种特性, 是档案管理人员应做的工作。这涉及到信息资源的长期留存问题, 采用科学的档案管理方法是实现这一目标的有效手段。对于电子档案的管理要实现全程管理, 保持电子档案数据的有效性, 注重档案的形成、流转与移交, 并保证电子档案的长期可读性。

摘要：随着科技的不断发展, 对档案管理工作形成巨大的冲击, 原有的模式被打破, 档案管理电子化趋势正在凸显。笔者在医院工作多年, 本文旨在对电子文件档案管理工作加以探讨。

关键词：医院档案,档案管理工作,电子化趋势

参考文献

[1]聂大同.寄望虎春:回眸电子政务2009现象[J].电子政务, 2010年Z1期.