档案馆职能的扩展

档案馆职能的扩展（精选4篇）

档案馆职能的扩展 第1篇

据央视2011年315节目《“健美猪”真相》报道, 河南孟州等地养猪场采用违禁动物药品“瘦肉精”饲养, 部分有毒猪肉流向河南双汇投资发展股份有限公司 (下称“双汇公司”) 下属分公司济源双汇食品有限公司。事件一经曝光, 2011年3月15日双汇股票应声跌停, 市值蒸发103亿元。紧接着, 双汇销售几近停滞。

从双汇公司内部制度看, 它不仅有内部审计制度, 而且也有内部控制制度。同时, 公司董事会下设有审计委员会, 公司的内部审计部对审计委员会负责。公司还制定并实施了《产品质量考核方案》、《肉制品质量关键点管理规范》、《“瘦肉精”抽检与控制方案》, 以确保食品安全。应当说, 双汇公司内部控制机构健全、制度完善。但爆发出的“瘦肉精”事件则说明相关制度、规范再健全, 但如果缺少必要的监督、评价, 也不能发挥其应有的作用。这也说明该公司的内部审计职能亟待完善和扩展。

二、内部审计职能概述

(一) 理论界定

内部审计职能是指内部审计本身具有的功能或应起的作用, 也可理解为内部审计在组织运行和发展过程中所发挥的有利作用。从对内部审计机构职能的角度理解, 内部审计职能还可指一个组织赋予其内部审计机构的职权及内部审计机构应起的作用等。一般说来, 内部审计职能是通过内部审计机构职能的实现而体现出来的, 而内部审计机构的职能则是内部审计职能的确定化和具体化。

我国内部审计始于上世纪八十年代, 起初是作为国家审计的延伸, 其职能是监督, 属外生性监督需要。从1985年到1989年, 再到1995年, 审计署三次发布有关内部审计工作的具体规定, 从中不难看出, 内部审计的职能仍是监督, 只是1995年重修的规定特别明确了内部审计监督职能的内生性。2003年审计署第四次修订《关于内部审计工作的规定》, 其中规定:内部审计是独立监督和评价本单位及所属单位财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为, 以促进加强经济管理和实现经济目标。这一定义扩展了内部审计的内生性服务职能, 使原有的单一职能扩展为评价职能和监督职能。

从国外来看, 内部审计的产生始于组织内部管理的需要, 属内生性需求。20世纪四十年代以来, 国外内部审计理论研究与实践应用非常活跃。内部审计概念发生多次变化。内部审计定义的每一次更新, 都伴随着其职能的变化。2004年IIA在新修订的《内部审计实务标准》中提出:内部审计是一种独立、客观的确认和咨询活动, 旨在增加和改善组织的运营。它通过应用系统的、规范的方法, 评价并改善风险管理、控制和治理过程的效果, 帮助组织实现其目标。这一定义中强调了内部审计的确认、咨询和增值职能。

总之, 内部审计职能朝着多职能化趋向变化。有学者根据内部审计工作定位的不同, 将内部审计分为监督导向型和服务导向型两类。前者以监督为主, 后者立足于组织内部管理需要, 为管理服务, 并将监督寓于服务之中, 具有监督、评价和咨询等职能。

(二) 实践状况

从理论上讲, 内部审计的存在基于组织的经营管理需要, 属内生性需求, 不同于国家审计和社会审计。但现实情况并不完全如此, 现实中内部审计有的是基于政策性规定, 有的是基于外部压力, 完全基于经营管理需要的情况比较少。实践中的内部审计职能主要表现在监督方面, 而且是财务 (政) 收支方面的监督。至于近年兴起的经济责任审计, 虽然审计内容综合性强, 但也只是对个体人的监督, 属于监督导向型内部审计。

从近年来双汇公司所披露的内部控制自我评价报告中可知:该公司设有内部审计部, 其由30多名专业审计人员组成, 在公司董事会审计委员会的监督指导下, 依法独立行使审计监督职权。内部审计部负责常规综合审计、工程项目审计等日常审计工作, 对有必要深入的事项追加实施专项审计。此外, 还对公司现金、银行账户等进行不定期抽查, 对设备、原材料等进行定期监盘。同时, 内部审计部门还负责公司及下属子公司、分公司的年度经济效益审计、内部控制审计、主要领导任期届满时的任期审计及其他专项审计。内部审计部门对监督检查中发现的内控制度存在的缺陷和执行中存在的问题, 及时向董事会审计委员会报告, 并督促相关部门及时整改, 确保内控制度的有效实施。仅从上述公告的报告内容判断, 该公司的内部审计还停留在“监督导向型”阶段, 尚未上升到“服务导向型”阶段。

就双汇产品的质量而言, 存在多方面的问题, 要使产品质量合格甚至优良就必须采取各种各样的控制措施, 而这些措施既要依靠各环节的业务部门执行, 更要由组织内部处于客观公正立场的部门予以监督和评价, 以评价“措施”执行的效果与“措施”本身的科学性。而这类审计服务, 外部审计至多进行流程测试而不可能深度操作 (主要在经济性和效果等方面) 。因此, 组织的内部审计机构责无旁贷。

三、结论

当前, 理论与实务界已形成的基本共识是:内部审计的职能已不限于监督, 还应具有评价和咨询等职能。评价职能是在监督职能基础上派生出来的内部审计职能, 是指对受托人履行受托责任的行为和结果的评价, 包括内部控制制度评价、经济效益评价和经济责任评价。咨询职能是指内部审计利用自身超脱的地位、熟悉的环境、专业的操作而向相关管理层提供建议或向相关客户提供服务。通过咨询对涉及组织整体管理方面的薄弱环节和各种错弊提出改进建议, 供管理当局和其他各方面有关人员决策时参考。监督、评价和咨询三项职能之间相互联系、相互依存。监督职能是评价和咨询职能的基础和前提, 评价和咨询职能是实现组织经济管理、提高经济效益、创造组织价值的必然要求, 它们共同构成一个完整的内部审计功能体系。

从世界经济发展可以看出, 组织规模越大, 内部审计越重要。诸如双汇公司这样规模的特大企业, 就必须具有现代的内部审计理念, 依据本企业实际管理需要, 准确定位内部审计, 科学扩展内部审计职能, 以利于企业的长治久安和健康发展。J

参考文献

[1].中国瘦肉精震惊足坛欧足联警告球员来华谨防误食.[DB/OL].http://post.news.tom.com/s/580008F73817.html.

[2].河南双汇投资发展股份有限公司二○一○年年度报告.[DB/OL].http://money.finance.sina.com.cn/corp/view/vCB_AllBulletinDetail.php?stockid=000895&id=717560.

[3].央视调查健美猪黑色产业链双汇被曝收购有毒肉.[DB/OL].http://finance.sina.com.cn/chanjing/gsnews/20110316/04149537934.shtml.

档案馆职能的扩展 第2篇

关键词：会计信息,社会化,会计职能

会计信息是经济活动中的各类决策者进行正确决策的重要依据, 会计信息需要具备可靠性、相关性和可比性等质量要求, 其中会计信息的可靠性和相关性是会计信息使用者正确决策的前提条件。随着经济和信息技术的不断发展, 社会对于企业提供的会计信息提出了更高的要求, 会计信息的需求也不再局限于企业个体内部, 许多社会的其他团体也对高质量的会计信息有了更大的需求, 会计职能也随着需求的不断增加而不断扩展。

一、会计信息需求社会化促动会计职能扩展的原因

(一) 会计信息需求和会计职能的作用机制探究

会计信息作为整个财务会计体系中最直观的信息表达, 在当前信息技术和市场经济高度发展的状态下, 不仅仅只服务于企业内部战略决策的需求, 更是与市场整体的社会需求密切相关, 具备适应性、渗透性和跨越性等基本特性。传统会计理论注重会计主体的信息需求, 强调会计信息为基本主体服务的重要性, 因而更侧重于会计对内部信息基本反映的职能层面, 从而忽略了会计信息活动离不开社会经济活动这个大前提。此外, 随着公司制度的建立健全, 企业所有权和经营权分离的不断深化, 会计信息所需要满足在对象的多样化, 使得会计职能也逐渐发生变化, 其需要满足于多样的社会需求, 以一套完备的信息系统连接企业、政府以及市场相关者的信息需求。通过上述作用机理的分析, 可以探知, 会计信息需求影响于会计职能的构成, 并促进其进一步的拓展。

(二) 会计信息需求各角度的深入剖析

会计信息是以一套特有的原则、政策和模式, 形成对企业财务状况、经营成果的全面反映, 并通过各种报表载体、管理信息系统的建立, 以信息技术为基本手段, 以实现经营信息到会计信息的完美转变。在这个系统化的过程, 会计信息需求扮演了目标导向的角色, 引导着信息类别的产生。随着市场机制和公司体制的健全, 会计信息需求在传统对象的作用下, 开始转下全面化的信息需求。具体而言, 全面化的会计信息需求体现在社会化信息需求该层面, 主要包括以下几个需求对象:投资者的信息需求, 现代公司制的体系下, 所有权和经营权的分立, 使得投资者出于关注自身资产状况、收益的动机, 需要会计信息能够提供相应的满足;债权人的信息需求, 债权人为了确保借贷资产的安全以及收益情况的保证, 需要对企业的经营状况和偿付能力进行评估, 而这个过程的实施, 会计信息的提供是必要的基础之一, 充分的信息提供和分析, 能够使债权人避免交易损失和债务纠纷的发现;国家相关机构的信息需求, 国家出于监管和经济调控的目的, 也需要对企业的会计信息进行必要的获取与分析;其他会计信息使用者的信息需求, 企业的上下游公司、企业职工等, 出于自身角度的考量, 也需要相应的会计信息满足。

(三) 会计信息需求社会化背景下会计职能的拓展

随着全球经济一体化的加深、以及信息技术改革的不断扩展, 会计信息的需求方从各个角度不断丰满, 会计信息开始呈现出社会化的趋势, 信息的质量和数量都产生了较大的变化, 同时, 时代变迁使得需求方对会计信息的需求内容也产生了相应的变化。现代企业的经营方式、管理模式以及组织结构都发生了十分深刻的变化, 企业所面临的会计信息需求者也越发多样化, 原来传统的单一会计职能已经不能满足会计信息社会化的需求, 需要进行职能的拓展。外部信息需求, 要求企业提供真实、可靠的会计信息, 以利于利益相关者进行适宜经济决策的制定。因而, 会计职能除了进行传统的信息反映, 还应该具有反映社会经济活动的职能, 以配合于会计信息社会化的需求。

二、会计职能在会计信息需求社会化下的扩展

会计职能是企业财务会计岗位中会计理论知识与会计实践在应用中所体现出来的功能与作用。会计职能的发展经历了传统的“薄记”会计职能, 近现代加入“管理思想工具”的会计职能和现代的信息化会计职能。

(一) 传统会计职能的不足

传统会计职能是实现是以会计主体为第一基本假设, 建立在公开披露的财务信息是会计主体对自身的经营成果和财务情况进行报告的基本观念上的, 这样会导致生产经营的主体自行产生会计信息并进行报告。为了保证财务报告的规范性和可靠性, 制订了相关的会计准则并定期由具有执业资格的注册会计师进行审计, 这样就形成了公开财务会计信息生产的模式。在这样环环相扣的会计信息生产模式中, 只要某一个环节出现问题, 会计信息的质量将得不到保障。这也就不难理解不断出现的会计造假事件, 对于企业的会计人员, 他们是会计信息的生产者, 对于会计信息质量无疑具有直接的影响。具有“双重身份”的企业会计人员很难做到左右逢源, 首先, 会计人员必须遵守有关的法律法规, 若违反法律法规必将担当危害自身的职业前途的风险, 然后在企业中, 会计人员必须接受企业负责人的领导, 如果按照法律进行会计信息的披露不符合企业负责人的想法, 也会对自己的奖励和晋升造成很大的影响。由于违法成本不高, 企业会计人员往往会追于压力而对外编制虚假的财务报告, 对财务报表进行粉饰。由此可见, 传统的会计职能以及财务报告编制的模式不能有效保证会计信息的有效性, “说真话”的会计人员往往是费力不讨好。

(二) 扩展传统的会计职能

我们对于会计职能的扩展是基于会计信息需求社会化的趋势下进行思考, 对于企业来说, 传统的会计职能是建立在企业是独立经营、自负盈亏的经济主体, 然而我们更应该看到的是整个的社会经济活动是相互联系的有机整体, 企业的经济活动不可能独立的进行。如果仅仅从会计职能的传统模式下对企业的经济情况进行反应, 容易忽略的是各个经济主体之间的联系, 也就很容易造成会计信息的供求矛盾以及信息不对称, 我们需要对会计信息的生产进行重新探索, 创造出一种新的会计信息生产方式——会计信息生产社会化。会计信息生产社会化是由国家建立专门的机构, 根据经济双方或是多方发生的各项业务或事项的有关资料, 而对相关经济活动进行记录和对外披露, 以便于经济中的相关决策者及时得到可靠相关的会计信息。会计信息生产社会化与传统会计模式最大的不同在于会计信息提供的源头上, 会计信息生产社会化使会计信息的使用者可以从源头上得到自己所需要的数据并进行加工, 使会计信息更加真实可靠, 从而产生巨大的社会价值和效益。在网络和计算机技术不断发展的今天, 信息的及时共享性可以得到可靠的保障, 高度发达的网络技术为会计信息生产社会化提供了有利的条件。

(三) 会计信息需求社会化与职能扩展融合的意义

会计信息需求社会化的导向, 进一步推动着会计职能的丰富和深化, 两者既有前提作用也有互相融合推动的影响。因而, 在两者的互动作用下, 具备十分重要的现实意义:一方面, 有助于防止会计信息失真情况的出现, 社会化的需求促动相应信息产生机制的实现, 不同利和目的的多重作用, 使得各方对会计信息关注的要点可能不同, 也会呈现出一定的交叉重合, 这样的现象, 也会形成对信息的一种需求上的关注, 而整个生产链条的各方融合, 给彼此以稽核印证的机会, 有助于会计信息质量真实性的保证;另一方面, 有助于克服会计信息的不对称, 多方的信息需求和监管层面的形成, 使得会计职能不再局限于满足企业单体的信息需求, 要将多种信息需求纳入考虑, 这种多方的博弈, 使得企业外部的信息需求者能够征得较多的话语权, 实现对信息的较多掌控, 弱化之前被企业主导信息的状况。

三、结语

随着我国市场经济的发展, 会计信息质量的重要性不断提升, 各类会计信息的使用者对于可靠相关的会计信息有更高的要求。会计信息生产社会化是适应社会发展, 能够有效保障会计信息质量的手段, 以高度发达的网络和计算机技术为技术基础, 会计信息生产社会化致力于建立有别于传统会计职能的新的会计职能实现模式。我们需要不断对会计理论和实践进行探索, 以适应不断变化的经济环境, 促进国民经济的健康有序发展。

参考文献

[1]徐丽萍.会计信息需求社会化与会计职能的扩展[J].中外企业家, 2013, (9) .

档案馆职能的扩展 第3篇

一、数字水印技术的定义

数字水印技术的思想源于古代隐写术, 它是通过一定的算法将一些具有特定的标志性信息 (即数字水印) 利用数字嵌入到多媒体载体 (如数字图像、声音、文档、图书、视频等) 当中, 但不影响原内容的质量和使用价值, 并且不能被人察觉到其中隐藏的信息。水印信息一般可以是图像、标志或者有特殊意义的文本等。通过这些隐藏在数字载体中的信息, 可以达到确认内容作者、传送隐秘信息或者判断载体是否被修改等目的。与加密技术相比, 数字水印技术不能防止盗版活动的发生, 但它可以判别对象是否受到保护, 监视被保护数据的传播、鉴别真伪和非法拷贝、解决版权纠纷并为法庭提供证据。

作为数字水印技术基本上具有下面几个方面的特点。

1. 不可感知性:

数字水印是隐藏在受保护对象的数字载体中, 并且这种隐藏的信息对用户来讲是察觉不到的。

2. 可证明性:

数字水印应能够为受到版权保护的信息产品的归属提供安全和可靠的证据。数字水印算法能识别被嵌入到保护对象中的所有者的有关信息, 同时也能通过相应的算法把水印提取出来。

3. 鲁棒性:

数字水印能够抵抗一般的数字信号处理操作。数字载体在传输过程中能够抵抗应用过程中的各种破坏, 如数字信号处理技术, 包括噪声、滤波和有损压缩等, 经过这些破坏之后仍然存在并能够反映出原数字载体中隐藏的重要信息。

4. 安全性:

数字水印系统使用一个或多个密钥来确保安全, 防止篡改和消除水印。信息被隐藏在多媒体内容中, 并不能因为文件格式转换而丢失。未经授权者很难检测出或插入一个伪造的水印但经授权者则能很快地抽取或者插入水印。

二、数字水印的分类

数字水印可以按以下几种不同角度进行划分。

1. 按特性划分。

按水印的特性可以将数字水印分为鲁棒数字水印和易损数字水印两类。鲁棒数字水印主要用于在数字作品中标识著作权信息, 利用这种水印技术在多媒体内容的数据中嵌入创建者、所有者的标示信息, 或者嵌入购买者的标示 (即序列号) 。而易损水印与鲁棒水印的要求相反, 易损数字水印主要用于完整性保护, 这种水印同样是在内容数据中嵌入不可见的信息。

2. 按水印所附载的媒体划分。

按水印所附载的媒体, 我们可以将数字水印划分为图像水印、音频水印、视频水印、文本水印以及用于三维网格模型的网格水印等。随着数字技术的发展, 会有更多种类的数字媒体出现, 同时也会产生相应的水印技术。

3. 按检测过程划分。

按水印的检测过程可以将数字水印划分为明文水印和盲水印。明文水印在检测过程中需要原始数据, 而盲水印的检测只需要密钥, 不需要原始数据。

4. 按内容划分。

按数字水印内容可以将水印划分为有意义水印和无意义水印。有意义水印是指水印本身也是某个数字图像 (如商标图像) 或数字音频片段的编码, 其优势在于如果受到外界攻击或其他原因致使解码后的水印破损, 人们仍可以通过视觉观察来判断是否有水印;无意义水印则只对应于一个序列号, 如果解码后的水印序列有若干码元错误, 则只能通过统计决策来确定信号中是否含有水印。

5. 按用途划分。

不同的应用需求有不同的水印技术。按水印的用途划分, 我们可以将数字水印划分为票证防伪水印、版权保护水印、篡改提示水印和隐蔽标识水印等。

三、数字水印技术的基本原理

数字水印技术的基本原理是嵌入某些标识数据到多媒体载体中不可感知和足够安全常用的数字水印算法, 其中包括两个基本方面:水印的嵌入和水印的检测。水印的嵌入是指通过某些算法 (如二值图像法) 把水印经过嵌入到多媒体载体中, 形成带有水印的多媒体。而水印的检测是根据嵌入水印过程设计相应的算法, 利用专门的软件或程序判断原载体中是否含有指定的水印信息。检测水印的同时, 水印也可以通过一定算法, 提取原载体中其被嵌入印记。

四、数字水印技术在数字档案馆中的应用

1. 档案内容认证。

在数字档案馆中, 普通的纸质档案一般通过扫描会变成了电子文档 (如PDF、JPG等格式) , 形成电子档案。在这些电子档案中, 其中包含一些是签发的红头文件, 如高校文书档案中的行政类和党群类。在没有形成电子文档以前, 普通的纸质文件认证的方法一般采取鉴别文件的纸张、印章或钢印是否符合规范和标准, 缺点是无论纸张、印章或钢印都很容易被伪造。特别是印章, 虽然部门对印章的管理和制作有严格规定, 但社会上还是有很多人制作假印章, 有些甚至可以达到以假乱真的效果。这说明传统方法存在很大漏洞。使用数字水印技术则可以有效解决这个问题。以数字水印作为被嵌入的信息载体, 将某些防伪信息添加到红头文件中, 使得文件不仅有印章或钢印, 而且有难以察觉的数字水印信息, 从而文件很难再被伪造。

2. 档案的标题与注释。

不论从资源管理者还是从用户的角度来说, 对数字档案馆中的各类档案资源进行一定的注释都是必要的。数字水印技术可以将一些数字档案的标题、注释等内容以水印形式嵌入该档案作为隐式注释。例如, 对一些声像档案来说, 附上该照片或者视频的标题、作者、注释等内容不仅不会影响档案本身的价值, 而且注释附加在档案中, 不容易丢失和混淆, 用户在参照时更为方便, 甚至注释信息可以用于资源的检索。对其他形式的资源也是同样的道理, 因为不同的人对事物的看法总会存在差异, 用户使用时参照各种不同角度的看法对他本身而言是很有益处的。

3. 知识产权保护。

数字档案馆作为互联网上的一个信息系统, 其数字化资源很容易被非法复制和篡改却很难被发现和控制。运用数字水印技术对这种问题提供了很好的解决方法, 版权保护是当前数字水印最主要的应用领域。通过在数字档案载体中加入合法用户信息的水印 (如签名、商标图像等) , 可以防止其他部门对该数字档案宣称拥有所有权, 并可以作为起诉非法侵权者的证据, 从而保护著其档案的合法权益。这种应用要求其水印具有非常高的鲁棒性。

4. 数字档案的安全保护。

数字化技术在为档案馆带来一系列好处的同时, 相应的也产生了对数字档案的保护问题。由于数字档案可以任意的复制、存储, 甚至重新仿制, 从而使得数字档案的非法获取更为简单。这就迫使我们对数字档案进行有效的保护。数字档案馆是文档、图像、音频、视频等综合的多种媒体信息的数字化工程。所以需要综合数字水印技术对档案馆中数字化档案进行版权及完整性保护。数字水印一般具有不可感知性, 鲁棒性的, 可以用这些水印的特性来保护我们档案信息安全。我们把一些鲁棒水印嵌入到数字档案后, 非法用户是不可能去除这种水印的, 除非破坏得非常厉害, 以至于失去了利用价值, 当它被非法使用或被篡改后, 仍然可以检测到嵌入的水印, 从而证明档案的归属。而鲁棒水印经过IPEG压缩、镜像、旋转和剪裁、噪声等攻击后, 水印依然可以提取出来, 这样可以对数字档案信息安全进行有效的保护, 防止数字档案被任意复制、非法使用等, 起到数字档案的保护作用。

5. 数字档案馆网页保护。

要建立数字档案馆, 其门户网站是必不可缺的。制作网站, 需要花费大量的人力物力。如果网站受到攻击, 档案的信息安全将会受到威胁。数字水印技术的发展及其应用将会对数字档案馆的网站信息安全起到不可低估的保护作用。档案馆网页管理者可以通过定时检测隐藏在网页中的水印来判定网页是否被攻击或篡改过。如果该网页被攻击、篡改, 其中的水印一定会被破坏。当使用专用的检测器或阅读器来提取时就会报警, 提醒修复网页。具有鲁棒性的水印和其他技术结合, 还可以实现自动恢复;将水印技术和密码签名技术相结合, 还可以提供服务器的完整性保护和客户端的数据认证, 构造综合的数据安全系统。

档案数字化和网络化是档案信息的发布和传播的新方式, 能使档案资源的利用更加方便、更加快捷。经过数字化处理后的档案, 其收容的范围更广泛, 利用的方式更丰富, 并且极大地提高珍贵档案资源的利用效率。但是, 档案具有真实性、可靠性、唯一性和稀有性, 对它的保护与利用更有着特殊要求。数字化档案在网上传播时要防止被非法利用、复制、篡改, 更要能鉴别出档案的真实性。数字水印技术为我们的档案管理提供了一种切实可行的解决途径。数字水印的理论与技术已渐趋完善, 在内容认证、信息保护方面发挥了应有的作用, 为数字档案馆建设提供强有力的后盾。

摘要：本文从数字水印技术的定义入手, 讨论了数字水印技术的分类和基本原理, 并从档案内容认证、档案的标题与注释、知识产权保护、数字档案的安全保护以及数字档案馆网页保护方面具体论述了数字水印技术在数字档案馆中的应用。

关键词：数字档案馆,数字水印技术,应用

参考文献

[1]蒋洪林.数字水印技术在数字档案中的应用[J].四川档案, 2009 (3) .

[2]王哲.数字水印技术及其在数字图书馆中的应用[J].图书馆工作研究, 2007 (10) .

档案馆职能的扩展 第4篇

科技档案工作是管理中的一个环节, 有它产生和发展的过程, 社会主义的科技档案工作是适应社会化大生产的需要而产生, 随着生产管理的发展而发展的。因此, 要研究企业科技档案工作内容, 范围的变化和发展, 就不能脱离社会生产发展和管理需要这一客观实际去进行。那么, 现代生产技术和管理发展的趋势怎样?在这个趋势下, 企业科技档案工作的内容、范围有哪些变化?我们怎样去解释这种变化并展望未来呢?本文略陈浅见。

一、现代生产技术和管理发展趋势

人类物质文明经历了四次革命:第一次是火的应用使人和动物分界, 第二次是农业革命, 第三次是工业革命, 第四次是现代电子计算机的应用。我们所处的二十一世纪已进入了信息时代, 以信息论为中枢神经的系统论、信息论、控制论 (简称“三论”) 成为现代科学管理的前沿 (电子计算机已成为现代管理的重要手段) 。资本主义国家生产技术的发展, 已使管理从“传统管理”经历了“科学管理”进入到“现代管理”阶段。我国从半封建半殖民地社会转变为社会主义社会, 生产技术从落后水平逐步过渡到现代化生产水平, 并且在较短的时间内从落后的管理方式迅速转到科学管理以至现代化管理的轨道。其标志不仅表现在我国吸收、应用了国外一些现代科学管理的理论, 结合我国的特点加以应用, 如全面质量管理、系统工程, 价值工程、“三论”等提高了管理效能, 电子计算机正在逐步推广应用, 而且“四全”管理已成为我国现阶段企业管理现代化的重要内容。“四全”即以改善经营决策、提高经济效益为目标的全面计划管理, 以提高质量为目标的全面质量管理, 以增收节支为目标的全面经济核算管理, 以开发人才, 调动职工积极性为目标的全面人事劳动管理等。因此, 从总的趋势看是向现代化管理迈进, 在“全”字上下功夫。市场经济下企业也从单一生产型转为生产经营型, 管理职能向前延伸到生产前的市场预测, 向后延伸扩展到为用户技术服务, 以提高经济效益。各门学科之间也在互相渗透, 综合发展。这些, 都反映了生产, 管理水平在日益提高, 向综合整体发展, 以打开种种界限, 千方百计地提高生产效能, 获取最佳经济效益。

通过现代生产技术和管理发展趋势的分析, 就不难看出企业科技档案工作内容、范围扩展的客观性和必然性了。在现代科学管理的影响下, 科技档案工作也在向前、向后延伸、扩展, 并渗透到相关的管理工作中去, 向全面综合化、整体化发展, 并将逐步采用电子技术, 以适应总的管理水平和提高经济效益的需要。事物的动态相关性原理, 要求我们必须从人与物, 物与物之间的关系去研究其变动和发展, 以得出正确的结论。

二、企业科技档案工作范围的延伸、扩展

唯物辩证法认为, 每一事物的运动都和它的周围事物互相联系着、互相影响着。但事物变化发展的根本原因在事物的内部, 内因是变化的根据, 外因是变化的条件, 二者缺一不可。企业科技档案工作范围的变化, 从根本上来说还是档案工作本身发展的必然结果。

1、向前延伸

目前企业科技档案工作范围, 已经从“六个环节”向前延伸扩展到对科技档案的来源、质量进行管理、监督, 这种延伸是档案工作本身发展的需要。科技档案之所以需要保存, 是因为它有使用价值, 而价值大小, 首先取决于档案的质量。实际生产技术活动中也有大量这样的教训, 假数据比没有数据更坏。试想如果我公司发电机组大修档案数据不准确, 势必会对机组设备维护及下次大修带来恶劣影响。目前不少单位的档案库房保存了一大批与实物不相符的图纸, 给工作上带来不少麻烦。此外, 由于基建图纸不全、不准确, 施工中经常发生事故, 停电、停水甚至人身伤亡。然而, 不少有价值的科技文件材料又散存在个人手中, 发挥不了作用。这些实际工作中的教训, 要求档案工作必须保证档案达到完整, 准确, 因此只有做好归档前的工作才能保证档案来源的质量。对文件材料的形成、积累、整理、归档, 要从档案管理的角度出发, 进行一系列的组织管理、指导、监督、检查工作。

近些年来广大科技档案工作者所致力解决的“纳入”问题, 就是这种延伸所探索的新领域, 其形式之多样, 内容之丰富使档案工作增添了活力。如档案部门负责制定本单位档案管理办法 (不仅是档案室内部的管理而且包括归档前的一系列工作要求) 使之作为厂规厂法, 协助有关的专业技术部门制定文件材料形成、积累、整理, 归档制度和人员岗位责任制并监督其实施, 参加生产、技术会议, 成果验收, 设备开箱等监督技术文件材料完整, 准确和及时归档, 以及为达到齐全, 完整、准确而使档案工作纳入到计划管理, 技术管理, 质量管理、财务管理, 成果管理之中。也是从这个意义出发, 科技档案工作需要由总工程师或生产副厂长领导, 统一协调与各方面的关系。科技档案部门的这些职能, 使其性质发生了变化, 从单一的档案保管部门转化为档案工作的职能部门, 它可以对科技文件材料的形成、积累, 归档以及归档后的修改, 补充工作进行组织管理;可以直接参加厂级的生产调度会, 可以参与对各部室、工程技术人员形成、积累、整理、归档科技文件材料的质量进行考核并给予合理的评价。

为了确保企业文件归档质量, 建议采取以下措施:

(1) 大力宣传, 增强全员档案意识。

一是加强领导力量。我公司明确总工程师具体分管档案工作, 综合档案室共有专职档案人员6 人, 各单位配备兼职档案员。二是重视提高群体档案意识。档案管理是一个系统工程, 不仅要有一支过硬的档案管理队伍, 而且需要全厂广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识, 增强全员意识, 健全考核机制, 发挥档案作用”的档案管理工作思路, 把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容, 认真组织学习贯彻, 对全公司职工进行《档案法》的学习和培训, 使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后, 又把新 《档案法》 发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中, 适时开展了《档案法》宣传周活动, 并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上, 组织了全公司档案知识竞赛。我厂还将档案管理进行指标分解, 纳入经济责任制, 对完成情况进行考核, 有效增强了各级领导档案管理的责任感。同时, 我们从档案利用产生的巨大经济效益和社会效益中, 明确了“档案兴企”的工作思路, 使大家能够理解和支持档案工作, 提高了群体档案意识。

(2) 健全和落实规章制度。

收集是档案工作的起点, 是发挥档案作用的前提。归档制度是企业档案收集工作的规范和标准, 制定科学合理的归档制度和归档范围, 是做好收集工作的基本保证。制定相应的归档制度, 并在实践中对各职能部门的归档工作予以监督执行, 是档案部门的基本职责, 也是做好档案收集工作的重要前提。在企业管理制度与归档制度健全的情况下, 接收企业档案的移交归档是企业档案收集工作的主要方法。文件材料归档制度, 应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施, 文件形成、归档责任。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来, 我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系, 狠抓制度建设。首先, 我们将档案管理进行指标分解, 纳入厂各级人员和岗位经济责任制, 按月对完成情况进行考核, 有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次, 我们根据企业档案管理的专业特性, 制定了企业档案管理的业务流程, 明确了在档案管理的各个节点上, 领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度, 厂本部均专门行文发布, 使其具有了权威的约束效力, 从而实现了档案资料的超前管理、有序控制, 取得了显著效果。

近年来, 我们制定并实施的档案资料管理制度主要有:第一, 档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书, 限期上交, 愈期进行考核。第二, 机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容, 并规定设备异动后, 工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三, 设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后, 必须有专职档案人员到场才能开箱, 设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员, 必须将技术资料交档案室验收归档, 没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四, 工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收, 没有档案管理人员验收签字, 财务部门不得进行工程决算付款。目前, 我厂已建立了14 种1.3 万字的档案管理制度, 使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循, 职责明确。这些制度的实施, 有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%, 资料完整率达99%。第五, 制订并落实电子文件归档管理制度。根据国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局颁发的《科学技术档案工作条例》的规定, 为做好电子文件管理工作, 充分发挥档案资料在生产、经营和管理中的作用, 结合我厂具体情况, 特制定 《电子文件归档管理制度》暂行规定。

所以档案部门必须与生产、技术部门协作, 狠抓规章制度的落实, 真正做到依法治档, 这是解决归档存在问题的关键所在。

企业科技档案工作内容、范围向前延伸, 可以说使科技档案工作的面貌大为改观:一是档案的质量提高了;二是档案部门的工作由被动变为主动了;三是重视、支持档案工作的人越来越多了。以上工作的发展充分说明档案工作的管理水平在日益提高。

2、向后延伸

上述科技档案工作向前延伸, 是从“接收”这个环节向前延伸, 而向后延伸, 则是从“利用”工作向外延伸到与各项管理工作相结合, 以另一种形式“超越”了“六个环节”, 向更广阔的范围渗透、发展, 从而使科技档案在提高经济效益中发挥更大的作用, 并且使科技档案工作得到进一步完善。

例如我公司积极开发利用档案信息资源, 主动为企业、为生产、为一线服务, 取得了显著的成绩。

(1) 开发利用档案, 给企业带来明显的经济效益

我公司从1994 年开始探讨对4 台125MW和4 台200MW机组全面改造方案, 我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案, 利用科技档案卷次共800 余卷, 从1997 年至2001 年, 先后对8 台机组进行了现代化技术改造, 改造后的机组各项经济技术指标, 达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造, 不仅延长了机组的寿命, 使老机组焕发了青春, 而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平, 增强了企业实力, 对于企业参与市场竞争, 迎接新世纪挑战, 无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中, 以汽机通流部分改造为重点, 对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造, 热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调, 使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高, 并取得明显的综合经济效益。

(2) 发挥档案的依据凭证作用, 取得经济和社会效益

例如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1—6 号老机组, 并利用1—4 号机组场地建设2 台1000MW超超临界机组。目前, 关停1—6 号机组的申请已通过上级主管部门审批, 机组拆除出售工作也已于2008 年3 月开始。在1—6 号机组拆除与出售过程中, 档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6 号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案, 并以档案为重要依据, 编制机组拆除方案, 使机组拆除工作顺利进行。在1—6 号机组设备拆除后的出售工作中, 作为购买方的山东金佰生物技术有限公司, 把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案, 表示满意。正是由于1—6 号机组设备档案保存的完整齐全, 并可以与1—6 号机组整体发电设备出售同时移交, 能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据, 使山东金佰生物技术有限公司愿意出2 亿元买下1—6 号机组设备。由此可见, 完整齐全并管理良好的档案, 在徐电公司1—6 号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则, 1—6 号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥, 使机组设备变废为宝, 为企业赢得了可观的经济效益。再如为了减少二氧化硫排放量, 保护大气环境, 完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划, 我公司在#7、#8 机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00 等有价值的科技档案, 为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8 机组安装脱硫装置后, 每年可减少二氧化硫排放12145 吨, 脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率, 烟尘排放浓度可进一步降低, 改善当地大气环境质量, 因此项目具有显著的环保效益。又如2000 年10 月, 山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995 年和1996 年两笔煤款未收到, 要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995 年度 (431—1、8、9、17) 、1996 年度 (431—6、7) 燃料明细帐及1995 年度 (433—199、200) 、1996 年度 (433—3、4、5、6、37、99、149) 会计凭证档案, 我公司分别于1995、1996 年度向对方已付过款, 使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。再又如2011 年9月30 日, 我公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执, 为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004 案卷 (铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料) , 手续齐全, 完全证实此地已为我公司征过, 避免了纠纷, 赢得了效益。以及2011 年10 月17日, 我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执, 我公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112 案卷 (深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等) , 证实我公司确实履行了合同协议, 避免了纠纷。再再又如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1—6 号老机组, 并利用1—4 号机组场地建设2 台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组 (上大压小) 建设工程2 台机组已于2012 年12 月4 日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖, 我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查, 专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法 (2013 版) 最新标准, 对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查, 相关参建单位给予密切配合。2013 年7 月27-28 日, 中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查, 专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组 (上大压小) 建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组 (上大压小) 建设工程符合国家优质工程审定办法2013 年版及现场复查重点部位的要求, 通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中, 我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案, 档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。以及2013 年9 月10 日, 北京国华电力有限责任公司电力研究院专家组成的评审组对我公司进行为期一周的安全标准化达标评审, 此次评审标志着国华公司安全生产标准化工作已全面进入现场评审阶段。安全生产标准化现场评审工作, 对于提升我公司安全管理能力, 夯实我公司安全生产基础, 统筹协调安全、健康、环境, 全面改进和加强企业内部的安全管理工作, 促进安全管理水平不断提高, 具有十分重要的意义。2013 年9 月15日, 我公司安健环监察部专业工程师葛某到档案室借阅了0400-8048-1, 2, 3、0401-8041-007、0400-8080-009 等档案案卷, 正是由于档案人员熟悉馆藏, 业务熟练, 调卷准确、迅速, 使我公司顺利通过国华公司安全生产标准化现场评审工作。再再再又如为确定两台百万机组工程投资项目竣工决算的合法性、真实性, 资金使用的合理性和有效性, 提高项目管理水平, 保障资金合法使用, 维护出资人合法权益, 保证投资活动合法、真实、合规, 我公司委托天职 (北京) 国际工程项目管理有限公司进行审计。审计人员自2013 年3月中旬进驻至2013 年9 月, 陆续对工程、服务、物资等合同结算情况、两台百万机组财务决算情况、交付使用资产情况进行审计。审计人员到我公司档案室借阅了大量基建档案、设备档案及光盘档案, 使我公司顺利完成两台百万机组工程项目竣工决算审计工作, 取得天职 (北京) 国际工程项目管理有限公司出具的 《建设工程项目结算报告》 和天职国际会计师事务所出具的 《竣工决算审核报告》。以及2013 年7 月18 日凌晨4:30 分, 我公司百万机组运行中的2 号斗轮机突然无法回转, 燃料生产部迅速启动应急预案, 一方面协调保证两台百万机组正常上煤, 一方面组织精兵强将进行设备抢修, 燃料生产部班长胡某到档案室借阅了0400-913-008, 009 斗轮机案卷, 至18 日晚上22:40 分, 2号斗轮机回转缺陷消除, 投入运行, 输煤系统恢复正常, 为百万机组安全运行提供了有力保障。

(3) 提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用

如2002 年12 月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2 灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等 (0300-8030-1、8、9) , 为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997 年我公司编写《徐州发电厂志》, 厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料 (89-073-45、92-601-01、02 等) 编写厂志共查阅各种档案案卷202 卷次, 复印资料近5000 张, 为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

(4) 围绕企业生产经营工作做好资料汇编

几年来, 我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了 《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《徐州发电厂志》等22 种165 万字的编研材料, 其中, 通用性编研资料17 种, 深层次编研资料5 种, 同时还编制了检索工具28 种161 册, 对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来, 我厂累计利用档案材料7000 多卷次, 创直接经济效益2 亿多元, 而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性, 解决了多起经济纠纷, 创造了良好的社会效益。

从以上例子不难看出, 档案工作者为了提高经济效益, 已跨出了档案室的门槛, 直接参与了一定的生产、技术活动, 并以它的实际效用促使技术人员重视科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作。由于各单位具体情况不一, 参与的途径显然不同, 但事实却告诉我们, 把档案工作搞活了, 能够在提高经济效益中起作用, 而且, 这种结合不是靠行政的强制手段, 而是适应了现实的需要。这就给我们一点提示:档案的利用工作范围、利用途径已在延伸、扩展, 它逐步冲破了传统的作法, 在实际工作中取得了显著效果。

综上所述, 企业科技档案工作内容、范围向前、后两个方向延伸、扩展, 大大丰富了我公司档案工作的内容, 使档案工作增加了活力。它和其他管理工作一样, 围绕着生产管理科学化, 正在向“全”字发展, 从形成、积累开始直至到发挥档案的作用, 以致取得最佳经济效果, 形成一个比较完整的体系, 而且在实践中还在不断地完善和发展着。它在实践中经受了考验, 并将继续丰富、发展。

三、现代科学管理对科技档案工作提出新的要求

二十一世纪已进入信息年代, 电子计算机的应用, 为科学管理提供了有利的条件, 它可以大大缩小时、空范围, 以较大的容量存贮和传递各种信息。信息是企业管理的基础, 企业的管理者通过信息流动对生产经营活动进行控制。企业的生产经营活动中实际上贯穿着两种“流动”, 一种是人、财、物的流动;另一种是随之而产生的大量数据、图纸、资料、报表等信息的流动。科技档案是一种技术信息, 也将借助计算机的功能为管理提供各类技术数据。科技档案 (包括原始记录、原始凭证) 、经济技术情报、统计分析等将组成信息系统, 为领导机构进行决策提供依据, 为科技人员提供各类技术数据。档案部门是企、事业一切文字材料 (信息资源) 的质量监督部门和归宿, 就有可能成为信息系统的中心。科学技术的整体化发展和学科间的互相渗透, 并不等于简单的互相混杂, 而是一种“微观更微”、“宏观更宏”的发展。在这种形势下, 科技档案工作也会在“微观”、“宏观”上继续发展, 从微观来说, 要求工作做得更细、更准确, 管理水平更高, 适应性更强, 为现代化管理准备条件, 搞好标准化、规范化;从宏观来说, 就是与相关的工作结合, 以最佳的效能为现代管理提供条件。而前者又是后者的基础, 因此, 要求也越来越高了。

档案管理现代化是企业发展的需要, 也是档案自身建设的需要。1992 年开始, 我厂就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统, 结合我厂已经实行的办公自动化 (OA) 系统的单轨运行, 制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图象管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划, 并逐步加以实施。目前, 我厂已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络, 开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能, 使授权用户可以上网查询所需信息, 全厂各类文件的管理形成了完整的微机管理体系, 基本实现了无纸化办公。1983 年以来的文书档案已全部著录进微机网络, 自建厂以来的科技档案也已著录进计算机, 档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理, 科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在, 我厂档案室配备有6 台IBM液晶显示屏幕微机, 激光打印机5 台。档案微机管理已与厂MIS系统联网, 厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限, 在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统, 包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备, 它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段, 将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象, 经过净化处理压缩后存入光盘, 充分利用我厂现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据, 与此电子图像自动对应, 网络用户在WINDOWS环境下, 应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统, 公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014 年1 月24 日, 我公司图形信息系统已上线运行, 包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息, 并集成了其他生产和设备管理系统数据, 方便了设备资料查阅和管理, 提高生产技术基础管理水平。综合档案室2 台1000MW发电机组档案 (基建档案、设备档案) 已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里, 公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2 台1000MW发电机组档案的电子文件。

笔者认为, 电子档案最好是采用纸质档案扫描件, 因为纸质档案扫描件才能保证电子档案与纸质档案内容完全一致, 这样档案用户可以放心地不用到档案室查阅档案原件, 只要通过局域网络查阅档案室的电子档案就可以, 这样既可以方便档案用户, 又可以有效保护档案室的档案原件。