档案收集整理范文

档案收集整理范文（精选12篇）

档案收集整理 第1篇

关键词：工程档案,整理,模式

大型工程的档案资料, 是工程在规划、勘察、设计、施工、验收等工作中直接形成的, 具有保存价值的文字、图表、数据及声像等资料, 是工程建设过程和建设成果的真实反映, 加强对这些资料的收集整理, 具有很强的使用价值和现实意义。

1 大型工程档案收集整理特点

大型工程档案的收集整理工作具有“五多两少”的特点:一是参建单位多。大型工程是在市场经济条件下, 依托社会力量进行建设的, 参与工程建设的施工、监理、物资供应单位较多。二是大型工程项目分类多。大型工程大多是综合性的工程, 有土建工程项目、安装工程项目等。三是参与大型工程的各个单位收集整理工程档案的标准规范多。有国家标准、企业标准、行业标准和地方标准。四是技术复杂、需攻克的科研课题多。大型工程为适应新时代社会的需要, 建设质量要求高, 会有许多新技术、新设备、新材料被应用, 且施工工艺复杂, 操作难度大, 有很多不确定因素, 因此, 工程的设计变更可能较多, 科研课题较多。五是大型工程文件资料表现形式的多样性。工程的复杂性决定了工程文件资料表现形式的多样性, 这里的工程文件资料表现形式是指参建单位产生工程文件资料的式样, 如:文件、图表、联系单、报验材料和电子声像资料等。参建企业根据每个工程项目特点和国家行业规范, 在以往的工程档案工作中已形成了固定的模式, 如:大型国企一般使用国家标准规范;民企一般使用省级制定的地方建筑标准规范;特殊行业使用行业标准规范, 经过我们对这些标准规范进行深入研究后, 发现他们都有很强的适用性和合理性。因此, 大型工程文件资料的表现形式没有必要统一到一种标准规范中来 (实践证明这也是不可能的) , 是可以呈现多样性的, 但应符合省部级以上的建筑标准规范。六是竣工移交时间紧、收集整理档案资料的时间少。大型工程一般都有精确的时间节点, 竣工后应尽快向使用单位移交, 这也要求竣工时必须完成工程档案的整理归档工作。通常越是大型的工程, 工程档案工作的时间节点越是紧迫 (如奥运工程) 。七是专业人员少。大型工程的文件资料和各种图纸数量和种类多, 工程档案的收集整理工作相当繁重。而建设单位的档案工作人员数量一般较少, 有的单位没有图档专业人员。

2 大型工程档案收集整理的方法措施

施工单位普遍存在着重施工、轻档案管理的观念, 有些单位没有专人负责档案管理工作。为此, 我们反复强调, 承建单位必须强化二个管理, 一个是施工管理, 要交一件合格的产品;另一个是档案管理, 就是交一份合格的档案资料。为此, 我们主要采取了以下措施:

2.1 明确大型工程档案收集整理责任分工

用合同约定各单位收集整理工程档案的责任。在与参建单位签订合同时, 明确规定各单位收集整理工程档案的条款。一是参建单位务必按照相关要求收集整理本单位负责的工程档案。工程档案同工程实体一样, 是工程竣工验收的一项硬性指标。二是收集整理工程档案必须参照相应的标准规范。三是工程档案工作的时间约定。一项大型工程建成, 与之配套的工程档案收集整理完毕 (工程验收产生的资料除外) , 该项工程才能申请验收。因此, 工程档案要边施工, 边收集, 边整理, 确保工程档案工作与工程建设的时间节点相吻合。

2.2 合理地划定立档单位

通过合同的约定, 工程文件资料的分类, 建设单位的各部门和各参建企业顺其自然地被划成了若干个立档单位。只不过这些立档单位是人为指定的, 是阶段性的, 他会随着大型工程竣工验收而自然结束。

2.3 科学地将工程文件资料进行分类

根据大型工程档案工作的实际情况, 将大型工程的文件资料分为三部分:一是建设单位产生的工程文件资料 (含工程设计文件资料) 。二是施工单位产生的工程文件资料 (竣工文件资料) 。包括施工组织设计文件;编制的预算文件;施工中间的经济签证;分部、分项工程验收记录表;分部和单位工程质量评定表;隐蔽工程验收、评定资料;工程的主要材料、构件、设备的检验单、试验报告和出厂合格证;工程的设计变更资料;本单位产生的与建设单位、监理单位来往的施工管理联系单、会议纪要等文件;工程的竣工验收资料及质量等级评定资料;工程竣工图;工程竣工报告;编制的工程结算文件;施工情况总结;工程的质量保修资料;工程质量事故报告和处理情况报告;施工日志;工程的声像资料等。三是监理单位产生的工程文件资料 (监理文件资料) 。包括监理规划书;监理细则;本单位产生的与建设、设计、施工单位来往文件;监理工作日志;监理通知书;停 (复) 工通知单;会议记录 (纪要) ;监理工作月报;材料抽验单;工程质量抽验单;工程质量事故处理记录 (报告) ;专题报告;工程质量评估报告;监理工作总结报告等。

2.4 采取多种方法收集大型工程档案

多种方法收集, 是指各立档单位从自身的实际出发, 千方百计地全面收集与大型工程有关的所有工程文件资料, 这是保证每个工程项目归档文件资料的真实、齐全和完整的基本要求, 也是保证工程文件资料安全保密的需要。对全面收集来工程文件资料, 一是按照职责分工的范围, 对号入座, 组织鉴定。二是对于不在本单位整理范围内的文件资料, 交建设单位的档案部门处理, 重新鉴定后或归档, 或统一销毁。

3 统一归档, 规范录著, 实现信息自动化管理

各立档单位将表现形式多样的工程文件资料, 采用多种方法收集齐全完整后, 一定要遵照《大型工程档案整理技术规范》的标准进行整理, 做到外观整齐化一、内容真实完整, 实现数据电脑管理、检索快捷便利。为此, 可采用以下措施:

(1) 根据《大型工程档案整理技术规范》的有关规定, 结合本工程项目的实际情况, 制定下发《工程档案整理实施办法》 (此文件的内容要与工程合同的有关条款相符) , 使工程档案整理工作有章可循。

(2) 对立档单位的工程档案人员进行标准化培训。各立档单位的工程档案人员, 有的是一直使用其它标准规范进行整理的;有的是从其它部门临时抽调的非专业人员, 从未接触过工程档案的整理工作。对他们进行有效的培训是十分必要的。同时, 建设单位的档案部门最好能制作出工程档案的标准样品。从卷盒、案卷封面、卷内文件目录、到备考表逐一做出样品, 供各立档单位参考比对。通过培训, 使档案人员从各种工程档案整理标准规范的差异中统一起来;通过制作样品, 使档案人员, 特别是初次接触工程档案标准规范的人员, 有更直观的认识, 更快地进入正规状态。

(3) 用工程档案信息管理系统进行管理。各个立档单位所使用的档案管理系统有所不同, 给参建企业下发统一的工程档案信息管理系统。验收后的工程档案移交给建设单位后, 使用统一的工程档案信息管理系统将所有档案信息录入计算机, 实现信息数据化管理。这样, 才能保证利用工程档案自动化查询服务。

综上所述, 这种工程档案管理模式就是科学地利用了多种工程档案收集整理规范, 进一步明确责任分工, 将繁重的工程档案收集整理工作分摊到各参建单位和建设单位的各部门, 使他们各司其职, 各负其责, 最后由建设单位的档案部门统一进行验收、归档和交付使用。始终使工程档案工作与工程竣工验收以及交付使用保持同步发展。

参考文献

关于收集、整理学生成长档案的信 第2篇

——关于收集、整理学生成长档案的信

亲爱的家长、老师们：

本学期即将结束，为了记录孩子一学期学习、生活的点点滴滴，我们将为每一位孩子建立成长档案。成长档案可以说是记录了学生在一个时期一系列的“成长故事”，是评价学生进步过程、努力程度、反思能力及其最终发展水平的理想方式。学校已经为学生准备了一个档案模板（已发到学生手中），请家长认真阅读，期待孩子们在家长和老师的帮助下完成相关内容。

（一）收集内容简要说明

一．我的成长目标：简要叙述本学期奋斗目标、努力方向和学习计划。（班主任、父母指导完成）二．我的成长环境：

1、我的小档案、2、成长中的我之最：按提示填写，把感动自己、激励自己、锻炼自己、陶冶自己等人、话、项目等填写到表格中；

3、我爱我家：可以贴上家庭全家福，然后写上祝福祝愿的话或介绍全家福相关信息等。（班主任、父母指导完成）

三．我爱语文：我的书法作品、我的演讲稿、得意之作、我和好书交朋友；我爱数学：我是速算小神童、我的特色作业；我爱英语：单词加油站、特色作业等：根据提示，收集本学期最满意的作品、资料。（语数外老师指导完成）

我的音体美：我是小百灵：把本学期在课堂上或课后学会的歌曲统计在表格中，要选择唱的最好的、最熟练的、健康的歌曲；我爱运动：自己喜欢的运动项目、本学期参加比赛的情况，（时间：参加活动的时间；成绩：活动学校或班级第几名或几等奖等）；我是小画家：本学期最满意的书画作品或小制作的照片等。（音体美老师指导完成）

我的实践活动：收集本学期参加实践活动的材料、完成的小论文、小发明、小制作等，文字叙述、照片均可。（学科老师、父母指导完成）

四、个性发展：自理本领：能反映自理能力的图片或文字，可以是一次家务劳动（洗一次衣服、做一道小菜等），也可以自己整理书包，自己叠被子等；巧手创造：一件祝福小卡片，自己布置课桌、书皮等；（父母指导完成）

五、评价园地

1、学习与生活记录表；

2、操行评定记录表，要求对照表格内容认真反思，对自己一学期的学习、生活等做一全面的评价，不拔高、不虚构、实事求是；学生的文明礼貌、行为习惯、孝心、爱心等非知识性的成长应作为重点加以记录。

3、最好我自己：本学期获得的各种奖项统计，最后附上复印件；

4、家校对话：我的话：自己简要总结本学期的学习、生活、在校表现等；爸爸（妈妈）的话：对孩子一学期的评价，肯定成绩，指明努力方向；老师的话：本学期学生的操行评价，要实事求是，中肯，言之有物。（班主任、父母指导完成）

六、收获乐园：本学期各科、各类活动的获奖情况，各类荣誉和报刊上发表的作品。包括校内的和校外的。（可以是复印件）（父母指导完成）

（二）、成长记录收集、整理注意事项

1、收集与整理成长记录的内容，学生是第一责任人。成长记录应收集能够反映学生学习过程和结果的资料，因为要全面记录学生成长的历程，其内容一定要丰富、充实，但又不能杂乱无序，必须要有价值，有利于促进自我成长，因此，教师、家长的指导显得特别重要

2．材料选择要直观。为使成长记录便于操作，记录中尽量使用直观形象的材料（照片、奖状、画、作业等）、小卡片、有关证书等，附上简明扼要的说明，使学生一看就懂，尽量采用贴、插的方法。

3、完成时间：从现在开始，到本学期结束。

高校人事档案收集与整理管窥 第3篇

一是多样性。高校是人才高地，教职工人数众多，工作性质不同，人事档案所显示的内容也不同。教师档案更多的是侧重教学科研业绩和成果的显现、专业技术职务的评聘和学历学位的状况记录等；行政管理人员档案更多的是工作业绩考核、奖惩任免、年度履职情况等的记录。二是系统性。高校人事档案详细地记录每个教职工每学期、每学年的工作情况、学习情况，忠实地描述了发展过程中的每一个细节，系统地反映了每个教职工德能勤绩诸方面的情况，构成了一个富有逻辑性的整体。三是真实性。高校人事档案是高校教职工在从事教育教学科研和社会服务的活动中产生的、辛勤工作的真实记录，真实反映每个人的思想和品德、学识和能力、特长和成果，还原历史本来的风貌。四是时段性。高校人事档案材料形成时间受高校学年制的影响，教职工都是在固定的非假期时间段内集中开展各种各样的教育教学科研活动，这些时段内产生大量的人事档案材料。这一点，不同于机关人事档案。

2 高校人事档案收集与整理存在的问题

高校人事档案在收集与整理中，明显地存在以下几个问题：第一，档案意识淡薄，对档案收集整理工作重视不够，对档案的收集整理没有做出详细具体的安排和部署。有的教职工对档案的作用认识不足，不清楚人事档案收集和整理的有关要求，把本该交给人事档案管理部门的材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。第二，档案管理人员配备不足，专业素质需要提高。不少学校档案管理人员严重不足，有的还是兼职，不能满足档案工作需要，难以应对档案收集整理的浩繁工作。加之档案工作属于“幕后”工作，不像教学科研工作处在学校的前沿位置，容易出成绩、见成果，受人关注，因此，人员流动性较大，队伍缺乏稳定性，影响整体素质和档案管理水平的提高。第三，部分高校由于管理体制的双重性，往往造成上级档案主管部门指导缺位或不到位。比如，部分地方高校实行双重管理体制，既接受省级教育行政部门的管理，又接受地方政府的管理，省级教育行政部门认为地方高校的档案工作应由地方政府主管，地方政府认为地方高校的档案工作应由省级教育行政部门主管。结果，两个部门都不管，即使管理，也没有给予足够重视，指导不到位，工作“边缘化”。第四，档案材料整理缺乏系统性。材料之间缺乏有机联系，成为零散的、孤立的片段。有的材料不能相互佐证，甚至有的材料相互之间出现矛盾，比如履历材料和自转材料对同一事件叙述不一致，评价相反。

3 高校人事档案收集与整理改进措施

3.1 要高度重视档案工作。要认真贯彻落实中共中央组织部关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）和教育部印发的《高等学校档案管理办法》（2008年中华人民共和国教育部令第27号），切实把档案工作放在学校重要工作议事日程，明确分工，明确职责，学校领导对档案的收集整理工作做出详细具体的安排部署。同时，加大宣传力度，增强教职工的档案意识。

3.2 要加强档案队伍建设。要配足配齐档案工作人员，形成专兼职工作机制，除了专职档案工作人员外，还要明确一批兼职档案工作人员。要加强对档案工作人员的业务培训，鼓励奉献精神，及时表彰成绩，努力建立一支稳定的高素质档案工作队伍。

3.3 要切实理顺工作体制。明确双重管理体制的高校人事档案工作上级主管部门。按照国家省管高校的原则，实行双重管理体制的高校的档案工作由省级教育行政部门牵头管理，地方政府配合管理。

3.4 要积极扭转被动局面。在档案的收集上，要变被动为主动。对涉及外单位的档案材料及时发函，打电话联系，必要时，上门收集缺少的材料。对校内各部门要建立日常联系机制，定期收集档案资料，并及时检查核对，发现缺失，及时追补。

3.5 要积极探索科学规律。档案材料的系统性是实现档案价值最大化的前提。整理档案一定要努力体现其系统性，揭示材料之间的内在联系，特别要关注来源方面的联系、内容方面的联系和形式方面的联系。

作者单位：郑州师范学院人事处

浅谈房产档案的收集与整理 第4篇

1 房产档案的收集

房产档案的收集, 是档案管理工作的起点和基础, 是不可缺少的重要环节。

要搞好档案收集工作, 首先要建立、健全归档制度。归档制度包括归档范围、归档时间、确定立卷部门三方面的内容。

1.1 归档范围

凡是房产管理工作中直接形成的、办理完毕日有查考价值的各种文字、图表、音像、磁盘、光盘等不同形式的房产文件材料, 均应列入归档范围。其一, 在房产管理活动中形成的综合性文件材料。如各项工作的通知、决定、会议文件、纪要、工作计划、总结等。凡对今后有查考价值的都要整理归档。其二, 房产管理业务活动中形成的具有查考价值的各种图件。主要包括:外业调绘底罔、航片、地籍用、外业调查草图、清绘图, 房地产原图、复制图、宗地图、房地产平面图等, 均应按规定收集归档。其三, 在房产管理中形成的野外调查、测量或清丈记录、计算数据和成果检查、验收、技术鉴定材料, 以及权属调查、登记、统计、土地遥感动态监测等的各种表、册、簿、卡、台账、协议书、原由书、仲裁书等, 凡对今后有参考价值的都要整理归档。

归档的文件材料要齐全完整, 但归档范围也不能过宽而走向另一个极端, 如将一些书刊、资料、报纸统统列入归档范围。因此, 收集房地产档案时, 还要注意对房地产档案与资料加以区别。

不归档的房地产文件材料包括:其一, 无查考价值的临时性, 事务性材料。其二, 未经签发的文件草稿, 一般性文件的历次修改稿 (技术规程、法规性文件除外) 。铅印文件的历次校对稿。其三, 机关内部互相抄送的文件材料, 如用地部门印发的文件抄送房地产部门等。

1.2 归档时间

归档时间要根据房产文件材料形成过程的特点来确定。本着便于集中统一管理, 维护房地产档案的完整和安全, 便于档案利用等要求, 归档时间可分为:其一, 随时归档。凡是房地产管理部门在工作中直接形成的、涉及变更登记的文件材料, 应随时归档。其二, 定期归档。定期归档时间一般指项目告一段落或全部完成后进行归档或另行规定的时间归档。

一般舰定, 房产综合性文件和统计材料, 在文件形成后的第二年上半年归档:房地产调查、初始登记、土地动态监测等项目形成的文件材料, 可以采取分阶段或待项目全部结束后统一归档的办法。

1.3 立卷部门

房产文件材料一般应由房产部门立卷, 因为房产部门业务人员熟悉专业技术活动, 了解文件的来龙去脉, 由房产部门立卷归档能够保证文件材料的齐全、完整, 也便于文件材料的整理编目。但在基层房产管理部门人员紧缺的情况下, 也可由档案管理部门协助房产部门业务人员立卷, 归档后的房产档案应由档案室集中统一管理, 不得分散保管。

2 房产档案的整理

房产档案整理就是把收集到的各种材料进行分类、组合、排列和编目, 使之系统化、条理化, 其内容主要包括档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制, 包括档案的排列上架等;在分类和组卷中必须要做到分类科学、组卷合理、排列有序、划定保管期限准确等。

2.1 制定档案编号及存放规则

由于房产档案是房产管理信息系统中的一项, 可以按照“以图管房”的编号模式, 对应形成树状的存放结构, 具体到实际, 就是每户档案的位置固定, 每户办理转移、变更等形成的档案资料到其固定位置进行添加。这种存放方式简单明了, 结构严谨, 利用方便, 只是对库房要求比较严格, 需要预留足够多的存储空间。

2.2 制定房产档案的整理标准

首先要确保档案资料的完整性。其次要制定统一的文本存放规格, 同时录入电子数据建立电子登记簿, 并扫描文本资料绑定备查。最后还要制定严格的编号方式和归档方法, 在显著位置打印该户编号, 一幢楼建立一份索引, 打印该楼编号, 存放该楼必要的公用资料, 以此类推。

2.3 合理安排房产档案的整理顺序

如果以往的房产档案管理不规范, 进行一次整理类似进行一次总登记, 可能需要相应的实地调查、补测、入户询问、由权利人补充材料等, 其间还会存在不断有新的登记档案资料形成。因此, 可以按照“以图管房”的模式分区分片进行整理, 已整理和未整理的划清界限, 以免出现混乱。房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合, 是新形势下房地产业发展的必然趋势。

3 结语

运用现代信息处理技术手段来管理房产档案信息资源, 必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化, 极大地提高档案资源的开发能力和利用效率, 使房产档案管理的整体水平明显提高, 大大减少房产管理工作人员的投入, 缩短大量事务的处理时限, 使房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息, 不仅降低了成本, 而且极大地提高了效率, 保障了房产登记安全。

参考文献

[1]王卫国.新时期房产档案管理存在的问题与解决措施[J].城市建设与发展, 2009, (03) :23.

档案收集整理 第5篇

高标准迎评

——如何收集、整理、建设义务教育均衡发展档案资料

按《县域义务教育均衡发展督导评估工作流程》安排，省督导评估检查组对我县创建义务教育均衡县的验收时间为二天，其中第二天整个上午便是查阅资料。档案资料能否经得起检查组的查验，将直接影响到我县迎检评分达到90分标高的实现，影响到推进工作的质量，甚至影响到整个创建工作的成败。可以说，档案建设工作责任重大，任务艰巨。为做好此项工作，下面，我就如何收集、整理、建设义务教育均衡发展档案资料的工作讲五点要求，与大家共同探讨和学习。

一、建档思路

此次创建义务教育基本均衡县的档案建设主要以《县级人民政府推进义务教育均衡发展工作情况评估指标与责任分工》为指南，以《京山县迎接省县域义务教育均衡发展督导评估工作档案资料整理指导目录》为依托，做到逐字逐句解读“评估标准”和“评分方法及细则”，结合学校实情仔细分解指标体系，充分运用档案资料的筛选法和组合法进行支撑、建档。

二、建档要求 1.收集资料

档案资料应来自以下三方面：一是来自政府及相关职能部门的由股室或工作专班负责找相关部门联系收集（比如说审计局对政府预算执行情况审计报告、财政局据算总报表等等）；二是来自教育局各股室、二级单位的如文件、计划、方案、简讯、通知、通报、照片等要有原始印迹；三是来自各学校的要准确翔实，不能遗漏。2.资料整理

按A级指标的要求、B级指标的内容、C级指标的评估点进行整理。整理资料时没有或遗失，要设法补齐；资料的收集也可拓展，评估细则

中没作要求，但能展示我县推进义务教育工作特色、亮点的相关资料也可归并整理或单独整理。3.建档方法

⑴档案的分类。以A级指标分类，以B级指标排序，以C级指标装订成册。⑵归档要求。每个C级指标至少一册，做到C级指标不漏盒。C级指标还可分小类，按C1-

1、C1-2„„办法整理，总之，条理越清楚越好。另外如果一份档案过于单薄，可将同一活动从文件、计划、方案、记录、小结、照片及原始资料等进行丰富完善。⑶同类档案的处理。每个C级指标的档案也不是越多越好，完全一样的档，如“学生体质健康表”每一个学生就有一份，如果全装进去，就太累赘，可装入汇总数据和选取几份作为样本装入，其余的作为专项资料保管。⑷公用档案的处理。对于多项检查内容都会涉及到的公用档案，尤其是原始资料类的，原件放在第一次出现的类别，之后用复印件。⑸保存好补充档案。每次建档整理过程中都会对档案进行筛选，对归档之后的剩余档案，可作为支撑材料，集中存放，以备不时之需，切不可随意丢弃，零散摆放。

⑹目录编写。学校按5大类28项自成体系，各工作专班按块面和28项的顺序自成体系。

⑺档案的成册。档案的封面、标签、字体等资料样式，均衡办会在档案整理成册前统一要求。为整齐划一，全县统一定制专用档案盒和封面、隔页和标签。

三、建档任务

各义务教育学段学校要独立完整建档，28个C级指标具体内容参照《京山县推进县域义务教育均衡发展资料汇编》第107页的《京山县迎接省县域义务教育均衡发展督导评估工作档案资料整理指导目录》。其中C4-C7四个C级指标的档案由县均衡办统一提供给学校。教育局各股室及二级单位按《县级人民政府推进义务教育均衡发展工作情况评估指标与责任分工》的要求完成本股室所涉及工作的档案，有

些工作是两个股室负责的，排在前面的股室为责任股室，负责档案的归拢。各块内容可同时参考《京山县推进县域义务教育均衡发展资料汇编》第72页的《县级政府推进义务教育均衡发展工作情况督导评估用表》。

四、建档时间

档案整理时间年限：经费类、教育装备数量统计类为4年(2011年1至12月、2012年1至12月、2013年1至12月、2014年1至9月），其他类为3年或3年以上（2011年9月至2014年8月），补充类一般为2年（2012年9月至2014年8月）。（装盒时按目录装，不按装，同一档案以顺序从上至下叠加）

各单位从现在起，就要着手收集档案资料，2014年6月中旬，各校完成档案装订工作，形成学校迎检档案；局各股室（二级单位）、各工作专班将本小组档案归并交均衡办统一装订，形成京山县教育系统迎检档案。

五、建档责任

浅谈企业干部人事档案的收集与整理 第6篇

【关键词】企业；干部人事档案；收集；整理

一、前言

人事档案是个人经历、学历情况、专业技术资格情况、思想政治情况、家庭社会关系、工作能力、工作业绩情况、奖惩情况等方面的记录，真实反映了个人自然情况及个人参与社会活动的情况。人事档案既是掌握企业员工信息的非常重要载体，又是企业选人、用人、育人、留人的重要依据。企业干部人事档案的收集就是根据人事档案管理权限，将分散在企业各有关部门的在收集归档范围内的人事档案材料集中起来，统一管理的过程。企业干部人事档案的整理就是将每个人的全部档案材料，按照档案管理相关规定，进行鉴别、分门别类、顺序编排、编制目录、技术加工、装订成卷，并不断将新收集的材料按照要求及时补充到人事档案中。干部人事档案的收集和整理工作是一项非常重要的工作，收集和整理过程中任何一个环节的疏忽大意和差错都会给今后的工作带来影响。因此，干部人事档案材料收集是否真实、完整、准确、及时，干部人事档案整理是否达到标准，直接关系到干部人事档案本身的价值，决定着干部人事档案能否为企业人力资源部门提供高质量服务。笔者长期从事人事档案管理工作，深知人事档案整理工作专业技术要求很高，必须及时解决人事档案收集和整理过程中出现的诸多问题，才能保证人事档案的有效性和可靠性，提高人事档案的利用价值。

二、干部人事档案管理工作中存在的主要问题

1.企业人员干部人事档案意识薄弱。人事档案管理的保密性要求是长期以来形成的，由于员工个人接触不到本人档案，往往就认为干部人事档案就是企业的事情，或者说是企业人事档案管理部门的事情，跟员工个人没有关系。因此，员工个人也就不关注人事档案，不熟悉人事档案的归档范围和相关要求，不重视配合有关部门补充相关人事档案资料，将工作中形成的学历材料、奖惩材料、考察材料、培训学习材料、薪酬福利材料、专业技术业绩材料等长期个人保存，最终导致员工个人人事档案材料不全。一份残缺不全的人事档案材料无法全面反映员工个人德、能、勤、绩等方面的综合情况，影响企业对人才进行正确地评价和使用。

2.干部人事档案材料收集困难。现如今干部人事档案材料来源非常广泛，企业内部各个部门都有可能产生与人事档案有关的材料。例如，企业人力资源部门提供的薪资福利材料、职称材料、干部任免材料、学历材料等；企业党群部门提供各种奖惩材料、党员材料、团员材料、个人鉴定材料等；企业技术研发部门提供的科研成果、发明专利等。由于企业员工参与的社会活动较以往相比更加丰富，越来越多的人事档案材料从不同渠道源源不断汇总到人事档案管理部门，人事档案材料的分散性和多样性的特点，也使得企业干部人事档案材料收集的难度也与日俱增。

3.干部人事档案材料失真严重。在人事档案收集过程中，我们时常会发现，部分员工恶意篡改个人人事档案登记信息，在不同时期填写的干部履历表等材料时，前后不一致，往往是出生日期越填越晚，参加工作时间越填越早，学历层次越填越高。很多企业在员工鉴定考核材料中大多采用官话套语，导致人事档案中鉴定材料千篇一律，看不出员工的有什么个性特点，企业人力资源部门无法依赖档案记载来准确选拔人才、使用人才。以上一些现象都在一定程度上影响了人事档案的真实性，严重影响人事档案的管理和使用。

4.干部人事档案材料缺失严重，部分材料手续不全。在人事档案整理过程中，我们时常会发现部分员工的党员材料残缺不全，有的缺少入党申请书，有的缺少入党志愿书，有的缺少个人自传等。有些本人填写的资料如干部履历表，专业技术考核表等，缺少本人签字和审核单位的公章。甚至部分员工的人事档案材料成套缺失，比如：学历学位材料、奖惩材料、考察材料、审计材料、学习培训资料等，或者只将一套材料中的部分材料归档，缺少完整性。究其原因，人事档案管理工作人员由于工作的繁忙，对人事档案材料不催、不收；员工个人由于不熟悉人事档案有关规定和要求，从而对人事档案材料不报、不交。最终，导致一些干部人事档案材料始终不能汇总到人事档案的卷宗中来。

5.干部人事档案整理不规范。由于企业人事档案管理人员的队伍变动比较频繁，工作交接不到位，部分档案管理人员业务不熟练等诸多原因，在干部人事档案整理过程中，容易出现档案材料分类错误、纸张大小不一，装订不整齐等问题。甚至出现部分员工的人事档案材料张冠李戴，人事档案材料部分内容在裁剪过程中丢失等现象。

三、加强干部人事档案收集与整理工作的措施

1.加大宣传力度，增强企业员工和领导的档案意识。加大对干部档案工作的宣传力度，增强企业员工个人的档案意识。首先，我们要通过板报、内部刊物、座谈会、网络等多种方式，广泛宣传人事档案有关政策法规。主动把与员工个人切身利益相关的人事档案知识告知员工个人，增强其自身的档案意识，让每一位员工能够自觉参与到人事档案材料的收集和整理工作中来，协助企业人事档案管理部做好人事档案材料的收集和整理。其次，要提高企业各级领导的人事档案管理工作的认识，把人事档案当成企业一项重要的工作。只有这样，领导们才会关注人事档案管理工作，才能在档案管理软件、硬件、人员方面给予适当的照顾，提升人事档案管理工作水平。

2.健全干部档案管理制度，变被动为主动，保证档案材料收集的数量和质量。首先，企业要重视人事档案资料收集网络的建设，将企业各部门紧密联系起来，从制度层面约束大家积极参与到人事档案的收集工作中来。企业干部人事档案管理部门要对个别员工缺少的人事档案材料跟踪索要，保证人事档案材料的完整性、及时性。其次，企业要建立和完善档案材料接收登记制度。对企业各部门及员工个人提交的人事档案材料，要详细登记才材料的来源、材料的名称、材料的数量、提交时间等。第三，企业要建立和完善档案材料鉴定制度，从源头上对人事档案管理进行鉴别，尽可能杜绝假、错资料混进档案中。最后，企业人事档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对于定期形成的如薪酬福利资料、专业技术考核资料、奖励材料等，要制定相应的管理制度，保证企业各有关部门能够按时递交人事档案材料。对于部分部门和个人因工作或其他原因不能及时提交人事档案材料的，作为人事档案管理部门应当充分发挥主动性，督促相关部门和人员提交有价值的人事档案材料。

3.提升档案管理人员队伍素质，加强业务培训，提高档案整理水平。由于人事档案工作的重要性和特殊性，企业应当挑选政治素质过硬，责任心强，工作态度端正的同志来从事干部人事档案管理工作。人事档案管理工作比较繁杂、琐碎，耐心、细致是做好档案管理工作的基本要求，同时还要具备一定专业技能。除此之外，在尽可能的情况下，应当保持档案管理人员队伍相对稳定，从而保证档案管理工作的延续性。同时，企业要重视档案管理人员的继续教育和培训，提高他们的专业技术业务水平和实操能力。要定期组织他们参加人事档案管理培训，不断更新档案管理知识，提升人事档案收集和整理水平，熟练掌握档案的收集、整理、鉴别的各项技能。

综上所述，企业干部人事档案的收集和整理工作是一项繁琐、复杂、政策性强的工作。每一位企业人事档案管理工作人员都必须树立高度的工作责任感和历史使命感，保持严谨的工作态度，不断地总结实践经验。把企业干部人事档案管理水平提高到一个新的高度，为企业人力资源部门考察使用人才服务，也为个人维护、保障自身利益提供重要依据。

参 考 文 献

[1]刘莉莉.人事档案整理心得浅谈[J].中小企业管理与科技.2011（19）

我院仪器设备档案收集与整理 第7篇

依据国家卫生部制定的《医疗卫生机构医学装备管理办法》中第三十一条:“医疗卫生机构应当健全医学装备档案管理制度,按照集中统一管理的原则,做到档案齐全,账目明晰、完整准确。档案保管期限至医学装备报废为止。国家有特殊要求的,从其规定”。为此我们可以看到,仪器设备档案管理是医学装备管理的重要内容之一。随着医疗设备技术的飞速发展,大量先进的仪器设备投入到临床使用,这些仪器设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。仪器设备档案是设备维修、保养和管理的必备条件,它能为设备的使用和维修、保养提供有效的依据。现将我院仪器设备档案收集与整理的具体做法与同仁交流,以利于共同促进医院仪器设备档案的科学化管理。

我院是一家二级甲等综合医院,目前投入到临床各部门使用的大小医疗仪器设备800余台件,万元上的近400台件,总金额为4015万元。我院仪器设备档案建立由设备科专人负责,配备档案橱柜。单价在万元以上的仪器设备,都建立了单机档案。每个档案都进行了系统排列、有序存放、按类别划分、采用电子文档规范书写目录。我院收集与整理单机档案共分为3个部分,具体如下。

1 申购材料

它主要包括使用科室购买仪器设备的申请单、仪器设备购置论证表、仪器设备购置可行性论证报告书、购买设备的主要参数要求、医院上报各部门的批件、招投标文件、中标通知书、销售合同等。

2 验收材料

这部分主要包括仪器设备的装箱清单、装机报告、验收报告、仪器设备使用管理责任书、仪器设备培训记录单、装箱清单、随机附带的所有文字资料。通常情况下,我院将使用操作手册复印一份交使用科室,原件收回归档。仪器设备发票复印件归档。涉及进口设备,备存进口设备的进口论证材料及“海关报关单”,对B超、监护仪、内窥镜等设备备存“商检报告”;对强制检定的计量测量设备,如B超、X射线断层检查仪、心电图机等备存首检证书;对监管的特种设备,如压力蒸汽灭菌设备,备存办理的使用证;甲乙类大型医用设备,如CT、MRI等备存办理的配置许可证。

3 在运行过程中形成的材料

一方面为仪器设备的使用情况记录。我院对单价在万元以上,且能单独开展为病人治疗或检查并能收取费用的仪器设备,在验收完毕后发放记录本给使用科室,要求进行逐日登记。记录本主要内容包括开机时间、关机时间、使用时间、检查(治疗)次数、检查(治疗)费用、病人姓名、检查(治疗)内容、设备运转情况、操作人等。每月结束后进行当月小结,年终进行年度总结。记录本使用完后,将其交回设备科归档,并发放新的记录本继续记录。如已封存、报废的设备,记录本将随机一同收回。除此,我们根据临床使用情况,对万元以上设备每季度开展成本效益分析,主要内容为使用科室、设备名称、出厂编号、规格型号、生产厂家、购买时间、购置金额、本季度毛收入、固定支出费(包括根据该设备的折旧年限计算本季度的折旧、固定工资、资金成本、修理及配件费)、变动成本(本季度的活工资及奖金、耗材)、本季度纯收入、经济效益(贡献毛益、结余、收益率%)。年度做一次详细的单机分析报告,从该机的社会效益及经济效益来分析从开机到现在的累计支出与收入情况、使用情况等。每年度的单机分析报告都需归入单机档案。

另一方面,在仪器设备日常使用中,开展对仪器设备的日常保养、检定(校准)、安全检查、维修工作。这些工作都需要形成文字记录,记录的主要内容包括时间、使用科室、保养检查要点、维修故障分析、费用等。这些记录和外请工程人员进行维修的记录单都需要进行整理后装入单机档案。对属于国家质监局列出的强制检定(校准)的计量测量仪器设备,都应按周期开展检定(校准)工作,并将有效证书复印件装入该单机档案。对于使用年限较长,发生故障无法修复或修复无价值需封存、报废的仪器设备,使用科室需填写封存、报废表(一式两份),内容包括使用科室、仪器设备名称、型号规格、产地、金额、启用时间、封存报废日期、已使用年限、仪器设备维修工程人员分析、使用科室意见、设备科负责人意见、分管院长意见、院长审批意见、上报相关部门意见、仪器设备收回时间及存放地点、交接双方签字等内容。填报审批完毕的封存、报废表一份递交给财务科,另一份为设备管理部门归档。

除此之外,对每台建立了档案的仪器设备,都装订一本“仪器设备履历表”,表中贴上该设备的照片,同时记录齐该设备名称、生产厂家、生产日期、规格型号、机号、购买时间、购买金额、取得方式(政府招标购买、自行购买、外捐赠等)、验收情况、院内编号、书写操作规程、注意事项、既往史、以及以后在使用中需要在表中简明扼要的记录检修保养情况。

综上所述,仪器设备档案收集与整理工作不仅贯穿于仪器设备的采购、使用、保养、维修、折旧、封存与报废的整个过程,也是包含了仪器设备在服务患者过程中的全部历史记录。它是医学装备档案管理工作的重要组成部分,它能有效地为仪器设备的使用和维修保养提供依据,充分提高仪器设备的利用率,同时在仪器设备添置与更新中也能更好地为领导决策提供相关依据,它的管理好坏对医院发展有着深远的意义。

参考文献

[1]黄瑞峰.浅谈医院医疗设备档案管理工作的现状与对策[J].医疗装备,2007,20(1):25-26.

[2]刘伟,黄燕.浅谈医疗设备维修保养档案的收集和利用[J].中国医疗设备,2011,26(9):101-102,120.

[3]陈清奎.医疗设备管理探讨[J].中国医学装备,2007,4(4):28-29.

[4]高雅文.医疗设备档案的收集与管理的研究[J].中国现代医生,2007,3(5):21-22.

[5]任水芬.也谈医疗设备档案的收集管理[J].浙江档案,2010,(7):34.

[6]潘伟聪.医疗设备档案管理[J].中国医学装备,2010,(7):50-51.

[7]朱学君.医院医疗设备档案管理工作实践与体会[J].现代医院,2010,(3):134-136.

建筑工程竣工档案的收集整理 第8篇

关键词：建筑工程,竣工档案管理,收集,整理

城建档案是建筑工程的真实记录和反映, 其重要性不言而喻, 因此, 需要重视建筑工程的档案管理与收集工作。建筑工程竣工阶段的档案收集整理工作涉及到很多方面, 包括整个施工建设过程中所产生的档案的收集与整理, 同时也是建筑工程建设项目的检查、审计、维修和后期管理、使用、改扩建的重要依据。

1 建筑工程竣工档案收集管理中的问题

在整个建筑工程建设过程中, 施工中的每个阶段都会产生一些档案, 需要及时对这些档案进行收集整理, 从而保证后续施工中出现问题能够有据可查。建筑工程资料的整编和归档贯穿于整个施工建设过程中, 建筑工程中的安全问题非常重要, 需要引起重视。如果缺乏相应的监督措施, 可能导致安全问题的出现, 其中的监管措施就包括通过建立档案制度, 将施工阶段中产生的文件进行收集整理归档, 让施工过程能够有据可查。但目前, 在整个建筑竣工阶段的档案收集与整理中仍然存在一些问题。

1.1 树立相关人员的档案管理意识

建筑工程竣工阶段的档案管理工作对建筑建设工程有着非常重要的作用, 然而目前仍然有大部分建筑从业人员对该项工作没有引起重视, 尤其是相关行业的领导人员, 同样缺乏档案管理意识。对此, 首先要从全局出发, 提高档案管理人员对档案建设工作的重视, 认识到建筑工程竣工阶段的档案收集, 能够为保证后续产品质量问题的责任进行划分, 同时可以提高建筑工程档案管理工作对建筑工程质量的重要性。

1.2 建筑工程竣工文件不齐全

由于建筑工程竣工档案的收集过程涉及到整个施工阶段, 同时又由于相关人员对档案收集的不重视, 从而导致在最后的收集整理过程中出现建筑项目缺少的情况。如建设施工过程中的一些类似投资批文、规划验收合格证、施工许可证等相关文件, 由于施工单位相关人员不重视以及管理不善, 导致施工人员在施工过程中对一些建筑文件随意放置, 造成文件的丢失, 以至于在后续的档案文件收集整理过程中, 出现各种文件缺失的现象。

1.3 建筑工程文件的真实性不能保证

同样, 由于建筑施工人员对档案收集整理工作的不重视, 从而导致后续整理过程中相关文件的遗失, 基于此, 相关人员可能出现随意编造文件的现象, 造成施工文件内容的不真实, 不能如实反映施工的实际工作情况, 使得建筑工程档案的收集与整理流于形式。

2 建筑工程竣工文件整编归档失控的原因

2.1 日常工程项目文件管理不规范

在实际的工程施工过程中, 施工企业往往把精力花费在建筑施工过程中, 更重视经济的回报度。由于施工企业在文件资料管理方面需要花费一定的人力、物力, 同时又没有认识到档案文件的收集管理工作能够带来何种经济回报, 因而导致在进行档案文件收集与整理过程中, 仅侧重于施工建筑, 对档案管理往往不太重视, 造成建设工程文件管理的不规范。

2.2 缺乏专业的建筑工程档案管理人员

建筑工程档案的收集与整理过程中, 所涉及到的都是与整个施工过程有关的工程技术文件, 需要具有相关知识背景的专业管理人员的明晰。但目前整个体系下, 这样的专业型人才较为缺乏, 因此, 要想做好建筑工程竣工档案管理工作, 必须配备一些专门的档案管理人员。目前一般从事工程档案管理工作的人员, 虽然具有档案管理方面的专业知识, 但关于工程建设方面的知识却了解甚少, 从而影响建筑工程文件档案整编与管理工作的进行。

3 建筑工程竣工文件档案的收集与整理

3.1 做好建筑工程施工过程中的档案收集与整理

建筑竣工阶段的档案整理包括整个施工阶段档案的整理收集过程, 其中需要涉及到建筑施工阶段的档案收集与整理过程。在进行建筑工程施工过程中, 该阶段占整个阶段的重要部分, 因此, 需要做好此阶段的档案收集与整理, 同时提高全员的档案质量管理与收集意识, 从而做好该阶段档案的收集与整理工作。

3.2 选择资质优的建筑建设单位

选择资质优的建筑工程单位, 因其具有较强的档案管理意识, 能够重视档案建设工作。资质优的建筑单位在施工建设方面能够有效保证施工质量, 从而为得到高质量的建筑工程竣工档案创造良好条件。

3.3 对建筑工程施工中文件资料的及时收集

为保证建设工程竣工阶段档案的有效收集与整理, 就需要对每个阶段所产生的文件进行收集与整理, 从而确保后续竣工阶段中档案文件的有效收集。在施工过程中进行档案收集, 需要对整理过程进行有效合理规划, 从而保证收集的有效进行。在档案的收集整理过程中需要进行定期整理, 定期进行档案的收集然后进行汇编工作, 从而保证建筑施工中档案的有效收集。

4 结语

综上所述, 建筑工程档案管理对整个建筑作业流程有着十分重要的意义, 因此, 需要重视建筑档案整理工作。建筑工程竣工档案涉及到整个建筑流程作业过程中的档案整理过程, 需要引起重视。提高整个行业从业者的档案管理意识, 做好竣工阶段的整理工作, 从而保证整个建筑建设的质量。

参考文献

[1]张黎.建筑工程竣工档案的收集整理[J].兰台世界, 2006, (19) :35.

[2]项令花.浅谈如何做好竣工资料的编制与整理归档[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2015, (17) :7646-7646.

加强高校实物档案收集整理之我见 第9篇

一、高校实物档案的收集范围

档案馆中保存的所有实物档案, 在今后研究学校发展过程中起到凭证和依据的作用, 可以再现学校当年的历史, 留住学校美好的记忆。学校实物档案的种类繁多, 实物档案的载体形态各异, 这就需要档案馆的档案工作人员认真研究, 仔细收集。随着时间的推移, 越来越多的单位领导和档案管理部门对实物档案的认识感知逐步地由浅渐深, 同时对实物档案的重视程度也逐步地变得由轻渐重。实物档案的收集范围:本学校获得的具有保存价值的各类证书、奖状、奖杯、奖章、奖牌、锦旗、牌匾等;本学校举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物, 包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等;本学校在各种交流活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等;本学校因更名等原因已停止使用的各种旧印章、印模、徽标等;其他有重要保存利用价值的实物。

二、高校实物档案的整理方法

(一) 对实物档案进行鉴定。

根据学校实物档案的归档范围, 对每一件将要归档的实物进行鉴定, 对其是否需要归档做出正确的判断。对存有不同意见的实物应采取必要措施请相关专业人员进行重复鉴定。归档实物档案的保管期限一般划分为永久保存。有一些无永久保存价值的实物档案, 因归档部门场地限制无法保管, 要求在档案馆保存的, 由归档部门打印明细表在档案馆暂存, 保管达一定期限后由归档部门自行处理。

(二) 对实物档案进行分类。

1.按实物档案的实物形状分类。实物档案按实物形状具体分为平面实物档案 (如证书、奖状等) 、立体实物档案 (如花瓶、奖杯等) 。原有库存实物档案因量不是很大, 有一些年份界定不是很清晰, 大多按此种方法进行归档。2.按实物档案获得或形成的年度分类。在近年归档的实物档案中, 多以年度进行分类。3.按实物档案产生的事由进行分类。学校的某些大型活动会集中并大量的形成实物档案, 可将在一种活动中归档的实物档案陈列在一起, 建立一个专题实物档案展柜 (或展厅) 。4.按实物档案获得的部门分类。很多实物档案例如奖牌、奖杯等是颁发给学校的某个部门的:如招生先进单位是颁发给招生就业部门, 审计先进单位是颁发给学校审计部门, 在对此类实物档案进行分类时我们会按获得的部门进行分类。

(三) 对实物档案进行编号、编目。

1.编号。 (1) 全宗号。因我校是由1所大学和2所专科学校合并, 所以我校实物档案共分3个全宗, 即黑龙江交通高等专科学校全宗, 全宗号为HJZ;哈尔滨工程高等专科学校全宗, 全宗号为HGZ;黑龙江工程学院全宗, 全宗号为HGC。2000年后归档实物档案都统一为黑龙江工程学院全宗 (HGC) 管理。 (2) 分类号。按照实物档案分类方案, 确定实物档案分类类目的代号, 实物档案按照实物形状结合级别, 依其归档时间先后顺序排列。实物档案应遵循以“件”为单位并按一件一号的原则进行编号。2.编目。实物档案应按分类编号整理要求, 将目录录入档案管理软件, 并编制实物档案存档目录。实物档案存档目录包括、档号、实物形式、题名、颁发单位、颁发时间、保管期限、保管地点、备注等项目。

三、高校实物档案的保管

(一) 能够折叠的或等于小于“A4”幅面的实物档案, 如证书、奖状、锦旗等, 可以在分类整理后贴好标签按一定顺序放入实物档案盒中保管, 在实物档案盒中要有卷内文件目录。这样整理后, 既在外观上排列整齐又可方便查找和利用。

(二) 较大实物档案, 如奖牌、奖杯、纪念品、字画等, 由于体积很大且规格不统一, 无法入盒保管, 可在贴好标签后放在实物档案专用陈列柜中保存;也可放在特殊制作的实物档案装具里, 放在单位专用实物档案展览室中展览, 使其能更好地发挥它们的宣传作用。

(三) 学校因更名等原因停用的各种印章在归档时, 应将印章盖在制作好的表格上, 给印章编号并粘贴在印章上, 并将与实体内容相同的编号在归档目录上填写, 然后将印章清理干净, 每个印章封在, 个信封里, 并将盖有印模的表格一同归档。

(四) 有一部份实物档案如大型花瓶和摆件等, 在归档后因为需要做为装饰品摆放在会议室或学校教学楼的大厅, 在出馆时要确定其摆放位置, 并让相关部门的负责人登记签字。

四、高校实物档案的利用

实物档案的利用具有直观性, 凭证性等优点, 利用实物档案的事情有很多, 例如, 为了布置学校校史馆和工程博物馆需要借用学校建校以来的各种实物档案进行展览, 加以宣传;有关同志为了写材料需要查阅本单位的获奖牌匾上标注的获奖时间;在学校教师的职称评骋和岗位定级时需要借用个人获得先进奖励的证书等, 实物档案为学校师生的各项相关事务提供了有效服务。

参考文献

[1].徐艳芬.浅谈高校实物档案管理[J].贺州学院学报, 2010.26

浅议审计档案的形成、收集及整理 第10篇

一、审计档案的形成

(一) 主观有意识形成。

目前有意识形成的档案有三种形式:一是审计部依法对社会各部门进行审计过程中所形成的文件材料。如对项目的二审。二是在有关部门安排下, 由审计部门派出审计小组指定单位、个人进行审计调查形成的文件材料。如离任审计。三是接受有关部门及个人的, 在有针对性的审计过程中所形成的文字材料。如:查证。所有这档案材料具有很强的专业性。这就要求有关人员在材形成过程中持严谨公正之态度, 每份材料都完整、规范, 使分析恰如其份, 使每一个数准确无误。

(二) 主观无意识形成。

它是指审计工作者收集的一些审计信息、会议纪要、一些好的工作方法, 以及兄弟城市的材料价目表当人们认为它有保存价值, 并对审计工作有所帮助时, 它就自然转化成审计档案。诚然, 这种无意识的形成有很大的随意性, 但却是审计档案形成不可分割的一部分。有意识形成的审计档案, 侧重于档案的知识属性。它的形成是有一定专业知识和丰富工作经验的审计人员, 在对客体调查研究的基础上, 本着公正、严谨、保密的态度, 利用科学、先进的工作手段, 对“第一手材料”进行的公正、客观的“评价”, 使档案具有的积累存贮知识和传播知识的职能在有意识形成的审计档案上体现的更加充分。无意识形成的审计档案侧重于档案的信息属性, 其可代替性更为重要。利用这些档案信息, 可减少大量人力、物力、财力。总之, 审计档案对人类社会发展具有特殊作用, 它是知识和信息的载体, 是知识的一种存在形式, 又是信息存贮的一种手段, 在新形势下, 审计档案必将发挥其更加重要。

二、审计档案的收集原则

保证审计档案案卷质量, 是搞好审计档案规范化的基础。审计档案案卷质量的基本原则是完整和精炼。如何做到完整?即每一年度审结的审计项目和完成的调查项目案卷要收集齐全, 每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全, 每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。有了完整的审计文件材料后, 还要使之精炼, 这样就要严格按审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与行政文件材料不得混合立卷或重复立卷。未经核实或与审计事项无关的文件材料、不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。

三、审计档案的收集方法

审计档案的收集工作范围广、业务量大, 这就需要工作人员不断提高档案意识和业务素质, 将档案的形成与收集、整理纳入正规化、标准化的轨道。一是明确意义与责任。审计档案作为一种专业档案的载体形式, 它的形成贯穿于整个审计工作的始终, 是每一项审计工作的真实记录, 具有较高的参考价值和利用价值。二是确定收集范围。审计档案从概念上讲, 它是审计部门在审计工作中形成的具有参考价值和利用价值并按照一定归档制度集中保存起来的文件材料, 它包括有关文字、材料、数据、参考实物、照片及录音、录像等, 因此, 只要对审计工作有帮助的资料、数据, 以及在审计过程中所形成的文字、图表、声像等等, 都可将之列入应归档范围。三是树立收集意识。审计人员在工作中往往忽视了档案的收集管理, 文件、资料存放无序且无固定地点, 有的审计人员在审计工作中书写不认真, 字迹潦草, 图文模糊, 有的审计人员责任心不强, 图省事地对第一手资料进行“审减”, 从而造成文件材料内容失真无法直接反映整个审计过程, 所以, 当务之急必须加强收集意识, 使审计人员熟悉必要的档案规章制度, 树立“全民档案收集管理员”的意识。四是完善收集整理手段。审计档案主要是服务于现实, 为审计工作提供必要的数据及准确、简洁工作程序, 它是提高工作效率的重要手段, 因此管理环节尤显重要。首先要做到广泛收集与重点收集相结合。每年根据实际下发接收计划, 并确定1至2名人员负责审计档案的接收工作。另外, 对撤、并机构的档案及时进行重点收集。其次, 平时收集与集中收集相结合。由于审计范围广、审计档案形成多而杂, 有些主要资料不能按时归档, 再者不便跟踪收集, 造成了档案的遗失和残缺, 所以必须坚持“谁审计, 谁立卷;边审计, 边收集整理, 审结卷成”的原则。再次, 丰富室藏审计档案与改善室藏结构相结合, 为最大限度地满足利用需求提供丰厚的物质基础。

四、审计档案的整理方法

做好审计档案的立卷组合, 是使审计档案规范化的关键。审计档案的立卷组合应遵循如下原则:一是按职能分类。立卷时, 先划清审计监督和行政管理活动所形成的两种不同文件材料之间的界限, 分别按各自的要求立卷。二是按项目立卷。一般有:定期审计、离任经济责任审计、行业审计、财务收支审计、审计调查、承包经营责任审计等。一个审计项目可立一个卷或几个卷, 多卷项目在分卷时应防止割断卷内文件材料的联系性, 一般情况下, 不得把几个审计项目的文件材料合并为一个卷。三是按单元排列。主要分为结论性文件材料、证明性文件材料和立项性文件材料三个单元。结论性文件材料是按审计程序结合文件材料的重要程度排列。证明性文件材料, 按与审计报告所列问题和审计评价意见相应的顺序进行排列。立项性文件材料, 则按文件形成的先后顺序, 并结合文件材料的重要程度进行排列。而卷内文件的排列规则是正件在前, 附件在后;定稿在前, 修改稿在后;批复在前, 请示在后;批示在前, 报告在后;重要文件在前, 次要文件在后;汇总性文件在前, 原始性文件在后。

[责任编辑:方晓]

摘要：审计档案工作质量的高低, 不仅体现了一个审计机关的审计基础工作水平, 而且也反映出审计业务工作质量的高低。档案工作人员平时不仅要做到对档案资料的勤收集、善积累和多整理, 而且还要经常性地深入审计工作一线, 与项目审计人员交换意见, 了解审计工作进展情况, 从而使审计档案资料的收集更加完整。

《数据的收集、整理与描述》 第11篇

考点一 调查方式的选择

例1 下列调查中，适宜采用抽样调查方式的是（ ）.

A.调查我市中学生每天进行体育锻炼的时间.

B.调查某班学生对心理健康知识的知晓率.

C.调查一架“歼20”隐形战机各零部件的质量.

D.调查某亚运会上100米决赛参赛运动员兴奋剂的使用情况.

思路点拨：A选项中调查的对象太多，适宜采用抽样调查；B选项中调查的对象是一个班的学生，适宜采用普查的方式；C选项中的调查对象性质特殊，也适宜采用普查的方式；D选项调查的目的要求所有调查对象一个不缺，也适宜采用普查的方式.故选A.

方法总结：统计学中有两种调查方式：普查和抽样调查.普查耗时、耗力，有时甚至具有破坏性，因而采用抽样调查去估计总体.分析时要具体情况具体分析，了解实际问题中的总体、个体、样本，然后确定适当的调查方式.在进行抽样调查时，应注意使样本具有广泛性、代表性、随机性.

考点二 统计图的应用

例2 卫生部修订的《公共场所卫生管理条例实施细则》从2011年5月1日开始正式实施，这意味着“室内公共场所禁止吸烟”的新规正式生效.为配合该项新规的落实，某校组织了部分学生在“城阳社区”开展了“你最支持哪种戒烟方式”的问卷调查，并将调查结果整理后分别制成了如图1所示的扇形统计图和条形统计图，但均不完整.

图1

请你根据统计图解答下列问题：

（1）这次调查中同学们一共调查了多少人？

（2）请你把两种统计图补充完整。

思路点拨：（1）根据使用“替代品戒烟”的人数和其所占的比例可求出总数；（2）根据第（1）问求出的总数算出未知的百分比和人数，补充两种统计图.

解：（1）在这次调查中同学们调查的总人数为：20÷10%=200（人）.

（2）统计图如图2.

方法总结：扇形统计图反映各部分所占的比例，条形统计图反映各部分的具体数据，将两者结合在一起就可求出总数.解统计图表问题，要抓住其特点，找出有用信息进行综合分析，作出合理的预测和推断.

图2

考点三 频数分布直方图

例3 上海某主题公园开放后，前往参观的人非常多.5月中旬一天的某一时段，有关部门随机调查了部分入园游客，统计了他们进园前等候检票的时间，并绘制成如下图表.表中的“10～20”表示等候检票的时间大于或等于10min而小于20min，其它类同.

（1）这里采用的调查方式是_________；

（2）求表中a，b，c的值，并请补全频数分布直方图；

图3

（3）在调查人数里，等候时间少于40 min的有__________人；

思路点拨：（1）调查方式分为普查和抽样调查两种，本题采用抽样调查的方式；（2）根据表格可以得出抽样的总人数为c=8÷0.2=40（人），因此b=40×0.125=5；a=14÷40=0.350；（3）等候时间少于40 min的有8+14+10=32（人）.

解：（1）抽样调查；

（2）a=0.350，b=5，c=40，频数分布直方图如图4；

图4

（3）32.

方法总结：频数分布直方图中常用到的结论：（1）频数=频率×数据总数；（2）各小组的频率之和为1，各小组的频数之和等于数据总数；（3）频数分布直方图中小长方形的高之比等于频数之比，也是频率之比.

考点四 综合应用

玉树地震后，全国人民慷慨解囊，积极支援玉树人民抗震救灾，有的捐款，有的捐物.国家民政部、中国红十字会、中华慈善总会及其他基金会分别接受了捐赠，青海省也直接接受了部分捐赠.截至5月14日12时，他们分别接受捐赠（含直接捐款数和捐赠物折款数）的比例见扇形统计图（如图5所示），其中，中华慈善总会和中国红十字会共接受捐赠约合人民币15.6亿元.请你根据相关信息解决下列问题：

图5

（1）其他基金会接受捐赠约占捐赠总数的百分比是________；

（2）全国接收直接捐款数和捐赠物折款数共计约________亿元；

（3）请你补全图6中的条形统计图；

（4）据统计，直接捐款数比捐赠物折款数的6倍还多3亿元，那么直接捐款数和捐赠物折款数各多少亿元？

图6

思路点拨：本题是一道有关扇形统计图和条形统计图的综合题.从扇形统计图5中，可以获取各部门获得捐赠的百分比.从条形统计图6中，可知其他基金会获得的捐赠为2亿元.明白了这两点，问题便可迎刃而解.

解：（1）1-33%-33%-13%-17%=4%；

（2）52（亿元）；

（3）因为中华慈善总会接受的捐赠占所有捐赠的13%，故中华慈善总会接受捐赠共计：52×13%=6.76（亿元）；玉树地震救灾捐赠款物条形统计图如图7；

图7

（4）设捐赠物折款数为x亿元，依题意有

6x+3+x=52，解方程得x=7.

故直接捐款数和捐赠物折款数分别是45亿元和7亿元.

方法总结：本题考查的是条形统计图和扇形统计图的综合运用.读懂统计图，将从条形图和扇形图中获得的信息进行整合，充分挖掘两图表中的隐含信息是解决问题的关键.条形统计图能清楚地表示出每个项目的数据，扇形统计图直接反映部分占总体的百分比大小.

一元一次方程和不等式巩固练习参考答案

1.D；2.B；3.B；4.A；5.（-3，0）；

6.5；7.x>-2；8.x<3；

9.解：如图8所示：在直角坐标系中画出直线x=3，x+y=0，x-y+5=0，

∵原点（0，0）不在直线x-y+5=0上，

∴将原点（0，0）代入x-y+5可知，原点所在平面区域表示x-y+5≥0部分，

∵原点在直线x+y=0上，

∴取点（0，1）代入x+y判定可知点（0，1）所在平面区域表示x+y≥0的部分，见图8阴影部分.

10. 解：（1） y甲= 1.2x+900（x≥500（份），且x是整数）；

y乙=1.5x+540（x≥500（份），且x是整数）；

（2） 若y甲>y乙，1.2x+900>1.5x+540，x<1200，

若y甲=y乙，1.2x+900=1.5x+540，x=1200，

若y甲1200，

当x=2000时，y甲=3300，

答：当500≤x<1200份时，选择乙厂比较合算；

当x=1200份时，两个厂的收费相同；

当x>1200份时，选择甲厂比较合算；

所以要印2000份录取通知书，应选择甲厂，费用是3300元.

《数据的分析》拓展精练参考答案

1.C；2.B；3.B；4.A；5.75，68，69，69；

6.21；7.16；8.140；9.16；

档案收集整理 第12篇

档案是指在工作中形成的, 具有保存价值的历史记录。档案记载着单位发展史上的优秀成果, 是领导工作的依据, 是对工作查考的凭证, 是基础建设和长期发展的第一手可靠资料, 对社会活动和未来发展方向有很强的借鉴意义, 成为全社会重要的不可或缺的资源。

近些年, 我国高等教育事业高速发展, 高校园区大量新建, 招生规模不断扩大。高校档案记载着学校的教育教学发展历史, 记录着工作过程中积累下的宝贵经验, 不仅是高校日常工作的真实记录, 而且是高校日后的发展过程中建设、管理的重要依据。它记录了学校发展的历史轨迹, 具有重要价值。可见, 档案管理在高校的作用是不容忽视的。

二、高校档案管理存在的一些问题

(一) 档案资料收集不及时、内容欠齐全。

高校的档案内容很广泛, 包括人事管理档案、学生学籍档案、学生成绩档案、基建档案、教育教学成果档案、财务档案等等。涉及的范围很广, 内容很零散, 需要在点滴的工作中收集和整理。干具体工作的人员档案意识淡薄, 在档案收集过程中, 想交就交, 不想交就不交, 有的以忙为借口, 归档不及时, 使得资料未能及时收集, 时间一长, 有些资料就缺失了。兼职档案员对具体工作了解不多, 缺乏必要的专业知识, 时间和精力也难以保证, 成了档案资料收集存在一些问题。

(二) 收集的资料杂而不精, 编制质量不高。

大多数基层的兼职档案员没有经过专职的档案知识培训, 对档案资料的收集、整理、归档等业务不太了解, 再加上兼职档案员对档案工作投入精力不充分, 导致档案质量不高。

(三)

档案管理信息化、网络化程度不高, 在规定使用权限的情况下, 档案资源使用不便利。

三、解决面临问题, 要高度重视基层的档案管理工作

档案管理工作千头万绪, 规范基础工作最重要, 基础工作的规范能提高档案的价值, 所以要重视基层的档案收集整理工作。基层档案收集、整理、保管等各个环节都要按照档案管理统一的程序、规定的方法进行。

(一) 重视档案管理工作, 广泛宣传档案管理工作的重要性。

提高全体职工对档案材料重要性的认识, 加大宣传力度, 使大家认识到, 档案管理工作并不是可有可无, 它对今后的工作有很大的利用价值。提高工作人员的主动性, 确保档案资料准确、及时的归档。

(二)

提高基层档案管理水平, 加强兼职档案员的自身素质建设, 充分认识到档案管理工作的重要性, 档案管理人员不再是库房管理员的角色, 档案管理是一项专业性很强的工作。定期对档案员进行培训不断改进工作方法、工作方式、创新工作模式, 以提高档案管理人员收集资料、整理资料、资料编目、资料检索、资料录入、查找资料的工作能力。学习现代化的管理技术、方法, 抓好档案工作人员的继续教育, 加强理论和计算机应用方面得学习, 增强实践应用能力, 致力于提高兼职档案员的业务水平。在工作中能明辨是非, 收集的材料要认真核实, 把好质量关, 全面普查第一手资料, 去糟取精, 把真实可靠完整的资料收入档案。

(三) 完善档案管理硬件设备, 增加密集架、除湿机、电脑等, 引进先进的计算机管理软件。

电子档案与纸质档案共存, 对于旧档案, 也建立检索目录得电子档案, 以尽快实现与档案管理现代化接轨。加快信息化进程, 完善档案管理模式、健全档案管理制度, 提高工作效率, 达到档案使用最大化。

档案管理要与时俱进, 适应需求的变化, 提高档案的利用质量和水平, 重要、珍贵的档案要有微缩和复制件, 把“死”档案变成“活”档案, 更好的发挥档案的作用。

摘要：从高校的发展建设来看, 高校应加强档案管理工作, 提高档案管理水平, 以适应新形势发展的需要。档案管理不仅能保证整个高校协调、高效的运行, 更重要的是对高校的发展有着重要的作用。所有的第一手档案资料都源于工作, 所以基层的档案收集整理工作尤其重要, 必须予以高度重视。

关键词：高校档案,基层,管理水平,收集整理

参考文献

[1]王向明.档案管理学原理[M].上海:上海大学出版社, 2009, 9 (1) :231.

[2]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报, 2010.

[3]韦红浪.新时期房产档案管理人员应具备的素质[A];广西档案2011年第4期 (总第107期) [C];2011年

[4]孙凤玲.事业单位档案管理创新与改革探讨[J];改革与开放;2012年04期.

[5]孙明;姜华;;基层农发行档案管理工作中存在的问题及对策[J];中小企业管理与科技 (中旬刊) ;2010年08期.