档案全宗卷论文

档案全宗卷论文（精选5篇）

档案全宗卷论文 第1篇

一、全宗卷的建立方法

全宗卷的建立是一个长期复杂的工作, 涉及到诸多的方面, 需要工作人员在实际建立的过程中有认真负责的态度, 并且具有一定的档案管理知识。

首先, 集中全宗卷管理中的所有文件材料, 对这些文件材料进行集中管理是建立全宗卷的前提。一般来说, 它所包含的方面有:在档案收集工作中形成的所有交接数据以及档案移交的目录、档案归档中形成的各种整理工作方案以及不同档案的分类大纲等、在档案的保管储存过程中形成的各种最原始的数据记录、档案管理工作中形成的查借登记以及取得的重大利用效果的数据记录、在档案的统计检索工作中所形成的年度统计报表以及档案的具体编目情况的记录、档案管理工作中编研环节中制定的各种书目、在长期的档案管理工作中所产生的各种相关工作制度以及全宗的详细介绍等等方面, 这几个方面都对全宗卷的建立具有重要的作用, 可以促使其向着更为完善健全的方向发展, 使其更为合理[1]。

其次, 全宗卷从其结构构成上来看, 它的归档和管理需要有详细的实行步骤。对于管理人员来说, 就要在管理工作中按照不同档案所产生的时间顺序进行先后划分, 不同年度的档案有合理的安放, 这可以为查阅者提供很大的便利。

第三, 按照文书档案整理过程中所形成的各种规则和方法, 按照合理化的标准把每一份档案材料按照一个文件来对待。采用细线材质来装订, 然后逐一对文件进行页号的编写, 编写完成之后, 要在每一份档案材料的右上角盖上归档所用的归档章, 在这个归档章之内, 要详细明确地标明档案的年代信息、文件号以及所属的具体类别。

第四, 编制一个全宗卷文件的目录。全宗卷涉及到的档案较多, 在时间、性质、类别等方面会有一定的差异性, 同时基于总体上的规范归档, 并且也为了查阅的方便, 需要编制一个条理清晰明确的文件目录, 给人一目了然的感觉。

第五, 把最后形成的全宗卷文件目录以及按照标准顺序排列好的材料文件进行整合。把它们装入一些不同的文书档案盒, 装入时要确保档案的合理有序, 不能出现混乱。

上述的五个方面内容, 是全宗卷建立形成的基本流程, 这些若干环节之间的关系是相互作用、相互衔接的关系, 共同构成全宗卷。

二、机关档案管理工作中全宗卷建立的必要性

机关档案管理工作在当前的机关事业单位中占有重要的地位, 特别是在新形势下, 随着机关单位的改革和发展不断加深, 建立全宗卷就显得十分有必要。

(一) 可以反映出机关单位档案工作的全过程。全宗卷的建立, 在对各种档案文件进行统一的整合整理过程中, 可以系统地反映出机关单位从前期到后期档案管理工作的全过程, 能够较为完整地掌握机关单位的工作进度, 同时这也可以为机关单位的工作改进和进一步提高打下良好基础[2]。

(二) 便于档案信息的查找和利用。档案管理的一个主要目的就是对各种档案文件进行正确的储存, 为后期查阅和利用提供便利, 通过系统、规范的档案归档方式, 可以使各类不同的文件档案有正确的安放, 减少了档案的遗失和不完整, 避免了日常管理的零散存放以及盲目混乱的现象出现, 保证了各类档案的完整性和健全性, 从而保证了全宗卷建立的顺利, 对于后期的查阅和利用来说, 可以提供很大的便利, 减少了查找档案所需的时间。

(三) 充当后备资源的作用。在机关单位档案管理工作中建立全宗卷具有重要的现实意义。一方面, 它可以为后期各个机关单位向上一级档案管理部门进行档案移交时, 进行全宗卷编写时提供多种信息源渠道, 起到一种信息储备的作用。另一方面, 可以为档案学的研究工作提供众多的素材资源。全宗卷是对档案文件信息进行集中管理的一种形式, 是一种新的档案管理形式, 可以说, 它是时代发展的产物, 具有一定的必然性。除了上述两种功能外, 它的建立还可以为我国的档案事业的进一步创新发展提供更大的空间。

三、机关单位的自身完善措施

机关单位作为全宗卷建立的主要实施者, 对于全宗卷的建立需要完善多方面的工作。首先, 要在思想认识上加强重视, 把全宗卷建立的重要性贯穿到每一位员工身上。其次, 强化对机关档案干部的管理, 要保证机关档案干部的稳定性, 并实行档案干部备案制度, 确保调动的有序性, 并通过他们的基本业务素质。第三, 积极发挥主管部门的作用, 共同履行指导、监督和检查的责任, 保证全宗卷建立的顺利。第四, 严格落实档案的行政监督检查工作, 提供机关档案工作的标准化和规范化, 要对行政监督人员的业务素质进行强化提高, 加大培训力度, 提高行政监督的检查力度, 从而保证全宗卷建立的顺利。

四、总结

综上所述, 机关档案管理工作是机关单位工作的重要组成部分, 在新形势下, 实行全宗卷形式具有时代的必然性, 它可以有效提高档案管理的有序性和规范性, 促进机关单位档案管理工作的改进完善。

参考文献

[1]王威琴.机关档案室如何建立全宗卷[J].档案, 2010 (01) :57.

档案的种类与国家档案全宗 第2篇

一、填空

1、国家档案全宗，是指归国家所有、由国家统一管理的全部档案财富的总和。

2、全宗是国家档案全宗的基本单位。

3、我国的“国家档案全宗”思想，萌芽于民主革命时期，其后在社会主义时期的政治、经济、文化生活的实践中逐步确立和完善。

4、1956年4月16日，国务院颁发的《关于加强国家档案工作的决定》，明确的宣布了有关档案的社会主义所有制和国家档案的集中统一管理。

5、国家档案全宗的实质是档案的所有权及档案的管理原则和管理制度的问题。

6、中国第一历史档案馆主要保存明朝和清朝的档案；中国第二历史档案馆主要保存1911年辛亥革命推翻清朝统治至1949年中华人民共和国成立以前的档案。

7、馆藏档案的种类，按其内容分为文书档案、科技档案、专门档案三类。

8、公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关和其他社会组织；私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要是私人个人。

二、多项选择

1、中华人民共和国以前时期的档案，按所属政权性质划分可分为A革命政权档案B旧政权档案

2、我国国家档案全宗内档案的多元分类体系中，一般采用的分类方法有A根据档案的时间标准分类B根据档案的来源标准分类C根据档案的内容分类D根据档案的载体形式分类。

3、下列档案实体形态中，属于公务档案的有A法律法规B行政公文。属于私人档案的有A日记B文稿C账单票据D笔记信函

三、判断题

1、国家档案全宗是指解放以后形成的国家全部档案。错误（是指中华人民共和国成立以前的和成立以来的形成的国家全部档案）

2、国家档案全宗的确立为档案馆网的组件提供了科学依据。正确

3、公务档案的概念大于公有档案，私人档案的概念大于私有档案。错误（公有档案的概念大于公务档案，私有档案的概念大于私人档案）

四、简要概括我国建国前后档案的分类

答：我国档案行政管理机关从行政管理角度，将归国家所有的全部档案划分为三种类型：中华人民共和国时期档案；革命政权档案；旧政权档案。

高校全宗卷规范化建设探讨 第3篇

一、高校全宗卷规范化建设的必要性

1. 内容齐全的全宗卷，有利于全宗的连续管理。

高校全宗的档案，无论是收集、整理、鉴定，还是保管和统计，都会在不断管理该全宗不同时期、各个环节工作中，产生与该全宗历史有关的文件材料，它是反映历史情况的历史记录和原始凭证。要了解学校的历史沿革以及全宗内档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等情况，就必须查阅全宗卷获得可靠的依据，全宗管理的连续性就必须借助于全宗卷。如果平时不注意收集、积累全宗卷材料，则不能系统反映、记录历史真实面貌。从某种角度看，建立全宗卷是保持档案管理工作的连续性必不可少的一种工具。

2. 健全全宗卷有利于档案管理人员科学管理档案。

全宗卷与档案管理的关系是密不可分的，相辅相成的。全宗卷是在对全宗进行日常管理中形成的文件材料，对管理全宗档案有重要作用。充分发挥和利用全宗卷的作用，不但能方便档案管理人员熟悉档案业务，更好地对有关档案进行检索，提高工作效率，更重要的是分析和研究全宗卷有利于档案管理人员科学规范地管好档案。

3. 全宗卷具有查找和统计作用。

全宗卷内的全宗指南，是以全宗为对象介绍某一全宗档案内容和成分及其利用价值的一种文字材料，是向利用者介绍全宗构成者及其所形成的档案情况的工具书，它既可用于内部查找档案，又可用于对外介绍该全宗的历史情况，为利用者提供所需档案的线索。全宗卷还可为档案统计工作提供现成、可靠的数据。全宗卷内的统计台账，包括收进、移出、案卷情况、每年利用情况及每年上报档案统计表，为历年馆藏档案数据和利用统计提供了基础数据，促进档案馆加强业务建设，提高工作水平。

4. 全宗卷为领导决策和研究历史提供参考作用。

全宗卷内的大事记、年鉴等记录了学校每年的主要工作，全面系统地反映各个时期学校的建设、发展和改革状况，可以为领导研究问题、总结经验、改进工作及制定各种决策提供重要参考材料。如科研处制定科研规划、教务处制定人才培养计划、人事处制定人事改革制度等，随时可查阅年鉴、大事记有关记录和数据，以此作为分析和综合判断的依据和参考。这些材料还为学校编写校史积累了宝贵的原始资料。

二、高校全宗卷整理方法

1. 全宗卷的分类。

全宗卷内文件材料分类和排列是否合理, 直接关系到利用是否方便, 如果对收集来的全宗卷材料不分门别类地进行整理、编号、编目, 而是全部放在一起, 势必会造成查找不便, 所以当材料积累到一定数量时, 要分类、编号、编目。东华理工大学根据《中华人民共和国行业标准·全宗卷规范》的要求将档案全宗卷划分为七类。其体系结构、标识符号与《高等学校档案实体分类法》保持一致，一级类目，采用“全宗”汉语拼音第一字母表示即QZ，二级类目采用双位制标识，即11表示档案管理类，12表示档案收集类，13表示档案整理类，14表示档案鉴定销毁类，15表示档案保管利用类，16表示档案统计类，17表示档案编研类。

2. 全宗卷的标识、编号、编目。

根据《高等院校档案实体分类法》的有关规定, 本着“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务方针，东华理工大学全宗卷的分类编号模式由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。如2007年整理的档案销毁类的第3卷，其档号标识为2007-QZ 14-3;2007年整理的移交档案清册第5卷，其档号标识为2007-QZ 12-5。

卷内文件材料逐件加封面、封底、编全宗卷号，装订后装入卷盒。封面著录全宗名称、题名、时间、责任者，全宗卷号标在封面右上角。在全宗卷的卷盒脊背上标上全宗卷类目名称、全宗卷档号、文件材料形成的时间、盒号。为方便保管和利用全宗卷，全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录，置于卷盒内。此外，还按全宗卷号顺序排列编制全宗卷目录，形成专题目录，作为全宗卷的检索工具。每次整理之后，全宗卷实体与目录固定下来，下次整理时不再变更以前整理的结果。只要等待材料积累到一定数量时，再按以上方法分类、装订成册，将续补的材料，按沿袭的全宗卷的编号，依次编下去就可以。

3. 全宗卷的实体排架。

对同一全宗卷内材料先按类别QZ 11档案管理、QZ 12档案收集、QZ 13档案整理、QZ 14档案鉴定销毁、QZ 15档案保管利用、QZ 16档案统计、QZ 17档案编研排列，每个二级类目中的材料再按问题、时间进行系统排列。如QZ 15档案保管利用类产生的材料，排列顺序为：库房温湿度记录、查阅档案登记、档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告，档案利用效果登记，档案产生社会效益或经济效益的典型事例汇编等。新增文件材料在各类目中向后接续排列。

4. 全宗卷的信息化管理。

全宗卷作为档案馆不可缺少的管理工具之一，在档案的现代化管理中，全宗卷的管理应是一项重要内容。目前许多高校都采用了南大之星档案网络管理系统，全宗卷也须纳入系统管理，可以设置专门的全宗卷管理类目，分别将全宗卷的各分类名称输入系统中作为全宗卷的子目录，再在全宗卷各类子目录下编制具体文件材料。如东华理工大学在南大之星系统先建立全宗卷目录，再创建档案管理、档案收集、档案整理、档案鉴定销毁、档案保管利用、档案统计、档案编研七大类子目录，然后，全宗指南、机构沿革、档案分类大纲、分类方案、档案检索工具编制情况说明、档案鉴定分析报告、档案移交清册、档案各类数据统计等这些内容按全宗卷划分的类别分别归入全宗卷的子目录系统中。全宗卷纳入档案数字信息管理系统中，便于逐步实现全宗卷管理的科学化、现代化。

5. 整理时间。

由于全宗卷材料有的是定期产生的，有的是不定期产生的，全宗卷不必像一般档案那样规定固定的归档立卷时间，甚至不一定需要每年整理一次。从实际情况来看，只要平时将在档案管理和开发利用等日常工作形成的立卷说明、分类方案、交接凭证、销毁清单、安全检查记录、鉴定报告、档案工作人员的编研成果等材料随时归档保存好即可，一般每三年整理立卷一次。

三、高校全宗卷规范化建设应注意的问题

1. 档案管理人员要强化全宗卷建设的意识和敬业精神。

高校档案管理人员首先必须强化全宗卷建设的意识，树立全宗卷规范化、科学化与现代化建设的理念。认真学习研究国家档案局1995年颁布的《全宗卷规范》标准，领会有关业务条款含义，进一步搞好全宗卷规范化、系统化整理与建设，使档案馆业务管理迈上一个新的台阶。其次，不断提高业务素质，强化敬业精神。全宗卷的建立健全是一个由少到多，由简到繁，不断积累，逐步完善的过程。因此档案人员，要加强工作责任心，勤思考，勤动手，要熟悉全宗卷主要内容，并及时在内部工作环节中注意收集形成的文件材料，每项管理工作要落到实处，并及时做好记录。如在接收档案时形成的移交清单材料及时归入全宗卷内；在安全检查时将检查记录及其报告材料归入全宗卷内。

2. 加强档案管理规范，注重全宗卷材料的积累。

随着全宗管理活动的进行和延续，全宗卷将不断积累完善。要严格按照管理程序落实，使每一项业务工作不仅要按规范进行，而且要及时记录。

在档案收集过程中，各立卷单位向档案部门移交的文件材料清单，项目要清楚，交接双方要签字盖章，一份自存，一份存全宗卷备查；在档案整理环节中，高校档案门类多，包含了党群行政、教学、科研、基建、外事、出版、会计等十多种档案，许多高校通常对党群行政类档案编写了目录说明，其他门类档案编写目录说明较少，这样会造成全宗卷内材料不齐。每一类档案整理完毕，都要求档案人员写好案卷目录说明一式两份，一份存在目录中，一份存在全宗卷中。说明中要求写清整理依据、立卷原则、整理情况。

在档案鉴定销毁环节中，要做好销毁前的鉴定工作。鉴定销毁工作很重要，不能仅凭保管期限来决定档案的存毁，尤其有些案卷已到期，但不是整个案卷所有文件材料都无保存价值，为此档案鉴定小组要坚持实事求是、严肃认真的原则，用全面、历史、发展的观点来鉴定档案并要写好鉴定分析报告，分管校领导要签字，建立档案销毁清册，监销人、销毁人都要签字，鉴定报告及销毁清册都要归入全宗卷内。

在档案保管环节中，对档案保管状况、损毁程度要进行定期或不定期的检查，每次做好检查记录。对损坏的档案要精心修复，及时做好档案修复情况记录。注意调节与控制库房相对温湿度，做好检查库房温湿度记录，并定期对库房内温湿度进行记录分析。这些记录和分析就是原始宝贵材料，要归入全宗卷中。

在档案利用环节中，要做好查阅档案登记工作，利用档案完毕，及时填好《档案利用效果登记表》，档案馆工作人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，档案馆工作人员要跟踪收集，了解档案利用效果。对于利用档案馆档案取得的社会、经济效益事例，每年要定期编写典型事例汇编。一方面充实了全宗卷内容；另一方面充分发挥了档案的作用和价值。

3. 整理组卷时，注意科学性和客观性。

整理组卷时必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。正确区分全宗卷、文书档案及检索工具，按照《规范》，各类案卷目录是检索工具，是检索档案信息的手段，服务于档案利用工作，应放入检索工具材料中。全宗卷则是档案管理的一种工具，其主要职能是对全宗档案进行管理，它服务于档案管理工作，两者性质是完全不同的。还要区分全宗卷和文书档案区别，如《年鉴》、《大事记》、《全宗指南》不能归入文书档案中，而必须归入全宗卷中。

参考文献

[1]郑芬芬.谈全宗卷内容的形成与积累[J].宁波教育学院学报, 2007 (3) .

[2]王美华.高等院校实施行业标准《全宗卷规范》的探讨[J].浙江档案, 1999 (5) .

[3]谢云.要重视建立和完善全宗卷工作[J].龙岩师专学报, 2000 (4) .

非物质文化遗产档案全宗设置管窥 第4篇

一、设置“非遗”档案全宗的意义

“非遗”档案作为一种文化档案, 其实早已有之, 只是名称不同而已, 因不够重视, 故数量不多, 仅为文化档案中一个不起眼的小类, 被淹没在相关的全宗里, 在档案管理实践和理论中均未受到特别关注。2003年10月17日联合国教科文组织第三十二届会议正式通过并发布《保护非物质文化遗产公约》后, “非遗”才以独立的身份正式登上世界历史舞台, 成为世界各国开展民族特色文化建设的核心主题。2005年12月22日国务院颁布实施《关于加强文化遗产保护的通知》 (简称“国发通知”) , 各级政府及其有关部门将“非遗”提上议事日程, “非遗”建档工作也有了明确规定和法规保护, 从而引起社会广泛注意, 进入了学术界关注的话题。但迄今为止, “非遗”建档大多仍沿袭传统方法, 将其归入文化机关全宗。笔者以为, 这种做法会在客观上产生“非遗”似重实轻的负面影响, 令主管部门、有关社会人士特别是“非遗”主体 (即“非遗”形成者或传承人) 在思想上轻视“非遗”建档工作, 极不利于“非遗”档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等各项工作的开展, 难以实现“非遗”项目保护和建设的初衷。因此, 改变“非遗”建档的传统观念, 将其从文化机关全宗中剥离出来, 独立设置“非遗”档案全宗, 对于增强“非遗”建档意识, 提高“非遗”档案收集工作和管理工作质量, 便于“非遗”档案信息资源开发利用, 有效保护和传承“非遗”项目, 科学制定相关文化建设发展规划和政策法规来说, 不仅十分必要, 而且至关重要和紧要。

二、设置“非遗”档案客体全宗的可行性

关于档案全宗的认识和设置, 目前我国档案理论和实践均倡导主体全宗和客体全宗并行, 即从便于档案收集、管理和利用的实际需要出发, 灵活设置档案全宗。所谓主体全宗, 简言之就是一个相对独立的社会活动主体 (即一个独立的机关、组织或人物) 在执行职责和开展工作的活动中形成的档案文件整体, 其理论依据是来源观 (形成者来源) , 自19世纪40年代初法国内政部发布《关于各部和各地区档案整理与分类的指导》通令以来, 它就不断发展成为国际通用的档案馆档案的第一层分类、管理单位, 故亦可谓之传统全宗。所谓客体全宗, 简言之就是以社会活动客体 (即一个项目、事件或一项工作等) 为中心形成的档案文件整体, 其理论依据是新来源观 (事由来源或事由与来源有机结合) , 它是由我国著名档案学者何嘉荪教授和冯惠玲教授于上个世纪80年代后期首先提出并加以研究的, 因其为计算机技术、网络技术和社会变革对传统档案全宗理论冲击所出现的新生事物, 故何嘉荪教授称之为全宗形态的异化 (相对于“主体全宗”而言) 。就我国现行档案全宗设置来看, 虽仍流行主体全宗, 但客体全宗已经不断出现在科技档案等专门性档案或部分文书档案中, 例如为建设工程、工业产品、生产设备、科研课题、文艺作品中的重大项目或社会活动中的重大 (重要) 事件 (如“防非典”、“三讲教育”、“三个代表学习”等) 建立客体全宗。由此可见, 设置“非遗”档案客体全宗是完全合适与可行的, 其理由可概括为以下两点:

一是“非遗”作为重要的历史文化成果, 其档案属于专门性档案, 在电子计算机技术、网络技术广泛应用的时代, 设置其客体全宗在理论上是成立的, 在实践上是可操作的, 且有先例可援。二是实践证明客体全宗具有主体全宗不可替代的独特优势, 具体来说, 客体全宗所有档案文件是一个呈成套性的、互相密切联系的有机整体, 不仅对开发建设、科学研究、制定发展规划和相关政策法规等专题利用十分方便, 而且实体管理能减少复本量与合理利用保管空间, 还有利于研发和运用现代先进管理技术 (如专题数据库建设等) , 从而节约了不必要的人、财、物力支出。

三、设置“非遗”档案客体全宗的要求

1.“非遗”档案客体全宗设置的一般原则。

“非遗”档案客体全宗设置应符合客体全宗“质量统一”的基本要求。所谓“质量统一”, 就是指构建全宗的客体 (即“立档单元”) 必须同时具备两个基本条件, 一个是要能独立完成特定的社会功能 (质的要求) , 一个是要具备相当的规模 (量的要求) , 只有两者兼而有之才算达到质量统一的要求。

2.“非遗”档案客体全宗设置的具体要求。

(1) 唯一性。所谓唯一性, 就是要求每一个“非遗”项目全宗只能有一个, 即作为全宗的客体 (立档单元) 所表示的“非遗”项目是唯一的。具体来说, 就是以各级人民政府正式公布的“非遗”项目中的每一个项目作为一个独立的客体全宗, 凡是该“非遗”项目之下列出的所有申报地区或单位形成的文件材料均属于该全宗档案文件整体, 各级档案馆亦应以之作为“非遗”档案的第一层分类、管理单位。这样, 既符合客体全宗“质量统一”的基本要求, 又有利于每个“非遗”项目的继承发扬和保障, 每个“非遗”项目的所有权与继承权, 还有利于节约人、财、物力降低管理成本。

(2) 原真性。所谓原真性, 就是要求每一个“非遗”档案客体全宗既要做到覆盖面最大, 又要做到界面最清晰, 边际最明显, 即每一个“非遗”档案客体全宗应完全覆盖以该“非遗”项目为中心形成的档案文件整体, 并且做到同一“非遗”项目的全部档案文件必须完全集中于一个全宗, 不同“非遗”项目的档案文件不得混淆在一起, 使每个项目范围清楚, 界限分明。这样, 才能维护每一个“非遗”项目的历史真实面貌, 确保其原生形态。

(3) 完整性。所谓完整性, 就是要求“非遗”档案客体全宗的档案文件系统完整, 即每一个“非遗”档案客体全宗的档案文件整体应是一个呈成套性的、互相密切联系的有机整体, 换言之, 就是要使之成为材料齐全完备、内容有机联系、系统结构完整、完全独立自主的档案文件体系, 从而确保每一个“非遗”项目特色的完整性。

(4) 稳定性。所谓稳定性, 就是要求“非遗”档案客体全宗长期稳定, 即每一个“非遗”档案客体全宗一经确定, 就应一以贯之, 持之以恒, 最好不要轻易改变。这样才有利于“非遗”档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计各项工作正常有序开展, 为每个“非遗”项目的保护、传承、发展和创新提供保证。

四、辩证把握“非遗”档案客体全宗设置的要求

“非遗”档案客体全宗设置的要求既是绝对的, 也是相对的, 在具体运用时, 应该妥善处理好这一辩证关系, 以争取最佳效果, 实现预期目标。所谓绝对, 是指在设置“非遗”档案客体全宗时, 应该坚持一般原则和具体要求, 以确保“非遗”档案客体全宗符合“质量统一”的基本要求, 使每一个“非遗”档案客体全宗确实具有唯一性、原真性、完整性和稳定性。所谓相对, 一是就“非遗”档案客体全宗“质量统一”而言的, 从质的要求 (能独立完成特定的社会功能) 方面来看, 每一个“非遗”档案客体全宗均可达到, 因为每一个“非遗”项目都具有独特的社会功能, 这是不言而喻的。从量的要求 (具备相当规模) 方面来看, 就可能出现两种情况, 一部分“非遗”项目或因申报地区或单位多, 或因历史悠久成果积累多, 其档案文件丰富, 达到了量的要求, 其中多为国家级和省级项目, 如“梁祝传说” (浙江等4省的7个市县申报) 、“董永传说” (山西等4省的4个市县申报) 、“格萨 (斯) 尔” (西藏等7省、自治区和中国社会科学院申报) 等。一部分“非遗”项目或因申报地区、单位少, 或因历史虽久但成果不多, 其档案文件相应较少, 达不到量的要求, 其中尤以地州级和县市级项目为甚。因此, 在设置“非遗”档案客体全宗时, 前者自不必言, 而后者则应通过组织全宗汇集来形成相当规模, 使之符合客体全宗“质量统一”的基本要求。二是就“非遗”档案客体全宗稳定性来说的, “非遗”档案客体全宗保持长期稳定, 这是档案馆档案管理工作持续开展的基本保证, 故“非遗”档案客体全宗一经确定, 任何机关和个人不得擅自改变;但是, 随着科技的进步、社会的发展和认识的深化, 档案管理实践和档案学理论必将不断创新与时俱进, 因此, 档案馆“非遗”档案的第一层分类、管理单位也许会发生新的变化, 以适应“非遗”档案管理、利用和“非遗”项目保护、建设的新要求。

摘要：本文从设置“非遗”档案全宗的意义、设置“非遗”档案客体全宗的可行性、设置“非遗”档案客体全宗的要求、辩证把握“非遗”档案客体全宗设置的要求等四个方面论述非物质文化遗产档案全宗设置的观点。

关键词：非物质文化遗产档案,全宗,设置,认识

参考文献

[1]邹吉辉.为非物质文化遗产建档的紧迫性[J].档案与建设, 2008 (9) .

[2]何嘉荪.论全宗形态的异化[J].档案学通讯, 1998 (2) .

[3]何嘉荪, 冯惠玲.关于更新全宗概念的设想[J].档案学通讯, 1988 (6) .

[4]何嘉荪.论来源原则在办公自动化系统中的应用[J].浙江大学学报, 2002 (5) .

档案全宗卷论文 第5篇

一、全宗理论的内涵及其发展变化

全宗理论的内涵。全宗理论的核心是全宗与全宗原则。全宗概念、全宗原则和来源原则是档案学界多年来的研究热点, 不少学者进行了探讨和研究。我国档案行业标准对全宗的定义是:一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 (《中华人民共和国档案行业标准·档案工作基本术语》 (DA/T1-2000) ) 。也就是说, 一个独立的全宗应是在一定历史活动中形成的以社会单位为基础来构成的一个有机整体。因此, 全宗具有客观性、相对稳定性和不可分散性。全宗原则指的是档案管理时按全宗来整理档案, 不同全宗的档案不能混淆。全宗原则常与来源原则一起出现, 国际档案理事会在1984年出版的《档案术语词典》中, 将“来源原则”定义为“同一来源的文件/档案, 不应与其他任何来源的文件/档案相混淆的基本原则, 常常被称为‘尊重全宗’原则。”国内的《简明档案学词典》把“全宗原则”定义为“在整理档案文件的过程中必须尊重历史上形成的档案整体———全宗”。我国的档案行业标准 (DA/T1-2000) 对来源原则的定义是:把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。可见, “来源原则”或“尊重全宗原则”强调的都是同一来源的全部文件、档案, 不应与其他文件档案相混淆。来源原则与全宗原则 (尊重全宗原则) 在本质上是同一原则。档案学在对档案的整理理论进行讨论时, 来源原则与全宗理论是基本的理论, 全宗理论是来源原则的具体化表现, 强调维护档案来源方面的联系。前苏联档案学者认为, 全宗的形成应当看做是一种因果关系。全宗构成者即来源是因, 全宗则为果, 强调起因时可谓之来源原则, 强调结果时可谓之全宗原则。全宗原则的实质在于:遵循档案的形成规律, 以档案的来源为前提, 保持同一来源档案文件之间的历史联系, 通过对档案的实体整理管理, 努力维护立档单位的历史面貌, 再现立档单位职能活动的原貌, 便于档案的科学保管和提供利用。因此全宗理论对档案管理工作实践有现实的指导作用。

二、全宗理论在我国档案管理中的运用与发展

全宗理论因为其科学性成为世界档案学界普遍的指导理论, 但各个国家的档案状况有差别, 随着各国档案的内容、形式、数量以及档案工作状况的变化, 全宗理论不断地演变与发展。上世纪中叶, 全宗理论被引进我国, 对我国的档案管理工作实践与理论研究产生巨大的影响, 同时全宗理论在我国的档案管理工作实践过程中得以修正、调整和变革。我国档案学萌芽于20世纪20~30年代, 当时档案学的研究对象主要是机关档案室, 还没有出现档案馆, 档案整理理论带有事由原则的特征, 用于档案馆管理的全宗理论没有从国外引进和应用。1946年, 傅振伦在其著作《公文档案管理法》中首先把荷兰《手册》介绍到中国, 1949年锺麒在编著《中国档案管理新论》时, 引用了《公文档案管理法》中关于此书的介绍。50年代, 我国引进前苏联的全宗理论, 1955年12月8日, 国家档案局发出通知, 改“芬特”为“全宗”, 并指出全宗是一定机关、团体、企业、部队或个人等在其活动所形成的档案材料的总和。这标志着“全宗”的法定地位在我国得到确定。前苏联的档案全宗理论对我国全宗理论的形成和发展有着重要的指导作用和深远的影响。1959年9月, 中国人民大学历史档案系为了教学和科学研究的需要, 根据再版后的荷兰《手册》英译本翻译成中文, 内部发行。从此, “全宗”、“来源”概念在我国档案界更加广泛的流传, 并引起了普遍的关注。在建国初期, 我国档案事业发展到以全宗原则为标志的新阶段, 基本上属于来源原则的理论范畴。五十年代末开始, 特别是结束了十年动乱以后, 随着国家规模档案事业形态的日趋完整, 我国的档案整理理论也具有广义有机联系原则的理论特色。全宗理论在我国档案工作实践日渐丰富中发挥重要的指导作用, 但也面对很多不断涌现的新问题。例如, 当档案是由组织和个人在相对独立的状态下各自形成时, 按全宗进行管理能最大程度地发挥档案工作的实效。但对那些由若干组织和个人共同参与的社会活动中形成的自我完整性和独立性极强的档案, 若按组织和个人全宗去管理, 就无法保持这一社会活动本身的历史完整性和真实性;若按该活动本身为单位进行管理则又势必破坏这些组织和个人全宗自身的完整性。80年代, 我国的档案学者何嘉荪和冯惠玲扩展了自由来源原则, 提出了不仅包括主体全宗而且包括客体全宗在内的“主客体全宗理论”。他们扩大了全宗概念的外延, 提出全宗是同一社会活动过程中形成的具有密切有机联系的档案文件整体。这里, “来源”已被抽象为“同一社会活动过程”, 因而能够包含实际工作中各种档案整体的构成方式。为了避免把客体全宗搞成一种人为的纯逻辑性、观念性的人为拼凑物, 他们提出了“立档单元”的概念, 并强调了其构成的条件。“主客体全宗”理论是传统来源原则在我国档案实践中所进行的修正与发展。此外我国很多档案学者就来源原则、全宗理论在我国的应用, 实践中出现的问题及解决方案, 电子档案时期全宗理论面对的挑战等等进行研究, 不断发展与完善适用于我国档案管理的全宗理论, 并对我国档案管理工作实践起到了指导作用。

三、全宗理论对我国档案管理的影响

1. 全宗理论是档案整理的基本理论。

档案整理理论的核心是保持文件之间的历史联系。“全宗”指的是来源组织或个人形成的全部文件档案, 保持同一来源档案的有机联系, 即历史联系。但是, 即使非全宗形式的群体性保管单位, 整理时都应以保持文件之间的历史联系为出发点, 从而保证档案的完整与利用。全宗理论是我国档案整理的基本理论, 对档案管理工作有重要的指导作用。

2. 全宗理论在我国档案管理实践中的指导作用。

(1) 全宗具有三个特点:是一个有机整体, 具有不可分散性;在一定的历史活动中形成, 具有客观性;以一定的社会单位为基础构成, 具有相对稳定性。全宗是我国档案馆管理档案的基本单位, 按全宗来整理档案, 充分利用原有整理基础, 最大限度的发挥了档案工作的实效, 同时, 全宗保护并体现了文件之间的关联性, 保证了档案的完整与安全, 从而便于档案的保管和利用。 (2) 全宗是权衡档案文件价值的依据。档案价值的重要衡量标准是立档单位和档案形成者在社会中的地位及两者之间的关系。全宗强调同一来源:同一机关、组织或个人, 这些立档单位在社会活动中形成的档案有机整体构成全宗, 可见, 通过全宗体现了档案来源的历史地位、所记录社会活动的完整性和重要性, 体现了立档单位职能活动的原貌, 从而成为权衡档案文件价值的依据。同时各个全宗之间, 一个全宗内各案卷间乃至文件间的联系也是确定档案保存价值的依据。 (3) 全宗原则是档案著录、标引的重要原则, 是统计、保管、交接档案的需要。全宗原则强调在整理档案文件的过程中尊重已形成的全宗, 在交接档案时, 全宗原则对于保持档案的历史联系, 保持档案的完整性具有重大的作用, 同时全宗原则简化了档案的统计与保管工作。来源原则、全宗理论也有其局限性, 如只适用于全宗形式的群体性保管单位的组织, 我国的全宗理论长期以来遵循以来源原则为主, 以事由原则为辅的分类理论。在信息化社会的今天, 来源原则与全宗理论面对信息环境、电子档案等的挑战, 必须不断的变革与发展才能跟上实践的速度并指导实践工作, 传统的来源原则要演变为广义的来源原则-概念来源原则, 全宗也将以智能控制下的客体全宗为主等等。但来源原则与全宗理论作为档案的基本理论, 在档案实践中的指导作用是不变的。

摘要：文章简述了全宗理论的内涵及其发展变化, 讨论了全宗理论在我国的运用与发展, 论述了其对我国档案管理的影响。

关键词：全宗理论,档案管理

参考文献

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