电子信息档案范文

电子信息档案范文（精选12篇）

电子信息档案 第1篇

随着科学技术的发展, 我国对于信息档案的建设越来越全面, 向着信息化的方向发展的也是越来越快。而我国在多年来一直都是比较重视对于档案的建设管理, 而对于档案的利用却是非常的少, 导致了档案信息资源的浪费。在现代信息化的社会趋势下, 对于信息的利用是越来越普遍的, 在一定的领域内实现资源共享也是大势所趋, 所以我们要加强对于档案信息的公开利用, 但是, 在对电子档案的公开利用方面, 我们还要注意对于档案信息的安全管理, 使电子档案不仅要发挥其本身的功能, 还要注意对内容的保密工作, 本文将对这方面做出了一定的论述。

1 档案信息安全工作的必要性

档案信息是一种保密性比较强的工作, 在国家的经济建设和相关的政治方面都有所涉猎, 所以对于这些信息的利用要进行妥善的管理, 如果使用不当的话, 将会对国家的安全建设有着重大的影响, 所以要加强对信息档案的安全性建设。在信息高速发展的社会背景下, 网络的应用对于人们的工作和生活都产生了极大的便捷, 但是任何事物的发展都有其两面性, 在网络方便了人们的生活的同时, 还有一部分人利用网络对信息进行窃取, 对国家和人们造成了很大的危害, 所以说对于电子档案的建设要加强安全方面的管理非常有必要。

2 档案信息安全性的范围

档案信息的安全性包括三大范围:机密性:使非合法授权者不得使用;真实性:可确定档案来源的合法性;完整性:确保档案没有被有意或无意地篡改。

根据所归纳的安全性的范围, 所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为:保密性需求;真实性需求;完整性需求。为了满足这三个安全需求, 需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。

电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此, 在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享, 实现电子档案的信息公开, 就必须建立计算机网络系统。然而, 电子档案在网络环境中传播和存储的过程中, 每个步骤都可能存在安全漏洞, 极易受到黑客攻击, 造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果, 从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此, 在电子档案安全系统中, 应该准备好预防方案和紧急应对的方式, 以确保档案信息公开的安全性。

3 档案信息的安全性设计

3.1 人员安全

在档案信息实行了电子管理的形式以后, 虽然说对于档案的建设管理都是利用的电子信息化的方式, 但是对于电脑的操作还是需要人为进行的, 所以说在档案的安全性方面要加强对于档案管理人员的管理, 加强操作人员的安全管理。档案的安全性十分重要, 所以说在对信息化档案进行管理的时候, 要加强对于操作人员的管理, 禁止因为认为原因而使档案信心发生泄密事件。在档案管理人员进入到档案库房的时候, 要对其进行相关的身份验证, 没有证件要严禁其进入到库房中。对于信息的管理, 要采取加密技术, 不同的操作岗位, 不同的操作人员对于信息的获取要设置不同的访问权限, 可以设置初级, 正常和超级访问权限, 控制对于信息的获取程度。在信息档案的管理工作中, 有时候会有人员的流动, 包括工作调动或者是离职等, 那么这就需要对档案管理的密码进行定期的改变, 对于其有效期进行控制, 如果这个岗位的人员有所变动, 那么对于相应的密码必须进行更改, 避免因为人员的流动而使信息外泄。对于密码的设置, 要采取严格的保密制度, 一个岗位上的密码只有这个岗位的工作人员才可以知晓, 不得向其他无关人员泄露, 在密码设置上, 要慎重选择, 不要设置让人轻易就可以猜出的密码, 尽量的减少可以猜中的几率。

3.2 档案信息内容安全

档案部门能够提供的公开档案信息, 主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全, 档案信息以电子邮件方式发出前, 应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒;以网页方式发出时, 应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全, 并阻止可能发后的攻击事件。

目前的档案全文是以影像为主, 影像扫描的过程, 可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此, 对提取原卷的过程应加以重视, 扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致, 并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。

为了防止档案信息被非法窃取, 确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力, 所以文件储存时必须先将文件加密, 同时配合完善的存取控制, 避免权限不足的人员取得资料。然而, 储存加密技术再完善也无法避免系统人员的操作失误, 为了避免操作上的人为疏失, 引起纠纷, 在整套的电子档案操作过程中必须建立完整系统档, 以便日后追踪及调查, 包括操作系统的人、事、时、地、物, 这样才能称得上安全的电子档案操作。此外, 还要制定相关的法律法规, 作为责任归属的依据。

3.3 信息设备安全环境

设备安全是保证档案信息安全的基本要件, 一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内, 以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理, 只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入, 其余若有实际需要进入的人员, 必须经过批准, 取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数, 一旦发现档案信息有泄露的情形时, 即可容易追查可能的外泄人员。同时, 积极规划异地备份工作场所, 即当电子档案贮存场所及贮存媒体被天灾、火灾、战争等外力破坏, 造成档案信息内容无法读取或者辨识时, 可以从第二替代地点取得备份资料, 以恢复正常的工作。

4 结论

对于电子档案的利用, 我国已经具备了一定的成效, 但是档案对于我们国家的很多信息都是非常重要的, 在信息的利用上, 要进行妥善的管理, 如果处理的不好, 就会对我国的安全产生威胁, 所以说在对档案的信息进行公开利用的时候, 要进行适当的管理, 不仅可以为人们的工作和生活带来一定的便利, 还要保障国家的安全。在档案信息的安全管理方面, 不仅要在硬件设施方面进行加强, 还要对人员的管理进行严格的管理。由于对档案的信息实现了网络化的管理方式, 所以对于网络安全方面要进行必要的安全防范, 不可以让有优势的网络成为了对信息的安全破坏的工具。在对相关的操作人员方面要严格要求, 掌控管理人员的个人道德素质, 对于工作要严谨对待, 态度上要端正, 尽量的避免因为人员的操作而使档案的信息泄露。

参考文献

[1]张勇.对新形势下保密工作的思考[J].保密工作, 2004 (1) [1]张勇.对新形势下保密工作的思考[J].保密工作, 2004 (1)

[2]何孟原.档案开放工作管窥[J].兰台世界, 2006 (20) [2]何孟原.档案开放工作管窥[J].兰台世界, 2006 (20)

档案信息电子化的作用 第2篇

摘 要：电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，提高了档案信息的时效性，改变了信息加工工作受经费限制的局面，并可使档案信息顺利地与最新技术接轨，

所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。

在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的.时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”，

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

3、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

档案信息电子化管理现状分析 第3篇

【关键词】信息电子化 特点 存在问题

【中图分类号】D630.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0332-01

一、档案信息电子化的特点

1.能够充分的利用和发挥计算机的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基层的档案馆、室对于计算机的应用比较单一，有的甚至只用于档案著录或文件打字贮存，这样就造成了人力、物力财力和时间的极大浪费，致使现代化的设备不能发挥其真正的作用。

2.对于二次文献信息要缩短其加工时间，提高档案信息的时效性。以前的手工信息加工时采用：选题——选材——编辑——出版的工作模式，这种被称作慢工出细活的工作方式，会造成文件资料形成到“二次文献信息”的开发时间过长，导致信息的实效，并严重影响了档案信息的应用价值，档案信息的电子化能够使编者直接利用档案，然后利用电脑功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文献。

3.档案信息电子化，能够实现信息的一次投入多次产出，并且改变信息加工工作总是受到经费限制的格局。由于手工编研信息成果出版的费用较高，现在以及以后相当长的一段时间内，国家不可能会给档案部门拨较多经费进行信息编辑，依靠自身解决也是困难重重，一旦纠结不好就会使档案工作者的工作成果变成徒劳。

4.档案信息电子化，电子化的信息可以多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及各个部门，这样有利于扩大信息的社会影响，并且扩宽了其服务范围，从而提高了档案部门的地位。

5.档案信息电子化，有利于档案信息与个方面信息技术结合。我国的“信息高速公路”项目已经进入了去不阶段，档案事业要针对这方面的动向，提前拿出对策与方针，使档案工作能够适应这一客观形势的变化和要求，现在的劳动电子化，将为后来的“信息高速公路”中档案信息的完善打下基础。

二、实现档案信息电子化存在的问题

办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带人了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，特从以下几点做出分析：

1.软件没有信息管理功能缺乏通用性各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果制约了档案信息电子化的进程。

2.在我国数据交换的机读目录档案系统至今还没有得到完善，档案信息系统和网络建设形式各行其是层次不一规范性开发性服务性共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3.标准化规范化工作有待提高，档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因馆室收藏档案业务基础差案卷质量不高特别是各类档案的著录细则相容性不强系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准仅着眼于某一个馆或某个专业系统无法全面实施推广统一标准这也制约了档案信息工作电子化。

4.档案的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘光盘现行的档案整理分类方法著录标准及有关规定所不能完全适应。

5.电子档案在其形成存贮和共享利用等各个环节中都会存在各种类型和各种层次的安全问题，在网络环境下数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化、应用基础环境、技术方案应用系统和设备故障，这四方面无论哪一方面存在问题都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。

6.档案信息管理人员的素质有待提高，实现档案信息电子化首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。

三、对档案信息电子化存在问题的思考

1.实行档案信息馆藏传递网络化。实行档案信息馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势，激发了档案建设电子档案馆的热情。电子档案馆是一项庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前我国档案界，许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难不仅仅是资金不足，其实数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外还有许多难题，其中既有技术因素也有非技术因素，要实事求是地分析现状逐步解决我国档案信息管理工程的数据压缩，数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。

2.搞好电子文件的收集归档工作。电子档案馆的档案信息资源设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档，对于后者它是今后电子档案馆建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案馆建设的重要前提和步骤。因此从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件，进行全面系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施，以保证归档文件的真实完整和有效，如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真，做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。

3.做好电子文件的应急措施。要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施，数据的异地备份等硬备份管理策略，同时要在网络的基础建设，升级人文策略系统权限等方面加强安全管理，保证档案电子数据的真实性稳定性。

电子信息档案 第4篇

受到传统观念的影响, 档案工作一直都坚持保密原则, 对档案利用工作不够重视, 导致很多档案被束之高阁。随着计算机、网络、数字等现代化技术的运用, 电子档案信息应运而生, 但在其利用过程中不可避免的会出现丢失、偷窃、黑客入侵等问题, 因此, 关注电子档案信息安全已经迫在眉睫。

1. 加强档案信息安全的重要性

与一般的信息不同, 档案记录着工作部门的重要信息及历史进程, 大部分内容甚至涉及国家重要机密, 影响国家的安全, 对其保密是国家对其最主要的要求。如果这些信息由于某些原因泄露的话, 那么其后果将十分严重, 甚至会威胁到国家的安全, 公众利益也会受到损害。档案信息的一些作用是其他信息所无法取代的, 这就在一定程度上决定了其安全性必须要高于其他信息, 由此不难看出, 档案信息的安全性问题已经成为时代发展的重要问题。

2. 档案信息安全性范围

安全是信息管理的生命, 要保证信息的安全, 就必须要在合理范围内进行利用, 首先就是确保其机密性, 其次要保证档案来源的合法性, 最后要保证所利用档案未经修改的完整性。电子档案最主要的特征就是一切都必须要依赖计算机进行。所以, 不论是文件的传输或者是档案的整理都必须要通过计算机进行, 采取的是信息共享的方式, 实现信息公开。但运用计算机其传输与保存过程中则存在诸多漏洞, 非常容易遭受安全攻击, 导致信息泄露, 进而影响到国家的安全, 限制电子档案信息的公开推广, 这就要求档案工作人员在工作过程中做好预防方案, 保证信息公开过程中的安全性。

3. 做好电子档案信息安全的有效措施

3.1 加强档案人员的安全

不论档案信息系统设计的如何安全, 如何周密, 如果管理人员的安全意识不足也将出现问题, 因此, 要想保证电子档案的安全性就必须要提升档案操作人员的素质, 减少信息被泄露的危险。这就要求在实行档案信息公开前, 必须要加强人员的管理, 减少人为疏失, 通过对内部人员的培训, 宣传安全性等措施减少危险发生。同时, 要加强单位内部的人员管理, 所有利用档案人员必须要确认身份后方可执行利用行为。

除此之外, 还要加强对流动人员的管理, 合理控制其对档案的利用情况, 增强管理质量。不论任何人, 只要接触电脑都必须要得到批准, 根据职位的区别给予其相应的使用权。也可以根据使用者的不同而采取不同的命名方式, 一旦遇到有入侵意图的情况, 必须立即采取措施加以控制, 排除。

3.2 提高操作的安全性

要想保证安全性, 关键是操作的安全性, 而操作的关键是人, 这是保证电子档案信息安全的首要前提。因此, 必须要在单位内部进行必要的宣传, 提升员工的安全意识, 加强对电脑使用的安全管理意识, 做好资料的备份工作, 减少信息公开过程中受到感染而导致资料丢失或损毁, 除了要在工作的计算机上必要的杀毒软件外, 还可以提高信息传递软件质量, 改善环境的安全性。尤其是对特别重要的信息必须要做到多次备份, 将损失降到最低。除此之外, 单位内部也要制定紧急情况应对方案, 根据具体情况定期进行调节与改进, 进而保证信息的安全性。

3.3 增强档案信息内容的安全管理

大众可以接收到的档案信息多数都是以网页或者是邮件的方式接收到的, 而这种公开方式是存在一定弊端的, 因此, 要增强档案信息的安全性, 就有必要改进档案传输的防水, 或者是对原有的传输方式进行改进, 除了必要的杀毒软件外, 还可以采取内容过滤的方式来保证资料的安全性, 降低信息发出后的安全攻击率。

以目前我国的科技发展情况来看, 影像是电子档案最主要的方式, 在进行影像扫描的过程中非常容易出现泄漏等安全问题, 对此, 必须要加强对原卷的管理, 保证扫描后的资料与原卷一致, 并提高对原卷的保管意识。

近年来, 档案信息被非法窃取的情况较为常见, 为了降低这一情况, 提升信息的工公信力, 就必须要对传输文件进行管理, 除了进行加密处理外, 也可以增强存取控制力度, 加强对资料利用人员的管理。但任何管理技术都存在疏忽。所以, 就必须要不断的完善档案管理系统, 提高操作的安全性, 在日益完善的法律法规环境下提高档案信息的利用率。

3.4 加强信息设备的环境安全性

设备室档案信息存储的环境, 要想确保信息安全, 设备安全是关键, 所以, 必须要增强对档案信息管理设备的安全性管理, 对于设备存储的环境也要提升安全性, 除了要进行常规的加密外, 还必须要增强对使用权限的控制, 减少设备的使用人员。用最原始也是最有效的方式进行档案信息的管理, 就是人员管理, 一旦档案出现泄漏或者是任何问题, 至少有可追查的方向。另外, 如果经济条件允许的话, 也要做到备份场所的管理, 一旦遇到不可抗拒的因素外, 至少还有备份信息以供使用, 降低损失外也可以尽快回复工作。

结束语

档案信息是一个单位乃至一个国家的重要资源, 在国家发展进步过程中是不可替代且不可丢失的重要财富, 因此, 其安全问题必须要引起重视, 这就要求有关部门与相关的工作人员必须从自身做起, 提高环境的安全性, 增强人员的安全意识, 对涉及到国家机密的档案仍然要坚持保密, 作为新时期工作人员必须要把握好这个度, 从多个角度维护国家的档案信息安全, 实现信息公开与国家发展的双赢目标。

摘要：时代的进步, 科技的发展, 信息成为新时期人们生活不可或缺的, 实现信息共享是时代发展的必然要求, 实现档案信息公开是必然的, 但其安全问题颇受关注, 下文就来分析电子档案信息公开与档案信息安全之间的问题, 立足实际, 提出有效的改进对策。

关键词：电子档案信息,公开,信息安全

参考文献

[1]王立娜, 闫大伟.培育全员安全文化保障电力信息安全[J].电力安全技术, 2013 (05) .

[2]何孟原.档案开放工作管窥[J].兰台世界, 2006 (20) .

[3]王颖春.浅析档案信息公开[J].黑龙江档案, 2008 (4) .

电子信息档案 第5篇

表一

干部基本情况登记表

说明：

1、此表由干部本人填写；

2、政治面貌填写要正确，如；中共党员，不能简称党员。

填表人签名：填表时间：年月日

表二

干部个人有关事项报告表

说明：

1、此表由干部本人填写，无需报告的事项应明示“无”；

2、干部个人有关事项报告参照县纪委、县委组织部《关于做好科级干部报告个人有关事项工作的通知》（赣组通[2007]10号）具体规定执行。

填表人签名：填表时间：年月日

落实党风廉政建设责任制及民主测评情况登记表

说明：此表由组织填写。

干部廉洁从政情况登记表

说明：

1、此表由组织填写；

电子信息档案 第6篇

关键词：电子信息；档案；风险；控制；措施

现阶段电子计算机因其多种多样的功能使得企业办公发生翻天覆地的变革，企业不但节约了大量的成本，并且办公更加方便更加快捷，极大提高了办公质量和效率。在信息技术时代，电子信息档案是最前沿的最新的档案管理方式，在高科技方面它对企业的创新发展具有重大的意义。然而从现实情况讲，电子信息档案也存在很多弊端，它也有自己的缺陷，相比于传统的纸张档案，在传输和存储电子信息技术的时候，具有一定的安全隐患，所以，有必要对相关的风险进行控制和防范，及时制定有效措施，不然就很容易使企业的数据被盗，遭受难以估量的损失。为了更好的保证电子档案信息管理工作的安全与可靠，在使用电子信息档案时，企业对信息的安全性必须注意，积极主动的制定出一些避免风险的方法，从而使信息资源的安全性和可靠性获得保证。

一、电子档案的特点

随着人类社会的快速进步，计算机技术得到了迅猛发展，涌现了大量的电子出版物、电子邮件、电子文件，它们逐步把以纸质为介质的文件进行了取代。所以，档案工作发展的必然趋势就是档案网络化、电子化。

电子档案的主要优点在于：具有巨大的信息存储量、快捷的传递方式、独立的信息存储空间、方便的操作手段、便于长期保存，它所需的空间比较小、信息资源能够实现共享、复制档案的过程中不容易丢失信息，表现形式也是多种多样，使档案更加形象、全面、生动，复用性非常良好，它是数字化信息技术的产物。但是它也有一定的缺陷：具有较强的设备依赖性、较大的信息不安全性、载体的易修改性、非直读性、载体与实用技术缺乏稳定性、较强的背景信息和元数据的依赖性，逻辑结构与物理结构存在复杂性，以及载体与信息存在相互分离性等。

二、档案风险预防的手段

档案工作开展的一个重要步骤及基础性环节就是细致深入的分析研究风险预防的有效方案。对存在的风险进行提前性的防范，这是最为经济、最为有效的风险规避风险手段，在还没有出现风险的时候就加以遏制，提前进行预防，防患于未然，可以降风险的代价为最低。第一，保证审批工作的可靠与严格，审批需要逐级别的进行，针对信息内容加以保存和管理，并对工作权限加以认定；第二，严格的权限限制必须建立起来，只有在权限的范围内各个级别的工作人员才能进行工作，使用档案；第三，以使用的规范为准则，确认使用权限，为了防止信息泄露，有必要对备份的文件实施技术处理，对信息的整理复制备份要竭力避免出现。

三、档案风险避免的手段

（一）引进最先进的科学技术。在工作的时候计算机要将多种措施同时结合起来，而引进先进技术是风险规避的最佳选择，先进技术可以提高电子信息档案的安全可靠性。在现代操作系统中比较经常运用的、很重要的方法就是密码设置。第一，提升加密技术，对档案信息进行分层次、分级别的加密处理；第二，实施数据加密处理应选择最佳的软件，制定适合的档案软件，并对用户密码的设置、访问的授权、安全的级别等予以保证，使档案及信息的安全性得到有效保证。

（二）及时发现和处理是风险防范的首要措施。数据安全性的重点是档案信息的管理工作，而在使用电子信息档案的时候出现的风险问题，要及时发现和处理。有关企业针对在维修计算机过程中的风险，需要加大力度，重点关注，有效的防范和控制可能出现的风险，并实施主动的、有效的方案。

四、档案风险分散的手段

在电子信息档案管理中还有一种转移策略是进行风险规避过程中经常使用的手段，实质上所谓的转移策略就是分散风险，降低分散已经存在的风险到最低程度，转移风险到其他地方，实施修正风险转移的手段可以从多个角度开展，如：购买保险、与提供商签署服务合同、修改配置模式或者外包给其他机构等等。通过这样手段，我们简化了复杂的风险问题，再改进优化以前实施的电子信息档案管理策略，从而使新的电子信息档案管理系统更加先进。另外，通过与网络供应商进行协调，在满足电子信息档案使用需要的前提下让供应商提供有效的安全服务。还有一点要强调的是，风险在外包上同样隐含，假若外包人员与合同标准不符合，导致的后果也会非常严重。因此为了避免人为因素带给企业损失，使用电子信息档案的人员必须在严格的操作标准下进行，要认真执行，严格遵守。

结语：总之，立足于实际需要，通过全面的研究和分析，探讨了管理与控制电子信息档案风险的主要手段，对具体的风险控制和防范的手段进行细致深入的探究，探讨了风险预防的手段、风险避免的措施以及风险分散的方式等，努力以此为基础，为有关工作的进一步进行与开展，打下坚实的基础。

参考文献：

[1] 王平.浅议电子信息档案的风险管理与防范的措施技术方法[J].现代化电子信息技术科学资讯，2010.10：233-238

电子信息档案 第7篇

一、电子信息档案的优越性

1. 使用电子信息档案有利于档案管理工作人员提高工作效率

计算机管理系统可以使档案管理工作人员从繁重的档案立卷、归档、检索等劳动中解放出来, 提高了档案管理的工作效率, 是现代化档案管理中不可缺少的管理进程, 也是档案管理的发展趋势。

2. 使用电子信息档案有利于档案文件的补漏增缺

使用电子信息档案, 在对档案文件的补漏增缺工作中, 摒弃了传统档案管理的手工拆卷、装卷工作, 直接在计算机管理系统中插入增加或修改的内容, 一步到位, 大大提高了档案管理的工作效率。

3. 使用电子信息档案有利于档案文件的保密

使用电子信息档案, 查阅档案文件时, 不需要像传统档案管理查阅时需要提供整卷档案, 而是查阅者需要什么文件直接通过计算机管理系统智能检索提供, 既提高了查阅的速度, 又避免了查阅者翻阅整卷档案时接触到不应接触的档案资料, 有利于档案文件的保密。

4. 使用电子信息档案有利于提高档案管理工作的质量

由于立卷人文化程度、理解能力和业务技能的差别, 传统立卷时, 或多或少会出现立卷标准不一的现象, 给档案的归档、检索和查阅带来一定的弊端。使用电子信息档案, 由计算机系统按照统一的设定标准进行智能化档案管理, 对档案管理的所有工作环节进行了规范化、标准化管理, 从而提高了档案管理工作的质量, 减轻了档案管理工作人员的劳动强度。

二、电子信息档案管理的弊端

1. 电子信息档案的安全性有待进一步提高

电子信息档案由于它的特性, 有档案文件与载体分离的可能性, 从而造成档案文件可能遭到外部的拷贝、修改和删除等现象。特别是互联网的开放性, “黑客”可以通过互联网络直接控制档案管理系统, 甚至植入电脑病毒, 造成档案资料的泄密、丢失, 甚至整个管理系统的瘫痪。

2. 电子信息档案保存格式的多样化造成系统的不兼容

由于各行各业有各自的电子文件存储格式, 国家目前没有统一的电子文件保存格式行业规范, 从而造成各种档案资料归档时容易出现存储格式不统一的现象, 即使将其他格式文件统一转换为电子档案兼容的存储格式, 也容易影响被转换文件的准确性和完整性, 甚至出现整个文件的丢失。

3. 电子档案的原始性、真实性和完整性有待进一步完善

对于传统档案, 原始性、真实性是其最大的特点, 甚至其修改的过程也能体现在文件资料中, 保证了档案资料形成的过程和痕迹, 特别对于签字、图像、印章等, 更具有真实性。但电子信息档案, 虽然比传统档案更有优势, 但其在原始性、真实性上不如传统档案更有证明力度, 缺乏真实感和历史感。

4. 电子档案的存储载体极易受外界环境影响而损坏

电子档案依赖于一定的存储载体, 这种载体在存储、运输、使用和维护等环节上极易受到外界环境的干扰, 如光、温度、湿度、空气、灰尘、生物和磁场等等, 这些外在环境直接影响到电子信息档案的保存和安全。

三、加强电子信息档案管理的对策

1. 建立健全电子信息档案管理的制度

档案管理部门应该从发展和创新的角度出发和考虑, 建立健全一整套电子信息档案管理的规章制度, 利用计算机管理系统, 发挥其优势, 同时考虑到传统档案的特点, 从立卷、归档、检索、查阅等环节建立起行业规范, 从而使档案管理工作实现统一化、规范化、制度化。在此基础上, 对实际管理工作中发现的问题和困难要及时进行调查研究, 及时从制度和程序上进行规范, 更好地发挥电子档案管理工作的优势特点。

2. 采用“双轨制”的方式进行归档

在现在的法律背景下, 文件生效的主要标志就是印章和签署, 因此在现有的技术条件之下, 那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。就目前来讲, 一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案, 使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档, 最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3. 实现电子档案的安全可靠管理

充分运用电子信息系统的应用支撑环境, 开发利用符合档案管理的数字证书、电子印章等信息化验证软件技术, 保证电子信息档案的真实性和法律性。同时加强对信息系统安全性的建设, 通过防火墙、病毒查杀、系统补丁等防御技术, 实现电子信息档案的安全使用和保管;另外按照工作岗位和级别权限, 对登录系统人员实行权限设置, 对其访问范围进行系统控制, 提高电子信息档案的安全级别管理。

4. 努力增强档案管理人员的专业素养

档案管理部门应加强对档案管理人员专业技术的培训, 从根本上提升电子档案管理的水平。由于电子档案是建立在高科技平台上的, 因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以, 在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中, 除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外, 还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。

参考文献

[1]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考[J].大陆桥视野, 2013, (22) :57.

[2]余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报, 2009, (7) :167-169.

[3]江微.浅谈电子档案的保管与利用[J].办公自动化, 2010, (12) :19.

电子信息档案 第8篇

随着信息技术的发展, 网络成为了我们日常生活与工作的重要组成部分。利用网络资源, 提升办公效率与质量已经成为工作的一种趋势, 尤其对于文职人员而言, 网络办公自动化提升了工作效率高效, 降低了工作错误率。在档案管理工作中, 使用计算机对档案数据进行信息化处理, 有力的提升了档案办公水平, 而备受大家称道。档案管理工作主要包括档案文件的起草、重要文件签发、收集重要资料文献以及对文件的归档处理。档案工作所面对的对象主要是纸制文件, 人工操作繁琐, 易出错, 随着信息技术的进步, 档案管理工作已经逐渐由纸制对象走向电子数据对象, 对档案管理工作进行网络信息化建设, 可以有效促进档案管理工作效率, 提升档案管理工作质量。

档案信息电子化是以网络数据平台为依托, 将先前的纸制档案信息转化为计算机可识别的数字信息 (通常情况下通过扫描仪进行扫描) , 并将得到的数据转存到数据硬盘中, 并将原件进行封存。在后台建立高效率档案数据服务器, 工作人员可通过软件平台, 访问后台档案数据库, 对后台档案数据库进行档案数据的输入与输出, 因为利用计算机进行数据管理, 所以可以避免由于档案数据繁杂而且数据量大而造成的档案管理事故。

档案电子信息化工作主要包括根据档案工作自身特点, 建立并维护档案数据服务器, 建设、应用自动化软件档案服务平台并提供快捷方便的档案服务, 除此之外, 在提高档案管理工作的同时提高档案安全管理意识。

二、提升档案管理工作水平, 建立档案数据服务器

档案电子信息化管理, 即为将先前的工作数据电子化, 利用计算机程序对数据进行统一档案信息管理。档案信息电子化, 构建档案后台数据服务器是基础。

档案管理工作的基本元素就是档案当事人的数据信息。目前, 各档案管理单位数据访问存在通用性差异性, 以及为了向档案当事人提供可匹配、可组合的档案数据信息, 档案数据应该进行基元化处理, 将档案数据元化处理, 并制定严格数据存储格式, 可以有效提升档案数据的灵活匹配度。

除此之外, 小型档案数据可以用二进制文件或者文本文件进行管理, 但是对于海量数据, 特别是大型企业或者社会事业单位档案, 不宜采用文本数据进行档案信息化建设管理。我们应该构建后台数据库, 利用数据库管理软件对海量数据进行统一管理。前国内档案工作常用的数据库管理软件有甲骨文公司开发的Oracle数据库管理软件以及微软公司开发的SQL Server数据库管理软件。利用数据库管理软件进行海量数据管理, 可以为档案数据提供安全, 方便, 快捷, 高效的数据访问接口。而且利用数据库管理软件, 为档案管理工作的数据维护带来了方便的可操作平台。

除此之外, 后台档案数据库部署到大型计算机上, 大型计算机具有运算效率高, 访问数据速度快, 有效提升工作效率, 提供更好的档案服务工作, 比如先前纸质化管理, 在海量文档中寻找档案信息可能需要20分钟, 而利用高效数据访问数据服务, 可以将这一时间缩短到1分钟内完成, 有力的提升的工作效率。

三、提升档案工作水平, 应用并构建安全自动化档案数据处理软件平台

先前相关档案数据信息管理都是以纸张作为信息数据的承载体, 采用纸质办公效率较低, 易丢失, 不易保存, 所以档案管理工作发展到今天, 以数据硬盘作为档案信息的载体, 将档案信息电子化, 提供档案数据服务器, 并开发应用档案数据处理软件平台, 该应用平台集日常档案数据录入, 档案数据访问, 档案数据查询, 归档处理为一身, 工作人员通过操作该平台, 完成日常的档案管理工作。

档案数据录入, 档案电子信息化后的档案数据录入采用自动化导入与人工录入形式。自动化导入是通过信息化处理软件指可以导入固定格式的数据文件, 该固定的数据文件可以是Excel表格数据或者是Word数据或者通过扫描设备自动化录入的图像文件或者录音视频文件等。通过自动化导入档案信息, 可以减少档案工作人员的录入工作时间, 而且档案文件由档案当事人提交, 减少错误率, 有效提升档案工作效率与质量。

档案数据查询, 档案信息查询是档案管理工作的主要部分, 比如财务凭证, 人事调动时都需要档案查询。通过信息化档案管理软件, 档案管理工作人员能够方便快捷的查看档案信息。除此之外, 相关人员可以通过互联网访问该数据平台, 通过该平台, 档案工作人员只需要输入用户验证信息, 由档案管理人员提供相应权限, 相关人员就可详细的查询当事人员的个人信息。

档案的电子数据文件在后台服务器上, 为了保证电子数据的访问安全, 对数据访问设置权限, 对于某些文件没有一定的权限, 无法读取调用。而且将已经归档后的信息文件应该设置为“只读”标志, 不能对存储的数据进行随意的修改, 如果需要修改, 需对修改部分进行电子备份, 建立文件修改日志, 以便以后恢复作用, 做好电子化数据的安全工作, 保证其与纸质文件具有同样的作用。

为了统一电子信息化管理, 设置电子档案管理中心, 电子档案管理中心负责对档案电子信息化软件与硬件设备提供维护以及搜集整理电子文档工作, 并且维护由档案管理中心提供的网站数据管理, 有限制的提供电子档案数据的访问与查询服务。

电子信息化管理中心有意识的维护电子数据的安全性, 电子数据与纸质数据的最大差别在于电子数据信息比较脆弱, 如果计算机受到病毒入侵或者人为的故意破坏, 档案电子数据容易遭到破坏, 从而导致数据无法被正常的访问, 干扰了电子信息数据化管理的正常工作。档案信息的可复制性使得档案管理工作越来越方便快捷, 但是事物总是有双面性, 在操作方便的同时, 档案泄密也成为了档案管理信息化需要解决的问题, 但是随着人们安全意识的提高, 以及电子信息化技术的发展, 电子档案数据已经有先前的磁盘发展到现在的硬盘, 技术的革新为档案信息化管理弥补了一些安全隐患, 这一问题也迎刃而解。

四、提升档案工作水平, 提升档案管理工作人员电子信息化技术水平

档案信息化管理的主体管理对象是档案电子数据, 但是管理者确是实施这一活动的主体者, 管理不能脱离人, 在提供健全硬件环境的情况下, 人员已然成为了管理的核心对象。为了提供档案管理水平, 首先我们需要保证管理工作人员除了拥有自我职业道德素质外, 还应该不断充实自己, 学习现代化管理知识, 学习了解档案信息化管理技能, 避免因为人员操作不熟等原因造成的档案管理工作风险。

增强档案管理工作人员安全意识。计算机存储的数据读取方便, 为档案管理工作带来高效与方便, 但是电子数据文件易于修改, 如果没有对修改操作进行特殊处理外, 电子数据改动在计算机不会残留任何改动痕迹, 虽然我们可以利用电子信息安全技术为电子档案数据进行加密处理或者将电子文档利用水印技术处理, 但是实现档案电子信息化管理后, 这些数据通常会在网络中进行传输, 在网络上进行传递就有被非法截获的风险, 所以对在网络中进行传输的档案数据必须进行多次加密, 确保电子档案数据安全。

五、结束语

信息技术的发展, 信息可以说是现代企业生存的命脉, 其作用与地位在企业发展中起着举足轻重的作用, 档案工作的信息化也会成为档案工作今后发展的重要方向。在知识经济快速发展的今天, 如何方便, 快捷, 高效, 高质的提供档案服务工作是我们必须要解决的问题, 而利用网络, 数据库技术, 是提升档案管理工作发展的必然趋势。

摘要：档案管理信息化是将纸质数据转换为电子数据, 将实际数据转换为虚拟数据, 并将其存入档案后台数据库服务器, 通过提供统一软件管理平台进行日常数据处理工作, 本文就档案数据服务器工作、软件平台应用工作以及档案管理人三方面进行讨论。

关键词：档案管理信息,数据服务器,档案信息电子化

参考文献

[1]肖华.浅议档案管理电子信息化变革[J].福建电脑.2009 (06) .

[2]王亚平.档案信息电子化初探[J].档案天地.2009 (06) .

[3]张玉华.档案信息电子化问题分析[J].河北能源职业技术学院学报.2009 (02) .

档案信息电子化问题研究 第9篇

1. 档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性。

档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 由于不能互调, 就不能利用电脑完成信息管理工作, 不能快捷地出版信息编辑成果, 这制约了档案信息电子化的进程。

2. 在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录

档案系统, 档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

3. 标准化、规范化工作有待提高。

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 馆、室、藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息工作电子化。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。

三、推进电子化, 必须提高档案标准化、规范化水平

目前, 档案信息电子化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱, 这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏, 而是硬件的功能并没有充分发挥。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息电子化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节, 其中首要的是档案业务要规范, 档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程, 要推进档案自动化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

四、电子化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求, 档案信息电子化建设的着眼点应是整个系统, 组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平, 并通过网络加以联通, 这样才能发挥整体优势, 提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍, 都可能造成系统的梗阻。当然, 要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的, 不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平, 在一些单位进行较高水平的试点, 以取得值得推广的经验, 对整个系统是有利的, 但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平, 只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

五、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息电子化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段, 完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础, 是工程的主体。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来, 通过网络联接形成开放的分步式数据库群, 将使自动化系统效率大大提高一步。

六、重视人才管理

推进档案信息电子化的关键是人才。加强培养教育, 造就一大批复合型人才的重要性, 已被广泛关注。档案信息电子化系统的骨干力量是计算机技术队伍, 其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳, 有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题, 要有针对性地对他们进行政治思想教育, 培育其事业心和奉献精神;有计划组织进修, 掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾, 解除其后顾之忧;研究专门人才成长和流动的规律, 以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上, 还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力, 例如:引入竞争机制, 对某些项目实行项目管理, 在保证完成档案建设的前提下, 开展对社会有偿服务等等。

七、科学民主决策

如何确保电子档案信息的安全 第10篇

一、增强电子档案管理人员的安全意识

电子档案的使用单位和操作人员应创新服务形式, 提高安全意识。要树立起电子档案信息安全人人有责的观念。电子档案信息安全并非单纯依赖某些人或某些产品就可确保, 必须让全体与档案工作有关的人员都树立安全与保密的共识, 才能维护电子档案在网络应用上的安全性。单位应对电子档案管理者进行培训, 增强其安全意识、保密意识, 提高档案信息服务的质量和效率。

二、健全电子档案的管理制度

电子文档从形成到电子档案的开发利用, 中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清, 制度不明, 考虑不周, 都可能影响电子文档的安全。因此, 及早建立电子文档管理制度, 明确各方面的职责要求, 就显得非常重要。要针对电子档案管理的主要流程, 参考《计算机信息系统安全保护条例》、《档案法》等法律法规, 制定并完善电子档案的安全保管、保密、利用等制度, 并加强电子档案安全法规制度的执行力度, 使其真正发挥作用, 取得实效。要按照规章制度的要求, 对电子文档进行全面、认真地检查, 凡不符合要求, 都要有明确的处理措施, 不能有丝毫含糊, 以确保电子档案的安全。

三、营造良好的电子档案存放环境

通常情况下, 电子档案存储在磁、光介质上, 这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。电子档案存放环境要求温度在14~24摄氏度之间。这样的温度可以防止电子档案的介质变脆, 避免老化。电子档案存放环境湿度应在40%~60%之间。这样的湿度可以防止磁带、磁盘的膨胀与变形, 避免变脆易碎。电子档案存放的载体应直立排放, 避光、防尘、防变形, 同时要远离强磁场和有害气体。第一, 磁带、磁盘、光盘的质量直接影响其使用和存贮寿命, 所以应采用质量好、性能优的信息载体来存贮档案信息。第二, 创造适宜的存贮环境。温湿度是影响电子档案信息载体使用和寿命的重要因素, 存放电子档案信息载体的库房可由恒温恒湿机和空调机控制温湿度。第三, 防止光线和有害气体危害。对电子档案信息载体危害最大的是紫外线, 因此, 要避免其受到强光直射。在一定条件下, 空气中的酸性气体会造成电子档案信息载体损坏和信息丢失;而灰尘不仅会划伤和污染电子档案信息载体, 还会因其携带的化学成分使载体受到一定程度的腐蚀。

四、强化网络环境下电子档案安全的技术保障

对网络环境下电子档案安全防范和保护的主要措施和手段有:一是访问控制。访问控制的主要任务是保证电子文档中的信息不被非法访问和非法使用。通过入网访问控制, 我们可以规定能够登录服务器的具体用户, 获取网络的具体资源;可以控制用户所能访问的目录、子目录、文件和其他资源, 并限定其对这些资源所能进行的操作, 以防电子文档被拷贝、篡改和打印。二是加密签署。加密的目的是确保不宜公开的电子档案、数据库的非公开性。作为保证电子文档、数据库机密性的主要措施, 最主要的加密法包括密码算法和钥密码算法, 如将两者结合使用, 效果更佳。另外, 签署技术还可以确保电子文档的真实性和身份验证, 一般包括证书式和手写式数字签名两种方式。三是防火墙。防火墙是阻止网络黑客访问某个网络的屏障。通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统, 达到保障网络安全的目的。四是漏洞扫描技术。这是一项自动检测远端或本地主机安全脆弱点的技术, 该技术可对重要计算机系统进行检查, 发现其中被黑客利用的漏洞。漏洞扫描技术分为被动式和主动式两种策略, 前者基于主机的检测, 而后者则基于网络的检测。五是入侵检测。这是对计算机网络资源恶意使用行为进行识别和响应处理的过程。它可以帮助系统对付网络攻击, 拓展系统管理员的安全管理能力, 提高信息安全基础结构的完整性。六是防写措施。即将电子文档、数据库设置为“只读”状态, 如此用户只能从计算机上读取信息, 而不能对其做任何修改、复制和打印。

五、构建电子档案的安全保障体系

应构建电子档案安全保障体系, 促进电子档案的高效和安全使用, 安全保障体系提供的保障包括系统安全性和信息安全性。这些防范措施可以防止非法用户的侵入, 保证用户的权限操作, 促进电子档案长期稳定的状态。构建电子档案安全保障体系应从以下几方面着手:第一, 应确保网络传输安全。这能够保证电子档案在网络上传输的安全性, 确保用户在线阅读电子档案的安全。第二, 加强电子档案的信息存储安全。采用电子档案的加解密、电子档案的防篡改技术保证电子档案的原始真实性。第三, 加强操作系统的安全性。单位应重视服务器操作系统的安全维护、升级、服务器系统打补丁的工作。第四, 建立安全检测系统, 包括安装杀毒软件、防火墙、升级。

六、加强对电子档案利用活动的管理

电子信息档案 第11篇

【关键词】电子信息；档案管理；风险控制方法

电子信息档案管理的有效应用，推动了办公自动化的发展，有效的提高了企业在信息时代发展大环境下信息档案管理方面的总和竞争力，从宏观层面来看，电子信息档案管理具有一定的风险性，若不能够及时采取科学和力的防范措施，极易导致电子信息数据的丢失，造成不必要的损失。在此种情况下，加强对电子信息档案管理的风险控制进行探索，具有重要的现实意义。

1、避免风险的措施分析

就当前我国电子信息档案管理的总体情况来看，若想要有效的避免电子信息档案管理的风险，提前对风险进行预防是最行之有效的方式，且具有良好的经济性和科学性。那么在电子信息档案管理过程中，应当结合其实际特点进行深入分析，立足于电子信息档案管理的不足之处来进行风险控制和管理，从而有效的保证电子信息档案管理的安全性和可靠性。从整体情况来看，避免风险的措施主要包含以下几方面：

1.1积极引进先进科学技术

在电子信息档案管理过程中，应当积极引进先进的科学技术，切实保证电子信息档案资料以及数据的安全性，从而实现对电子信息档案的防护。就当前规避风险的方式来看，设置密码是比较常用的方式，通过对电子信息档案管理过程中的电子信息文件进行密码设置，培养专业计算机人才的监督控制技术，实现对现代化科学技术的有效应用，最大程度上避免电子档案信息资源受到外部因素的干扰，从而有效的保证了电子信息档案安全性。

1.2制定切实可行的电子信息档案管理制度

在电子信息档案管理过程中，若想要取得较好的规避风险的效果，相关管理人员应当制定切实可行的电子信息档案管理制度，从根本上保证电子信息档案的安全性。在企业的实际运行过程中，将电子信息档案管理制度落到实处，严格按照管理制度对各项风险性行为进行规范，并结合电子信息档案管理的实际特点对管理制度进行适当调整，促进电子信息档案管理工作的顺利有序进行，从而有效的规避电子信息档案管理过程中的风险。

1.3及时消除风险

在电子信息档案管理过程中，一旦发现潜在性的风险因素，应当及时采取有效措施进行处理，从而确保电子信息档案资料和数据的安全。当前我国科学技术呈现日新月异的发展状态，在推进社会进步的同时，也给电子信息档案管理工作带泪了一定的风险，尤其是计算机技术呈现日趋明显的复杂性，为了及时消除电子信息档案管理过程中的风险，相关管理人员应当全面系统的对潜在性风险因素进行分析和研究，从而进行妥善的解决，及时消除风险，保障电子信息档案管理的安全性和可靠性。

1.4及时预防和保护

在电子信息档案管理过程中，应当定期对整体系统进行检查和监管，将可能存在安全隐患的外部破坏性因素进行有效的规避，从而切实保障电子信息档案相关数据的安全性。

2、控制风险的措施

在电子信息档案管理过程中，各项资料以及数据极易受到多种因素的影响，从而导致存在严重的安全隐患。那么在对风险进行控制的过程中，相关管理人员应当通过科学化的措施将风险控制在合理范围内，及时制定切实可行的实践应变计划、恢复计划等，来应对可能存在的突发情况，最大程度上减少电子信息档案相关数据以及资产价值的风险亏损，从而对电子信息档案进行安全性保护。一旦遇到突发情况，可以结合风险特点对补救措施进行选取，若想要在亏损产生之前尽可能降低亏损程度，则可以选取事先措施进行补救，若在损失发生后期望采取措施來减少危害，可以选取过后措施。通过科学合理的方式，来对电子信息档案管理进行风险控制，切实保证电子信息档案的安全性。

3、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，转移策略也是一种经常使用的规避风险的措施，转移策略实质上就是一种分散风险的方式，也就是把风险转到其他的地方，一般来说，可以从多个方面对风险转移的方法实施修改，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等。经过此种方式的处理之后，我们就可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。除此之外，还可以和网络供应商互相协调，让供应商的安全服务与电子信息档案的使用需要相匹配。另外，还要强调的是，外包同样也存在着风险。

4、评估风险的措施

如果真的出现不可规避的风险时，单位最重要的就是要及时采取积极措施进行处理，并积极与其他措施相结合，尽最大努力把风险可能带来的影响控制在最小的范围。为使计划更加科学、有效的预防措施的目的，风险评估，风险的及时响应，对电子档案信息的综合分析，实施，和可能的后果的危险因素探讨。风险防范的最大的缺点是，许多管理者误认为电子档案信息没有危险，在档案信息管理中不考虑使用安全管理方案，给电子信息档案带来了很多的不方便的地方。文件管理的监督和控制，必须在管理的各个环节中的工作，这是档案管理工作中极为重要的一部分。在进行评价中，为了保障档案讯息的安全性，档案管理人员就必须要十分警悟，对存在的危害可以及时发现，并极大限度地把它抹杀在发展状态，对于已经发生的风险要积极采取处理措施，最大限度的减少风险带来的损害。

5、结束语

从宏观层面来看，电子信息档案管理过程中存在众多的安全隐患，极易导致电子信息档案相关数据出现丢失或者泄露。在此种情况下，相关管理人员应当在电子信息档案日常管理过程中加大管理力度，制定切实可行的管理制度，采取科学化的管理方式，来对电子信息档案管理过程中的风险进行有效的规避和控制，切实保证电子信息档案的安全性。

参考文献

分析电子档案信息安全管理 第12篇

关键词：电子档案,信息安全,指标体系

随着整个社会信息化程度的不断提高, 电子文件的大量出现对档案管理产生了冲击, 信息的重要性被广泛接受, 使其管理对象和工作内容发生了改变。电子档案信息的安全管理是一个过程, 它提高了档案工作的效率, 扩大了档案的社会影响力。电子档案信息安全评价是电子档案信息安全管理的基础, 通过电子档案信息安全评价可以明确电子档案信息安全现状, 电子档案信息安全评价可以确定电子档案信息安全的主要风险, 通过分析各种安全风险因素, 有利于指导电子档案信息安全技术体系和管理体系的建设。

一、电子档案信息安全管理相关基础知识

电子档案信息具有流动性、共享性等信息通性, 包含电子档案的信息, 电子档案内容信息和电子档案目录、索引等电子档案再生信息。

档案信息的基本特征包括具有鲜明的本源性, 是人类社会生产、生活等各项活动的真实原始记录, 作为一种历史的记录电子档案信息具有典型的回溯性, 电子档案信息具有明显的联系性, 表现为来源、时间、内容和形式四方面的联系, 与电子档案信息的联系性特点相对的是电子档案信息的分散性。电子档案是人类社会的产物, 具有广泛的社会性, 对软硬件系统具有依赖性, 是以数字编码的形式记录于电子载体上。电子档案信息其存储密度都大大高于过去的各种信息介质, 可分离性造成了电子档案信息的易于更改, 以多媒体的形式集中在同一份文件上, 处理环境是计算机及网络技术, 不受载体传递的限制, 并具有损失的难以弥补性, 国家和机构就会蒙受政治、经济、文化等难以弥补的损失。

利用电子档案信息的过程中维护电子档案信息的真实性、完整性、保密性、可用性和不可否认性。其中实性确保电子档案信息来源于真实可靠的电子档案, 完整性确保电子档案信息的内容、元数据和背景信息没有缺损, 保密性确保电子档案信息仅被合法的用户访问, 非授权用户无法访问、截取该资源。可用性确保合法用户能在授权范围内使用电子档案信息, 不可否认性是指所有参与者都不可能否认曾经完成的操作和承诺。

影响电子档案信息安全的因素包括讷部和外部因素, 综合地说包括理论因素、自然因素、环境因素、技术因素、管理因素、网络风险因素和数据存取风险因素。其中理论从实践中取得并能指导实践, 为实践指明前进的方向。自然因素包含是指如地震、水灾等自然灾害以及载体的自然老化。环境因素指的是在社会大环境下能建立一种电子档案信息安全规范, 技术对其安全保障起着支撑的作用。技术的变迁, 平台的升级, 载体的转换也是影响电子档案信息安全的关键因素。管理在电子档案信息安全保障中进行规范和制约, 网络是构建在开放性技术协议基础上的信息流通渠道, 据存取风险是指由于数据存取不当对电子档案的真实性、完整性所造成的风险, 基本上来源于本单位内部。

电子档案信息安全评价方法包括定性分析方法、定量分析方法和定性与定量相结合。定量的分析方法是指运用数量指标对风险进行评估, 定性分析方法主要以与调查对象的深入访谈做出个案记录为基本资料。层次分析法的核心是对决策对象进行评价和选择, 糊综合评价以模糊数学为基础, 可以用层次分析法来确定指标体系的权重。

建立电子档案信息安全评价体系的必要性主要是保障档案信息安全的保密性、完整性、可用性, 是学习先进国家经验和响应我国信息安全保障政策的重大举措, 为档案信息安全保障体系建设提供科学的方法, 符合档案信息安全管理的实际需求, 将档案信息安全从事后“堵漏洞”, 转化为“预防为主”的方式, 加强对档案信息安全的监督工作, 与电子政务信息安全风险评价接轨, 保障系统安全的持续性的体系。

二、电子档案信息安全评价指标体系的构建

建立的安全评价指标体系是否合理和科学, 在建立电子档案信息安全评价指标体系的过程中, 应注意体现以下基本原则:科学能揭示事物发展的规律, 作为人们改造世界的指南。应根据电子档案信息安全系统的结构分出层次, 使指标体系结构完整清晰。定性与定量评价的结合性, 量化指标有利于进行准确、科学、合理的评价, 在综合评价时, 各指标之间的独立性就十分重要。评价指标必须有良好的可操作性才能保证评价值准确、快捷的获得, 动态性与稳定性相结合, 以确保评价工作的正常进行。

对电子档案信息安全现状进行评价是复杂的系统评价, 物理安全评价指标具体可以从以下几个方面来检查:包括库房周围环境、库房周围100m内有无危险建筑、有无监控系统、有无防火、防水措施、库房有无环境测控设施、有无防雷措施、有无备用电源和自备发电机、是否使用UPS、是否有防静电措施、是否保证持续供电和是否有防盗措施。

管理安全评价指标。电子档案信息的管理安全评价指标具体包括专门的档案信息安全组织机构和专职的档案信息安全管理人员、规章制度又包括有无健全的电子档案信息安全管理的规章制度、是否档案信息安全人员的配备, 调离有严格的管理制度、是否有登记建档制度, 设备与数据管理制度是否完备, 是否有完整的电子档案信息安全培训计划和培训制度, 各类人员的安全职责是否明确, 能否胜任电子档案信息安全管理工作。是否有紧急事故处理预案。

网络安全评价指标。包括是否有计算机病毒防范措施, 是否有防黑客入侵设施, 是否有访问控制措施, 是否有审计与监控措施, 防止针对网络的攻击与犯罪行为, 对发现或可能产生的破坏性行为提供有力的证据。

信息安全评价指标包括是否采取加密措施, 是否有数据完整性鉴别技术, 是否确保信息数据库的安全, 是否有信息防泄漏措施, 是否有防抵赖技术。

系统安全评价指标。需要采取一系列措施保证系统的稳定, 包括是否有系统操作日志、是否进行系统安全检测、是否有操作系统防破坏措施、是否进行系统信息备份、是否有灾难恢复系统。

参考文献

[1]项文新:《构建基于信息安全风险评估的档案信息安全保障体系必要性研究》, 《档案学通讯》, 2008, 1。

[2]宗文萍:《档案信息安全保障体系建设研究》, 《档案学通讯》, 2006, 1。