档案数字化建设管理

档案数字化建设管理（精选12篇）

档案数字化建设管理 第1篇

一、档案数字化与数字化档案管理

(一) 档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它具有科学计算、数据处理、实时控制, 辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作, 传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式, 通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案, 为迎接档案信息服务新环境的挑战, 提高效率, 提升档案业务部门的服务水平, 为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之, 档案数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源, 其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术, 使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务, 为社会主义精神文明建设服务, 已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

(二) 数字化档案

数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新, 能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理, 并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。

1. 数字化档案依赖于数字化设备而存在。

数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件, 数字化档案就无法生存、传递、识别。

2. 数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

3. 文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互

搭配构成数字化文件的内容, 使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求

(一) 档案数字化与数字化档案管理的优势

档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换, 为其共享网上资源打下了坚实的物质基础, 其优势包括以下几个方面:

1. 扩大经济效益。

数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案, 不仅节约了保管费用, 节省了占地空间, 而且查阅起来极为方便快捷, 从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。

2. 提高办公效率。

数字化档案管理使资料及时归档, 并尽快提供利用。同时, 数字化档案管理使查询资料变得非常简单, 真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。

总之, 档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行, 它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性, 可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。

(二) 档案数字化与数字化档案管理的要求

档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务, 其主要目标:一是解决传统档案的存储问题;二是档案馆创建自身网络平台, 使有效意义的动态链接成为可能;三是加快信息传递速度, 以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是:

1. 科学性。

档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发, 通过对档案的分析、筛选, 确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案, 用户利用率高的档案进行数字化。

2. 系统性。

在进行档案信息资源数字化时, 只有系统地、连续地将档案信息资源数字化, 才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源, 还是对档案内容的内在逻辑, 都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策

数字化档案管理在具体设施过程中, 必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的, 它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为, 在推进数字档案化与数字化档案管理方面, 可以从以下几个方面入手。

(一) 予以科学规划

档案数字化是一个系统工程, 必须立足于长远的科学规划, 为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组, 研究制定档案数字化的近远期目标, 要明确哪些档案需要数字化, 哪些档案需要优先数字化, 哪些档案又需要长时间实行数字化, 然后按照轻重缓急分步骤实施。

(二) 进行成本核算

目前, 将传统的载体进行数字化费用较高, 并且传统档案数字化后, 必须支付一定的费用, 如对大量的数字文件进行管理和维护, 数字化后电子文件的保存需要持续的管理, 都需一定的经济投入, 所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算, 则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用, 造成不必要的浪费。

(三) 建立双套制管理机制

由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱, 数字化过程中有很多问题待解决, 因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案, 以确保档案信息内容的安全、完整和真实, 并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。

(四) 提高员工的素质

在进行数字化档案管理时, 必须注重提高现有档案工作人员的能力与素质, 包括专业知识、技术知识、管理能力等。因此就要进行跨学科、跨领域的人才培训, 使得档案员由原先的知识单一的档案工作者成为既懂档案管理, 又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。这样才能达到信息时代的要求。

档案数字化建设方案 第2篇

档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。

业务流程

纸质档案数字化标准：DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》 1.制订批次计划

为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接

根据档案数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查。

对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。

确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作

按照文件数据库目录结构与目录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。4.档案整理

对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。拆除装订

影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。资料及档案内的成册资料严禁拆除。区分扫描件和非扫描件

区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整

对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。档案整理登记

详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订

扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。5.档案扫描

黑白扫描采用（300dpi）TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩为准（600dpi）TIFF格式扫描。保证扫描图像效果原原件吻合。

大幅面档案采用大幅面工程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。

需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率≥300dpi。对资料等成册材料不宜拆卷的，采用不拆卷扫描仪扫描。核对每件文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。

图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象。扫描时保证档案原件不被损坏。6.图像处理 纠偏

偏斜的图像进行纠偏处理，倾斜不超过3度，方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。去污

图像页面中影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。图像拼接

大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整图像，以保证档案数字化图像的完整性。栽边处理

去除多余的白边，缩小图像文件的容量，节省存储空间。深浅度调整

图像深浅度不一致时进行修复，保证图像的深浅度一致。7.OCR识别

运用先进的OCR识别软件，对扫描的图像进行文字识别

8.图像存储

采用TIFF、JPG格式存储，存储时选择的压缩率在保证扫描的图像清晰可读的确前提下，尽量减小存储容易为准则。

供网络查询的扫描图像，存储为PDF文件格式，进行过文字识别的，形成文件文字层。

纸质档案目录数字库中的每一份文件，都有一个与之相应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。9.数据质检

关键项检验和整理数据质量抽检。

抽检工作由专为进行操作，操作结果进行记录。数据采用全检方式，合格率要求达到95%以后确保质量。10.数据挂接

运用批量挂接与单张挂接的方式，将目录库与图像库一一对应起来，并生成索引文件。

汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认“合格”后，通过网络加载到数据服务器终端汇总，实现批量、快速挂接。

数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，实现档案目录数据库和图像文件的批量挂接。11.数据自检

建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检必须达到《档案馆纸质档案数字化验收标准》的，才能递交进行验收。12.数据验收 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

数据校对员进校对过程不接触任务纸质档案，根据扫描的图像结果来进行校对。

首批数据采用全检方式

以后批次采用抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件、数据挂接的总体质量。根据《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查。

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查。13.数据备份

经验收合格的完整数据及时进行备份。

同一份文件，不跨二片DVD片号

光盘表面标示光盘片编号并注明光盘目录索引信息

光盘片刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，确保档案资料无遗漏及正确性。14.成果管理

加强对纸质档案数字化的成果管理，确保安全、完整和长期可用。15.档案入库

医院档案数字化建设简析 第3篇

【关键词】 医院档案；数字化建设；计算机管理

文章编号：1004-7484（2012）-02-0206-02

随着现代社会的发展，计算机管理技术已在各层面各系统广泛应用，医院管理现代化水平也已具备一定规模。为了加强我院档案工作，提高档案管理的科学化、规范化、现代化管理水平，充分发挥档案在教学、科研、医疗、党政管理等各项工作中的作用，人们在积极应对医疗信息化时不仅要关注医院档案载体形式的变化，更重要的是探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。

1 方 法

对医院传统档案管理现状进行总结分析，探讨医院档案数字化建设的紧迫性，并提出具体措施。

2 结 果

医院传统档案管理存在意识不足、制度不全、现代化管理手段差、管理方式落后和档案资料容易缺失的问题。①对档案管理数字化的意义认识不足。实现医院档案管理数字化是必然趋势，可以使医院的档案管理工作适应信息时代的发展，改革传统的档案模式，实行档案管理的计算机化，以加快医院档案管理的信息化建设^[1]。②档案管理制度不全，档案管理现代化手段差。传统档案管理制度很难随着医学科技的发展和设备更新得到及时补充修订，致使有些很有价值的科研成果，没能及时整理归档；档案资料内容重点不突出、缺项漏项、图表资料和文字资料不相符等现象；检索难查准率低、共享率差等诸多不足。③档案管理方式落后，造成档案资料缺失。医院在改革发展中涌现的大量的高新技术成果的结晶、珍贵文字、影像等资料。一旦造成损毁和遗失，便会造成难以估量的损失，无法补救和挽回。

3 讨 论

3.1 医院档案数字化管理的紧迫性 实现以计算机化为核心的档案管理，是加快档案信息化建设的重要前提条件，档案工作应与社会发展和变革相适应。记录档案信息的载体及方式日趋多样化，机读、声像等新型载体广泛应用，其管理方式、载体形式、信息互动等方面对低质档案形成巨大的冲击。原有的档案管理模式已难以适应现代档案工作的发展要求。因此，实现档案管理的计算机化、档案工作的信息化，实现档案信息资源的有效开发和信息资源的社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提^[2]。档案借阅实行数字化管理，查找方便、灵活，直观性强。管理人员把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机，便于即刻得到结果。节省利用者和管理人员的时间，方便管理，提高检准率。查阅利用档案不需直接接触档案原件，可避免档案损毁。延长档案寿命。计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录，其速度与效果是人工无法相比的，并且在避免差错的同时又可减少工作量。而且通过联网管理，能进一步提高档案文献的共享。

3.2 医院档案数字化管理的途径 现在医院系统都建有计算机信息网络中心。实现计算机网络管理，便于及时、准确地向医院领导和有关部门提供档案信息，促进医院的发展。这些都为实现档案管理规范化、标准化、数字化创造了有利条件。①选择和采用成熟的计算机软件开发是一项系统工程。目前市场上各类档案管理软件种类繁多，各有特点，因此，首先要选择经过国家鉴定的正规软件。在此基础上可与厂家合作实施二次开发，建立适合医院档案管理的软件系统，既能满足医院档案室的工作，又可与医院行政办公系统相衔接。实现文件形成、报送、接收、分类编目、整理装订、数据著录、提供利用等全过程的计算机管理。为档案管理的标准化、自动化、网络化打下基础。②建立局域网，实现医院系统的档案信息资源共享；建立网站，逐步将室藏的档案资料，包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网，实现网上浏览、传递、交流信息，为各方面利用提供便利。

3.3 医院档案数字化管理的建设 加强硬件建设，是医院档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否。直接关系到医院档案管理工作的成效。同时在一定程度上反映了医院的管理水平。过去由各职能部门设置兼职档案人员管理本部门档案的陈旧模式，已不能适应现代化社会发展的需要。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。将档案的内容按行政管理、业务管理、医疗质量、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，具有检索快捷、方便、高效等优点，可以使档案信息在现代化机器设备中迅速、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。配备整套档案扫描系统，改革单纯人工录入数据的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效果，注重对各类现代化信息的收集和整理。多借鉴社会其他领域的信息丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理更加规范、更具现代化。

参考文献

[1] 胡均兰，唐庆顺.医院档案数字化建设探讨[J].医疗装备，2006（9）：27-29.

档案数字化建设管理 第4篇

关键词：计划生育,档案管理,档案数字化

创新是民族进步的源泉, 对于国家的繁荣、发展、创新都起着极其重要的影响。计划生育的档案管理工作应当不断创新, 在工作实践中不断的提高自身的适应性从而更好地为社会服务, 并在今后的发展中更好地适应社会主义市场环境。计划生育档案管理应当更好的为我国计划生育工作提供强大助力, 并对计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题进行研究和分析, 从而满足计划生育档案管理的数字化和信息化的发展要求, 同时能够合理地解决计划生育档案管理创新及档案管理数字化中产生的问题。

1 计划生育档案管理创新

随着我国改革开放的不断深入, 计划生育档案管理的改革与创新也在不断进行。计划生育档案管理创新对于解决人口问题的现状起着很好的规划和管理作用。以下从几个方面出发, 对计划生育档案管理创新进行了分析。

1.1 加强对计划生育档案管理创新重要性的理解

计划生育档案管理人员应当注重理解计划生育档案文件管理的重要性, 与此同时应当加强档案管理的力度, 并对档案信息资源共享的重要性进行理解。从而最终实现计划生育档案管理技术的创新。计划生育档案管理工作对于宣传我国计划生育政策有着很大的影响, 通过定期对计划生育档案管理工作人员进行宣传可以有效的使工作人员对计划生育档案管理工作有更深入和更全面的认识。

1.2 对计划生育档案进行规范化管理

计划生育档案管理人员应当对工作计划进行规范化管理, 并建立相应的管理系统, 从而使计划生育档案管理工作具有更好的权威性。为了提高档案管理的规范化水平, 档案管理人员应当对新技术和新设备进行了了解和研究, 并对设备系统进行定期维护, 从而对计划生育档案资源进行合理利用, 并通过规范化管理使得计划生育档案管理工作真实性不断提高, 同时使计划生育档案规范化管理方案更具合理性, 最终提高计划生育的信息管理水平。

1.3 提高计划生育档案管理的人才水平和设备水平

对计划生育管理人才的专业培训应当在定期举办的基础上, 不断对计划生育档案管理工作人员的工作方法进行改革, 从而加强档案管理人员的专业技能和处理问题的能力。除此之外, 国家应当改进计划生育档案管理的硬件设备水平。随着计算机技术和网络技术的飞速发展, 计算机技术和网络技术的应用对于计划生育档案管理的改进起到了极佳的作用, 对于改进计划生育档案管理工作的工作效率并建立相应的档案管理系统起着极其重要的作用。同时软件技术的发展也为计划生育档案管理工作提供了更好的检索系统和信息存储工具。

2 计划生育档案数字化问题

随着现代信息技术和数码设备在人力资源档案管理工作的不断应用, 对于计划生育档案管理的工作效率、储存时间、资源有效化都起着很好的提升作用。以下从两个方面出发, 对计划生育档案数字化问题进行了分析

2.1 计划生育档案的情报管理

计划生育档案的情报管理对于处理许多复杂的档案数字、数据、信息起着重要的作用。通过在计划生育档案管理工作中对新型的信息模式进行应用并建立相应的数据树, 同时通过对二进制代码的应用, 可以在计算机内部对档案信息和数据进行统一处理。除此之外, 通过对先进的数码技术进行合理利用, 可以更好地提升计划生育档案的情报管理的通用性、安全性、标准性、可视性。计划生育档案的情报管理工作通过对计算机网络咨询、实时浏览等功能进行应用, 可以对计划生育档案信息进行及时有效的更新。并可以通过互联网实现计划生育档案资源的有效共享。计算机技术和网络技术的应用对提升计划生育档案管理的技术集成、文档管理效率、信息存储容量有着很好的促进作用。在实际的档案情报管理工作中, 档案管理人员应当时刻保持头脑清醒并维持良好的职业道德, 同时保证档案的客观性和严谨性, 从而提升档案的实用性, 最终保证档案分类、档案材料、档案资源中没有错误的信息。

2.2 计划生育档案资源的虚拟化

计划生育档案资源虚拟化有助于实现服务器资源的集中管理, 从而能够更好地改善服务器的管理效率并提升计划生育档案资源保存时间同时降低储存成本和管理成本。通过虚拟资源的有效构筑, 计划生育档案资源可以和图书馆等公共信息平台进行有效联结。从而提供更好地档案服务, 并实现信息资源的共享化同时实现档案工作的重大革新, 对计划生育档案数字化管理的实施、计划生育档案管理系统的创新、计划生育档案管理模式创新都有着很大地提升作用。计算机技术的应用对计划生育档案管理工作的工作价值有着很大的提升效果, 在工作中可以通过使用文档管理集成系统的对传统的档案管理软件和数据库管理程序提供更先进的技术支持, 并对工作流程进行改良, 从而能够更好地提升档案管理功能和档案管理机制。对于档案管理技术的智能化、信息化水平的提升起着不可替代的作用。计划生育档案管理的智能检索技术对于加快档案的检索速度、提高档案的检索效率有着很好的效果。在计划生育档案管理安全性的提升上, 通过对加密技术进行应用, 计划生育档案安全性的提升变得简单、方便, 从而更好地满足计划生育档案信息的保密需要并完善信息档案管理系统的防护措施。除此之外, 数据归档的简约化可以使工作人员能够更直观、准确、完整地了解用户的信息并提供更好地档案服务。对于提高计划生育档案管理的自动化、信息化水平, 完善计划生育管理体系和服务内容的革新起到了很好的影响, 并对计划生育档案管理的创新提供了一个前所未有的发展空间。

3 结语

计划生育档案管理创新及档案管理数字化不仅有助于计划生育档案管理规划的改良和革新, 并对我国计划生育工作的有序开展起到了很大的帮助作用, 同时对计划生育档案管理工作中存在的问题进行合理的解决, 从而促进了计划生育档案管理工作的发展和创新。计划生育档案管理人员应当努力学习专业知识和技能, 并通过实践将学习的知识和技能进行应用, 从而更好地实现档案信息的有效增值, 使得档案工作能够发展迅速。对于档案管理工作在信息社会中的发展起到极大的促进作用。计划生育档案管理人员应当对专业知识进行应用从而对档案管理系统的增长模式、管理方法、管理优势进行深入的研究和分析, 从而做到迅速、准确地为计划生育档案管理系统提供有效的数据, 并为人力资源档案参考价值和权威性的提升起到贡献作用, 从而实现档案信息资源的合理分配, 最终提高计划生育档案管理的实用价值和档案管理的工作效率。

参考文献

[1]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报, 2010, 2 (19) :77.

[2]邓卫红.档案信息化发外加工的风险评估与预防浅谈[J].价值工程, 2012, 4 (08) :31-33.

档案数字化建设管理 第5篇

摘要:伴随着数字化、信息化时代的蓬勃发展，档案数字化建设在档案工作中的重要性进一步提升。本文阐述了数字化档案信息平台的建设的必要性，以“兰台e令”档案专题网站为例分析了数字化档案信息平台建设的内容，最后针对时代发展的趋势，对数字化档案信息平台的发展方向和路径进行了探讨。

关键词:档案数字化;数字化档案信息平台;兰台e令

信息技术日新月异的发展给社会各个领域都带来了全新的机会和挑战。“十三五”时期国家档案馆所颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合的指导思想[1]。数字化档案信息管理平台建设有利于加快档案管理数字化工作发展，促进档案事业和社会经济同步发展，为我国现代化服务。

一、数字化档案信息管理平台建设的必要性

随着社会信息化进程的加快，信息资源逐渐成为人类经济活动、社会活动的战略资源[2]67。数字化档案信息是国家信息资源和社会信息资源的重要组成内容，而档案信息化建设正是当前档案工作者所需要面临的重要课题。数字化档案信息管理平台建设作为档案信息化建设的核心内容之一，其建设对我国档案事业和社会实践的必要性有以下几点。

1.数字化档案信息管理平台建设是信息时代发展的必然趋势。伴随着计算机网络技术和信息化浪潮对人类社会生活方式、工作方式和学习方式的迅猛冲击，档案事业也正向着数字化、信息化的方向发展。由此形成的大量数字化档案给档案日常管理工作带来了全新的挑战。与此同时，随着自动化办公、无纸化办公的观念普及，档案管理由实体化管理转向数字化管理成为必然趋势。因此，一个优秀的数字化档案信息管理平台无疑会使针对数字化档案管理的工作更符合时代趋势。

2.数字化档案信息管理平台建设是数字档案馆建设的重要内容。国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》提出，数字档案馆的建设内容包括集成建设满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施;开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统;推进馆藏数字档案基础数据库建设，逐步进行传统载体档案的数字化转换;实现档案信息资源分层共享;配套建设数字档案馆保障体系[3]。数字档案馆如果没有一个可靠的平台作为支撑，那么数字档案馆的档案管理储存、资源共享、信息安全等功能需求将无从谈起。

3.数字化档案信息管理平台建设是档案管理的迫切要求。在过去的传统档案管理中，大量的纸质档案给档案管理工作带来诸如档案汇总、档案存放、档案检索、纸质防潮、人员看护等不少方面的麻烦。随着大数据时代的来临，这些麻烦也随着档案的数量呈指数倍地增长。而数字化档案信息管理平台可以使档案变得存储方便、不易损坏，甚至通过程序使大数据量的档案维护、检索成为十分方便的事情。

4.数字化档案信息管理平台建设是社会发展的实际需要。当今社会，人们对档案的重视程度不断提高，越来越多的人愿意建立起自己的家庭档案来记录家族历史、荣誉成功等，这些档案甚至可以成为家庭教育的素材。数字化档案信息管理平台可以为想要建立家庭档案的用户提供便捷的数字化档案建档、管理服务。除此之外，拥有庞大数据、图表、文件等档案资料的信息化档案管理平台也同时具有不可估量的社会经济价值，可以为政府或机构做重大决策时提供大量具有时效性、便捷性的档案资料检索服务。

二、数字化档案信息管理平台的建设内容

1.“兰台e令”专题网站介绍。兰台是我国汉朝中央档案典籍库，其主管者称为兰台令史，兰台e令即是“互联网+”时代的档案管理者和使用者。网站采用“互联网+档案”的模式，将互联网思维融入传统的档案管理中，政府档案管理部门、家庭，甚至个人都可以使用网站平台将相关档案上传到云端数据库，建立、管理公众、家庭和个人的档案。网站用户角色主要分为四种：游客、注册用户、管理员、超级管理员。游客仅具有浏览网站公开档案的权限;注册用户除了浏览网站内的公开档案外，还可在自己的空间下建立、上传公开或是私有的档案;管理员拥有用户管理、档案管理、数据统计等后台功能;超级管理员仅有一名，除了拥有管理员所有权限外，还可以创建、注销其他管理员账号。网站整体web服务架构采用MVC设计模式，以JAVA作为主要编程语言[4]311。开发过程中的技术选型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技术[5]18，MySQL作为后台数据库[6]144。

2.档案信息资源集成系统建设。档案信息资源集成系统指对各类数字化档案进行收集并上传至云端的整套系统。档案集成过程中应遵守国家档案局颁布的档案归档标准等相关文件。以“兰台e令”专题网站为例，其参照了民生档案的归档要求，将档案分为成员成长、家庭历史、家庭资产、荣誉成果、医疗保健、社交旅游、声像电子、家庭藏品、图书资料、其他等十大一级分类，每一大类下还可以由档案上传者在自己的档案分类下自由设置自定义的二级分类。档案集成渠道可以由档案局的工作人员使用平台管理员账号将需要上传的数字档案上传至云端，也可以由普通民众在网站平台上注册的账号建立相关家庭档案。档案也可设置其可视权限，公开档案可被所有访问该网站的用户所见，私有档案只可由自己和管理员权限以上用户查看。

3.档案综合管理系统后台建设。档案综合管理系统后台指系统管理员管理、维护平台的可视化端口。在“兰台e令”专题网站中，后台功能分为用户管理、档案管理、数据统计等，可由管理员以上权限用户通过系统后台的可视化界面进行访问以及监管。用户建立上传的档案有违反法律规定或监管条例的情况，管理员可删除违规档案，严重情况下可暂时或永久冻结上传者的账号。用户在注册、填写账户信息、上传档案时产生的大量数据可以由管理员在后台进行相关数据的统计，例如用户地区分布、年龄分布、档案类别分布等等。

4.档案信息交流分享模块建设。用户通过网站上传的档案位于网站所在的文件服务器中，通常意味着档案的传播渠道只有在网站内部发生。但在“兰台e令”专题网站中，用户上传的`档案不仅仅只可在网站内部浏览、传播，还可以利用第三方网络社交平台进行传播。这不仅仅可以方便用户之间的使用，有利于档案信息和档案理念的传播，还可以增加网站在社会上的曝光率。5.档案信息安全保障体系建设。用户上传的档案既是信息资源，也是用户的隐私。对于用户不愿公开的档案，网站平台应当建立一系列的安全保障体系来保障用户的隐私不被窃取。“兰台e令”专题网站对用户密码采取了MD5加密，增加了用户密码被窃取、破解的难度;另外，针对SQL注入、XSS攻击、目录遍历等常见的Web攻击手段也做了相应的安全防护措施[7]795，以维护用户的隐私权益和网站的形象。

三、数字化档案信息管理平台的发展方向

1.结合大数据时代背景的服务拓宽。当前档案实践领域，包括数字化档案、归档电子文件等档案数字资源总量达到了PB级别，具有了大数据的特征[8]9。同时，现在的档案用户也不再仅满足于表面数据的利用，而是更加希望可以得到数据背后蕴含的信息。因此，档案服务也应该与数据挖掘、数据分析等大数据领域相结合，开发一套基于档案大数据的新型信息服务引擎，使数字档案信息资源中蕴藏的巨量信息得到真正的开发和利用。2.各级数字档案信息平台间建立共享网络。目前，我国各省市级档案网站的建站过程相对独立，技术标准、检索方式各异，内部档案信息资源互不相通。长此以往势必形成“信息孤岛”，致使数字档案事业发展失去活力。若各级数字档案信息平台之间相关内容进行超链接互连，或由龙头档案网站做各级数字档案馆的目录索引，集成各类数字档案信息资源，有利于实现数字档案信息资源的共建共享。档案数字化建设是档案事业发展中一项重大而复杂的任务，对传统的档案管理工作方式是一次巨大的冲击。在信息化时代充分开发、建设、利用、管理数字化档案，有助于档案信息资源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，实现便民利民等重大意义。此外，在档案数字化建设过程中要着眼考虑未来时代的发展趋

参考文献

[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要(档办〔〕4号).

[2]金波.论档案信息的数字化建设[J].档案学通讯,(3).

[3]国家档案局.数字档案馆建设指南(档办〔〕116号).

[4]和璇.MVC模式在JAVAWEB中的应用[J].计算机光盘软件与应用,,17(16).

[5]张耀民.SSH框架在Web项目开发中的构建和应用实践[J].微型机与应用,(15).

[6]陈正举.基于HIBERNATE的数据库访问优化[J].计算机应用与软件,(7).

[7]谭彬,杨明,梁业裕，等.Web安全漏洞研究和防范[J].通信技术,(4).

数字化档案规范管理措施 第6篇

【关键词】数字化；档案；规范管理措施

一、前言

提到数字化档案管理，大家应该不难猜到，这一工作一定离不开计算机系统，而数字化档案管理出现的问题又大都表现为计算机方面的问题。就目前来看，我国数字化档案管理中存在的问题大致有以下几种：计算机系统的故障、防火墙设计不严密、系统更换导致重要档案丢失等等，在此，本文针对这些问题提出以下几点对应的解决措施：加强对计算机系统的维修与保护、提高防火墙的安全水平、更换系统时对档案进行备份。

二、目前我国数字化档案管理中存在的问题

（一）计算机系统的故障。计算机系统的故障是档案管理中出现最多的问题，而计算机系统的故障一般可以分为两种，一种是硬件系统出现故障，另一种是软件系统出现故障。硬件系统出现故障的原因又分为以下几种：系统硬盘不够大不能容纳大量的档案数据、系统的处理器不能满足超大数据量的运算、系统频繁运转时容易崩溃造成死机。软件系统出现故障的原因一般是计算机系统安装的档案处理相关软件存在设计的缺陷造成的，这种档案处理软件的算法可能存在不合理性，或是运算繁琐会导致系统过热而死机；另一种情况是相关软件与系统的匹配不协调，这也会导致计算机系统出现故障，从而导致档案的丢失。

（二）防火墙设计不严密。我们都知道，每台电脑都应该有防火墙这种装置，它是用来防止有黑客暗中入侵电脑或者防止电脑中病毒的，对于我们平常人来说，基本上不怎么可能会被黑客袭击，而且中病毒造成的损失一般也不是很大，但是对企业和国家来说就不一样了，一旦企业或者国家的网络被黑客袭击，导致计算机系统瘫痪或者造成重要信息泄露，那么这一损失是不可估量的，轻则导致企业蒙受巨大损失，重则导致企业破产，对国家来说就更家严重了，重要信息的泄露会对国家安全及未来的发展构成巨大威胁。

（三）系统更换导致重要档案丢失。近年来，随着科技的不断发展进步，计算机系统也在不断地提高中，因此，各个单位为了跟上时代的步伐，同时也为了加快办公的效率，都对计算机系统进行了更新换代，在更新过程中，有一些档案管理员可能会因为一时的疏漏而忘记将一些档案做好备份，从而导致一些重要的档案在升级系统的过程中不幸丢失。另一种情况是管理人员在升级系统时仅仅在电脑上做出了备份，而没有将其复制到硬盘中进行保存，在新系统重装时，电脑出现格式化的情况，这才导致档案的丢失。除此之外，在计算机系统升级时，有可能会存在升级失败的情况，即新的系统无法安装完成，而旧的系统已经卸载，这使计算机有可能会死机，从而有可能导致档案的丢失。

三、数字化档案规范管理措施

（一）加强对计算机系统的维护。要想解决计算机系统的故障，就必须加强对计算机系统的维护，针对计算机系统的两种原因，本文分别进行解决。对于硬件系统的故障，我们不难看出这一问题是比较容易解决的，因为只要更换了足够良好的硬件就可以了，比如更换更大的系统硬盘，更换更加快速的处理器，这样就可以使得计算机的硬件系统能够满足档案管理的需求。而软件系统的问题也是不太难解决的，需要提高成本，购置更加合理适用的档案管理软件，另一方面，需要软件设计公司不断创新，不断提高软件的运行效率及运行的流畅度，同时还要提高软件与计算机系统的匹配程度，这样才能使软件系统运行更流畅，更方便地处理档案。

（二）提高防火墙的安全水平。防火墙关系到计算机系统的安全，进而关系到公司机密的安全，出现问题的几率虽然小，但是问题的严重性却是十分的大，其危害上文已经提到过，这里也不再多说，下面就解释一下应该如何面对这样的问题。要想提高防火墙的安全水平，系统公司和一些电脑管理软件公司必须担起责任，因为用户的电脑上的防火墙或者是其他杀毒软件都来源于这里，用户信任他们的产品，购买并使用，而因为这一防火墙的不安全而造成了损失，这一责任无论如何无法逃脱，而且不仅仅要负责，在负责的同时还要全力改进软件的功能，修复漏洞，这样才能使公司信誉不到。

（三）更换系统时对档案进行备份。在更换系统时进行备份，这应该是一个人们都知道的常识，因为谁希望自己的文件资料都丢失呢？这是一个比较容易解决的问题，但是却是一个无法肯定其不会发生的问题，因为这与管理人员息息相关，谁能保证管理人员一定不会出现差错呢？所以要想避免这一问题，可以在电脑中设置程序：当要进行系统更新时，让电脑自动将所有文件档案备份下来；备份原来的电脑程序，在系统更新失败时，自动恢复原系统。这样就可以避免因系统的更新问题而导致重要档案的丢失。

四、结语

虽然解决了以上这些问题，但是这不代表就没有其他问题了，还需要加强的是档案管理员的安全意识，使得档案管理员能够在问题发生前做出规避风险的措施，从而降低档案遗失或被盗所带来的损失；另一方面，要加强国民的守法意识，并且要设立法律法规对盗窃档案的人员给予严惩，决不能不闻不问，纵容这些不法分子的恶行，否则，很有可能对国家安全构成威胁。

参考文献

[1]崔芳梅.做好新时期数字化档案管理工作的思考[J].山东省农业管理干部学院学报，2011，06：168-169.

人事档案管理数字化建设 第7篇

1 人事档案管理数字化建设的现状

当今, 现代信息技术迅猛发展, 成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此, 以数字化手段做好新时期的人事工作, 更好地为经济建设服务, 既是新时期人事工作的客观需要, 也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求, 人事档案管理数字化建设势在必行。

但长期以来, 人事档案管理主要为人工作业, 近期虽使用了计算机, 但由于其内容的保密性, 推广情况较差, 造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范, 信息记录的流程不科学, 使得信息内容不全面, 不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。

具体情况有如下几点。

1.1 人事档案管理软件的开发滞后, 泛用性不强

人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前, 人事档案管理软件的开发处于无政府状态, 没有统一的规范文件, 各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通, 制约了数字化进程的推进。

1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低

人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因, 人事档案业务管理基础较差, 案卷保存质量不高, 人事档案管理无统一标准, 当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门, 使数字化建设的全面实施困难重重。

1.3 人事档案管理的方式落后

人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的, 尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前, 越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4 人事档案管理人员的素质不高

数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前, 许多单位和部门缺乏高素质人才, 既掌握档案管理知识, 又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2 人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要, 那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享, 提高工作效率, 就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统, 系统具体要求如下。

2.1 日常业务管理

实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容, 应主要由四大功能组成:档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2 数字化档案采集

数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理, 提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能, 并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集, 实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3 数字化档案网上查阅

数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础, 采用B/S (浏览器/服务器) 模式架构, 在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面, 有如下三点设计:

(1) 可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

(2) 对阅档过程进行详细的日志记录。

(3) 信息采用加密信道传输等多种方式, 使系统运行更加安全可靠。

3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1 应用软件应统一

应选用中央组织部推行的, 建立在《信息结构体系》基础上的系统软件, 避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准, 统一文件格式。同时, 对系统所涉及到的其他应用项目, 也要制定统一标准, 确保信息共享的兼容性。

3.2 应使用先进技术构建数字化系统

建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时, 应采用分布式多媒体数据库, 克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题, 以便在信息数据大量增加情况下, 保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制, 宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频, 确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接, 满足应用软件实时升级的需要。

3.3 数字化信息系统建设的计划与完善

要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

(1) 拟定数字化信息系统的基本框架, 选定或开发系统应用软件。

(2) 进行资料数据的采集与录入, 建立规范化的信息报送、录入制度, 丰富信息资源库。

(3) 在试运行的基础上完善、改进和提高, 收集整理出现的问题, 召开专家研讨会, 集思广益, 提出改进方案。

(4) 加大资金投入, 在条件成熟的基础上, 推广成功经验, 提高覆盖率。

3.4 突出多部门、多方位联动, 加强上下级和相关部门间的协调

外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门;内部则涉及多个管理职能部门, 信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此, 数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点, 制定高效合理的信息采集、维护和使用制度, 明确界定各级、各部门的责任、权限和义务, 形成规范、有序、统一的运行机制。

4结语

综上所述, 人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础, 进行统一的培训, 提高使用者的实际操作能力, 实现人事档案管理数字化建设, 更好地为现代组织人事工作服务。

摘要：人事档案管理是机关、企事业单位的重要管理工作, 本文通过阐述人事档案管理数字化信息系统建设中的现状和问题, 为人事档案管理数字化建设提供参考。

关键词：档案数字化,人事管理,信息化建设

参考文献

[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案, 2014 (01) .

档案数字化建设探析 第8篇

一、档案数字化建设的必要性

(一) 档案数字化建设是适应信息技术发展的迫切要求。随着信息科技的飞速发展, 网络技术的广泛应用, 既给档案事业带来了挑战, 同时, 也给档案事业的发展带来了新的发展机遇, 档案数字化就是在这样的机遇和挑战中应运而生。随着信息技术的发展, 办公自动化程度越来越高, 无纸化办公成为历史发展的必然, 由此形成了大量的数字化档案。如何管理这些数字化档案就成为摆在档案管理者面前的重要任务。面对这个任务, 就要求档案管理必须由传统的档案实体管理向现代的档案信息化管理转变, 才能满足社会发展需求, 尤其是满足信息社会的要求。因此, 档案数字化是社会和科技发展的必然产物, 与传统的实体档案管理相比, 档案数字化管理有着无可比拟的先进性和有效性。它把分散在不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储, 以网络化的形式互相连接, 从而提供及时利用, 实现档案信息资源共享。

(二) 档案数字化建设是社会发展的实际需要。档案作为原始凭证, 其中包含了大量的原始数据、一手资料等, 是真实可靠、具有说服力、具有参考价值的历史资料。当今社会, 一个组织要做出正确的决策, 必须要占有大量的、充分的、必要的信息资源, 这就要求每个社会组织都能及时、快速、准确地从档案中获得自己所需要的信息资源, 而随着社会的发展, 信息资源的数量越来越大, 人们开始越来越多地关注档案信息获取的时效性和便捷性。与传统档案载体相比, 数字化档案不仅方便获取, 而且还不会对档案原件造成损坏。因此, 档案部门只有不断加快档案数字化建设, 改革传统的档案管理模式, 才能及时、准确、有效地为信息资源需求方提供便利, 进一步实现档案信息资源的有效利用。

二、档案数字化建设过程中存在的问题

(一) 档案界对档案数字化的理论研究不足。在现阶段, 由于档案数字化建设还处于起步探索阶段, 对档案信息化建设的看法还有很多不同的观点, 理论认识还没有完全统一, 尚处于探索、发展和完善阶段。虽然档案界一些专家学者从各自的专业角度对档案数字化的发展方向以及实施方案提出一些建议, 但我国在这一领域的研究还处于初级阶段, 理论研究还不是非常充分, 并不能适应现在实践的要求, 也不能很好地指导实践。

(二) 档案数字化存在安全问题。档案数字化的主要目的是为了方便读者查阅利用, 促进信息传播与共享。原有珍贵档案通过档案数字化建设可以有效地得到保护, 不仅如此, 数字化后也方便查阅, 提高档案利用效率。但是档案数字化之后, 会出现由于计算机硬件和软件的因素, 导致数字化的信息丢失, 造成信息安全问题。如果档案数字化出现问题, 不仅档案数字化的初衷实现不了, 而且会造成档案信息的丢失。

(三) 档案数字化建设资金投入不足。大量的资金投入是档案数字化的保障, 如果没有资金作为支撑, 档案数字化建设就是无源之水、无根之木。我国档案数字化进程缓慢, 最主要的原因是缺乏足够的资金支持。在我国, 由于政府财政收入并不充裕, 造成政府对档案数字化建设的投入不足, 这是档案信化建设进展缓慢的重要原因。

三、档案数字化建设的路径选择

(一) 树立正确的档案数字化理念。档案数字化是档案管理的一次全新革命, 这场革命给档案管理带来观念、制度、科技、管理、人员等方方面面的变化。这其中最重要的就是观念的革命, 它是一切其他方面革新的“总开关”。在档案数字化的这场革命中, 我们要树立正确的理念。用数字化、信息化的思维来改革档案管理的制度和技术, 不断推进档案数字化进程的广度和深度。

(二) 完善档案数字化的相关制度。随着档案信息化、数字化建设的推进, 原来的档案管理制度已经越来越不适应形势发展的需要, 这就要求我们适应时代和现实的需要建立和完善一套档案数字化的制度, 一方面要修改原来的不适应档案数字化的制度;另一方面要建立符合档案数字化的全新制度, 为更好地推进档案数字化建设提供制度保障。

(三) 做好档案的鉴定工作。首先, 做好现有档案的鉴定工作。应对现有馆藏档案进行筛选整理, 将馆藏档案中真正具有长期和永久保存价值、具有较高利用价值的档案首先进行数字化管理。档案部门做好现有档案的鉴定工作。对有价值、利用率高、急需数字化的档案首先进行数字化的管理, 而对其他的暂时不予数字化处理, 从而保证档案数字化的经济效益。其次, 要权衡数字化处理成本与开发利用收益。通过对档案的鉴定, 明确档案的不同属性, 是否需要进行数字化处理, 要权衡数字化处理成本与开发利用收益, 分清主次, 根据实际情况, 循序渐进地进行。

档案数字化建设管理 第9篇

关键词：高校,档案馆,数字,建设,对策

新时期的高校教育发展中,档案管理工作方面,数字档案馆工作极其重要,其打破了档案利用方面的时空限制,相比以往的档案管理模式,这种管理理念显然有效提高了档案利用和管理效率,基于此,使其成为当前档案馆建设的重要发展方向,综合近几年的数字档案馆建设来看,仍然存在着诸多的问题和困境亟待解决,本人将结合自己多年的工作经验及对众多数字档案馆建设方面的研究经验,为当前的数字档案馆更完善建设进行了积极探讨。

一、数字档案馆内涵及特征

信息技术不断发展的大背景下,人们对数字档案馆的认识也进行了不断更新,而综合分析数字档案馆这一“新事物”来看,其最初被称为电子档案馆、虚拟档案馆等,后续发展中经历了无人档案馆及网上档案馆的发展历程,最后形成了当前较为完善的数字档案馆观念,很多学者将其视为一个技术模式,或一个数字化的信息系统,依本人看来,数字档案馆实现了现代化的档案馆和档案馆群体,完善了馆藏的数字化以及管理工作,借助于计算机互联网络有序集成和管理,确保这些数字信息资源的完整性、真实性及持久性,形成了一种信息资源跨库共享的数字信息系统,超大规模、可扩展及分布式等,究其特点方面看来,主要表现在以下三方面。

首先是信息资源存储数字化。具体而言,借助计算机,运用数据处理技术,进行对传统介质的档案资料的转化使其变为能存储起来的新型载体承载的二进制数字信息的过程,即为信息资源存储数字化,这一环节是数字化档案馆的基础,有效区分开了传统档案馆与数字档案馆,后者采用数字的方式处理了经过数字化后的信息,在此基础上通过网络运输,演变成为数字档案信息资源库,从而在网上借助数据、声音、图像的形式,用户可以获取所需要的信息。其次是服务对象扩大化和服务方式多样化。数字化档案馆与其他档案信息机构拉近了与用户之间的联系,使得这种关系广泛化和普遍化,并突破本局域网限制。近年发展中,日益扩大的用户范围,也促使相应的用户需求逐渐扩大化发展,对应产生需求类型多样化发展,涉及的内容更是广泛化发展。最后是档案信息传输平台数字化。以往人们查阅历史档案信息需要亲临档案馆,通过阅览摘录、复制或者拍照等形式来获取所需信息,如果实现数字化档案馆之后,档案资源以数字化形式存在,数字化网络平台为档案信息的快速获取提供便利条件。当前发展中,数字化档案信息在传递中,具备了多功能性,可以同时进行多项传递,形成传递网络,而且可以通过网络方便地进行远程协助,利用者能够突破时空的界限,能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息[1]17。

二、数字档案馆建设的困境分析

1. 数字档案加工和管理缺乏统一标准。

综合当前的相关建设状况看来,省级档案行政管理部门制定的地方标准是地方数字档案馆建设的依据,未有全国性统一的具体技术标准,这一现状导致档案的跨时间、跨范围传输和查询受到了限制,不具备全国统一有效的标准,当前的《数字档案室建设指南》等是数字档案馆建设和管理规范方面的规范和标准,过于少,且不具体等,存在局限性,缺乏完善的特殊载体档案数字化标准及对应的相关制度,这一系列现象的存在说明我国在整理、收集及鉴定等众多环节仍需完善,也是未来档案管理工作的重点所在。

相比于传统档案馆管理,新时期的数字档案馆管理具备了自身的特殊性,但是二者又不乏联系,在管理数字档案馆方面,若将传统的档案管理方法强行对其进行运用,势必会带来诸多的问题,致使管理效率下降,如数字档案管理中档案数字化的开始是实现档案目录信息检索的数字化。此外,涉及的档案库房中,管理、查询与使用档案仍旧是传统档案的内容,且数字档案馆的工作涉及了合理安排数字档案的排序、档案查询系统处理等,但当前做得不到位,亟待完善。

2. 档案数字化成本投入无底线。

结合档案数字化管理的发展历程来看,第三次工业革命的来临和发展阶段,各国对信息的争夺发展,表现为电子设备方面的精益求精及电子政务范围增多,人们的生活受电子商务的影响日趋加重,这众多的发展形势及现象无不在表明着信息化已经成为时代发展的趋势,将在未来人们的生活中占据举足轻重的作用。我国为建成数字资源前提下以远程利用为目标及安全管理为保障的新时期数字档案体系,初步的计划是用15年的时间去完成,这一规划的出现也使得各地出现了建立数字档案馆的热潮,许多的档案馆积极筹集资金,努力完善自身建设,逐步开展档案数字化工作,但基于档案数字化目标定位不清,管理中出现对档案不甄选、不鉴定及不分类等情况,加之对总量方面的估计不足等,使得后续在管理中出现了经费不足的问题,所拥有经费不足以支撑原计划的实施,这一现状也导致当前的众多数字档案馆后期建设粗糙,无法提供网上档案全文,仅仅提供一级目录和二级目录等[2]7。

3. 数字档案缺乏安全性保障。

当前发展中,基于数字档案馆建设方面的滞后性,档案的数字安全保护尚未到位,数字档案的数字安全保护,一般涉及两方面的内容,首先是保障载体或承载的内容不丢失,能形成长久的存储并被应用;其次是数字档案不被人为删改,实施管理工作中,一旦被盗取数字档案,势必会造成国家层面等重大损失,如结合以往的管理情况看来,曾出现过黑客侵入我国档案馆的事件报道,这从侧面反映出我国数字档案馆管理方面的不完善性,数据的授权访问控制仍待完善。

三、破解数字档案馆建设困境的对策

大数据背景下,剧增的数据量加之多样化的数据结构,同时也促使淹没一些有用数据现象的出现,这显然对积极利用可靠数据的需求造成了一些困扰,在数字档案馆建设过程中,面对管理、技术及法律等方面的众多困境,我们更应当从档案的数字化入手,结合当前对数字化档案的应用需求,运用最新的相关科学技术,不断去完善对数字档案馆的建设,本人认为应当从以下几个方面进行完善。

1. 树立档案数字化成本观念和效益观念。

综合而言,以往的传统档案管理中,主要形式有磁带、胶片和纸质形式,所以只要档案存储媒体完整,将保留下存储的内容,而数字档案无法全面覆盖档案信息,如会在数字化过程中遗漏传统档案的载体信息、微观信息等内容,且档案数字化尚不能做到全盘数字化,这也是需要解决的问题。我们以文本档案为例,新时期发展过程中虽然快速扫描技术发展迅速,但我们更应当注意到数字化处理的时间成本较为巨大,基于时间成本方面的考虑,显然不能实现档案的全盘数字化。针对当前数字档案建设中存在的建设经费有限的问题,在解决对策方面,应当投入大量人力、物力,将重点放在对成本的估算方面,新形势发展下,上级拨款仍是建设数字档案馆所需资金主要来源,为完善此方面的建设,长期的努力和坚持极为重要。依笔者看来,还应提倡档案数字化并不意味着要取代传统档案,其作用更凸显在提高检索效率、改变文档阅读方式方面,具体实施中,需要讲究成本和效益,并重新认识和明确档案数字化工作的目的,综合评估与权衡费用及效益,最大化减少不必要的浪费,分析其中的投入产出关系,使得档案信息向数字化、网络化方向发展,促使其能逐步实现,满足社会发展对此方面的档案需求,完善数字化档案馆的建设及运用。

2. 促进档案数字化与信息传播、利用的无缝对接。

当前发展的大形势下,思维模式的区别区分开了数字档案馆与传统档案馆,具体而言,后者从收集开始,后续有分类、整理等加工流程,而前者中的数字档案更需有标引等深加工处理,及后续的版本控制、数据备份等环节,这种管理及处理过程显然对IT专业知识和信息管理等技能有着更高的要求。当前档案数字化的前提是计算机存储、多媒体等技术,其发展、演进与网络、数据库等发展息息相关,为助推其发展,势必需要不断发展的IT技术作为支撑,将其应用于档案数字化工作实践中;此外,在数字档案的传播与利用方面,应当贯彻互联网思维,使公众更容易获取档案信息,让服务更贴近用户,并最终实现档案数字化与信息传播的无缝对接[3]53。

3. 建立数字档案加工和利用的全流程管理机制。

传统档案馆以前所面对的档案存储空间不够、信息资源开发不足等问题,针对此,笔者建议建立全流程管理机制,涵盖了数字档案加工和利用,其中的数字档案加工的主要工作流程用虚线表示,囊括了格式选择、转换、档案鉴定及数据入库等,对应的数字档案利用服务流程则为虚线框外的部分,此服务流程中,整个数字档案馆建设流程中最核心的部分无疑是,档案数字化具体工作,后续运用中,需各方在管理机制上做统一安排完善对其的实施。此外,作为数字档案加工的质量保障的档案产品和服务的反馈极其重要,会影响到档案内容增值,所以,需重视档案数字化,将基础确定为做好数字档案加工工作,避免档案管理上的紊乱,并实现对档案馆工作的拓展,完善其发展[4]21。

综上所述,新时期的档案工作发展中,随着数字技术的日新月异,非常有必要完善数字档案馆的建设,需正确认识档案数字化,在对其进行深入思考的基础上,对档案信息资源进行最大化的开发及利用,结合自身工作经验及对众多数字档案馆建设方面的研究经验,探讨了数字档案馆更完善建设的对策,以期能为数字档案馆建设提供有益的参考。

参考文献

[1]何亮坤,惠新宇.从档案数字化角度破解数字档案馆建设的困境[J].北京档案,2015(4).

[2]潘淑淳,张宁.大力推进全省档案数字化建设夯实河北区域数字档案馆基础[J].档案天地,2014(12).

[3]程靖.高校数字化档案馆建设构想[J].档案天地,2015(8).

档案数字化建设初探 第10篇

一、充分认识到档案数字化建设的紧迫性

(一) 档案数字化, 可改善档案管理工作

只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。

(二) 形势发展的需求

目前, 档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应, 仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上, 使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用, 甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

(三) 社会强烈需求

当今, 人们的时间意识越来越强, 领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加。我们要建立四平市现行文件查阅中心, 这样对各界人士及外商投资查阅信息更为方便, 这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段, 以现代化、多功能的服务措施, 使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案信息电子化的现状

(一) 档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性

档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 由于不能互调, 就不能利用电脑完成信息管理工作, 不能快捷地出版信息编辑成果, 这制约了档案信息电子化的进程。

(二) 在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统

档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次不一, 规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

(三) 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 馆、室、藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息工作电子化。

(四) 档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑

越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

三、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

四、档案信息电子化的优点

所谓档案信息电子化, 就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式的为主要物质对象, 用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有:

(一) 可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率

目前, 大多数基层档案馆、室对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存, 利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费, 使现代化设备不能尽其用。

(二) 缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性

手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版, 这条“慢工出细活”的工作方式, 即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长, 造成信息失效, 严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工工作程序, 快捷地出版二次文献。

(三) 档案信息电子化, 信息成果可多份拷贝

, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 就扩大了社会影响, 拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高。

(四) 档案信息电子化, 可使档案信息顺利地与最新技术接轨

虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段, 但档案事业要注意这方面发展动向, 超前拿出对策, 使档案工作适应这一客观形势的变化和要求, 使现在的劳动电子化, 为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

五、档案数字化建设的步骤

(一) 建立档案数据库

第一步, 输入文件级目录。在建立数据库的过程中, 可边输入边打印, 一方面补齐卷内文件目录, 另一方面检验输入的正确性, 从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步, 采用扫描仪、数码相机等设备, 实现原文件信息数字化。四平市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁, 尤其知青档案已十分破烂, 只有实行数字化, 才能确保原件的永久保存。从实践看, 档案数据库的建立大大提高了工作效率。

(二) 建立了档案局 (馆) 网站

要与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅, 政策法规查询;建立网上现行文件查阅中心提供全文查询, 逐步实现政务公开, 营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。

(三) 加强电子文件的收集和积累工作

电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前, 进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录, 未来将要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制, 一般将电子文件拷贝两套, 异地保存, 并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程, 又节省了档案馆建立数据库的工作量。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位。工作中我们力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。

摘要：随着社会信息化进程的加快, 信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源, 其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对, 我们要不断学习科学知识, 逐步掌握信息技术为档案工作服务, 为社会主义经济建设服务, 为社会主义精神文明建设服务。

关键词：档案,数字化建设,信息化建设

参考文献

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].中国档案出版社, 2001.

古籍档案的数字化建设分析 第11篇

关键词：古籍档案；古籍档案整理；古籍档案数字化：档囊管理者

我国历史源远流长。古代文献档案浩如烟海。古籍档案作为民族历史文化的象征，是先人留给我们的历史文化瑰宝和宝贵财富。是今人研究历代社会政治经济、科技文化等方面的重要原始材料，整理保存和研究利用古籍档案是一项长期而艰巨的任务。随着文献信息载体向数字化、网络化发展的趋势，古籍档案整理已经走出传统观念，正在朝着数字化存储和网络化服务的方向发展。

1古籍档案数字化建设的意义

古籍文献对于人类文明与社会发展有重要的史料作用，同时也是我国档案文献遗产中重要的一部分。据有关专家估计保存至今的古籍约23万卷，全国古籍藏量应在5000万册左右，可谓卷帙浩繁。这些宝贵的文化遗产，蕴藏着丰富的信息资源，为学者进行学术研究提供了取之不尽、用之不竭的资料，古籍档案作为纸质文献，随着时间的推移，它越“古老”，其珍贵价值就越高；同时纸张的老化也在加剧，且不易修复；再加上反复借阅使用，必将加速纸张的磨损，这些都造成对古籍文献或多或少的损坏，随着计算机应用、数据库技术、网络多媒体技术的普遍实施，科技的发展迫使古籍档案的整理也应与之相适应，然而实际情况是古籍档案整理工作的科技应用和其他领域相比显得要落后许多，开拓古籍档案整理与研究的现代化领地，是摆在我们面前的严峻课题。

古籍档案数字化就是从利用和保护古籍档案的目的出发，采用计算机技术，将常见的语言文字或图形符号转化为能被计算机识别的数字符号，从而制成古籍档案书目数据库和古籍档案全文数据库，用以揭示古籍档案信息资源的一项系统工作。古籍档案数字化以后，读者可以通过光盘或者网络浏览阅读电子读物，可以任意跳跃查找或局部放大，避免了直接翻阅古籍档案的诸多不便，给古籍档案的使用带来革命性的变化，数字化后的古籍档案不仅可提供屏幕阅读、内容检索，还可以提供下载打印、远程全文传送、专题展览。以及制作多媒体电子媒介等多种全方位的服务。事实证明，古籍档案数字化不但有效地保护了古籍档案，而且方便了读者的阅读使用，大大提高了古籍档案的利用价值。

2 古籍档案数字化建设的方式

我国从上世纪80年代中期就开始古籍档案数字化的尝试，从单纯的全文扫描图像，到制作书目数据库、开发研制各种检索工具，再到现在的对古籍档案全文数字化，经过这么长期的探索，已取得不少成就，也积累了丰富的经验。目前古籍档案数字化一般来说有以下四种方式：

完全图像方式。这是最简单的一种数字化的方，法。只需将古籍档案扫描成图像，存储在存储介质上即可，文字是以图像方式如BMP、JI G、TAG、GIF等格式存储，通过这种方式得到的古籍档案数字化版本被称为“全图像版”，全图像版直观真实、快捷实用，但文字与图像之间没有索引关系，无法直接检索到古籍档案内容。不便查找。

目录文本、正文图像方式。这是在“全图像版”基础上的一种改进。目录全部用文本方式存储，而正文部分采用图像方式存储，并建立目录与正文之间的索引关系。读者可以在目录级进行检索和查找，并可根据目录与正文之间的索引关系，找到所需的正文图像。这里的目录可以认为是广义的目录，除了包括卷名、书名、大小标题外。还可以包括图名和表名等，这种方式的古籍档案数字化版本可称为“标题检索版”。

全文本方式。“标题检索版”只实现了目录级的检索与查找问题。全文本方式是将书中所有文字全部采用文本方式存储，属于真正意义下的数字化图书，可以实现全文检索和查找。这种古籍档案数字化版本我们称为“全文本版”。

全文图文对照方式。该方式是上述方式的综合体，也是目前古籍档案整理工作者普遍运用的方法。它分别以图像和文本方式存储古籍，还对古籍档案中的每一个汉字与它在原书中的图像之间建立索引关系，用户既可以在“全文本版”中检索、查找和阅读古籍档案，又可以迅速方便地“翻阅”到当前文字在“全图像版”中对应的位置。这种方式得到的古籍档案数字化版本我们称为“图文检索版”。“图文检索版”是目前最为理想化的数字化方式，既可以读文、检索，又可以观察原文图像，观看古籍档案中字体的写法、排版特点等情况。

3 古籍档案数字化中存在的问题及对策

古籍档案的数字化极大提高了古籍档案的利用价值，解决了古籍档案“藏”与“用”之间的矛盾，但是在利用过程中我们也看到古籍档案数字化还存在不少的问题。

3．1 古籍档案数字化申存在的问题

目前古籍档案数字化建设和利用中存在着许多值得重视的问题，主要是：偏重于硬件建设，软件开发和信息服务明显滞后：核心技术开发能力薄弱，关键硬件和软件依赖进口；信息资源开发严重不足，而网络和数据库又存在大量低水平的重复建设，且难以实现互联共享；信息安全存在隐患。

现行通用的标准是1996年10月由中国文献编目规则编撰小组编撰、全国情报文献工作标准化技术委员会及中国图书馆学会推荐使用的《中国文献编目规则·古籍著录规则》。随着时代的进步和科学技术的日新月异，原有标准已经无法完全适用。因此，我们有必要根据这个著录规则编目或对已有的目录加以修订补充，统一著录标准，以保证数据库的质量和查询服务效果。不仅要有规范的著录条例、数据库格式、编目软件使用字库，还要有统一的古籍分类法，这些标准的制定不仅要有图书馆界、档案界、信息产业界和软件开发商共同参与，而且要有从事古籍档案整理的专业人员参与，这样才能为读者提供一个数字化古籍档案的统一平台。

古籍档案数字化建设和利用工作是需要学术界和软件厂商的共同参与，因而有产业化的趋势。由于前期参与的机构众多，造成数据文件格式繁多。一般不能通用，需要单独的阅读器才能使用，这样的局面极不利于读者阅读、使用。另外，在古籍档案数字化产品中，选题和内容重复也是一个不争的事实。例如《四库全书》原文电子版、《四库全书》全文检索版、《四部丛刊》全文检索版等。重复的选题，造成了人力、物力、财力等资源的巨大浪费。

还有，当今在学术界愿意从事古籍档案整理工作的年轻人才已经非常少，特别是那种既具备古籍档案整理知识又能熟练掌握应用现代化信息技术的较高层次的复合型人才更为匮乏。随着从事古籍档案整理的老一辈工作人员的陆续退休，古籍档案数字化建设工作的人才“断层”问题，显得尤为突出。

3．2 对古籍档案数字化建设的思考

我国的古籍档案浩繁，且分布地域广泛，为了避免造成重复建设的资源浪费，全面了解全国古籍档案数字化建设和应用情况，促进古籍档案数字化建设和利用的健康发展，我们呼吁成立全国古籍档案数字化建设领导小组和古籍档案数字化建设专家组，由各相关专业、各相关领域的学者专家组成，加强统筹协调，坚持面向市场，统一规划，统一领导，相互协调，相互配合，相互支持，在古籍档案数字化建设中实现资源共享，扎扎实实推进我国古籍档案数字化的建设和应用。

要进行广泛调研和深入分析，吸取经验教训，避免走弯路；在技术上要高起点，实行整体规划，业务系统建设与整合分步实施：在建设中要充分考虑对已有系统整合与无缝连接，共同协商制定古籍档案数字化的内容、标引的深度、相关检索工具的配置等，不能为了数字化而搞数字化，要用市场的办法发展数字化；不能搞没有效益的数字化，更不能搞“花架子”。同时各个相关业务单位应该树立大局意识，舍弃小我利益，既要培育竞争机制，又要加强统筹协调，努力为古籍档案数字化发展创造良好的环境：要按照互联互通、资源共享的原则，杜绝各种网络和系统的重复建设，防止一哄而起；既要重视对外开放与合作，又要加强自主科研开发。

古籍档案的数字化建设对研究人员提出了更高的标准，它不仅要求研究人员要掌握古籍档案的分类、版本鉴定、编目，还要会编制数据库，懂得计算机网络、多媒体等现代技术，并能辅导读者利用现代化的科技手段来阅读、使用和研究古籍档案。因此尽快培养一批学有专长、信息素养较高、技术熟练、善于合作的复合型人才显得极为重要而又迫切。

总之，古籍档案数字化整理工作是随着科技的进步而进步的，它需要档案工作者和研究者、古汉语学者和数字信息专家们的通力合作。相信只要我们进行不懈的努力，最终定能实现数字化的古籍档案真正意义上的资源共享。

参考文献：

[1]覃燕梅，我国高校图书馆古籍文献保护工作研究[J].图书馆论坛，2007(4).

[2]朱小健，古籍整理通用系统及其中字典的编纂[J].语言文字应用，2000(3).

[3]余述淳，古籍资源数字化建设的一些探讨[J].大学图书情报学刊，2003(2).

[4]潘德利，中国古籍数字化进程和展望[J].图书情报工作，2002(7).

[5]王发杜，古籍数字化的几点思考[J].图书馆论坛，2006(3).

[6]厉莉，古籍数字化的现状及对策[J].江西图书馆学刊，2002(1).

[7]郑幸飞，从书院文化数据库建设看古籍文献数字化[J].图书馆，2006(6).

论高校档案管理数字化建设 第12篇

一、高校档案管理数字化建设的必要性

目前, 我国许多高校已经推行办公自动化系统, 档案管理也相应引进了数字化建设, 但对电子文件管理的意识比较薄弱, 利用率也不高, 这就造成了高科技资源的闲置和浪费。此外, 多数高校仍采用传统的档案管理模式, 从业人员的专业技能跟不上, 这是各大高校普遍存在的现象。因此, 需找到传统模式与先进技术的契合点, 逐步展开数字化建设, 同时加强拥有高技术水平和技能的队伍建设。只有技术先进、管理跟进、服务水平提高, 才能真正实现高效档案管理的数字化。

二、高校档案管理数字化的基本特征

高校档案管理的改革, 不是将传统档案资料及管理全部摒除, 而是对传统档案管理的继承和创新发展, 取之精华、去之糟粕, 在其基础上引进新科技, 加入新想法, 使之成为顺应时代发展、满足高校及社会需求的新型档案管理模式。其基本特征主要有:一是小空间, 大储藏。数字化档案管理与传统档案管理最大的一个不同点是储存媒介的改变, 传统档案管理主要以纸质为媒介, 对信息资料人为进行搜集、整理、归档、收录等, 工作量繁杂, 容易出现人为性失误。相比较之下, 利用计算机对档案信息进行数字化储存和管理, 节省人力的同时, 也压缩了储存空间。二是实现信息资源共享。以计算机为网络终端, 互联网、局域网为平台, 突破了时间和空间的局限, 实现了信息资料的共享。传统的高校档案管理, 在远程传递文件方面存在许多不足, 如文件邮递易泄露和丢失等, 而高校档案管理实现信息化后, 便可利用网络随时随地检索、查阅信息资料和传输文件, 真正意义上实现高校信息资源的共享。

三、高校档案管理数字化建设的具体措施

高校处于科学发展的前沿领域, 包括档案管理在内的改革不能滞后, 应利用得天独厚的优势全面改革。实现档案管理的数字化建设需从以下几个方面突破:

(一) 科学规划

高校在进行档案管理数字化的时候一定不能盲目, 不能冒险激进, 要根据本校实际情况科学制定、合理规划。优化原有档案信息, 对传统档案信息进行数字化, 将重要档案信息进行及时的数字化归档入库处理。同时, 要充分利用计算机及专业从业人员的优势, 在保障档案信息完整性和安全性的基础上, 保证档案数字化信息体系的整体完整性和健全性。

(二) 加大投入

很多高校改革过程中, 没有充分认识到档案管理数字化的重要性, 没有将其提升到不可或缺的环节。因此, 对档案管理数字化的资金投入十分有限, 没有积极引进和培养专业人才, 这就导致了高校档案管理的滞后, 只能维持基本运作, 对外资源开放和共享非常有限。只有将档案管理提升到高校改革日程, 拥有匹配的硬件与软件, 才能真正实现改革, 才能顺应时代发展的需要。

(三) 保障安全

高校档案管理优势突出, 但也存在一些弊端, 如果不加以注意和防范, 就会造成重要档案信息的外流, 不利于高校档案管理, 同时给高校及个人造成不利影响。因此, 档案信息数字化的同时, 要做好信息安全保障工作。这需要有效建构安全防护系统, 其中包括计算机系统安全防范体系、密码保护系统、病毒防护系统等。同时, 还要对管理人员进行专业培训, 加强安全防范意识, 提高服务水平, 不定期检查和维护系统, 有效、及时地排查安全隐患。只有这样, 高校档案管理数字化才能跟得上高校改革的步伐。

(四) 提升素质

高校信息化建设离不开人才队伍建设, 档案管理数字化同样离不开拥有专业水准的人才。高校须转变观念, 充分认识档案管理数字化的重要性, 积极引进和培养专业技术人才, 把档案管理数字化列入高校信息化改革当中, 建立一系列行之有效的考察制度和管理系统。对工作人员的考核和分配上, 要奖罚分明, 分工合理。既能专人专岗, 又可以分工合作, 同时加强对档案管理工作者的专业数字化技术培训, 使其尽快适应数字化在管理中的具体运用。

参考文献

[1] .傅永珍.基于信息数字化的高校档案管理探索[J].广州广播电视大学学报, 2012.12

[2] .韦艳.浅谈高校档案管理信息化、网络化建设[J].吉林省教育学院学报, 2010.26