科技档案的整理工作

科技档案的整理工作（精选10篇）

科技档案的整理工作 第1篇

科技档案的整理工作, 就是将管理档案部门收集来的科技档案进行有效的分类, 其基本上是遵循一定的规律的, 根据其形成的特点进行严格的归类, 从而进行系统排列编目等工作。那么目前对于这类工作主要分为两类, 这两类包括对科技档案的系统整理, 与此同时还有对文件材料的科学编目。那么系统整理主要包括了两个方面, 这两个方面指的是对案卷的分类和排列, 这是为了对真实的生产活动进行真实的反映。其次是对文件材料的科学编目。科学编目主要是对固定案卷进行分类, 主要偏重于案卷的内容与构成。科技档案整理大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。那么我们就分类而言就有以下几种方法, 首先是工程项目分类法, 此方法相对来说适用于对本单位范围内基建档案的划分。第二种方法是型号分类法, 该方法适用于产品档案和设备档案的分类, 从而对产品的单元进行分类。第三种方法是课题分类法。这个方法就比较适用于对目前一些独立的研究课题进行分装和管理。第四种方法是专业特征分类法。顾名思义, 这种方法就是对于专业性较强的课题进行分类, 适合于对科研课题进行划分。那么我们知道对于不同的科技档案, 我们要采取的分类方式也是不同的, 那么就要求我们在实际运用中, 要灵活运用这些方法, 根据实际情况, 选择有效的分类方式, 从而更好地完成分类工作。

科技档案的整理涵盖了对档案进行筛选分类排列等等若干流程, 这是对文件材料保管利用的重要环节.可见科技档案的整理的重要性。那么现在我们就对于其重要作用进行简单的分析。首先, 做好科技档案整理工作, 对于档案质量的提高, 以及对档案使用效率的提高是具有推进作用的。其次其最大限度的实现了对档案的价值的使用。由此可知做好档案工作对于我们的重要意义。目前的档案管理工作随着经济的不断发展, 融入了更多先进的工艺技术, 也在某种程度上对档案案卷的保护加上了一层安全锁。最后我们说, 科技档案整理为科研生产打下了坚实而有力的基础, 所以我们要给予一定的重视, 也要不断地去探索和提高。

二、科技档案整理相关工作

科技档案的管理主要是对于科技档案的收集工作以及对文件材料的整理工作和鉴定工作。下面我们简单说明一下关于文件材料的收集以及整理工作。

首先, 我们说对于科技档案的收集工作, 其是指通过一系列切实可行的措施, 把具有科学价值的文件资料集中到档案部门的档案管理工作。按照国家的明确规定, 科技档案都应该认真遵守并贯彻统一管理的原则。我们遵循科技档案的自然形成规律, 为了保证科技档案的完整准确, 我们要根据具体情况, 制定具体的归档工作。下面我们对科技档案收集工作的方法措施进行一下说明, 首先, 根据以往对于科技文件进行收集时所使用的方法, 当目前进行的科技活动结束后, 有关科技业务部门要按照相关制度, 对科技文件进行科学筛选与系统整理。其次, 对于科技档案收集渠道要明确且保证其畅通性, 从而保证收集工作能够得到顺利进行, 这样也使相关人员工作效率更高。

下面我们说关于科技档案的整理工作, 其一共涵盖了两个部分, 第一个部分是系统整理的部分, 而第二部分是科学编目部分。这两个部分是息息相关, 密不可分的。在科技档案整理的过程中, 我们所要遵循的依然是其自然形成规律, 保证档案材料之间的密切联系。关于科技档案的种类以及其内部的结构是不同的, 在不同专业领域里, 由于档案内容不同, 所以其内容构成也是不尽相同的。且在不同的单位内部, 我们要尽力做到, 条理清晰明白, 分类简单明确。那么在案卷排列与分类管理的时候。我们首先要清楚的一点是, 要先清楚的分类, 然后根据不同类别的档案材料, 按照其显著的特征特点进行排列。那么对于排列我们有两种传统并且有效的基本方法, 第一种方法是分类排列法, 这种方法是要对科技档案内容以及所属体系进行排列, 并存放到规定的位置上。第二种方法是流水号排列法。以上就是我们所说的关于科技档案的收集以及整理工作的具体内容。

三、结束语

科技档案中的文件材料是一组有机联系且价值同等的文件集合。而科技文件之间的联系又是多个方面的。我们知道科技档案的整理工作是相当重要的一个环节, 我们必须引起足够的重视, 不可掉以轻心。这就要求我们改变以往陈旧的观念, 不再将科学档案的整理工作简单的只认作是保管的责任, 而是结合目前的科技信息服务, 打破传统规则, 创造出为科技档案的整理更切实可行的方案, 让档案工作开辟出一个新的局面, 并发挥其最大作用, 为人们提供更方便更快捷的服务。其次就是要做好基础工作, 对档案的收集, 鉴定工作不可马虎大意, 草草了事, 要秉承着认真负责的态度, 才能将科技档案的整理工作更进一步, 迈上一个新的台阶, 得到更好的发展。

摘要：科技档案的整理主要是指对于重要的科技信息资源的整合, 是在科研生产过程中逐渐形成的。其产生于生产科研等活动中, 最重要的一点是它是对于科技档案科学管理的最重要也是最基础的工作之一。

关键词：科技档案,文件材料,整理,资源

参考文献

[1]杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京:档案出版社, 2004.

[2]苏冬梅.浅谈科技档案管理规范化[J].甘肃科技, 2003 (04) .

[3]刘敏.加强科技档案管理促进科技档案利用[J].内蒙古科技与经济, 2007 (14) .

[4]狄生琴.科技档案管理现代化的内容[J].陕西档案, 2004 (6) .

[5]刘佳.关于科技档案现代化管理的思考[J].科技情报与经济, 2006, 7 (16) .

论档案整理工作的基本原则 第2篇

关键词：档案整理；基本原则；档案分类

在不同情况下，档案整理工作的内容会存在一定的差异性，因此，只有对档案整理工作的基本原则有比较深入的了解，才能充分利用各种档案资源，在不断完善档案整理工作的各种管理体系的过程中，促进我国档案整理工作水平进一步提升。

一、档案整理的合理编排

目前，档案整理工作的编排主要包括三个部分：系统的编排、局部调整、全过程的合理调整。档案室所接收到的各种资料，由业务部门、文书部门等按照相关要求建立档案卷宗。同时，档案馆所接收到的各种档案都是按照相关要求进行整理后移交的。档案整理的范围比较大，在实际整理档案的过程中，必须根据各种客观需求对档案进行保管和存放，以确保档案卷宗真正按照系统性的排列顺序进行操作，从而为档案资料各种加工处理提供重要支持。在进行档案的局部调整时，要及时将不符合档案整理要求的档案进行重新处理，才能不断提高档案的整体质量，以促进档案整理工作规范化发展。随着经济的不断发展，档案整理的方法也会变得更加多样化，并且，档案整理体系也会随着时间的变化发生相应的变化，因此，档案整理工作也要相应地进行一些必要的调整，才能真正提高档案整理工作的效率。在对档案整理的全过程进行合理调整的时候，如果遇到一些零散文件或馆藏体系遭到破坏的情况，则需要注重相关内容的及时补充或者修正，才能真正按照档案整理工作的基本原则完成各项操作，最终提高档案资料的利用效率，真正为档案资料的利用和保管提供便利。

二、注重档案整理基础的有效利用

在档案整理工作的过程中，会对各种活动、社会动态等有详细记录，因此，现代的档案整理工作必须尊重历史的发展规律，以在合理利用档案整理基础的前提下，不断提高档案整理工作的整体质量，真正推动档案整理工作的现代化发展。在实践过程中，要先对原来的档案整理方法进行仔细总结，以实事求是为工作态度，对档案整理基础有比较全面的认识，从而掌握档案整理工作存在的不足之处和好的经验。根据档案整理工作的历史经验可知，通常档案文件都具有一定的条理性，因此，在充分利用档案整理基础的情况下，还要确保档案整理的系统性，才能在合理利用相关补救措施的同时，不断提高档案整理的整体水平。如果不经意间将档案的顺序打乱，需要重新对各种资料进行整理，因此，将档案的顺序打乱会浪费较多时间和精力，并且也无法满足当前档案整理工作的实际需求。所以，在实际的档案整理工作过程中，不能随意改变原来档案整理的顺序。

三、高度重视档案文件的相互关联性

在档案整理工作的有效开展过程中，档案文件之间的相互关联性主要包括档案来源、档案时间、档案形式和档案内容几个部分，需要充分体现不同时期档案之间存在的连续性、真实性等。在进行档案整理工作的组织安排时，需要对工作中的活动进行阶段性和时间性的分析，才能对各种档案文件之间的时间联系有更全面的掌握。一般情况下，不同类型的工作、案件、会议和运动等，在一定情况下会存在相关联系，因此，在整理档案时，档案整理工作人员需要及时对档案形式进行明确规定，才能在有机结合实际情况的基础上，对档案资料的利用更加重视，从而不断提高档案的利用价值和实用性。

四、加强档案资料保管，提高利用效率

在实际的档案整理工作中，只有加强档案资料的保管，才能不斷提高档案的利用效率。当前，高科技信息技术的不断推广和应用，使得档案整理工作的方式变得越来越多元化，档案的存在形式也从纸张发展到磁带、胶片和电子档案等，因此，档案保存的时间有长也有短，必须不断完善档案整理体系，才能避免档案整理工作出现时间、形式、内容等方面的差错，从而促进档案整理工作不断优化。例如：在利用电子形式的档案时，要注重网络技术、信息技术的充分掌握，才能不断提高档案整理工作的效率，从而降低档案整理工作的难度，真正发挥各种档案资料的实用价值。

总的来说，档案整理工作的基本原则是档案整理工作有序开展的基础保障，在实际开展档案整理工作的时候，必须注重时间、内容、形式等多个方面的联系，才能不断提高档案资料的利用效率，最终全面提高档案整理工作的质量。

参考文献：

[1]颜娟.档案管理工作中存在的积压问题和解决对策[J].办公室业务，2015（4）：61-62.

[2]张勇.浅谈信息时代的档案管理工作[J].黑龙江档案，2015（1）：86.

科技档案的整理工作 第3篇

一、科技档案的内涵

科学技术档案简称为科技档案, 是记录具有保存价值的在科学技术活动中形成的知识形态。科技档案的特点为现实性、多样性及专业性等。其实科技档案的呈现是有规律可循的, 在科技活动中相关人员会有意识地形成科技档案, 同时又会设定一个对象作为参照物来形成科技档案, 直接形成于科技生产活动中。科技档案工作具有服务性, 同时也要能够为人们提供科技知识的职能。做好科技档案的信息收集整理工作, 为我国科技的发展提供依据, 同时可以服务我国社会主义经济建设和各项事业。

科技档案收集工作就是根据我国的相关相关法律法规档案部门运用各种方式将具有价值、可以利用的科技资料收集档案部门, 然后进行整理, 再进行统一的管理, 通过这种方式一方面使得我国科技档案具有完整性, 另一方面可以实现具有保密性质的科技档案的安全管理。

二、做好科技档案的信息收集整理工作的重要性

若想做好科技档案的信息收集整理工作必然要首先对其重要性进行一个深入的认识, 科技档案的信息收集整理工作最为重要的是有利于科技档案信息资源的开发和利用。由于科技档案管理中科技档案收集整理工作是非常重要的组成部分, 也是进行科技档案管理的前提和基础。因此, 若想做好科技档案的管理工作, 首先就要做好科技档案的信息收集整理工作。就我国而言, 现阶段很多单位都比较重视档案管理工作, 也很好地开展了科技档案的信息收集整理工作制度建设、设备及人员的配备也越来越齐全, 实现了档案管理信息化。根据大量的实践显示, 科技档案的信息整理收集工作可以为其单位带来经济和社会效益。做好科技档案的信息收集整理工作可以达到减少资金、收益增加及效率提高的目的。如果没有做好科技档案的信息收集整理工作就无法为单位提供可靠及完备的科技档案, 就无法顺利进行科技生产活动, 这就是造成损失的原因。因此, 做好科技档案的信息收集整理工作是必要的, 同时也是重要的, 各个单位必然要提升其重视度, 采取相应的策略做好科技档案的信息收集整理工作。

三、做好科技档案的信息收集整理工作的策略

众所周知, 科技档案的管理具有很多的方面, 包括的环节也较为复杂, 最基本的六个环节为档案的收集、整理、辨别、存档、统计及利用。可见, 科技档案管理中最为基础性环节就是科技档案的收集和整理工作, 也是为其他环节奠定基础的环节, 在档案管理中起到极其关键的作用。做好科技档案的信息收集整理工作, 是保证科技档案准确及完整的重要环节, 也是促进科技档案可以实现统一管理的重要途径。做好科技档案的收集整理工作是做好档案管理的前提, 如果这个环节没有做好, 其他环节也不能很好地完成, 甚至不能顺利展开。因此, 各单位和档案部门必须采取相应的策略做好科技档案的信息收集整理工作。

(一) 提高科技档案信息收集整理工作的重视度。要想做好科技档案信息收集整理工作, 首先其单位的领导层和档案管理部门要树立正确的认识, 深入地认识到该项工作对档案整理工作的重要性, 同时也是单位科技活动开展的关键环节, 促进单位经济和社会效益的重要途径。提高科技档案信息收集整理工作的重视度是其做好科技档案信息收集管理工作的前提, 要是做好这项工作的基本保证。单位的领导要做好带头作用, 做好档案管理工作, 从思想认识上将其作为单位发展的重要环节, 做好科技档案的收集及整理, 为单位的科技发展奠定好基础。

(二) 加大科技档案信息收集整理的宣传力度。档案管理工作者不能只是将目标停留在基本的档案管理工作中, 还要向科技人员宣传科技档案信息收集整理的重要性。同时要向生产科技人员传授基本的档案知识, 并且还要让其认识到档案管理人员的权利及义务, 使得科技人员可以对科技档案提供爱护度, 并且使其建立档案意识, 以此为科技信息收集整理工作的开展奠定人员基础, 在科技人员的配合下, 做好科技档案信息收集整理工作已经不是难事。伴随着科技的发展, 各种媒体平台的构建为信息传播和共享提供了方便, 档案管理部门也可以建立自己的信息平台, 比如, 微信平台或者微博平台等。将科技档案管理方面的知识及信息通过这个平台向企业的员工进行宣传, 以此不但可以节省人力, 同时其宣传效果也有明显的提高。

(三) 在科技档案信息收集整理工作之前档案管理人员就要主动出击, 提前介入。现阶段, 大多数的单位的技术生产部门的科技档案信息收集整理工作都是在科技生产活动达到一定的阶段或者结束时才将相关的科技资料交给技术生产部门进行暂时归档, 然后通过鉴定后再移交到档案部门。但是, 本文认为这种被动的方式不利于科技档案信息收集整理, 档案管理人员不能坐以待毙, 要主动出击, 提前到技术生产部门将暂时归档的科技档案信息收集回来, 保证档案收集的及时性, 避免造成丢失等问题。而且为了保证科技档案信息收集整理的完整性, 要对相关人员进行督促, 对于缺少或者其他文件资料进行及时的补充, 使其档案的系统性和全面性。另外, 档案管理人员可以与生产部门合作共同制定科技档案的收集整理的范围, 同时在新科技产品的生产、鉴定成果、成果验收等重要的环节中档案管理人员要积极参与, 全程控制科技档案, 确保科技资料的完整性, 提高科技档案的利用率。

(四) 正确认识在科技档案信息收集整理工作中新载体的作用。伴随着我国科学技术的快速发展, 在科技档案收集整理工作中科技档案管理人员要面对科学技术所产生的各种各样的问题, 比如, 现阶段科技档案中的文件资料大多数都是通过计算机进行编制的, 然后使用时打印出来就可以。归档的科技档案资料一般都以纸质文件形式存在, 许多电子文件已经被删除, 或者仍然在科技人员那里。随着数字时代的到来, 档案管理信息化和数字化已经成为档案管理的必然趋势, 许多纸质文件通过扫描成为电子文件, 但是这样比较费时费力, 因此, 可以在归档时就进行电子归档, 节省了大量的人力和物力。然而, 这种新载体的出现同时也具有一些缺陷和不足。比如电子文件特别容易损坏, 也易于修改, 使其保存的真实性受到威胁。因此, 作为一个科技档案管理人员要深刻认识到新载体的背景下, 为档案信息收集整理工作带来便利的同时也带来了负面的影响, 因此在进行档案管理时必须要将传统管理方式及现代管理方式结合起来, 避免档案资料的丢失, 保证其完整性。

(五) 提高档案管理人员业务素质。伴随着我国市场经济的快速发展, 各行各业也随之在进行着改革, 因此为科技档案管理工作提出了更高的要求, 而科技档案管理工作人员的素质直接影响着档案管理工作的顺利进行。档案管理人员要不断地学习档案管理的基本理论知识, 同时也要学习先进的科学技术手段, 尤其是实现办公一体化。将档案管理人员的实际操作技能及业务水平提升, 不断地提升业务素质, 为档案工作服务。同时, 单位也要为档案管理人员提供相应的进修和深造的机会, 提升其业务素质。另外, 档案管理人员也必然要提高自身的素质, 自觉提升自己的业务素质, 促进科技档案工作越来越规范, 服务于科技研究和发展。

四、结语

随着我国科学技术的不断进步, 科技档案管理工作成为各个单位进行科研的重要环节之一, 其中科技档案信息收集整理是基础, 必须采取各种策略做好科技档案信息收集整理工作, 以提升档案的完整度, 为科技资源的开发和利用奠定基础, 为各单位的科技生产活动奠定好基础。

摘要：我国经济的发展和科技的进步, 为许多领域提供了方便, 科技档案的收集整理在科学技术的不断推动下, 也取得了很大的发展。但是科技档案的信息收集整理工作还是做得不够到位, 需要进一步提高其认识和重视程度, 采取相应的举措做好科技档案的信息收集整理工作, 提高科技档案的开发利用率, 为我国科技的发展提供有力的基础。本文就如何做好科技档案的信息收集整理工作这个问题展开论述, 为其信息收集整理提供一些借鉴。

关键词：科技档案,信息,收集,整理

参考文献

[1]王英健.积极探索强化科技档案信息收集工作[J].机电兵船档案, 2012 (6) :49-51.

[2]陈文英, 陈开魁, 徐迟默等.热带农业科技档案信息资源共享现状分析及可行性研究[J].安徽农业科学, 2014 (25) :8846-8848.

做好人事档案材料的整理与管理工作 第4篇

关键词：人事档案 整理 管理

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。这项工作是组织人事管理工作的重要组成部分，并直接为贯彻党的干部路线、方针、政策，选贤举能、知人善任服务，是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作。它在加强领导班子和干部队伍建设，培养和造就大批德才兼备的社会主义现代化建设人才的伟大事业中，起着基础和连接点的作用。

1 人事档案材料的整理

人事档案的整理工作是一项技术性、技巧性很强的工作。每一项工作都有具体标准和具体操作规范，要将杂乱无章的人事档案科学的分门别类、整理成高质量的卷宗需要很强的综合分析能力，只有分析人事档案的形成，找出主线，才能有效保持档案卷宗之间的历史联系，组卷才能清楚合理。在档案整理的过程中，有很多环节都要用文字表达，如拟写标题、档案目录等。如果卷案目录、档案标题不能准确反映内容，将会影响档案的提供利用。

1.1 便于查阅。保管人事档案工作的总目的就是开发档案信息源，提供人事档案，为相关组织人事部门工作服务。人事档案的收集、鉴别、整理、保管等一系列基础性工作，都是以提供利用为目标。已经整理好的人事个人档案包括当事人入党、任免调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件等。

1.2 便于保密。人事档案是组织人事部门集中统一保管的个人材料，是对个人进行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，这些都具有高度的机密性，只由上级掌握和使用，不能向外扩散，否则就会不利于工作的开展，不利于安定团结，不利于对个人的培养和使用，甚至还会带来更严重的后果。另外对于借阅的档案材料应采用活页式的方法，将档案一卷中的某一份取出进行复印并办理有关手续进行登记，这样就保证干部人事档案的安全、方便、保密、快捷。

1.3 便于统计。人事档案的整理给档案统计带来极大的方便。人事档案的统计是原始记录，最终汇入的数字准确真实。原始记录是第一手材料，记录的事项具有具体性，它是进行大量的观察、取得统计资料和编制统计报表的基础，在此基础上还可以建立统计台帐，将原始记录依据时间顺序定期进行登记、整理、总汇，如档案资料的收进转出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。这也是保证统计数据准确即时的一个好方法。

1.4 便于利用。对人事档案采取专门的保管措施是非常重要的环节，这有利于维护人事档案的完整和安全，便于人事档案能长久为社会提供服务。如果一味追求方便利用而忽视对档案资料的保管和保护，造成干部/职工人事档案资源的损害会给队伍建设带来不利的影响。人事档案在库房保管时要将档案进行编号登记、有序排列、科学存放，对收进、转出、查阅、借用都要做详细的登记，检查核对 ，然后入档入柜，避免积压，合理布局，方便利用者。

2 合理开发运用人事档案

2.1 人力资源规划。人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时，组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料，可以准确地掌握组织发展情况，如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析，在研究历史数据的基础上，可以对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测。

2.2 招聘筛选。人事档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面都做了详细记录，有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。

例如在企业内部岗位出现空缺，需要在企业内部进行招聘时，人力资源管理部门在公布岗位需求，接到应聘申请之后，可以根据需求查阅相关员工档案，直接剔除不符合基本条件人员，如年龄、学历、专业等，对于符合基本条件人员则进一步核实其各类工作资料的真实性。合理运用人事档案从而节省了内部招聘成本，筛除虚假信息，使招聘筛选工作更高效、准确。

2.3 员工培训与开发。人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。

通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比，可以找出二者之间的差距，进而确定是否需要对此员工继续进行培训，以及在哪些方面进行培训；在培训实施过程中，将员工培训过程的表现加以记录；培训结束后，相关成绩及时在人事资料中予以记录，从而确保了人事资料的及时性、完整性，确保了下次使用时人事档案信息的准确性。

2.4 薪酬福利。员工薪酬福利自员工入职之日起就与员工个人档案信息相联系。例如，新员工入职定薪，需要考虑员工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求，这就与员工薪酬密切相关。又如，员工社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提，缺少人事档案直接无法办理相关业务。

2.5 绩效考核。人事档案对于绩效考核的意义更为重要，考绩效核是对员工工作的一种评价，并且将直接与员工个人利益挂钩，人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核表格；考核实施过程要确保各类表格填写完整且有负责人签字；考核结束后要及时整理考核材料，并将考核结果及时纳入员工人事档案。确保绩效考核结果有据可查，从而避免不必要的争议，确保绩效考核工作的公平性、公正性。

2.6 职业生涯规划。通过进行人事档案分析，可以根据各员工的不同特点将其进行划分，根据需要行成不同的人员分类，如按从事岗位分类、按学历分类、按专业分类、按性别分类等，为建立各类人才库提供基础。各类人才库与职业发展通道相联系，明确每个员工现有的业绩与知识能力与职业晋升所要求的标准之间的差距，从而可以实现职业发展途径的激励性，实现员工的职业生涯规划。

3 做好人事档案管理工作

3.1 档案管理人员要提高对人事档案工作重要性的认识。人事档案人员应该不断地加强自身学习，增强工作自觉性。同时注意宣传提高专业人员的档案意识，提高对人事档案工作重要性的认识。

3.2 在工作中应进一步加强收集工作，完善档案内容。人事档案材料的收集工作是人事档案工作的基础，是人事档案积累信息的过程，是人事档案工作的重要环节。因此，必须下功夫、花大力气认真做好。要建立健全收集归档制度，要采取定期收集和不定期收集相结合的方式，将收集的应归档材料全部收集归档。定期收集可以根据本单位的中心工作提出收集工作计划，对应收集的材料做到心中有数。积极主动抓重点，按计划逐项收集。不定期收集也就是零星收集，采取这种方法时要注意了解各方面情况，及时掌握信息，随时收集。

3.3 要在充分发挥人事档案的作用，使人事档案利用得更充分。注意拓宽服务范围，为人事改革提供信息。除了在政审、调资、晋升时提供人事档案以外，档案部门在当前人事工作改革中要根据结构性调整、人员配置等中心任务，积极提供人事档案信息，如为机构人员调整、定岗定员工作提供人员现状情况、综合信息、统计信息等。

科技档案的整理工作 第5篇

关键词：文书档案,科技档案,整理方法

档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件, 包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中, 科技档案和文书档案占得比重较多, 虽然都是档案, 但二者又有很多的不同点。

1 文书档案与科技档案

档案是一种活动的记录, 产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩, 包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且, 任何一种社会活动, 都可以是主客体间相互作用构成的。

文书档案, 就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容, 在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动, 详细且具体, 能够为以后遇到的问题提供依据, “有据可查”。而且, 文书档案是由文件材料转变来的, 具有很高的参考价值, 关键在于这些材料的收集是否完全, 是否明确立卷。

科技档案, 就是反映科学技术活动等方面的内容, 在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的, 是对科学技术及研究活动的原始记录, 为今后的各类科技工作提供依据, 同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具, 不仅可以用来传播重要的科技信息, 还能够提高经济效益, 具有很高的历史查考价值。而且, 它还是科技宏观管理中的一部分, 对于已经完成的科技项目, 按照一定的程序, 全程记录并立卷保存, 能够直接反映和记述科技活动。

2 文书档案归档整理的方法

2.1 收集文书档案

每个单位中的文件材料, 基本上都是需要各科室相互传阅的。因此, 在这个过程中, 如果不对其进行收集、保存, 就很容易丢失文件或者发生不合理的流动, 使得文件的完整性遭到破坏, 直接影响立档单位的文档管理。所以, 立卷的前提是档案完整, 才可以系统、有序地分类保存, 便于今后使用。尤其是单位的会议纪要、人员花名册、统计报表、学习文件、领导开会文件以及课题研究材料等内容, 更是要好好归档整理。有一些文件比较重要, 但目前还在使用的, 可以复印一份, 然后将原件归档, 使用复印件办公, 避免文件的损坏或丢失。文书档案的编制应有序排列, 以免出现重复。

2.2 文书档案归档整理

在保证文书档案完整的前提下, 要进行立卷归档, 就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征:第一, 按照文书档案的作者特征分类, 指的是机关、社会团体、事业单位等。第二, 按照文书档案的时间特征分类, 指的是档案内容形成的时间。第三, 按照文书档案的地区特征分类, 指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四, 按照文书档案的名称特征分类, 指的是将相同或相近的文档组合归档。第五, 按照文书档案的问题特征分类, 指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六, 按照文书档案的发文机关分类, 指的是将同一发文机关的文档组合立卷。

总而言之, 每种归档整理的方法都各有各的好处, 也有不足之处, 都可以反映出单位的社会活动。在实际归档整理中, 也并不是只按照一种特征进行分类, 必须是科学、合理的归档, 体现出各类档案间的区别。

3 科技档案归档整理的方法

3.1 收集科技档案

科技档案的收集和归档整理工作是一项重要内容, 以实现科技档案的合理、科学管理。收集科技档案是其中最为关键的步骤, 一般是在项目完成后, 及时将分散在各处的材料收集回来, 然后将这些材料归档整理。但实际上, 这些材料相当分散, 每个部门每个工作人员手上都可能会有, 有的也很难找到, 所以收集工作的开展十分艰难。科技档案从零散到系统、从分散到集中的过程是科技档案归档整理的重要环节。

3.2 科技档案归档整理

科技档案归档整理, 就是将收集好的科技档案按照内容、类别、特点及其相互联系等方面分类, 便于今后的使用。因此, 要制定科学的分类方案, 以便于对科技档案进行整理, 为以后遇到的问题提供依据。制定方案的过程中, 还要遵守上级规定和结合单位实际情况, 以便制定有效、合理的方案。科技档案归档整理的范围有:第一, 科技项目的任务书、审批材料、委托书、调研报告、合同等。第二, 阶段工作总结及成果汇报、论文、科技报告、专著、鉴定材料等。第三, 审批奖励材料、成果申报材料、经济效益等。第四, 总结、工艺文件、推广应用方案、转让合同、反馈意见等。第五, 中断或失败的科技项目形成的科技材料。

4 加强文书档案与科技档案的管理办法

4.1 加强组织领导

成立以局长任组长, 分管副职任副组长的档案工作领导小组, 各股室、单位负责人为成员。领导小组办公室设局办公室, 配备专职档案管理员。落实档案管理工作经费。将档案管理工作纳入各股室、单位和乡镇财政所年度目标考核内容。

组长负责高度重视档案管理工作, 要不定期进行询问、亲自督促, 将档案工作纳入全年重点工作之中。形成由分管局领导直接抓, 办公室具体抓, 各部门配合抓的工作格局, 确定专人负责该项工作, 限定具体时间进行所有文件资料的归档工作, 为档案管理规范化、标准化提供了有力的组织保证。

4.2 积极培训学习

为尽快掌握档案管理工作要点, 提高档案管理水平, 应积极组织档案管理人员和相关业务人员参加档案工作业务培训和档案管理培训班, 认真学习《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规。适时组织办公室文秘人员和档案管理人员赴档案管理先进单位观摩学习, 尽快掌握档案管理专业技能, 为档案管理工作打好基础。建立和完善文件材料和电子数据归档制度以及档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、设备维护使用、重大活动档案登记等一系列制度, 明确规定立卷归档、查阅利用、安全保密、库房管理、岗位责任等。

4.3 完善规章制度

在深入学习领会《中华人民共和国档案法》等文件精神的基础上, 借鉴先进单位经验, 结合工作实际, 改进和完善一系列规章制度, 提高档案管理工作的规范化水平。业务建设工作要追求精细化, 档案室统一接受全局档案, 按照归档范围和分类要求集中整理。文书档案、电子档案、会计档案齐全完整。收集与本局业务工作有关的资料, 如财政年鉴、统计年鉴、文件汇编等。保管期限按要求准确划分, 档案标号科学、规范。档案柜架摆放整齐, 要有明显的指引标记, 定期检查。

4.4 扎实开展工作

注重整理前的准备工作, 制定档案整理时间安排表, 要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料, 保证全面、完整、及时。注重立卷规范, 采用“一讲、二看、三指导”的方法, “一讲”就是在立卷前, 向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场, 指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后, 聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导, 对各部门移交的文件认真核对, 逐份检查, 对不符合要求的及时纠正。

档案管理事关税收工作的方方面面, 各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议, 安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类, 并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程, 明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务, 形成人人重视档案管理工作的思想认识。

5 结语

不论是文书档案, 还是科技档案, 它们都具有较高的使用价值及参考价值。因此, 档案归档管理工作就显得至关重要。我国应对这方面工作加以重视, 建立档案数据库, 便于查找档案, 对其进行规范化、系统化的管理, 不断加强档案管理工作。

参考文献

[1]苏冬梅.文书档案与科技档案归档整理方法[J].甘肃科技, 2004, (05) :161-162.

干部人事档案整理工作的理解 第6篇

一、收集范围

(一) 在干部人事工作中形成的履历表, 简历表, 各类人员登记表等材料。

(二) 自传和属于自传性质的材料。

(三) 考察、考核干部工作中形成的有关材料。

(四) 国民教育、成人教育 (大中专) 、党校、军队院校学生

(学员) 登记表、考生登记表、学习成绩表、鉴定表、授予学位的材料, 学历证明书;培训结业成绩登记表, 学习鉴定、学员思想小结 (结业) , 博士后研究人员工作期满登记表材料。评审 (考试) 专业技术职称 (资格) 和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料;专业技术职务任职资格评审表, 专业技术资格考试成绩合格登记表, 评审高级专业技术职务人员情况简表, 业务自传、评审专业技术职务任职资格申请表。聘任专业技术职务审批表, 套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

(五) 政审工作中形成的材料:

调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料;甄别、复查结论 (意见决定) 、调查报告、批复及有关的主要依据材料。更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

(六) 党、团组织建设工作中形成的有关材料:

中国共产党入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;党员登记表, 民主评议党员组织意见、登记表、整党工作中不予登记的决定、组织意见;民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见;退党材料;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书, 团员登记表、优秀团员事迹材料, 退团材料;加入民主党派的有关材料。

(七) 表彰奖励活动中形成的有关材料:

劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖、青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党 (团) 员等审批表, 先进事迹材料、先进事迹登记表、立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

(八) 纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料:

处分决定、免予处分的意见, 上级批复, 核实 (调查) 报告, 本人检查、交代、对处分决定的意见, 撤销处分的有关材料, 通报批评材料;法院判决书;复查甄别报告、决定 (结论) , 上级批复, 离婚材料等。

(九) 干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料:

干部任免审批表, 干部调动鉴定、组织审定的表现情

况材料、考察材料;公务员过渡登记表, 军队转业干部审批表、授予军衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料, 退 (离) 休审批表等材料。办理工资、工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料:报考登记表和录用审批表, 考察材料, 聘用审批表和合同书, 政审结论和有关证明材料, 考核考察材料, 续聘、解聘和辞退材料, 辞职审批材料等。

(十) 办理出国审批工作中形成的有关材料:

因公出国审批表、备案表, 在国外表现情况材料或鉴定材料, 因私出国审批表等材料。党代会、人代会等会议工作中形成的有关材料。健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。办理丧事形成的有关材料。形成干部人事档案材料的部门, 在形成材料后的一个月内, 按要求将材料送交主管干部人事档案的部门归档。干部人事档案管理部门, 应掌握形成干部人事档案材料的信息, 建立联系制度, 不失时机的向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时, 应及时通知形成材料的部门补送或补办手续, 形成干部人事档案材料的部门, 有责任按规定认真办理。

二、归档要求

(一) 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。

材料应完整、齐全、真实, 文字清楚对象明确, 有承办单位或个人署名, 有形成材料的日期。

(二) 归档的材料, 凡规定由组织审查盖章的, 须有组织盖

章, 规定要同本人见面的材料 (如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等) , 一般应有本人的签字。特殊情况下, 本人见面后未签字的, 可由组织注明。

(三) 干部人事档案材料的载体一般应使用16开规格的办

公用纸, 对档案材料载体不符合的要进行裱糊, 并使材料左边留出22.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水, 黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外, 一般不得用复印件代替原件存档。

三、监督检查

(一) 加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检

查, 及时研究解决收集归档工作中的问题, 支持档案管理人员的工作, 保证收集归档工作的顺利进行。

(二) 干部人事档案工作人员, 要忠于职守、熟悉业务、掌握

政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。

(三) 对违反规定, 涂改、伪造干部、人事档案材料的要追究责任, 严肃查处。

宋祁的档案整理工作述论 第7篇

一、对礼乐的整理

宋祁对礼乐的整理作品有:《景祐广乐记》、《大乐图义》、《乐书补亡》、《三圣乐书》。

景祐元年 (1034) 八月, 燕肃等上言:“太常旧乐数增损, 其声不和, 诏祁同按试, 李照定新乐, 胡瑗铸钟磬, 祁皆典之。”[1]宋祁对于礼乐是非常了解的, 在《景文集》中有多篇上书奏表自己对礼乐的理解如:《论以尺定律》、《论太乐署有舂牍之名而无舂牍之器》、《奏乞减编钟事》、《论引武舞所执九器各有所用》、《论太乐署置雷鼓、灵鼓、路鼓备而不击及无三鼗》、《论竽及巢笙和笙》、《议乐疏》等。景祐二年 (1035) 四月戊寅, 仁宗命冯元、聂冠卿、宋祁同修乐书。景祐三年 (1036) 七月戊子上《景祐广乐记》八十一卷。宋祁也因为这部乐书的完成而迁工部郎中。

《宋史·宋祁传》:“预修《籍田记》、《集韵》。又撰《大乐图》二卷, 文集百卷。”[1]《续资治通鉴》:“ (景祐二年二月) 庚申, 太常博士、直史馆宋祁上《大乐图义》二卷。”[2]925可惜的是这本书早已散佚不传, 但《景文集》卷45有《大乐图义序》, 从这仅存的序言中我们可以知道宋祁的这部著作前面一部分为图表, 后面阐述其中的意思, 对当时乐署里的典籍疏漏的地方加以校补, 以七篇杂论的形式附录其后。

《宋史》卷七十一:“其后宋祁、田况荐益州进士房庶晓音, 祁上其《乐书补亡》三卷, 召诣阙。”[1]《宋史纪事本末》:“ (皇祐二年) 宋祁、田况荐益州乡贡进士房庶晓音律, 祁上其所著《乐书补亡》三卷, 召诣阙。”[3]211今不传。

陈振孙《直斋书录解题》在子部音乐类下著录“一卷, 宋子京撰”《文献通考·经籍考》沿用陈氏之说著录“《三圣乐书》一卷, 陈氏曰:宋子京撰”[4]今不传。

二、对小学类文献的校理

宋祁精通小学, 尤其是文字、训诂。宋人笔记里多有记载, 邵博在《邵氏闻见后录》中就写道:“大儒宋景文, 学该九流, 于音训尤邃, 故所著书用奇字, 人多不识。”[5]下面我们就从他修书目、刊定韵书两项工作论述一下宋祁对小学类文献的整理研究工作。

1. 修书目。

景祐元年 (1034) 闰六月, 仁宗下诏命翰林学士张观、知制诰李淑、宋祁等修订三馆及秘阁所藏图书书目, 这是一次大规模国家图书馆藏书整理工作。经过七年的编辑整理, 到庆历元年 (1041) 十二月书目成, 赐名为《崇文总目》。《崇文总目》体例上按经、史、子、集四部编排著录图书3445部, 为后世图书补缺起了很重要的作用。《景文集》卷三十七有《谢书目成加阶勳表》记载了他所做的工作是:参考史书里面的艺文志, 按照种类进行划分, 剔除讹谬, 补齐缺漏。书目完成以后宋祁因为编修的功劳授朝散大夫加轻车都尉。

2. 刊定韵书。

北宋真宗景德年间, 陈彭年、丘雍等人奉诏修订韵书, 成《广韵》、《韵略》两部书。到了仁宗景祐年间, 仁宗命丁度、李淑典领, 宋祁、郑戬、王洙、贾昌朝对这两部韵书进行重新的修订。景祐四年 (1037) 新修《韵略》成, 由国子监颁行天下称为《礼部韵略》, 称为科举考试诗赋用韵的重要参考书。宝元二年 (1039) , 新修《广韵》书成, 是为《集韵》。《宋景文公神道碑》:“太学篆隶石经、《礼部韵略》、《集韵》皆公倡之也。”[6]由此我们也可以知道宋祁曾经参与修订这两部韵书。这两部韵书一繁一简, 配套使用成为场屋必备工具书。也为后世韵书的编撰提供了参考。

三、对历史资料的整理修订

宋祁长期以来都在史馆里供职, 接触大量的历史资料, 这些资料一方面丰富了他的知识, 另一方面也提升了他的政治素质。宋祁曾经有很多的奏折上表自己对于历史、政治、经济、军事等各方面的意见。著名的如《诋五代篇》、《上三冗三费疏》、《御戎论》七篇、《减边兵议》、《乞减税劄子》、《请复唐驮幕之制》等。在以史为鉴为统治者决策提供服务的同时, 宋祁还参与对历史资料的整理工作中, 终成《新唐书》。

五代后晋刘昫奉诏编修正史《唐书》, 书成于乱世用五年的时间仓促而成, 很多史料搜罗不足。到了宋代学者普遍认为此书详略失当, 纪次无法。仁宗明道二年 (1033) 曾经命盛度修订《唐书》, 但并没有真正进行下去。到庆历四年 (1044) , 贾昌朝再次提议。第二年, 仁宗下诏开书局, 正式开始了修撰工作。宋祁此时以史馆修撰的身份进入唐书局, 成为最早入局的修撰者之一。其后17年间, 主持刊修的人几次变更宋祁都始终在局, 即使是后来到外地做官也将史稿随身携带, 特别是晚年在成都时期, 修史书成为他生活中很重要的一部分。《东轩笔录》:“晚年, 知成都府, 带《唐书》于本任刊修。每宴罢, 盥漱毕, 开寝门, 重帘, 燃二椽烛, 媵婢夹侍, 和墨伸纸, 远近观者, 皆知尚书修《唐书》矣, 望之如神仙焉。”[7]171

宋祁历经17年独立完成《新唐书》列传一百五十卷, 占据全书的2/3的分量。在列传部分宋祁秉承“春秋”的笔法, 对人物进行褒贬。增设卓行、奸臣、叛臣、藩镇、公主、逆臣各传, 根据诗史增设种类, 对善的东西大加褒扬, 而对恶的东西进行严厉的批判, 以期给统治者提供参考。同时, 对传主的资料进行丰富。这些人物资料不仅取自正史, 同时广泛地采用野史记载、碑文、谱牒、墓志、小说、笔记等各种资料。这些资料的采录丰富了内容、增加了文学性, 但另一方面也因为降低了可信度而受到历来史学家的批判。但我们今天看来, 宋祁注重搜集各种资料以充实史书, 这种精神是可贵的。

在很长的一段时间里宋祁充当了主修官的角色, 最后在上书时按规矩只能提名官职高的欧阳修一人之名, 但欧阳修也认为宋祁在这部书上下了很大的功夫, 不愿夺取他的功劳, 最后一同题名, 这也成为一段史坛佳话。

另外, 《麈史》记载:“然景文亦自撰《唐纪》与《志》, 家藏其稿, 世莫得见。”[8]《宋稗类钞》:“黄鲁直尝于相国寺得宋子京《唐史稿》一束, 归而熟观之。”[9]宋祁自己也在《观文右丞书》中说:“祁今秋可了列传, 若纪、志, 犹须来春乃成。”[10]637根据这些记载, 我们或许可以推断, 宋祁在修《唐书》列传的同时, 也负责整理纪、志, 只是后来由于重新分工, 自己所作纪、志没能入正史, 而只能保存在家里。

四、其他档案资料的整理工作

除了上述的文献整理工作之外, 宋祁还修日历, 修起居注。

宋祁在《明堂通议序》里说:“上稽三代, 旁搜汉唐。礼之过者, 折之说之, 谬者正之。以合开宝一王之典, 聊佐乙夜观书之勤。”[11]332从这简短的序言里我们可以知道, 宋祁广泛地搜集资料, 认真勤勉地著述, 目的是为了拨乱反正, 给统治者提供正确的文献资料以供决策。皇祐二年 (1050) , 宋祁上《明堂通议》二卷, 《宋史·艺文志》著录《明堂通议》二卷入史类仪注类。另外宋祁还编制国家的法典性文件《庆历编敕》。《庆历编敕》共十二卷, 另有总例一卷, 《宋史·艺文志》著录入史类刑法类。《宋史·宋祁传》记载有《藉田记》, 《曲洧旧闻》记载有《西征东归录》。这些今天都已经不传了。

宋祁在成都期间, 曾经看到沈立的《剑南方物》。宋祁对沈立书中记载的二十八种物种进行详细的考察, 自己又增加三十七种, 取名为《益部方物略记》。在卷首的序里宋祁讲述了编缀的缘由始末:“嘉祐建元之明年, 予来领州, 得东阳沈立所录《剑南方物》, 按名索实, 尚未之尽。故遍询西人, 又益数十物, 列而图之, 物为之赞。图视状赞, 言生之所以然, 更名《益部方物略记》。”此书今存一卷。《四库全书》著录入史部地理类。《益部方物略》记载四川动植物六十五种:草木四十一种, 药物九种, 鸟兽八种, 虫鱼七种。同时我们可以知道宋祁对书中所记载的各种物种都配置插图, 撰写相关说明性的文字。只是这些插图在流传的过程中都散失了, 但现在仅存的文字记载也对我们了解蜀地当时的各种动植物留下了珍贵的资料。

做好企业专项工作档案的收集整理 第8篇

1 专项工作的特点

1.1 社会性。

企业开展的专项工作所形成的档案反映了这些特定活动的具体情况, 是档案资源的重要组成部分, 是职工享受政策福利的重大凭证, 具有极其重要的保存价值。

1.2 独特性。

企业开展的专项工作往往是党中央或政府部署的工作, 在某个特定时期或阶段进行的特定工作, 活动的目的性强, 目标任务一致。活动要求独特, 政策性强, 意义重大, 使其形成的档案也具有独特性和专一性。

1.3 阶段性。

企业开展的专项工作一般具有明显的阶段性, 时间要求非常强。因此, 专项工作期间产生的档案文件呈现集中性, 数量较大。

1.4 临时性。

对于全党性或全国性的重大的专项工作来说, 由于工作头绪多、任务重, 一般都要成立临时领导机构和工作机构, 其成员多数是由企业各个部门和属下公司的人员临时兼职组成。

2 专项工作档案的收集

专项工作具有的临时性、阶段性, 涉及的部门和人员较多, 材料分散在各个经办人员手中, 使得活动结束后, 若不及时收集活动形成的材料整理很容易散失。

2.1 档案部门要提早介入

档案部门的档案意识要到位, 不能待在档案室里等待上门。而是要及时了解并掌握企业开展重大活动的信息, 主动参与其中, 才能较好地做好专项档案工作。

2.2 明确责任人, 建立档案收集的网络

为确保档案材料能顺利收集, 档案部门应在专项工作启动的前期明确由哪个档案人员负责跟踪收集活动形成的材料, 同时也要建立各职能部门负责收集本档案材料的兼职档案员网络, 明确收集专项材料的范围、内容、载体、时间要求等, 形成一个联动网络。

2.3 重大活动档案材料的收集归档

档案材料的收集是做好档案整理的基础和关键。要做好专项档案的收集工作, 必须明确专项工作档案的收集范围和内容, 学习掌握当地档案行政管理部门的相关规定, 明确收集范围、载体、类别、整理要求, 才能做到不漏、不错。

重大活动形成的档案材料从载体上来看, 有文字、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等。从内容上看, 有活动方案、报告、计划、总结、领导讲话、宣传报道、会议记录、贺词、题词手迹、证书、奖章、奖牌等。档案人员要紧跟活动的进展, 做好每一阶段档案材料的收集工作。作为全社会性的重大活动, 一般都是分几个阶段进行, 档案人员要关注活动每一阶段的情况, 勤跑动, 与参与活动的各个部门沟通, 不但要收集文件、文字材料, 还要特别关注活动中形成的图表、照片、录像等, 这些照片、录像散存在摄影人员手中, 可能还会存在不止一人的手中, 档案人员要积极跑、勤沟通, 及时收集整理。现在的照片均为数码照片和数码录像, 要及时刻录成光盘保存, 优质的照片要晒出来整理。

2.4 专项工作档案的整理

“完整”是档案整理工作的一项原则, 专项档案由于其形成的特殊性, 在具体整理过程中可遵循其成套性的特点进行组卷整理。

一是作为一个独立问题立卷。目前对文书档案的组卷一般采取“件”为单位整理的方法, 分类上则采取按问题的分类标准。若企业的档案组卷方法是采取年度-问题-保管期限的, 则作为一个新的问题排列在最后组卷即可。若企业的档案组卷方法是采取年度-机构-保管期限的分类方法来组的卷, 从遵循保持文件之间的历史联系和便于保管和利用的原则, 在组卷时倾向于作为一个独立的问题 (或临时机构) 来组卷, 与其他机构并列平行, 放在最后。这样的组卷方法对查阅利用者来说是方便, 查找的材料也相应地集中和成套。如果形成的档案材料是跨年度的, 但整个活动只是在1-2年内完成的, 建议将全部的文件材料放在完结年度来组卷, 这样做可使一个专项工作的档案材料放在一个年度内组卷, 将来查找利用就简捷方便, 只要在一个年度内就可以方便查找到一个专项工作的全部档案材料。

二是归放在职能部门立卷。对于阶段性特别强的落实上级文件精神和政策的专项工作, 如一次性住房货币补贴、独生子女父母退休计划生育一次性奖励补发、退休人员移交社会化管理初次启动等工作形成的档案, 因为涉及面较广, 且多为与职工的切身利益紧密相关, 落实的时间短暂, 形成的档案非常集中, 只涉及职能部门, 组卷时可按企业原来的组卷方式 (年度-机构 (问题) -保管期限) 进行即可。

三是除了收集整理专项工作形成的纸字文件材料, 容易忽视收集整理录音、录像、电子文档、光盘、实物、照片、证书、奖章、奖牌等档案材料, 要按照不同载体的组卷要求进行整理归档, 保证专项活动的全面性、成套性、完整性。

2.5 专项工作档案的检索和编研

由于载体的不同所整理的方法和存放的地点不同, 造成一个活动的档案材料保管在不同的地点, 但为方便使用, 最好能建立相应的检索目录。同时, 一个企业进行了多个专项工作, 还可以按活动的方案、总结报告、宣传资料等不同内容进行汇编, 方便利用。

参考文献

[1]李兴利.重大活动与专项工作档案的整理[J].档案管理, 2010, (1) .

浅谈事业单位档案装订整理工作 第9篇

关键词：事业单位 档案 归档整理装订

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（c）-0-01

装订工作是档案整理过程中的一个必要环节，装订的目的主要是便于管理和保护档案。装订之后，既固定了文件页的顺序位置，又使档案整齐美观、利于保管。档案装订是档案整理中的一项工作。档案装订方式对于日后档案的保管、检索利用、复制和鉴定销毁，以及档案信息数字化转换等许多方面都具有一定影响，采用何种档案装订方式，同时决定着工作效率。评述了传统的档案装订方式后，从档案管理现代化需要出发，提出了新的档案装订方法。

1 事业单位档案装订前准备工作

在档案装订前，需要拆除文件材料上原有的容易发生锈蚀的大头针、订书针等金属性物质；对文件材料逐页复查核对，避免漏页、倒置、文字不清晰等现象。对纸张破损或大小不一的文件材料采取必要的补救措施；按照文件右边、下方整齐的要求将需要装订的一组文件洗整齐，用铁夹在右边将文件暂时固定。

2 事业单位档案装订方法

实际工作中往往会采用多种方式装订档案，以“件”为单位装订时，文件的排列按以下顺序：正文在前，定稿在后或正文在前，复印稿在后，针对某一问题韵上级批复在前，原文在后，不论采用何种装订法都要避免在装订时压字的现象，在装订后要进行检查，以“三点一线”装订时，线要紧固，以防止在利用者翻阅档案时发生掉页的现象。目前常用的归档文件装订方法有以下几种：（1）盒装法：主要用于无法进行装订或不宜进行装订的档案材料，如锦旗、印章、证书等，对这类档案采取直接装入档案盒中收藏。（2）机械法：即使用专门的装订机具在文件材料左边1厘米内将文件固定在一起。这是一种通用的装订法，主要用于单份归档文件的装订，对装订5～10页厚度的归档文件效果较好。由于通常所使用的订书钉存在生锈的问题，而且过去是采用案卷级归档，单份文件不采用订书机装订。随着不锈钢文件夹、不锈钢订书针的出现，装订法使用起来方便、省力，且不影响文件的复印、扫描，所以，现在档案装订均已普遍采用此方法。（3）粘贴法：即采用传统的胶水或粘和剂将每页归档文件粘贴起来。凡单件在5页之内比较薄的文件材料，宜采用粘贴法。粘贴时沿文件的装订边刷1～2 mm的胶水粘贴固定。（4）线装法：即将归档的档案固定后在左边装订线内用针式装订机打出孔，然后采用“三孔一线”进行固定。这种方法主要用于10页以上成卷的，不能采用普通装订机装订的档案。（5）缝纫法：对厚度在5页以上的文件，采用缝纫机沿装订线进行缝纫。使用这种方法装订时要注意先把缝纫针脚调至最大，因为密集的针脚很容易导致将纸张扎断。（6）塑钉法：是采用先在归档文件上打孔，然后穿上塑料螺钉进行紧固。用这种方法时还可以采用三种颜色的螺钉分别标识永久、长期、短期的档案。不过，采用这种方法装订也将相应地增加档案的体积和重量，而且塑料钉也存在老化的问题。

3 事业单位档案归档编排装订方法

（1）归档排列：在同一年度内，将归档文件材料区分类别后按不同的保管期限排列。这里，归档文件的排列是指在最低一级类目内，对归档文件的先后次序进行定位排列，每年都按顺序排，以便于查找。如果是同一事由不同作者，按时间先后顺序排列。不同事由，则以事情办理完结时间先后排，将主要职能活动或重要的文件排在前面，对有共同属性的文件，例如所属各部门报送的工作总结等，可按照部门的顺序排。对相互有联系的文件要尽量放在同一个档案盒内排列，对归档过程中需要说明的事项填写在备考表中，主要包括：归档文件的完整性、质量情况、材料调整补充情况、档案检查情况，归档人、检查人、时间以及其他需要说明的问题。（2）编号和标识：档案的分类编号是用汉语拼音字母和阿拉伯数字来指代表示不同类型档案的自然形成规律和相互间的有机联系的工作。（3）选择编目方法：编目采取分号制。党政类文件材料，包括党群类、行政类两大类别的文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三级，保管期限应为最低一级类目。在编号时，对不同保管期限的归档文件分别编制流水件号。要求按“年度、类别、保管期限”分类编号。在实际工作中常用的档号编制模式有：①全宗号十年度号十分类号十件号；②全宗号十年度号十分类号十案卷号十件号；③全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号；普遍采用的档号结构、模式为：年度号—分类号—案卷号。在以上这三种模式中，可以看出，“全宗号十年度号十分类号十保管期限十件号”的档号模式既能反映出单份文件的形成时间、所属类别、保管期限等因素，有利于将档案管理工作实行有效的衔接。”符合文件形成的自然规律。（4）编页号及编盒号：对归档的文件按照其原有的页数注出页数。不过，也有的省级标准规定既要编件号，也要编页号。以卷为保管单位装订后，在有文字的卷内文件页面右下角从1开始顺序编写页号。以件为保管单位装订的歸档文件材料，则编写在每份文件的右上角所盖的归档章相应的栏目内；盒号是档案包装入库排列上架的顺序号。编号时按照永久、30年、10年的保管期限顺序排列，也可以采用不同的颜色的标签分别标识保管期限，加以区别。永久、30年、10年保管期限的归档文件是要分别编衬流水件号的，30年、10年保管期的归档文件不允许混编一个流水号。（5）计算机存储：对归档文件分类编号后，将每份归档文件标题等特征信息输入计算机，在输入计算机的同时由计算机自动编排产生“件号”。根据“淡化整理、深化检索”的要求，尽可能按照文件级管理办法进行归档整理工作。将文件题名、、文号、责任者、文件形成日期、主题词等档案内容要素充分反映出来，以扩大检索途径，优花检索方式。在输入数据的同时在文件上编写件号。（6）装盒：用统一制作的案卷皮把排列好的文件材料装订起来后，填写卷面，包括：全宗号、目录号、分类号、文书处理号、单位名称、主题名、卷内文件形成起止时间、本卷张数、保管期限及卷号等项目。然后，在备考表中注出：卷内需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等，最后打卷内张页号码。根据归档的文件选择好适宜的档案盒，将整理完毕不同类别和保管期限的文件按顺序排列好分别装入相应的档案盒内。

4 结语

档案管理工作能否贯彻落实到位能否被各行文单位所认可，关键在于我们档案工作者自己对档案工作的重视程度和宣传力度。档案工作虽然无法与嫦娥工程相比，却也是一项功在当代，利在千秋的事业，只要人们稍加重视，就可以收到事半功倍的效果[1]。档案事业就一定能取得飞跃的发展，我们的各项工作就一定能够得到贯彻与落实！

参考文献

重大活动与专项工作档案的整理 第10篇

一、重大活动与专项工作的特征分析

(一) 重大活动与专项工作的概述。重大活动是指某一地区某一事件在政治、经济、文化等方面做出了巨大贡献或是突出成就。对当地的政治、经济、文化的发展有历史性的意义, 对社会发展产生了重大影响。比如, 三峡水电工程这种对于我国的能源发展有巨大意义的项目。

所谓专项工作, 指在特定时期, 在一定行政区域经济社会发展进程中, 政治、经济、社会、文化各个领域发生的, 涉及单位多, 主管单位不易确认, 社会方方面面共同参与的重大活动。专项工作也包括突发性事件, 如防治非典型性肺炎等;也包括党和政府有组织、有计划开展的一些重要活动等。在我们日常工作中遇到的专项工作, 更多的是一些科研项目、大型会议和各类创建等活动。

(二) 重大活动与专项工作的特征。一是复杂性。所有的重大活动和专项工作都不可能是一蹴而就的, 它们的发展过程或是研究工作都要经历一个漫长的过程, 因此, 重大活动与专项工作的档案整理工作必定非常复杂。二是综合性。档案记载的是社会中发生的一切有关政治、经济、文化等方面有历史性意义的事件, 那记载的内容就包括时代背景、事件的过程, 这其中的每一个细节都不能出错。档案包罗万象, 涵盖多方面的内容, 是针对某一时期某区域综合性的考察记录。三是分散性。重大活动与专项工作往往由多部门、多单位分头协作, 各部门在活动的论证、准备、实施、善后等工作中形成了各自的档案资料, 这些资料是分散在各个部门的专项资料, 分属不同单位管理, 需要有部门来统一收集归档。四是特色性。重大活动与专项工作涉及到各个地区, 它们具有每一个地区的特色, 种类多种多样。档案整理人员在整理的过程中, 要了解当地的地方特色, 要知道具体项目的专业知识, 这给整理工作带来了巨大的困难。

二、档案工作中的问题分析

重大活动与专项工作的特征, 决定了它们的整理工作带有一定的难度, 在档案整理工作中也产生了一些问题。

(一) 资料收集的难度大。档案的整理过程必须保证档案的完整性和真实性。但是, 我国大部分的档案整理工作都是由政府发起, 而群众的档案意识薄弱, 很少参与其中, 民众掌握的很多资料都没有得到利用。

(二) 整理过程时间长。大型的活动, 尤其是一些国际性的活动, 时间跨度特别长。比如2008年中国在北京举行的奥运会, 从申奥成功就开始着手准备, 期间经过长达6年的准备工作。这样的大型活动需要安排专业的档案整理人员, 追踪整理才能较好地做好整理工作, 如果是事情结束了再进行总结式的整理, 就会忽视其中很多细节, 不能保证事件的完整性。

(三) 工作效率低下。一些重大活动是跨地域和行业的, 档案整理者在工作中没有得到活动参与者的帮助, 没有采取有效的资料移交措施, 档案整理者工作难度加大, 不能高效率、高质量地完成整理工作。

(四) 档案利用程度低。在档案工作中不能发挥档案的机动性, 受保密机制和工作程序化的影响, 档案的社会价值没有得到很好地利用。很多已经不需要保密的文件都没有公之于众, 人们对事件的了解不透彻, 对事件要传达的理念不会产生共鸣, 这对社会各项政治建设、经济建设、文化建设、生态建设没有形成正能量辐射。

三、改善档案工作的措施

(一) 加强立法和制度建设。2005年4月1日, 全国第一个对重大活动档案管理进行规范的省级政府规章《浙江省重大活动档案管理办法》正式施行。此后又有云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、宁夏、山东等省市区相继出台了省级重大活动档案管理办法。使得重大活动和专项工作档案管理有法可依, 有章可循。

(二) 建立健全档案部门工作机制。首先, 要建立登记备案制度。对那些有计划组织开展的重大活动, 档案行政管理部门可以提前考虑, 及早布置, 其档案的收集和整理相对可控。对每一次重大活动或是专有项目都要进行登记。档案管理人员无法参与到活动中而加大了资料收集的难度, 在整理过程中存在失误或是没有进行记录。其次, 建立针对突发性事件的预案机制。对于突发性的灾害, 工作人员要在第一时间对档案进行拯救工作, 反应速度要快, 效率要高, 只有在正确预案机制的引导下, 才能保证档案拯救工作有序进行。最后, 制定明确的规章制度。档案管理人员在工作中要恪尽职守, 尽心尽责, 端正工作态度, 严格按照法律法规进行档案整理工作。

(三) 加强地区之间的合作。档案整理工作具有跨区域性, 每一个地区的档案管理部门都不能把工作做得十全十美, 只有加强地区之间的合作, 建立良好的资料移交机制, 做到资料共享, 才能保证档案的完整性和真实性, 提高档案的利用率, 从而实现共赢。同时, 要注意区分档案保管机构的性质。国家综合档案馆、国家专门档案馆, 还有科研机构和有关职能部门档案馆 (室) , 这些不同的档案保管机构在收藏保管重大活动档案方面, 应该各有侧重, 有所分工, 不能不分青红皂白, 一律要求将重大活动档案移交给国家综合档案馆。

(四) 加强专项工作档案的开发与利用。整理档案的意义就在于对档案的利用。在整理档案的过程中, 可以采取纸质与电子相结合的方式, 两者结合的模式可以减少档案的磨损和缺失。专项工作档案的形成、收集和整理主要靠组织承办单位, 一个时期内利用这些档案的主要也还是这些组织承办单位, 但活动结束后, 按规定这些档案要移交给档案馆。所以, 档案馆必须加强对专项工作档案的开发与利用, 尤其要为重大活动组织承办单位搞好服务, 比如可在重大活动结束后, 及时制作一些专项工作档案资料汇编分送给重大活动各组织承办单位, 以满足他们经常利用专项工作档案的需要。提高档案的利用率。对于一些不涉及国家机密和个人利益的档案, 要在第一时间公之于众, 增加档案的开发利用率。

四、结语

重大活动与专项工作的档案整理工作对于社会的发展具有重要的意义, 对制定大政方针具有重要的社会价值和参考价值。做好档案管理工作是社会发展的需要。因此, 要完善档案整理部门的工作机制, 加强对档案工作人员的工作培训, 保证档案的质量, 这样才能更好地发挥出档案的作用。

参考文献

[1]肖秋会, 陈梦.重大活动档案管理工作的难点及对策——以第七届农运会为例[G].档案与建设, 2015 (12) :18-21.

[2]傅小雨.大型活动档案整理工作实践与思考[J].档案建设, 2015 (10) :81-84.