合同归档管理办法

合同归档管理办法（精选8篇）

合同归档管理办法 第1篇

板府办[2012]xx号

印发《××镇政府合同归档管理暂行办法》的通知

各村（居）委会、部门、单位：

《××镇政府合同归档管理暂行办法》业经镇委、镇政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

××镇人民政府办公室

二○一二年一月xx日

××镇人民政府办公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××镇政府合同归档管理暂行办法

第一章总则

第一条为了加强合同管理工作，促进依法理财和各项事业的发展，按照《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，制定本暂行办法。

第二条本办法所称的合同是指××镇机关部门、镇属企事业单位，镇财政供养的市直属机关基层分局（所），医院、居委会以及各公办中小学校幼儿园（下称合同承办部门）作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。具体包括：

（一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同；

（二）物质、仪器、设备的买卖等合同；

（三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同；

（四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。

第三条合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

第二章相关管理机构及职能

第四条镇政府办公室职责

（一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度；

（二）负责镇政府对外合同签字或委托签字的审核和盖章工作，如无合同编号的合同，一律不予盖章；

（三）督促合同承办部门及时将签订的合同送合同归档管理部门；

（四）负责已执行完毕的合同的归档管理。

（五）镇政府规定的其它职责。

第五条 合同归档管理部门职责

镇财政所是镇的合同归档管理部门，全面负责合同的归档管理工作。其主要职责是：

（一）对所有合同统一编号；

（二）按合同编号、内容、甲乙双方、要点摘要、时间、标的、履行完毕等项目分类归档；

（三）督促合同承办部门及时报送合同；

（四）负责对单位合同签订情况的日常抽检；

（五）协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、监察；

（六）对合同执行期间的档案资料安全负责。合同执行完毕

3后移交至党政办档案室。

（七）镇政府规定的其它职责。

第六条各合同承办部门的职责

（一）签订合同前到镇财政部门领取合同编号，如承包部门签订没有合同编号的合同，财政所原则上不予补发合同编号及收付款项。

（二）签订合同后2个工作天内要将1份合同正本送合同归档管理部门；

（三）监督检查本部门承办合同的履行情况，发现问题及时解决，建立合同时限条款预警机制，定期向合同归档管理部门反映合同监督管理情况；

（四）发生争议的合同应及时向合同主管部门和镇相关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据；

（五）镇政府规定的其它职责。

第三章合同的签字和盖章

第七条对外订立的合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有特殊情况的，需经有关镇领导批准。

第八条属政府签订的合同，须由镇长签字或镇长书面委托

4相关人员签字，政府办方可盖章。属部门对外签订的合同，须填写《签订合同审批表》，经主管镇领导审批同意后，由部门法人或负责人签订。

第九条对于两页以上的合同须标明页码并加盖骑缝章。

第十条签订的合同一般应有一式四份，对方一份，合同承办部门一份，合同归档管理部门一份，镇财务会计一份。

第四章合同归档责任与纪律

第十一条合同承办部门所有对内、对外签订合同前，必须到合同归档管理部门领取合同编号；合同签订后要及时将一份送合同归档管理部门，一份送镇财务部门。如工作失误造成经济或其他损失，将依照有关规定追究相关责任人的责任。

第十二条合同归档管理部门必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责，督促合同承办部门及时报送合同，开展日常抽检，做好分类归档工作，加强合同日常保管，确保合同不损坏或遗失，否则将依照有关规定追究责任。

第五章附则

第十三条本暂行办法与上级新的文件规定相矛盾时，按上级文件规定执行。

第十四条本办法自2012年x月x日起施行。以前签订正在执行的合同，合同承办部门须于x月x日前将合同复印件（盖合同承办部门公章）交合同归档管理部门。

第十五条本暂行办法由镇政府办公室负责解释。6

合同归档管理办法 第2篇

论合同、协议的归档管理

作者：陈 玲

来源：《沿海企业与科技》2005年第07期

[摘要]文章说明了合同、协议在企事业单位工作中的发挥的重要作用，分析了影响合同、协议归档的主要因素，并对如何加强合同、协议的及时、有效归档提出了作者的见解。

[关键词]合同协议；重要作用；归档管理；影响因素；加强途径

[中图分类号]C931

合同归档管理办法 第3篇

一、“规范”和“办法”的不同点比较

1.使用范围比较。“办法”中规定了数码照片收集、归档、整理、著录、存储、保管和利用的基本要求;“规范”中规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。从使用范围来看,两个标准都按照数码照片档案的生命周期进行了全过程的管理。“办法”中明确了数码照片档案的收集主体,“形成部门负责对应归档的数码照片进行收集”,即“谁形成、谁负责”数码照片档案的质量;“规范”中没有对照片档案的收集主体进行说明。“规范”中对数码照片档案的销毁增加了明确的规定。与传统纸质档案相同,数码照片档案也需要进行鉴定销毁,这样更符合数码照片档案全生命周期管理的要求。

2.适用范围比较。“办法”是结合北京市实际制定的地方标准,适用范围较为有限,即“适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位等”;“规范”是作为国家推荐性行业标准,适用范围较广泛:即“适用于国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织”。

3.概念界定比较。与“办法”相比,“规范”中对数码照片档案的概念界定更为科学,即“国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值、归档后的数码照片”。加入了“归档后”的要求,就增加了档案人员和形成部门共同鉴定的过程,有效地保证了数码照片的原始性、完整性和可用性。

4.归档范围比较。“办法”中对收集范围和密级的确定“按照《照片档案管理规范(GB/T11821-2002)》执行”,收集的范围较小;“规范”在此基础上进行了补充,对归档范围作了扩充,增加了四方面内容:(1)反映本单位重点工程项目、重点科研项目的数码照片;(2)本单位、系统劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片;(3) 本单位荣获的荣誉性奖状、证书、锦旗的数码照片;(4)本单位历届领导班子成员的数码照片。有了明确的归档范围,对于各部门收集数码照片有很好的督促作用。

5.鉴定内容比较。“规范”与“办法”相比,归档时除了要求鉴定数码照片的真实、完整、可用性外,增加了对安全的鉴定和检测。数码照片的安全鉴定非常必要,现在计算机病毒防不胜防,对于各单位档案管理危害巨大。病毒不仅能损毁或窃取已存储的电子文件,还有可能占用系统资源,影响档案管理系统的正常工作。安全性检验还有利于防止黑客攻击和系统漏洞等问题。笔者认为可以借鉴电子文件信息内容安全性保障技术与方法,采用加密技术、数字签名、安全协议、数字水印、访问控制、特征固化、安全审计、数据备份等方法[1]93,来确保数码照片的安全。

6.保管期限比较。“办法”中对保管期限的划定,分为永久和定期两种,定期一般定为30 年;“规范”中对保管期限的划分更为仔细,即“按照数码照片的价值划定为永久或定期,其中定期一般为30 年或10 年”。“规范”强调数码照片的档案价值,也对十年后的鉴定销毁提出了更高要求。

7.格式命名比较。“办法”中规定数码照片文件采用“保管期限—年度—组号—张号”的格式命名;“规范”中规定数码照片文件采用“保管期限—年度—照片组号—照片号”的格式命名。在“规范”中“,照片组”的概念第一次被引入了数码照片的管理中,这是经过多年实践形成的经验总结。照片组是指有密切联系的若干张数码照片的集合。引入“照片组”这一归档层级,是符合数码照片自身特点的改进。

8.质量要求比较。与很多要求分辨率或像素的标准相比,“办法”和“规范”中对于数码照片的质量要求更为合理。随着数码技术的发展,相机的分辨率或像素都很高。“办法”和“规范”中对照片质量仅仅作出了定性的描述,“主题鲜明、影像清晰、画面完整”。

二、“办法”的创新点

1.明确管理方式。“办法”规定,数码照片档案属于全宗档案的组成部分,由本单位档案部门实行集中统一管理。在部门内实行集中统一管理,可以将分散在个人或部门的珍贵数码照片进行集合,有效规避人员变更、存储不当等外部风险造成的损失。

2.明确鉴定主体。“办法”中规定,数码照片归档时应由形成部门和档案部门共同进行真实、完整、可用性的鉴定和检测。形成部门和档案部门共同进行档案鉴定,可以从内容和形式两方面对数码照片的质量进行甄选。

3.规定各方职责。“办法”中规定,档案部门负责建立数码照片档案归档制度,对归档范围、时间、要求等作出明确规定,指导形成部门开展数码照片归档工作。形成部门负责对应归档的数码照片进行收集,按要求向档案部门移交,信息化部门负责为数码照片档案管理提供信息化支持。

档案部门负责业务指导,形成部门负责具体执行,信息化部门提供技术保障,这种分工和协作非常有利于归档业务的开展。尤其是信息化部门的参与,可以结合数码照片档案著录项目及说明和数码照片档案目录数据库结构及字段表,建立单位内部的数码照片数据库,用信息化的手段推进数码照片的管理工作。

三、“规范”的创新点

1.新增文字说明的存储方式。“规范”规定,数码照片文字说明可采用TXT文件形式或数据库的形式保存。单张照片说明应保存在该张照片所属照片组的组文件夹下,该组文件夹内所有照片的文字说明应保存在一个TXT文件中;组说明应保存在该组照片形成年度的年度文件夹下,该年度文件夹内所有照片组的组说明应保存在一个TXT文件中。纸质照片的文字说明都附在照片旁边,但数码照片文字说明的存储方式各单位差别很大。“规范”中对数码照片文字说明的存储方式做了详细的描述,非常有利于档案人员执行。

2.新增存储载体的推荐顺序。“规范”中推荐采用的存储载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。从载体的可靠性和耐久性方面,给档案人员更多的选择。

3. 对后期处理方式进行限定。《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)中,要求归档照片“未加修饰剪裁”。与之相比,“办法”和“规范”都有了很大改进。允许对数码照片进行一些后期加工。“规定”中对后期处理的方式进行了限定,明确提出“除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果外的处理外,一般不能进行修改”。这样更便于档案人员开展归档前的鉴定工作。

四、对“规范”和“办法”的建议

1.建立集中统一的管理体制。这两个标准都没有对数码照片档案的管理单位或移交对象做明确规定。数码照片属于电子文件的范畴,笔者将从电子文件的角度进行阐述。我国的纸质档案一直采用集中统一管理的方式,但对于电子文件尚未系统地接收保管,电子文件分散于形成机关甚至个人手中保存[2]35。以下列举国外实行集中统一管理的案例:美国在电子文件的集中统一管理方面做了很多工作:在不改变或调整现有法律、组织机构的基础上,适度拓展国家档案馆的职能,从原来专注于后端档案馆的文件管理到加强前端政府机构提供文件管理指导[3]120。

20 世纪90 年代,澳大利亚国家档案馆在世界上第一次从国家层面上采取了电子文件“分布式”保管模式。近几年,澳大利亚电子文件管理体制进行了变革。将原先分布式的电子文件管理模式改为集中式的电子文件管理模式。它的回归不仅反映了澳大利亚独特电子文件管理实践,还体现了信息技术对管理机制的冲击、瓦解与重构作用,体现了当前国家层面电子文件集中保管的普遍需求[3]122。

加拿大为了集中统一管理电子文件,规定了进入加拿大图书与档案馆(LAC)的电子文件,与其他类别的电子文件信息一同被纳入统一的数字文化遗产管理体系。前端的电子文件管理则被纳入联邦政府的信息管理体系[3]130。在这种管理制度下,电子文件被作为文化遗产进行了管理。

笔者认为可以借鉴国外成功实践经验,建立电子文件在国家层面的集中统一管理体制。逐步形成自上而下的电子文件管理体系,实现对电子文件(含数码照片)的有效管理。

2.增加统计环节。这两个标准中都没有对数码照片档案的统计工作做明确规定。照片统计,可以把定性分析和定量分析结合起来,对数码照片的管理进行监督。笔者认为数码照片也属于电子文件,建议可以参考《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002 中第9.9 条规定“,档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计”,对数码照片的管理环节进行完善。

摘要：文章详细比较《数码照片归档与管理规范》与《北京市数码照片归档与管理办法》的差别,分析两个标准的创新之处,并在此基础上提出对两个标准的补充意见,以期能帮助大家理解和掌握数码照片档案管理的标准。

关键词：数码照片,数码照片档案,电子文件

参考文献

[1]张健.电子文件信息安全管理研究[M].上海世界图书出版公司,2012.

[2]冯惠玲,赵国俊,等.中国电子文件管理:问题与对策[M].中国人民大学出版社,2009.

医院电子文件的归档管理 第4篇

关键词：医院电子文件存储载体归档管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。

1医院电子文件的内涵

1.1医院电子文件的来源

一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。

1.2医院电子文件归档的注意事项

医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。

由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】

2、医院电子文件归档存在的问题

2.1电子文件的真实性问题

电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。

2.2相关的法律法规不完善

由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。

2.3缺乏专业的管理人才

电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。

此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。

2.4存贮载体不安全

在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。

3、医院电子文件归档管理的措施

3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍

医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

3.2对电子文件进行分类归档

医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3.4加强存储载体的安全管理

载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。

伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。

【参考文献】

【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.

【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.

【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.

【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).

【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).

合同归档整理 第5篇

在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）

（二）合同审批表。（附扫描件）

（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）

（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。

（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：

（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）

（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）

（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）

（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）

法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由

法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。

合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。

电子公文归档管理办法 第6篇

第6号令

《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长

毛福民

2003年7月28日

电子公文归档管理暂行办法

第一条

为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条

本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条

电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条

副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条

电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。第六条

电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条

电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条

需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条

电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第十条

电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条

电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条

电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条

电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条

归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条

通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条

归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条

归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条

档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条

超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条

其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条

本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。第二十二条

监理资料整理归档管理办法 第7篇

本文提要：本管理办法的编制依据是《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001)及公司管理手册、程序文件及支持性文件或管理制度。

监理资料整理归档管理办法

第一节 施工阶段建设监理资料管理办法

本管理办法的编制依据是《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001)及公司管理手册、程序文件及支持性文件或管理制度。

1、监理资料的管理细则

1.1监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。它是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证。为使公司的监理资料和监理档案管理符合《建设工程监理规程》、《建筑工程资料管理规程》的规定,并符合公司的质量目标,制定本管理细则。

1.2总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,并指定专职或兼职资料员具体管理。

1.3项目监理部监理资料管理的基本要求: 1.3.1监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

1.3.2各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并于每月编制月报之后次月5日前将资料交与资料管理员存放保管。

1.3.3资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料,并分类、分专业建立案卷盒,按规定编目、整理,做到存放有序、整齐,如将不同类资料放在同一盒内,应在脊背处标明。

1.3.4对于已归资料员保管的监理资料,如本项目监理部人员需要借用,必须办理借用手续,用后及时归还;其他人员借用,须经总监同意,办理借用手续,资料员负责收回。

1.3.5在工程竣工验收后一个月内,由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档,监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字。1.3.6监理资料整理合格后,报送公司档案部门办理移交、归档手续。利用计算机进行资料管理的项目监理部须将存有“监理规划”、“监理总结”的软盘一并交予档案资料部。

1.3.7监理资料各种表格的填写应使用黑色墨水或黑色签字笔,复写时须用单面黑色复写纸。

1.4应用计算机建立监理管理台账。应建立的台账有以下几种: 1.4.1工程物资进场报验台账;1.4.2施工试验(混凝土、钢筋、水、电、暖通等)报审台账;1.4.3检验批、分项、分部(子分部)工程验收台账;1.4.4工程量、工程进度款报审台账;1.4.5其他。

1.5总工程师为公司的监理档案总负责人,总工办档案资料部负责具体工作。

1.6公司档案室对各项目监理部的资料负有指导、检查的责任。

2、监理资料的基本内容

2.1合同文件: 2.1.l施工监理招投标文件;2.1.2建设工程委托监理合同;2.1.3施工招投标文件;2.1.4建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等。

2.2设计文件: 2.2.1施工图纸;2.2.2岩土工程勘察报告;2.2.3测量基础资料。

2.3工程项目监理规划及监理实施细则: 2.3.1工程项目监理规划;2.3.2监理实施细则;2.3.3项目监理部编制的总控制计划等其他资料。

2.4工程变更文件: 2.4.1审图汇总资料;2.4.2设计交底

记录、纪要;2.43设计变更文件;2.4.4工程变更文件。

2.5监理月报。

2.6会议纪要。

2.7施工组织设计(施工方案): 2.7.1施工组织设计(总体设计或分阶段设计);2.7.2分部施工方案;2.7.3季节施工方案;2.7.4其他专项施工方案等。

2.8分包资质: 2.8.1分包单位资质资料;2.8.2供货单位资质资料;2.8.3试验室等单位的资质资料。

2.9进度控制: 2.9.11工程动工报审表(含必要的附件);2.9.2年、季、月进度计划;2.9.3月工、料、机动态表;2.9.4停、复工资料。

2.10质量控制: 2.10.1各类工程材料、构配件、设备报验;2.10.2施工测量放线报验;2.10.3施工试验报验;2.10.4检验批、分项、分部工程施工报验与认可;2.10.5不合格项处置记录;2.10.6质量问题和事故报告及处理等资料。

2.11造价控制: 2.11.1概预算或工程量清单;2.11.2工程量报审与核认;2.11.3预付款报审与支付证书;2.11.4月工程进度款报审与签认;2.11.5工程变更费用报审与签认;2.11.6工程款支付申请与支付证书;2.11.7工程竣工结算等。

2.12监理通知及回复。

2.13合同其他事项管理: 2.13.1工程延期报告审批等资料;2.13.2费用索赔报告、审批等资料;2.13.3合同争议和违约处理资料;2.13.4合同变更资料等。

2.14工程验收资料: 2.14.1工程基础、主体结构等中间验收资料;2.14.2设备安装专项验收资料;2.14.3竣工验收资料;2.14.4工程质量评估报告;2.14.5竣工移交证书等。2.15其他往来函件。

2.16监理日记、旁站记录。

2.17监理工作总结(专题、阶段和竣工总结等)。

3、监理资料的日常管理

3.1监理资料管理的基本要求是:整理及时、真实齐全、分类有序。

3.2总监理工程师应指定专人进行监理资料管理,总监理工程师为总负责人。

3.3应要求承包单位将有监理人员签字的施工技术和管理文件,上报项目监理部存档备查。

3.4应利用计算机建立图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理,可在计算机内建立监理管理台账。

3.5监理工程师应根据基本要求认真审核资料,不得接受经涂改的报验资料,并在审核整理后交资料管理人员存放。

3.6在监理工作过程中,监理资料应按单位工程建立案卷盒(夹),分专业存放保管,并编目,以便于跟踪检查。

3.7监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续。

第二节监理资料的档案管理

1、监理资料的归档管理

1.1监理资料归档的内容: 1.1.1监理合同;1.1.2项目监理规划及监理实施细则;1.1.3监理月报;1.1.4会议纪要;1.1.5分项、分部工程施工报验表;1.1.6质量问题和质量事故的处理资料;1.1.7造价控制资料;1.1.8工程验收资料;1.1.9监理通知;1.1.10合同其他事项管理资料;;1.1.11监理工作总结。

1.2监理档案的组卷应执行地方城市建设档案馆的统一规定。

2、工程监理档案移交

2.1向公司移交监理文件档案,应符合下列规定: 2.1.1项目监理部应在工程竣工验收合格后50日内向公司档案室移交档案,并办理“工程监理档案移交清单”;

2.1.2移交公司的监理文件范围见附录一。

2.2向建设单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规定: 2.2.1工程竣工验收合格后40日内,项目监理部应办理“工程监理档案移交会签单”,经各部门、主管领导会签完成后,方可向建设单位、城建档案馆移交资料,并办理“工程监理档案移交清单”,移交清单应交公司档案室一份备案。

2.2.2若因各种客观原因(如:业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付,项目监理部应将其交付工程监理部,并办理“工程监理档案移交清单”。由工程监理部在具备交付条件时,具体负责办理监理文件移交的有关事宜。

2.2.3向政府档案管理部门移交的监理归档文件为一套原件。

2.2.4根据“建设工程监理委托合同”中的规定向建设单位移交监理归档文件。

2.2.5移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件档案若有具体规定,按其具体规定进行整编。

2.2.6移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件范围见附录二。

3、其他

3.1 对于在施工过程中已移交给建设单位的施工单位的施工过程资料及监理服务资料,工程监理档案移交时,项目监理部不再另行移交(除委托监理合同另有约定外)。

3.2 承包单位施工过程报验的各种施工过程资料,按国家相关规定在该项报验审签同意后应即返还建设单位、施工单位,项目监理部只保留一份。各项目监理部并可视工程项目参建各方管理体制情况,对施工过程中施工单位报验经监理签认同意的施工过程资料返还方式,按各方约定的办法变通处理。

3.3 工程监理档案整理、归档除附表一规定以外的施工单位报验监理工程师签认的服务过程资料,可全部移交建设单位。

3.4 工程施工过程中相关监理资料已向建设单位、施工单位提供的(以发文、收文簿签收为据),工程竣工资料移交时,项目监理部不再提供如要求另行提供时,须报经工程监理部同意。

3.5 工程监理档案封面见附录三。

3.6 工程监理档案移交目录见附录四。

3.7 工程监理档案审核备考表见附录五。

3.8 卷盒封面见附录六。

3.9 案卷脊背见附录七。

3.10工程监理文件档案移交会签单见附录八。

附录一 向公司移交施工阶段监理文件一览表

序号 归档文件 保存期限监理规划

① 委托监理合同、监理规划 短期

② 监理实施细则 短期

③ 监理部总控制计划等 短期

监理月报中的有关质量问题(若无以细分,以月报形式留存)长期监理会议纪要中的有关质量问题(若无以细分,以会议纪要形式留存)长期进度控制

① 工程开工/复工审批表 长期

② 工程开工/复工暂停令 长期 5 质量控制

① 不合格项目通知 长期

② 质量事故报告及处理意见 长期工程质量验收记录

① 检验批质量验收记录 长期

② 分项工程质量验收记录 长期

③ 基础、主体工程验收记录 长期

④ 幕墙工程验收记录 长期

⑤ 分部(子分部)工程质量验收记录 长期监理通知

① 有关进度控制的监理通知 长期

② 有关质量控制的监理通知 长期

③ 有关造价控制的监理通知 长期监理日志、旁站记录

合同与其他事项管理

① 工程延期报告及审批 长期

② 费用索赔报告及审批 长期

③ 合同争议、违约报告及处理意见 长期

④ 合同变更材料 长期

监理工作总结(含阶段监理工作总结)① 专题总结 短期

② 工程竣工总结(含阶段竣工总结)长期

③ 质量评估报告(含阶段性质量评估报告)长期

附录二 向建设单位、档案馆移交文件一览表

序号 归档文件 建设单位 政府档案管理部门监理规划

① 监理规划 √ √

② 监理实施细则 √ √

③ 监理部总控制计划等 √

监理月报中的有关质量问题 √ √监理会议纪要中的有关质量问题 √ √进度控制

① 工程开工/复工审批表 √ √

② 工程暂停令 √ √质量控制

① 不合格项目通知 √ √

② 质量事故报告及处理意见 √ √造价控制

① & 预付款报审与支付 √

② 月付款报审与支付 √

③ 设计变更、洽商费用报审与签认 √

④ 工程竣工决算审核意见书 √ √分包资质

① 分包单位资质材料 √

② 供货单位资质材料 √

③ 试验等单位资质材料 √

监理通知

① 有关进度控制的监理通知 √

② 有关质量控制的监理通知 √

③ 有关造价控制的监理通知 √

合同与其他事项管理

① 工程延期报告及审批 √ √

② 费用索赔报告及审批 √

③ 合同争议、违约报告及处理意见 √ √

④ 合同变更材料 √ √监理工作总结

① 专题总结 √

② 月报总结 √

③ 工程竣工总结 √ √

④ 质量评估报告 √ √

注:1.“√”表示应分别向建设单位或档案馆移交的有关文件。

附录三:工程监理档案

档案号:

共 册 第 册

工程名称:

案卷题名:

总监理工程师: 编制人:

编制日期:

平顶山中平工程监理有限公司

附录四: 监理档案移交目录

第页

序号 案卷题名 文字材料 图纸材料 其它 备注

电子文件归档管理研究 第8篇

一、明确归档范围和保管期限

明确归档范围, 是做好电子文件归档管理的重要前提和基础。确定电子文件的归档范围时, 应参照“国家档案局9 号令”, 将相关的电子文件纳入归档范围。应明确归档电子文件涵盖的类型, 在业务工作中, 产生的电子文件多种多样, 凡是反映本单位主要职能, 记载了本单位主要工作, 具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围, 如文本文件、图形图像文件、视频文件、音频文件、数据库文件等。应明确归档电子文件涵盖的信息系统类型, 需要深入调研档案移交单位的信息系统建设情况, 研究有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围。应采集电子文件对应的元数据, 根据不同类型的电子文件采集不同格式的元数据。应结合信息技术的实际情况, 具体确定电子文件的归档类目, 并随着信息技术应用范围的扩展, 逐步对归档范围加以修订和补充。确定了电子文件的归档范围后还要确定保管期限。电子文件保管期限表与纸质文件保管期限表应在总体上保持一致, 可根据电子文件形成机构职能活动的重要程度, 来判定电子文件价值的大小, 从而确定电子文件的保管期限。保管期限取决于电子文件内容、性质、目的, 主要基于其政治、法律、经济、管理和历史价值。机关文书档案的保管期限限定为永久和定期, 定期分为30 年和10 年。必要时, 获得批准后, 可对定期年限进行适当调整。

二、确定归档方式

电子文件的归档方式分为逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档是在计算机网络上进行, 不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。文件形成部门在完成了归档程序后, 将归档电子文件存储起来。物理归档是把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的可脱机保存的载体上而实现的向档案部门移交的过程。逻辑归档可实现实时归档, 物理归档只能实现定期归档。逻辑归档电子文件并没有移交到档案馆, 电子文件的形成部门仅将归档电子文件的逻辑地址通知档案馆, 使档案馆能够通过网络直接查阅该电子文件, 其物理位置并没有发生变化, 该电子文件仍保留在原单位。这种归档方式并不是真正的归档, 档案馆没有获得电子文件的控制权, 一旦归档单位的设备发生故障, 档案部门就无法对电子文件进行访问, 更无从管理。物理归档也叫介质归档、卸载式归档、脱机介质归档, 是将电子文件下载到可脱机保存的载体上。物理归档使电子文件移交到了档案馆, 存储在了档案管理部门的可控载体上, 实现了档案控制权的转移。所以物理归档才是真正的归档。

三、制定归档时间

正确选择归档时机对于保证归档电子文件的质量及维持电子文件归档工作的正常业务流程都有着重要的实际意义。归档时间过晚, 容易造成电子文件长期分散滞留在各形成单位, 由于各形成单位的非专业化管理而造成混乱的局面, 电子文件难以找到, 管理权限分散而不集中, 增加了档案部门有序接收归档电子文件的难度。归档时间过早, 影响形成单位和其他相关单位对电子文件的使用, 不利于各单位业务工作的开展。遗落了新产生的电子文件, 造成归档不齐全。因此, 在既要便于统一管理, 又要便于利用的原则指导下, 选择最恰当的归档时间。根据电子文件的归档方式可以制定不同的归档时间, 逻辑归档适合于随时归档。

四、实现全程控制

电子文件全程管理的第一步是前端控制。电子文件的形成阶段有几种形式, 一种是在电子文件管理系统中形成的, 一种是在办公软件中形成的。前端控制要做的是介入文件管理系统的设计和研发, 将档案管理的思想和方法融入到系统的设计中去。这么做的目的是提高文件管理能力, 减少处理同样信息量的单位文件的数量, 准确定位归档范围、确保归档文件的质量。功能合理的文件管理系统是管理好电子文件的先决条件。第二步是电子文件的流转记录。电子文件产生后要经过流转, 中间过程可能会有变化。必须把电子文件的修改过程、修改内容、修改者等重要信息加以记录, 密切跟踪电子文件的处理过程, 把每一步都记录在案, 对比前后变化, 为电子文件在管理系统中的运转状况提供依据。第三步是电子文件的归档过程。档案馆要对电子文件归档制定详细的归档过程, 确保归档电子文件的质量。做好电子文件格式的转换, 元数据捕获、整理、鉴定、编目、著录、命名、保管期限和密级调整、查杀病毒等各项工作, 保证电子文件真实、完整、可用。采用在线移交和离线移交两种方式进行, 填写移交登记表。第四步是对归档电子文件进行处理。归档的电子文件有文本类、图片类、音频类、视频类等, 需要划分年度和类别, 依次装入不同的文件夹。档案馆要制定详细的分类标准、明确文件结构、制定易查找易排序的命名规则, 通过档案管理系统进行著录, 建立目录数据库和全文数据库, 管理好电子文件。对归档的电子文件定期进行统计, 掌握归档数字, 形成统计报告, 定期对数据库进行备份, 以防文件丢失。

参考文献

[1].田雷.电子文件归档范围与保管期限研究[J].北京档案, 2012.9