高校档案的收集工作

高校档案的收集工作（精选12篇）

高校档案的收集工作 第1篇

1.1 高校档案管理工作的基础就是收集。

档案管理工作不但复杂并且非常繁琐, 而收集作为建立档案的一项最基本的工作, 只有做好档案的收集工作才能更好的丰富馆藏, 在保存一所高校发展轨迹的同时, 也为后续的档案利用以及信息资源开发工作提供了可能。因此, 作为高校档案的工作者, 只有高度认识档案收集工作的重要性才能更好的做好档案工作。

1.2 收集是文件向档案转化的桥梁。

在管理工作的进行中会产生很多的文件材料, 但是必须经过文书管理者的整理、立卷、报送、移交和档案管理部门的收集、整理以及建档等环节, 才能将文件转化为档案。而学校各部门与档案工作通过这个转化过程也会紧密的连接在一起, 只有借助收集工作这座桥梁才能将文化转化为档案[1]。

2 档案收集中存在的问题

将历史记录保存起来以便查考的文件即是档案, 同时, 档案也是人类社会贮存和开发信息资源的重要工具。由于学校各系部对教学、科研以及管理等工作的档案不能够按时进行收集和归档, 都会对档案的整理工作以及其他环节的正常运行造成直接影响, 主要有以下原因:

(1) 档案意识薄弱, 不重视档案工作。在大家看来, 档案工作既不能直接产生经济效益, 又不会影响当前的中心工作, 早做晚做无关紧要。

(2) 文书的处理工作与档案工作脱节从而影响了档案的收集工作。档案是由工作中产生的文件以及资料转化而来的, 随着文件以及资料种类与数量的不断增加以及使用范围的不断扩大, 很容易会导致无法完成文件的立卷以及归档工作, 从而造成了两项工作的脱节。

3 科学有效的收集方法

3.1 定期收集、明确职责。

定期收集作为高校档案收集工作的重要方法之一, 必须具有完整具体的实施措施:第一, 对归档的工作程序进行明确规定;第二, 明确规定归档的时间;第三, 制定各类档案材料的归档范围和归档要求;第四, 对案卷的质量标准和要求做出具体规定;第五, 为了确立直接向档案馆归档部门责任人的名单并明确责任, 必须建立高校档案工作网络。

3.2 重点收集、零星辅助。

对高校专职部门以及重大时间产生的档案材料应当重点追踪并强化收集。党委办公室、组织部以及宣传部和团委等部门一般形成党群类档案[2];教务处、教研室以及各个系部一般形成教学类档案;校长办公室以及人事处等部门多形成行政类档案。因此, 为了达到事半功倍的效果, 应当重点收集上述部门的文件材料。

3.3 认真负责、积极工作。

为了做好高校档案的收集工作, 档案管理人员必须认真履行职责, 积极开展各项档案业务工作, 在赢得全校教职工信赖的同时也增强大家的档案意识以获得他们的支持和帮助。应当利用一切机会并且采用多种形式的宣传活动, 宣传《档案法》以及档案工作在学校工作中所起的作用和意义。为了不断提高专兼职档案人员的理论水平以及操作技能, 还应当定期开展培训活动。定期召开工作会议, 在交流工作经验的同时解决工作中遇到的问题。此外, 档案馆还应当积极的为教学、科研以及管理和后勤等提供利用档案的便利, 以完整系统全面的帮助他们解决问题。

4 加强档案收集工作的建议

4.1 加强宣传, 提高认识是档案收集工作的重要性。

由于日常工作中对档案工作的宣传力度不够, 导致很多同事不知道《档案法》以及《高等学校档案管理办法》的存在[3], 因此, 为了增强广大教职工对档案的意识, 必须加大宣传力度普及档案知识, 从根本上解决文件资料归档的“被动性”, 为做好整个档案的收集工作乃至整个档案工作奠定良好的基础。

4.2 提高兼职档案人员业务水平。

由于机构的原因造成各系部、处、室的专兼职档案人员频繁更换, 从而造成了业务不熟练的现象, 严重影响了档案管理工作的质量。因此, 为了提高专兼职档案人员的业务水平, 应在每年档案归档移交档案室之前组织相关人员进行业务学习, 使之了解并掌握文书处理以及归档的基本知识。

4.3 增强责任心。

注意平时收集档案的收集工作, 如果每个部门、每个人都按照《档案法》规定去做, 档案收集工作将会顺利开展。可是, 由于存在的种种原因, 收集档案并不是一件容易的事, 为了使档案收集工作顺利开展, 提高收集效果, 可以采取以下几种方法:

(1) 日常收集。为了做好档案的日常收集工作必须充分调动并发挥档案工作人员的主观能动性, 随时收集处理完毕的文件材料, 对于能够单独组卷的文件材料应当随时装订成册以便归档。

(2) 专题收集。由于高校的学院庆典、党代会、学代会以及教学条件评估的重要的大型活动不是每年都会进行的, 对于这些活动应在活动或工作中形成文件资料, 为了确保档案资料的齐全、完整系统, 更便于日后查阅以及利用, 可以采取专题收集的方法。

(3) 及时收集。高校在召开重要会议等各项工作中形成的文件资料, 可采用及时收集的方法。如召开科研、教学成果鉴定会, 形成的科研成果档案文件资料:进行大型仪器设备开箱、安装试运行活动, 形成设备仪器档案资料;召开基建各种项目竣工移交验收会议, 形成基建档案资料等等。档案人员可利用参加这些会议及活动的机会, 将这些文件资料及时收集起来, 以便归档和提供利用。

(4) 集中收集。档案室每年度定时对校内各部门上一年度形成的文件资料, 进行全面集中收集。党政管理、教学、会计等档案以及其它类档案中的综合资料适于采用集中收集的方法。

(5) 以整理促收集, 减少档案收集工作的盲目性。档案人员应及时把本部门形成的各种文件材料收集起来, 并经常加以整理归类, 进行预立卷, 通过预立卷, 发现缺少的材料, 掌握要充实的材料情况, 及时进行补充收集;通过预立卷, 还可以剔除不该立卷存档的材料, 减少以后档案收集工作的盲目性, 提高档案收集工作的质量[4]。

总之, 只要做到了思想重视, 措施得力, 责任心强, 加上热心服务, 就能够做好档案资料的收集工作。从而为进一步提高档案管理工作质量奠定基础, 使高校的档案收集工作早日实现规范化、科学化、现代化, 为广大的档案利用者服务, 为学校的改革发展服务。

摘要：档案工作一般包括六个环节, 即收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用。收集工作作为整个档案工作的起点, 更是做好高校档案管理工作的基础和前提, 更是档案工作中的难点和重点。如果没有档案的收集则不会形成健全的档案, 更不会有效地利用档案。因此, 要想做好高校的档案管理工作, 必须要正确认识高校档案收集工作的意义以及掌握科学有效的收集方法, 在方便使用者利用档案的同时为促进学校的改革发展做出贡献。

关键词：高校档案,收集方法,档案管理

参考文献

[1]郑平.浅谈新形势下高校文档的一体化管理[J].秘书之友, 2005 (2) .

[2]赵静竹.校园网建设对高校档案工作的影响及对策[J].档案天地, 2003 (6) .

[3]高等学校档案管理办法.2008年《教育部公报》第9号.

收集档案文件的工作及意义 第2篇

收集档案文件的工作及意义主要表现在以下几点：

一、档案收集工作的内容

档案收集工作，就是依照党和国度的规定，通过例行的接受制度和专门的征集措施，把疏散在各机关、个人手中或散失在其他处所的档案，分辨集中到各有关机关档案盒室或各级各类档案馆，履行集中统一管理

档案收集工作的内容重要有三个方面

(1)机关档案室对本单位须要归档文件的接受和征集工作。

〔2)档案馆对现行机关和撒悄机关具有久长保留价值档案的接受工作。

(3)档案馆时疏散在社会上的各个历史时代形成的档案的接受

和征集工作

二、档案收集工作的意义

档案收集工作是全部档案工作中极为主要的一个环节.做好收集

工作有着十分主要的意义。

(1〕收集工作是档案工作的起点

收集工作是档案工作其他环节的主要基本，没有起点其他环节就不复存在。档案工作的对象是档案，如果没有档案也就不会有档案工作。档案收集的齐全与否，直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效应用。

(2)收集工作是档案室贯彻集中统一、分级管理原则的主要办法

档案是党和国度的可贵财富，对国度规定应当归档的各种门类和载体的档案，各单位不得疏散保留，任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才干把档案集中到各机关档案室和各级各类档案馆，形成统一的档案信息保管基地，履行集中统一、分级分专业科学管理

(3)收集工作是决议档案工作存在和发展的主要条件

档案数量的多少决议档案工作范围的大小，档案的质量高下决议档案工作的程度高下。档案馆(室)所管理的档案是靠收集工作取得的，只有收集工作搞好了，才干有效地开展收拾、鉴定、保管、编研等工作，档案工作才干存在并得到发展。

高校院级教学档案收集工作探讨 第3篇

关键词:院级教学档案;收集;对策

一、加强高校院级教学档案收集工作的重要性

所谓院级教学档案,是指高等院校各学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等原始文字记录,是对院教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录。它是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考,是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源,也是院级档案工作的核心。因此加强高校院级教学档案收集工作具有以下重要性:

1.充分利用本学院教学档案可以提高教学质量与效果。本学院每学期的试卷与试卷分析资料作为重要的档案资料被保存在本学校的教学档案中,充分利用这些重要的试卷和试卷分析材料,进行数据分析及典型错例的分析,从分析中找出问题所在,通过分析,每位教师就可以有针对性地处理学生在学习过程中出现的问题,及时改进教学进度与方法,从而提高教学质量与效果,因此必须加强每个学院试卷与试卷分析资料的收集与保管工作。

2.青年教师可以充分利用本学院的教学档案来熟悉和提高业务水平。在实际教学过程中,教师的教学质量与方法都是循序渐进的,每一位教师都有属于自己的一套教学方法,特别是长期战斗在教学第一线的老教师,他们在长期的教学过程中形成了许许多多独特的、非常有效的教学方法与教学经验,这些方法与经验值得在全学院乃至整个学校得到推广。刚刚步入工作岗位的青年教师,他们的教学经验不够,业务水平不够,充分利用这些教学档案,可以使这些青年教师不走弯路,尽快掌握教学方法,熟悉教学业务,为学院乃至学校的教学工作作出贡献。

二、高校院级教学档案信息资源的收集面临的问题分析

1.目前院级教学档案的收集工作没有积极开展起来。以我校教学档案的收集范围来讲,在实践过程中,教学档案收集范围主要集中在教务处、研究生学院等部门,这些仅仅是学校教学档案的一部分,而各个二级学院在教学工作中形成的教学档案材料没有得到充分的重视,因此收集工作也没有积极地开展起来,院级教学档案是全校教学档案的重要组成部分,它反映了每个学院教学工作开展的情况,是衡量每个学院教学工作质量的重要材料,因此应充分重视院级教学档案的收集工作。

2.目前各院级教学档案收集人员更换频繁,严重影响了本学院教学档案资料的收集工作。目前各二级学院的教学管理比较薄弱,教学秘书一般都是承担本学院教学档案资料收集的重要人员,但是这个岗位更换比较频繁,新上岗的人员一般都是先熟悉重要的工作,而教学档案的收集工作往往都是被搁置到重要工作之余来开展,而很多的重要档案资料就在这个工作阶段就被忽略,被遗漏,这样就造成了很多教学档案的收集不全,致使本学院教学档案资源的缺失,因此应把本学院的教学档案收集与管理规范化、标准化、责任到人,使每位新上岗的教学秘书进行相应的档案工作培训,使其能够重视本学院教学档案的收集与管理工作。

3.目前各院级教学档案的收集内容比较单一。以我校某学院为例,教学档案的收集主要侧重在试卷、学生论文的收集,而教师的业务档案却没有被重视起来,纵然教师教学工作比较繁忙,而其教学笔记、课程设计等材料不轻易外传,但这些是衡量每位教师以及本学校教学工作水平的重要材料,各个学院应提高教师的档案意识,将这些档案资料及时存档,学院办公室应及时收集这些材料,为学院乃至学校的发展添砖加瓦。

三、高校院级教学档案信息资源收集的对策及方法

1.集中定期收集本学院教学档案材料。鉴于高校教学工作的连续性和长期性,为了配合学校整体教学档案收集工作,因此各个学院可抓住每学期开学、期中和期末三个关键时期定期收集本学院的教学档案,把本学院教学档案的收集整理工作纳入经常化、制度化和正规化的工作程序上来,这样,也有利于按着学校教学档案归档范围定时定期移交到校档案管理部门,以免到时弄得措手不及。

2.责任到人,及时收集归档。根据高校院级教学档案材料的特点制定详细的院级教学档案的归档范围,并将各归档范围分别落实到人,纳入到个人岗位职责,作为年终考核的一项重要内容,使有关人员明确自己的职责,按着每个岗位的归档范围在每学期结束的时候及时上交归档,由本学院专兼职档案员保管以便整理组卷。此外,还要经常检阅归档范围和已收集的材料,对照检查是否收集齐全,最后专(兼)职档案员还必须有一份更加详细的归档范围及要求,严格把关。一定要把握好收集上交原则:不该收的不收,该收的绝对不能缺少;应该上交到学校档案馆的档案一定要及时上交,不需要上交的集中保存在本学校的二级档案室,以便为学院发展提供参考。

3.灵活运用各种收集方式,确保教学档案资源的完整无缺。

高校各院级教学档案的整个高校教学档案的重要组成部分,而各院级教学档案具有多种特点,例如:在来源上具有分散性;在内容上的具有复杂性;在时间划分上的具有特殊性;在制成材料上的具有多样性及综合性、专业性等等。由于每个学院都拥有多个教研室,因此各院系专兼职档案员应在学校档案部门的指导下,深入本学院的各个教研室,扩大档案收集的范围,拓宽本学院教学档案收集的渠道,查缺补漏,灵活运用各种收集方式,尽量做到常规收集与集中收集相结合、督促收集与上门收集相结合、归档范围内与归档范围外相结合等,最终实现对本学校教学档案资源不流失、不断档,为学校的未来发展储蓄资本。此外,各学院专兼职档案员收集过程中还要对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注,也可将需收集的本学院的教学档案归档范围制定明确后发放给每位教师,让各位教师在教学过程中自然而然的制成有关电子文档,利用学校校园网普及的有利条件发送至统一的电子邮箱,这样既方便快捷的实现了相关教学资料的收集,又可方便教学档案的提供利用,岂不是一举两得?

4.重视本学院教师教学工作中教学档案的收集。

教师个人档案信息综合反映了教师教学、科研等能力和水平,是学校人才资源的重要信息库。而教师在教学工作中形成的教学档案资源更是本学院教学档案资源的重要组成部分,这部分教学档案是教师教学工作的历史记录,反映了教师的教学领域,教学工作量和教学效果,是衡量教师履行其基本职责情况的档案材料。其主要内容包括:

(1)衡量教师教学工作领域的相关资料,包括课程的名称、类别,如基础课、专业课等,此外如果该课程申请了国家级精品课、省级精品课、校级精品课,都需要佐证材料,这些佐证材料也属于课程设计中的重要资料,对于以后该课程的发展具有重要的凭证作用,这些资料能够充分证明每位教师在自己的工作领域中的优势。

(2)衡量教师教学工作量的相关材料。包括每位教师每学期教学授课的名称、班级、学生人数、学生姓名、周学时数、总学时数等等的总结,以及对授课对象的层次情况也要分类统计记录,指导学生毕业论文的写作,指导学生实行,以及编写教学大纲等工作量也都属于这类档案材料的收集范围。

(3)衡量教师教学水平的教学效果的相关材料。这是衡量教师教学水平的重要指标,其材料应包括日常考核、学生的测评、专家考核组对其的考核记录等相关资料。

本文受黑龙江大学青年科学基金项目资助(项目编号:QW200835)。

参考文献:

[1]连红,李元江.构建高校系级教学档案体系的新思路[J].2007年浙江省高等学校档案优秀论文集,2007.

[2]邸家琴.高校档案信息资源收集工作初探——以黑龙江大学档案信息资源收集工作为例[J].云南档案,2009,(5).

[3]闫连山.高校档案收集与管理工作刍议[J].兰台世界,2006,(8).

[4]吴慧红.高校教学档案收集的盲区及其对策[J].浙江档案,2005,(3).

如何做好高校校庆档案的收集工作 第4篇

校庆活动是高校一项涉及面很广的大型综合性活动, 是高校发展的一个历史的新起点, 一个光辉的里程碑, 对高校内聚人心、外促开放、扩大影响、加快发展具有重大意义。因此, 充分认识校庆档案的特点, 明确校庆档案的收集范围, 研究高校校庆档案的收集方法, 对于做好高校的档案工作具有十分重要的意义。

一、校庆档案的特点

1. 价值重大。

校庆档案是高校的一种宝贵的特殊的财富, 是一所大学多年的精神文化信息的浓缩, 真实记载并再现了学校的实践过程和奋斗历程, 也凝聚着全校师生员工的智慧和心血。这些珍贵的资料是一所大学的历史缩影, 更是一种办学理念的提升, 对学校未来的发展和建设有十分重要的利用和参考价值。

2. 类别众多。

校庆是高校的一项重大活动, 参与活动的既有主办单位, 又有承办单位, 还有协办单位, 更是多头领导、多部门组织、多单位参加的全校性大型活动。因此, 档案资料的形成单位多, 档案的类别多。有行政党群类的公文材料, 如高校党政部门围绕校庆活动形成的公文、庆典方案、校庆活动指南、日程安排、各级领导和代表讲话稿等;有科研类的, 如为校庆活动开展的专题讲座、学术论坛等活动材料;有出版类的, 如为校庆进行宣传的报纸、出版的丛书、画册等;有声像类的, 如关于校庆活动的光盘、照片、电视专题片等;还有实物类的, 如校庆标识、校庆纪念品和专用物品、校庆活动中收到的各种礼品等。

3. 形式多样。

校庆活动的规格高、参与单位多、时代感强, 主要有纸质、电子、声像、实物等多种形式的载体。校庆的筹备、庆典和总结期间, 校庆活动的筹备组、会务组、秘书组、宣传组、接待组和学院等单位下发或收到的校庆工作的总体方案、工作方案、会议纪要、工作简报、通知、海报、画册、纪念品等既有纸质类、电子类, 还有声像类、实物类等内容丰富、载体多样的材料和物品。

二、校庆档案的收集范围

1. 纸质档案。

纸质档案以纸张作为载体, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。以校庆为主题的纸质档案主要包括:校庆筹备工作过程中关于开展校庆活动的决定、通知、庆典方案、公告;学校及学院校庆活动指南、日程安排、校庆简报;知名校友的贺电、贺信;捐赠的礼金清单、礼品清单;校庆庆典活动议程、节目单、各类讲话稿、校庆工作总结;为校庆组织的有关论坛、报告、知识问答等庆典活动材料;各学院主办的校庆庆祝及学术活动材料。

2. 实物档案。

实物档案是以物质实体为载体, 能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有形物品, 是档案记载的特殊表现形式和重要补充, 是高校档案的重要组成部分, 具有原始记录性、直观生动性、珍贵鉴赏性、可保存性等特点。主要包括以下内容:上级领导和知名校友的题词;校庆纪念品;校庆宣传海报、画册、邮票、宣传展览资料等;校庆证件 (校友证、采访证、贵宾证、工作证、来宾证) ;校庆标识及校标;友好单位赠送的赠品;校庆签到册;校庆请柬、信封。

3. 声像档案。

声像档案是以照片、磁盘、录音带、录像带、影视片等材料为载体, 以声像为主, 并辅以文字说明的历史记录。校庆活动形成了反映学校发展变化和校庆活动的照片档案;校庆宣传片;记录校庆庆典大会、文艺晚会、学术报告、反映历届校友材料的校庆纪念光盘。

4. 电子档案。

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储, 与纸质档案对应, 相互关联的通用电子文件。在收集校庆的筹备、活动和总结期间形成的文书档案、照片档案的同时, 还要做好文书、照片等电子文件的收集工作。校庆工作的总体方案、工作方案、会议纪要、工作简报、通知、宣传标语、校友名单、庆典活动方案、庆典大会、晚会照片、嘉宾名单、活动指南、交通路线图、校庆纪念品、校庆纪念章、贵宾证、嘉宾证、校友证等都有电子文件, 完整收集好这些电子文件, 既能辅助印证纸质档案, 又能方便利用。

三、校庆档案的收集方法

1. 立章建制, 规范管理。

校庆属于学校重大活动, 根据《四川省重大活动档案管理办法》的规定, 可以建立一套适合本单位的大型活动档案收集的规章制度, 按照专题档案的形式进行集中统一管理。在制定重大活动档案的管理办法时, 应对档案的收集范围、收集方法及要求、档案归档的时限作出明确的规定, 使档案工作做到有法可依, 有章可循。西华大学在50周年校庆活动筹备前期, 根据《西华大学重大活动档案管理实施细则》制定了《西华大学50周年校庆专项档案材料收集归档实施办法》, 明确以“本着对学校历史和未来负责的精神, 收集工作坚持真实性、原始性、规范性的原则”, 加强领导、统一协调、各负其责, 由校长办公室统一协调, 档案馆负责监督和指导各单位收集、整理校庆档案, 并把校庆档案列为专项档案集中保管。这种规范管理办法, 确保了校庆档案的完整、齐全。

2. 落实人员, 明确责任。

在校庆活动筹备前期, 校庆活动的档案工作就应同步启动。按照校庆筹备工作领导小组对各组织机构的详细分工, 分别对宣传组、秘书组、校友联络组、接待组、后勤组、安保组、学生活动组和各学院明确档案工作分管领导和兼职档案员, 各兼职档案员为校庆档案材料收集整理责任人。建立了以各活动组为中心, 各工作组成员为基点, 全体工作人员为归档责任人的档案工作管理网络, 并在校庆活动筹备前期对每组的兼职档案员进行一次有针对性的集中培训, 明确工作要求、收集方法、收集范围、归档期限和归档责任。这既落实了归档人, 又明确了责任, 有力地提高了校庆工作人员的归档意识, 避免了校庆档案遗失、损毁和不按时归档的现象。校庆结束后两个月, 档案馆根据归档情况及时下发《关于50周年校庆档案立卷归档情况的通报》, 这样做既使归档单位对归档情况有个清楚的了解, 又在全校范围内宣传了档案工作, 增强了教职员工的档案意识。西华大学50周年校庆活动档案工作的顺利开展证明, 只有落实人员、明确责任, 才能真正保证档案材料的齐全完整, 才能为学校留存下珍贵的档案。

3. 全程参与, 主抓重点。

在校庆的筹备阶段, 主要有组织机构的人员组成、任务分工、活动方案、活动预案、活动通知、邀请函、宣传材料、会议纪要、工作简报、会议指南、会场布置方案、校庆标识、校庆请柬、信封等材料;在庆典活动阶段, 主要有活动指南、嘉宾名单、录音录像、重要照片、领导讲话稿、主持词、礼品清单、校庆签到册等材料;在会后阶段, 主要有校庆纪念品、校庆纪念章、贵宾证、嘉宾证、校友证、友好单位的赠品、校友的捐赠物、新闻报道、工作总结、专项活动材料汇编等材料。了解和掌握校庆活动在不同时段形成的主要材料, 收集各中心的重点校庆档案, 对保证校庆活动的主体档案不缺失具有十分重要的作用。

4. 借助网络, 适时指导。

在计算机技术、网络技术普及的今天, 可以充分利用校庆网站、校庆网页、办公自动化系统、QQ群、飞信等快速便捷的方式和手段, 对档案材料的收集整理工作进行即时有效的指导。一要根据校庆活动的总体安排和进展, 在校庆网站或校庆网页上分阶段提前公布归档范围和收集的具体要求, 可以让大家有目的地开展工作, 避免事后纠偏的麻烦;二可利用网络平台, 及时通报档案材料收集工作进度, 分阶段表彰按时收集、规范归档的单位和个人, 激发广大人员的工作热情, 消除懈怠情绪, 保证校庆活动的筹备工作顺利开展;三是组织档案专职人员进行现场巡查, 发现问题, 及时纠正, 避免档案材料归档不全, 给学校档案管理工作造成无法挽回的损失。可见, 恰当借助网络等现代工具, 既可保证校庆活动的圆满成功, 又能保证档案材料的系统安全。

5. 及时归档, 专项保管。

重大活动档案管理办法规定, 活动结束后60天内, 有关单位和个人应及时将材料移交档案馆。虽然校庆是学校的一项重大活动, 但校庆活动的组织机构是临时的, 其工作人员在校庆活动结束后会很快回到其原来的工作单位。因此, 在《西华大学50周年校庆专项档案材料收集归档实施办法》中, 要求全体工作人员在校庆结束后一周内将校庆档案全部移交给各组兼职档案员, 由兼职档案员在一个月内规范整理、著录输机后统一移交档案馆, 这样就有效地保证了校庆档案的齐全和完整。同时, 我校档案馆针对不同类型材料的校庆档案制定了相应的保管措施, 确保了校庆档案材料能得到良好保护。

总之, 校庆是高校总结办学成就, 传承办学传统, 弘扬办学精神, 彰显办学理念, 加强学校与地方政府、企业、社会各界以及校友的紧密联系, 拓展学校办学空间, 谋求教育事业新发展的重大庆典活动。校庆活动是一项系统工程, 涉及面宽, 内容庞杂, 每项工作、每个环节都可能产生校庆档案。只有高度重视校庆档案, 明确校庆档案的收集范围和收集方法, 才能做好校庆档案的归档工作, 保证校庆档案的齐全和完整。

参考文献

[1]张宝玲.高校校庆档案的收集与利用[J].兰台世界, 2009 (9) .

[2]龚燕.对高校校庆档案整理的思考[J].兰台世界, 2010 (3) .

[3]陶丽霞.以校庆为契机促档案工作上台阶[J].档案与建设, 2008 (10) .

高校档案的收集工作 第5篇

关于做好人事档案材料收集归档 和学历学位认证工作的通知

各单位劳资人事部门：

根据中共中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》（中组发[2009]12号）精神和集团公司人事部对档案收集和学历认定工作统一部署，现就渤海钻探公司人事档案材料收集归档和学历学位认证工作有关事宜通知如下：

一、进一步完善人事档案收集归档工作制度。各单位劳资人事部门要按照中组部、集团公司和公司的相关规定，进一步健全人事档案材料收集工作制度，规范材料收集归档范围，重点做好档案材料的收集归档工作。

二、进一步规范学历学位材料认定工作。凡2009年8月1

3— 1 —

日以后参加各类国民教育在职取得学历、学位的，相关材料归档和进行学历学位认定时均需提供国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料，未经认证的学历学位材料，原则上不再作为学历学位认定依据。

三、学历学位认证材料办理。学历认定材料请参照教育部学历认证中心有关要求办理http://，学位认证材料请参照教育部学位中心有关要求办理http://。学历、学位认证材料办理所发生费用由个人承担。

四、由于教育部学历学位认证办理时间较长，约需20个工作日，请各单位做好相关准备工作，将需要认定的人员名单汇总，并提前通知到个人，学历认定工作将与《干部履历表》、《职工履历表》填写工作同步推进。

五、严肃人事档案工作纪律。各单位劳资人事部门要严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》的各项纪律，严格档案管理，加强工作监督，确保档案的真实性、全面性。

附件：1．中组部《干部人事档案材料收集归档规定》

2．学历学位认证办法

主题词： 档案

归档 收集 通知

高校人事档案收集与整理管窥 第6篇

一是多样性。高校是人才高地，教职工人数众多，工作性质不同，人事档案所显示的内容也不同。教师档案更多的是侧重教学科研业绩和成果的显现、专业技术职务的评聘和学历学位的状况记录等；行政管理人员档案更多的是工作业绩考核、奖惩任免、年度履职情况等的记录。二是系统性。高校人事档案详细地记录每个教职工每学期、每学年的工作情况、学习情况，忠实地描述了发展过程中的每一个细节，系统地反映了每个教职工德能勤绩诸方面的情况，构成了一个富有逻辑性的整体。三是真实性。高校人事档案是高校教职工在从事教育教学科研和社会服务的活动中产生的、辛勤工作的真实记录，真实反映每个人的思想和品德、学识和能力、特长和成果，还原历史本来的风貌。四是时段性。高校人事档案材料形成时间受高校学年制的影响，教职工都是在固定的非假期时间段内集中开展各种各样的教育教学科研活动，这些时段内产生大量的人事档案材料。这一点，不同于机关人事档案。

2 高校人事档案收集与整理存在的问题

高校人事档案在收集与整理中，明显地存在以下几个问题：第一，档案意识淡薄，对档案收集整理工作重视不够，对档案的收集整理没有做出详细具体的安排和部署。有的教职工对档案的作用认识不足，不清楚人事档案收集和整理的有关要求，把本该交给人事档案管理部门的材料长期滞留在身边，造成人事档案材料的缺失。第二，档案管理人员配备不足，专业素质需要提高。不少学校档案管理人员严重不足，有的还是兼职，不能满足档案工作需要，难以应对档案收集整理的浩繁工作。加之档案工作属于“幕后”工作，不像教学科研工作处在学校的前沿位置，容易出成绩、见成果，受人关注，因此，人员流动性较大，队伍缺乏稳定性，影响整体素质和档案管理水平的提高。第三，部分高校由于管理体制的双重性，往往造成上级档案主管部门指导缺位或不到位。比如，部分地方高校实行双重管理体制，既接受省级教育行政部门的管理，又接受地方政府的管理，省级教育行政部门认为地方高校的档案工作应由地方政府主管，地方政府认为地方高校的档案工作应由省级教育行政部门主管。结果，两个部门都不管，即使管理，也没有给予足够重视，指导不到位，工作“边缘化”。第四，档案材料整理缺乏系统性。材料之间缺乏有机联系，成为零散的、孤立的片段。有的材料不能相互佐证，甚至有的材料相互之间出现矛盾，比如履历材料和自转材料对同一事件叙述不一致，评价相反。

3 高校人事档案收集与整理改进措施

3.1 要高度重视档案工作。要认真贯彻落实中共中央组织部关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）和教育部印发的《高等学校档案管理办法》（2008年中华人民共和国教育部令第27号），切实把档案工作放在学校重要工作议事日程，明确分工，明确职责，学校领导对档案的收集整理工作做出详细具体的安排部署。同时，加大宣传力度，增强教职工的档案意识。

3.2 要加强档案队伍建设。要配足配齐档案工作人员，形成专兼职工作机制，除了专职档案工作人员外，还要明确一批兼职档案工作人员。要加强对档案工作人员的业务培训，鼓励奉献精神，及时表彰成绩，努力建立一支稳定的高素质档案工作队伍。

3.3 要切实理顺工作体制。明确双重管理体制的高校人事档案工作上级主管部门。按照国家省管高校的原则，实行双重管理体制的高校的档案工作由省级教育行政部门牵头管理，地方政府配合管理。

3.4 要积极扭转被动局面。在档案的收集上，要变被动为主动。对涉及外单位的档案材料及时发函，打电话联系，必要时，上门收集缺少的材料。对校内各部门要建立日常联系机制，定期收集档案资料，并及时检查核对，发现缺失，及时追补。

3.5 要积极探索科学规律。档案材料的系统性是实现档案价值最大化的前提。整理档案一定要努力体现其系统性，揭示材料之间的内在联系，特别要关注来源方面的联系、内容方面的联系和形式方面的联系。

作者单位：郑州师范学院人事处

怎样做好高校档案收集工作 第7篇

关键词：档案,收集,高等学校,档案意识

一、提高档案意识

在高校档案收集工作当中,提高各级各类人员的档案意识,特别是二级归档单位主管档案工作的领导、具体负责二级单位档案工作的档案员以及相关业务归口管理人员的档案意识十分重要。近年来,北京工业大学档案馆通过多种途径提高归档单位和相关人员的档案意识,促进档案收集工作顺利进行。首先,积极宣传国家有关档案工作的法律法规和相关政策,使广大档案工作人员和各单位业务工作人员了解自身的权力和应尽的义务,各项业务活动进行的同时为学校的发展保存历史的印记。其次,深度挖掘馆藏资源,配合学校不同阶段的重要工作,为领导决策提供档案源本信息支持,同时举办各种档案展览,如《老照片回顾展》、《校庆专题展》、《教育教学大讨论回眸》、《历史上的北工大》等,使广大师生了解学校历史的同时,对档案工作有了更为深入的了解,特别是看到本单位归档的照片、文件等为展览所用时,增强了做档案工作的荣誉感和历史使命感。再次,及时有效做好档案的提供利用工作,在学校的各项实际工作中真正实现档案的价值,提高档案利用者和相关工作人员的档案意识,反过来促进档案收集工作的顺利进行。第四,利用校史馆、奥运纪念馆、工程实训平台等窗口单位,积极宣传档案价值和档案重要性,使越来越多的人员能够直观地认识档案、进而提高档案意识。最后,有针对性地开展档案知识宣传教育活动,加强广大师生特别是与档案工作有密切联系人员的档案意识,增强学校各级领导、相关科研人员、具体业务经办人员对档案工作的认同感。

二、明确责任意识

明确责任意识,高校档案管理机构要依据档案法律法规、高校档案工作的实际情况做好相关单位和具体人员的职责划分。高校档案收集工作的顺利开展需要各方面的共同努力,特别是高校档案机构及专职人员、二级单位主管档案工作领导和档案员、各业务节点负责人、文书处理人员等,从文件产生的源头做好相关单位和具体人员的职责划分对做好档案工作特别是档案收集工作尤为重要。

做好高校档案收集工作,要求相关单位和具体人员各司其职,提高责任意识,认认真真做好档案收集工作。北京工业大学档案馆根据学校档案工作的实际情况,常规归档工作从学校档案馆到二级归档单位、具体业务负责人、具体业务经办人员层层签订归档任务书,明确相关单位和具体人员的归档职责;重大事件和突发事件落实到承办单位负责人和具体业务人员,切实做到档案归档整理工作层层有职责、事事有跟踪,最终实现档案收集工作的顺利进行。

三、做好顶层设计

做好顶层设计是保证档案工作特别是档案收集工作可持续发展的重要保障。在学校层面做好顶层设计,需要学校成立档案工作委员会,明确主管档案工作的校级领导、制定档案工作的管理制度、设置专门的档案管理机构等,做好学校档案工作宏观管理体系的设置,为从学校层面做好档案工作特别是档案收集工作提供制度和人员保障。针对各门类档案做好顶层设计,需要高校档案管理机构制定各门类档案的具体管理细则,明确各门类档案和各归档单位具体的归档内容和要求,保证各门类档案收集的数量与质量,为档案馆藏结构的优化和档案提供利用、信息资源开发等工作的开展提供坚实的物质基础。针对各归档单位做好顶层设计,需要学高校档案管理机构针对各个不同的归档单位做好个性化设计。北京工业大学档案馆将全校60个二级归档单位划分为党政管理型、教学科研型、专门业务型等不同性质,有针对性的做好各项顶层设计工作。

做好高校档案工作特别是档案收集工作,需要良好的顶层设计,它是各项工作能够可持续发展的重要保障。北京工业大学档案馆针对不断出现的新生事物着重做好顶层设计工作,例如多媒体档案、人物档案、电子文件等归档收集工作,从制度保障、人员配备、工作流程方面做好顶层设计工作,为收集工作的顺利开展提供保障。

四、加强业务指导

加强业务指导,要求高校档案管理机构和专职人员根据国家关于档案工作的方针政策和学校档案管理的具体规定对相关单位和人员进行各种内容、各种主题、各种形式的集中培训和日常实际咨询等业务指导工作。业务指导工作要及时有效、方便快捷、形式多样、内容丰富,这对做好档案工作特别是档案收集工作至关重要。

北京工业大学档案馆最初成立由馆长挂帅的业务指导小组,随着归档部门数量的不断增长、归档案卷数量的不断增多,又根据归档部门的性质类型划分不同的业务指导小组,使得档案业务指导工作更加具有针对性;同时利用新技术、新手段建立新的沟通平台,由原来的电话、邮箱新增加了业务指导QQ群、微信群、校内IP群等,提高了业务指导的方便快捷度;业务指导的内容也不断丰富,由原来的被动式的问答服务发展到提前培训、提前指导,共性的问题集中培训指导,个性的问题一对一培训指导,注重问题解决的时效性。例如针对普遍的收集不全、归档不及时、缺乏典型性材料、归档门类不齐全等普遍性问题开展集中培训,而对于本科生学籍档案中交流学生学籍归档问题、退学学生学籍材料归档问题、国际学生学籍材料归档问题、合作培养学生学籍材料归档问题、非正常毕业学生学籍材料归档等个性问题一对一开展业务指导工作通过各项业务指导工作的开展,特别是高校档案管理机构和专职档案馆管理人员对各种普遍存在的实际问题不断督查催办,许多关于归档文件整理过程中的具体问题得到很好的解决,使得归档文件收集的齐全性、整理的科学性、保管的长久性得到提高,为档案收集工作的顺利开展创造了良好的条件。

五、建立奖惩机制

建立奖惩机制,对于做好档案收集工作至关重要。2008年,《高等学校档案管理办法》第七条规定“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”,大多数高校未成立具有行政管理职能的档案处,这就给高校档案管理机构对各归档部门的管理带来诸多不便,而建立奖惩机制可以有效地进行补充。

高校档案管理机构可以通过开展年度档案总结评比、档案先进工作者评选等的活动,对相关单位和人员进行表彰,促进高校档案工作特别是档案收集工作的良好发展。同时,对归档不全、归档不及时甚至于毁坏档案等情况,高校档案管理机构可以对相关单位和人员进行责任追究,并通报批评,严重的依据《中华人民共和国档案法》和学校的相关管理规定进行相应的惩处。这样,可以增强高校档案管理机构的管理职能,促使相关单位和人员更好地做好档案收集工作。建立奖惩机制,要求高校档案管理机构采取多种奖惩形式,提高相关单位和人员做好档案工作的意识和水平。

六、注重实例宣传

注重实例宣传,对于做好高校档案收集工作具有重大的影响。高校档案管理机构应定期将档案发挥作用、解决实际问题的实例及时反馈给收集单位及相关人员,增强其对档案重要作用的感性认识;同时增强其荣誉感,在以后的收集工作中会更加积极,多注意相关方面资料的收集和保存,提高收档案的质量和优化其结构,收集的全面性和质量会得到很大程度的提高。反之也不应回避因档案收集不全或其他原因给学校带来各种损失、重大教训的实例,特别是学生学籍档案收集不全、党团材料归档不及时等关系学生切身利益的民生问题,反过来促进相关单位业务工作的规范。

北京工业大学档案馆特别注重通过实力宣传来促进档案收集工作,例如在校庆院庆期间,由于历史原因造成的从档案里找不到有效利用的照片、实物、文字记载,有的连具体的建立时间都搞不清楚,进行教育教学研究找不到改革的支撑材料,对典型人物、著名教授相关事迹进行宣传从档案里找不到相关内容的典型性材料等情况,档案馆通过总结教训将各种实例反馈给相关单位和人员,避免在日后的归档工作中重复出现类似问题,反过来促进档案收集工作的良好发展。

七、实行否决制

实行否决制,要求高校档案工作在校院两级管理中具有话语权,在二级单位考核中档案工作拥有否决权。高校实行校院两级管理的情况下,学校越来越注重二级单位的考核管理,在众多的考核指标中档案工作虽不占主要指标,但是具有最后的否决权。实行否决制,要求考察各归档单位是否存在故意损坏、丢失或擅自销毁应归档的文件,是否存在涂改、伪造应归档的文件,是否存在不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的情况,如有以上情况之一的情况档案工作考核不合格不得评选校级先进单位,情况严重的根据《档案法》的相关规定还要追究当事人的责任,这对做好档案工作特别是档案收集工作具有非常重要的作用。

高校档案的收集工作 第8篇

1970年蒂奇纳等人在《大众传播流动和知识差距增长》一文中首次提出“知识沟”的概念:“随着大众传媒向社会传播的信息日益增多, 社会经济状况较好的人将比社会经济状况较差的人以更快的速度获取这类信息。因此, 这两类人之间的知识沟, 将呈扩大而非缩小之势。”他认为, 除经济状况外, 知识沟的产生和发展还受以下因素影响: (1) 受教育程度的差异。受教育程度高的人具有较强的理解能力和较大的阅读量, 这有助于他们对公共事务或科学知识的获取。 (2) 知识信息储备上的差异。从先前的大众传媒和正规教育渠道得来的知识越多, 这些见多识广的人, 对新事物、新知识的理解与掌握也就越快。 (3) 社会交往方面的差异。教育通常意味着日常行动圈子较大, 参与更多的社会团体, 人际交往更多, 由此扩大了与他人讨论公共事务话题的机会。社交活动越活跃, 交往的范围越广, 获得知识信息就越快、越多。 (4) 对信息的选择性接触、接受、理解和记忆方面的差异。大众媒介的研究发现, 人们往往会根据自己的意识形态选择性地接触、接受和解释记忆的信息。也就是说, 个人生活水准、层次与大众传媒的内容越接近, 对媒介的接触和利用程度就越高。

二、高校档案收集对象的构成及“知识沟”的存在

1. 收集对象的构成。

高校档案的收集是指高校档案的接收、征集以及网络数据采集。高校档案的收集对象可以分为很多类:按照组织形式划分有校内的各文件形成单位和校外保存有该高校档案的各单位, 校内外的个人等;依据职业或工作性质, 可以划分为各机关、各院系和直属单位兼职档案员、在校学生、曾在校工作或学习的校友、社会人员等。

2. 收集对象的“差异化”存在。

根据调查, 高校档案馆的收集工作对象在受教育程度、知识储备和知识面、社交能力、对档案工作的熟悉和重视程度等方面存在很大差异这些兼职档案员校友或者在校师生、社会人员有理工、文史等各类专业背景, 对档案法规、档案收集方法、网上归档技术、档案工作重要性的认知程度参差不齐。他们中有些对高校档案的收集制度和工作规范十分熟悉, 能够及时并规范地整理好档案进行移交, 熟练掌握计算机及网络技术的基础知识, 会通过网络手段上传和交付信息。而另外一些存在不同程度的受教育程度不高、档案意识淡薄、档案业务水平低等问题。这些都成为档案收集工作的拦路虎, 造成在高校档案工作中, 仅有为数不多的单位能做到按时主动将文件材料交到档案管理机构。此外, 收集对象还存在社会交往和沟通能力的差异, 并且这种“知识沟”还有扩大的趋势。

3. 收集对象的评估。

由于存在上述差异, 所以需建立一套科学可行的评估体系。高校档案馆如果想全面地了解兼职档案员和其他档案收集对象的背景信息, 包括年龄、学历、性别、所在院系或部门、所学专业、对归档制度和方法的了解程度、对网络工具的熟悉程度和使用习惯等, 就要让兼职档案员和其他归档人员进行注册登记 (可采用网络登记或者纸质问卷调查的方式) , 从而得到他们的直接显性信息。在了解归档对象显性信息的基础上, 高校档案馆可以通过具有数据挖掘功能的信息平台对用户的归档行为、归档效率、归档质量进行跟踪分析和评估, 对档案收集工作对象进行分类, 如在网上归档效率方面、可划分为“高效”、“中等”、“较落后”等档次;在对档案收集制度和法规的熟悉程度方面, 可划分为“熟悉”、“一般”、“不熟悉”等档次;在归档文件齐全完整程度等其他方面也可以进行类似的评估和分类。

三、鉴于“知识沟假说”的高校档案收集工作策略

1. 根据档案收集对象的层次差异, 运用多渠道多种媒体有针对性有区别地进行档案收集和方法制度的宣传。

一是针对熟练使用计算机网络和档案信息化资源的收集对象群体, 高校档案馆应从内容、形式、功能三方面着手, 建立档案网络收集系统的模块和平台, 并通过新型的媒体如网络媒体进行宣传。对于有OA系统和档案信息管理系统可实行网上立卷的高校, 可通过信息化平台启动运行网上归档。高校档案馆为保证网上归档的标准化实施, 要明确发布《网上归档工作规范》, 如档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作等。Web2.0时代, 高校档案馆必须构建与之相适应的网络环境来优化网上归档工作, 如提升网上归档和网上互动的便利性, 开发使用便捷的归档程序和界面友好的网页以供使用;提升归档数据资源的完整性, 档案馆工作人员要定期检查归档的数据资源内容是否齐全、完整、没有遗漏;提升归档信息资源的持久性即创造有利条件, 便于数据库资源内容的长期保存;保管归档数据时注意突出归档数据库资源的特色化。在档案收集工作的网络宣传和交流方面, 应大力增强与收集对象的沟通力度。高校档案馆在学校的bbs论坛、社区、档案馆主页, 发布与档案收集相关的信息, 并普及和宣传一些档案法规和规章制度, 如“归档制度”、“归档文件保管期限表”等, 让广大师生和校友无需亲自到档案馆就能了解归档制度和办法;鼓励各部门领导、兼职档案员通过论坛发帖或者留言等方式发表关于归档工作现状与发展的意见。高校档案馆还可在论坛内设立互动交流社区, 和各兼职档案员以及其他归档人员开展新的归档模式的探讨, 如怎样提高网上归档的效率、如何保证归档文件齐全性和完整性等。在网络互动中高校档案馆工作人员应使用实时通讯技术, 增加与归档单位、人员交流的及时性, 高校档案馆可采用主流的即时通讯工具, 如QQ、微信、微博等, 使用文字、语音、视频等各种方式进行交流。

二是对于不能熟练运用网络媒体的归档单位和个人, 可运用其他大众媒体方式, 如运用印刷媒体像发放宣传手册、举办图片展览、办档案板报等, 运用广播电视媒体像通过学校电台广播、制作视频纪录片用电视媒体播放, 向归档单位和个人宣传《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》、上级关于档案工作的重要文件和本校档案工作制度、档案馆藏及利用档案所取得的社会效益和经济效益以及知名专家学者利用档案取得的显著成就等等, 从而使有关人员认识到档案的价值, 提高档案意识, 增强文件材料归档的自觉性。

三是定期召开各单位档案工作分管领导和兼职档案员会议, 在会上向各兼职档案员发放档案理论和业务辅导材料, 有条件的高校档案馆可以制作宣传光盘并随书赠送。会上, 各高校档案馆工作人员可运用“人际传播”的方式面对面地和参会人员进行交流, 对归档中遇到的问题, 具体问题具体分析, 逐一进行解决。

2. 根据档案收集对象的实际情况, 分层次开展档案工作的业务培训。

高校档案馆应根据每个人的实际水平和需要, 为兼职档案员和其他归档单位和个人提供全方位、多层次的个性化培训服务, 采取网络培训与传统培训相结合的方式, 归档人员可根据自身的实际情况进行选择。高校档案馆应在网络上搭建业务培训的平台, 综合运用文字、图片、音频、视频等多种媒体, 教授与档案收集工作相关的课程。由于高校档案馆收集对象“知识沟”的存在, 高校档案馆可以将受培训的成员按照水平差异进行分组 (水平接近的分成一组) , 各组根据实际需要自主选择学习的课程。高校档案馆还应加强该平台对学习者特征分析的功能, 通过对学习者网上活动的追踪, 了解学习者的学习方式及效果, 从而根据不同学习者的需要给予主动的支持和帮助。高校档案馆可在网络业务培训系统中添加“个性化定制和推送”的模块, 各归档人员可以根据自己的实际需要和偏好, 定制想要学习的业务课程。完成定制后, 学习者如果再次登录该“归档业务网络培训”的平台, 系统会将此人所定制的课程按照他定制的界面类型推送给他。这对改进和改善档案业务网络培训的质量, 提高学习者的效率尤为重要。

高校档案馆还应定期举办传统形式的档案工作讲座或业务培训, 对不了解档案法规制度的各兼职档案员和校内外归档人员宣传《档案法》及有关规章制度;对业务能力较薄弱的各兼职档案员和校内外归档人员, 应向他们介绍文件的归档范围和整理要求, 着重培训积累、收集、立卷归档的程序和具体方法;对于档案意识不强的归档人员, 应对其强调归档责任, 使他们认识到档案在学校发展中发挥的重要作用。高校档案馆的工作人员还要耐心细致地指导各归档人员开展工作, 并相互交流, 取长补短, 不断提高双方的档案工作理论水平和操作技能[1]111。

3. 建立健全高校档案收集网络。

收集档案和丰富高校档案馆藏, 仅靠档案部门的专职档案员是不够的。从目前情况看, 高校档案收集征集网络的覆盖面过小, 信息的渠道也不甚畅通。因此高校档案馆必须建立起在学校档案工作分管校领导的领导下, 以档案部门为中心, 各单位分管档案工作的领导及兼职档案员紧密联系、兼有校内师生及其他人员的全校档案收集和征集网络。根据《普通高等学校档案管理办法》, 各基层单位要明确职责, 配备一至二名兼职档案人员, 负责本单位文件资料的收集、整理、立卷、归档工作, 并有一名分管领导监督、指导。只有落实《办法》中规定的配备人员, 才能在全校建立起从上到下的专兼职档案管理工作网络, 使他们有分工有合作, 有领导有监督, 共同形成一个档案工作的有机体系, 为档案收集工作的有效开展提供强有力的保证。除专兼职档案工作人员外, 学校还可组织热心的师生和校友担任“档案及校史资料征集员”, 加入到档案收集的队伍中, 并面向校内外广泛收集珍贵档案史料, 有力拓宽收集的范围[1]112。

随着互联网的发展和Web2.0的兴起, 除传统载体的信息资源外, 网络信息资源 (通过计算机网络传递、利用的各种数字化档案信息资源) 已成为一种不可忽视的生产、获取、交流、共享信息与知识的微观信息环境。一部分通过互联网进行远距离传输、管理、操作的文件具有现实的或潜在的档案价值, 应当成为高校档案馆的馆藏信息, 也应及时收集归档。高校各部门兼职档案员应做好本部门形成的电子文件的归档工作, 并通过网络采集有情报价值、凭证价值和历史文化价值的数字化信息资源向档案馆移交。此外, 高校档案馆还应组织一些熟悉计算机网络和高校办学历史, 能够正确鉴定档案价值的专家进行网络档案信息资源的采集。对于收集到的网络档案信息资源, 高校档案馆要遵循网络文件的形成规律和特点, 依照《电子文件归档办法》进行科学保存[2]14。

档案收集是高校档案工作的基础、起点与关键。由于归档人员“知识沟”导致的业务水平差异化, 为进一步做好档案收集工作, 应多层次、多途径、差异化地进行宣传教育, 开展业务培训, 健全档案收集网络, 认真做好纸质和非纸质载体档案资料的收集;并顺应Web2.0时代数字化技术高速发展的潮流, 推动网上归档和网络档案信息资源的采集, 使高校的档案收集、管理工作早日实现规范化、科学化、信息化, 以适应高校发展的需要。

摘要：本文论述了在高校档案馆的收集工作中, 采取怎样的档案宣传、教育和业务培训策略, 从整体上提高档案收集对象的业务水平, 使收集工作更高效地进行。

关键词：知识沟,档案收集策略

参考文献

[1]王莉.新时期高校档案收集工作对策研究[J].镇江高专学报, 2004 (2) .

高校档案的收集工作 第9篇

一、高校发展中档案收集工作呈现的新特点和新问题

1. 内容的多元交叉性。

在机构设置上, 高校一般分为党群、行政以及各教学单位, 各部门的职责往往有交叉。比如, 关于学校学生参加科技文化节的活动, 往往就涉及多个部门, 既有团委的, 也有科研处、教务处的, 更有参加活动的各个教学单位的 (院、系) 。这样, 使得同一主题的材料来自于多个地方, 在收集时, 要注意放宽视线, 主动扩大收集范围, 使档案收集更加完整。

2. 类别的多元交叉性。

《高校档案实体分类法》根据高校职能活动的不同, 将高校档案分为十个一级类目, 分别是党群、行政、教学、科研、科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会等十大类。由于高校的多种职能的活动, 从而决定了档案资料的多样性;随着高校的高速发展, 各个职能之间更加的多样化、细致化、具体化, 致使各个类别之间还出现许多共有的部分, 出现了类别之间的交叉。因而, 档案资料的收集工作需要得到多职能部门协同进行, 以使材料的收集工作做到准确、及时、完整、系统。

3. 载体的多元交叉性。

在高校收集的档案载体中, 既有传统的纸质的文字、图表, 还有大量的照片、幻灯片、录音带、录像带、影视胶片、缩微胶片、多媒体课件、光盘等。这些多种媒体的记录使得档案的记录手段更加现代化, 但是对于不同主体的相同记录方式与相同主体不同的记录方式存在着收集管理层面的交叉。所以我们既要解决好多元化下档案的多媒体管理工作, 还要解决好多元化下档案载体的交叉管理工作。

二、当前高校档案收集工作中应注意的问题

1. 归类意识不强, 使大量有价值的材料无法合理归档。

归类意识不仅是专兼职档案工作人员应该具有的, 对于高校广大教职员工来说, 也同样应该具有。据调查, 高校各部门或基层单位, 兼职档案员远远多于专职档案工作人员, 此外, 由于高校自身多元化的特点, 一些资料归档分类出现了交叉;对于许多有价值的材料, 出现归档不合理的现象。例如, 高校科研项目是教职工主持和参与的, 科研过程中形成的文件、记录、成果、荣誉证书等都可能成为档案资料, 而这些材料往往都将其分类存放成文书档案、教学档案、奖励档案等, 并且资料在归类时出现放哪一类都可以的现象。也可以放那类的特点, 对于出现交叉性档案往往忽略了资料的归类属性, 导致档案查询时出现断章取义的结果。所以应该大大加强档案员的归类意识, 对于多元性档案做到合理分类, 对于交叉性档案做到合理归档。

2. 档案收集缺少规范性文件。

在工作中, 不少高校都会在每年某一时候 (大多是3、4月份) 发布通知要求各部门归档, 对于归档的范围, 一般只是泛泛的例举几个大的方面, 对归档范围缺乏细化。而归档范围是档案部门收集档案的依据。在调查中发现, 许多高校制定了档案查询、利用等方面的规定, 而对于档案的收集范围却很少有高校自己制定文件。各档案部门在收集档案时, 全靠兼职档案员自己的判断, 工作有很大的随意性。而对于各部门收集的档案, 档案部门只是检查有无目录、有无案卷备考表等表面的东西, 对于档案是否齐全、是否具有归档价值等关键性问题, 高校档案部门的指导和监督职责严重缺失。此外, 高校的迅速发展, 高校的各项职能活动也处于动态的变化之中, 有些职能在加强、在发展, 有些职能在削弱。

3. 未能处理好档案多元化与优化的关系。

高校不少文件材料收集种类多元化程度低, 内容失真。以笔者所在的高校为例, 由于2007年正好遇上学校学位评估, 各部门、各学院在准备评估材料时, 曾发现由于收集工作不到位, 过去工作中形成的应归档的文件材料残缺不齐, 不能完整地反映活动过程的全貌, 如关于专业建设或课程建设的材料中往往缺少各学院在教学具体活动中形成的支撑材料;有的档案记载的内容与事实不符, 这往往是由于当时文件承办人员工作上的失误或者是收集的文件材料未经仔细核查所造成的。由于文件材料收集不齐, 内容失真, 造成部分档案质量下降, 直接影响了档案的实际利用价值。

与此相反的是, 过分强调档案的多元化, 忽视了档案的优化。问题是我们怎样看待这一原则, 如何把握好“度”。档案的多元化并不是指档案材料收集种类、内容越多越好, 甚至只言片语都要归档。我们应该能把那些最能反映出高校职能活动实质的具有重要保存价值的材料收集上来, 应该在档案收集的原则指导下, 注重档案的优化。所谓档案的优化, 是指在最低限度档案收藏量的情况下, 保存最大限度的必要信息量, 或者说用最起码数量的档案文件材料保存最大限度的信息。目前, 高校档案库房日趋紧张与档案数量不断增长的矛盾日益突出。因此, 我们要在坚持档案齐全完整原则的前提下, 注意档案的优化问题, 且列入议事日程, 常抓不懈。现在, 在高校档案界普遍存在着这样的错误认识, 认为是档案收集越多越好。这种错误认识的后果是增加了档案的馆藏量, 也给档案立卷、编目、检索增加了工作量, 最终影响档案提供利用。

三、高校现阶段如何做好档案收集工作

1. 扩大宣传, 尤其是档案工作方针政策、法律法规的学习宣传, 增强档案意识。

由于高校档案来源广泛, 内容丰富, 形式多样, 文件材料的形成涉及到学校各部门和个人, 客观上给档案收集工作带来了一定的难度。因此, 我们要通过多种形式对学校不同层面的人员进行宣传。主要以汇报的形式, 把档案工作所取得的成绩和存在的问题如实地报告学校领导, 使他们充分认识到档案对学校建设与发展的作用, 领导的档案意识增强了, 加大对于档案工作的重视和支持力度, 开展档案工作需要解决的人、财、物等问题。

2. 建立完善档案工作制度, 以科学的制度确保档案资源的收集归档。

档案资源的积累收集是一项经常性、长期性、连续性的工作, 为了确保这项工作不因领导的更替与工作人员的变换等而受影响并能正常、规范开展, 必须建立完善系列的相关制度作为保障, 做到收集归档工作制度化。制定完善各归档单位文件材料归档范围。由于高校各部门的工作性质与职能的区别, 导致所产生文件材料的内容、数量各异。高校档案工作部门必须根据各归档单位的具体情况, 在做好调查研究、征求意见的基础上, 认真制定各归档单位文件材料归档范围, 让各归档单位明白自己要积累收集什么, 能及时积累收集应归档的文件材料, 按时移交归档。而且, 各归档单位要建立具体的文件材料形成管理、收集归档等制度, 规范文件材料形成积累、收集归档、管理等工作。并且, 制订各类文件材料的管理办法。不同类别的文件材料不仅有内容、性质上的区别, 而且在形成处理方式、时间等方面都有自己的特征。而同一类别的不同文件材料会出自多个归档单位, 因此, 从档案的系统性要求和纵向管理的角度出发, 档案工作部门要会同相关归档单位, 制订各类档案的管理办法, 科学有效地开展各类文件材料的收集归档与管理。档案工作部门要认真贯彻执行党和国家的档案工作方针政策、法律法规, 建立科学完善的系列制度, 切实做到有法可依、执法必严, 坚持法律法规及规章制度的权威性和严肃性。

3. 指导监督与业务检查相结合。

档案工作是一项专业性很强的工作。从目前高校档案队伍现状看, 人员变动频繁、新手多、业务生疏是普通现象。为此, 加强档案工作的业务指导就显得尤为重要。高校档案部门应指定档案人员, 根据学校档案工作的规范和要求, 对全校的档案工作进行监督、检查与业务指导。高校档案部门要努力纠正部分归档单位在实践工作中有法不依, 不执行档案工作规章制度, 其文件材料收集归档不完整、不按时, 整理立卷不按要求、不规范等现象。档案业务各环节都有具体的技术要求与标准, 并有一定的规律性。高校档案工作部门加强对归档单位档案工作检查督促的同时, 更应认真开展业务指导, 指导各归档单位怎样做好档案工作。

总之, 高校档案收集工作是档案工作的入口, 关系到档案各项业务工作的开展, 只有高校工作人员上下齐心, 制度完善并认真执行, 档案收集工作由于多元交叉出现的种种问题才有可能减少。

摘要：高校档案是国家档案资源的重要组成部分。近年来, 随着高校的迅速发展壮大, 办学模式的多样化, 高校档案出现多元化、交叉化的特点, 其原有的档案管理模式受到挑战, 与时俱进, 加强管理是时之所需。作者在广泛收集文献材料、实地调研的基础上, 进行分析综合, 面对高校档案管理出现的新特点, 提出见解。

关键词：高校档案,档案管理,多元交叉

参考文献

[1]张志敏.应准确评价高校改革对档案全宗管理的影响.档案学研究, 2004 (4) .

[2]韩波.高校档案收集中的误区及对策.科技情报开发与经济, 2006 (16-4) .

[3]谢昌炜.档案收集与合并高校档案管理模式研究.宜宾学院学报, 2005 (7) .

[4]项目组.湖南高校档案工作现状分析.湖南城建高等专科学校学报, 2002年6月.

浅谈如何做好高校档案收集指导工作 第10篇

首先, 从事档案工作的专兼职人员要具备较高的政治业务素质以及很强的责任心, 且保持人员的相对稳定。因此, 要解决好档案收集的“人员”问题。

1.从专职档案员的角度来说, 要爱岗敬业, 要有高度的责任感, 要克服完成任务的思想, 不能把每年的档案收集工作当作任务去完成, 要发自内心热爱自己所从事的档案工作, 随时关注学校发生的重大活动, 及时联系跟进, 与活动有关单位兼职档案员联系, 提出归档要求, 避免来年归档时一些重要材料遗失或者没有及时保留而造成无法弥补的损失。

专职档案员应编制好分类大纲, 做好分类目录, 对文件资料的整理做好指导工作。在此过程中, 要突出重点、分清主次, 注重业务指导工作的实效性和前瞻性, 既要做好一般单位和一般业务的指导工作, 更要抓住重点单位和重要工作, 集中力量进行指导。同时, 抓好档案形成的源头是档案归档指导的重点。笔者建议组织一个由档案部门牵头, 办公室协调的领导班子, 对各职能源头形成档案资料进行过程跟进和同步管理。

2.从兼职档案员的角度来说, 应熟知文件分类原则, 养成认真登记的习惯, 遵照档案分类方案按期整理文件材料, 势必及时做好档案分类管理和利用的基础工作, 使文件材料在查阅、利用中变得方便快捷, 同时, 为档案集中整理节约时间。

3.专兼职档案员均要强化档案业务知识和技能学习, 积极主动参加业务培训, 提高档案知识水平和业务技能。将培训指导与个别指导相结合, 在下达归档任务前对全校的专兼职档案人员进行集中培训, 培训完成以后, 由专职档案员深入对各归档单位进行具体业务的个别指导。使归档标准明确, 过程清晰, 兼职档案员学习方便, 对专职档案员的依赖性降低, 指导任务相对轻松。

其次, 要解决好收集“方式”问题。坚持集中与分散、年终与平常、重点与一般等有效收集方式, 积极争取领导的重视和支持, 为收集工作开通渠道。及时下发归档通知, 要求各单位按时移交应归档材料;对不按时移交的, 要主动上门催交, 不能坐等上交。要充分发挥兼职档案员的作用, 做好文件材料的平时积累和移交。

再次, 要解决好收集“意识”问题。要以提高全员档案意识为目标, 以提高专兼职档案员和领导的档案意识为重点, 加强《档案法》等法律法规的学习宣传和贯彻落实, 倡导“人人都是档案人员, 事事都要留存档案”的工作理念。要牢固树立以人为本、协调、全面、可持续发展的档案收集理念。在档案收集工作中确立以人为本的理念, 善于运用辩证统一的科学方法, 统筹协调解决档案收集工作中的各种矛盾, 构建机关与基层、集体与个人的和谐关系, 在赋予档案部门收集档案绝对权威的同时, 充分发挥档案收集工作的计划、组织、指导、监督、检查功能, 层层抓落实, 为档案收集工作的规范发展提供法规、标准和组织保障。档案收集工作的领域、范畴、方式等要随着学校的发展与要求实现动态更新。我们应根据学校发展的实际构建档案收集工作的网络体系, 努力将档案收集工作的触角伸展到学校工作的各个层面、各个角落, 而在档案收集网络中的每个节点, 都应该有具体的责任人, 并赋予其收集移交档案的相应职责, 应积极开展档案知识的普及宣传教育, 让广大师生了解档案的形成领域、存在形式、种类与价值等相关知识, 增强师生员工的档案意识, 让单位人员知晓文件材料收集得齐全完整是今后开展利用工作的基础, 取得大家的支持和配合, 积极支持档案收集工作, 将各类具有保存价值的档案收集移交进馆, 保证收集渠道畅通无阻。

最后, 要加强档案执法。尽管《档案法》《档案法实施办法》都有移交档案的相关规定, 但是, 档案执法的执行力度不够, 配套法规不健全, 使得在档案收集问题上, 根本见不到一例因拒交档案或拒绝档案馆向其征集档案, 而被档案部门依法处理的案例。可见在档案收集上, 原则上有法可依, 具体实施时却无章可循。高校要建立健全档案管理网络体系, 明确分管领导、档案部门负责人和档案人员、兼职档案人员, 从组织上保障工作正常开展。建立健全文件材料归档制度、档案人员岗位责任制、档案收集等制度, 制定完整的文件材料归档范围和档案保管期限表, 从制度上保障收集工作的正常化。同时, 要加大制度落实力度, 认真执行文件材料收集归档等制度。要积极宣传《档案管理违法违纪行为处分规定》, 使大家认识到不按规定移交档案材料是违法违纪行为, 增强移交的自觉性和主动性。

摘要：本文论述了重视和加强高校档案材料的收集指导工作的几个方面。主要有:要解决好档案收集的“人员”问题;要解决好收集“方式”问题;要解决好收集“意识”问题;要加强档案执法。

关键词：高校,档案收集,指导

参考文献

[1]王志营.档案材料收集应多花点心思[N].中国档案报, 2013, 10, 21 (002) .

[2]薛匡勇.档案收集工作理念初探[J].北京档案, 2009, 12.

[3]刘东斌.对档案收集的若干思考[J].档案管理, 2009, 01.

农村档案收集工作探析 第11篇

关键词：农村档案收集工作村级建档

农村档案工作是农村发展的历史见证，是农村管理中一项基础性工作，它对维护广大农民的切身利益，推行政务、财务、村务公开具有重要意义。为了进一步加强村级档案工作，逐步实现农村档案工作规范化，国家档案局制定了《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，并与民政部、农业部联合印发了《社会主义新农村建设档案工作示范县实施办法》；北京市档案局、民政局、农工委联合制发了《北京市村级档案管理办法》《北京市新农村建设档案工作测评办法》等文件。这些意见、办法的出台，对规范开展农村档案工作起到了较大的推动作用。

以北京市平谷区为例，平谷区农村档案工作始于1998年，历经近两年的时间，在1999年年末实现了273个行政村的村级建档工作。2012～2013年，全区开展创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区活动，使行政村档案管理水平大幅度提高，全区所属275个行政村建档率100%，档案管理规范化率100%。在此基础上，产林权制度改革建档、农业经济合作社建档、新农村建设档案工作等也获得了长足发展，特别是“村档镇管”“一乡一品”等特色建档效果显著。取得这些成绩的同时，也应该认识到农村档案收集工作存在的收集不完整、不及时、重点不突出等问题。

一、农村档案收集工作存在的问题

（一）收集档案资料不完整，留存档案相对较少

随着社会的发展，村级档案的内容越来越丰富，除农业生产外，还有党建、纪检监察、换届选举、民主管理、村规民约、村办企业、社保、计生、农民医疗、婚姻登记等方面的内容。载体形式上除纸质档案外，还有照片、录音、录像、实物档案等，档案内容的丰富，形式的多样，对收集工作提出了更高要求。在这种情况下，虽然《村级文件材料归档范围和档案保管期限表》《北京市集体林权制度改革文件，材料归档范围及保管期限表》《平谷区农村集体经济产权制度改革文件材料归档范围及保管期限表》等文件，对村级档案的收集范围和保管期限都进行了具体规定，但是由于工作人员归档意识不强，导致档案资料收集不完整。如本村的党支部、村委会等会议记录、本村历史沿革、村规民约、承包合同及计划生育等材料。以平谷区为例，在创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区前，诸如两委换届选举、五好支部评选、六好支委评选等档案，40%的行政村收集不完整；而反映各种活动的声像档案、实物档案、电子档案更容易被忽视，收集上基本空白。另据对3个乡镇46个行政村抽样调查的数据显示，能够将每年的声像档案、实物档案归档保存的仅有8个行政村。

（二）收集档案资料重点不突出，不能满足农民需求及全面反映农村特色

1.在新农村建设的迅速发展下，农民的需求日益多元化，特别是对民俗、民风档案、本村历史沿革档案、村务公开档案、土地确权档案等需求较为强烈。然而，目前上述档案归档的数量相对较少，并不能满足农民的需求。

2.每个行政村都有自己的发展历史、地域文化、独特面貌和发展优势，农村档案则真实地反映着各个行政村的村史村貌村规，是行政村发展的真实记录。近年来，在各个行政村“一乡一品”特色日益突出的情况下，全面反映农村特色是十分有必要的。但是目前收集起来的档案“千村一貌”现象严重，特别是缺乏本村农副产品、农家旅游、人文景观、风俗习惯等特色档案。

（三）收集工作缺乏必要的监督考核机制，使得收集不及时

随着农村档案工作领域的不断拓宽，村务工作中形成的文件材料不断增多，由于缺乏必要的监督考核机制，特别是未将农村档案工作纳入区级综合目标考核内容，未与各乡镇（街道）签订档案工作责任书，导致农村档案的收集工作不能做到随时产生随时归档。主要体现在：一是平时不注意记录与总结而导致的档案资料收集不及时。如一些经济合同、土地转让等重要资料散落在经办人员手里，当时没有及时归档保存，导致一些社会矛盾、社会纠纷需要的档案资料无据可查。二是对形成的文件材料不重视，认为没有归档的必要，而将各种材料集中保存在电脑中，不及时打印归档。以平谷区为例，275个行政村中每年6月及时归档的不足60%。

二、农村档案收集工作的对策

（一）增强收集意识，确定农村档案的归档范围

1.现场指导，增强归档意识。平谷区加大对农村档案收集的现场指导力度，每年指定专人负责农村档案工作业务指导和监督检查。特别是加大对“新农合”档案、农民健康档案、新农保档案、土地承包流转档案、林权制度改革档案、劳动力转移就业档案等具有新内容的农村民生档案的指导力度，让农民实实在在地感受到档案的益处，从而增强他们的归档意识，使其完整留存档案资料。以平谷区为例，在某行政村进行旧村改造前夕，平谷区档案局就建设过程中文件材料收集工作进行现场指导，使该行政村在新农村建设之初就加强了文件材料归档意识，为该行政村留下了较为完整的档案资料。

2.确定归档范围，保证档案资料齐全完整。明确村级档案材料的归档范围，使应归档的文件材料，齐全完整地收集到档案室。考虑到村级档案管理人员的知识水平，结合本区村级档案工作的实际，制定村级档案分类大纲、归档范围、保管期限表，使其知晓哪些材料应该归档，哪些材料不该归档，以及各类材料的保管期限。平时关注文件材料的形成情况，查看每项工作、每个会议、每个问题的处理等文件材料是否完整、齐全。特别是重要文件材料，缺一件补一件。如村委换届选举应重点归档本村的村委换届选举的实施方案、会议记录、选举委员会公告、选民登记表、候选人报告单、选举情况报告单等。

（二）突出收集重点，满足农民需求和全面反映农村特色

1.明确村级建档重点，使收集的档案能够满足农民需求。各行政村在抓好党务、村务档案的同时，应重点抓两委换届、村务公开民主管理、产权林权制度改革、土地承包、合作医疗等重点民生领域的档案收集工作，使村级归档范围覆盖新农村建设和与农民生活息息相关的各个方面。（1）围绕农村中心工作和农民普遍关心的热点问题建立档案，新型农村医疗保险，退耕还林（草）林权登记、土地承包合同档案、产改档案、合作社档案等农业生产化经营，村务管理，换届选举，土地确权以及小城镇建设等方面产生的各种档案，对推动社会和谐发展，改善民生，加强农村三个文明建设，提高农民素质都能起到重要凭证作用，这些均应列为村级档案收集工作的重点。（2）旧村改造档案、农业标准化基地档案、村务公开档案等作为重点档案进行收集。以平谷区玻璃台村为例，在旧村改造中，共整理基建档案15卷，文件200余件，主要包括新农村建设规划、设计、审批材料，建筑施工文件、图纸材料，以及绿化美化、河道治理、新能源等配套设施建设材料。例如：建立村务公开档案。借开展“村务公开民主管理”示范单位创建活动的契机，在试点村建立了村务公开档案，把诸如计划生育政策落实、救灾救济款物发放、宅基地审批、村干部报酬、粮食补贴发放等村务内容纳入归档范围，进行规范整理，及时向村民公开。并将新农村建设的资金管理、“一事一议”等村民自治过程中形成的相关材料纳入归档范围。

2.加大特色档案的收集，全面反映农村特色。为全面反映农村的村容村貌、风俗人情、历史变迁以及新农村建设的成就，每个行政村应重点收集特色档案。以平谷区为例，自2008年开始，广泛开展了“一乡一品”特色建档及收集工作，截至目前，已经建立并收集了17个行政村的特色档案资料，全面展示了平谷区新农村建设的变化。

（三）建立监督考核机制，进行及时收集

浅谈高校特色档案的收集 第12篇

一、高校特色档案的价值

1. 体现办学特色。

高校办学特色是学校生存和发展的核心竞争力, 是一所大学的比较优势和核心价值, 主要包括办学理念、学科发展、人才培养、管理模式等方面。办学特色的形成过程和具体落实措施都需要通过大量的档案信息来体现, 这些档案是高校发展历史的重要凭证, 详细地见证了高校办学治校的历程, 真实地体现了高校的管理特色。

2. 凸显校园文化。

校园文化是指校园内经长期历史的积淀而形成的, 以校内师生为主体创造并共享的校园精神环境和文化氛围, 它包括物质文化、精神文化和制度文化。校园文化活动必然产生学校档案, 学校档案是校园文化的重要载体。

3. 优化馆藏结构。

当前高校档案馆藏档案普遍存在内容贫乏、结构不合理的现象, 主要体现在对体现学校特色和时代特色的优势信息资源保护和开发程度不足。收集特色档案, 可以丰富馆藏内容, 有效优化馆藏结构。

二、高校特色档案的主要内容

1. 领导关怀的图片和题词档案。

高校在发展历程中往往得到各级领导的高度重视和亲切关怀, 形成了珍贵的题词和图片资料, 这些资料彰显了学校特有的办学使命和独特的人文情怀, 具有重要的现实意义和历史价值, 是高校馆藏档案重要的特色信息资源和学校历史档案的重要组成部分。

2. 特色人物档案。

高等学校是一个巨大的人才库, 其中不乏知名的教师、科技人才和出色的校友。高校档案部门为他们建立档案, 留下他们的足迹, 不仅体现了学校对知识和人才的重视, 更重要的是为学校和社会留下一笔可供借鉴的丰厚的精神财富。

3. 特色办学成果档案。

办学成果档案是体现学校发展水平的重要标志, 特色办学成果档案是学校特色办学实践活动中形成的真实记录, 包括调研报告、实施方案、年度总结、鉴定报告、成果申报、论文、工作报告等内容, 载体形式除文字材料外, 还包括设计图纸、照片、录像光盘、奖状、证书等。

三、高校特色档案的收集途径

加强对特色档案的接收和征集, 不仅是高校档案馆特色建设的重要环节, 而且也是丰富馆藏内容、优化馆藏结构的重要手段。为了使馆藏档案资料的内容能够体现出高校的特色, 档案馆要充分发挥自己的职能优势, 把接收和征集特色档案作为档案资源开发的工作重点。

1. 做好档案宣传工作, 深入开展调查研究。

一般来讲, 特色档案不如一般档案有规律可循, 保管对象较为复杂, 涉及的范围广, 时间跨度大, 容易被人忽视, 因此, 许多特色档案资料是正常接收渠道得不到的。因此, 在收集特色档案时, 首先要做好宣传工作, 可以采用下发通知、张贴布告、召开座谈会、举办展览、登门拜访等多种宣传形式, 让人们了解并支持档案的收集工作。其次是深入进行调查研究, 了解本校发生过哪些重要事件、重大活动, 有哪些单位和个人参与, 出现过什么著名人物、新鲜事物等。对于获得的信息线索, 应做好记录, 建立调查信息档案, 做到心中有数。在摸清情况的基础上, 再科学地进行分析, 确定收集内容, 制订相应的征集方案, 明确征集工作的重要时期、重点单位和重点人物。

2. 主动出击, 抢救特色档案资源。

由于受传统观念的影响, 档案部门存在着重保管轻收集的思想, 造成特色档案移交的缺漏。在高校发展竞争激烈的环境下, 档案部门作为学校重要的职能部门对反映本校历史面貌资料的主动收集负有不可推卸的责任。档案部门应该改变以往自我封闭、因循守旧的陈旧观念, 解放思想, 更新观念, 走出馆门, 积极参与学校发展的各项实践, 把收集特色档案当做一项重要任务来抓。档案部门要积极主动地与学校相关部门紧密配合, 明确分工, 专人负责, 对前期形成的材料进行认真清理, 发现有缺项的要及时追踪收集, 完整体现学校的发展历史和办学特色, 使档案馆真正成为学校历史文化积淀的宝库。

3. 及时收集, 力求特色档案的完整性。