当代高校电子档案管理

当代高校电子档案管理（精选12篇）

当代高校电子档案管理 第1篇

关键词：电子档案管理,基本要求,完善策略

实现档案的信息化管理, 是现代档案管理发展的必然趋势。但由于我国电子档案管理起步较晚, 在电子档案管理中经常会出现一些问题。这些问题严重影响了档案管理的质量和档案的调用效率。随着电子档案管理逐渐取代了传统的纸质档案管理模式, 如何在应用电子档案管理过程中, 优化电子档案管理系统, 利用信息技术提高档案管理工作的效率, 已经成为档案管理领域亟需解决的问题。

1 电子档案管理的基本要求

1.1 原始性

电子档案不同于纸质档案材料, 电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真, 尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中, 它既是原始的, 又是复制的, 它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案, 特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.2 真实性

电子档案可被原样复制, 亦可在复印中变质, 而且被修改后不会留下痕迹, 所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真, 这不是电子文件本身的缺陷, 而是在形成电子档案的过程中, 采取的方式、方法、软件、格式不同, 因此, 信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.3 完整性

电子档案与其他文书档案一样, 由于组织机构不同, 制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行业不同, 规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同;由于专业技术水平不同, 有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域, 内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件, 经常处于滚动状态, 如不及时整理归档, 可能会使信息资料失散, 造成档案不完整。

1.4 安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改, 容易被“黑客”击伤, 可被随意篡改信息, 这些都会直接损害电子档案的安全性, 而且磁盘、磁带的支持体, 也易产生静电, 直接影响信息再现, 出现不安全问题, 吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而, 必须保证电子档案的安全性。

2 电子档案管理存在的问题

2.1 原始性问题

传统的纸质档案文件的原始性比较容易界定, 纸质档案的原始性能够通过内容、载体、形式表现出来, 人们通过对字迹、印记和纸张材料的技术分析, 便能够判断档案的原始性。但电子档案作为一种虚拟档案, 其本质只是一组数据, 基于二进制生成的档案数据在传输时不会发生任何变化, 因此根本无法判断文件的原始性信息。正因如此, 电子档案的原始性判断成为了电子档案管理工作中的重点和难点, 如何解决电子档案管理中的原始性问题, 显然已经成为制约电子档案管理水平发展的关键问题。

2.2 真实性问题

在电子档案的管理工作中, 必须将纸质档案通过处理技术处理为完整的电子档案。在档案转录过程中, 极易由于转录人员的疏忽大意造成电子档案失真。一旦电子档案失真, 档案在使用过程中难以保证真实性, 将会给资料参考人员以错误的判断, 从而影响档案质量。由于电子档案储存与数据库中, 由于电子文件的可更改和可修改性质, 也容易导致部分管理人员为了一己私利篡改电子档案, 使档案的真实性出现问题。

2.3 完整性问题

电子文件主要存储与数据库中, 但当遇到档案需要调用时, 则会从数据库中通过拷贝流动到其他媒介中。如果在拷贝和复制过程中程序出现问题, 或者设备出现故障, 很容易导致电子档案信息丢失。由于电子档案的储存介质为电子设备, 因而这些设备比较容易受到环境的影响, 导致文件损坏, 这也是影响电子档案完整性的重要因素之一。

2.4 安全性问题

网络安全一直是我国在互联网建设和发展中的工作重点, 但由于互联网属于公共信息分享平台, 尽管采取很多措施避免电子档案受到黑客攻击, 但由于计算机病毒日新月异, 很难保证数据在存储和使用过程中不会受到安全威胁。一旦数据库被黑客攻击, 数据库中存储的数据就会遭到黑客的篡改, 影响数据的安全性, 给珍贵的档案带来不可挽回的损失。

3 电子档案管理的完善策略

3.1 电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中, 必须遵照国家规定的统一格式标准, 对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时, 对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存, 以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2 电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度, 归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节, 但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性;检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件, 以保证内容和相关说明与描述的一致性;电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档;电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时, 档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定, 以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。

3.3 建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先, 要把住存储载体的质量关;其次, 要规范存储载体的保管条件, 电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境, 并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境, 同时保持良好的温度、湿度环境;再次, 加强计算机的病毒检测, 确保保存电子文件的载体不带病毒, 并将载体置于保护状态。

3.4 规范电子档案的利用制度

规范电子档案的利用制度, 一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据, 采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上, 以电子档案的密级为根据, 进行有效地分层次管理;二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多, 有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据, 对其使用权限进行合理的限制, 可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容, 决定对其授权的范围。

综上所述, 电子档案管理作为现代档案管理的发展的必然方向, 其技术应用和发展影响着我国档案管理水平的提高和档案资料的利用效率。想要进一步提高电子档案管理水平, 就要抓住电子档案管理的基本要求, 解决我国电子档案管理工作中存在的问题, 提高我国电子档案管理的工作水平, 在实现对档案资料的数字化管理的同时, 为社会提供更加优质的档案管理服务, 为社会的进步和经济的发展做贡献。

参考文献

[1]才君.论述当代电子档案管理的基本要求及如何完善策略[J].消费导刊, 2015 (10) .

高校电子档案管理论文 第2篇

本文针对高校档案管理的工作特点，着重分析了电子档案管理的现状，强调加快电子档案建设，以及如何解决高校电子档案管理中问题的有效途径和方法。

关键词：高校 电子档案 档案管理

1.高校电子档案管理的现状

1.1当前高校电子档案管理理念

电子档案具有不同的优、缺点，其优点如：电子档案接收方便，归档及时齐全，具有信息存储的高密度性，有体积小但容量大的特点;它由多种信息媒体集成，便于统一管理，可提高工作效率，通过限制性的网络具有共享性。

同时也存在一些缺点，如：储存在的信息资料易更改、数据易丢失，存储材料易破坏，对计算机软硬件环境依赖性强，同时还存在比较大的网络访问的风险。

相比之下其传统的纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势，但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小有等不足之处。

1.2对电子档案的认识存在一定局限性

以前为了保护档案的机密性，往往把档案贴上封条放在档案室里，其实这种做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的理念，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥充分利用高校档案应用于学校管理与建设以及服务于学生的宗旨。

目前在高校中还是存在对于档案的不重视，只有在需要时才会找档案而不是有意识主动的去利用档案促进学校管理和建设水平的提高。

同时，高校中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与网上利用了[1]。

1.3电子文件档案管理面临的主要问题

首先，电子文件档案的易被破坏性。

在高校档案电子化建设的过程中，完全保证电子文件的原始性、真实性和完整性是技术上及工作上难度比较大的，这些主要由于在电子化及信息化过程中存在可能被修改或操作失误等人为因素。

纸质文件内容的原始性很容易被辨认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，源于其可以利用相关的计算机软件进行修饰和修改，且不留下任何痕迹，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征可辨认。

而纸质的档案文件存在书写墨迹和新旧的区别，一旦被复制或纂改内容都很容易识别。

因此，电子档案的安全性及原始性方面需要大量配套建设跟上。

其次，电子文件档案信息安全问题日益突出，随着计算机使用普及，信息化和网络化时代的到来，使得任何人何时何地都可以介人互联网。

由于电子文件档案的出现和发展时间短，导致相应的配套软件及硬件建设赶不上，网络环境下的电子文件档案管理可能正面临非法访问、信息泄漏或丢失和数据完整性被破坏。

目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要的方式。

但是，电子档案要求其档案工作者与时俱进，应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点，发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性[2]。

2.推进高校档案电子档案建设任务

2.1加强电子文件的归档和管理

电子文件归档和管理是档案信息化建设的重要任务，是当前迫切需要解决的问题，档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整 、真实地保存在档案部门。

2.2加快馆藏档案的全文数据库建设

高校档案管理要从提高档案管理现代化水平出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。

要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便[3]。

2.3要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。

尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护，如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。

因此，档案室还必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后能查阅到原始的电子档案资料。

2.4改善检索功能

档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：(1)增加新的检索功能。

网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的`查找更加准确与便捷。

(2)利用先进的检索技术。

目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。

2.5重视档案信息化人才队伍建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。

首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备方面的培训，提高他们掌握和运用现代化技术的技能;其次，要根据档案馆 (室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才。

3解决高校电子档案管理问题的有效途径和方法

3.1创造良好的载体保护环境

电子档案一般以脱机的方式存储在磁、介质上，所以，要创造一个适合于磁、介质保存的环境。

要建立恒温的专用档案馆(室、库);采取严密的档案保护措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行防尘和保养处理;要尽可能防止电子档案载体与空气直接接触，避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射;要尽量远离强磁场和有害气体;在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞[4]。

3.2采取切实可行的信息保护措施

电子档案是高科技的产物。

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要，电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施，目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”进入，常用的技术方法有加密技术、身份验证、档案备份、安装杀毒软件等 。

这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。

3.3提高高校档案管理人员的计算机专业技能

高校档案管理人员除了加强档案专业知识和业务的学习外，还应提升计算机专业技能的应用能力，努力争做一名复合型的档案专业技术人员，这将大大有助于电子档案管理工作的深入开展，从而更好地适应档案信息化建设发展的需要 。

参考文献：

[1] 黄静.高校电子文件档案管理刍议[J].云南档案，(3)

[2] 于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，001(1)：29-33

[3] 贾雪萍.浅析高校电子档案管理队伍的建设[J].秘书之友，(1)：46-48.

当代高校计算机实验室管理维护分析 第3篇

关键词 当代 高校 计算机 实验室 管理维护

中图分类号：G71 文献标识码：A

近年来，计算机实验室作为学校信息技术教学的主要场所已逐渐深入各大高校，并受到了越来越多人的青睐，不仅可以有效提高学生的专业知识水平，还可以激发学生的学习兴趣和热情。可见，高校计算机实验室的应用和发展具有重要意义，因此必须当前计算机实验室应用的实际情况不断加强高校计算机实验室管理与维护，保障计算机实验室可以更好的服务于计算机实验教学。

1高校计算机实验室的管理与维护现状

高校计算机实验室的应用与发展旨在通过计算机等多媒体设备辅助教学，以提高教学质量，其面向广大学生开放，具有使用人数多、频率高等特点，这就决定了计算机实验室管理与维护的复杂性。目前，我国多数高校都是成批购买计算机，其内部配置较低，往往会出现运行速度慢、卡机等不良现象，不利于教学课程的顺利完成。其管理与维护中存在的问题主要体现在以下几个方面：

首先，是实验室的安全问题。计算机的正常运行需要稳定的电压作为保障，但是高校计算机往往都是同时运行的，用电量相对较大，加上错综复杂的电路设置，给计算机的安全运行带来了一定的隐患，一旦出现问题，可能会引发严重的安全问题。此外，由于实验室人员位置的不固定性，增加了设备丢失的可能性，这也是实验室管理与维护中存在的问题。

其次，是计算机网络病毒问题。在使用高校计算机时，学生往往会自带U盘等外接设备连接至计算机中，在一定程度上加大了计算机感染病毒的可能性。而学校计算机都是通过局域网连接至Internet上，一旦一台计算机感染病毒，便很快传播至其他计算机上，使得计算机无法正常运行，从而破坏计算机系统，甚至有造成系统瘫痪的可能。

最后，是学生错误操作问题。虽然已步入信息化社会，计算机已逐渐普及，但是每个学生的计算机操作能力还是存在一定的差异性。在计算机实验室的应用过程中，由于学生错误操作而删除了计算机的某些必备应用程序或相关系统文件的现象大有存在。甚至还有学生故意将系统程序删除或破坏系统软件，造成计算机无法正常运行，成为计算机实验室管理与维护的难题。

2高校计算机实验室的管理与维护对策

加强高校计算机实验室的管理与维护是保障计算机正常运行提升课程教学质量的必要措施，针对上述问题提出几点有效解决对策，以不断提高高校计算机实验室的管理维护质量。

首先，建立健全实验室计算机管理机制。健全的管理机制是管理与维护高校计算机实验室的有效对策之一，这就需要学校根据实际情况适制定科学合理的管理机制。一方面，建立并不断完善机房管理制度，要求全体工作人员以及学生必须严格遵守规章制度，科学合理使用计算机；另一方面，建立监督管理制度，由学校领导担任督导组长，加强对计算机实验室的日常检查和监督，并实施月考核和学期考核相结合的考核方式，促使相关工作人员正确使用并维护计算机。

其次，提高实验室使用的安全性。提高实验室使用的安全性是管理与维护高校计算机实验室的另一有效对策，一方面，需要保证机房电压的持续稳定性，如果出现问题，应立即予以修复，保障计算机的安全运行；另一方面，合理安排学生使用计算机，根据桌号安排座位，要求学生每节课都在制定的位置上使用计算机，以便于保障计算机使用的安全性，对于其中的恶意删除或破坏软件的行为追究相关责任，可以在很大程度上引导学生正确使用和维护计算机。

最后，控制计算机网络病毒的传播。控制计算机网络病毒的传播是管理与维护高校计算机实验室的又一有效对策，需要从多方面入手，以保障计算机的正常运行。其一，使用硬盘保护卡保护计算机系统，硬盘保护卡不仅可以在计算机重启后还原系统，还可以同时兼有多个系统的存在，满足部分对计算机操作系统要求特殊的软件。但是由于病毒的破坏力极强，硬盘保护卡也无法完全避免病毒的入侵和破坏。所以，需要尽可能减少病毒入侵的可能性，禁止学生使用U盘等设备连接实验室计算机，当然可以设置一个临时网络存储区域存放必要的学习资料便于学生拷贝，也可以要求学生发送至邮箱下载。这样可以有效控制计算机网络病毒的入侵和传播，从而保证实验室计算机的安全运行。

3结束语

综合上文，计算机实验室管理与维护是提高高校教学质量的重要举措，也是一项费时费力的相当复杂的工程。只有建立健全实验室计算机管理机制、提高实验室使用的安全性以及控制计算机网络病毒的传播，才能从根本上提高高校计算机实验室管理维护质量。相信在相关工作者的共同努力下，当代高校计算机实验室管理维护将会步入一个新的发展阶段，真正实现高校计算机实验室实验效率的最大化。

参考文献

[1] 陶星名，纪伟昌，张建英，汤曙明，何积秀.高校计算机实验室管理与维护探讨[J].实验技术与管理. 2007（05）.

[2] 任映雪.计算机实验室设备维护管理方法的探讨与实践[J].实验技术与管理. 2006（12）.

[3] 唐保存.浅谈网络技术在计算机实验室管理和教学中的作用[J].黑龙江生态工程职业学院学报. 2010（06）.

当代高校学生档案管理研究 第4篇

在高校学生档案管理中存在着很多问题。学生档案信息不够完善, 从档案的管理内容看主要表现在, 社会活动和学习成绩, 学生的个性化发展显现的比较少。管理模式比较落后;档案管理队伍的建设和管理人员的综合素质提高;管理专业技能的有待提高, 管理档案工作标准和规范化不够专业;制度方面跟不上时代的步伐等问题。这些给档案管理工作造成了不变, 也给学生的信息传递造成了一定的影响。

1.1 高校学生档案管理技能人才的缺失

根据时代的发展科技进步高校要学生档案管理工作, 就要有管理学生档案管理的专业技术人才。在当代我国高校学生档案管理, 大多数工作人员没有专业的学生档案管理培训。一般来说, 高校档案管理工作人员的年龄相对较大, 对现代科技信息接受能力相对较弱, 且对学生档案管理工作的重视程度相对较低, 他们对学生档案工作不够重视, 不能跟上时代的发展和潮流, 从而制约着高校学生档案管理面向现代化和国际化发展。

1.2 档案管理制度存在的问题

根据我国档案管理法, 相对指定高校学生档案管理制度, 很多高校的管理制度只是模糊界定了部分内容, 没有明确指出操作的具体实践方案及管理办法, 没有明确管理职责, 没有做到让管理员有依有据的操作, 从而给管理档案工作造成了很多的漏洞, 同时也是制度的不完善造成工作人员对学生档案管理的重要性失去了一定的管理意义。

1.3 高校学生档案管理相对落后

科技信息发展水平不断的提高, 高校学生档案管理工作也能迅速发展运用到高校学生档案管理当中去。然而高校工作人员的意识不到, 导致了高校学生档案管理信息化水平相对较低。仍然使用老旧的管理方法管理, 显然是工作强度越来越大, 工作效率越来越低, 相应的影响了整体的发展作用, 促使其他利用档案的有关部门和院校, 不能共同的发展, 影响了充分共享的效果, 制约了学生档案管理信息化发展。

1.4 缺乏当代高校学生档案管理思想意识

当代高校领导与学生档案管理相关工作人员对学生档案管理工作的意识和态度都不是十分的重视, 经过实践和工作中可以看出他们认为档案管理工作处于可有可无的, 没有实际的价值, 在缺乏学生管理意识情况下, 投入人力物力财力来结合现代科技信息管理的模式是非常困难的。这也是很难实现的, 这样就营销了高校学生档案管理工作的发展。促使了高校学生档案管理人员领导和高校学生档案管理意识上的错误, 缺乏积极主动创新的精神。

2 面对当代高校学生档案管理存在问题的决策

2.1 建立高校学生档案管理系统

建立标准化, 科学的管理高校学生档案系统, 实现当代高校学生档案管理信息化。利用现代科技信息和发达的计算机技术, 利用网络应用技术和软件开发人才建立符合当代社会发展的高校学生档案管理系统。按照当代现代信息技术标准和规范的建立系统。如:归档内容, 安全维护, 数据信息的采集, 学生在校期间的各个环节, 有需要记录档案的都需要纳入系统当中去。其目的是规范档案管理人员的操作性强, 办事效率高, 更重要的是做好了与教学工作和学生相关工作部门的信息化系统对接。汇总学生信息, 实现学生自愿信息共享, 有利于更高效率的工作和利用信息。这样档案管理工作人员效率才能够符合当代社会的需求。

另外还要加强高校档案管理系统安全问题, 建设强有力支撑的防火墙措施, 避免信息的遗漏和丢失。

2.2 当代高校档案管理人才需要培养

档案管理人员的培养可以提高档案管理质量, 也能够提高管理效率。加大对学校各个部门的衔接工作。因此高校档案管理人员需要培训专业技能知识也要培训管理人员综合素质问题是十分必要的。综合素质和管理技能要跟上当代信息发展的需求。培训当代科技信息内容, 计算机应用, 网络技术和多媒体技术, 档案管理专业技能, 学生信息分析和信息处理能力等方面, 综合不定期的培训逐步符合当代档案管理的需求, 主动认识和学习到档案管理工作也是不容忽视的主要内容, 让其认识到档案管理的重要性。

2.3 当代高校学生档案管理意识需要提高

有了健全的机制和管理办法, 不是摆设而是要运用到实际当中去, 潜移默化的过程进行提高档案管理意识, 从领导层面到基层工作人员加大力度, 认识到档案管理的重要性。有了学生信息, 根据学生信息了解学生, 也有利于对学生的管理工作, 不是单纯的管理档案, 要根据档案信息开展学生的素质教育, 等各方面培养, 还是有着十分重要的意义的。打破常规的管理意识, 促使高效率的管理, 科技信息化管理, 智能化管理, 让其档案管理也在教学和实践当中发挥作用。所以提高高校学生档案管理工作还是十分重要的一项艰巨任务。

3 当代高校学生档案管理的创新研究

3.1 加强高校学生档案管理工作

根据实际情况, 结合实际问题进行分析, 准确把握学生管理档案的问题所在, 采取正确的措施进行解决处理。加强学生档案信息类别, 改变陈旧的归档方式, 结合每个学生的特点, 充分显示学生的个性化发展, 使学生档案个性化, 能够反映出学生的能力和心理变化的内容等。

3.2 实时跟上时代步伐面对现代化模式

社会的发展和科技的进步, 社会需求人才也在一直发生着变化, 以往的档案管理工作和服务范围满足不了现代教学和以后工作的需要, 现在档案管理只是被动的提供信息服务, 对趋势的转变和现代化模式认识不够充分, 对社会的需求不能发挥重要职能, 所以要及时的转变管理模式围绕人才目标和培养就业进行档案管理, 适应当代高校学生档案管理的模式。

3.3 制定高校档案管理规范制度

建立完善的管理制度, 配合规范的当代管理系统, 提升高校档案管理工作效率。按照管理制度, 从建档到归档, 都要按照系统和管理规范制度来操作, 保证学生档案的连续性和系统性, 促使档案管理有依有据, 有制度可循, 规范的制度需要配合高素质人员进行严格的操作和管理, 加强管理员和领导层的培训和队伍建设。掌握和熟悉规章制度及当代高校学生档案管理系统。

总之, 当代高校的学生档案管理是提升学校管理水平的重要部分, 能够对学生在校情况做最为完整的记录, 要能够充分保证档案信息的收集以及归档等各个环节的管理科学性。只有从多方面加强对学生档案的管理, 才能有助于学生档案管理工作的完善。所以高校的档案管理具有一定价值。在高校学生档案里记录着学生的个人履历和思想品德及学习成绩;健康状况;社会关系;家庭组成;备考信息等其他档案资料, 这些档案信息客观的反映在校大学生的方方面面, 以便走向社会, 可以作为考核的参考依据。

摘要：当代高校学生档案分别记录着在校大学生的学习和生活、健康状况、社会关系、家庭组员及实践活动等其他档案资料, 这些在校学生档案的管理给毕业后的生活和工作添加一份价值, 以便于走向社会可以让企业更好的了解学生。由此可以看出, 高校学生档案管理的重要性是不容忽视的一项管理工作。在当代管理学生档案管理中, 要面对更专业的管理问题和高效快捷的管理方法, 要科学的管理学生档案制度和现代化信息技术管理高校学生档案。为此, 介绍了当代高校学生档案管理的的作用, 分析了高校学生档案管理存在的问题, 并提出解决问题的策略和办法, 进一步完善了学生档案的管理体制。更好的做高校学生档案管理工作, 有不足之处敬请指导。

关键词：高校,学生档案,管理

参考文献

[1]罗金燕.信息化背景下高校学生档案管理工作的新发展[J].文学教育, 2013, (2) :58.

[2]许静.浅谈信息时代下高校档案管理工作的创新[J].高等教育, 2016, (11) :40.

[3]单英.浅谈信息时代高校档案管理改革[J].辽宁师专学报 (社会科学版) , 2015, (12) .

高校档案电子信息资源的多样性研究 第5篇

本文针对现今高校档案电子信息资源的多样性,首先分析了其来源与环境,然后针对性的.提出了合理收集利用的解决方案,最后就如何应对现今高校档案电子信息资源的多样性提出了几点对策.第一,加强自身学习,努力掌握电子信息技能;第二,健全电子文件归档和管理制度;第三,积极主动联系学校各相关部门,协调数据库连接的各种可能性和有效性.

作 者：潘莺 王剑斌  作者单位：浙江工业大学档案馆,浙江杭州,310014 刊 名：新西部（下半月） 英文刊名：NEW WEST 年，卷(期)：2009 “”(4) 分类号：G64 关键词：高校档案   电子信息资源   多样性  

当代高校电子档案管理 第6篇

摘要：以罗杰斯为代表的人本主义教育观主张尊重学生，提倡以学生为中心，针对传统班级的弊端，参照人本主义教育观，在当代班级管理过程中应该树立“以人为本”的管理理念。在管理过程中要把学生当主体平等的人看待，关注每一个学生的差异和潜能，把发展人作为班级管理的起点和归宿，坚持学生是班级管理的主体。

关键词；人本主义教育观；班级管理；高校

中图分类号：G40文献标识码：A文章编号：1672—1101(2009)01—0014—03

班级作为学校教育活动的基本单位，是学生学习、人际交往的主要场所，对开展学生的教育活动起着举足轻重的作用。在高校学生工作管理中，班级管理至关重要，它关系到学校的校风、学风建设，也直接关系到学校管理的成败，影响整个学校的教育、教学质量、学生素质等，必须高度重视。党中央、国务院在《关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》中提出：“班级是大学生自我教育、自我服务的主要组织载体，要着力加强班级集体建设，组织开展丰富多彩的主题班会活动。发挥团结同学、教育学生的职能。”

一、高校班级的特点

高校的班级与中小学的班级相比具有与众不同的特点。首先，在构成班级的成员方面。构成高校班级的学生都是成年或接近成年的人，相对其他班集体来说学生心智相对成熟：其次，由于高校的管理相对其他阶段的学校管理来说比较宽松，注重学生各种能力的培养，很多学生也希望在大学期间锻炼自己各方面的能力，所以学生可能会参加各种各样的学生团体，从而造成有些学生归属于不同的群体，如各种不同的学生社团、学生会等。再次，由于大学期间课业负担相对较轻，课程较少，而班级管理比较宽松，课外不要求学生以班级为活动单位，班级没有固定的教室，所以学生之间通常以宿舍为活动整体，与班级其他学生之间的接触相对较少，班级集体意识淡化，给班级管理工作和班级内部人际交往带来一定的障碍。

二、传统班级管理的弊端

传统的大学班级管理沿袭了中小学班级管理的特点，强调一种“家长制”的管理，其弊端是忽视了大学生的身心发展特点，忽视了学生在其成长过程中因遗传、环境、教育和个人主观努力程度的差异，所造成的以人为本的班级管理研究多样化的个性特质，忽视了具有鲜活生命力的青少年学生动态、多元的发展需求，忽视了人的主体作用和人具有的主观能动性。尤其是对高校班集体这样一个成年人的群体，班级管理者用对待中小学生的刻板的内容、要求、方法和途径来教育全体学生，严重的可能会扼杀学生某些方面的潜能，不利于学生的全面发展。

三、以罗杰斯为代表的人本主义教育观

人本主义是本世纪五六十年代在美国产生和发展起来的西方心理学新思潮。人本主义心理学家主张把人的内在意识经验作为心理学的研究对象；非常重视人性的研究，并把人性置于心理学研究核心地位；其价值观是一种自主的、有意向的、趋向健康成长的价值体系，是积极主动的而非被动适应的价值观。罗杰斯是人本主义心理学的重要代表人物之一，马斯洛去世之后，他成为人本主义心理学的主要代言人。罗杰斯对人本主义心理学的主要贡献之一便是以学生为中心的教育思想。

1教育目标

罗杰斯认为教育的目标应该是促进学生的发展，使他们成为能够适应变化、知道如何学习的“自由人”。也就是培养具有极高适应变化的能力、具有内在自由特性的人。而传统的教育更加注重知识接受、顺从培养。要实现“自由人”的培养必须首先让学生亲身体验，形成自我一主动学习。其次，教师对学生应当有真诚、真实的态度，尊重学生，珍视学生，在情感上和思想上与学生产生共鸣。在此，教师应当像治疗者对来访者一样对学生产生同情式理解，从学生内心深处理解学生的反应，敏感地意识到学生对教育与学习的看法，同时，教师还要学会赞赏学生。

2“以学生为中心”的教育观

(1)罗杰斯认为，几乎人人身上都存在着不协调(其实，这应该看作是社会化的必然结果之一)，当这种不协调很严重时，就会产生心理障碍。但是与此同时，人人也都有自我实现的成长倾向和需要。所以，人不仅要维持自己的现状，还要发展自己。

(2)每个学生都具备解决自身问题的能力和动机。教师的任务是创造一种恰当的教育气氛，采用有效方法去调动学生天性中解决自身问题的动机和能力，帮助他们重新发现自己，评价自己，认识自己内在的成长潜能，以此消除其“自我概念”上的不协调及其所造成的心理障碍。

(3)教育关系或教育气氛是最重要的。罗杰斯提倡给学生以无条件的积极关注，提倡从一开始就创造并维持一种没有威胁感、可以降低焦虑的、安全的气氛，提倡教育中的“非指导性”。他认为只有这样，才能有效地帮助学生勇敢地面对自己的“自我概念”的不和谐，自由地表达自己既未被歪曲也未被否定的真实的生活体验，并进而对自己的成长负起责任。

(4)人应该摆脱自我防御。罗杰斯认为，当我们能把一个人从防御中解放出来、使他对自己的各种需要、对环境与社会要求全都开放时，他的行为将是积极、前进、建设性的……当他对他的所有经验都趋向开放时，他的行为将变得更平衡、更现实、更适合他的生存和发展。

四、以人为本的班级管理理念

针对传统班级的弊端，参照以罗杰斯为代表的人本主义教育观，在当代班级管理过程中应该树立“以人为本”的管理理念。所谓“以人为本”，就是把每一个学生当作教育的目的，确立和尊重学生在教育活动中的主体地位，尊重他们的个性特点，让学校的一切活动都为满足学生的成长和发展而设计和组织，着力培养他们的自信心、全面而和谐的素质、鲜明的个性，尤其注重培养他们的创造力。总之，教育界要力求将学生培养成“大写的人”。即“以学生为本，以学生的发展为本”。尊重学生的主体地位，把学生当作主体人，重视学生的主体作用，尊重学生的个性差异，尊重学生的个性，坚信任何学生都有他自身的价值，并努力发掘每一个学生独特的潜能，使之得到最大限度的发展。对班级管理者来说，就是要求他们在管理过程中要重视学生的价值，强调学生的主体地位，为学生的发展提供更广阔的空间，真正做到“一切为了学生，为了学生的一切。”尤其要创造各种各样的条件，创设适合每个个性发展的空间和平台，积极发挥学生参与管理的积极性、主动性和创造性，让学生得到充分自由地全面地发展，进而培养学生自主管理、自我管理和自我教育的能力。

具体来说需要做到如下四点：

1把学生当主体平等的人看待

高校班级管理的首要目标应该是在班级管过程中培养学生。大学生虽然在年龄上可能已经成年，其心智未必成熟，我们应该把其看成是在发展的，而发展的人就难免会出错，在班级管理中不能以敌对的态度来对待，不能孤立地看待学生，而应

眼于学生整个人生的成长，并且高度重视学生的个性，把学生看成是平等的人。师生要平等，生生要平等，学校是造平等学生的地方，我们不能人为地把学生分成好与差，分成干部与非干部。高校班级管理中的学生是具有主体性的，是独立发展的人，是自我发展的主人，有权对自己作决定。虽然他们的心智还不是很成熟，但是班级管理者不能剥夺他们的主体决定权，管理者只能对其进行一定的宏观指导，要高度重视学生的个性、学生的自我选择。

2关注每一个学生的差异和潜能

高校不仅是学习科学文化知识的场所，也是学生学习社会知识的场所，为学生步入社会做最后的准备。因而我们不能以传统的评价标准来评价当代大学生，在高校中我们不能仅仅关注传统的“好学生”，传统的“好”、“坏”学生的划分标准本身就是不科学的。人与人是不同的，是具有差别性的，他们受到遗传、环境、教育、家庭等因素的影响体现出能力上、气质上和性格上的差异。我们要正视这种差别，根据学生的各方面情况，采取不同的方法和手段，让学生充分发挥其特长和其潜能，在以人为本的当代班级管理中应该关注每一个学生。关注学生的主体地位、关注学生的现作用，关注学生的人格尊严。最主要的是因为人人都有潜能，不同的人具有不同的潜能。人的潜能否得到很好地释放和开发，教育在其中所起的作用是十分重要的。在班级管理的过程中，要坚信每一个学生都具有成功、成才的潜能，要把每一个教育对象，都看成是具有多种优秀潜能的个体，进而采取积极有效的措施，帮助和引发受教育者的潜能现实转化。因此，我们提倡以人为本的教育管理，从而使我们的教育更加“人性化”，更加关注人，更加关注人的潜能的释放和开发。

3把发展人作为班级管理的起点和归宿

以人为本的班级管理要求把发展人作为它的根本宗旨，要特别关怀学生的发展，以学生的发展为本。这里的发展指的是人的全面发展，人的整体发展。

人本主义教育观指导下的班级管理着眼于人的全面发展和整体发展，首先要求我们全面地认识和把握班级管理的对象，切忌强调和突出一个方面的素质发展，而忽视和放弃其他方面发展等不良倾向的出现，也就是我们所提倡的全面发展。其次。要把班级管理的过程看成管理者与学生交往沟通的过程，看成是对人的整体生命和人的身心发生全方位、多方位、因素影响的过程，进而使我们的班级管理在情感教育及人际沟通方面发挥更大的作用。

4学生是班级管理的主体

江泽民同志在《关于教育问题的谈话》中指出，“加强和改进教育工作，不只是校和教育部门的事，家庭，社会各个方面都要一起关心和支持，只有加强综合理，多管齐下，形成一种有利于青少年身心健康发展的社会环境，年青一代才茁壮成长起来。”传统的班级管理认为班级管理者主要指班主任老师，认为班主任老师在班级管理中处于主导地位，起主导作用。人本主义教育观下的班级管理强调班级管理不仅依靠班主任老师更主要的是依靠学生的主体作用和能动动作用的发挥。班级管理的成效，最终还是取决于被管理者自身。因此，以人为本的班级管理靠学生，尤其需要重视管理对象(学生)的主体地位，将其摆在特别重要的位置上。

总之，人本主义教育观下的班级管理重视学生的主体性，把尊重学生、信任学生、理解学生、培养学生、发展学生作为根本目的及终极目标的管理理念。它要班级管理者以尊重人、关心人和信任人为管理的出发点，以造就人、成全人和展人为管理的落脚点，使班级成为学生全面自由发展的场所。以人为本的班级管理，是确立人在班级管理过程中的主导地位，继而围绕动人的主动性、积极性、创造性，以实现组织目标和促进人的全面发展的一切理活动。著名管理学家陈怡安教授把人本管理的精髓和最高准则提炼为三句话，以人为本的班级管理研究即点亮人性的光辉，回归生命的价值，共创繁荣和幸福。

当代高校电子档案管理 第7篇

一、当代高校档案数字存储介质应用情况的相关调查

(一) 高校档案系统常用数字存储介质特性分析。对于数字档案信息存储介质的使用, 国家颁布了一系列相应的法规和技术标准, 如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》等法规标准, 这些管理规范对电子文件和数字档案的存储介质的技术标准进行较为详尽的要求。如2002年1月颁布的《电子文件归档与管理规范》对长期归档保存的数字档案存储介质进行了指导性推荐, 按优先顺序分别是:“只读式光盘、一次写入光盘、硬磁盘、可擦式光盘等”;各省市地方政府档案管理部门也根据实际情况, 颁布了类似细化的规定。在此我们首先通过对现今高校档案管理系统中各类数字存储介质特性进行逐个的分析和对比, 从中认识各类存储介质的优劣、长短。 (1) 软磁盘:软磁盘曾经是微型计算机发展初期较常用的移动存储介质, 1967年由IBM研发并经过几代革新于1987年正式推出最成熟的型号3.5英寸软盘。软盘是通过软盘驱动器FDD进行读写操作, 在过去单个文件数据容量比较“娇小”的时期, 它是小文件存储的理想选择。但由于数据文件的日益“庞大”, 盘片易受到环境因素及物理损伤数据易丢失, 新移动存储介质的出现, 以及2002年, 国家技术监督局颁布的《电子文件归档与管理规范》中禁止使用软盘作为归档电子文件长期保存的载体, 因此软磁盘在本世纪初退出了应用。 (2) MO磁光盘 (Magneto-Optical Disk) :磁光盘 (MO即Magneto Optical) 及其存储器也被称为可读写光碟机, 其原理是利用激光加热MO磁光盘片至180-200℃并藉由磁场来改变盘片上微小区域的磁场特性, 进行数据读写存储操作。MO磁光盘的优点是:容量较大, 目前最大容量磁光盘约9.1GB, 可靠性强, 由于读写时写入器和盘片不直接接触不会出现物理损坏;高耐久性, 可重复的读写次数可以超过千万次, 理论使用年限超过40年, 读写速度快, 约35ms。但磁光盘也有难以推广的硬伤, 其一是成本高昂, 仅仅是存储器就高达上万元, 高品质的磁光盘片则是上百元;其二磁光盘仍具有磁存储特性, 因此在强磁场干扰情况下, 存储的数据也存在被破坏丢失的危险, 因此到如今磁光盘存储介质也仅仅应用于高端的医疗设备领域。 (3) 一次性写入光盘CD-R:CD-R是一种一次性写入并永久读取的标准, 是CD-Recordable的缩写, CD-R盘片由盘体和反光层组成, 反光层由一层有机染料构成。目前市面上的CD-R光盘所采用的有机染料主要有三种:Cyanine (花青素, 绿盘) 、Phthalocyanine (钛菁, 金盘) 、苯二甲蓝染料 (蓝盘) , 三种有机染料各有所长, 但目前得到广泛认可的是Phthalocyanine钛菁 (金盘) , 其刻录的数据质量最好, 兼容性最好, 而且保存时间最长。CD-R光盘进行一次性刻录写入数据后, 不能再重复刻写, 保证了档案信息原始性这一要素, 这也符合国家技术监督局发布《电子文件归档与管理规范》的要求, 成为档案存储介质的首选推荐。CD-R光盘及其CDRW刻录机和CD-ROM驱动器成本较低, 兼容性好, CD-R光盘只具备光存储特性, 所以强磁场是不会对光盘产生损伤;但CD-R光盘有机染料层的化学特性也暴露了其弱点, 因此在使用方法和存放环境方面, 严格的要求防化学污染、防尘、防物理磨损、防有害光线和气体。 (4) 一次性写入DVD光盘DVD-R:DVD-R是与CD-R使用类似技术的光存储刻录规范。DVD-R光盘能在大部分的DVD播放机以及装有DVD驱动器的计算机上使用, 兼容性非常高, 同时DVD-R光盘及其刻录机、驱动器的制造成本逐年降低, 技术日趋成熟, 这使得DVD-R的应用和价格逐渐大众化。各大生产商也大力研发各类相互兼容的DVD影音或刻录设备, 可以说现今推出的所有DVD驱动器、影音设备和刻录设备都能兼容DVD-R光盘片的规格, 因此DVD-R光盘片发展成未来主流存储介质的趋势已经比较明显。DVD光盘与CD-R光盘拥有一样的弱点, 及对使用方式和存放环境有严格的要求, 同样需要防止化学污染、防尘、防物理磨损等。 (5) 硬盘:硬盘分为两大类, 一类是传统的机械硬盘 (HDD) , 一类是新型的固态硬盘 (SSD) , 两者最大的区别是, HDD采用磁性碟片对数据进行存储, 而SSD则用闪存颗粒来存储数据, 由于固态硬盘为刚进入市场的新兴技术仍在发展阶段, 本文在此不作赘述。机械硬盘已经发展了有半个世纪, 目前技术比较成熟, 作为常用的主流存储设备, 机械硬盘最早于1956年由IBM公司研发, 最初的存储容量只有5M, 然而经过半个世纪的发展, 如今硬盘的传输速率最高已经达到6Gbps, 最大容量已经达到3TB。硬盘的接口主要有:ATA、IDE、SATA、SATAII、SATAIII、SCSI等, 主流硬盘的尺寸为3.5寸的台式机硬盘和2.5寸的笔记本硬盘。机械硬盘的工作原理是:通过机械臂上的磁头对高速旋转中覆盖有铁磁材料的金属或玻璃盘片进行读出和写入数据的操作。硬盘的优点:存储容量大, 目前主流的硬盘容量已经达到2.5TB, 并且容量在逐年提高, 成本却在逐年下降;其次随着硬盘技术的发展, 硬盘的平均存取传输速率已经提高到了300MB/s甚至更高, 同时硬盘的保护技术也在不断的更新发展, 如:S.M.A.R.T.技术、DFT技术、加密技术等。因此硬盘是作为数字网络数据存储的良好载体。硬盘的缺点:因机械工作原理, 特别需要防震防物理损伤, 同时对环境依赖程度也较大, 灰尘、化学污染、强磁场、电脑病毒等都能导致数据丢失和硬盘损坏。 (6) 闪存盘:闪存盘又叫“U盘”、“优盘”或“USB flash disk”。它是一种通过USB接口传输数据的非机械式微型高速大容量移动存储设备。最早由我国朗科公司研发生产。闪存盘的构造由外壳和机芯构成, 机芯由PCB电路板、主控电容、晶振和存储核心FLASH (闪存) 芯片等组成, 外壳则是采用各种材质的包裹材料, 已达到防水、防潮、防尘、防震、美观等作用。闪存盘的存储原理是:通过计算机将二进制数字信号加入分配、核对、堆栈等指令转换为复合二进制数字信号, 通过芯片处理信号分配给EEPROM存储芯片的相应地址存储, 并利用电压控制栅晶体管高低电压值, 电流大为1小则定为0, 由于栅晶体管结电容可长期保存电压值, 读取时在通过对栅电极施加电压, 浮动栅有电子的状态, 数据为1, 无电子的状态数据为0, 由大量电子的移动产生电流形成规律的数据流, 从而读出存储的信息。闪存盘的优点有很多:由于体积小巧重量轻非常易于携带, 其次是制造成本低价格便宜, 另外其容量也逐年增大, 由过去的32MB发展到现在的64GB, 并且其兼容性及高, 能被现今所有的计算机操作系统识别, 由于U盘内部无任何机械装置所以其抗震性能极强。闪存盘的缺点:因为体积过于小巧容易丢失;另外由于制造技术的优劣, 也导致在防潮、防磁、耐高低温、防化学污染等性能不够可靠。 (7) 一次性写入磁带:磁带是由在塑料薄膜带基上涂覆一层金属磁粉用于记录数字信号的带状材料, 磁带是所有磁存储设备中单位存储成本最低、标准化程度最高的存储介质之一, 其互通性、兼容性、较高的纠错能力和新型的通道技术也大大提高了可靠性和读写速度。磁带的规格有:1/4英寸、1/2英寸和8mm磁带, 其工作原理有:螺旋扫描技术、线性记录 (数据流) 技术、DLT技术以及LTO技术。目前采用较为常见的是:数字线性磁带技术“DLT”和线性开放式磁带技术“LTO”。目前DLT磁带单盒存储容量最高达35GB, 同时结合自动加载磁带机 (磁带库) 技术, 将单个磁带驱动器和自动更换磁带装置作为网络备份系统, 可备份100GB-200GB以上的数据。但磁带的缺点也较为突出, 首先磁带对环境依赖程度极高, 容易出现发霉、粘连, 导致卡带损坏, 因此特别要注意防潮、防霉、防强磁场等不良因素;其次承载运行的磁带库作为非密封机械设备由于受灰尘、温度和潮湿环境的影响故障率高, 维修成本较高, 这反而降低了磁带单位存储成本较低的优势, 同时由于过多的机械装置, 导致操作和运行监控等均需要大量人工进行处理, 缺乏相应的远程管理模块, 这些都导致磁带存储技术日益显现出局限性。

(二) 高校档案数据存储介质的使用发展情况对比。我们将过去与现今高校档案数据存储介质的使用情况进行比较。同时对作为这次调查中最重要的一项, 从一个侧面了解高校档案数字存储技术的发展过程。本项调查以量产的七种存储介质作为类比样本, 对高校过去曾用存储介质 (见图一) 和现在在用 (见图二) 的存储介质的使用比率进行调查, 我们从中可以发现, 一次性写入DVD光盘的使用率由过去的21%提高到28%, 增长了7个百分点, 硬盘的使用率由29%提高到32%, 增长了3个百分点, 闪存盘的使用率由13%增长到18%, 增加了5个百分点;一次性写入CD光盘的使用率下降了3个百分点, 一次性写入磁带也下降了2个百分点;另外曾使用过的软磁盘和MO磁光盘则退出了档案存储应用。由此可见, 硬盘与一次性写入DVD光盘技术日趋成熟, 它们单位存储成本在逐年降低, 其的使用率也逐步提高;同时性价比较高的一次性写入CD光盘和性能不断提升的闪存盘也作为数据临时存储载体被广泛的应用;相反一次性写入磁带的使用率有所降低, 原因也是由于其维护成本和技术较为复杂, 操作也相对繁复导致其应用和普及较困难。

(三) 各高校选择存储介质的关注要素。信息时代各种计算机技术不断更新换代, 面对不同特性的存储介质, 我们需要依照国家的相关行业标准进行选择, 为此针对存储介质本身的特点, 我们确定各高校对以下几方面的关注度进行调查, 主要针对:使用寿命长短、购置成本高低、是否安全可靠、兼容性、高速大容量、使用环境依赖、容易淘汰过时、维护成本高低这些内容展开 (见图三) ;调查结果显示使用寿命长短与是否安全可靠成为最关注的问题, 占17%, 第二关注容量及速度占13%, 第三关注点是维护成本占12%, 购置成本与兼容性和使用环境依赖排在第四位占11%, 容易淘汰过时则关注度最低仅占8%。由此可以看出对于使用寿命的长短以及是否安全可靠成为档案管理者最为关注的重点内容, 反映出档案管理行业仍需要具有稳定可靠、寿命长、容量大的数字存储介质, 以减少存储风险降低存储成本, 这对数字档案信息的长期保存和数字档案馆的建设具有极其重要的意义, 同时笔者希望此项内容对存储介质技术研发部门的产品开发会有指导性意义。

(四) 高校的数据存储方式有哪些。档案存储方式包括离线存储、近线存储和在线存储三种方式。离线存储 (Off Store) :即采用磁带或光盘、硬盘等存储介质通过对在线存储的数据内容进行备份并进行离网单独存放的方式, 这种物理隔离的方式可有效的防止因软件系统崩溃导致的档案数据的丢失破坏, 从而防范和降低大部分数据灾难的发生几率, 缺点是查阅不够方便, 需要人工将存储介质连接到计算机系统, 对存储介质的操作需要防范物理性损伤。近线存储 (Near Store) :介于在线存储和离线存储之间, 即对不经常使用和较少数据访问的档案数据信息, 通过大容量的光盘库 (塔) 或者磁带库系统进行存储, 随时提供用户较好的访问性能的存储方式。这种存储方式相较于在线存储更加安全有效, 完全由机械系统完成存储介质与计算机系统的连接, 降低了对存储介质的物理损害, 缺点在于对机械系统的使用环境要求较高, 购置成本和维护成本也较昂贵。在线存储 (On Store) :即存储设备 (如服务器内置磁盘阵列等) 及其存储的数据随时保持在线状态, 可满足网内各系统的高速实时访问;这种系统最大优势能提供高速以及远程的数据共享, 对于需要经常性访问查阅的档案数据信息是较好的存储方式。缺点是容易因计算机系统病毒、黑客攻击等数据灾害导致档案信息的丢失。相较其他两种存储方式, 在线存储应更加注重对计算机安全软件系统和防灾备份系统的建设。在此, 我们将如何选择存储方式作为本次调查的选项 (见图四) ;其中选择离线存储的高校占37%, 近线存储的占2%, 在线存储的占61%, 由此可以看出在线存储和离线存储时目前高校主要选择的存储方式, 据调查, 目前在线存储和离线存储从配置技术和建设成本方面, 较适合高校档案数据的存储;而近线存储的维护成本较高, 维护技术也较为复杂, 所以多用于医疗、金融等数据量巨大的企业级存储。

(五) 数字存储系统设备的配置情况。此次笔者也针对各个高校单位的存储系统的配置情况进行了调查。针对磁带存储系统、光盘存储系统以及磁盘存储系统三个项目展开, 设立了:“可能配置”、“准备配置”、“已经配置”和“暂不配置”等选项。统计结果显示:针对磁带存储系统配置计划:有16%的单位可能会配备, 而另有84%的单位暂不会配备磁带存储系统;针对光盘存储系统配置计划:有33%的单位可能会配置, 有8%的单位已列入预算准备配置, 有8%的单位已经配置了光盘存储系统, 而另有51%的单位暂时不会配置该存储系统;针对磁盘存储系统配置计划:有50%的单位可能会配置磁盘存储系统, 有8%的单位已列入预算准备配置, 有16%的单位已经配置了磁盘存储系统, 而另有26%的单位暂时不会配置磁盘存储系统, 由此调查可发现, 由于磁盘存储系统和光盘存储系统因其建设维护成本较低、操作和维护技术较为简单, 目前暂为高校数字档案存储系统的常用选择。而磁带存储系统由于其机械故障率和维修成本较高, 系统安装较复杂、工作环境较为苛刻, 同时磁带的数据备份和恢复操作复杂冗长, 这些因素导致其总成本较高, 相较于磁盘、光盘存储系统难以推广。

二、高校档案数字存储技术未来趋势及展望

(一) 对未来高校档案存储技术的发展趋势的推测。本次调查中, 我们对未来存储技术的走向进行了调查, 特别是对未来存储介质的发展趋势、未来存储系统的发展趋势和未来存储方式的发展趋势进行了调研, 并进行了统计分析, 结果如下: (1) 对于未来存储介质的发展趋势的推测, (见图五) 以该存储介质将在未来数字档案应用中所占比例为统计项, 其中硬盘所占比例为40%, 一次性写入DVD光盘为29%, 其次是一次性写入CD光盘占13%, 最后是闪存盘和一次性写入磁带各占9%。

(2) 对于未来存储系统的发展趋势预测 (见图六) , 我们以磁盘、光盘和磁带三种存储系统为统计项来推测未来的存储系统应用比例;其中磁盘存储系统位列第一占61%, 光盘存储系统位列第二占26%, 磁带存储系统位列第三占13%。

(3) 对于未来数据存储方式的发展趋势的预测 (见图七) , 我们通过对在线存储、近线存储、离线存储三种存储方式进行调查统计, 得出以下结果;其中在线存储占49%, 近线存储占29%, 离线存储占22%。

从以上三项内容的调查显示, 各高校对于未来档案数据存储技术应用的发展方向都有各自的预测和判断, 从中我们可以发现以磁盘存储介质为主的在线存储系统, 会成为下一步较主流配置, 就目前来看, 磁盘存储技术的发展已经达到比较成熟的阶段, 从不断增大的容量和不断提高的平均传输率, 以及相对较高的性价比, 使得磁盘存储技术在今后较长的时间内, 在档案数据存储系统中占有较大的比例, 磁盘存储系统的构建安装成本更低、维护技术相较于另外两种存储系统更简单。据报告, 目前最新的虚拟化网络存储技术在系统遭到黑客、病毒的攻击和破坏后, 自我修复系统能在半小时内通过备份磁盘迁移重建1TB的数据内容, 可保证较高的安全可靠性, 同时系统能通过大规模磁盘阵列的并行, 尽可能的简化运行步骤、优化系统性能、提高运行速度, 使用更合理的算法提供优化磁盘方案增大磁盘容量, 大大提高磁盘空间利用率降低了单位容量成本, 由此可见大家比较看好硬盘在未来数字档案存储技术中的发展前景。同时光盘与磁带存储系统因其安全性和长效性也有着不可替代的作用, 它们仍然是近线存储和离线存储的主力军。

(二) 对高校档案数字存储技术的展望。在数字化程度越来越高的未来, 完美的数字档案存储应用方式, 应采用“分级式存储系统”方案进行存储, 首先将查询和利用率极高的短期内数字档案信息, 存储到在线服务器磁盘系统的一级存储系统中, 通过档案信息发布系统的管理和发布, 利用电子文件加密软件系统对涉密档案进行管理和利用, 在这个过程中, 通过一至五年的时间逐步进行分析统计, 将利用率较低的数字档案信息逐步采用转移技术存储到近线光盘或磁带存储系统中进行再存储, 形成二级存储系统, 这样既可以利用磁盘系统高速度、大数据量的访问和存储性能, 同时利用近线存储系统降低磁盘存储系统的占用率和保证涉密档案的安全性;存储到二级存储系统中的数字档案信息则逐步向离线存储的三级存储系统过度, 部分利用率低且需要永久保存的数字档案光盘和磁带, 则逐步的脱离设备进行脱机存储, 由于磁带和光盘存储介质的单个存储容量大、存储时间较长, 它们是作为离线存储的最佳之选, 以上各级系统的存储方式都需要构建相应的防灾备份系统, 以确保数字档案信息的安全性。

数字档案信息作为传统档案资源的一种补充, 是未来高校档案工作的必然发展方向, 我们通过对各类电子档案、纸质和照片档案的数字化和网络拓展, 利用现代网络自动化的管理技术, 实现对档案信息的检索、编目、借阅、查阅等服务, 节约资源, 提高了利用效果。我们通过逐步的构建数字档案馆, 将封闭的档案内容和数据信息开放并服务于社会, 利用海量的信息和网络化的快捷服务弥补了传统档案服务方式的不足, 用数字存储技术为档案事业插上腾飞的双翼。

参考文献

①.郑象虹.高校档案信息数字化建设的对策研究, 浙江海洋学院学报, 2010.06

②.刘克勤.高校档案信息数字化, 中国档案, 2010.04.

当代高校学生管理面临的问题及对策 第8篇

1. 高校学生管理创新的必要性

首先, 就高校学生教育管理工作现状来看, 加强管理创新是帮助学生走出教育误区的需要。现阶段高校学生教育误区重要表现在以下几个方面:1.1教师的管理工作任务中, 管理任务花去了其大量的工作时间, 所以在教育本身方面的精力相对较少;1.2高校院校在学生管理方面, 将管住学生作为教育的重点, 以“不出事”为主要的管理目标, 学生在学校真正学到的技能存在“虚假”情况;1.3高校学生学习过程中, 在注重技能培训的同时, 忽视了对学生综合素质的培养, 导致很多学生综合素质低下, 对其以后的职业发展造成很大的影响。

其次, 目前高校院校教育被社会贴上了“基础差”、“没人要就来”、“给钱就能上”等标签, 这对于学生的身心健康发展造成很大的影响。加强高校学生管理创新, 保证学生在校期间能够被认可, 教会其生存与生活的能力, 保证其进入社会中很快得到社会的认可与尊重。

最后, 就目前社会需要大量的技术型人才, 如果高校学生在校期间不能够熟练的掌握某一项技能, 其职业发展空间就会受到限制, 对个人发展造成影响;另一方面, 高校学生是我国社会经济发展人才储备中重要的一部分, 加强高校学生管理创新, 提高其专业节能以及综合素质, 是我国社会经济发展的实际需求。

2. 新时期高校学生管理创新方法

2.1 加强高校学生管理理念创新

在高校学生管理理念创新方面, 具体的创新措施体现在以下几个方面:2.1.1学生教育管理人员应该强化创新意识, 树立科学的管理思维。创新思维是高校学生管理创新的基础, 要求相关人员具有创新的意识与精神, 应该具备发现问题并提出解决办法的能力与勇气, 并且敢想会想;2.1.2突破传统教育理念的束缚, 转变教育理念, 加强对高校学生教育管理内涵的解读, 将培养学生作为教学的第一目的, 不能为了管理而管理;2.1.3富有管理创新的热情, 开拓进取。好的管理理念、教育方式并不是一开始就有的, 需要有人积极的去探寻、去摸索, 只有保持创新的热情, 才能促进高校学生管理创新工作的有效实施;2.1.4树立从小事做起的管理理念, 注重管理细节, 只有从日常管理工作中加强创新, 才能更好的进行高校学生管理创新工作。

2.2 加强高校学生管理制度创新

管理制度是高校学生管理工作实施的重要依据, 是实行学生管理工作的前提, 只有保证高校学生管理制度科学合理性, 才能为高校院校各项教育与管理工作提供创新支持。2.2.1加强高校院校管理机制的更新, 在原有的管理机制基础上, 创建新的管理机制。主要包括废除原本闲置的管理部门、合并工作性质相同的机制、加强相关管理机制的联系等等;2.2.2不断的完善高校院校学生管理制度, 以学校实际情况为依据, 结合生源、学生质量、学生数量等具体情况, 制定科学合理的学生管理制度;2.2.3废除不合理的管理制度, 将与学校教育理念、教学目的不符合的制度进行创新调整, 为高校学生接受良好的教育创建良好的环境;2.2.4加强对制度执行的监督, 落实高校学生管理制度;2.2.5在管理制度创新过程中需要加强人性化改革, 为高校学生身心健康发展提供有力的条件。

2.3 加强高校学生管理方法创新

具体的创新管理措施体现在以下几个方面:2.3.1对高校学生管理方式进行改良, 根据学生管理的具体情况, 将旧的管理方法进行完善, 提升高校学生管理工作的效果, 从战术层面上保证学生教育管理的有效性;2.3.2加强对高校学生管理行为的创新, 在具体的工作中规范管理行为, 改变不合理的管理行为, 以学生教育为管理的根本目标, 提升管理的效果;同时, 应该注意管理行为的技巧性, 兼顾管理行为对学生的成长影响。

2.4 加强高校师资队伍建设

高校师资队伍是保证学生管理工作成效的基础, 针对现阶段我国高校学生管理中存在的问题, 为了实现高校学生管理工作的创新, 必须加强师资队伍建设。一方面, 高校需要建立完善的招聘制度, 提高高校入职门槛, 同时加强对教师的考核, 从源头上提高教师团队的质量;另一方面, 需要加强教师队伍培训, 运用先进的管理理念, 增强教师的教学水平、管理水平等。最后, 作为高校教师, 必须树立终身学习的理念, 不断的充实自我, 提高自我涵养等, 为学生管理工作贡献自己的力量。

总结

高校学生管理工作是高校院校管理工作中重要的内容, 加强学生管理创新有利于提高高校学生管理水平, 适应时代发展, 为学生身心健康创造有利的条件。在具体的创新工作中, 应该从管理理念、管理内容、管理制度、管理行为、管理方法等方面入手, 全面提升高校学生的管理质量, 为社会经济发展输送更多优秀的专业人才。

摘要：新时期, 教育工作全面实施改革, 对高校学生教育也提出了更高的要求。因此, 必须加强高校学生管理创新, 全面提升高校院校教育与管理水平。本文首先分析了新时期加强高校学生管理创新的必要性, 然后提出具体的管理创新方法, 供有关人员参考。

关键词：新时期,高校学生,管理创新

参考文献

[1]周海霞.浅析高校学生管理法律风险的防范[J].商情, 2014, 15 (9) :111-112.

当代高校电子档案管理 第9篇

管理学的特性

管理学是一门研究人们在管理活动中相关规律的学科。作为管理活动, 具有复杂性与多变性等诸多特性, 与人相关就必然涉及心理学、社会学与哲学等多学科的相关知识, 因而管理学又是一门综合性的交叉学科。

“管理既是科学, 又是艺术”的说法并不完整。管理也是一门技术, 主要因为管理的应用性较强, 与实践联系密切, 包含一些操作性的东西在里面, 通过向别人学习, 可以应用于实践, 所以管理应是三种特点的融合, 要学好管理三者不可偏废。

因为管理普遍存在于一切社会组织中, 人们为搞好各类组织与部门的管理, 需要研究把握管理的规律特点、学习管理的技术, 所以管理学具有极强的借鉴与应用价值, 对社会活动、经济活动及管理者自身产生综合影响。

管理学的不足与对西方管理学的审视

1.名称不确切。管理学是伴随着工业革命的出现而产生的。在国际上有影响力的版本已有很多, 其研究对象基本上围绕着企业活动。正如对管理所认识的一样, 管理活动是普遍存在的, 只要有人群的地方, 就有管理活动。现有管理学的内容并没有揭示出管理的一般性, 而主要是针对经济组织所设计, 关注的是效率与效益, 其前提是在充满竞争的市场经济条件下。所以命名为管理学, 名字大而全, 与内容不完全相符, 而就现在所涉及内容而言, 只能称之为企业管理学或经营管理学。究其原因, 与管理学产生的历史短有直接关系, 而且与工商业活动紧密联系在一起。

2.内容偏颇。较为成熟的西方管理理论占据了学科的主体内容, 在实践中人们照搬西方理论又导致很多失败, 这些理论是否真的应该成为我们所学, 似乎没有被仔细探讨与评价过, 然而也是一个不应简单回避的问题。管理理论主要是基于西方的管理实践而产生, 管理主要是针对人, 而民族性文化性差异如此之大甚至难以形容, 所以如何考量西方管理理论应该成为值得关注的问题。管理必然包含着对人的认识及对人的关系揭示, 在对人的认识方面, 诸如典型的X理论、Y理论及经济人、社会人、复杂人的各种假设, 如同把人的血型划分为四类一样显然是不够的, 难以准确有效地说明问题。

3.中国文化缺失。管理学经过近百年的发展, 尽管有了一定的积累, 但基本上属于西方文化的产物, 与工业及商业文明息息相关, 缺少东方文化的意蕴, 尤其缺少中国文化, 对管理的本质与一般规律尚缺乏基本的精当的、能普遍接受的表达。因此, 总体上对管理学的很多内容还需要进一步探讨。但初步可以明确的是, 就目前阶段而言, 在探索管理基本规律的基础上, 至少应进一步划分为西方管理学与东方管理学。

当代中国高校管理教育的发展概况与特点

目前国内高校管理教育比较正规的主要有三个层面, 即本专科教育、硕士与博士教育, 其他如MBA教育与EMBA教育等职业教育发展也很快。如今每年都有大批人士进入管理学院学习, 以国内顶尖的清华经管学院以及北大光华管理学院为例, 每年都能招收一些各省份的“状元”及在各省份排名靠前的考生。在管理领域富有盛名的西安交通大学管理学院及复旦大学管理学院等, 在开展EDP等在职教育方面非常成功。

就其课程体系与内容来看, 主要是来自西方的理论占据主导, 尽管丰富了管理知识体系, 但也看到由于这种学科的“国际化”非常迅速, 是否适应这里的水土还是值得探讨的问题。伴随着西方管理理论的引入, 在重视对西方理论的学习之外, 中国传统文化中的管理思想也受到一些人的注意。如1999年复旦大学东方管理研究中心成立, 此后北京大学等高校也相继成立了东方管理研究中心等机构, 有力地推动了管理学本土化的研究。

改革管理学科体系及管理教育的建议

理论是对实践的反映, 管理理论也必然是在实践基础上加以提炼, 才能增强其解释性及对现实的指导性。中国历史悠久, 文化底蕴丰厚, 5000年的文明古国发展到今天在各领域都有深厚的积淀, 就连城墙的建立这样一些基本问题也是在一定管理思想下人们实践的结果。罗纪宁曾提出作为一种学术思想, 中国管理学发展的历史要比西方管理学早得多。从《黄帝内经》到诸子百家再到近现代许多观点著述都不同程度地体现了管理的意蕴, 所缺少的是未能够融合形成一门崭新的管理理论;而且因为管理活动主要是人的活动, 更有价值的是由于农耕文明较久, 一切均在接近自然状态下完成, 古代对人、人与自然的关系认识相当深刻, 不朽名著《易经》与《道德经》能够流传至今, 便是很好的说明。颇有意味的是, 近些年来尽管有诸多涉及管理的著作问世, 比如《孙子兵法与企业管理》、《三国演义与经营谋略》等, 但并没有融入到主流管理理论中, 主要原因也许在于我们自身对相关内容的重视不够。

经过改革开放30年的实践, 人们对管理的重要性认识也在不断提高, 不同领域的大量实践, 实际上都是在从事管理活动, 引发对管理的感受与理解在加强。海尔、海信、万科、华为、联想等众多成功企业的管理经验受到了不同人士的广泛关注, 为中国本土管理的研究与发展提供了很好的案例素材。另外值得称道的是, 2010

根据以上分析, 针对管理学及当前的管理教育进行改革与补充完善有很大的必要性, 特提出以下建议:

1.管理教育必须立足中国文化的基因。人都是在一定文化环境下成长与发展的, 没有人能摆脱文化的限制。尽管国际化的步伐很快, 但中国人的内心深处实际上深受中国文化尤其传统文化的深刻影响。清华大学经济管理学院看到了管理教育存在的问题, 在钱颖一院长的带领下率先在国内高校商学院中进行了本科与MBA教育的改革。在大一本科中开设了中文写作与中文沟通课程, 建立了包含八个课组的通识教育的课程体系, 分别是文学与艺术、历史与文化、哲学与伦理、基础社会科学、中国与世界、国际社会、物质科学以及生命科学。新版清华MBA教学方案希望达到的三个平衡, 就包括中国根基与全球视野的平衡, 并认为中国根基是竞争优势, 而且中国根基还要再深。由此可见, 反映中国文化已在管理教育理念中受到重视。

2.重视人的因素。由泰罗科学管理到现代管理的发展, 表明西方社会管理者对人的认识的转变。但管理思想中“企业人”的观念还很重, 在企业组织框架内思考决策与展开运作, 还是服务服从于企业利益, 以其为根本, 而不是从完整的人的发展意义上进行决策, 并置于核心地位。把人视同工具或物的观念有很大问题, 必然引发很多矛盾, 回归人的本位与价值则有助于从根本上解决劳资双方的冲突, 有利于长远发展。

3.强调伦理观。任何组织的发展都谋求稳定, 而这种稳定主要来自于内部员工关系的和谐与牢固。作为管理者所要求与强调的爱岗敬业等职业道德因素也与儒家思想有所关联。儒家思想在我国生存发展了几千年, 其有价值的成分不能因环境的改变而受阻碍。“仁义礼智信”等传统文化思想即使在市场经济条件下也是人们所普遍尊崇的, 有一定的应用价值, 因而作为调节人们之间相互关系的伦理思想应该受到重视。

4.学科统筹规划。管理学本身作为交叉学科, 除了要重新设置课程, 另外需要增强对历史、哲学、心理学等人文学科及生物、物理等理工课程的基础性学习, 增加理论铺垫, 使学生对管理之意的理解建立在宽广的平台上, 知其然更知其所以然。管理学科建设应以发达国家管理思想与理论为借鉴, 以中国传统文化为基础, 增加与中国国情相适应的合理内核, 进一步丰富完善管理学科体系, 并在此基础上加强管理教育的改革。向松祚认为, 管理教育与任何教育一样, 最重要的是培养人格、训练意志、开拓眼界与丰富精神。这一观点有一定道理, 在关注人的素质方面具有普适性。

当代高校电子档案管理 第10篇

随着我国教育事业的改革, 各大高校中的研究生招生人数在不断地增加[1]。同时, 研究生数量的增加也给各大高校的研究生管理带来了巨大的压力。精细化管理作为一种新型化的管理方法能够促进我国各大高校的教育工作的顺利开展。精细化管理主要是注重实现管理的最佳效益, 通过树立以人为本的核心理念以实现对研究生的高校管理。所以, 我国各大高校中的研究生精细化管理将会有一个广阔的发展前景。

2 精细化管理的相关理论

精细化管理主要是相关人员在从事研究生管理工作的过程中应该将每一个阶段的任务和责任进行明确地分工, 并且相关人员要对每一个阶段的任务进行分类, 同时制订详细具体的计划。高校研究生的管理工作要求工作人员要做到对每一件小事都要细心地处理, 对每一件大事都要有主见。因为高校的研究生管理工作涉及到的范围非常广泛, 因此, 在实际的管理工作中需要管理人员对各个环节都要做到详细地了解并制定好相关的措施。高校研究生的精细化管理过程中要不断地树立相关系统意识, 即在实际的研究生管理过程中要将所有学生的资料和信息列入程序化管理体系中。

3 我国高校研究生管理现状

目前, 我国各大高校的研究生队伍在逐渐地壮大, 高校的研究生管理工作也取得了很大的成就。但是, 高校的研究生管理还存在一些问题。

首先, 我国的各大高校研究生主要是根据其专业性质的差异来进行班级管理。由于各个研究生所在的集体大多是具有一定的分散性, 因此研究生的集体意识还有待于加强。同时, 我国高校的研究生阶段根据年级的差别, 研究生课程设置也会存在差异。尤其是对于那些刚刚步入研究生学习阶段的学生来说, 完成相关的专业学习是其主要的任务。相反, 高年级的学生又在忙着完成相关的毕业设计工作。因此, 不同年级的差异也会造成研究生的凝聚力下降。

其次, 我国的高校对研究生教育阶段的思想政治工作还有待于加强。和大多数本科阶段的学习不同, 研究生阶段的管理工作往往会出现职责的不清晰以及相关的注意事项都没有明确地规定。因此在实际的研究生管理工作中很多的研究生由于不知道自身的工作目标而极大地影响了其积极性和主动性。

最后, 研究生教育阶段的学生往往将自身的精力和时间专注于对科研的探讨和研究, 并且很多的活动开展都是以相关的学术报告和会议的形式出现, 很多活动的举行很难达到其本质的意义, 而活动水平的下降会给高校研究生的管理工程造成一定的困难。

4 我国高校研究生精细化管理的实践探索

4.1 构建科学合理的研究生精细化管理系统

由于我国高校研究生的管理工作具有一定的难度性, 因此在实际的管理过程中需要工作人员构建一个有效的研究生管理系统。尤其是在我国的传统研究生管理模式中主要是以安排辅导员的形式来负责学生的一些事物处理[2]。因此, 传统的管理模式已经很难充分地调动学生的积极性和主动性。正因为如此, 我国的高校研究生精细化管理可以有效地克服传统管理模式的缺陷。

每一个学生都有自身的特长和优势, 因此工作人员应该根据学生的信息以及个人的特点建立一个可靠的信息管理系统。通过对每一个学生的信息进行分析从而为每一个学生制订科学的教学计划。每一个集体的管理都应该坚持以民主化原则为前提, 研究生阶段的学生思想已经日渐成熟。因此, 在对相关的事务管理要充分地尊重学生的意见, 并且在每个学生的帮助下充分地完善研究生管理体系。

4.2 加强相关人员之间的沟通和交流

无论是企业单位还是教育机关, 良好的沟通和交流都有助于工作的正常开展。因此, 我国高校的研究生精细化管理中要加强管理人员和研究生之间的沟通和交流。在日常的管理工作中管理人员要积极地和各个班主任以及学生、班干部进行交流和探讨, 由于我国高校的研究生阶段教育具有明显的地域性和不同的学历层次, 因此管理人员要营造一种和谐的研究生管理氛围。学生能够对管理中的规章制度积极地发表个人见解, 管理人员通过和不同学生之间的沟通和交流从而能够更容易地掌握学生的特点, 为以后制定相关的管理条例奠定坚实的基础。

4.3 利用互联网等信息技术的优势提高精细化管理的效率

随着我国高科技的不断涌现, 我国高校研究生精细化管理提供了良好的契机。因此在实际的研究生管理工作中, 管理人员应该逐步地提高自身的信息化应用水平, 通过借助媒体信息技术的优势来提高管理效率。精细化管理需要对海量的数据进行科学化的管理, 因此管理人员需要通过互联网对不同的数据进行有效地整理和分析。同时, 管理人员还可以通过网络平台和学生进行交流, 利用在线答疑或者意见反馈的形式来充分地吸取学生的意见。学生也可以通过网络平台积极地表述自己的想法。不仅如此, 对研究生的精细化管理还可以借助媒体信息技术的优势, 不断地提升研究生管理水平。

5 结语

综上所述, 随着我国教育事业的发展和改革, 如何加强对高校研究生的管理工作成为了我国各大高校共同关心的问题[3]。因此, 在未来的研究生管理工作中要积极地利用精细化管理的优势, 对研究生管理工作中的各项事务进行科学有效地管理, 从而促进我国研究生教育的发展和进步。研究生精细化管理在我国的各大高校中需要充分地结合实际情况, 从而制定一套具有可行性的研究生管理方案。所以, 我国各大高校中的研究生精细化管理将会有一个广阔的发展前景。

参考文献

[1]植莹华, 黄和平, 宋路露, 等.网络环境下研究生管理新探索[J].广东工业大学学报:社会科学版, 2011 (S1) .

[2]于淑华, 庄岩, 于德华.发挥网络优势加强研究生班级建设——研究生网络思想政治教育与管理的新探索[J].黑龙江高教研究, 2011 (9) .

对高校电子文件管理的探讨 第11篇

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理。并可在通信网络上传送的文件。它主要有以下几个特点：

1．1电子文件只有通过计算机特定的程序解码才能正确识读。

1．2电子文件必须借助于计算机系统进行，

1．3电子文件信息易更改，真实性在认定上存在着困难。

1．4电子文件信息的可转载性会直接影响它的可靠性、完整性和真实性。

1．5存放电子文件载体的不稳定性，为电子文件的管理带来一定困难。

2电子文件的管理现状和存在的问题

电子文件和纸质文件相比，在管理上有很大的差异，尽管国家档案局出台了一系列关于档案信息化和电子文件管理的规定和标准，但是具体操作时候，仍有这样和那样的问题，集中表现如下：

2．1电子文件的数量猛增，据悉，许多重要的电子文件还处于无人监管的状态。

2．2归档问题还亟待解决，具体操作起来，还是有一定的困难，大家还是无从下手。

2．3办公自动化和档案工作脱节，归档问题还没有被纳入学校总体规划之中。

3电子文件归档的管理方法

3．1建立健全电子文件归档管理办法。为了不使电子文件大量流失，使高校电子文件及时归档，高校档案部门应根据有关规定，结合各高校的实际情况，建立与本单位相适应的档案信息化实施纲要、电子文件管理办法。对学校产生的电子文件实施全程管理，从制度上保证电子文件的归档管理。

3．2加大档案经费投入，吸纳计算机专业人才。为了实现档案管理的现代化，管理好电子文件，档案部门必然需要大量的经费投入。首先，档案部门需要开发和购买相关的档案管理软件。来管理电子文件；其次，收集电子档案需要必备的存储设备，如硬盘、光盘等；再次。收集电子档案的最终目的还是要提供利用，就需要建立档案部门局域网，建立档案信息网站，添置必要的设备，等等。同时引进计算机方面的专业人才，加强档案工作管理力度，使档案工作与现代化的信息技术有机地结合起来。

3．3做好电子文件的收集、归档及整理。要管理好电子档案，电子文件的收集是第一位的，首先就要制定好电子文件的归档范围。电子文件首先是文件。它具有文件的属性，它与纸质文件内容相同，只是载体不同、表现形式不同，因此在制定电子文件的归档范围时完全可以参照纸质档案的来进行。同时在制定归档范围时，还应广泛征求各级单位的意见。根据具体情况来制定。对高校来说一般归档范围应主要包括以下内容：

文本类文件，主要包括党政管理类、教学类、科研类、出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件。

数据库类及相关程序类，主要是学校各类职工、学生信息数据库，仪器设备、科研成果、资产管理、基建预决算、出版书目、学报、校报、校友信息等各类数据库，以及档案建立的各类档案数据库，等等。

多媒体类文件，主要是学校各类活动的录像、录音等，学校教学部门的多媒体软件，学校的各类多媒体演示系统，等等。

网页类文件及图形图片文件，包括学校校园网上的各种网页文件，数码照片、CAD图形文件，等等。

在电子文件的归档范围确定后，在采集的时候，一定要严格地甄别，确保有保存价值的电子文件成为电子档案。

4电子文件的保存和利用

4．1由于电子文件载体具有不稳定性，电子文件的保存对档案部门来说是一项长期而艰巨的任务。目前电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。光盘常用的是VCD光盘和DVD光盘两种介质，磁介质目前用得最多的主要是软磁盘和硬磁盘。为了电子档案的长久保存，我们在选择光盘时一定要选用质地最好的，在光盘的存放上，要注意光盘的存放环境和方式，要避光、防潮、防磁、防有害气体和立式存放，另外，由于磁、光介质有易损坏的特点，电子档案将会与纸质档案长时间并存，所以档案部门在收集电子文件的同时，一定要收集一份同电子文件内容相同的纸质档案，以确保档案的有效完整。

4．2电子文件的利用。目前，档案部门为用户提供利用的方式主要有三种：提供拷贝，档案部门在提供利用的电子文件时，应将电子文件转换为通用的电子文件格式，方便利用者，通信传输，即通过网络传输电子文件，可使利用者不用到档案部门来，节省了利用者的时间，提高了工作效率。直接利用，利用者利用档案部门的网络直接查询，可以使多个利用者同时利用同一份档案，提高了档案的利用率。

浅谈高校电子文件档案管理 第12篇

一、电子文件及其特性

只有认清电子文件的特性,才能正确管理好电子档案。所谓电子文件,是指在数字设备及环境产生,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,以计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络传送的文件。与纸质档案相比,电子文件有以下几个特性:1.信息与载体分离。电子文件可以被复制、修改、删除而不留痕迹,无法像纸质文件那样确定哪个是“原件”。2.快捷方便。电子文件的起草、修改、收发、传递都在网上进行,修改粘贴更是方便,大大提高了工作效率。3.对设备的依赖性强。电子文件依赖特定的设备和软件而存在,随着计算机系统的更新升级,容易产生不兼容问题。4.保存条件和环境要求不同。电子文件不需要一定的场地面积保存,但容易受到磁场、温度、湿度等物理环境的影响。电子文件还有非直读性、信息共享性、易消失性等特性。

二、高校电子文件档案管理中存在的问题

目前,各高校电子文件档案管理仍不够成熟,主要存在以下几个问题:

(一)立卷归档问题。目前,高校已普及办公自动化,在实行自动化过程中产生了大量的电子文件。这些文件主要来源于各职能部门,有党政管理类、教学、科研、财务管理等。目前大部分高校的做法是由各部门进行管理,没有纳入学校档案馆数据中心进行统一管理。这样的做法导致以下结果:一是数据丢失;二是不利于规范化管理;三是无法实现数据共享,电子文件应有的价值和作用得不到有效的发挥;四是数据分散,格式不统一,难形成统一的电子档案。

(二)缺少成熟的制度和标准。传统的纸质档案的管理标准和制度,已经难以适用于现行电子文件的管理。目前,国家虽已制定了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等规范,但由于电子文件对标准化的依赖性很强,而计算机软硬件系统更新换代很快,要制定普遍适用于高校的电子文件管理标准和制度很难。

(三)电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题。由于电子文件的易篡改性、信息与载体的相分离性等特点及网络环境的不安全性,电子档案存在许多不安全因素。就网络本身的安全问题来说,网络是一个开放的系统,许多应用系统处于不设防状态,具有很大危险。另外,网络容易受到病毒侵袭和“黑客”攻击,一旦网络毁坏,电子文件的丢失、泄密无法避免。

三、做好电子文件档案管理的具体措施

(一)按照电子文件管理规定,建立健全本校电子文件档案管理制度和标准。高校应根据《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等标准和规范,结合本校的实际情况,制定电子文件与电子档案管理方面的规章制度,加强电子文件从形成、归档,到开发利用的全程管理。由于电子文件在记录格式、载体形式、处理方法等方面和纸质档案有很大的区别,所以应根据电子文件的特性制定相应的管理标准。如电子文件的登记标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准以及安全标准等等。管理标准可以由高校档案部门、网络技术部门和各职能部门协商制定,使大家都能接受、遵守。

(二)整合学校内部管理机构,建立“三位一体”的电子文件管理运行模式。由于高校电子文件数目繁多、种类复杂,电子文件本身涉及到的问题也比较多,所以单靠档案部门管理是难以完成的。因此应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职,发挥所长。电子文件形成部门熟悉业务,能够很好地鉴定出哪些文件是有价值的,为电子文件的归档工作打好基础;档案部门统筹全局,把好关口,做好电子文件归档等管理工作;信息管理部门拥有相当的计算机专业技术人员,高校可以利用该部门的优势,抽调部分技术人员,做好学校电子档案和现行文件信息服务器等网络设备的安全管理与维护,协调有关人员在电子文件管理过程中,严格按标准规范执行,保证电子文件的安全管理和有效利用。

(三)做好电子文件的日常管理工作。由于电子文件数量之大,产生速度之快,需要及时鉴定归档,因此做好电子档案管理,必须从做好电子文件的日常管理工作做起。一是档案部门要监督各职能部门做好电子文件按时归档。二是对已归档的电子文件,档案管理部门要做好校对鉴定,对所保存的电子档案要定期进行检查和拷贝。三是实行“双套制”管理,即具有永久和长期保存价值的电子文件,必须制成纸质文件或缩微品等同时归档。

(四)建立良好的电子档案保存环境和使用环境,保证电子档案的安全。加强对电子档案的保护和应用管理,建立合格的电子档案的保存环境,使电子档案保存得更长久。如采用去湿机、硅胶,空调调节等措施调节库内温湿度,使温度保持在17℃-20℃,湿度保持在35%-45%;还有防光,防尘,防霉,避开磁场和电场等。在电子档案的应用管理方面,为了保证网络环境下电子档案信息的完整、安全,可采取以下措施和手段:访问控制、信息加密、数字签名、防写措施、防火墙等。

(五)努力提高档案工作人员的素质和服务水平。和纸质档案管理相比,电子档案对管理人员的要求更高,既要有档案管理知识,又要有相应的计算机能力如计算机技术、通信网络技术、设备维护技术等。因此高校要提高档案工作人员的素质,加强档案队伍建设:一是档案人员要主动加强学习,不断提高自己的档案管理知识与技能。二是高校要重视对档案工作人员业务素质的培养,定期组织专、兼职档案人员进行业务培训,提高他们对电子文件管理的基本知识、实践技能的掌握等,尤其是数字化知识及电子计算机应用技术。三是建立相应的激励制度,在档案工作内部形成一定的竞争,促使档案工作人员努力提高自身综合素养,保证档案管理工作高效、有序开展。

摘要：本文从电子文件的特点出发,分析了高校电子文件管理过程中存在的问题,提出了做好电子档案管理的具体措施,对促进高校档案管理工作具有现实意义。

关键词：高校,电子文件,档案管理

参考文献

[1]中华人民共和国国家标准电子文件归档与管理规范[S].GB/T 18894-2002.

[2]侯军.高校电子文件的特点与归档管理[J].山东档案,2008(6).

[3]余浠婉.高校电子文件归档管理的思考[J].机电兵船档案,2010(2).