档案信息化建设与应用探讨

档案信息化建设与应用探讨（精选8篇）

档案信息化建设与应用探讨 第1篇

试论档案信息化建设与新应用

摘要：随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类社会活动和经济活动不可或缺的重要资源。信息技术的高速发展和推广应用促使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。与此同时，信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异给档案工作带来了新的研究课题─—即档案信息化建设与应用。档案信息化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。面对挑战，我们档案工作者应积极应对，不断学习科学知识，逐步掌握信息技术，努力为档案工作服务，为生产建设管理等工作服务。近年来，国家电网公司湖南省娄底电业局档案室在数字化建设方面进行了积极探索，取得了显著成效，数字化建设给档案管理带来了极大的方便，全面、快捷地为生产与管理服务。

一、档案信息化建设的需要

1．档案信息化建设是形势发展的需要

21世纪是信息化时代，国家电网公司将档案信息化建设摆在了突出位置，档案数字化、电子化成为企业管理的重要组成部分，其一，档案室是生产运行、生产管理、电力营销提供保管和利用档案信息的职能部门。它室藏有数万卷档案资料，数十万件文书档案、会计档案，尤其是科技档案更是档案资料的主体，所有门类档案是本企业最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大职工利用，不能不说是企业管理的一大缺失。所以，要充分发挥档案信息资源，首先要建设数字档案馆，实现档案信息化。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，纸质档案迅速被电子档案所代替，这就给给档案馆（室）提出了一个亟待解决的课题：电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，即档案馆（室）数字化。若档案馆的档案保管、利用与形势与发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，将会给企业造成一定的损失。

2．企业现代化管理的强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如国家电网公司高层领导对下属电力人才进行调研、为高层领导决策提供参考，要调阅下级单位的人事档案则十分不便，来来回回要好几天，他们迫切要求信息共享。又如一些文书档案，领导与生产人员在生产现场想了解上级文件精神，只有实现档案数字化后，才是最全、最新、最直接、最方便的解决办法，特别是湖南省电力公司对现行文件建立办公自动化后，各界人士查阅信息将更为方便，这都迫使档案馆（室）这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设内容

近年来，国家电网公司围绕档案数字化建设与应用做了大量工作，取得很好的成效。

1．推进档案数字化，提高档案标准化、规范化水平

档案信息数字化建设与应用之前，档案管理的突出矛盾就是档案标准化、规范化滞后和各兄弟单位之间的档案资源不能实现共享，档案人员的业务水平不一，这些都严重影响了档案系统整体水平的提高。档案信息标准化、规范化内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要环节是档案整理要规范，档案管理具有一个统一的平台。近年来，国家电网公司湖南省电力公司在统一领导下，使用了统一的公司档案管理平台，建立健全、实施了公司档案标准。统一的标准建设，统一的浏览服务，使得公司层面档案专业化管理在全国电力系统中，能够很好地实现资源共享。

2．数字化建设着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能在短时间内实现“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，在局部取得具有实践意义上的推广经验后，进而在整个系统进行全面推广。

3．有重点地抓好数据库建设

目前，国家电网公司档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设与完善。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的应用效果

1．建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从2006年开始，我们把室藏档案的文件级目录输入数据库。截止2010年12月，已输入文件级目录5万多条、案卷级目录2千多条，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，对原文件实行全文扫描、实物档案实行数码照相，实现原文件信息数字化。娄底电业局档案室文书档案、科技档案、财务档案、荣誉档案利用频繁，尤其文书档案的借阅，只有实行数字化，才能确保利用效率的提高与利用效果的提升。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如湖南省电力公司500千伏民丰变电站的工作人员因地处偏僻山区，借阅纸质文件不能实现方便快捷。我室保存着1995—2009年4多万条文书档案，若按照传统的查阅方式，查找时间将较长，自从实行了档案数字化管理之后，利用者只需登录到国家电网公司统一的档案系统浏览端，实行借阅许可手续，则可以实现随时随地随办。而靠手工管理的档案室保存着199

3年—2009年的文书档案查阅，则需2个工作日才能借阅到，且归还手续麻烦。利用者目前对我室的数字化建设十分满意。

2．建立档案室（馆）网站。各市电业局、兄弟单位局域网实施系统内部资源共享。在局域网上向广大电力工作者提供档案信息查阅，并赋予权限允许实现全文下载，逐步实现信息沟通，资源共享，营造更有利于电力经济发展的良好环境。

3．加大档案管理软件推广力度。由于种种原因，各进馆（室）单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。今后，我们将加大档案信息管理系统的推广力度，另外依托国家电网协同办公与档案管理统一平台，做到文档一体化。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

各门类档案实现全部数字化建设与应用是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，讲求实效，持续发展。

（作者：黄雪梅，联系电话：***地址：湖南省电力公司娄底电业局运行所）

档案信息化建设与应用探讨 第2篇

摘要：档案信息化是随着科学技术进步、社会发展，逐步形成的一种新的管理模式，档案管理要跟随时代变化而革新、与时俱进，这样才能更好地适应信息时代的需求，实现档案信息管理的归档、管理、提供服务和收集的效率，满足当前人们对档案信息的要求[1]。本文就档案信息化建设与档案管理的策略进行细致的探讨，内容如下。

关键词：档案信息化、管理、建设

1、档案信息化建设含义

档案信息化建设就是借助或者依托现代化的手段，例如：网络、信息技术、计算机等，在档案的管理中，根据国家相关的档案行政管理部门的要求和相关的信息社会要求，对信息进行管理、搜集、保存的一种管理模式，以档案工作为依托、档案管理学最新理论为指导、以档案资源为对象的管理模式[2]。档案信息的管理主要是依据数字化信息的技术管理方式，实现网络共享，资源共享，最终达到一体化数字管理。

2、档案管理现状

2.1在档案信息化建设中缺乏足够的重视

在非专业档案管理机构中，普遍对档案管理工作不够重视，这些机构中档案管理部门由于不是主要业务部门，因此在人员配备、档案管理设施设备上都多多少少存在“老弱病残”的现象，主要领导对于档案管理标准不够了解，导致机构内部档案管理部门“积贫积弱”，档案管理标准化较差，更别谈档案信息化建设和管理。这也导致了机构内部档案管理人员业务素质不高、工作积极性不佳的现状。另一方面，由于档案管理工作的特性，档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯，遵循于陈旧的管理系统，缺乏时代性的创新，如果让他们重新再接受别的工作形式，在短时间内他们身体和心理上都接受不了，甚至会出现抵触，不愿意轻易改变的情况[3]，如此形成了机构内部档案管理工作的不良循环，使档案管理工作大大落后于信息时代的要求。

2.2对档案信息化的管理标准不明确

在有关档案信息化的管理过程中，还没有齐全、完整、有效的管理制度和有关部门的管理系统。国家档案局对于各单位的档案管理工作，大多数只是发挥业务指导作用，对非直属单位的档案管理工作人员和主要领导的考核、考评并不具有话语权，因此对于相关管理制度和相关的管理系统只是起建议性的作用，并不具备相关行政强制力，对此各行业、各部门档案信息的管理水平参差不齐，标准各不相同，加之各行业、各单位对于档案工作服务于本单位中心工作各有各的要求和标准。因此对于档案信息化的管理实行统一标准也具有较大困难。

2.3档案管理工作人员的素质不高

现今，各单位档案管理人员素质参差不齐，多数人员业务水平较低，主要表现：一是，从其他岗位上调到档案管理工作岗位，半路出家，对档案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要长期的工作磨合才能提高档案管理工作业务技能和档案管理理念的共鸣。二是，工作责任心不强，由于大部分单位对于档案工作不够重视，直接反映在档案工作管理岗位的人员上，基本是“老弱病残”，甚至将档案室作为职业生涯的最后一站。这类人员一是没有精力学习，“心有余而力不足”，更别谈档案信息化建设、管理工作;三是，纯粹抱着“做一天和尚敲一天钟”的心态，根本不想学习，只要不犯原则性错误就行。这种现状，不但降低了单位中心工作的效率，也给他人在事务办理上造成了很多的不便[4]。

3、档案信息化建设过程中存在的一些问题

3.1分散性

档案信息化建设过程中信息重叠现象屡见不鲜，主要原因是因为各单位、部门在档案信息化建设中无法实现信息的联网互通、数据共享，各个部门的信息资源无法互通，就容易造成拥有相同主题信息这样的后果。

3.2异构性

很多部门在接到档案信息后，在数据往资料库转移的过程中导致信息出现了异构，从而导致了很多数据档案信息的来源差异，导致了不同的数据结构，也致使一些文件属性差异，有些甚至出现了特殊的文件形式，从而导致了复杂的信息结构，也增加了人工处理档案信息的困难，浪费了本来就有限的人力物力，也对信息数据库造成了很大的存储压力，增加了维护的负担。

3.3具有滞后性

利用现代先进的电子技术手段建设档案的信息化，这是对原有的实体化的档案信息资料进行数字化的转变，这样可以快速地通过查找计算机目录的形式在计算机上显示出相关度资料信息和想要查找的存储内容。但是档案信息化建设不应该单单体现在先进的技术上，更应该体现在是否具有完善的管理体制上，以及对于档案工作录入的人员是否具有责任心等方面上，现如今，没有及时有效的归档的现象仍然存在着，导致很多资料信息化的缺失，大大降低了人们对档案信息化的信心和效率。

3.4混淆信息化和数字化的概念

有人认为从网上下载的信息就是将档案数字化后的信息，也有人将电子文件和办公手段的自动化认为是档案信息化的建设。从概念上来说档案的信息化是一个趋势，一个目标，或者是一种发展的方向[5]。数字化的档案管理是一种档案信息发展到一定程度后的一种新的信息化的档案管理形式，因此，应该明确不同的概念和其中存在的区别，在具体的档案信息化建设中避免公式化以及操作的简单化。目前，我们只是进行档案信息化的建设，实际上本质还远未达到数字化的发展阶段，档案管理数字化是档案信息化的最终目标

3.5安全性

现阶段许多的档案管理机构和个人对档案的信息化后的安全意识存在不足，防范措施不够完善，不能够认识到信息安全问题带来的后果，只是片面地认为只要建立安全的防护系统就能无后顾之忧。对风险认识不够，不能够及时地更新安全的防范措施。

4、构建档案信息化的策略分析

4.1构建完善水平高的信息化档案系统

想要构建起完整的数字化平台，首先要建立完整的数字化系统，并在此基础上，构建公众服务平台以及内部档案系统，充分利用现今的网络技术，设立符合要求且满足实际需求的宣傳和服务窗口，进而对信息资料进行管理，加强实际应用，达到凸显其作用价值的目的。此外，还要强化信息自身的可靠性与安全性。

4.2充分发挥多部门协作的作用

在对电子文档进行处理、管理过程中，一般来说，原始档案产生部门对相应的.电子信息资源较为熟悉，可以实现对其初步有效整合、管理。电力档案形成以后，档案管理部门一定要按照其内容来完成分类、归档、鉴别等工作，从而对其中有价值的文件进行充分利用，最终实现文档信息化的目的。通过多部门之间的协作，可以提高档案信息化的价值水平。

4.3对电子档案进行处理

电子档案文件建立以后，相关的工作人员要对形成好的电子信息进行审核、鉴别，等确定其中的价值后，将文件设置成只读性，确保文件不可以随意更改，保证文件的原始性和符合性。

5、档案信息化建设的好处

5.1节约成本

档案信息化建设将有利于单位或部门节约资源，避免不必要的浪费。在档案信息化建设之前，档案信息的管理需要档案人员花很多的时间和纸张对档案资料进行撰写，人为地整理撰写档案信息难免会出现漏记和漏写的情况，对于资料的查找更是需要大量的时间，这样做也大量浪费了物力和人力。信息化建设后可以快速地查询到所需的资料，在保存上不易缺损和丢失，也相对简单。

5.2提高工作效率

现代化技术的发展被看作一个将纸质信息档案到信息化的一个过渡过程，现代化的技术能够高效提高对信息查询的效率，还可以节约人工成本，运用现代化的技术对信息处理后只需要很少的人就能完成这份工作，也大大提高了工作人员的效率。

6、档案管理信息化建设的策略

6.1逐步完善档案信息化管理的设施

档案信息化建设的首要条件就是要求基础设施要完善，如果没有这样的基本条件，档案信息化的建设就无从谈起，没有实实在在的意义。所以建立现代的信息化档案管理系统就需要基本的基础设施，其中最为主要的设施就是计算机，其次就是相应的辅助设备，例如：打印机、复印机、扫描仪等设备。在设备条件满足后我们还需要有一套完整的、可靠的系统可以快速地对档案进行录入和查询，也需要可靠的管理系统对档案进行分类管理。

6.2将档案信息化与传统方式并重

档案的信息化建设很重要，但是传统的档案保管方式也不能被我们无情地抛弃，不能全盘否定过去的档案管理方式，比如，现如今的房地产有关的资料文件作为房产拥有者的一个证明文件，就需要纸质文件的长期保存。还有一些原始的纸质档案比电子档案具有更高的学术或历史价值。

6.3提高档案信息化建设的安全性

信息时代，人们生活越来越信息化，随之而来的关于信息泄漏的问题也屡见不鲜，我们应该在现代化信息建设的基础上进一步加强和提高档案信息化建设后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技术和网络上的漏洞，对档案信息管理系统进行攻击，这造成了档案信息的损坏和流失。很多档案信息在没有备份的情况下，导致出现流失的、破损的文件的情况，这就很难对原有文件进行修复和还原，所以，档案管理部门应该对信息管理的系统进行完善和升级，确保管理档案信息系统的安全性和可靠性。

6.4增强管理档案工作人员自身素质

首先要提高档案工作人员的工作水平，熟悉对电子文档和自动化系统的操作，有一些很有价值的书面材料，时间长了后就容易出现破损和陈旧，很多纸质上存在的资料就看不清楚，这就需要管理人员具有一定的专业素质，对纸质资料进行妥善的保管保存[6]。其次，主管领导对档案工作的高度重视。领导的重视是做好工作的重要条件，对于人员配备、硬件设施完善都具有十分重要的作用，同时也能提高档案管理工作人员的工作积极性，从根本上突破档案信息化建设和管理的瓶颈。最后，关于工作人员的敬业精神。这就需要定期对工作人员展开责任教育，使其感受到强烈的自身约束力和使命感，也要执行强有力的管理措施对工作人员形成约束力，保证档案信息的安全。

6.5强化档案信息化建设水平

在对资料以及信息进行接收以及处理时，需要严格按照数据信息的类型及其方式上的差异，充分利用计算机等相关手段来将其转化成数字化，同时根据信息数据的实际情况，做好专门的鉴定、分类以及归档，进行甄别，确保其在保存过程中的完整性、可使用性、真实性和有效性。同时还要制定相应的管理办法，用来加强档案信息化管理的规范，制定相应的制度，严格遵循制度的执行和实施，这样做可以更好地加强档案信息化建设应有的效率和成效。

6.6实现档案信息资源的共享，改变原有的档案管理模式

为进一步对档案信息化管理上的效率和作用的提高，我们必须改变相关工作人员对于档案管理理念的转变，提高档案管理者的态度，加强主动服务意识和反应能力。管理工作人员将信息及时进行整理，确保信息的时效性和真实性，做到信息共享，主动提供档案信息内容，为人们和社会提供有价值的信息。在档案信息化管理过程中，要进一步加强对电子软件和信息内容的检索，确保档案信息的有效性、规范性、安全性、使用性。

6.7坚持质量第一

第一，在有关档案信息化的转移和归类的过程中，工作人员必须做到每一步所做的都能够达到一个高水准，不能因为时间上的限制或者其他的一些托词，导致了质量上的下降。

第二，档案工作人员要提高对自身的要求，加快自己对档案信息建设的知识更新，保证对于档案信息的使用者可以享受到更好的服务、更快捷的服务体验。

第三，档案信息化的建设是国家档案工作的重点和发展方向，所有地区、所有单位都必须要参与进来，在这过程中，我们還需要下列两点并重：1.信息资源的整理与调整的职能并重;2.拓展建设与安全防范并重;软件与硬件并重。

本文所阐述和研究的现代化信息档案管理模式，突出了档案信息化建设的重要作用，和现代化的档案管理系统无法超越的优越性。在此基础上，提出了建设档案信息化的存在的问题，以及建设档案信息化的一些步骤，这些意见为建设现代化的档案管理系统提供了较好的参考建议。

参考文献：

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，(13)：250.

[2]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017(8)：84.

[3]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].办公室业务，2017(6)：132.

[4]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017(8)：143.

[5]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，(5)：58.

档案信息化建设的研究与探讨 第3篇

档案的建设是保证工作有序进行、高效运转的基础,而传统的档案管理方式,由于档案数据信息的多样性、复杂性、庞大性而使档案的录入、储存等都面临很大挑战,很难适应时代的高速发展和迅速变化。近年,我国提出信息化发展战略,并制定《2006-2020年国家信息化发展战略》规划,得到各个产业和部门的响应,档案的信息化建设也在有序进行,但在发展过程中仍存在很多问题,因此,为完善档案信息化建设,对档案信息化建设的研究与探讨具有必要性。

1 档案信息化相关理论分析

档案信息化这一概念是档案工作发展到一定历史阶段的社会形态,而不是瞬间形成的结果。档案信息化是指利用现代信息技术完成档案工作的过程。主要强调3个层次的含义:(1)信息技术在档案管理中得到广泛、深入的实际应用;(2)通过各种方式方法整合档案信息,使信息资源化,以得到社会的共同使用,并转化为所需资料;(3)档案信息化逐步渗入全社会信息化发展之中。

档案信息化的基本内容包括6个方面,分别为档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设与档案信息安全保障体系建设。这些内容是由国家档案局中央档案馆在2002年提出的。档案信息资源建设是档案信息化建设内容的核心部分,如何利用信息化充分利用和有效发挥资源的价值是档案信息化建设的重要方向。

档案信息化的主要原则,以全国信息化领导小组和国家档案局的统筹规划总统原则为导向,参考各地区各部门的具体实施原则,包括统一规范和标准,试验先行、推广在后,分步进行、总结渐进,合作、共享、保密。

2 档案信息化发展的必要性

2.1 信息社会的需要

近年来,社会信息化进程逐渐加快,信息资源成为人类社会经济活动的重要战略资源,而档案作为个人成长历史的重要载体,其在人力资源管理中的重要性日益凸显,加上信息技术的发展和档案管理开放化、社会化转变,为档案管理信息化建设提供了条件,这是时代发展的必然趋势,也是我国信息化管理工作的迫切需要。

2.2 档案信息安全性的需要

档案信息化管理主要以计算机技术和网络技术为支撑,改变了传统的以纸质承载重要信息的方法。档案信息通过电子文件保存在计算机内,不仅能够为管理提供全面信息,还能有效避免信息的丢失,可见,进行档案管理信息化建设对于保证档案信息的安全、提高档案资源利用率具有重要意义。

2.3 档案工作效率提升的需要

在档案管理中必然会涉及大量新信息,通过网络可以加快更新速度,对本部门管理范围内的档案信息进行实时更新,实现资源共享,消除传统纸质信息更新的烦琐工作,降低工作人员的劳动量,使管理人员有更多时间扩充知识,有利于提高工作人员的业务水平。

3 档案信息化建设存在的问题

3.1 对档案信息化认识不足

受传统思维和工作方式的影响,采用手工书写和人员整理的方式已经深入人心,虽然数据、信息众多、工作冗杂,但人们已经习惯了这种方式。要进行档案的信息化对于传统的人员设置、工作要求改变较大,进行档案信息化很难得到档案工作人员的理解和接纳。其实这是档案工作人员对档案信息化认识不足的表现。随着互联网的发展,各个行业和部门积极利用这一便利基础,顺应时代发展要求,提升各方面的效率。档案的信息化也是如此,不仅可以提高档案的个人工作效率、提高部门的整体职能效率,还有利于对档案信息化模式的不断探索和完善,为我国档案信息化的整体发展奠定基础。随着信息化这个大环境的形成,一味坚持传统思想观念是不可取的,部门要加的对档案工作者信息化知识的宣传,并传递相关积极信息,鼓励下属各积极开展档案信息化工作,提高对档案信息化建设的认识。

3.2 档案管理信息化人才较少

档案的信息化建设离不开信息人才的支撑。所谓以人为本,人才是一个、部门和社会发展最核心的要素。档案工作可以整合档案资源,配合各方信息需求,唯有人才的相互配合才能完成部门的应尽职责。同时,随着我国各项改革措施的提出和实施,档案工作也将面临更大挑战,只有拥有大量有实力的人才,才能保证各项工作的有序进行。档案信息化建设它不仅需要档案专业人才还需要既懂档案工作又有计算机专业知识的信息化人才。虽然我国信息技术一直在不断飞速发展,各种高端人才数量连年增长,但这些人才基本上分布在电信、航空工业、研究开发等领域,档案工作受其工作特点和其他因素的影响,信息化人才相对较少,不利于档案信息化建设的持续发展。

3.3 信息化设备利用率低

档案信息化建设已经经历了一段时间的发展,部分档案馆也积极引入计算机等信息化设备,以提高档案管理工作的效率,响应国家信息化战略。但实际上,目前我国档案信息化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低,只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是促进档案信息化的下一步重要工作点。

4 加强档案信息化建设的对策

4.1 转变传统观念,提高信息化意识

转变传统观念,接受新的事物也许需要很长的时间,也将面临很大的挑战,但是档案管理人员要坚定档案信息化的决心,逐步树立信息化观念,实现档案信息化的逐渐过渡。档案管理人员要充分认识到信息化的这个大环境,认识到档案信息化的重要性,认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性,各部门要将档案信息化作为发展战略,并提到实际日程上。这符合档案事业改革创新的发展方向。档案工作者也要积极接受信息化工作方式,认清档案发展的大方向,加强工作责任感,树立现代化管理理念。通过领导与职工的共同努力,实现档案信息化建设的进一步发展。

4.2 加大人才培训和招聘力度

档案部门要加大对现有职工的信息化培训,聘请信息化专业人员不定期对档案工作者进行基础知识传授和实践演练,促进理论与实践的结合。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式,加大专业人才的招收,吸收实施档案工作的新鲜血液,使专业人才在完成本职工作同时,带动其他工作者的进步,形成良好的档案信息化工作环境。同时,还要注重档案管理人才的培养,使其具备专业的档案管理知识、有较强的整体规划能力,保证档案保管等工作的顺利进行。此外,要做好档案信息化工作,还要进一步将两种专业的人才融合培养,增加多能力人才。

4.3 建立档案信息化建设工作组

档案信息化的建设是一项比较浩大的工程,要做好这项工作,保证每个环节的正确对接和顺利实施,需要建立档案信息化工作组。档案信息化工作组主要对档案工作进行总体布局,并制订详细发展和工作计划,同时监督信息化工作的进展,直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作,但也是我国事业发展的重要一环,所以只有组织者和实施者共同努力,才能更好地完成。

5 对档案信息化建设战略模式的建议

由于我国经济发展水平的不平衡性与差异性,决定了其档案信息化建设战略模式的选择必须考虑以下因素:一是档案信息化建设必须与经济发展水平相吻合;二是档案信息化建设必须具有中国特色。基于此,我国信息化建设可采取“分步渐进,重点突破,适度跨越,梯次前行”的综合性发展模式。比如:在中国的东、南部沿海经济发达地区及重点城市可选择适当超前的跨跃模式,中部地区可选择为工业化服务的梯次前行、重点突破模式,西部及经济落后地区,只能采取边发展经济边刺激信息化建设的渐进式战略。

摘要：档案信息化是我国信息化战略发展的必然结果,也是我国事业与时俱进、创新发展的必然结果。本文首先对档案信息化相关理论的阐述,然后分析了我国档案信息化建设存在的问题,最后提出解决对策。

关键词：信息化,档案,建设,研究

参考文献

[1]孟世恩,王颖,何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究,2004(5).

医院档案信息化建设分析探讨 第4篇

关键词：医院；档案管理；信息化建设；信息资源；数字化

中图分类号：G270.7

当前随着医院规模的不断扩大，在这种情况下，档案管理的内涵和外延都在发生着较大的变化，加快医院档案管理的信息化建设，提高对医院档案管理信息化水平，具有极其重要的意义。医院档案管理现代化的标志就是信自北医院档案管理的信自北就是将计算机技术、信息技术、通讯技术全面的运用到档案管理之中，对医院更好的适应当前新形势的发展，及加快信息化建设工作具有极其重要的意义，同时也是医院管理工作发展必然趋势。我们不仅需要加强医院档案管理的信息化技术水平，还要加快医院改革的深入进行，促进医院更健康的发展。在档案管理信息化建设过程中不断的进行创新。

1 医院档案管理信息化的现状

医院发展速度加快，医院档案门类多随着科学技术的进步，档案管理作为医院管理的重要组成部分，以开展专项活动形成的医德教育行风建设的医德医风档案等门类众多。同时也为档案管理提出了新的要求

1.1 医院管理档案的理念和模式滞后导致医院档案管理存在着管理格局的不规范，难以适应新形势下现代医院快速发展和医疗业务发展的需求。管理机构不健全等问题，医院管理中普遍认为档案部门不是主要职能部门，不是临床工作的一线，对医疗、护理、医技专业人才培养重视的程度高于档案专业人才的培养，因此导致了管理职能不明确。由于传统的管理理念和行业管理的要求，有关医疗工作中产生的临床、医技等部门形成的档案分属于病案室、科教科、信息科、影像室等部门，对档案管理人员的业务提高、人才的培养没有纳入到医院培养人才的总体规划之中。影响了档案管理的作用发挥。医院设立的综合档案室主要是对文书档案、会计档案、部分影像档案和部分实物档案进行管理，档案管理人员一般为非档案专业人员兼职，不利于档案资源的利用和共享

1.2 档案管理人员的结构和业务素质与医院管理发展不相适应医院在管理和发展中，较普遍的现象是一般比较重视医疗技术人员的业务能力的提高和继续教育，专业档案管理人员的知识结构存在着衰减和老化的趋势，自己管理在医院内形成了多科室、多部门管理不同类别档案的格局，非专业档案管理人员知识结构不合理，普遍缺乏专业背景，难以满足用现代化管理手段进行档案管理、收集整理、开发和利用的要求。

2 医院档案管理信息化建设的重要性

2.1 可以对于档案原件起到更好的保护作用医院档案信息化后，为了提高了浏览的速度，避免档案材料丢失现象的发生，有效的避免了档案原件在反复使用过程中受到破坏，其对原件进行扫描并收藏，从而在使用人员对档案进行提取和使用时都为其提供扫描件，这样而且也实现了对原件的很好保护。

2.2 可以对档案文件的归档形式进一步进行改善。长期以来在医院的档案管理工作中，不仅需大量的人力，而且在医院档案管理工作中，没有专职的档案管理人员。管理人员普遍年龄较大能力比较有限。还要通过手工的形式来对档案文件进行归档和整理，需要较长的时问才能完成，工作效率低下。全新的档案管理方式有效的提高了档案管理的效率。为了使档案管理人员从大量的体力劳动中解脱出来，能够更快的实现利用档案人员的查阅，通过计算机软件来完成档案归档工作，对档案进行著录，对其自动进行分类及整理，使档案归档方式进一步完善。

2.3 可以加强信息资源的整合和共享。利用统一的软件来对对医院的信息进行录入、整合和提取工作，医院档案信息实现信息化以后，提高了医院档案信息的搜索和应用功能，医院各部门都可以根据自身的需要来对信息进行调取，有效的提高了医院档案信息的利用率，实现了档案信息资源管理的系统和共享性。

2.4 可以实现信息资源的快捷使用。医院档案实现信息化后，实现了档案信息的智能检索，使用者可以在最快时问内获得自己所需要的档案信息，通过档案信息查询系统实现快速的检索，具有较高的效率，而且可以进行搜索的信息范围较大。

2.5 可以使档案管理模式更加完善。而医院档案信息化后，其不仅可以实现快速的检索，对电子文件进行保管减少所占的空问，而且保管起来较为容易，就这使医院档案的利用率得到较大程度的提高，而且使档案的原件实现了更好的保护。长期以来医院档案为了避免档案受到侵蚀和损坏，在保管过程中还人受到环境的限制，都是以纸质载体的形式存在的，这不仅受到纸张的限制，而且还要做好防虫工作，管理费用也较高，不仅管理工作难度较大，纸质档案还需要占用较大的空问进行保存，而且使医院发展过程中成本增加。

3 医院档案管理信息化建设过程中存在的问题

3.1 医院档案信息化管理基础设施不到位。目前，在我国的医院中不能充分的将档案部门具备的功能发挥出来。医院的档案信息化管理还存在着建设体制不完善、分工职责不明确、构建机制不健全的情况，档案信息工作没有安装完善的软件和硬件设备。还存在着医院档案信息化建设重视度不高、局域网建设不够完善的情况。进而不能很好的对档案信息进行统一管理，例如：运用计算机主要对数据信息进行处理，整体的信息化基础设施水平不够高。导致相关的档案信息法律规范不够完善。

3.2 缺乏信息化建设人员。层次老化，并且多为兼职人员，给医院的档案管理工作产生巨大的影响。兼职的档案管理人员档案管理知识不够系统。

4 加强医院档案管理信息化建设的有效措施

4.1 加大对医院档案信息化建设设施的投入。在对档案信息化进行建设时，建设软件和硬件设施是十分有必要的。目前，在我国的大多数医院中，考虑到档案存储的空问比较大，其档案资料主要运用纸质和照片两种形式。这两种形式会给医院的档案管理库房带来不利的影响。受到通风因素、温度因素以及防火因素等因素的影响，另外，不能有效地將档案的指标进行永久保存。因此，其中，硬件设施指的是计算机设备、多媒体技术设备、录入系统以及存储设备等；软件设施指的是档案的管理软件以及文件等。

4.2 加快档案管理的数字化建设。首先，对于已经保存过的医院档案管理资料来说，医院通过运用数字化的方式制定相关的文件规范，将其保存为电子文档；其次，有效的保证档案管理实现数字化，对其进行重新录入工作。

4.3 加强医院档案管理工作人员的素质。想要提高该部分人员对档案管理工作的重视度。加强对医院档案管理人员的信息化培训工作是十分有必要的。主要对计算机网络技术、信息设备以及档案数据信息库等方面进行培训，进行培训时，主要对档案管理内容、思想以及方法等进行着重讲解，在技术方法上，提高其操作水平。

5 结束语

加快档案管理信自北建设，冲破档案利用的种种局限，从封闭走向开放，用现代化的信息技术是加快医院档案管理信自北建设的必要手段，档案管理工作作为医院管理工作中非常重要的部分，在医院的发展过程中具有非常重要的意义，需要利用现代化的管理理念来加快医院档案管理工作的信息化建设，提高医院档案管理信息化建设的水平，推动医院档案管理的更快发展。在资源处置、保存、管理、利用等环节中，获得最好的管理结果和最佳的工作效率从而改善了档案管理的工作现状，档案管理信自北建设一次投入、多次产出，可以广泛服务于临床和科研，利用档案信自、的独特优势为领导决策和医院管理提供支持，使检索与查询更加便捷，更加智能。

参考文献：

[1]鲁丽娟.关于文书档案信息化管理问题探究[J].东方企业文化，2012（02）.

[2]李霞，郑爱军.浅议事业单位人事档案信息化管理[J].办公室业务，2012（11）.

[3]汪洋.推行档案信息化管理之初探[J].办公室业务，2012（19）.

探讨职称档案信息化建设 第5篇

关键词：职称档案 信息化 广西 途径

1、引言

我国的职称改革已经迈入了第二十六个年头，近三十年来，这项政策在专业技术人才的选拔、激励、使用等方面发挥了举足轻重的作用。，经过柳州市中小学教师系列的成功“试点”，20开始，广西在全区范围内实行职称信息化评审的改革。这是广西在创新人才选拔制度方面进行的一次有意义尝试。从两年的实践来看，这项改革得到了广大专业技术人员的认可和支持。作为信息化改革的一个重要内容，职称档案的信息化建设也因此被提上了议程。

2、职称档案信息化的含义

2.1职称档案的内容

职称档案是指各单位在开展职称评审、职称考试、职称聘任等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图标、音像等不同形式的记录资料。1主要内容包括各级人事职改部门的文件及通知、参评对象的各类表格(如评审表、认定表、重新确认表)、各类佐证材料、职称证书等。

2.2档案信息化建设的含义

档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、音像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数据库。2职称档案的信息化建设是指在职称信息化改革的背景下，利用各种技术手段，将各类纸质的职称文件或其它传统的佐证材料转化成电子档案数据，并通过一定的数据库技术实现对档案信息的管理和利用。

3、职称档案信息化建设的必然性

3.1 传统职称档案管理存在的问题

3.1.1 费时、费力、费钱

以广西高校教师系列为例，申报高级职称的纸质材料往往包括一式四份的评审表(16K纸双面打印)、一式二十五份的推荐大表(A3纸打印)、论文的代表作原件一份、各类证书或证明材料复印件一式一份等。为了能够提供齐全的材料，参评对象往往需求提前半年收集材料并分类汇总;此外，由于高校教师的教育科研业绩相对突出，一个参评对象完整的纸质申报材料往往重达2～3斤，一个高校一年的职称材料的搬运很有可能会需要使用到微型的面包车，光凭职改工作人员来搬运是不现实的;再次，由于绝大部分申报材料提供的是复印件，使用到的复印纸多达几百张，这无形中也会给参评对象带来不小的经济负担。

3.1.2 档案材料真实性无保证

近年来，职称工作的社会关注度越来越高，一方面是因为职称事关专业技术人员的切身利益，另一方面是因为在职称评审中出现了不少材料造假的案件，破坏了职称评审原本的公平性。极少数申报对象利用纸质复印件材料不容易让人察觉的缺陷，在职称评审中“获利”，使人们对职称评审的公平、公开和公正，产生了怀疑。

3.1.3 档案材料利用率不高

档案的最终目的是利用。一份参评对象的职称材料，既是该同志基本情况的概述，也是该同志几年甚至是几十年来业绩成果的一个总结，具有较大的利用价值。然而，长期以来，很多人存在一种落后和错误的观点：职称材料只是在申报评审时才有用，如果通过评审了，则职称材料的存档或利用就显得可有可无。这种观念导致人们将职称档案把其佐证材料功能与日后的使用功能分离开来，再加上相关单位职改办部门保存的材料中主要是以评审表为主，其它申报材料一般如数退还给申报者本人。因此，大部分参评对象的职称档案实际上利用的程度非常低，形成了所谓的“信息孤岛”。

3.2 职称档案信息化建设的必然性

3.2.1 省时、省力、省钱

随着北部湾经济开发区的建设及中国―东盟自由贸易区的建成，广西正处在历史上最佳的发展时期，为广西专业技术人员的发展壮大提供了千载难逢的大好机遇。以教师系列为例，全区申报高级职称的教师人数只有900多人，而的申报人数超过了6000人，申报人数增长了6倍。假设每份纸质申报材料的重量平均在2～3斤，则其总重量将高达几顿，这将给档案的使用和保管带来极大的困难。而采用无纸化申报后，将大大简化职称档案材料的制作时间和成本。一般情况下，某个单位或个人只需要具备一台电脑、一个扫描仪或数码照相机、一个移动硬盘就能够满足大部分职称信息化佐证材料的制作、上报、保管和利用的要求。

3.2.2 人才的流动性增强，对职称档案的使用提出了更高的要求

随着国家事业单位岗位设置改革政策的实施，很多专业技术人员逐渐摆脱了原来“铁饭碗”、“大锅饭”的思想束缚，人才的流动日益频繁，这就要求职称评审的任务不单单是选拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一个基本前提，就是要掌握人才的各项基本情况，而职称档案正好具备了这样的`功能。再加上信息化评审后，档案的信息更加便于检索、利用、传递、保管，相比传统的职称档案而言，具有更大的利用价值。

3.2.3 电子设备的普及和信息化技术的进步为档案信息化建设提供了物质保障

几年前，当计算机、数码相机、移动硬盘等电子设备对于国内绝大多数的消费者、甚至是单位来说都是一种奢侈品时，信息化建设因缺乏基本的载体而只能是一种奢望。而今，笔记本电脑、数码相机、移动硬盘、复印机、扫描仪等电子设备早已进入了“寻常百姓家”，即便是在一些条件比较艰苦的山区或者乡镇，也具备了制作信息化职称档案的基本设备;其次，信息化技术的进步为职称档案的使用变得更加的便利。如网络技术的发展解决了多人同步电子档案上传或下载的“带宽问题”，加密码认证技术解决了档案材料的安全性问题等。

4、职称档案信息化建设的探讨

4.1 转变观念，加大投入

作为一个“新生事物”，职称档案信息化建设的发展之路不可能一帆风顺。与传统纸质档案管理相比，信息化建设面临设备的使用和维护更加复杂、前期投入的经费更大、技术的学习和掌握更难等现实问题，再加上人们接受一个“新生的事物”普遍需要一个较长的过程，致使在实践当中出现档案信息化建设跟不上职称信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多单位的领导或职改工作人员不重视导致的。片面追求职称评审的通过率，“突击性”的阶段性工作，无固定的工作人员等方面的原因使得职改工作在很多单位得不到应有的重视，职称档案的管理更加容易被人忽视。只有相关单位加大对职称信息化建设的投入，转变人们的观念，把“要我建”变为“我要建”，才能为职称档案信息化的建设争取到更为有利的发展条件。

4.2 提高从业人员素质

职称档案的利用率大小，关键在于职改工作人员业务素质的提高。以往纸质材料阶段，职改工作人员只需在评审会结束后将相关的评审文件和纸质的评审表归档保管即可。而信息化以后，职改工作人员既要指导申报对象如何制作信息化的档案材料，又要负责信息材料的整理、汇总、上报和保管，工作量明显增加了;其次，信息化后职改工作人员的工作难度也增加了，要求他们不仅懂得基本的电子设备使用和维护的方法，且需要学习掌握网络传输、数据库、绘图软件等计算机软件的技能。可见，只有不断提高职改工作人员的业务素质，才能为职改档案信息化建设提供必要的智力支持。而要提高职改工作人员信息化管理能力，可以考虑以下两种方法：

(1)加强岗位技能培训。采取集中学习和自学相结合的方式，对所有职改工作人员特别是缺乏相关信息化管理知识的人员进行培训;(2)参加各种计算机或信息化方面继续教育的培训。必要的继续教育能够防止职改工作人员知识的老化，开拓他们的视野，调整他们的知识结构，提高他们的素质。

4.3 制定标准、安全第一

信息化标准的制定和信息的安全性保障是信息化建设的两个核心问题。如果没有相对统一的制作标准作为指导，那么不同单位的信息化档案之间的就有可能出现较大的差异性，不利于档案信息的相互传递或者使用;其次，安全性问题是职称档案信息化建设的另一核心问题，由于档案中大量涉及单位或个人的信息，假如保管不当，极有可能给当事人带来物质上或经济上的损失。因此，制定统一的标准，确保信息的安全就显得十分的迫切。标准的制定可以掌握以下两个原则：(1)不违反规定的原则。即根据现有的相关档案管理的法律法规制作档案信息化的要求;(2)普遍性与特殊性相结合。即各单位、各部门既要在服从上级人事职改部门有关职称档案信息化建设指导意见的基础上，根据本单位的实际制定切实可行的方案和措施。其次，档案信息化的安全性问题可以通过限制访问策略(如网络防火墙设置、网络访问权限设置、加密狗设置等)及物理安全设置等方法解决。

总之，信息化是当今社会发展的一大趋势，职称档案信息化建设必将随着职称信息化改革的深入而显得更加的迫切。广大职改工作人员需要克服前进道路上面临的各种困难，才能使职称工作在经济社会发展中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]许壮苗.医科院校直属医院职称档案的特点与管理[J].陕西档案，(4)

档案信息化建设与应用探讨 第6篇

1.国有林场人事档案管理存在的问题

我国国有林场的人事档案管理一直都是林场事业发展中的一项重要工作，如今我国国有林场的人事档案管理还是沿用传统的管理制度，已经无法满足当今时代背景下对人事管理的要求，从传统的林场人事档案管理制度中，我们可以看到计划经济时代的影子，所以在实际的人事档案管理中表现出许多不足。尽管随着我国的人事管理制度的不断完善和调整，取得了一定的成果，但是人事制度的总体框架刚刚完成，需要大量的实践和改进。目前我国国有林场人事档案管理存在诸多问题，制约了我国林场事业的发展。第一，国有林场人事管理模式僵化，国有林场的工作人员中有正式员工和临时员工，而在对员工进行管理时采用的相同的管理模式，而没有针对不同的员工进行分类管理，所以林场人事档案管理不严谨，后期若想在对这些档案进行重新规划管理存在很大的困难。而且国有林场的人事档案管理模式较为落后，还是沿用传统的管理模式和手段，虽然应用了网络信息技术，但是信息化程度不高，人事档案管理效率不高，不符合新时期下的档案管理要求，与当今时代的国有林场改革步伐不相符，所以国有林场认识档案管理改革势在必行，加强人事档案信息化建设是国有林场人事管理的发展趋势。第二，国有林场人事档案管理缺乏资金支持。国有林场是我国的事业单位，众多的基层单位分布在全国各个区域，在人事档案管理方面需要大量的人力和财力支持，但是目前我国国有林场中，大部分的林场人事管理信息化水平较低，实现计算机信息管理的比例不高，虽然已经引入了管理型软件，但是人事管理水平不高，而且没有一批具备较高技术水平的管理人员，导致人事档案的数据信息管理不完善。国有林场人事档案管理是一项长期的工作，对管理的软硬件设施、管理人员的综合素质以及信息化建设水平等有较高的要求，需要大量的资金投入作为支持。因此，加大对国有林场人事档案管理的资金投入和人力投入是未来国有林场人事管理的重中之重。国有林场人事档案是十分重要的信息资源，如果人事档案信息不完善，将会给后期的人事档案管理工作带来很大难度，目前我国对于林场人事档案信息化建设的重视程度还不够，国有林场人事档案信息化建设水平较低，这严重影响了绩效考核的实施。第三，国有林场人事档案信息化建设需要高水平的技术型管理人才，而目前从我国国有林场人事档案管理情况来看，管理人员技术水平普遍不高，而且没有做到职业技能的及时更新，缺乏对人员的技术培训，对信息技术的接受存在不足，导致人事档案的信息化建设过程缓慢，不利于国有林场人事档案信息化的顺利实施，无法适应国有林场的人事档案信息化管理的实际需要。第四，国有林场人事档案管理发展滞后。目前的人事档案管理一定程度上保留着计划经济体制的痕迹，随着国有林场的不断改革，原有的人事制度就表现出不足，与经济体制改革不协调。目前人事档案的档案管理存在诸多不确定因素，所以还需要不断的探索和调整，来满足新时期下的国有林场人事档案信息化建设的实际要求。第五，国有林场人事档案信息化管理模式单一，管理手段落后。我国的国有林场人事档案管理方式落后，采用单一的管理模式，而且对于管理工作都采用相同的管理模式，没有根据不同的情况有针对性地做出变动，缺乏分门别类的管理制度，这样十分不利于国有林场人事档案信息化水平的实现。在管理手段上，与国外先进的管理存在一定的差距，缺乏现代化的管理手段，管理效率低下。第六，国有林场人事档案信息化建设意识不强。目前对于国有林场人事档案的信息化建设没有足够的重视，在许多方面都存在缺陷，人事档案信息化发展受到了限制，

2.加强国有林场人事档案管理信息化建设的重要意义

2.1有利于促进国有林场的改革在信息化技术高速发展的今天，国有林场的改革是一个必然的发展趋势。新时期背景下，需要将现代化的管理手段应用到国有林场人事档案管理中去，为管理工作配备一批高水平的信息化管理人才队伍，实现档案资源的信息化以及档案保护的现代化，充分利用现代化的技术手段，加强对林场人事档案设施的完善，提高人事档案管理的科技含量，最大限度促进国有林场的改革。2.2人事档案信息化建设是实施薪酬改革的重要依据人事档案是林场工作人员信息记录的重要文件，包括林场工作人员工作情况、学习经历、社会经历以及家庭成员等信息，这些信息是后期对人员进行绩效考核的重要依据，关系着工作人员的薪资、绩效评定、职称评聘等。国有林场工作人员考核制度的完善也要以人事档案为依据，根据员工的个人能力、岗位职责等，依据按劳分配的原则来考核工作人员的绩效，尤其是对于那些骨干职工，要进行一定的工资倾斜，在实施的过程中离不开信息化的支持，使岗位绩效工资更加科学合理，避免在薪酬分配上出现同工不同酬的现象。2.3有利于促进国有林场的人事管理水平的提升国有林场的改革是未来我国国有林场发展的必然趋势，未来人事档案管理的信息化建设离不开先进的技术手段，而且需要一批高技术水平的.人事档案管理人员作为支撑，才能更好地实现人事档案管理现代化。2.4促进人事档案的社会化管理，提高人事档案信息的标准化人事档案包括本地人才的基本信息资源，同时还包括其他地区的人才信息，为了将全国范围内的人事资源信息更好地整合在一起，使得信息的查询和搜索更加便捷，利用高效的系统软件提供支持，使林场人事档案信息更加规范化和标准化，更好地用于信息的统一调用，优化了档案资源的合理配置，使得档案的职能发生转变，这样一来，显著地扩大了人事档案信息的社会影响和服务范围，有效地保护了档案信息的完整性。2.5决定着人事管理中的凭证作用和法律效应国有林场人事档案信息化是人事管理过程中形成的重要记述，通过档案信息可以反映出工作人员的德才表现，日后可以通过查阅档案信息来了解工作人员的工作表现、岗位情况、业务能力、学历、家庭成员等信息，档案信息完整地保存了员工的真实信息，它原始的凭证作用和法律效应是不容忽视的。

3.加强国有林场人事档案信息化

建设保障岗位绩效的相关策略国有林场人事档案的信息化建设是林场参与市场竞争的需要，要想保持林场的核心竞争力，需要把握市场经济的客观规律，建立科学合理的工资分配制度，使之与社会主义市场经济发展规律相适应，充分发挥市场机制的作用，实现工资效益。而且加强国有林场人事档案信息化建设有利于绩效工资的稳步实施，执行以岗位为主体的绩效工资，形成合理的工资制度。3.1正确认识人事档案信息化建设在国有林场实施绩效工资的重要性随着林场人事制度改革的不断推进，要加大对国有林场人事档案信息化建设的投入力度，提高基础设施建设水平，借助先进的科学技术，保证财力和人力的投入，稳定推进人事档案信息化建设进程。3.2建立完善的人事管理制度和业务指导体系为了与当前国有林场人事档案信息化建设相匹配，需要建立起一套科学的规章制度，使档案管理按照统一的标准进行，使国有林场人事档案管理工作走向制度化和规范化，为社会提供良好的服务。3.3培养一批高素质的林场基层单位人事档案管理队伍加强对管理人员的培训，提高专业技能，使之与新时期下人事档案的信息化管理需求相匹配，档案工作者不仅要具备丰富的业务办理能力，还要不断学习创新，与时俱进，具备现代化的人事档案管理能力。3.4人事档案信息化建立一人一档制度采用电子信息的形式来体现员工的情况，包括员工的升职、调薪、竞聘等情况，将这些资料以电子信息形式保存下来。此外，还要对隐藏在档案中的有用信息进行开发利用，为岗位绩效工资改革提供有效的数据。3.5对每位员工的人事档案信息进行动态跟踪实时关注员工的档案信息，不断完善员工信息，如岗位的调动、工资的变动、职称的晋升等都要及时进行修改完善，使人事档案信息能够准确地反映员工的真实面貌。国有林场的人事档案信息是记载职工工作轨迹的重要依据，加强人事档案信息化建设有利于岗位绩效工资的稳步实施。因此，应将人事档案信息化作为一项长期的工作，在实践中不断发展和完善，使人事档案信息化建设与绩效工资改革同步发展。

作者:黄碧金 单位:广东省九连山林场

参考文献：

[1]戎晔.高校人事档案信息化建设初探[J].科教文汇，(30):180.

档案信息化建设与应用探讨 第7篇

1.前言

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

2.我国企业档案管理信息化建设的现状

2.1档案管理信息化建设的发展概况 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（oa）系统、erp 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。

2.2档案管理信息化模式实效不高

一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。

2.3档案管理信息化标准、规范工作不足

早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。

2.4档案信息管理人员的素质有待提高

档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。

2.5企业归档方式的现状

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。

3.加强企业档案管理的信息化建设

3.1加强企业档案管理信息化的益处

1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。

2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。

4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。

5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。

3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设

针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。

3.3实现传统档案的电子化和信息化

企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。

3.4实现企业信息档案的网络化

企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

3.5要树立文档一体化意识

我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。

4.加强档案管理体制的创新

4.1档案管理机制创新主要在于精简

任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。

4.2档案管理的机制创新的关键是高效

企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。

5.结语

档案信息化建设与应用探讨 第8篇

随着社会经济的发展, 网络信息化已经发展到各个领域中, 人类进入一个信息化的时代。信息化时代的到来意味着各行各业的发展离不开网络的辅助作用, 信息化应用对工作效率的提高、生产力水平的提升也有很大的影响。

在信息化产物没有应用到事业单位的时候, 事业单位的档案规整主要靠人工完成, 对于文案工作量较大的事业单位, 人工工作的效率和工作质量难以达到事业单位的需求, 导致许多工作滞后, 由于工作量的庞大, 工作人员又是有限的, 就导致工作的质量难以得到保障。在信息化产物渗透到各行各业之后, 不仅可以帮助事业单位更好的发展, 也能够帮助事业单位节省工作时间, 提高工作效率, 工作人员可以在少量的时间内完成工作, 并能保障工作的质量。通过采用计算机对事业单位的档案加以管理, 可以对档案进行网络收集, 在管理的过程中, 可以不受时间和空间的限制, 这就打破了传统的依靠各部门或向上级汇报的方式。在文档储存方面, 通过电子文档储存档案各方面工作人员对资料的查询, 也有利于对重要文档进行备份处理, 以此来保护重要的数据资源, 同时也有利于节约工作人员的查询时间, 通过电子文档的关键字、索引进行编辑, 可以实现档案的快捷查询。由此可以看出, 事业单位档案管理信息化已经成为计算机科技发展的必然趋势, 在利用计算机管理事业单位的档案管理过程中, 进行档案文件数字转化是信息管理的首要步骤。

2 事业单位档案信息化管理的特点

2.1 档案存储环境优势

传统的档案记载主要靠纸张记载, 这种记载方式不能保障资料的长久保存。由于纸张容易被虫蛀、在较潮湿的环境中易发霉的特点, 导致许多资料只能保存较短的时间, 而且在档案保存过程中, 要求注重档案所处的外界环境, 以保障档案不被破坏。传统的档案存储过于繁琐, 消耗的工作量也较多。但在信息化管理渗透到工作单位中后, 可以将档案存储到电子磁盘中, 并能将档案进行备份, 档案所占的空间较小, 与传统纸质档案存储相比, 信息化档案对环境只有干燥无磁场干扰的要求, 与传统档案存储相比环境优势比较明显。

2.2 档案使用、查询优势

传统模式下的档案管理工程较为庞大, 对一份档案的查询、借阅程序相对复杂、繁琐, 而且, 在通过各项程序的审核之后, 对档案查阅过程中由于档案与空气中的灰尘接触, 导致档案受到破坏, 不利于档案的长久保存。信息化档案管理可以快速查出所需要的资料, 并能保障档案管理不受影响。在查询档案资料时, 只需要对档案进行搜寻借阅, 并不对档案的环境进行破坏, 保障档案资料的不受破坏。除此之外, 信息化档案资料的查阅流程较为方便, 不受外界环境约束。由此可见, 信息化档案管理的方便快捷, 在使用和查询上都比传统档案管理占较大的优势。

3 深化事业单位档案信息化管理的策略研究

3.1 强化事业单位档案信息化管理

要想加速事业单位档案管理信息化进程, 首先需要从提高档案管理从业人员的根本认识入手, 强化档案管理人员的信息意识, 提高档案管理人员对档案工作的重视程度。对事业单位档案管理人员实施培训。这就要求对事业单位档案管理人员进行不定期培训, 不仅要通过计算机培训使管理人员的计算机技术水平不断提高, 而且要提升管理人员的信息获取与鉴定、评估能力。只有档案管理人员的计算机技术得到提高, 才能保障档案管理工作的顺畅进行, 档案管理人员各项专业能力的提高, 也可以保障在档案管理工作中能够发挥自身价值, 使档案管理工作得到保障。深化档案信息化管理, 需要始终贯彻信息化管理理念, 使人们认识到信息手段的重要性, 并接受新的档案形式转变, 支持档案工作发展。

3.2 扩充事业单位档案信息资源, 加快档案管理的硬件建设

档案管理硬件的建设是档案事业单位信息化的重要前提保障, 在信息化档案管理中, 需要计算机、数字存储设备、数据库、网络等硬件基础的支持, 这就要求事业单位在进行信息化档案管理之前, 保障这些硬件设施建设的资金投入, 以保障档案信息化建设的顺畅进行。要想一直保持对信息资源的转换和不断扩大收集范围, 继续开展档案工作, 就必须首先完成档案管理的硬件建设。硬件是电子文档的存储载体, 对于庞大的事业单位而言, 单位的档案是十分复杂、十分多的, 这就需要储存容量足够大的光盘, 并且这种光盘必须能够对所储存额的数据进行较长时间的保存, 而起这种存储设备对档案的破坏风险较低, 因此, 在选择硬盘等备份硬件时, 应选取性能稳定的、受外界破坏不强的硬件设施, 以保障档案资料的有效保存。目前, 多数事业单位在进行档案管理与分析时, 采用的依然是纸质的载体, 档案资源以纸质资源为主, 为了更加方便管理, 在进行信息化管理转变的过程中, 首先要对这类档案进行数字转化, 通过录入的方式对这些有用信息和资源进行二次保存, 这不仅是为了档案的安全保管, 也是为方便网络查询和使用。除此之外, 事业单位的每一份档案都是连续的, 不可中断, 因此, 在档案管理过程中, 应考虑到档案的连续性, 不能错乱顺序, 在进行信息转换的过程中, 将旧的档案进行整理, 并对其进行合理归档, 这样才能保障原有档案的延续性, 从而建立完整的档案资料库, 为以后档案管理奠定坚实的基础。由于社会经济的不断进步与发展, 导致科技化水平不断提高, 科技化水平的提高对各行各业的发展有很大的影响。在档案管理过程中, 应当大胆创新, 将各种高科技产物渗透到档案管理工作中, 形成较为完整的管理模式。在信息化时代的今天, 要在保证纸质档案管理中档案管理谨慎性的基础上, 对电子档案进行更有效的管理, 同时可提高某些方面的技术, 使电子档案具有更加强大的功能。利用计算机和网络技术, 可提高档案管理信息的完整性和时效性, 同时也能够促进整个事业单位的高速、健康发展。

参考文献

[1]张红梅.加强档案管理信息化建设促进经济社会发展[J].华章, 2011 (03) .

[2]马仁杰, 张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设[J].安徽大学学报 (哲学社会科学版) , 2011 (01) .