秘书行业分析调研报告

秘书行业分析调研报告（精选8篇）

秘书行业分析调研报告 第1篇

文 章来

源莲山 课件 w w

w.5 Y k J.Co m莲山

秘书，一般是指党政机关、企事业单位设置的一个职称或职务，是直接协助单位机关或部门领导人处理日常工作的人员，秘书工作是直接为机关或部门领导人提供综合服务的辅助性管理工作。本文就秘书工作的基本属性、秘书人员的主要任务和素质要求作简要论述。

一、秘书工作的基本属性

（一）辅助性。在我国，秘书工作与行政管理有着不可分割的关系，从管理的层次上看，任何一级领导都是直接从事管理工作的，而秘书工作本身则是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务。作为各级部门中的秘书，从一开始就始终处在一种辅助其领导（上司）工作的位置上，可以说秘书工作是庞杂的、具体的、琐碎的各种服务工作，其不仅是领导体力的辅助，还是领导脑力的辅助。

秘书工作依附于领导工作而存在，是为领导工作服务的。但它不像领导拥有决策、组织和指挥各项工作的职责和权力，而是为领导的决策提供依据，提出意见和建议；为领导的组织和指挥起上情下达、下情上报、督促检查作用；为领导机关和领导者处理日常事务提供工作条件和便利等。因此，在秘书工作中必须注意两点：一是只能为领导（包括领导人、领导班子、领导机关）提供情况、材料、政策依据和建议意见，绝不能自作主张，强加于领导；二是不能随意插手、干扰和影响职能部门的工作。

（二）政治性。秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。秘书工作的政治性主要体现在三个方面：

1、阶级性。秘书工作首先是为统治阶级、领导集团服务的。国家的方针、政策法令、决议、指示等文件，都是为了贯彻一定的政治意志，达到一定的政治目的，实现一定的领导作用而制定的。各级党政机关和企事业单位的领导，都是政治意志的体现者。我国新时期的秘书工作就是为人民民主专政的国家政权、为社会主义现代化建设服务的，这本身就具有鲜明的阶级性。

2、政策性。秘书工作的内容大都关系到政策问题。如调查研究、既涉及政策的制定和贯彻执行，也涉及执行中的信息反馈等到；再如信访工作，更是具体执行和落实各项政策。

3、机要性。各级领导中枢，都集中了国家（部门或单位）大量的现行机密。经办或管理这些机密的文电，是每一个秘书部门为领导提供服务的重要工作之一。秘书人员一般都是信息最灵通、掌握机密情报最多的人，特别是国家工作人员，他们对于保守党和国家的机密担负着直接的、重大的责任。

（三）服务性。我国党政机关的秘书部门，历来坚持“三服务”的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民群众服务。秘书工作广泛的服务领域，是现代社会中任何一种职业都无法比拟的，如收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等多种服务手段。现代科技的发展使秘书工作手段不断开拓与创新，将为其工作开辟更为广阔的服务空间。

二、秘书工作的主要任务

秘书工作的任务是庞杂的，根据其各项工作的具体性质，可分为“政务”和“事务”两类主要任务。

（一）政务类。主要有办理公文、信息的收集和处理，调查研究与情况综合，办理领导的指示与会议决定，催办、查办和处理来信来访。

（二）事务类。主要有文件的收发、传递与管理，文书的缮印与校对，文书的立卷与归档，文件的清缴与销毁，承办会议、接待来访，印章管理，公务接洽等。

三、秘书人员的素质要求。

素质要求是一个人的品质和能力的要求，通常包括一个人的政治、思想、作风、知识、技能等方面理论和实践所达到的水平。

（一）政治要求。一个合格的秘书人员必须具备一定的政治思想觉悟和坚定的马克思主义理论。

1、具有强烈的事业心。首先表现在工作的献身精神，二是要有积极向上的精神，三是要有开拓进取的精神。秘书工作是繁杂辛苦的，只要有强烈的事业心才能做到不辞劳苦，不畏困难，不拈轻怕重，无论工作多么紧张繁重，始终保持精神饱满的状态，心情愉快地去工作。

2、具有坚定的信念。秘书工作作为领导工作的组成部分，在思想上表现为要有坚定的理想信念，有鲜明的政治立场，牢记为人民服务的宗旨。秘书工作具有较强的原则性，办事要讲原则，不讲情面，不拉关系，敢于抵制不正之风，在辅佐领导活动中，要注意自己的言行，实现领导的意图，维护领导权威，不能越权或借领导的名义谋取个人私利。但秘书对领导的错误不能无原则地服从，应注意在适当的场合和时间进行劝谏，既不越权，又不失职。做到原则性与灵活性的结合。

（二）知识理论水平要求。秘书是领导的助手，既要辅佐领导的决策，以要协助领导处理各种事务，因此，秘书人员的理论知识水平要比一般的机关工作人员水平要求高，这样才能适应领导工作的要求。提高知识理论水平非一日之功，要不间断的学习时政，掌握党的路线方针政策，熟知国家的法律法规，有较深的文化理论功底、感知能力和分析能力，恰当稳妥的处理问题，提高秘书工作水平。

（三）情感意志要求。秘书人员的情感修养表现在应具有正义感、责任感、使命感、义务感、荣辱感，要具备高尚的道德情操，对真善美的热爱，对丑恶现象的憎恨。秘书人员要提高自己的工作质量和效率，成为能手和行家，就必须充分发挥自己的主观能动性、果断性、坚韧性和自控性。秘书人员从属于领导，具有一定的被动性，但要将被动变为主动，正确估计工作的发展方向，提前作好各项准备工作，将被动变主动；当出现意外问题时能当机立断，冷静地处理突发事件；由于秘书工作的琐碎与繁杂，凡事不可能一帆风顺，有时还会很棘手，因此，要求秘书人员要有一定的坚韧性和自控性，使自己无论在顺境或逆境、成功或失败中，始终从容面对，不因一时的冲动而感情用事，给工作带来不应的的损失。

（四）作风要求。包括思想作风、工作作风和生活作风。这三个作风要求秘书人员工作要踏实、细致、不能粗枝大叶，处理事情要井井有条，考虑问题要详尽周到，办事要讲效率，敏捷勤快，不拖泥带水；要密切联系群众，实事求是，文明礼貌，谦虚谨慎，对上不阿谀奉承，对下不傲慢矜持，大方得体，保持一个和蔼可亲的形象，让人感到真诚、正派、淳朴可亲，平易近人,只有这样，才能算得上是一个合格的秘书人员。

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秘书行业分析调研报告 第2篇

一、主要问题

几年来，在办公室领导和同志们的帮助下，做了一些工作，较为认真地完成了本职工作，但是在党性修养、思想作风上与党员先进性要求还存在不少差距，思想政治素质、业务理论水平、工作能力还不能完全适应新形势、新任务的要求，主要有以下几个方面：

（一）、党性党风方面存在的主要问题

理论学习上远远不够，与党员先进性要求有差距。理论学习不主动，不积极。不踏实。学习的自觉性、积极性和主动性不强，往往是要求学什么就学什么，有交差、应付思想。自觉主动抽时间静下心来学习比较少，利用工作空闲和业余时间学习也比较少，存在实用主义倾向，与工作关系密切的才学，与工作关系不大的少数，常常是需要什么学什么，急用什么学什么，遇到问题才翻理论、政策，碰到材料才找依据、查资料，理论素质差。

理论钻研还不深入，系统性不强。学习停留一般化，一般通读多，重点精读少，专题不突出，学习不注重全面系统、浅尝辄止，笔记只是限于抄书本，心得体会写得很肤浅，对“三个代表”重要思想的理论著作和相关文献学得不全面，没有能很好地掌握“三个代表”重要思想的理论体系和精神实质，没有系统地学习一些现代经济理论、法律知识和科技知识，理论功底不够扎实，不能高质量适应文字材料撰写工作。

（二）、在党性锻炼上有差距。

1、人生观、世界观、价值观还需要进一步改进。从学校步入社会已近14年，虽然只是最基层一名普通党员，也难免为一些物欲所感，片面追求“价值对等”，干一些工作就要报酬，在一些大事大非前能保持政治立场坚定，但对资本主义社会一些所谓“民主”、“人权”认识不清，只看其表面现象，产生过动摇，为人民服务意识淡薄，虚荣心强。

2、思想上存在杂念。主要表现有二：一是有图清闲的思想。在我的工作生涯中，我有过机关和基层工作的经历，无论岗位怎样，都一直担当着负重的职责，由于长期负荷所压，身体和身心都有些疲倦，如果有机会轮岗，很希望干一些洒脱实在的工作。但办公室的工作不但不轻松，反而还更加繁琐，从而在思想上产生了失落感。二是我不太适应墨守成规的环境，而办公室的性质决定了被动性要大于主动性，日常事务很缠人，同时受条件所限，纵有积极的主张，也难以实施。从而感到很傍徨，有一种无用武之地的感受。这些杂念或多或少地渗透到思想和工作之中，有时，控制不好会产生负面影响。

3、敬业精神尚可，但工作斗志有所减退。随着工作年龄的增长，好象对一些事物降低了新鲜感，特别是当自己付出了努力于事无补，当看到一些不合适宜的现象时，有时对工作失去了信心。加之，自以为基于对情况的熟悉和了解，对工作的钻研精神和在新的工作岗位新奇好胜的激情少些了。因而，在实际工作中，少了几分激情，多了几分懒散，过去的开拓、创新的意识，在现在的工作中少了一些，多了些因循守旧，按部就班。

（三）在工作作风上有差距。

1、业务功底不扎实，文字水平不高。虽然进入检验检疫系统已经13年，对办公室工作有所了解，但也只是只知皮毛，文字水平、写作能力还处在一个低层次界面上。掌握知识不全，尤其是对一些部门专业知识知之甚少，导致所写文章华而不实，有时写作片面依靠网上或现成文稿材料，不愿作深入思考、东拼西凑、文稿质量不高，由于自身综合素质不高，对领导分管部门不了解，很难站在领导角度去思考问题，讲话稿缺乏全局性把握，不能很好地理解领导意图并融入文稿。写作也还颇感吃力，业务素质亟待改进。

2、工作被动落实多，主动超前少。不能很好地胜任秘书工作。大多是承办领导交办事项，工作中大多是处于奉命行事，落实任务，不能做到想领导之未想，超前思考，提前预测，及时准备。在腿勤、心细、眼尖、手快方面还达不到领导的要求，本来应该当日能完成的工作，有时推到第二天，有心事情本来早该去做，却非等到事到临头才去做，还不能尤其是在写材料过程中，遇到稿子多、时间紧、任务重时，往往是手忙脚乱，疲于应付。工作的全局性、前瞻性、创新性不够，只是限于写一些文稿，其他工作远远不够，与领导要求有相当差距。

3、工作全局观念差，缺乏奉献精神。在工作中态度比较积极，尽力尽快完成领导交办任务，但由于自己既要干宣传相关工作，又要做秘书工作，当双方都有任务时，往往顾此失彼，不能有条不紊地处理各项工作。当任务较重时，抱怨情绪严重，有“推、躲、闪”的念头，往往对一些办公条件所限等客观因素过分看重，不能很好克服困难，适应环境，解决问题。而且在工作中“平均主义”思想严重，本职工作能尽心，对自己份外工作不愿干。工作不细心，不认真校稿，文章中常出现错字或标点错误。对加班加点工作主动性不高，积极性不够，有时对别人过分苛求，对同事看到缺点多，爱拿自己优势去比别人劣势，对自己要求不高，在待人接物、处理人际关系方面能力差。

四，在个人修养方面存在的问题

1，在困难和挫折面前不坚强，有一点成绩就骄傲自满。

2，与老同志相比，经验不足，涵养不够，作风浮躁，办事鲁莽，与年轻同志相比，朝气不足，因循守旧。

3，性格急躁，方法简单，好冲动，为人处世原则性有余，灵活性不足，沟通的主动性较差，不注重团结的效果。理想主义色彩严重，不积极主动适应复杂形势和复杂环境，二、产生问题的原因

主要是以下几方面：

1、理论功底差，科学的世界观、人生观、价值观树得不够牢。世界观、人生观、价值观是解决人到底为什么活着和怎样活着的问题，决定一个人的人生追求和人生道路。通过先进性教育，我深深地感到，理论上的不足是产生党性问题的总根源。政治上的清醒和坚定源于理论上的成熟和坚定。自己通过各种途径学习，虽然掌握了一些理论知识，但还远远不够，达不到融会贯通。理论功底不足，反映到主观世界上，不能牢固树立科学世界观、人生观、价值观，反映到一系列工作中，产生不正确行为。

2、学习不够。学习意识、学习态度、学习方法存在偏差。首选表现在对学习的兴趣不浓，既有主动的学，也有被动的学；强调时间紧而放松了经常性的学习，一曝十寒。再者，实用观点较重，在学习上往往选择那些与本职工作和自己感兴趣的方面精心细读，而对纯政治类、党的基本知识和要求类的学习抓的少一些。由于知识积累有限，从而，自身的认识水平还显不够，工作的底气不是很足，个人修养也尚存欠缺。

3、党性意识欠弱。思想上的杂念、工作上斗志的减退是党性意识欠弱的直观表现。主要是世界观、人生观、价值观这“三观”的意识没有树牢。因此在自己的世界观方面存在着缩命论，认为在工作的层面上，自己是积极工作的被动者，负重工作一生是自己的“命”；在人生观方面存在着“和世”论，遇事讲善意和友情，心存多摘花少摘刺的想法；在价值观方面存在着实用论，有时认为自己及周围的同志多奉献少索取，有愧于这个时代，觉得有点亏。由于有这些想法，思想上“党、人民、事业、先进性”的“纯度”降低了。

4、宗旨观念淡化。做好本职工作，为群众办好事、办实事，正确处理各种利益关系是实现宗旨观的最基本形式。总的说，这方面做的基本尚可，但在思想的认识上、行动的自觉性上有差距。有一些模糊认识，感到宗旨观是一个虑概念，是一个政治类的要求和理念，有时在行动上难以把握，在计划经济时代，经济价值观掩盖了宗旨观，宗旨观不再象早期那样突出和明确了。再一认为，实现宗旨是要有一定的条件和环境的，象办公室这样无职无权的部门，担当的是无名英雄，没有花环，只有风险；没有权力，只有责任和义务。因而，只要求自己埋头做好的自己的工作，本本分分地做人，而不太关注政府整体性的工作，对推动政务的辅佐性的工作做的不够，只当了参谋，而没有当参谋长。再者，从高处来说，怎样代表群众利益，为群众排忧解难做的很一般。

三、今后努力的方向

1、坚持勤奋学习，更新知识结构。坚持用科学理论武装头脑，不断增强学习理论的主动性、自觉性，强化系统性、条理性，不断提高自身思想文化素质，进一步认真学习有关保持共产党员先进性教育活动系列篇目。向书本学，向实践学，向同志学，并努力做到学有所思、学有所悟、学有所用，拓宽知识面，更新知识结构，为创造性开展工作奠定扎实的理论功底。通过学习，进一步确立理想信念，巩固宗旨信仰，提高综合素质，增强识别能力，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观。一是端正学习态度，树立良好的学风，把学习作为自身内在的追求，坚持不倦；二是坚持普遍猎足与重点吸收相结合的原则，首选突出政治、政策、法律类知识，以及适应新形势下的行政工作能力的培养；三是不断提高自身个体的综合能力，包括组织领导能力、驾驭行政工作的能力，不断强化理论素养。

2、切实垂炼党性，提升个人修养。党性锻炼是每个党员的入门课，终生的必修课。要特别加强党的历史、基本知识、先进性要求、基本任务等方面的知识的学习，增强理论修养和政治敏锐力，以达到“洗脑、补脑、壮脑”的目的，永葆红色思想。要从树立正确的世界观、人生观、价值观入手，理清和确立思想上的罗盘，看准目标，站稳脚跟，培养坚定和执着的信念，努力增强个人气节。在办公室工作就要耐得住寂寞，守得住清贫，受得住委屈，要与奉献相伴，准备做出更大的努力和牺牲。要注意时刻正已正身，规范自己的言行，始终体现模范和表率作用。、切实尽职奉献，潜心开创局面。要矫正思想偏差，把工作作为乐趣看待，不断充实工作内容，重在敬业、奉献、求实、开拓、创新上做文章，各方面的工作都要走到前列，争创一流业绩。

3、增强业务能力，提高服务水平。

要按照先进性要求审视自己，自强不息，始终保持共产党人与时俱进、奋发有为精神状态，提高为领导服务水平，既要想领导之所想，也要想领导之未想，做到领导未谋有所思、领导未想有所知、领导未示有所行，全面提高自己综合素质，特别是文字水平，尽力把材料写实、写好、写细，使领导满意，自己提高。

4、改进工作作风，以积极向上的精神投入工作。

针对自己在工作中存在种种问题，我将在充分听取领导和同志们意见建议基础上，认真反思，逐条改进，时时开展自我批评，以共产党员标准严格要求自己，做到思想上先进，正确对待自己，不为私心所扰，不为名利所累，不为物欲所动；行动上要增强奉献意识，不计得失，尽力尽心干好每一项工作，既要为领导服务好，又要兼顾办公室工作，做到不抱怨、不计较、不拈轻怕重，待人宽，对己严，勇于奉献，正确对待领导交付任务，保持昂扬向上的精神状态，对工作要在“精、细、严、实”上下功夫，细心认真，有条不紊地处理每一项工作，培养自己处理人际关系和社交能力，提高自己综合素质。

今后，自己要以“三个代表”重要思想为指导，在领导和同志们一如既往的帮助支持下，进一步改正不足，提高自己，努力把工作做好。

秘书行业分析调研报告 第3篇

1 工程秘书专业人才的需求状况分析

1.1 从全国来看, 工程制造类行业是我国最主要的支柱产业, 也是人才 (包括工程秘书) 需求数量最多的行业

工程秘书主要面向机械制造业、建筑业、汽车业、电子信息业、土建施工、公路施工、工程监理、水利、环境、公共设施等, 其面向行业广泛, 在各类企业中具有较强的适应性。而这些行业也是我国国民经济的支柱性产业, 具有举足轻重的重要地位。根据国家人力资源和社会保障部所做的《2010年第二季度部分城市公共就业服务机构市场供求状况分析》显示, 制造、建筑、水利、公共设施等工程类行业所需数占总需求人数的44.9%, 成为中国人才需求最为旺盛的行业。按中国人力资源市场信息监测中心统计的总需求人数6372547人计算, 工程类行业需要人才286万人。按每100名工程类工人配备1名工程秘书计算, 约需配备2.86万工程秘书人才, 需求量与上季度相比增加了0.8%。

以数字英才网 (www.01hr.com) 为例, 2011年9月18~26日发布专门招聘工程秘书信息20个, 其中多为国内优秀国营企业和民营企业。“中国工程监理人才网” (w w w.job2299.com) 2011年8月20日~9月26日的一个多月时间里, 发布专门工程秘书岗位需求信息27个, 且薪水都在2000~4000元之间。可以说, 从全国来看, 工程秘书就业前景良好。

1.2 从江苏乃至长三角来看, 工程秘书人才需求旺盛

从长三角来看, 企业对建筑、机械制造、仪器设备制造、电子电器加工等工程类人才需求同样非常旺盛, 相应地, 对于工程文秘的需求同样非常迫切。以镇江市2010年第三季度企业用工为例, 需求人数在200人以上企业有14家, 需要工程类秘书21人。

文秘教研室教师调查了长三角地区15家公司, 这些公司涉及机械制造、汽车、房地产、市政工程、物流等行业, 都是工程制造行业的代表, 并且是2009年至2011年文秘专业学生就业所在单位。地理位置上涉及南京、宁波、上海、无锡、苏州等长三角地区。通过调查访问发现, 在不同规模的公司, 对秘书人才的要求也不同。一些处于起步阶段的公司和人员配备较少的办事处, 比较青睐多才多艺的“全能型”秘书;而一些大企业、大单位, 由于分工细致, 更需要与专业对口的“专才”。为了获得高工资, 文秘可以通过培养额外技能来使自己变得稀缺, 从而提升自己的人力资本价值。目前的文秘专业毕业生主要还是偏向于行政秘书, 对于住宅工程、市政工程等工作并不熟悉, 所以工作起来也有一定困难。调查的公司表示, 他们最希望招聘具有建筑工程、市政工程类专业背景的毕业生。当然, 纯粹的建筑工程专业毕业生在从事办文、办事、办会的能力上又欠缺。对此, 他认为大学里文秘专业的课程设置有一定的问题, 学生并不一定适合用人单位。在调查中, 15家企业中有13家企业都认可工程文秘这一专业设置, 占被调查者的86.6%。但是也有两家公司认为, 一个秘书也不可能全能, 工程类课程的学习恐怕影响文秘专业学习。

1.3 从文秘专业毕业生就业去向与岗位要求来看, 工程秘书倾向更加明显, 工程秘书需求数量不断增加

人文艺术系文秘专业2004年开始招生, 至今已经毕业学生5届, 总人数159人。总结近三年的学生就业去向和就业岗位, 我们会发现学生就业岗位或者去向主要包括企事业行政秘书、营销业务员、服务人员、工程秘书、专转本等几个方面。如表1所示。

从表1可以看出, 文秘专业学生的就业方向主要是企事业单位的行政秘书、营销业务员和工程秘书。而学生就业的单位主营业务多是房地产、汽车、纺织、机械制造、市政工程等等, 仍然是工程制造行业居多。即使行政秘书和业务销售员, 也都以相关的工程知识和技能为基础, 都具有一定的工程秘书背景。

更为重要的是, 工程秘书在文秘专业学生就业中一直占有较大比重, 2009年是33%, 2010年由于全球金融危机中工程制造业遭受冲击较大, 所以出现了小幅回落。2011年中国经济复苏, 工程制造业也逐渐复苏, 对于工程秘书的需求量迅速提升, 达到了43%, 显示出中国工程制造企业对于工程秘书的强劲需求, 也显示了工程秘书较好的就业前景。当然, 我院文秘专业学生在工程类企业任职秘书, 有我校的工科院校背景有一定的关系。这也说明, 专业设置要充分利用现有的教育资源。

2 企业对工程秘书岗位的工作职责的基本要求

工程制造类企业在招聘中都对工程秘书的工作职责、知识学习、技能情况等提出了自己的要求, 可以作为工程秘书人才培养方案、课程设置方案的借鉴。根据调研, 企业普遍需要与主营业务相关的专业, 但又要具备秘书的工作能力, 要把二者融于一身, 做好工程项目的管理和服务工作。

综合各个企业的调研资料, 工程秘书的岗位职责可以概况如下。

(1) 每日记录工程进展情况, 并与工程现场负责经理沟通, 随时更新施工进展情况, 向领导汇报。

(2) 按现行公司档案管理制度, 结合项目工程的特点对项目档案进行收集整理、分类编码、造册, 以及网络计算机档案录入管理。

(3) 根据领导的指示完成项目的辅助工作。

(4) 进行资产管理。

(5) 每日项目工作事件过程记录。

(6) 项目客户通讯录数据库管理。

(7) 项目文具用品管理。

(8) 项目组日常费用借款报销工作。

综合各个企业的要求, 工程秘书的能力要求可以概况如下。

(1) 了解企业主营业务的基本内容、市场情况、关键指标, 并能够积极学习主营业务的基本知识。最好有一线工作经验。

(2) 能够进行工程项目的管理、监督、协调, 协助业务经理进行业务谈判、客户接待或者项目实施。

(3) 大学英语CET4级以上, 掌握英语基础会话能力, 能进行书面翻译, 处理国外的电子邮件或者英文合同文件等。

(4) 有良好的协调及执行能力和较强的学习能力、知识迁移能力。

(5) 能够长期跟随项目工程驻地办公, 能适应长期出差。

(6) 熟悉秘书相关工作流程, 具备良好的职业素质, 能够组织会议, 拟写公文, 并进行办公事务管理。

(7) 熟练使用办公软件和工程设计软件, 熟练使用现代办公设备, 有一定的文字功底。

(8) 掌握工程设备的基本情况, 并进行资产管理、登记, 费用报销等, 了解办事流程。

3 高职院校工程秘书方向人才培养的几点建议

3.1 以“应用性”为主旨, 整合文秘专业课程体系

对文秘专业相关课程进行整合。以实用性、技能性为特点, 删除陈旧课程, 合并重复课程, 适当精简必修课程, 增设工程造价、工程制图、招投标管理、项目管理学等课程, 完善文秘学生的知识结构。

3.2 强化职业技能训练, 探索多证多能教学模式

合理设置实践课程, 精心设计课程实训、实习、社会实践, 使学生获得从事秘书职业所需的知识和技能, 并获得进入秘书职业所需的秘书职业技能鉴定证书。在文秘专业实践体系中, 使秘书基本技能与现代信息技术运用、人文素养、国家秘书职业标准相结合, 强化学生的现代商务、现代办公设备应用、企业管理等职业技能训练。提倡多证多能, 要求文秘专业学生在取得专业文凭的基础上, 持有多种能力证书, 如文秘职业资格证, 建造师证, 会计证、报关员等资格证书, 提高毕业生的就业竞争力。

3.3 依托行业背景, 整合各种教学资源

秘书行业是一个特殊的行业, 它分散在各行各业之中, 秘书的工作内容呈现出不同的行业特点。新时期文秘专业的发展, 必须围绕用人单位对文秘人才的需求进行市场细分。各行各业的用人单位虽然对秘书的基本要求是相同的, 但是对秘书的能力素质、知识结构、学历背景等具体要求还存在一定差异。工科背景的高职院校文秘专业, 在工程秘书人才培养中应依托行业背景办学, 整合各种可资利用的资源, 从而满足教学需要。办好工程秘书, 需要动用相关系部的教学资源与师资力量, 发挥跨学科的知识整合效应, 创建专业特色, 提升竞争优势。

摘要：高职文秘专业要根据市场变化调整专业方向, 找准人才培养目标定位。本文针对工科背景的高职院校培养工程秘书进行了人才需求、职业能力等调研分析, 提出了几点建议。

关键词：高职院校,文秘专业,工程秘书,调研

参考文献

[1]费丽萍.市场细分:高校文秘人才培养新视野[J].广西师范大学学报, 2005 (7) .

论秘书调研工作 第4篇

关键词 秘書工作 参谋职能 调查研究

调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理，保证参谋职能的质量和成效，就必须深入调查研究。调查研究作为秘书的重要工作之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作，具有针对性、多样性、突击性和科学性等特点。

一、调查研究在秘书工作中的作用

领导工作常常比较繁忙，不可能事必躬亲，因此秘书须为其代劳。秘书调研相比领导不容易受干扰，还可以较全面地反映情况，对领导的帮助最大。因此，调查研究是秘书的重要职责，其主要作用如下：

首先，调查研究是秘书做好各项工作的基础。调查研究贯穿于秘书工作全过程和各个环节，是一项经常性的工作。秘书只有深入实际，到基层去调查研究，了解和掌握真实情况，才能更好地为领导服务。其次，调查研究是秘书辅助领导科学决策的首要前提。任何决策都离不开调查研究，通过调查研究，可以掌握大量的一手材料，并对其进行分析研究，探求其本质及发展趋势，这既是科学决策的基础，也是科学决策的依据和要求。第三，调查研究是秘书获得信息的重要途径。秘书获得真实、可靠、有价值的信息，离不开调查研究，否则信息就失去了来源，数量和质量也难以保证。第四，调查研究是锻炼和提高秘书工作能力的必由之路。通过调查研究，秘书向社会学习、向群众学习，既可以改进工作作风，又能够提高各方面的工作能力等。

二、秘书调查研究的内容与方法

秘书调查研究的内容包罗万象，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容有所不同。一般来说，秘书调查研究的内容如下：①政策性调研，如了解调查对象对有关法律、法规的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况等，为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要依据和反馈信息。②基本情况调研：通过对相关单位基本情况的调查，了解情况，减少工作的被动性，增强工作的主动性。③市场调研：如了解重大的经济活动状况、经济发展趋势，企业发展状况和趋势，组织投资前景、市场地位等调研，主要为有关部门分析经济状况提供信息参考。④专业性调研：如对自然资源、社会生活及人文状况，有关事故、事件的调查，先进人物、先进集体事迹等进行的调研。⑤舆论热点调研：针对基层所关心的舆论热点及带有倾向性、显露“苗头”问题的调研，主要为领导提供启示性信息。

秘书的调查研究是秘书繁重复杂的多方面工作之一，所以秘书很少有专门时间单一地做调研工作，常常是在开展其他工作的同时，获取调研信息。所以，秘书开展调查研究工作所采取的方法，既要和调查目的紧密结合，又要兼顾综合开展各项工作的方便。秘书的调查方法多种多样，如文献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷调查法等；秘书的研究方法也丰富多样，如分类比较、综合分析、系统研究方法等。秘书必须全面掌握，灵活运用，才能获得高质量的调查研究结果。

三、秘书调查研究的过程和要求

从秘书普遍进行的调查研究工作来看，可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。

（一）准备阶段

首先，明确调研题目：有领导明确指示的，也有秘书确定的并经领导确认的，还可能是有关部门委托秘书组织实施的题目。其次，选择调研对象：应当是人、物、事三个方面，如调研地域、调研要深入的具体单位、调查范围及具体的被调查人员、现场现象和事物发展过程等。第三，选配调研人员：可以由秘书自己做，也可由秘书临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时，对选调的调研员要先期组织专业培训，结合调研内容强化提高。第四，准备相关信息资料：主要包括查阅有关资料，了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识及技术参考信息等。第五，编制确认调研计划：主要包括调研的目的和要求、调研的项目、调研所采取的方法、调研的组织分工、调研的对象、调研要求与注意事项、必要的表格与问卷、具体实施步骤等内容。

（二）调查实施阶段

首先，联系确认调查对象，与被调查者、调查对象有关的人员取得并建立联系，确认调查对象与调查方式的选择是否准确，要时要向对方详细说明调查内容、目的、时间、步骤和方式，商量互相配合的方法。其次，实施调查，要注意点面结合，科学安排穿插调查时间，力争节省开支。第三，阶段性小结并复查验证调查结果，可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受和体会，也可以通过进一步的分析思考，复查验证前期的调查情况，以保证调查结果的真实、有意义。

（三）研究分析阶段

这是调查研究工作的重要环节，是对调查所获得的大量情况资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律，找出对调查对象的分析结果。研究分析阶段主要包括四个工作环节：对调查材料的取舍、审定、核对和证实；分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息；利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计；确定研究结果。

（四）结论报告阶段

主要包括组织撰写调研报告和调查研究的总结善后两项工作。调研报告写作是秘书必须掌握的重要写作技能之一。调研报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映，是对调查材料的深入分析研究的总结，既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构，又提倡写作特色明显，形式多样，不拘一调查报告因此，熟练掌握调查报告的撰写方法，是秘书必须具备的基本功。调查研究的总结善后是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有的一个环节。

四、结语

秘书专业调研报告 第5篇

专业秘书的必备条件，与传统秘书截然不同，20世纪的秘书所被赋予的职责，是消极地等待主管的命令，配合周围的工作环境；而新世纪来临之际，由于网络的四通八达，企业扁平化、全球化的发展，促使秘书积极顺应变局，创新思维。因此，21世纪的秘书，除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外，还应具备现代条件：

第一：有问题，能自己找答案。资深参谋人员应为主管设想出合理的方法，要

主管做选择题而非是非题。

第二：情绪问题，能自行排解。世界上95％的秘书都是女性，下个世纪无疑

将是女性发展最快速也是最具挑战机会的世纪。专业秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重。

第三：不断给自己找机会。化被动为主动。危机就是转机。

第四：随时准备。许多秘书抱怨加班，比老总还忙，这就违反了秘书工作的要

求。主管随传随到这是必须的。

第五：话不多但中听。多数主管都很忙碌，没有时间听闲话。所以秘书在回答

前必须思考，做到能言不繁。

第六：做事有分寸。做秘书最难的一件事，是揣度主管的心意。许多反应及作

风都是在日积月累的沟通和协调中了解的。所以过度反应是需要避免的。

第七：凡事多观察。秘书就像气象局一样，主管及办公室的风吹草动都唯你是

问。要适应环境，而非要环境适应你；要改变自己而非改变人。第八：能设身处地的考虑。秘书是未来办公室资讯的整合者，在这个前提下，你所拥有的资源最多也最完整，所以你的思维应该不是单一的，而是整合的。

第九：能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现，配合主管

完成工作。所以你的沟通协调能力是相当重要的。

秘书调查报告 第6篇

随着管理模式的不断进步，专业秘书的的角色扮演也在不断转换，他们早已不同于传统意义上的秘书，只做些抄写传达的工作。她一定要有气质与智慧；会安排老板的日常工作；会处理常规性的事物，心思要细腻，深谙什么是企业和老板所关注的重点；做事要有条不紊，善于辨别事情的轻重缓急；待人接物要不卑不亢，对待来访、来电处理得当。所以专业秘书的必备条件，与传统秘书截然不同，20世纪的秘书的职责，是消极地等待主管的命令，配合周围的工作环境；而新世纪来临之际，由于网络的四通八达，企业全球化的发展，促使秘书积极顺应时局，创新思维。因此，21世纪的秘书，除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外，还应具备现代条件：

第一，处理事务能自己找答案。主管的参谋人员，应设想出合理的方法，要主管做选择题而不是是非题。

第二，个人情绪问题，能自行排解。世界上大多数秘书都是女性，专业秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重。第三，不断给自己找机会，化被动为主动，要有“危机就是转机”的意识。

第四，随时准备。许多秘书抱怨加班，比老总还忙，这就违反了秘书工作的要求，主管随传随到这是必须的。

第五，话不多但中听。多数主管都很忙碌，没有时间听闲话，所以秘书在回答前必须思考，做到能言不繁。

第六，做事有分寸。做秘书最难的一件事，是揣度主管的心意，许多反应及作风都是在日积月累的沟通和协调中了解的。所以过度反应是需要避免的。

第七，凡事多观察。秘书就像气象局一样，主管及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境，而非要环境适应自己；要改变自己而非改变

别人。

第八，能设身处地的考虑。秘书是未来办公室资讯的整合者，在这个前提下，秘书所拥有的资源最多也最完整，所以秘书的思维应该不是单一的，而是整合的。

第九，能扮黑白脸。许多会议和谈判的场合可能需要秘书适当的出现，配合主管完成工作。所以秘书的沟通协调能力是相当重要的。

第十，有公关能力。秘书工作会涉及更多的顾客服务，也就是对外涉及联络的能力。秘书也将逐步迈向公关经理人或甚至发言人的角色。

这些基本的条件更能体现出专业秘书的现代性，尤其是近年来，凭借流利的英语，得体的谈吐，优雅的着装，甚至是优厚的待遇，秘书一职的吸引力大增，因而也抬高了入行门槛。

优厚的物质待遇吸引大家的眼球，因此近几年来该专业的竞争力也是相当大的，但是具有真正实力的秘书人才却是相当的紧缺。

据相关人士的分析，从总体供需来看，秘书的储备和实际需求状况是供大于求，但是对于专业秘书的需求来说，却存在储备

严重不足、市场符合率低的情况。这主要存在两个方面的问题：一是认识不够，社会对秘书岗位存在认知偏见，应聘秘书的水平和企业对秘书的要求存在很大的差异。二是缺少职业化培训，专业化人才储备不足。

所以在未来专业秘书的发展前景中海是有很大的空间的，而且秘书这一职业并不是单一性的，它涉及的范围也是比较的广。作为行政秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任等职位，常见于政府部门、大型企业等；助理秘书可以进一步发展为总经理秘书、总经理特别助理等；人事类秘书可以发展为人力资源主管。这些职业都是有延展性的。

秘书实习报告 第7篇

事情是这样的，早上我在拖地的时候，陈老师给我们分配任务，把昨天抄写的学号和姓名的那份东西贴到档案袋上面，等我拖完地，惠琴已经在贴了，只看到惠琴那只有一瓶胶水，於是我在老师们的办公桌上面找啊找，找胶水，却找不到。我记得昨天我明明放了两瓶在办公室的啊，怎麽只剩下一瓶了呢?於是我便再去仓库房，想去拿胶水，却发现锁门了，我打道回府，我一直在纠着要不要问老师拿钥匙开门拿胶水呢，可是很遗憾，我始终没有，尽管我心里面还是会想起魏处长说的要多问。但是我还是没有勇气去问，我就坐在旁边看着惠琴贴。帮她整理一下她贴好的。

期间我问惠琴要不要换我来贴，惠琴说不用，於是我继续看着，发呆，看着那叠挺厚还没有贴好的档案袋，我心里面还是很纠。

“到底要不要问呢?问还是不问呢?不问的话，恐怕惠琴还要贴很久呢?”

在纠中，坐着没事做，可是我还是不大敢开口问。最後我还是选择没有开口问老师。

许老师接了一个电话之後一会儿便叫我上去院办公室拿一份我们成教处的文件。

我拿完文件回来，继续做着，看着惠琴贴，许老师把那两份看完之後，叫我把文件拿给魏处长。许老师说：“文凤，你怎麽坐着没事做啊。”

“没有胶水啊。那边的们锁住了。”

“你可以问我啊。问我拿钥匙啊!有什麽事应该要问嘛。”

我很不好意思的点点头，把文件拿给魏处长，处长不在，我便跟科长说这是给魏处长的。

走出门口，刚好许老师拿钥匙到仓库房开门，她说：“那是杨科长。”

“嗯，我知道。”

“有什麽事都要问。”

“好。”

许老师叫我拿完之後就把门分反锁。我说好的。老师便走了。

在拿胶水的时候，我心里面七上八下，忐忑不安，这肯定给老师一个不好的印象啦。我真懊悔，真後悔呢。呜呜，这肯定是一个很不好的表现了。老师给我的评价肯定大打折扣了。可是，没有发生的已经发生了，再怎麽懊悔也没有任何的作用了。接下来只能好好地把贴好档案袋。

剩下的贴好，贴好之後，继续坐着。待到下班。

下午上班，许老师叫我们去检查一下文件有没有错的地方需要改的，没有的话就打印出来。在核对的时候我都没有发现错误的地方，在正文开始的地方，本来是20xx年10月24日的，可是上面是20xx年24日。这个那麽明显的错误，我却没有发现，都是惠琴发现的。突然之间，觉得自己一点儿都不细心，我怎麽就不认真点去核对呢?而且许老师是在後面看着我们弄的。我一直在心里面想着，是不是许老师故意考验我们的呢?故意打少的?而我呢，很明显是没有通过考验的。秘书所要具备的胆大心细，我都没有具备。

秘书行业分析调研报告 第8篇

部署性工作报告的写作, 各类公文写作书籍都有详细介绍, 通常来说, 领导讲话大多是三段论, 即表扬成绩、发现问题、提出措施。结构上, 每年度工作报告的正文由开头、主体和结尾三部分组成, 而基层国企年度工作报告的主体由本年度总结、形势分析和下一年度工作要求三部分组成。在文章整体层次构建时要充分理解, 本年度计划是本年度总结的前提和依据, 本年度总结是本年度计划的检验和结果, 同时对本年度计划完成情况作出判断和分析, 从而提出下一年度计划的目标、任务和措施。总结和计划是沿着计划—实践—总结—再计划—再实践的螺旋式道路前进的。

一、“巧妇难为无米之炊”

写公文重在积累, 平时看得多、听得多, 写东西的时候就不怕没话可说, 就能做到心中有数。写材料前, 首先要收集业务材料, 包括每个周、月度例会各部门的汇报材料;各部门的总结和工作计划、业务调研报告、总经理在各个会议上原汁原味的讲话等, 多参会、多听会、长跑文书室, 都是获得各类信息的好途径, 好多东西都是在正式材料上看不到的内容。因为当你慢慢掌握了公文写作的基本方法后, 你就会发现, 真正制约公文质量提升的最大障碍就是内容匮乏。多多掌握这些第一手业务资讯, 对于写作是十分重要的。

二、列提纲是成文的最关键一步

不管写什么材料, 列提纲都是非常重要的步骤, 就算是很熟悉的题材, 素材很成熟、时间很紧张等任何情况下都不要省略, 列出一个成熟、经过推敲的提纲 (包括题目、标题、层次、内容) , 而且列的越详细越好, 至少要到三级目录。

第一步, 照着工作报告的通用结构列一、二级标题, 将所有总结、形势和问题分析、计划的大块内容都罗列出来, 力求全面。第二步, 是对已经罗列出来的大块结构尽可能细致地列出三级标题, 修改小标题的文字, 以达到明确段落层次的效果。内容上, 可以参考往年工作报告的三级标题, 再加上今年新的工作。第三步, 是明确三级标题下想表达的内容。这一步要求对所有手中的素材和材料进行归类。特别是形势分析部分, 如果拿不准每段的标题, 至少把平时积累的领导思路罗列出来。这一步如果觉得写不完整或者全面, 需要将收集的材料再粗略地过一遍, 或者和办公室其他写作人员一起讨论, 查漏补缺。第四步, 检查审视这些标题之间逻辑关系、整体层次是否清楚, 比如总结部分或计划部分的第二级标题结构要保持一致;第三级标题要内容明确, 层次一致;标题与内容之间是否匹配, 是否有题目太大内容过细或者文不对题的情况;最后一步, 就是将一个完整的提纲提交办公室主任或者总经理进行沟通, 反复修改调整, 直到确定最终的结构和大致内容。当提纲没有问题之后, 整个文章就完成50%了, 剩下来的工作就是充实完善了。

三、正文写作五大要点

(一) 开头部分要“简”。概述要讲的内容要点或者讲话的缘由, 如贯彻上级单位的要求等, 起到导入话题的作用。

(二) 概括成绩要“实”。

一是内容上“全”, 要涵盖“所有”部门、主要业务, 必须保证材料准确无误, 特别要归纳所有的亮点性工作或者奖励, 发挥好每年一度的工作报告对各部门的鼓励作用。二是结构上“新”, 要充分研究素材规律, 切忌面面俱到, 没有特色, 特别是根据每年上级单位的年度总要求, 如“经营管理年”“电网建设年”, 调整往年总结的顺序、重点、详略, 总结出新意。三是形式上“齐”, 总结部分工作杂、内容多, 要特别注意结构严谨、层次清晰、条理清晰、逻辑严密。

(三) 分析问题要“透”。

工作报告的第二部分是为了分析形势、指出问题、总结经验教训, 部署新的工作主线, 确保工作任务的落实和目标的实现。这几句话说起来容易做起来难, 是整个报告中最核心的部分, 就是常说的“干货”, 也是最能体现总经理思维深度和工作主线的部分。就笔者自身的经验来说, 公司的工作总结和下年度工作计划, 虽然会随着每届总经理的习惯和上级单位的年度重点而有所调整, 但业务内容已经烂熟于心, 列出提纲, 填充素材后只需调整位置、精炼语言即可。每次的报告修改过程中, 内容和形式调整最大的就是形势分析。如果将写工作报告比喻为打一套拳, 总结和计划部分如果分别需要用4成和6成功力, 那形势分析就必须用10成功力, 甚至超水平发挥了。1.一定的业务积累, 是提升报告深度的必备条件。和别的部分一样, 收集素材是形势分析部分的前提, 为了保证形势分析部分的架构是完整的一个理论脉络, 建议秘书先梳理出形势分析部分的提纲, 再去引导各部门对提纲架构下本部门业务形势、问题和改进措施的思考, 用各部门素材来充实秘书的理论脉络。2.勤于思考的习惯、善于思考的能力, 是写好形势分析的前提。形势分析的结构、层次、内容千变万化, 但都是为了说明有了问题、面临新的形势后, 我们要怎么做, 起着性质定调、理论导引的作用, 这就要求秘书有理论水平、政策水平和思想水平。3.形势分析部分最重要的目的, 是让总经理觉得写出了他的想法, 并提升到了新的高度。一开始会无从下笔, 因为内容和结构和每年的重点紧密联系, 必须要经过深入思考。先说内容, 从总经理的日常讲话中寻找蛛丝马迹, 也就是他最关注的工作、最想下大力气抓得问题, 把这几方面列出来, 分别成段, 先分析形势、再剖析问题、然后写改进措施。再说结构, 可以先说几方面形势, 再对应着说几个问题, 再沿着问题说几种改进措施;可以就你觉得肯定要写的几个方面, 分别说形势、问题和措施;如果总经理没有特殊喜好, 建议论述方式模仿上级单位本季度的工作报告, 这样既显得你已经充分学习并消化了上级指示和精神, 也显得你可以灵活运用现有素材, 非常与时俱进。在把这部分提纲 (是的, 再困难的写作也一定要先写好提纲) 列出来后, 跟办公室主任或者总经理直接沟通, 不管你写得结构或者内容是否让他满意, 他都会觉得你已经充分思考过了, 至少不会减分, 同时也可以起到启发总经理思路的作用。其实绝大多数时候, 总经理和办公室都是在互相启发思路中, 完成年度工作报告的。熟悉工作报告的发言人的语言风格、关注问题。形势分析部分最体现讲话者个人风格, 平时要多参会, 多注意观察领导的工作风格、话外之意, 是一言九鼎还是循循善诱型的, 是理论严肃型的还是喜欢鲜明案例的, 这样才能达到让讲话者满意的目的。

(四) 计划安排要“细”。

年度工作报告的计划安排部分, 对全年各项业务应该有明确的指导型意见, 要具体, 才能落地执行;要全面, 才能让每个部门有工作方向。各部门提交的总结和计划, 大部分情况是微观的, 方向上不明确、内容上不全面、做法上不具体, 甚至出于部门利益的角度, 会故意忽略掉大块难啃的硬骨头工作。所以计划部分的起草, 更多靠秘书的能力, 根据收集的素材, 将上级单位各专业对口部门的要求、本单位领导班子的要求结合后, 尽可能多地充实内容, 在内容上给班子和总经理充分的选择余地, 以决定下一年度的工作目标。秘书毕竟不是各部门业务都精通, 如何能列出既专业又让各部门接受的工作计划, 同时还能符合年度工作思路的大方向, 这就要求秘书平时要大量收集关于上级单位下发的业务工作要点、要求的文件, 用于交流经验的工作动态专刊, 年中、年底的各专业务虚会文件等, 浏览过一遍后, 对工作重点和方向就能做到心中有数了。

(五) 总结全文要“响”。

是对全文作出结论, 表明态度, 或提出要求与希望, 或表示敬意和祝愿。在形式上要与开头呼应, 结尾要再明确一次本年或者近年的工作目标。可以加几组成语或者诗句, 给人耳目一新的感觉即可, 切忌画蛇添足, 迟迟结束不了。

四、修改过程要百折不挠、百炼成钢

成文是一个对大量材料消化再产出的过程, 完成初版报告的起草过程之后, 工作就基本完成70%了, 然后就是写文章最艰苦的过程——修改。千万不要小看了修改, 好的文章是改出来的。只有不停地修改完善, 我们才能学到真东西。内容上反复修改, 充实调整的过程, 要保持平和的心态;对于总经理的修改意见, 不要气馁、要虚心接受, 牢记这篇工作报告是为贯彻领导班子决策而存在的;领导班子之间如果有不同的修改要求, 要以主要负责人的意见为主;对于各部门负责人的修改要求, 不要通盘接受, 要多思考, 在不与通盘结构和领导决策相悖的前提下, 坚持自己经过调查研究之后得出的结果。

经过几年的历练, 笔者逐渐认识到, 写文章, 听批评, 不断修改, 那是常事。这本身就是学习知识、积累经验的过程, 同时还能了解领导的思维脉络, 学习公司各块工作的业务内容, 形成发现问题、解决问题的思维方式。都说好文章是改出来的, 所以不要怕批评、不要怕修改。相信经过几次锤炼, 逐渐形成程序化的工作方法后, 大家能力肯定会有很大长进, 心态也会平和许多, 肯定会得到领导、上级、同事们的认可和尊重。

五、交稿前需要注意的四点内容

最后, 统一文章格式、统一语言风格、复核数据, 不厌其烦地通读全文。

(一) 文章格式是直接反映文章专业水平的一个重要指标。这就好比做菜时的色、香、味、形中的形。形不好, 直接影响食客的食欲, 写文章亦然。不标准、不统一的格式, 会让读者直接想到作者是否认真、是否专业, 直接体现秘书的工作态度, 影响到总经理对秘书的认可程度和报告的严肃性。文章格式参考2012年发布的《党政机关公文格式》或者上级单位正式报告。

(二) 数据, 验证、核对再确认。

在如何汇总材料成文方面, 总结部分的数据一定不能理所当然的把各部门的总结数据拿来用。各个部门的数据都只是公司整体业务一隅, 公司的工作报告体现的是整体情况, 包括财务数据和业务数据, 每种主要业务的数据都要搞清楚来龙去脉, 数据的数量不能重合、数据的内涵概念不能交叉, 这就要求对公司业务有一定的熟悉程度。拿我们公司举例, 部门设置是扁平式架构, 物资管理职能呈链条式管理形式, 一批物资从需求计划提报、合同签订、采购实施、到货管理, 每个部门的数据体现为需求计划条数、合同签订数、招标批次和金额、到货金额等, 每个业务环节分别对口上级单位的不同部门, 数据统计口径各不相同、各有细化, 比如需求计划分为集中提报批次和条数、总条数;合同管理分为合同统一签订数量、分签数量;到货数量和金额是按照单个工程计算;招标业务更复杂, 除了为上级单位采购的集中招标批次、特殊批次外, 公司经营也有招标业务。这还只是物资管理的数据, 其他各个业务口都有类似的情况, 曾经把笔者脑袋都搞晕了, 弄不清之间的关系。后来, 笔者首先按照公司宏观业务写好文字, 把需要填 (下转第22页) 写数据的地方空出来, 组织相关部门一起讨论, 或者指定牵头部门梳理数据。在这个过程中, 有什么不懂的地方, 千万不要放过, 多向前辈请教, 或是查阅相关资料。报告在经过无数版本修订后, 难保有些数据内涵有了差别, 一定要再发回各部门一一签字确认, 确保不会有任何一个数据错误。

(三) 精炼、通读, 做到“一字入公文、九牛拔不出”。能用一句话说清的事, 不用两句话。大段文字尽量按照语义层次分段, 这样在精炼过程中可以直接去掉一段话。通读的时候, 最好找别人一起来听。旁观者清, 当局者迷。有时你认为很不错的话, 很可能在听者看来, 如坠云雾中。历经艰辛的修改、精炼过程后, 完成90%, 剩下需要继续通读, 去掉任何一个可有可无的句子、词组、语气助词、标点符号。改掉任何一个绕嘴、有歧义、过于深奥的字眼。

(四) 执政思想是总经理执政期间的工作核心。对于理论型的领导, 或者新上任的领导, 一定要为他准备一个新的执政思想。提出一个新思想, 或者一个新精神, 是新任负责人亮相的重要方式, 这个思想, 将贯穿他整个主政过程。每任总经理, 工作思路都会延续前任, 但执政思想却喜欢重建。比如2012年笔者在报告中提出“三年建设现代物资专业公司”, 2013年新上任的总经理就继续沿用、没做改动。2013年年中, 笔者提出一个“物资精神”, 让班子成员耳目一新, 并在年中工作会议召开后被广泛应用于公司各个业务。有时, 笔者甚至会在起草报告前准备当任总经理执政时期的“三个转变”“三点体会”“三年回顾”, 时间充裕时, 还会准备工作亮点的煽情式总结、结尾号召性的话, 未雨绸缪。

参考文献

[1]施新.秘书写作[M].浙江大学出版社2010年版。

[2]谭臻.公文写作一本通——电力企业公文写作使用手册[M].中国电力出版社2014年版。