毕业论文-秘书人员知识结构论

毕业论文-秘书人员知识结构论（精选6篇）

毕业论文-秘书人员知识结构论 第1篇

毕业论文-秘书人员知识结构论 - 语言文学论文

摘 要

作为1个秘书工作者，应当怎样正确地确定自己的知识结构呢?秘书工作网络撒向4面8方，接触面广，不论是协调、参谋、文书、信访等工作，头绪复杂，其多层次的特点是明显的。秘书人员要胜任工作，起到应有的`作用，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作不同能力，所以，现代秘书工作迫切要求秘书工作人员构建起满足本职工作的需求、适合时代发展要求的知识结构。本文立足于此，具体探讨了秘书人员构建合理知识结构的原则，分析了当前秘书界各种知识结构模式的优劣，提出了蜘蛛网式知识结构模式的主张。

关键词：秘书;知识结构;蜘蛛网式知识结构

ABSTRACT

As a secretary does, have how correctly to determine own knowledge structure? Secretary works the network to scatter to in all directions, contact face broad, no matter is work and so on coordination, advice, copy clerk, inquiry, the clue is complex, its multi-level characteristic is obvious. Secretary the personnel wants to be competent the work, plays to the role which should have, must have the suitable elementary knowledge, the specialized knowledge and adapts each kind of work different ability, therefore, modern secretary works urgent need secretary the staff to construct satisfies the official duty work the demand, the suitable time development request knowledge structure. This article bases on this, discussed secretary the personnel to construct the reasonable knowledge structure specifically the principle, has analyzed current secretary each kind of knowledge structure pattern fit and unfit quality, proposed the spider web type knowledge structure pattern position.

Key words: Secretary; Knowledge structure; Spider web type knowledge structure

毕业论文-秘书人员知识结构论 第2篇

The explain the modern secretary’s

instruction of knowledge 1

摘要

随着现代社会的发展,全球贸易的往来变得越来越平凡,各种社会关系的多样化,复杂化,企业秘书的重要性不断增强，工作的具体内容可以概括为辅助领导管理,提供综合服务。它是上呈下达,联络各方,参与政务，管理事务的一项重要工作,是现代企业管理工作中不可缺少的重要组成部分。本文通过对现代秘书具备的知识结构的认真分析与研究，使秘书人员能够更加清楚的了解到目前现代企业的需求,需要的是“全能”和“混杂”形式的秘书。这对秘书工作人员的文化素养,领导能力,社会交际,智谋,口才,写作水平等多方面的综合素质要求也是有非常大的挑战。所以,现代企业的秘书工作人员必须循序渐进,巩固新知识的同时，增加新的知识 ,建立和完善应具备的知识结构,提高综合素质,以适应现代企业秘书工作日益发展这一要求和需要。关键词：秘书；知识结构；完善；增强

目录

一 前言..............................................................................................1 二 当今社会职业秘书的需求状况分析..........................................1 三

职业秘书知识结构的分析........................................................1 1.基础知识：...............................................................................1 2.专业知识.................................................................................2 3.相关协调辅助知识...............................................................2 三 秘书人员高素质的培训..............................................................3 办事的能力..................................................................................4 较强的文字处理能力..................................................................4 熟练掌握办公自动化设备的技能..............................................5 智能素质......................................................................................5 临机处事能力..............................................................................6 记忆能力......................................................................................6 自省能力......................................................................................6 心理素质......................................................................................6 职业道德素质..............................................................................7 总结....................................................................................................8 3 一 前言

秘书人员作为一种专业性很强的人才，在知识结构上具有和其他类型的人才不同的一些特点。秘书工作，无论是对党政机关还是企事业单位，其工作的好坏对这个组织整体具有很大的影响力。秘书的工作主要是连接上级和下级的关系也联系着公司内部与外部的关系，从某种意义来说，秘书就是一个万能人才。这就要求了，作为一个秘书人员，其知识结构是非常稳固和齐全的。

二 当今社会职业秘书的需求状况分析

经过分析，我们认为现阶段文秘专业所针对的职业岗位群主要有“综合秘书”(办公室文员)、“商务秘书”、“公务秘书”和“总裁助理”等岗位群体。“办公室文员” 队伍迅速壮大，“商务秘书”逐渐增多，当然也还有一部分毕业生做“公务秘书”。同时，每个职业岗位群所对应的职业岗位变化也很大，不断有新兴的岗位诞生。如“通讯秘书”岗位就是信息网络的飞速发展才产生的。[①]

调研小组走访了具有代表性的用人单位，针对“文秘人员应具备的能力”、“文秘人员应具备的知识”、“文秘人员应掌握的技能”进行问卷调查。通过调查我们发现大致的需求分别为四大类：

一类为服务型秘书，如办公司，事业单位办公司的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室人员、公关人员等；三类为文字型秘书。如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员；四类为管理型秘书，如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任等。但是我们也不难发现，在一些城市，很多外企，或者贸易公司的秘书都是综合了所有的技能，无论是在知识能力上还是综合素养上，可谓是“全才”的秘书。

三

职业秘书知识结构的分析

一个秘书是否合格,所具备的知识结构是非常重要的。秘书的知识结构对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。

1.基础知识：

基础知识是秘书知识结构的根基部分。广博,扎实的基础知识,是一个人从 事学习、工作的主要资本。基本知识与日的工作能力,发展潜力有着密切的联系,它在人的学习工作中起着“润物细无声”的作用。基础知识越充足,融会贯通的能力就越强,也越容易学会新知识,掌握新理论。因此,渊博的基础知识,对今后从事秘书工作十分重要。秘书的基础知识包括以下几类:

(1)政治哲学类

主要只哲学,政治经济学,逻辑学等知识。学习这些知识,目的在于使秘书人员树立正确的世界观和方法论。这是培养德才兼备的秘书人员的需要,是秘书业务才能的灵魂。

(2)语言文学类

主要指现代汉语、文学、艺术、文章写作等知识,重点是语言知识和基本写作知识。另外,还应学习一些美学知识,树立将抗的审美观点.同时还要学习一些心理学知识,了解人的心理活动特点,掌握人的心理活动规律,提高人际交往与公关能力。

(3)数学统计类 主要指高等数学、管理数学、统计学等知识,这是知识现代化管理培养新型秘书人员的需要。

(4)历史地理类 主要指中国近历史、世界近代史、中国经济地理、本地的近代历史与地理知识。

(5)法律知识类

主要指法学概论以及1985年以来的人大,国务院颁布的一系列法律规定,如经济法基础,经济合同法,专利法,中外合资经营企业法实施条例等。

2.专业知识

精深的专业知识是秘书知识结构中具有职业特点的主要部分,是性成秘书专业特长的主要知识。主要包括：信息工作，市场调研与市场预测工作、经营管理测绘工作、参谋、公关、接待、文书拟写、办公现代化等，总的来说，秘书的专业知识主要包括以下内容:（1）书学知识

人员对秘书学要有较深的研究。秘书学秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论够建有较全面科学的论述,而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此,秘书学知识就成为秘书专业知识的核心部分。

（2）秘书协作知识

秘书必须精通公文写作和和各类应用文体写作,起写作知识同秘书学一样,是秘书专业特长的标志,是从事秘书工作的重要技能。

（3）书档案知识

文书档案工作是秘书工作的总要组成部分,秘书人员必须熟练准确地掌握运用这项工作的有关知识。夭折文书档案管理的分析、开发利用上下功夫,以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。

（4）调研、会务、信访、人际关系等知识

秘书人员经常调查研究,组织会务,处理来信来访,向上下左右各方人士大交道,不掌握有关知识是开展不好工作的。

3.相关协调辅助知识

关的辅助知识不像基础知识那样起“根基”作用,也不像专业人士那样起“标 志”作用,但也是秘书知识结构中不可缺少的组成部分。秘书人员有了这些知识,就可以弥补基础知识或专业知识的缺漏,较好的发挥作用。相关辅助知识包括以下几个方面:（1）协调管理

书不是直接管理者,却是管理者的助手参谋,秘书工作是管理工作的一部分。因此,秘书人员应学点行政管理,经营管理的知识,学点消息论,系统论,控制论知识.这些知识在管理工作中的作用日益被人们所重视。秘书人员掌握了在这些知识,无疑对辅助领导管理,提高管理水平是大有帮助的。

（2）语言知识

流利、标准的普通话。秘书人员在电话应答、来人来函的接待等方面，都是需要普遍通行的语言。普通话是我国各个民族都会使用的共同语言，所以一口流利，标准的普通话将会提升秘书的自身形象和文化水平。

第二门语言，多种语言。如今21世纪的社会，全球的联系日益紧密，无论是商业上，还是知识文化交流上。英语是世界通用的语言，在英语当面，秘书人员不仅懂得简单的对话，还需要有一定的书写，翻译等技巧，这样才能适应不同工作的需要，也能提升一个企业的文化水平。

（3）区域文化知识

会主义市场经济,需要秘书人员从当地具体情况出发,协助领导考虑如何利用本地自然、地理条件，开发本地资源,发展地方经济,利用当地文物古迹,风土人情、民俗习惯,开发旅游资源,提高本地的知名度、美誉度。

（4）礼宾接待知识

现代秘书人员陪同外宾参加浏览的机会较多,没有此类知识,可能会出洋相,闹笑话,甚至会延误工作,影响交往。

（5）娴熟的电脑操作技能。

在招聘网上，大家可以看到，招聘文秘时总有一些共同的要求，如“会熟练使用电脑”“能操作办公室软件”。秘书资格鉴定中已有计算机造作和文字录入、WORD、网络内容，还有EXCEL等等。这些都说明了，电脑在如今的社会的重要性，会议笔记，数据分析，多种报表等等。掌握一定的电脑知识，才能让工作更加有效，高速的运行起来。总之,基础知识、专业知识、辅助知识,构成了秘书知识较为理想的知识结构体系。一个合格的秘书,具备以上知识,是必不可少的条件。但是,一个人的知识不是一次性教育所能解决的,而是在长期的实践中逐步积聚起来的。在校学习的知识,仅仅是参加工作的基础知识,其他各种知识都是在后来工作中取得的,据有关专家统计,一个人一生中所需要的知识,只有百分之十是在校读书时获得的,而百分之九十来自工作以后的再学习和积累。每个人都应当珍惜时光,抓紧学习机会。博采中外,并不断提高优化自身知识结构的能力,永远保持自身知识结构的合理性,适应性,这样,才能在竞争中定于不败之地。

三 秘书人员高素质的培训

秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。办事的能力

“秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。

1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。

3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚；表达准确；懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。

4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭；有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”[④]，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。

还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。

较强的文字处理能力

文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤]。秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。

熟练掌握办公自动化设备的技能

“随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。

智能素质

业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。

智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。

1.完善的知识结构

秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常生活中要不断学习积累才能完成。

2.思维能力 人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起秘书的注意。从秘书工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。

（1）.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达；词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。

（2）.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方面都是思维的基本功和基本要素。秘书人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。

（3）.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。临机处事能力

“临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”[⑦]。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的秘书人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是秘书人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作。秘书人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。

记忆能力

很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就要求秘书人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。

自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。

心理素质

秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。

（1）坚毅的意志

意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。

（2）随和的性格

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。一般来说，对秘书人员的性格要求是：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。

（3）平稳的情感

情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

职业道德素质

职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。秘书的职业道德主要表现在以下几个方面。

（1）“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范”[⑧]。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。（2）谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

（3）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

（4）恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。“秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多”[⑨]，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

以上这些素质是秘书应具备的一些基本素质，但做好一个秘书这些还远不够，这只是成为一个合格秘书的基本素质。由于秘书工作的专业性和复杂性，秘书工作在实际操作中有很强的艺术性，需要从业人员在实践中不断总结学习，才能真正干好。总结

在整个庞大的秘书群体中,真正接过正规系统的具有扎实的专业技能的复合型秘书是少之又少。在西方，秘书一职现是最受欢迎和尊重的职业，秘书的职能也在不断扩大和更新，但现大多数从业者是一些打字、收发、接待等简单重复的低水平工作,而复合型秘书则短缺和供不应求。复合型秘书又称“多功能秘书”它所具有的知识结构是基础专业知识外家法律、财会、管理、营销、心理、公共关系学等学科的辅助知识。复合型秘书是通才是专才是左右逢源八面玲珑的多面手,又是尽忠职守能够为领导独挡一面的得力助手。复合型秘书人才的发展趋势将是复合型秘书人才培养的方向。

参考文献：

[①] 邓乃行

曾昭乐

《秘书与写作》

暨南大学出版社

第13页

[②] 范立荣

《现代秘书学教程》首都经济贸易大学出版社

第17页 [③] 邓乃行

曾昭乐

《秘书与写作》

暨南大学出版社

第41页 [④] 王萍 张卫东 《现代文秘工作》 机械工业出版社

第31页

[⑤] 郑向晖《论新时期下秘书人员应具备的素质》湖南科技学院学报(第6期)2006年6月

第273页

[⑥] 胡鸿杰

《办公室管理》中国人民大学出版社

第21页

[⑦] 向国敏 《现代秘书实务》 首都经济贸易大学出版社

第50页

[⑧] 赵日升《现代秘书的素质要求》广西师范学院学报(哲学社会科学版)2006年增刊第1期

第7页

[⑨] 李利民

《文秘训练》武汉大学出版社

第94页 高海生

《秘书基础》，高等教育出版社

2006年6月 陈公宜

《现代秘书学》，暨南大学出版社

2001年7月

史玉峤

《秘书现代学》，青岛出版社

1997年4月 许荣云

《秘书基础知识》，江苏科学技术出版社

1988年1月 黄万华

《秘书学新编 》，警官教育出版社

1994年9月 中华秘书协会

《做一个完美的秘书》，哈尔滨出版社

试论知识经济下高校秘书工作 第3篇

知识经济是以知识为基础的经济, 它是国际经济学界对20世纪70年代以来, 世界经济由信息和通信技术的革命为主要推动力而发生深刻的历史性变革的研究成果。目前为各界广泛认同的定义是国际经济合作发展组织 (OECD) 1996年初在《以知识为基础的经济》报告中的定义:“知识经济是指建立在知识和信息的产生分配和使用基础上的经济。”它的代表是信息产业, 以前人们往往以信息产业来代指知识经济。

二、知识经济与高校秘书工作的关系

当前市场经济条件下的高校秘书工作与知识经济发生和建立起来的关系是供求关系。知识经济作为供方, 是以它的产品 (现代化设备) 来满足秘书工作的需求的, 秘书工作在此便为求方。高校秘书工作实际上已获得知识经济的服务:工具性服务, 现代化办公设备本身就是一种工具, 不但任人差使, 而且任劳任怨;代劳性服务, 秘书人员的许多事务性和手工劳动, 已被现代化办公设备代劳了, 优化了劳动效果;智能性服务, 现已开发出的办公软件, 有许多功能, 包括统计、运算、编辑、制图等, 可以获得优质高效, 顺利完成任务。

1. 知识经济的到来, 秘书的事务性工作出现了新面貌。

高校秘书人员的事务活动往往有服务性、繁杂性、程序性, 而它是实现辅助决策, 处理信息和协调关系的前提。一切工作都将通过具体的事务活动才能实现和完成。能通过网络放眼世界, 了解世界经济、国际政治及最前沿的知识, 这有助于秘书开阔眼界, 在工作中有效地处理事务。文件发送、电话联络手段已不能满足现代办公需要, 电脑已成秘书人员的主要工具, 上传下达、信息反馈要靠网络技术发挥积极作用, 它将联接办公室业务, 优化原有业务流程, 减少工作随意性, 提高办公室管理水平, 使各项业务工作进一步规范化、高效化、现代化。

2. 知识经济的到来, 使秘书可以利用信息及网络技术为领导决策服务。

决策是领导者的基本职能, 而辅助决策是秘书必不可少的职能。高校秘书作为领导的助手, 就必须学会“眼观、耳听”, 就必须有捕捉、筛选、处理信息的能力。正如邓小平同志说:“现在不是讲信息嘛, 确实重要。做管理工作的人没有信息, 就是鼻不通、信息不灵。”高校秘书人员必须运用各种信息网络技术, 搞好为领导决策服务, 及时筛选。获取有效信息, 供领导参考。

三、高校秘书如何应对知识经济带来的挑战

知识经济时代是高新科技迅猛发展, 因而高校秘书工作者如果没有扎实的理论功底、丰富的知识积累、现代的办公技能、高度的敏感性和求知欲, 就会被发展的社会淘汰。因此, 面临严峻的形势, 高校秘书工作者必须全面提高自身的素质, 以适应这个时代的要求。

1. 高校秘书首先具备优良的政治素质。

在当今时代, 科学理论不仅是推动经济社会发展的源泉, 而且也是促进人的素质提高的动力。高校秘书工作政治性、政策性很强。其工作性质、决定了秘书人员必须具有优良的政治素质、较高的政策水平, 工作起来才能得心应手, 才能够保持清醒的头脑并自觉运用正确的方法去处理事务。因此, 必须全面深入地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论, 特别是“三个代表”重要思想, 深入学习党的路线、方针、政策, 深刻领会邓小平同志教育理论中的“三个面向”、“尊重知识“、“科教兴国”等科学论断的现实意义, 了解现代教育思想和新的办学理念, 努力用科学的理论武装自己, 把学理论的过程变成坚持真理、修正错误、增强党性、丰富实践的过程。从而真正使理论入心, 提高秘书思想水平和政治水平, 才能增强贯彻执行党的基本路线的坚定性, 走有中国特色社会主义道路的自觉性。

2. 高校秘书要不断提高智能水平, 敢于创新。

创新是当今时代的主旋律, 它对高校秘书的智能水平提出了更高的要求。一是对秘书的社交能力有特殊要求。以往社会活动大多是通过面对面的交流, 而知识经济社会, 人们的交际大都依赖于计算机, 这就要求秘书不仅掌握计算机语言, 而且能够通过计算机网络辨别对方的态度, 揣摩对方的目的, 并采取相应的行为交流。二是办公自动化使办公环境的空间延伸, 信息量的陡然增加, 知识和技术进步速度的加快, 使得对信息捕获和收集的水平要求提高, 即需要高校秘书对信息具有敏锐的感知力和判断力, 并有针对信息尽快作出正确选择的应变能力。不然, 将难以应用如潮的信息资源生产出“精品”。三是要求秘书具有较强的创新能力。在知识经济中, 人的创新能力是提高效益和创造财富的源泉。作为高校秘书, 不仅需要自身更新观念, 摆脱旧的思维定势的束缚, 培养自己的创新能力, 而且必须有欣赏他人创新能力。唯此, 秘书才能在复杂的客观环境中应对自如, 实现自身价值, 从而成为领导真正需要的助手。

3. 高校秘书需不断增强竞争意识, 适应新时代改革和发展的要求。

当今社会是一个充满竞争的社会, 是一个在竞争中发展的社会。日趋激烈的竞争也是高校秘书人员面对的问题。随着《深化干部人事制度改革纲要》的推出, 高校人事制度改革的不断深化, 关于人才的竞争将更为突出, 包括高校在内的事业单位干部终身制的破除、聘用制度的推行, 更增加了危机感和更强的竞争意识。这种意识既来自于当代的要求, 也体现在秘书工作对秘书人员知识和能力的不断提高等方面, 只有始终树立强烈的竞争意识, 秘书人员才能保持奋发向上、勇于进取的精神, 才能构建宽厚广博、专业精深的知识大厦, 才能具备更强的实际工作能力。

21世纪是知识经济时代, 高校秘书要有时代意识和前瞻眼光努力提高自身素质、不断更新知识结构, 才能适应知识经济大发展的时代。

摘要：知识经济时代是知识爆炸的时代, 是高新科技迅猛发展、是高素质人才的时代。本文试从知识经济时代与高校秘书工作的关系入手, 阐述了这个时代高校秘书工作出现的新变化、新特点, 并为迎接时代挑战秘书人员应具备哪些素质要求等进行了探讨。

关键词：知识经济,高校秘书,工作

参考文献

[1]朱正佗.秘书工作基础[M].南京:江苏人民出版社, 1990

[2]曾蔚杨.知识经济时代的智能型秘书[J].株洲工学院学报, 2005.9

毕业论文-秘书人员知识结构论 第4篇

一、现代企业秘书概述

现代企业秘书与传统意义上单纯从事文字整理、文件处理的秘书有着本质的区别。企业秘书是指在企业经营和日常活动中，直接协助企业领导综合处理各种事务的工作人员。他们的作用用四个字就可概括，即参谋助手。他们是上情下达、下情上达的纽带，是帮助企业领导者处理日益频繁的经营管理事务的得力助手，是为领导出谋划策的“辅政大臣”。因此，从企业秘书现阶段的工作和目标上看，企业秘书所从事的秘书工作，归纳起来主要有八项：1、领导的日程管理；2、日常生活的照顾；3、环境、设备的整理准备；4、会议、会晤的服务工作；5、接待、交际；6、文书制作、处理；7、信息的收集、加工、贮存与检索；8、突发事件的处理。

二、基础知识结构

基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。我认为应包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

1、自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法，市场预测中的坐标象限方法及导数概念的运用，公文研究中的模型方法，等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，企业秘书也都不能忽视。如企业秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。

2、社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。另一方面是历史中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对企业秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，企业秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成有大致了解。这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。

《秘书与哲学》的作者郭建庆同志的一句话说得好：“每一个追求智慧的人都要学习哲学，向哲学要智慧。”所以，哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，企业秘书才能树立正确的观念，从而正确的摆正自己的位置。可见，哲学理论不但对企业秘书非常重要，对于任何一个想要好好生存的人来说也是必不可少的。

企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动；密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。

总之，现代企业秘书的工作涉及生产经营管理、工艺美术、工商、金融、税务、法律、外事等领域，这也是企业适应市场对秘书人员的客观要求。上述知识领域，对于政府部门的秘书人员来说只要了解和掌握一门或两门就足以胜任本职工作，这与政府本身的职能相关连。但企业的秘书则必须全面了解，广泛涉猎，有条件的话，还要精通一部分或者全面精通。也就是说，企业秘书应该是数理化、文史哲样样通，就是做不到样样通，也必须样样懂。当然，因为企业性质不同，对秘书要求样样精、样样通未免近于苛刻，有些领域做到粗通或者略知就可以了。

三、专业知识结构

秘书人员的专业知识可分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。

1、专业基础知识。秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。秘书学是主要研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。内容一般包括：秘书部门的职责范围、任务要求、机构体制；秘书工作的实践经验和工作方法、指导理论；秘书人员的思想修养、知识结构和各种能力的要求；古今中外秘书工作的发展史；秘书学其它相关学科的关系；秘书工作的改革和未来发展方向等。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，企业秘书必须掌握秘书学。

写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。他们不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要，可以说写作学在秘书专业的基础知识中占有很大的份量。古今中外大凡优秀的秘书工作者一般都具有较高的书面表达能力。

信息学就是能把信息意识和信息技术授予企业秘书人员的学科。它包括有关信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面的知识。企业秘书人员的信息意识包含要素有：信息需求目的意识、信息内容意识、信息源意识、信息渠道意识、信息服务项目意识、信息质量意识和信息障碍认知意识。与此同时，企业秘书人员还要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。四川省某企业调研秘书吉广林在《秘书》杂志上发表的《网络，助我一臂之力》一文中曾说：“网络的速度优势能为调研秘书提供第一手资料。网络的丰富信息是调研秘书的‘图书馆’、‘资料室’。”而他利用信息化工具所取得的成就也是有目共睹的：他所在的钢铁企业，因为他们这几个调研秘书的重要辅助作用，跟踪和了解了世界钢铁市场的竞争形势，企业效益逐年提升，形势一片大好，他们几个的薪金也一升再升。

公共关系学是一门具有应用性、综合性、交叉性和边缘性的独立的学科，是公共关系实践活动的反映。研究对象是公共关系活动现象及其内在规律，内容包括公共关系理论、公共关系业务和公共关系史三大块。文秘工作中的公关职能是要妥善处理组织内外人与人之间的各种关系。作为组织形象代表的文秘人员在从事公关活动时，要与公众进行交流，把自已所在组织、企业的政策想法进行有计划的广泛的传播，以取得公众的合作。同时，还要将公众有关态度的信息及时反馈回组织，使组织能够根据公众的意见完善或调整自己的计划，以树立良好的形象，顺利实现自己的目标，获得最佳的经济效益。企业秘书人员在公关活动中还扮演着顾问的角色，他要向组织提出自己的意见和建议。一句话，文秘工作的公关活动的职能就是：塑造形象、沟通信息、协调关系、咨询建议，参与突发事件的处理。所以说，企业秘书人员开展公共关系工作的好坏，将直接影响到企业在公众心目中的形象和企业的计划是否切实可行。

除了以上专业知识外，文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是企业秘书人员的知识结构中不可缺少的。文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的一门学科。主要内容包括现行文书的性质、特点、作用、种类、体式和撰写要求；文书工作的规律、原则、制度和方法；文书和文书工作的产生、发展，中外文书史；文书处理的现代化手段等。可见，从中可以学到文书的管理方法、处理方法等，具有很强的实践功能。而档案学则专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用，对于秘书人员处理好文件的签收、保存、发送等工作具有很好的功效。逻辑学是指研究人的思维形式、思维方式，以提高思辨能力、逻辑水平的知识。要求企业秘书人员掌握逻辑学，不但要求他们学会运用逻辑表达，还要求他们学会用逻辑去思考。速记是一种快速记录的方式，秘书人员能通过这种方式提高工作效率。外语，尤其英语是秘书人员必须熟练掌握的专业基础知识。无论是在与外宾交谈、阅读外来文件，还是在使用电脑的过程中都会用到英语，掌握英语的高低程度有时是竞争上岗的重要条件。因此，企业秘书人员必须具备大学英语四级以上水平，并能熟练地进行应用。

2、行业专业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。它包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。企业秘书工作不能“一俊遮百丑”，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。行行有秘书，行行秘书需要有本行业的专业知识。这一点，企业秘书必须加以重视。

以上就是对企业秘书在现今应具备的知识结构的概括论述。有人会认为秘书是人人都可做、人人都能做的大众职业，在西方人眼里，秘书的典型对象曾是身着黑色短裙、脚登高跟鞋，坐在老板膝头上的年轻漂亮的女郎。但是随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也应有所变化，秘书一职现已是西方最受欢迎和尊重的职业。秘书的职能也在不断扩大和更新。因此，对于非秘书人员来说，要想成为一名优秀的秘书，单凭学校正规教育是不够的；而已为秘书者，生存在以追求经济效益为主的企业中，就更应该不断完善自我，以期适应经济发展的需要。而完善自我就要把握好企业秘书所具备的知识结构，在基础和专业知识上加深加固，把握好“三化”(即规范化、制度化、科学化)和“四个转变”(即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务)，并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，把生命中最宝贵的青春年华奉献给社会上最默默无闻的事业。职位不高，却要付出超长艰辛；名声不显，却在各行各业发挥着重要作用。相信每一个成功的秘书人员都会感慨：只有辛劳的双手才能撑起自己的一片天空。

毕业论文-秘书人员知识结构论 第5篇

论文关键词：知识经济 高等院校 行政人员

论文摘要：知识经济时代是知识爆炸的时代，是高新科技迅猛发展、呼唤高素质人才的时代。文章试从知识经济时代与高校秘书工作的关系入手，阐述了这个时代高校秘书工作出现的新变化、新特点，并对为迎接时代挑战秘书人员应具备哪些素质要求等进行了探讨。

知识经济是建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的经济，它改变着人类的生活方式、活动方式和思维方式，影响着人类经济和社会的发展，正以前所未有的速度和能量冲击席卷着全球。在这个知识爆炸的时代，谁占领了知识和技术的高地，谁就拥有发展的优势，谁就会在竞争中处于有利地位，作为高校的秘书人员，也正面临着这无声革命所带来的前所未有的各种考验和挑战。

一、知识经济的概念

知识经济是以知识为基础的经济，它是国际经济学界对20世纪70年代中期以来，世界经济由信息和通信技术的革命为主要推动力而发生日益深刻的历史性变革的研究成果。知识经济也叫智能经济。目前为各界广泛认同的定义是国际经济合作发展组织（OECD)1996年初在《以知识为基础的经济》报告中的定义：“知识经济是指建立在知识和信息的产生分配和使用基础上的经济。”知识经济的代

表是信息产业，以前人们往往以信息产业来代指知识经济。

二、知识经济与高校秘书工作的关系

当前市场经济条件下的高校秘书工作与知识经济发生和建立起来的关系，主要是供求关系。知识经济作为供方，是以它的产品（现代化设备）来满足秘书工作的需求的，秘书工作在此便为求方。高校秘书工作实际上已获得知识经济提供的许多服务，包括：工具性服务,现代化办公设备本身就是一种工具，不但任人差使，而且任劳任怨；代劳性服务，秘书人员的许多事务性和手工操作劳动，已被现代化办公设备代劳了，不但减轻了劳动负担，而且优化了劳动效果；智能性服务，现已开发出的一种办公软件，有许多功能，包括统计、运算、编辑、检索、制图、语音调控等，可以获得优质高效，顺利完成任务的乐趣。

1.知识经济的到来，秘书的事务性工作出现了新面貌。高校秘书人员的事务活动往往有服务性、繁复性、程序性的特点，而它是实现辅助决策，处理信息和协调关系的必要前提。一切工作都将通过具体的事务活动才能实现和完成。能通过电脑网络放眼世界，了解世界经济、国际政治及最前沿的知识，这有助于秘书开阔眼界，在日常工作中更有效地处理各项事务。文件发送、电话联络手段已远远不够满足现代化办公需要，电脑已成了秘书人员的主要工具，上传下达、信息反馈要靠网络技术发挥知识积极作用，它将联结办公室内外业务，优化原有业务流程，减少工作随意性，提高办公室管理水平，使各项业务工作进一步规范化、标准化、科学化、高效化、现代化。

2.知识经济的到来，使秘书可以利用信息及网络技术为领导决策服务。决策

是领导者的基本职能，而辅助决策使秘书必不可少的职能。高校秘书作为领导的参谋和助手，就必须学会“眼观六路、耳听八方”，就必须由捕捉、筛选、处理信息的能力。正如邓小平同志说：“现在不是讲信息嘛，确实重要。做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通、信息不灵。”高校秘书人员必须运用各种信息网络技术，搞好为领导决策服务，及时筛选。获取有效信息，供领导参考。

三、高校秘书如何应对知识经济带来的挑战

知识经济时代是高新科技迅猛发展、呼唤高素质人才的时代，而高校是培养人才的摇篮，因而高校秘书工作者如果没有扎实的理论功底、丰富的知识积累、现代的办公技能、高度的敏感性和求知欲、以及较强的法律意识，就会被发展的社会所淘汰。因此，面临严峻的形势，高校秘书工作者必须全面提高自身的素质，以适应知识经济时代的要求。

1.高校秘书首先必须具备优良的政治素质。在知识经济时代，科学理论不仅是推动经济社会发展的主要源泉，而且也是促进人的素质提高的内在动力。高校秘书工作政治性、政策性很强。其工作性质、作用决定了秘书人员必须具有优良的政治素质、扎实的理论功底和较高的政策水平，工作起来才能得心应手，才能够在大是大非面前保持清醒的头脑并自觉运用科学正确的方法去处理日常事务。因此，必须全面深入地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，特别是“三个代表”重要思想，深入学习党的路线、方针、政策，深刻领会邓小平同志教育理论中的“三个面向”、“尊重知识、尊重人才”、“科教兴国”等科学论断的现实意义，了解现代教育思想和新的办学理念，努力用科学的理论武装自己，把学理论的过程变成坚持真理、修正错误、增强党性、丰富实践的过程。从而，真正使理论入脑入心，有效提高高校的秘书思想水平和政治水平，才能增强贯彻执行党的基本路线的坚定性，增强走有中国特色社会主义道路的自觉性。

2.高校秘书要不断提高智能水平，敢于创新思维。创新是知识经济时代的主旋律，它对高校秘书的智能水平提出了更高的要求，第一，对秘书的社交能力有特殊要求。以往社会活动大部分是通过面对面交流，而知识经济社会，人们的交际大都依赖于计算机网络，这就要求秘书不仅掌握计算机语言，而且能够通过计算机网络辨别对方的态度，揣摩对方的动机和目的，并采取相应的行为交流。第二，办公自动化使办公环境的空间延伸，信息量的陡然增加，知识和技术进步速度的加快，使得对信息捕获和收集的水平要求提高，即需要高校秘书对信息具有敏锐的感知力和判断力，并有针对信息尽快作出正确选择的应变能力。不然，将难以利用如潮的信息资源生产出“精品”。第三，要求秘书具有较强的创造力（创新力）。在知识经济中，人的创新能力是提高效益和创造财富的基础和源泉。作为高校秘书，不仅需要自身更新观念，摆脱旧的思维定势的束缚，培养自己的创新能力，而且必须有欣赏他人创造性的能力。唯此，秘书才能在愈来愈复杂的客观环境中应对自如，且得到别人的尊重，实现自身价值，从而成为领导真成需要的助手。

3.高校秘书要不断增强竞争意识，适应新世纪改革和发展的要求。当今社会是一个充满竞争的社会，是一个在竞争中不断发展的社会。日趋激烈的竞争也是高校秘书人员必须面对的问题。随着《深化干部人事制度改革纲要》的推出，高校人事制度改革的不断深化，人才的竞争将更为突出，包括高校在内的事业干部终身制的破除，聘用制度的全面推行，打破了高校秘书人员的铁饭碗，同时，也

增加了危机感和更强的竞争意识。这种危机感和竞争意识既来自于知识经济时代的要求，也体现在秘书工作对秘书人员知识和能力的要求的不断提高，只有始终树立强烈的竞争意识，秘书人员才能保持奋发向上、勇于进取的精神，才能构建宽厚广博、专业精深的知识大厦，才能具备更强的实际工作能力。高校秘书人员要适应知识经济和高校体制改革及发展的要求，必须直面挑战、敢于竞争，在竞争中不断学习，在竞争中不断提高，在竞争中不断完善自己。

21世纪是知识经济时代，高校秘书要有时代意识和瞻前眼光，认清形势、转变观念，努力提高自身素质，完善自我，不断更新自己的知识结构，才能适应知识经济社会时代。

参考文献：

1.朱正佗.秘书工作基础［M］.南京:江苏人民出版社,1990.2.姜新文.增强创新意识，高效优秀服务［J］.秘书工作，1999.2

3.曾蔚杨.知识经济时代的智能型秘书［J］.株洲工学院学报，2005.9

秘书的知识结构秘书 第6篇

一、基础层基础知识

基础知识主要包括文、史、哲、数、理、化，以及天文、地理、生物等方面的基本原理和常识。缺乏基础知识，常常会造成工作中的失误。比如，在机械局或在化工系统当秘书，对能量守恒定律，对基本的化学分子结构一窍不通，那么对日常大量涉及到的有关科学理论和生产方面知识的工作或行文便很难插足：很难落笔。在秘书工作中许多时候，基础知识似乎不是明显地起作用(基础知识缺乏一些，似乎还能应付过去)，实际上是在潜移默化中起作用，对实际工作是很有影响的。比如，对党的方针政策掌握得如何，对于领导意图的理解程度，对于行文中思想脉胳、语气、分寸等，以及对于工作中新知识的吸收等等，都无不和秘书人员本身的知识基础和知识素养有着直接的关系。由于秘书人员处于领导阶层，接触面大，日常工作中会遇到大量的“随机性”问题。比如，在陪同领导视察或检查工作时，发现实际中新的疑难问题，领导要你及时了解有关这方面的材料，如果你的知识底子比较厚实，便可对该问题的性质、特点及时作出较为正确的分析和判断。否则便会无所措手足。

特别值得提出的是，应该注重对语法和逻辑的学习(至于中外文学史可以粗线条地了解一些)。我们知道，机关应用文在写作上主要采取的是说明和论证的方法，所以对其准确性和严密性的要求比较突出。因为汉语的语言非常奉 富，其表达的方式也颇为复杂，这就要求从事秘书工作的人懂得一些语法和逻辑知识，使行文更为稳妥。比如，在一份由司法部门工作的秘书起草的文件中，有这样一句话：“两位当事人辩护律师”，从上下文中也看不出“两位”到底指的是“当事人”还是“辩护律师”，这就容易引起歧义。如果能懂一些语法和逻辑知识，就可以避免这一类错误。又加，某机械局的一份简报上，在给“全面质量管理”下定义的时候，后面写了三、四行，最终落在“帮助企业对提出的改善建议实施指导”上，没有断明定义中种概念和属概念的关系，因而也就没能把问题讲准、讲透。此外，象主谓不搭配、句子结构混乱、层次划分不清等语法和逻辑错误，在我们现行的公文中还普遍存在，这些都会影响领导威信和工作效率。所以，注重语法和逻辑方面的学习，的确是秘书工作人员不容忽视的任务。

二、次基础层管理学知识

秘书人员固然不是直接的管理者，但却是管理的协作者;秘书工作显然是管理工作的一部分，故又非懂管理不可。根据秘书工作的特点，秘书在懂得一般管理学理论的基础上，应特别注意这样两个方面：其一，是关于“人”的知识。秘书人员在工作中要和上下左右各方面的人打交道，他的身份会相对变化(在领导面前是作为助手出现的;在下级面前常常要代替领导说话j在同级中，又要充当协调人的角色)，因此要求秘书不但要具有接人待物的社会知识，而且最好具有关于行为科学、社会心理学等方面的理论知识。总之，对人的各个方面了解得越深刻，就越能做好人的工作。其二，关于系统论、信息论、控制论方面的知识。这是本世纪初出现的崭新的综合性基础理论，它在各种管理工作中所起的作用，正在日益为人们所认识。秘书人员应当掌握这种科学的思想方法，以加深对各自管理系统的理解，提高为领导提供信息的数量和质量，从而最终达到协助领导提高其管理控制水平的目的。

三、相关层专业知识

专业知识也是秘书人员应当具备的。我们知道，各级办公室秘书工作的一项首要任务，就是对各方面情况的汇总和文字的把关。秘书对下面的专业知识不可能样样精通，但起码应当做到熟悉和了解，这样才不至于说外行话，工作起来才能得心应手。

四、中心层秘书业务知识

秘书业务知识是秘书人员的专业知识，它直接影响着秘书工作的水平。在这方面大体应包括如下几方面工作内容的知识：

资料工作、调查研究、政策问题、公文研究、文书处理、协调工作，群众工作、会务工作、信访工作、档案工作、查办工作、机关事务管理等。同时，对秘书史的了解，可以加深对秘书工作规律的认识，增加对其本职工作的修养。以上各项知识内容，具体工作中的秘书又是各有其不同的一个或几个侧重面(在小单位里，一个人往往要兼任许多项，当然他的知识面要更全面了)，但作为一个称职和出色的秘书，应当逐步对秘书工作的全局有比较透彻的了解，尽管他不可能样样都能干到。这就象搞历史的，不可能脱离整个中国和世界的历史搞某一断代史的研究。秘书人员对秘书工作范围的知识掌握得越多、越广，对自己具体工作意义的理解也便会越加全面和深刻，因而才会使工作做得愈加主动。