OA功能范文

OA功能范文（精选9篇）

OA功能 第1篇

一、广东高校OA系统使用现状分析

“目前, 建构OA系统的方法很多, 如基于RDBMS的Client/Server方法, 基于Browse/Server的 (或基本web服务器) Intranet方法, 基于Lotus Notes的群件方法等”。 (2) 广州工商职业技术学院从2010年3月开始搭建OA系统, 由湖南青果软件有限公司开发, 该系统采用目前最为流行的B/S三层结构模式, 即浏览器、WEB服务器、数据库服务器, 该结构事实上是一种类似于终端/主机系统的结构模式。“也就是说, 程序、数据库及其它一些组件都集中在服务器端, 客户端除了浏览器外无需其它任何组件。这样, 用户需要查询的数据和文档都来源于同一个数据源, 从而保证了数据的及时性和完整性。” (3) 笔者走访了华南师范大学、暨南大学、华南农业大学和广东工业大学, 发现这四所大学的OA系统采用的同样是B/S架构, 用户在客户端登录、处理文件的模式简单易学, 富于人性化。还有一个共同点是, 这四所学校的OA系统功能不求大而全, 但求少而精, 都集中在公文流转这一块, 不同的是各个学校的部门设置略有差异, 公文处理的流程同中见异。

二、广州工商职业技术学院OA使用现状

(一) 功能过多, 使用率不高

与上述四所高校不同, 广州工商职业技术学院的OA系统在搭建之初考虑到系统整体的先进性、实用性与可扩展性, 功能较多, 包括:日常办公 (发文) 、行政事务 (报刊订阅、值班管理、信访管理、用章、用车、用餐管理) 、会议管理、活动管理、信息资讯、档案管理、个人事务、系统维护八大功能模块, 但在实际操作中使用最多的还是日常办公模块, 即公文流转功能。公文流转作为办公自动化系统的核心, 具体来讲就是办公文件从收文或起草到归档, 并在处室或部门之间逐级审批的流转过程。以广州工商职业技术学院为例, 学校的发文流程按公文处理的先后顺序分为拟办、待办、在办和已办四个环节, 这四个环节的公文在客户端的窗口分别显示在不同的四个区域, 哪些是需要员工阅读的, 哪些是需要员工处理的, 一目了然。

(二) 收、发文分离, 结构清晰

关于公文的流转过程, 不同的学校略有不同, 如广东工业大学主要包括四部分:请示报告流程、党委行政发文流程、收文办理流程和信访处理流程。与之相比广州工商职业技术学院的请示报告没有在OA里边进行, 一般采用传统的纸质文件传阅方式, 由部门负责人、分管院长审核通过后再由OA分发。也没有收文办理流程, 该功能主要由院办行政秘书从省教育厅网站下载相关文件, 然后打印出纸质稿, 按上级公文处理程序, 逐级处理。由于抛去了请示文件的审批和外部文件的接收与处理, 只对内部发文, 广州工商职业技术学院的OA系统从架构上来说, 结构清晰, 流程相对简单, 易于操作, 但从信息化程度上说, 不够彻底, 没有把各类文件的处理程序囊括进去。

三、规范化与灵活性的矛盾

“OA系统从表面上看主要是实现对办公过程中的公文、信息的计算机管理, 实质上其关键是对工作业务流程的规范化管理”, (4) 是追求效率、保证质量、避免管理漏洞的一种信息化手段, 是工业化时代标准化操作的一种具体体现。在传统纸质媒介办公时代向信息化时代转变过程中, 会产生暂时的不适应症, 这种病症来自于人们对自由性、灵活性的向往与规范化带来的约束性之间的矛盾。一是由于部分行政人员年龄偏大, 没有掌握基本的电脑操作技能;二是由于传统的纸质媒介办公方式惯性较大, 许多领导不习惯阅读电子文件;三是OA系统的公文处理流程比较机械, 一旦后台设定, 人员要按照流程走, 而一些领导的随意性较大, 不按套路出牌。此外, OA系统的运行对浏览器、操作系统的版本一般都有特殊的要求, 还要加装一些控件, 这都给用户的使用带来了一定的麻烦。这些原因从某种程度上阻碍了OA系统的使用与普及, 降低了软件的使用效率。软件设计的初衷是好的, 但实际操作中往往是双线并行, 传统纸质媒介办公方式与OA办公方式并行不悖, 互为补充。比如, 广州工商职业技术学院OA系统的行政事务模块, 包括用章、用车管理, 但在实际操作中并没有走OA系统, 而是通过填写公章使用申请单和派车单来解决的, 虽然必要的审核环节一个也没有少, 但员工更愿意使用纸质单据。再比如, 各类会议的召开, OA系统里面有个专门的“会议管理”模块, 但现实办公依然沿用传统的方式, 由专人负责电话统计, 汇总后通过OA系统分发, 并在QQ群里通知。

四、BBS论坛与舆论管控的冲突

还有“信息资讯”模块的电子论坛功能, 即内部BBS, 随着QQ等聊天工具功能的增强, 员工们更愿意在QQ群里热议与职工利益切身的话题。2005年, 中华人民共和国教育部下达文件, 要求各高校的BBS必须向实名制下校内交流平台改造, 清华大学的水木清华BBS被要求作为典型来实施, 直接后果是82.3%的原校外用户此后无法登录, 高峰在线人数从之前的23000余人跌落至4000人左右。随后, 中国众多高校的BBS也相继关闭了校外用户的访问权限, 如北大未名BBS、西交兵马俑BBS等。校园OA办公系统虽然是局域网, 但教育机构作为国家意识形态管控的一部分, 论坛的内容显然也受到一定的限制。而中规中矩、形而下的生活琐事则完全可以在QQ群里自由表达, 没必要进BBS。

五、档案管理的缺失

(一) 我院OA系统归档方式

“目前OA系统归档方式有两种:一种是将OA系统导出的电子文件导入到档案管理系统进行存储, 另一种就是直接存储在脱机存储介质进行管理”。 (5) 所谓在线归档是直接通过学校档案管理系统与学校OA系统的物理链接, 将所需信息在线移交到档案管理系统进行归档。而脱机存储介质一般指U盘、光盘或者纸质。两种存储方式的不同点在于:在线归档更及时, 不受时空限制, 而脱机移交归档方式需要人工实施介质传送, 同时需要在两个地点进行文件信息的导出与导入工作, 既增加了成本又降低了工作效率。然而, 事实即便如名校华南师范大学, 采取的也是脱机存储方式, 把打印的纸质稿送到档案室, 由档案室对公文进行扫描, 以PDF格式存储。因为很多人在发文后不愿意对公文进行归档, 以为归档是档案室的事。我院目前采用的也是脱机介质归档方式, 主要是因为档案室建设滞后, 没有专门的档案管理系统软件, OA系统发文没有传输到档案室数据库, 常用的归档方式是一个学期集中整理一次OA系统发文, 刻录成光盘移交到档案室保管, 并打印纸质稿, 以备长期保存。

(二) 原因分析

我所走访的四所公立高校, 都设有专门的档案馆, 其中华南师范大学位于广州大学城的档案馆设施最为齐全, 属正处级单位。暨南大学的档案馆归校长办公室管理, 属副处级单位。这四所高校的OA系统都与档案管理系统连接, OA发文的最后一步都是提交到档案室进行归档。与公立高校不同, 民办院校普遍不重视档案馆的建设, “说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要”, 形象概括了民办院校档案管理的现状。民办院校档案管理工作滞后原因有三:

首先, 档案馆的设立是一项复杂的工程, 不仅需要设备、厂房的投入, 还需要专职人员的配备和管理软件的购买, 后期还需要对人员进行专业培训, 可以说投入相当的大, 对于以盈利性为重的民办院校来说, 这项花费不菲, 却并不能迅速带来丰厚的投资回报, 对于急需回笼资金壮大办学规模的民办院校来说, 档案管理不是当务之急。

其次, 高校的档案管理要远比企业、公司的档案复杂。不仅牵涉到文书档案, 还包括学生档案, 如学生的学籍、英语四六级考试成绩、毕业论文等, 工作量非常大, 有些档案馆会直接聘请专门的公司来对档案进行编目、录入、整理。

最后, 档案管理工作枯燥乏味, 头绪纷繁, 加之民办院校人员流动性较大, 专职档案员队伍不稳定, 给档案管理工作带来不小的麻烦。尽管如此, 从实际经验来看, OA发文没有在线归档并没有给学校带来损失, 因为OA系统自带的检索功能给文件的查询带来了方便, 除非在OA系统搭建之前的文件需要到档案室查询。

六、结语

在我所走访的四所高校中, 华南农业大学开通了移动OA功能, 手机需要安装OA系统客户端, 然后可以在手机上批阅公文。我院的OA系统有手机提醒功能, 但仅限于提醒, 并不能在手机上处理, 随着科技的发展, OA系统的操作会朝着人性化的方向发展, 我院OA系统的开发还有很大的完善空间。

注释

1孙汝萍.简述OA办公系统在实际工作中的应用.办公室业务.2008 (5) .

2田华.高校OA系统框架的构建.福建电脑.2013 (3) .

3张丽萍.基于B/S结构OA系统公文流转在J2EE平台下的实现.计算机与数字工程.2006 (5) .

4王斌.基于NOTES的OA系统公文流转中几个关键问题及解决方法.信息工程学院学报.1998 (4) .

oa系统模块功能简介 第2篇

公 文 管 理

一、收文管理

用于对公司接收的外来文件的管理。

收文登记：对公司收到的外来文件等进行登记，此模块由公司人事行政部专人负责管理。

收文查询：用于查看由本人登记、参与办理、或转发给本人的收文；

收文管理：具有收文管理权限的用户可对发起收文流程的文件进行管理，此模块由人事行政部管理。

二、发文管理

用于对公司所发公文（文件、会议纪要等）的管理。

发文拟稿：对公司发文进行拟稿编辑、发起流程，此模块统一由公司人事行政部专人发起；

发文查询：查询由本人发起或参与的公文；

发文管理：对拥有发文管理权限的用户可对公司所有已发公文进行管理，此模块由人事行政部管理。

三、内部请示

用于下级向上级请求指示的模块，它是记载请示事项承办情况和结果的凭证和依据。

请示拟稿：用于发起一般请示、发票审批、公务借款、银行付款、驻外差旅报销审批（此模块用专用于经费请示）；

请示查询：查询由本人发起或参与的请示；

请示管理：对具有请示管理权限的用户可管理所管辖的所有请示内容（具有该权限者一般为部门领导以上人员）。

四、档案管理

用于对包括收文、发文、内部请示和其它归档的文件进行收集、整理，并对档案进行检索、统计、借阅等档案管理工作。

待归档管理：此模块用于对通过公文审批、请示审批等流程有待归档的文件整理归档，此模块由人事行政部专人负责管理；

案卷管理：此模块用于对案卷进行分类管理，此模块由人事行政部专人负责管理； 档案管理：用于档案管理员对归档档案进行管理的模块； 档案检索：员工检索和借阅公司档案的模块；

机构问题管理：档案分类管理模块，此模块由人事行政部专人负责管理； 档案室管理：对公司档案室管理的模块，此模块由人事行政部专人负责管理； 打印输出：具有打印权限的用户，可对归档文件信息打印输出，此模块由人事行政部专人负责管理；

我 的 流 程

一、发起流程

所有需要进行审批的工作流程，都可以在“发起流程”中发起，相当于一个流程的快捷方式。

二、内部协同

内部协同指任何人都可根据需要临时创建流程，该流程的流转步骤由发起者自行设置，以提高工作办理的灵活性，提高员工协作效率。

发起协同：用户在此可发起自由审批流程；

协同查询：协同查询可以查询所有自己发起或参与的内部协同流程；

协同管理：用于对所有发起的流程进行管理，此模块权限一般为部门领导以上。

三、流程查询

用于查看自己发起或参与办理的流程，不仅可以查看流程的审批状态，还能查看流程的详细内容。

四、流程监控

通过此模块可以对流程办理情况进行监控，并可以对下属发起的流程进行催办、控制和删除操作，使流程办理能够按照正确的步骤流转。

五、流程管理

通过此模块可以对流程办理情况进行管理，并可以对下属发起的流程进行催办、控制和删除操作，使流程办理能够按照正确的步骤流转。

六、流程统计分析

流程统计分析功能是管理流程的创新手段，包括待办流程统计、节点效率分析和超时节点分析。通过这些功能，我们可以清楚地看到哪些人员或部门待办流程多，哪些节点的效率高，而超时节点又都集中在哪些地方等。

待办流程统计：待办流程统计能方便地统计出所有待办的流程，使办理人能在第一时间找到办理事项，从而提高工作效率。

节点效率分析：节点效率分析用于通过对某一节点个人与全员耗时的比较，来分析哪些节点办理效率高，哪些节点办理效率低。

超时节点分析：对超时节点的分析能促使办理人提高工作效率，不要拖延工作，从而使工作流的流转更加顺畅。

以上模块（四、五、六）一般为部门领导以上权限用户启用。

七、表单应用

表单即承载业务数据的单据。可自定义添加数据的套用模板，实现数据和流程的分离。

表单查询：通过设定查询字段查询自设表单统计数据。表单统计：同上。

个 人 事 务

一、工作日记：

日记录入：员工可通过此模块记录自己每日工作状况。日记查询：员工可通过此模块查看自己录入的工作日记。日记管理：拥有权限的用户可对用户的日记进行管理（日记的统计、查看、删除等），部门经理以上员工拥有此权限。

二、工作日程：

日程安排有利于有效管理时间。一方面，员工可以合理有序安排工作，并将自己的日程安排告知上级领导；另一方面，领导可以通过下属的日程安排了解员工的工作过程。

日程安排：用户可以根据自己的计划合理安排自己的日程，重要的事情还可以预先设置提醒时间，平台会以系统消息或其他方式进行提醒。普通用户可对自己的任务做日程安排，部门领导以上可对其他员工进行日程安排。（此内容也可通过我的日记、我的计划、我的便签加入）

日程批录：日程批录意为日程批量录入，当员工有多个日程时，用户可通过日程批录一次录入多个日程。

安排查询：通过安排查询可以查看自己给本人安排的日程及自己给他人安排的日程。

日程查询：日程查询中显示的是自己的日程（为自己安排的及上级给自己安排的日程）。

日程管理：拥有权限的用户在此模块可以查看管辖范围内所有员工的日程安排，该模块权限为部门领导以上用户。

日程汇总：当您需要把某些人某一时间段内的日程公布给其他人时，可以通过此模块处理，此模块一般由部门领导以上人员管理。

公开范围：员工可以将自己的日程通过设定范围向用户公开。

三、工作任务：

任务布置：用户在此模块可以实现给下属布置任务，也可以实现给自己布置任务。（可将计划、寻呼加入任务）

任务查询：在此模块可以查看别人布置给自己或者和自己有关的任务。

任务管理：具有任务管理权限的用户可对自己管辖范围内的用户的任务进行管理。

四、工作计划：

计划录入：此模块可录入个人和部门周、月等计划。

计划查询：用户可以通过此模块查看本人录入的计划，也可将自己的计划转发给其他用户查看。

计划管理：具有该模块权限的用户可对管辖范围计划进行管理和批示，结合公司实际，部门以上领导通过此模块可查看员工的计划。

计划类型：此模块可对计划进行分类，该模块权限限定为系统管理员。

五、关 注 点 ：

为管理者提供的关注员工工作的特殊管理工具，通过设置“关注点”可以查看其他人员的工作情况和工作表现，可以通过关注人、关注内容、关注时间来实现对被关注人的工作情况的全面掌握，有利于团队协同工作。

我的关注：在此模块可以查看用户设定的关注账号的计划、日记、考勤等基本信息，此模块权限是部门领导以上人员。

关注点管理：在此模块可以设定关注用户和用户相关项（考勤、日记、计划等）。此模块权限是部门领导以上人员。

六、通 信 录：

此模块用来记录联系人信息，包括我的通讯录、公共联系人和内部通讯录。公共联系人是指由其他人创建的、共享的联系人信息。

七、我的硬盘：

系统为用户分布的一个个人的网络空间，网上邻居可以共享用户需要共享的文件。

八、我的便签：

我的便签：可通过此模块随时记录工作中产生的各种信息。便签查询：在此可以查看自己已完成的便签任务。

九、我的会议：

可以看到自己发起或参加过的所有会议，还可以通过查询条件，查找自己需要查看的某次会议的信息。

十、我的考勤：

上班签到：员工上班签到模块（对已作排班设置的用户在登录的时候，会弹出上班签到的对话框）

下班签退：员工下班签退模块。

外出登记：员工上班时间临时性外出登记模块。我的考勤：此模块可查看个人的出勤记录。

十一、我的工资：

对个人工资的统计，此信息和人力资源—>工资管理模块的信息相关。

十二、我的档案：

记录个人的档案、教育经历、工作经历、调动等基本情况。

十三、我的培训：

查询自己参加在线考试、培训等信息。

十四、我的会议：

记录自己参加会议的信息，此模块信息和行政管理会议管理的信息相关。

信 息 发 布

一、发布设置: 为自定义首页单页发布模块，如通知，规章等。（此模块为管理员管理模块）

二、公告栏设置: 设置系统首页公告栏里边的一个单页公告，这些是自定义设置的。（此模块为管理员管理模块）

三、通 知: 通知发布：此模块用于发布通知。通知查询：可查看公布范围内的通知。

通知管理：可对所辖范围内的通知进行管理，权限为部门领导以上。类型管理：对通知的类型设置，此模块为系统管理员管理模块。

四、规章制度: 规章制度发布：通过发布流程可发布有关部门和公司的规定和制度。规章制度查询：此模块可查看公布范围内的规章制度。

规章制度管理：可对所辖范围内的规定和制度进行管理，权限为部门领导以上。类型管理：对规章制度的类型设置，此模块为系统管理员管理模块。

信 息 交 流

一、网络寻呼：

提供和别人联系的一种类似聊天室的一种功能，并记录寻呼记录。

寻呼发布：点此模块可弹出公司所有用户列表，依照列表可查看所有用户的基本状态（在线、离线、职务等），可对在线、离线用户发送寻呼，如绑定短信猫可直接向手机发送。

已发寻呼：此模块可查看本人已发寻呼的记录，也可查看对方何时查看寻呼。已收寻呼：此模块可查看他人发给自己的寻呼记录，也可以看到寻呼的查看情况，红色表示已阅并有时间标注，黑色表示未阅。

寻呼管理：拥有权限的用户可对所辖范围的寻呼进行管理。（删除、查看等）未达寻呼：用于查看本人发出的接受人中还有人没有查阅的寻呼信息。对话模式：用于多人聊天。

对话查询：如果在用对话模式进行交流完后点击了【保存此对话】按钮，在对话查询中就可以查到本次对话的内容，范围为自己参与的对话记录。

对话管理：拥有权限的用户可以对自己所辖范围内的所有对话进行查看、管理。短信查询：查询发送到手机的短信记录（绑定短信猫）。

二、电子邮件：

POP3/SMTIP的邮件集成到平台，系统管理员设置可访问的邮件服务器后，我们可以直接设置自己访问预设服务器的邮件帐号，进行邮件收发工作，而无需再登录网站（现只能发送，接收需pop3的支持）。

发邮件：类似于免费邮箱，在设置好邮件服务器之后可以通过此发送邮件。收件箱：同上。发件箱：同上。草稿箱：同上。

邮件设置：邮件设置需配置邮件服务器，需要pop3支持，目前pop3需付费。邮件模板管理：可对邮件的模板设置。

三、内部论坛： 内部论坛提供企业内部沟通与信息传播平台，有利于效率提高与企业文化建设。个性设置：对自己论坛id的基本信息的设置，可以选择头像，添加自己的昵称。内部论坛：内部论坛中用户可以选择板块发帖，查看帖子回复情况等。版主管理：进入此模块可以查看分版及帖子情况，可以删帖及置顶等。

分版管理：对论坛板块，版主，查看信息等进行设置，该块为系统管理员权限。

三、调查问卷：

网上调查，通过投票方式对调查问卷的结果自动统计并以图表直观地显示统计结果，为企业领导分析数据提供帮助，简单方便的方式更容易被接受。

调查管理：在此模块可以新增调查主题并作相关设置，如果启用调查主题，调查参与者即可对主题投票，部门领导以上拥有权限。

我的投票：主题中设定的调查参与者可以对主题内容投票。

四、内部博客：

web2.0社区一种交互手段，提供可以自己发布的个人主页

知 识 管 理

一、知识地图：

知识地图就是我们在平台上查找知识的向导，所有的知识在这里按类别归类，同时在这里也可以发布知识，实现对所有的知识进行查阅、评论及推荐。

二、我的知识：

在我的知识中，我们可查看自己发布和修改过的知识，并对这些知识进行更新。

三、我的订阅：

而应该按照自己的需要对重要的、感兴趣的知识进行订阅，然后进行阅读。

四、全文检索：

提供全文的一种快速搜索功能

五、知识排行：

按时间或点击率对发布知识排行

六、知识管理：

对知识类型等情况的管理

行 政 管 理

一、会议管理：

通过会议室管理和会议管理功能，通过设置合理的会议申请流程高效使用各种会议资源，使会议文档资料的发放与存档、会议历史数据、信息的检索与共享等繁琐的管理工作变得自动化与简洁化。避免出现会议室冲突、参会人员日程冲突等问题，帮助企业高效地管理会议室及各种会议。（人事行政部行政内勤负责使用管理）。

二、车辆管理：

车辆管理模块可以对企业的车辆及用车过程进行全面的跟踪和管理，车辆管理模块可以对企业的车辆及用车过程进行全面的跟踪和管理

车辆档案：此模块可设置车辆的基本信息，司机、车型、车牌号等。

派车调度：有了车辆，需要用车的情况下，我们就可以在系统上提交用车申请，车辆申请审批后，车辆管理员便可以调派车辆了，此模块由人事行政部行政内勤管理。

出车记录：车辆派出后，平台会自动在出车记录进行登记，以方便以后统计公司、部门的用车情况，同时也可统计用车时发生的费用情况。

私车公用登记：对私车公用进行管理。

部门用车统计：我们可以通过查询条件的组合，查询并统计各部门在不同时间的用车情况及费用，并可打印统计结果。

司机补贴统计：司机补贴统计可以统计出每个司机的补贴费用的具体情况。车型设置：此模块可对车辆型号等信息设置。

车辆归属：此模块可设置车辆的使用部门等信息。

三、资产管理：

资产管理人员通过资产管理功能，方便地登记和管理资产，还可以通过查询功能，随时查询企业各资产的详细信息，通过设置标准的领用、归还、维修等流程实现各种规范的资产管理，避免了归属模糊、异地管理难、记录统计难、不便实时管理等传统弊病。

资产查询：资产领用申请审批结束后，资产领用还需要资产管理员的最终确认。在确认前，资产管理员需要查看相关资产信息，以确定该资产是否已借出。

资产管理：可对资产作登记及变更。

领用管理：显示所有管辖内员工的资产领用情况记录。

归还管理：可对审批通过的资产归还流程作处理，确定归还的记录。维修查询：可处理用户发起的维修申请，对维修情况作记录。

变更管理：为了规范和加强资产管理，合理配置和有效利用企业资产，企业需要对其所占有、使用的固定资产进行产权转让或注销产权等行为。在此模块可处理用户发起的变更申请流程。

处置管理：可对用户发起的资产处置申请进行管理，确认资产的处置。仓库管理：可设置资产的仓库及资产使用的部门。

字段管理：可设置登记资产的一些字段信息，便于检索。

四、用品管理：

领用管理：进入此模块可查看所辖范围内的用品领用记录，根据情况可处理多领用品及归还的情况。

用品登记：在此模块可对用品作入库登记。用品管理：以查看到每个用品的详细信息，可以通过查询条件查找不同仓库的用品，点击用品的名称，可以查看该用品的历次出入库、领用记录、领用数量等详细记录。

仓库管理：办公用品一般都存放在指定的仓库中，仓库管理可以在平台中建立仓库资料，使其与实际仓库对应起来。

用品大类：为了方便管理，我们通常对办公用品进行分类管理，在此模块可对用品进行分类。

用品领用查询：通过提取查询字段可以查看自己所有的用品领用申请记录以及申请的审核状态。

五、图书管理：

可以实现图书的入库、查阅、借阅、归还过程的自动化管理模块。图书管理：可对图书的入库情况进行登记。

归还管理：可以查看已借图书和还书单，根据实际情况办理图书归还以及对图书催还。

借阅管理：员工在提交借阅申请后，图书管理员会收到借书单，根据所借书目办理借阅工作。

仓库管理：可对图书的仓库进行设置，设定图书的使用范围、归还天数等。图书借阅：用户可在此发起图书借阅流程，根据图书库存情况借阅图书。图书归还：可对到期图书进行归还或者续借。

图书查询：此模块可查看权限范围内所有图书的信息及图书的借阅情况。

人 力 资 源

一、人事档案：

人事档案模块可以帮助你精确了解员工的各种档案信息，即时、详细地记录员工在企业内部的变动和发展轨迹。

在职管理：可在此添加员工对应的用户信息。离职管理：记录公司离职人员信息。

异动管理：如果公司员工发生变动，例如转正、调动、离职等，相关人员提交申请后，人事主管可以通过此模块处理申请并进行处理。

档案维护：用于对公司员工的档案信息进行管理。

档案统计：用于对员工信息的分类查询和统计，能够实现简单统计、二维统计、复杂统计，以及员工花名册、人员变动汇总表及其它报表的打印。

档案设置：通过此模块可以自定义设置人员档案信息的字段。定岗定编：可对各部门、各岗位的人员进行人员编制的限制。

二、招聘管理：

招聘计划查询：各部门在提交用人申请之后，人事主管可在此模块查看用人审批的状态及用人情况的说明。

招聘计划管理：对招聘计划进行管理，修改完善确保计划的时效性。简历管理：可存入人才的简历信息，根据需求管理有用的人员简历。

招聘统计：招聘统计可以对招聘计划，面试情况，录用情况等进行统计、咨询。招聘设置：可对招聘模板，oa账户分配管理员进行设置。

三、合同管理：

合同新签：通过此模块可将合同各项数据录入平台中，以便合同到期或者需要修改时平台自动提醒，及时进行更新，高效、及时地对合同中的各项数据进行维护。

合同操作：在合同到期系统发出预警或者由于企业人员的流动和相关法规的变更时，已经签订的合同也需要实时地进行解除或变更。在“合同操作”中，人事主管可以对合同进行变更、续签、解除和终止的操作。

合同管理：通过合同管理，我们可以查看某个合同的内容，并且需要对合同进行修改和删除。

合同台账：通过生成不同的合同台帐，可以根据合同状态及条件查询合同。合同设置：用于合同设置。

合同报警：通过此模块可设置对合同变动情况的提前预警。

四、考勤管理：

考勤管理：可对员工的出差、外出、排班等信息进行管理。考勤更正：对记录错误的员工考勤情况进行更正。

申诉处理：员工对自己的考勤记录与实际不符，或因特殊情况无法正常考勤的，可以通过此模块进行考勤申诉。

考勤设置：通过这一模块可以实现对考勤相关工作的设置，如班次、节假日等。

五、工资管理：

工资管理：可管理查看所辖范围内的所有员工工资情况。工资核算：对员工工资作初始设置和日常管理等。帐套设置：通过设置的工账套计算员工的工资。

六、培训管理：

培训管理：可设置培训的类别、培训资料、组织员工培训等。题库管理：进入可设置题库类别、题库类型等。试卷管理：可根据情况组织设置试卷。

成绩管理：可对参加在线考试者进行试卷评分、成绩管理、成绩统计等。

项 目 管 理

一、新建项目：

对承揽的工程项目进行立项并记录项目有关信息。

二、项目工作室：

项目组成员通过此模块对项目执行情况进行沟通、汇报。

三、综合管理：

对成本，质检等相关内容的进行监控管理。

四、领导查询：

领导了解企业超支项目、滞后项目、不合格项目、筹备中的项目、变动过的项目等，并且可以设置自己关注的项目，便于领导宏观掌握企业项目的整体状况。

五、项目维护：

对项目变更、中止等相关情况进行管理。

六、项目系统管理：

对项目系统模块相关模版权限等进行设置。

业 务 管 理

一、市场经营部：

用于市场经营部立项，修改业务统计项目的模块

项目立项：市场经营部普通账户（除经理以外）对工程项目进行立项。待办工作：市场经营部普通账户（除经理以外）对项目做后续跟踪。待批工作：市场经营部经理审批模块。

二、计划财务部：

用于计划财务部相关模块修改业务的模块

待办工作：计划财务部普通账户（除经理以外）可对已立项目进行跟踪。待批工作：计划财务部经理审批模块。

三、工程监理部：

用于统计修改工程监理部的项目状态的模块

待办工作：工程监理部普通账户（除经理以外）可对已立项目进行跟踪。待批工作：工程监理部经理审批模块。

四、业务查询：

查询工程项目有关信息。

系 统 管 理

OA功能 第3篇

“小OA”主要面向电子公文、工作流协同等以行政办公为中心的业务,随着业务不断发展而成的“大OA”则面向界面集成、身份集成、工作流集成、业务集成、数据集成,实际上是打造全集团的内部信息管理门户,以更好地服务于内部行政办公、人力资源、财务、物资资产、工程项目、广告经营管理、收视率分析、自办节目、影视剧节目、版权法务、技术资源管理等多业务的无缝对接,消除信息孤岛，整合资源。从“小OA”到“大OA”的演进,是一个从单项具体的业务内容发展为总体平台的过程,涉及到深圳广电集团内部管理信息化的业务发展过程和技术架构特点,具有一定的行业借鉴意义。

一 “小OA”面向的业务及其技术实践

所谓“小OA”,其实就是专指行政办公管理业务系统,所处理的业务简单来说就是:“办文、办事、办会”,以电子公文流转、工作流协同为中心。

纯粹从业务意义上来看,办文、办事、办会既有区别,又有联系。对于小微企业,可能不太会有建设OA系统的强烈需求,人和人之间的协同工作直接安排就可以了。但是对于较大规模企业组织,人员众多、事务多样、地域分布广泛,如何在很多人群间,很长的时间范围内、很大跨度的地域空间里去高效地协同推进一项事务,这就是“小OA”系统能有效解决的问题。以一项电子办文去推进一项事务,通过计算机网络的拓展可以不受地域的限制,将电子文件流转到不同环节的岗位人员那里,促使各环节人员加速办理各项事务,并将当前办理情况、办理人意见填写到公文表单中,使关联环节之间能互相查阅,再陆续发送到后续各个环节,直到事项彻底办结。在这样的过程中,电子文件不停地流转,事项得到有效的推进,全程可提醒、可预警、可交流互动、可监控、可统计。

在这些方面,深圳广电所面向的业务与广电传媒同行以及其他行业如金融业、制造业相比,并无本质区别,但在具体的业务设计与实践上也会显示出自身的一些特点。

1.办文

办文，主要是公文审批流转业务的电子化、信息化,这是“小OA”的核心业务。从深圳广电的实践经验来看,可以有两个角度来分析该业务的技术实现:一是从公文类型的角度,可分为:收文、发文、日常请示报告、催办督办等几大类;二是从功能处理环节的角度,可分为:起草、待办和已办、待阅和已阅、查询统计、代理授权、归档案库、归知识库等各环节。

2.办事

在深圳广电的业务和技术实践中,对“办事”的概念有两类解读:

一类是从工作流的角度来看,“办事”可以理解为是另一类的特殊的“办文”,可定义为“事务工作流”,以和收文、发文、日常请示报告这些比较有问责效力的文件相区别,比较具有广电业务意义的事务工作流主要包括：节目经费预算审批表、频道节目编排单审批表、宣传提示单、采访通知单、视音频节目资料借用单、视音频空白带申请单、视音频资料购买申请表等。比较具备普适管理意义的事务工作流包括:财务费用报销申请、内部记账单、对账单、用车申请、会议申请、请休假申请、入职通知、离职(退休)通知、退休及工作交接通知等等。这些工作流可以随着业务需求的发展而不断增加,可扩展到企业运营管理的各个层面。在技术实现层面上,一般会为每一项事务开发一个表单及工作流。

另一类就是很多专项业务管理系统,从深圳广电近几年的业务实践来看,很多专项业务系统是从“小OA”系统中的一项事务工作流程表单开始的,某项单一的工作流程表单激发了业务部门对相关业务进一步精细化、规范化、全流程管理的需求,推进了后续很多业务系统的建设,比如深圳广电近年来建设的自办节目经费管理系统、影视剧节目购销系统、人力绩效系统、基建工程项目管理系统,这些业务系统的推进分别得益于小OA系统里的“节目经费预算审批表”、“影视剧节目引进审批表”等事务审批的不断激发,同时,这些专项业务系统的建设也客观上推动了“小OA”发展成为大OA综合信息门户平台。

3.办会

办会,也就是会议管理,主要是对一些重要决策会议进行会前、会中、会后的全流程信息化管理,深圳广电目前大部分重要决策会议都通过该业务模块进行,作用非常大,有助于提升决策效率和决策质量,主要业务功能包括:

●会前的议题登记:由办会人员在会前对所有议题材料进行电子化登记和整理,议题的文件材料既可以来自于办会人员电脑上的文档,也可以与现有的OA电子公文体系直接关联,很多材料实际上是直接引用于电子公文,每一个议题都可设置权限,只有被授权的人员才能查阅相关会议以及议题材料。

●会议过程中的在线查阅和投票决议:办会人员登记整理好会议的所有议题材料后,到开会现场,所有参会人员和列席汇报人员都可以通过笔记本电脑等移动设备查阅本次会议议题资料,不再需要打印大量的纸质材料,实现会议的无纸化和电子化查阅。同时为所有议题提供电子化的投票表决功能,有利于提升效率。

●会后的纪要公布和信息关联:在会议开完后,可制作并发布会议纪要的电子公文,发送给所有授权查阅的人员,并可将该会议纪要的电子公文与会议关联,这样,所有被纳入此体系管理的会议的各项议题、纪要等内容就全部被结构化,可通过信息化手段来查阅。

上述办文,办事、办会三大业务功能,在“小OA”体系中,还是以工作流协同为中心,在落地成具体的系统功能时,各类公文或事务常常表现为系统中的一个固定格式的电子表单,而各个功能处理环节则表现为一个电子表单在不同环节人员之间的具体流转过程。从便于用户使用的角度来看,公文流转应该要类似于在全单位范围内发一个“固定格式的电子邮件”,流程控制体现为:当前办理环节可以发送的人员范围,以及在接收环节,谁可以作为流程的接口人,主要是控制电子公文流程相对一个业务部门的出口和入口。一个好的“小OA系统”需要提供一个工作流和表单自定义开发平台,专业用户可以进行自定义开发或修改,以满足单位内部不断发展的业务需求。并且,随着业务的发展,会对此类工作流平台会提出更高的要求,需要与很多其他的专项业务体系的流程进行交互集成和统一管理,这样,“小OA”就需要升级成一个流程和信息的统一管理集成平台,这就是从小OA自然发展到大OA的演进过程。

二“大OA”面向的业务及其技术实践

深圳广电集团“大OA”门户系统是一个信息集成平台,其总体架构概括来说就是:“面向内部经营管理的各大专项业务领域,两翼、三层、八中心”,总体架构如图2所示。

“各大专项业务领域”:是大OA信息门户主要服务的对象,经过多年来的信息化建设实践,深圳广电已初步形成了11大专项业务领域的信息管理系统,分别是:行政办公、人力资源、财务管理、资产管理、工程项目、广告经营管理、收视率、自办节目、影视剧节目购销、版权法务、技术资源。

“两翼”:“标准规范”与“信息安全”,这两个问题都不仅仅是技术问题,更涉及管理规范,是OA门户乃至整个信息化建设中都必须重点关注的问题。

“三层”:分别是基础设施层、系统平台层、业务应用层,对应于云计算IaaS、PaaS、SaaS的三个层次。从深圳广电的内部实践来说,主要是构建一个高度灵活、资源集中化的私有云平台,支撑各项业务的高效运行和发展。

“八中心”:是从大OA门户的功能框架角度总结归纳的八大功能集,分别是界面内容中心、身份管理中心、工作流管理中心、业务中心、文档中心、交流中心、数据智能分析中心,移动适配中心,这也是本文所要重点探讨的内容。

1.统一界面内容中心

统一界面内容中心是内部信息门户的界面展示和Web内容发布管理的功能集的聚类,是站在内部门户的角度来梳理整个单位的信息内容,并负责界面展示。主要解决以下三个问题:

●分类梳理所有内部的信息内容,包括行政办公、经营管理等各个业务领域的结构化和非结构化的信息,在统一的门户界面中进行集成:

●面向单位内部的节目、技术、行政、经营等不同的业务人群定制个性化的界面,推送不同的内容模块;

●建立统一的Web内容管理体系,提供多类模板,对文字、图片、音频、视频等各类内容进行统一发布管理。

这些功能属于门户(Portal)和内容管理系统(CMS)体系的内容,在具体开发实现的时候,主要有以下三个选择:

●由项目开发公司完全定制开发:这种模式也许在初次购买时的成本不高,但在后续运维和升级时会有额外的成本投入,并且在技术上相对封闭,质量难以保证,容易受到项目开发公司自身发展的影响;

●选择成熟的商业产品进行二次开发:如IBM WebSphere Portal平台、Oracle Weblogic平台、Microsoft Sharepoint平台,这种模式需要这些平台软件的额外采购成本,初次投入成本较高。好处是因为IBM、Oracle、微软这些厂商在IT业界的长期发展地位而较容易得到持续稳定的技术支持和质量保证;

●选择开源的CMS和Portal平台:在开源的CMS方面包括Drupal、Joomla、Word press,国内的织梦、帝国等,开源的门户Portal方面有JetSpeed2、Liferay等,这种模式的平台软件采购费用非常低,技术上具有很大的开放性,但在质量上难以保障,需要自身技术团队具备较强的技术操控和资源整合能力。

●深圳广电集团目前选用了IBM公司的WebSphere Portal平台作为主要解决方案,但也一直在研究替换成开源平台或国内商业平台的可能性。

2. 统一身份管理中心

统一身份安全管理中心,所面向的业务概括来说就是4A:是对用户账号(Account)、认证(Authentication)、授权(Authorization)、审计(Audit)的统一管理,具体的业务功能内容包括:

●门户系统与众多不同的业务系统的单点登录;

●所有与门户系统集成的各项业务系统的用户账号、密码和各项身份属性信息的统一同步;

●人员岗位变动、入职、离职停用等信息在多个业务系统间的同步;

●所有业务系统的组织架构的同步:

●门户以及各个业务系统里的权限组信息的统一梳理以及对应的权限控制;

●记录用户登录系统、使用系统的IP地址、操作行为等信息,用作审计。

实现这些功能,也一样有定制开发、成熟的商业软件产品、开源系统这三种选择,主要的优缺点与前文所述基本一致,这里主要讨论成熟的商业软件产品和开源系统都有哪些,以及深圳广电的一些技术实践。

成熟的商业软件平台包括有:IBM公司的Tivoli Access Manager (单点登录、反向代理)、Tivoli Identity Manager(身份同步)、Tivoli Directory Server(目录服务器)综合套件,可与其门户产品无缝集成;Oracle公司的Identity Management Solutions;CA公司的Governance Minder、Identity Minder。这些商业软件虽然各不相同.但面向的问题是类似的,基本都包括访问管理、身份治理,目录服务三大板块。除了上述国际知名品牌的商业软件产品外,近年来国内也有很多安全类、软件类公司提供了类似的产品级的解决方案。

开源系统:主要有CAS、OpenSSO、JOSSO、SAML等。

深圳广电当前主要选用IBM的解决方案,在技术实践中，单点登录、密码以及用户身份属性信息的统一修改同步等功能都早已很好地实现,而在组织架构、用户权限组这些身份信息的统一管理方面,则面临两个选择:统一集中管控和分布式同步。

●统一集中管控的方式:主要是将用户、密码、组织架构、用户权限组这些信息在如IBM的TAM/TIM/TDS这样的身份平台中统一集中管理,各个需要管控的业务系统原则上不再存储这些信息,都是直接从统一身份平台中读取使用;

●分布式同步的方式:统一身份管理平台和被管控的各个业务系统都完整地存储用户、密码、组织架构、身份权限组等信息,各个业务系统都以统一身份管理平台为中心来同步各项信息。

深圳广电目前的技术实践主要还是采取分步式同步的方式,上述两种方式各有优缺点,没有完美,只能平衡,在实际的开发运行中,更有可能的是一种混合模式,即部分系统采取集中管控模式,部分系统采取分布式同步的模式,统一身份管理平台能兼容这两种模式。

3. 统一工作流管理中心

统一工作流管理中心,主要面向各类专项业务系统的不同工作流的统一待办、统一经办、统一监控、统一查询统计的问题。这些问题来自于各专项系统一般都会有自己的专项工作流审批的需求,也相应地会有自己的工作流模块,这样一来,如果不进行合适的集中处理,各级人员就需要进入每一个专业系统界面里进行各自的专项审批,会让用户不堪其扰,因此需要进行适当的集成来满足用户统一便捷操作的需求。

在深圳广电的技术实践中,主要有以下几个方法来解决统一待办、统一经办等工作流集成问题:

(1)界面集成

各个专项系统里的待办、经办等工作流通过在门户上进行合适的界面设计来集成在一起,不发生实际的数据融合,比较常见的包括:

●“Tab页签”的形式:为每一个不同的业务建立一个专门的页面,然后把它们以“Tab页签”的形式封装在一个功能窗口中;

●“专项窗口”的形式,在门户页面上为每一个不同的业务建立一个专门的“审批窗口”。

无论是“Tab页签”,还是“专项窗口”,其中封装的页面可以有“标题列表式”和“概要总览式”两种展现方式:

●“标题列表式”;在专项窗口中以公文标题列表的形式按时间排序罗列出当前待办的前几项,公文列表一般可包含以下几个基本信息:公文类型、公文标题、发送人、发送日期,公文标题为可点链接,点击后可直接进入详细的公文处理页面;

●“概要总览式”:在首页上不展示详细内容,而只是给出类似于“您有多少个待办公文、多少个待阅邮件、多少个待办业务等等”,其中的数字项均为链接,点击链接进入到如“标题列表式”的二级页面。

(2)消息集成、数据集成

以消息集成、数据集成的机制,把要集成的各项系统的工作项进行统一排序呈现,这种方式要求建立统一的工作流集成标准,比如就“统一待办”而言,要求各项系统以统一的格式提供工作流标题、发送时间、发送者、发送部门、工作流表单打开链接等信息,再以消息或服务的形式集中到门户中进行统一排序和呈现,呈现的形式仍然不外乎上文所述的“标题列表式”、“概要总览式”等几种形式。如果出现性能问题的话,还需考虑将消息信息集中存储到一个数据表中,以便于统一排序,其中需要考虑的技术因素较多,但原理不外乎如此。

(3)采用统一的BPM平台集成

这种方式需要选择一个适配性很好的BPM业务流程管理平台,能够将各类专项系统的工作流程统一由这个BPM平台来开发实现,这种模式本身也是一个工作流、业务流集成的过程,其中也会用到上述的界面集成、消息集成、数据集成的方法,好处是:一旦实现,各项系统的工作流自然就是统一的;缺点是:对于后开发的业务系统作此要求需要对不同开发商进行协调,而对于之前已有的应用,兼容开发难度较大,并且,对于SAP、金蝶、用友这样本身就是产品型、平台型的业务软件,要求对其业务功能进行修改、甚至不用它自身的工作流引擎,而改用第三方的BPM平台,需要有大量的集成工作,开发成本较高。

上述三种方式各有优缺点,并不矛盾,它们互相补充、协同运作,是同一类问题在解决过程中的不断衍进。

就工作流和BPM平台的商业软件产品和开源方案的选型来说:在商业软件产品方面,国内外各类品牌选择非常多。国内包括从OA系统开始介入的京华、蓝凌、泛微等公司,还有炎黄盈动、奥哲这些一直专注在BPM上的厂商;国际品牌方面,IBM、Oracle、SAP也都有自己的BPM产品平台,还有K2、Ultimus等专业公司:在开源平台方面,应用较多的有JBPM、Activiti等。

4. 统一业务中心

统一业务中心的需求来源于越来越多的专项业务系统之间需要交互,工作流的集成也可以理解为是其中的一种,但不是全部,除了工作流集成之外,在深圳广电的技术实践中,比较常见的业务集成需求场景还包括:

●在节目生产经营管理系统中集成播出系统的频道播后编排单信息、广告系统中的栏目广告收入信息、收视率系统中的栏目收视数据,并且,可将节目的经费报销业务与财务管理系统联通,最终实现节目立项、预算审批、采购执行、报销结算、制作、播出、收视等全流程的贯通,可以为各级人员提供更加精细、实时的节目栏目投入产出信息;

●从影视剧节目购销管理系统中将节目栏目编码等信息传到电视剧缩编系统中,实现影视剧节目从购销环节到缩编上载播出环节的贯通;

●行政办公系统(小OA)中的通用报销业务与财务管理系统的业务联通:

●站在财务大共享管理的角度,实现全单位各项业务的预算、结算、核算的大集成管理,实现财务价值链的全流程整合;

●从合同法务管理的角度,把广告经营管理、自办节目、影视剧节目、技术、基建工程等各个专项业务的合同管理集成起来，实现各类购销合同的统一管理。

这些业务集成主题,广泛涉及到深圳广电业务运营的各个层面。当各类业务之间的集成需求越来越多的时候,会形成各个专项业务系统之间的多点对多点的业务连接,类似于一个网状互联模型,极为复杂,客观上需要建立像企业服务总线(Enterprise Service Bus,ESB)这样的集成总线架构,来简化多个系统之间的业务互联。可以将ESB及其关联的各个业务系统之间的集成接口服务称为统一业务中心。

虽然统一业务中心起源于越来越多的不同应用之间的交互,但随着各个专项业务系统自身不同业务模块的不断的紧内聚和松耦合的设计和落地,企业里的整个应用架构,将好似积木的切割与组合一样,每个专项业务系统都成为一个或者好多个模块,各个模块可独立完成自己的业务功能,而在业务需要的时候,也能互相通过消息、数据的集成交互而共同完成一个业务组合,形成一个大业务总线下的不同业务集合。

另一个方面,从最终用户体验来看,统一业务中心会类似于一个AppStore应用集成发布平台,其上放置有企业内部经营管理有关的各类业务应用、信息资源,用户在权限许可的情况下,可通过大OA门户平台自行下载配置使用。

在深圳广电的技术实践中,目前还没有选用一个统一的业务集成平台产品,事实上也很难有一个像这样的平台类产品,无论ESB,还是BPM,它们虽然可以是构成统一业务中心的关键组件,但毕竟还只是一个平台工具,需要有更加具体落地的业务功能组件,这主要还是通过定制开发来实现,只是需要确保在各项业务的开发过程中,遵循总体架构约定的标准和规范。

5. 统一数据智能分析中心

统一数据智能分析中心往小理解可以是一个统一报表分析系统,比如国内流行的如意报表.往大了理解可以是一套BI (Business Intelligence)数据分析平台,主要是面向多业务不同数据源的集成查询、统计分析的需求,与工作流集成、业务集成的需求起源类似,当广电传媒单位里的行政、人事、财务、广告、收视率、节目等各类专项业务系统越来越多的时候,对于中、高层领导,需要有一个集中的界面,可以对有权限的各类数据信息进行关联整合分析,比如节目的投入产出比分析需求就是要分析各频道、栏目在一个月或者一个季度里的总投入、总产出、平均收视收听点成本、点收入,此类分析,需要对财务、广告、收视率、节目栏目等多个专项系统里的数据进行抽取整合分析。

对于大OA门户系统而言,需要具备这种数据集成分析能力,只有这样.对于越来越多的需要集成到门户里的专项业务系统,可以根据实际需求对各项数据进行抽取、集中和分析,并将分析结果以生动形象的各类图表的方式集成到有权限的用户的门户界面中,就像飞机驾驶舱里的各类图表仪器对当前飞行状态的显示和预警一样,信息管理层面上,一样可以提供一个类似的用于管理决策分析的驾驶舱,显示企业内部运行的各项关键指标和预警,使各级人员对于关键业务信息的获取更加高效快捷。同时对下层的面向业务处理的专项系统,也会促进其业务运行更加规范。

此类系统的投入,在过去常常非常昂贵,业内常用的解决方案包括Oracle的hyperion,IBM的Cognos、SAP的Business One、微软的Office+SQL Server的方案。但近一两年来,也有很多新的性价比较高的平台方案可供选择,比如QlikView、Tableau等,也有很多国内的专业厂商提供非常多的行业级别的产品方案。

6. 统一文档中心

从文档的角度看,工作流所驱动的数据表单也是一种文档,如前文提到过的小OA系统中已经电子化的各类收文、发文、日常请示报告以及相关附件,也都是文档。另一种就是纯粹的如文档、表格、图片等各类非结构化的文档资料。

统一文档中心的业务功能原型就是文档资料库,这种文档资料库在界面上类似一个树形的目录库,用户可上载文件资料作为附件,并可对该文件进行主题词、摘要等各类描述,开发得较完善的还会进一步提供将业务应用系统中的各类表单、工作流进行归入该资料库的目录体系的功能,支持个人用户目录的自定义,支持权限控制。

在信息化的深入实践中,会出现每一个业务应用系统都会自带一套文档资料库、彼此之间还不能交互的情况,而业务需求又需要它们能够融合。这也是内部信息门户系统常常要面对的一个重要问题,解决思路主要有两种,“集中式”和“分布式”,“集中式”是先选定一个文档资料管理平台作为统一的中心,结合业务需求,让所有其他的业务系统都直接调用它,以这个文档资料管理平台作为一个唯一的文档资料载体;“分布式同步”的方式允许不同的业务系统使用自己的文档资料库,然后再对不同的文档资料库进行数据和界面集成。这两种方式殊途同归,都是要为企业信息化体系建立起文档资料的统一管理架构,便于信息资源共享和用户使用。

可以参考的技术实例包括:百度文库.Wiki百科知识库,微软Sharepoint文档管理模块。

7. 统一交流中心

统一交流中心,可以理解为门户系统里加强用户之间交流的一套工具集,包括,电子邮件、即时通讯、短信、通讯录、BBS论坛、甚至博客、微博微信等各类工具。与互联网目前已经提供了很多的此类功能所不同的是,企业内部信息门户,特别需要考虑这些功能的融合性,即需要将即时通讯、短信、通讯录、BBS论坛等功能与门户系统中的业务应用功能进行融合,几个比较关键的、也会提升整个系统易用性的融合点包括;

●即时通讯与通讯录,工作流表单的功能融合:可以在通讯录或电子审批表单中的每个人员记录条目下,加入用户的即时通讯的功能入口和在线状态感知功能,直接点击即可展开与目标用户的交流。

●即时通讯与VoIP的融合:让内部的即时通讯工具与VoIP电话、传统PSTN电话进行集成,进一步加强各类通讯手段的融合使用。

●门户界面与即时通讯、电子邮件的融合:用户在OA门户首页中就可以直接查阅来自于即时通讯、电子邮件系统的待阅数量等相关信息。

●业务应用互动功能与短信、即时通讯的融合:可在电子审批环节中,加入短信提醒、即时通讯提醒功能,方便快捷地通知到流程发送的下一环节人员尽快办理,提升工作效率。

8. 统一移动适配中心

移动化,是目前所有专项业务系统、门户系统建设必须考虑的问题,一个最基本的原则应是,对于所有业务,都应该同时开发面向IOS、Android的移动版本,通常的传统的B/S架构开发出来的成果,可以认为主要是面向传统PC设备的。在无线技术、移动互联网、智能终端飞速发展的今天,传统的Windows系统可能只占到用户应用场景的一半,用户越来越需要通过iPad、iPhone、Android智能手机、甚至智能电视来访问企业内部的信息门户系统。

针对企业应用系统移动化的解决方案主要有三种,我们将其统一的定义为“移动APP适配中心”。

直接开发门户的移动APP:直接面向苹果IOS、谷歌Android系统开发门户框架的APP,通过引入一些如IBM Worklight或者PhoneGap这样的移动化开发及运行管理平台,将各个专项业务系统的功能完全按照移动终端适宜的界面和操作方式进行重新开发适配,好处是开发后的功能体验非常好,但需要付出一定的成本。

兼容移动浏览器开发:采用包括HTML5响应式设计在内的各项技术开发一个纯粹的兼容多操作系统平台多浏览器的零客户端的B/S版。

通过Citrix、SSL-VPN等系统建立移动镜像发布平台:这是一种快速切入的方法,通过Citrix、SSL-VPN本身自带的面向主流移动平台的镜像发布功能,直接让业务系统在移动端好像使用远程桌面那样来使用应用系统。好处是成本低,只有设备购买成本,几乎没有开发成本,缺点是用户操作体验不是太好,但能满足一般的远程移动办公要求。

深圳广电几年前就已经建立了Citrix、SSIL-VPN这样的移动镜像发布平台,目前也已初步建立起门户的移动APP。

三总结

OA系统功能直抵企业管理核心 第4篇

企业管理的核心是人，目的是效率，而协同OA正是将企业所有员工的基础管理工作凝聚到一套系统中，从而加强沟通与联系，方便交流与互动，实现工作效率的大幅提升，恰好符合企业管理的核心思想。以下是九思OA在提升企业整体效率方面的七大表现：

1、规范审批业务 提高审批效率

九思OA协同办公系统全面规范企业基础管理流程，如对业务单据、审批流程、审批权限、审批时间、审批意见、流程使用范围、审批委办、审批转办、历史审批查看等进行规范，来帮助企业实现制度的行为落地。

通过将纸质的审批单据电子化和模版化、将人工审批流程、业务催办督办网络化和自动化，实现网络办公和移动办公，从而全面提升业务审批效率，帮助企业优化工作岗位、减少人员投入、单位时间内的审批效率提高300%。

2、实现高效协作和沟通

九思OA协同办公系统通过部署各种信息化的沟通工具，如即时消息、邮件、协同工作、论坛、通知、公告、关联人员等，帮助企业管理者和员工之间及时的做更多、更广泛、更有效的沟通和协作。

3、提供快捷的知识储存于调取通道

通过九思OA协同办公系统的知识管理模块，实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新，实现群众智慧的激发、单位大量无形知识资产的积累，方便员工快速查找到自己需要的文档、资料，提升知识的开发和利用效率。

4、快捷的信息发布

通过九思OA协同办公系统模块中的通知、公告、论坛、问卷等工具，将经营中每天产生的大量信息，如奖罚通报、人事公告、组织调整、产品发布、政策新闻、制度变更、等分门别类的、及时性的传达给相关部门、相关员工。并且通过九思九思OA协同办公系统的消息引擎，实现人与系统之间的信息互动，及时将系统中的信息变更、待办工作等进行在线提醒。

5、工作任务有迹可查，避免消极怠工和扯皮推诿

通过九思OA协同办公系统的计划管理模块，让员工把精力投放到重要事项中去，按照不定期计划、月计划、周计划、日程；月总结、不定期总结、月总结、周总结、日志等安排个人工作、管理下属工作、检查和考评下属工作。

6、打造信息化门户和集成平台

九思OA协同办公系统是其他系统进行集成的中心平台，打破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛，实现信息在不同系统间的推送、共享和调用。

OA功能 第5篇

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OA功能 第6篇

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中国OA行业系列推荐活动 第8篇

★0A年度人物推荐

对工作在OA行业领域,奋战在OA市场第一线,为OA事业发展做出杰出贡献的政府机构领导、企业及经销商负责人、职业经理人、OA应用系统负责人,在各方广泛推荐的基础上,经认真评定,推荐出业内中国OA年度人物。

★0A创新企业和优秀企业推荐

对在中国OA市场业绩领先,有广泛的OA产品和应用系统用户群,得到业内公认的主流领军厂商,按硬件、软件、耗材、应用系统厂商分类推荐出中国OA创新和优秀企业。

★0A渠道企业推荐

在进行市场调查、掌握第一手资料的基础上,对活跃在中国各地市场,深受厂商和用户好评的国内外知名OA经销商进行深入了解,按所在区域推荐出中国OA渠道企业。

★0A优秀产品推荐

在OA市场上选取国内外知名厂商主流OA产品,开展产品试用评测,结合抽样调查及用户反馈,按产品分类推荐出中国OA优秀产品。

★0A采购招标先进单位推荐

为协助0A行业厂商、经销商大力拓展产品市场,帮助0A产品供需双方沟通合作,在多年的采购招标单位中,经认真评定,推荐出中国0A采购招标先进单位。

★0A应用成功案例推荐

在国内各方推荐的OA应用案例中,经广泛征求各方意见,评定推荐中国OA应用成功案例。

与此同时,对本届推荐活动中产生的OA厂商与产品,与相关单位合作,积极推荐其参加ISO系列国际标准、中国驰名商标、国家免检产品、国家环保产品、中国名牌及各省市名牌产品的推荐认证活动。

中国学术期刊OA出版 第9篇

近年, OA理念迅速普及。2013年发布的相关数据显示, 全球OA论文出版数量占论文出版总数的比例逐年提高, 由2007年的5%上升到2013年的13%, 预计到2016年将达到22%。OA出版也是近几年出版研究热点。吕小东等利用文献计量学方法分析了社会科学引文索引 (Social Science Citation Index, SSCI) 收录的3种期刊学、编辑学和出版类期刊 (Serials Review, Learned Publishing, Journal of Scholarly Publishing) 2008年1月1日年至2012年12月31日5年间发表的所有文献, 发现了5大前沿研究, 其中就包括机构存储与出版、开放获取。

国内的OA研究相比国外起步要晚2~3年, 主要集中在开放获取概念、发展和图书馆等基础性研究, 少量文献对开放获取进行过探索或实验性研究, 而国外则更加关注开放获取自身优势以及开放获取动态发展过程等实验性研究。本文主要分析学术期刊OA出版中科研人员、出版机构、图书馆、中间代理商以及科研机构面临的问题及OA出版对上述主体的影响。

1 科研工作者

科研工作者既是科研成果的创造者 (作者) 也是使用者 (读者) 。一方面作为创造者, 论文能否被同行阅读、认可、引用影响着科研人员的学术地位, 基金申请、职称评定等利益;另一方面, 作为使用者, 科研人员需要获取更多的学术资源, 了解行业的前沿动态。OA出版提倡学术成果的免费传播, 可帮助科研人员实现展示科研成果和获取学术资源的双重目标。

然而, 2013年吕小东等人的研究表明, 目前学术界, 尤其是读者和作者对开放获取的认知和认可还有待观察。那么了解OA出版的科研人员对OA发表的意愿如何呢?李麟的调查显示, 68.8%的调查对象愿意以开放获取的方式发表文章, 30.5%不愿意。影响OA发表意愿的因素主要有期刊传播范围、速度, 影响因子, 出版费用、学术质量以及OA期刊是否被本机构考核评价体系认可。国外的相关研究也表明, 开放获取因素并不是作者是否选择发表论文的决定性因素, 影响因子、期刊知名度、声誉以及期刊质量和专家评议过程的速度, 是决定论文是否发表的重要因素。科研人员是否愿意在OA期刊发表文章还与合著者态度、发表时滞等其他因素有关。

由此可见, 要促进学术期刊OA出版, 应让更多科研人员知晓和接受这种出版模式;不管期刊是否开放获取, 决定科研人员发表论文的核心因素仍然是期刊的质量、影响因子和声誉等。

2 出版机构

OA出版对传统出版机构的冲击是纸质发行量减少, 发行收入下降, 版权转移, 积极的影响则主要是纸质印刷成本下降和提高期刊显示度, 增加潜在被引频次。

2.1 发行收入下降

实现OA出版后, 随着读者和机构订阅量下降, 不可避免会导致发行收入减少, 这对依靠订阅收入为主要来源的出版社是个极大的冲击。

不过, 与国外商业化出版集团不同, 我国学术期刊大部分由高校、科研机构或学术团体主办, 市场化、产业化程度较低;收入来源主要是主办单位财政拨款, 协作单位赞助、向作者收取版面费、评审费等, 商业发行占收入来源的份额很小。例如高校学报纸质版几乎全部都用来赠阅作者, 少量用于寄送数据库, 赠阅合作单位、兄弟学报, 以及图书馆馆藏, 很少有个人订户, 发行订阅收入几乎为零。

2.2 扩大期刊显示度

OA出版可大大提高期刊论文的显示度。研究表明在同一个时间段内, 同种期刊的开放获取论文要比非开放获取论文的引用率高2~4倍, 在某一学科领域中, 随机选取的开放获取期刊论文相比非开放获取期刊论文的被引频次要高出3倍左右。也有人提出开放获取期刊引文数量的增加并非完全由网络可见性与免费获取性所引起, 比如在线出版的OA期刊论文时间通常要早于印刷版出版时间, 读者可进行早期浏览等。

方红玲对比分析了《中国科技期刊研究》2007~2011年间OA网站 (该刊自建的独立网站) 以及商业网站 (中国知网) 的下载量和被引频次, 发现OA网站论文的篇均下载量 (622.88±568.03) , 和高下载量论文的篇均下载量 (1001.95±1173.88) 都远高于商业网站对应的下载量 (32.89±30.67) 和 (78.20±40.08) , 吴岩等人对《金属学报》的数据统计也发现开放获取大大增加了刊物网站的访问量和全文浏览量。这证明OA出版确实有扩大显示度和快速传播文献的优势。

相比自建OA网站, 加入大型开放获取平台这种增加可能还更加明显。例如:英文期刊Asian Pacific Journal of Tropical Biomedicine (ISSN:2221-1691, CODEN:APJTC7) 被Pub Med Centre (PMC) 收录后访问量明显增加。从2013年4月8日~2014年5月10日, 该刊在PMC网站上传了35期共557篇论文, 产生443 780条访问记录 (包括HTML full text, article PDF和other pages) 。其中, 排名前3位的文章2013年4月8日~2014年1月11日分别获得了24 693, 15 585, 和6 629次访问 (包括Full text requests和PDF requests) 。2014年1月1日~5月10, 单日访问IP地址个数最多为1 542个 (相同IP地址不重复计算) 最低676个;意味着在此期间平均每天有约1 017个不同IP地址访问该刊在PMC的页面。

2.3 增加潜在被引频次

方红玲进一步分析了下载量与被引频次的关系, 发现2007~2011各年度《中国科技期刊研究》OA网站论文高下载量与被引频次并不相关, 相对而言, 被引频次与商业网站论文的下载量相关性较强[8], 这与国外的研究一致。PMC Asian Pacific Journal of Tropical Biomedicine网站访问量前25位的论文中有5篇2011年发表, 7篇2012年发表, 13篇为2013年发表。在收费平台Elsevier Science Direct上该刊主页来自Scopus的数据显示, 该刊被引频次前25位的论文 (被引频次19~46次) 除了2篇为2012年发表, 其余全部为2011年发表。同时出现在两个排名列表的只有一篇文章 (PMC访问量排名第一, Scopus被引频次排第23位) 。这说明, 该刊PMC网站高访问量论文, 并不一定是该刊高被引频次论文。

这说明开放获取增加了期刊的显示度和潜在被引频次, 然而仅开放获取这一个因素并不是被引频次和影响因子提高的保证。决定论文是否能被引用还有其他许多因素, 例如, 文章内容的科研价值, 对同行的指导意义以及作者的选择偏好等。对出版机构而言, 要在OA出版中受惠仅仅是实现开放获取是不够的。

2.4 版权转移

传统的出版模式中, 在投稿过程或论文被期刊录用后, 出版机构即要求作者签订版权转让协议。OA出版中, 出版机构大多允许作者拥有版权, 可将其论文进行自存档或机构仓储。

3 图书馆

OA出版模式可减少图书馆购买期刊和数据库的大额支出, 一定程度上可解决期刊和数据库价格上涨与图书馆购买力有限的矛盾, 但从长远看, 如果大部分期刊都实现OA出版, 在这种新型出版模式中图书馆在这一体系资金流中的中介的地位将会大大削弱。随着OA出版模式逐渐成形, 国家可重新调整资金流向, 例如将图书馆采购文献费用转移为支持学术期刊OA出版、机构仓储建设或补贴中间代理商提供开放获取资源。

4 中间代理商

4.1 汇聚期刊

有人将电子信息时代期刊服务机构分为:出版者和汇聚者两种类型。出版者是期刊的生产者和销售者。实力较强的出版社建立自己的电子期刊服务系统, 不需要中间商介入。

有些出版社不建立自己的网络维护系统, 而是通过中间代理商提供服务。这些代理商汇聚不同出版社的期刊以相同的界面及查询系统供用户查询, 访问和使用, 用户可以直接登录主页, 通过检索访问各期刊中的论文, 也可通过不同的期刊的入口访问论文, 还可实现跨库检索。

4.2 提供增值服务

通过中间代理商提供的平台, 用户可对文献进行简单分析。例如可实现作者发文检索、科研基金检索、句子检索、文献来源检索等, 并可通过时间等条件格式精炼结果, 还可通过主题、发表时间、被引以及下载频次对文献进行排序。国外大型数据库如SCI的Web of Science可对检索结果创建引文报告, 并提供结果分析按钮, 可对结果按“国家/地区”、“基金资助机构”、“出版物名称”等字段分析。使用者可很快对相应领域国内外研究概况有所了解。

中间代理商把各学科的期刊资源汇聚在同一个平台, 具有规模效应和协同效应, 对自身网站影响力小、访问量少的期刊提高期刊显示度和影响力有明显帮助;另外对于用户, 中间代理商利用技术和资源优势提供的便捷、友好、多功能的使用界面大大节约了查阅资料时间, 提供个人难以单独完成的分析报告。针对我国出版机构大多以分散的编辑部形式存在的现状, 这种双重优势是出版机构自建网站难以比拟的。

目前我国已有中国知网、万方数据资源系统和维普资讯3家从事期刊汇聚业务的大型网络中间商, 但没有实现开放获取, 访问需要付费。要实现这些网络平台的资源开放获取涉及多方利益, 是个十分复杂的课题。

5 科研机构

5.1 机构仓储

作者自己存档和开放仓储是实现OA的绿色之路。科研机构在OA出版模式中的角色主要与开放仓储和对科研人员的资助有关。现在有越来越多的出版者允许作者将其发表论文的预印本/后印本在网上张贴或进行学科与机构仓储。

机构仓储是指机构将其内部成员的研究产出以数字资源保存, 为其研究人员建立电子文档库。截至2014年5月10日, 在全球机构开放获取政策登记网站 (http://roarmap.eprints.org/) 可查询到世界各地科研机构的开放获取政策572条, 这些政策包括教育机构开放获取政策, 机构下属部门开放获取政策, 跨机构政策, 机构基金政策, 还有学位论文开放获取政策。其中欧洲国家284条, 北美地区169条, 大洋洲41条, 亚洲36条。美国以137条居于首位, 英国64条, 其次是澳大利亚 (36) 、加拿大 (30) 、芬兰 (28) , 我国仅有6条 (主界面仅显示5条) , 分别来自国家科技部 (现无记录) 、中国科学院国家科学图书馆、香港理工大学 (2条) 、香港大学和香港大学图书馆。可见我国机构仓储建设还远远落后于发达国家。

5.2 版权问题

大学和科研院所研究人员进行学术研究既是一种为本机构尽义务的职务行为, 他们通过研究得出的成果、创作的作品, 都属于职务作品。我国的著作权法规定, 职务作品的“著作权由作者享有, 但法人或者其组织有权在其业务范围内优先使用”。因此, 我国大学和有条件的研究所可尝试要求科研人员提交学术成果, 为本单位的研究者提供论文电子印本的仓储服务, 实现开放访问。

不过, 目前我国机构仓储内容有些著作权归属难以明晰, 导致机构仓储内容不容易实现开放获取。例如作者本人不清楚著作权是否已经转让, 或者发表论文时候已将著作权出让或者转移给出版机构, 这些问题给机构仓储实践带来不少困难。

6 结语

目前, 由于我国高影响因子的英文期刊较少, 导致大量优秀科研成果在国外期刊发表, 这意味着, 国家支出巨额科研经费, 科研成果却成为国外出版商索取高额利润的工具, 而本国科研人员却被剥夺了获取这些资源的权利, 国家自主知识产权也受到威胁。积极地加入世界开放获取潮流, 可使我国科研人员更广泛地获取发达国家的科研成果, 一定程度上改变科研成果向发达国家单向流动的局面。

在国内, 也只有大型教育、科研机构和大型科研密集型企业才可能购买较多期刊, 大部分中小型教育科研机构、中小型企业、社会机构和社会大众对科技信息的获取还受到限制, 这也严重影响了科研成果的产业化转化。

学术期刊OA出版是未来发展的趋势, 2012年全国科技创新大会上温家宝提出公共科研资金创造的科技信息资源应尽可能广泛地被获取更好地支持科技创新。近年, 各级政府、科研资助机构以及大学都大力支持和积极响应国际开放获取政策, 以此为契机, 科研人员、出版机构、图书馆、中间代理商以及科研资助机构等各方都应加强关注, 尽快开展这方面的尝试。