会计档案格式及整理

会计档案格式及整理（精选8篇）

会计档案格式及整理 第1篇

一、会计档案归档的范围

1、会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。终了都必须按照规定归档。

2、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3、财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4、其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

5、增值税专用发票和普通发票。

二、会计档案的整理

会计终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

1、会计凭证

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2、会计账簿。各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

3、会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档保管。

三、会计档案的归档保管

1、当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

会计档案格式及整理 第2篇

一、会计档案含义料归档范围

会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。

二、会计档案材料归档范围

根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。

（一）会计凭证：

会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）

１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。

自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。

２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。

综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。

（二）会计帐簿：

会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：

１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；

２、分类帐簿：

分类帐簿分总帐和明细帐两种

（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；

３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。

（三）会计报表：

会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：

１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；

２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；

３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）

（四）工资表：

工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。

（五）综合管理：

综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。

三、会计档案立卷整理

（一）会计档案材料保管期限鉴定：

会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。

１、凭证保管期限：

（１）涉及外事，对私资改造材料 永久

（２）关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管 永久

（３）建设银行凭证及附件 25年

（４）一般凭证作短期 15年 其整理模式如下（以下属类同样）Ｄ ─ Ｏ ││ │

││ └───案卷号

│└─────财务档案二级类目（属类）代号 └──────财会档案一级类目代号

２、帐簿保管期限：

（１）预算会计的现金出纳帐、银行存款帐 25年（２）总帐 15年（３）明细帐 15年（４）辅助帐 10年 ３、会计报表保管期限：

（１）年终报表，各单位预决算报表 永久（２）汇总报表及需要说明、分析的文字材料 永久（３）旬报、月报、季报 15年（４）基层报表 3--5年

我区会计报表主要有下面几种：

（１）向区财局报的各类报表；

（２）向区统计局报的各类报表；

（３）向上级有关主管部门报的各类报表。

４、工资表保管期限：

（１）工资发放名册、卡片 25年

（２）工资转移、证明、通知存根 25年

（３）各种奖金发放名册、卡片 25年

５、综合管理材料保管期限：

（１）上级有关财务会计工作的文件 永久

（２）本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复 永久

（３）会计档案移交保管、销毁清册 永久

（４）本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料 短期

以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷，同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。

（二）会计档案整理：

１、会计凭证整理

每月入帐之后按记帐编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。用字粒按项目逐一填盖凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填盖要清楚，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案卷编号按历年编一个流水号，编至档案目录装满后方能断号，启用第二本档案目录时再从１号开始编案卷号。案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。２、帐簿整理立卷

每年结束使用之后，按帐簿名称分类，一种帐簿立一卷，在帐簿右上角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。帐簿案卷编号，应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和帐簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。

３、会计报表整理

按报表名称：年报、季报（含月报、旬报）、基层报表分别整理立.4.卷，然后按保管期限各编案卷流水号。

每一案卷３０至６０页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。

４、工资表立卷

工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。

５、综合管理材料整理

各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。

（三）会计档案编目

会计档案整理、立卷后，按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录，分别各汇编二本档案目录册（报表和综合管理可组合一本目录。）一本交综合档案室，一本自留。这本目录，既是会计档案的保管册，又是查找利用档案的检索工具。

四、会计档案移交保管利用

（一）档案移交

每个单位的会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。

（二）档案保管 会计档案整理、归档后，原则上保持原卷的封装，不要随便打乱，不能拆卷，如特殊情况，必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不准乱拆、乱订，但原封面不符合要求的，必须按规范要求重新加上封面，并填盖好有关项目。会计档案要有专箱存放、保管，方便查找。财务部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、.5.系统、准确，卷内材料排列、编号是否符合要求，凡不符合要求的案卷，档案室有权拒绝接收，并限期改正后才办理交接手续。档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正。

（三）利用

会计档案利用，主要有三方面：

（１）会计分析利用档案；（２）会计检查使用档案；

（３）日常查考利用档案。

利用、借阅会计档案，必须登记，阅后及时归还，利用者对档案不得污损、毁坏，违者要追究责任，情节严重的要依法追究法律责任，严肃处理。

五、鉴定、销毁

（一）鉴定

会计档案鉴定分三步：

１、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查，提出销毁意见；

２、复查鉴定。在初步鉴定基础上，由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的给予纠正；

３、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核，确定无保存价值的档案作出销毁结论。

（二）销毁

销毁档案，要列销毁清册，并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。企业单位会计档案销毁，要由本单位领导审核后，再报上一级主管部门批准。

对未了结的债权、债务的原始凭证，要单独抽出，另行整理立卷、编目，由本单位的档案室保存到债务结清为止。

附：《会计档案名词说明》

全宗号──是本单位的代号。这个代号是由区档案局确定给各单位永久性使用的代码。.6.目录号──是一种门类档案的档案目录册的流水号。如一单位的某种档案，共形成三本档案目录册，第一本目录册为第１号，第二本目录为第２号，第三本目录为第３号。如此类推。

案卷号──是档案的总流水号。如：１９８９年有案卷５１卷，案卷号就从１逐编到５１号；１９９０年又立有２０个案卷，案卷号从５２开始，排到７１号，以后每年案卷如此类推。

案卷目录──是登记案卷的目录。是以每一案卷为单位，将每卷标题和封面内容打印在案卷目录表格里。

浅谈会计档案的整理 第3篇

它是由会计凭证、会计帐簿, 通过帐簿加工处理原始数据, 根据需要再通过报表把帐簿揭示的各种控制数据反馈给有关职能部门。

会计档案有自己的特点:

(一) 精密性

会计档案实质上是一个由数字组成的非常精密的网络, 一环套一环, 环环相扣, 相互依存, 它精密地反映经济活动的微妙变化, 而且不允许出现丝毫的差错, 否则会带来整个系统的混乱。

(二) 系统性

会计档案是由会计凭证、会计帐簿、会计报表组成的一个完整的档案系统, 它们有着固定的层次和严格的秩序, 既紧密联系, 又相互制约, 如决算与预算、总帐与明细帐, 记帐凭证与原始凭证等都表明了这种层次关系和系统性质。

(三) 外形独特, 类别简单

会计档案的外形具有自己的特点, 种类之间明显不同, 而且主要只有三大类, 分类极其简单明了, 这是其他门类的档案无法相比的。

二、会计档案整理工作的基本原则

会计档案工作的整理应遵循三个原则:一是保持其外形特点;二是保持会计档案的交流性和完整性。立卷、排列、编目一般维护三个系统 (凭证、帐簿、报表) 的独立性, 还要严格遵守会计材料的时间顺序, 不能打乱秩序。三是便于保管和利用。整理时应从本单位实际出发, 把保管和利用有机结合起来, 才能达到使用的目的。

三、会计档案的保管期限

《会计档案管理办法》为会计、档案材料的管理鉴定作了明确规定:除年度决算和涉及外事、私改会计材料等归永久保管外, 其他一委划为定期, 分为三年、五年、十年、十五年、二十五年五个期限。定期保管期限巡多给档案管理带来不少弊端, 如按期限单独编号, 会使会计档案分得复杂、零乱, 不便管理和查找。因此, 定期会计档案在管理排列中不宜细发, 根据本单位工作需要延长定期保存时间。

四、会计档案的分类

财政部、国家档案局印发《会计档案管理办法》中规定“会计档案是揸会计凭证、会计帐簿和会计报表核算专业材料”。除此之外还有工资清册、工资转移证、会计移交清册等。为妥善保管、方便利用, 我认为, 还应该设第四类、即“其他类”, 就是说把三大类以外的会计材料通通划为其它类, 然后在每一年里按习惯规定其秩序。

五、会计档案的整理

(一) 会计核算材料的立卷

1. 凭证:

A、编写本卷的张页号。原始单据可以不编页码, 记帐凭证必须编凭证号, 填写凭证封面, 对一些装订不齐、不规则的凭证做一些必要的加工。

B、填写凭证封面, 对一些装订不齐, 不规则的凭证做一些必要的加工。

2. 帐簿:

装订形式大致有三种:死页帐、活页横式帐、活页竖式帐。死页帐维持面貌, 不能拆散重新装订, 封面加一小封签。活页帐则将硬皮、空白页去掉, 加帐皮用线绳装订。

3. 报表:

不同保管期限的报表应分别立卷;年度决算必须单独立卷;季报、月报也应分别立卷, 季报、月报页数较少也可分并立卷, 保管期限按季报确定。

(二) 会计档案的分类和编号

把会计档案的排列与编号就是对各种类型的会计档案, 按照年代、类别、保管期限等进行系统的排列, 然后编上顺序号, 达到便于管理和利用的目的, 起着固定档案的顺序位置和巩固整理工作成果的作用, 具体排列、编号方法有以下几种:

1. 对永久保管的会计档案要单独排列, 从最早的一年开始, 统编一个流水号。

2. 类别—年代—保管期限排列法。

就是将会计档案, 先按会计报表、会计帐簿、会计凭证等类别分开;在同一类别内, 再按年代顺序排列, 年代早的在前、晚的在后, 在同一年代中再按保管期限长短排列保管亚欧大陆发, 长的在前, 短的在后。在同一类别内, 档案多者, 一年编一个流水号, 少者可几年编一个流水号。

3. 年代—类别—保管期限排列法。

就是将会计档案先按年代分开, 在一个年代里再分开报表、帐簿、凭证等类别;在同一类别中, 保管期限长的在前, 短的在后, 然后按报表、帐簿、凭证的顺序一年统编一个流水号, 这种排列方法的好处是:一个年度的全部会计档案都集中在一起。

从便于管理, 便于利用的角度看, 以类别—年度—保管期限排列法为好。

六、编制会计档案案卷目录

1.会计档案案卷目录由封面、目次、案卷目录表三部分组成。

2.案卷目录是会计档案的总登记簿, 它既是管理交接档案的依据, 又是查找利用档案的检查工具。因此, 必须认真填写好, 填写方法按会计档案排列编号顺序逐卷、逐册填写好。

会计档案的整理 第4篇

一、会计档案的分类

会计档案的分类应遵循以下原则：1.在本单位全部档案总体分类方案下进行；2.尽可能保持分类的连续性；3.一个单位内部有不同的核算单位的一般应分成不同的类别；4.同一核算单位的会计档案原则上按年度——类型进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计材料等4类。

二、会计档案的组卷

就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。

1.会计凭证的组卷方法

会计凭证一般按年、月顺序组卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月组卷装订一本。凭证外面要加封面，封面規格略大于所附记账凭证，凭证左侧和上边墩齐进行装订；用“两孔一线法”或“三孔一线法”装订，装订厚度一般应在2厘米以内，方可保证装订牢固、美观大方。

对以下会计专业材料，为了便于日后查阅，原件可以不附在记账凭证之后，另行组卷，入其他类，然后在相关的记账凭证和原始凭证上注明原件所在的类和卷号，以便日后核对:土地征用及重大固定资产的买卖单据；工资名册；债权债务；交通肇事、工伤事故的处理单据；涉外（含港澳台地区）的会计材料；各种经济合同、存出保证金收据、契约；有必要延长保管期限的其他会计材料。

对于那些较多的原始凭证，例如发货票、收货单、领料单等，页可以不符在记账凭证之后，单独组卷，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”（或“所附原件凭证另订”）和原始凭证的名称、编号。

2.会计账簿的组卷方法

会计账簿的组卷要注意按账簿形成的特点，区分会计年度并把不同名称种类的账簿分别组卷。对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别组卷装订。

3.财务报告的组卷方法

财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。另外财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开。其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如年度财务报告的保管期限是永久，就要与月度、季度的财务报告分开组卷，因为其价值不同。

4.其他会计核算材料的组卷要求

其他会计核算材料可按年度——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。

三、会计档案的编目

会计档案的编目是会计档案整理的最后一道工序，目的是为了使会计档案实体整理的成果得以固定下来，以便于会计档案的保管和查找利用。

1.拟写案卷题名。会计档案的案卷题名一般应由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。如“XX单位X年X月凭证”、“XX公司X年现金日记账”等。

2.填写卷内文件目录。除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录。卷内文件目录的内容包括顺序号、责任者、文件材料名称、日期、页号、备注等。

3.案卷的排列编号。会计档案的排列编号一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计账簿、财务报告和其他类的按保管期限长短排列。具体方法有两种：

一是年度流水编号法：按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。

二是分类流水编号法：会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。

会计档案格式及整理 第5篇

【笔记整理】2018年会计从业资格证《会计基础》考点：会计档案的保管

2018年会计从业资格考试各地时间都不相同，考生要决定备考，就要争取一次性通过考试！小编整理了一些注会计从业资格考试的相关资料，希望对备考生有所帮助！最后祝愿所有考生都能顺利通过考试！会计档案的保管

一、会计档案的归档

1.各单位每年形成的会计档案，应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订。

2.当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年。保管期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案管理部门保管;未设立档案管理部门的，应当由财务会计部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

3.档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务会计部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

【例题·判断题】当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由本单位会计机构保管五年。()

[答疑编号1670090103]

『正确答案』×

二、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

表9-1 企业和其他组织会计档案保管期限

表9-2 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

总结：(主要了解企业的)

1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及财务报告;

2.25年：现金和银行存款日记账;

3.5年：固定资产卡片账在固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单;

4.3年：月度、季度财务报告;

5.15年：其他。含所有会计凭证、总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款日记账)、会计档案移交清册。

【例题·单选题】下列说法正确的是()。

A.会计档案销毁清册需要保管15年

B.银行存款余额调节表需要保管5年

C.固定资产卡片应保管15年

D.现金日记账需要保管15年

[答疑编号1670090104]

『正确答案』B

三、会计档案的查阅和复制

1.各单位保存的会计档案不得借出。

2.如有特殊需要，必须经上级主管单位批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

【例题·判断题】会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，在不拆散原卷册的前提下，经本单位领导批准，也可以外借。()

[答疑编号1670090105]

『正确答案』×

四、会计档案的销毁

保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1.编制会计档案销毁清册

(1)会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案部门提出意见，会同财务会计部门共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。

(2)会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括的内容有：会计档案名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。

(3)单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

2.专人负责监销

(1)销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销;

(2)各级主管部门(国家机关)销毁会计档案时，还应当有同级财政、审计部门派人监销;

(3)各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。

监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。

3.不得销毁的会计档案

(1)保管期满但未结清的债权债务原始凭证以及涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

(2)正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

【例题·多选题】下列有关会计档案销毁的表述中，正确的有()。

A.会计档案销毁时应由单位档案机构提出销毁意见

B.会计档案销毁时应当编制会计档案销毁清册

C.会计档案销毁时单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见

D.会计档案销毁时应由档案机构和会计机构共同派员监销

[答疑编号1670090106]

『正确答案』ABCD

【例题·单选题】某市财政局销毁保管期满的会计档案时，应由()派人监销。

A.该市上级财政主管部门

B.该市纪检监督部门

C.该市审计部门

D.该市档案管理部门

[答疑编号1670090107]

『正确答案』C

【例题·判断题】会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类，从会计终了后的第一天算起。()

[答疑编号1670090108]

整理精品调研报告及格式3 第6篇

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调研报告范文及格式3 解决城市拆迁中商户利益受损问题的建议

***学院学生科学技术协会

河北省委七届三次全会和全省经济工作会议提出，城镇建设要做到“每年一大步，三年大变样”。省委书记张云川指出推进社会主义现代化建设，首先是要实现城市的现代化，省会城市更要率先实现现代化。目前，石家庄这座号称“天下第一庄”的河北省省会城市，正在进行着大规模的城市拆迁。2008年是实现省会三年大变样目标的第一年，不管是拆迁改造，还是新建项目，都要有大的动作，确保有一个好的开局，因此从近半年的拆迁工作来看，石家庄的拆迁力度之大，拆迁范围之广，以及拆迁涉及人员之众在石家庄城市建设的历史中没有过的。拆迁改造是推动城市发展、改善人居环境的重要手段。城市拆迁的目的是要以 拆促建，真正建设成为一座现代化的省会城市。

目前，城市拆迁整治工作进展的如火如荼。截至5月16日，石家庄市已拆违135．41万平方米。如今，省会涉及拆迁的每一个商户都做出了很大的牺牲，尽管市民必须为城市拆迁改造尽义务，但在拆迁过程中商户的利益必须得到保护。完善拆迁补偿措施，完善政府和社会的应对措施，减少商户因拆迁造成生活困顿而产生对城市改造的抵触情绪，减少社会不安定因素，确保高效拆迁，和谐拆迁，顺利推进石家庄市城市拆迁改造和建设。

一、城市拆迁中商户现状的调查分析

针对城市拆迁过程中商户利益保护问题，2008年3月至5月我们《城市容貌综合整治过程中商户利益保护研究》课题组就城市拆迁中商户产生存与发展现状，在石家庄市的友谊大街、中华大街、泰华街、西三庄街、北新街、中山路、和平路、休门街、四中路、槐中路、槐北路、建华大街、建设大街、二环路等多条路段通过发放针对商户所设计的调查问卷，并进行了实地的深入访谈。调查问卷发放300份，问卷共设计10个问题，所收集的数据采用SPSS社会统计分析软件处理。问卷 发放对象主要包括已拆迁商户、正在或准备拆迁商户和等待拆迁商户三类。此次小规模调查显示，62％的商户是外来人口来石经商；23％的商户是本市居民；15％的商户是郊区居民。调查商户大部分是从事铺面经营，其中包括：饭店、服装店、理发店、美容店、商店、药店、五金店、食品店等，还包括各种机构的营业厅，拆迁涉及范围广泛。调查对象年龄主要在20一50岁之间，在文化程度上以初中高中文化程度居多。

（一）商户意见不统一。对于城市拆迁改造，相当一部分拆迁商户持支持态度，也有相当一部分拆迁商户尽管表示支持，但同时认为拆迁工作有很多令人不满意的情况。

调查中有45％的拆迁商户对城市拆迁持支持态度，访谈中当问到“你对城市拆迁有什么看法?”时，有的商户讲道：“拆墙透绿是好事，把我们的城市建得更美丽，是每个石家庄人都盼望着的事情。总要有一部分人做点牺牲的。”“现在走在街上，能感觉到石家庄的变化，确 实漂亮了很多。虽然把我们的铺面拆了，也算是为石家庄做了点贡献吧!”石家庄历来以“土”著称，虽然宽阔的路网，拔地的高楼和飞跃的高架桥，使石家庄已有几分现代化都市气息，但仍然与建设现代化的大都市标准还有很大的距离。因此“一年一大步，三年大变样”，以拆促建是石家庄提升品位，改善形象，创宜居城市的必然选择。

调查中42％的拆迁商户对城市拆迁尽管表示支持，但同时认为拆迁工作有很多令人不满意的情况，对拆迁工作也存在很多不满情绪。一拆迁商户在访谈中谈到，“俺是个体户，政府办的事太不周全。为老百姓考虑的太少了，拆咱不反对。你们只管拆，拆完了我们这些商户去哪儿呀?”“社会要发展，城市要进步，需要更好的生活环境。我们从来没有想过要阻挡城市发展，也就没有力量阻挡，但我们需要政府考虑我们这部分老百姓的利益。”另外有13％的拆迁商户对城市拆迁持反对态度，一理发店老板说，“我经营这个店快10年了，这最近刚装修了，我的客人都是老顾客，这个店说没就没了，损失很大啊，真不知道以后还有没有心力从新开始了。拆迁拆的人心惶惶啊！”调查中发现，现在石家庄生活水平不算高，一个不足30平米的门脸也许支撑着几口人的日常生活，拆迁使很多人失去谋生的职业，即使没有拆迁的很多商户也是整天生活在惶恐不安当中，因此拆迁造成了很多不安定的社会因素。

（二）商户拆迁没有任何经济补偿。调查中几乎所有的商户都反映拆迁没有一点补偿，让拆迁商户心理上感到很不平衡。拆迁商户反映他们的租金、装修、积压货物的安放、拆迁安置等费用都没有一个合理的说法，让他们感到自己是拆迁的牺牲者，感到社会很不公平。拆迁是一种常见的政府行为，由于拆迁所导致的经济损失是不可忽视的。最近在石家庄市拆迁工作中，商户对因拆迁而造成的经济损失补偿的诉求越来越强烈，曾多次发生民众静坐及上访等情况。由大量的拆迁导致的直接经济损失和间接经济损失是客观存在的，对于该损失，在以往的操作过程中补偿的重点主要集中在主体建筑拆迁部分，对于租用商户并没有适当的补偿标准，对商户经济损失的补偿很不合理。

（三）拆迁力度大，限时短。调查显示，30％的拆迁商户的拆迁限时是1个月内，43％的拆迁商户的拆迁限时是7天，27％的拆迁商户的拆迁限时只有1—2天。在调查中我们经常看到拆迁人员一边拆迁，拆迁商户一边甩卖货物，由于时间短暂，很多商户还没来得及找到货物安放地点或寻找到新的商铺，就被迫拆迁了。有的商户反映说，“拆迁之前他们缺少宣传，虽然我们也是在四处打听我们这里要不要拆，但总是心存侥幸心理，结果还是突然就通知我们要搬迁”，“拆迁拆的太厉害了，好多门脸真是一夜之间就不见了。”

（四）铺面不断减少，铺面租金不断上涨，很多商户被迫放弃经营。从石家庄各大房屋中介 机构了解到，受拆迁改造的影响，房屋租赁市场中突然增大的租房需求导致各个拆迁项目附近区域的房屋租金一路飙升，平均涨幅涨幅在20％左右。有47％的商户由于找不到合适的 铺面而被迫放弃经营了。石家庄从整体上都处在拆迁的过程中，商铺变得越来越少，而且租 金在不断上涨，合适的商铺越来越难寻。很多商铺的成本增加，老顾客全无，所有多年经营 的优势荡然无存，更多的商户是找不到新的商铺只好保本清仓，挥泪甩卖，从此失去了养家 糊口本钱。调查中，一位经营水果的商户表示，她两年前自邢台来石家庄做小生意，家中的两个孩子目前都在上学，全靠夫妻两人的经营小店维持生活。由于拆迁，原本250元的房租 被炒至300元，增加了经营成本，让他们的负担增加了不少。

二、城市拆迁商户利益保护中存在的问题

（一）社会不安定因素产生。我们在对石家庄市拆迁中商户利益保护问题研究的调查中，发现大批商户因为拆迁，生路被切断，利益被剥夺，生活受到严重的影响。当大批商户的“被 剥夺感”积累到一定程度，民众反抗的情绪就会达到一个临界点，那就是他们无法再养家糊口。这个临界点就是他们爆发的门槛。假设大批被拆迁商户都在这一刻达到这个门槛，社会就会出现不安定因素。

当前，全国正处在抗震救灾的关键时期，北京奥运、改革开放三十周年庆典等全国性重大活动即将开始。石家庄毗邻首都北京，石家庄的社会稳定对我国各项重大活动的开展起 着至关重要的作用，因此在城市改造处于全面推进的重要阶段，要加大对城市拆迁引起的矛 盾纠纷的排查调处，及时化解各种不安定、不安全因素和隐患，确保社会和谐平安稳定。

（二）商户对铺面迫切需求。此次市政府对城市建设的拆迁改造力度之大和拆迁范围之广 都是以往所不及的。现在商户间形成了“一铺难求”的局面，主要体现在三个方面：“僧多粥少”，铺面供不应求，沿街商铺的拆迁使原商户不得不重新寻找门脸，时常会出现两三家竞争一个门脸的情况；铺面大小不合适，沿街多数老商铺和临建门脸都是单层的，且面积不大，多数是小本经营，而新建的门脸面积相对较大，还有双层建筑，这对小本经商的人来说实用性不强；租金高，近两年受房价上涨和商业市场火爆的影响，商铺的租金也水涨船高，小商户要找一个地段适当、租金合适的商铺更是难上加难。

（三）就业机会减少，创业精神受挫。这次拆迁从一个角度上创造了很多就业机会：拆迁工人、回收人员、拆迁机械、土建施工人员，也使服务等行业扩充了很多人员，不再缺少服务员。但从另一个角度看，从事铺面经营的大部分是城市下岗人员和外来经商人员，原本在失业后他们利用商铺为自己创造了一个就业的机会，拆迁使他们的创业精神受到了很大的挫伤。拆迁拆掉的不仅仅是人们的就业机会，甚至拆掉了再就业的基础。拆掉了铺面，他们将以何为生?

（四）城镇化发展资源流失。城市拆迁使很多外来人口开始回迁，外来人口的回迁是城镇化发展资源的一种流失。石家庄是一座发展中的准大城市，也是一座移民城市，大量的外来人口是石家庄繁华、发展的重要源泉。他们大多没有正式住宅和高档的经营场所，只能租用 一些较为廉价的房屋作为生存、经营和立足之地。受拆迁影响，很多人的生存之路受阻，很 多来石打工的外来人口因为不能找到合适的铺面继续经营只好选择回家。这些创业群体的 离开是石家庄人气的一种丧失，是石家庄发展资源的流失。

三、针对城市拆迁中商户利益保护存在的问题提出对策建议

上述问题在其他城市的拆迁中也普遍存在，对策建议的提出不仅仅针对石家庄市，同样针对其他城市。为了经济的发展，社会的安定，拆迁中应寻求规划拆迁商户经营的出路问题，不能一拆了之。

（一）加大“三年大变样”的宣传力度，强化商户城市拆迁改造的观念意识。进一步加大城市建设相关法律、法规的宣传力度，使居民充分认识到城市拆迁改造的重要性和必要性，增强商户对城市的归属感和认同感，使他们充分认识到这个城市的未来与他们息息相关。同时，从改造和维护多数群众利益出发，科学合理规划改造后的城市，使居民对城市拆迁的认识从感性上升到理性高度。另外从国内外城市和行业发展的规律来看，城市容貌整治过程中商业铺面的整治将极大地美化市容市貌，提升城市品位，而城市品位的提升最终也将使商户受益。

（二）制定并落实科学合理的拆迁安置补偿办法。《城市房屋拆迁管理条理》第三十三条规定：因拆迁非住宅房屋造成停产、停业的，拆迁人应当给予适当补偿。经认定人认定为停产停业，并可转移经营的经营者，应给予适当的转移费用补助。转移经营的的转移费用主要包括：临时安置过渡期租金及搬迁费用补助。同时为了避免因补偿范围扩大化而导致政府财政负担过重，鉴于城市拆迁改造目的是为了城市建设，故拆迁造成的经济损失应当给予的是适当补偿。因此在此次拆迁中政府应结合以往拆迁工作中同类问题的处理方式，从社会安定及和谐发展的需要出发，给予拆迁商户合理的适当补偿，这也将切实体现“以人为本、和谐拆迁”的建设原则。

（三）优化社区商业服务设施。实施“进社区”工程，一方面充分利用了各种住宅小区的闲置房屋，为拆迁商户提供租赁房屋，另一方面也方便了居民消费。要积极发展与居民生活紧密相关的生活服务业和社区服务业，采取政策扶持、改造建设等多种措施，鼓励、支持和引导商户参与社区商业建设。要重点改造、建设社区生鲜食品店、菜市场、餐饮店、便利店、美发店等各类经营服务网点，使拆迁商户在社区内规范地为居民提供门类齐全、方便实惠的消费和服务环境。同时也可以引导并推进家庭服务社会化进程，努力形成布局完善、功能齐备、集购物、餐饮、休闲娱乐等多种功能为一体的新型社区商业服务体系。

（四）规范租赁市场。拆迁导致房屋铺面的租赁价格不断上涨，很多房屋铺面的租赁商肆意哄抬租赁价格，使商户利益受损，扰乱了铺面的租赁市场。针对房屋租赁市场的不规范而导致的各种社会问题，政府应该应尽快出面干预，制定房屋出租等相关管理办法，加强规范化管理，要切实有效地杜绝或减少因房屋出租而引发的社会问题。

（五）出台优惠政策。着力解决因拆迁导致的商户生活就业等民生问题，按规定给予失业商户低保等保障待遇，以解决其最基本的生活问题。在就业方面，要与失业、下岗工人的相关政策相衔接，加强技能培训，促进就业。另外拆后重新修建的租赁房屋应优先考虑这部分商户的承租权利；政府应该为这部分陷入困难的人群主动创造一些谋生的机会，还可以把补偿方式多样化，比如给与商户在未来一段时间内的免租期等。

本文为石家庄经济学院2009年度大学生科技活动周民生调研课题《关于****的调查研究》成果，课题编号09MS05。

课题负责人：***，男，石家庄经济学院会计学院学生科协主席、07级本科生，Email：******。

会计档案格式及整理 第7篇

本标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求。

本标准适应于各级机关、团体、企业事业单位和其它组织。2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所用修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T9705—88文书档案案卷格式

财会字［1998］32号《会计档案管理办法》 3 会计档凭证封面格式 3.1会计凭证封面外形尺寸

封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。

封底尺寸同封面尺寸。3.2会计凭证封面项目

封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。各项目具体位置、尺寸[见附录A 图A1（a）、图A1（b）]。

3.3 封面项目的填写方法

3.3.1 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。

3.3.2 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。

3.3.3 时间：填写本册会计凭证的起止年月日。3.3.4 册数：填写会计凭证的册数。3.3.5 册次：填写本册会计凭证的序号。

3.3.6 记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。3.3.7 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。3.3.8 附件数：填写本册会计凭证的附件张数。3.3.9 会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。3.3.10 会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。

3.3.11 装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。3.3.12 装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。3.3.13 备注：填写该本凭证需要说明的事项。3.4 制成材料质量

记帐凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。4会计凭证盒格式 4.1会计凭证盒外形尺寸

会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置30mm、40mm、60mm等。[见附录A 图A2（a）] 4.2会计凭证盒项目及填写方法 4.2.1会计凭证盒正面项目

会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。各项具体位置、尺寸[见附录A 图A2（b）]。

4.2.2正面项目的填写方法

4.2.2.1单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。

4.2.2.2归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。

4.2.2.3立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。4.2.2.4保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的《会计档案保管期限表》确定填写该案卷的保管期限。4.2.2.5全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。

4.2.2.6目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。

4.2.2.7案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。

4.2.3会计凭证盒盒脊项目及填写方法

会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限，其排列格式尺寸[见附录A图A2（c）]。

盒脊项目与正面有关项目对应填写。4.3制成材料质量

会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作。5会计档案盒格式 5.1会计档案盒外形尺寸

会计档案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。[见附录A 图A3（a）] 5.2会计档案盒项目及填写方法 5.2.1会计档案盒正面项目

会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。各项目具体位置、尺寸[见附录A图A3（b）、图A3（c）]。

5.2.2正面项目的填写方法

5.2.2.1全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。

5.2.2.2案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“曲靖市财政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）财务报告”、“曲靖市财政局二00二年基金管理总帐”、“曲靖市乡镇企业局二00二年行政（或事业、或工会）现金日记帐”。文字力求简炼、明确。

5.2.2.3时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。5.2.2.4卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。5.2.2.5保管期限：按照《会计档案保管期限表》填写该盒会计档案的保管期限。

5.2.2.6全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。

5.2.2.7案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。

5.2.2.8盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒的编号。

5.2.3会计档案盒盒脊项目的填写方法

会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。其排列格式尺寸[见附录A 图A3（d）]。年度填写本盒会计档案所属年度，其他项目与正面相应项目填写一致。

5.3制成材料质量

会计档案盒宜采用700克以上无酸纸制作。6 帐簿启用及接交表格式

6.1帐簿启用及接交表用纸尺寸及质量要求 6.1.1用纸尺寸

帐簿启用及接交表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。

6.1.2质量要求

帐簿启用及接交表宜采用70克以上白色书写纸制作。6.2帐簿启用及接交表项目和填写方法 6.2.1帐簿启用及接交表正面项目和填写方法 6.2.1.1正面项目

帐簿启用及接交表正面项目包括单位名称、帐簿名称及编号、帐簿页数、帐簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税。各项目具体位置、尺寸[见附录A 图A4（a）]。

6.2.1.2正面项目的填写方法

6.2.1.2.1单位名称：填写形成会计档案的单位名称，并加盖公章，填写要求与记帐凭证封面上的“单位名称”相同。

6.2.1.2.2帐簿名称及编号：填写该帐簿所属的类别及其排列顺序号。

6.2.1.2.3帐簿页数：填写该帐簿中有内容记载的帐簿页数（空白帐页除外）。

6.2.1.2.4帐簿起止时期：填写该帐簿启用和终止的年月日。6.2.1.2.5经管人员：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。

6.2.1.2.6接交记录：该帐簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人员要填写职别并签名。

6.2.1.2.7备注：填写该帐簿中需要特别说明的情况。6.2.1.2.8印花税：在印有“贴印花税”的空格处贴上印花税票。6.2.1.2.9档号：按照本单位档案分类编号方案的要求填写该帐簿的编号。

6.2.2帐簿启用及接交表背面项目和填写方法 6.2.2.1背面项目

帐簿启用及接交表背面项目包括科目名称、页次。各项目具体位置尺寸[见附录AA4（b）]。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。

6.2.2.2背面项目的填写方法

6.2.2.2.1科目名称：根据该帐簿设置的科目名称依次填写。6.2.2.2.2页次：在编写该帐簿页码总流水顺序号的基础上，分别填写各个科目在该帐簿中的页码位置。7会计档案目录格式

7.1会计档案目录用纸尺寸及质量要求

会计档案目录的用纸尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm×210mm），纸张质量宜采用70克以上白色书写纸制作。

7.2会计档案目录项目

会计档案目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录A 图A5）。

7.3项目的填写方法

7.3.1案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。

7.3.2类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等。

7.3.3题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。

7.3.4起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。

7.3.5保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。

7.3.6卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。

7.3.7备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。8卷内目录格式

8.1卷内目录纸尺寸及质量要求 卷内目录用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。

8.2卷内目录项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注、各项目具体位置、尺寸（见附录A 图 A6）。

8.3项目的填写方法

8.3.1顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。

8.3.2责任者：填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。

8.3.3文号：填写文件制发机关的发文字号。

8.3.4题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

8.3.5日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20070619。

8.3.6页号：填写卷内文件材料所在之页的编号。

8.3.7备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中。

9卷内备考表格式

9.1卷内备考表用纸尺寸及质量要求

卷内备考表用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。9.2卷内备考表项目

卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间，各项目具体位置、尺寸（见附录A 图A7）。9.3项目的填写方法

9.3.1本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。

9.3.2立卷人：由负责立卷者签名。9.3.3检查人：由案卷质量审查者签名。9.3.4立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。9.3.5检查时间：填写审查案卷质量的年月日。10 会计档案移交清单格式

10.1 会计档案移交用纸尺寸及质量要求 与会计档案目录相同 10.2 会计档案移交清单项目

会计档案移交清单项目包括年度、种类及数量、移交部门及移交人、接收部门及接收人、监交人、移交时间、备注，各项目具体位置、尺寸见附录A图A8 10.3项目填写方法

10.3.1年度:填写需要移交的会计档案所属年度，用4位阿拉伯数字填写。

10.3.2移交部门及移交人：由单位财务部门及其管理人员填写并盖章签字。

电子档案的整理及保存 第8篇

目前, 电子文件的归档类型有磁盘、光盘、磁带等三种类型, 为了做好电子档案的归档工作, 应按档案的种类分别进行整理组盘。

1. 科技类电子文件的整理

科技类电子文件档案的种类很多, 我们可以按照科研、设备、基建、房地产、声像等类别进行分类管理, 然后再按项目进行归档。以下我们列举两种归档方式做示范:

(1) 设备档案。

在企业引进技术和购置各种设备的时候, 供应商从提供资料、图纸的载体形式逐渐向提供电子文件的方向上转变, 国内很多设计院设计的产品也逐渐实现了CAD设计, 不仅如此很多企业的总图管理也采用了电子化的方式。所以, 在我们在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件整理和保存的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式, 以及缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

(2) 基建档案。

基建档案一般是用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体要进行扫描, 并按案卷号、图号、序号等连接起来, 这样能够使终端用户直接检索到每一张图纸的资料和信息。

2. 文书类电子文件的整理

(1) 内部文件。

内部文件可以采用按年度、组织机构和保管期限的不同进行整理。首先, 按不同年代、不同组织机构、不同保管期限进行整理;其次, 将不同年代、不同组织机构、不同保管期限的文件进行分盘保管, 便于定期地拷贝和整理, 以便延长电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一个盘上, 这样更加方便利用。为了确保文书类电子文件的整理统一规范, 档案部门应该在接收归档文件时集中进行完成, 整理结束后, 归档人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书类电子文件的档案目录, 以便能够利用计算机对盘内文件进行查找。

(2) 外来文件。

外来文件可以通过文书室进行处理, 将文书内容扫描成影像文件, 然后进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均可在网上操作。而后续电子文件的归档工作则由业务部门掌握, 处理完毕的文件则由承办部门根据文件的重要性, 确定保密级别和保管期限, 然后按归档键转入档案部门, 经过档案人员审查后, 加入档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如需查询, 可通过各个网络终端在权限允许的范围内进行查询。

3. 会计类电子文件的整理

(1) 工资单。

当工资单以光盘的形式进行归档时, 应同时附以纸质的工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等相关数据, 同时还应附以移交清单, 以作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2) 账簿。

当企业会计的账簿内容进入计算机管理系统进行归档时, 由于其计算机打印件, 以及计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以通过光盘的形式进行保存。但在光盘归档时必须采用账簿交接表, 并填明机构的全称、账簿的名称、编号、账簿的页数、日期, 而相应的负责人、主管会计、审核、记账等工作人员也必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保存

由于归档的电子文件以脱机的方式进行保存, 所以在实际使用中, 有大量电子文件需要用磁盘、光盘或硬盘进行保存。由于软磁盘的抗干扰能力和结构稳定性比较差, 不利于归档电子文件的长期保存, 因此, 档案部门应配备光盘刻录机, 将归档电子文件转储到光盘上。

关于光盘的保存, 我们应该注意以下几点:

规范的排放和使用。

光盘的存放应置于盒中直立放置, 以避免由于大量堆叠而产生的光盘翘曲。在光盘的使用过程中, 我们还应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

保持良好的温度、湿度环境。

高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃, 相对湿度应为40%-65%。

注意避光。

光盘材料的塑料保存层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。

定期复制。