档案工作转型范文

档案工作转型范文（精选8篇）

档案工作转型 第1篇

一、档案工作技术转型

依靠Web3.0 技术,新媒体已经成为互联网信息生产中心与集散中心。然而在一个海量的信息仓库中想要获取到具有高价值的信息并非是一件容易的事情,必须依靠先进的信息分析技术。因此,学习及掌握新型信息技术是实现档案工作的必需。具体而言,主要涉及的信息技术为以下几方面。

1.数据集成。由于不同社交媒体的数据在格式、特点上是截然不同的,因此将这些数据逻辑化或在物理介质上存储便成为此类数据档案化管理的第一难点。数据集成首要完成的是数据关系的提取。所谓数据关系是指数据与数据之间的关联,从关联度来判断数据的价值及数据存储标准。同时必须对数据进行清洗。数据清洗,又被称为数据除噪,以这种方式,可以过滤掉源数据中不符合存储标准的格式及乱码等[1]。

2.数据存储。互联网数据向来被称为海量数据,社交媒体更是一个巨大的数据生产工厂。传统数据库只适合结构化的数据而不适合非结构化的数据,社交媒体上所产生的数据往往是非结构化数据,因此并不适合采用单机存储的方式进行容纳。随着Web3.0 技术的普遍化,分布式存储已经成为一种主流,利用云计算及云存储,分布在全世界范围各个主机上的信息,可在最短时间内响应搜索。

3.数据聚合。互联网数据,属于混沌数据,处于一种未分类的状态。利用最新的聚类算法,可以快速有效地根据时间、人物、地点、学科等特征将文档自动分组,聚合成不同的数据集合。聚类算法还可以根据逻辑关系重组档案知识,从而发现档案文件的隐藏价值。

4.关联分析。从某种程度上而言,现代信息的价值主要是由知识关联所决定的,即知识与知识的关联度越高,其信息的价值量便越大。基于这种情况,对于知识的关联分析已经成为现代档案工作的关键。关联分析是档案管理的基础,同时也是档案服务的基础。只有高质量的档案信息,才能满足用户的需求,也是作为档案管理存在的价值所在。关联分析涉及的方面很广,在传统技术条件下,关联分析几乎是不可能的。利用先进的关联分析技术,档案机构现有的档案资源的价值将得到进一步的提升,同时也可以揭示传统档案与新媒体资源之间的联系[2]。

5.智能检索技术。检索是最为基本的档案服务。在新的技术条件下,档案检索已经出现了新的突破,具体表现在智能化程度的提升。从国外的情况来看,档案检索已经完全实现了自动化、智能化。例如提供多字段检索、关键词检索、渐进检索及云检索。

6. 可视化技术。异构数据的分析及处理是一个极为复杂的过程,而用户只需要一个简洁明了的答案。自计算机诞生以来,可视化技术便是其基础性技术之一。在Web3.0 环境下,可视化技术的性能已经得到了质的提升,从单一的图形表格,跨越到立体式的信息反馈,例如聚合了音频、视频、3D视觉效果等。可视化技术正在朝着智能化与交互式的方向发展。在交互式可视化技术环境下,用户不仅仅是信息的接受者,也可以成为可视化信息的生产者,即用户根据自己的兴趣制作可视化信息,并且将这些信息分享给同一网络中的其他用户。信息共享是新媒体时代的典型特征,由此用户不再只是档案服务的享受者,而将演变为档案管理的主体之一。对于档案管理及档案服务来说,多主体的参与无疑有助于提升档案管理及服务的质量,尤其是能够让服务内容更加多元化、个性化。总之,无论是转型和创新都必须依靠新型信息技术,只有在这个前提条件下转型才能成功。

二、档案工作理念创新

1.形成开放式的工作理念。互联网是一个全开放的网络,任何人在任何时间、任何地点、用任何设备都能接入其中。因此新媒体时代的档案工作,必然是一种全开放式的、在线式的、共享式的、互动式的。对于传统档案工作者来说,这样的工作模式无疑是颠覆性的,这意味着档案工作者将要面对更多的不确定性。然而档案开放可以说是一种世界性的趋势,早在18 世纪,法国的《档案法》中便提出了档案开放原则[3]。在互联网时代,档案高度开放不仅在技术上是可行的,而且也是服务创新的必需。档案管理原本是一件十分耗费人力及物力的事情,如果不能够有效地利用档案资源,发挥其在文化、社会及经济方面的价值,那么所有的投入都将是一种浪费。此外新媒体档案资源的收集与整理过程中,应当注重保护资源的完整性。既要保障公民的知情权,也要考虑到档案内容所涉及的隐私性。

2.以服务为核心的工作理念。传统档案工作是一种以管理为核心的工作模式,其主要是为政府机构提供决策服务。在行政体制下,档案机构的服务具有鲜明的流程性。随着信息技术的发展,政府在决策上也将更加依赖于网络,因此关注网络信息是档案机构转型的必然要求[4]。同时社会公众对于信息的关注度越来越高,档案信息的需求也越来越大。作为档案机构应当适应时代要求,开展新的服务领域。这既是提高档案资源使用效率的途径,同时也是档案机构创新服务的重要机遇。

3.树立新媒体传播理念。所谓媒体,即信息传播的载体。从本质上而言,档案机构也是一种媒体。但由于其服务对象的特殊性,其媒体功能一直被掩盖了。新媒体时代,媒体技术变得非常普及。可以说,每个人都可以将自己变成媒体。在一个媒体高度发达的时代,档案机构的存在无疑将面临巨大的挑战。当然,档案机构并非毫无价值可言。在面临新媒体的挑战时,档案机构应当积极学习,尤其是新媒体的传播理念。在新媒体环境下,传播已经不再是单向度的,而是全向度的[5]。新媒体的信息往往是从一个点直接向无数点传播,正因为如此才会产生惊人的影响力。因此档案机构应当学习这种传播机制,将档案资源的价值发挥到最大。同时由档案机构发出的信息更加具有权威性,在正本清源方面具有不可估量的作用,对于稳定社会和谐,促进学术发展等方面具有十分重要的意义。

三、档案管理制度转型

1.立法规范档案信息网络化开放。网络环境是一个高度开放性的环境,其中的不确定因素很多,可能产生的法律风险也很大。尽管我国宪法规定,公民有言论自由,但是滥用言论自由的后果也是极为严重的,必须引起高度的重视。目前的档案法律法规,并没有明确关于档案网络开放的相关内容。例如网络化的档案资源是否可以任意复制及传播,是当前急需解决的一个问题。如果在法律上没有一个明确的界定,档案机构很可能会承担巨大的法律风险。因此立法是档案工作转型的重要一步,相关部门应当引起高度重视。

2.建立产业引导机制。在Web3.0 技术的支持下,新媒体已经成为一个巨大的信息产业。档案转型从根本上来说应当是一种业态的转型,让档案产生应有的经济价值。档案是社会记忆,是社会文化重要的组成部分,应当从文化产业的角度去促进档案服务的提升,这也是新媒体时代的必然趋势。

3.构建新媒体服务平台。在IT界有这样一句话:平台即是服务。有什么样的平台,才能提供什么样的服务。在当前情况下,档案机构应当积极采取行动,构建适合公众参与的新媒体平台,利用信息技术将文字档案数字化,整合图片、视频、音频等形成立体式的数字化档案。同时利用社交媒体加强自身的宣传,让更多的公众了解到档案资源,能够更为便捷地使用档案资源。例如可以采用公众微信号的方式,提供基本的信息检索功能或是其他一些在线服务等。

总而言之,在新媒体时代,档案工作者应当积极学习新技术、新思维,将技术与工作相结合,全面提升工作效率及服务质量。同时,相关部门应当从新形势出发,积极推动传统体制向新型体制转型,为基层档案工作提供必要的指导与保障。

摘要：在Web3.0技术的支持下,以社交媒体为代表的新媒体已经成为当前最大的信息工厂与信息集散地。针对这一新情况,档案工作应当紧跟时代特征积极转型,从档案技术、档案理念、档案体制及服务平台等方面全面转型,从而实现档案工作的全面创新。

关键词：新媒体,档案,档案管理,档案文化,档案服务,Web3.0

参考文献

[1]张新.新媒体与档案文化传播研究[J].上海档案,2014(11).

[2]訾琳戈.新媒体环境下档案利用的新图景[J].河南广播电视大学学报,2014(1).

[3]王兰成.论互联网新媒体档案信息资源的建设与服务[J].档案与建设,2014(1).

[4]杨涛.谈新媒体环境下档案利用的大众化发展趋向[J].黑龙江档案,2014(2).

改革30年大学生就业转型档案 第2篇

1978~80年代中期

计划体制下的大学生就业

印迹：计划体制，统包统配

流行词：“我是革命一块砖，哪里需要哪里搬”

择业倾向：重政工，轻农商

在历史上，大学生一直是一个特殊的群体。民主革命时期，他们是激进勇敢的代表；“文革”中，他们又是备受摧残的一代；改革开放后，他们是备受社会瞩目的中坚力量。

1977年，邓小平表示，中国要实现现代化，关键是科学技术要能上去。发展科学技术，不抓教育不行。靠空讲不能实现现代化，必须有知识，有人才。从此，知识就是力量、尊重知识、尊重人才，在中国逐渐成为一种共识。

但是，由于当时在计划经济体制的影响下，农村青年与广大农民一样还不能自由流动；在城市，由于高等教育仍然是一种高度集中的计划管理模式，就业实行的是“统包统分”，大学生由国家包下来分配工作，负责到底。所以这部分大学生无需担心自己的前途问题，毕业即工作，是这一代大学生最突出的特色。

在这个时期，社会就业制度、招聘制度比较僵化，强调一切服从社会需要、服从国家分配，其中“我是革命一块砖，哪里需要哪里搬”成为当时最流行的一句话。

在择业意向上，重政工而轻农商。当时的年轻人，就业最看重“政治地位”和“社会地位”。高考恢复之后的数年间甚至更长的一段时间内，知青“回城”成为中国人口迁移的一大景观。经商仍然是“末节”，大学生普遍对理工科感兴趣，追求的理想职业是“科学家”和“工程师”。普通待业青年也以“上班”为第一考虑，实在没有出路的情况下，才会走向商业、服务业等第三产业。

每周一到周五，9点上班 16点下班。下午泡上一杯绿茶，慢慢啜饮……这就是汪文目前的工作状态，他常常感慨说这样的人生过于平淡。

汪文，46岁，农民日报社评论部主任。他说，如果时光退回到 1984年的夏天，他的人生轨迹一定不是如此。

1984年 6月，炎热而沉闷。北京大学哲学系大四学生汪文，照样和同学一起踢球、看书，他说对毕业没有什么概念，只是觉得毕业后不再接触学校而已，反正学校会分配工作，其他的人生目标、职业规划是没有想过的。

这种想法在当时并不奇怪，因为在政府统一分配工作的时代，大学生的就业不以自己的职业规划为转移。

“1984年夏天的一个下午，班主任在教室门口叫住我，带我到办公室，问我对就业有何打算。‘打算 ?我就是想做点实际的工作。 ’我在老师对面坐好，不假思索地回答。”

“老师又问了一个问题：‘你愿意去教书吗 ?’ ”

“不愿意，我不想待在学校了。 ”他说。就是這一句回答，让他每次想起来都有些悔意。

大约两周后，毕业报到证发到每个人手中。汪文的报到地点是农民日报社，班上的另一位同学的报到地点是南京陆军指挥学院。

两人心里都一惊，同学想留在北京，而军校则令汪文心驰神往。两人商量后，拿着报到证找班主任，坦白来意。

答案是否定的。当时的就业，都是老师在毕业前询问同学们大概意向，然后向用人单位推荐，一般情况下都是遵照同学意愿的，“但老师问得不会特别细，大概是从公平角度考虑吧，因为岗位基本是固定的，不可能让所有的人满意。”

有关资料显示，1984年全国的大学毕业生仅有 27万。在人才奇缺的情况下，用人单位没有挑选权，毕业生也无所谓自主权。

汪文认为，都怪自己当初一句话，让主管分配的老师给了自己一个并不十分想要的工作。

这就是当时的就业情况，中国已酝酿了新的社会发展阶段的人才需求，但同时也呼唤着新的就业形式的出现。

第二阶段

80年代中期 ~90年代中期

在改革中凸显生机

印迹：自主择业，双向选择

流行词：“跳槽”“民工潮”

择业倾向：经济收入挤掉政治地位、社会地位，占了上风

这是个传奇的时代。这个时期不仅出现了真正意义上的自主择业，同时“跳槽”的出现也标志着自由人才市场的基本成型。在农村，家庭联产承包责任制解放了大量的剩余劳动力，农村青年就业的观念逐渐走向开放，形成建国以来历史上的第一次“民工潮”。而城镇的就业情况变化也很大，主要体现在知识青年身上。从 1985年开始，我国对高等学校毕业生的就业制度分步骤、分层次地逐步进行改革。1989年提出了改革目标：在国家就业方针政策指导下，逐步实行毕业生自主择业，用人单位择优录用的“双向选择”制度。这一改革将竞争机制引入高校，使毕业生就业逐渐走向市场化。由此，大学生就业的最大变化是“经济地位”成为择业时最优先考虑的因素，超过了执牛耳多年的“社会地位”和“政治地位”。

这一时期的大学生就业有四个明显特点。

特点一：希望到特区和沿海地区的中外合资或“三资”企业工作。大学生在职业选择上，希望毕业后到经济特区和沿海开放地区工作的占近40%，中外合资企业被置于择业考虑的第一位。

特点二：不求高学历，只求高收入。20世纪 80年代后期，考研人数急剧下降，1987年到 1989年，全国共有 700多名研究生中途退学。这个时期，对理工科感兴趣的大学生比例降到五成以下，这一现象被称为“知识大逃亡”。

“穷得像教授，傻得像博士”这句顺口溜，道出了一种奇怪而真实的社会现象。

特点三：第二职业和职业流动性增长。上世纪 80年代中后期，青年人中开始有了“跳槽”，青年职业流动浮出水面。许多青年打出了“第一职业求稳定，第二职业求发财”的口号，刚毕业的大学生从“一步到位”到“骑马找马”的越来越多，人才的流动逐渐活跃。

择业时“国营——集体——合资——独资”不断跳跃的现象也层出不穷，这使当时的经济生活出现了这样的局面：“国有企业”工人急剧萎缩，“集体企业”职工纷纷外流，“三资”企业“人丁兴旺”。

尤其到了 1993年、1994年，出现了大学生踊跃奔赴沿海开放地区的热闹景象。

特点四：经济收入成为择业的第一标准。当时青年们在择业过程中考虑的第一因素是收入和福利待遇；青年们最喜欢的行业依次是：金融保险业、工业企业、国家机关、服务业、科研机构等。

1991年大学毕业的王乐回忆起当时的情景，“我们那时候的就业可和现在不一样，当时就业还是国家分配，由于我家里离山东省兖州市近，就近分配到了兖矿公司了。当时的情况是首先单位有招聘的指标，然后上报给地市，地市统一汇总信息发至高校。”

王乐告诉记者：“我毕业那个年代，就业似乎很简单，只要专业对口，然后等着被分配到家附近的单位就行了。在校表现也是学校分配就业的标准之一，但是没有现在对在校表现那么高的重视度。学生也有相对的选择权，可以在分配的时候填报自己的意愿。大多情况下，学校会依据就近分配原则，这会影响到学生分配的结果。”

20世纪80年代到 90年代中期，是自由人才市场真正开始形成的重要时期。同时，这也正是大学生辉煌的一个时期，由于中国经济形势的迅猛发展，对高等教育人才的需求越来越强烈，而且大学生也有了自己的选择权，变得更加自由，能力得到了充分的发挥，涌现出无法计数的优秀人才。这也正是后来“大学热”的直接影响因素。

第三阶段

90年代中后期 ~21世纪初

就业形式多元化变革

印迹：“自主择业”、“自谋职业”

流行词：扩招、减员增效、下岗分流

就业意向：重发展前景、职业兴趣

这一阶段的城镇青年就业向“自主择业”、“自谋职业”甚至自己创业多元化发展。随着我国改革开放的进一步深化，特别是加人了 WTO之后，中国的社会形势发生了改变：高校实行扩招，毕业生人数逐年递增。又正值政府机构精简，国有企业减员增效、下岗分流。就业矛盾突出，形势十分严峻。

该阶段以大学生为主体的知识青年的择业观发生了较大的变化。

首先，在择业标准方面，看重发展前景、施展才干的机会、薪酬福利和工作环境。

其次，在就业认识上，逐渐打破机关、事业、企业和国有、集体、个体私营单位之间的等级观念，“创业也是就业”成为普遍接受的观念。

第三，在择业意向上，由“重工轻商”转变为“工商并重”，往日不被看好的服务行业也成为择业的热门。

第四，在职业评价上，政治色彩更加淡化，向往适合自己兴趣的职业，把物质需求与精神追求结合起来。

第五，在就业地点与父母所在地的距离上，对父母和他人的依赖心理淡化。“考证热”、“外语热”、“出国热”正是这种自主意识强化的证明。

第六，勇于创业，由被动就业向自主创业转变。2002年，由共青团中央青工部主办的中国青年就业创业网正式运行，各地团组织也相继成立了青年就业与创业的支持平台，并出台了一系列的优惠政策。

第四阶段

2004年 ~今危机中寻找希望

印迹：就业政策、就业指导

流行词：大学生就业难！难！难！

就业意向：重发展前景、职业兴趣

时至今天，就业已经成为人们生活中最大的话题。温总理在工作报告中，特别强调了大学生就业，各级政府、各个机构对大学生就业都给予了关注并出台了实惠的政策。学生的心态也在这30年来发生了重大的变化，在新时代的机遇和挑战面前，很多人的就业思路也在逐步调整。

中国传媒大学的林林老师介绍说：“从近几年的一些参数上不难看出大学生就业心态的变化。现在学生对起薪的要求一直在降低，甚至最近迫于全球金融危机，有的大学生对于零起薪也能接受，这些都显现了大学生就业心态、就业理念的新变化。”

现在很多大学生慨叹自己生不逢时，但其实现在的就业形势只是结构性的矛盾，社会急需创新型人才、拔尖人才、复合型人才。

到了高等教育大众化时代，大学毕业生数量多了，社会上对大学生的重视度也就慢慢下降了。就业结构性的不平衡，导致了一方面毕业生就业难；另一方面，有些毕业生有业不就。从一定意义上来说，公务员 4000 ∶ 1的招用比例，并不能说明就业难，只能说明大学生就业的盲从心态及其就业观念的相对不合理。

近几年间，就业指导提上了重要日程，高校的就業指导以 “一把手工程、三到位、四化”为准则，教育部要求，就业指导课用三到五年时间，从选修变为必修课。林林老师举了个生动的例子，“从 1998年以前的‘毕业生分配办公室’到 1999年开始的‘毕业生就业指导中心’，这一名称上的变化也是就业指导发展的生动体现。 ”招聘会不再收费、用户就是上帝的理念的提出，都显示出我国高校就业体系正在逐步完善，高校就业形势朝着一个健康的方向发展。

如今，大学生可以充分发挥自己所有的才能去创业。尽管就业矛盾在不断的加剧，金融危机的影响也在逐渐体现，但是大学毕业生们千奇百怪的就业出路却始终层出不穷。

可以说，今天所面临的就业难题不是说明我们退步了，而是时代正在呼唤着新的就业出路的诞生。作为年轻人，作为即将走进社会的大学生，我们没有必要为当前的就业形势过分的担心。在新的就业危机下一定会出现新的就业出路，这或许就是“柳暗花明又一村”吧！

档案工作转型 第3篇

一、凝聚共识、心系兰台

思想是行动的先导。地方高校档案工作也是学校整体发展规划的重要基础成分,既要与学校转型发展共进,又得在学校蜕变行进中发挥其独特作用。只有建立健全的档案管理体系,高校档案事业才能激浊扬清、百川汇流。健全的档案管理体系需由国家档案局、省级档案局、省教育厅、国家和省级档案研究会、国家和省级高校档案学会、各地高校档案工作协作组等多个层面的决策、管理执行、组织协调和监督机构,以及各地方高校档案管理部门及档案产生的各职能部门和院系组成,形成“众人拾柴”的强大合力,才能凝聚共识,为地方高校档案事业的发展和进步注入“催化剂”。

1.国家档案局、省级档案局每年召开年会,制定科学可行的政策法规、贯彻落实各项规章制度,加大档案知识宣传力度、强化部门监督、评估及奖惩,确保档案工作有章可循,有条不紊地高效运行。

2.各级档案研究会和高校档案学会以及各地高校档案工作协作组每年各举办年度学术交流会或联谊活动,为档案界同仁增进情感交流、互通档案建设发展信息和学习交流档案工作实践经验搭建良好平台。

3.从档案行政主管部门到各高校档案管理职能部门、从上级领导到普通馆员,依照规章制度及评估标准,精心打造地方高校档案管理新模式,强化建档、管档、护档和用档意识,牢固树立“服务至上”的理念。

4.既要改变各职能部门及学院间各自为政、信息资源相对独立的建档模式,实现地方高校档案管理的集成化及统一化管理;又要改变被动坐等上门“收摊子”的管档思维,热情主动向学校各职能部门及学院争取支持与提供服务,管以致用、以用促管;既要改变“封闭式”、“敝帚自珍”或“孤芳自赏”甚至“漠然置之”的消极护档心态,科学处理保密和利用之间的关系,不断创新档案利用服务机制,又要改变资料入库即束之高阁成“死档”的用档局势,开展调研和论证,明确学校档案需求规律,从档案资料中挖掘潜藏的功用,创造新的价值。

二、制度先行、规范管理

“制之有衡,行之有度。”高效的管理源自完善的规章制度。转型视阈下的地方高校档案管理更应如此。省、市级档案行政管理部门必须从顶层设计和管理机制出发,制定一个完善的规范管理和激励考核机制。省市级档案局负责制定《机关团体事业单位档案工作规范》,该规范的实施内容应该包含组织管理、基础业务、信息化建设和开发利用四大块,使之成为各单位开展档案管理工作的标准;同时出台相应的《档案工作规范测评细则》和《档案工作规范测评规程》,成为档案行政管理部门监督、检查、考核团体事业单位档案工作的依据。各地方高校档案馆就以此为准则,对学校转型发展前后文件资料的产生、收集、整理、归档到组卷、著录、保管、利用进行宏观把握和构建,在档案资源体系、利用体系、安全体系建设,及档案工作服务学校、服务社会等方面制定一系列实用性、法规性和可操作性的规章制度,形成具有自己特色的文书档案管理模式,逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。规范学校档案工作,应做到如下几点。

1.固强补弱,与时俱进。修缮与目前工作不相适应的档案“旧”制、“粗”法,使“旧”的符合实际、“粗”的明确具体[2]1。

2.明确职责,理顺关系。从资料文件的产生源头到档案接收整理、立卷归档、安全保管、查阅利用等流程细化、量化、具体化,明确各岗位责任制,以确保档案工作组织有序、行动有据、保障有力。

3.奖罚分明,优绩优酬。档案管理部门对有绩效者,依规给予精神或物质奖励,对不履行岗位职责产生不良后果者,按规定给予相应惩处;从而提高各类档案工作人员的积极性、主动性和创新性。要把档案规章制度作为专、兼职档案工作人员的职业操作守则,增强档案法规的执行力,构建地方高校档案管理现代化规范体系。

三、超前谋划、持续投入

“宜未雨而绸缪,毋临渴而掘井。”地方高校转型发展不可能一蹴而就,是一种发展趋势,也是一个漫长的发展过程。因此,各地方高校领导要根据本校档案数量增长情况及档案事业发展需要,有超前规划意识,舍得持续投入。

1.确保档案馆的功能设计、区域划分、配套设施、人才培养及库房面积等硬件、软件建设在未来30—50年的可持续发展。将本校档案馆建设成为一个集“档案、校史、文博、展览”于一体、馆舍美观、设备先进、功能齐全、馆藏丰富、管理规范、利用方便的现代化档案信息服务中心。

2.要明确档案工作的队伍建设、资源建设、制度建设、信息化建设、馆舍建设、校史编研、利用服务、安全保障等方面的未来发展目标,每年不间断地对档案事业发展所需的专项资金、软、硬件设施和人员配备进行适当投入。

3.要舍得对围绕档案中心工作所需的密集架、档案柜等装具,温、湿度测记仪器设备,温、湿度控制设备,吸尘器,消防设备等先进仪器设备投资,确保收集、整理、保管、鉴定、统计、编目与检索、提供利用、编研等各项业务流程畅通、快捷、方便。

4.要舍得下功夫去引进具备计算机应用技术、声像技术、数据存取技术等专业技能的档案专业人才。

5.要舍得为稳定档案干部队伍而投入,提高档案工作人员的优绩优酬待遇,加强档案干部的在职培训、学习考察等。持续对财力、物力、人力的投入可以使地方高校档案工作更好地服务学校中心工作,为在校师生及校友乃至地方社会作出应有的贡献。

四、信息引领、夯实数据

“信息化+”和“互联网+”将引领我国迈入转型发展新时代[3]15。数字档案馆甚至智慧档案馆是目前高校档案事业的发展方向。地方高校应该以档案信息化建设为抓手,大力推进信息技术与档案管理的相互交融,循序渐进做到“存量数字化、增量电子化、利用网络化”,提升档案管理现代化水平。

1.地方高校可按照《全国档案信息化建设实施纲要》的精神与要求,完善现有的档案信息化管理制度。根据本校校情,与数字化校园建设同步,自主研发档案信息管理系统或直接购买已使用成熟的档案管理软件。

2.在数据传输、存储使用、共建共享等方面,实现学校数学化校园网内进行电子文件全文自动著录、自动标引以及各种格式的多媒体档案的远程录入和文件图片的上载,信息检索打印、任意格式输出等。

3.校园办公系统电子公文实时归档、电子与纸质文件一体化管理,对学校现有馆藏档案进行全面的梳理,有选择地将重要的、利用率高、珍贵的需要安全保存的案卷进行目录的构建,逐步将这些档案存量数字化,要在数字化的平台上实现档案资源的优势互补、资源共享。

4.逐步打破管理和利用的壁垒,从传统的以“库房接收利用”为主转变为以“网络接收利用”为主,分步实施档案信息管理数据库化和档案信息查询网络化。

5.要保证档案管理的服务器正常运转和数字化档案信息安全,建立档案馆服务器双机互备及异地容灾系统,实现每个电子档案都有三份数据,一份离线在异地,两份在线在校可随时查询利用。

五、盘活存量、服务发展

档案的生命在于使用。档案资源在校史建设、校史文化传播中起到重要的作用[4]19。

如何让地方高校档案服务多元化而不仅仅停留在目前出具档案证明、提供档案复印件、答复信息咨询上,如何让静态的地方高校优质特色档案为生动活泼的现实社会服务,是当前地方高校档案馆发展瓶颈。

1.学校档案管理部门应该盘活存量,与其他各职能部门及院系相互配合,优势互补,形成合力,仔细挖掘本校馆藏资源的优势与特色,明确这些档案能在学校内部及社会层面起到的作用,受众群体将有多大,进而设计整合档案信息资源,从而提高学校校史、年鉴等档案编研工作的数量与质量。

2.冲破传统服务思维,变被动为主动,将散存于当地或上级档案保管部门以及某些校友个人手中的重要文献资料寻回,并妥善保管,以备不时之需。

3.提高服务效率,抓住网络传媒的优势,以网站为依托,拓展服务领域,创新服务方式,有选择地向利用者提供时效性、针对性强的档案信息。

4.加大档案工作的宣传力度,编纂成小册子形式向全校师生及校友、兄弟院校甚至社会各界免费赠送,广而告之本校的档案信息资源,全宗介绍、档案馆简明指南,让大家了解本校馆藏,提升本校档案馆的知名度,方便他们利用,学校各部门也就会重视、支持学校档案馆工作,同时也能扩大学校档案部门的影响范围。

潮起海天阔,扬帆正当时。档案事业功在当代、利在千秋。学校档案管理部门是地方高校与当地经济社会发展和现代产业体系相结合,去完成转型跨越的见证者,借本校转型发展的契机,全面做好档案信息的搜集、整理、编目、传递、利用和编研工作,使档案管理工作为学校转型蜕变各项工作的开展提供优质、全面的服务。

摘要：地方高校档案部门肩负“护史、传承、资政、育人”的光荣使命,履行“为党管档、为校守史、为众服务”的神圣职责。我们认为,转型视阈下地方高校档案工作发展路径既要凝聚共识、心系兰台,又要超前谋划、持续投入;既要制度先行,规范管理,又要信息引领、夯实数据;还要盘活存量,服务发展;为学校转型发展蜕变及地方区域经济社会提供优质档案服务。

关键词：地方高校,档案工作,发展路径

参考文献

[1]谭伟贞.新建地方普通本科高校档案工作的现状分析[J].兰台世界,2016(04).

[2]刘屯向.更新档案工作思想理念推动档案事业繁荣发展[N].中国档案报,2014-8-21(1).

[3]罗文.信息化引领转型发展新时代[N].经济日报,2015-9-25(15).

档案工作转型 第4篇

一、财务转型和财务共享模式的一般介绍

改革开放三十多年来, 中国经济的发展和中国企业的壮大使企业财务工作不断走向成熟:从多种记账方法逐渐统一到借贷记账法、《会计基础工作规范》出台、从会计制度走向企业会计准则、从COSO与SOX的引进到自行颁布《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制配套指引》等。

与此同时, 企业规模的不断发展使企业财务组织开始摆脱原有狭隘职能, 转向以股东价值创造为基础并参与公司战略。企业财务转型呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务支撑、优化财务组织、降低成本等特征, 并逐渐重构更加高效精简的企业财务组织。

二、财务共享模式对企业会计档案管理环境的影响

财务共享模式将分布于企业集团内部各经营单位的财务职能统一规划为企业集团内部的服务子流程, 而在原来每个经营单位中“横向”的财务管理职能转变成企业集团中“纵向”、统一的财务共享服务职能的过程中, 企业集团财务职能也成为企业服务市场和客户的主流程中的子环节。财务职能及管理模式的改变为会计档案管理环境带来变化。

1. 管理体系变动

财务共享模式的建立可能导致财务管理体制重心从原来依赖经营单位所在地的财务管理体系变迁到依赖财务共享服务机构构筑的标准化管理体系, 由此对传统的属地化会计档案管理体系形成冲击。

2. 支撑系统变迁

国内财务共享服务机构大多借鉴西方模式, 直接依赖可远程提供影像资料 (电子会计档案) 的影像系统作为支撑系统, 形成影像资料后的纸质会计档案, 其管理体系受重视程度降低, 会计档案归档的完整性和合规性受到考验。

3. 流程管理复杂

财务共享模式下的会计档案形成链条正在加长, 会计档案的形成从单纯在经营单位所在地一直延伸到财务共享服务机构, 过程长、环节多、链条长, 其间介入的多种岗位角色如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档等岗位增多, 岗位、职责也存在交叉现象, 流程管理责任开始模糊甚至出现缺失, 派生出各种难以发现的风险问题。

4. 责任主体变更

财务共享模式下的会计档案质量控制和责任主体发生变化, 财务共享服务机构作为会计档案质量控制的最终主体参与到会计档案形成全流程中, 并对会计档案质量承担整体责任, 会计档案质量控制已经成为财务共享服务机构加强内部控制并满足外部监管要求的重要环节。

5. 电子媒介的出现

财务共享模式多需借助信息技术实现, 会计档案的形成、保管、调阅过程中相应出现大量电子媒介会计档案, 这虽然为会计档案信息存储、利用等方面创造便捷条件, 但也产生了诸如新内控防范点设置、会计档案完全数据化 (影像化) 管理、电子文档存储利用合法合规性、系统集成凭证归档等新问题。

三、财务共享环境下的会计档案管理工作的特点和思路

会计档案管理环境发生变迁使会计档案管理工作呈现出以下特点:从工作地点上看, 由于财务共享模式建立是变横向的各经营单位财务管理职能为纵向统一的财务共享服务标准化流程, 为符合《会计基础工作规范》中关于会计档案管理方面的要求, 财务共享服务过程中的各种纸质和电子会计档案会从经营单位所在地流向财务共享服务机构所在地, 完成其空间转移过程。

从工作范围上看, 财务共享模式下的会计档案从经营单位所在地流向财务共享服务机构所在地的过程还伴随发生会计档案收集整理、数据化、传递和流转过程管理、质量管理和风险控制、成档及成档后管理等工作链条上的多项工作;其工作范围与从前仅局限于成档后的纸质会计档案管理相比, 又进一步向前延伸到会计档案成档前的多个环节。

从工作内容上看, 财务共享模式下的会计档案管理不仅仅是事后的会计档案收集整理, 而且包括组织、协调会计档案流转各个环节对会计档案中可能体现、包含的各种风险进行甄别、处理、控制, 包括会计档案信息的整合及多角度、全方位、长距离地有效利用, 包括会计档案存储保管模式、标准的研制与革新。

另外, 在财务共享模式的演进过程中, 会计档案介质也从传统的纸质媒介为主转向纸质和电子媒介并重, 从单纯经营单位所在地纸质会计档案流转走向财务共享服务提供范围内的纸质和电子会计档案并行流转且日趋分离。

财务共享模式下, 会计档案形成和管理工作内涵发生了实质变化, 从传统意义上的会计档案事后整理和保管调阅工作演化为企业集团会计核算与结算的流程载体, 也因此成为企业集团内部管理和风险控制的过程和基础。基于财务共享模式下的会计档案管理工作应结合环境变化的特点, 紧紧抓住会计档案形成过程的纵向流程和成档链条上的多环节、多岗位特点, 从管理体系、流程管理、风险控制、内部质量管理和会计档案基础服务等方面入手重新设计和组织会计档案工作。

1. 重新构筑档案管理体系

财务共享模式的建立导致财务管理体制重心转移到依赖财务共享服务机构构筑的标准化管理体系, 作为会计档案质量控制的最终主体, 财务共享服务机构应该重新设计和主导会计档案形成过程中的责任体系, 包括会计档案形成的最初发起人 (经办人) 责任、业务管理和审核人责任、财务共享服务方和被服务方权利和义务划分等。实际上, 这个责任体系也是企业集团内部控制和管理的基础。

2. 注重会计档案形成过程的流程管理

财务共享模式是规模化、标准化和更大空间范围内的交易处理, 广泛依靠信息技术对标准化流程进行管理, 对会计档案形成每一环节和步骤进行实时跟踪和定位管理, 并据此进行加工处理。在实践中可能涉及的技术包括标准条形码、二维码、RFID等等。

3. 注重会计档案形成过程的风险控制

财务共享模式下, 原经营单位财务管理体系下的会计稽核责任被财务共享服务机构取代, 进入财务共享服务机构的各种纸质和电子会计档案真实性、一致性、合法合规性等问题成为财务共享服务机构需要重新面对的新内控防范点, 注重会计档案形成过程的风险控制以解决可能随会计档案形成和流转过程进入财务共享服务机构的外部风险。

4. 关注会计档案形成过程的内部质量管理

财务共享模式是基于流程化、标准化的基础业务规模化处理, 以追求交易处理过程的成本节约。大量非均衡性、差异化的各种类型会计档案在财务共享服务机构处理, 其结果和质量能否保持严格一致, 会计档案信息在对外输出时是否影响会计核算和资金结算质量成为需要考虑的重要问题。关注会计档案形成过程的内部质量管理就是通过标准化、专业化手段控制在财务共享服务机构内部流转的会计档案加工处理质量, 防范自身处理质量瑕疵、失误或不一致性可能带来的风险。

值得一提的是, 财务共享模式下出现的纸质和电子会计档案并存情形, 保证双方品质和一致性并得到政府行业管理部门认可并成为日后推广以电子会计档案调阅为主、纸质会计档案调阅为补充的档案使用模式的基础。

5. 整合、挖掘和创新会计档案基础服务

会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作范围, 但结合会计档案管理工作电子化、低碳化、远程调阅和决策支撑等行业变化新趋势, 这项工作被赋予新的内涵。其范围包括集中化管理会计档案如何发挥其信息优势、提升服务质量和感知、延伸和革新会计档案基础和规范管理等问题, 包括纸质和电子会计档案存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用和信息挖掘等问题, 也包括原有会计档案存储模式革新和低碳化问题, 涉及内容广泛。

四、小结

财务共享模式下的会计档案管理工作在流程重组基础上集成了企业集团会计基础工作、财务管理工作和内部控制工作, 是管理体系、流程管理、风险控制、质量管理和会计档案基础服务的统一体。在经济发展方式转变的新形势下, 重新审视会计档案管理工作的特点和内涵以及持续创新会计基础工作, 有助于我们提升会计服务支撑能力与风险管控水平, 从而更好地推进企业财务转型。

以创新引领档案服务转型 第5篇

一、服务观念创新

在档案人的传统观念中,能做好档案征集,管理好档案,当用户上门查阅时能够服好务,就应该是一个很好的档案人了。这样的观念看似无可厚非,却严重阻碍了档案服务的转型,因为这样的观念决定了其服务只能是消极的、被动的,没有人来利用档案资源也仍然心安理得,泰然处之,做一天和尚撞一天钟。试想如果大家都抱有这样的观念,那么服务转型又从何谈起?

在观念的创新中还要培育服务的经营观。人们的印象中,档案馆是公共服务性质的,非营利性机构,因此一般不应收取费用。这样的想法其实大可不必,部分服务项目进行有偿服务是完全正常的,比如将某些解密档案编印成册或制成音像制品,再对外销售,让客户可以把档案当纪念品买回家里,便于随时查阅,这样不仅扩大了影响,同时还解决了经费问题。对于某些具有收藏价值的馆藏可公开档案还可以考虑批量复制,向社会公开销售。

观念的创新还体现在对用户的态度上,很多档案人有“眼睛朝上”的习惯,党政机关的人来了则笑脸相迎,企业和社会团体的人来了也能热情接待,平民百姓来了则态度冷淡,甚至在想他们来干嘛?这一问题究其原因还是观念问题,档案资源是属于全社会的,不是属于哪个部门的专利,任何人都无权独享,因此对于所有用户均应一视同仁、平等对待,尤其是个人用户,更需要我们的热情帮助。

二、服务内容创新

服务内容创新是指开发研究新的档案服务项目并付诸实施,是档案服务转型的主要内容和着力点。服务内容创新必须从研究服务需求入手,弄清需求对象、需求内容以及需要的服务方式等,再研究制定出相应的服务内容。另外,开展特色档案服务也是内容创新的一个好方法。特色档案因特点突出,非常便于有相关需求的人员利用,同时也能够提高档案馆的知名度。

三、服务对象创新

(一)加大“潜在用户”的开发力度。这里所说的“潜在用户”是指有利用档案的需求,但由于种种原因并不确定会利用档案的用户。如果我们努力争取,潜在用户完全可能转化为真正的用户,反之则可能与我们的档案擦肩而过。档案利用率不高最主要的原因就是没有重视和充分发掘潜在用户,导致用户数量上不来,档案利用率低下。开发“潜在用户”也要从改变观念入手,放下身段主动联系用户。

(二)实现信息电子化、集约化。

信息化是档案工作发展的必然趋势,我们必须让那些不会动的“死档案”活起来,变成便于采集的电子信息,并结合当代先进技术研究推出各种载体和平台来承载这些信息,实现信息电子化、集约化,给用户采集提供最大的方便。信息化工作需要耗费大量的人力物力,但是一旦信息化做好了,用户自然会多起来,档案利用率自然会大大提高。试想如果信息化已经到了网上可以查询档案资料的程度,用户在家里动动鼠标就可以完成查询,用户还会感觉有什么不便吗?他还会犹豫不决而放弃查询吗?到那时档案馆的网站的点击量会大幅增加。这样的结果是我们奋斗的目标和努力的方向,届时我们将可以真正实现服务转型,只保留一少部分人在档案馆中值守,更多的人从事信息化、编研工作,更多的人可以走出去上门服务,更多的人从事新的档案服务项目。新世纪的档案工作必然会有很多创新,我国的档案工作者是一个勇于创新、锐意进取的团队,我们必将以自己的智慧创造全新的档案服务。

四、服务团队创新

(一)转变观念,增强服务意识。

档案管理的最终目的是服务,如果不能提供良好的服务,就失去了档案管理的价值和作用。所以档案管理工作者不仅要有熟练的工作能力,还必须有较强的服务意识。如果没有服务意识,又怎么会有创新服务?服务意识是前提,它决定了档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果,从而影响档案工作的成败。一个具有强烈服务意识的档案工作者在工作中必能发挥主观能动性,并完善服务方法、提高服务质量,最终做好档案服务工作。

(二)培育创新能力。

档案工作转型 第6篇

一、档案价值的认知转型

档案价值认知指的是作为认知主体的人即公众对档案价值客体形成的如实反映。这里的认知主体公众不仅包含档案利用者也包括档案工作者。而这里所说的认知不仅包括公众结合档案价值标准与规范形成的认识,同时也包括公众个人的情感、心理、意志等其他主观因素。所以说档案价值认知是随着国家制度的完善、时代背景演变而成,具有一定的阶段性特征。从古代的“档房”到近现代的“档案馆”,从“旧档无用”的一元价值观到工具价值观与信息价值观兼并的双元价值观,直至日后有可能形成的社会多元价值观。

1.一元价值观。一元价值观形成于我国古代社会,并在我国封建社会末期被档案工作者和社会公众所普遍接受。档案以一种管理工具的存在方式被赋予了崇高的价值定位,并使这种极其尊崇的档案工具价值观的管理思想为我国高度中央集权的封建社会的繁荣稳定发展奠定了坚实基础和积极作用。这种一元价值观主要表现为档案成为统治阶级所管理、利用和控制来维护政权、治理国家的管理工具。在古代社会,档案更多地被封闭保藏,档案工作也囿限于“档房”,故档案作为专属于统治阶级的私有物的价值是一种行为方式的价值,且主要是对档案行政机构的价值。也正是因为古代统治阶级的专治,档案工作仅仅注重档案的政治价值,特别是文书工作与档案工作相混,修史纪实观念薄弱,暴君的蛮政统治销毁档案等行为,使得档案的历史文化价值无法凸显,造成公众对于档案工具价值观的根深蒂固。随着国家政治、经济、科技、文化都经历了改革与发展,西方社会观念的流入,整个社会推崇民主和自由的价值观体现得尤为明显,人们也随之将关注的目光投向历史发展的源远长河中,档案的历史文化价值渐渐与古代时期的工具价值并重。档案的价值不仅仅只是一种管理工具,公众对档案价值的认知由感性认识上升到理性认识,当初被认定为维护统治的利器的一元价值观,如今已被工具价值观和信息价值观这种档案双元价值观所取代。

2.双元价值观。档案的双元价值观主要是指档案的价值可以从两个方面来认知:一个是管理工具的行为方式所表现出来的工具价值;另一个是将档案看成是一种负载大量信息内容和“文献”的实体所表现出来的信息价值。从档案的属性角度来说,前者属于自然属性,后者属于社会属性。因此,自档案双元价值观被公众普遍接受以来,档案的双重属性也得到了公众的认可。即无论是工具价值还是信息价值,二者缺一不可,相互依存,其中工具价值更多地表现出档案作为一种原始记录性的凭据对社会负责的价值,而信息价值更多地侧重于档案作为一种社会公众资源对社会服务的价值。

档案双元价值观是目前档案学术界和社会公众所普遍接受和认可的档案价值认知观,但笔者认为随着国家政治经济体制的改革、中西方文化思想、生活价值观念的融合,档案的多元价值观将会成为档案价值认知转型的新共识。马克思主义基本原理讲到,社会存在决定社会意识,经济基础决定上层建筑。社会转型期下属于上层建筑主要内容的价值观会在一个国家的经济基础的影响下,呈现出其阶段性的文化内涵。因此,档案价值认知也会随着社会意识的改变而转型。另外,社会转型期价值主体的多元化也会成为价值观转型的重要影响因素。比如说我国以公有制为主体,多种所有制经济共同发展的基本经济制度以及以按劳分配为主体,多种分配方式并存的分配制度,都使得社会转型时期利益主体的多元化,市场经济体制下,利益主体的多元化必然导致价值认知的多元化,进而出现档案价值认知的多元化,即档案多元价值观的形成。

二、档案馆的社会功能

1.资治襄政功能。资治襄政功能主要是指档案馆辅佐社会政治以便行政管理的职能。因资治是档案现象的成因,档案馆是出于统治者行使行政权力的需要,故一般将它作为档案馆产生的根源。但资治襄政功能也是档案文明产生后档案馆始终具有的社会功能,犹如双元价值论演变前的工具价值观中,档案作为一种统治阶级维护统治的管理工具存在。但随着国家制度与体制的改革,档案馆的资治襄政功能也在变化,只不过行政管理的最终目的没有改变,变化的是档案管理的内容和方式。

2.存史鉴史功能。存史鉴史功能是档案馆的本质功能,存史鉴史是一种基于社会发展的自觉的理性行为,它的价值主体是整个社会这个整体,而非局限于某地某个机构或个人。所以说,档案馆是为整个社会的发展留存历史。如若说资治襄政功能是体现档案馆的第一价值,那么存史鉴史则是档案馆的第二价值。但也正是档案馆存史鉴史功能的存在,所以就要求进入档案馆的档案必须内容全面、系统真实、体系完备,并随着社会的变迁与公众价值观的改变,区域性馆际之间应加强沟通与协作,才能最大限度地完成社会赋予档案馆的最高使命。

3.文化传承功能。档案馆的文化传承功能是由档案馆文化事业机构的性质所决定,指的是在档案馆对馆藏档案进行收集整理利用时对档案的社会文化价值的挖掘及历史传统文化的流传与继承。文化传承功能有两个特点:一是区域群体性,我国历史悠久、幅员辽阔,传统文化也呈现出区域性特点,如中原文化、岭南文化等。在我国作为收集与保管史料的档案馆也在各省自治区有着合理的机构设置,这样,各省自治区的档案馆就会有其地域性的馆藏文化史料,对当地档案社会文化价值进行最大程度的发掘利用和传承,使社会公众对档案价值有重新的认识。二是人文加工性。由于档案馆并非都是档案史料与原著,为提高档案馆的利用服务水平,我国各地档案馆中档案史料汇编也是档案馆馆藏的重要组成部分。因此,在档案馆对档案史料进行整理时通常伴有人文加工的特点,对于档案史料或实物进行编纂也能更直观、更形象、更直接地为档案利用者提供服务,贮藏各民族各时代特色文化,对我国繁荣各异的文化资源进行开发与传承。

笔者认为,档案馆的社会功能不仅限于此,随着国家政治经济体制的改革、中西方文化思想、生活价值观念的融合,档案的多元价值观成为档案价值认知转型的共识后,档案馆的辅助功能或者说是延伸功能也会呈现出来,档案馆的社会功能会随着档案价值认知转型而革新。

三、基于档案价值认知转型的档案馆社会功能的发挥

1.档案馆的功能建设要引入新的观念或新的管理思维。在档案价值认知转型期,档案馆功能建设应随之树立新目标,将工作重点和核心业务与档案利用群体的需求相关联、相对称,管理思维应逐步从古代社会向信息社会的观念转变,注重点由档案的史料管理到实体管理到档案信息资源管理再到新时代背景下的档案知识管理。转型期档案馆社会功能的发挥应更强调档案的信息价值取向,以档案信息属性为基准,对档案馆的管理方式进行重新建构和诠释。

2.丰富馆藏,发挥馆藏档案的信息价值。随着档案价值认知的转型,档案利用主体呈扩大化和全面化的方向发展,利用需求也随即出现多元化趋势,利用目的多元化也成为必然,故档案馆应丰富馆藏,使馆内的“官方来源”与“非官方来源”比重均衡,并定期征集更具有时代特色和民族色彩的史料或信息,及时全面快捷地为社会公众提供服务,成为“公民利用政府现行文件信息及史料的中心”。另外,档案馆内的馆藏档案与现行文件等应改变过去抱残守缺的现象,杜绝“只藏不销”的观念,定期对档案利用数据进行鉴定、统计与研究,根据档案利用群体的需求,优化馆藏,使档案实践工作向专业化迈进,为用户提供利用服务的同时也促进了公众正确档案价值观的形成。

3.利用数字档案馆的优势,增强馆际交流。从载体层面上看数字档案馆与传统档案馆相比,信息存储量及传播媒介上存在很大的优势。档案馆在转变新观念和丰富馆藏优化资源的同时,应不断提升技术保障水平,利用数字档案馆的优势,增强馆际交流,互通有无,促进全国各地域间的交流与合作,在提供利用服务时充分展现各地的文化特色,使档案的社会文化价值得到最大程度的发挥。另外,数字档案馆也可利用网络信息平台的优势,建立用户信息反馈机制,拉近档案馆与利用者之间的距离,达到档案馆与用户之间的双向交流与沟通,及时发现档案实践工作中存在的问题,促进档案馆档案服务及管理方式的优化。

基于上述认识,只有完善档案馆的社会功能才能使档案的价值得到最大程度的发挥,虽然档案价值的表现形式呈现多元化和抽象化的特点,但也有一定的规律性,故档案馆在完善社会功能时也应注重对档案价值认知转型,以档案价值认知为依据,以档案价值实现为目标,使档案价值理论研究与档案实践革新相得益彰,共同为档案事业的繁荣发展添砖加瓦。

摘要：本文试图通过对档案价值认知演变过程所呈现出特点的分析及档案馆社会功能内涵的梳理,对档案馆社会功能发挥提出几点建议,以期在档案价值认知转型期使档案馆的社会价值及社会功能得到充分的发挥。

档案信息化管理转型的探讨 第7篇

1 社会信息化视角下档案管理转型的阐述

档案管理要想淘汰传统管理模式, 将全社会的档案信息集中在一起, 创建大信息时代, 从而实现更加全面更加优质的服务, 就需掌握社会信息化模式下的档案管理内涵, 基于社会信息化视角下的档案管理转型就是把存在于全社会不同领域、不同行业的信息集中在一起。但依据当前的实际情况来分析, 我国的档案信息资源分布较广, 不同信息也缺乏必要的联系, 出现了信息孤岛。我国规定, 档案管理部门只负责管理一级部门的档案和有代表意义的二、三级部门档案, 导致大量的档案信息不能进入档案馆, 造成了信息资源浪费的现象, 信息不能实现全覆盖。在社会信息化要求下实现档案管理的转型则需依据大众对信息的需求, 应用当前信息技术手段, 将存在于全社会的信息资源集中在一起, 达到档案信息的全覆盖, 创建应用数字化的档案信息服务, 分不同阶段将大量的社会档案信息集中在一起, 从而将更全面更优质的档案信息服务提供给人民, 逐步形成科学化、规范化、合理化的管理模式。应用信息化手段实现档案管理有着一定的特点, 并不是通过信息管理来使信息发挥更大的作用, 没有认识到档案实体的作用。实现社会信息化档案管理, 要认真落实不同部门的管理职能, 依靠网络技术建立互动性强、广泛交流的平台, 逐步淘汰传统意义的服务模式, 顺应大众需求, 开展更为广泛的服务, 建立分布式数据库, 积极收集大众的档案信息需求, 提供个性化服务。

2 社会信息化视角下档案管理转型的内容

在社会信息化发展下实现档案管理模式的转变是一个长期任务, 要求耗费一定的人力物力, 档案工作才能顺利开展。基于社会信息化的档案管理模式的转变是一个不断发展的过程, 在信息技术的不断发展中, 用户的需求也出现了千差万别的变化。所以, 实现档案管理模式的转变主要依靠数字化技术与网络技术, 有效集中档案信息, 不但要集中、处理、加工大量的信息, 而且还需进一步创建全国性的档案信息服务中心。

2.1 要实现档案的数字化转换

要想进一步开拓现代网络信息服务渠道, 则需大力应用数字档案, 不受时空限制。档案信息数字化就是利用数字化技术、数据压缩技术、高速扫描技术, 将纸质文件、音像文件等转变为电子档案, 形成档案数字信息库。档案信息数字化主要内容涉及目录信息与全文信息的数字化。一是目录信息数字化, 这是档案信息数字化转换中发挥着重要作用。只有具备有序的目录信息, 才能做到科学管理档案与分类, 有利于大众在应用档案时准确及时找到档案。有利于推动档案管理的转型。二是全文信息的数字化, 档案管理部门发挥扫描技术的作用, 转变卷宗内容为影像信息, 利用文字识别技术转变影像的格式存储在计算机当中。然后, 再根据不同大众的需求, 对其进行分类和整理, 大众可以在馆内查询也可以在网上检索, 从而实现有步骤有重点的开展档案数字化工作。

2.2 要完善档案信息网络化的服务渠道

档案信息服务应该依靠互联网, 建立本地区的档案局域网。进一步设立档案门户网站, 明确所在省份的省级档案馆为中心, 集中当地档案信息资源, 达到资源共享, 提供“一站式”服务。大众在利用信息时可以登陆门户网站, 点击相关链接, 从而找到自己需要的信息。这种管理模式不但有利于提供更加广泛的服务, 而且保证将真实安全的信息提供给大众。再有, 档案管理部门还可以利用档案微博与微信, 将掌握的档案信息及时公布给民众, 实现与民众的合理交流, 掌握民众的档案信息需求状况, 从而确定信息专题, 将经过处理的档案信息公之于众。

2.3 要完善数字档案的社会功能和管理功能

档案馆要建立数字化的档案馆, 并充分发挥其社会和管理功能。数字化的档案馆社会功能主要是突出其社会服务性, 要通过网络获取更多的有效信息, 并将纸质档案信息转化为数字信息, 保存大量的电子文件和数字档案丰富馆藏。数字化的档案馆管理功能主要侧重于合理整合、科学集成不同类别、不同区域、不同领域的档案信息, 并运用信息技术供大众所使用。数字化的档案馆要鉴定和整理已形成的电子文件和档案信息, 还要制定相关的业务标准, 比如制定元数据标准。同时要注意确保数字档案的安全性, 维护数据库系统的安全, 对档案信息进行加密与备份。

2.4 要构建区域性的档案检索与利用服务中心

一般区域内的省市级档案馆要设置一个信息检索与利用服务中心, 包括对实体档案和数字档案的检索、利用, 信息服务中心的服务对象主要是该区域内的用户。档案馆要先建立区域内各种档案机构的档案目录数据库和档案全文数据库。这种模式的运行, 大众就能运用计算机检索到所需的开放信息, 或找到实体档案所在位置, 进行阅览、复印, 减少了再去档案室或其他档案机构查找的环节。信息服务中心是以该区域的数字档案馆和门户网站为依托, 向大众提供远程服务。信息服务中心包括对区域内各个档案机构的介绍, 使得大众能够了解该区域内档案机构的情况。同时, 要在信息服务中心的门户网站上设置一键式检索服务, 依据档案信息的来源、类别等设置, 用户通过输入关键字就可检索到信息。

总之, 社会信息化视角下档案管理转型是一个动态的、持续的过程。档案管理的转型不仅需要国家对档案信息化建设的扶持, 出台相关的法律法规、政策来提升档案工作的地位, 还需要档案管理部门、档案研究人员等相关各界要充分认识到信息化给档案管理带来的挑战与机遇, 认识到当前实施档案管理转型是必然趋势, 大力推动档案管理的转型, 不断探索档案管理转型的新路径, 推进我国档案事业的繁荣发展。

摘要：随着社会信息化的快速发展, 档案管理当前已经实现了管理模式的转变, 而成为信息管理模式, 结合社会环境、档案管理工作特点, 本文提出了档案管理如何实现转型。

关键词：社会信息化,档案管理,转型

参考文献

[1]裴友泉, 张学辉.固守还是转身?——国家档案管理模式改革专题研究[J].档案学通讯, 2012 (4) .

档案工作转型 第8篇

一、转型期社会对档案信息的需求,呼唤国家档案资源的整合和档案管理模式的改革

档案信息利用需求是指在一定的社会政治、经济、文化等条件影响下,人们为了解决工作、学习、生活等领域中的问题,通过档案利用工作系统查找所需档案信息的一种意向或兴趣,它具有社会历史性。 档案利用需求也是档案信息资源的参考、凭证、情报等潜在价值得以实现的过程,档案利用需求状况最终制约和影响着档案利用工作的方向、规模和方式方法。可以说,档案工作系统的实质是以满足各类档案利用需求为出发点的,利用需求是档案工作运转的内在动力。

随着改革开放的深入发展,我国由计划经济体制向市场经济体制全面转型,信息技术的发展和计算机的普及,迅速改变了人们的生活和工作方式,这反映在信息需求上就是普遍要求方便、快捷、准确的信息服务,并且信息需求量更大,需求范围更广,需求多样化趋势更明显。人们在档案信息资源的利用需求方面,要求实现公平的利用档案资源的权利,利用的范围也从单一的史学研究以及资政扩展到了娱乐休闲等多层次、全方位的领域,要求档案信息资源的“一站式”和全面综合性的服务。这就需要档案部门有一种积极探索的精神对档案管理模式实施创新式改革,以便更好地适应最新的档案信息需求。因为无论何种情况下,档案的开放和利用应该都是档案工作研究的出发点与归宿。

我国目前档案管理的状况又是如何呢?《档案法》明确要求了档案要实行集中统一管理,但现实情况却是档案信息资源的管理分散、混乱。有的单位和部门不重视档案管理,认为档案是可有可无的东西,造成档案大量的损毁和丢失,利用时难以或无法获取所需信息,酿成无法挽回的损失,成为永久的遗憾。究其原因是由于管理体制的不畅和条块的分割,许多单位和部门寻找各种借口不履行档案法的规定长期霸占档案资源,使综合档案馆的馆藏量贫乏,结构单一,影响档案的综合利用和档案价值的发挥。

二、档案信息资源整合和档案管理模式的改革

所谓国家档案资源整合,不仅是指对过去和现在的国家机构、 社会组织和个人在社会活动中形成的,对国家和社会有保存价值的全部档案的管理由分散到集中、由无序到有序的过程,而且主要是指在我国档案工作“统一领导,分级管理”体制下,通过整理与组合, 使之结构合理、配置优化,以适应经济全球化时代增强区域综合竞争力需要的社会系统工程。档案是国家信息资源的重要组成部分, 档案部门必须与时俱进,紧跟时代步伐进行积极的探索,来满足社会对档案信息资源的需求。在这种形式下安徽省和县进行了积极的探索,其在档案行政管理方面,由过去的各自为政变为一家主管;在档案的归属和流向上,由分散保管变为集中统一管理,取得了骄人的成绩。各类专业档案集中到了县档案馆,档案馆馆藏由3.82万卷猛增到11.63万卷,科技、专门档案与文书档案的结构由21∶100上升为104∶100,馆藏档案资源的结构得以优化。“和县档案资源整合试点的事实有力地证明,档案资源往往就是制约利用的瓶颈, 一旦突破这个关口,将会给档案事业带来根本性的变化”“,而这一问题的证明,将可能使一些理论专家的思路更加明晰起来,吸引他们对信息资源研究的更大兴趣。”转型期社会对档案信息的需求状况,呼唤国家档案资源的整合和档案管理模式的改革,反过来国家档案资源的整合和档案管理模式的改革能够在更大程度上促进档案信息资源的利用需求和学者的研究兴趣。

在总结和县档案管理模式改革成功的基础上,安徽省委办公厅、省政府办公厅印发了《安徽省档案管理模式改革实施方案》,《方案》明确了档案管理模式改革的整体思路。一是整合资源,创新模式;二是建章立制,规范管理;三是科技兴档,强化服务。通过这些措施的建立使档案信息资源流转和归属清晰,实施国家综合档案馆的集中统一管理,最大限度地丰富和优化档案馆馆藏,实现信息共享, 全面提升国家综合档案馆现代化管理水平和整体服务能力,发挥档案信息资源的最大效益的档案管理模式。《方案》的出台标志着安徽在全国率先开展的档案管理模式改革进入了新的发展阶段“,它预示着一场更大规模的档案改革即将在全国展开”。作者对档案模式改革的认识是深刻的,对改革的前景是充满希望的。

三、对国家档案信息资源整合和档案管理模式改革中存在问题的思索

1.档案理论问题。传统的档案学理论已经越来越不能满足现代档案工作发展的实践需求,特别是电子文件的到来,传统的档案理论受到严峻的挑战,理论创新已势在必行。国家档案资源整合和管理模式改革中涉及许多理论问题,需要档案界人士根据我国的国情和档案管理实际状况,积极进行理论探索,对档案理论不能保守排外,更不能不顾我国实际生搬硬套。建国初期对苏联的学习就是一个经验和教训。近年来,为适应电子文件的管理,出现了一些新的理论,如前端控制理论、后保管模式、全程管理理论、文件连续体理论等,有的理论经过档案理论界和档案实际工作者的探索,已经与我国传统的档案理论很好地融合,在档案管理中发挥了重要作用。如前端控制和全程管理是保证电子文件真实性、可靠性、完整性的重要措施。但是有的理论如文件连续体理论,笔者认为还处于理论探索阶段,需要不断地完善,真正发挥实践价值还需要一个漫长的过程,现阶段还没有达到有些人认为的“文件连续体理论能解决电子文件管理实践问题”的程度。

2.法规问题。档案法律是档案事业发展的重要保障,也是档案开放利用的重要依据。国家档案资源整合和档案管理模式改革中必须做到“有法可依,有法必依,执法必严,违法必究”。随着市场经济的推进和信息技术的发展,在我国档案事业发展中起根本作用的档案法的一些条款已经不适应时代和档案工作实际的需求,档案法的修订成为必然的趋势。国家档案资源整合和档案管理模式改革中,也需要进一步建立健全与之直接相关的档案法规, 以适应社会转型档案工作的需要。如依法加强对国家档案资源归属与流向的管理, 制定相应的规章制度,确保综合档案馆馆藏量和馆藏结构的优化,达到国家档案资源的有效整合。在档案法律法规的制定中作者提出了需要注意的几点问题,这也是我们容易忽视的问题。如社会成员保护国家档案资源的义务问题“,单位人”和“社会人”的问题,私有档案问题,档案所有者权益问题,违反档案法的法律责任问题都是需要深思的问题,作者对这些问题的思考反映了其敏锐的洞察力。

3.人才问题。当今,人才问题成为社会各行各业关注的重大问题,也是关系档案事业发展进步的关键问题。“一方面档案馆与档案室客观上存在着跨学科人才奇缺的现实,一方面档案的信息化又刻不容缓地向我们走来。”因此,我们必须重视新时期档案人才的培养。怎样解决档案人才的问题呢?有人认为,由于现代社会要求复合型人才,所以要加大现有档案人员的培训教育,使之成为一专多能的博才。但是要使档案人员在原有的知识基础上成为计算机、法律等方面的专家来解决档案管理中的现代化技术问题却是十分困难的,也是不可行的。而如果只重视计算机等信息技术人才的引进,会造成档案专业人才的流失,最终影响整个档案事业的发展。在档案人才问题上“,借船出海,唯此可行。在时间紧任务重的情况下,果断借调技术人员对口解决技术难题,是比较实际可行的办法。”这样既节约了人才培养成本,又有利于档案工作效率的提高以及档案工作社会影响力的增强,也有利于档案学学科的建设。作者在档案工作人才和档案学学科建设的人才问题上提出了自己独到的见解,引人深思。

总之,为了满足社会转型期人们对档案信息资源的需求,档案部门在国家档案信息资源整合和档案管理模式改革方面进行了积极探索,从和县档案馆的试点看也取得了很好的成效,并将进一步在全国范围内展开。当然,在档案信息资源整合和档案管理模式改革过程中也存在一些不容忽视的问题,值得我们深思。《徽文》作为一篇学术论文,不可能对社会转型期档案信息化中所有的问题进行讨论和思考, 但是作者从总体上给予我们一个清晰的思路和开阔的空间,对今后的学术研究和档案工作社会实践具有重要的指导作用。

摘要：通过对转型期社会档案信息利用需求的分析,对国家档案信息资源整合和档案管理模式改革中存在的问题进行了探讨,着重评价了《徽式探索的学术意义——社会转型期档案整合问题研究》一文对学术研究和档案工作实践的指导意义。