档案整理通知范文

档案整理通知范文（精选8篇）

档案整理通知 第1篇

学校荣誉档案的收集与整理

１、收集范围

学校荣誉档案是学校在进行党政管理、教学、科研、外事、工团等工作活动中直接形成的，它是记录学校发展成就的历史见证。其收集范围主要有以下几个方面：

（１）上级政府颁发给学校的荣誉类；

（２）学校在教学、科研等活动中政府与社会团体等颁发的荣誉类；（３）上级工会、团组织等开展各项竞赛活动获奖类；

（４）兄弟单位、团体赠送的锦旗、牌匾等；

（５）教职工个人在进行教学、科研、管理等工作中获得的奖项；（６）学生个人参加各项活动获得的奖项。

其中教职工，学生个人获奖的奖杯、奖状、奖章、证书等等，其原件仍由个人保管，学校综合档案管理部门采取征集复印件进行保存。

２、收集方法

主要开展好定期收集与平时收集两项工作，综合档案管理部门首先要抓好平时收集和登记工作，同时应及时掌握各种获奖信息，以便有的放矢，使收集归档材料完整，全面反映学校所获荣誉的情况。其次是建立档案收集网络，健全各年级科室等部门的兼职档案员队伍，督促完成各业务部门平时收集归档工作，及时做好获奖信息登记和文书与实物的收集，并于每年学期末定期收集归档，移交学校综合档案室。另外教职工、学生个人获奖情况也可采取年终上报，由分管科室部门进行汇总统计，并由学校档案室与相应管理部门兼职档案员共同完成对获奖文书与实物的复印、拍摄照片存档等收集工作。

档案整理通知 第2篇

各学院：

2014届毕业研究生档案清理转寄工作即将开始，为保证毕业研究生档案的完整性和有效性，确保毕业研究生能按时顺利到工作单位报到，现将毕业生档案整理的有关事项通知如下：

一、归档清理时间：

请各学院思政干事组织本院4名研究生，按规定时间段（见附件）带队至活动中心503室研究生院档案室进行本院毕业研究生档案的归档与清理。

二、归档清理内容：

1、需归档的材料包括：2014届毕业研究生（含提前毕业生、往届推迟至今年毕业生、博士生）的入学前档案、研究生成绩表、教学实践表、12、13年考核表、研究生答辩材料等。

2、新发展的党员、读研期间学院转正后的党员材料以及其他需放入个人档案中的材料（如教师资格认定书），由各学院归档清理时一并带来统一归入毕业生档案（汇总表格见附件）。

三、归档注意事项

1、集中归档清理工作结束后（预计6月5日），我们将在研究生思政工作群里公布《湘潭大学2014届毕业研究生归档情况汇总表》，请各学院提前通知所有毕业研究生对自己的档案进行查实核对。

2、毕业研究生查实核对自己档案后，如有相关材料缺漏，请速将缺失且必要的相关档案材料交至本院研究生工作办公室，由学院收齐后于毕业离校手续办理前（预计6月9日前）集中交至研究生院档案室。

特此通知

研究生院

2014年5月16日

已落实工作单位，但单位不接受档案、户口及党组织关系的：中心托管党组织关系转移地址：湖南省长沙市雨花区新建西路37号

抬头：中共湖南省教育厅机关党委

人事代理

党组织关系转移地址：湖南省长沙市雨花区湘府中路168号抬头：中共湖南省人才流动服务中心委员会

人事档案的审核整理 第3篇

一、在人事档案审核上做到审细、认准、补全、整好

审核档案材料是否齐全、完整, 档案内容是否客观真实。审核材料手续是否完备。审核档案中有无错装、混装的材料。审核档案整理是否符合要求。同时, 根据档案记载情况对干部“三龄一历”进行认定, 对档案中缺少的材料和手续不完备的材料进行补充和完善, 对收集补充的材料进行鉴别和归档整理。

二、在人事档案材料收集上做到齐全、完整

人事档案记录和反映了一个人的个人经历、德才表现及其成长轨迹。是考察和了解人的重要手段。如果缺少某份应归档的材料, 可能使组织人事部门做出片面的, 甚至不公正的判断。因此, 必须对缺少的档案材料归档。填写《缺少材料登记表》。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行。明确补充材料的内容、要求及送交时限。由单位和个人共同收集。对干部履历表、年度考核登记表、干部任免审批表、工资审批表、学历学位、党团组织、公务员登记表等普遍性材料, 集中时间进行收集。对党代会、人代会、政协会等换届中形成的阶段性材料, 统一布置、统一收集。对政审、违纪处分、离任审计及表彰奖励等特殊性材料, 采取协调有关单位或督促本人查找相结合的方法进行收集。确保了材料收集的完整性。对档案中的原有材料和新补充材料, 逐份审查, 准确鉴别。从而保证档案材料的完整齐全。

人事档案中材料手续要完备, 无缺项漏项。如需要本人签字的要有本人签字, 需要组织盖章的要有公章, 不能有空缺。在接收人事档案时发现缺少材料及时向有关单位和当事人索要, 对收集补充的材料进行甄别、整理, 保证档案材料的完整正确。

三、在人事档案材料鉴别上做到真实、准确

档案材料的鉴别工作是维护档案内容真实性和完整性的重要措施, 也是档案工作中的一个重要环节。作为档案管理人员, 应本着对工作负责的态度, 严肃认真地对待每卷档案, 仔细审查每份归档材料, 准确鉴别, 努力做到“去伪存真、去粗存精、取之有据、舍之有理”。对私自涂改的档案材料真实性进行鉴定。私自涂改的材料可能是虚假伪造的, 如不进行鉴别直接向社会提供, 势必造成误导, 也会给组织人事部门增加工作难度, 必须进行认真鉴别。杜绝弄虚作假现象。实事求是地进行鉴别, 确保人事档案准确无误。坚持做到手续不完备不归档、填写不符合要求不归档、材料涂改且无相应证明不归档、重复材料不归档, 确保档案材料的准确、真实。

四、在档案整理上做到分类准确、编目无误、加工精美

为确保人事档案质量, 不但注重档案材料的收集、材料内容的鉴别, 而且对每卷人事档案进行仔细精美的加工整理。首先做到分类准确。人事档案分为十类材料:一是履历类材料, 二是自传类材料, 三是鉴定、考核、考察类材料, 四是学历、专业技术职务、培训等材料, 五是政审类材料, 六是入团、入党类材料, 七是奖励类材料, 八是处分类材料, 九是招工、任免、工资、出国、退休等材料, 十是供组织参考的其他材料。根据档案材料的分类要求, 看分类排列是否合理, 防止错装、颠倒混淆。其次做到编目无误, 类号页要按规定格式用铅笔编写, 类号页要与打印的干部档案目录相符, 防止漏码重号。最后做到加工精美。档案材料整理, 技术加工, 一定要认真、仔细, 防止档案材料损伤、丢失、混装。整理加工档案材料时, 要严格按照规定的标准尺寸剪切、补贴, 整理加工的每份档案材料一定按标准四边整齐, 装订符合规格要求, 精美大方。符合标准的人事档案, 方可入库。

五、在“三龄一历”审核确定上做到严格细致、准确无误

人事档案作为今后干部考察的重要依据, 三龄一历的认定直接关系到每个人的切身利益。档案管理人员要实事求是、慎重稳妥的对干部的“三龄一历”逐项进行审核确认。“三龄一历”具体是指出生时间、参加工作时间 (连续工龄) 、入党时间和学历学位。有些人事档案材料中信息填写前后不一致, 特别是出生时间、参加工作时间、入党时间, 学历学位信息填写混乱, 年龄越填越小, 工龄越填越长、学历越填越高、对这些难以确认, 有待逐步解决的“三龄一历”认定, 要不怕麻烦, 反复审核。必须严格按照有关规定, 实事求是的进行认定, 使认定结果符合干部的真实情况, 能够经得起时间和实践的检验。确保人事档案信息准确无误。

实际工作中, 作为档案管理人员, 应把档案审核贯穿于材料收集、材料鉴别、档案整理以及“三龄一历”确认的全过程。做好人事档案的审核整理工作对档案的利用有着重大的作用。

摘要：人事档案的审核整理工作是将收集到的比较散乱的个人资料经过系统的分类、排列、编目、整理, 组成有序整体。为干部人事档案的利用提供原始证据。人事档案工作是组织人事工作的重要组成部分, 是人事管理工作的基础和重要环节。人事档案的审核整理应突出完整、真实、细致、准确。

整理“年度档案” 第4篇

窗外北风凛冽，呵出一口气，就能升腾成了白雾。街上却越来越热闹了，商店里张灯结彩，迎接着一年一度的狂欢，面包店里飘出一阵阵属于圣诞节的香甜。似乎每个从我身边走过的路人，身上都吐着代表好心情的粉红泡泡。

一年又要过去了。在我看来，今年和往年一样，仍然平平淡淡，间或有些起伏。有欢乐，也不乏悲伤。有和父母相处的温馨记忆，有和朋友疯玩的放纵岁月，也有一个人独处时的随心所欲和莫名孤单。可是如果仔细回想，其实每一天都过得不一样，每一件事都是一年历练的见证。每一天的细微变化，都在促使我们变成更好的自己。你是不是和我有同感呢？

我突然有些舍不得这些平淡岁月了，于是决定把它们记录下来，留作念想。

我开始翻阅今年拍下的照片，惊讶地发现：其实每一张照片背后，都有一个或短或长的故事，有的可以一笔带过，有的则让人回味许久。花了整整一个下午，我从几千张照片中选出了20张，一一洗印出来。接着摊开一本空白笔记本，在扉页正中郑重地写下巨大的数字“2014”，然后将这些照片小心翼翼地贴到这本空白笔记本的内页里。每贴上一张，就回忆并写上一段当时的背景和心情，长短不限。不过两个小时，这份“年度档案”就整理好了。我将它锁在抽屉里，好好保存着。相信很多年后再去翻阅，一定会让我感慨万千的。

如果你也想留下宝贵岁月的话，那就一起来整理整理你的年度档案吧！

·小贴士·

（1） 从工作量来考虑，照片不用选太多，挑自己觉得最有意思的就行。当然，如果你愿意多选几张多写几段，那谁也无法阻止你。

（2） 建议用纸质文档保存，虽说电子稿多备份几份应该也不会出问题，但用纸质的文档是不是更有“岁月流金”的感觉呢？而且这种手写心情的形式，也能给这份档案一份附加值。若干年后，你也许会感叹：想不到我当年写的字长这样的啊！

（3） 整理好“年度档案”后，记得好好保存，如果你坚持每年整理，你就能拥有一份独特而珍贵的时光档案了。

2014年4月20日。我在西塘遇到一只硕大的萨摩耶，在无数游人全天候的围观下，它已经分外淡定了。那时候它正趴在地上，漆黑的眼珠一眨也不眨，一脸深沉的样子。我蹲在它面前大概有5分钟，它不但眼神欠奉，连尾巴也懒得甩动，完全不知道它在想什么。哎，人生如此多艰，难道连狗狗也不能免俗么？它到底在烦恼着什么呢？

如果你也想留下宝贵岁月的话，那就一起来整理整理你的年度档案吧！”

2014年1月8日。妈妈煮了几只很大的对虾。作为一只心态平和的吃货，我瞬间觉得人生圆满了……“世上只有妈妈好”唱起来！

2014年8月17日。我在花盆里认真栽种樱桃番茄。作为一个失败的“农夫“，我种下三株，成活者一，结果者……一。狠狠心摘下了这颗红彤彤的小番茄，虽然味道不见得特别香甜可口，但还是吃得心满意足：纯有机栽培，高人工投入，世间少有。这样一想，心里略略有（自）点（欺）安（欺）慰（人）。

2014年7月25日。大风吹过，卷起高原的尘土，天地间灰蒙蒙的一片。乌云气势汹汹地压上了祁连山脉，只留下远处一道白色的天际线。麦子还没成熟，无边的麦浪层层叠叠，涌向远处的农家小屋。小屋旁有一棵树，孤零零地矗立在油菜花丛中。一眼望去，这简直就是与世隔绝的人间仙境。这是我在暑期旅行中拍下的最满意的一张照片，很少有人猜到，这个美景就位于风景区外的洗手间旁。果然，世界并不缺乏美，缺乏的只是一双善于发现美的眼睛。

档案整理通知 第5篇

主办QQ群2012年第05号通知

关于开展全县草原补奖档案归档

工作的通知

各乡镇人民政府：

我县草原补奖已经完成了草原划定、草原禁牧、草原承包、权证发放等各阶段的工作任务，进入档案归档阶段，现将具体要求通知如下：

1、分类归档

我县草原补奖档案保管期限分为永久、30年、10年三种。分为前期文件类、资源调查类、合同类、证件类、草原承包登记类、补助类、综合类、声像实物档案类共8大类。草原承包档案为专业档案，要用专门档案柜存档。

2、装订要求

草原承包档案，要用长尾夹或者打孔装订，不能用订书针装订。乡镇草原补奖档案归档范围与期限、文书（件）盒脊（样本）、档号章（样本）、归档文件目录（样本）详见附件1-附件4.3、时间要求

各乡镇五月底完成草原补奖档案的归档工作，草原承包经营权证、合同书没有盖章的乡镇，先对前期文件类、资源调查类、草原承包登记类、补助类、综合类、声像实物档案类整理类进行归档。

县草原补奖办公室邮箱：znxcyb6121072@163.com，联系电话:6121072。

附：

1、乡镇草原补奖档案归档范围与期限

2、文书（件）盒脊（样本）

3、档号章（样本）

4、归档文件目录（样本）

档案整理通知 第6篇

各教学单位：

毕业生档案是现代企业考察毕业生、接收毕业生的重要依据，将直接影响毕业生日后的转正定级、职称评定等，为切实做到对毕业生的最负责任，确保毕业生档案整理工作的有序开展，现将有关事宜说明如下：

一、毕业生档案内容

1、高招录取档案

2、体检表

3、军训表

4、学年鉴定表

5、成绩单

6、实习鉴定表

7、评优登记表

8、高等学校毕业生登记表

9、荣誉证书复印件、奖学金证书复印件

10、就业报到证副联

二、填写要求

1、高招录取档案：如无录取档案，由学院学籍专管员到档案馆复印审批表，并加盖学生工作处章。

2、体检表：由学院提供，校医院盖章。

3、军训表：由学院提供，学生处盖章。

4、学年鉴定表：由学院提供，毕业当年不必填写；学生处盖章。

5、成绩单：由教务处提供，教务处盖章。

6、实习鉴定表：原件。

7、评优登记表：原件。

8、高校毕业生登记表：

（1）封面填写时间：2012年5月10日；

（2）照片：2寸免冠彩照（蓝底）；

（3）本人学历及社会经历：从小学至大学，四个阶段；

（4）自我鉴定：主要包括思想、学习及社会实践三个方面；

（5）班组鉴定填写时间：2012年5月20日；

（6）学校组织意见填写时间：2012年5月25日。

9、荣誉证书、奖学金证书：复印件。

10、报到证副联：由就业办提供。

11、毕业生档案袋封面：

档案号：学号；

编号1：高招录取档案（件数1）；

编号2：高校登记表（件数

1、页数8）；

编号3：成绩单（件数

1、页数1）；

编号4：军训表（件数

1、页数1）；

编号5：体检表（件数

1、页数2）；

编号6：学年鉴定表（一学年为1件3页）；

编号7：评优登记表（根据学生实际情况确定）；

编号8：实习鉴定表（根据学生实际情况确定）；

编号9：荣誉证书复印件、奖学金证书复印件（根据学生实际情况确定）；

12、学籍卡：毕业生档案内不包含此项内容，仅需上交至学生处事务办。

（1）以专业为单位按学号排列整理；

（2）只要在学校学习满一年或一年以上的，无论是否毕业均要整理学籍卡；

（3）照片：一寸免冠正面照片（蓝底）；

（4）学籍卡题头：需填写所学专业全称；

（5）学习经历：从小学、初中、高中、大学按顺序填写；

（6）学校名称：黄河科技学院，不能填写“黄科大”、“黄科院”等字样；

（7）奖学金情况：按获奖时间顺序填写；

（8）处分情况：如实填写，无处分记录的填写“无” ；

（9）操行评定总分：仅保留一位小数点。

备注：毕业生档案内各类表格要求统一使用黑色中性笔，用正楷字体填写，字迹工整（建议各班统一填写）。毕业生档案袋封面1-6项名称必须盖对应的项目章，7-9项无获奖或实习情况不须盖章。

三、时间安排

1、军训表、学年鉴定表盖章时间

3月12日信息工程学院、外语学院、体育学院

3月13日商贸学院、工学院

3月14日艺术设计学院、医学院、国际学院

3月15日音乐学院、新闻传播学院

2、高等学校毕业生登记表盖章时间

4月23日信息工程学院、外语学院、体育学院

4月24日商贸学院、工学院

4月25日艺术设计学院、医学院、国际学院

4月26日音乐学院、新闻传播学院

3、学籍卡上交时间

6月11日信息工程学院、外语学院、体育学院

6月12日商贸学院、工学院

6月13日艺术设计学院、医学院、国际学院

6月14日音乐学院、新闻传播学院

4、档案合并时间（另行通知）

四、有关要求

1、高度重视。毕业生档案涉及到毕业生的切身利益，各学院要高度重视本次毕业生档案整理工作，安排专人负责。

2、认真填写。各学院毕业班辅导员要按照通知内各项要求，认真组织毕业生填写档案内的各类表格，确保毕业生档案整理工作的有序开展。

3、按时完成。请各教学单位严格按照通知要求的时间，完成各项工作内容，并于2月15日下午五点前至学生处事务办公室王志荣老师处领取高校毕业生登记表及档案袋。

联系人：王志荣

联系电话：68787425

学生处

档案员如何整理档案 第7篇

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照

片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规

范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

（一）大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

（二）各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

（1）保管期限---分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这

种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

（2）保管期限------问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按分类。再在下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期

限下、同一中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

（3）问题-------保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按分类，再在下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

（4）---保管期限分类法。即先将归档文件按分类，每个下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

（1）采用种类--保管期限—分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

（2）---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式----保管期限分类法，按载体

形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；

6、电子档案按照载体形式----保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘；

7、实物档案一般采用载体形式--分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制

（一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.（二）目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。

（三）案卷（件）号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

本主题由 admin 于 3 天前 加入精华

三

十一、文书档案如何整理与编目? 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。分类方法有多种，常用是分类法和问题分类法。分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一

卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行――保管期限分类（不确定期限的，只按――问题分类即可）；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录（样式附后）；（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。三

十二、科技档案如何整理与编目？

答：科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。

（1）分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：①按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。

（2）编目 科技档案目录（样式与归档文件目录相同），是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技

档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号（项目代号）、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。

（3）拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。

（4）装订

案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序，用件号章固定。

27、会计档案如何整理与编目？

答：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐（银行日期帐、现金日记帐）、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐（公积金、养老金明细帐）；（3）财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此

项也可放在全宗卷内）。

会计部门将当的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、帐簿、报告等几种主要形成进行分类。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；（2）形成――保管期限――分类方法，即把报表、帐簿、凭证分开，再按时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。

会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录（样式附后）工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。三

十三、照片档案如何整理与编目？

答：照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按――问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一

组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录（样式附后）使位置固定下来。

近年来，随着数码相机技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。三

十四、磁性载体档案如何整理与编目？

答：磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代――问题进行分类，录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录（样式附后），归档的磁性载体文

件应由文字形成部门编制归档说明。

三

十五、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作？ 答：电子文件的归档

电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子鉴章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档还应注意收集以下有关文件：

（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。

（2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。

（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件其中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：（1）齐全完整；（2）真实有效；（3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；（4）统一规定载体形成、质量要求――档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检察后归档保存；（5）防病毒――推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒；（6）编制说明――文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档电子文件的保管：（1）载体的物理保护

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃－20℃；相对湿度选定范围：35℃－45℃。（2）信息的安全维护

采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。

杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。

安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。

归档电子文件的利用：

利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物资载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方法。

广东汉能光伏有限公司工会文件

汉光伏工字【2011】1号

关于开展困难职工调查摸底工作的通知

为了全面准确掌握我司困难职工的基本情况，建立困难职工档案，为做好今后困难职工帮扶慰问工作做好准备，公司工会决定开展困难职工调查摸底工作。现将有关事项通知如下：

一、调查范围

符合条件的员工均可参与申报，比如生活困难、下岗退伍军人、下岗失业职工，家庭

或子女上学导致的生活困难职工等。

二、申报程序

以部门为单位，由部门组织本部门符合条件的职工本人向工会提出申请并填写《困

难职工档案表》以及相应的材料，由工会提出审核意见。

三、困难职工信息应用和意义

1.建立健全困难职工档案，做好职工动态管理； 2.为今后走访慰问帮扶工作做好基本信息准备；

3.深入了解困难职工需求和实施员工人文关怀；

四、申报截止日期

附件：困难职工档案表

二○一一年十二月二十一日

主题词：

汉能光伏有限公司工会委员会

2011年12月21日印发

照片档案整理之体会 第8篇

一、对整理者素质的基本要求

1.高校照片档案属于纪实摄影图片的范畴, 整理者应具有较高的政治思想觉悟和事业心、强烈的社会责任感和使命感, 并以遵循公平正义和善良为准则,

2.作为整理者, 应具有一定的文化和艺术修养、对照片中所显示的事务和视觉形象有敏锐的洞察力。其中文化和艺术修养包括:文学、色彩学、绘画、摄影技术等基本功底。

二、照片整理的基本原则

遵循照片自身的规律和特性, 在坚持择优汰劣、慎重剔除的原则下, 形成一套适合照片档案筛选和整理的方法。

1.数码照片在拍摄时没有储存压力, 摄像者又寄希望于百里挑一, 因此, 形成了大量的照片堆积, 致使利用率大大降低。采用先筛选数码图像后冲洗照片的程序, 不仅能够避免重复整理, 还能防止造成人、财、物的浪费。

2.照片整理中的一项重要工作就是照片的筛选, 筛选的基本标准一般是构图、曝光与清晰度。时间了然, 地点清楚。但是, 一张照片的价值不能仅用美学的观点去衡量, 重要的是要具有一定的社会意义和历史文献价值的, 是对教职工参与学校及社会工作和活动的真实的记录。有些照片主题明确, 内容丰富, 具有重要的历史考证和使用价值, 虽然拍摄效果较差, 也应该保存。有的照片有很高的观赏价值, 内容也贴近事件和活动的主题, 可以选择具有代表性的予以保存。以上两种情况应当选择本组照片中的精品和清晰度高的照片和底片整理存档。

3.首先鉴别数码图像 (底片) 、照片的内容是否真实和突出主题, 是否准确的记录了学校建设和教育事业的发展, 真实反映了人与人, 人与自然, 人与工作的关系和某一人物、事件和活动。其次再鉴别是不是原版的数码图像 (底片) , 如果既不是原版数码图像 (底片) , 又不能反映具体事件和活动主题内容, 应果断剔除。在数码图像 (底片) 鉴别完后, 针对照片的筛选结果, 重新对数码图像进行编辑, 并依据编辑好的数码图像, 冲洗照片。

4.对收集来的零散照片和底片, 应注意检查照片和底片是否有划痕、粘连变质、发黄褪色、折叠变形等情况。对损坏较轻, 可以修复或复制的, 应当及时修复和复制。并留存数码图像。对损坏严重, 没有保存价值的照片和底片, 应在相关领导同意及监督下剔除或销毁。

照片档案的筛选和整理是一项专业性较强的工作, 因此要求整理者不仅要有较强的责任心, 还要有一定的专业知识。在整理过程中, 任何人都无权私自销毁任何一张归档照片。

三、照片整理过程中的分类与编目

1. 首先结合本校各项工作的性质和特点, 通过照片所反映某类事件和活动的整体内容和活动之间的有机联系。

进行实体分类。就是根据每张照片的主题, 针对有密切联系和相同内容的照片, 把内容相近的几组照片组合在一起的过程。采用照片档案实体分类的方法, 可以保持照片档案在形成过程中的相互联系, 体现照片档案记载的活动内容的整体性。有利于以后查考和利用。

高校照片档案采用“年代一问题“分类法比较合适, 根据高校的工作性质和特点可采用两种分类的方法, 第一种分类方法是将照片档案分成七大类, 即综合类、教学类、基建类、人物类、外事活动类、科研产品类、文体卫生类。第二种分类方法是将照片档案简单分为两大类, 分别为党政综合类和教学管理类。第一种分类方法的优点是:分类精细, 同一类别内照片档案的内容相近关联度较高。缺点是整理筛选及档号编制复杂, 工作量较大。第二种分类方法的优点是:分类集中, 整理筛选及档号编制比较简单, 工作量较小。建议在高校照片档案整理过程中固定采用第二种分类方法, 严禁交替采用两种方法。

2. 数码实体 (底片) 的分类方法与实体照片分类的方法一致。

将数码图像 (底片) 按照实体照片的分类原则, 与实体照片对应编号, 底片装入纸袋后在封口处标注档案号或编号再归档保存。将已筛选编辑完成的数码图像 (底片) 与实体照片对应标注档案号或编号后, 将其刻成光盘或存入其他数字存储器中保存。

3. 将筛选整理好的照片、数码图像 (底片) 分类完成后, 可再按问题划分成一个个保管单元, 每个保管单元和保管单元中的照片和数码图像 (底片) , 应按其形成时间或过程的先后顺序, 结合其内容的重要程度排列。

每张实体照片和数码图像 (底片) 都必须有一个按顺序排列的档案号。在一个大类中, 只按保管单元和保管单元中照片的形成时间一个顺序在编制档号及目录, 在编制档号及目录过程中再给每个保管单元编写一个概括的标题或编号, 并按顺序确定其所在的全宗及目录号。