关于收集、整理学生成长档案的信

关于收集、整理学生成长档案的信（精选7篇）

关于收集、整理学生成长档案的信 第1篇

走进孩子的心灵，记录成长的足迹

——关于收集、整理学生成长档案的信

亲爱的家长、老师们：

本学期即将结束，为了记录孩子一学期学习、生活的点点滴滴，我们将为每一位孩子建立成长档案。成长档案可以说是记录了学生在一个时期一系列的“成长故事”，是评价学生进步过程、努力程度、反思能力及其最终发展水平的理想方式。学校已经为学生准备了一个档案模板（已发到学生手中），请家长认真阅读，期待孩子们在家长和老师的帮助下完成相关内容。

（一）收集内容简要说明

一．我的成长目标：简要叙述本学期奋斗目标、努力方向和学习计划。（班主任、父母指导完成）二．我的成长环境：

1、我的小档案、2、成长中的我之最：按提示填写，把感动自己、激励自己、锻炼自己、陶冶自己等人、话、项目等填写到表格中；

3、我爱我家：可以贴上家庭全家福，然后写上祝福祝愿的话或介绍全家福相关信息等。（班主任、父母指导完成）

三．我爱语文：我的书法作品、我的演讲稿、得意之作、我和好书交朋友；我爱数学：我是速算小神童、我的特色作业；我爱英语：单词加油站、特色作业等：根据提示，收集本学期最满意的作品、资料。（语数外老师指导完成）

我的音体美：我是小百灵：把本学期在课堂上或课后学会的歌曲统计在表格中，要选择唱的最好的、最熟练的、健康的歌曲；我爱运动：自己喜欢的运动项目、本学期参加比赛的情况，（时间：参加活动的时间；成绩：活动学校或班级第几名或几等奖等）；我是小画家：本学期最满意的书画作品或小制作的照片等。（音体美老师指导完成）

我的实践活动：收集本学期参加实践活动的材料、完成的小论文、小发明、小制作等，文字叙述、照片均可。（学科老师、父母指导完成）

四、个性发展：自理本领：能反映自理能力的图片或文字，可以是一次家务劳动（洗一次衣服、做一道小菜等），也可以自己整理书包，自己叠被子等；巧手创造：一件祝福小卡片，自己布置课桌、书皮等；（父母指导完成）

五、评价园地

1、学习与生活记录表；

2、操行评定记录表，要求对照表格内容认真反思，对自己一学期的学习、生活等做一全面的评价，不拔高、不虚构、实事求是；学生的文明礼貌、行为习惯、孝心、爱心等非知识性的成长应作为重点加以记录。

3、最好我自己：本学期获得的各种奖项统计，最后附上复印件；

4、家校对话：我的话：自己简要总结本学期的学习、生活、在校表现等；爸爸（妈妈）的话：对孩子一学期的评价，肯定成绩，指明努力方向；老师的话：本学期学生的操行评价，要实事求是，中肯，言之有物。（班主任、父母指导完成）

六、收获乐园：本学期各科、各类活动的获奖情况，各类荣誉和报刊上发表的作品。包括校内的和校外的。（可以是复印件）（父母指导完成）

（二）、成长记录收集、整理注意事项

1、收集与整理成长记录的内容，学生是第一责任人。成长记录应收集能够反映学生学习过程和结果的资料，因为要全面记录学生成长的历程，其内容一定要丰富、充实，但又不能杂乱无序，必须要有价值，有利于促进自我成长，因此，教师、家长的指导显得特别重要

2．材料选择要直观。为使成长记录便于操作，记录中尽量使用直观形象的材料（照片、奖状、画、作业等）、小卡片、有关证书等，附上简明扼要的说明，使学生一看就懂，尽量采用贴、插的方法。

3、完成时间：从现在开始，到本学期结束。

最后祝愿您的孩子在您和老师的指导下，设计整理出独具个性的成长记录，留下美好的成长足迹！

关于收集、整理学生成长档案的信 第2篇

说 明

泗泊河小学 何小军

一、档案建设中的方法与步骤：

1、建档基本思路

首先，要以“湖北省县域义务教育均衡发展督导评估工作评价指标体系”为指针，逐字逐句的解读“评估标准”和“评分细则”；以《泗小义务教育均衡发展工作档案目录》为依托，仔细了解卷宗的目的性和侧重点，做到有的放矢。其次，结合学校实际情况将指标体系进行系列的分解、充分运用档案资料的筛选法和组合法进行支撑、建档。

2、建档基本方法

以A级指标分类，以B级指标排序，以C级指标装袋成盒。

3、归档的要求

（1）C级指标原则上以件为单位装入马蹄袋，一件一袋，决不能用线装订。

（2）建立专项的《某某学校义务教育均衡发展档案索引》，每个档案盒的盒面要标注清楚，每盒内的《卷内目录》的顺序与件数要一马蹄袋件数一致。

（3）所有文件不能用铅笔或圆珠笔填写。

4、建档过程：

（1）备盒。按27个C级指标，每个C级指标至少一个盒子，做到C级指标不漏盒，有的C级包含内容较多，按顺序排列装入多备个档案盒。如C25：城乡义务教育学校全面落实国家课程计划。此指标包含安全教育、国防教育、健康教育、艺术教育，地方课程、校本课程、综合实践活动课程等等系列档案，按序排列。

（2）制作标签。档案盒的盒脊和正面要分别贴上竖签和横签，竖签和横签要有统一性。竖签体现学校校名、案卷类别序号、目录名称、档案主题，档案编号五个要素。如泗小的竖签首先有“泗小义务教育均衡发展档案”几个竖排文字，下面以B级指标（如：政策规划、经费投入等）确定序号，以C级指标确定条款名称如：A1-B1-C5。C级指标有多盒的还要排上盒号。竖签里体现校名主要是为了规范管理，并在群体档案检查中留下深刻的印象；体现目录等级是为了便于建档、续档和查阅，避免造成检查人员找不到（甚至建档人员也找不到）的现象；体现档案编号主要是为了整理档案、查阅档案、摆放档案方便，可以直接按类别序号顺序排列，使档案整理工作更简单快捷，查阅更为方便。横签是竖签的另一种排版方式，另外添加A级指标分类目录。如横签第一行：义务教育均衡发展档案；第二行：A1政府重视支持；第三行：B1政策规划；第四行：C25—②（此中的②代表C25中的第二小类）。

(3)整理档案。档案按照C级指标整理，以件成袋（C级指标中还可以再分小类，总之是条理越清楚越好）。一份档案（如“泗小联校管理方案”）装入一个马蹄形袋子，完全一样的档案并不是装得越多越好，如“学生体质健康表”每一个学生就有一份，如果全装进去，就太累赘，也不可能备那么多马蹄形袋子，可以装入汇总数据和选取几份作为样本装入，其余的作为专项资料保管；另外如果一份档案过于单薄，会显得缺乏支撑，应将同一活动从文件、计划、方案、记录、小结、简讯、照片及原始资料一起装如一个马蹄形袋，至少放在一盒中，显得系统完整，便于查阅，便于装订。

C级指标装袋后并不着急装盒，按照C级细则将袋子按一定的顺序排列好，贴上马蹄形袋标签，马蹄形袋的标签要设置统一格式贴在袋子的左下角，标签既要体现指标体系，又要反应袋中内容，如A3-B8-C16：泗小教学质量评价制度。一盒中的马蹄形袋要按从上到

下的顺序，标出序号，便于制作目录和以后装盒。然后将贴有标签的盒子与档案一一对应，针对考核细则逐项检查核对，查漏补缺，然后装盒。

（4）制作目录。在全部档案装盒完成后，打印每盒内的《档案目录》，一个档案盒设置一份档案目录，目录的顺序号按马蹄形袋的序号排，内容要照应袋上的标签，目录中的文号、责任者、日期都要填写完整。

对于多项检查内容都会涉及到的公用档案，尤其是原始资料类的，不便于一式两份的，要在档案目录备注栏里注明档案存储处，例：见X-XX，便于查找。档案目录建成后，需要续建的可以在档案目录里用黑中性笔手写添加，并不一定要重新打印，打印的虽然美观，但不能体现档案的续建过程，有做假之嫌。

（5）制作封面。封面要统一、美观，能体现档案主要内容和建档单位，一般字体不超过两种，以黑体、宋体为主。多盒C级指标除案卷号和盒号不一样外，所设文字（即C级指标评估标准）、保管期限、归档号、目录号应完全一样，件数不写，便于续档。如第一栏：杨溪中学（建档单位）；第二栏：政府支持（A级指标）；第三栏：第一行A1-B1政策规划，第二行A1-B1-C2县（市、区）政府实行义务教育工作目标责任制度、城乡中小学校及周边综合治理联系会议制度和中小学安全管理制度。

然后把每一盒的封面和目录也放在一个马蹄形袋中，放在盒里最上面。

（6）制作索引。索引要纲目并举，条理清晰，类别、序号、条款目录准确一致即可。

二、建档注意事项

（1）补充装档。每次建档整理过程中都会对学校档案几经筛选，但是到档案装盒之后还是会有剩余档案，这些档案还是很有利用价值 的，要再一次逐一筛选，对于与检查指标体系有联系的档案要装入档案袋，作为支撑材料，如果实在不能的也要及时整理，以备不时之需，切不可随意丢弃、零散摆放。

（2）细节建档。各学校都是沿用同一评估指标，整理的都是大同小异的档案，如何在档案建设中建出特色，细节决定成败的。从档案盒排放的第一印象（按指标体系分组、竖立在档案柜里，方便查阅，且整齐、醒目），到横签、竖签、封面、目录，到页面的整齐度，档案的窝边卷角，都会直接影响档案的美观和质量。

（3）规范中创新。《泗小义务教育学校均衡发展工作档案目录（试行）》只是一个基本标准，三级指标的标准不能缺，档案资料的收集根据学校实际情况可以拓展，能补的就补起来，实在没有做的就不要作假。总之，把细节做到极致就是创新。

浅谈高中学生档案的收集与整理 第3篇

一、高中学生档案的建立原则及收集整理作用

(一) 高中学生档案的建立原则分析。

高中学生的档案建立要能够遵循相关的原则, 从其性质来看, 高中学生的档案要能够和人事档案相等同看待, 要进行长期的保存。有的档案是作为升学或者是转学进行了转移, 但还有部分的学生没有被录取, 那么针对此类情况就要对学生档案妥善的保管, 防止学生在日后走向社会之后得不到及时的利用造成麻烦。对学生的档案进行建立主要遵循真实原则以和及时原则, 规范原则以及准确原则, 其中的真实主要是档案的内容要真实, 及时主要是对学生情况进行及时了解, 规范则主要是档案建立要规范系统等。

(二) 高中学生档案的收集、整理作用分析。

学生档案有着很高的实用价值, 在社会的不断进步下, 档案的基础工作有着很大程度的发展, 档案的分类工作也更加的精细和具体。对高中学生档案的收集以及整理和归档的工作得到有效完成, 不仅保障了各类档案的完整性, 对实际的利用创造了条件, 同时也对国家积累档案打下了重要基础, 这对整个档案工作都有着重要意义和作用。收集是档案管理的前提, 利用则是目的, 整理是承上启下的关键环节。对高中学生的档案进行整理是实现档案科学化管理的重要基础, 也有利于档案的有效利用, 将这一工作做好能分担检索工具体系的部分任务。

二、高中学生档案收集整理的特征及方法

(一) 高中学生档案收集整理的特征分析。

高中学生档案的收集整理自身有着鲜明的特征, 主要体现在影响因素多和连续性强, 档案的设计范围相对较广, 并有着诸多的分类。其中在档案的分类上主要有声像档案等, 通过声音和视频等来记录学生在学校的学习状况和生活状况, 反映整体的学生活动面貌, 这对日后的档案查阅以及利用等都有着重要的价值。所谓的连续性强主要就是对学生的记录是连续性的, 每一学期的情况都会如实的进行记录, 最大程度的将学生在校的活动进行记录反映。

(二) 高中学生档案收集整理的重要方法探究。

加强高中学生的档案收集和整理要从多方面进行着手, 首先要能够有这一方面的意识, 所以要加以广泛宣传, 切实提高师生的档案管理意识。通过多样化的形式将学生档案的收集和管理的重要性进行宣传, 以此来获得学校的高度重视, 进而营造出良好的学生档案收集和整理的环境氛围。与此同时也要能制定相应的档案收集和整理制度, 严格的按照相关要求进行实施, 学校的档案管理部门要对学生的档案形成特征和规律进行详细了解研究, 对归档的要求以及时间等加以明确化, 结合实际将学生档案的归档不完整情况加以减少。

要能够采取较为灵活的方式进行对学生档案加以收集, 由于学生档案的资料相对较多, 通过灵活的方式能大幅度的提高收集效率。学生档案在长时间已经形成了诸多规律性的档案, 例如学年计划以及学期计划等常规的档案, 这样就可结合实际进行集中式的收集, 并在规定时间内进行移交学校档案室。在学生档案的整理过程中, 要能将现代化技术得到充分应用, 通过计算机技术能够将办公自动化的程序得到实际应用, 这样在对学生的档案进行分类过程中就能够提高其效率。

另外要能保障高中学生档案收集渠道的通畅性, 对于学校学生的档案收集主要是归档交案卷的方式进行实现的, 所以学校的档案管理人员要对学生的档案收集有着积极的态度, 将档案管理人员自身的作用得到充分发挥。并要能将档案管理的队伍在整体素质水平上得以有效提升, 使其能有全面的档案管理知识和技术, 学校也要定期进行对档案管理者进行系统化的培训, 这样才能有效提升学生档案的收集和整理效率。

要重视及时建档和规范化休学以及转学等手续的办理, 切实做好高考学生的组档工作。在高一学生进入学校之后及时将学籍加以登记, 由班主任在教导处指导下采用蓝色以及黑色墨水钢笔逐项填写。将学生在校的获奖情况随时在档案中进行记载。在转学以及休学过程中, 要保证学生的档案完整, 及时将相关的材料收集齐全。由于高考学生组档的优劣会对学生的录取以及学校声誉有着重要影响, 所以要在宣传力度上进行加强, 以此来增强档案的意识, 确保综合素质评价的真实准确和客观性。

三、结语

总而言之, 高中学生的档案管理工作对学生日后的工作有着重要影响, 所以要能系统的将学生档案内容进行整理记录, 并要在档案管理制度的基础上充分将档案管理者的主动性得以发挥, 如此才能最大化的促进高中学生的档案收集和整理工作的完成。由于本文篇幅限制, 不能进一步深化探究, 希望能此次研究能起到抛砖引玉的作用以待后来者居上。

摘要：现阶段我国的教育改革正处在深化阶段, 针对高中的各方面管理模式也在发生着变化, 其中高中学生的档案管理工作是一个重要的环节。高中学生的档案收集和整理等, 从实际情况的发展来看, 还存在着诸多问题有待解决, 强化高中学生档案管理工作是促进学校管理规范性的重要内容。

关键词：高中学生,档案收集,档案整理

参考文献

[1]王颖.问渠哪得清如许为有源头活水来——浅议如何减少“死档案”, 提高档案利用率[J].办公室业务, 2013, (09) .

[2]温艳秋.高校档案管理质量保障体系建设探究[J].兰台世界, 2013, (11) .

学校荣誉档案的收集与整理 第4篇

学校档案是国家档案全宗的重要组成部分，是永久贮藏档案资源的基地，是反映学校发展历史的真实记录，它既是学校各项工作的查考凭证，也是教学管理工作的参考依据，更是学校进行科研活动不可缺少的资料。它随着学校的建立而产生，形成于学校一切活动之中，并伴随着学校的发展而逐渐积累。

学校档案以各种形式和载体将教学、科研、党政管理等活动的过程和人们思想活动的成果记录下来，为存贮并维护好它们的完整与安全，实行统一集中管理是学校档案工作基本原则的核心，这样既完善了档案资料的收集整理，又便于开展利用工作，使档案资源充分发挥其信息作用。学校档案工作是管理学校档案和提供学校档案信息为学校和社会服务的一项业务工作，为满足学校和社会利用档案的需要，通过收藏和提供档案材料这种特定方式，为教学、科研、党政管理等各项工作服务。

目前，学校档案主要分为党群、行政、教学、科研、出版、外事、基本建设、仪器设备、财会、声像等十几大类，为丰富馆（室）藏档案，完整反映学校历史面貌，许多学校己开展了实物档案和荣誉档案的收集整理。由于学校工作的特殊性，荣誉档案相对于其他机关、企业来说是多产户，它在参与社会各项工作的活动中均会或多或少获得各种类别的荣誉，从而产生了大量的荣誉档案。就荣誉档案而言它又分为文书和实物两类，它也是学校各项活动的历史记录，它全面而真实地记载和反映了学校的兴衰荣辱。这门类档案以其历史的真实性、原始性、直观性和生动形象性等特点，反映着学校的发展史、荣誉史。学校可充分利用这些反映学校兴衰荣辱的实物写照举办展览，开展各项宣传教育活动，由于它的特殊性必定具有超强的说服力和感染力；另外还可建立学校荣誉陈列室，针对教职工，特别是对学生进行校史与德育教育，树立爱校、勤学上进的思想有着深远的现实意义和历史意义。所以，建立健全学校荣誉档案的管理制度，科学管理荣誉档案应当列为学校档案收集整理的重要内容。

学校荣誉档案从载体上应分为文书类与实物类。其文书类：如获奖文件、先进材料等等；实物类：如奖杯、奖章、锦旗、证书等等。因为它们从形式上属于不同载体，从保管与利用的角度看，两类档案分开立卷保管较为合适：

一、便于档案的整理；

二、便于档案的保管；

三、便于档案的利用。下面就学校荣誉档案的收集与整理工作谈谈认识与做法：

一、学校荣誉档案的收集

收集工作是档案管理工程的基础，学校荣誉档案的文书类档案资料一般是通过文件下发，所以很大部分是收集整理存贮在学校的综合档案管理部门，而荣誉档案的实物有很大部分分散存放在有关业务部门，如综合类获奖奖品存放在学校办公室，工会组织参加活动的获奖奖品存放在工会，团委组织参加活动获奖奖品保管在团委，其他部门参加活动获奖奖品也相应保管在本部门，教职工和学生参加各种活动获奖材料不言而喻是由归个人保存。这种分散式管理形式首先不符合档案管理要求，也不利于安全保管，更不利于工作上的利用，根据档案集中统一管理的原则与要求，变荣誉档案管理分散为集中是最佳选择和任务。随着教育现代化的发展，学校档案信息化建设也日新月异。为满足社会及学校各项工作对档案信息的需求和要求，档案管理工作的完善，档案信息的齐全，现代化手段管理已是档案工作发展的趋势；而实现学校档案的完整与安全，必须实现档案工作的规范化、标准化、现代化管理。学校要集中统一管理好荣誉档案的文书与实物两类档案资源，应建立健全好管理制度，明确收集范围，将具有保存价值并反映学校历史全貌的，凡属学校各项工作获奖的各类文书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书等等，均收集归档由综合档案部门集中统一管理，这样既丰富了学校馆（室）藏档案资源，又维护了档案的完整与安全。

１、收集范围

学校荣誉档案是学校在进行党政管理、教学、科研、外事、工团等工作活动中直接形成的，它是记录学校发展成就的历史见证。其收集范围主要有以下几个方面：

（１）上级政府颁发给学校的荣誉类；

（２）学校在教学、科研等活动中政府与社会团体颁发的荣誉类；

（３）上级工会、团组织等开展各项竞赛活动获奖类；

（４）兄弟单位、团体赠送的锦旗、牌匾等；

（５）教职工个人在进行教学、科研、管理等工作中获得的奖项；

（６）学生个人参加各项活动获得的奖项。

其中教职工，学生个人获奖的奖杯、奖状、奖章、证书等等，其原件仍由个人保管，学校综合档案管理部门采取征集复印件或拍摄照片进行保存。

２、收集方法

为丰富学校馆（室）藏档案，应抓好档案的收集工作，主要开展好定期收集与平时收集两项工作，综合档案管理部门首先要抓好平时收集和登记工作，同时应及时掌握各种获奖信息，以便有的放矢，使收集归档材料完整，全面反映学校所获荣誉的情况。其次是建立档案收集网络，健全各年级科室部门的兼职档案员队伍，督促完成各业务部门平时收集归档工作，及时做好获奖信息登记和文书与实物的收集，并于每年学期末定期收集归档，移交学校综合档案馆（室）。另外教职工、学生个人获奖情况也可采取年终自报，科室部门进行统计，并由学校档案馆（室）与相应管理部门兼职档案员共同完成对获奖文书与实物的复印、拍摄照片存档等收集工作。

二、学校荣誉档案的整理

学校荣誉档案文件与实物的整理，一方面和其他门类档案整理工作一样，要遵循彼此间的历史联系，通过系统化、专业化整理，使档案管理条理化，能够全面反映历史活动的真实面貌，并便于保管和利用。另一方面荣誉档案又有其自身的特点，它是集文书与物品为一体的档案，在整理过程中只有从荣誉档案载体的形式、保管和利用等特点出发研究其规律，才能达到对荣誉档案的优化管理。

首先，制定适合荣誉档案管理的归档、分类、编目、上架、保管、利用等实体方案。学校荣誉档案的文书类材料应按照规定，相应归入学校档案各门类文书档案类，并与其他门类文书档案一样进行整理、归档、编目、上架、保管、利用。对余下的实物档案采取单独将荣誉类实物档案编为一特殊门类进行管理，此方法主要是便于保管和利用。其实物档案整理应以物品为一个自然保管单位，此类档案可按其载体形式的不同分至二级类目，如可根据获奖者性质分为：综合奖品类、职工奖品类和学生奖品类三个类目；也可根据奖品的载体、形状不同分为：奖杯类、证书类、锦旗类等几个类目。其主要的目的是为存贮保管和利用方便。实施对荣誉档案不同类别进行分别归档、保管与管理，同时要适应档案信息现代化发展的需要，其档案目录的编制应与计算机管理同步进行，建立机检和手检两用功能的检索服务系统，编目内容在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案实物分类目录，这既是档案整理的重要环节，也是提供利用查找的关键，这一步工作的质量直接影响到日后档案检索利用的工作效率。其编目的步骤首先应按年度和分类项目进行编目造册，编著内容应全面记载实物档案的各个要素，如：档号、获奖内容、颁奖机构、获奖单位（姓名）、时间、柜号、保管期限等等，还应编制相应内容的实物标签，置于实物明显部位标记，以便查找利用。

三、学校荣誉档案的保管与利用

学校荣誉档案文书类资料的保管与利用，均遵循《学校档案实体分类法》中其他门类文书档案的保管与利用的原则、方法进行；而荣誉档案的实物类的保管与利用，首先应考虑它的特殊性，它是一件件物品组合而成，其载体及形态各异，既有纸质类、金属类、玻璃类，又有布质类，更有大有小，有高有矮，也有硬有软，其保管的柜架也需区别于文书档案，它应陈列置直观易见，便于放取，又能防尘、防潮、防光、防火、防鼠的柜架中。应按类别制作相应的透视玻璃柜架存贮为宜，这种直观的存贮保管柜架，既便于对外参观展览，又便于查找利用。其档案上架的排列也可按年度和载体形式分门别类进行，奖杯一般以竖放为宜，锦旗可设计挂在柜内，奖状、奖章、证书等可竖放在柜架上，也可平放于柜架中。总之，既要立足于保管，又便于利用；要直观感强，能让利用者一目了然，让所有的荣誉档案的实物部分直接展现在参观者的眼帘，展示出该门类档案的特殊风采。

大型工程档案收集整理模式探讨 第5篇

关键词：工程档案,整理,模式

大型工程的档案资料, 是工程在规划、勘察、设计、施工、验收等工作中直接形成的, 具有保存价值的文字、图表、数据及声像等资料, 是工程建设过程和建设成果的真实反映, 加强对这些资料的收集整理, 具有很强的使用价值和现实意义。

1 大型工程档案收集整理特点

大型工程档案的收集整理工作具有“五多两少”的特点:一是参建单位多。大型工程是在市场经济条件下, 依托社会力量进行建设的, 参与工程建设的施工、监理、物资供应单位较多。二是大型工程项目分类多。大型工程大多是综合性的工程, 有土建工程项目、安装工程项目等。三是参与大型工程的各个单位收集整理工程档案的标准规范多。有国家标准、企业标准、行业标准和地方标准。四是技术复杂、需攻克的科研课题多。大型工程为适应新时代社会的需要, 建设质量要求高, 会有许多新技术、新设备、新材料被应用, 且施工工艺复杂, 操作难度大, 有很多不确定因素, 因此, 工程的设计变更可能较多, 科研课题较多。五是大型工程文件资料表现形式的多样性。工程的复杂性决定了工程文件资料表现形式的多样性, 这里的工程文件资料表现形式是指参建单位产生工程文件资料的式样, 如:文件、图表、联系单、报验材料和电子声像资料等。参建企业根据每个工程项目特点和国家行业规范, 在以往的工程档案工作中已形成了固定的模式, 如:大型国企一般使用国家标准规范;民企一般使用省级制定的地方建筑标准规范;特殊行业使用行业标准规范, 经过我们对这些标准规范进行深入研究后, 发现他们都有很强的适用性和合理性。因此, 大型工程文件资料的表现形式没有必要统一到一种标准规范中来 (实践证明这也是不可能的) , 是可以呈现多样性的, 但应符合省部级以上的建筑标准规范。六是竣工移交时间紧、收集整理档案资料的时间少。大型工程一般都有精确的时间节点, 竣工后应尽快向使用单位移交, 这也要求竣工时必须完成工程档案的整理归档工作。通常越是大型的工程, 工程档案工作的时间节点越是紧迫 (如奥运工程) 。七是专业人员少。大型工程的文件资料和各种图纸数量和种类多, 工程档案的收集整理工作相当繁重。而建设单位的档案工作人员数量一般较少, 有的单位没有图档专业人员。

2 大型工程档案收集整理的方法措施

施工单位普遍存在着重施工、轻档案管理的观念, 有些单位没有专人负责档案管理工作。为此, 我们反复强调, 承建单位必须强化二个管理, 一个是施工管理, 要交一件合格的产品;另一个是档案管理, 就是交一份合格的档案资料。为此, 我们主要采取了以下措施:

2.1 明确大型工程档案收集整理责任分工

用合同约定各单位收集整理工程档案的责任。在与参建单位签订合同时, 明确规定各单位收集整理工程档案的条款。一是参建单位务必按照相关要求收集整理本单位负责的工程档案。工程档案同工程实体一样, 是工程竣工验收的一项硬性指标。二是收集整理工程档案必须参照相应的标准规范。三是工程档案工作的时间约定。一项大型工程建成, 与之配套的工程档案收集整理完毕 (工程验收产生的资料除外) , 该项工程才能申请验收。因此, 工程档案要边施工, 边收集, 边整理, 确保工程档案工作与工程建设的时间节点相吻合。

2.2 合理地划定立档单位

通过合同的约定, 工程文件资料的分类, 建设单位的各部门和各参建企业顺其自然地被划成了若干个立档单位。只不过这些立档单位是人为指定的, 是阶段性的, 他会随着大型工程竣工验收而自然结束。

2.3 科学地将工程文件资料进行分类

根据大型工程档案工作的实际情况, 将大型工程的文件资料分为三部分:一是建设单位产生的工程文件资料 (含工程设计文件资料) 。二是施工单位产生的工程文件资料 (竣工文件资料) 。包括施工组织设计文件;编制的预算文件;施工中间的经济签证;分部、分项工程验收记录表;分部和单位工程质量评定表;隐蔽工程验收、评定资料;工程的主要材料、构件、设备的检验单、试验报告和出厂合格证;工程的设计变更资料;本单位产生的与建设单位、监理单位来往的施工管理联系单、会议纪要等文件;工程的竣工验收资料及质量等级评定资料;工程竣工图;工程竣工报告;编制的工程结算文件;施工情况总结;工程的质量保修资料;工程质量事故报告和处理情况报告;施工日志;工程的声像资料等。三是监理单位产生的工程文件资料 (监理文件资料) 。包括监理规划书;监理细则;本单位产生的与建设、设计、施工单位来往文件;监理工作日志;监理通知书;停 (复) 工通知单;会议记录 (纪要) ;监理工作月报;材料抽验单;工程质量抽验单;工程质量事故处理记录 (报告) ;专题报告;工程质量评估报告;监理工作总结报告等。

2.4 采取多种方法收集大型工程档案

多种方法收集, 是指各立档单位从自身的实际出发, 千方百计地全面收集与大型工程有关的所有工程文件资料, 这是保证每个工程项目归档文件资料的真实、齐全和完整的基本要求, 也是保证工程文件资料安全保密的需要。对全面收集来工程文件资料, 一是按照职责分工的范围, 对号入座, 组织鉴定。二是对于不在本单位整理范围内的文件资料, 交建设单位的档案部门处理, 重新鉴定后或归档, 或统一销毁。

3 统一归档, 规范录著, 实现信息自动化管理

各立档单位将表现形式多样的工程文件资料, 采用多种方法收集齐全完整后, 一定要遵照《大型工程档案整理技术规范》的标准进行整理, 做到外观整齐化一、内容真实完整, 实现数据电脑管理、检索快捷便利。为此, 可采用以下措施:

(1) 根据《大型工程档案整理技术规范》的有关规定, 结合本工程项目的实际情况, 制定下发《工程档案整理实施办法》 (此文件的内容要与工程合同的有关条款相符) , 使工程档案整理工作有章可循。

(2) 对立档单位的工程档案人员进行标准化培训。各立档单位的工程档案人员, 有的是一直使用其它标准规范进行整理的;有的是从其它部门临时抽调的非专业人员, 从未接触过工程档案的整理工作。对他们进行有效的培训是十分必要的。同时, 建设单位的档案部门最好能制作出工程档案的标准样品。从卷盒、案卷封面、卷内文件目录、到备考表逐一做出样品, 供各立档单位参考比对。通过培训, 使档案人员从各种工程档案整理标准规范的差异中统一起来;通过制作样品, 使档案人员, 特别是初次接触工程档案标准规范的人员, 有更直观的认识, 更快地进入正规状态。

(3) 用工程档案信息管理系统进行管理。各个立档单位所使用的档案管理系统有所不同, 给参建企业下发统一的工程档案信息管理系统。验收后的工程档案移交给建设单位后, 使用统一的工程档案信息管理系统将所有档案信息录入计算机, 实现信息数据化管理。这样, 才能保证利用工程档案自动化查询服务。

综上所述, 这种工程档案管理模式就是科学地利用了多种工程档案收集整理规范, 进一步明确责任分工, 将繁重的工程档案收集整理工作分摊到各参建单位和建设单位的各部门, 使他们各司其职, 各负其责, 最后由建设单位的档案部门统一进行验收、归档和交付使用。始终使工程档案工作与工程竣工验收以及交付使用保持同步发展。

参考文献

做好企业专项工作档案的收集整理 第6篇

1 专项工作的特点

1.1 社会性。

企业开展的专项工作所形成的档案反映了这些特定活动的具体情况, 是档案资源的重要组成部分, 是职工享受政策福利的重大凭证, 具有极其重要的保存价值。

1.2 独特性。

企业开展的专项工作往往是党中央或政府部署的工作, 在某个特定时期或阶段进行的特定工作, 活动的目的性强, 目标任务一致。活动要求独特, 政策性强, 意义重大, 使其形成的档案也具有独特性和专一性。

1.3 阶段性。

企业开展的专项工作一般具有明显的阶段性, 时间要求非常强。因此, 专项工作期间产生的档案文件呈现集中性, 数量较大。

1.4 临时性。

对于全党性或全国性的重大的专项工作来说, 由于工作头绪多、任务重, 一般都要成立临时领导机构和工作机构, 其成员多数是由企业各个部门和属下公司的人员临时兼职组成。

2 专项工作档案的收集

专项工作具有的临时性、阶段性, 涉及的部门和人员较多, 材料分散在各个经办人员手中, 使得活动结束后, 若不及时收集活动形成的材料整理很容易散失。

2.1 档案部门要提早介入

档案部门的档案意识要到位, 不能待在档案室里等待上门。而是要及时了解并掌握企业开展重大活动的信息, 主动参与其中, 才能较好地做好专项档案工作。

2.2 明确责任人, 建立档案收集的网络

为确保档案材料能顺利收集, 档案部门应在专项工作启动的前期明确由哪个档案人员负责跟踪收集活动形成的材料, 同时也要建立各职能部门负责收集本档案材料的兼职档案员网络, 明确收集专项材料的范围、内容、载体、时间要求等, 形成一个联动网络。

2.3 重大活动档案材料的收集归档

档案材料的收集是做好档案整理的基础和关键。要做好专项档案的收集工作, 必须明确专项工作档案的收集范围和内容, 学习掌握当地档案行政管理部门的相关规定, 明确收集范围、载体、类别、整理要求, 才能做到不漏、不错。

重大活动形成的档案材料从载体上来看, 有文字、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等。从内容上看, 有活动方案、报告、计划、总结、领导讲话、宣传报道、会议记录、贺词、题词手迹、证书、奖章、奖牌等。档案人员要紧跟活动的进展, 做好每一阶段档案材料的收集工作。作为全社会性的重大活动, 一般都是分几个阶段进行, 档案人员要关注活动每一阶段的情况, 勤跑动, 与参与活动的各个部门沟通, 不但要收集文件、文字材料, 还要特别关注活动中形成的图表、照片、录像等, 这些照片、录像散存在摄影人员手中, 可能还会存在不止一人的手中, 档案人员要积极跑、勤沟通, 及时收集整理。现在的照片均为数码照片和数码录像, 要及时刻录成光盘保存, 优质的照片要晒出来整理。

2.4 专项工作档案的整理

“完整”是档案整理工作的一项原则, 专项档案由于其形成的特殊性, 在具体整理过程中可遵循其成套性的特点进行组卷整理。

一是作为一个独立问题立卷。目前对文书档案的组卷一般采取“件”为单位整理的方法, 分类上则采取按问题的分类标准。若企业的档案组卷方法是采取年度-问题-保管期限的, 则作为一个新的问题排列在最后组卷即可。若企业的档案组卷方法是采取年度-机构-保管期限的分类方法来组的卷, 从遵循保持文件之间的历史联系和便于保管和利用的原则, 在组卷时倾向于作为一个独立的问题 (或临时机构) 来组卷, 与其他机构并列平行, 放在最后。这样的组卷方法对查阅利用者来说是方便, 查找的材料也相应地集中和成套。如果形成的档案材料是跨年度的, 但整个活动只是在1-2年内完成的, 建议将全部的文件材料放在完结年度来组卷, 这样做可使一个专项工作的档案材料放在一个年度内组卷, 将来查找利用就简捷方便, 只要在一个年度内就可以方便查找到一个专项工作的全部档案材料。

二是归放在职能部门立卷。对于阶段性特别强的落实上级文件精神和政策的专项工作, 如一次性住房货币补贴、独生子女父母退休计划生育一次性奖励补发、退休人员移交社会化管理初次启动等工作形成的档案, 因为涉及面较广, 且多为与职工的切身利益紧密相关, 落实的时间短暂, 形成的档案非常集中, 只涉及职能部门, 组卷时可按企业原来的组卷方式 (年度-机构 (问题) -保管期限) 进行即可。

三是除了收集整理专项工作形成的纸字文件材料, 容易忽视收集整理录音、录像、电子文档、光盘、实物、照片、证书、奖章、奖牌等档案材料, 要按照不同载体的组卷要求进行整理归档, 保证专项活动的全面性、成套性、完整性。

2.5 专项工作档案的检索和编研

由于载体的不同所整理的方法和存放的地点不同, 造成一个活动的档案材料保管在不同的地点, 但为方便使用, 最好能建立相应的检索目录。同时, 一个企业进行了多个专项工作, 还可以按活动的方案、总结报告、宣传资料等不同内容进行汇编, 方便利用。

参考文献

[1]李兴利.重大活动与专项工作档案的整理[J].档案管理, 2010, (1) .

我院仪器设备档案收集与整理 第7篇

依据国家卫生部制定的《医疗卫生机构医学装备管理办法》中第三十一条:“医疗卫生机构应当健全医学装备档案管理制度,按照集中统一管理的原则,做到档案齐全,账目明晰、完整准确。档案保管期限至医学装备报废为止。国家有特殊要求的,从其规定”。为此我们可以看到,仪器设备档案管理是医学装备管理的重要内容之一。随着医疗设备技术的飞速发展,大量先进的仪器设备投入到临床使用,这些仪器设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。仪器设备档案是设备维修、保养和管理的必备条件,它能为设备的使用和维修、保养提供有效的依据。现将我院仪器设备档案收集与整理的具体做法与同仁交流,以利于共同促进医院仪器设备档案的科学化管理。

我院是一家二级甲等综合医院,目前投入到临床各部门使用的大小医疗仪器设备800余台件,万元上的近400台件,总金额为4015万元。我院仪器设备档案建立由设备科专人负责,配备档案橱柜。单价在万元以上的仪器设备,都建立了单机档案。每个档案都进行了系统排列、有序存放、按类别划分、采用电子文档规范书写目录。我院收集与整理单机档案共分为3个部分,具体如下。

1 申购材料

它主要包括使用科室购买仪器设备的申请单、仪器设备购置论证表、仪器设备购置可行性论证报告书、购买设备的主要参数要求、医院上报各部门的批件、招投标文件、中标通知书、销售合同等。

2 验收材料

这部分主要包括仪器设备的装箱清单、装机报告、验收报告、仪器设备使用管理责任书、仪器设备培训记录单、装箱清单、随机附带的所有文字资料。通常情况下,我院将使用操作手册复印一份交使用科室,原件收回归档。仪器设备发票复印件归档。涉及进口设备,备存进口设备的进口论证材料及“海关报关单”,对B超、监护仪、内窥镜等设备备存“商检报告”;对强制检定的计量测量设备,如B超、X射线断层检查仪、心电图机等备存首检证书;对监管的特种设备,如压力蒸汽灭菌设备,备存办理的使用证;甲乙类大型医用设备,如CT、MRI等备存办理的配置许可证。

3 在运行过程中形成的材料

一方面为仪器设备的使用情况记录。我院对单价在万元以上,且能单独开展为病人治疗或检查并能收取费用的仪器设备,在验收完毕后发放记录本给使用科室,要求进行逐日登记。记录本主要内容包括开机时间、关机时间、使用时间、检查(治疗)次数、检查(治疗)费用、病人姓名、检查(治疗)内容、设备运转情况、操作人等。每月结束后进行当月小结,年终进行年度总结。记录本使用完后,将其交回设备科归档,并发放新的记录本继续记录。如已封存、报废的设备,记录本将随机一同收回。除此,我们根据临床使用情况,对万元以上设备每季度开展成本效益分析,主要内容为使用科室、设备名称、出厂编号、规格型号、生产厂家、购买时间、购置金额、本季度毛收入、固定支出费(包括根据该设备的折旧年限计算本季度的折旧、固定工资、资金成本、修理及配件费)、变动成本(本季度的活工资及奖金、耗材)、本季度纯收入、经济效益(贡献毛益、结余、收益率%)。年度做一次详细的单机分析报告,从该机的社会效益及经济效益来分析从开机到现在的累计支出与收入情况、使用情况等。每年度的单机分析报告都需归入单机档案。

另一方面,在仪器设备日常使用中,开展对仪器设备的日常保养、检定(校准)、安全检查、维修工作。这些工作都需要形成文字记录,记录的主要内容包括时间、使用科室、保养检查要点、维修故障分析、费用等。这些记录和外请工程人员进行维修的记录单都需要进行整理后装入单机档案。对属于国家质监局列出的强制检定(校准)的计量测量仪器设备,都应按周期开展检定(校准)工作,并将有效证书复印件装入该单机档案。对于使用年限较长,发生故障无法修复或修复无价值需封存、报废的仪器设备,使用科室需填写封存、报废表(一式两份),内容包括使用科室、仪器设备名称、型号规格、产地、金额、启用时间、封存报废日期、已使用年限、仪器设备维修工程人员分析、使用科室意见、设备科负责人意见、分管院长意见、院长审批意见、上报相关部门意见、仪器设备收回时间及存放地点、交接双方签字等内容。填报审批完毕的封存、报废表一份递交给财务科,另一份为设备管理部门归档。

除此之外,对每台建立了档案的仪器设备,都装订一本“仪器设备履历表”,表中贴上该设备的照片,同时记录齐该设备名称、生产厂家、生产日期、规格型号、机号、购买时间、购买金额、取得方式(政府招标购买、自行购买、外捐赠等)、验收情况、院内编号、书写操作规程、注意事项、既往史、以及以后在使用中需要在表中简明扼要的记录检修保养情况。

综上所述,仪器设备档案收集与整理工作不仅贯穿于仪器设备的采购、使用、保养、维修、折旧、封存与报废的整个过程,也是包含了仪器设备在服务患者过程中的全部历史记录。它是医学装备档案管理工作的重要组成部分,它能有效地为仪器设备的使用和维修保养提供依据,充分提高仪器设备的利用率,同时在仪器设备添置与更新中也能更好地为领导决策提供相关依据,它的管理好坏对医院发展有着深远的意义。

参考文献

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[3]陈清奎.医疗设备管理探讨[J].中国医学装备,2007,4(4):28-29.

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[5]任水芬.也谈医疗设备档案的收集管理[J].浙江档案,2010,(7):34.

[6]潘伟聪.医疗设备档案管理[J].中国医学装备,2010,(7):50-51.

[7]朱学君.医院医疗设备档案管理工作实践与体会[J].现代医院,2010,(3):134-136.