档案联合编研范文

档案联合编研范文（精选8篇）

档案联合编研 第1篇

一、网络时代下高校档案联合编研的特点

1. 合作形式多样化。

(1）横向校际间联合编研。即高校与高校之间档案部门的相互联合。由于各高校专业众多，专门人才荟萃，科技知识密集，高校间的交流合作也变得广泛频繁。近年来，在全国范围内就有不少高校提出了建立地区性高校教学联合体网站来实现档案资源共享的良好设想。如由联合体内某一高校提供数据存储空间、技术支持和进行网站维护，建立起集中式、规范化、可共享的区域性档案资源基础数据库，对区域内分散的、有共性的二次、三次档案进行联合编研，再通过统一的网络发布平台集中式发布，并由专门的审核机构对发布信息内容进行审核，最后利用网络查询入口共享教学联合体内的各高校档案信息资源。（2）纵向与相关部门联合编研。纵向联合主要可包括两种形式：第一，在学校内部的纵向联合编研。随着绝大多数高校校内信息平台的建成开通，为整合校内文件归档，实现高校档案的数字化和电子化提供了便捷的途径。学校各级处室可利用校园信息平台及时传送各种归档材料，与档案部门联合编研整合，从而使档案信息资源与学校校务政务建设得到有效衔接。第二，与社会各界如经济、科技、信息部门、图书馆、博物馆、新闻单位或是有关学者、专家及其他一些社会力量等参与共同编研。由于传统编研工作的对象主要局限于本校空间范围内的档案信息，资料的完整度有限，利用率也就很难提高，而利用网络编辑系统的“虚拟编辑室”，正可以使跨地域、跨部门的编研人员取长补短，充分发挥集思广益的力量，并且还能加强高校与社会其他行业的接触，开拓视野，激发各部门及人员的潜力和积极性，从不同角度深入开发档案信息，快出、多出编研成果。（3）国际化联合编研。随着高校对外交流活动日益频繁，各种形式的档案联合编研也益显其国际化趋势。主要表现在：第一，档案联合编研自身的国际化；第二，编研对象———档案信息输入、加工、输出的国际化。积极开展国际化的联合编研一方面有利于高校档案界总结、学习和借鉴国外的先进经验，另一方面也加强了和世界各国档案信息的共享合作和交流。

2. 编研成果多元化。

在联合编研的过程中，合编成果虽然大部分仍以书籍、文献、图册形式表现出来，但网络时代的来临也促使了高校档案编研利用先进的网络编辑技术，尤其是多媒体技术，突破传统单一的纸质档案表现形式，将声像、图片和文字档案等用多种方式整合起来，变为视、听、读的多维信息，并以纸质、光盘、视频磁带等多种介质呈现，从而使得编研成果更加生动立体，进一步提高编研成果的传播吸引力和感染力。例如近年来出现的电视剧、系列专题片、展览、视频等多元化的合编成果均反映了当前编研公布档案文献在加工制作形式、传播公布途径等方面取得的突破性进展，是符合社会大众需求的必然体现。可以肯定，随着网络信息技术在高校档案联合编研服务中的不断深入，更新颖的编研成果表现形式还会不断出现。

3. 传播利用开放化。

与传统的联合编研相比，依托网络，高校档案编研开始从过去各自为政、小集体作坊的半封闭方式转为了开放状态。首先，网络为编研工作者和利用者提供了广阔的信息来源，通过网络可以查找分散在各地的相关档案信息，最大程度地满足网络时代人们对信息准确、便捷、时效性强的要求。如有高校不仅能为用户提供数字化档案信息资源库的多方查询检索，还可以将检索结果以电子邮件等方式及时传递给利用者。其次，通过网络高校档案编研工作者还可以在第一时间了解有关学科和专业发展的最新情况，捕捉有关学科的前沿信息，主动地与有关专家学者取得联系，寻求其对档案信息需求情况，并与其他各界编研人员互通有无，使编研选题更加贴近社会需求。

4. 服务反馈互动化。

传统的档案编研中编研工作者往往是按自己的思维方式提供档案信息，利用效果的反馈机制严重缺乏或滞后，而网络则以全新的互动模式架起了编者和利用者之间的桥梁。高校档案编研工作者在发布成果的同时，即可通过在网上设置相关栏目及公布自己的网址、邮箱，提供网上咨询服务等方式，准确及时地获得利用者的反馈与评估意见，并据此对现有成果进行修改、调整，或针对高校教师科研项目中的特定档案信息需求提供个性化服务，及决定新的档案编研工作的进度与安排等，从而逐步形成编者与利用者间互动的、螺旋式上升的良性循环局面。

二、网络时代下高校档案联合编研的意义

1. 有效实现智力、资源、经费等方面优势互补。

虽然联合编研已成为解决高校档案部门编研智力、资源、经费问题的一条捷径，但在实际运作过程中仍往往会面临诸多如地域、时效等方面的阻力。而网络技术的广泛运用则可以更大程度地有效实现高校在联合编研协作中的优势互补，如通过联机检索和网络传输可以使得档案具备了真正意义的资源共享，大大减少了奔波调阅档案的全力劳动，非但可以省时、省钱、省事、省力，更显著提高了档案资料的利用价值，扩大档案工作的影响，增强人们的档案意识。

2. 为促进开发利用信息资源的角度、深度、广度及社会参与程度开拓了新的思路和途径。

在高校档案联合编研的系统中，编研主体是以高校档案部门为核心，与全社会相关的部门、单位相联系的编研工作人员，编研客体是高校中各相关院系、处室、人员保存的档案、资料等。而随着高校教育事业的快速发展，档案形成者中往往还会涉及社会各界的其他众多单位，面广量大，因此要进行某些深层次和广角度的专题编研，单靠传统的联合编研方式有时仍显得力不从心。在这方面，利用网络无边界的跨时空特性，可以促使高校进行更大范围和更深层次的档案信息整合，并在开放的信息环境中形成一定的竞争和激励机制，增强高校档案联合编研工作的活力，吸引更广泛的社会参与和关注，从而促使档案编研工作高效运转，编研成果质高量多。

3. 有利于传播、打造具有高校自身特色的品牌和校园文化。

网络信息技术的发展在为高校档案提供数字化、网络化的联合编研途径的同时，也为高校传播、打造具有自身特色的品牌和校园文化创造了前所未有的契机。如前所述，采用网络信息技术可以便捷地将档案文字、图像、音频、视频等多种信息进行综合处理，并制作出丰富多彩的档案编研成果，大大优化提高了档案信息传播的生动性和形象性。长期而言，在此基础上高校提供共享资源的影响力也就随之提升，为传播、打造具有本校特色的品牌和校园文化起到了良好的推动作用。

三、网络时代下高校档案联合编研的发展趋势

值得注意的是，网络时代下的高校档案联合编研目前虽已受到各级档案部门的重视，并进行了一些相应实践，但由于其在我国还处于探索初期，目前仍存在着如高校档案馆、室之间，馆际之间的数字化信息交流还很有限；缺乏统一规范的网络合编模式与平台；其合编形式、内容、应用范围的推广还不够普遍等诸多问题，没有充分发挥出其应有的作用和效能。这就需要高校档案编研工作者在实际工作研究的过程中，及时更新观念、改革创新，坚持以网络信息化为依托，在结合前人经验的基础上，努力提高专业水平，认真研究网络时代下高校档案联合编研工作的新特点，探索出适应档案利用需求实际的联合编研模式和机制，以使联合编研在新形势下发挥出其最大特色、优势和社会效益，顺利完成编研工作的改革和发展。

摘要：网络信息技术的出现和发展对高校档案联合编研理论和实践带来了新的发展契机, 本文拟从网络时代下高校档案联合编研的特点、意义、发展趋势等方面进行系统论述, 以为新形势下深化发展高校档案联合编研的工作开拓新的思路。

关键词：档案联合编研,网络化,特点,意义

参考文献

[1]段丽波.论档案的合作编研[J].思想战线, 2002 (4) .

[2]段丽波.试析我国档案合作编研的现状和特点[J].档案学通讯, 2004 (5) .

[3]刘瑛.区域内高校教学联合体档案网络信息资源共享——淮安市高校教学联合体档案资源共享可行性[J].产业与科技论坛, 2008 (9) .

关于档案编研工作 第2篇

档案文献的提供利用，一般是采取利用者登门查阅的方式进行的。这种传统的提供利用方式，虽然利用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便，所以往往不能及时地利用，而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案文献编研工作则可以克服这种弊端，打破以往档案“养在深闺人不识”的局面。较好地适应利用者的要求。

(二)档案文献编研工作是科学研究的基础和条件。

科学研究必须在有各种材料的基础上进行，特别是系统大规模的研究工作，更需要占有大量的资料。然而随着社会的前进，档案文献的数量越来越多，利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案文献按一定专题整理编研，就会大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

(三)档案文献编研工作是保存，积累、传播历史典籍的重要措施。

论高校档案管理之“档案编研” 第3篇

关键词：档案编研,资源,创新

档案编研是档案部门根据现有馆 (室) 藏档案和社会发展需求, 在研究现有档案内容的基础上, 有目的地针对档案史料和现行文件编写参考资料、编辑档案文摘汇编、以及参与编史修志、撰写论文、专著, 在档案资料的基础上, 对档案文献进行收集、筛选, 依据一定的体例进行有针对性地加工、整理, 更好地实现档案信息工作的优化, 并能把各种成果以利用的形式提供给查阅者, 其实质就是把一系列原始的、静态的、零散的档案信息条理化、系统化、浓缩化, 从而向利用者提供真实可靠的档案信息, 以实现对现实信息资源的深入挖掘, 达到资源共享的目的, 使潜在的档案信息资源转化为生产力, 更好地满足社会需求。对高校而言, 高校的档案编研更加具有针对性, 内容更具体, 比如学校的学院文化传承, 办学理念的延续, 教学管理, 科研管理等, 做好这些档案的编研, 可以为学校的改革发展提供具有前瞻性和实用性的参考。

1 档案编研的意义

1.1 档案编研工作是高校档案工作的基本要求

《高等学校档案工作规范》对高校档案编研工作提出了明确要求:“高校档案部门应加强编研工作, 对档案资料进行研究整理, 编辑出版, 参加学校信息网络整体建设和校内编史修志, 编写或配合有关部门编写重要参考资料”。而档案编研不是档案编研部门独家所有, 无论从内容还是形式上都是集高校各个具体部门之所长, 通过档案编研工作, 既可以把学校现有的历史资料, 进行有目的的选题、选材、加工编辑, 又可以进行专题档案编研, 提供给学校管理、教学、科研等工作使用, 所以档案编研提既可以提高档案利用服务的效率, 又可以提高各具体部门的积极性, 保护档案原件免受损害, 影响原件的寿命和安全, 还可以为学校各项工作的推进提供参考依据。

1.2 档案编研工作有利于加强档案业务建设

要开展档案编研, 一方面就要求档案管理人员对馆藏的所有档案的内容要比较熟悉, 另一方面还要还要对各种档案之间的相互存在的某种属性或内涵之间的关系非常清楚, 这就要求档案编研人员对馆 (室) 藏的档案在阅读的基础上对档案进行分门别类和归纳整理, 在整理的过程中, 完善档案, 拾遗补缺, 并改进工作方法。

1.3 档案编研工作有利于提高档案工作人员的综合素质

在档案的编研工作中, “编”是基础, “研”是中心, 也就是说要在对档案“编”的基础上有所拔高, 提炼出所编档案之间的相互联系, 总结出规律性的东西, 为阅读者提供有参考价值的信息。搞好档案编研工作的基础和前提是对档案材料的收集和整理等, 在此基础上再对档案进行研究, 研究是档案编研工作的重点, 要做好这项工作, 就需要有较深的文化素养, 较全面的历史知识和较高的理论分析水平。所以通过编研工作的开展, 能够检验档案管理人员的理论研究水平和综合分析、归纳的能力, 并以此不断督促档案管理人员在工作实践中提高自己的综合素质和业务水平。

2 当前高校档案编研工作的现状

2.1 对档案编研工作重视程度不够

对档案编研工作的不够重视是高校档案管理普遍存在的问题。由于各种因素的限制, 导致高校领导和档案管理者在思想上对档案编研工作不够重视, 甚至在有些单位基本上没有或者很少开展档案编研工作, 档案管理还仅仅停留在档案的收集和保存的层面上。

2.2 编研成果不多, 水平不高

由于对编研工作的不重视, 导致的直接结果就是编研成果很少。即使有些开展了这些工作, 多数高校的档案编研工作也停留在编写《大事记》、《历史沿革》等参考资料上, 这些资料仅仅是对学校发展历史资料的简单罗列。涉及校园文化建设、教学、科研、人才培养理念等方面的内容很少。多数高校的档案编研工作还仅仅局限在只“编”不“研”的水平上, 只是对资料进行汇编, 没有对信息资源进行研究开发, 编研成果的参考价值比较低。

2.3 人员综合素质有待提高

目前, 高校档案在岗人员存在的问题是专业性不够强, 多数是人员属于半路出家, 专业不对口, 其中很少人系统地接受过档案专业培训, 同时也存在档案管理人员的人员配置结构不合理, 知识面偏窄, 理论研究水平相对偏低等一系列问题。其导致的结果是不知道档案编研对档案管理的重要性, 或者有些即使想开展档案编研工作, 却无从下手的尴尬局面。

3 如何做好档案编研工作

3.1 要有爱岗敬业、踏实肯干的精神

《史记》的问世成为我国最早、最重要的档案材料总集, 开创了大规模利用档案材料为经国治世服务的先例。周总理曾提出“你们档案工作人员要学习司马迁、当司马迁”。作为档案管理人员应该向司马迁学习。热爱档案工作, 牢记自己的责任和使命, 全心全意投入到这项事业中, 用自己的辛勤劳动, 让档案为学校的发展服务, 为学生的学习服务, 把死的内容变成活的信息。

3.2 结合实际, 立足学校, 放眼社会, 抓好选题

选题是档案编研工作首要环节和重要环节。选题的好坏对编研工作和编研产品具有全局的重要影响。选题是否有意义, 选题的价值是高是低, 直接影响后续工作环节的质量, 并最终影响编研成果的经济效益和社会效益。选题要从实际出发, 立足本校资源, 以研究现有馆藏档案资料的具体内容为基础, 拓宽渠道, 扩大编研素材的来源, 广泛收集专题资料, 在对大量的资料进行综合分析、研究对比的基础上, 结合社会需求, 围绕当前学校改革发展的热点问题, 抓住学校发展的主线, 确定编研选题的方向性和可行性, 才能编写具有一定深度的编研成果。

3.3 要具备广泛的知识, 拓宽写作视野

档案编研工作是对现有各种信息的整理、分析、综合加工。编研的过程, 是对档案信息分析研究的过程, 这个过程中要求我们能够以正确的哲学思想作指导, 以广博的科学文化知识为基础, 用客观、发展的角度分析问题的工作方法, 只有这样, 才能够使编研工作顺利开展并取得好的成果。编研成果要上层次, 一方面档案人员必须不断丰富自身的科学文化知识, 提高研究分析问题的能力, 用广博的学识, 不断充实、丰富头脑, 提高自己, 力争做到博古通今, 提高自己对事物和问题的认知能力, 使自己观察、认识、理解、研究事物水平不断上升到更高的层面。另一方面要在“研”上多下功夫。要研究深、研究透现有的历史材料, 并深入挖掘材料和史实后的东西, 搞清楚馆藏档案的历史背景与脉络, 发现相关专题材料的内在价值, 只有编研人员学识丰富, 正确把握历史和现实发展的方向, 才能抓准抓实所要研究的课题, 用辛勤的劳动加上自己的聪明才智, 研究出有价值的信息。

4 结束语

档案文献的选择性传播与档案编研 第4篇

1 档案文献选择性传播的成因

档案是一种特殊的文献, 它客观地反映人类社会实践活动的过程与面貌, 既不是事后编写或另外收集的, 也不是像图书报刊那样用来供人们阅读的;并且一经形成后, 就不能进行内容上的修饰、涂改与删除, 这使得档案与生俱来就具有孤本性、机密性和内向性等特点, 从而极大地限制了档案文献的普遍传播。

从档案自身的特点看, 一方面, 档案文献的传播要受一定条件的限制;另一方面, 档案文献又必须在传播中才能实现其价值。因此, 档案文献的传播必须有选择地进行。笔者认为, 至少有三个因素促成了档案文献选择性传播的发生。

1.1 利用者主动选择。

档案是人们在实践中形成并经过归档整理以备查考利用的原始记录性文献, 人们之所以想方设法地管理好档案, 就是为了满足用户的利用需求。在档案界, 利用率的高低历来是评价档案价值的重要指标;而在历史上, 也往往是那些利用或引用频繁的档案得以保存。

1.2 利用者被动选择。

档案文献的提供利用是一项服务性工作, 档案的所有者常常根据某种情况向利用者提供档案文献 (多半是经过加工、整理的档案编纂成果) , 此时的档案利用者作为受众群体成为了服务的对象, 这也使得档案文献的传播得以实现。

1.3 自然的选择。

需要说明的是, 这里的“自然”是泛指那些不受个人意志支配的社会与自然环境因素。无数的史实证明, 良好的政治、经济、科学技术以及文化教育环境, 能够有效地保护和促进档案文献的广泛传播。

2 着力提高档案编研的质量

档案编研是一项重要的信息传播工作, 编研成果质量的高低, 直接影响到档案文献的传播效果。为了促进档案文献的选择性传播, 必须着力提高档案编研的质量。自20世纪80年代开始, 全国省、地、市级档案馆和档案行政管理部门先后组建起了编研机构, 配备了专、兼职的编研人员, 形成了一个生机勃勃的大力开发、传播档案文献信息的局面, 编研成果数量大增, 并且在利用现代技术、采用新型载体方面取得了显著成效。由于编研工作在服务现代化建设中做出了重要贡献, 档案馆扩大了自身的社会影响, 提高了社会地位。但也要看到, 利用编研成果的状况还不尽如人意, 许多编研成果被束之高阁, 无人问津, 得不到有效地传播, 发挥不出应有的效益。究其原因, 主要是编研成果的质量问题。笔者认为, 编研的选题、选材、成果的形式及编研工作者的水平, 是决定档案编研质量高低的重要因素, 必须在这几方面下功夫:

2.1 关于选题

2.1.1 选题要有较强的针对性和时效性。

针对性主要是满足当前社会主义现代化建设中某些方面的急需, 时效性则是强调及时有效地提供服务。档案编研为了做到有针对性和时效性, 编研人员必须吃透两头, 即了解上头的方针政策和中心工作, 掌握下头的实际需求。只有这样才能紧密地配合形势, 抓住当前需要解决的主要问题, 推出高质量的编研成果。在实际工作中, 编研人员切不可闭门造车, 想当然地去制造选题, 而应走出馆门, 走向社会, 深入进行调查, 了解用户的需求, 抓住有普遍意义的选题, 开展编研工作。

2.1.2 确定选题要大小适当。

编研人员在确定选题时要考虑自身的条件, 量力而行。选题不宜过大, 因为选题过大, 耗费的人力、物力和财力就会过多, 所用的时间就会过长, 即使是编研成果出来了, 也往往会因错过利用时机, 成为马后炮发挥不出应有的作用。同时, 选题过大, 难度也大, 编研人员难以驾驭, 不易出成果。当然, 选题也不宜过小, 因为过小的选题, 其服务面窄, 反映不出带有普遍性的东西, 因而也难以产生社会效益和经济效益。

2.1.3 确定选题要考虑实用价值和研究价值。

编研成果的实用价值是指选题能够在领导决策中发挥重要的参考作用, 在社会主义现代化建设中发挥重要的服务作用;研究价值则是指选题应有一定的学术理论意义, 值得人们研究。

2.2 关于选材

2.2.1 在材料的收集上要注意全面性和指向性。

全面性是指根据选题, 尽可能地收集与选题相关的和有用的档案材料;指向性则是指收集的档案材料尽可能地反映选题所涉及领域的新动向和新信息。

2.2.2 在材料的整理上要仔细鉴别、认真考订。

整理是使收集的档案材料系统化条理化的过程, 目的是为下一步的编辑工作打下基础。在材料的整理过程中, 只有做好鉴别、考订工作, 才能使材料准确无误、真实可靠、具有权威性和说服力。

2.3 关于成果的形式

要为用户提供需求对路的编研成果, 必须考虑成果的形式。从实际工作看, 成果的形式主要有: (1) 汇编、选编专题原文档案信息, 提供一次档案文献; (2) 编辑专题目录、索引、文摘, 提供二次档案文献; (3) 利用档案信息编写大事记、地区概况、组织沿革、数据汇编、专题简介等再创造性成果, 提供三次档案文献。

2.4 提高编研工作者的水平

企业档案编研工作浅析 第5篇

一、加强企业档案编研工作的重要性

(一) 加强档案编研工作能够让档案更好地为企业生产经营服务。

从工作的目的上来看, 档案编研的目的在于“主动满足客观需要”。企业档案编研的最终目的是为企业生产经营服务, 满足利用者针对有利于企业取得经济效益、提高企业核心竞争力以及企业在市场上的竞争力的高质量的知识信息的需求。从工作的内容和性质上看, 档案编研是一种高层次的信息开发工作, 是对档案中信息和知识的一种具有创造性的再加工, 其主要任务是从档案中提炼出各种规律性、总结性的内容以及隐含在档案内容中的其他知识和信息, 并使之具有系统性。档案编研工作可以实现对庞杂、分散、孤立的档案原件的信息知识的集成和优化, 增加信息和知识的密度, 甚至升华档案中的原有知识。

(二) 加强档案编研工作对促进企业精神文明建设、形象建设和公关活动的开展有积极作用。

企业档案不仅包含与生产、经营、科研等密切相关的技术、业务档案, 也有反映企业历史沿革、业绩成就、人文精神、奉献社会等方面的档案。企业通过档案编研工作, 将其中包含的内容加以提炼、总结, 以年鉴、影视、简报、展览等多种媒体和方式向员工和公众进行发布和宣传, 对内可以提升员工凝聚力、自豪感和主人翁责任感, 对外可以彰显企业核心文化, 增强企业在公众和社会中的知名度, 打造企业健康、向上、亲民的形象, 从而为企业进一步开拓市场、在市场竞争中处于更加有利的地位打下坚实的基础。

二、制约企业档案编研工作开展的因素

(一) 思想观念落后。

随着信息时代的到来和我国市场经济改革的不断深化, 企业档案和信息情报工作需要与时俱进, 增强知识和信息的开发整合能力, 提高利用效率, 因此加强档案编研工作应成为企业档案工作的重点。但是相当一部分企业管理者以及档案部门领导对此仍然缺乏足够的认识, 依旧把档案收集和保管作为档案工作的唯一重要任务, 没有充分认识到档案信息资源的开发利用对企业发展的潜在价值和促进作用, 从而导致档案工作人员乃至整个企业缺乏从事和参与档案编研工作的主动性、积极性, 档案工作与企业生产经营活动和文化建设严重脱节, 缺乏生气。

(二) 基础资源匮乏。

编研工作以本企业馆藏档案为主要基础材料。馆藏丰富、结构合理, 能够增加有价值的编研课题数量和内容的充实性。不过从当前档案信息开发利用工作的实际情况来看, 一些企业档案基础建设滞后, 收集、整理等基础工作没有做到位, 馆藏档案数量有限、种类单一。一些编研人员对本来很丰富的馆藏档案缺乏了解, 同时也未将现代信息技术成果和装备利用到编研和信息开发中去, 导致编研所依托的信息、知识资源严重不足, 编研成为无源之水、无米之炊, 工作举步维艰。

(三) 编研力量薄弱。

从编研力量上来看, 由于企业改制、机构改革等变动导致的人员精简和其他企业内部原因, 企业档案人员普遍存在人数少、兼职多、调动频繁等问题。一些企业档案的收集、整理工作量大, 档案人员疲于应付档案的收集、整理、保管、调阅等日常工作, 没有精力从事档案编研工作, 即使按上级要求承担编研任务, 也只能草草完成, 内容流于形式。

三、加强企业档案编研工作的途径

(一) 更新观念认识。

在改革与发展的新形势下, 企业管理者应当深刻认识到企业档案编研工作的重要性, 高度重视企业档案编研建设, 提供足够的政策倾斜和必要的资金投入;企业档案工作者应牢固树立档案编研工作为企业改革发展服务的指导思想, 围绕领导决策、经营管理、安全生产、新产品开发、市场拓展等企业重点工作, 有针对性地开展工作, 以满足企业对信息和知识不断增长的需要。档案工作人员要善于从全局去观察、思考问题, 将为企业提供知识和信息作为工作核心, 对档案工作方式和内容进行改革和完善, 为档案编研工作的顺利开展起到良好的铺垫作用。

(二) 科学立项选材。

企业档案部门及工作人员应与本企业的管理层以及经营、计划、生产等部门建立稳定畅通的沟通渠道, 增强互动, 及时了解企业发展现状和当前工作的重点、难点、热点, 从而确定编研工作的指导方针和主攻项目。此外, 在熟悉馆藏情况的基础上, 针对选定的编研方向和课题, 对涉及到的各种形式和内容的档案和资料进行收集, 在“去粗取精”的原则下, 对原始材料进行深入的分析和研究, 剔除无使用价值的文件资料, 必要时补充新的文件资料、最新政策依据和技术标准。

(三) 做好基础工作。

档案编研工作浅探 第6篇

一、编研工作的特点

1. 编研工作是科学研究活动。

编研工作是科学研究活动的前期工作,部分编研成果本身就是科学著作的重要组成部分。

2. 编研工作是创造性工作。

编研工作是一种智能服务,摆脱了档案原件以现象记录事实的状态,升华到比较系统完整地反映事物本质的高度,是一种创造性成果。

3. 编研可提供适量信息。

信息社会,知识爆炸导致信息量剧增,于是出现了“信息污染”和“信息危机”。编研工作把大量的档案信息浓缩为精练、适度的信息,从而控制信息的流量,提高了信息的质量。

4. 编研工作可提供增值信息。

编研工作为利用者提供原档案信息中反映不出来的新信息,实现了信息的增值。

5. 编研工作作用广泛。

档案编研成果的输出形式,可以摆脱原件在时间、空间上的限制,使所有利用者可以同时获取到档案信息,人人均可保管、随时利用,最广泛地发挥档案信息的作用,满足利用者共享档案的需求。

二、编研工作的重要意义

1. 做好档案编研工作是档案工作者的神圣职责。

《档案法》明确规定:“各级各类档案馆应当配备研究人员,加强对档案的研究整理,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同范围内发行”。《档案馆工作通则》规定:“档案馆积极开展档案史料的研究编纂工作,根据需要编辑档案文件汇集和其他参考资料”,“省级以上和有条件的档案馆,要设立编研机构,有计划地编辑出版各种档案史料汇编。”由此可见,档案部门如果搞不好或取消档案编研工作,应当被视为一种失职甚至违法行为。

2. 档案编研工作是开发利用档案信息资源的有效方式。

档案编研工作能有效解决档案史料数量庞大、保存分散的矛盾,解决档案的原件、复印件有限和人们对档案的利用需求广泛之间的矛盾。

3. 档案编研工作是提高档案工作水平的重要途径。

开展档案编研有利于推动档案管理体系和档案人员思想观念的深刻转变。一方面能够促使档案工作体系从保管型向智能型、从被动服务向主动开发、从实体管理向信息开发的转变,另一方面也能够实现档案人员在思想观念上的转变,从而扩大档案工作的影响,提高了档案工作的地位,也会不断增强档案部门自身的活力。

开展档案编研工作,有利于推动档案业务建设的良性循环。编研工作的开展必须建立在各项业务建设的基础上,同时对档案实体的收集、整理、编目、鉴定等各项业务建设又具有检验和推动作用。通过编研成果为各方面提供优质服务,利用者更愿意支持档案工作,对工作活动中形成的档案予以整理、归档。这样,在档案信息资源的积累、储存和开发利用之间,建立一种良好互动关系,从而推进档案工作的开展。

三、做好档案编研工作的方法

1. 提高编研人员的自身素质。

编研人员自身的政治、业务素质和知识水平、业务能力直接关系到编研工作的工作水平、质量和效率。编研人员要注意提高自己的文字写作能力,牢固树立为市场经济服务的观念,熟悉和掌握本单位的工作动向,学习和掌握本单位的新政策、新法规,提高编研服务所需的科学预测能力。要养成调查研究的习惯,使编研工作的领域不断扩展,并应彻底了解馆藏,避免工作的盲目性。认真钻研档案编研理论,注意总结编研工作的规律、原则和方法,在不断学习和实践中获得知识与经验的双重积累。

2. 明确服务对象,突出编研特色。

利用需求是推动档案编研工作发展的原动力,只有满足利用者对档案编研信息的需求,编研成果才有市场,才能顺利传播。编研人员要以高度的责任心和职业敏感,与领导部门、业务部门保持经常的沟通和联系,随时捕捉他们的需求信息,以服务对象的需求为第一需要,立足于本单位的中心工作,找准“着眼点”,做到本单位工作重心延伸到哪里,档案编研工作就同步跟进到哪里。

3. 树立创新意识,增强创新能力,加快创新步伐。

创新是推动档案事业发展的动力,也是提高编研工作效益的重要保障。编研中首先选题要创新,只有选题新颖才能编写出独具特色、贴近本单位实际的编研材料,从而获得支持和市场。其次编研形式要创新,实现由单一纸质载体向多载体、全方位、深层次发展的转变,满足网络环境下档案资源利用的新模式,实现成果共享的最大化。

传统的档案编研成果以图书为媒介传播档案信息,分公开出版和内部参考两种形式。从以往出版的各级各类档案编研成果来看,内部参考类成果明显多于公开出版类,而出版份数有限造成了出版物单位成本的增加。

利用网络传媒同样可以按照一定的题目对档案文献进行筛选、考订、加工、编排和评价,以出版的方式提供档案信息。它同样是主动、集中、科学、系统和广泛地提供档案信息为社会服务的重要方式,也是积累、传播档案信息的有效手段。利用网络媒体发布编研成果,尽管传媒方式发生了变化,但档案编研的社会意义并没有受到削弱和改变。而且,网络媒体在传播档案信息、减少档案原件提供利用频次、延长档案原件使用寿命的同时,大量节约了档案编研的成本。

4. 在做好编研工作的同时兼顾丰富馆藏。

馆藏档案是编研工作赖以存在和发展的条件,没有丰富的馆藏,就很难编出有价值、高质量的编研材料,编研人员要立足于深入挖掘现有的库存档案,让“死档”变“活档”。同时,编研工作也是检验馆藏档案齐全完整程度的重要手段,通过编研工作促进档案资料的搜集,使馆藏档案更加全面、完整、系统,实现资源共享,以丰富的馆藏赋予编研工作新的内涵,促进丰富馆藏和档案编研在良性互动的过程中共同发展。

5. 重视编研质量。

目前编研工作中尚存在着“重数量轻质量”的倾向和“只编不研”的状况,一些编研成果缺乏实用价值,部分成果仍停留在文件汇编、大事记、组织沿革等基础性材料的编写上,研究工作还是一块空白。

提高编研质量,加强对编研质量的过程控制,是增强档案利用效果的重要手段。编研工作者应把编研成果的质量放在

档案馆人力资源管理存在的问题和发展对策

董利红

(赤峰市松山区城市管理局,内蒙古赤峰

摘要:许多档案馆人力资源管理体制不完善、人为因素的干扰严重,不依规律、章程办事的现象十分普遍。员工的工作态度和主观能动性发挥得不理想,服务意识淡漠,很多员工得不到继续教育的机会,人才外流或人浮于事。这些现象严重阻碍了档案馆事业的发展。因此,建立科学的人力资源管理系统迫在眉睫。

关键词:档案馆人力资源开发与管理

一、档案馆人力资源管理普遍存在的问题

1.人力资源管理观念淡薄,对人力资源管理工作重视不够。目前,基层档案馆人力资源管理观念仍然比较淡薄,许多档案馆受计划经济体制的影响,一直沿用传统的人事管理模式,受其制约。在人员的引进上存在很大的随意性。档案馆经常成为上级领导安排门路人员的收容所。结果,人员素质偏低,工作质量上不去。这也极大地影响了档案馆员的积极性和创造性的发挥。同时,对人力资源管理也缺乏足够的重视,管理上“重物轻人”,认为档案馆的发展是靠资金投入,看重规模、设备和馆藏,轻视对人力资源的研究;看重经费投入,轻视人力方面的投入;看重拥有人力,轻视人力的利用。

2.人力资源管理制度不规范。普遍来看,档案馆极少有人力资源管理的长远规划。不太重视对工作人员的岗位培训,不能正确运用能级对应的管理原则,即根据人的能力,把人才放到相应的岗位上去。普遍存在着能级不分、职级岗位错位、管理失衡和聘任制有名无实等错误现象,缺乏真正意义上的竞争上岗和激励机制,缺乏规范化的人力资源培养、稳定和业绩考核等方面的制度。再加上工资分配上的大锅饭与分配不公并存,很难调动工作人员的积极性,更谈不上创造性地开展工作。

3.档案馆人才流失较为严重。与其他部门相比,档案馆工作时间长,强度大,而福利待遇和地位却得不到提高,与此同时还一味强调发扬默默奉献和甘为人梯的精神。在馆员的晋升、评职、业务深造等方面,不按个人能力和论资排辈的一些做法也挫伤了许多人的积极性,使他们丧失了对档案馆事业的归属感和主动进取的精神。在这样的“清水衙门”里,档案馆人才的价值与其贡献是背离的,因此,很多档案馆员选择了“跳槽”。

4.内外环境的不利影响。从内部看,档案馆人力资源管理落后,封闭保守,致使工作人员和一些领导始终处于一种消极被动的状态中,知识得不到充分尊重,才能得不到发挥,使其养成安于现状的惰性,缺乏危机感和竞争意识。从外部环境看,在人们心目中,档案馆工作人员的作用不大,地位不高,形象欠佳,这大大挫伤了档案馆工作人员的积极性。许多专业技术人员对档案馆缺乏认识,对档案、情报、信息利用意识淡薄。有些领导对档案馆很少问津,也鲜见他们到档案馆了解情况,解决问题,综合这些来自内外部的不利影响,在某首位,在选题选材、整理加工、谋篇布局、编辑审查等环节中,始终坚持“打造一流、精品至上”的原则。只有编出高质量、深层次的编研成果,才能使档案资料发挥应有的社会效益和经济效益,从而为编研工作注入新的生机和活力。

6. 树立超前服务意识和主动参与意识。

档案编研要克服滞后性,突出前瞻性、实用性和时效性,抓住稍纵即逝的编研时机,为利用者提供不拘一格、形式多样

种程度上造成档案馆队伍士气不高,思想不稳定,从而影响工作的顺利开展。

二、人力资源管理在档案馆实施的必要性

1.人力资源管理是档案馆留住人才的有效手段。档案馆员作为知识和智力的载体,在档案馆的生存和发展中成为首要因素,高素质、高层次的创新型知识人才和专家成为档案馆发展最重要的资源。因此,发展档案馆事业,必须依靠广大档案馆员的积极参与和发挥他们的聪明智慧,充分地调动他们的积极性。这就要求档案馆进行合理的人力资源管理,坚持以人为中心,把馆员作为档案馆的主体,把人力资源作为档案馆制定发展战略和发展规划的依据;关心馆员个人的发展,把馆员个人的发展和档案馆的发展紧密结合起来,根据馆员个人的专长、能力和知识结构,提供相应的工作岗位,为其设计合理的职业生涯规划,并为馆员的学习和教育培训等提高自身发展的措施提供各种帮助。

2.人力资源管理是档案馆事业持续发展的需要。档案馆的核心岗位,如采访、编目、咨询、系统维护等业务部门的工作具有专业性、技术性强的特点,一般都由受过高等教育的专业技术人员来从事。按照人本主义心理学的创始人马斯洛的需要层次理论,这些技术人员一般都具有较强的成就需求、尊重需求及求知需求。因此,单位领导应该充分重视他们的作用,尊重他们的价值,尽量满足他们的个性需求,以此激发他们的积极性,发挥他们的创造性。此外,鉴于档案馆的服务功能和服务模式逐步以简单的借换转向信息化、专业化、专门化,图书馆的专业人才、专门人才和知识专家将承担起图书馆发展规划的参与者、网络信息资源的组织者、知识的创造者这些角色。为了使他们适应这些职能要求,胜任这些任务,需要有意识、有计划地为他们提供继续教育、职业培训、在职教育等机会,从而提高自身素质,掌握从事图书馆创新发展的各种技能,使他们成为合格的知识和信息服务的工作者。

3.人力资源管理有助于档案馆适应时代变化发展的需要。档案馆将真正实行“以用户为中心”的新型服务理念,一切服务工作都将围绕用户的需求主动开展,能否抓住用户将决定档案馆的发展命脉。把人力资源管理“以人为中心”的管理理念落实到档案馆的具体工作中,便要求档案馆以用户为根本,以用户为中心,研究用户的知识结构、知识信息的需求动向和他们需求的针对性、特色性,全面了解用户需求,并对此作出快速积极的反应,实现档案馆的真正价值。

4.人力资源管理是档案馆其他资源得到充分利用的保障。除去人力资源这一首要的能动性要素外,文献、资金、设备、技术等其他资源特别是知识和信息资源能否得到用户充分利用、发挥其价值,以及档案馆的整体效益能否得到提高等,最终也都取决于人力资源的开发与利用程度。有效地实施人力资源管理,能够促进人力资源和其他资源的充分结合,将的编研成果。否则,时过境迁,编出的编研成果只能束之高阁。档案编研在本单位某些条件尚不成熟时,可以加强馆际交流与合作,打破行业壁垒,发挥各自优势,进行联合编写或出版。

高校档案编研工作研究 第7篇

一、高校档案编研工作的价值体现

1. 高校档案编研工作可以深化档案的利用价值。

高校档案利用主要有查阅和数据分析两种方式:查阅利用作为最普通的方式, 主要是一对一模式, 即被动的利用方式;编研利用是一种较高层次的利用方式, 它主要是将原本相对分散的信息, 通过一定的形式和方法进行有效的整理, 最终形成比较完整的、系统的信息资料库, 从而打破了传统的一对一利用模式。编研工作主要是对档案进行深层次的研发, 并将档案信息有机地联系在一起, 从而增加档案信息的深度和广度, 体现档案的学术研究价值。而且, 编研工作可以对档案中的隐藏信息全面开发, 尤其是档案信息中的一些潜在价值。

2. 高校档案编研工作有助于学校管理水平的提高。

作为高校管理工作的重要目标之一, 档案管理的水平是衡量整个学校管理水平的重要标志, 而档案利用情况就是一把衡量档案编研和管理工作状况的标尺。利用多少、质量优劣, 直接体现着档案自身的价值, 同时也影响着人们的认识。平时的查阅与利用是高校档案管理与利用的基础, 编研工作作为高层次的利用, 显得更为重要。编研需要对高校档案进行深层次、系统的分析研究, 必须进行实地调研。高校档案编研不仅对编研人员的研究能力有很高的要求, 而且要求有非常强的文字表达能力。由此可见, 高校档案编研对于提升工作人员的业务水平和管理能力具有非常重要的作用。

3. 高校档案编研工作可以加强高校对外信息交流。

高校的档案编研成果主要包括教学汇编、任免文件汇编、规章制度汇编、科研成果汇编、重要会议简介以及关于学生的各项情况的数据分析等, 这些信息为高校的科研、教学以及管理工作提供了大量宝贵的材料和依据, 对高校各方面工作的发展有着非常重要的促进作用。此外, 还能够让社会和高校内部的广大师生进一传和信息交流的作用。

4. 高校档案编研工作可以推动高校与社会文化建设。

高校档案本身蕴藏着非常丰富的文化内涵, 而高校又是我国培养人才的重要基地, 肩负着促进民族文化大发展, 弘扬传统文化的重要使命。对于社会群众的精神文明建设而言, 高校更有着不可推卸的责任。高校档案管理体现着高校独特的校园文化, 这也是社会文化中不可或缺的重要一环。档案编研工作能够有效地总结文化, 宣传文化, 通过档案编研工作, 不仅可以体现出高校的办学特色、丰功伟绩以及历史文化, 更能将档案中包含的爱校、爱国等良好精神内容彰显出来, 向校内外进一步地展现自身的办学成果以及丰富的高校人文精神, 在宣传高校文化的同时, 宣传健康、科学、文明的生活方式, 从而为构建和谐校园以及和谐社会贡献更多的力量。

二、目前高校档案编研工作中存在的问题分析

1. 对档案编研工作缺乏认知与重视。

档案管理事业是时代文献信息事业的重要部件, 高校必须与时俱进, 实现档案编研的信息化和服务化, 促进档案编研工作迈入全新的现代化阶段。但实践中却并非如此, 很多高校长期忽略档案编研工作, 岗位设置非常不科学, 档案编研人员严重匮乏, 缺少科学的规划, 没有将档案编研工作融入到高校的整体发展议程之中, 这对档案编研工作非常不利。

2. 档案编研水平较低。

多数高校档案编研停留在较低层次上, 这表现在以下几方面:一是选题面相对比较窄, 只是局限在大事记和相关组织沿革方面, 实用性不强;二是从形式上看, 只是简单的汇编工作, 缺乏实际利用价值的同时, 却增加了档案室的负担;三是编多研少, 多数情况下, 编研活动只不过是在做着重复的简单汇总, 只是在片面地追求编研数量, 实际上并没有真正意义上的档案研究和加工提炼;四是档案编研工作缺乏时效性与针对性, 不能及时地为教学和科研提供有效的信息服务。

3. 档案编研信息化建设滞后。

据调查显示, 当前我国高校档案编研信息化建设的速度非常缓慢, 而且多数高校对于计算机的利用也不过是停留在目录信息等初级管理阶段, 工作人员对档案的编研仍然以传统的手工操作为主, 信息的收集、归纳和整理、利用等还处于初级水平。实践中, 虽然高校图书馆中的部分档案正在尝试着用数字化的方式进行存贮, 但却没有信息化直封存着, 不为众人所知, 最终成为档案室的“古董”, 无法体现档案自身的价值。

4. 编研人员素质偏低。

当前我国高校档案编研人员的综合素质和学历相对比较低, 多数是在校教师的家属或者亲戚, 基本上没有档案管理编研工作基础;同时也没有经历过系统的档案知识和技能培训, 因此知识面相对比较窄, 专业技能相对较差。同时, 在工作人员的配置上也存在着一些不合理之处, 对继续教育不够重视, 学习和交流机会比较少。总而言之, 高校档案编研人员的素质偏低导致相关工作停滞不前, 进而严重影响了高校的档案管理工作。

三、加强高校档案编研工作的有效策略

1. 转变编研理念。

高校档案编研理念上的转变, 主要是强化档案编研工作的主动性与协作意识。高校档案编研工作的内容一定要反映出学校管理工作的特点。档案编研工作不仅只是相关信息的简单组合, 更多的是要将各种信息有机地联系在一起。这里所说的有机联系, 实际上就是要对档案信息进行分析和研究。传统的高校档案编研通常是以再加工为主, 以数据汇总、专题汇编以及大事记为主, 利用面非常的窄, 而且缺乏实用性。档案编研过程中必须要打破这种理念, 才能实现档案信息的有效利用。

2. 创新编研手段。

高校档案编研过程中, 必须要掌握和充分利用现代计算机网络技术及多媒体信息技术。通过数据库、多媒体以及超文本传输技术, 可以实现档案信息的及时传播, 利用数字化信息技术, 可以实现声像、文本以及图片甚至动画等信息的集中处理, 从而加快编研的速度。因此, 高校必须要进一步加强设备的购置, 例如扫描仪、计算机以及刻录机等等。重视各种密码算法、密码理论、信息隐藏以及网络安全等技术的研发。运用先进的检索、存贮以及网络编辑技术, 促进档案编研工作在信息的采集与加工方面的水平提升。

3. 联合编研力量。

因为很多高校在档案编研方面缺少必要的人员配备, 而工作却繁冗复杂, 特别是在网络信息化背景下, 档案编研的信息化也对人员的整体专业水平提出了更为严格的要求, 因此仅有高校内部的纸上谈兵是远远不够的, 无法形成与时俱进的编研力量。当前的档案编研工作要求高校必须要积极地转变思想, 摒弃传统陈旧的理念, 将档案编研人才队伍的建设纳入到高校人才建设体系之中, 并且采用分阶段和有计划的方式, 引进一些档案专业及计算机信息化学科的专业人才, 以充实当前我国高校档案编研队伍, 并在此基础上逐步形成一种相对比较科学和合理的人员架构, 以满足高校档案编研工作对各类人才的急需。在此基础上, 还要进行编研力量的联合, 该项工作具体分当加强有效的联合与协作, 并在此基础上组织编研力量, 开展多层次、多角度和全方位的高校档案编研工作。实践证明, 采用联合编研的方式可以有效地解决高校档案编研资源与经费紧张问题。二是通过计算机网络的无边界性与跨时空性特点, 促使高校之间的更大范围及更深层次上的档案整合, 从而增强高校之间的档案联合编研能力, 促使档案编研的高效运转, 提高编研质量。三是广泛联合社会力量, 充分运用高校内外的资源, 实现多渠道的发展。借助外部力量, 相互弥补与配合, 加强编研队伍的建设, 拓宽编研信息的来源渠道, 实现强强联合。因此, 高校要主动积极地与其他单位合作, 从而更加有效及时地实现档案信息的共享和传播, 如可以借助传媒平台如报刊、杂志、电视以及电子网络等多种形式来加强高校档案编研工作。

4. 构建编研体系。

高校档案编研首先要确定相应的目标体系, 要以构建技术水平较高、内容丰富、安全高效以及服务便捷的体系为最高目标;不断地建立健全档案编研所需要的信息反馈机制、内外沟通机制、安全控制机制以及绩效评估机制。如制定以服务对象实际需要为主的工作主体, 进一步加强人员配备, 加强对检索工具、利用场所以及设备情况的监察, 加强现有服务条件的综合运用, 有效地提升编研技术科技含量;制定与实际相符的档案编研工作计划, 高度重视信息的采集、编研过程的把握以及编研成果的出版, 从而加强档案编研的科学性, 规避由于档案编研的盲目性所带来的信息流失风险。

5. 营造编研氛围。

在实际工作中, 应当进一步营造浓郁的档案编研的工作氛围, 加强环境建设, 有效地调动档案编研工作者的工作热情和积极性。时刻围绕着“以人为本”理念开展工作, 加强与一线档案工作人员之间的必要沟通, 尽量为困难的工作人员解决实际问题;同时还要尽量降低和缓解工作人员的工作压力, 融入浓厚的人文关怀, 积极地营造自由学术研究之氛围, 努力形成尊重创造的良好风气。

参考文献

[1].贾雪萍.论新时期高校档案编研工作的协调发展[J].兰台世界, 2010.24

[2].李小平.浅谈新时期高校档案编研工作[J].企业导报, 2012.2

[3].许昉.试论高校档案编研工作[J].山西档案, 2011.3

[4].周彩英.新环境下高校档案编研工作的思考[J].继续教育研究, 2009.2

档案编研理论与实践探讨 第8篇

一、满足现实需求, 把握选题方向

选题是档案编研工作的第一个环节, 也是关键环节, 决定着档案编研成果的服务方向和利用效果。在档案编研实践中, 常常为选择什么样的题目而发愁。由于选题不科学、现实针对性不强, 编研成果难以发挥预期的效果, 浪费人力、物力和财力的现象时有发生。我们知道, 档案编研选题需要考虑利用需求、档案资源状况、编研能力等因素。其中, 了解、掌握需求是选题的关键, 决定着档案编研选题方向。

档案编研需求尽管属于利用需求范畴, 但又不同于档案部门日常提供利用需求, 具有涉及面广、影响范围大、作用长远、系统性强、要求高等特点, 是档案部门日常提供利用无法满足的需求。档案编研需求是多层次、多元化的, 既有显性的现实需求, 也有潜在的长远需求。不同时期、不同利用者对档案编研成果的需求是不同的, 从时间上分析, 有当前需求和未来需求;从内容上分析, 有政治需求、经济需求、军事需求、科技需求、文化教育需求等;从利用对象上分析, 有单位需求和个人需求。在诸多需求中, 应分清轻重缓急, 考虑最迫切最根本的需要。笔者认为, 最迫切最根本的是现实需求。现实需求, 就是选题要有现实意义, 能够满足社会各方面对档案信息资源的现实需要, 解决现实问题。选题满足现实需求, 应做到时效性、针对性、信息性和超前性相结合。时效性, 是指选题要考虑到用户在利用时间上的要求, 是当前需要还是长远需要。通常来说, 既要选择与国家经济建设各项活动有着直接关联的题目, 又要选择具有历史研究意义的题目。针对性, 是指根据社会实践活动对档案信息不同层次的需求, 针对具体对象确定编研选题, 既要考虑用户的普遍需求, 又要满足某些用户的特殊要求。信息性, 是指选择的题目能够编研出信息量大、内容丰富、可读性和可用性强的成果, 保证档案编研成果的生命力。

在选题中, 对现实需求的把握, 需要编研人员在全面掌握档案材料的基础上, 对形势和任务进行全面、系统的调查研究, 找准馆 (室) 藏档案信息与利用需求的结合点, 具体可从三个层次进行研究分析, 即:研究分析国家建设与发展的全局需求, 研究分析本系统、本单位的局部需求, 研究分析公民的个体需求。就一个单位而言, 对档案编研成果的需求是由其承担的大项任务和重点工作决定的, 即工作任务决定需求与否。对于全局需求和一个系统、一个单位的需求, 主要从工作计划和大项活动中选题, 确保所选题目的针对性和实用性。

二、全面系统收集, 丰富编研材料

档案编研内容依靠档案材料支撑, 没有丰富的档案材料做保障, 档案编研工作也就成了“无米之炊、无本之木”。选定了一个科学且需求性强的题目, 如果缺乏丰富的档案资源, 编研内容就缺乏广度和深度, 也就无法对档案材料进行深入研究、加工和提炼, 只能对相关的档案材料进行汇编。高质量的档案编研成果, 基于丰富、完整、特色鲜明的档案材料。材料丰富是指要有足以阐明一个编研题目所需的各种类型的材料, 如文字、图表、声像等材料, 使其图文并茂、生动直观;材料完整是指记录和反映某一工作活动的材料要齐全、系统, 不能断层;特色鲜明是指材料唯我独有, 是非常规性工作活动形成的档案材料。但由于历史的原因以及收集的不彻底, 库藏档案通常无法满足编研要求。我们不能仅靠现有库藏档案进行编研, 需要拓展档案材料的收集渠道, 拓宽档案材料的收集范围, 通过多种途径、多种渠道收集档案材料。档案编研材料的收集和选择, 要在内部挖掘的基础上, 采取“档案不足资料补, 馆内不足馆外补”的方法, 弥补编研材料不足。档案不足资料补, 就是要加强资料的补充收集, 用资料补充档案材料不足, 用档案引证资料之真伪。通常, 重要工作、重大活动项目除了形成档案外, 还会形成相关的资料。例如有的活动, 电视、电台、报刊、网络等媒体也要报道, 形成相关的报道材料。如果将与某一编研专题相关的报道材料收集起来, 就能弥补档案编研材料的不足。馆内不足馆外补, 就是先以本馆档案为主, 把与编研题目有关的内容挑选出来, 如不够齐全完整, 再去其他档案馆或图书馆查找, 还可以从报刊资料上查找线索, 尽最大努力将材料收集齐全。收集材料时要注明材料来源和出处, 便于下一步的挑选。在挑选材料时要注意典型性和代表性, 要真实可靠。

三、编辑研究结合, 挖掘档案内容

有了丰富、完整的档案材料, 仅奠定了档案编研工作的资源基础, 要编研出高质量的成果, 需要对档案材料研究加工。档案编研成果是对档案材料编辑与研究的产物, 编而不研, 只能算作是档案材料的汇编, 不是档案编研成果。档案编研实践中, 只编不研或重编轻研的现象非常普遍, 这一问题必须引起高度重视。当然, 档案编研不是学术研究, 不能脱离档案进行研究, 而是对档案材料记录内容的深入研究分析, 要在对档案材料编辑与研究的结合上下功夫。在档案编研实践中, 对档案材料的编与研没有固定的比例, 据其需要而定。笔者认为, “编”主要是对档案原始材料的组织, 即根据编研内容结构安排照录原文, 并将其归入到相应的类别之中, 形成有机体系。“研”, 主要体现在两个方面。一是对档案内容信息的分析、加工提炼, 浓缩和综合成档案二次、三次文献, 即将隐藏在档案字里行间的思想、观点、方法挖掘出来, 以鲜明的主题显示出来。研究、提炼出来的思想、观点、方法等, 要有丰富的档案材料作为例证, 如果仅有观点而没有材料支撑, 属于主观臆断, 是档案编研中必须禁止的。二是对入选材料真实性、权威性、价值性的研究。凡入选的材料必须认真研究分析, 把档案材料立准、立好, 对史实记载有分歧、有错漏的材料, 要认真加以考订、核实, 力求史实准确无误, 维护历史本来面目。总之, 编研成果要出精品, “编与研结合是打造档案文化精品的必备之举”。

四、运用技术手段, 提高编研效率

目前, 档案编研周期较长是一个老问题。编研工作从选题、材料收集、筛选、研究、组织加工到成果发布, 短则几个月, 长则1年及以上, 如此长的周期, 难以满足现实利用需要, 从而降低利用效果。究其原因是多方面的, 其中与档案编研手段、方法单一有着直接关系。要提高档案编研工作效率, 必须多种编研技术手段并用, 特别是要借助计算机网络技术手段进行档案编研。

现代信息技术的运用, 是档案编研工作的必要手段。借助于现代技术手段, 可以拓展档案编研材料的收集范围, 实现多途径、多类型的编研, 缩短编研时间与成果传递的时差, 满足社会各方面对档案信息资源的需求, 提高编研工作效率, 增强提供利用的时效性。运用现代信息技术开展档案编研工作, 应着重解决好两大问题。一是领导要高度重视, 增加档案编研工作的技术投入, 配备必要的档案编研技术设备, 为实现档案编研工作现代化提供条件保障;二是档案编研人员要用好各种现代信息技术设备, 利用扫描技术、计算机网络技术对档案信息进行检索、筛选、整合, 更方便、快捷。利用计算机网络技术能够克服档案信息资源在地理位置上分散及馆藏资源不足的问题, 能在更大范围内查找编研所需要的档案材料, 提高档案信息传递的速度和范围, 在空间上缩短利用者与档案的距离, 具有纸质档案无法比拟的优点。总之, 现代信息技术的运用, 不仅改变档案编研的模式, 而且能够提高档案编研工作的效率。

五、广开传播渠道, 扩大成果影响

档案编研成果的及时传播和广泛利用不仅能够起到宣传档案的作用, 而且能够促进档案编研工作向着更广、更深和更加高效的方向发展。长期以来, 档案编研成果为用户服务的方式, 被定在利用者到档案馆借阅和以书籍形式出版发行的基点上, 传输渠道狭窄, 即使是高质量的编研成果, 也只能“养在深闺人不知”。笔者认为, 提高和扩大档案编研成果的传播效果, 应从三个方面下功夫。一是输出多种类型编研成果。档案编研成果类型要从单一性的书籍型为主向书籍型、电子型、声像型等多种类型转变[3]42, 并根据需要及时开发出同一专题的多品种、多载体、系列化编研成果, 以满足不同利用者在不同环境和条件下的利用需要。二是拓展档案编研信息的传输渠道。档案编研成果作为一种信息源, 其传输渠道应是多种多样的, 都可以传输档案编研成果信息。尤其是网络技术的快速发展, 把档案编研成果信息与网络传播有机地结合在一起, 使档案编研成果的传输效果发生质的飞跃。三是将档案编研成果进入档案数字化管理平台。档案部门应充分利用现有的网络, 将编研成果纳入数字化档案信息的集成化管理平台, 通过集成化档案信息管理平台, 广泛传播档案编研成果, 便于利用者快速检索和利用, 满足利用要求。

档案编研是一种专题式的主动服务利用方式, 是实现档案信息资源共享的有效途径。档案部门要站在服务和服从国家建设的高度, 瞄准发展需求, 确定档案编研方向和目标, 把档案编研工作做实、做细、做强、做大, 充分而有效地发挥档案信息资源的作用, 满足社会各方面的利用需要。

摘要：加强档案编研工作, 应在选题、材料收集、档案研究、技术运用、成果传播等方面下功夫, 找准选题方向, 丰富档案材料, 深入加工研究, 广开成果传播渠道, 充分有效地发挥档案的作用, 以满足社会各方面利用需要。

关键词：档案编研,编研理论,实践探索,档案资源开发

参考文献

[1]俞英.网络时代档案编研工作的特点[J].兰台世界, 2005 (7) .

[2]徐瑜.档案编研与档案网站结构性互动的策略和措施[J].兰台世界, 2010 (2) .