档案管理处范文

档案管理处范文（精选8篇）

档案管理处 第1篇

做好工程档案管理提高档案管理水平

改革开放以来,我国的建设事业发展迅速,以此同时,也形成了大量的业内资料即工程档案.如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的`需要,也是档案部门的要求.本文重点对建筑企业工程档案的分类、意义进行了阐述,同时也提出了加强建筑工程档案管理的看法.

作 者：刘宇平陈焱辉 作者单位：广东省第四建筑工程公司,广东,广州,510100刊 名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI年，卷(期)：“”(12)分类号：G27关键词：建筑企业 工程档案 管理 建议

档案管理处 第2篇

关键词：电子档案;档案管理;运用

一、电子档案的优势与特质

(一)方便高效

首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。

网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”，使归档质量和检索速度得到提高。

其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。

立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。

(二)可以快速完善档案

无论是文件补充还是漏交的文件归档，相比于传统以卷分类的管理方式，计算机管理按件存储的方式，更利于档案管理人员快速添加或删减档案。

计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序，只需要在计算机上更改档案目录即可，可行度高，轻松解决文件堆积的问题，既可以节约工作人员的时间，又可以满足事业单位及时完善档案的需求。

(三)保密性和快捷性

计算机管理档案，可以查阅单份文件，查阅快捷。

而传统的档案管理，利用者想要查阅文件必须整卷打开，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是绝密文件。

(四)电子档案管理对档案管理有着重要的意义

计算机管理档案和传统档案管理相比较，在档案的质量上有明显不同。

传统纸质档案，每个立卷人理解方式都不同，这一点直接导致档案质量水平参差不齐，不便于日后对档案的利用。

传统档案归档需要大量人工操作，浪费很多时间，时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档，而编研工作停滞不前。

电子档案管理就不存在这样的问题。

电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作，使档案在利用时发挥更大的价值，让档案管理人员有时间去加强其他业务。

二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题

(一)电子档案认识的局限性

目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面，对电子档案没有统一的认识，进行电子档案管理工作时还存在很多问题。

(二)档案管理人员方面问题

档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量，因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高，管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力，展现出电子档案管理的工作特点和优势。

目前，在很多事业单位中，频繁的人员变动与较大的工作量，影响了档案管理人员工作效率，电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展。

(三)电子档案安全方面的问题

计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。

全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。

(四)档案管理方面的不足

电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同，档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案，并能存放好纸张，而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案，对于U盘等电子档案的载体不能充分认识，随意对待这些存储工具。

(五)电子档案的保存与标准化进展问题

电子档案虽简单方便，但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备，保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高。

很多事业单位，根据单位需求随意建立电子档案，使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远。

三、事业单位的电子档案管理问题解决方案

(一)加强档案管理人员素养，合理改进工作方式

首先，档案管理人员需要进行专业知识的培训，更加全面掌握电子档案的要领。

其次，管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案，一起归档。

(二)改善管理方式，培养档案管理人员

电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验。

首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性，确保档案管理工作有条不紊的进行。

其次，档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力，并且全面掌握与工作相关的技能，成为综合型人才，并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如。

(三)健全保障机构，保证电子档案的安全

首先，完善的规章制度是事业单位持久发展的根本。

档案管理部门也需要制度维持运转，加强各部门电子档之间的联系与沟通，提高电子档案的灵活性，便于档案集中管理。

其次，档案管理人员需要采取一系列安全保障措施，比如在计算机上安装杀毒软件，防火墙等，防止信息泄露。

最后，严格监控档案的使用，对于绝密文件，要建立相应的跟踪监控系统，防止重要文档丢失或被窃取。

(四)加强电子档案的管理

档案管理人员需要完全掌握常用的电子档案存储载体的使用方法，如U盘，光盘等，加强电子档案保护意识。

(五)改善管理环境，规范档案管理

首先，事业单位应该以设备投入为主要方式，配合创新的思想。

创建既符合本事业单位的档案管理特点，又能高效的分类保存事业单位的电子档案，加速档案现代化标准化管理。

其次，有关部门应该推出统一档案管理软件，规范电子档案格式，使电子档案使用起来更加方便，同时节约人力物力等各方面资源，提高工作效率。

对于资金不足的事业单位，应尽力协助其全面发展。

四、结语

随着科技不断发展，电子档案为人们带来的便利也越来越多，虽然电子档案目前存在的许多问题，但仍然值得推广使用，解决电子档案管理系统规范和统一的问题是一个缓慢的过程，需要有关部门和档案管理人员的共同努力。

完善后的电子档案管理终将为事业单位创造更大的价值!

【参考文献】

[1]周凤阳.信息时代电子档案管理之我见[J].华章，(21)：325-325

[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施[J].商情，2013(24)：214

浅析档案管理与档案信息管理 第3篇

档案管理的规范与否, 可以说是一个单位管理水平的好坏的衡量标准, 档案管理工作是记忆单位经营业绩或是发展过程中的重要信息, 通过对记录信息的研究分析, 可以掌握单位发展过程中的优势和存在的问题, 在科学合理的分析基础之上, 通过不断的改进制定更加适合单位发展的档案管理方式, 尤其是在新时期经济全面发展的过程中, 只有去顺应社会发展的变化, 更新档案管理观念, 不断的进行改革创新, 才能更加高效、全面、真实的提高档案管理工作, 提升单位整体管理水平。

1. 坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

1.1 立足于法, 搞好建章立制工作

档案管理工作要坚持依法治档。档案管理要发展, 就要建立健全档案管理制度, 强化制度管理, 才能真正发展档案管理工作的作用。《中华人民共和国档案法》的出台, 是规范档案管理工作的重要措施, 将档案的搜集、整理进行规定, 这是经过二十多年的发展应运而生的, 为档案管理的良性发展奠定基础。当然新时期的经济发展形势之下, 对于档案管理工作有了更为严格的要求, 由于每一个地区的发展水平不同, 地区要根据自身的特点建立一套地方特色的立法, 各个部门要建立档案管理规章制度, 使档案管理做到有法可依、灵活有效。

1.2 档案管理的根本目的在于档案利用

要加强档案的开发利用, 实现信息资源的共享。档案的利用的高效准确的基础一定需要做好档案的基础管理。因此, 档案人员要在信息的整理、搜集、保管等方面做足功夫, 同时, 做好档案的编目、检索、编研工作, 健全档案文件的资料, 为检索工具提供完整的信息。此外, 在做好信息完善的基础上, 强化档案保管工作, 随时为需要者及时提供需要的信息。对于一些重要的档案, 要要备有微缩或复制件。同时加强档案库房设施建设, 减少外界条件对档案造成的损害。档案管理工作是在做好基础工作的基础上适应社会发展变化进行新途径的改革, 改革意在提高档案管理的水平, 将传统的方式方法不能适应社会的部分摒弃, 充分发挥档案管理的作用。全面做好档案管理工作, 不仅提高单位的管理水平, 还能为社会的进步和经济的发展做些贡献。

2. 档案管理档案信息管理

2.1 管理对象

不是所有的文件都要进行档案管理, 下面几个情况就不能成为档案管理资源:第一, 一些不值得保存的档案, 统一起来没有形成资源;第二, 一份或是多份信息或是馆藏信息同样不能作为档案管理资源;第三, 对于一些没有组织、没有顺序的档案;档案信息包括内延和外延信息内容, 以及和其相关的设备、人员、资金等, 由此可以看出, 档案信息资源的概念要更加综合化, 比起档案的概念来说。因此, 档案资源管理要从长远的眼光和角度去看, 重视所包含信息的揭示与开发, 并且要打破传统的管理模式, 走出单一档案管理部门各自为政的局面。

2.2 管理手段

档案管理的手段呈现着多元化、集成化的发展特点, 管理手段有行政手段、经济手段、法律手段、教育手段、技术手段等。运用信息技术进行档案管理, 并且取得很好的效果, 主要由于:

首先, 由信息技术自身的特点决定。信息技术是先导科学技术中新兴的技术领域, 是高技术中的先导技术。它的发展与信息要素的作用在人类社会中日益突现是分不开的。为了开发信息资源, 人们利用科学技术广泛地采集分析、处理、利用来自自然界及社会的信息, 并积累形成了信息技术。信息技术也就是指运用信息科学的原理和方法研究信息的产生、获取、变换、传输、存储、处理和利用的工程技术, 又称信息工程。闭其中主要包括微电子技术、计算机技术、多媒体技术、通信技术、网络技术等。这些技术使得人们在处理信息时得心应手, 再加上信息又与人们的生产活动、经济社会生活密不可分, 因而信息技术具有极为广泛的适应性和极强的渗透性。它广泛地应用于生产制造、产品设计、办公业务、家庭生活、教育、科研、金融、气象、军事、大众传播等领域。作为与信息要素有直接联系的档案信息资源管理更会受到信息技术的深刻影响和渗透。

其次, 由档案信息资源管理的内在要求决定。档案管理是可操控性。档案信息是可以加工和利用的, 这也是档案信息资源管理的特征。由于档案信息资源是记录人类生产活动而产生的, 人类也可以利用或是加工它。随着信息化社会的到来, 科学技术在日新月异的发展, 各行业的发展都在借助科技的顺风船进行改革创新, 档案管理也不列外。正因此档案信息资源管理利用信息技术的手段进行加工利用, 才能将大量的、有利用价值的信息动态的为人所用, 丰富了人类资源的财富。建立档案资源信息管理就是为了实现档案信息资源的共享, 对所有的资源信息进行整体、统一、管理, 最大程度的提高信息的利用管理, 因此, 档案信息资源管理改革要围绕这一目标进行。实现这一管理目标就要应用大量的计算机技术、多媒体技术、互联网技术, 新型技术是实现档案资源信息管理的有效途径, 能使信息检索更加的高效, 而且信息的储存量大。档案信息资源管理需要利用信息技术, 再加上信息技术的适应性和渗透性使得档案信息资源管理与现代信息技术紧密地结合在一起。这将会使档案事业发生根本性的转变, 越来越处于无法替代的地位。这是传统档案管理单一化、手工为主的管理手段无法做到的。

3. 结语

档案管理广泛的应用于各种领域, 新时期的发展下, 对于档案信息管理提出了更高的要求, 要顺应社会的发展变化和时代的需求, 应用先进的科学技术, 解决档案管理工作中存在的不足, 提升管理质量和水平。作为领导者或是档案参与人员, 要努力的完善档案管理水平, 不断不断的研究学习进行改革创新, 才能不断促进行业的不断提升。

摘要：档案管理作为企业或单位管理环节中的重要部分, 对于单位未来的发展有着重要影响, 因此, 本文从档案管理工作的必由之路进行分析, 并就如何做好档案管理进行分析。

关键词：档案管理,必要工作,管理内容

参考文献

[1]林祝娥.我国档案管理现代化建设的现状及对策研究[J].兰台内外.2010 (04) .

[2]林柏瑞.浅析档案管理现代化[J].南方论刊.2009 (05) .

档案管理理念实现档案管理信息化 第4篇

摘 要：档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和档案管理部门之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。

关键词：档案管理 理念 档案管理信息化

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0072-02

1 档案管理信息化的优点

（1）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机上输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效地提高档案管理工作资料搜集、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。

（2）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高资源的完善性，提高了资源的共享效果。

（3）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。

（4）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

2 档案管理信息化带来的挑战

（1）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理人员信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，和黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

（2）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

（3）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使人们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高了档案管理工作的效果。

3 实现档案管理理念创新的方式

（1）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

（2）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现了许多档案管理问题。因此，档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

（3）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

（4）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。

参考文献

[1]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策[J].兰台内外，2014（1）：41.

档案管理处 第5篇

【摘要】主要分析电子档案管理在银行管理中的应用问题，针对电子档案在银行管理中中的问题，共同探究在银行管理中电子档案的应用，电子档案一方面降低了银行档案管理的强度，另一方面适应了银行会计电算化的需求和应用，在此基础上提出了在银行档案管理中，电子档案管理的应用发展方向。

【关键字】电子档案管理；银行

在科学技术不断进步的今天，电子档案已经成为了信息技术和银行管理相结合的产物。它是由数字电子计算机处理的档案，是通过把声音、文字、图像等信息共同储存起来、可以显示用户所需求的档案实体真实信息的档案类型。一方面能够真实反映银行业务信息，另一方面能够整合信息框架结构，有规律性地进行分类处理。

随着时代的进步发展，传统的会计档案已经不能满足日益剧增的银行管理业务，而且会计档案做为银行业务档案的一种，数量庞大，对银行经营活动的反应最为全面，在进行会计档案时，像网上银行、理财等业务等都没有明显的区分，这就导致了原本不属于会计档案管理类型的档案被强加到会计档案里面，很容易引发结构混乱、数据无效的管理局面。因此，采用电子档案，不仅是当代时代发展的要求，更是银行经营管理实际操作的重要课题，是对档案进行总结概括的最佳方式。但是，电子档案在运行过程也并不完善，文章将对银行档案管理中运用电子档案管理所面临的问题进行简单概述。

1.电子档案在银行档案管理中存在的问题

银行档案规定期限的划分与银行的实际业务特点不相符合，在管制方面存在漏洞。根据国家相关的银行规定，有关部门要查阅、冻结、存贷款开销户记录等相关业务条款时，银行管理人员应当做好业务记录，保存好凭单收据。但是，从实际情况上来看，这些业务并未涉及到具体的账务管理，虽然保留有单据，但是没有长期保存的价值，对银行的业务进步没有过多的帮助作用；挂失记录和补发凭单收据，从性质上看应当属于会计凭证管理类型，凭证保存年限最多为15年，与相关对顶中银行永久保管期限不相符合；另外，存贷款开销户记录，贷款开销户的的申请表应当跟随消费记录而流转，这与永久保管的条款有所冲突。为解决这一矛盾，某些银行对该类资料采取了电子档案和纸质档案并行的管理方式，但这又在无形中增加了工作量，增大了业务操作的复杂性。

2.在银行档案管理中电子档案的应用

2.1电子档案降低了银行档案管理的强度

在进行银行档案管理的流程设计中，相对于传统的档案制度，电子档案制度，不用书面书写，降低了储存分类的难度，更加容易管理保存，在销毁无关档案方面也存在一定的优势。另外，为方便查阅档案，会计档案通常会将业务资料进行分类整理、装订和存放，并按照不同的管理体制设定不同的存留期限，这样很容易造成混乱，一方面使短期保管的档案相应延长了保管期限，另一方面，在进行档案到期销毁阶段时，必须逐项分类，这不仅大大增加了工作难度，档案保存压力也日渐加大。

2.2电子档案迎合了银行会计电算化的需求

电子档案在银行会计电算化方面存在较多弊端，平时的银行工作一般只会涉及到纸质会计档案的管理，对于电子数据的归档内容、保管期限以及会计济系统的开发资料存在很多不足，往往只是笼统管理，例如网点日查情况、计算机日志、自助设备工作日志以及会计主管检查日志等事务性资料，由于在机构日常的管理过程中没有从档案的角度做出相应的明确规定，仅仅只在小范围内进行管理，使得会计电子数据没有被纳入统一的管理范围内，造成了会计档案的无效膨胀。会计业务系统往往也是只关注业务的需求，档案管理功能模块没有得到确定的设置，经常出现电子数据没有出口或者出口不畅的现象。2.3电子档案在银行中的应用

随着计算机的不断发展和广泛应用，传统档案的保管和利用已经不能适应现代化银行业务的要求，这极大的影响到银行财务资源的优化配置，计算机逐渐被广泛运用到各行各业，银行的业务管理也应当随着计算机的发展而不断更新换代。在相关的银行法律法规中，处理涉及到的有关债权、债务关系的资料可以保留纸质资料外，其他的业务关系资料可以保留电子档案，这符合银行的规定要求。另外，随着银行业务的不断增加，业务资料的层出不穷，纸质档案资料呈倍数增长，它们的保管对档案库房来说也是一种压力。电子档案在当今的科学经济技术的发展趋势来说，已经成为了不可或缺的必要因素，银行必须不断顺应时代的发展潮流，保持良好的业务管理，提高银行的竞争力，这对银行业务的开展具有十分重要的意义。

3.电子档案在银行管理中的发展

电子档案是银行档案管理的基础，在管理过程中，应当结合时代特点，融入业务流程，精简操作步骤，规范操作流程，降低成本管理。创新发展理念，对相关的工作内容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求银行各业务部门在推出新业务时，一旦涉及到会计资料的，都应当与会计部门协调沟通，并且由会计部门规定资料的归档范围和保管期限。会计系统的开发应当随着档案管理要求的改变而改变，保证电子数据能够得到很好地存档保留。对各部门的业务系统加以整改，指定针对性的方案并相应的进行指导，降低业务难度。对存档资料进行归类整理，明确那些资料不用归档，哪些资料必须归档保管，哪些可以长期保留，哪些应当存留规定年限，以便利于前台查阅数据，整合管理。另外，电子数据应当根据实际业务需求，明确是否打印归档，避免二次归档。在满足会计核算需求的前提下，通过系统优化的方式进行合适的分档，减轻后期档案保管和销毁的工作量，可以有效简化档案的分拣工作，增加工作技巧的同时也可以提高工作效率。

4.结束语

文书档案管理(兼职档案员) 第6篇

一、档案的基本概述

1、档案的定义：

档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。它包括收发文件、电报、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音、录像带等。

文书档案是指本企业在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。

2、档案历史时期的划分。

（1）、旧政权档案：指中华人民共和国成立前的历代封建王朝、中华民国时期的档案。

（2）、革命历史档案：包括1919年“五四”运动至1949年中华人民共和国成立的整个新民主革命时期形成的档案。

（3）、建国后档案：中华人民共和国成立以后形成的档案。

3、档案全宗。

全宗指一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的全部档案的有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。集团公司本级有2个全宗号，2002年以前形成的档案全宗号是3〃40，2002年及以后形成的档案全宗号是2〃7。

4、立档单位的概念。

立档单位也叫全宗构成者，也就是形成全宗的单位或个人。

5、档案工作的业务环节。

档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，通常称为档案工作的八项业务环节。

6、档案工作的基本原则。

档案法第五条明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。

7、档案工作人员的基本要求。

一是要求每个档案工作者必须具备必要的科学文化知识。必须加强档案学专业知识的学习，具备档案管理的理论和技能，这是档案人员必不可少的业务基本功；二是要求档案工作人员必须树立全心全意为机关工作、为基层工作、为施工生产服务的思想，积极、热情、主动、细致地搞好档案利用工作，积极为各项工作创造条件；三是要求档案工作者加强党性观念，坚持历史唯物主义，坚持实事求是，保护档案的真实面貌，切实做好档案的保密、保管工作。

二、名词解释（文件材料著录时需用）

1、全宗年度代号：同一全宗代号的年度流水号，例2002年的全宗年度代号1，2003年的全宗年度代号为2，以此类推。

2、全宗单位名称：中铁十七局集团有限公司

3、责任者：集团公司机关责任者分五类，中铁十七局集团有限公司党委、中铁十七局集团有限公司、中铁十七局集团有限公司纪委、中铁十七局集团有限公司工会、中铁十七局集团有限公司团委，工程项目等临时机构责任者就是工程项目规范化简称。

4、保管期限代号：代号1代表永久，代号2代表30年（长期），代号3代表10年（短期）

5、目录号：集团公司机关各职能部门的目录号是部门代号+年度+保管期限代号，例集团公司企管部，其部门代号为5，2009年形成的保管期限为30年的案卷，其目录号为5—2009—2。工程项目部等临时机构的目录号是机构简称+保管期限代号。例：郑西指挥部保管期限为30年的案卷，其目录号为郑西指—2；保管期限为10年的案卷其目录号为郑西指—3，保管期限为永久的案卷其目录号为郑西指—1。

6、档案号：目录号+案卷流水号

7、张数：每一件归档文件的总张数。文件中有图文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后仍按未折叠前的张数计算。

8、年度：归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

9、立卷部门：指文件的组卷部门。

10、承办部门：指文件的主要办理部门。

三、文书处理与平时立卷。

1、文书处理与档案工作的关系

文书处理与档案工作既有区别，又有联系，是不可分割的统一体。文书处理是档案工作的基础，档案工作是文书处理的必然归宿；文书处理是现行文件的处理，档案工作是指归档文件和管理。

2、文书处理及归档程序

（1）收文办理过程：收文、登记分发、承办、催办、清退、立卷、移交归档。（2）发文办理过程：拟稿、核稿、签发、打印、用印、分发、立卷、移交归档。

（3）文件转化为档案：收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研。

3、文书处理工作的基本要求是：及时、准确、安全（保密），并且要把好文书处理工作的“四关”：一是把好发文关；二是把好收文关；三是把好文件收集关；四是把好平时立卷关。

4、平时立卷。

（1）从文件材料处理程序来说，文件材料的平时立卷属于它的终端环节，而从档案工作来说，文件材料的平时立卷又是积累档案的开端。（2）对归档的文件要做到“四个清楚”、“十个完整”、“二个检查”。“四个清楚”指发文清楚、收文清楚、领导手中文件清楚、业务部门的文件清楚；“十个完整”指正件与附件完整、正稿与定稿完整、请示件与批复件完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整；“二个检查”是一要检查收回的文件是否缺损和不符合归档要求，二是检查立卷归档的文件是否完整齐全。

四、文件材料的归档范围及归档时间。

1、文件材料的归档范围（详见附表）。也可参照公司办[2009]147号文件。

2、文件材料的归档时间。

（1）附表中有特殊要求的按注明的时间归档。

（2）所有电子文件材料可在文件材料办理完毕后随时归档。

（3）纸质文件材料。集团公司机关形成的纸质文件材料在第二年的4月份前归档，工程项目部形成的纸质文件材料在移交竣工资料时一并交回。

五、文件材料归档要求。

1、所有归档文件材料由兼职档案员负责收集、整理、归档。

2、归档文件材料应齐全完整、模糊不清或破损的应予修复。

3、归档文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，归档后不得更改。

4、归档的本级文件（红头文件、函件）必须是盖有公章的正本。其定稿发文稿纸（首页）必须有单位领导的签字，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批，计算机生成部分使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿，末页落款处加盖公章。正本的发文时间必须与定稿首页单位领导的签发时间一致，若不一致要在备注项说明。

5、归档文件材料使用纸张大小符合公文格式要求和档案保管要求。一般是A4或A3纸。

6、归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。

7、各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档。

8、文件材料一般归档一份。重要的，利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。红头文件因编研需要归档二份。

9、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

10、上级或外单位的文件，呈（传）阅单作为文件的一部分附在文件的末页一并归档。

11、文件材料统一使用不锈钢钉书针装订，不再用缝纫机进行装订。

六、文件材料的移交。

1、集团公司机关的本级行文（红头文件）由文书科兼职档案员移交，函件、上级来文或外来文及其他文件材料由各职能部门的兼职档案员移交。

2、各工程项目部所有归档文件材料由办公室兼职档案员负责收集、整理、移交。

3、兼职档案员在移交纸质的归档文件材料时，按永久、30年、10年分别装盒按盒移交。同时要编制“移交清册”一式两份，并对归档文件材料中的特殊情况编写移交说明。交接双方认真核对后签名盖章，各存一份备查。移交清册及归档文件目录样式详见《中铁十七局档案管理办法》附件18、19、22。在软件里进行过录入的，移交清册可自动生成，不必重新编制。

七、归档文件材料保管期限（详见公司办[2009]147号文）。

归档文件材料保管期限分为永久、30年、10年。为了准确鉴定保管期限，请各职能部门兼职档案员在归档之前，首先根据本部门工作需要划分保管期限，移交史志档案馆以后再由档案管理人员根据公司办[2009]147号文按“就长不就短”的原则重新鉴定保管期限。

八、文书档案的借阅。

1、借阅本部门形成的档案无须批准。

2、借阅其他部门形成的档案须经相关部门领导批准。

3、外单位借阅本单位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批。

4、党委会及企业领导层的会议记录只限形成部门借阅。

档案管理处 第7篇

高考刚过，每个学生都会面临所谓热门和冷门专业的选择问题，而现实中也常常出现这样的情况：一些所谓的热门专业，但其就业前景并不乐观;反过来，一些看似冷门的专业却一直是就业市场上的“香饽饽”，图书档案管理(也称为信息资源管理)专业，就属于这样的例子。

专业“遇冷”但就业形势却很好

“图书档案管理专业是我的第二志愿，之所以填写这个专业是听从了父母的建议。当时兴趣是谈不上的，只是了解到这个专业的就业形势还好，所以就接受了，”南开大学级图书档案类学生张哲如此说道。

据调查，在设有该专业的高校中，图书档案管理专业的分数线要求是比较低的，院系中有相当一部分学生是被调剂的。与此同时，其院系专业设置也比较小，人大、南开、川大每年的招生人数分别在60人、30人、50人左右。然而近日，中国教育网盘点十大就业面广的高考专业中，档案学赫然在列。在中国大学生就业蓝皮书中，档案学专业毕业生以95.8%的高就业率排在第十七位。

缺乏认知度是“遇冷”的主要原因

带着疑问，我们采访了中国人民大学、南开大学、四川大学等高校相关学科的教授。他们认为，该专业在考生中尚缺乏一定的知名度和认知度是“遇冷”的主要原因。当看到图书档案管理这样的专业或院系名称时，给人的直观印象是将来在图书馆或档案馆工作。这种印象和许多人对于未来预想的工作状态产生了偏差。

实际上,图书档案管理专业包括图书馆学、档案学和情报学三个二级学科，社会的信息化程度越来越高，各高校都相应增加了计算机应用方面的课程，信息管理与信息系统成为它的一个新二级学科。中国人民大学和四川大学等高校为适应新形势，在世纪之交选择了一个更具概括性的院系名称――信息资源管理学院(系)。

名校“对对碰”

中国人民大学、南开大学和四川大学的信息资源管理专业在全国排名中均位居前十位。拥有60年历史的中国人民大学的档案学专业，拥有完善的学科体系，同时毕业生的就业选择很多。南开大学的图书档案类专业置于商学院之下，拥有较多的商业管理色彩，毕业生进入企业比较有竞争力。四川大学信息资源管理系在西南地区首屈一指，想攻读硕士博士的同学不妨考虑。

二、图书档案管理专业就业方向

档案管理处 第8篇

从科学以及经历中都能够清楚地想要提升档案管制的程序就一定要实施准则化、模范化的作业流程以及方式, 就是要求档案管制的搜集、收拾、鉴别判定、记录、保存等全部步骤都要根据标准的流程以及合理的方式开展作业。

1.1 全面普查案卷, 去糟取精

这是为完成档案管制准则化、模范化的首要作业。由于普遍的较为全面的档案馆很多年没有彻底的进行过清点并且送交单位区分保管, 所以肯定具有很多重复的或者没有价值的资料。因此, 首先要清除这些没有价值的资料才能够防止以后开展电脑管制时存在低功效以及重复的现象。

1.2 重新组合案卷实现案卷规范化

把那些每份内容繁杂的卷宗开展从新整理。重整卷宗的准则是尽量把一些相互之间具有联系的资料放在一起。在重整卷宗的程序中还要对没有页码标志的、目录没有标注的、没有题目的或者题目含糊的卷宗要从新制作以便确保整体卷宗更加标准。从新整理卷宗不光能够使馆藏更好、保管合理, 并且还能够提升实施电脑管制档案后的使用状况。

1.3 结合本馆实际规范著录工作

记录是实施电脑管制的一项关键的基本作业同时也是对输入电脑资料和信息精准度的一项关键的准备作业。在一九八六年我国下发的档案登记标准就是登记作业最根本的登记原则。不过因为每个档案馆实际的状况不同, 并且电脑管制还, 有别的措施需求, 所以每个档案馆都要按照颁发的标准为根据, 同时根据本身的真实状况按照电脑管制的措施需求拟定出适宜自己馆内登记作业的详细准则。

1.4 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性, 我们在分类过程中, 首先根据《中国档案分类法》进行分类, 再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类, 然后再根据每个文件的具体特征辅以关键词标识加以区分。另外, 在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准, 尽量做到前后标引一致, 同一类文件标引一致, 从而达到标准化和规范化管理。

1.5 规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的, 还须同时保证查准率因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点, 在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委, 北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委, 还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种, 必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐, 如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种。题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现, 很影响检索的准确率, 所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”, 凡不要求批复的文件则写“报告”等等, 这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

2 完善人事档案管理对策

2.1 严格按程序交接

人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业, 要根据流程进行。档案移交步骤:第一, 对所管理的档案开展一次整体的清点, 要帐实一致;第二, 针对借出去的档案要立即进行催促归还, 收拾好借条, 同时在借条上标注缘由和催还状况;第三, 对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好, 收拾好之后要立即放在相应档案中;第四, 根据档案交接需求开展转交, 同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等, 还必须在转交文件上签署相关人员名字, 对转交作业担负责任。

2.2 强化档案管理意识, 严格档案管理程序

提高主管级别对档案管制的思想, 健全档案管制硬件装置, 增多档案仓库, 采购空调、除湿设备、档案架以及计算机。引入电脑管制程序, 创建人事档案资料储存以及搜索体系。档案管制是人事管制作业的关键步骤, 和薪资待遇、职称等职员利益紧密相连, 所以要提升档案管制者的整体水准, 提升作业积极性, 从本质上保证人事档案资料预备完整、按时归还。除此之外, 还要创建完善档案管制机制, 努力做好档案整理完善、实质实际可信。

2.3 完善档案管制机制

创建档案作业机制一定要按照下面几点标准: (1) 制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质, 符合企业档案管制的需求。 (2) 简单适用。机制一定要拥有可操纵性, 其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨, 方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。 (3) 保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用, 而职员是企业的关键组成团体, 是机制的关键限制目的和实施者。 (4) 保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构, 还是规则的实施机构。在规则的实施程序中, 要做好奖惩的工作, 充分表现出机制的威望。

2.4 建章立制, 有章可循, 规范操作

主动热情的改好档案搜集作业, 机制张贴上墙, 操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录, 职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由, 的确搜集不到的档案资料, 要注明缘由, 为之后的搜索作业供应便利。所以, 我们在整理档案材料的时候一定要勤快, 立即追踪以及添加上新的材料, 实现其原始根据用途。

2.5 积极做好宣传工作, 加强档案管理人员的事业心、责任感

主动搞好宣扬作业, 对搜集资料要仔细审查, 把确凿可信的资料归入到人事档案中, 确保品质。在档案辨别程序中, 档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的, 充分了解到工作人员在管制作业中的关键性, 持续改善作业形式、作业手段, 改革作业形式, 提升作业速度, 提升工作品质。在辨别程序中, 辨别对错, 虚假材料定要拒绝, 保护好人事档案的真实健全原则。

2.6 提高人民群众对档案材料重要性的认识

第一, 增强宣扬力量, 提升对人事档案关键性的了解, 搞好筹议服务作业, 使用多种方式向民众宣扬关于人事档案管制的内容, 让他们清楚, 人事档案的重要性, 在之后的生活中对自己的关键作用。第二, 增强对人事档案标准化的管制, 对于档案的搜集、收拾、辨别以及保存等每个步骤都要按照标准开展。第三, 增强搜集作业, 改善档案实质, 实时填充档案缺少的资料, 提升档案使用功能。

2.7 加快档案信息化进程, 提高工作效率

怎样使用电脑措施为人事档案开展资料储存、搜索, 从而完成网络化管制, 这已经是现在人事档案管制作业的关键问题。这就必须尽早创建人事档案资料库, 推动人事档案的管制完成信息化以及网络化。并且, 在制定有关运用权力的状况下, 一些资料对机构以及员工来讲是开放的, 创建公开通透的人事档案管制制度。这样, 不仅可以加强人民档案思想, 加强人事档案管制作业的通透度, 还能够为企业挖掘人才, 培育人才以及运用人才打下坚实的根基。

3 结束语

总而言之, 档案是国家以及社会的珍贵资源。所以增强档案的合理管制作业, 是档案机构所一起面对的问题。各个相关机构特别是档案管制机构, 要从战略思想上注重以及增强事业机构档案管制作业, 以档案管制合理化推动事业单位管制的高效化。

参考文献