档案管理制度体系建设

档案管理制度体系建设（精选12篇）

档案管理制度体系建设 第1篇

一、档案管理安全体系建设内涵及主要任务

档案管理安全体系就是指通过落实档案安全管理制度以及信息安全技术, 对档案工作进行的系统化的管理, 重点确保档案系统的完整、可用、真实以及可控, 是基于档案文献信息安全的整体防护体系。档案管理安全体系建设的主要任务有以下几点:一是强化档案安全管理基础设施的建设, 为档案资料的安全管理提供必要的物质条件;二是完善档案安全管理工作规章制度的建设, 为档案管理安全体系建设提供必要的制度保障;三是加强档案管理工作人员队伍专业技能的培训, 确保档案安全管理有必要的人才支撑;四是强化档案管理信息化安全的建设, 做好重要档案资料的安全备份, 确保档案资料数据库平台的可靠。

二、当前我国档案安全管理存在的问题分析

1. 档案安全管理制度不够完善

当前我国档案安全管理工作方面的制度体系建设相对较为薄弱, 造成了整个档案安全管理工作的前提基础不牢靠。特别是针对档案资料的收集整理以及安全应急管理制度不够健全, 导致在档案管理工作中经常出现档案遗失、信息丢失或失效等档案管理安全事故问题的发生。

2. 档案管理安全保障技术水平不高

当前信息化时代档案管理工作早已经步入了以数字档案为主体、数字纸质档案并存的时代, 对档案安全管理工作的要求也越来越高。然而一些单位的档案安全管理保障技术水平不高, 档案资料的安全完整性很容易受到威胁, 一些涉密的核心档案资料甚至出现泄露问题。

3. 档案安全管理专业技术人才较少

档案管理工作是一项系统复杂的工作, 对于档案管理工作人员的专业能力、安全意识、学习能力等普遍要求较高, 但是目前我国很多单位的档案管理工作人员队伍力量不足、素质不高, 而且普遍缺乏档案管理安全意识, 再加上没有必要的教育培训, 制约了档案安全管理工作的有效开展。

三、优化档案管理安全体系建设的措施

1. 完善档案安全管理保障制度建设

在档案安全管理规章制度建设上, 首先, 应该建立科学的档案资料收集制度, 特别是全面利用前端控制理论, 加强档案部门与业务部门之间的沟通, 对不同档案资料的重要性、归档保存要求等进行明确, 合理分级确定不同的安全管理措施。其次, 档案管理部门应该强化档案安全保管制度的建设, 为所有档案建立全宗、档号, 并编制好档案检索查询目录, 全面掌握所有的档案资料;同时, 对所有的档案资料进行定期检查, 确保档案载体的安全性, 尤其是对于电子档案载体, 必须设置相应的防磁化、防复制保护技术。第三, 建立有效的档案管理安全应急制度, 重点是针对档案管理工作建立相应的安全预警机制以及损坏档案资料的恢复工作, 以确保档案资料的安全可靠。

2. 提高档案安全管理技术保障水平

对于档案安全管理技术保障水平的提升, 重点应该针对当前信息化、数字化的特点, 合理的确定各种安全管理方案。首先, 在档案的安全管理的基础设施建设上, 应该严格按照国家档案馆建设标准的要求, 对档案馆的库房、机房等进行标准化的建设, 避免档案资料受到各种物理、化学或者是生物灾害的影响。其次, 重点加强对电子档案的安全保障管理, 对于一些涉及保密需要的档案资料, 必须采取防扩散加密技术进行处理, 同时对于一些重要的数字档案必须建立自动备份以及异地备份技术, 并加强对防火墙技术、安全检测技术、虚拟网络技术等网络安全技术的运用, 以确保档案资料的安全可靠。第三, 应该加强对档案安全修复技术的研究应用, 对于一些有损坏的档案资料及时制定档案修复技术, 或者是与外部修复服务商合作, 提高企业的整体档案安全管理水平。

3. 加强档案安全管理人才队伍的建设

在档案安全管理工作的实施上, 一支合格的档案管理工作队伍是基本的要求。首先, 在档案管理工作人员的引进选拔上, 应该尽可能的引进高层次、创新能力强的人才充实到档案安全管理工作中。其次, 应该重点加强对档案管理工作人员的综合能力教育培训, 除了必要的档案管理知识以外, 还应该加强档案安全管理理念以及计算机技术的教育培训, 使其既可以准确的掌握档案管理工作的程序以及安全管理要求, 同时也可以有效运用各种信息化手段提高档案管理工作效率。

4. 提高档案资料的保密管理水平

在档案的安全管理工作中, 保密工作是一项非常重要的安全管理要求。对于保密管理, 首先应该根据档案资料的不同性质, 准确的确定档案资料的保密等级以及使用权限, 严格进行权限的控制管理。其次, 在这些涉密档案资料的管理过程中, 应该严格控制档案资料的传输和复制, 尤其是加强对各种照相机、录像机、智能手机使用的控制, 以免涉密资料泄露造成档案管理安全事故。

四、结语

安全性是对档案管理工作的基本要求, 针对档案安全管理中存在的问题, 档案管理部门应该重点在健全完善管理制度、提高安全管理技术水平、加强人员能力提升上采取措施, 不断提高档案安全体系建设水平, 确保档案管理工作的规范化开展。

参考文献

[1]毛艺緩.公共网络条件下的电子档案安全体系建立[J].才智, 2014, (12) :316.

[2]张艳波.关于档案安全体系的探析[J].黑河学刊, 2014, (6) :127-129.

学校安全工作档案建设内容体系 第2篇

一、学校安全工作的政策和法规

1、有关学校安全工作的法律、法规和规章

2、上级安全工作文件

二、学校安全工作的制度和职责

1、学校安全保卫工作制度及保卫人员职责

2、门卫制度

3、校内安全定期检查制度和危房报告制度

4、消防安全制度和消防工作责任制

5、学校用水、用电、用气等相关设施设备的安全管理制度

6、学校食堂与学生集体用餐卫生管理制度，食堂物资定点采购和索证、登记制度与饭菜留验和记录制度，饮用水卫生安全管理制度。

7、实验室安全管理制度，包括危险化学品、放射物质的购买、保管、使用、登记、注销等制度

8、医务（保健）人员或者兼职卫生保健教室工作职责，卫生室（保健）管理制度；查验新生入学体检证明制度，学生健康档案管理制度

9、学生安全信息通报制度

10、特异体质、特定疾病或者其他生理、心理状况异常以及有吸毒行为的学生安全信息记录和备案制度。

11、住宿学生安全管理制度；宿舍管理人员工作职责

12、交通安全管理和校车管理制度

13、学校安全事故上报制度

14、学校其他安全工作管理制度及安全工作职责

三、学校安全工作管理

1、学校安全管理组织结构及领导责任分工

2、学校安全工作计划及工作总结

3、学校安全应急预案及专项活动预案

4、各种安全工作会议记录及领导讲话

5、逐级签定的学校安全工作责任状

6、节假日及日常学校领导值班的记录

四、学校安全教育活动

1、学校公共安全教育课的课程计划

2、学校公共安全教育课的内容和教材

——社会安全类

——公共卫生类

——意外伤害类

——网络和信息安全类

——自然灾害类

——影响学生安全的其他事故和事件

3、各种安全教育活动的方案、内容、形式及活动记录

4、法制教育，心理健康教育活动的记录

五、学校安全专项检查及整治

1、开展学校消防安全专项排查和整治情况调查表（附表1）

2、学校重点部位（校舍、围墙、厕所、食堂、宿舍、门窗、实验室、电教室、财务室、档案室、楼道、楼梯、图书室、仓库等）安全专项排查和整治情况调查表（附表2）

3、学校饮食饮水卫生安全专项整治情况调查表（附表3）

4、学校危险化学药品保管使用台帐

5、学校体育器材，实验室设备台帐

6、食堂物资定点采购和索证，登记与饭菜留验和记录台帐

7、饮用水卫生检验台帐

8、学校安全工作月报告表（附表4）

六、学校其他安全工作

1、校园周边环境摸排情况记录

2、上级布置安全工作情况记录

3、其他安全情况记录

附表：

1、学校消防安全专项排查和整治情况调查表

2、学校重点部位安全隐患排查和整治情况调查表

3、学校食品饮用水专项排查和整治情况调查表

档案管理制度体系建设 第3篇

关键词：工商企业；信用档案管理；建设

在市场经济的发展浪潮中，信用是一切经济活动的前提和基础，而工商企业是市场经济下各种活动中最重要、最活跃的主体，企业在市场活动中形成的信用档案，对我国的社会主义市场经济的发展以及各项经济制度的完善起着至关重要的作用。工商企业建立信用档案是企业加强管理的需要，是维护合法权益的需要，是参与市场竞争的需要。把工商企业形成的对国家和社会具有保存利用价值和应当保密的档案完整地保留下来，是工商企业应依法履行的义务。

工商企业信用档案是指和企业及其法人的基本情况、企业的信用状况相关的文件材料的总和，集中体现出企业在市场行为过程中的可信度、公信度和诚实信用的综合竞争力，是证实企业是否诚实守信、遵纪守法或有无违法违约、欺诈、拖欠及逃避债务等行为的重要凭证和依据。工商企业信用档案是企业信用最直接的证明，有了它不但可以依法规范企业的行为，也可以使信用企业赢得其应有的经济利润。如果企业抢先一步，早日建立企业信用档案，就有可能在激烈的市场竞争中胜出一筹，占得先机。因此，工商企业建立档案，特别是建立信用档案是档案工作的一个新领域，也是一个社会系统工程，加强工商企业信用档案的创建工作，对建设社会诚信环境、规范企业经营行为、促进企业健康有序发展都具有积极的意义。

1 工商企业建立信用档案的必要性

1.1 工商企业信用档案的建立有利于企业信用体系的建设和完善。建立健全企业信用体系，关系到社会主义市场经济体系的完善，关系到经济社会的健康持续发展。企业信用体系的建设，在很大程度上依赖于企业信用档案的建立与完善。完整、齐全、真实的企业经济行为材料，是判断和评价企业信用状况的第一手材料。企业信用评价、信用监督、信用约束、信用担保等配套体系的建立，都要依赖于企业信用档案。

1.2 工商企业信用档案的建立有助于组织了解企业的有关情况，帮助企业获得更多的发展机会。对与企业有来往的组织或个人而言，建立企业信用档案有利于组织或个人了解企业的有关情况。通过企业信用档案，了解企业的经营资质、业绩、历史、诚信状况等，有助于消除市场上信息不对等的状况，保护组织或个人的合法权益。与一些组织或个人合作过程中，相互之间如果没有诚信基础，合作就很难进行下去。因此，企业信用档案在信用大环境下对企业来说至关重要，主要表现在以下几个方面：第一，企业信用档案准确记载企业生产产品状况，为企业赢得市场商机；第二，企业信用档案的建立是提升企业形象和产品品牌形象的需要；第三，企业信用档案是提升企业经营者社会形象，扩大企业知名度的需要；第四，企业信用档案有利于提高企业经营管理水平、企业整体素质和综合竞争能力，对促进企业健康发展能起到非常重要的作用。[1]

1.3 工商企业信用档案的建立，有利于上级主管部门对工商企业的规范化管理。企业信用档案可以帮助企业主管部门对市场主体进行监督管理，褒奖遵守诚信的企业，处罚不守诚信的企业，从而规范企业的经营行为。工商部门的企业信用档案在其利用过程中，因与其他档案性质不同，展现出了一些特性，主要包括以下几方面：

1.3.1 针对性强。从企业信用档案利用过程中所服务的对象来看，工商部门企业信用档案具有较强的针对性。由名称可以看出，工商部门企业信用档案的性质就是为了反映企业的信用状况，工商部门的职能一方面决定了它管辖和治理的范围限于在市场中进行经营活动的企业和个体户，而另一方面却也形成了其在规范企业行为、治理市场活动方面的专业优势。

1.3.2 影响范围广。从企业信用档案在其利用过程中所服务的对象看，工商部门企业信用档案具有广泛的影响力。工商部门企业信用档案与社会的每一方面都息息相关，影响着处在市场经济中的每一个活动主体。

1.3.3 资源共享的同时能够保护工商企业的商业机密。从企业信用档案的利用方式来看，在利用企业信用档案的过程中具有共享性和保护性的特征。一方面，社会上任何组织或个人都能获取企业的基本信息，在法定的规范程序下还可获得相关的信用信息，并以此作出信用决策，可有效防范信用风险；另一方面，企业信用档案中的某些内容又涉及商业秘密和个人隐私，如企业资产状况、企业的交易活动、法人的个人资料等，具有一定的机密性，不宜对外公布利用。[2]

2 工商企业信用档案的基本内容

企业信用档案从形成渠道看，可分为直接信息与间接信息。直接信息是指企业自身活动中形成的信用材料，如企业基本情况、资产状况、借还贷记录、纳税记录、会计报表等；间接信息是与企业相关的单位形成的反映企业信用状况的材料，如工商、税务、金融、质量认证等部门关于企业经营、纳税、贷款产品质量等记录以及来自客户或消费者的评价。

从具体内涵看，主要包括企业资本信用档案、商业信用档案、管理信用档案等三个方面的内容。第一，企业资本信用档案，主要指企业按照公司章程的规定缴纳投资款，按期归还各种借款本息，按公司章程向投资者分配股利；企业的贷款记录，贷款方式、作用，还款情况；担保单位、金额、期限等情况记录等。第二，商业信用档案，主要指企业在生产经营过程中不生产销售假冒伪劣产品，不进行商业欺诈，按时向购货方供货，以及产品质量记录，产品质量标准、状况等。第三，管理信用档案，主要指企业向外提供真实合法的财务会计报告，严格执行各项合同、协议，按期交税等记录。[3]

3 工商企业信用档案管理体系建设的具体举措

3.1 加大宣传力度，重视工商企业信用档案的建设。工商企业作为经济实体，应该更加重视信用问题。只有充分在思想上重视，转变单纯追求经济利益、无视信用的落后观念，才能在目前的市场竞争中占据有利地位，形成规范的企业信用档案体系，达到国家强调的可持续发展要求。

企业信用档案体系建设既是一项长期而复杂的系统工程，又是一项当前亟待加强的重要工作。各企业要高度重视企业信用档案的建立工作，切实加强组织领导，指定专门的职能部门和人员负责此项工作，做到科学筹划，精心组织，以推动企业信用体系建设的规范有序进行。现阶段，我国企业的信用档案意识淡薄，不利于企业发展，所以，我们要通过企业报刊、宣传栏、各种会议和培训，加强宣传，营造重信用、讲信用、守信用的舆论氛围。努力增强职工的“信用档案”意识，促使企业珍惜自己的信用记录，这也是建立企业信用档案的基础和切入点。[4]

3.2 工商企业信用档案可与业务档案统一管理，做到及时更新和完善。收集是档案工作的首要环节。由于信用档案的来源广泛，它不完全由企业自主产生，因而一定要把好“收集关”，收集时要注意以下几个方面：1.注意内部收集与外部收集相结合，使来自政府管理机关、银行、税务、审计等外部生成的信用档案不至于流失；2.注意集中收集和随时收集相结合，强调随时收集；3.注意专职档案员和兼职档案员相结合，特别注意发挥企业兼职档案员的作用。

3.3 完善规章制度，建立工商企业信用档案管理制度。建立工商企业信用档案，首先要建立企业信用档案的管理制度，以此促进企业信用档案有序管理和依法移交。制度制定要在国家有关法律法规的基础上，对信用档案管理原则、信用档案的形成和归档、信用档案的开发、信用档案的利用等作出规定。培育良好市场信用体系的核心是要建立使守信者得利、失信者受罚的制约机制，确保契约主体权利不受侵害。各有关企业要按照建立企业信用档案的要求，建立和完善相关的规章制度，为企业信用档案建设提供制度保障。

3.4 工商企业信用档案的安全维护。工商企业信用档案中，有些内容涉及商业秘密和国家安全法保护范畴，因此在提供信用档案利用时，注意保护好商业秘密和国家安全利益。只有经过授权的机构，才可以利用信用档案，同时，根据各个授权机构的不同权限和特定需求，提供不同内容层次的信用档案。要在保护好隐私权的前提下，开发利用好企业信用档案信息。企业信用档案建立后就要依照法律的各项规定合理公开。当前，企业信用档案的利用过程中公众最主要的疑问聚集在企业信用档案利用是否会侵犯隐私权。企业信用档案中披露的信息主要是针对企业的财务收入信息和名誉内容，记录企业的优良行为和不良行为，而这些信息通常被人们视为隐私不愿意公开，我们有必要弄清楚隐私权的法律规定，根据法律规定合理披露企业信用档案，在保护好隐私权的前提下，最大限度地发挥企业信用档案应有的作用。

参考文献：

[1]夏凤娟，白爽.对加强民营企业信用档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2008（2）.

[2]赵惠，尚珊.论工商行政管理部门企业信用档案的利用[J].科技情报开发与经济，2014（6）.

[3]李玮.对加强企业信用档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案，2013 （2）.

浅谈医院档案管理体系建设 第4篇

一、构建医院档案管理组织体系

医院档案管理涉及医院工作的方方面面,包括了文书、人事、基建、会计、科研、设备和病历档案等七大类,分布在医院行政事务、人力资源、基建、科教、医务、财务、设备等多个部门和科室。涉及面广,管理复杂。构建医院档案管理组织领导体系,形成档案管理委员会、综合档案科、职能部门三级管理体系构架。档案管理委员会由院长任组长,其他院领导和职能部门领导分别任副组长和成员,负责对整个医院档案工作进行统筹、协调;综合档案科配备专职档案管理人员对医院档案进行管理;各职能部门配备兼职档案管理人员,经统一培训后对各部门档案进行管理。构建三级医院档案管理体系,一方面可以从领导层面加强对医院档案管理工作的重视,将医院档案管理纳入医院发展规划,列入对各职能部门的考核范围。加大经费支出,强化医院管理人才队伍建设,提高档案管理水平。另一方面能进一步明确各职能部门在医院档案管理中应尽的义务和责任。综合档案室作为专职主管医院档案管理部门,全盘管理医院档案工作,但是基建档案、会计档案、科研档案、人事档案、实物档案、音像档案,以及病历档案等需要各部门明确档案管理职责,配备兼职档案管理人员,负责收集、整理和归档后交综合档案室统一管理。

二、构建医院档案管理质量评估监管体系

医院要配合卫生行政主管部门和档案局加强对医院档案管理的归档、查阅、保密、开发利用、管理、保护等过程监管和质量评估,同时组成医院档案管理质量监管小组,运用PDCA循环、品管圈等管理工具定期对医院档案工作进行督导检查、质量评估和监管,构建医院档案管理质量评估监管体系是医院档案管理的关键环节。

(一)加强依法治档监管。

医院档案管理必须依据国家档案管理的相关法律法规进行管理,如《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《归档文件整理规则》《会计档案管理办法》《医药卫生档案管理暂行办法》等。同时兼顾各地对医院档案管理的相关条例。制定医院完善地档案管理制度,依法加强档案监管是医院档案管理规范化、科学化和精细化管理的必然要求。

(二)加强科技兴档监管。

医院档案管理不仅需要专业素质高、理论水平强的档案管理人员,更需要利用现代化的信息技术、数字化技术和云技术加强医院档案管理的现代化管理。首先完善医院档案管理基础设施建设,按照高起点规划、高标准设计的要求,推进医院档案管理从低标准、落后的档案库向高标准、先进的档案库转变。其次随着移动医疗、云技术对医院的巨大冲击和影响,医院档案管理需与时俱进,引入科学化的档案管理理念,改变传统的纸质档案管理模式,转变为现代的电子档案模式。充分发挥计算机和网络资源的优势,利用计算机网络对医院档案进行收集、整理、保管、鉴定和统计等工作,特别是计算机技术对声音、视频等文档的存储更有优势,使医院档案管理更加细致化、精确化、现代化和高效化。

(三)加强安全管理。

医院档案安全管理不仅需要做好人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范体系,为档案室配备消防、安保、温湿度控制、档案消毒、扫描、数码摄录等必要的档案安全保管设施,医院档案数字化信息系统还需要通过注册检查、加密技术、身份验证、防火墙、权限检查、系统日志、数据备份等方式,加强数据及系统安全性,以抵挡病毒、黑客、木马等问题。

三、构建医院档案开发利用体系

“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的历史使命,医院档案管理要以档案的开发利用为重点,对档案资料进行定量、定性分析,积极发挥医院档案自身的作用和价值,为医、教、研提供服务,为医疗设备、后勤管理提供依据、为医院制定规划、政策、制度提供参考。但目前大部分医院的综合档案管理由行政办公室负责,一般只管理文书档案、基建档案、会计档案、科研档案、人事档案和部分实物档案、音像档案等,而病历档案由病历档案室管理,形成在一个单位内多部门管理档案的情况。特别是随着医院信息系统,如HIS系统、LIS系统、PACS系统、财务系统、电子病历、OA系统等发展,各系统还没有实现无缝连接和数据共享,进一步影响了医院档案的开发和利用。如何加强医院档案管理,最大限度地发挥档案的作用,对促进医疗事业的发展具有决定性的作用。充分整合各信息资源,在保证数据安全保密的前提下实现统一管理、资源共享。在整合信息资源的基础上构建一个档案信息查询平台特别是云端技术的发展,将使医院档案管理更加方便快捷、准确。

总之,医院档案管理是医院管理的一部分,医院档案管理水平也体现着和关系着医院的整体管理服务水平,做好医院档案管理,加强医院档案管理体系建设是医院建设和发展的需要。医院档案管理从组织领导、质量评估监管、开发利用这三个体系建设着手,将进一步推动医院档案的高效、现代化管理,真正发挥医院档案的积极作用。

摘要：医院档案管理是医院管理的一项重要内容,加强医院档案管理体系建设,本文提出了构建医院档案管理组织体系、构建医院档案管理质量评估监管体系、构建医院档案开发利用体系,对提高医院档案管理水平,加强医院档案管理开发和利用具有重要的作用和意义。

关键词：组织体系,评估监管体系,开放利用体系

参考文献

[1]贾丽娜.加强档案管理促进医院科学发展[J]办公室业务,2015(1):75.

[2]莫莉莉.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路[J].办公室业务,2015(1):73.

[3]冯亚光.论医院档案数字化管理是发展的必然趋势[J].黑龙江科学,2013,(10).

[4]刘济诚.医院档案工作中的几点认识[J].档案学研究,2013(7):44-47.

浅谈区县档案服务社会化体系的建设 第5篇

南京市鼓楼区档案局吴向松

近年来档案领域内关于档案中介服务的研究和探索日趋热烈，档案服务社会化趋势逐渐明显，在一些大城市和发达地区，陆续出现了一些档案事务所、档案咨询服务中心、档案文件管理有限公司等档案中介服务组织，浙江省还出台了一部专门的省级档案中介服务规章。但就目前而言，档案中介服务还仅仅局限于个别地区和国家、省、市级档案部门。笔者作为一名区县档案部门工作人员，从区县档案工作角度来看，发展档案中介服务还为时尚早，现在只能说逐步推进区县档案服务社会化。

所谓档案服务社会化，就是将目前完全由档案行政管理部门和单位档案工作人员承担的档案业务工作分离出来一部分，例如档案整理与寄存、档案价值鉴定与评估、档案信息咨询与加工、档案干部培训等，由专门的社会组织或专业人员来承接，从而促使档案行政管理部门加强履行监督管理的职能。档案服务社会化重要形式就是发展档案中介服务。

区县范围内之所以只提档案服务社会化，而不说发展档案中介服务，原因主要有三点。首先是区域限制，再加上社会档案意识不是很强，对于档案中介服务关注和认同性还不是很高，1

发展空间小。其次，区县档案部门对于档案中介服务的管理基本上还是空白，既缺乏理论认识也没有可参照的实践经验，起不到推动和引导作用，甚至还会认为与本身业务开展有冲突加以限制。第三点，缺乏合格的档案中介服务专业人才，这不仅是指专门的业务人员，还包括优秀的管理人才，尤其是有志于投身档案中介服务的管理人才，这在区县范围内还很少。以上因素决定了目前区县范围内档案服务社会化还不能以中介组织的形式开展，只能局限于个体分散的状态。

目前，区县档案社会化服务主要体现在为机关、企业档案代整理方面，由档案部门或相关单位邀请一些从事过档案工作的退休下岗人员，帮助整理单位档案，按月计酬。近年来，由于档案管理系统的普遍应用，不少单位有大量的档案实体和目录需要扫描录入，通过档案部门或劳动力市场招聘人员进行扫描录入，按件（条）或按月计酬，这也成为目前区县档案服务社会化的一项重要业务。这些个体行为，技术含量低，业务空间窄，既没有组织，又缺乏相应的职业规范，相互之间也没有密切的联系，无法形成整体力量，而档案部门由于缺乏相应的法规指导和管理经验，仅仅只起到联系指导的作用，对他们也无法进行相应的组织监督管理，这就使得区县档案服务社会化发展目标不明确，发展进程不规范，发展速度也很缓慢。

随着我国档案事业的不断发展，区县档案服务社会化的春天正在到来。首先是全社会的档案意识不断增强，各级各类组织以及个人对档案工作越来越重视，对于档案的重要价值和作用逐渐得到全社会的认同，这是档案服务社会化得以发展的前提和基础。其次，新的服务领域不断开辟，从服务范围来讲，越来越多的民营私企、社会组织甚至民间个人都有档案服务需求，从服务方向来讲，不少服务需求已远远突破档案整理、扫描录入等范围，要求提供档案编研、档案咨询、业务培训、档案数字化建设等服务内容，这为档案服务社会化发展提供了广阔空间。另外，根据行政管理体制改革的要求，档案行政管理部门必将从微观管理转向宏观管理，从直接管理转向间接管理，从以行政手段为主转向经济、法律、行政手段并重，逐步从目前的“运动员”向“裁判员”转换。这就进一步畅通了档案服务社会化的业务发展和规范管理的瓶颈。最后，随着档案专业教育的推广和档案服务社会化发展前景逐渐明朗，有志于投身档案服务行业的专业人员逐渐增多，技术水平不断增强，能够适应档案服务社会化的需要。

结合目前现状和发展前景，区县档案服务社会化必须要在档案行政管理部门的扶持和指导下进行。一方面，现有档案服务从业人员基本上是依附档案部门介绍推荐开展服务的，其个

体的能力还不为社会认同和了解。另一方面，档案服务社会化的发展背景包括档案宣传、档案管理制度、档案工作发展目标等等都需要档案部门去营造出台，档案服务社会化必然要在档案行政管理部门设定的框架内发展。因此，要推动区县档案服务社会化，档案行政管理部门必须承担起相应的责任，主要包括以下三方面：

一、加强宣传，扩大影响，增强意识，拓宽服务领域 档案服务社会化的前提是社会档案意识浓厚，档案服务需求旺盛，具有广阔的发展空间。这就需要档案部门加大档案宣传力度，让社会了解档案，让档案走进社会，从而激发起社会组织和个人对于档案服务的需求欲望。档案部门还要突破目前档案业务工作范围，积极开拓档案服务新领域，为档案服务社会化开拓发展空间，开辟更多的业务范围和业务方向。

二、组织队伍，优化人员，加强培训，提高专业水平档案服务社会化要发展必须要有一个相对固定的专业队伍，由于目前成立正规的中介服务组织条件还不成熟，档案行政管理部门可以用档案工作协会的名义将手头上掌握的从业人员组织起来，组成一个管理宽松但联系紧密的专业队伍，在档案部门的直接指导下开展业务。现有的档案服务从业人员基本上都是退休下岗人员，年龄结构老化、知识水平不高，从事业

务单一，不能完全适应档案工作发展的要求，因此，要不断进行人员优化，提升从业门槛，及时吸收新鲜血液，同时要加大培训力度，提高从业人员的档案专业水平和操作技能。

三、制定规范，加强管理，积极引导，促进规模发展 档案服务社会化要发展，必须要有相应的法规制度予以保障，例如档案服务社会化发展规划、从业人员职业规范和管理条例等，从区县一级来说，既没有自行制定法规制度的权利，也缺乏引导档案服务社会化规范发展的认识和信心。为解决此问题，区县档案行政管理部门首先要统一认识，明确目标，制定计划，积极向上级档案部门建议出台相应政策，为档案服务社会化发展提供法律保障，同时要将从业人员的管理规范起来，其职业要求、道德素质、福利待遇、监督检查等都要一一明确细化。同时还要加强日常管理，对于从业人员的服务态度、服务水平、服务效果等都要积极跟踪检查，对于好的方面及时总结推广，不足的方面要认真追查纠正，影响特别坏的要取消其从业资格，确保档案服务社会化的良性发展。目前，区县档案服务社会化虽然还处于“游击队”状态，但从发展前景来看，必然要向“正规军”过渡，档案中介服务这种规模化的档案服务社会化方式也必将会在区县范围内产生发展。区县档案行政管理部门要积极学习借鉴上级档案部门和其他地区关于引导管

理档案中介服务的法规经验，统一思想，提高理论认识。在业务方面，档案行政管理部门要不断将一些具有市场发展潜力的档案服务业务，如档案编研（家谱、族谱、企业发展沿革的编写）、档案数字化建设、档案信息咨询等转给社会服务从业人员承接，为区县档案服务社会化的规模发展提供必要的发展空间。

试论档案安全保障体系建设 第6篇

1  加强档案安全保障体系建设的必要性

1.1  加强档案系统安全建设是解决目前国内档案安全问题的需要。有很长一段时间，一部分档案工作者对档案安全保障工作了解不够全面，诸如将安全理解为防盗、防火、防水、防湿度、防光、防高温、防虫、防霉等“八防”，尤其关注防火和防盗。档案安全有信息安全的保障和载体安全的保障，有隐性状态也有显性状态。由于档案系统安全性理解的局限性，导致在实际工作中，理解措施和技术方法简单易行，安全工作中心偏重于基础设施投资，忽略了长期安全维护和管理，缺乏足够的安全意识、风险意识和利益意识。

1.2  加强档案安全系统工程建设是应对公共档案信息服务的现实要求。随着加快公共档案服务的推进，有些地方在强调服务的过程中，对文件的开放性做不到足够的细致、严格，造成不该上网的网上公开，不该公布的公布于众，严重损害了相关利益者的权益。

1.3  加强档案系统安全建设是应对新技术广泛应用于数字档案信息资源安全带来的新隐患新挑战的必然选择。形成大量的电子文件是信息时代的一大特色，给档案工作带来了新的问题，使档案工作者面临着新的考验。电子文件易被窃取，易被改变，易传播和易消失，信息不能直接阅读，必须依靠某种设备。对于电子文件的管理，我们必须解决它的读取、保密、保存、保真等问题。如何确保当今的电子文件在几十年、几百年后还可以阅读使用，是一个需要特别注意和需要解决的重要问题。

1.4  加强档案系统安全建设是保障文件的日常工作的需要。档案信息系统作为档案工作正常运行的基本保障，其与档案的收集、整理和利用密切相关，包括档案工作中每一个相关的环节，任何错误和安全问题，都会给档案日常工作带来无法估计的损失。

2  建立档案信息保障体系的策略和方法

2.1  加强档案信息安全意识。档案信息资源是党和国家的宝贵财富，是企业不可再生资源的原始记录，一旦文件发生事故就会造成无法弥补的损失。档案工作人员要以对党和人民高度负责的精神，切实做好保护档案的工作，把档案安全放在一个重要的位置上，学习、宣传、贯彻国家对信息安全及资料管理等情况的规定，加强档案信息安全意识、安全教育，普及档案信息安全知识，消除档案信息安全认识上的误区。树立科学正确的档案信息安全观念，坚持“安全第一，预防为主”的方针，把安全责任意识落实在档案工作的全过程。

2.2  加强档案安全管理机制建设。整个信息安全保障体系的建构过程都离不开信息系统内部的安全管理，加强内部管理，采取有效措施，是确保档案信息安全的一个重要方面。

2.2.1  制定档案信息安全建设规划。要制定出档案信息安全长期的建设规划，区分主要和次要的矛盾，制定不同的阶段目标和任务，逐步加以建设和完善。

2.2.2  完善档案信息安全管理组织和制度。根据新形势下档案工作的新特点，对现有系统加以完善改进。如，建立档案部门和信息部门人员管理制度和操作技术管理制度，病毒防护制度、设备维修管理制度等，要对制度的执行情况加强监督检查，定期考核。特别是在当前电子文件和电子档案数量迅速增长的情况下，要制定电子文件和电子档案的保密与利用制度，加强电子文件的保管、检验、鉴定等。

2.2.3  建立应急机制。尽快完善档案信息预警机制和快速处理突发事件的应对机制，完善网络的建设、加强档案信息安全预警分析，作出计划训练，有效控制档案信息安全危机。

2.2.4  严格的身份认证和授权。按文件信息系统用户需求，区分每个用户和不同层次的用户组，采用不易破解的动态密码和选择安全口令，对用户密码的身份和操作的合法性进行检查。例如，在中原油田的数字档案管理体制下，划分了档案管理员、兼职档案职员、利用人员、审查人员等不同层次的用户组，严格控制不同的用户身份认证和授权。

2.2.5  加强安全服务管理。安全服务是由专业的安全服务信息系统对用户进行安全评价、安全方案设计、事件响应、定期维护、安全培训及其他综合服务的过程。目前，在档案信息安全保障体系建设中还存在许多错误的认识，有一些档案工作者认为系统有了防火墙、防病毒产品就做到了安全。我们要看到，这些安全产品提供的服务是有限的，如果不能做到全面的检测、合理配置和适当的优化，就不能发挥应有的作用，因此，定期请专业安全服务机构对档案信息系统安全进行评估和计划，提出具体的改进措施是非常必要的。档案行政管理部门和专业安全服务机构应当建立长期友好的合作关系，安全服务机构定期派出专业人员对档案管理网络系统进行综合安全检测。不仅如此，该安全服务机构还可根据产品的安全需求对系统进行安全修复工作。例如，对系统定期进行升级、配置、补漏，并且当档案信息遇到突发安全事件时，安全服务机构也应提供应急响应服务。

2.2.6  强化档案工作人员的安全知识宣传、教育和培训。在所有的网络安全环节中，内部的“人”是最重要和最薄弱的一个环节，加强档案人员和有关人员的法律教育，提高档案信息安全意识、综合素质水平和创新能力直接影响档案信息的安全。因此，要求档案人员持之以恒，提高警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。对于特种载体档案和有密级的档案须经指定领导人审批，认真履行登记手续，任何人无权擅自阅读。管理有密级档案的人员比一般员工有更大的保密责任，必须有很强的责任心、事业心和高度机密的安全意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的档案还要每件有头有尾，手续齐全、防止秘密的泄露。

3  结论

档案管理制度体系建设 第7篇

关键词：建设项目,档案管理,制度体系

建设项目的专业性、工期阶段性、参建单位和人员流动性以及档案意识的薄弱性, 决定了档案管理规章制度体系建设的重要性。我国针对建设项目档案工作制定了一些法规、规范, 但建设单位在执行这些法规、规范时, 由于建设项目个体的不同, 会遇到许多具体问题无法解决, 对具体应该做什么、怎么做、做到什么程度不很清楚。要想解决这一问题, 就需要依据国家的法律、法规、标准、规范, 结合建设项目自身情况, 建立本项目的档案管理规章制度体系。如何做好这项工作, 笔者结合实际工作谈以下几点认识。

一、建设项目档案管理规章制度体系建设的基本原则

(一) 符合国家档案工作法规、标准的基本原则

我们国家档案工作实行的是统一领导、分级管理的原则。国家档案局对全国档案工作进行宏观管理、地方档案行政管理部门和国家有关主管部门负责宏观管理权限内的档案工作、建设单位负责自身档案工作的开展, 因此建设单位在建立自己的规章制度时, 除了符合建设项目的实际情况外, 还一定要同国家已经颁布的相关法律、规章、标准相吻合, 同时应该兼顾行业主管部门和地方行政机关已有的规章与标准。坚持这一原则很重要, 合法、依规可以大大提高档案工作规章制度的执行力。

(二) 系统性原则

在构建档案工作规章制度体系过程中, 必须从系统的角度出发, 综合分析档案工作的具体内容, 分析档案工作各环节的关系, 分析各类档案的相同点与不同点, 逐步形成一个覆盖档案工作全过程、档案全类别及各种载体档案的规章制度体系。

(三) 综合性和可操作性原则

建立档案工作规章制度体系时, 在合法、依规、系统的基础上, 还应该具有综合性和可操作性。综合性就是以尽量少的规章完成各类档案全流程的管理任务。可操作性就是按照规章条款要求, 能一步步地把档案工作做下去。毕竟定制度、定标准的最终目的是为的执行。

二、建设项目档案管理规章制度体系的基本内容

鉴于文件与档案密不可分的关系, 在构建规章制度体系时应利用文件、档案一体化管理理念进行建立, 只有这样才能确保档案的完整、准确与系统。根据这一原则, 需要制订的制度主要有:属于文控管理制度的项目文件控制程序与项目文件编码规则和属于档案管理制度的档案管理规定、文件材料收集归档制度、档案分类编号规则、文件材料与档案整理规范等。

(一) 项目文件控制程序

此程序是为确保各参建单位文件资料及时、准确、安全传递、积累、归档而制订的。主要内容应包含管理职责、审批程序、传输流程、管理要求与方法。如参建单位在文件控制方面应该做什么, 各类文件怎么流转、怎么传输, 文件形成后如何有序管理等等, 这些内容都需在此程序中体现。同时制定此程序时一定要注意同档案管理相关规定进行衔接, 保证文件执行完毕后安全归档, 避免重复劳动。

(二) 项目文件编码规则

此规则是为规范项目文件的实体管理而制定的。主要内容包括构成、标识与规则。构成就是将哪些文件属性纳入编码, 标识就是用什么来标识, 是用数字, 还是用字母, 或者是二者的结合?规则就是怎么将这些标识串起来。

项目文件编码一般由项目代码、单元代码、来源/去向代码、文件类型代码、序列代码等组成, 其中单元代码一般应与项目的WBS编码一致, 序列代码一般是文件最低一级类目的流水号, 其它编码根据项目的特点来确定即可。各代码之间可用连接符“-”连接。

编码规则一般根据不同项目产生的文件类别来定, 如项目管理文件、函件、技术文件、合同文件、设备随机文件、物资管理文件、竣工图等, 它们的编码规则一般是不一样的, 需要根据各类文件的形成规律来确定其编码规则。

(三) 档案管理规定

建设项目档案管理工作是与建设项目其它工作相关联的一项基础工作, 制定档案管理规定可以使建设项目档案管理工作有据可依。其范围和内容应该涵盖档案工作的整个业务流程。制定档案管理规定的依据一般是《档案法》、地方档案工作条例与行业主管部门档案管理规定。本建设项目的档案管理规定是对这些法规条款的细化与补充。主要内容包括总则、档案管理机构、档案管理职责、档案的收集、整理、移交与接收、保管、鉴定与销毁、统计、保密、开发利用以及检查考核等。这是整个档案管理工作的总纲领, 确定条款内容顺序时, 一般应该按照档案工作流程来设置, 方便操作。

(四) 文件材料收集归档制度

此制度是项目文件材料形成、积累、归档和档案的完整、准确、系统的保证。其主要内容包括:归档范围、归档职责、归档要求、归档程序与归档时间等。归档范围应根据国家相关规定结合项目实际情况来确定。文件归档责任主体的确立原则是“谁主责、谁归档”或者说“谁是第一接收者或形成者, 谁负责归档”。归档文件实行部门立卷制。归档时间分为即时归档、阶段归档、定期归档等, 这主要是由文件的形成和利用过程决定的。

(五) 档案分类编号规则

档案分类编号规则是档案有序管理的保证, 一经确定, 可扩充, 但不能随意改变。制定档案分类编号规则时, 要以国家《工业企业档案分类试行规则》、《档号编制规则》和行业主管部门档案分类规定为依据, 把全部档案作为分类对象, 结合档案内容及管理特点, 考虑保持各类材料的有机联系, 便于科学管理与开发利用。

档案分类编号规则应该包括类目设置、类目标识、档号编制、档号识别以及分类编号表等内容。类目的设置首先要做到包容, 所设定的类目应包容建设项目全部档案, 不能出现无类可归的现象, 同时还应该考虑类目的可扩充性, 为今后档案工作发展着想;其次要做到严整, 类与类之间不能交叉, 同一层次分类标准一致, 上位类的内容要大于下位类的内容, 也就是说类目之间横向是平行关系;再次要做到相对稳定性, 类目名称要保持不变;最后对不好确定属于哪一类目的档案要做出规定, 一般采用约定俗成的原则, 确定其应归入的类目。类目的标识一般用数字或字母, 是数字或字母按照特定的方式进行组合。数字组合可以采用“八分制”、“双位制”, 这由同一级类目的数量来决定。

档号应该由案卷目录号、分类号、案卷号 (件号) 构成。案卷目录号是案卷所属目录的代码;各级类目标识按顺序排列组成分类号;案卷号 (件号) 是各类档案案卷 (件) 前后次序排列的顺序号。

档案分类编号表是根据档案分类编号规则编制的类目及类目标识表, 应该包括基本大类表、主表与复表。基本大类表说明档案的种类, 主表详列各大类的具体内容, 复表一般详列工程项目代码等。

(六) 文件材料与档案整理规范

对建设项目来说, 此规范应包含项目文件归档要求与整理细则、设备仪器文件材料整理细则、工程照片整理细则等, 这些都属于基础业务规范, 零散的文件整理成有序案卷的依据就是这些规范。

1. 项目文件归档要求与整理细则。

建设项目档案产生于项目建设的全过程, 涉及单位多, 形成时间跨度长, 形成文件种类繁杂, 管理起来比较困难。国家对建设项目档案的管理比较重视, 制定的规范也比较多。建设单位为了便于综合执行国家的各种规范, 应该按照国家、行业的各种规范, 结合自身的实际情况制定本建设项目的档案管理规范。此规范包含的主要内容有:项目文件的形成积累、收集时间、质量要求、项目竣工文件的编制、整理、组卷、折叠、编目、装订、归档、电子文件整理、项目档案的整理以及归档范围与保管期限表等。

2. 设备仪器文件材料整理细则。

建设项目设备仪器一般都较多, 设备仪器管理的特殊性决定了这部分档案需要单独管理。由于国家对设备仪器档案的管理没有专门的管理标准, 建设单位在制定此项标准时要根据此类文件的形成规律, 结合企业实际界定哪些档案是设备仪器档案。一般把握的原则是定型设备、仪器与压力容器等需要专门管理的设备, 其文件材料都放到设备仪器档案中管理, 如机组、压缩机、各类泵、压力容器等随机资料都归入设备仪器档案。此规范包含的主要内容有:设备、仪器文件材料的形成积累、整理、组卷、折叠、编目、装订、归档等。

3. 工程照片整理细则。

工程照片不同于一般经营管理工作中形成的照片, 它直接反映的是施工过程。此类照片的管理方法与经营管理工作形成的照片的管理方法是不一样的, 它需要按照工程施工过程进行管理, 而经营管理工作形成的照片一般按年度进行管理。工程照片需包括开工前的原貌、开工时的开工典礼、施工过程的主要部位施工状况 (以关键工序控制点、隐蔽工程、质量事故为重点) 、竣工验收的验收会及现场检查场面、竣工后的新貌 (室内外及周边环境) 等内容。其整理时需按工程项目 (或单项工程、单位工程、装置单元) 分类整理。纸版照片按工程项目单独组册装订, 数码照片按工程项目单独建立文件夹, 每个文件夹须赋予一个文件名。同时照片说明需包含时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等。此细则包含的主要内容有:工程照片的积累归档内容、照片的质量、整理原则、整理步骤、数码照片整理方法、纸版照片整理方法等。

档案管理制度体系建设 第8篇

一、目前企业档案管理制度体系建设的现状

目前企业档案管理工作制度体系建设中存在诸多问题需要我们认真进行反思, 如:企业档案管理制度的确立仅以档案工作的自身业务需要为导向而制定, 并没有充分考虑到与这些制度相关的利益主体的需要, 总是习惯于“为加强本单位的档案管理, 提高本单位的档案工作质量, 制订本规范”、“为加强本企业的档案保管和管理工作, 特制订本规定”等等, 来说明档案工作制度的建设目的或目标, 缺乏与时俱进、为社会服务的理念;有的企业档案管理工作制度的制定没有充分征求和吸纳来自利益相关者的意见和合理化建议。显然, 以这种理念确立的企业档案管理制度难以满足工作需求和社会需求, 缺乏企业档案管理制度应有的约束力、广泛的影响力和科学的执行力, 严重影响和制约了企业档案管理制度的贯彻落实, 大大降低和弱化了企业档案管理制度的实施效力。

二、加强企业档案管理制度体系建设的举措

(一) 从开发“管理层”入手。

企业档案是在企业生产经营活动中产生的, 是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据, 也是企业重要的无形资产。目前, 就本集团公司来看仍有不少下属公司还没有认识到档案管理在生产、经营等活动中的重要作用, 没有把企业档案管理建设工作提到企业管理的议事日程, 这与整个集团公司的发展水平不相适应。究其根源就是这些公司的管理层重视不够, 因此, 首先必须提高企业负责人的档案管理意识, 才能提高企业的档案管理意识, 在全公司树立档案是企业资产、具有实用效益的观念。

(二) 从管理“规范化”切入。

“10号令”为企业档案管理工作提供了法律依据, 企业要据此建立完善适宜的企业档案管理工作规范, 规范中特别要注重企业档案资料的收集工作, “巧妇难为无米之炊”, 收集档案是规范管理的关键环节, 档案资源收集不上来就谈不上管理。对于企业档案的收集工作, 要在制度体系上给予保障, 切实将企业档案收集工作落实到各职能部门和具体责任人。

(三) 从增强“适用性”着眼。

并不是说所有类型的企业都要构建模式相同的体系, 而是应从企业实际出发, 不拘一格, 与时俱进, 建立和完善适合企业自身发展的档案管理机制。笔者认为, 一些小型企业只要有档案管理制度、有专门的库房和装具、配备有档案专业知识的专兼职档案管理人员、能有效开展档案工作就可以。大型企业建立档案管理机制, 关键是要保证企业档案收集及时完整、保管得当、利用有效, 档案管理工作的好坏标准在于是否能满足时代发展, 是否符合企业发展需要, 是否有利于档案管理的可持续发展。

(四) 从提高“利用率”发力。

提高企业档案资源的利用率是企业档案管理是否引起管理层、企业员工重视的“生命线”。目前, 仍有一些企业对档案管理没有引起足够的重视, 没有建立系统的企业档案管理机制, 企业档案分散保管在各个具体经办的职能部门, 如财务档案保存在财务部、人事档案保存在人力资源部, 而这些部门之间又互相封闭, 导致企业档案管理不能做到完整、准确、系统地收集, 档案资源容易流失, 不仅不利于档案的永久保存, 还会给企业档案的管理留下安全隐患。究其原因就是档案利用率不高, 认为档案可有可无, “书到用时方恨少”, 档案管理亦如此, 只要在制度体系建设中“勾画”积累档案资源、丰富档案内容的“蓝图”, 档案资源一定会有“用武之地”。

(五) 从优化“档案员”队伍抓起。

档案管理人员必须与时俱进, 掌握新技术、吸收新信息和新知识, 做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”, 看到企业新工程、新项目, 听到企业新活动、新举措, 接触到与企业生产经营相关的各类图书、资料都要认真查验、及时收集, 养成雷厉风行的作风, 对发生的档案信息源抓紧处理, 不讲代价, 并按照一定的属性分门别类整理, 以确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富, 方便各职能部门的查阅, 为管理层决策提供更广阔的视野和更深层次的档案信息资源, 这样才称得上是合格的档案员。

参考文献

[1] .刘文玉.加快信息化建设是提升档案管理现代化的有效途径[J].科技信息, 2011.11

档案管理制度体系建设 第9篇

关键词：基本建设项目档案,管理,创新,体系建设

档案管理工作内容较为复杂,管理人员在进行工作的过程中应注重档案管理的条理性和规范性,尤其要对基建档案管理给予重视,使得该部分档案资料能够为科学决策的实现给予有力的支持,通过对基建档案信息进行分析来增加基本建设项目决策的可靠性,保证相关基本建设项目能够稳定快速地发展下去。

一、进行基本建设项目档案管理创新体系建设的必要性

1.迎合时代发展,减少项目阻碍。随着现代档案管理工作不断完善,纸质档案已经逐渐淡出了人们的视线,电子档案开始受到社会各行各业的青睐,也正因为电子档案的出现使得档案资料的内容以及种类逐渐丰富起来。当前音频、视频、图片等已经成为档案信息的重要组成部分,对这些资料进行有效的管理,可以进一步增加基建档案的利用价值,使得决策者能够根据之前基本建设项目的各项信息对即将要进行的基本建设项目进行准确的判断,这可以在很大程度上避免错误决策的出现,保证国家经济发展的稳定。并且,创新技术、创新手段的不断应用也可以对生产力进行有效的促进,在现代社会中营造出良好的竞争氛围。不仅如此,就现代社会的发展趋势来说,新时期已经对基建档案管理工作提出了新的要求,创新是基建档案管理工作发展的主流,如果相关人员在进行基建档案管理工作时仍一味故步自封,就会导致该项工作与现代社会的脱节,容易造成基建档案管理的阻碍,并且也不利于基建档案资料本身价值的实现。

2.推动管理完善,优化管理质量。就传统基建档案管理工作而言,其在管理制度、管理模式等方面已经呈现出了较大的不足,这些不足严重影响了该项管理工作的顺利进行,经常会拖慢基建档案整理的时间,降低基建档案应用的效率。从工作实际进行分析,延续旧式管理办法的基建档案管理工作在质量上长期得不到有效的提升,很多单位内部的基建档案管理工作都不能与建设项目工程之间建立高质量的联系和沟通,使得很多基建项目在进行的过程中没有足够的经验和资料可以应用。由此可见,针对基本建设项目档案管理体系进行创新已经到了刻不容缓的地步,必须依靠新观念、新制度的作用,对传统管理体系中的弊端进行修正,进而推动基建档案管理工作不断完善,实现该项工作质量的长效提升。

3.转变管理理念,促进人员提升。通过调查我们可以发现,当前很多档案管理人员在完成工作过程中都缺乏对现代管理技术和管理方法驾驭的能力,很多现代化的信息管理系统都很难真正得到应用。究其原因主要就是因为档案管理工作人员在思想和能力上都存在缺陷,在实际的工作中不仅不具备现代化的管理理念,同时也没有掌握与现代档案管理息息相关的计算机技术以及网络技术。所以,为了能够让基建档案管理工作人员可以在个人素质和工作能力方面有更大的提升,就必须要加大基建档案管理工作的创新力度,让相关管理人员可以在创新体系下,形成创新思想,对现代的新思想和新技术进行了解和学习,进而实现新旧管理观念的转变,促进基建档案管理工作继续向前迈进[1]44。

二、基本建设项目档案管理创新体系建设的有效途径

虽然基建档案管理工作从属于档案管理工作,但是由于其自身特点较为突出,与普通的档案管理工作区别性较大,因此在进行基本建设项目档案管理创新体系建设的过程中,应对基建档案管理工作的特点以及基建档案管理工作的目的等给予更多的关注,从管理工作实际出发,找到基建档案管理工作不足的地方,将其作为创新工作的切入点,进而找到创新体系构建的有效途径。

1.引入创新思维,重整管理模式。在对基本建设项目档案管理创新体系进行建设的过程中,最首先要做的工作就是要进行创新思想的宣传,要让相关管理人员在工作的过程中具备创新思维,只有这样,创新体系才能得到有效的构建。首先,要转变基建档案管理人员的工作认知和工作状态。由于过去很长一段时间里,档案资料都处于尘封状态,被用到的几率相对较少,所以绝大多数管理人员都仅关注基本的录入工作,并没有针对基建档案进行整合和分类,缺乏档案信息管理的专业性。所以,在创新体系下,基建档案管理人员要改变之前的工作状态,将基建档案按照内容、类型等方面的不同进行明确的区分,并指派专人对不同类型的基建档案进行管理,只有这样才能让基建档案管理更加的条理化。其次,要对基建档案的管理模式进行重整,增加基建档案管理过程中的透明化,尽量将基建档案信息公开,做好基建档案信息的共享。当然这种共享需要附加身份认证,只有符合身份要求的人员才能通过网络调取基建档案资料[2]85;最后,要关注基建档案管理人员的工作状态。为了避免管理人员失去基建档案管理工作的兴趣,同时也为了防止基建管理人员利用职权对基建档案信息进行改动,应就该项工作推行轮换制度,规定每一个管理人员从事基建档案工作的具体时间,工作期满后则轮换其他管理人员从事该项工作。在对轮换制度进行应用时应注意两个方面的问题:第一,要控制好轮换周期,太短不利于具体工作的展开,太长会削弱轮换机制的作用,通常情况下轮换周期会设为三年;第二,在进行轮换人员选拔时除了注重数量外,也要注重质量,不能为了达到轮换的效果,而降低管理人员选择的标准,要保证每一个从事基建档案管理的工作人员都具有较强的专业水平。

2.强化制度落实,重视信息搜集。基建档案管理工作与一般的档案管理工作存在较为明显的差异,这主要是因为现代项目工程更加注重个性化的凸显,项目与项目之间会产生很大的区别,因此针对基建档案进行管理时,工作人员也应从个性化的角度出发,推行个性化的管理模式。鉴于此,在进行创新体系建设的过程中,基建档案管理人员需要对以下几个方面给予注意:首先,应围绕管理体系的创新,重新进行管理制度的设定,要保证管理制度具有先进性、时效性、合理性和完整性,能够在基建档案管理工作中起到真正的规范作用。在现代化管理制度确立后,基建档案管理人员应对相关制度进行严格的遵守,在制度规定的范围内进行灵活管理。其次,要强化制度的落实,增强对基建档案管理工作的监督。为了达到这一目的,可以围绕基建档案管理工作建立监督机制,并设立信息搜集平台,鼓励工作人员向监督部门进行相关信息的反馈,以便扩大监督管理的范围,避免出现监督管理的死角。同时,需要强调的是,监督工作不仅仅是为了发现管理人员工作上的问题,同时也是为了加深对基建档案管理人员工作情况的了解,并根据相关人员的回馈信息,评选出优秀管理者,进而给予相应的奖励以带动基建档案管理人员工作的积极性。最后,要重视信息的搜集。这里提到的信息主要是指与工作不足、工作缺失相关的信息,单位内部工作人员都可以成为信息搜集的对象,通过设立意见箱、网络论坛、网络邮箱、调查问卷等方式,对基建档案管理工作中存在的不足进行更全面的了解,进而为基建档案管理工作的完善提供有力的依据。

3.践行人性管理,搞好服务体系。现阶段基建档案管理人员在服务意识方面有所缺乏,绝大多数管理人员都没有意识到开展档案管理服务的重要性。因此搞好服务体系也应成为基建档案管理体系创新的一部分。首先,基建档案管理人员要把握住基建档案管理工作的特点,就基本建设项目的不同构建灵活的服务体系。换句话说就是,要根据基本建设项目工程的差异、服务对象的不同等对服务方式进行调整。其中最典型的例子就是要根据基建档案信息保密程度的不同,设置差异性的服务范围,如有些基建档案信息可以允许大众随意查阅,有些基建档案则仅能够在单位内部进行共享。除此之外,一些机密度较高的基建档案信息则仅能给少数高层进行查看。因此在进行管理服务的过程中,基建档案管理人员一定要把握住档案信息共享的尺度,并对服务对象的心理进行关注,尤其要注重对普通查阅者的态度,要确保服务态度的亲切[3]71。其次,在进行服务的过程中要引入人性化理念,改变被动管理、被动服务的传统模式,要主动对被服务对象的需求进行分析,找到被服务对象的关注点,增加被服务对象对基建档案管理工作的满意程度。为了能将人性化服务理念在管理工作中进行有效的落实,相关管理人员还应树立动态化的管理思想,随着时间的变化,对服务模式、服务范围等进行及时的调整,这样才可以在最大程度上避免服务工作的停滞,让基建档案管理工作可以形成可持续的发展模式。

4.利用现代科技,保障档案安全。保障基建档案信息的安全与准确是基建档案管理工作的核心内容。在实际工作中能威胁基建档案信息安全的因素有很多,其中比较具有代表性的包括以下几个方面:第一,网络环境存在风险,严重影响档案安全。现代基建档案多通过信息系统进行管理,并利用互联网络进行共享,这虽然可以为基建档案管理带来诸多好处,但是由于网络黑客、网络病毒等因素的存在,使得网络环境的安全性难以保障,很容易造成基建档案信息的外泄或者基建档案信息的损毁。第二,工作人员的失误或者有意篡改。就当前科技而言,基建档案信息仍需要借助人力进行整合和录入,所以人力仍是影响基建档案信息安全的关键因素之一。其中比较常见的现象包括,工作人员专业素质不足造成基建档案信息录入失真,或者工作人员与人勾结擅自更改基建档案信息等等。鉴于此,在构建基本建设项目档案管理创新体系的过程中,需要从两个方面入手对基建档案信息的安全给予保障。首先,要深化网络安全问题的解决:(1)做好登录管理,严格管理用户名和登录密码,通过设立制度的方式,向工作人员强调基建档案信息的重要性,对于泄露登录密码、私借登录账户的行为进行严肃处理。(2)设置防御系统,弥补防火墙的不足。同时,要对内部网络应用进行控制,防止工作人员利用内部网络登录高危网站,并安装专业的杀毒软件做好病毒防范。其次,要增加对工作人员的管理,并强化对档案室的监督:(1)基建档案管理人员在上岗之前要经过考核,只有工作能力达到考核标准的工作人员才能从事相关工作,而没有达标,不具有工作素养的人员则要酌情进行培训或者进行其他安排;(2)要将基建档案管理工作与其他工作区分开来,在最大限度内避免非工作人员随意进入档案管理室;(3)为了对管理人员进行全面的监督,应在档案管理室内安装摄像设备,利用摄像的方式实现对档案管理室的监督,并对档案管理室进行远程控制,进而降低基建档案篡改的可能。

综上所述,在对基建档案进行管理的过程中,管理人员应把握住基建档案管理工作与实际基本建设项目工程之间的关系,迎合当今社会的发展趋势,将信息化管理、人性化服务等现代管理理念引入到基建档案管理工作中去,并突出管理工作的个性化、动态化以及现代化,使得创新思想能够在基建档案管理工作中得到不断的渗透,进而促进基本建设项目档案管理创新体系建设的顺利进行。

参考文献

[1]陆华.浅谈建设项目档案管理创新体系建设[J].中国管理信息化,2014,6(15).

[2]王保香.建设项目档案管理规章制度体系建设与实践[J].办公室业务,2014,5(5).

高校档案管理质量保障体系建设探究 第10篇

高校档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录, 又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。同其他机关或企业的档案不同, 高校档案管理具有社会性、综合性、系统性、通用性及步入市场而产生的竞争性的特点。我国高校档案管理随着教育改革的深入, 与时俱进, 有着突飞猛进的发展, 但与此同时, 档案的功能只有文件查询和档案保管的基本功能得到了发挥, 至于档案的预测功能, 为高校进行教学改革、为高校领导做出科学合理的战略决策提供资料支撑等功能还没有真正的发挥出来, 其存在的问题突出表现在以下几个方面:

1.1 高校档案意识不强, 缺乏内容和特色

高校档案管理工作是高等学校建设不可或缺的重要组成部分, 但因其与高校其他工作相比具有相对滞后性, 导致了各高校几乎普遍的对档案管理工作的重视程度不够, 进而形成了轻视档案管理工作的问题, 不少高校领导档案意识比较淡薄, 忽视高校档案管理工作, 在档案归属问题长期未能统一, 档案管理人员可能身兼多职, 再加上相关部门不重视, 使得大量反映教学改革和科研成果的档案没有及时归档, 给后期管理工作带来种种不便, 甚至造成重大损失。

1.2 制度和组织不健全, 管理滞后

高校档案管理的制度不够完善和健全, 部分高校没有专职档案资料管理部门和人员, 大多数是教学秘书或行政秘书兼任档案管理工作, 他们既有日常教学行政事务性工作, 又兼职收集、整理、保存档案, 加大了他们的工作量, 使得他们从事档案管理的积极性不高。即使高校设有专门的档案管理部门, 专职的档案管理人员也很少, 往往是一个档案专职人员管好几个类别, 不利于原始资料的收集和整理。

1.3 高校学生的档案意识不够

目前, 大学生档案知识普遍缺乏, 档案意识薄弱, 没有有效地发挥好档案在就业中的重要作用。自高校开始扩招, 毕业生就业压力随之也越来越大。有的高校毕业生为了在毕业生招聘会激烈竞争中获胜, 改写自己的大学成绩单、学分, 办假证明等不正当手段来击败其他求职的对手。造假现象导致高校毕业生档案原始信息失真, 严重影响了高校毕业生就业市场的公平竞争。

2 高校档案管理质量保障体系建设

2.1 完善档案管理体制, 强化档案的基础性及安全性管理

加强各项制度的建立健全, 建立档案评查制度, 完善档案归档审查机制和借卷登记审批制度, 严格实行规范化管理, 推进管理机制的科学化、人性化, 确保档案工作的顺利开展。成立档案领导小组, 积极构建档案管理网络, 明确相关人员的职责, 梳理完善有关制度, 将档案工作列入学校工作计划, 为档案管理提供制度保障, 确保在档案管理上做到档案资料齐全、规范、统一、正确。档案管理人员严格按照档案管理规定, 做好交卷归档、档案管理等项工作。加强考核监督, 将档案管理工作的有关要求列入工作职责、考核内容之中, 落实到档案管理人员个人, 做到考核结果与奖惩挂钩。加大对档案管理设备的投入, 安排专业的档案管理人员专职管理档案, 配备档案专盒、专柜, 同时建立健全档案转接登记、管理归档、保管保密、调档查阅等相关制度, 形成规范有效的管理机制, 及时对档案管理专用计算机进行更新。要依法管档, 严格管理, 正确认识和处理管理和服务的关系, 以规范化管理推进优质服务;同时要严格执行有关规定, 做好档案的安全工作。这样, 才能保证档案管理工作的顺利开展, 实现档案管理的制度化和规范化。

2.2 加快档案的信息化建设

纸质化档案管理不仅浪费大量的人力、物力、财力, 查阅档案、调阅信息也不太方便, 而且档案材料失真、注水情况也很难查实。信息化的飞速发展, 对档案管理提出了更高的要求, 档案工作要跟上时代的步伐, 实现管理系统网络化、数字化。建立和加强电子信息档案, 是学校管理方面的一项重要工作, 档案信息是学校非常重要的数据资源, 其包含信息量很大, 需要及时更新。目前各高校档案管理尚停留在纸质阶段。使用计算机对档案进行管理有着手工管理无法比拟的优点, 减轻管理人员的工作负担, 避免人为操作的出现错误和不规范行为。将档案工作经费列入预算, 建立并完善档案经费保障机制, 要将数字档案馆等信息化建设列入整体规划, 并安排档案信息化建设专项经费, 推进档案信息化建设。现代高校要改革现有静态的、阶段性的、不规范的档案管理方式, 学习和借鉴先进的管理经验和方法, 大胆探索与改革, 改变一切不适应新情况的原有档案管理方式, 按照档案和档案管理的发展规律和特点, 全面推行科学档案管理方法, 建设全过程的、动态的、科学的档案管理, 创新现行的管理机制。加快纸质档案数字化进程, 对原有档案库进行信息化改造, 对所有的档案全部建立一一对应的电子档案, 并将已整理好的档案标注目录和索引, 按规定顺序排列, 录入数据库, 通过多种途径集中和积累起来, 建成功能强大、查找方便的档案信息查询系统。

2.3 提高高校档案管理人员工作积极性

高校档案管理人员的素质对于档案工作的发展有着直接的影响。档案管理工作人员要充分认识档案工作的重要地位和作用, 增强岗位责任意识;要积极参与学校事业和社会发展进程, 增强主动服务意识;还要坚持提高档案工作能力和水平, 增强自觉学习意识。学校要通过培训、引进等多种方式, 提高档案工作人员整体素质。实现档案管理现代化, 要求档案管理人员相应地调整自身知识结构, 培养现代化知识结构体系。建立起既懂专业知识, 又懂信息技术, 具有综合工作能力档案人才队伍。聘请专业档案管理人员, 对档案人员进行培训, 组织档案管理人员参加各层次档案业务培训, 派遣专职档案人员外出进修学习或深造, 了解档案管理工作的最新信息和管理手段。

2.4 转变档案管理观念, 强化档案的开发利用

强化档案收集前端控制, 做到应归尽归、应收尽收, 确保档案资源的齐全、完整。要着眼于师生需求, 加强档案信息的深度开发, 不断挖掘档案的价值, 积极探索收集有关学校记忆的档案资源新内容。按照档案材料归档范围的要求对档案进行重新清查, 把该归档的材料收齐, 并逐一对内容进行核实, 确保材料内容详实、填写规范, 发现材料缺失的, 及时补充。将破损的档案进行清理装帧, 保证档案的连续性和完整性。利用档案信息系统平台对档案进行分类编号, 并建立索引目录, 建立档案管理数据库, 以方常查找。在档案的利用和开发方面, 加大对档案的监管力度, 逐步建立起覆盖全校科研和教学改革、全体师生的档案资源体系。在做好日常接待利用的基础上, 充分发挥档案独特的作用, 满足全校师生查档、用档的需求, 简化查阅利用流程。高校还要加大宣传力度, 增强大学生的档案意识, 使更多的大学生了解档案知识, 懂得自己的档案权利和义务, 合法地利用档案信息资源。

参考文献

[1]金银海.网络环境下高校档案馆服务的新模式[J].兰台世界, 2006 (23) .

[2]李丽华.浅论高校档案管理工作信息化、网络化与标准化建设[J].湖北师范学院学报 (自然科学版) , 2011 (04) .

[3]刘雁, 张立新.试论高校档案管理的信息化建设[J].长春师范学院学报, 2012 (03) .

浅谈民生档案和三个体系建设 第11篇

关键词：民生档案；三个体系建设；服务

DOI：10.19354/j.cnki.42-1616/f.2016.17.71

民生问题是全社会普遍关心的问题，我国的档案工作为了推动社会经济发展，提出了民生档案的概念。它成为了保障民生、改善民生工作中的历史记录和原始凭证，也集中体现了人民的直接的、现实的利益问题。民生档案是社会的无形财富，要行之有效地推进民生档案工作的机制，促成民生档案工作的新格局，并在构建“三个体系”的建设过程中，加强对民生档案资源的整合，提升民生档案为民服务的利用效率。

一、民生档案的概念及其原则

民生就广义而言，涵括一切与民生问题相关的范畴，就狭义而言，民生注重于社会层面，即人民的基本生存状态、人民基本权益的保护等。它具有可操作性和准确性，民生档案也即涉及人民的社保、医疗、住房、教育等民生职能的原始记录和凭证。

民生档案的原则，主要包括以下几个方面：一是为民服务原则。民生档案的核心和关键即是要关注民生、服务群众，要充分发挥出民生档案为民服务的功能，以便民利民为首要关键点，完善民生档案为民服务的法律法规，简化民生档案的利用手续，创建长效的民生档案为民服务机制，为人民群众提供优质的查阅利用服务。二是广泛协作原则。民生档案要依循广泛协作的原则，对民生档案的信息资源进行整合和共享。由于民生档案的档案信息复杂，因而，要根據广泛协作原则，做好各部门民生档案的交接工作，要注意不同部门对民生档案的归档格式不一致的问题，广泛开展协调与合作。三是法治化和规范化的原则。民生档案要遵循相关的法律法规，创建民生档案的良好法治环境，要规范化民生档案的归档制度，在规范管理流程的引领下，实现依法治档的目标。四是创新原则。在民生档案的管理、开发和利用过程中，要遵循勇于创新的原则，突破常规，扩大档案接收范围。要体现出多元化的档案收集，不仅收集机关单位的民生档案，而且还要收集个人和企业的档案，同时，还要注重对声像实物档案的收集，多渠道地实现民生档案的征集、服务和利用。

二、民生档案服务的现状及问题

随着对档案管理工作的重视度的提升，民生档案资源的整合力度不断加大，对于民生档案的基础档案业务指导也在不断加强。在信息网络时代下，民生档案正在抓紧建构档案数字化和网络化建设，力求实现档案建档全覆盖，然而，在民生档案服务体系建设的过程中，还存在一些问题，主要表现为：

（一）档案分散管理与民众集中利用的矛盾与冲突问题。民生档案资源属于社会公共性的信息资源，在现代网络信息时代的发展下，电子信息技术也进入了档案管理领域，原有的档案条块管理模式已经不能满足现代网络形势的需要。在档案被分散地存储于不同管理机构的状态下，民众无法集中对档案进行利用，这就使档案的分散化管理显现出与民众集中利用的矛盾，使档案无法达到服务民生的目的。

（二）档案收集范畴窄的问题。在民生档案收集的过程中，由于现代社会的文明程度不断上升，人们对于档案信息的利用需求也变得更为广泛和多元。民生档案的采集正在摆脱单一的凭证式使用，需要覆盖更多、更广的人群，这就使狭窄的档案收集与广泛的档案利用需求相冲突，收集范畴狭窄的档案会导致馆藏门类不全、结构不均衡，致使其无法为广泛的民众服务。

（三）民生档案的信息化水平还有待提升。在电子信息技术的广泛运用之下，人们利用档案的方式在快速发生改变，现有档案的信息化建设程度还处于偏低的水平，无法满足人们快捷使用民生档案的需求。

三、服务民生导向下的档案“三个体系”建设措施

（一）构建丰富而坚实的民生档案资源体系。（1）全面整合民生档案资源。民生档案涉及人们社会生活各个层面的内容，并分散在不同的单位，为了将分散的民生档案集中进行利用，要对民生档案信息资源进行优化和组合，这主要是将零散的民生档案要素加以科学的组合，实现民生档案资源体系的全覆盖。首先，需要以民众的现实需求为索引，丰富民生档案资源，依照档案法的规定，对分散的民生档案资源进行重组。同时，还要对民生档案的主管部门进行整合，扭转各行其道的现象，实施统一督察、统一标准，增强对民生档案资源体系的日常业务指导和监督。并在责任明确的前提下，不断扩大民生档案资源整合范围，从而使民生档案资源更具有针对性和可操作性。（2）构建规范化的民生档案资源。民生档案资源的整合还需要借助于法律法规的保障，要对档案法律法规进行适当的修订，完善民生档案的法规制度，优化民生档案资源管理的工作流程，如民生档案收集、整理、移交、接收、鉴定、利用等，要在科学分类、深入调研的前提下，创建民生档案的统一规范。（3） 推进民生档案的信息化建设。在民生档案的资源整合过程中，要注重对档案实体和档案信息的整合，从这两个层面，对民生档案进行全面的建设。由于民生档案信息量大、繁多，任务艰巨，因而，需要搭建民生档案资源的信息共享平台。要在网络科技的融合下，推进民生档案的网络共享，在信息化服务平台上，向民众提供个人就业、社保、住房等民生问题的咨询和解答。具体的信息创建方式有：一是做好数据库基础建设工作。在民生档案进行移交的过程中，需要解决数据之间的结构统一性问题，要在统一格式标准的前提下，对民生档案进行移交、重建，使民生档案具有统一性和可移植性。对于不同类型的民生档案要重新制作专题目录，分门别类地进行整合，并且依照一定的关联性进行整合。二是创建民生档案目录查询中心和信息共享平台。要创建“一站式”网络共享平台，在统一的标准之下提供系统的民生档案查询检索目录，可以实现身份识别前提下的民众自助查询服务。

（二）构建以民为本的民生档案服务利用体系。民生档案的服务利用体系构建，是档案管理工作的重点，遵循“服务、发展、创新”的理念，增设民生档案的专题展览。并根据民众的不同查档需求，对社会进行服务承诺，尽量加快档案民众服务利用窗口的建设，将文件查阅中心升级为政府信息公开服务中心，提升民生档案的服务利用率。同时，要加大对民生档案的编研力度，开发出与民众切身利益直接相联的专题数据库和档案编研产品，从而达到档案为民所用的目的。

（三）建构完善的民生档案安全体系。民生档案要体现“安全是生命”的理念，重视民生档案的安全保密措施。在大安全理念下，落实“三个体系”建设的档案发展观，实施民生档案安全责任一票否决制。同时，还要提升全社会的档案安全意识，在领导的支持下更新和改进民生档案的相关设施和设备，注意民生档案设施设备的完好率，并开展民生档案安全保护培训班，提升民生档案工作人员的安全技术能力。

民生档案的资源体系、服务利用体系和安全保护体系建设要与人民的档案利用需求相一致，与社会经济发展趋势相一致。要遵循民生档案管理工作的原则和特点，进行民生档案资源体系的深层思考。从民众切身利益出发，在安全保护体系的前提下，探索新的档案管理方法和工作机制，更好地解决民生问题，服务民生，从而使整合的民生档案资源能够有效地加以利用和开发，在创建文明和谐的社会进程中，发挥出民生档案应有的价值和意义，为民生档案的科学化发展奠定基础。

参考文献：

[1] 陈伟艳.如何做好民生档案工作[J].黑龙江档案. 2016（02）

民生档案信息资源管理体系建设研究 第12篇

一、“三级一体”民生档案信息资源管理体系框架的构建原则

“三级一体”民生档案信息资源管理体系是指对社会组织或公民个人在民生建设过程中所形成的反映民生状况的档案信息资源体系、利用体系以及配套的信息组织体系、法规体系的综合, 大体上又可分为社会组织中的民生档案信息资源管理体系和公民个人的民生档案信息资源管理体系[1]。民生档案资源种类多, 布局散, 目前又处于“两个体系”建设初期。因此构建“三级一体”民生档案信息资源管理体系, 需坚持以下原则:

1. 协同原则。

由于目前综合档案馆只存有部分类别的民生档案, 其他一部分民生档案资源则散布于民政、教育、公安等二十多个行政事业单位中, 且各单位在移交档案时存在周期不一、数量庞大及电子文件的归档格式多样等问题, 因此各单位与综合档案馆之间, 上下级档案部门之间应就民生档案工作加强协调沟通。

2. 便民原则。

民生档案的内容与公民利益密切相关, 这就要求在民生档案资源管理体系建设中应充分考虑到公民利用的方便。因此, 在构建“三级一体”的民生档案信息资源管理体系中应在法律规定、工作流程、服务方式等方面充分体现出为民所用的理念。

3. 法治原则。

建立民生档案信息资源管理体系的前提之一就是要逐步建立一整套关系民生档案工作的法律法规。目前“统一领导、分级管理”的体制下民生档案工作多借助各项政策, 政策在一定程度上可以发挥“准法规”、标准、指南的作用, 且制定程序相对较简单。因此, 在当前配套的法律法规还不健全的情况下充分利用政策的优势确实能起到很好的效果[2]。但长远看来, 由于政策易于以政府意志为转移, 使得政策的“柔性”不利于民生档案信息资源管理体系的长久稳定发展, 因此现阶段应在利用政策进行工作指导的同时, 将各项法规建设稳步跟进。

4. 灵活、效益原则。

灵活性主要针对目前在民生档案资源的整合中各级档案馆多通过工作意见等形式将馆藏档案资源中涉民性较强的档案单独成类的情况。这种方式虽然体现了为民服务的宗旨, 但却曲解了民生档案的真正内涵, 即民生档案并非一种专门档案, 其内容是不断变化的, 因此在构建民生档案资源体系时不能僵化理解、运用概念, 而应灵活构建[3]。

效益性则针对民生档案的分散性现状使其在短期内完成资源整合的难度较大。由于配套法律还不完善, 且各地多在尝试性建设阶段, 缺乏普适、优良的管理方法, 再加上档案部门尤其是县级档案馆经费一般较为紧张, 贸然的电子化或“大动干戈”的归档整合都可能达到事倍功半的效果。因此民生档案信息资源管理体系的实践中应贯彻效益原则, 做到既要能满足公民利用需要, 又尽量减少消耗。

二、“三级一体”的民生档案信息资源管理体系的构建

1. 民生档案资源体系。

民生档案资源体系是通过在利用体系内对档案资源进行需求分析、信息组织及法规导向而形成的, 其成果最终又流向用户利用体系, 满足不同的用户需求, 它分为三个层次:第一层次上各级综合档案馆和行政事业单位所收集的民生档案主要是从社会意义上划分的, 这部分档案是以国家和社会为首要利用对象, 同时又与公民日常生活密切相关, 公民利用频度也很高, 内容主要涉及人事、就业、社保、劳保、户籍、住房等方面。如何转变重藏轻用的观念, 满足大众的利用需求以及如何处理好档案数字化问题将是这一层级档案馆的工作重点。

第二层级是乡村、街道层级民生档案信息资源, 它介于社会意义与个人意义之间, 主要由政府主导, 收藏对象以反映民生状况为主并以公民为首要利用对象, 大致包括农民档案、农民工档案、居民医疗档案等。这类档案是在国家对“三农”问题、民生问题的关注度日益加大的背景下才逐渐凸显出其重要性。由于经济发展导致人口流动加剧, 外加此类档案的形成主体中多数人的档案意识淡薄, 因此在乡村、街道一级对此类档案资源的收集、整理难度很大, 截至目前还缺乏成熟的经验、方法。对这一层级民生档案的收集应根据现实情况将有益于农民、居民切身利益及社会文化传承的档案资源一律收集归档。

第三层级的家庭档案资源是从个人意义上划分的, 由于民生档案的内涵涉及个人自身的民生状况, 因此在民生语境下提出家庭档案建设实属必然。家庭档案资源主要以反映公民个人兴趣为主, 具有隐私性较强的特性。因此在家庭档案建设中相关部门应多加强宣传引导, 以提高家庭成员建档的积极性与自觉性。

2. 与信息资源体系对应的是用户利用体系, 内含信息组织体系。

用户利用体系与信息组织体系在满足用户需求这一目的上是一致的, 但利用体系更侧重于制度导向。因为以公民的需求为出发点, 实现档案为民所用, 关键在于建立相应的规章制度。而信息资源组织体系建设中除注重法规建设外, 还要兼顾技术建设。因此在民生档案利用体系中要构建独立的资源组织体系。

(1) 民生信息组织体系。

对第一层级进行信息组织时, 不仅要注重传统的信息组织方式, 还要大力发展网络环境下的民生档案信息组织。一方面, 注重传统的档案信息组织主要是因为对电子文件的管理, 目前尚未解决它的保真、保密、保存、保读取等难题[4]。另一方面, 建立民生档案信息资源体系不可狭隘地理解为将涉及民生的档案抽调出来重新组卷, 现行的档案实体分类是建立在职能分类基础上的, 只有职能相对独立的档案才可以构成一个相对独立的大类。民生问题涉及社会实践领域的广泛性意味着我们不可能将民生档案作为一个单独的类来进行管理, 而只能是将各门类档案中反映社会民生建设的档案定为民生档案, 以便为民生社会建设提供利用[5]。在数字环境下, 由于信息组织方式的灵活性, 可单独构建民生档案信息资源的目录数据库, 这样既不破坏原有实体整理体系, 又能更加便捷、高效的满足用户需求。

以前对第二层级的民生档案资源的收集数量较少, 较之县级以上档案馆所保存的档案, 这一层级的档案是直接在民生主题下生成的, 针对性很强。但这一层级的档案来源分散、种类多样, 不能完全按照传统的方式进行信息组织, 且档案保管条件、技术、数字化水平也低于县以上档案馆。因此在信息组织体系和利用体系建设中较可行的方法是县、乡领导将其纳入自身行政目标管理体系, 以对居民较为熟悉的行政村村委会、街道居委会为基点, 充分发挥人的作用, 及时对本地村民、居民进行档案关涉程度调查, 通过需求分析建立档案资源库, 并根据档案特性灵活进行分类[6]。对第三层级的家庭档案进行信息组织主要靠档案工作人员依建档家庭实际情况提供技术指导及一定程度的物质支持。

(2) 民生档案信息资源利用体系建设。

在第一层级中, 由于长期以来档案馆依规章制度所收集的档案多由政府职能部门的档案形成, 且主要供官方使用, 对公民的个人利用较为保守, 这就造成目前反映民生的档案多数不在档案馆, 从而对公民利用造成不便, 第二、三层级的民生档案建设处于初期, 当前也无法较好的满足用户的需求。因此建立民生档案利用体系, 对国家而言, 要从公民的利益出发, 建立健全便于公民利用的法律、法规。各级档案馆则要在法律、法规的制约引导下改变传统思想, 制定出满足公民合法利用需求的规定规章制度。只有在法规先行、技术跟进的思路下, 才能真正做到档案利用体系“方便所有想利用档案的人”。

3. 在构建三个层级档案信息资源体系时, 要同步构建档案的法规、政策体系。

在民生档案资源体系不同层级的构建中注意法律规章在不同层级中运用侧重点的差异。一般第一层级注重依靠法规的导向性, 第二层级则要多依靠规章制度的灵活性来弥补法律法规的滞后性。第三层级中主要以宣传指导为主, 可突出政策宣传, 从公民的个人意愿出发引导性开展工作, 让公民意识到自身建立家庭档案的重要性及科学的建档方法, 使之既发挥家庭档案的教育、文化建设功能, 又能发挥家庭档案的社会功能。信息组织体系的建设中要注重与档案信息安全、归档内容变更等相关法规的制定实施情况。在利用体系中则要注重涉及公民隐私、公民档案利用的权限和权利保障的相关法规的制定实施情况, 并及时进行反馈调整。

总之, 通过这样一种体系框架来提供民生档案建设的视角, 为今后民生档案工作更好地服务民生、服务和谐社会提供有力帮助。

摘要：本文从国家角度出发, 提出了一个涵盖民生档案资源体系和利用体系的“三级一体”的民生档案信息资源管理体系。

关键词：民生档案,民生档案信息资源管理体系

参考文献

[1]此处参考了倪丽娟在《民生档案及其管理辨析》中民生档案内涵的表述.

[2]冯惠玲.我国电子文件管理国家战略的特点[J].档案学通讯, 2009 (5) .

[3]张卫东.档案服务民生:理念与模式[J].档案学通讯, 2009 (5) .

[4]杨冬权.在电子文件国家战略国际研讨会上讲话[J].中国档案, 2009 (8) .

[5]倪丽娟.民生档案及其管理辨析[J].档案学研究, 2009 (4) .