保密及档案管理

保密及档案管理（精选8篇）

保密及档案管理 第1篇

加仑特石油化工（北京）有限公司

档案（保密资料）管理制度

编制：张秀静 批准：杜永胜 执行日期：2016年3月

目 录

第一章

总则 第二章

档案管理机构 第三章

第四章

第五章

第六章

第七章

第八章

第九章

第十章

档案管理人员 库房和设备 档案管理 安全保密 档案统计 档案的利用 档案人销毁 附则

第一章 总则

第一条 为规范测绘、设计成果及资料档案的管理，确保测绘、设计成果、资料档案的安全，为加强我公司档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》和国家《保密法》，特制订本条例。

第二条 适用范围：测绘及设计成果资料及公司其它档案的管理。第三条 本制度所指的档案是：

1、我公司从各项工作中直接形成的、反映我公司活动历史的、对我公司和社会有保存价值的各种文件、图表、声像等不同形式的历史记录。

2、各类规章制度、办法、人事资料、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结、业务合同。

3、各类测绘成果、图纸、地图及其电子文件。

4、添置工作软件、设备、财产的产权资料及各项说明。

第四条 档案工作是办好企业的重要基础工作，要把档案工作纳入公司整体发展规划，加强档案工作的领导和管理。

第二章 档案管理机构

第五条 我公司档案室由一名副总经理分管，由办公室领导，配备一名专职档案人员。

第六条 档案室是我公司档案工作职能管理部门，集中统一管理全公司档案工作。

第七条 档案室的基本任务1、2、贯彻执行国家、省、市关于档案工作法规、政策来规划全公司制定本公司关于档案工作的规章制度，并负责指导、监督和检档案工作。查执行情况。3、4、5、6、7、8、9、负责接受、分类、编目、鉴定、统计、保管全公司各类档案和负责协作各归档部门档案工作。开展档案利用工作。编辑档案参考资料。

开展档案学术研究和交流活动。负责全公司的综合统计工作。

办理公司领导交办的有关档案、文史、统计等方面的业务工作。有关资料。

第八条 我公司各设计工作室分别配备一名兼职档案人员具体负责各部

门档案工作，各归档部门的档案工作在公司档案室的指导下进行。

第三章

档案管理人员

第九条 我公司档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。第十条 档案工作人员岗位职责1、2、3、4、岗位要求：高中以上文化程度，经过上岗资格培训，具备档案加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗在办公室的领导下，负责对各项测量、设计成果资料的收集、专业知识。

位工作质量。

保管工作，按照上级有关主管部门的规定及要求，制定完善的各项档案规章制度，使档案管理工作能达到测量、设计资质等级的要求。5、6、7、加强档案的管理，做好档案分类、档案著录、档案鉴定、档案对档案管理工作中存在的问题，应及时向上级领导汇报并提出负责打字、复印等文秘工作；负责办公用品、办公消耗材料的统计、库房管理等工作。解决问题的方案或改进措施。

采购、入库验收。

第十一条

分管档案工作的主管领导职责1、2、3、组织本公司人员学习档案法规，执行档案工作规章制度，把档加强与上级档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工做好档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的案工作纳入本公司的议事日程，每研究一次档案工作。作，保证归档的质量； 实际困难。

第四章

库房和设备

第十二条

我公司档案工作所需经费，列入公司预算，在行政办公费用中统筹解决。

第十三条

配备档案专用库房20㎡以上，有足够的档案保管专用柜，加设铁门、铁锁等完善的工作条件。第十四条 档案库房管理制度1、2、3、4、5、6、7、8、按公司规定将档案分类排放、排列整齐。

保持库房清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、放火、防潮、防库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险产品，经常检非经允许，外人不得随便进入库房。

管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管情况定期进行检查核熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核有库房温度记录，掌握湿度变化情况，进行分析，制定管理计未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外尘、防鼠、防高温、防强光等工作，发现问题，及时处理。查库房消防器材。

对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。对，做到帐物相符。对已破损和字迹褪色的档案，应及时复制。划。

传，要严格遵守保密制度。

9、切实做好平时防范工作，做到人离灯熄，消灭火灾隐患，保证档案安全。

10、经常打扫库房卫生，保持库房整洁，对设备进行保养，使各种设备始终处于良好状态。

第五章 档案管理

第十五条

各部门要把反映本公司主要职能活动的各种文字、图表、声像材料完整、系统地收集起来。

第十六条

我公司根据具体要求建立和完善相应的归档制度，做到每项工作都有完整、准确、系统的文件材料、资料归档。

第十七条

档案工作要与公司的各项工作协调发展，要把各种文件材料的归档列入公司各部门岗位责任制。

第十八条

我司文书、科技等档案实行文件材料形成部门立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，交本部门主管领导审查后向档案室办理交接手续。第十九条

归档制度 1 文件材料的归档范围

1.1 文件档案的归档范围，包括本公司在公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等内容。

1.2 技术档案的归档范围，包括本公司在测量、设计、软件采购、设备调试等活动中形成的图纸、产权、说明书等内容。

1.3 专门档案的归档范围，包括本单位在专门业务活动中形成的档案，如会计档案、声像档案等。

1.4 甲方交来的一切文字材料，发往公司外的一切图纸及文字材料。1.5 修改后图纸。2 归档要求

2.1 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。2.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。

2.3 归档文件必须是原件。

2.4 保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。

2.5 案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。2.6 修改图纸的归档：

2.6.1、凡建设单位提出的图纸修改要求，必须在图纸上注明“本修改应建设单位要求而作“字样。

2.6.2、所有图纸修改必须归档，用“修改意见”修改，“修改意见”单粘帖于已归档的有关图纸上，用兰图、白图修改须有我公司图签，兰图、白图归档后须在图纸目录上补注，由修改人操作。

2.6.3、修改图必须用文字说明修改原因和修改时间（标明至年月日以防前后混淆）；要注意由此而起的其它图纸或其它专业的变更。2.6.4、其他人员代他人修改图纸，须将修改意见通知负责人，修改责任由负责人承担。

2.6.5、不是一个工程的修改不允许用同一份修改单。

2.7、补充绘图，必须用电脑或其它手工绘图工具，不能徒手绘图。补充图纸不论白图或兰图均须有图签。

2.8、每一项工程必设“图纸修改目录表”由图档员根据发生的修改逐项登记。3 归档时间

3.1 文书档案在第二年上半年内归档。

3.2 测量、设计资料完成并经领导审核后，提交甲方前正式归档。3.3 新购设备在开箱时必须会同档案进行技术资料核对登记，并将说明书等资料归档。

3.4 各项管理工作形成的文件材料，在去年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。4 归档份数

4.1 各类文件材料一般归档一式一份，其电子文档随纸质材料共存。

4.2 重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归份数。不归档文件材料的范围

5.1 重份和无查考选用价值的事务性、临时性文件。5.2 普发供参阅的文件材料。

5.3 上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定搞的文件。

5.4 未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、一般性文件的历次改稿。

5.5 从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料。

5.6 参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。单位的档案部门要求对本单位文件材料的形成、积累整理和归档工作进行指导、监督和检查。第二十条

归档的具体要求和手续 必须按照归档范围将应收集归档的文件材料收集齐全、完整、准确、既不杂乱，也不短缺或遗漏。按照文件材料的形成规律和内在区分简直、合理组卷。凡是归档的案卷、卷面、卷内目录、备考表等各项内容，必须填写正确、规范，标题简明、确切。凡装订的案卷要按“三孔一线”装订整齐、牢固、卷容美观大方，不装订的案卷、文件、图纸等要折叠整齐，编写件号与页号。第二十一条

文件的立卷（归档资料分类，编号规定和保管期限）1 立卷的原则和方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律性，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。立卷可采用如下方法：工程技术文件可按单位，分部工程、专业、阶段等分类。立卷过程中宜遵循下列要求： 3.1 案卷不宜过厚，一般不超过40mm 3.2 案卷内不应有重复文件；不同载体的文件一般应分别组卷。卷内文件的排列

4.1 文件材料按事项、专业数学排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前，请示在后；印本在前，定稿在后；主体在前，附件在后的顺序排列。4.2 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。5 案卷的编目

5.1 编制卷内文件页号应符合下列规定： 5.1.1 开始。5.1.2 5.1.3 5.1.4 编写位置：单面书写的文件在右下角，正面在右下角，背面在成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。左下角。折叠后的图纸一律在下角。代替卷内目录，不必重新编写页码。卷内文件均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号从“1”5.2 卷内目录的编制应符合下列规定。5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.3.1 5.3.2 5.3.3

卷内目录的式样宜符合本规范的要求。

序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位、部门和个人。有多个责任文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内文件首页之前。卷内目录排列在卷内文件首面之前。卷内备考表的式样宜符合本规范要求。

卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（说明：案卷备考表者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

5.3 卷内备考表的式样宜符合下列规定：

张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。主要说明卷内文件复印件情况、页码犯错情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。）5.4 案卷封面的编制应符合下列规定： 5.4.1 5.4.2 5.4.3 填写。5.4.4 5.4.5 5.4.6 案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者。保管期限分为永久、长期、短期三种期限； 括工程名称、单位工程名称、专业名称、卷内文件的内容。案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制档号应由分类号、项目号和案卷号组成，档号由档案保管单位案卷封面的式样宜符合要求。

单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。5.4.7案卷装订

6.1 案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。6.2 装订时必须剔除金属物。7 卷盒、卷夹两种形式。

7.1 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。7.1.1 卷盒的外表尺寸为310mm*220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。密级分为绝密级、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

7.1.2 7.1.3

7.2

卷夹的外表尺寸为310mm*220mm，厚度一般为20-30mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

案卷脊背：案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。

第六章

安全保密

第二十二条 档案保密制度 按照有关档案验收、保管、查阅利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销手续。档案工作人员要严守国家秘密，不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。单位主要负责人承担保密管理领导责任，保密管理人员承担涉密的保密管理责任。查阅密级档案，必须履行批准手续，一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案。对涉密文件的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理，凡使用涉密文件须经主管领导及总经理批准，并予登记后，方可提供。涉密文件使用后应及时归档。登记清册须存档保存，要求帐物相符、记录清晰。任何个人不得擅自复制、转让或转借涉密文件，不得拷贝、对外传送涉密文件。确需复制的，应报原提供成果的测绘、设计行政部门批准，并向原测绘、设计成果提供部门登记备案。需要销毁的档案材料，按规定造册，经主管领导批准后，由两人以上监销。档案室在工作中形成的废纸应即时销毁。一切密级档案，都应当存放在有保密设施的保密柜中。档案室每年进行一次全面的保密工作检查，执行好的部门给予表彰奖励，违反者视情节轻重，按规定给予处理。成果档案管理机构和档案管理人员承担涉密日常管理工作。档案管理人员发生工作调动时应办理资料管理交接手续。使用基础地理信息数据，须严格遵守《计算机信息系统保密管理暂行规定》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》等计算机信息系统保密管理的有关规定，杜绝外传、丢失、泄密事件的发生。10 处理、传输、存储涉密文件的计算机软件和硬件系统必须采取安全保 密防护措施，设置进入登陆密码和屏幕保护密码，密码应超过八位；安装加密防毒软件。涉密计算机及信息系统应采取物理隔离措施，不得与互联网、外部网络相联，不使用无线网卡等无线联网装置。涉密计算机和载体介质未经批准不得带出保密档案室。使用和维修涉密计算机系统，须有成果资料专管人员监督。涉密文件只能用于被许可的使用目的和范围。因使用目的或应用项目结束等原因，须销毁涉密文件，必须报本单位主要领导及总经理审批，并报原提供单位备案。如发现涉密测绘成果泄密、失密事件，应及时报告单位主管领导和国家保密管理部门，及时查清事件发生的原因及责任，将事件调查处理到位。

第二十三条 档案保密岗位职责 档案人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄露、失密，否则要追究责任，严肃处理。档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时归档、核实。发现问题及时处理。档案人员要随时检查库房安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决，离开档案室时，必须锁好门窗。销毁档案要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。入库的档案要根据国家《档案法》和《保密法》的有关规定，确定密级、变更密级和解除密级。6 库房内严禁吸烟，以防火灾。加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，及时消除不安全因素。

第七章

档案统计

第二十四条 档案统计制度 建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各情况数据，按国家、省、市等部门要求及时报送各种报表。2 档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。按上级和公司要求进行定期的综合和专项统计分析。要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。4 对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议、报告公司领导。定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果。各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份存档备查。7 档案工作人员要加强档案统计工作责任心，认真学习和掌握档案统计方面的基本知识，建立科学的档案统计系统。8 搞好档案统计分析，提高档案工作的管理水平。

第八章

档案的利用

第二十五条 档案室保存的档案，主要供本公司利用，执行借阅制度 第二十六条 档案借阅制度 本公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。2 本公司人员在档案室内查阅档案，须办理登记手续。3 在借阅档案时应做到以下几点： 3.1 按规定办理登记手续，填写借阅登记表。

3.2 对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。特殊情况需借出阅览者，须经主管领导批准。3.3 本单位工作人员借阅本人职能范围内的档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅本人职能范围外的档案须经主管领导或档案管理部门负责人，报主管副总经理批准，方可借阅。

3.4 如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导及主管副总经理批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。

3.5 借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，报主管副总经理批准。

3.6 测绘、设计成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

3.7 借阅国家密级测绘成果，不得擅自复制。确因工作需要复制的，须经国家密级测绘成果提供部门批准，并按原密级进行管理。3.8 要爱护档案，不得丢失。

3.9 所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。4 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。以总结规律、扩大档案宣传积累素材，为更好地提供利用公司档案。调离本公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。外单位人同借阅本室档案需经主管副总经理批准。9 对于重要珍贵的档案，一般不提供原件使用。

第二十七条 要编制档案检索工具，为档案管理标准化打好基础。第二十八条 积极开展档案编研工作，为各项工作服务。第二十九条 积极开展档案的宣传工作。

第九章

档案的销毁

第三十条 档案鉴定销毁制度 档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由总经理主持，由 14

主管档案的领导、档案员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案员负责。2 鉴定小组的任务

2.1 负责制定本公司档案保管期限表。鉴定工作要根据国家有关档案鉴定工作的原则和标准，用全面、历史、发展的观点考查分析档案价值，确定保管期限，切忌随意性。

2.2 对到期档案提出存、毁意见。对鉴定结果要写书面报告。需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制销毁清册一式两份，报总经理批准后予以销。3 确定保管期限原则

3.1 对本公司有长远利益并能反映本公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

3.2 凡是在一定时期有利用价值的档案分别为长期或短期保存。3.3 凡是介于两种保管期限之间的档案分别为长期或短期保存。3.4 对保管期满但属国家重大工程项目的测绘、设计档案，要根据需要适当延长保管期限。4 鉴定工作应该定期进行 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，公司应及时责成有关人员和部门不择手段修改，补充。6 销毁档案的程序包括：

6.1 由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告并报公司领导审批。并根据有关规定的酌情处置，超过资料保存期的技术资料应填写“资料销毁登记表”报部门负责人、副总经理、总经理批准方可销毁。销毁清单及报告由档案室保存。

6.2 销毁国家密级图纸或测绘、设计成果，必须经省级行政管理部门批准。6.3 档案销毁时，由公司派二人以上进行监销并在销毁清册上签名。6.4 销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现的失密造 15 成损失的，将根据国家和公司有关规定对相关责任人进行处理。

第十章

附则

第三十一条 本管理制度应根据国家和地方规定的新要求和新情况作必要补充和修订。

第三十二条 本管理制度自2016年3月1日起执行。

保密及档案管理 第2篇

这些信息安全保密问题的主要有：一是信息失窃、泄漏、损坏或丢失等，这是最主要的信息安全保密问题;二是网络被攻击，导致网络瘫痪、阻塞，用户无法正常上网;三是微机被攻击，导致微机中病毒、被控制、瘫痪，或者是微机上的信息丢失、损坏等;四是存储介质感染病毒或信息损害、丢失等。

按照上面的总结，在日常工作中要做好计算机系统信息安全保密工作，必须从三个方面下功夫。

第一个是技术方面，主要包括网络安全系统的建设和应用、微机安全保密技术的实现与应用两个方面。就网络安全系统来讲，对于一个组织单位，局域网的安全系统无疑是安全保密工作的第一道屏障。但是，恰恰是这个直接关系网络信息安全的系统，却常常是最薄弱的环节。许多单位在建设局域网时，主要考虑的都是以能够上网为目的的网络基础平台建设，经费主要投入到了这个方面，而安全系统的建设往往被忽视，有些甚至是空白，最多也就是配备一台防火墙。这样脆弱的网络环境受到攻击或者出现信息安全保密的问题就难以避免了。就微机安全保密技术方面来讲，首当其冲的就是微机是否接入网络以及是否采取隔离技术的问题。这两个方面从技术角度来讲很容易实现，但是由于没有发现信息安全方面出现过问题，或者是使用不方便，或者是不能方便上网等原因，往往被忽视。因此，完善局域网安全系统和应用微机安全技术，应当是从技术方面加强信息安全保密工作的首要措施。

第二个是管理方面，主要是各种信息安全保密的制度建设和贯彻实施问题。即使网络安全系统到位了，办公用的微机也采取了相应的技术措施，但是如果没有相应的管理制度，如果制度不能得到很好的执行，信息安全保密问题依然会大量出现。这些年出现的大量信息安全保密问题中，一半以上都与信息安全保密管理工作不到位有关。因此，在接入互联网、系统隔离、使用移动存储介质、下载网上信息、下载或安装软件、使用无线设备或无线上网，甚至微机和移动存储设备的维修、淘汰、报废或销毁等方面，都必须建立起科学合理、切实可行的各项制度，并由专门部门监督检查，才能更好的减少信息安全保密问题的发生。

第三个方面是使用，也就是具体的使用者应当掌握必需的安全使用方法、树立正确地安全保密意识、遵守有关的安全保密制度。从所发生的计算机网络信息安全保密问题来看，使用者操作技术水平低、安全保密意识差和违犯安全保密制度也是导致出现许多严重问题的主要原因。因此通过经常性的培训提高微机、上网和使用移动存储设备的操作水平，通过正反两个方面的安全保密案例增强安全保密意识，通过完善有关制度和严格的监督检查确保使用者遵纪守法，这既是信息安全保密工作的最后一个方面，也是最有效的一个环节。

保密及档案管理 第3篇

一、信息时代下档案管理保密工作存在的问题

1. 档案保密的法规制度不完善。

我国目前的档案保密工作中的制度不够完善, 法律法规体系还不够健全。我国档案保密工作所遵循的法律主要是《保密法》和《档案法》。另外还有就是一些单位根据自己单位档案管理中的形式制定了不同的规章制度。但《档案法》和《保密法》在新形势下发展相比存在很多的滞后性, 给各单位的档案管理部门制定的规章制度的制定带来一定的难度, 也给工作人员在实际工作中带来了诸多困难, 对于保密工作的开展十分不利。虽然各单位也制定了相关的制度但是在执行中得不到实际的应用, 形同虚设, 因此档案管理中失密的情况时有发生, 由此给国家和个人造成的损失都是巨大的。

2. 档案管理保密工作技术相对落后。

近几年来, 科学技术的迅猛发展导致了档案管理工作存在诸多隐患, 由于办公自动化的引进及应用, 使得档案泄密的事件屡有发生, 防范现代高科技的窃密工作无所不在, 比如应对病毒程序攻击、木马攻击、漏洞攻击、网络嗅探程序、口令破译技术等等。另外还有通讯窃听也是无孔不入的。现代档案管理模式的网络化与开放式, 使得泄密事件与日俱增, 令档案的保密工作时时处于危险状态之下。我国的档案管理工作对于保密这一方面还处于初级阶段, 不能得心应手的利用现代的高科技技术。这就使得档案管理的保密工作存在严重的滞后性, 不能使档案管理工作正常健康的发展。

3. 档案管理人员的保密意识淡薄。

现在大部分的单位的档案管理人员不仅没有专业的技能, 文化水平也不高。对于档案的保密意识非常淡薄, 思想意识不强。改革开放之前, 我国的档案管理工作是封闭式的。改革开放之后, 由于各个单位个人之间加强了合作与交流, 档案被频繁的利用起来, 所以很多东西就变得开放起来了。档案管理人员的保密意识就不强了。对于经手的大量的档案秘密习以为常, 久而久之就成了无密可保了。还有一些相关的领导和部门也不重视保密工作, 疏忽了对工作人员的指导管理。保密意识的强弱直接关系到整个档案保密工作的强弱。

4. 保存档案的基础设施不先进。

档案是记录历史、承载历史的一种手段。它保存的好坏直接关系到今后的发展。如果保管的不够妥善、丢失将会对我们造成很大的损失。一些单位档案的存放环境保存条件非常差。有些单位认为档案管理这些是没有经济利益的事务, 所以对于档案存放的地方条件不加重视。殊不知存档条件差, 对档案的安全已造成威胁, 一旦发生丢失其后果不堪设想。

二、档案保密工作的改进建议措施

1. 建立完善的档案保密管理制度, 加强法制意识。

制度的建立是对档案安全的一个保障。要建立一个健全的、充实的、不断修改完善的、实体的工作规章制度。在此规章制度的基础上结合实际在去建立一系列有针对性的规章制度。如:档案保密制度、借阅利用档案制度、档案信息培训制度、档案修订制度、电子档案的保管制度等等。这样的制度针对性较强, 不能像过去一些单位那样, 对于所有的档案的政策混淆管理。有了针对性制度再将档案工作分摊管理, 层层落实、责任到人, 加强监察力度。对于档案的保密要有章可循、有法可依、违法必究。

2. 加强档案管理人员的保密意识。

档案管理工作是一项政治性很强的工作。它所涉及的面很广。要求我们的管理人员除了要有较强的专业知识外, 还要有较高的政治思想水平和高尚的职业道德情操。除了要有这些方面的素质外, 还要定期加强培训。尤其是档案法律知识和保密法知识的注意事项, 法规的宣传和培训是十分重要的。要定期开展这方面的讲座和教育。使档案管理人员有极高的防范意识、风险意识和责任意识。要树立“安全为一”的保密思想。从而增强档案管理工作保密工作的顺利进行。

3. 加强档案管理的保密工作的管理。

随着计算机网络时代的加速, 办公自动化已被各个单位引进各个部门。档案管理部门无一例外也应用了计算机网络技术。虽然它的使用给档案工作带来了方便快捷, 却也使得档案的保密工作增加了难度。因此我们要从设备、网络、系统、数据等各个方面都要加以安全管理。加强这些方面的管理防范的同时, 还需要引进高科技的电子软件来加强对档案保密技术的管理和深入研究。另外, 还要定期对网站和档案管理系统进行检测。对于使用的计算机要安装杀毒软件、定期检杀病毒并防止黑客入侵。对于外来的文件一定要查杀, 严格管理各类插入计算机系统的移动存取介质。对于重要档案一定要存储备份以加强防范。只要我们在各方面都加强了防范意识合理利用计算机网络系统, 不仅能改善当前的档案管理工作, 还会提高档案管理工作的质量和效率。

4. 建立起监督利用制度, 使档案管理保密工作规范化制度化。

档案管理的保密工作要想开展顺利, 就应该有健全的监督制度。档案的利用上一般都用阅览制度、外借制度和复制制度等等。所以要一般根据实际情况, 不同级别利用不同档案来锁定其利用范围。给出不同审批手续, 对于“泄密”档案要给出查看的时间、地点、范围, 并要掌握利用档案人员的目的等等。使之有效进行监督管理。

三、总结

综上所诉得出, 随着计算机网络的普及应用, 档案信息的网络化管理的安全性、保密性等系列问题日趋增多。因此作为档案管理人员一定要深刻地认识这些在管理中出现的问题, 从而采取有效的措施来解决这些问题, 建立起完善的管理体系, 为单位的其它部门做好服务, 增进效益。

摘要：档案管理工作中的保密工作, 是管理工作中的基础, 在新时期, 面对各种新技术发展带来的挑战。只有积极努力探索, 才能在档案管理保密工作中制定出行之有效的措施和方法, 从而解决存在的问题。

企业地质档案的利用及保密工作 第4篇

勘探开发档案是指石油企业在油气勘探开发过程中形成的一系列记录、数据、分析结果以及科研成果等，具有取得成本昂贵、数量大、类型复杂、经济和社会效益潜力巨大等特性。勘探开发档案中的地形图，测绘成果、GPS三维空间大地控制网等关系到国家的安全和利益,属战略性地质资料，又称作涉密地质档案。这类地质档案在一定时间内只限一定范围的人员知悉,它们从形式到内容均涉及国家战略决策的科学性、可靠性,是地质档案资料保护的重点。

存放管理做到涉密地质档案库房、业务技术用房、阅览室三分开

设置专门的涉密地质档案库房，配备防盗门、防盗窗、红外线电子监控设备，档案柜上锁，定制涉密地质档案岗，专人（人员须参加过省级以上保密培训，并具备相应管理资质）管理涉密地质档案。查阅涉密地质档案时安排在专用的阅览室，并由专人监护，其他人不得随意进出涉密地质档案库房。

前端控制—档案利用的审批印签备案制度

（一）油田有关单位实行涉密地质档案利用的审批印签备案制度。有关单位根据油田《档案借阅制度》的要求，同所在区域档案室协商确定实行利用审批制度的档案门类、审批部门和审批负责人，然后交到档案室备案。一般每类档案的审批负责人应确定2人，以便第一审批负责人出差不能履行审批责任时，不影响正常的借阅审批。附表“利用审批负责人签名”一栏，应由利用审批负责人本人亲笔签名，不能使用个人印章代替。各单位档案利用审批负责人签名、审批责任部门公章印模须报油田档案部门备案。

（二）严格履行审批手续。油田内部利用涉密档案必须填写《档案资料利用审批表》，由利用单位的业务主管部门、保密管理部门和业务主管领导审批。审批责任部门在审批意见中须注明批准利用的范围、是否同意复制、借出及借阅天数,并由负责人签名，加盖审批责任部门公章。

（三）对油田外单位人员利用档案的审批。本国利用时，由油田主管领导审批，加盖勘探管理部或开发管理部印章。对外合作需提供测绘成果时，按照《关于对外提供我国测绘资料的若干规定》（国发[1983]192号）办理。

“事前、事后保密承诺书”――保密承诺双保险严把利用关

（一）涉密地质档案原则上不外借，利用者只可查看批准内容，不得将涉密档案带出阅览室。利用测绘成果须填写《中原油田测绘成果借阅登记表》，标明借阅人姓名、所在单位、借阅目的及利用范围、期限、数量等内容，并且签署测绘成果保密安全责任承诺书。

（二）涉密地质档案在特殊情况下借出时，档案人员要严格按照档案借阅制度，按照审批后确定的内容提供涉密地质档案。测绘成果借出期间，利用人应按照保密安全承诺要求，妥善管理测绘成果；不得擅自复制、扫描存储、转让或转借测绘成果；履行好保管责任，防止丢失和失泄密事件发生，确保测绘成果实体与信息的安全。借出的测绘成果限1个月内归还，因工作需要不能按时归还的，要办理续借手续。

（三）严把入库前检查关。成果资料使用完毕后，双方应对所借资料当场逐一清点，检查无误后，在借阅登记表上注销，归还经办人和归还人签字确认。同时借阅人还必须签署《中原油田测绘成果利用保密承诺书》，与所借档案一并交至档案管理部门。

加强保密检查和宣传的力度，进一步完善涉密测绘成果保密管理制度。

加大保密检查力度，将保密检查制度化，每年开展保密自查、检查和重点抽查；开展测绘成果保密宣传教育，增强用户的保密意识，提高公众对测绘成果保密工作重要性的认识。进一步完善涉密地质档案利用保密制度。

（作者单位：中原油田档案管理处）

档案及保密工作要点 第5篇

中心各科（办）：

现将小溪塔街道社区卫生服务中心《2016年档案及保密工作要点》印发给你们，请认真组织实施。

小溪塔街道社区卫生服务中心

2016年3月23日

夷陵区小溪塔街道社区卫生服务中心

2016年档案及保密工作要点

2016年中心档案工作的总体要求是：以党的十八大精神为指导，紧紧围绕中心2016年卫生工作重点，进一步更新观念，开拓创新，按照《档案法》和《保密法》相关规定，进一步完善制度，强化责任，规范管理，切实巩固档案目标管理成果，全力推进档案基础设施建设、信息化建设、能力建设和档案安全建设，全面提高档案工作管理水平和服务能力，为促进中心卫生计生事业又好又快发展提供坚强支撑。

一、加强制度建设，夯实档案发展基础

（一）强化档案组织管理。中心副主任周宗梅分管档案相关工作，黄懿负责日常管理工作，综合办杜黎丽、丁亚平、蔡兴文兼职档案管理工作，中心将根据人员变动情况，及时调整档案管理工作领导小组，充实档案管理专（兼）职人员，确保档案管理工作有序开展。

（二）切实加强档案工作目标管理。制定可行的档案目标管理工作方案，强化自身建设，不断夯实档案业务基础。

（三）加强档案工作部署。中心将档案管理工作纳入单位日常管理进行认真研究，统筹部署。

（四）落实档案管理工作经费。将档案整理、计算机录入、档案储存及档案管理软件更新等各项工作经费纳入财务预算，确保档案工作顺利开展。

二、完善基础设施建设，提高档案服务水平

（一）按照档案管理工作要求，完善档案库房相关设施，有效做到“八防”，即防尘、防火、防潮、防盗、防温、防光、防蛀、防腐。

（二）按照档案现代化管理和信息化建设要求，配备相应档案管理设备，中心今年拟添置一台扫描打印复印一体机和一台刻录机。

三、持续强化培训，提升档案管理水平

（一）配备相对稳定的档案管理员。

（二）加强档案人员业务培训。采取跟班培训、寻求指导等形式，全面提高中心档案管理人员业务素质。

（三）落实档案管理人员待遇。督促各科落实档案管理人员学习培训时间，改善工作环境，落实相关待遇，充分调动档案管理人员工作积极性，提高档案整体服务水平。

（四）确保档案安全。组织干部职工学习《保密法》，进一步增强保密意识。进一步健全保密工作制度和公文借阅等管理制度，加强程序管理和痕迹管理。加强对涉密计算机的保密管理。按照“涉密不上网、上网不涉密”的原则，建立健全计算机保密管理制度，加 强计算机存储介质管理，并适时组织开展保密规范化检查，确保涉密信息的安全保密。

四、强化督导落实。确保档案目标管理巩固完善

（一）完善“三合一”制度。重新修订“三合一”制度，6月1日前报区卫生局审批。

（二）按时完成2016年档案立卷归档工作。要在5月底前认真完成2015（含以前）档案立卷归档工作，做到收集齐全、分类科学、整理规范、检索完整、装具统一，6月底前将备份数据和光盘上报局档案室，同时向区档案局提出书面检查申请。

（三）开展档案目标管理省一级复查迎检工作。2016年，中心要争取档案目标管理省一级复查顺利通过评审验收。

计算机及网络保密管理制度 第6篇

为加强计算机（包括笔记本电脑，以下同）及其网络的保密管理，确保计算机及其网络处理信息的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》和国家保密局的有关文件精神，制定本规定。

一、建立涉密计算机登记备案制度。各部门应根据实际用途和所处理信息的密级，将计算机分为涉密计算机和非涉密计算机，对涉密计算机实行统一编号管理，明确专人负责，做到专机专用，并在计算机显示器的左上方贴上相应的密级标识。

二、涉密计算机必须与国际互联网或其他非涉密网络物理隔离。

三、涉密计算机要设置开机密码和屏幕保护密码，密码长度不少于十个字符。

四、加强涉密存储介质的保密管理，建立涉密存储介质的使用登记制度。凡储存了涉密信息的软盘、U盘、光盘、可移动硬盘等，应按所存储信息的密级，实行统一编号，明确专人负责，每年底交由校办公室集中保存于铁质文件柜中。

五、涉密计算机系统进行维修时，需告知校保密办，并保证所存储的涉密信息不被泄露。对涉密信息应采取涉密信息转存、删除、异地转存等安全保密措施。安全保密人员和涉密计算机系统维修人员必须同在维修现场，并对维修人员、维修对象、维修内容、维修前后状况进行监督并做详细记录。

六、凡需外送修理的涉密计算机等设备，必须经校保密办和本处室领导批准，并将涉密信息进行不可恢复性删除处理后方可实施。

七、涉密计算机的报废由校保密办专人负责，定点销毁。

八、处理涉密信息的数字复印机和多功能一体机的维修、外送修理和报废参照本规定之第五条、第六条和第七条执行。

九、加强对涉密计算机及其网络工作人员的保密培训，采取多种方式开展保密知识的教育，提高保密意识，定期组织检查。

十、任何人在互联网上发布信息必须做到“上网不涉密，涉密不上网”，严禁通过电子邮件和即时通讯工具软件传递涉密信息。

十一、安徽省委党校网站的信息发布和审核工作，要严格遵守国家有关安全保密规定和《中国共产党安徽省委党校网站信息发布管理暂行规定》。

保密及档案管理 第7篇

定的通知

索引号 HA024-B0534-2009-132

产生日期2009-7-6

淮人口计生委办［2009］8号

各处(室)、所、站、协会办公室：

为了贯彻落实省、市有关保密工作的文件精神和相关要求，进一步加强我委保密工作，结合我委实际情况，现将《淮安市人口和计划生育委员会签订保密承诺书工作管理定》、《淮安市人口和计划生育委员会关于计算机和涉密载体保密管理若干规定》印发给你们，希遵照执行。

淮安市人口计生委办公室

2009年6月22日

附件一

淮安市人口和计划生育委员会

签订保密承诺书工作管理规定

第一条 为加强委机关保密管理工作，提高全体干部职工在社会信息化条件下的保密意识，落实保密责任，确保国家秘密和人口计生工作秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、中央和国家及省市保密局有关文件规定，结合委机关实际，制定本规定。

第二条本规定适用于委机关保密要害部门工作人员以及已经和可能接触、知悉国家秘密和人口计生工作秘密人员的保密管理。

第三条保密要害部门工作人员以及已经可能接触、知悉国家秘密和人口计生工作秘密人员必须签订保密承诺书。签订人员包括委机关在岗（在职、借调）人员，市计生指导所、药具站人员。

第四条委保密领导小组办公室负责组织保密承诺书的签订工作。

第五条签订保密承诺书之前，应当将国家保密法规制度的重点内容以《保密告知书》的形式予以通告，作为签订保密承诺时必须重点对照的行为规范与承诺内容；对有关人员进行保密教育，要求熟悉保密承诺内容，知道违规和泄密应当承担的法纪责任，并能够按照所承诺的内容、履行保守国家秘密和人口计生工作秘密的义务。

第六条《保密告知书》根据省保密局统一制发的样本，并结合本委实际补充相关保密范

围和保密规定的内容。

保密承诺书依据国家保密局制定的保密承诺书样本制作，委办公室在组织签订时可结合岗位特点，补充相关内容。

第七条签订《保密承诺书》必须由本人签署姓名，不得代签；《保密承诺书》一式三份，除本人留存一份外，办公室和监察室各存一份备案，长期保存；委主要领导的《保密承诺书》报市委保密委员会办公室（市保密局）备案。

新进入委机关的人员每年由委办公室统一安排，按照本规定的程序履行签订保密承诺书的相关手续。

临时借调人员应当于上岗前签订保密承诺书。

第八条保密承诺执行情况纳入考核内容，签订人员必须在述职或工作总结中对保密承诺执行情况作出说明，对违反保密承诺的，在评先评优中实行一票否决制。

第九条凡违反保密承诺而发生泄密事件或重大泄密隐患的，依法依纪追究相应责任。

第十条本规定由委办公室负责解释。

第十一条本规定自印发之日起实行。

附件二：

淮安市人口和计划生育委员会

关于计算机和涉密载体保密管理若干规定

一、计算机及网络安全保密管理规定

第一章总则

第一条为了规范我委计算机及信息系统的使用和管理，确保网络安全和信息保密，根据国家有关信息系统管理和保密等规定要求，结合我委实际，制定本规定。

第二条本规定适用于我委全体工作人员，适用于所有接入市人口计生委的淮安市电子政务外网的计算机及辅助设备、网络和信息系统。

第三条办公室为我委计算机及信息系统安全保密工作的主管处室，负责相关安全保密规定及措施的制定、检查和落实；负责全委计算机及信息系统的管理、维护和检查。

第四条计算机的安全管理实行“谁使用，谁管理，谁负责”的原则，各处室主要负责人为本处室计算机及信息安全保密的第一责任人、负责本处室计算机和信息的日常安全保密工作。

第二章安全保密

第五条办公室负责我委各类文件和信息的定密工作，以及有关涉及保密信息的计算机使用和管理。

第六条本委各处室涉密计算机必须贴有明显标记，以区分非保密载体和保密载体，保密计算机必须由专人进行管理和操作，未经处室主要负责人和管理人员同意，任何人不得擅自操作保密计算机。

第七条本委所有使用的笔记本电脑严禁编辑、存储保密信息，如工作需要处理保密资料的，将视作保密计算机进行管理，不得随意携带。

第八条涉及保密信息处理的计算机必须设置开机口令，并且不得接入国际互联网，专网专用。

第九条处理保密信息计算机的软件安装、硬件维护、淘汰更新必须由专人负责。

第十条备份保密信息的存储介质必须由专人负责保管，并对重要内容进行加密处理，不得随意携带和拷贝。

第十一条各处室需要在网上发布的信息参照《淮安市人口计生委信息发布制度》具体执行。

第三章设备管理

第十二条办公室负责计算机及外部设备的采购和售后服务。

第十三条计算机设备安装调试结束后，随机工具软件由各处室明确专人保管。

第十四条计算机硬件、软件及外部设备的安装和设置，由办公室根据实际需要，统一调配资源，非经许可严禁随意更改计算机内部设置的网络参数。

第十五条计算机出现故障，应及时通知办公室。处理保密信息的计算机维修和淘汰，必须按保密规定，确保不涉密、不泄密。

第四章病毒防治

第十七条各处室计算机使用前必须统一安装由办公室提供的防病毒软件，并定期进行病毒检查、杀毒和升级。

第十八条外来电子信息存储介质及对外交换后的电子信息存储介质使用前须经过病毒检查，不得擅自运行外来软件和使用未经检查的外来电子信息存储介质。

第十九条一经发现病毒，应立即报告办公室，进行病毒查杀处理。

第二十条本规定自制定之日起执行。

二、笔记本电脑保密管理规定

第一条我委的公用笔记本电脑应当落实专机专用，专柜存放，专人管理，确保安全。

第二条我委的笔记本电脑一般应在办公场所使用。应工作需要带出办公室的，应当报委领导批准，并按规定使用管理。

第三条携带笔记本电脑出差、开会时，应妥善保管，不准带入无关场所，防止丢失、被盗。

第四条存储涉密信息的笔记本电脑，应按照涉密信息的最高密级进行保密管理，严禁将涉密笔记本电脑接入国际互联网。

第五条本规定自发布之日起实施。

三、计算机维修、更换、报废保密管理规定

一、涉密计算机系统进行维护检修时，须保证所存储的涉密信息不被泄露，对涉密信息应采取涉密信息转存、删除、异地转移存储媒体等安全保密措施。

二、各涉密处室应将本处室设备的故障现象、故障原因、扩充情况记录在设备的维修档案记录本上。

三、凡需外送修理的涉密设备，必须经保密工作人员和主管领导批准，并将涉密信息进行不可恢复性删除处理后方可实施。

四、由专人负责各处室计算机软件的安装和设备的维护维修工作，严禁使用者私自安装计算机软件和擅自拆卸计算机设备。

五、涉密计算机的报废由保密领导小组专人负责定点销毁。

四、信息发布制度

第一条 为充分发挥淮安市人口计生委门户网站的作用，建立规范的信息采集、审核、发布、维护机制，特制定本制度。

第二条 本制度所称信息是指在门户网站上对外发布的文字、数据、图片及其他形式的信息。门户网站所发布的信息均为非密级信息，涉密信息不得上网发布。

第三条 门户网站是淮安市人口计生委信息服务的枢纽，为全委各处室和全市各级人口计生委向社会发布信息，提供平台。

第四条 门户网站以发布人口计生信息为主，重点发布淮安市人口计生委相关政策法规、工作动态、公告、政务信息公开、图文消息、办事指南、以及其他与淮安市人口计生委工作相关的信息。

第五条 各处室和全市各级人口计生委要按网站所设栏目要求，积极主动、准确及时地提供信息，利用门户网站搞好对外宣传。

第六条 各处室和全市各级人口计生委需要在门户网站发布本部门和本单位的重要信息时，必须提供电子文档，通过网络、软盘、U盘等方式传输给办公室。

第七条 门户网站发布的信息应履行严格的审批程序，未经审核的信息不得上网发布。

第八条 信息审核内容包括：

（一）上网信息有无涉密问题；

（二）上网信息目前对外发布是否适宜；

（三）信息中的统计数据是否准确。

第九条 信息更新和信息网上发布工作由办公室负责，信息资料的审核由各处室负责人负责。

第十条 对信息审核把关不严，造成损失、泄密的，按国家保密法律法规的有关规定予以处理。

五、上网信息保密制度

一、上网信息主要指文本、数据、图片、图像、动画、声音等。

二、上网信息的保密管理坚持“谁上网发布谁负责”的原则，在本委网站上发布任何信息及对网上信息进行扩充或更新，都应当认真执行信息保密审核制度，必须经过严格审查，不得有危害国家安全、泄露国家秘密，侵犯国家、社会、本委利益的内容出现。凡可能涉及保密范围的信息，须经委领导审查同意后，方可上网。

三、国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。包括下列秘密事项：

（一）国家事务的重大决策中的秘密事项；

（二）国防建设和武装力量活动中的秘密事项；

（三）外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；

（四）国民经济和社会发展中的秘密事项；

（五）处学技术中的秘密事项；

（六）维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项；

（七）其他经国家保密工作部门确定应当保守的国家秘密事项。

四、涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网络相联接，必须实行物理隔离。

五、本委工作人员如在本委网站上发现有泄露国家秘密的信息，有义务及时上报办公室，并保留原始记录。办公室应加强对网上信息的保密监督检查，网络管理员负责上网信息的监视、保存、清除和备份工作，对发现和接到的泄密事件、有害信息和安全技术问题，要立即采取措施，及时删除涉及国家秘密的信息，转存好原始记录，并立即向委领导报告。

六、涉密存储介质保密管理规定

一、涉密存储介质是指存储了涉密信息的硬盘、光盘、软盘、移动硬盘及U盘等。

二、有涉密存储介质的处室和单位需填写和保管“涉密存储介质登记表”，并将登记表的复制件报委保密领导小组登记、备案并及时报告变动情况。

三、存有涉密信息的存储介质不得接入或安装在非涉密计算机或低密级的计算机上，不得转借他人，不得带出工作区，下班后存放在本单位指定的保险柜中。

四、因工作需要必须携带出工作区的，需填写“涉密存储介质外出携带登记表”，经主管领导批准，并报保密领导小组登记备案，返回后要经保密领导小组审查注销。

六、复制涉密存储介质，须经单位领导批准，且每份介质各填一份“涉密存储介质使用情况登记表”，并赋予不同编号。

七、需归档的涉密存储介质，应连同“涉密存储介质使用情况登记表”一起及时归档。

八、各处室负责管理其使用的各类涉密存储介质，应当根据有关规定确定密级及保密期限，并视同纸制文件，按相应密级的文件进行分密级管理，九、涉密存储介质的维修应保证信息不被泄露，由各涉密处室负责人负责。需外送维修的，要经领导批准，到国家保密主管部门指定的维修点维修，并有保密人员在场。

十、不再使用的涉密存储介质应由使用者提出报告，由单位领导批准后，交办公室负责销毁。

七、复印机、多功能一体机保密管理制度

为了加强本委数字复印机、多功能一体机的保密管理，根据有关复印机保密规定，特制定本制度。

第一条 本制定适用于本委所有数字复印机、和具有复印功能的一体机。

第二条 数字复印机、多功能一体机保密管理工作由委办公室负责。具体管理工作由政治素质好、技术熟练、责任心强的人员进行负责，严禁无关人员使用复印机。一体机管理由使用人负

责。

第三条 复印文件、资料必须征得复印机管理人员同意，并严格控制复印份数。

第四条 绝密件、机密件不允许复印。秘密件一般情况不允许复印。确因工作原因需复印秘密件时，应征得保密员同意，并做详细记录。复印件与文件原件具有同等密级，按密件办理的有关规定执行。

第五条 严格禁止复印的文件、资料有：标识绝密、机密的文件、电报；中省领导人讲话内部稿、录音稿或记录稿；发文单位不准复印的文件、资料、图纸、刊物；货币、有价票证；内容反动、淫秽、封建迷信的读物、图牌及违禁文字资料等。

第七条 一体机日常管理参照复印机进行。

论我国档案保密工作的现状及对策 第8篇

1 现状与问题

实现档案工作与保密工作的有机结合, 必须正视档案保密管理的现状, 坚持从实际出发, 有针对性地协调和处理好档案和保密之间的关系问题。

1.1 立卷归档和文档保密的不相适应。

在实际工作中, 传统的立卷归档一般采取的是“四分法”, 其中就忽略了一个保密的要素, 以致于在技术操作上没有把涉密文件资料和非密级文件资料区分出来, 两种归档材料混合在一个案卷里面。事实上, 我们翻阅以往的档案, 就不难发现夹存有相当一部分涉密文件资料。而且从案卷卷面看, 没有依据保密要求标准出来卷中文件的最高密级, 不能十分醒目地体现涉密文档的标志, 这就无形之中给档案的提供和利用带来一些麻烦, 形成档案和保密的关系脱节。尽管现代立卷归档新办法实施以后, 采取单份文件资料作为一个案卷并标一个卷号, 这种方式虽有一定的优越性, 但是仍然没有从根本上解决和处理好密与非密的档案资料的关系。因此, 有关部门应当引起重视, 认真研究解决。

1.2 档案利用和文档保密的相互衔接不紧。

1991年9月国家档案局、国家保密局联合印发《各级国家档案馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》, 应当说这个文件的出台对于抓好档案保密工作具有十分重要的指导意义。从档案利用的现状来看, 档案部门为了充分挖掘档案资料, 提高档案资料的使用效益, 更好地为经济建设和改革开放服务, 紧紧围绕“开放档案”作文章, 采取了一系列积极措施, 档案利用工作收效明显, 这一点无可非议。但是, 在具体操作过程中, 有的地方、单位由于档案管理人员保密意识不是很强, 向外提供档案资料时容易忽视案卷中的涉密文件资料, 难以从严划分和控制涉密档案的使用范围。比如, 某单位同志因工作需要借阅一本档案, 而这本档案中存有几份涉密文件, 用什么办法控制不涉密, 显然就有隐患和漏洞, 极有可能让个别窃密分子有可乘之机。实际上, 这就是涉密文件资料与一般内部文件资料混合立卷归档所产生的弊端。

1.3 档案部门和保密部门的责任取向不一致。

在具体工作中, 档案部门更注重档案的利用和管理, 而保密部门关心的是每个单位的档案室、每一个档案案卷中的内部重要文件特别是涉密文件资料, 在其保密期限内能不能确保绝对安全, 确保不发生失泄密。这种现象的出现, 是由于档案、保密部门在档案保密的问题上责任取向不一致而引起的。当然, 如果各级各单位能够严格按照国家档案局、国家保密局印发的《暂行规定》去执行, 严格档案借阅审批手续, 从严控制使用范围, 是基本上能实现档案保密工作目标的。但从严格意义上讲, 有必要由有关部门牵头, 进一步明晰档案、保密部门所承担的工作职责, 切实抓好档案保密工作的落实。

2 进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限地扩大开放利用范围, 也是错误的。因此, 在开放档案为社会所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。

2.1 做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要

工作, 也是开放档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审, 档案馆工作人员根据标准, 对开放期限内的档案逐件进行审查, 初步判定开放与控制使用范围。二是中审, 由具有较高政策水平和业务能力的同志, 重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案, 以确定其取舍。三是终审, 由有关领导, 根据初审和中审的情况, 权衡利弊, 进行综合分析、审查, 最终决定与批准档案的开放与否。

2.2 做好档案的解密工作。

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案, 必须是到了一定时限的档案, 要开放, 必须先进行划密解密, 把未解密的列入控制使用的范围。过去, 许多档案馆 (室) , 对其所保管的注有密级的档案, 没有定期解密, 影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作, 应当遵循保密法的有关规定, 即:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的, 原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。” (《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条) 这也就是说, 解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。

2.3 人事档案的部分信息向个人开放。

目前, 我国的人事档案提供利用仅仅面向组织, 任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘的, 大家不知道自己的档案里究竟有什么。在实际工作中经常遇到当事人对自己的某些情况记忆模糊, 要求查阅自己档案的事例, 但按照人事档案的利用制度是绝对不允许的。然而, 这种利用制度与公开、透明的现代法治精神不相符合, 人事档案应当以人为本, 对于只要不属于保密范围的信息, 个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放, 对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息部分向个人开放不仅方便了公民对档案的利用, 而且可以增强公民的档案意识, 有利于加强对人事档案工作的监督, 使人事档案更好地为公众服务。总之, 不论从国际惯例, 还是从我国的社会实际来看, 随着社会的进步、管理水平的提高、人事档案内容的日渐丰富, 人事档案也会越来越受到社会的重视。它的凭证和依据作用会在新的历史条件下得到更完美的体现。在人才选拔、人才流动的过程中它的价值将进一步得以发挥, 更好地服务于我国改革开放和新时期社会主义现代化建设。

2.4 做好档案开放前的基础工作。